Información Exógena ¿Cómo crear un informe de Exógena? Paso 1: I ngrese a 'Contabilidad' y seleccione 'Información Exógena' ubicada en el lado izquierdo. Paso 2: En la sección 'Consultar Información Exógena', seleccione: Formato: Seleccione el tipo de informe de Exógena que desea crear. Ejemplo 1647 - Reporte de Ingresos recibidos para Terceros. Número del envío: Ingrese el número 1. Formato del archivo. Seleccione cómo desea ver la información, ya sea en el navegador, Excel o XML. Fechas: Ingrese la fecha inicial y fecha final en el que se requiere generar el informe. Haga clic en el botón 'Consultar'. Paso 3 : El sistema presentará la información según el formato de archivo elegido, ya sea en el navegador, Excel o XML. Al lado izquierdo de cada registro se mostrara un icono (+) en color verde donde encontrará más detalles de quien se recibió el ingreso y para que Tercero se recibió. ¿Cómo configurar un nuevo formato de Información Exógena? Aquí le mostramos como hacerlo: Paso 1: Ingrese a 'Contabilidad' y seleccione 'Información Exógena' ubicada en el lado izquierdo. Paso 2: Presione el botón 'Administrar'. En la nueva ventana en el campo 'Formato' seleccione de la lista desplegable el formato si ya existe y realice las modificaciones necesarias. Ejemplo Formato 1001 - Costos y Gastos. Cree un nuevo Formato dando clic en el icono (+) de color verde. Para continuar diligencie los siguientes campos: Nombre del Formato: Digite nombre del formato. Ejemplo: Costos y Gastos. - Código del formato: Ingrese el código DIAN del formato. Ejemplo 1001. - Versión: Indicar la versión del formato, en caso de que exista uno anteriormente. Ejemplo: 1 - Nodo XML: Ingrese el código de formato. - Grabar: Da clic en este botón para guardar la información. Paso 3: Una vez seleccionado el formato el sistema mostrará una venta con los campos para codigos y cuentas. Crear código: Podrá crear una nueva fila en el formato con el código ingresado. Agregar cuenta al código: Al dar clic a este botón podrá agregar una cuenta al código ingresado anteriormente. Seleccione la Columna del formato donde se va ver reflejada esta información. (-) Esta opción le permite eliminar los registros. Crear Columna: Podrá ingresar el nombre de la columna que desea añadir al informe y luego ingresar las cuentas que aplican para ese espacio. Información Exógena en nuby: Guía completa Esta guía te explica  de forma clara y completa cómo funciona la sección de Información Exógena en nuby. Aquí aprenderás qué es la información exógena, para qué sirve, cómo consultar los diferentes formatos disponibles, cómo exportar los archivos que necesitas y cómo administrar la configuración de los formatos. Esta guía está pensada para que cualquier persona pueda entenderla, sin importar su nivel de conocimiento contable. Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué es la Información Exógena? 📊 La Información Exógena es un reporte que las empresas en Colombia deben presentar ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). En términos sencillos, es como un "informe detallado" donde la empresa le cuenta a la DIAN con quién hizo negocios durante el año: a quién le pagó, de quién recibió dinero, cuánto gastó, cuánto retuvo en impuestos, entre otros datos. 🔹 ¿Por qué es importante? Es una obligación legal → Todas las empresas que cumplan ciertos requisitos deben presentar esta información ante la DIAN. Ayuda al control tributario → La DIAN cruza esta información entre empresas para verificar que los impuestos se estén pagando correctamente. Evita sanciones → No presentar la información exógena a tiempo o presentarla con errores puede generar multas y sanciones económicas. 🔹 ¿Para quién es útil esta guía? Contadores y auxiliares contables → Para generar y validar los reportes que se presentan ante la DIAN. Administradores de la inmobiliaria → Para comprender el proceso y supervisar su correcta ejecución. Equipo de soporte → Para asistir a los usuarios en la generación de estos reportes. Cualquier usuario del sistema → Para entender qué es esta sección y cómo funciona. 🔹 ¿Qué hace nuby con la Información Exógena? nuby automatiza la generación de estos reportes. En lugar de recopilar manualmente toda la información contable, el sistema cruza los datos de tus movimientos contables con los formatos que exige la DIAN y genera los archivos listos para presentar. Puedes: Previsualizar el informe directamente en pantalla antes de descargarlo. Exportar en Excel (CSV) para revisarlo en una hoja de cálculo. Exportar en XML en el formato oficial de la DIAN (MUISCA), listo para cargar en la plataforma de la DIAN. 2. ¿Qué son los formatos de Exógena? 📋 La DIAN organiza la información exógena en diferentes "formatos" . Cada formato agrupa un tipo específico de información. Piensa en ellos como formularios especializados , donde cada uno pide datos diferentes. 🔹 Formatos disponibles en nuby nuby incluye los siguientes formatos, cada uno con su versión correspondiente: Código Nombre del formato ¿Qué información contiene? 1001 Costos y Gastos Detalle de los pagos realizados a proveedores y terceros por concepto de costos y gastos de la empresa durante el año. 1003 Retención en la Fuente que le practicaron Información sobre las retenciones en la fuente que otras empresas o personas le descontaron a tu empresa al momento de pagarle. 1004 Descuentos Tributarios Detalle de los descuentos tributarios aplicados, como donaciones o inversiones que generan beneficios fiscales. 1005 IVA Descontable Valor del IVA (Impuesto al Valor Agregado) que la empresa pagó en sus compras y que puede descontar de sus declaraciones. 1006 IVA Generado Valor del IVA que la empresa cobró por la venta de sus productos o servicios. 1007 Ingresos Recibidos Detalle de todos los ingresos que recibió la empresa durante el período, indicando de quién los recibió. 1008 Saldos Cuentas por Cobrar Dinero que otras personas o empresas le deben a tu empresa al cierre del período (31 de diciembre). 1009 Saldos Cuentas por Pagar Dinero que tu empresa le debe a otras personas o empresas al cierre del período (31 de diciembre). 1010 Información de Socios Datos de los socios o accionistas de la empresa, incluyendo su participación y aportes. 1011 Información de las Declaraciones Tributarias Resumen de las declaraciones tributarias presentadas durante el año (renta, IVA, retención, etc.). 1012 Declaraciones Tributarias (acciones, inversiones, bonos, títulos valores, cuentas de ahorro y corrientes) Información sobre inversiones financieras, cuentas bancarias y títulos valores de la empresa. 1647 Reporte de ingresos recibidos (facturados) para terceros Específico para inmobiliarias: detalla los ingresos recibidos en nombre de los propietarios de los inmuebles (arriendos cobrados a inquilinos y transferidos a propietarios). 5247 Pagos o abonos en cuenta y retenciones en contratos de colaboración empresarial Pagos realizados y retenciones practicadas dentro de acuerdos de colaboración entre empresas. 5248 Ingresos recibidos en contratos de colaboración empresarial Ingresos obtenidos a través de acuerdos de colaboración entre empresas. 5249 IVA descontable en contratos de colaboración empresarial IVA pagado en operaciones de contratos de colaboración empresarial. 5250 IVA generado en contratos de colaboración empresarial IVA cobrado en operaciones de contratos de colaboración empresarial. 5251 Saldos Cuentas por cobrar a 31 de diciembre en contratos de colaboración empresarial Cuentas por cobrar pendientes al cierre del año dentro de contratos de colaboración. 5252 Saldos de cuentas por pagar al 31 de diciembre en contratos de colaboración empresarial Cuentas por pagar pendientes al cierre del año dentro de contratos de colaboración. Cada formato puede tener diferentes versiones , que corresponden a actualizaciones que la DIAN realiza periódicamente. nuby muestra la versión entre paréntesis, por ejemplo: 1001 - Costos y Gastos (V-11) significa formato 1001, versión 11. 🔹 Formatos estándar vs. formatos especiales nuby maneja dos tipos de formatos internamente: Formatos estándar (1001 a 1012) → Toman la información directamente de los movimientos contables registrados en el plan de cuentas (PUC). Requieren que previamente se hayan configurado los códigos y las cuentas asociadas. Formatos especiales (1647, 5247 a 5252) → Toman la información directamente de los contratos de arrendamiento, facturas y recibos de la inmobiliaria. No requieren configuración de cuentas contables, ya que nuby los calcula automáticamente. Importante: Si al consultar un formato estándar recibes el mensaje "No existen cuentas asociados para uno o varios códigos del formato seleccionado" , significa que el formato necesita configuración previa. Consulta la sección de administración de formatos de esta guía o contacta a tu contador. 3. ¿Cómo acceder a Información Exógena? 🛠️ 🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales. 📂 Paso 2. Dirígete a Contabilidad En el menú principal (barra superior), haz clic en "Contabilidad" . En el menú lateral izquierdo , busca y haz clic en "Información Exógena" . 📌 Paso 3. Visualiza la pantalla principal Al ingresar verás la pantalla de "Consultar Información Exógena" con los siguientes elementos: Título → "Contabilidad - Información Exógena" en la parte superior. Botón "Administrar" → En la esquina superior derecha, permite acceder a la configuración de los formatos (solo para usuarios con permisos de administración). Menú lateral → Con accesos rápidos a otras secciones de contabilidad como Periodos Contables, Centros de Costos, Cuentas PUC, etc. Formulario de consulta → Donde seleccionas el formato, las fechas y el tipo de salida deseado. Tip: Si no ves la opción "Información Exógena" en el menú lateral, puede ser que no tengas permisos para acceder a esta sección. Solicita al administrador del sistema que te otorgue los permisos necesarios. 4. ¿Cómo consultar un informe de Exógena? 🔍 Este es el proceso principal que realizarás en esta sección. Sigue estos pasos: 📄 Paso 1. Selecciona el formato En el campo "Formato" , despliega la lista y selecciona el formato que deseas consultar. Los formatos se muestran con su código numérico , nombre descriptivo y versión . Ejemplo: "1007 - Ingresos Recibidos (V-9)" . Recomendación: Consulta con tu contador cuál es el formato y la versión que necesitas generar para el período fiscal que estás reportando. La versión depende de las resoluciones vigentes de la DIAN. 🔢 Paso 2. Ingresa el número de envío En el campo "Número del Envío" , escribe un número. Si es la primera vez que generas este formato para el período, escribe 1 . Si estás haciendo una corrección de un envío anterior, incrementa el número (2, 3, etc.). Este número se incluye en el archivo XML que se carga en la plataforma MUISCA de la DIAN. 📁 Paso 3. Selecciona el formato del archivo En el campo "Formato del Archivo" , elige cómo deseas ver la información: Opción ¿Qué hace? ¿Cuándo usarla? Previsualizar Muestra la información en una tabla directamente en la pantalla del navegador. Para revisar y validar la información antes de descargarla. Es el paso recomendado antes de generar el archivo final. Excel Descarga un archivo CSV (compatible con Excel) con toda la información del formato. Para analizar los datos en una hoja de cálculo, hacer filtros, buscar inconsistencias o archivar una copia. XML Descarga un archivo XML en formato MUISCA, listo para cargar en la plataforma de la DIAN. Para presentar oficialmente la información ante la DIAN a través de su portal virtual. 📅 Paso 4. Selecciona el rango de fechas Indica el período que deseas consultar: Fecha Inicial → Por lo general, el 1 de enero del año fiscal que estás reportando. Fecha Final → Por lo general, el 31 de diciembre del mismo año. Atención: Ambas fechas son obligatorias. Si no seleccionas las fechas, el sistema te mostrará un mensaje de error indicando que debes ingresar el rango antes de consultar. ✅ Paso 5. Haz clic en "Consultar" Presiona el botón "Consultar" para generar el informe. Si seleccionaste "Previsualizar": Verás una tabla con todos los registros encontrados, organizada por columnas. Podrás revisar la información de cada tercero (persona o empresa) incluida en el reporte. Si seleccionaste "Excel": Se descargará automáticamente un archivo CSV con un nombre en formato oficial: Dmuisca_01XXXXXVVYYYYNNNNNNNN.csv Si seleccionaste "XML": Se descargará automáticamente un archivo XML con un nombre en formato oficial: Dmuisca_01XXXXXVVYYYYNNNNNNNN.xml Este es el archivo que puedes cargar directamente en la plataforma MUISCA de la DIAN. El nombre del archivo descargado sigue el estándar de la DIAN: Dmuisca_ seguido del concepto, código de formato, versión, año y número de envío. Esto facilita identificar cada archivo y es el formato que la DIAN espera recibir. 🔄 Paso 6. Limpiar el formulario (opcional) Si deseas empezar una nueva consulta desde cero, haz clic en el botón "Limpiar" . Esto restablecerá todos los campos del formulario a sus valores iniciales. 5. ¿Qué información muestra el informe? 📊 Cuando previsualizas un informe de exógena, verás una tabla con las siguientes columnas. Cada fila representa la información de un tercero (persona natural o empresa) con quien tu empresa tuvo alguna operación financiera durante el período consultado. 🔹 Columnas fijas (aparecen en todos los formatos): Columna ¿Qué significa? Concepto Código del concepto DIAN que clasifica el tipo de operación (por ejemplo: arrendamientos, honorarios, servicios, etc.). Tipo de Documento Tipo de documento de identidad del tercero, representado con el código DIAN (por ejemplo: 13 = Cédula de Ciudadanía, 31 = NIT). Número de identificación del Informado Número de cédula, NIT u otro documento de identidad del tercero. DV Dígito de verificación del NIT (solo aplica para empresas con NIT). Primer Apellido del Informado Primer apellido (solo para personas naturales; queda vacío para empresas). Segundo Apellido del Informado Segundo apellido (solo para personas naturales). Primer Nombre del Informado Primer nombre (solo para personas naturales). Otros Nombres del Informado Segundo nombre u otros nombres (solo para personas naturales). Razón Social del Informado Nombre completo de la empresa (solo para personas jurídicas; queda vacío para personas naturales). Dirección Dirección registrada del tercero en el sistema. Código dpto Código DIAN del departamento donde está ubicado el tercero. Código mcp Código DIAN del municipio donde está ubicado el tercero. País de residencia o domicilio Código DIAN del país de residencia del tercero. 🔹 Columnas variables (dependen del formato): Además de las columnas fijas, cada formato puede tener columnas adicionales que muestran valores monetarios específicos. Estas columnas se configuran en la administración del formato y varían según el tipo de informe. Por ejemplo: En el formato 1001 (Costos y Gastos) podrías ver columnas como "Pagos o abonos en cuenta", "Retención practicada", etc. En el formato 1007 (Ingresos Recibidos) podrías ver columnas como "Ingresos brutos recibidos", "Devoluciones, rebajas y descuentos", etc. En el formato 1008 y 1009 podrías ver una columna de "Saldo" al cierre del período. Las columnas adicionales son configurables por el administrador del sistema. Si necesitas que se muestre información diferente, consulta con tu contador o con el equipo de soporte. 🔹 Información del formato 1647 (Especial para inmobiliarias): El formato 1647 es particularmente importante para las inmobiliarias, ya que reporta los ingresos recibidos en nombre de terceros . Muestra: Concepto → Tipo de operación. Número de identificación → Del tercero que realizó el pago (inquilino). Tercero de quien se recibe ingreso → Nombre del inquilino que pagó. Identificación del tercero para quien se recibió el ingreso → Documento del propietario del inmueble. Tercero para quien se recibió el ingreso → Nombre del propietario. Valor total de operación → Monto total recibido. Valor ingreso reintegrado o transferido al tercero → Monto que se le pagó al propietario. Valor retención reintegrado transferida al tercero → Retenciones asociadas. 6. ¿De dónde proviene la información? 🗂️ Es importante entender de dónde toma nuby los datos para generar cada formato. Esto te ayudará a entender por qué aparece cierta información y a identificar posibles inconsistencias. 🔹 Formatos estándar (1001 a 1012) Estos formatos obtienen la información de los movimientos contables registrados en nuby: Origen principal → Los comprobantes contables (documentos contables) registrados durante el período seleccionado. Cuentas del PUC → El sistema busca los movimientos en las cuentas contables que fueron asociadas a cada código del formato en la configuración. Datos del tercero → Nombre, documento, dirección, departamento, municipio y país se toman del registro del tercero en nuby. Vista consolidada → Los valores se agrupan por cada tercero, sumando todos los movimientos del período. Esto significa que si un proveedor tiene 50 facturas en el año, aparecerá en una sola fila con el total acumulado. Importante: El sistema excluye automáticamente los documentos contables anulados y los asientos de cierre (tipo de documento 4). Esto garantiza que solo se reporte información válida. 🔹 Formatos especiales (1647, 5247-5252) Estos formatos obtienen la información directamente de la gestión de contratos de arrendamiento : Contratos → Datos de los contratos de arrendamiento activos y sus movimientos. Facturas → Información de las facturas generadas a los inquilinos. Recibos → Información de los pagos recibidos y registrados. Terceros → Datos de propietarios, inquilinos y demás partes involucradas. Para que los formatos especiales generen información correcta, es fundamental que los contratos, facturas y terceros estén correctamente registrados y actualizados en nuby. 7. ¿Cómo corregir datos de un tercero desde el informe? ✏️ Al previsualizar un informe, nuby te ofrece accesos directos para corregir datos de terceros sin salir de la pantalla: 📝 Editar un tercero Al lado del número de identificación de cada tercero en el informe, verás un pequeño ícono de lápiz ( editar ). Al hacer clic sobre él, se abrirá una ventana emergente con el formulario de edición de ese tercero. Esto es útil cuando detectas que: La dirección está incompleta o incorrecta. El tipo de documento no corresponde al código DIAN correcto. Faltan los datos de municipio o departamento . El dígito de verificación (DV) es incorrecto. Los nombres o apellidos tienen errores. Recomendación: Antes de generar el archivo final para la DIAN, previsualiza primero el informe y revisa que todos los datos de los terceros estén completos y correctos. Es más fácil corregirlos en esta etapa que después de presentar el archivo. 8. ¿Cómo administrar los formatos? (Configuración avanzada) ⚙️ Esta sección es para administradores del sistema y contadores que necesitan configurar los formatos de exógena. Si solo necesitas consultar informes, puedes saltar esta sección. 📂 ¿Cómo acceder? Desde la pantalla de Información Exógena, haz clic en el botón "Administrar" ubicado en la esquina superior derecha (ícono de engranaje con carpeta). Se abrirá la pantalla de "Administrar Formato" donde podrás configurar tres elementos clave: 1️⃣ Seleccionar el formato a configurar Usa el selector "Formato" para elegir cuál formato deseas administrar. Al seleccionarlo, se cargará su configuración actual. También puedes crear un nuevo formato haciendo clic en el ícono verde (+) al lado del selector. 2️⃣ Configurar los códigos del formato Los "Códigos del Formato" representan los diferentes conceptos que contiene el formato. Cada código identifica un tipo específico de operación o concepto contable. Código → Número del concepto según la DIAN (por ejemplo: 5001 para arrendamientos). Cuentas → Cuentas del PUC (Plan Único de Cuentas) asociadas a ese código. El sistema buscará los movimientos contables en estas cuentas para generar la información del código. Columna Asociada → Indica en qué columna del informe se mostrarán los valores de este código. Para agregar un código: Haz clic en el ícono (+) verde en la cabecera de la tabla de códigos. Ingresa el número del código. Agrega las cuentas del PUC que correspondan usando el ícono (+) dentro de la fila del código. Selecciona la columna asociada si aplica. Para eliminar un código: Haz clic en el ícono (-) rojo en la columna "Eliminar" de la fila correspondiente. Atención: Al eliminar un código, también se eliminarán todas las cuentas asociadas a él. Esta acción no se puede deshacer. 3️⃣ Configurar las columnas de cruces de información Las "Columnas para Cruces de Información" permiten agregar datos complementarios al informe. Estas columnas calculan valores cruzando información de otras cuentas contables diferentes a las del código principal. Columna → Nombre descriptivo de la columna (lo que se mostrará en el encabezado del informe). Cuentas → Cuentas del PUC que se consultarán para calcular el valor de esta columna. Ejemplo práctico: En el formato 1001 (Costos y Gastos), podrías tener el código "5001 - Arrendamientos" con sus cuentas de gasto, y una columna de cruce llamada "Retención Practicada" que consulte las cuentas de retención en la fuente para mostrar cuánto se le retuvo a cada proveedor. Si deseas aprender más sobre la configuración de formatos, consulte la guía ¿Cómo configurar un nuevo formato de Información Exógena? 9. Sobre el archivo XML para la DIAN 📤 Cuando seleccionas la opción "XML" como formato de archivo, nuby genera un archivo listo para cargar en la plataforma MUISCA de la DIAN. 🔹 Estructura del archivo El archivo XML contiene: Encabezado (Cab) → Información general del envío: Año → Año del envío. Concepto → Código del concepto (generalmente "1"). Formato → Código del formato (1001, 1007, etc.). Versión → Versión del formato. Número de envío → El número que ingresaste en el formulario. Fecha de envío → Fecha y hora en que se generó el archivo. Fecha inicial y final → El rango de fechas que seleccionaste. Valor total → Suma total que varía según el formato. Cantidad de registros → Total de filas de información en el archivo. Detalle → Una fila por cada tercero con sus datos demográficos y los valores monetarios correspondientes. 🔹 Nombre del archivo El archivo se descarga con un nombre que sigue el estándar de la DIAN: Dmuisca_CCFFFFFVVAAAANNNNNNNN.xml CC → Código de concepto (01). FFFFF → Código del formato con ceros a la izquierda (ejemplo: 01001). VV → Versión del formato. AAAA → Año del envío. NNNNNNNN → Número de envío con ceros a la izquierda. Importante: El archivo XML se genera en codificación ISO-8859-1 , que es el estándar que espera la DIAN. Si abres el archivo en un editor de texto, los caracteres especiales (tildes, ñ) podrían verse diferentes, pero esto es normal y el archivo es correcto para la DIAN. 10. Preguntas frecuentes ❓ ¿Qué debo hacer antes de generar el informe de exógena? Antes de generar los archivos definitivos, asegúrate de: Tener todos los movimientos contables del año registrados y revisados . Verificar que los datos de los terceros (dirección, tipo de documento, municipio, departamento) estén completos y actualizados. Confirmar que los formatos estén correctamente configurados (códigos y cuentas asociadas). Previsualizar cada formato antes de descargarlo en XML para validar la información. ¿Por qué aparece el error "Debe seleccionar el formato que desea ver"? Porque no seleccionaste ningún formato en el campo correspondiente. Despliega la lista y elige uno antes de hacer clic en "Consultar". ¿Por qué aparece el error "Debe seleccionar el rango de fechas antes de consultar"? Porque los campos de Fecha Inicial y/o Fecha Final están vacíos. Ambas fechas son obligatorias para generar el informe. ¿Por qué aparece "No existen códigos asociados a este formato"? Porque el formato que seleccionaste no tiene códigos configurados . Esto significa que el formato existe pero no se ha completado su configuración. Un administrador o contador debe ingresar a "Administrar" y agregar los códigos con sus cuentas correspondientes. ¿Por qué aparece "No existen cuentas asociados para uno o varios códigos"? Porque alguno de los códigos del formato no tiene cuentas del PUC asociadas . Cada código necesita al menos una cuenta contable vinculada para poder buscar los movimientos. Un administrador debe completar la configuración del formato. ¿Por qué aparece "No se encontró información para esta consulta"? Esto puede ocurrir por varias razones: No hay movimientos contables registrados en las cuentas configuradas para el período seleccionado. Las fechas seleccionadas no corresponden al período donde se registraron los movimientos. Las cuentas asociadas al formato no son las correctas. Todos los documentos contables del período están anulados. ¿Por qué un tercero aparece sin dirección, departamento o municipio? Porque esos datos no están registrados en la ficha del tercero dentro de nuby. Puedes corregirlo directamente desde el informe haciendo clic en el ícono de editar al lado del número de identificación. ¿Puedo generar el mismo formato más de una vez? Sí. Puedes generar el mismo formato tantas veces como necesites. Cada vez que lo generas, el sistema consulta la información más actualizada. Si corregiste datos de terceros o registraste nuevos movimientos contables, la siguiente consulta reflejará esos cambios. ¿Qué diferencia hay entre las diferentes versiones de un mismo formato? Las versiones reflejan cambios en los requisitos de la DIAN a lo largo del tiempo. Una versión más reciente puede incluir columnas adicionales o cambios en la estructura del archivo XML. Consulta con tu contador cuál es la versión vigente para el año fiscal que estás reportando. ¿El formato 1647 necesita configuración previa? No. El formato 1647 es un formato especial que toma los datos directamente de los contratos de arrendamiento, facturas y recibos. nuby lo calcula automáticamente sin necesidad de configurar códigos o cuentas. ¿Qué pasa si genero el archivo XML con el número de envío incorrecto? Simplemente vuelve a generar el archivo con el número correcto. El archivo anterior no queda registrado en ningún lado hasta que lo cargues en la plataforma de la DIAN. 11. Solución de problemas 🔧 Problema Posible causa Solución El informe muestra valores en cero para un tercero Los movimientos contables se cancelaron entre débitos y créditos, resultando en un valor neto de cero. Revisa los movimientos contables del tercero en el módulo Ver Movimientos para confirmar que estén correctos. Aparece un tercero que no debería estar en el reporte Hay movimientos contables registrados en las cuentas del formato para ese tercero. Revisa y corrige los comprobantes contables correspondientes. El informe refleja lo que está registrado en la contabilidad. Falta un tercero que debería aparecer No hay movimientos en las cuentas configuradas para ese tercero, o los movimientos están en cuentas no asociadas al formato. Verifica que las cuentas del formato estén correctamente configuradas y que los movimientos del tercero estén registrados en esas cuentas. El archivo XML no se puede cargar en la DIAN La versión del formato no es la correcta para el año fiscal, o hay datos incompletos en los terceros. Verifica la versión correcta según la resolución DIAN vigente. Asegúrate de que todos los terceros tengan tipo de documento, número y dirección completos. Los valores no cuadran con la contabilidad Las cuentas asociadas al formato no corresponden a las que deberían, o hay movimientos sin tercero asignado. Revisa la configuración del formato en "Administrar" y compara las cuentas con tu plan de cuentas. Usa "Ver Movimientos" para validar los saldos. Al descargar Excel, los datos se ven desordenados El separador del archivo CSV no es reconocido por tu versión de Excel. Al abrir el archivo en Excel, usa la opción "Datos > Texto en columnas" y selecciona punto y coma (;) como separador. No tengo acceso al botón "Administrar" Tu usuario no tiene permisos de administración para esta sección. Solicita al administrador del sistema que te otorgue los permisos necesarios. El informe tarda mucho en generarse Hay un gran volumen de movimientos contables en el período seleccionado. Esto es normal para empresas con muchas transacciones. Espera unos momentos a que se complete la consulta. 12. Flujo recomendado para generar la Exógena 🚀 Te recomendamos seguir estos pasos en orden para generar la información exógena de forma segura y confiable: Cierra el período contable → Asegúrate de que todos los movimientos del año estén registrados y que el cierre contable del año se haya realizado. Revisa los datos de los terceros → Verifica que todos los terceros tengan completos: tipo de documento, número de identificación, DV (si es NIT), dirección, municipio, departamento y país. Verifica la configuración de los formatos → Ingresa a "Administrar" y confirma que cada formato tenga los códigos y cuentas correctos según la resolución DIAN vigente. Previsualiza cada formato → Selecciona "Previsualizar" para cada formato y revisa la información antes de descargar. Corrige inconsistencias → Si encuentras datos incorrectos en los terceros, corrígelos directamente desde el icono de edición en el informe. Genera los archivos Excel → Descarga en Excel para tener un respaldo y poder analizar la información con filtros y fórmulas. Genera los archivos XML → Cuando estés seguro de que la información es correcta, descarga los archivos XML para cargar en la DIAN. Carga los archivos en MUISCA → Ingresa a la plataforma de la DIAN y sube los archivos XML generados. 🔹 Reglas clave a tener en cuenta: Regla Detalle Formato y fechas obligatorios Siempre debes seleccionar un formato y un rango de fechas antes de consultar. Documentos anulados Los comprobantes contables anulados se excluyen automáticamente del informe. Asientos de cierre Los asientos de cierre contable (tipo 4) se excluyen automáticamente. Vista consolidada Los valores se agrupan por tercero, mostrando el total acumulado del período. Formatos especiales Los formatos 1647 y 5247-5252 no requieren configuración de cuentas, se calculan automáticamente. Archivo XML MUISCA El nombre del archivo sigue el estándar Dmuisca y está en codificación ISO-8859-1. 13. Resumen de campos del formulario 📋 Esta tabla resume todos los campos disponibles en el formulario de consulta de Información Exógena: Campo Tipo Obligatorio Descripción Formato Selector desplegable Sí Permite elegir el formato de exógena que se desea consultar. Muestra el código, nombre y versión de cada formato disponible. Formato del Archivo Selector desplegable No Define cómo se mostrará la información: Previsualizar (pantalla), Excel (CSV descargable) o XML (formato DIAN). Número del Envío Campo numérico Sí Número consecutivo del envío. Usar 1 para el primer envío del formato y período. Incrementar para correcciones. Fecha Inicial Selector de fecha Sí Fecha de inicio del período a consultar. Generalmente el 1 de enero del año fiscal. Fecha Final Selector de fecha Sí Fecha de fin del período a consultar. Generalmente el 31 de diciembre del año fiscal. 🔹 Botones disponibles: Botón Acción Consultar Genera el informe según los parámetros seleccionados. Si el formato del archivo es "Previsualizar", muestra los datos en pantalla. Si es "Excel" o "XML", descarga el archivo correspondiente. Limpiar Restablece todos los campos del formulario a sus valores iniciales, permitiendo iniciar una nueva consulta limpia. Administrar Abre la pantalla de configuración de formatos (solo visible para usuarios con permisos de administración). 