Ver movimientos ¿Cómo crear un documento contable? Introducción Este manual tiene como objetivo guiar el proceso de creación de diversos tipos de documentos contables en el sistema  nuby , incluyendo comprobantes de ingresos, egresos, notas bancarias, saldos iniciales, demas asientos contables. Los documentos contables son fundamentales para registrar de manera precisa y completa todas las operaciones financieras de la empresa, garantizando la integridad de la información, el cumplimiento normativo y la correcta elaboración de estados financieros. A través de este proceso, los usuarios podrán generar, modificar y consultar los movimientos contables, asociando cuentas, terceros y valores de acuerdo con las necesidades especificas de cada transacción. Paso a Paso: Creación de un Documento Contable Paso 1: Acceder al Módulo de Contabilidad Ingrese al sistema  nuby  con sus credenciales. En el  menú horizontal superior , busque y haga clic en la opción  “Contabilidad” . En el  submenú izquierdo , seleccione  “Ver Movimientos” . Paso 2: Iniciar Creación del Documento En la esquina superior derecha, haga clic en el botón  “Crear Doc. Contable” . El sistema lo redireccionará a la ventana para diligenciar los campos del documento. Paso 3: Diligenciar Campos del Documento Complete los siguientes campos según corresponda: Campo Descripción Tipo Documento Seleccione el tipo de documento contable (ej: "Comprobante de Ingreso", "Comprobante de Egreso", "Nota Bancaria", "Saldos Iniciales", "Ajuste") desde la lista desplegable. Consecutivo Generado automáticamente por el sistema. Fecha de Comprobante Ingrese la fecha actual o la correspondiente al documento. ¿Anulado? Marque  "No"  para documento activo o  "Sí"  si está anulado. Observaciones Agregue información adicional relevante (ej: "Pago factura 123", "Ajuste por diferencia en caja"). Cargar Plantilla Opcional: Cargue una plantilla preguardada para reutilizar campos. Guardar Plantilla Opcional: Guarde la configuración actual como plantilla para uso futuro. Agregar archivos Adjunte archivos relacionados (ej: soportes) haciendo clic en  "Buscar"  y luego en  (+) para agregar. Cuenta Seleccione la cuenta contable (ej: "1105 - Caja", "4105 - Ingresos", "5105 - Gastos"). Débito/Crédito Ingrese el valor correspondiente en débito o crédito. Tercero Asocie el tercero relacionado (Inquilino, propietario, proveedor, empleado, etc). Agregar detalle Haga clic en el icono  (+) para agregar cada línea del asiento. Paso 4: Finalizar y Guardar Haga clic en el botón  “Grabar documento”  para guardar y crear el documento. Confirme que el sistema muestre un mensaje de éxito.   Conclusión La correcta creación de documentos contables es esencial para mantener la integridad financiera en el sistema  nuby . Este proceso permite registrar de manera organizada y precisa todas las transacciones, desde saldos iniciales hasta movimientos diarios de ingresos, egresos y ajustes, garantizando que la información esté actualizada, equilibrada y lista para la generación de reportes financieros.  ¿Cómo crear y aplicar un anticipo en nuby? Esta guía explica  qué son los anticipos en nuby, cómo crearlos en el módulo de Contabilidad y cómo se aplican automáticamente al generar facturas, gastos causados y documentos soporte. Los anticipos permiten registrar pagos recibidos o realizados por adelantado y llevar control de su saldo disponible. Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué es un anticipo? 💡 Un anticipo es un documento contable (comprobante de ingreso o egreso) que se marca como "aplica para anticipo" en el sistema. Su función es registrar un pago que se recibe antes de que exista la factura o documento correspondiente, o un pago que se realiza a un proveedor antes de recibir los bienes o servicios. 🔹 ¿Cuándo se usa un anticipo de ingreso (CI)? Un inquilino paga más de lo que debe y el excedente se reserva para aplicarlo a una factura futura. Un cliente realiza un abono anticipado antes de que se genere su factura de venta. Al generar la factura de inquilino en Tareas Comunes, el sistema ofrece aplicar automáticamente el anticipo disponible. 🔹 ¿Cuándo se usa un anticipo de egreso (CE)? Se realiza un adelanto a un proveedor antes de recibir la factura de compra. Se anticipa el pago de canon a un propietario antes de generar la factura de propietario. Al crear un gasto causado, documento soporte o factura de propietario, el sistema aplica automáticamente el anticipo registrado. 🔹 Diferencia entre un anticipo y un pago de factura En el mismo formulario de documentos contables existen dos opciones mutuamente excluyentes: Aplica para anticipo → El comprobante queda disponible como anticipo para ser usado en futuras facturas del tercero seleccionado. No está asociado a ninguna factura existente. Aplica para pago de factura → El comprobante paga directamente una factura ya existente. No puede combinarse con anticipo. Solo se puede seleccionar una de las dos opciones: o el documento es un anticipo, o es un pago de factura. Ambas opciones no pueden estar activas al mismo tiempo. 2. Campos y estados de un anticipo 🗂️ Cuando un documento se marca como anticipo, el sistema gestiona los siguientes campos internamente: 🔹 Campos del anticipo Campo Descripción Tercero a aplicar el anticipo El cliente, inquilino, propietario o proveedor a quien se le reserva el anticipo. Al seleccionarlo, el sistema lo vincula automáticamente en los detalles contables. Valor del anticipo Para Comprobantes de Ingreso (CI) : suma de los valores en la columna Débito del detalle. Para Comprobantes de Egreso (CE) : suma de los valores en la columna Crédito del detalle. Valor restante Saldo disponible del anticipo. Empieza igual al valor total y va disminuyendo a medida que se aplica a facturas o gastos. Estado de aplicación Indica si el anticipo ha sido usado. Ver tabla de estados a continuación. 🔹 Estados del anticipo Estado Significado ¿Se puede modificar? NO El anticipo fue creado pero aún no se ha aplicado a ningún documento. Sí PARCIAL Se ha aplicado parte del valor del anticipo, pero aún queda saldo disponible. No