14. Glosario de términos 📖 Si encuentras algún término que no conoces en esta guía o en el sistema, aquí tienes una explicación sencilla de los más comunes: Término Explicación sencilla DIAN Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Es la entidad del gobierno colombiano encargada de administrar los impuestos. Es a quien se le presenta la información exógena. MUISCA Modelo Único de Ingresos, Servicio y Control Automatizado. Es la plataforma virtual de la DIAN donde las empresas presentan sus declaraciones y reportes tributarios. PUC Plan Único de Cuentas. Es el catálogo de cuentas contables estandarizado que usan las empresas en Colombia para clasificar sus operaciones financieras. Tercero Cualquier persona natural o empresa con la que tu empresa tiene una relación financiera: proveedores, clientes, empleados, socios, etc. NIT Número de Identificación Tributaria. Es el número que identifica a una empresa ante la DIAN. DV Dígito de Verificación. Es un número adicional que acompaña al NIT y sirve para validar su autenticidad. Retención en la Fuente Es un descuento que se hace de manera anticipada sobre un pago, como un adelanto de los impuestos. Por ejemplo, si le pagas a un proveedor $1.000.000, podrías retenerle un porcentaje (digamos 11%) que luego le pagas directamente a la DIAN. IVA Impuesto al Valor Agregado. Es el impuesto que se cobra sobre la venta de productos y servicios en Colombia. XML Un formato de archivo estructurado que las computadoras pueden leer fácilmente. Es el formato que la DIAN usa para recibir la información exógena. CSV Un formato de archivo de texto que se puede abrir en Excel. Las columnas se separan con un carácter especial (punto y coma). Código DIAN Números estandarizados que la DIAN asigna para identificar tipos de documentos, departamentos, municipios y países. Comprobante contable Documento que registra una operación en la contabilidad. Puede ser una factura, un recibo, una nota crédito, etc. Período fiscal El rango de tiempo sobre el cual se reporta la información. Generalmente es del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año. Formato especial Formatos que nuby calcula automáticamente a partir de los datos de los contratos de arrendamiento, sin necesidad de configurar cuentas contables. Para más información sobre este módulo, consulta las guías existentes en el centro de ayuda: ¿Cómo crear un informe de Exógena? y ¿Cómo configurar un nuevo formato de Información Exógena? Formato 5251 — Saldos de Cuentas por Cobrar en Contratos de Colaboración Empresarial Esta guía explica  qué es, cómo funciona y cómo usar el Formato 5251 en nuby . El formato reporta a la DIAN los saldos pendientes de cobro a los inquilinos al 31 de diciembre de cada año fiscal, en el marco de los contratos de colaboración empresarial. Versión 2 Resolución DIAN 000233 — 2025 Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué es el Formato 5251? 📋 El Formato 5251 es uno de los reportes de Información Exógena que las empresas deben entregar a la DIAN anualmente. Su nombre oficial es: Saldos Cuentas por Cobrar a 31 de diciembre en contratos de colaboración empresarial 🔹 ¿Para qué sirve? Permite informar a la DIAN los contratos de arrendamiento activos donde el inquilino (participante) tiene facturas pendientes de pago al cierre del año fiscal. El reporte identifica tanto a la inmobiliaria (el informado ) como a cada inquilino deudor (el participante en el contrato ). 🔹 Marco legal Artículo 23 — Resolución DIAN 000233 del 30 de octubre de 2025 Aplica para el año gravable 2025 (presentado en 2026) Código de formato: 5251 — Versión actual: 2 🔹 ¿Quiénes participan? Rol ¿Quién es? Fuente en nuby Informado La inmobiliaria — la empresa que reporta Datos de la empresa configurados en nuby (NIT, nombre, dirección) Participante El inquilino — quien debe el saldo Ficha del inquilino registrada en nuby 🔹 ¿Cómo genera nuby este reporte? El Formato 5251 es un formato automático en nuby. Esto significa que su contenido lo calcula el sistema directamente a partir de los contratos y facturas registrados, sin necesidad de configuración adicional. Ver la Sección 7 para más detalles. Novedad en Versión 2: Se agregan los campos Número de Contrato y NIESPJ . Además, el reporte ahora muestra un registro por contrato (no por inquilino), lo que permite distinguir el saldo de cada contrato individualmente. 2. ¿Cómo acceder al módulo? 🖥️ 🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby Ingresa con tu usuario y contraseña habituales. 📂 Paso 2. Dirígete a Contabilidad En el menú principal de nuby, haz clic en "Contabilidad" . 📋 Paso 3. Selecciona Información Exógena En el menú lateral izquierdo del módulo Contabilidad, busca y haz clic en "Información Exógena" . 📌 Paso 4. Visualiza la pantalla de consulta Verás el formulario "Consultar Información Exógena" con los siguientes campos de filtro: Formato — Seleccionar el formato a consultar Número del Envío — Número correlativo del envío a la DIAN Fecha Inicial — Inicio del período fiscal (ej. 2025-01-01) Fecha Final — Fin del período fiscal (ej. 2025-12-31) Formato del Archivo — Previsualizar, Excel o XML Importante: El campo Número del Envío es obligatorio. Sin este valor, el sistema mostrará un error de validación al consultar. 3. ¿Cómo generar el reporte del Formato 5251? 🔍 📌 Paso 1. Seleccionar el Formato En el campo Formato , selecciona la opción: 5251 — Saldos Cuentas por cobrar a 31 de diciembre en contratos de colaboración empresarial (V-2) 📌 Paso 2. Ingresar las fechas del período Fecha Inicial: Ingresa el primer día del año gravable, por ejemplo 2025-01-01 . Fecha Final: Ingresa cualquier fecha del año gravable, por ejemplo 2025-12-31 . Nota técnica: Sin importar la fecha final que ingreses, el sistema la convierte automáticamente al 31 de diciembre del año correspondiente. Esto cumple con el requisito de la DIAN de reportar saldos al cierre del año fiscal. 📌 Paso 3. Ingresar el Número de Envío Ingresa el número correlativo del envío, generalmente 1 para el primer envío del año. 📌 Paso 4. Seleccionar el tipo de salida Previsualizar — Muestra el reporte en pantalla como tabla interactiva Excel — Descarga el reporte en formato de hoja de cálculo XML — Genera el archivo XML en el formato estándar DIAN (ISO-8859-1), listo para cargar en el portal MUISCA 📌 Paso 5. Hacer clic en "Consultar" El sistema procesará la información y mostrará los resultados en una tabla con las siguientes columnas visibles: Tipo de Contrato Concepto Número de identificación del informado Nombre del tercero informado Saldo cuentas por cobrar al 31-12 Identificación del participante en el contrato Nombre del participante en el contrato Número de contrato (nuevo en versión 2) Cada fila es expandible. Al hacer clic en la flecha de expansión, podrás ver todos los campos del registro, incluyendo dirección, código de departamento, municipio, país y el campo NIESPJ . 4. ¿Qué columnas contiene el reporte y cómo se construye la información? 📊 Cada fila del reporte corresponde a un contrato de arrendamiento con saldo pendiente al 31 de diciembre. A continuación se describe cada campo: Campo en pantalla ¿Qué información contiene? Tipo de Contrato Indica el tipo de contrato reportado. Siempre corresponde a contrato de arrendamiento. El sistema asigna este valor automáticamente. Concepto Código DIAN que clasifica el tipo de operación. Para este formato siempre corresponde a cuentas por cobrar por arrendamientos. El sistema lo asigna automáticamente. Tipo de documento informado Tipo de documento de identificación de la inmobiliaria (por ejemplo: NIT). Se toma de los datos de la empresa configurados en nuby. Número de identificación informado Número de identificación tributaria (NIT) de la inmobiliaria. Se toma de los datos de la empresa configurados en nuby. Primer apellido informado Primer apellido de la empresa informante, si aplica (para personas naturales que actúen como inmobiliaria). Segundo apellido informado Segundo apellido de la empresa informante, si aplica. Primer nombre informado Primer nombre de la empresa informante, si aplica. Otros nombres informado Otros nombres de la empresa informante, si aplica. Razón social informado Nombre comercial o razón social de la inmobiliaria. Se toma de los datos de la empresa configurados en nuby. Dirección informado Dirección fiscal de la inmobiliaria registrada en nuby. Código departamento Código DIAN del departamento de la inmobiliaria (por ejemplo: 05 para Antioquia). Código municipio Código DIAN del municipio de la inmobiliaria (por ejemplo: 001 para Medellín). País Código DIAN del país de la inmobiliaria (por ejemplo: 169 para Colombia). Saldo cuentas por cobrar al 31-12 Valor pendiente de cobro al 31 de diciembre: es la diferencia entre el total facturado y los pagos recibidos hasta esa fecha. Solo se incluyen contratos donde exista un saldo sin pagar. Tipo de documento participante Tipo de documento de identificación del inquilino (por ejemplo: cédula de ciudadanía, NIT o cédula de extranjería). Se toma de la ficha del inquilino registrada en nuby. Identificación participante Número de documento del inquilino. Se toma de la ficha del inquilino registrada en nuby. Número de contrato Nuevo v2 Número consecutivo con el que está registrado el contrato de arrendamiento en nuby. NIESPJ Nuevo v2 Número de Identificación del Establecimiento Permanente de Jurisdicción. Actualmente aparece en blanco. Es un campo reservado por la DIAN para uso futuro. ¿Por qué un mismo inquilino puede aparecer varias veces? En la Versión 2, cada fila es un contrato , no un inquilino. Si un inquilino tiene múltiples contratos con saldo pendiente, aparecerá una fila por cada contrato. 5. ¿De dónde proviene la información? 🗄️ El sistema recopila información de diferentes secciones de nuby para construir el reporte. Aquí te explicamos de dónde proviene cada tipo de dato: 📌 Datos de la Inmobiliaria (Informado) Se obtienen de la configuración de la empresa registrada en nuby. Incluye: NIT, razón social, dirección, código de municipio, departamento y país. Si los datos de tu entidad (dirección, municipio, departamento, NIT, tipo de documento) no están correctamente registrados, el XML generado tendrá errores de validación en la DIAN. Verifica estos datos en la configuración de entidad antes de generar el reporte. 📌 Datos del Inquilino (Participante) Provienen de la ficha del inquilino registrada en nuby, asociada al contrato de arrendamiento. El sistema extrae: tipo de documento (código DIAN), número de documento, apellidos, nombres o razón social, dirección, municipio, departamento y país del inquilino. Es fundamental que el inquilino tenga todos sus datos completos y correctos: tipo de documento DIAN válido, número de identificación, y ubicación geográfica con los códigos DIAN correspondientes. 📌 Datos del Contrato El sistema identifica los contratos de arrendamiento a través de las facturas de arrendamiento generadas y registradas en nuby. El número de contrato que aparece en el reporte es el número consecutivo asignado al contrato en el módulo de contratos. 📌 Datos de las Facturas y Saldos El sistema evalúa las facturas asociadas a los contratos de arrendamiento, aplicando los siguientes criterios: Fecha de vencimiento ≤ 31 de diciembre del año reportado (facturas vencidas o con fecha de vencimiento en el año fiscal). Estado de factura : Solo se incluyen facturas en estado Activo (1) o Parcialmente pagado (3). Las facturas anuladas o canceladas no se reportan. Saldo pendiente positivo : Solo se reportan facturas donde el valor total sea mayor a los pagos recibidos hasta el 31 de diciembre. 📌 Cálculo del saldo El saldo reportado se calcula así: Saldo = Valor total de facturas del contrato − Suma de pagos hasta el 31-12 Los pagos solo se cuentan si tienen fecha ≤ 31 de diciembre del año reportado y no están marcados como anulados en el sistema. Atención: Los pagos registrados con fecha posterior al 31 de diciembre no se descuentan del saldo reportado, aunque el contrato esté ya saldado. Esto es correcto según la normativa: el reporte es el estado al cierre del año fiscal. 6. ¿Qué configuraciones influyen en los resultados? ⚙️ Aunque el Formato 5251 no se configura desde el Administrador de Formatos (ver Sección 7), existen varios datos del sistema que sí afectan directamente la información reportada: 📌 1. Datos de la Entidad Los datos del informado (NIT, razón social, dirección, municipio, departamento, país) provienen del registro de entidad del sistema. Si modificas estos datos, el XML generado reflejará los cambios inmediatamente. 📌 2. Datos de los Terceros (Inquilinos) La información de identificación de cada inquilino se toma de la ficha del tercero en nuby (módulo Terceros). Campos relevantes: Tipo de documento (debe ser el código DIAN correspondiente) Número de identificación o NIT Apellidos y nombres (o razón social para empresas) Dirección Municipio y departamento (con código DIAN) País (con código DIAN) 📌 3. Contratos y Movimientos El sistema detecta los contratos de arrendamiento mediante los movimientos de tipo "FACTURA INQUILINO" . Si un contrato no tiene ningún movimiento de este tipo registrado, no aparecerá en el reporte aunque tenga facturas pendientes. 📌 4. Estado de las Facturas Solo se incluyen facturas en estado Activo o Parcialmente pagado . Las facturas anuladas o canceladas no se incluyen en el reporte. 📌 5. Tipo de factura de arrendamiento El sistema está configurado para reconocer cuáles facturas corresponden a arrendamientos de inquilinos. Esta configuración raramente requiere ajustes, pero si se modificara, el reporte podría incluir o excluir contratos distintos. 📌 6. Pagos registrados Los pagos aplicados a las facturas hasta el 31 de diciembre del año reportado reducen el saldo declarado. Un pago mal registrado (fecha incorrecta o anulado incorrectamente) puede afectar el saldo que se reporta. 7. ¿Qué puede hacer el Administrador de Formatos con el 5251? 🛠️ 📌 ¿Qué es el Administrador de Formatos? El botón "Administrar" en la pantalla de Información Exógena abre una ventana donde se pueden gestionar los formatos del sistema. Desde allí es posible: Ver la lista de todos los formatos disponibles Para formatos regulares: agregar o eliminar códigos contables y columnas de cruce Para usuarios del sistema (internos): crear nuevos formatos o modificar metadatos 📌 ¿Puede el Administrador modificar el 5251? No. El Formato 5251 es un formato automático cuyo contenido está determinado completamente por el sistema, y no permite configuración adicional por parte del usuario . Esto significa: El Administrador de Formatos muestra el 5251 en la lista, pero no permite agregar códigos contables ni columnas de cruce para él. Toda la lógica de cálculo de columnas, valores, filtros y estructura del reporte está programada directamente en el sistema . Para modificar el comportamiento del 5251 se requiere intervención del equipo de desarrollo de nuby. 📌 ¿Para qué sirve el Administrador con los demás formatos? Para los formatos regulares (1001, 1003, 1005, etc.), el Administrador permite: Códigos del Formato: Asociar conceptos DIAN con cuentas PUC del Plan de Cuentas Columnas para cruces: Definir criterios de cruce con otras cuentas Para el Formato 5251, estas opciones no aplican porque la información no viene del Plan de Cuentas sino directamente de los contratos y facturas. 8. ¿Cómo exportar el XML para la DIAN? 📤 📌 Paso 1. Generar la previsualización primero Antes de exportar el XML, te recomendamos previsualizar el reporte para revisar que todos los datos sean correctos (identificaciones de terceros, saldos, direcciones). 📌 Paso 2. Seleccionar la salida "XML" En el campo "Formato del Archivo" , selecciona XML y haz clic en "Consultar" . 📌 Paso 3. Descargar el archivo El sistema generará automáticamente la descarga del archivo XML. El nombre del archivo tendrá el formato: 5251_AAAA-MM-DD_AAAA-MM-DD.xml 📌 Información incluida en el XML El archivo XML contiene, por cada contrato reportado, los siguientes datos: Dato incluido en el XML Descripción Tipo de contrato Siempre corresponde a contrato de arrendamiento Concepto Código DIAN para cuentas por cobrar de arrendamientos Tipo de documento del informado Tipo de documento de la inmobiliaria (por ejemplo: NIT) Identificación del informado NIT de la inmobiliaria Apellidos del informado Primer y segundo apellido de la empresa, si aplica Nombres del informado Nombre o nombres de la empresa, si aplica Razón social del informado Nombre comercial o razón social de la inmobiliaria Dirección del informado Dirección fiscal de la inmobiliaria Departamento Código DIAN del departamento de la inmobiliaria Municipio Código DIAN del municipio de la inmobiliaria País Código DIAN del país de la inmobiliaria Saldo al 31 de diciembre Valor pendiente de cobro al cierre del año fiscal Tipo de documento del participante Tipo de documento del inquilino (por ejemplo: cédula, NIT) Identificación del participante Número de documento del inquilino Número de contrato v2 Número consecutivo del contrato en nuby NIESPJ v2 Número de Identificación del Establecimiento Permanente de Jurisdicción (siempre vacío para contratos locales) El archivo XML se genera en codificación ISO-8859-1 , que es el estándar que requiere la DIAN para los reportes de información exógena. Cantidad de registros en el XML: El encabezado del archivo XML incluye un campo que indica la cantidad total de contratos reportados. Este valor no corresponde a la suma de los saldos, sino al número de filas del reporte. Esto es el comportamiento esperado según el estándar DIAN. 9. Recomendaciones antes de reportar a la DIAN ✅ 📌 1. Verifica los datos de la entidad Asegúrate que el NIT, la razón social, la dirección y los códigos de ubicación (municipio, departamento, país) de la inmobiliaria estén actualizados y correspondan exactamente a los que tiene registrados la DIAN. 📌 2. Revisa los datos de los inquilinos Todos los inquilinos con saldo pendiente deben tener: Tipo de documento con código DIAN válido Número de identificación completo y correcto Información de ubicación (municipio y departamento) con códigos DIAN 📌 3. Concilia los saldos antes de reportar Verifica que los saldos mostrados en el reporte corresponden a tus registros contables al 31 de diciembre. Compara con el informe de cartera pendiente. 📌 4. Revisa primero en "Previsualizar" Siempre genera primero la previsualización para identificar posibles errores en los datos (documentos duplicados, saldos inesperados, inquilinos sin datos de ubicación) antes de generar el XML definitivo. 📌 5. Usa el número de envío correcto La DIAN rastrea los envíos por número correlativo. Si ya enviaste un archivo con número 1 y debes corregirlo, usa el número 2 para el reenvío y sigue la instrucción del portal MUISCA para la corrección. 📌 6. Recuerda el cambio de versión Desde el año gravable 2025, el Formato 5251 es la Versión 2 , que incluye el número de contrato. Si usas plantillas de envíos anteriores, asegúrate de usar la versión actualizada del XML. 10. Preguntas frecuentes ❓ ¿Por qué no aparecen todos mis contratos en el reporte? El reporte solo incluye contratos que tienen facturas de inquilino con saldo pendiente al 31 de diciembre. Si un contrato tiene todas sus facturas pagadas, no aparecerá en el Formato 5251. ¿Por qué aparece el mismo inquilino varias veces? En la Versión 2, cada fila representa un contrato . Si un inquilino tiene varios contratos activos con saldo pendiente, aparece una vez por cada contrato. Esto es el comportamiento esperado y correcto. ¿El saldo incluye intereses de mora? Solo si los intereses de mora están registrados como parte del valor de la factura en nuby. El sistema calcula el saldo a partir del valor total de la factura menos los pagos, sin distinguir entre capital e intereses. ¿Qué pasa si cambio la fecha final a una fecha que no es 31 de diciembre? El sistema ignora el día y mes que ingreses en la fecha final y los reemplaza automáticamente por el 31 de diciembre del año ingresado. Esto garantiza que el reporte siempre sea al cierre del año fiscal. ¿Por qué el campo NIESPJ está siempre vacío? El campo NIESPJ (Número de Identificación del Establecimiento Permanente de Jurisdicción) está reservado por la DIAN para uso futuro en el contexto de contratos internacionales. Para el caso colombiano estándar de arrendamientos locales, siempre va vacío. ¿Por qué el Administrador de Formatos no me deja agregar cuentas al 5251? Porque el Formato 5251 es un formato "especial" que no usa el plan de cuentas. Su información viene directamente de los contratos y facturas del sistema. Ver la Sección 7 para más detalles. ¿Puedo exportar el reporte a Excel para revisarlo? Sí. Selecciona la opción "Excel" en el campo "Formato del Archivo" antes de consultar. Esto descargará el reporte completo con todas las columnas en formato de hoja de cálculo. Formato 5252 — Saldos de Cuentas por Pagar al 31 de Diciembre en Contratos de Colaboración Empresarial Esta guía explica  qué es, cómo funciona y cómo usar el Formato 5252 en nuby . El formato reporta a la DIAN las deudas pendientes de pago a los propietarios al 31 de diciembre de cada año fiscal, en el marco de los contratos de colaboración empresarial. Versión 2 Resolución DIAN 000233 — 2025 Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué es el Formato 5252? 📋 El Formato 5252 es uno de los reportes de Información Exógena que las empresas deben entregar a la DIAN anualmente. Su nombre oficial es: Saldos de Cuentas por Pagar al 31 de diciembre en contratos de colaboración empresarial 🔹 ¿Para qué sirve? Permite informar a la DIAN los contratos de administración de inmuebles donde la inmobiliaria tiene facturas de propietario pendientes de pago al cierre del año fiscal. En otras palabras, reporta lo que la inmobiliaria le debe a los propietarios de los inmuebles que administra. El reporte identifica tanto a la inmobiliaria (el informado ) como a cada propietario acreedor (el participante en el contrato ). 🔹 ¿Cuál es la diferencia con el Formato 5251? Estos dos formatos son complementarios y forman un par: Formato ¿Qué reporta? ¿A quién le debe quién? 5251 Cuentas por cobrar El inquilino le debe a la inmobiliaria 5252 Cuentas por pagar La inmobiliaria le debe al propietario 🔹 Marco legal Artículo 24 — Resolución DIAN 000233 del 30 de octubre de 2025 Aplica para el año gravable 2025 (presentado en 2026) Código de formato: 5252 — Versión actual: 2 🔹 ¿Quiénes participan? Rol ¿Quién es? Fuente en nuby Informado La inmobiliaria — la empresa que reporta y que adeuda Datos de la empresa configurados en nuby (NIT, nombre, dirección) Participante El propietario del inmueble — a quien se le debe el saldo Ficha del propietario registrada en nuby 🔹 ¿Cómo genera nuby este reporte? El Formato 5252 es un formato automático en nuby. Esto significa que su contenido lo calcula el sistema directamente a partir de las facturas de propietario pendientes, sin necesidad de configuración adicional. Ver la Sección 7 para más detalles. Novedad en Versión 2: Se agregan los campos Número de Contrato y NIESPJ . Además, el reporte ahora muestra un registro por contrato (no por propietario), lo que permite distinguir el saldo de cada contrato individualmente cuando un propietario tiene varios inmuebles en administración. 2. ¿Cómo acceder al módulo? 🖥️ 🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby Ingresa con tu usuario y contraseña habituales. 📂 Paso 2. Dirígete a Contabilidad En el menú principal de nuby, haz clic en "Contabilidad" . 📋 Paso 3. Selecciona Información Exógena En el menú lateral izquierdo del módulo Contabilidad, busca y haz clic en "Información Exógena" . 📌 Paso 4. Visualiza la pantalla de consulta Verás el formulario "Consultar Información Exógena" con los siguientes campos de filtro: Formato — Seleccionar el formato a consultar Número del Envío — Número correlativo del envío a la DIAN Fecha Inicial — Inicio del período fiscal (ej. 2025-01-01) Fecha Final — Fin del período fiscal (ej. 2025-12-31) Formato del Archivo — Previsualizar, Excel o XML Importante: El campo Número del Envío es obligatorio. Sin este valor, el sistema mostrará un error de validación al consultar. 3. ¿Cómo generar el reporte del Formato 5252? 🔍 📌 Paso 1. Seleccionar el Formato En el campo Formato , selecciona la opción: 5252 — Saldos de cuentas por pagar al 31 de diciembre en contratos de colaboración empresarial (V-2) 📌 Paso 2. Ingresar las fechas del período Fecha Inicial: Ingresa el primer día del año gravable, por ejemplo 2025-01-01 . Fecha Final: Ingresa cualquier fecha del año gravable, por ejemplo 2025-12-31 . Nota: Sin importar la fecha final que ingreses, el sistema la convierte automáticamente al 31 de diciembre del año correspondiente. Esto cumple con el requisito de la DIAN de reportar saldos al cierre del año fiscal. 📌 Paso 3. Ingresar el Número de Envío Ingresa el número correlativo del envío, generalmente 1 para el primer envío del año. 📌 Paso 4. Seleccionar el tipo de salida Previsualizar — Muestra el reporte en pantalla como tabla interactiva Excel — Descarga el reporte en formato de hoja de cálculo XML — Genera el archivo XML en el formato estándar DIAN (ISO-8859-1), listo para cargar en el portal MUISCA 📌 Paso 5. Hacer clic en "Consultar" El sistema procesará la información y mostrará los resultados en una tabla con las siguientes columnas visibles: Tipo de Contrato Concepto Número de identificación del informado Tercero informado Saldo cuentas por pagar al 31-12 Identificación del participante en el contrato Nombre del participante en el contrato Número de contrato (nuevo en versión 2) Cada fila es expandible. Al hacer clic en la flecha de expansión, podrás ver todos los campos del registro, incluyendo dirección, código de departamento, municipio, país y el campo NIESPJ . 4. ¿Qué columnas contiene el reporte y cómo se construye la información? 📊 Cada fila del reporte corresponde a un contrato de administración de inmueble con factura de propietario pendiente de pago al 31 de diciembre. A continuación se describe cada campo: Campo en pantalla ¿Qué información contiene? Tipo de Contrato Indica el tipo de contrato reportado. Siempre corresponde a contrato de colaboración empresarial. El sistema asigna este valor automáticamente. Concepto Código DIAN que clasifica el tipo de operación. Para este formato siempre corresponde a cuentas por pagar en contratos de colaboración. El sistema lo asigna automáticamente. Tipo de documento informado Tipo de documento de identificación de la inmobiliaria (por ejemplo: NIT). Se toma de los datos de la empresa configurados en nuby. Número de identificación informado Número de identificación tributaria (NIT) de la inmobiliaria. Se toma de los datos de la empresa configurados en nuby. Primer apellido informado Primer apellido de la empresa informante, si aplica (para personas naturales que actúen como inmobiliaria). Segundo apellido informado Segundo apellido de la empresa informante, si aplica. Primer nombre informado Primer nombre de la empresa informante, si aplica. Otros nombres informado Otros nombres de la empresa informante, si aplica. Razón social informado Nombre comercial o razón social de la inmobiliaria. Se toma de los datos de la empresa configurados en nuby. Dirección informado Dirección fiscal de la inmobiliaria registrada en nuby. Código departamento Código DIAN del departamento de la inmobiliaria (por ejemplo: 05 para Antioquia). Código municipio Código DIAN del municipio de la inmobiliaria (por ejemplo: 001 para Medellín). País Código DIAN del país de la inmobiliaria (por ejemplo: 169 para Colombia). Saldo cuentas por pagar al 31-12 Valor pendiente de pago al propietario al 31 de diciembre. Corresponde al saldo vigente de la factura de propietario al corte del año fiscal. Solo se incluyen contratos donde exista un saldo sin pagar. Tipo de documento participante Tipo de documento de identificación del propietario (por ejemplo: cédula de ciudadanía, NIT o cédula de extranjería). Se toma de la ficha del propietario registrada en nuby. Identificación participante Número de documento del propietario. Se toma de la ficha del propietario registrada en nuby. Número de contrato Nuevo v2 Número consecutivo con el que está registrado el contrato de administración en nuby. NIESPJ Nuevo v2 Número de Identificación del Establecimiento Permanente de Jurisdicción. Actualmente aparece en blanco. Es un campo reservado por la DIAN para uso futuro. ¿Por qué un mismo propietario puede aparecer varias veces? En la Versión 2, cada fila es un contrato , no un propietario. Si un propietario tiene múltiples inmuebles en administración con saldo pendiente, aparecerá una fila por cada contrato activo. 5. ¿De dónde proviene la información? 🗄️ El sistema recopila información de diferentes secciones de nuby para construir el reporte. Aquí te explicamos de dónde proviene cada tipo de dato: 📌 Datos de la Inmobiliaria (Informado) Se obtienen de la configuración de la empresa registrada en nuby. Incluye: NIT, razón social, dirección, código de municipio, departamento y país. Si los datos de tu entidad (dirección, municipio, departamento, NIT, tipo de documento) no están correctamente registrados, el XML generado tendrá errores de validación en la DIAN. Verifica estos datos en la configuración de entidad antes de generar el reporte. 📌 Datos del Propietario (Participante) Provienen de la ficha del propietario registrada en nuby, asociada al contrato de administración del inmueble. El sistema extrae: tipo de documento (código DIAN), número de documento, apellidos, nombres o razón social, dirección, municipio, departamento y país del propietario. Es fundamental que el propietario tenga todos sus datos completos y correctos: tipo de documento DIAN válido, número de identificación, y ubicación geográfica con los códigos DIAN correspondientes. 📌 Datos del Contrato El sistema identifica los contratos de administración a través de las facturas de propietario generadas y registradas en nuby. El número de contrato que aparece en el reporte es el número consecutivo asignado al contrato en el módulo de contratos. 📌 Datos de las Facturas y Saldos El sistema evalúa las facturas de propietario asociadas a los contratos de administración, aplicando los siguientes criterios: Fecha de vencimiento ≤ 31 de diciembre del año reportado (facturas vencidas o con fecha de vencimiento en el año fiscal). Estado de factura : Solo se incluyen facturas en estado Activo . Las facturas anuladas, canceladas o parcialmente pagadas no se reportan en este formato. Saldo pendiente positivo : Solo se reportan facturas donde exista un valor pendiente de pago al propietario. 📌 Cálculo del saldo El saldo reportado corresponde directamente al saldo vigente de la factura de propietario al momento del corte. Es el valor que la inmobiliaria debe aún al propietario según el registro de la factura en nuby. Atención: Las facturas de propietario deben estar correctamente registradas y con sus saldos actualizados en nuby. Un saldo mal registrado (factura no liquidada, pago duplicado o error en la facturación) afectará directamente el valor reportado a la DIAN. 6. ¿Qué configuraciones influyen en los resultados? ⚙️ Aunque el Formato 5252 no se configura desde el Administrador de Formatos (ver Sección 7), existen varios datos del sistema que sí afectan directamente la información reportada: 📌 1. Datos de la Entidad Los datos del informado (NIT, razón social, dirección, municipio, departamento, país) provienen del registro de entidad del sistema. Si modificas estos datos, el XML generado reflejará los cambios inmediatamente. 📌 2. Datos de los Terceros (Propietarios) La información de identificación de cada propietario se toma de la ficha del tercero en nuby (módulo Terceros). Campos relevantes: Tipo de documento (debe ser el código DIAN correspondiente) Número de identificación o NIT Apellidos y nombres (o razón social para empresas) Dirección Municipio y departamento (con código DIAN) País (con código DIAN) 📌 3. Contratos y Movimientos El sistema detecta los contratos de administración mediante los movimientos de tipo "Factura Propietario" . Si un contrato no tiene ningún movimiento de este tipo registrado, no aparecerá en el reporte aunque haya deudas pendientes con el propietario. 📌 4. Estado de las Facturas Solo se incluyen facturas en estado Activo con saldo pendiente. Las facturas anuladas o canceladas no se incluyen en el reporte. A diferencia del Formato 5251, las facturas parcialmente pagadas tampoco se incluyen. 📌 5. Tipo de factura de propietario El sistema está configurado para reconocer cuáles facturas corresponden a pagos a propietarios. Esta configuración raramente requiere ajustes, pero si se modificara, el reporte podría incluir o excluir contratos distintos. 📌 6. Saldos de las facturas de propietario El saldo reportado se toma directamente del valor pendiente de cada factura de propietario. Si una factura tiene un saldo incorrecto (por error en la liquidación o en el registro de pagos), ese error se verá reflejado directamente en el reporte. 7. ¿Qué puede hacer el Administrador de Formatos con el 5252? 🛠️ 📌 ¿Qué es el Administrador de Formatos? El botón "Administrar" en la pantalla de Información Exógena abre una ventana donde se pueden gestionar los formatos del sistema. Desde allí es posible: Ver la lista de todos los formatos disponibles Para formatos regulares: agregar o eliminar códigos contables y columnas de cruce Para usuarios del sistema (internos): crear nuevos formatos o modificar metadatos 📌 ¿Puede el Administrador modificar el 5252? No. El Formato 5252 es un formato automático cuyo contenido está determinado completamente por el sistema, y no permite configuración adicional por parte del usuario . Esto significa: El Administrador de Formatos muestra el 5252 en la lista, pero no permite agregar códigos contables ni columnas de cruce para él. Toda la lógica de cálculo de columnas, valores, filtros y estructura del reporte está programada directamente en el sistema . Para modificar el comportamiento del 5252 se requiere intervención del equipo de desarrollo de nuby. 📌 ¿Para qué sirve el Administrador con los demás formatos? Para los formatos regulares (1001, 1003, 1005, etc.), el Administrador permite: Códigos del Formato: Asociar conceptos DIAN con cuentas del Plan de Cuentas Columnas para cruces: Definir criterios de cruce con otras cuentas Para el Formato 5252, estas opciones no aplican porque la información no viene del Plan de Cuentas sino directamente de los contratos y las facturas de propietario. 8. ¿Cómo exportar el XML para la DIAN? 📤 📌 Paso 1. Generar la previsualización primero Antes de exportar el XML, te recomendamos previsualizar el reporte para revisar que todos los datos sean correctos (identificaciones de propietarios, saldos, direcciones). 📌 Paso 2. Seleccionar la salida "XML" En el campo "Formato del Archivo" , selecciona XML y haz clic en "Consultar" . 📌 Paso 3. Descargar el archivo El sistema generará automáticamente la descarga del archivo XML. El nombre del archivo tendrá el formato: 5252_AAAA-MM-DD_AAAA-MM-DD.xml 📌 Información incluida en el XML El archivo XML contiene, por cada contrato reportado, los siguientes datos: Dato incluido en el XML Descripción Tipo de contrato Siempre corresponde a contrato de colaboración empresarial Concepto Código DIAN para cuentas por pagar en contratos de colaboración Tipo de documento del informado Tipo de documento de la inmobiliaria (por ejemplo: NIT) Identificación del informado NIT de la inmobiliaria Apellidos del informado Primer y segundo apellido de la empresa, si aplica Nombres del informado Nombre o nombres de la empresa, si aplica Razón social del informado Nombre comercial o razón social de la inmobiliaria Dirección del informado Dirección fiscal de la inmobiliaria Departamento Código DIAN del departamento de la inmobiliaria Municipio Código DIAN del municipio de la inmobiliaria País Código DIAN del país de la inmobiliaria Saldo al 31 de diciembre Valor pendiente de pago al propietario al cierre del año fiscal Tipo de documento del participante Tipo de documento del propietario (por ejemplo: cédula, NIT) Identificación del participante Número de documento del propietario Número de contrato v2 Número consecutivo del contrato en nuby NIESPJ v2 Número de Identificación del Establecimiento Permanente de Jurisdicción (siempre vacío para contratos locales) El archivo XML se genera en codificación ISO-8859-1 , que es el estándar que requiere la DIAN para los reportes de información exógena. Cantidad de registros en el XML: El encabezado del archivo XML incluye un campo que indica la cantidad total de contratos reportados. Este valor no corresponde a la suma de los saldos, sino al número de filas del reporte. Esto es el comportamiento esperado según el estándar DIAN. 9. Recomendaciones antes de reportar a la DIAN ✅ 📌 1. Verifica los datos de la entidad Asegúrate que el NIT, la razón social, la dirección y los códigos de ubicación (municipio, departamento, país) de la inmobiliaria estén actualizados y correspondan exactamente a los que tiene registrados la DIAN. 📌 2. Revisa los datos de los propietarios Todos los propietarios con saldo pendiente deben tener: Tipo de documento con código DIAN válido Número de identificación completo y correcto Información de ubicación (municipio y departamento) con códigos DIAN 📌 3. Concilia los saldos antes de reportar Verifica que los saldos mostrados en el reporte corresponden a tus registros de cuentas por pagar a propietarios al 31 de diciembre. Compara con el informe de facturas de propietario pendientes. 📌 4. Revisa primero en "Previsualizar" Siempre genera primero la previsualización para identificar posibles errores en los datos (documentos duplicados, saldos inesperados, propietarios sin datos de ubicación) antes de generar el XML definitivo. 📌 5. Usa el número de envío correcto La DIAN rastrea los envíos por número correlativo. Si ya enviaste un archivo con número 1 y debes corregirlo, usa el número 2 para el reenvío y sigue la instrucción del portal MUISCA para la corrección. 📌 6. Recuerda el cambio de versión Desde el año gravable 2025, el Formato 5252 es la Versión 2 , que incluye el número de contrato. Si usas plantillas de envíos anteriores, asegúrate de usar la versión actualizada del XML. 📌 7. Presenta los Formatos 5251 y 5252 juntos Estos dos formatos son complementarios. La DIAN espera que ambos sean presentados en el mismo envío de información exógena. Verifica que los saldos del 5252 sean consistentes con las facturas de propietario registradas en nuby. 10. Preguntas frecuentes ❓ ¿Por qué no aparecen todos mis propietarios en el reporte? El reporte solo incluye propietarios que tienen facturas de propietario activas con saldo pendiente y con fecha de vencimiento anterior o igual al 31 de diciembre. Si todas las facturas de un propietario están liquidadas, no aparecerá en el Formato 5252. ¿Por qué aparece el mismo propietario varias veces? En la Versión 2, cada fila representa un contrato . Si un propietario tiene varios inmuebles en administración con saldo pendiente, aparece una vez por cada contrato. Esto es el comportamiento esperado y correcto. ¿Cuál es la diferencia entre el Formato 5251 y el 5252? El Formato 5251 reporta las cuentas por cobrar : lo que los inquilinos le deben a la inmobiliaria. El Formato 5252 reporta las cuentas por pagar : lo que la inmobiliaria le debe a los propietarios. Son las dos caras de la misma moneda dentro de los contratos de colaboración empresarial. ¿Qué pasa si cambio la fecha final a una fecha que no es 31 de diciembre? El sistema ignora el día y mes que ingreses en la fecha final y los reemplaza automáticamente por el 31 de diciembre del año ingresado. Esto garantiza que el reporte siempre sea al cierre del año fiscal. ¿Por qué el campo NIESPJ está siempre vacío? El campo NIESPJ (Número de Identificación del Establecimiento Permanente de Jurisdicción) está reservado por la DIAN para uso futuro en el contexto de contratos internacionales. Para el caso colombiano estándar de administración de inmuebles locales, siempre va vacío. ¿Por qué el saldo del reporte no coincide con lo que yo tengo en contabilidad? El Formato 5252 toma el saldo directamente de las facturas de propietario registradas en nuby. Si hay diferencias, verifica que todas las facturas de propietario del período estén correctamente registradas y que los pagos realizados a los propietarios hayan sido aplicados correctamente en el sistema. ¿Este formato aplica solo para contratos de arrendamiento? El Formato 5252 aplica para los contratos bajo los cuales la inmobiliaria administra inmuebles de terceros y genera facturas de propietario. En el contexto de nuby, estos son los contratos de administración inmobiliaria donde la empresa actúa como intermediaria entre el propietario y el inquilino. Formato 5249 — IVA Descontable en Contratos de Colaboración Empresarial Esta guía explica  qué es, cómo funciona y cómo usar el Formato 5249 en nuby . El formato reporta a la DIAN el IVA que los arrendatarios pueden descontar de sus obligaciones tributarias por concepto de canon de arrendamiento, dentro de los contratos de colaboración empresarial. Versión 2 Resolución DIAN 000233 — 2025 Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué es el Formato 5249? 📋 El Formato 5249 es uno de los reportes de Información Exógena que las empresas deben entregar a la DIAN anualmente. Su nombre oficial es: IVA descontable en contratos de colaboración empresarial 🔹 ¿Para qué sirve? Permite informar a la DIAN el IVA que cada arrendatario pagó sobre el canon de arrendamiento durante el año fiscal. Cuando un negocio o empresa arrienda un local u oficina para sus actividades comerciales, el canon puede incluir IVA (19%). Ese IVA es "descontable": el arrendatario tiene derecho a utilizarlo como crédito fiscal frente a sus propias obligaciones de IVA. Este formato registra, por cada contrato activo, quién pagó ese IVA (el arrendatario) y quién es el otro extremo del contrato (el propietario del inmueble). 🔹 ¿Quién es el "informado" en este formato? A diferencia de otros formatos del grupo 52xx, aquí el informado no es la inmobiliaria sino el arrendatario (inquilino). Esto es porque es el arrendatario quien tiene el derecho a descontar ese IVA: Rol ¿Quién es? Fuente en nuby Informado El arrendatario — quien pagó el IVA sobre el canon y tiene el derecho a descontarlo Ficha del arrendatario registrada en nuby Participante El propietario del inmueble — la otra parte del contrato Ficha del propietario registrada en nuby 🔹 ¿En qué se diferencia de los formatos 5250, 5251 y 5252? Formato ¿Qué reporta? ¿Quién es el informado? 5249 IVA descontable (IVA pagado sobre canon por el arrendatario) El arrendatario 5250 IVA generado (IVA recibido por la inmobiliaria sobre su comisión) La inmobiliaria 5251 Saldos de cuentas por cobrar al 31 de diciembre La inmobiliaria 5252 Saldos de cuentas por pagar al 31 de diciembre La inmobiliaria 🔹 Marco legal Artículo 21 — Resolución DIAN 000233 del 30 de octubre de 2025 Aplica para el año gravable 2025 (presentado en 2026) Código de formato: 5249 — Versión actual: 2 Nodo XML: iva 🔹 ¿Qué contratos se incluyen? Solo se incluyen contratos que cumplen todas estas condiciones: El contrato tiene facturas de arrendatario procesadas La factura tiene IVA mayor a cero — es decir, el canon incluye IVA El producto facturado corresponde al concepto de canon de arrendamiento La fecha de la factura está dentro del período reportado Importante: La mayoría de los arrendamientos residenciales NO incluyen IVA. Este formato es especialmente relevante para contratos de uso comercial, industrial u oficinas, donde el canon sí puede estar gravado con IVA. 2. ¿Cómo acceder al módulo? 🖥️ 🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby Ingresa con tu usuario y contraseña habituales. 📂 Paso 2. Dirígete a Contabilidad En el menú principal de nuby, haz clic en "Contabilidad" . 📋 Paso 3. Selecciona Información Exógena En el menú lateral izquierdo del módulo Contabilidad, busca y haz clic en "Información Exógena" . 📌 Paso 4. Visualiza la pantalla de consulta Verás el formulario "Consultar Información Exógena" con los siguientes campos de filtro: Formato — Seleccionar el formato a consultar Número del Envío — Número correlativo del envío a la DIAN Fecha Inicial — Inicio del período fiscal (ej. 2025-01-01) Fecha Final — Fin del período fiscal (ej. 2025-12-31) Formato del Archivo — Previsualizar, Excel o XML Importante: El campo Número del Envío es obligatorio. Sin este valor, el sistema mostrará un error de validación al consultar. 3. ¿Cómo generar el reporte del Formato 5249? 🔍 📌 Paso 1. Seleccionar el Formato En el campo Formato , selecciona la opción: 5249 — IVA descontable en contratos de colaboración empresarial (V-2) 📌 Paso 2. Ingresar las fechas del período Fecha Inicial: Ingresa el primer día del año gravable, por ejemplo 2025-01-01 . Fecha Final: Ingresa el último día del período que deseas reportar, por ejemplo 2025-12-31 . Nota: El sistema reporta el IVA de todas las facturas de arrendatario cuya fecha esté dentro de las fechas ingresadas. Puedes hacer consultas parciales del año (por ejemplo, solo un trimestre) para verificar información. 📌 Paso 3. Ingresar el Número de Envío Ingresa el número correlativo del envío, generalmente 1 para el primer envío del año. 📌 Paso 4. Seleccionar el tipo de salida Previsualizar — Muestra el reporte en pantalla como tabla interactiva Excel — Descarga el reporte en formato de hoja de cálculo XML — Genera el archivo XML en el formato estándar DIAN (ISO-8859-1), listo para cargar en el portal MUISCA 📌 Paso 5. Hacer clic en "Consultar" El sistema procesará la información y mostrará los resultados en una tabla con las siguientes columnas visibles: Tipo de Contrato Número identificación informado Tercero informado IVA descontable IVA resultante por devoluciones en ventas anuladas Identificación participante en contrato Nombre participante en contrato Número de contrato (nuevo en versión 2) Cada fila es expandible. Al hacer clic en el símbolo "+" del lado izquierdo, podrás ver todos los campos del registro, incluyendo apellidos, nombres completos, razón social, tipo de documento y el campo NIESPJ . 4. ¿Qué columnas contiene el reporte y cómo se construye la información? 📊 Cada fila del reporte corresponde a un contrato de arrendamiento que tiene facturas de arrendatario con IVA procesadas dentro del período seleccionado. En la Versión 2, si el mismo arrendatario tiene varios contratos, aparece una fila por cada contrato . A continuación se describe cada campo: Campo en pantalla ¿Qué información contiene? Tipo de Contrato Indica el tipo de contrato reportado. Siempre corresponde a contrato de colaboración empresarial. El sistema asigna este valor automáticamente. Tipo de documento del informado Tipo de documento de identificación del arrendatario (por ejemplo: cédula de ciudadanía, NIT, cédula de extranjería). Se toma de la ficha del arrendatario registrada en nuby. Número identificación informado Número de documento del arrendatario (la empresa o persona natural que arrienda el inmueble y tiene el IVA descontable). Se toma de la ficha del arrendatario. Primer apellido del informado Primer apellido del arrendatario, si es persona natural. Para empresas, va en blanco. Segundo apellido del informado Segundo apellido del arrendatario, si aplica. Primer nombre del informado Primer nombre del arrendatario, si es persona natural. Otros nombres del informado Otros nombres del arrendatario, si aplica. Tercero informado / Razón social del informado Nombre comercial o razón social del arrendatario (si es empresa). Se muestra como "Tercero informado" en la columna principal de la tabla. IVA descontable Suma total del IVA pagado por el arrendatario en las facturas de canon de arrendamiento durante el período reportado, para ese contrato específico. Es el monto que el arrendatario puede usar como crédito fiscal. IVA resultante por devoluciones en ventas anuladas Valor de IVA a ajustar por facturas anuladas o devoluciones. En la práctica, siempre es cero (no se procesa este ajuste en los contratos de arrendamiento). Tipo de documento participante en contrato Tipo de documento del propietario del inmueble. Se toma de la ficha del propietario en nuby. Identificación participante en contrato Número de documento del propietario del inmueble. Se toma de la ficha del propietario en nuby. Nombre participante en contrato Nombre o razón social del propietario del inmueble (la otra parte del contrato de colaboración). Número de contrato Nuevo v2 Número consecutivo con el que está registrado el contrato de arrendamiento en nuby. NIESPJ Nuevo v2 Número de Identificación del Establecimiento Permanente de Jurisdicción. Actualmente siempre aparece en blanco. Es un campo reservado por la DIAN para uso futuro. ¿Por qué aparece el mismo arrendatario varias veces? En la Versión 2, cada fila es un contrato , no un arrendatario. Si un arrendatario tiene múltiples contratos activos con IVA, aparecerá una fila por cada contrato. 🔹 ¿Cómo se calcula el IVA descontable? El sistema toma todas las facturas de arrendatario procesadas del período reportado que correspondan al concepto de canon de arrendamiento con IVA , y suma el IVA de todas ellas agrupadas por contrato. Si el arrendatario tiene 12 facturas mensuales en el año (una por mes), el sistema suma el IVA de esas 12 facturas y las consolida en un solo registro por contrato. 5. ¿De dónde proviene la información? 🗄️ El sistema recopila información de diferentes secciones de nuby para construir el reporte. Aquí te explicamos de dónde proviene cada tipo de dato: 📌 Datos del Arrendatario (Informado) Provienen directamente de la ficha del arrendatario (tercero) registrada en nuby. El sistema identifica al arrendatario como la persona o empresa a cuyo nombre está la factura de arrendamiento procesada. Los datos extraídos incluyen: tipo de documento (código DIAN), número de documento, apellidos, nombres o razón social, dirección, municipio, departamento y país. Es fundamental que el arrendatario tenga todos sus datos completos y actualizados: tipo de documento DIAN válido, número de identificación correcto, y dirección con códigos DIAN de municipio, departamento y país. Datos incompletos generarán errores al validar el XML en el portal MUISCA. 📌 Datos del Propietario (Participante) Provienen de la ficha del propietario asociado al contrato. El sistema identifica al propietario buscando el movimiento de "Factura Propietario" del mismo período y contrato, y toma su información de identificación. Si un contrato no tiene una Factura Propietario procesada en el mismo período que la Factura de Arrendatario, ese contrato no aparecerá en el reporte , aunque el arrendatario haya pagado IVA. Esto ocurre cuando la liquidación del propietario no se ha procesado. 📌 Datos del IVA (Facturas de Arrendatario) El sistema examina las facturas de arrendatario que cumplen estos criterios: Fecha de la factura dentro del período consultado (entre la fecha inicial y la fecha final) El producto o concepto facturado es de tipo canon de arrendamiento La factura está en estado procesada (completada por el sistema) El detalle de la factura incluye un valor de IVA mayor a cero 📌 Número de Contrato El número de contrato proviene del registro del contrato de arrendamiento en nuby. Es el número consecutivo asignado al contrato cuando fue creado en el módulo de contratos. Atención: Si una factura de arrendatario tiene IVA registrado pero el sistema no puede identificar al propietario del mismo período, ese registro quedará fuera del reporte. Siempre verifica que los procesos de facturación mensual (tanto de arrendatario como de propietario) estén completados antes de generar el XML final. 6. ¿Qué configuraciones influyen en los resultados? ⚙️ Aunque el Formato 5249 no se configura desde el Administrador de Formatos (ver Sección 7), existen varios datos del sistema que sí afectan directamente la información reportada: 📌 1. Datos de los Arrendatarios (Informados) La información de identificación de cada arrendatario se toma de la ficha del tercero en nuby (módulo Terceros). Campos relevantes: Tipo de documento (debe ser el código DIAN correspondiente) Número de identificación o NIT Apellidos y nombres (o razón social para empresas) Dirección, municipio y departamento (con códigos DIAN) País (con código DIAN) 📌 2. Datos de los Propietarios (Participantes) De igual manera, los datos del propietario del inmueble deben estar completos en su ficha de tercero dentro de nuby para que aparezcan correctamente en el reporte. 📌 3. Procesamiento de las Facturas Solo las facturas de arrendatario que estén en estado procesado participan en el reporte. Si una factura existe pero no ha sido procesada por el sistema (por ejemplo, un proceso de liquidación que quedó pendiente), el IVA de esa factura no se reportará . 📌 4. Correspondencia entre factura de arrendatario y propietario Para que un contrato aparezca en el reporte, es necesario que para el mismo período y contrato exista tanto una Factura de Arrendatario con IVA, como una Factura de Propietario procesada. Si alguna de las dos falta, el contrato queda excluido del reporte. 📌 5. Concepto de "Canon de Arrendamiento" Solo se toman en cuenta las facturas que incluyen el concepto de canon de arrendamiento como producto facturado. Otros conceptos (cuotas de administración, seguros, etc.) no participan en este formato, aunque también puedan incluir IVA. 📌 6. IVA mayor que cero Solo se incluyen contratos donde el detalle de la factura de arrendatario tenga un valor de IVA efectivo. Los arrendamientos de inmuebles residenciales generalmente no tienen IVA, por lo que no aparecerán en este formato. 7. ¿Qué puede hacer el Administrador de Formatos con el 5249? 🛠️ 📌 ¿Qué es el Administrador de Formatos? El botón "Administrar" en la pantalla de Información Exógena abre una ventana donde se pueden gestionar los formatos del sistema. Desde allí es posible: Ver la lista de todos los formatos disponibles Para formatos regulares: agregar o eliminar códigos contables y columnas de cruce Para usuarios del sistema (internos): crear nuevos formatos o modificar metadatos 📌 ¿Puede el Administrador modificar el 5249? No. El Formato 5249 es un formato automático cuyo contenido está determinado completamente por el sistema, y no permite configuración adicional por parte del usuario . Esto significa: El Administrador de Formatos no muestra el 5249 en la lista editable — los formatos automáticos están ocultos en esa vista. Toda la lógica de cálculo de columnas, valores, filtros y estructura del reporte está programada directamente en el sistema . Para modificar el comportamiento del 5249 se requiere intervención del equipo de desarrollo de nuby. 📌 ¿Por qué el 5249 es automático? Los formatos de los contratos de colaboración empresarial (52xx) tienen una lógica especial que depende de los movimientos de contrato (facturas procesadas), no del Plan de Cuentas. Por eso no pueden configurarse igual que los formatos regulares (1001, 1003, 1005, etc.), que sí se alimentan de cuentas contables. 📌 ¿Para qué sirve el Administrador con los demás formatos? Para los formatos regulares (1001, 1003, 1005, etc.), el Administrador permite: Códigos del Formato: Asociar conceptos DIAN con cuentas del Plan de Cuentas Columnas para cruces: Definir criterios de cruce con otras cuentas Para el Formato 5249, estas opciones no aplican porque la información no viene del Plan de Cuentas sino directamente de los contratos y las facturas de arrendatario. 8. ¿Cómo exportar el XML para la DIAN? 📤 📌 Paso 1. Genera la previsualización primero Antes de exportar el XML, te recomendamos previsualizar el reporte para revisar que todos los datos sean correctos (identificaciones de arrendatarios, propietarios, valores de IVA, número de contrato). 📌 Paso 2. Selecciona la salida "XML" En el campo "Formato del Archivo" , selecciona XML y haz clic en "Consultar" . 📌 Paso 3. Descarga el archivo El sistema generará automáticamente la descarga del archivo XML. El nombre del archivo tendrá el formato: 5249_AAAA-MM-DD_AAAA-MM-DD.xml 📌 Información incluida en el XML El archivo XML contiene, por cada contrato reportado, los siguientes datos: Dato incluido en el XML Descripción Tipo de contrato Siempre corresponde a contrato de colaboración empresarial Tipo de documento del informado Tipo de documento del arrendatario (por ejemplo: cédula, NIT) Identificación del informado Número de documento del arrendatario Apellidos del informado Primer y segundo apellido del arrendatario, si aplica Nombres del informado Nombre o nombres del arrendatario, si aplica Razón social del informado Nombre comercial o razón social del arrendatario (si es empresa) IVA descontable Suma del IVA pagado sobre el canon de arrendamiento durante el período IVA resultante Siempre es cero en los contratos de arrendamiento Tipo de documento del participante Tipo de documento del propietario (por ejemplo: cédula, NIT) Identificación del participante Número de documento del propietario del inmueble Número de contrato v2 Número consecutivo del contrato en nuby NIESPJ v2 Número de Identificación del Establecimiento Permanente de Jurisdicción (siempre vacío para contratos locales) El archivo XML se genera en codificación ISO-8859-1 , que es el estándar que requiere la DIAN para los reportes de información exógena. 9. ¿Qué cambió de la Versión 1 a la Versión 2? 🔄 El Formato 5249 fue actualizado de la Versión 1 a la Versión 2 con la Resolución DIAN 000233 del 30 de octubre de 2025 (Art. 21). Los cambios principales son: Característica Versión 1 (anterior) Versión 2 (actual) Número de campos 12 campos en el XML 14 campos en el XML Número de contrato No incluido ✅ Incluido como nuevo campo Campo NIESPJ No incluido ✅ Incluido (siempre vacío para contratos locales) Agrupación de registros Un registro por arrendatario + propietario (suma todos sus contratos) Un registro por contrato + arrendatario + propietario (permite ver cada contrato individualmente) Impacto práctico: Con la Versión 2, si un arrendatario tiene dos contratos activos con IVA, aparecerá dos veces en el reporte (una por cada contrato), en lugar de aparecer una sola vez con la suma de ambos. Esto permite a la DIAN cruzar la información contrato por contrato. 10. Recomendaciones antes de reportar a la DIAN ✅ 📌 1. Verifica que los procesos del período estén completos Antes de generar el reporte definitivo, confirma que todos los procesos de facturación mensual (tanto de arrendatario como de propietario) estén procesados para los meses del año gravable. Procesos pendientes generan exclusiones silenciosas en el reporte. 📌 2. Revisa los datos de los arrendatarios con IVA Todos los arrendatarios que aparezcan en el reporte deben tener: Tipo de documento con código DIAN válido Número de identificación completo y correcto Información de ubicación (municipio y departamento) con códigos DIAN 📌 3. Verifica también los datos de los propietarios Los propietarios vinculados a los contratos con IVA también deben tener sus datos de identificación completos, ya que aparecen como participantes en el XML. 📌 4. Revisa primero en "Previsualizar" Siempre genera primero la previsualización para identificar posibles errores en los datos (documentos faltantes, valores inesperados, contratos que no deberían aparecer o que faltan) antes de generar el XML definitivo. 📌 5. Usa el número de envío correcto La DIAN rastrea los envíos por número correlativo. Si ya enviaste un archivo con número 1 y debes corregirlo, usa el número 2 para el reenvío y sigue la instrucción del portal MUISCA para la corrección. 📌 6. Recuerda que solo aplica a contratos con IVA en el canon Si ningún contrato tuvo IVA en el canon durante el período, el reporte puede quedar vacío. Esto es válido si los arrendamientos son residenciales o están exentos de IVA. Confirma con tu asesor tributario si debes presentar el formato con cero registros. 📌 7. Presenta el 5249 y el 5250 juntos Los formatos 5249 (IVA descontable) y 5250 (IVA generado) son complementarios. La DIAN espera que ambos sean presentados en el mismo envío de información exógena. 11. Preguntas frecuentes ❓ ¿Por qué el reporte está vacío o tiene muy pocos registros? El reporte solo incluye contratos cuyas facturas de arrendatario tengan IVA y estén procesadas. Los arrendamientos residenciales generalmente no tienen IVA en el canon, por lo que no aparecen. Si esperas ver más registros, verifica que los procesos de facturación del período estén completados. ¿Por qué aparece el mismo arrendatario varias veces? En la Versión 2, cada fila representa un contrato . Si un arrendatario tiene varios contratos activos con IVA, aparece una vez por cada contrato. Esto es el comportamiento esperado y correcto según la DIAN. ¿Cuál es la diferencia entre el 5249 y el 5250? El Formato 5249 reporta el IVA descontable : el IVA que el arrendatario paga sobre el canon y que puede descontar tributariamente. El Formato 5250 reporta el IVA generado : el IVA que la inmobiliaria genera sobre su comisión de administración. Son conceptos complementarios sobre el mismo contrato. ¿Por qué el "Tercero informado" es el arrendatario y no la inmobiliaria? En los formatos 5251 y 5252, la inmobiliaria actúa como informado porque reporta sus propias cuentas por cobrar y por pagar. En cambio, en el formato 5249, el informado es el arrendatario porque es quien tiene el derecho al IVA descontable. La DIAN quiere saber quién pagó el IVA y a quién se le reporta ese beneficio tributario. ¿Por qué el campo "IVA resultante" siempre es cero? El campo "IVA resultante por devoluciones en ventas anuladas" corresponde a ajustes por facturas anuladas. En el contexto de los contratos de arrendamiento, estos ajustes no se procesan de la misma forma que en ventas comerciales, por lo que el valor siempre aparece en cero. Si tuvieras una anulación que deba reflejarse aquí, contacta al equipo de soporte de nuby. ¿Qué pasa si un contrato no tiene "Factura de Propietario" en el mismo período? Si para un período determinado existe una factura de arrendatario con IVA, pero no existe la factura de propietario del mismo período, el sistema no puede identificar quién es el propietario y el contrato queda excluido del reporte. Asegúrate de que todos los procesos de liquidación mensual estén completos. ¿El reporte 5249 aplica para arrendamientos residenciales? Generalmente no. En Colombia, los arrendamientos de inmuebles para uso residencial están excluidos de IVA. El formato 5249 aplica principalmente a contratos donde el arrendatario es una empresa que usa el inmueble para actividades comerciales o empresariales, y el canon tiene IVA incluido. Formato 5250 — IVA Generado en Contratos de Colaboración Empresarial Esta guía explica  qué es, cómo funciona y cómo usar el Formato 5250 en nuby . El formato reporta a la DIAN el IVA que la empresa inmobiliaria genera sobre las comisiones de administración que cobra a los propietarios de los inmuebles, dentro de los contratos de colaboración empresarial. Versión 2 Resolución DIAN 000233 — 2025 Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué es el Formato 5250? 📋 El Formato 5250 es uno de los reportes de Información Exógena que las empresas deben entregar a la DIAN anualmente. Su nombre oficial es: IVA generado en contratos de colaboración empresarial" 🔹 ¿Para qué sirve? Permite informar a la DIAN el IVA que la inmobiliaria generó sobre las comisiones de administración que cobró a cada propietario durante el año fiscal. Cuando la inmobiliaria gestiona un inmueble, cobra al propietario una comisión por ese servicio. Esa comisión incluye IVA (19%) que la inmobiliaria debe declarar como IVA generado o "IVA en ventas". Este formato detalla, por cada contrato, quién recibió ese IVA (la inmobiliaria) y quién lo pagó (el propietario del inmueble). 🔹 ¿Quién es el "informado" en este formato? A diferencia del Formato 5249 (donde el informado es el arrendatario), en el 5250 el informado es la propia inmobiliaria . Esto es porque la inmobiliaria es quien presta el servicio de administración y genera el IVA en esa transacción: Rol ¿Quién es? Fuente en nuby Informado La inmobiliaria — quien presta el servicio de gestión y cobra comisión con IVA Perfil de empresa registrado en nuby (datos de la empresa configurados en el sistema) Participante El propietario del inmueble — quien paga la comisión a la inmobiliaria Ficha del propietario registrada en nuby 🔹 Diferencia clave: el informado es siempre la misma empresa Una característica distintiva del Formato 5250 es que el informado es siempre la misma empresa en todas las filas del reporte : la propia inmobiliaria. Lo que cambia fila a fila es el propietario (participante) y el contrato. Esto contrasta con el Formato 5249, donde el informado cambia en cada fila porque es un arrendatario diferente. 🔹 ¿En qué se diferencia de los otros formatos del grupo 52xx? Formato ¿Qué reporta? ¿Quién es el informado? 5249 IVA descontable (IVA pagado por el arrendatario sobre el canon) El arrendatario 5250 IVA generado (IVA cobrado por la inmobiliaria sobre su comisión) La inmobiliaria 5251 Saldos de cuentas por cobrar al 31 de diciembre La inmobiliaria 5252 Saldos de cuentas por pagar al 31 de diciembre La inmobiliaria 🔹 Relación con el Formato 5249 Los formatos 5249 y 5250 son dos caras de la misma moneda dentro de los contratos de arrendamiento. Para un mismo contrato: 5249: El arrendatario informa el IVA que pagó sobre el canon de arrendamiento — ese IVA lo puede descontar en su declaración. 5250: La inmobiliaria informa el IVA que generó sobre la comisión de administración — ese IVA lo debe pagar a la DIAN. Nota: El 5249 y el 5250 provienen de fuentes de ingreso diferentes : el 5249 toma las facturas del arrendatario (el inquilino), mientras que el 5250 toma las facturas del propietario (la liquidación que la inmobiliaria envía al propietario, donde descuenta su comisión). Son conceptos distintos de una misma relación de colaboración empresarial. 🔹 Marco legal Artículo 22 — Resolución DIAN 000233 del 30 de octubre de 2025 Aplica para el año gravable 2025 (presentado en 2026) Código de formato: 5250 — Versión actual: 2 Nodo XML: iva 🔹 ¿Qué contratos se incluyen? El contrato tiene facturas de propietario procesadas La factura tiene IVA mayor a cero — es decir, la comisión incluye IVA El concepto facturado corresponde a comisión del contrato La fecha de la factura está dentro del período reportado Importante: Solo los contratos donde la inmobiliaria cobra comisión con IVA generan registros en este formato. Si la inmobiliaria no cobra comisión o la comisión está exenta de IVA para ese contrato, el contrato no aparecerá. 2. ¿Cómo acceder al módulo? 🖥️ 🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby Ingresa con tu usuario y contraseña habituales. 📂 Paso 2. Dirígete a Contabilidad En el menú principal de nuby, haz clic en "Contabilidad" . 📋 Paso 3. Selecciona Información Exógena En el menú lateral izquierdo del módulo Contabilidad, busca y haz clic en "Información Exógena" . 📌 Paso 4. Visualiza la pantalla de consulta Verás el formulario "Consultar Información Exógena" con los siguientes campos de filtro: Formato — Seleccionar el formato a consultar Número del Envío — Número correlativo del envío a la DIAN Fecha Inicial — Inicio del período fiscal (ej. 2025-01-01) Fecha Final — Fin del período fiscal (ej. 2025-12-31) Formato del Archivo — Previsualizar, Excel o XML Importante: El campo Número del Envío es obligatorio. Sin este valor, el sistema mostrará un error de validación al intentar consultar. 3. ¿Cómo generar el reporte del Formato 5250? 🔍 📌 Paso 1. Seleccionar el Formato En el campo Formato , selecciona la opción: 5250 — IVA generado en contratos de colaboración empresarial (V-2) 📌 Paso 2. Ingresar las fechas del período Fecha Inicial: Ingresa el primer día del año gravable, por ejemplo 2025-01-01 . Fecha Final: Ingresa el último día del período que deseas reportar, por ejemplo 2025-12-31 . Nota: El sistema toma como base la fecha de las facturas de propietario. Puedes consultar rangos parciales (por ejemplo, un solo mes) para verificar que la información sea correcta antes del envío definitivo. 📌 Paso 3. Ingresar el Número de Envío Ingresa el número correlativo del envío, generalmente 1 para el primer envío del año. 📌 Paso 4. Seleccionar el tipo de salida Previsualizar — Muestra el reporte en pantalla como tabla interactiva Excel — Descarga el reporte en formato de hoja de cálculo XML — Genera el archivo XML en el formato estándar DIAN (ISO-8859-1), listo para cargar en el portal MUISCA 📌 Paso 5. Hacer clic en "Consultar" El sistema mostrará los resultados en una tabla. Las columnas visibles son: Tipo de Contrato Número identificación informado Tercero informado IVA generado IVA recuperado en devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas Impuesto al consumo Identificación participante en contrato Nombre participante en contrato Número de contrato (nuevo en versión 2) Cada fila es expandible. Al hacer clic en el símbolo "+" del lado izquierdo, verás todos los campos del registro, incluyendo apellidos, nombres completos, razón social, tipo de documento y el campo NIESPJ . Observación importante: Al revisar los resultados notarás que el campo "Tercero informado" y "Número identificación informado" siempre muestran los mismos datos: el nombre y documento de la propia inmobiliaria. Esto es correcto — en este formato, la inmobiliaria siempre es el informado porque es quien genera el IVA. Lo que cambia de fila en fila es el propietario (participante) y el número de contrato. 4. ¿Qué columnas contiene el reporte y cómo se construye la información? 📊 Cada fila del reporte corresponde a un contrato de arrendamiento donde la inmobiliaria cobró comisión con IVA dentro del período seleccionado. En la Versión 2, si la inmobiliaria tiene comisión con IVA en varios contratos con el mismo propietario, aparece una fila por cada contrato . A continuación se describe cada campo: Campo en pantalla ¿Qué información contiene? Tipo de Contrato Indica el tipo de contrato reportado. Siempre corresponde a contrato de colaboración empresarial. El sistema asigna este valor automáticamente. Tipo de documento del informado Tipo de documento de la empresa inmobiliaria (generalmente NIT para empresas). Se toma del perfil de empresa configurado en el sistema. Número identificación informado Número de identificación de la empresa inmobiliaria (NIT). Es el mismo para todas las filas del reporte — siempre corresponde a la empresa que administra el sistema nuby. Primer apellido / Segundo apellido / Primer nombre / Otros nombres del informado En la práctica, estos campos van en blanco porque la inmobiliaria es una empresa (persona jurídica), no una persona natural. Para empresas, solo se usa la razón social. Tercero informado / Razón social del informado Nombre comercial o razón social de la empresa inmobiliaria. Es el mismo para todas las filas del reporte . IVA generado Suma del IVA cobrado por la inmobiliaria en las facturas de comisión de ese contrato durante el período reportado. Es el monto de IVA que la inmobiliaria debe declarar como IVA en ventas. IVA recuperado en devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas Valor de ajuste por facturas de comisión anuladas o rescindidas. En la práctica, siempre aparece como cero porque no se procesan ajustes de este tipo en el módulo de contratos. Impuesto al consumo Campo reservado para el impuesto al consumo. Siempre aparece como cero porque las comisiones de arrendamiento no están sujetas a este impuesto. Tipo de documento participante en contrato Tipo de documento del propietario del inmueble (por ejemplo: cédula de ciudadanía, NIT). Se toma de la ficha del propietario en nuby. Identificación participante en contrato Número de documento del propietario del inmueble — la persona que pagó la comisión a la inmobiliaria. Se toma de la ficha del propietario. Nombre participante en contrato Nombre o razón social del propietario del inmueble. Es el dato que cambia de fila en fila en el reporte. Número de contrato Nuevo v2 Número consecutivo con el que está registrado el contrato de arrendamiento en nuby. NIESPJ Nuevo v2 Número de Identificación del Establecimiento Permanente de Jurisdicción. Actualmente siempre aparece en blanco. Es un campo reservado por la DIAN para uso futuro. 🔹 ¿Cómo se calcula el IVA generado? El sistema toma todas las facturas de propietario procesadas del período reportado que incluyan el concepto de comisión del contrato con IVA , y suma el IVA de cada una, agrupadas por contrato. Si la inmobiliaria facturó 12 veces la comisión mensual a un propietario en el año (una por mes), suma el IVA de esas 12 liquidaciones y muestra un solo registro por contrato. ¿Por qué el informado es siempre la misma empresa? Porque la inmobiliaria que opera nuby es quien presta el servicio de administración en todos los contratos. Todas las comisiones con IVA son ingresos de esa misma empresa, por eso aparece como informado en cada fila. El propietario del inmueble es el "cliente" del servicio — el participante — y sí cambia por contrato. 5. ¿De dónde proviene la información? 🗄️ El sistema recopila información de diferentes secciones de nuby para construir el reporte. 📌 Datos de la Inmobiliaria (Informado) Provienen del perfil de empresa que está configurado en el sistema. Este es el perfil de la propia inmobiliaria que administra nuby — su nombre oficial (razón social), tipo de documento y número de identificación tributaria. Los datos de la inmobiliaria se toman directamente del registro principal de la empresa en el sistema. Todos los registros del reporte comparten estos mismos datos porque siempre hay un único informado: la inmobiliaria. Atención: Si el perfil de empresa tiene el NIT incorrecto, un nombre desactualizado u otros datos incorrectos, todo el reporte estará mal porque esos datos se replican en cada fila. Verifica que el perfil de empresa esté correctamente configurado antes de generar el XML definitivo. 📌 Datos de los Propietarios (Participantes) Provienen de la ficha del propietario registrada en nuby. El sistema identifica al propietario del contrato a partir de la factura de propietario procesada en el período consultado. Es fundamental que cada propietario tenga sus datos completos y actualizados en su ficha: tipo de documento con código DIAN válido, número de identificación correcto y datos de ubicación (municipio, departamento, país) con sus respectivos códigos DIAN. 📌 Datos del IVA (Facturas de Propietario) El IVA reportado proviene de las facturas de propietario procesadas que cumplen estos criterios: Fecha de la factura dentro del período consultado El concepto facturado es comisión del contrato (el cargo que la inmobiliaria le hace al propietario por gestionar su inmueble) La factura está en estado procesada (liquidación completada) El detalle de la factura incluye un valor de IVA mayor a cero (la comisión está gravada con IVA) ¿Cuándo la comisión tiene IVA? La comisión de administración inmobiliaria es un servicio y como tal está gravado con IVA (19%) cuando el propietario del inmueble es un contribuyente del régimen común o responsable de IVA. Si el propietario está en el régimen simplificado o tiene alguna condición especial, la comisión puede no tener IVA, y en ese caso el contrato no aparecerá en este formato. 📌 Número de Contrato Proviene del registro del contrato de arrendamiento en el módulo de Contratos de nuby. Es el número consecutivo que se le asignó al contrato cuando fue creado. Atención: Si las liquidaciones mensuales del propietario (procesamiento de facturas de propietario) no se han completado para algún mes del período, las comisiones de ese mes no se incluirán en el reporte . Verifica que todos los procesos de liquidación del año estén completos antes de generar el XML final. 6. ¿Qué configuraciones influyen en los resultados? ⚙️ 📌 1. Perfil de la Empresa (Datos del Informado) El nombre, NIT y demás datos de la inmobiliaria que aparecen en el reporte provienen del perfil de empresa configurado en nuby. Si estos datos son incorrectos o están desactualizados, afectarán todas las filas del reporte. Antes de generar el XML definitivo, verifica que el perfil esté correcto. 📌 2. Datos de los Propietarios (Participantes) Todos los propietarios que aparezcan como participantes en el reporte deben tener sus fichas completas en nuby, incluyendo: Tipo de documento con código DIAN válido Número de identificación correcto Información de ubicación (municipio, departamento) con códigos DIAN País con código DIAN 📌 3. Procesamiento de las Liquidaciones Solo las facturas de propietario en estado procesado participan en el reporte. Si alguna liquidación mensual quedó pendiente, las comisiones de ese período no se incluirán. 📌 4. Comisiones con IVA Solo se incluyen las facturas de propietario que tienen el concepto de comisión del contrato con un valor de IVA mayor a cero. Si la comisión fue facturada sin IVA (por ejemplo, para propietarios exentos), esos contratos no aparecerán en el reporte. 📌 5. Período de las Facturas El filtro se aplica sobre la fecha de la factura . Solo se incluyen las facturas cuya fecha esté dentro del rango ingresado en el formulario de consulta. Facturas de períodos anteriores o posteriores no se incluirán aunque el contrato esté activo. 📌 6. Contrato activo con comisión configurada Para que un contrato aparezca en el reporte, debe haber generado al menos una factura de propietario procesada con comisión e IVA en el período consultado. Los contratos sin comisión configurada o donde la comisión no generó IVA no participan en este formato. 7. ¿Qué puede hacer el Administrador de Formatos con el 5250? 🛠️ 📌 ¿Qué es el Administrador de Formatos? El botón "Administrar" en la pantalla de Información Exógena abre una ventana donde se gestionan los formatos del sistema. Desde allí es posible: Ver la lista de todos los formatos disponibles Para formatos regulares: asociar cuentas del Plan de Cuentas con conceptos DIAN Para formatos regulares: definir columnas de cruce 📌 ¿Puede el Administrador modificar el 5250? No. El Formato 5250 es un formato automático cuyo contenido está determinado completamente por el sistema, y no permite ninguna configuración adicional por parte del usuario . Esto significa: El Administrador de Formatos no muestra el 5250 en la lista editable — los formatos automáticos están ocultos en esa vista. Toda la lógica de cálculo, filtros, columnas y estructura del reporte están integradas directamente en el sistema . Para modificar el comportamiento del 5250 se requiere intervención del equipo de desarrollo de nuby. 📌 ¿Por qué el 5250 es automático? Los formatos del grupo 52xx (colaboración empresarial) tienen una lógica especial que depende directamente de los movimientos de contrato (facturas de propietario, facturas de arrendatario) y no del Plan de Cuentas contable. Por eso no se pueden configurar como los formatos regulares (1001, 1003, 1005, etc.), que sí se alimentan de cuentas contables elegidas por el usuario. 📌 ¿Para qué sirve el Administrador con los demás formatos? Para los formatos regulares, el Administrador permite: Códigos del Formato: Asociar qué conceptos DIAN se alimentan de qué cuentas del Plan de Cuentas Columnas para cruces: Definir criterios de cruce con otras cuentas contables Para el Formato 5250, estas opciones no aplican porque la información no viene del Plan de Cuentas sino directamente de las facturas de propietario. 8. ¿Cómo exportar el XML para la DIAN? 📤 📌 Paso 1. Genera la previsualización primero Antes de exportar el XML, revisa el reporte en modo previsualización para verificar que los datos sean correctos: NIT de la inmobiliaria, datos de los propietarios, valores de IVA y números de contrato. 📌 Paso 2. Selecciona la salida "XML" En el campo "Formato del Archivo" , selecciona XML y haz clic en "Consultar" . 📌 Paso 3. Descarga el archivo El sistema generará automáticamente la descarga del archivo XML. El nombre del archivo seguirá el patrón: 5250_AAAA-MM-DD_AAAA-MM-DD.xml 📌 Información incluida en el XML Dato incluido en el XML Descripción Tipo de contrato Siempre corresponde a contrato de colaboración empresarial Tipo de documento del informado Tipo de documento de la inmobiliaria (generalmente NIT) Identificación del informado NIT o número de la inmobiliaria — igual en todas las filas Apellidos y nombres del informado En blanco — la inmobiliaria es una empresa, no una persona natural Razón social del informado Nombre oficial de la inmobiliaria — igual en todas las filas IVA generado Suma del IVA sobre la comisión del período para ese contrato IVA recuperado Siempre es cero Impuesto al consumo Siempre es cero Tipo de documento del participante Tipo de documento del propietario Identificación del participante Número de documento del propietario Número de contrato v2 Número del contrato en nuby NIESPJ v2 Número de Identificación del Establecimiento Permanente de Jurisdicción (siempre vacío) El archivo XML se genera en codificación ISO-8859-1 , el estándar requerido por la DIAN para los reportes de información exógena. 9. ¿Qué cambió de la Versión 1 a la Versión 2? 🔄 El Formato 5250 fue actualizado a la Versión 2 con la Resolución DIAN 000233 del 30 de octubre de 2025 (Art. 22). Los cambios principales son: Característica Versión 1 (anterior) Versión 2 (actual) Número de campos 13 campos en el XML 15 campos en el XML Número de contrato No incluido ✅ Incluido como nuevo campo Campo NIESPJ No incluido ✅ Incluido (siempre vacío para contratos locales) Agrupación de registros Un registro por propietario (suma todos sus contratos con la misma inmobiliaria) Un registro por contrato + propietario (permite ver cada contrato individualmente) Impacto práctico: Con la Versión 2, si un propietario tiene dos contratos activos con comisión e IVA, aparecerá dos veces en el reporte (una por cada contrato). En la Versión 1 aparecía una sola vez con la suma de las dos comisiones. Esto permite a la DIAN cruzar la información a nivel de contrato individual. 10. Recomendaciones antes de reportar a la DIAN ✅ 📌 1. Verifica el perfil de empresa Antes de generar el XML definitivo, confirma que el perfil de empresa (datos de la inmobiliaria) esté correctamente configurado en nuby: nombre oficial, NIT, dirección y datos de ubicación con códigos DIAN. Cualquier error afectará todas las filas del reporte. 📌 2. Verifica que todas las liquidaciones del año estén completas Solo las facturas de propietario procesadas participan en el reporte. Confirma que los procesos de liquidación mensual de los 12 meses del año gravable estén completos para todos los contratos activos. 📌 3. Revisa los datos de los propietarios Todos los propietarios que aparezcan como participantes deben tener sus fichas completas con tipo de documento, número de identificación y datos de ubicación con códigos DIAN válidos. 📌 4. Previsualiza antes de generar el XML Usa la opción "Previsualizar" para revisar el reporte en pantalla e identificar posibles errores: propietarios con datos incompletos, valores de IVA inesperados, contratos que faltan o no deberían aparecer. 📌 5. Presenta el 5250 junto con el 5249 Los formatos 5249 (IVA descontable del arrendatario sobre el canon) y 5250 (IVA generado de la inmobiliaria sobre la comisión) son complementarios. La DIAN espera que ambos sean presentados en el mismo envío de información exógena. 📌 6. Usa el número de envío correcto La DIAN rastrea los envíos por número correlativo. Para el primer envío del año usa el número 1 . Si necesitas corregir y reenviar, usa el número correlativo siguiente y sigue las instrucciones del portal MUISCA. 📌 7. Verifica el total de IVA con la declaración El total de IVA generado que muestra el reporte 5250 debería coincidir con el IVA en ventas registrado en la declaración de renta o en las declaraciones bimestrales de IVA del período. Si hay diferencias significativas, investiga las causas antes de enviar a la DIAN. 11. Preguntas frecuentes ❓ ¿Por qué todas las filas del reporte muestran el mismo "Tercero informado"? Porque en este formato la inmobiliaria siempre es el informado. La inmobiliaria es quien presta el servicio de gestión y quien genera el IVA sobre las comisiones. Todos los contratos gestionados por la misma inmobiliaria comparten el mismo informado. Esto es correcto y esperado. ¿Por qué el reporte está vacío o tiene pocos registros? El reporte solo incluye contratos donde la comisión de administración tenga IVA y las facturas estén procesadas. Si la mayoría de tus contratos tienen comisión sin IVA, o si los procesos de liquidación mensual no están completos, el reporte tendrá pocos o ningún registro. ¿Cuál es la diferencia entre el IVA generado (5250) y el IVA descontable (5249)? El 5250 reporta el IVA que la inmobiliaria genera y cobra sobre su comisión de administración — es IVA "en ventas" que la inmobiliaria debe declarar. El 5249 reporta el IVA que el arrendatario paga sobre el canon — es IVA "en compras" que el arrendatario puede descontar. Son dos aspectos tributarios distintos del mismo contrato de arrendamiento. ¿Por qué aparece el mismo propietario varias veces? En la Versión 2, cada fila representa un contrato. Si un mismo propietario tiene dos o más contratos activos con comisión e IVA, aparece una fila por cada contrato. Este es el comportamiento correcto y esperado según la DIAN. ¿Qué pasa si la comisión no tiene IVA configurado? Si la comisión está registrada sin IVA en las facturas de propietario, ese contrato simplemente no aparece en el reporte. Esto puede ocurrir cuando el propietario no es contribuyente responsable de IVA o cuando la comisión fue configurada sin IVA. Consulta con tu asesor tributario si debes incluir esos contratos. ¿El "Impuesto al consumo" siempre es cero? Sí, para los contratos de arrendamiento inmobiliario la comisión de administración no está sujeta al impuesto al consumo. Por eso ese campo siempre aparece en cero. Este campo existe en el formato porque la DIAN lo requiere para otros tipos de contratos de colaboración que sí pueden generar este impuesto. Formato 5247 — Pagos o Abonos en Cuenta y Retenciones Practicadas en Contratos de Colaboración Empresarial Esta guía explica  qué es, cómo funciona y cómo usar el Formato 5247 en nuby . El formato reporta a la DIAN todos los pagos que la empresa inmobiliaria realizó a los propietarios de inmuebles por concepto de comisiones de administración, así como las retenciones aplicadas sobre esos pagos, dentro de los contratos de colaboración empresarial. Versión 2 Resolución DIAN 000233 — 2025 Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué es el Formato 5247? 📋 El Formato 5247 es uno de los reportes de Información Exógena que las empresas deben entregar a la DIAN anualmente. Su nombre oficial es: Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas en contratos de colaboración empresarial 🔹 ¿Para qué sirve? Permite informar a la DIAN los pagos en comisiones que la inmobiliaria hizo a los propietarios de los inmuebles que gestiona, junto con las retenciones que aplicó sobre esos pagos. En la práctica, cuando la inmobiliaria liquida mensualmente el arrendamiento de un inmueble, descuenta su comisión antes de entregar el neto al propietario. Este formato declara cuánto fue ese descuento (pago por comisión) y qué retenciones de impuestos se practicaron. 🔹 ¿Quién es el "informado" y quién es el "participante"? En el Formato 5247, los roles están claramente definidos: Rol ¿Quién es? Fuente en nuby Informado La inmobiliaria — quien administra los inmuebles y paga comisiones Perfil de empresa configurado en nuby Participante El propietario del inmueble — quien recibe el pago neto después de descuentos Ficha del propietario en nuby Nota: Al igual que los formatos 5248, 5249, 5250, 5251 y 5252, el informado en el 5247 es siempre la misma empresa (la inmobiliaria) en todas las filas del reporte. Lo que cambia de fila en fila es el propietario. 🔹 ¿Qué transacciones incluye el formato? El Formato 5247 consolida pagos de dos tipos de contratos : Contratos de arrendamiento: Pagos por comisión de administración que la inmobiliaria cobra al propietario del inmueble arrendado. Incluye el valor de la comisión, el IVA cobrado sobre ella y las retenciones aplicadas. Contratos de venta: Pagos relacionados con la intermediación inmobiliaria en negocios de compraventa de propiedades. Incluye los valores facturados y sus respectivos impuestos o retenciones. 🔹 ¿Cuál es la diferencia entre el 5247 y el 5250? Característica Formato 5247 Formato 5250 ¿Qué reporta? El valor total de la comisión cobrada al propietario (incluyendo IVA y retenciones) Solo el IVA generado sobre la comisión ¿Incluye comisiones sin IVA? ✅ Sí — reporta todas las comisiones, con o sin IVA ❌ No — solo las que tienen IVA mayor a cero ¿Incluye contratos de venta? ✅ Sí ❌ No — solo arriendo ¿Incluye retenciones? ✅ Sí — retención en renta y retención de IVA ❌ No aplica 🔹 ¿Cómo se relaciona con los otros formatos del grupo 52xx? Formato ¿Qué reporta? ¿Quién es el informado? 5247 Pagos en comisiones + retenciones La inmobiliaria 5248 Ingresos recibidos en los contratos La inmobiliaria 5249 IVA descontable (IVA pagado por el arrendatario) El arrendatario 5250 IVA generado (IVA cobrado por la inmobiliaria sobre su comisión) La inmobiliaria 5251 Saldos de cuentas por cobrar a 31 de diciembre La inmobiliaria 5252 Saldos de cuentas por pagar a 31 de diciembre La inmobiliaria 🔹 Marco legal Artículo 19 — Resolución DIAN 000233 del 30 de octubre de 2025 Aplica para el año gravable 2025 (presentado en 2026) Código de formato: 5247 — Versión actual: 2 Nodo XML: pagos 2. ¿Cómo acceder al módulo? 🖥️ 🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby Ingresa con tu usuario y contraseña habituales. 📂 Paso 2. Dirígete a Contabilidad En el menú principal de nuby, haz clic en "Contabilidad" . 📋 Paso 3. Selecciona Información Exógena En el menú lateral izquierdo del módulo Contabilidad, busca y haz clic en "Información Exógena" . 📌 Paso 4. Visualiza la pantalla de consulta Verás el formulario "Consultar Información Exógena" con los siguientes campos de filtro: Formato — Seleccionar el formato a consultar Número del Envío — Número correlativo del envío a la DIAN Fecha Inicial — Inicio del período fiscal (ej. 2025-01-01) Fecha Final — Fin del período fiscal (ej. 2025-12-31) Formato del Archivo — Previsualizar, Excel o XML Importante: El campo Número del Envío es obligatorio. Sin este valor, el sistema mostrará un error de validación al intentar consultar. 3. ¿Cómo generar el reporte del Formato 5247? 🔍 📌 Paso 1. Seleccionar el Formato En el campo Formato , selecciona la opción: 5247 — Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas en contratos de colaboración empresarial (V-2) 📌 Paso 2. Ingresar las fechas del período Fecha Inicial: Ingresa el primer día del año gravable, por ejemplo 2025-01-01 . Fecha Final: Ingresa el último día del período que deseas reportar, por ejemplo 2025-12-31 . Nota: El sistema toma como base la fecha de las facturas (tanto de los arrendamientos como de los contratos de venta). Puedes consultar rangos parciales para verificar la información antes del envío definitivo. 📌 Paso 3. Ingresar el Número de Envío Ingresa el número correlativo del envío, generalmente 1 para el primer envío del año. 📌 Paso 4. Seleccionar el tipo de salida Previsualizar — Muestra el reporte en pantalla como tabla interactiva Excel — Descarga el reporte en formato de hoja de cálculo XML — Genera el archivo XML en formato estándar DIAN (ISO-8859-1), listo para cargar en el portal MUISCA 📌 Paso 5. Hacer clic en "Consultar" El sistema mostrará los resultados en una tabla. El título de la sección de resultados será: "Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas en contratos de colaboración empresarial" . Las columnas visibles son: Tipo de Contrato Concepto Número identificación informado Tercero informado Pago o abono en cuenta IVA mayor valor del costo o gasto Retención en la fuente practicada Renta Retención en la fuente practicada IVA Régimen común Identificación participante en contrato Nombre participante en contrato Número de contrato (nuevo en versión 2) Cada fila es expandible. Al hacer clic en el símbolo "+" del lado izquierdo, verás todos los campos del registro: datos completos del informado (dirección, departamento, tipo de documento) y datos del participante. Observación: Notarás que las columnas "Número identificación informado" y "Tercero informado" muestran siempre los mismos valores: el documento y nombre de la propia inmobiliaria. Esto es completamente normal — la inmobiliaria es la que realiza los pagos y por eso siempre es el informado. Lo que cambia de fila en fila es el propietario (participante) y el número del contrato. 4. ¿Qué columnas contiene el reporte y cómo se construye la información? 📊 En la Versión 2, cada fila del reporte representa un contrato específico con un propietario específico. Si un mismo propietario tiene varios contratos activos, aparece una fila por cada contrato. Campo en pantalla ¿Qué información contiene? Tipo de Contrato Indica el tipo de contrato reportado. Siempre corresponde a contrato de colaboración empresarial (valor fijo asignado automáticamente por el sistema). Concepto Código de concepto DIAN que clasifica el tipo de operación reportada. Para el 5247, siempre aparece el valor 4040 , que corresponde a pagos en contratos de colaboración empresarial según la codificación de la DIAN. Tipo de documento del informado Tipo de documento de la empresa inmobiliaria. Se toma del perfil de empresa configurado en el sistema. Número identificación informado Número de identificación (NIT) de la inmobiliaria. Es el mismo en todas las filas del reporte. Primer apellido / Segundo apellido / Primer nombre / Otros nombres del informado En la práctica, estos campos van en blanco porque la inmobiliaria es una empresa (persona jurídica). Solo se usa la razón social. Tercero informado (Razón social) Nombre oficial de la inmobiliaria. Es el mismo en todas las filas . Se toma del perfil de empresa. Dirección / Código departamento Dirección y código de departamento de la inmobiliaria, con el código DIAN del departamento. Provenientes del perfil de empresa. Pago o abono en cuenta Valor total de la comisión cobrada por la inmobiliaria al propietario durante el período. Para contratos de arrendamiento: suma de los valores de comisión en las liquidaciones del período. Para contratos de venta: suma de los valores facturados en el contrato de venta. Ejemplo: Si la inmobiliaria cobró 12 comisiones mensuales de $51,000 cada una durante el año, el "Pago o abono en cuenta" puede sumar $612,000. Este campo muestra el valor antes de IVA. IVA mayor valor del costo o gasto Valor del IVA cobrado sobre la comisión. Cuando la comisión incluye IVA (19%), este campo muestra ese IVA. Si la comisión no tiene IVA, aparece en cero. Se suma por contrato durante todo el período. Retención en la fuente practicada Renta Valor de retención en la fuente sobre renta que la inmobiliaria aplicó sobre el pago al propietario. En la mayoría de los casos es cero; solo aplica cuando el propietario está en los rangos que obligan a practicar retención en arrendamiento. Retención en la fuente practicada IVA Régimen común Valor de retención de IVA practicada. En la práctica, aparece en cero para la mayoría de contratos de arrendamiento residencial. Tipo de documento del participante Tipo de documento de identificación del propietario (cédula, NIT, etc.). Se toma de la ficha del propietario registrada en nuby. Identificación participante en contrato Número de documento del propietario o vendedor del inmueble — quien recibió el pago de la comisión. Es el dato que identifica al participante. Nombre participante en contrato Nombre completo o razón social del propietario. Es el campo que varía de fila en fila. Número de contrato Nuevo v2 Número consecutivo del contrato de arrendamiento o de venta en nuby. Permite a la DIAN cruzar la información a nivel de contrato individual. NIESPJ Nuevo v2 Número de Identificación del Establecimiento Permanente de Jurisdicción. Campo reservado para uso futuro por la DIAN; siempre aparece vacío en los contratos locales. ¿Por qué el informado es siempre la misma empresa? Porque la inmobiliaria es quien gestiona todos los contratos y quien realiza los pagos a los propietarios. Todos los pagos de comisión provienen de la misma empresa, independientemente del propietario que los reciba. Por eso el informado se repite idénticamente en cada fila. 5. ¿De dónde proviene la información? 🗄️ El Formato 5247 es el único de los formatos 52xx que consolida dos tipos de contratos : los contratos de arrendamiento y los contratos de venta. El sistema los procesa de forma automática y los combina en un solo reporte. 📌 Fuente 1: Contratos de Arrendamiento El sistema toma las liquidaciones mensuales de propietario (facturas de propietario) que cumplan todos estos criterios: Fecha de la liquidación dentro del período consultado El concepto de la liquidación es comisión del contrato La liquidación está en estado procesado (completada) Por cada contrato de arrendamiento que tenga comisiones cobradas al propietario en el período, el sistema suma todos los valores de ese contrato (comisión, IVA sobre comisión, retenciones) y genera una fila en el reporte. 📌 Fuente 2: Contratos de Venta El sistema también incluye las facturas de contratos de compraventa de inmuebles que la inmobiliaria haya gestionado: Fecha de la factura dentro del período consultado El documento corresponde a una factura de venta asociada al contrato Por cada contrato de venta con facturas en el período, se genera una fila con los valores de la transacción. ¿Cuándo aparecen ambas fuentes? Si la inmobiliaria administra tanto inmuebles en arrendamiento como gestiona negocios de compraventa, el reporte combinará filas de ambos tipos de contratos. En el ambiente de ejemplo (año 2025), solo hay contratos de arrendamiento con comisiones; los contratos de venta no generaron facturas en ese período. 📌 Datos de la Inmobiliaria (Informado) Provienen del perfil de empresa registrado en nuby. Incluye: Nombre oficial (razón social) Tipo y número de identificación (NIT) Dirección Departamento (con código DIAN) Atención: Si el perfil de empresa tiene datos incorrectos, todo el reporte estará mal porque esos datos se repiten en cada fila. Verifica que el perfil esté actualizado antes de generar el XML definitivo. 📌 Datos de los Propietarios (Participantes) Provienen de la ficha del propietario en nuby. Es fundamental que cada propietario tenga: Tipo de documento con código DIAN válido Número de identificación correcto Datos de ubicación (municipio, departamento) con códigos DIAN Atención: Si las liquidaciones mensuales del propietario no se han procesado para algún mes del período, las comisiones de ese mes no se incluirán en el reporte . Verifica que todos los procesos de liquidación estén completos antes de generar el XML final. 6. ¿Qué configuraciones influyen en los resultados? ⚙️ 📌 1. Perfil de la Empresa Los datos de la inmobiliaria que aparecen como "informado" (nombre, NIT, dirección) provienen del perfil de empresa. Cualquier error en este perfil afectará todas las filas del reporte. 📌 2. Datos completos de los Propietarios Los propietarios que aparecen como "participantes" deben tener sus fichas completas con tipo de documento, número de identificación y datos de ubicación con los códigos DIAN correspondientes. 📌 3. Procesamiento de las Liquidaciones de Arrendamiento Solo las liquidaciones mensuales de propietario en estado procesado participan en el reporte. Si algún mes quedó pendiente o fue anulado, las comisiones de ese período no se incluirán. 📌 4. Concepto del producto facturado Solo los conceptos de comisión del contrato configurados en los productos del sistema generan registros en el 5247. Las comisiones deben estar correctamente catalogadas como "comisión" en el catálogo de productos de nuby. Otros conceptos (cánones, gastos de administración, seguros) no participan en este formato. 📌 5. Período de las Facturas El filtro aplica sobre la fecha de la factura (para arriendo) o la fecha de la factura de venta . Solo se incluyen documentos cuya fecha esté dentro del rango ingresado en el formulario. 📌 6. Retenciones configuradas por propietario Las retenciones en la fuente que aparezcan en el reporte dependen de la configuración de retenciones aplicada a cada propietario en las liquidaciones. Si un propietario tiene retención configurada (por ejemplo, porque supera los umbrales mínimos para aplicación de retención), esa retención aparecerá en el reporte. 📌 7. Contratos de venta con facturas en el período Si la inmobiliaria gestiona negocios de compraventa, los contratos de venta con facturas emitidas dentro del período se incluirán automáticamente. No se requiere ninguna configuración adicional. 7. ¿Qué puede hacer el Administrador de Formatos con el 5247? 🛠️ 📌 ¿Qué es el Administrador de Formatos? El botón "Administrar" en la pantalla de Información Exógena abre una ventana donde se gestionan los formatos regulares del sistema. Desde allí, para los formatos que lo permiten, es posible asociar cuentas del Plan de Cuentas con conceptos DIAN y definir columnas de cruce. 📌 ¿Puede el Administrador modificar el 5247? No. El Formato 5247 es un formato automático cuyo contenido está determinado completamente por el sistema. No permite ninguna configuración adicional por parte del usuario. El Administrador de Formatos no muestra el 5247 en la lista editable — los formatos automáticos están ocultos en esa vista. Toda la lógica de cálculo, filtros, columnas y estructura del reporte están integradas en el sistema . Para modificar el comportamiento del 5247 se requiere intervención del equipo de desarrollo de nuby. 📌 ¿Por qué el 5247 es automático? Los formatos del grupo 52xx (colaboración empresarial) tienen una lógica especial que depende directamente de los movimientos y contratos registrados en el sistema, no del Plan de Cuentas contable. Por eso no se pueden configurar como los formatos regulares (1001, 1003, 1005, etc.) que sí se alimentan de cuentas contables elegidas por el usuario. 📌 ¿Para qué sirve el Administrador con los demás formatos? Para los formatos regulares, el Administrador permite: Códigos del Formato: Asociar qué conceptos DIAN se alimentan de qué cuentas del Plan de Cuentas Columnas para cruces: Definir criterios de cruce con otras cuentas contables Para el Formato 5247, estas opciones no aplican. 8. ¿Cómo exportar el XML para la DIAN? 📤 📌 Paso 1. Previsualiza primero Antes de exportar el XML, revisa el reporte en modo previsualización para verificar que los datos sean correctos: NIT de la inmobiliaria, datos de los propietarios, valores de los pagos, retenciones y números de contrato. 📌 Paso 2. Selecciona la salida "XML" En el campo "Formato del Archivo" , selecciona XML y haz clic en "Consultar" . 📌 Paso 3. Descarga el archivo El sistema generará automáticamente la descarga del archivo XML. 📌 Información incluida en el XML Dato incluido en el XML Descripción Tipo de contrato Tipo de contrato de colaboración Concepto Código DIAN 4040 (pagos en colaboración empresarial) Tipo de documento del informado Tipo de documento de la inmobiliaria Identificación del informado NIT de la inmobiliaria (igual en todas las filas) Apellidos y nombres del informado En blanco para empresas (solo se usa razón social) Razón social del informado Nombre de la inmobiliaria (igual en todas las filas) Dirección / Código departamento Ubicación de la inmobiliaria con código DIAN Pago o abono en cuenta Valor de la comisión cobrada al propietario IVA mayor valor del costo o gasto IVA sobre la comisión (cero si no aplica) Retención en la fuente practicada Renta Retención de renta aplicada Retención en la fuente asumida Renta Siempre cero Retención en la fuente practicada IVA Retención de IVA practicada Retención asumida no domiciliarios Siempre cero Identificación del fideicomiso Siempre vacío Tipo de documento del participante Tipo de documento del propietario Identificación del participante Número de documento del propietario Número de contrato v2 Número del contrato en nuby NIESPJ v2 Siempre vacío para contratos locales El archivo XML se genera en codificación ISO-8859-1 , el estándar requerido por la DIAN para los reportes de información exógena. 9. ¿Qué cambió de la Versión 1 a la Versión 2? 🔄 El Formato 5247 fue actualizado a la Versión 2 con la Resolución DIAN 000233 del 30 de octubre de 2025 (Art. 19). Los cambios son: Característica Versión 1 (anterior) Versión 2 (actual) Número de campos 22 campos en el XML 24 campos en el XML Número de contrato No incluido ✅ Incluido como nuevo campo Campo NIESPJ No incluido ✅ Incluido (siempre vacío para contratos locales) Agrupación de registros Un registro por propietario (suma todos sus contratos) Un registro por contrato + propietario (uno por cada contrato individual) Impacto práctico: Con la Versión 2, si un propietario tiene dos contratos activos con comisiones, aparecerá dos veces en el reporte — una por cada contrato — con los valores específicos de cada uno. En la Versión 1 aparecía una sola vez con la suma total de ambos contratos. 10. Recomendaciones antes de reportar a la DIAN ✅ 📌 1. Verifica el perfil de empresa Antes de generar el XML definitivo, confirma que el perfil de empresa esté correctamente configurado: nombre oficial, NIT, dirección y códigos DIAN de departamento y municipio. Cualquier error afectará todas las filas. 📌 2. Verifica que todas las liquidaciones del año estén completas Solo las liquidaciones procesadas participan en el reporte. Confirma que los procesos de liquidación mensual de los 12 meses del año gravable estén completos para todos los contratos activos. 📌 3. Revisa los datos de los propietarios Todos los propietarios que aparezcan en el reporte deben tener sus fichas completas con tipo de documento, número de identificación y datos de ubicación con códigos DIAN válidos. 📌 4. Previsualiza antes de generar el XML Usa la opción "Previsualizar" para revisar el reporte en pantalla e identificar posibles errores: propietarios con datos incompletos, valores inesperados o contratos que faltan. 📌 5. Crúzalo con el 5250 El Formato 5247 incluye el "Pago o abono en cuenta" (la comisión total) y el "IVA mayor valor del costo o gasto" (el IVA). El Formato 5250 debe reportar el mismo IVA (solo para los contratos con IVA mayor a cero). Una forma de verificar la consistencia del reporte es comparar la suma del campo IVA en el 5247 con el total del 5250: deben coincidir para los contratos de arrendamiento. 📌 6. Verifica las retenciones con la declaración de retenciones Si el reporte del 5247 muestra retenciones practicadas, estos valores deben coincidir con las retenciones declaradas en los formularios de retención en la fuente del mismo período. Si hay diferencias, investígalas antes de presentar a la DIAN. 📌 7. Usa el número de envío correcto Para el primer envío del año usa el número 1 . Si necesitas corregir y reenviar, usa el número correlativo siguiente y sigue las instrucciones del portal MUISCA. 11. Preguntas frecuentes ❓ ¿Por qué todas las filas muestran el mismo "Tercero informado"? Porque la inmobiliaria es quien realiza todos los pagos en todos los contratos. Es la misma empresa en cada caso, por eso se repite el mismo nombre y NIT en todas las filas. Es completamente normal y correcto. ¿Qué significa "Concepto 4040"? Es el código de concepto que la DIAN asigna a los "Pagos o abonos en cuenta" dentro de contratos de colaboración empresarial. Es un valor fijo establecido por la normativa tributaria colombiana para este tipo de operaciones. El sistema lo asigna automáticamente; no necesitas configurarlo. ¿Por qué el campo "Pago o abono en cuenta" muestra valores tan grandes? Porque en la Versión 2 el sistema suma todas las comisiones del mismo contrato durante todo el período consultado. Si consultaste el año completo (12 meses), el valor incluirá la suma de las 12 liquidaciones mensuales del contrato. ¿Por qué algunos propietarios no aparecen en el reporte? Los propietarios solo aparecen si tienen comisiones facturadas y procesadas en el período consultado. Si un propietario no tiene liquidaciones de comisión en ese rango de fechas (por ejemplo, el contrato estuvo inactivo), no generará filas en el reporte. ¿La retención siempre es cero? No necesariamente. La retención en la fuente sobre renta en arrendamientos aplica cuando el pago supera los umbrales establecidos por la DIAN (actualmente, cuando el canon mensual supera los $873.000 aproximadamente para el año gravable 2025). Si algún propietario tiene retenciones configuradas en su contrato y sus pagos superan el umbral, la retención aparecerá en el reporte. ¿Debo presentar el 5247 junto con el 5250? Sí. La DIAN espera que todos los formatos del grupo 52xx (5247 al 5252) sean presentados en el mismo envío de información exógena. El 5247 y el 5250 son complementarios: uno reporta el valor total del pago y el otro reporta el IVA sobre ese pago. ¿Qué pasa si un propietario tiene dos contratos de arrendamiento? Con la Versión 2, aparecerá una fila separada por cada contrato. Ambas filas tendrán el mismo nombre de propietario pero números de contrato diferentes y valores de pago independientes. Formato 5248 — Ingresos Recibidos en Contratos de Colaboración Empresarial Esta guía explica  qué es, cómo funciona y cómo usar el Formato 5248 en nuby . El formato reporta a la DIAN todos los ingresos que los contratos de arrendamiento recibieron de los arrendatarios (inquilinos) durante el año, dentro de los contratos de colaboración empresarial. Versión 2 Resolución DIAN 000233 — 2025 Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué es el Formato 5248? 📋 El Formato 5248 es uno de los reportes de Información Exógena que las empresas deben entregar a la DIAN anualmente. Su nombre oficial es: Ingresos recibidos en contratos de colaboración empresarial 🔹 ¿Para qué sirve? Permite informar a la DIAN los valores que los arrendatarios pagaron a los contratos de arrendamiento durante el año. En otras palabras, reporta cuánto dinero entró al contrato por concepto de arrendamiento (canon de arriendo), identificando quién pagó ese dinero (el arrendatario) y quién es dueño del inmueble arrendado (el propietario). 🔹 ¿Quién es el "informado" y quién es el "participante"? Esta es la diferencia más importante del 5248 frente a otros formatos del grupo: Rol ¿Quién es? Fuente en nuby Informado El arrendatario — quien pagó el arriendo y generó el ingreso Ficha del inquilino registrada en nuby Participante El propietario del inmueble — quien forma parte del contrato de colaboración Ficha del propietario en nuby ¡Diferencia clave frente al Formato 5247! En el Formato 5247, el "informado" es siempre la inmobiliaria (quien cobró comisiones). En el Formato 5248, el "informado" es el arrendatario (quien pagó el canon de arrendamiento). Por eso, en el 5248 el "Tercero informado" cambia de fila en fila, mostrando un arrendatario diferente en cada registro. 🔹 ¿Qué transacciones incluye el formato? El Formato 5248 consolida ingresos de tres fuentes : Pagos de canon de arriendo: Los cánones que los arrendatarios pagaron durante el año por los inmuebles que ocupan. Es la fuente principal y la que genera la mayor parte de los registros. Facturas de ventas directas: Facturas de venta no relacionadas directamente con un contrato de arrendamiento, pero que generaron ingresos para un tercero dentro de la colaboración empresarial. Ingresos recibidos para terceros: Ingresos cobrados por la inmobiliaria pero que en realidad corresponden a otra persona (por ejemplo, cobros de seguros o administración que se reciben y luego se transfieren a un propietario). Estos aplican solo cuando los productos facturados están catalogados como "ingreso para tercero" en nuby. 🔹 ¿Cómo se relaciona con los otros formatos del grupo 52xx? Formato ¿Qué reporta? ¿Quién es el informado? 5247 Pagos en comisiones + retenciones La inmobiliaria 5248 Ingresos recibidos en los contratos (cánones) El arrendatario 5249 IVA descontable El arrendatario 5250 IVA generado sobre comisiones La inmobiliaria 5251 Saldos de cuentas por cobrar a 31 de diciembre La inmobiliaria 5252 Saldos de cuentas por pagar a 31 de diciembre La inmobiliaria 🔹 Marco legal Artículo 20 — Resolución DIAN 000233 del 30 de octubre de 2025 Aplica para el año gravable 2025 (presentado en 2026) Código de formato: 5248 — Versión actual: 2 Nodo XML: ingresos 2. ¿Cómo acceder al módulo? 🖥️ 🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby Ingresa con tu usuario y contraseña habituales. 📂 Paso 2. Dirígete a Contabilidad En el menú principal de nuby, haz clic en "Contabilidad" . 📋 Paso 3. Selecciona Información Exógena En el menú lateral izquierdo, haz clic en "Información Exógena" . 📌 Paso 4. El formulario de consulta Verás el formulario "Consultar Información Exógena" con: Formato — Selector del formato a consultar Número del Envío — Número correlativo del envío a la DIAN Fecha Inicial — Inicio del período Fecha Final — Fin del período Formato del Archivo — Previsualizar, Excel o XML 3. ¿Cómo generar el reporte del Formato 5248? 🔍 📌 Paso 1. Seleccionar el formato En el campo Formato , selecciona: 5248 — Ingresos recibidos en contratos de colaboración empresarial (V-2) 📌 Paso 2. Ingresar las fechas del período Fecha Inicial: Primer día del año gravable — por ejemplo 2025-01-01 Fecha Final: Último día del período — por ejemplo 2025-12-31 📌 Paso 3. Ingresar el número de envío Ingresa 1 para el primer envío del año. 📌 Paso 4. Seleccionar tipo de salida Previsualizar — Tabla interactiva en pantalla Excel — Descarga en hoja de cálculo XML — Archivo estándar DIAN para cargar en MUISCA 📌 Paso 5. Hacer clic en "Consultar" El sistema mostrará una tabla bajo el título: "Ingresos recibidos en contratos de colaboración empresarial" . Las columnas visibles son: Tipo de Contrato Concepto Número identificación informado Tercero informado (el arrendatario) Ingresos brutos recibidos Devoluciones, rebajas y descuentos Identificación participante en contrato Nombre participante en contrato (el propietario) Número de contrato (nuevo en versión 2) Cada fila es expandible. Al hacer clic en el "+" del lado izquierdo, verás los datos completos del arrendatario (tipo de documento, apellidos, nombres, razón social, país) y del propietario (tipo de documento e identificación). ¿Por qué el mismo arrendatario puede aparecer varias veces? Si el mismo arrendatario tiene más de un contrato activo, aparece una fila por cada contrato. También, si un mismo inmueble tiene más de un propietario , el arrendatario aparece una fila por cada propietario del mismo inmueble. 4. ¿Qué columnas contiene y cómo se construye la información? 📊 En la Versión 2 del formato, cada fila representa un contrato específico con un arrendatario y un propietario específicos . Campo en pantalla ¿Qué información contiene? Tipo de Contrato Tipo de contrato de colaboración empresarial. Valor fijo asignado automáticamente por el sistema. Concepto Código DIAN que clasifica el tipo de operación. Para el 5248 siempre aparece el valor 4040 , que corresponde a ingresos en contratos de colaboración empresarial. Tipo de documento del informado Tipo de documento del arrendatario (cédula, NIT, pasaporte, etc.). Proviene de la ficha del arrendatario en nuby. Número identificación informado Número de documento del arrendatario. Cambia en cada fila , pues cada fila representa un arrendatario diferente. Primer apellido / Segundo apellido / Primer nombre / Otros nombres del informado Nombres y apellidos del arrendatario si es persona natural. Si es empresa (persona jurídica), estos campos van vacíos y se usa la razón social. Tercero informado (Razón social) Nombre oficial del arrendatario. Para personas naturales: nombre + apellido. Para empresas: nombre completo de la empresa. Cambia en cada fila. País de residencia o domicilio País del arrendatario con el código DIAN correspondiente. Proviene de la ficha del arrendatario. Ingresos brutos recibidos Valor total del canon de arrendamiento que el arrendatario pagó durante el período, más el IVA incluido, menos las retenciones practicadas. Ejemplo: Si el canon mensual es $900,000 y la retención fue $32,987 y reteiva $33,320, el ingreso bruto es la suma de todos los meses menos las retenciones. Este campo acumula todos los pagos del contrato durante todo el año consultado. Devoluciones, rebajas y descuentos Suma de todas las retenciones de impuestos que se aplicaron sobre los pagos del arrendatario durante el período: retención en la fuente sobre renta, retención de IVA (reteiva) y retención de ICA (reteica). En la mayoría de los casos este valor es cero para arrendamientos residenciales. Aparece un valor cuando el arrendamiento es comercial y supera los umbrales para aplicar retención. Identificación participante en contrato Número de documento del propietario del inmueble. Es el "participante" del contrato de colaboración. Nombre participante en contrato Nombre del propietario del inmueble arrendado. Número de contrato Nuevo v2 Número consecutivo del contrato en nuby que identifica la relación arrendatario-propietario. NIESPJ Nuevo v2 Número de Identificación del Establecimiento Permanente de Jurisdicción. Campo reservado para uso futuro de la DIAN; siempre aparece vacío en contratos locales. ¿Por qué el mismo arrendatario puede tener filas con propietarios diferentes? Cuando un inmueble tiene múltiples propietarios (por ejemplo, un edificio con dos copropietarios), nuby genera una fila por cada propietario. El arrendatario es el mismo en todas esas filas, pero el participante cambia. Esto permite a la DIAN conocer exactamente qué parte del ingreso corresponde a cada copropietario. 5. ¿De dónde proviene la información? 🗄️ El Formato 5248 combina automáticamente información de tres fuentes distintas dentro de nuby: 📌 Fuente 1: Pagos de canon de arrendamiento Es la fuente principal. El sistema busca todas las facturas de arrendatario (inquilino) procesadas y completas durante el período consultado, que correspondan a cánones de arriendo. Para que una factura se incluya, debe cumplir: Fecha de la factura dentro del período consultado El concepto de la factura es canon de arrendamiento La factura está en estado procesado (completada) El contrato tiene un arrendatario identificado Por cada mes en que el arrendatario pagó su canon, se genera un registro. Luego, en la Versión 2, todos los pagos de un mismo contrato se suman en una sola fila del reporte (una fila por contrato-arrendatario-propietario). También el sistema intenta identificar automáticamente el propietario del contrato a partir de las liquidaciones de propietario del mismo período. Si no puede enlazarlos, aparece una advertencia en naranja en la fila expandida. 📌 Fuente 2: Facturas de venta directas Facturas de venta emitidas directamente por la empresa (no asociadas a movimientos de contrato), que correspondan al período y generen ingresos dentro de la estructura de colaboración empresarial. 📌 Fuente 3: Ingresos recibidos para terceros Ingresos cobrados por la inmobiliaria que en realidad pertenecen a un tercero. Aplica solo cuando el producto facturado está configurado como "ingreso para tercero" en el catálogo de productos de nuby (por ejemplo, cobros de seguros de inmuebles o administración de edificios donde el dinero se recibe para luego pagarlo a otra persona). 📌 Datos del Arrendatario (Informado) Provienen de la ficha del arrendatario en nuby. Incluyen: tipo de documento, número de documento, nombres, apellidos y país de residencia. Atención: Si la ficha del arrendatario tiene datos incorrectos o incompletos (tipo de documento, número de identificación), la información en la fila del 5248 será incorrecta. Verifica que los arrendatarios activos tengan sus fichas completas. 📌 Datos del Propietario (Participante) Provienen de las liquidaciones de propietario del mismo período. El sistema las cruza con las facturas del arrendatario para identificar qué propietario corresponde a cada contrato. ¿Qué pasa si el propietario no se puede identificar? Si hay inconsistencias en las fechas de las liquidaciones (por ejemplo, el mes del propietario no coincide con el mes del arrendatario), el sistema mostrará una advertencia en la fila expandida indicando qué períodos tuvieron problemas. El nombre y documento del participante pueden quedar vacíos en esos casos. Esto requiere revisión manual. 6. ¿Qué configuraciones influyen en los resultados? ⚙️ 📌 1. Estado de las facturas de arrendamiento Solo las facturas de arrendatario en estado procesado entran en el reporte. Si hay facturas pendientes de procesar para algún mes, esos cánones no aparecerán en el 5248. 📌 2. Fichas completas de arrendatarios Los arrendatarios deben tener en nuby su tipo de documento, número de identificación y país de residencia correctamente configurados. Datos faltantes producen filas incompletas en el reporte. 📌 3. Fichas completas de propietarios Los propietarios (participantes) deben tener tipo de documento y número de identificación actualizados en nuby para que aparezcan correctamente en las columnas de participante. 📌 4. Liquidaciones de propietario procesadas en el período El sistema identifica automáticamente al propietario de cada contrato a partir de las liquidaciones de propietario. Si no hay liquidaciones procesadas para un período, el sistema puede no encontrar al propietario y dejar esas celdas vacías. 📌 5. Catálogo de productos de nuby Solo los productos catalogados como canon de arrendamiento en el catálogo de productos de nuby generan registros en este formato. Otros conceptos (seguros, administración de edificios, penalidades) no aparecen en el 5248, a menos que estén configurados específicamente como "ingresos para tercero". 📌 6. Período de las facturas El filtro del reporte aplica sobre la fecha de la factura . Solo las facturas con fecha dentro del rango ingresado en el formulario se incluyen. 📌 7. Contratos con múltiples propietarios Si un mismo inmueble tiene dos o más propietarios registrados en nuby, el sistema generará una fila por cada propietario para el mismo arrendatario y contrato. El total de ingresos del contrato se distribuye entre las filas según corresponda a cada propietario. 7. ¿Qué puede hacer el Administrador de Formatos con el 5248? 🛠️ 📌 ¿Puede el Administrador modificar el 5248? No. El Formato 5248 es un formato automático . No aparece en la lista editable del Administrador de Formatos y no permite ninguna configuración adicional por parte del usuario. Toda la lógica del formato — qué facturas incluir, cómo calcular los valores, quién es el informado, quién es el participante — está integrada directamente en el sistema. Solo el equipo de desarrollo de nuby puede modificarla. 📌 ¿Por qué el 5248 es automático? Los formatos del grupo 52xx (colaboración empresarial) toman su información directamente de los contratos y facturas del módulo de arrendamiento, no del Plan de Cuentas contable. Por eso no se pueden configurar como los formatos regulares (1001, 1005, etc.) que sí se alimentan de cuentas contables elegidas por el usuario. 📌 ¿Para qué sirve el Administrador con los demás formatos? Para los formatos regulares (como el 1001 Costos y Gastos), el Administrador permite asociar qué cuentas del Plan de Cuentas alimentan qué conceptos DIAN. Para el 5248, esta asociación no aplica. 8. ¿Cómo exportar el XML para la DIAN? 📤 📌 Paso 1. Previsualiza primero Antes de exportar el XML, revisa el reporte en modo previsualización para: Verificar que todos los arrendatarios activos del año aparezcan Comprobar que los propietarios estén correctamente identificados Revisar si hay filas con advertencias (indicadas en la fila expandida) Verificar que los valores de "Ingresos brutos recibidos" sean razonables 📌 Paso 2. Selecciona la salida "XML" En el campo "Formato del Archivo" , selecciona XML y haz clic en "Consultar" . 📌 Paso 3. Descarga el archivo El sistema generará automáticamente la descarga del archivo XML. 📌 Campos incluidos en el XML Campo en XML Descripción Tipo de contrato Tipo de contrato de colaboración Concepto Código DIAN 4040 Tipo de documento Tipo de documento del arrendatario Número de identificación Documento del arrendatario Primer apellido del informado Apellido del arrendatario (personas naturales) Segundo apellido del informado Segundo apellido del arrendatario Primer nombre del informado Nombre del arrendatario Otros nombres del informado Segundo nombre del arrendatario Razón social del informado Nombre de empresa del arrendatario (personas jurídicas) País de residencia o domicilio Código DIAN del país del arrendatario Ingresos brutos recibidos Total del canon más IVA menos retenciones Devoluciones, rebajas y descuentos Suma de retenciones aplicadas al pago Identificación del fideicomiso Siempre vacío Tipo de documento del participante Tipo de documento del propietario Identificación del participante Documento del propietario Número de contrato v2 Número del contrato en nuby NIESPJ v2 Siempre vacío para contratos locales El archivo XML se genera en codificación ISO-8859-1 , el estándar requerido por la DIAN para los reportes de información exógena. 9. ¿Qué cambió de la Versión 1 a la Versión 2? 🔄 El Formato 5248 fue actualizado a la Versión 2 con la Resolución DIAN 000233 del 30 de octubre de 2025 (Art. 20). Los cambios son: Característica Versión 1 (anterior) Versión 2 (actual) Número de campos en XML 15 campos 17 campos Número de contrato No incluido ✅ Incluido como nuevo campo Campo NIESPJ No incluido ✅ Incluido (siempre vacío para contratos locales) Agrupación de registros Un registro por arrendatario + propietario (suma todos sus contratos) Un registro por contrato + arrendatario + propietario Impacto práctico: Si un arrendatario tiene dos contratos activos (por ejemplo, arrienda un local y un apartamento), en la Versión 1 aparecía en una sola fila con la suma de ambos. En la Versión 2 aparece en dos filas , una por cada contrato, con el número de contrato identificado. 10. Recomendaciones antes de reportar a la DIAN ✅ 📌 1. Verifica que todos los contratos activos tengan facturas procesadas Confirma que los 12 meses del año gravable estén completamente facturados y procesados para todos los arrendatarios activos. Un mes sin procesar significa un mes que no aparecerá en el reporte. 📌 2. Revisa los arrendatarios con advertencias Expande las filas que tengan una indicación de error o advertencia (aparecen resaltadas). El sistema informa cuando no pudo enlazar el propietario con el arrendatario. Estas filas deben revisarse y corregirse antes del envío final. 📌 3. Verifica los arrendatarios sin propietario Si algún arrendatario aparece con las celdas de "Identificación participante" y "Nombre participante" en blanco, significa que el sistema no pudo determinar quién es el propietario del inmueble para ese período. Revisa las liquidaciones de propietario para esos contratos. 📌 4. Confirma los datos de identificación de arrendatarios Todos los arrendatarios deben tener tipo de documento y número de identificación válidos. La DIAN valida esta información y rechaza el archivo si los datos están incompletos. 📌 5. Compara el total con los libros de ingreso La suma de "Ingresos brutos recibidos" en el 5248 debe ser consistente con los ingresos por arrendamiento registrados en la contabilidad del mismo período. Si hay diferencias grandes, investígalas antes de presentar a la DIAN. 📌 6. Cruza con el Formato 5249 El Formato 5249 reporta el IVA descontable de los mismos contratos de arrendamiento. El informado es el mismo arrendatario y los contratos son los mismos. Una forma de verificar la consistencia es comparar los arrendatarios que aparecen en ambos formatos. 📌 7. Usa el número de envío correcto Para el primer envío del año usa 1 . Si corriges y reenvías, usa el siguiente número correlativo según las instrucciones del portal MUISCA. 11. Preguntas frecuentes ❓ ¿Por qué el mismo arrendatario aparece varias veces? Hay dos razones: El arrendatario tiene más de un contrato: Si la misma persona o empresa arrienda dos inmuebles diferentes (por ejemplo, arrienda una bodega y un apartamento), aparecerá una fila por cada contrato. El inmueble tiene más de un propietario: Si el inmueble arrendado es de dos copropietarios, el sistema genera una fila por cada propietario para el mismo contrato. Esto es correcto y esperado por la DIAN. ¿Qué significa "Devoluciones, rebajas y descuentos" en este contexto? Aunque el nombre del campo sugiere devoluciones, en la práctica para arrendamientos este campo refleja la suma de las retenciones de impuestos practicadas sobre el canon: retención en renta, retención de IVA y retención de ICA. Son los descuentos que se aplicaron al pago antes de que el arrendatario entregara el dinero. ¿Por qué hay arrendatarios con el propietario en blanco? Ocurre cuando el sistema no puede cruzar automáticamente la factura del arrendatario con la liquidación del propietario. Generalmente se debe a que las fechas de liquidación no coinciden exactamente. Estos casos se deben revisar manualmente para completar la información del participante. ¿El Formato 5248 reemplaza la declaración de ingresos? No. El 5248 es solo parte del reporte de información exógena anual que complementa, no reemplaza, las declaraciones de renta e ingresos. Es información que la DIAN usa para cruces de información tributaria. ¿Debo presentar el 5248 junto con el 5247? Sí. La DIAN espera los formatos 5247 al 5252 como parte del mismo envío de información exógena. El 5247 y el 5248 son complementarios: el 5247 reporta lo que pagó la inmobiliaria a los propietarios por comisiones, y el 5248 reporta lo que pagaron los arrendatarios a los contratos por sus cánones. ¿Qué pasa si un contrato no tiene liquidación de propietario? El sistema generará la fila del arrendatario pero dejará vacíos los campos del participante (propietario). Estas filas incompletas deben corregirse antes del envío final a la DIAN. Para corregirlas, es necesario verificar y procesar las liquidaciones del propietario correspondiente en nuby. Formato 1001 — Costos y Gastos Esta guía explica  qué es, cómo funciona y cómo usar el Formato 1001 en nuby . El formato reporta a la DIAN todos los pagos o abonos en cuenta que la empresa realizó durante el año a proveedores, contratistas y demás terceros por conceptos como honorarios, comisiones, servicios, arrendamientos y compras. Versión 11 Configurable por el administrador Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué es el Formato 1001? 📋 El Formato 1001 es uno de los reportes de Información Exógena que las empresas deben entregar a la DIAN anualmente. Su nombre oficial es: Costos y Gastos 📌 ¿Para qué sirve? Permite informar a la DIAN todos los pagos o abonos en cuenta que la empresa realizó durante el año a terceros (proveedores, contratistas, arrendadores, etc.), clasificados por tipo de gasto o costo. Con esta información la DIAN cruza lo que la empresa declaró como gasto deducible contra lo que el proveedor o contratista declaró como ingreso. Por ejemplo: si la empresa pagó $5.000.000 en honorarios a un contador externo, ese valor aparece en el Formato 1001 bajo el concepto 5002 – Honorarios . La DIAN verificará que ese contador también declaró esos $5.000.000 como ingreso. 📌 ¿Quién es el "Informado" en el Formato 1001? A diferencia del Formato 5248 donde el informado es el arrendatario, en el Formato 1001 el informado es el proveedor o contratista : la persona o empresa a quien la empresa le pagó el dinero. Rol ¿Quién es? Declarante La empresa que presenta el reporte a la DIAN (quien pagó) Informado El proveedor, contratista o arrendador que recibió el pago 📌 ¿Qué conceptos (tipos de gasto) cubre la Versión 11? Código DIAN Descripción del concepto 5002 Honorarios 5003 Comisiones 5004 Servicios 5005 Arrendamientos 5010 Compras y otros costos y gastos 5011 Compras de vehículos y activos fijos 5012 Compras de bienes raíces 5016 Contratos de construcción y urbanización 5055 Seguros pagados 5056 Pagos a establecimientos de crédito 5058 Aportes a fondos de pensiones 5060 Aportes a fondos de salud 5063 Servicios individuales de salud 5066 Dividendos y participaciones 📌 ¿En qué se diferencia del grupo 52xx? Aspecto Formato 1001 Formatos 5247–5252 Tipo de formato Regular — configurable por el administrador Especial — automático Fuente de datos Movimientos contables (cuentas PUC que configura el administrador) Contratos y facturas del módulo de arrendamiento Administrador de Formatos Sí tiene efecto — es obligatorio configurar las cuentas PUC Sin efecto — los datos vienen de otro módulo 📌 Marco legal Aplica para el año gravable 2024 / 2025 (presentado en 2025 / 2026) Código de formato: 1001 — Versión actual disponible en nuby: 11 Nodo XML: pagos 2. ¿Cómo acceder al módulo? 🖥️ 🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby Ingresa con tu usuario y contraseña habituales. 📂 Paso 2. Dirígete a Contabilidad En el menú principal de nuby, haz clic en "Contabilidad" . 📋 Paso 3. Selecciona Información Exógena En el menú lateral izquierdo, haz clic en "Información Exógena" . 📌 Paso 4. El formulario de consulta Verás el formulario "Consultar Información Exógena" con: Formato — Selector del formato a consultar Número del Envío — Número correlativo del envío a la DIAN Fecha Inicial — Inicio del período Fecha Final — Fin del período Formato del Archivo — Previsualizar, Excel o XML 3. ¿Cómo generar el reporte del Formato 1001? 🔍 📌 Paso 1. Seleccionar el formato En el campo Formato , selecciona: 1001 — Costos y Gastos (V-11) Importante: Si al consultar la V-11 aparece el mensaje "No existen cuentas asociadas para uno o varios códigos del formato" , el administrador debe primero configurar las cuentas PUC para los conceptos que están en blanco (ver sección 7). Mientras tanto, puede usar la V-9 si aplica para el año gravable que está reportando. 📌 Paso 2. Ingresar las fechas del período Fecha Inicial: Primer día del año gravable — por ejemplo 2024-01-01 Fecha Final: Último día del período — por ejemplo 2024-12-31 📌 Paso 3. Ingresar el número de envío Ingresa 1 para el primer envío del año. Si es una corrección, usa el siguiente número correlativo. 📌 Paso 4. Seleccionar tipo de salida Previsualizar — Tabla interactiva en pantalla Excel — Descarga en hoja de cálculo para revisión interna XML — Archivo estándar DIAN para cargar en MUISCA 📌 Paso 5. Hacer clic en "Consultar" El sistema procesará todos los movimientos contables del período y mostrará los resultados en una tabla. Cada fila representa un tercero por concepto : es decir, si un mismo proveedor recibió pagos por honorarios (5002) y por servicios (5004), aparecerá en dos filas separadas. Vista Consolidada vs. Vista Detallada: De forma predeterminada el sistema muestra la vista consolidada : una sola fila por tercero y concepto, sumando todos los movimientos del año. La vista detallada muestra cada movimiento contable por separado. Use la vista detallada para verificar qué comprobantes componen el total de un proveedor específico. 📌 Paso 6. Editar datos de un tercero Al lado de cada número de identificación aparece un ícono de lápiz. Haga clic en él para abrir y corregir los datos del proveedor directamente desde el reporte sin necesidad de salir del módulo. 4. ¿Qué columnas contiene y cómo se construye la información? 📊 El reporte tiene dos tipos de columnas: las fijas (siempre presentes, no configurables) y las configurables (su nombre y cantidad las define el administrador del sistema). 📌 Columnas fijas — identificación del tercero informado Campo en pantalla ¿Qué información contiene? Concepto Código DIAN que clasifica el tipo de gasto o costo (por ejemplo 5002 = Honorarios, 5016 = Contratos de construcción). Cada fila pertenece a un concepto específico. Tipo de Documento Código del tipo de identificación del proveedor o contratista informado. Por ejemplo: 13 = Cédula, 31 = NIT, 22 = Cédula de extranjería. Número de identificación del Informado Número de cédula o NIT del tercero que recibió el pago. Cambia en cada fila pues cada fila corresponde a un proveedor diferente. DV Dígito de verificación del NIT. Solo aplica para personas jurídicas (empresas). Para personas naturales este campo va vacío. Primer Apellido / Segundo Apellido del Informado Apellidos del proveedor o contratista si es una persona natural. Si es empresa, estos campos van vacíos y se usa la Razón Social. Primer Nombre / Otros Nombres del Informado Nombres del proveedor si es persona natural. Razón Social del Informado Nombre oficial de la empresa proveedora. Solo aplica para personas jurídicas (NIT). Para personas naturales este campo va vacío. Dirección Dirección de residencia o domicilio del tercero, tomada de su ficha en nuby. Código dpto Código DIAN del departamento donde reside el tercero. Por ejemplo: 05 = Antioquia, 11 = Bogotá, 68 = Santander. Código mcp Código DIAN del municipio donde reside el tercero. Por ejemplo: 001 = Capital del departamento, 483 = Itagüí. País de residencia o domicilio Código del país del tercero según la DIAN. Para proveedores colombianos siempre es 169 . 📌 Columnas configurables — valores monetarios Estas columnas muestran los montos. Su cantidad y nombres los define el administrador del sistema. Para la Versión 11 del Formato 1001, las columnas activas son: Columna Tipo ¿Qué contiene? Pago o abono en cuenta deducible Principal Total de pagos o abonos en cuenta que sí son deducibles del impuesto de renta. Se llena con los movimientos en las cuentas PUC configuradas para el concepto. El valor mostrado es el mayor entre el total de débitos y el total de créditos del período (no el saldo), porque se reporta el acumulado del año. Pago o abono en cuenta NO deducible Cruce Total de pagos o abonos en cuenta que no son deducibles del impuesto de renta. Proviene de un grupo de cuentas PUC configurado específicamente para esta columna. IVA mayor valor del costo o gasto deducible Cruce IVA pagado al proveedor que se suma al costo deducible cuando no es posible descontarlo como IVA en la declaración de IVA. IVA mayor valor del costo o gasto NO deducible Cruce IVA pagado que se suma al costo no deducible. Retención en la fuente practicada Renta Cruce Retención en la fuente que la empresa le descontó al proveedor al momento del pago. Retención en la fuente asumida Renta Cruce Retención en la fuente que la empresa asumió por el proveedor sin descontársela. Retención en la fuente practicada IVA a responsables del IVA Cruce Retención de IVA practicada cuando el proveedor es responsable del régimen común de IVA. Retención en la fuente practicada IVA a no residentes o no domiciliados Cruce Retención de IVA practicada a proveedores extranjeros sin residencia o domicilio en Colombia. ¿Por qué muchas columnas de cruce muestran $0.00? Las columnas de cruce solo tienen valor si el administrador configuró cuentas PUC para ellas y si la empresa tiene movimientos contables en esas cuentas. Si la empresa no practica retenciones de IVA o no tiene gastos no deducibles, es completamente normal que esas columnas permanezcan en cero. 5. ¿De dónde proviene la información? 🗄️ El Formato 1001 obtiene su información directamente del libro contable de la empresa. Cada registro contable (comprobante de diario, factura, egreso) que el contador registra en nuby queda almacenado con una cuenta PUC, una fecha y un tercero. 📌 Fuente principal: movimientos contables El sistema busca todos los comprobantes contables del período seleccionado que cumplan estas condiciones: La cuenta PUC del movimiento está asociada a algún concepto del formato (según la configuración del administrador) El comprobante tiene fecha dentro del rango ingresado El comprobante no está anulado El tipo de comprobante no es del tipo 4 (tipo reservado del sistema) Por cada tercero y concepto que tenga movimientos, el sistema genera una fila en el reporte con el total acumulado del período. 📌 Ejemplo del flujo de la información El contador registra en el sistema el pago de $2.000.000 por honorarios al contador externo (NIT 900123456). Ese movimiento va a la cuenta PUC 51050101 - Honorarios . En el Administrador de Formatos, la cuenta 51050101 está asociada al concepto 5002 - Honorarios . Al generar el Formato 1001, el sistema encuentra ese movimiento, identifica al tercero (NIT 900123456), y lo incluye en el reporte con el monto $2.000.000 en la columna "Pago o abono en cuenta deducible". 📌 ¿Cómo se calcula el valor a reportar? El Formato 1001 reporta el acumulado de movimientos , no el saldo contable. Por eso, para cada tercero y concepto, el sistema toma el valor mayor entre el total de débitos y el total de créditos del período, no la diferencia entre ellos. Esto es una regla específica del Formato 1001 definida por la DIAN para reflejar el total pagado, no el balance neto. 📌 Datos del tercero informado (proveedor/contratista) Provienen de la ficha del tercero registrada en nuby. Incluyen: tipo de documento, número de identificación, nombres y apellidos (o razón social), dirección, municipio, departamento y país. Atención: Si la ficha del proveedor tiene datos incorrectos o incompletos (sin tipo de documento, sin dirección, sin municipio), esa información aparecerá incompleta en el reporte. La DIAN puede rechazar el XML si hay terceros sin datos de identificación. Verifique que los proveedores activos tengan sus fichas completas antes de generar el archivo final. 6. ¿Qué configuraciones influyen en los resultados? ⚙️ 📌 1. Cuentas PUC asociadas a cada concepto La configuración más importante. Solo los movimientos contables en cuentas PUC que estén asociadas a un concepto del formato aparecerán en el reporte. Si una cuenta no está configurada, los movimientos en esa cuenta simplemente no se incluirán. 📌 2. Todos los conceptos deben tener cuentas configuradas Si existe un concepto en el formato sin ninguna cuenta PUC asociada, el sistema bloquea la generación del reporte y muestra el mensaje de error: "No existen cuentas asociadas para uno o varios códigos del formato" . Todos los conceptos activos deben tener al menos una cuenta asignada, o deben eliminarse del formato si no aplican para la empresa. 📌 3. Fichas completas de proveedores y contratistas Los terceros deben tener en nuby su tipo de documento, número de identificación, dirección y municipio correctamente configurados. Datos faltantes producen filas incompletas que pueden ser rechazadas por la DIAN. 📌 4. Estado de los comprobantes contables Solo se incluyen comprobantes vigentes (no anulados). Si un comprobante fue anulado, sus movimientos no aparecerán en el reporte. Esto garantiza que el Formato 1001 siempre refleje la contabilidad real de la empresa. 📌 5. Período seleccionado El filtro aplica sobre la fecha del comprobante contable . Solo los movimientos con fecha dentro del rango ingresado en el formulario se incluyen. Asegúrese de ingresar el rango completo del año gravable (01/01 al 31/12). 📌 6. Versión del formato seleccionada La V-9 y la V-11 tienen configuraciones de cuentas y conceptos diferentes. Seleccione siempre la versión que corresponde al año gravable que está reportando según las instrucciones de la DIAN. 7. ¿Qué puede hacer el Administrador de Formatos con el 1001? 🛠️ 📌 ¿Puede el Administrador modificar el Formato 1001? Sí. El Formato 1001 es un formato completamente configurable . A diferencia de los formatos del grupo 52xx (que son automáticos), el Formato 1001 depende totalmente de la configuración que el administrador haga en el Administrador de Formatos . 📌 ¿Cómo abrir el Administrador? En la página de Información Exógena, en la parte superior de la pantalla, haga clic en el botón "Administrar" . Se abrirá una ventana emergente con el panel de administración. Seleccione el formato que desea editar en el selector "Formato" Elija "1001 - Costos y Gastos (V-11)" o la versión que necesita configurar El panel mostrará los dos bloques de configuración disponibles 📌 Bloque 1: Códigos del Formato Lista todos los conceptos DIAN del formato (5002, 5003, 5004, etc.). Para cada concepto puede realizar las siguientes acciones: Agregar cuentas PUC: Asociar las cuentas del plan de cuentas de la empresa que corresponden a ese tipo de gasto. Por ejemplo, si los honorarios se registran en varias cuentas (honorarios de auditoría, honorarios de asesoría, etc.), se pueden agregar todas al concepto 5002. El sistema buscará movimientos en todas esas cuentas al generar el reporte. Eliminar cuentas: Quitar cuentas que ya no aplican o que fueron asignadas por error. Columna asociada: Cada concepto debe estar vinculado a una columna principal (por ejemplo "Pago o abono en cuenta deducible"). Esto determina en qué columna del reporte aparece el valor para ese concepto. Si un concepto tiene el selector en "-Seleccione-", el valor de ese concepto no aparecerá en ninguna columna del reporte aunque tenga movimientos contables. Crear nuevos conceptos: Si la DIAN agrega nuevos códigos al formato, se pueden agregar sin necesidad de una actualización del sistema. Eliminar conceptos: Si un concepto no aplica para la empresa (por ejemplo, la empresa no maneja dividendos y el concepto 5066 está vacío), se puede eliminar para evitar el error de validación al generar el reporte. Regla de validación: Si un concepto existe en el formato pero no tiene ninguna cuenta PUC asociada, el sistema bloquea la generación del reporte. La solución es asignarle cuentas o eliminarlo del formato. En la V-11, los conceptos 5055, 5056, 5058, 5060, 5063 y 5066 actualmente no tienen cuentas asignadas y deben configurarse antes de usar esa versión. 📌 Bloque 2: Columnas para Cruces de Información Gestiona las columnas secundarias del reporte: retenciones, IVA no deducible, pagos no deducibles, etc. Para cada columna puede: Agregar cuentas PUC: Las cuentas que alimentan esa columna. Por ejemplo, para la columna "Retención en la fuente practicada Renta", se configuran las cuentas contables donde se registran las retenciones practicadas a proveedores. Eliminar cuentas: Quitar cuentas que ya no aplican. Crear nuevas columnas: Si la DIAN exige reportar un nuevo tipo de retención o valor, se puede crear una nueva columna y asignarle las cuentas correspondientes. Eliminar columnas: Quitar columnas que ya no son requeridas. ¿Por qué los formatos 52xx no tienen esta configuración? Los formatos del grupo 52xx toman su información directamente de los contratos y facturas del módulo de arrendamiento, no del Plan de Cuentas contable. Por eso no se pueden configurar como el Formato 1001. El Administrador de Formatos no tiene ningún efecto sobre los formatos 52xx. 8. ¿Cómo exportar el XML para la DIAN? 📤 📌 Paso 1. Previsualiza primero Antes de exportar el XML, revisa el reporte en modo previsualización para: Verificar que todos los proveedores y contratistas del año aparezcan Comprobar que los valores de cada columna sean razonables Confirmar que no hay terceros con datos de identificación incompletos Revisar que los conceptos DIAN estén correctamente asignados a cada proveedor 📌 Paso 2. Selecciona la salida "XML" En el campo "Formato del Archivo" , selecciona XML y haz clic en "Consultar" . 📌 Paso 3. Descarga el archivo El sistema generará automáticamente la descarga del archivo XML. 📌 Campos incluidos en el XML Campo en XML Descripción Concepto ( cpt ) Código DIAN del tipo de gasto Tipo de documento ( tdoc ) Tipo de identificación del tercero informado Número de identificación ( nid ) Cédula o NIT del proveedor Primer apellido ( apl1 ) Para personas naturales Segundo apellido ( apl2 ) Para personas naturales Primer nombre ( nom1 ) Para personas naturales Razón social ( raz ) Para personas jurídicas (empresas) Dirección ( dir ) Dirección del tercero Código departamento ( dpto ) Código DIAN del departamento Código municipio ( mun ) Código DIAN del municipio País ( pais ) Código del país ( 169 = Colombia) Pago o abono en cuenta deducible ( pago ) Valor principal del concepto Columnas de cruce Retenciones y otros valores configurados por el administrador El archivo XML se genera en codificación ISO-8859-1 , el estándar requerido por la DIAN para los reportes de información exógena. 9. ¿Qué diferencias hay entre la V-9 y la V-11? 🔄 En nuby existen dos versiones del Formato 1001. Cada versión corresponde a una resolución diferente de la DIAN. Use siempre la versión que aplica según el año fiscal que está reportando. Característica Versión 9 (anterior) Versión 11 (vigente) Conceptos incluidos 1647, 5002, 5004, 5005, 5015, 5016 5002, 5003, 5004, 5005, 5010, 5011, 5012, 5016, 5055, 5056, 5058, 5060, 5063, 5066 Estado de configuración Completamente configurada y funcional Parcialmente configurada — conceptos 5055, 5056, 5058, 5060, 5063 y 5066 requieren cuentas PUC Columnas de cruce disponibles Incluye columnas para retención CREE (ya obsoleta) No incluye CREE — alineada con la normativa vigente ¿Cuál versión debo usar? Consulte con su contador o revise la resolución DIAN vigente para el año gravable que está reportando. Para años recientes use la V-11 , pero asegúrese de que todos sus conceptos tienen cuentas PUC asignadas antes de generar el reporte. Si la V-11 aún no está completamente configurada, puede usar temporalmente la V-9 si aplica para el año en cuestión. 10. Recomendaciones antes de reportar a la DIAN ✅ 📌 1. Verifica que todos los conceptos activos tengan cuentas PUC configuradas Antes de generar el reporte, abra el Administrador de Formatos y confirme que cada concepto listado para la versión seleccionada tiene al menos una cuenta PUC asociada. Si alguno aparece vacío, asígnele cuentas o elimínelo del formato. 📌 2. Descarga el Excel para revisión previa Antes del XML final, descarga el reporte en Excel y compáralo con los registros contables del período. Verifica que los totales por concepto cuadren con los libros de contabilidad. 📌 3. Revisa los terceros con datos incompletos Revisa que no haya filas con campos vacíos en número de identificación, tipo de documento, dirección o municipio. La DIAN puede rechazar el XML si los datos del informado están incompletos. Use el ícono de edición (lápiz) en cada fila para corregir sin salir del módulo. 📌 4. Compara los totales con la contabilidad La suma de "Pago o abono en cuenta deducible" en el Formato 1001 debe ser consistente con los gastos y costos registrados en la contabilidad del mismo período. Si hay diferencias significativas, investígalas antes de presentar a la DIAN. 📌 5. Valida el XML en la herramienta de la DIAN Antes del envío oficial, valida el archivo XML descargado en la herramienta de prevalidación de la DIAN. Esto permite detectar errores de formato o datos inválidos sin que quede un envío rechazado en los registros de la DIAN. 📌 6. Guarda una copia del Excel y del XML Conserva siempre los archivos generados como respaldo. En caso de correcciones futuras, estos archivos permiten comparar fácilmente qué cambió entre versiones del reporte. 📌 7. Usa el número de envío correcto Para el primer envío del año usa 1 . Si corriges y reenvías, usa el siguiente número correlativo según las instrucciones del portal MUISCA. 11. Preguntas frecuentes ❓ ¿Por qué el mismo proveedor aparece varias veces en el reporte? Un mismo proveedor aparece en una fila por cada concepto DIAN diferente en el que tuvo movimientos. Por ejemplo, si a un mismo tercero se le pagaron honorarios (concepto 5002) y también servicios (concepto 5004), aparecerá en dos filas: una con concepto 5002 y otra con concepto 5004. ¿Qué significa "pago o abono en cuenta" en este contexto? Es cualquier valor que la empresa registró contablemente como un costo o gasto a favor de un tercero, sin importar si el dinero ya fue transferido físicamente o no. Lo que importa es que quedó registrado en la contabilidad con una fecha dentro del período consultado. ¿Por qué el valor reportado puede ser diferente al valor pagado efectivamente? El Formato 1001 reporta el acumulado del mayor movimiento (débito o crédito) durante el período, no el saldo neto. Esto puede generar diferencias respecto a lo pagado físicamente si hay reversiones, ajustes o comprobantes de tipo especial en la contabilidad. ¿El reporte incluye movimientos anulados o reversiones? No. El sistema excluye automáticamente todos los comprobantes que han sido anulados. Solo se incluyen movimientos contables vigentes. ¿Qué pasa si un proveedor no tiene dirección o municipio? Las columnas de dirección, departamento y municipio aparecerán vacías en el reporte. Esto puede causar rechazos en la prevalidación de la DIAN. Se recomienda completar esa información en la ficha del tercero antes de generar el XML final. ¿La configuración del Administrador de Formatos afecta a todos los usuarios de nuby? Sí. Los cambios realizados en el Administrador (agregar o quitar cuentas, conceptos o columnas) afectan a todos los usuarios que generen el reporte desde ese momento. Solo usuarios con permisos de administrador tienen acceso a esta sección. ¿Puedo agregar un concepto que no aparece en la lista de la DIAN? Sí, técnicamente es posible crear conceptos personalizados en el Administrador de Formatos. Sin embargo, solo deben usarse los códigos de concepto que la DIAN define para el Formato 1001 en la resolución vigente. Usar códigos no reconocidos por la DIAN generará errores en la prevalidación del XML. Formato 1005 — IVA Descontable Esta guía explica  qué es, cómo funciona y cómo usar el Formato 1005 en nuby . El formato reporta a la DIAN todo el IVA (Impuesto sobre las Ventas) que la empresa pagó a sus proveedores durante el año por la compra de bienes y servicios, y que tiene derecho a descontar en su declaración de IVA. Versión 9 Configurable por el administrador Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué es el Formato 1005? 📋 El Formato 1005 es uno de los reportes de Información Exógena que las empresas deben entregar a la DIAN anualmente. Su nombre oficial es: IVA Descontable 📌 ¿Para qué sirve? Cuando la empresa compra bienes o servicios, sus proveedores le cobran IVA. Ese IVA pagado se llama IVA descontable porque la empresa tiene derecho a descontarlo (restarlo) del IVA que ella misma recauda de sus clientes. El Formato 1005 le informa a la DIAN cuánto IVA descontable pagó la empresa a cada proveedor durante el año. Por ejemplo: si la empresa compró papelería y el proveedor le cobró $190.000 de IVA, ese valor aparece en el Formato 1005 bajo el nombre del proveedor. La DIAN verifica que ese proveedor también declaró esos $190.000 como IVA generado. 📌 ¿Quién es el "Informado" en el Formato 1005? El informado es el proveedor o vendedor al que la empresa le pagó el IVA. La empresa es el declarante (quien presenta el reporte), y el proveedor es el informado (quien recibió el pago). Rol ¿Quién es? Declarante La empresa que presenta el reporte a la DIAN (quien pagó el IVA) Informado El proveedor o vendedor que cobró el IVA a la empresa 📌 ¿Cuántos conceptos tiene el Formato 1005? A diferencia del Formato 1001 (que tiene más de una docena de conceptos DIAN), el Formato 1005 tiene un único concepto : Código DIAN Descripción 4001 IVA descontable — el IVA pagado a proveedores que la empresa puede recuperar Debido a que solo existe un concepto, el código de concepto no aparece en cada fila del reporte ni en el archivo XML, a diferencia de los formatos 1001, 1003 o 1007 donde el concepto sí se muestra columna por columna. 📌 ¿En qué se diferencia del grupo 52xx y del Formato 1001? Aspecto Formato 1005 Formato 1001 Formatos 5247–5252 Tipo de información IVA pagado a proveedores Costos y gastos pagados Contratos de colaboración Número de conceptos Uno solo (4001) Hasta 14 conceptos Sin concepto DIAN Dirección del proveedor en XML No incluida Sí incluida No aplica Configurable por el administrador Sí — es obligatorio configurar cuentas PUC Sí — es obligatorio No aplica 📌 Marco legal Aplica para el año gravable 2025 (presentado en 2026) Código de formato: 1005 — Versión actual disponible en nuby: 9 Actualizado según la Resolución DIAN 000233 del 30 de octubre de 2025 Nodo XML del archivo: impventas 2. ¿Cómo acceder al módulo? 🖥️ 🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby Ingresa con tu usuario y contraseña habituales. 📂 Paso 2. Dirígete a Contabilidad En el menú principal de nuby, haz clic en "Contabilidad" . 📋 Paso 3. Selecciona Información Exógena En el menú lateral izquierdo, haz clic en "Información Exógena" . 📌 Paso 4. El formulario de consulta Verás el formulario "Consultar Información Exógena" con: Formato — Selector del formato a consultar Número del Envío — Número correlativo del envío a la DIAN Fecha Inicial — Inicio del período Fecha Final — Fin del período Formato del Archivo — Previsualizar, Excel o XML 3. ¿Cómo generar el reporte del Formato 1005? 🔍 📌 Paso 1. Seleccionar el formato En el campo Formato , selecciona: 1005 — IVA Descontable (V-9) Importante: Si al consultar la V-9 aparece el mensaje "No existen cuentas asociadas para uno o varios códigos del formato" , significa que el administrador aún no ha configurado las cuentas del Plan de Cuentas (PUC) correspondientes al IVA descontable. Ver sección 7 para solucionarlo. 📌 Paso 2. Ingresar las fechas del período Fecha Inicial: Primer día del año gravable — por ejemplo 2025-01-01 Fecha Final: Último día del período — por ejemplo 2025-12-31 📌 Paso 3. Ingresar el número de envío Ingresa 1 para el primer envío del año. Si es una corrección, usa el siguiente número correlativo. 📌 Paso 4. Seleccionar tipo de salida Previsualizar — Tabla interactiva en pantalla para revisión Excel — Descarga en hoja de cálculo para revisión interna XML — Archivo estándar DIAN para cargar en MUISCA 📌 Paso 5. Hacer clic en "Consultar" El sistema procesará todos los movimientos contables del período en las cuentas configuradas para el IVA descontable y mostrará los resultados. Cada fila representa un proveedor diferente : si la empresa le compró a cincuenta proveedores distintos durante el año, aparecerán cincuenta filas. Vista Consolidada vs. Vista Detallada: De forma predeterminada el sistema muestra la vista consolidada : una sola fila por proveedor, sumando todo el IVA pagado durante el año. La vista detallada muestra cada movimiento contable por separado. Use la vista detallada para identificar qué facturas o comprobantes componen el IVA total de un proveedor específico. 📌 Paso 6. Editar datos de un proveedor Al lado de cada número de identificación aparece un ícono de lápiz. Haga clic en él para abrir y corregir los datos del proveedor directamente desde el reporte sin necesidad de salir del módulo. 4. ¿Qué columnas contiene y cómo se construye la información? 📊 El reporte tiene dos tipos de columnas: las fijas (siempre presentes, no configurables) y las configurables (su nombre y cantidad las define el administrador del sistema). 📌 Columnas fijas — identificación del proveedor informado Campo en pantalla ¿Qué información contiene? Concepto Muestra el código 4001 , que es el único concepto del Formato 1005. A diferencia del Formato 1001 donde el concepto varía en cada fila, aquí siempre aparece el mismo valor porque todo el IVA descontable corresponde a ese código. Tipo de Documento Código del tipo de identificación del proveedor. Por ejemplo: 13 = Cédula, 31 = NIT, 22 = Cédula de extranjería. Número de identificación del Informado Número de cédula o NIT del proveedor que cobró el IVA a la empresa. DV Dígito de verificación del NIT. Solo aplica para empresas (personas jurídicas). Para personas naturales este campo va vacío. Primer Apellido / Segundo Apellido del Informado Apellidos del proveedor si es una persona natural. Si es empresa, estos campos van vacíos y se usa la Razón Social. Primer Nombre / Otros Nombres del Informado Nombres del proveedor si es persona natural. Razón Social del Informado Nombre oficial de la empresa proveedora. Solo aplica para personas jurídicas (NIT). Para personas naturales este campo va vacío. Dirección Aparece en la tabla de previsualización pero no se incluye en el XML que se entrega a la DIAN. Es la dirección registrada en la ficha del proveedor en nuby. Código dpto / Código mcp / País Igualmente visibles en pantalla pero no forman parte del XML del Formato 1005. Esto lo diferencia del Formato 1001, que sí incluye esta información en el archivo para la DIAN. ¿Por qué el XML del 1005 no incluye dirección ni municipio? La DIAN definió que para el Formato 1005 (IVA descontable) no se requiere reportar la ubicación del proveedor. Solo se necesita identificarlo (tipo de documento, número y nombre). La dirección que aparece en pantalla es solo para orientación del contador durante la revisión interna, pero no viaja en el archivo entregado a la DIAN. 📌 Columnas configurables — valores monetarios Estas columnas muestran los montos de IVA. Para la Versión 9 del Formato 1005, las columnas activas son: Columna Tipo ¿Qué contiene? Impuesto descontable Principal Total del IVA que la empresa pagó a este proveedor durante el período y que puede descontar en su declaración de IVA. Se calcula como la diferencia entre los débitos y créditos de las cuentas PUC configuradas para el IVA descontable, agrupado por proveedor. Este es el valor más importante del reporte. IVA resultante por devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas Cruce IVA generado por situaciones especiales: cuando la empresa vendió algo y luego esa venta fue anulada, cancelada o dejada sin efecto, el IVA que ya había cobrado debe revertirse. Ese ajuste se reporta en esta columna. Solo aplica a empresas que hayan tenido ventas anuladas o contratos rescindidos durante el período. 📌 ¿Cómo se calcula el valor de "Impuesto descontable"? Para cada proveedor, el sistema toma todos los movimientos contables del período en las cuentas PUC asignadas al IVA descontable y calcula la diferencia: total de débitos menos total de créditos . El resultado es el IVA neto descontable pagado a ese proveedor. A diferencia del Formato 1001 (que usa el mayor entre débito y crédito para reflejar el acumulado bruto pagado), el Formato 1005 usa el saldo neto porque lo que interesa es el IVA efectivamente descontable tras considerar posibles ajustes. ¿Por qué muchos proveedores muestran $0.00 en la columna de devoluciones? Esa columna solo tiene valor si el administrador configuró cuentas PUC para ella y si la empresa tuvo ventas que fueron anuladas o rescindidas durante el período. Para la mayoría de las empresas, esta columna permanecerá en cero porque es una situación poco frecuente. 5. ¿De dónde proviene la información? 🗄️ El Formato 1005 obtiene su información directamente del libro contable de la empresa, de la misma forma que el Formato 1001. Cada comprobante donde el contador registra el pago de IVA queda almacenado en una cuenta PUC específica dentro del sistema. 📌 Fuente principal: movimientos contables en cuentas de IVA descontable El sistema busca todos los comprobantes contables del período seleccionado que cumplan estas condiciones: La cuenta PUC del movimiento está asociada al concepto 4001 en el Administrador de Formatos El comprobante tiene fecha dentro del rango ingresado El comprobante no está anulado El tipo de comprobante no es del tipo reservado del sistema Por cada proveedor que tenga movimientos en esas cuentas, el sistema genera una fila en el reporte con el total de IVA descontable del período. 📌 Ejemplo del flujo de la información La empresa compra suministros de oficina y el proveedor (NIT 800987654) le cobra $190.000 de IVA. El contador registra ese IVA en la cuenta PUC 24080101 — IVA descontable en compras . En el Administrador de Formatos, la cuenta 24080101 está asociada al concepto 4001 — IVA descontable . Al generar el Formato 1005, el sistema encuentra ese movimiento, identifica al proveedor (NIT 800987654), y lo incluye en el reporte con $190.000 en la columna "Impuesto descontable". 📌 Datos del proveedor informado Provienen de la ficha del proveedor registrada en nuby. Incluyen: tipo de documento, número de identificación, nombres y apellidos (o razón social). La dirección, municipio, departamento y país también se toman de la ficha del proveedor pero, como se explicó en la sección 4, solo se muestran en pantalla y no se incluyen en el XML. Atención: Si la ficha del proveedor tiene el número de identificación incorrecto o sin tipo de documento, esa información aparecerá incorrecta en el reporte y la DIAN puede rechazar el XML. Verifique que los proveedores con IVA pagado tengan sus fichas correctas antes de generar el archivo final. 6. ¿Qué configuraciones influyen en los resultados? ⚙️ 📌 1. Cuentas PUC asociadas al concepto 4001 La configuración más importante del formato. Solo los movimientos contables en cuentas PUC que estén asociadas al concepto 4001 aparecerán en el reporte. Las cuentas PUC del IVA descontable varían según el Plan de Cuentas de cada empresa, pero generalmente corresponden al grupo 2408 del PUC colombiano (IVA descontable). Si una cuenta de IVA no está configurada, los pagos de IVA a través de esa cuenta no aparecerán en el reporte. 📌 2. El concepto 4001 debe tener cuentas configuradas Si el concepto 4001 no tiene ninguna cuenta PUC asociada, el sistema bloquea la generación del reporte y muestra el mensaje: "No existen cuentas asociadas para uno o varios códigos del formato" . A diferencia del Formato 1001 que tiene múltiples conceptos, en el 1005 solo hay uno, por lo que si ese único concepto no tiene cuentas, el formato simplemente no funciona. 📌 3. Fichas completas de los proveedores Los proveedores deben tener en nuby su tipo de documento y número de identificación correctamente registrados. Aunque la dirección no va en el XML del 1005, es buena práctica tenerla completa para la revisión interna. 📌 4. Estado de los comprobantes contables Solo se incluyen comprobantes vigentes (no anulados). Si el contador anuló un comprobante de IVA, ese movimiento no aparecerá en el reporte. 📌 5. Período seleccionado El filtro aplica sobre la fecha del comprobante contable . Asegúrese de ingresar el rango completo del año gravable (del 01/01 al 31/12 del año correspondiente). 📌 6. Versión del formato seleccionada La V-7 y la V-9 tienen configuraciones de cuentas independientes. Seleccione siempre la versión que corresponde al año gravable que está reportando. Para el año 2025 (reporte en 2026) use la V-9 . 7. ¿Qué puede hacer el Administrador de Formatos con el 1005? 🛠️ 📌 ¿Puede el Administrador modificar el Formato 1005? Sí. El Formato 1005 es un formato completamente configurable , igual que el 1001. Depende totalmente de que el administrador configure las cuentas PUC correctas. Sin esa configuración, el formato no genera ningún resultado. 📌 ¿Cómo abrir el Administrador? En la página de Información Exógena, en la parte superior de la pantalla, haga clic en el botón "Administrar" . Se abrirá una ventana emergente con el panel de administración. Seleccione el formato en el selector "Formato" Elija "1005 — IVA Descontable (V-9)" o la versión que necesita configurar El panel mostrará los dos bloques de configuración disponibles 📌 Bloque 1: Códigos del Formato Muestra el único concepto disponible: 4001 . Para este concepto puede: Agregar cuentas PUC: Asociar las cuentas del Plan de Cuentas de la empresa donde se registra el IVA descontable. Una empresa puede tener varias cuentas de IVA descontable (por tipo de compra, por tarifa de IVA del 5%, 19%, etc.). Se pueden agregar todas al concepto 4001 para que el sistema las busque todas al generar el reporte. Eliminar cuentas: Quitar cuentas que ya no aplican o que fueron asignadas por error. Columna asociada: El concepto 4001 debe estar vinculado a la columna "Impuesto descontable" (columna principal). Si el selector muestra "-Seleccione-", los valores del concepto no aparecerán en ninguna columna del reporte aunque el sistema encuentre movimientos. Crear nuevos conceptos: Técnicamente es posible, pero solo debe existir el concepto 4001 según la definición de la DIAN para este formato. Agregar conceptos adicionales no estándar generará errores en la prevalidación del XML. Eliminar el concepto 4001: Si se elimina, el formato queda sin conceptos y no puede generar ningún reporte. Solo debe eliminarse si se va a reemplazar de inmediato por uno corregido. Regla de validación: El concepto 4001 debe tener al menos una cuenta PUC asociada. Si está vacío, el sistema bloquea la generación del reporte. Esta es la causa más frecuente por la que el Formato 1005 no genera resultados. 📌 Bloque 2: Columnas para Cruces de Información Gestiona la columna de devoluciones. Actualmente en la V-9 está disponible: "IVA resultante por devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas" — Para configurar esta columna, el administrador debe agregar las cuentas PUC donde la empresa registra el IVA de las devoluciones o anulaciones de ventas. Si la empresa no tiene este tipo de movimientos, puede dejar la columna sin cuentas y no generará error (a diferencia del concepto principal, la columna de cruce no bloquea el reporte si está vacía). Eliminar cuentas: Quitar cuentas asignadas que ya no aplican. Crear nuevas columnas: Si en futuras versiones la DIAN exige reportar un nuevo tipo de IVA especial, el administrador puede crear una nueva columna sin necesidad de actualización del sistema. Eliminar columnas: Si alguna columna no aplica para la empresa, puede eliminarse. ¿Por qué los formatos 52xx no tienen esta configuración? Los formatos del grupo 52xx toman su información directamente de los contratos y facturas del módulo de arrendamiento, no del Plan de Cuentas contable. Por eso no se pueden configurar como el Formato 1005. El Administrador de Formatos no tiene ningún efecto sobre los formatos 52xx. 8. ¿Cómo exportar el XML para la DIAN? 📤 📌 Paso 1. Previsualiza primero Antes de exportar el XML, revisa el reporte en modo previsualización para: Verificar que todos los proveedores con IVA pagado durante el año aparezcan Comprobar que los valores de IVA sean razonables comparados con los libros contables Confirmar que no hay proveedores con número de identificación en blanco o incorrecto 📌 Paso 2. Selecciona la salida "XML" En el campo "Formato del Archivo" , selecciona XML y haz clic en "Consultar" . 📌 Paso 3. Descarga el archivo El sistema generará automáticamente la descarga del archivo XML. 📌 Campos incluidos en el XML del Formato 1005 Campo en XML Descripción Tipo de documento ( tdoc ) Tipo de identificación del proveedor Número de identificación ( nid ) Cédula o NIT del proveedor Dígito verificación ( dv ) Solo para empresas (NIT) Razón social ( raz ) Para empresas. Vacío para personas naturales Primer apellido ( apl1 ) Para personas naturales. Vacío para empresas Segundo apellido ( apl2 ) Para personas naturales. Vacío para empresas Primer nombre ( nom1 ) Para personas naturales. Vacío para empresas Impuesto descontable ( vimp ) Total de IVA descontable pagado al proveedor IVA por devoluciones ( ivade ) IVA de ventas anuladas o rescindidas. En cero si no aplica Nota sobre dirección y municipio: A diferencia del Formato 1001, el XML del Formato 1005 no incluye los campos de dirección ( dir ), departamento ( dpto ), municipio ( mun ) ni país ( pais ). Esto es por definición de la DIAN para este formato. El archivo XML se genera en codificación ISO-8859-1 , el estándar requerido por la DIAN para los reportes de información exógena. 9. ¿Qué diferencias hay entre la V-7 y la V-9? 🔄 En nuby existen dos versiones del Formato 1005. Cada versión corresponde a una resolución diferente de la DIAN. Use siempre la versión que aplica para el año fiscal que está reportando. Característica Versión 7 (anterior) Versión 9 (vigente) Identificador del nodo XML iva impventas Nombre XML de la columna principal iva (era columna de cruce tipo 2) vimp (ahora es columna principal tipo 1) Nombre XML de la columna de devoluciones ivad ivade Columna "IVA mayor valor costo/gasto" Existía en versiones anteriores Eliminada en la V-9 (Resolución 233 del 30/10/2025) ¿Cuál versión debo usar? Para el año gravable 2025 (reporte presentado en 2026) use la V-9 . Para años anteriores, consulte con su contador qué versión aplica según la resolución DIAN vigente para ese año gravable. Cambio técnico importante de V-7 a V-9: En la V-7, la columna de "Impuesto Descontable" era técnicamente de tipo cruce (tipo 2), lo que implicaba que el sistema la calculaba de forma diferente. En la V-9, esta columna es ahora de tipo principal (tipo 1), lo que la convierte en la columna base del reporte. Este cambio garantiza que el valor principal siempre aparezca en la primera columna de montos del reporte, facilitando la revisión. 10. Recomendaciones antes de reportar a la DIAN ✅ 📌 1. Verifica que el concepto 4001 tenga cuentas PUC configuradas Antes de generar el reporte, abra el Administrador de Formatos y confirme que el concepto 4001 tiene al menos una cuenta PUC asociada. Si aparece vacío, es la causa directa de que el reporte no pueda generarse. 📌 2. Confirma que todas las cuentas de IVA descontable están incluidas Verifique con el contador cuáles son las cuentas del Plan de Cuentas donde se registra el IVA descontable (generalmente del grupo 2408 según el PUC colombiano). Si la empresa usa varias cuentas para diferentes tarifas de IVA (5% y 19%), todas deben estar asociadas al concepto 4001 . 📌 3. Descarga el Excel para revisión previa Antes del XML final, descarga el reporte en Excel y compara el total de la columna "Impuesto descontable" con el saldo de las cuentas de IVA descontable en el balance de prueba del mismo período. Deben ser consistentes. 📌 4. Revisa proveedores con datos de identificación incompletos Revisa que no haya filas donde el número de identificación o el tipo de documento estén en blanco. Aunque el 1005 no requiere dirección en el XML, sí requiere la identificación correcta del proveedor para que la DIAN pueda hacer el cruce. 📌 5. Valida el XML en la herramienta de la DIAN Antes del envío oficial, valida el archivo XML descargado en la herramienta de prevalidación de la DIAN. Esto permite detectar errores de formato o datos inválidos sin dejar un envío rechazado en los registros de la DIAN. 📌 6. Guarda una copia del Excel y del XML Conserva siempre los archivos generados como respaldo. En caso de correcciones futuras, estos archivos permiten comparar fácilmente qué cambió entre versiones del reporte. 📌 7. Usa el número de envío correcto Para el primer envío del año usa 1 . Si corriges y reenvías, usa el siguiente número correlativo según las instrucciones del portal MUISCA. 11. Preguntas frecuentes ❓ ¿Por qué el Formato 1005 no muestra ningún resultado aunque hay movimientos de IVA? La causa más frecuente es que las cuentas PUC del IVA descontable no están configuradas en el Administrador de Formatos para el concepto 4001 . Si el concepto está vacío, el sistema no sabe en qué cuentas buscar y no genera ningún resultado. Revise la configuración del administrador (sección 7). ¿Por qué el XML del Formato 1005 no incluye dirección ni municipio del proveedor? Es una definición de la DIAN para este formato específico. El Formato 1005 solo exige identificar al proveedor (tipo de documento, número y nombre), no su ubicación geográfica. Esto lo diferencia del Formato 1001 donde sí se requiere la dirección en el XML. ¿Qué pasa si un proveedor no tiene NIT ni cédula registrada en nuby? Aparecerá en el reporte sin número de identificación, lo que generará un error en la prevalidación de la DIAN. Se recomienda completar la ficha del proveedor con su número de identificación correcto antes de generar el XML final. ¿La columna "IVA resultante por devoluciones" puede generar error si está vacía? No. La columna de devoluciones es una columna de cruce (complementaria) y puede estar sin cuentas asignadas sin bloquear la generación del reporte. El único requisito obligatorio es que el concepto 4001 tenga cuentas configuradas. ¿Debo reportar el IVA de todos los proveedores o solo algunos? Debe reportar el IVA descontable de todos los proveedores con quienes la empresa haya tenido compras que generaron IVA durante el período. No hay un mínimo de valor a reportar: si hubo IVA registrado en las cuentas configuradas para un proveedor, debe aparecer en el formato. ¿La configuración del Administrador de Formatos afecta a todos los usuarios? Sí. Los cambios en el Administrador (agregar o quitar cuentas, conceptos o columnas) afectan a todos los usuarios que generen el reporte desde ese momento. Solo usuarios con permisos de administrador tienen acceso a esta sección. ¿Puedo usar la V-9 para reportar años anteriores? No. Cada año gravable tiene una versión específica definida por la DIAN. Use la V-9 únicamente para el año gravable 2025. Para años anteriores, consulte con su contador qué versión corresponde y selecciónela en el selector de formato. Formato 1006 — IVA Generado Esta guía explica  qué es, cómo funciona y cómo usar el Formato 1006 en nuby . El formato reporta a la DIAN todo el IVA (Impuesto sobre las Ventas) que la empresa cobró a sus clientes durante el año por la venta de bienes y servicios. Versión 8 Configurable por el administrador Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué es el Formato 1006? 📋 El Formato 1006 es uno de los reportes de Información Exógena que las empresas deben entregar a la DIAN anualmente. Su nombre oficial es: IVA Generado 📌 ¿Para qué sirve? Cuando la empresa vende bienes o presta servicios, cobra IVA a sus clientes. Ese IVA recaudado se llama IVA generado , porque lo generó la empresa al realizar la venta. El Formato 1006 le informa a la DIAN cuánto IVA generado le cobró la empresa a cada cliente durante el año. Por ejemplo: si la empresa arrendó un local comercial y le cobró $380.000 de IVA al arrendatario, ese valor aparece en el Formato 1006 bajo el nombre del arrendatario (cliente). La DIAN verifica que ese cliente también reportó esos $380.000 como IVA descontable en su propio Formato 1005. 📌 ¿Quién es el "Informado" en el Formato 1006? El informado es el cliente o comprador al que la empresa le cobró el IVA. La empresa es el declarante (quien presenta el reporte), y el cliente es el informado (quien pagó el IVA). Rol ¿Quién es? Declarante La empresa que presenta el reporte a la DIAN (quien cobró el IVA) Informado El cliente o comprador al que se le cobró el IVA 📌 ¿Cuántos conceptos tiene el Formato 1006? Al igual que el Formato 1005, el Formato 1006 tiene un único concepto : Código DIAN Descripción 4001 IVA generado — el IVA cobrado a los clientes durante el año Debido a que solo existe un concepto, el código de concepto no aparece en cada fila del reporte como sí ocurre en los formatos con múltiples conceptos (1001, 1007). 📌 ¿En qué se diferencia de otros formatos similares? Aspecto Formato 1006 (IVA Generado) Formato 1005 (IVA Descontable) Formato 1001 (Costos y Gastos) Tipo de información IVA cobrado a clientes IVA pagado a proveedores Pagos y gastos a proveedores Informado El cliente (a quien se le cobró) El proveedor (a quien se le pagó) El proveedor (a quien se le pagó) Número de conceptos 1 (solo 4001) 1 (solo 4001) Múltiples (5001, 5002…) Incluye dirección del informado en XML No No No Versión vigente (2025) V-8 V-9 V-11 2. ¿Cómo acceder al Formato 1006? 🗺️ El Formato 1006 se encuentra dentro del módulo de Contabilidad : En el menú principal superior, haz clic en Contabilidad . En el menú lateral izquierdo que aparece, busca y haz clic en Información Exógena . Verás el formulario "Consultar Información Exógena" . En el desplegable Formato , selecciona "1006 - IVA Generado (V-8)" . ¿No ves el formato en el listado? Verifica que tengas permisos de lectura sobre el módulo de Información Exógena. Si el formato no aparece, contacta al administrador del sistema. 3. ¿Cómo generar el reporte? 📊 Una vez seleccionado el formato, completa los siguientes campos del formulario: Campo ¿Qué ingresar? Ejemplo Formato Selecciona 1006 - IVA Generado (V-8) en el desplegable 1006 - IVA Generado (V-8) Formato del Archivo Elige cómo ver o descargar el resultado: Previsualizar, Excel o XML Previsualizar (para revisar), XML (para entregar a la DIAN) Número del Envío Número de secuencia del envío a la DIAN (1 = primer envío del año) 1 Fecha Inicial Primer día del periodo a reportar 2025-01-01 Fecha Final Último día del periodo a reportar 2025-12-31 Luego haz clic en el botón Consultar . 📌 Opciones de salida Opción ¿Para qué sirve? Previsualizar Muestra el reporte en pantalla en formato de tabla. Ideal para revisar la información antes de exportar. Excel Descarga un archivo separado por punto y coma (.csv) para abrir en Excel. Útil para auditoría o análisis. XML Genera y descarga el archivo XML oficial con el nombre estándar exigido por la DIAN ( Dmuisca_... ). Este es el archivo que se carga en el portal MUISCA de la DIAN. Antes de exportar el XML definitivo , siempre previsualiza primero para verificar que los valores y los clientes sean los correctos. Un XML enviado con errores requiere un envío de corrección. 4. ¿Qué columnas tiene el reporte? 📑 Cuando se previsualiza el Formato 1006, el resultado muestra una tabla con las siguientes columnas fijas y dinámicas: 📌 Columnas fijas de identificación del informado Estas columnas siempre aparecen y muestran los datos del cliente al que se le cobró el IVA: Columna ¿Qué muestra? Concepto Código DIAN del concepto. Para el Formato 1006 siempre es 4001 . Tipo de Documento Código DIAN del tipo de documento de identidad del cliente (ej. 31 = NIT, 13 = Cédula de Ciudadanía). Número de identificación del Informado NIT, cédula u otro número de identificación del cliente. DV Dígito de verificación del NIT (aplica para empresas). Primer Apellido Primer apellido del cliente (aplica para personas naturales). Segundo Apellido Segundo apellido del cliente (aplica para personas naturales). Primer Nombre Primer nombre del cliente (aplica para personas naturales). Otros Nombres Segundo nombre u otros nombres del cliente (aplica para personas naturales). Razón Social Nombre o razón social del cliente (aplica para empresas). Dirección Dirección registrada del cliente en el sistema. Código Departamento Código DIAN del departamento de residencia o domicilio del cliente. Código Municipio Código DIAN del municipio del cliente. País de residencia o domicilio Código DIAN del país del cliente. 📌 Columnas de valores (configurables) Estas columnas muestran los valores monetarios del IVA. Son las configuradas por el administrador en el Administrador de Formatos: Columna ¿Qué muestra? ¿Obligatoria? Impuesto Generado Total del IVA cobrado a ese cliente durante el periodo. Se calcula sumando los movimientos contables de las cuentas de IVA generado (cuentas del grupo 2408 del PUC, por ejemplo) registradas para ese cliente. El valor mostrado siempre es positivo (valor absoluto). Requerida IVA recuperado en devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas Cuando un cliente devuelve una compra o se rescinde una operación, la empresa recupera el IVA que había generado. Esta columna muestra ese valor recuperado. Si no hubo devoluciones o no está configurada, muestra cero. Opcional Impuesto al consumo Valor del Impuesto Nacional al Consumo (INC) cobrado al cliente, si aplica para la actividad económica de la empresa. Esta columna es independiente del IVA. Si no se generó INC o no está configurada, muestra cero. Opcional Diferencia entre "Impuesto Generado" e "Impuesto al Consumo" : el IVA (Impuesto sobre las Ventas) aplica a la mayoría de ventas de bienes y servicios. El INC (Impuesto Nacional al Consumo) es un impuesto adicional que aplica específicamente a ciertos sectores como restaurantes, telecomunicaciones y vehículos. Ambos pueden coexistir en el mismo reporte para una empresa que genere los dos. 📌 ¿Qué pasa si el valor de un cliente es cero? Los terceros cuyo saldo neto del IVA generado sea exactamente cero no aparecen en el reporte . El sistema filtra automáticamente los registros con valor cero para evitar enviar a la DIAN renglones sin información relevante. 5. ¿De dónde viene la información? 🔍 Toda la información del Formato 1006 proviene de los movimientos contables registrados en nuby. No es información ingresada manualmente en este módulo: el sistema la lee automáticamente del diario contable al momento de generar el reporte. 📌 ¿Qué documentos contables se incluyen? Comprobantes contables con fecha dentro del rango ingresado en el formulario. Solo documentos vigentes (los anulados quedan excluidos automáticamente). Quedan excluidos los comprobantes de ajuste de cierre contable . 📌 ¿Cómo se agrupa la información? Tipo de vista ¿Cómo se agrupan los datos? Vista consolidada (por defecto) Un renglón por cliente. Suma todos los movimientos de ese cliente durante el periodo, resultando en el total anual de IVA generado por cliente. Es la vista que se usa para generar el XML definitivo. Vista detallada Un renglón por comprobante contable. Muestra cada transacción individual. Útil para auditar de dónde proviene cada valor, pero no se debe usar para generar el XML oficial . 📌 ¿Qué cuentas contables se leen? El sistema lee únicamente las cuentas del Plan Único de Cuentas (PUC) que el administrador haya configurado en el Administrador de Formatos para cada columna. Si no hay cuentas configuradas, el sistema no puede generar el reporte. Típicamente, las cuentas configuradas corresponden al grupo de cuentas de IVA por pagar (grupo 2408 del PUC colombiano) y, si aplica, a las cuentas de impuesto al consumo. La configuración exacta depende de cada empresa. 📌 ¿Cómo se calcula el valor del "Impuesto Generado"? Para cada cliente, el sistema toma los débitos menos los créditos de las cuentas configuradas, en el periodo indicado. El resultado se muestra en valor absoluto (siempre positivo). Ejemplo: Cuenta 240801 — Créditos del periodo: $5.200.000 Cuenta 240801 — Débitos del periodo: $200.000 (notas crédito) Valor en el reporte: $5.000.000 📌 Datos del cliente: ¿de dónde se toman? La información de identificación del cliente (tipo de documento, número, nombre/razón social, dirección, municipio, departamento, país) se toma del registro del tercero en nuby. Si los datos del tercero están desactualizados o incompletos, el reporte los reflejará igual. Se recomienda mantener el módulo de terceros siempre actualizado. 6. ¿Qué configuraciones afectan el resultado? ⚙️ El resultado del Formato 1006 depende de varias configuraciones. Aquí se explica cada una y cómo afecta el reporte: 📌 1. Cuentas del IVA Generado (obligatoria) Es la configuración más importante. El administrador debe indicarle al sistema qué cuentas del PUC corresponden al IVA generado de la empresa. Sin esta configuración, el sistema no puede calcular ningún valor y muestra un mensaje de error al intentar consultar. Si el sistema muestra un error al consultar , lo más probable es que no haya cuentas configuradas para el Formato 1006. Comunícate con el administrador del sistema para que las configure en el Administrador de Formatos. 📌 2. Cuentas de "IVA recuperado en devoluciones" Si la empresa tiene devoluciones de ventas que afectan el IVA cobrado, se pueden configurar las cuentas contables correspondientes para que esos valores aparezcan en la columna de devoluciones. Si esta configuración está vacía, la columna muestra cero y esa información no se incluye en el XML. 📌 3. Cuentas de "Impuesto al consumo" Si la empresa genera Impuesto Nacional al Consumo (INC), el administrador puede configurar las cuentas correspondientes para que ese valor aparezca en la columna de impuesto al consumo. Si la empresa no genera INC o la columna no está configurada, mostrará cero. 📌 4. Rango de fechas Solo se procesan los documentos contables cuya fecha esté dentro del rango indicado en el formulario. Para el reporte anual a la DIAN, el rango debe ser del 1 de enero al 31 de diciembre del año gravable. 📌 5. Datos del tercero en el módulo de Terceros La información de identificación del cliente (NIT, nombre, dirección, municipio, país) se toma del módulo de Terceros de nuby. Si hay datos faltantes o incorrectos en ese módulo, se reflejarán en el reporte. La flecha de edición que aparece junto al número de identificación en el reporte permite acceder directamente al registro del tercero para corregirlo. 7. ¿Cómo funciona el Administrador de Formatos? 🛠️ El Administrador de Formatos es el panel de configuración del Formato 1006. Permite al administrador del sistema indicarle a nuby qué cuentas contables corresponden a cada tipo de información. Se accede desde el ícono "Administrar" que aparece en la parte superior de la pantalla de Información Exógena. El Administrador de Formatos está pensado para ser usado por el contador o administrador del sistema. Los cambios aquí afectan directamente al resultado del reporte para todos los usuarios. 📌 Seleccionar el formato a administrar Al abrir el Administrador, lo primero es seleccionar el formato en el desplegable superior: 1006 - IVA Generado (V-8) . Inmediatamente aparecerán las dos secciones de configuración. 📌 Sección izquierda: Códigos del Formato Muestra el único concepto del formato: 4001 . Para cada concepto, el administrador puede: Agregar cuentas PUC : hacer clic en el ícono verde "+" junto al concepto para vincular una o varias cuentas contables. Estas son las cuentas de IVA generado (grupo 2408). Se pueden agregar múltiples cuentas si la empresa maneja IVA diferenciado por tipo de operación. Quitar una cuenta : hacer clic en el ícono rojo "–" junto a la cuenta para desvincularla. La cuenta no se elimina del PUC, solo se desvincula del formato. Asociar una columna principal : el desplegable "Columna Asociada" en cada concepto permite vincular el concepto con la columna de valores principal ("Impuesto Generado"). Esto determina en qué columna aparecerá el valor calculado para ese concepto. ¿Por qué se asocia el concepto a una columna? En formatos con múltiples conceptos (como el 1001), cada concepto va a una columna diferente. En el Formato 1006, como solo hay un concepto (4001), este siempre debe estar vinculado a la columna "Impuesto Generado". 📌 Sección derecha: Columnas para Cruces de Información Esta sección muestra las columnas adicionales (de cruce) que complementan el reporte: IVA recuperado en devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas : columna para registrar el IVA que la empresa recuperó por operaciones canceladas o devueltas por los clientes. Se le asignan las cuentas PUC correspondientes. Impuesto al consumo : columna para reportar el INC generado. Se le asignan las cuentas PUC de ese impuesto. Para cada columna de cruce el administrador puede: Agregar cuentas : con el ícono verde "+" de la columna. Quitar cuentas : con el ícono rojo "–" de la cuenta. Eliminar la columna completa : con el ícono de eliminación al final de la fila. Agregar nuevas columnas : con el ícono "+" del encabezado de la sección (solo si en el futuro la DIAN exige nuevos campos). 📌 Resumen de acciones posibles en el Administrador Acción ¿Se recomienda? Nota Agregar cuentas PUC al concepto 4001 ✅ Sí Obligatorio para que el formato funcione Quitar cuentas PUC del concepto 4001 ⚠️ Con precaución Solo si la cuenta ya no es de IVA generado Agregar cuentas a columnas de cruce ✅ Sí Recomendado si hay devoluciones o INC Eliminar una columna de cruce ⚠️ Con precaución Solo si ese campo ya no es exigido por la DIAN Agregar nuevos conceptos al formato ❌ No recomendado La DIAN solo acepta el código 4001 en este formato Eliminar el concepto 4001 ❌ No recomendado El formato quedará sin datos y no se podrá generar 8. ¿Cómo exportar el XML para la DIAN? 📤 El archivo XML es el entregable oficial que se carga en el portal de la DIAN (MUISCA). Para generarlo desde nuby: Abre la pantalla de Información Exógena (Contabilidad → Información Exógena). Selecciona el formato 1006 - IVA Generado (V-8) . En "Formato del Archivo" selecciona XML . Ingresa el Número del Envío (1 para el primer envío del año). Define el rango de fechas del año gravable (ej. 2025-01-01 a 2025-12-31). Haz clic en Consultar . El archivo se descargará automáticamente. 📌 Nombre del archivo XML El archivo se descarga con el nombre estándar exigido por la DIAN, que sigue el formato oficial Dmuisca_CCMMMMMVVAAAACCCCCCCC.xml . Ese nombre es generado automáticamente por nuby con base en el código del formato, la versión, el año en curso y el número de envío. 📌 Encabezado del XML El archivo XML incluye un encabezado con los siguientes datos: Campo en el XML ¿Qué contiene? Año Año del momento en que se genera el XML Código de concepto de presentación Siempre 1 (presentación inicial) Formato 1006 Versión 08 (con cero a la izquierda) Número de envío El ingresado en el formulario (ej. 00000001) Fecha y hora de envío Momento en que se generó el archivo Fecha inicial y final El rango ingresado en el formulario Valor total Suma de los tipos de documento de todos los renglones (metadato para la DIAN) Cantidad de registros Total de renglones con valor distinto de cero ¿No genera el XML y muestra un error? Revisa que las cuentas PUC del concepto 4001 estén configuradas en el Administrador de Formatos. Sin esa configuración el sistema no puede generar el archivo. 9. Vista consolidada vs. vista detallada 🔎 Al consultar el Formato 1006, el sistema permite elegir entre dos tipos de visualización del resultado. Aunque el formulario en pantalla no siempre muestra este selector de forma visible, el modo por defecto es la vista consolidada . Característica Vista Consolidada Vista Detallada Agrupación Un renglón por cliente, con el total del periodo Un renglón por cada comprobante contable individual Uso recomendado Para generar el XML oficial de la DIAN Para auditar y verificar el origen de cada valor Columnas de cruce Se calculan con la suma total del periodo por tercero No se calculan columnas de cruce (se muestran en cero) Botón de edición Permite ir al registro del tercero Permite ir al comprobante contable específico Importante : la vista detallada no se debe usar para generar el XML oficial, ya que muestra datos por comprobante y no el total consolidado por cliente que exige la DIAN. 10. Recomendaciones antes de enviar a la DIAN ✅ Antes de cargar el archivo XML en el portal MUISCA de la DIAN, se recomienda seguir esta lista de verificación: Previsualiza el reporte completo para revisar que los clientes listados y los valores sean correctos. Verifica las cuentas PUC configuradas en el Administrador de Formatos. Confirma con el contador que sean las cuentas correctas de IVA generado. Controla los datos de terceros . Revisa que los clientes con mayor volumen de IVA tengan NIT/cédula, nombre y tipo de documento correctos. Cualquier discrepancia puede causar rechazos en la DIAN. Concilia con la declaración de IVA . El total del Formato 1006 debe ser consistente con el IVA generado declarado en las declaraciones de IVA bimestrales o cuatrimestrales del mismo periodo. Define bien el número de envío . El primer envío del año es el 1. Si ya enviaste antes y vas a corregir, incrementa el número. Usa el rango de fechas correcto . Para el reporte anual, el rango es del 1 de enero al 31 de diciembre del año gravable. Consejo : genera primero el Excel para compartirlo con el contador y hacer la revisión. Una vez validado, genera el XML definitivo. 11. Preguntas frecuentes ❓ 📌 ¿El Formato 1006 fue afectado por la Resolución DIAN 000233 de 2025? No. La Resolución DIAN 000233 del 30 de octubre de 2025 (que aplica para año gravable 2025) no modificó el Formato 1006 . Esa resolución sí actualizó los formatos 1001, 1005, 1011, 1647 y la serie 5247–5252. El Formato 1006 permanece en la Versión 8 y no requiere cambios para el reporte 2025. 📌 ¿Por qué el sistema muestra "No existen cuentas asociadas"? Este error aparece cuando el Formato 1006 no tiene cuentas del PUC configuradas en su concepto 4001. Debes ir al Administrador de Formatos, seleccionar el formato 1006, y agregar las cuentas contables de IVA generado. Consulta con el contador qué cuentas del plan de cuentas de tu empresa corresponden al IVA recaudado. 📌 ¿Por qué el Formato 1006 no incluye dirección, departamento ni municipio en el XML? La estructura del XML del Formato 1006 definida por la DIAN para la Versión 8 no requiere esos campos en cada nodo de detalle. A diferencia del Formato 1004, el 1006 solo exige el tipo de documento, el número de identificación, el nombre o razón social, y los valores monetarios. nuby genera el XML según esa especificación. 📌 ¿Puedo agregar más conceptos al Formato 1006? Técnicamente el sistema permite agregar más conceptos, pero no es correcto hacerlo . La DIAN establece que el Formato 1006 Versión 8 solo admite el código de concepto 4001. Agregar conceptos adicionales generaría un XML no válido que sería rechazado por el portal MUISCA. 📌 ¿Cómo sé si el valor del reporte cuadra con mis libros contables? Puedes verificarlo generando el reporte en formato Excel y sumando la columna "Impuesto Generado". Ese total debe coincidir con la sumatoria de los saldos crédito netos de las cuentas de IVA por pagar configuradas en el Administrador de Formatos, para el mismo periodo. 📌 ¿Qué pasa si un cliente no tiene NIT configurado en nuby? Si el tercero no tiene número de identificación registrado, la columna de número de identificación en el reporte aparecerá vacía. La DIAN rechazará ese renglón en el XML. Es fundamental que todos los clientes tengan sus datos de identificación completos y correctos en el módulo de Terceros antes de generar el XML definitivo. 📌 ¿Puedo filtrar el reporte por un cliente específico? Sí. Al generar la previsualización, el sistema permite buscar un tercero específico. Esta opción es útil para verificar rápidamente el IVA generado a un cliente determinado sin tener que revisar toda la lista. Formato 1009 — Saldos de Cuentas por Pagar Esta guía explica  qué es, cómo funciona y cómo usar el Formato 1009 en nuby . El formato reporta a la DIAN los saldos de deudas pendientes de pago que la empresa tiene con sus proveedores, contratistas y demás acreedores al 31 de diciembre de cada año fiscal, agrupados por concepto y por tercero. Versión 7 Configurable por el administrador Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué es el Formato 1009? 📋 El Formato 1009 es uno de los reportes de Información Exógena que las empresas deben entregar a la DIAN anualmente. Su nombre oficial es: Saldos de Cuentas por Pagar 📌 ¿Para qué sirve? Permite informar a la DIAN las deudas que la empresa aún tiene pendientes de pagar al cierre del año fiscal (31 de diciembre). Cada deuda se reporta identificando al acreedor (proveedor, contratista u otro tercero) y el concepto bajo el que se clasifica esa obligación. Con esta información, la DIAN puede cruzar lo que la empresa declaró como deuda pendiente con lo que el acreedor declaró como saldo por cobrar. Por ejemplo: si al 31 de diciembre la empresa le debe $3.500.000 a un proveedor de suministros (concepto 2202 – Proveedores ), ese saldo aparece en el Formato 1009. La DIAN verificará que ese proveedor también declaró $3.500.000 como saldo por cobrar en su propio reporte de información exógena. 📌 ¿Quién es el "Informado" en el Formato 1009? El informado es la persona o empresa a quien se le debe el dinero: el proveedor, contratista o acreedor. La empresa declarante es quien reporta la deuda. Rol ¿Quién es? Declarante La empresa que presenta el reporte a la DIAN (quien debe el dinero) Informado El proveedor, contratista o acreedor a quien se le debe el saldo 📌 ¿Qué conceptos (tipos de deuda) cubre la Versión 7? Cada concepto agrupa un tipo de deuda según la clasificación de la DIAN. Los conceptos estándar para el Formato 1009 son: Código DIAN Descripción del concepto 2201 Acreedores varios 2202 Proveedores nacionales 2203 Costos y gastos por pagar 2204 Retenciones en la fuente por pagar 2205 Dividendos y participaciones por pagar 2206 Otros pasivos Nota importante: Los conceptos que aparecen en el reporte dependen de los que el administrador del sistema haya configurado. Si un concepto no tiene cuentas del Plan de Cuentas asociadas, no generará resultados. Consulta la sección 7 para conocer cómo se configuran. 📌 ¿En qué se diferencia del Formato 1001? Estos dos formatos son complementarios y cubren momentos diferentes del ciclo contable: Aspecto Formato 1001 — Costos y Gastos Formato 1009 — Saldos por Pagar ¿Qué reporta? Todo lo que la empresa pagó o causó durante el año Lo que la empresa aún debe al 31 de diciembre Período de tiempo Acumulado del año (enero a diciembre) Saldo al corte del 31 de diciembre Cálculo del valor Total de movimientos del año (acumulado) Diferencia entre débitos y créditos (saldo neto) 📌 Marco legal Aplica para el año gravable 2024 / 2025 (presentado en 2025 / 2026) Código de formato: 1009 — Versión actual disponible en nuby: 7 Nodo XML DIAN: saldoscp 2. ¿Cómo acceder al módulo? 🖥️ 🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby Ingresa con tu usuario y contraseña habituales. 📂 Paso 2. Dirígete a Contabilidad En el menú principal de nuby, haz clic en "Contabilidad" . 📋 Paso 3. Selecciona Información Exógena En el menú lateral izquierdo del módulo Contabilidad, busca y haz clic en "Información Exógena" . 📌 Paso 4. El formulario de consulta Verás el formulario "Consultar Información Exógena" con los siguientes campos: Formato — Selector del formato a consultar Formato del Archivo — Previsualizar, Excel o XML Número del Envío — Número correlativo del envío a la DIAN Fecha Inicial — Inicio del período fiscal Fecha Final — Fin del período fiscal Importante: El campo Número del Envío es obligatorio. Sin este valor, el sistema mostrará un error de validación al intentar consultar. 3. ¿Cómo generar el reporte del Formato 1009? 🔍 📌 Paso 1. Seleccionar el formato En el campo Formato , selecciona: 1009 — Saldos Cuentas por Pagar (V-7) Requisito previo: Antes de poder generar este reporte, el administrador del sistema debe haber configurado los conceptos (códigos DIAN) y las cuentas del Plan de Cuentas asociadas al Formato 1009. Si no se ha realizado esta configuración, al hacer clic en "Consultar" aparecerá el mensaje: "No existen códigos asociados a este formato" o "No existen cuentas asociadas para uno o varios códigos del formato" . En ese caso, dirígete a la sección 7 de esta guía para conocer cómo configurarlo. 📌 Paso 2. Ingresar las fechas del período Fecha Inicial: Ingresa el primer día del año gravable, por ejemplo 2024-01-01 . Fecha Final: Ingresa el último día del período, por ejemplo 2024-12-31 . Nota: El Formato 1009 reporta los saldos al corte de fecha . Esto significa que el sistema evalúa el saldo acumulado de todas las cuentas configuradas desde el inicio hasta la fecha final indicada, no solo los movimientos del año. La convención de la DIAN es que el período sea el año gravable completo (1 de enero al 31 de diciembre). 📌 Paso 3. Ingresar el número de envío Ingresa 1 para el primer envío del año. Si es una corrección o reenvío, usa el número correlativo siguiente (2, 3, etc.). 📌 Paso 4. Seleccionar el tipo de salida Previsualizar — Tabla interactiva en pantalla para revisar los datos Excel — Descarga en hoja de cálculo para revisión interna XML — Archivo estándar DIAN para cargar en el portal MUISCA 📌 Paso 5. Hacer clic en "Consultar" El sistema procesará todos los movimientos contables del período y mostrará los resultados en una tabla. Cada fila representa un tercero por concepto : si una misma empresa aparece como acreedora bajo dos conceptos diferentes (por ejemplo 2202 y 2203), aparecerá en dos filas separadas. Vista Consolidada vs. Vista Detallada: De manera predeterminada, el sistema muestra la vista consolidada : una sola fila por tercero y concepto, sumando todos los movimientos del período. La vista detallada muestra cada comprobante contable por separado, lo que permite identificar exactamente qué registros componen el saldo de un acreedor específico. 4. ¿Qué columnas contiene y cómo se construye la información? 📊 El reporte tiene columnas fijas (siempre presentes, con los datos de identificación del acreedor) y una columna de saldo (el valor de la deuda calculado a partir del Plan de Cuentas configurado). 📌 Columnas fijas — identificación del tercero informado (acreedor) Campo en pantalla ¿Qué información contiene? Concepto Código DIAN que clasifica el tipo de deuda (por ejemplo 2202 = Proveedores nacionales, 2203 = Costos y gastos por pagar). Cada fila pertenece a un concepto específico. Tipo de Documento Código del tipo de identificación del acreedor. Por ejemplo: 13 = Cédula de ciudadanía, 31 = NIT, 22 = Cédula de extranjería. Número de identificación del Informado Número de cédula o NIT del tercero a quien se le debe el dinero. Cada fila corresponde a un acreedor diferente. DV Dígito de verificación del NIT. Solo aplica para empresas (personas jurídicas). Para personas naturales este campo va vacío. Primer Apellido / Segundo Apellido del Informado Apellidos del acreedor si es una persona natural. Si es empresa, estos campos van vacíos y se usa la Razón Social. Primer Nombre del Informado Primer nombre del acreedor si es persona natural. Razón Social del Informado Nombre oficial de la empresa acreedora. Solo aplica para personas jurídicas (NIT). Para personas naturales este campo va vacío. Dirección Dirección fiscal del acreedor registrada en nuby. Código dpto Código DIAN del departamento donde reside o tiene domicilio el acreedor. Por ejemplo: 05 = Antioquia, 11 = Bogotá D.C. Código mcp Código DIAN del municipio del acreedor. Por ejemplo: 001 = capital del departamento, 483 = Itagüí. País de residencia o domicilio Código del país del acreedor según la DIAN. Para acreedores colombianos siempre es 169 . 📌 Columna de saldo — el valor reportado Columna Tipo ¿Qué contiene? Saldo cuentas por pagar al 31 de diciembre Principal El saldo neto de la deuda con el acreedor al corte de la fecha final seleccionada. Se calcula como la diferencia entre el total de débitos y el total de créditos del período en las cuentas PUC configuradas para el concepto. Un saldo positivo indica que la empresa aún debe dinero al acreedor. ¿Por qué este formato solo tiene una columna de valor? A diferencia del Formato 1001 que reporta múltiples retenciones y tipos de pago, el Formato 1009 reporta únicamente un saldo de cierre : lo que la empresa debe al 31 de diciembre. Esta es la definición que establece la DIAN para este tipo de reporte. Registros con saldo cero o negativo: Solo se incluyen en el reporte los terceros que tienen un saldo positivo (la empresa efectivamente les debe dinero). Si el saldo de un acreedor es cero o negativo (por ejemplo porque ya se pagó toda la deuda o hubo una devolución), ese registro no aparece en el reporte. 5. ¿De dónde proviene la información? 🗄️ El Formato 1009 obtiene su información directamente del libro contable de la empresa registrado en nuby. 📌 Fuente principal: movimientos contables El sistema busca todos los comprobantes contables del período seleccionado que cumplan estas condiciones: La cuenta PUC del movimiento está asociada a algún concepto del Formato 1009 (según la configuración del administrador) El comprobante tiene fecha dentro del rango de fechas ingresado El comprobante no está anulado 📌 ¿Cómo se calcula el saldo a reportar? A diferencia del Formato 1001 (que reporta el total acumulado de pagos), el Formato 1009 reporta el saldo neto al corte . Por eso, para cada tercero y concepto, el sistema calcula: Saldo = Total de débitos del período − Total de créditos del período Si el resultado es positivo, existe una deuda pendiente con ese acreedor y se incluye en el reporte. Si el resultado es cero o negativo, no se incluye. 📌 Ejemplo del flujo de la información Durante el año, la empresa registró facturas de compra al proveedor "Suministros del Valle S.A.S." (NIT 900789123) por $8.000.000, usando la cuenta PUC 2202 – Proveedores nacionales . Durante el mismo año, la empresa realizó pagos a ese proveedor por $4.500.000, registrados también en esa cuenta PUC. Al 31 de diciembre, el saldo es $8.000.000 − $4.500.000 = $3.500.000 . En el Administrador de Formatos, la cuenta 2202 está asociada al concepto 2202 – Proveedores nacionales del Formato 1009. Al generar el Formato 1009, el sistema incluye a "Suministros del Valle S.A.S." con un saldo de $3.500.000 bajo el concepto 2202 . 📌 Datos del acreedor (tercero informado) Provienen de la ficha del tercero registrada en nuby. Incluyen: tipo de documento, número de identificación, nombres y apellidos (o razón social), dirección, municipio, departamento y país. Atención: Si la ficha del acreedor tiene datos incorrectos o incompletos (sin tipo de documento, sin dirección, sin municipio), esa información aparecerá incompleta en el reporte. La DIAN puede rechazar el XML si hay terceros sin datos de identificación válidos. Verifique que los proveedores y acreedores activos tengan sus fichas completas en el módulo de Terceros. 6. ¿Qué configuraciones influyen en los resultados? ⚙️ El Formato 1009 es un formato configurable : su contenido depende directamente de la configuración que el administrador haya realizado en el Administrador de Formatos. Estas son las configuraciones que más impactan el resultado: 📌 1. Conceptos del formato y sus cuentas PUC (obligatorio) Esta es la configuración más importante y obligatoria . El administrador debe asociar cada concepto DIAN (2201, 2202, etc.) con las cuentas del Plan de Cuentas que corresponden a esa deuda en el sistema contable de la empresa. Sin esta configuración, el formato no genera ningún resultado. Por ejemplo: si el concepto 2202 – Proveedores nacionales tiene asociadas las cuentas PUC 220505 y 220510 , el sistema buscará los saldos de esas cuentas para calcular las deudas con proveedores. Si el formato no está configurado: Al intentar consultar el Formato 1009, el sistema mostrará el mensaje "No existen códigos asociados a este formato" . Es necesario que el administrador del sistema configure los conceptos y sus cuentas antes de poder generar el reporte. Consulta la sección 7 de esta guía. 📌 2. Datos de los terceros (acreedores) La información de identificación de cada acreedor se toma de la ficha del tercero en nuby (módulo Terceros). Campos relevantes: Tipo de documento (debe ser el código DIAN correspondiente) Número de identificación o NIT Apellidos y nombres (o razón social para empresas) Dirección Municipio y departamento (con código DIAN) País (con código DIAN) 📌 3. Registro de los movimientos contables La calidad del reporte depende directamente de la correcta contabilización de facturas de compra, notas crédito, pagos a proveedores y demás documentos que afecten las cuentas por pagar. Si un movimiento se registró en una cuenta que no está asociada a ningún concepto del Formato 1009, ese movimiento no aparecerá en el reporte. 📌 4. Documentos anulados Los comprobantes contables marcados como anulados en el sistema son automáticamente excluidos del reporte. Un documento anulado no aporta ni quita saldo para efectos del Formato 1009. 📌 5. Rango de fechas seleccionado El sistema evalúa todos los movimientos con fecha dentro del rango indicado. Para una declaración anual completa, siempre se debe ingresar del 1 de enero al 31 de diciembre del año gravable. Si se ingresa un rango parcial, el saldo calculado reflejará solo los movimientos de ese período y podría no coincidir con el saldo contable real al cierre del año. 7. ¿Qué puede configurar el Administrador de Formatos para el 1009? 🛠️ 📌 ¿Qué es el Administrador de Formatos? El botón "Administrar" en la parte superior derecha de la pantalla de Información Exógena abre una ventana de configuración. Desde allí el administrador del sistema puede gestionar los conceptos y las cuentas PUC de cada formato. Acceso restringido: Solo los usuarios con perfil de administrador del sistema pueden acceder al Administrador de Formatos. Si no ves el botón "Administrar" o no puedes abrir la ventana, solicita acceso al usuario administrador. 📌 ¿Qué se puede configurar para el Formato 1009? Al seleccionar el Formato 1009 en el Administrador, verás dos paneles: 🔹 Panel izquierdo: Códigos del Formato Aquí se administran los conceptos DIAN del formato y las cuentas PUC asociadas a cada uno. Este panel es obligatorio configurar para que el formato funcione. Acción ¿Qué hace? Crear nuevo código Agrega un concepto DIAN al formato (ej. 2202 para Proveedores nacionales). Se debe ingresar el número del concepto y la columna a la que se asocia. Agregar cuenta PUC a un código Vincula una o más cuentas del Plan de Cuentas al concepto. Los movimientos en esas cuentas serán los que aporten el saldo reportado bajo ese concepto. Eliminar cuenta PUC de un código Desvincula una cuenta del concepto. Los futuros reportes ya no incluirán los movimientos de esa cuenta en el concepto. Cambiar la columna asociada Permite mover un código de concepto a una columna diferente dentro del formato, si el formato tuviera más de una columna de valores. Eliminar un código Elimina el concepto completo y todas sus cuentas PUC asociadas. El formato ya no reportará información bajo ese concepto. 🔹 Panel derecho: Columnas para Cruces de Información Aquí se gestionan columnas adicionales de tipo "cruce" , que complementan la columna principal. Para el Formato 1009 en su configuración estándar, esta sección generalmente no se usa, ya que el formato solo reporta un único saldo. Acción ¿Qué hace? Crear nueva columna de cruce Agrega una columna adicional de valor al reporte, cuyo contenido proviene de cuentas PUC configuradas independientemente de los conceptos del panel izquierdo. Agregar / eliminar cuentas a la columna Vincula o desvincula cuentas PUC a la columna de cruce. Eliminar columna de cruce Elimina la columna y sus cuentas asociadas del reporte. 📌 ¿Qué NO se puede cambiar desde el Administrador? Hay aspectos del Formato 1009 que están determinados por la DIAN y programados directamente en el sistema. El Administrador de Formatos no puede modificarlos : La estructura del XML generado (atributos, nodos, orden de campos) Los campos de identificación del acreedor (tipo doc, NIT, nombre, dirección, etc.) El nombre interno de la columna de saldo y la forma en que se calcula La versión del formato (actualmente V-7) Para modificar alguno de estos aspectos se requiere una actualización del sistema por parte del equipo de desarrollo de nuby. 📌 Pasos para configurar el Formato 1009 desde cero Haz clic en el botón "Administrar" en la pantalla de Información Exógena. En la ventana del Administrador, selecciona "1009 — Saldos Cuentas por Pagar (V-7)" en el selector de Formato. En el panel izquierdo "Códigos del Formato" , haz clic en el ícono para crear un nuevo código . Ingresa el código DIAN correspondiente (por ejemplo 2202 ), selecciona la columna "Saldo cuentas por pagar al 31 de diciembre" y guarda. Con el código creado, haz clic en el ícono de cuentas junto al código para agregarle las cuentas PUC que correspondan a ese concepto en tu plan de cuentas. Repite los pasos 3, 4 y 5 para cada concepto que necesites reportar. Una vez configurados los conceptos y sus cuentas, regresa a Información Exógena y genera el reporte nuevamente. Buena práctica: Antes de generar el XML definitivo para la DIAN, usa la opción "Previsualizar" para verificar que los valores calculados sean correctos. Confirma con el área contable que los saldos del reporte coinciden con los saldos del libro mayor para las cuentas configuradas. 8. ¿Cómo exportar el XML para la DIAN? 📤 📌 Paso 1. Previsualizar primero Antes de exportar el XML, te recomendamos previsualizar el reporte para revisar que todos los datos sean correctos: identificaciones de los acreedores, saldos, direcciones y códigos de municipio. 📌 Paso 2. Seleccionar la salida "XML" En el campo "Formato del Archivo" , selecciona XML y haz clic en "Consultar" . 📌 Paso 3. Descargar el archivo El sistema generará automáticamente la descarga del archivo XML. El nombre del archivo seguirá la nomenclatura estándar de la DIAN: Dmuisca_[concepto]1009[versión][año][número_envío].xml Por ejemplo, para el primer envío del año 2024 con la versión 7: Dmuisca_10097202401.xml 📌 Información incluida en el XML por cada acreedor El archivo XML contiene, por cada tercero reportado, los siguientes datos en un nodo individual dentro del bloque saldoscp : Campo en el XML Descripción cpt Código del concepto DIAN (ej. 2202 ) tdoc Tipo de documento de identificación del acreedor (código DIAN) nid Número de identificación (cédula o NIT) del acreedor dv Dígito de verificación del NIT (solo para empresas) raz Razón social (para empresas) apl1 / apl2 Primer y segundo apellido (para personas naturales) nom1 Primer nombre (para personas naturales) dir Dirección del acreedor dpto Código DIAN del departamento del acreedor mun Código DIAN del municipio del acreedor pais Código DIAN del país del acreedor sal Saldo de cuentas por pagar al 31 de diciembre (valor de la deuda) Codificación del archivo: El XML se genera en codificación ISO-8859-1 , que es el estándar que requiere el portal MUISCA de la DIAN para la carga de archivos de información exógena. 📌 Paso 4. Cargar en MUISCA Ingresa al portal de la DIAN ( muisca.dian.gov.co ) y sigue el proceso estándar de carga de archivos de información exógena para el Formato 1009. Si el archivo tiene errores de validación, el portal los mostrará detalladamente para que puedas corregirlos en nuby. 9. Preguntas frecuentes ❓ ¿Por qué al seleccionar el Formato 1009 aparece un error de "No existen códigos asociados"? Esto ocurre cuando el Formato 1009 no tiene ningún concepto DIAN configurado con cuentas PUC en el Administrador de Formatos. Para solucionarlo, sigue los pasos de configuración descritos en la sección 7 de esta guía. ¿Por qué un proveedor al que le debo dinero no aparece en el reporte? Existen tres razones principales: La cuenta PUC usada en los movimientos no está configurada para ningún concepto del Formato 1009. Verifica en el Administrador de Formatos que la cuenta que usa ese proveedor esté incluida. El saldo calculado es cero o negativo . El sistema solo incluye acreedores con saldo positivo (deudas vigentes). Si la deuda ya fue pagada, el saldo será cero y no aparecerá. Los movimientos están fuera del rango de fechas seleccionado. Verifica que la fecha inicial y final cubran el período correcto. ¿Puedo incluir solo algunos conceptos y no todos los del 2201 al 2206? Sí. El Administrador de Formatos permite configurar únicamente los conceptos que la empresa necesita reportar. Si, por ejemplo, la empresa nunca tiene dividendos por pagar ( 2205 ), simplemente no se configura ese concepto y no aparecerá en el reporte. ¿Qué diferencia hay entre la vista "Detallada" y la vista "Consolidada"? Vista ¿Cómo muestra los datos? ¿Para qué sirve? Consolidada Una fila por acreedor y concepto, con el saldo total acumulado del período Para la presentación final a la DIAN (XML y Excel oficial) Detallada Una fila por cada comprobante contable que compone el saldo Para auditoría interna y verificación de qué registros componen cada saldo ¿Es posible filtrar el reporte por un proveedor específico? Esta opción no se encuentra habilitada actualmente en la interfaz del Formato 1009. Para revisar la información de un proveedor específico, se recomienda usar la vista Detallada y luego usar las opciones de búsqueda en la tabla o descargar en Excel para filtrar desde la hoja de cálculo. ¿Cuántas veces puedo enviar el Formato 1009 en un mismo año? Puedes enviar múltiples veces. Cada envío se numera correlativamente (1, 2, 3…) en el campo Número del Envío . El primer envío es el que considera la DIAN como declaración original; los siguientes se tratan como correcciones. ¿El XML incluye el resumen total del formato? Sí. Adicional a los registros individuales de cada acreedor, el sistema incluye automáticamente en el XML un campo con el total general de todos los saldos reportados ( sal total). Este campo es un requisito obligatorio de la DIAN para el Formato 1009.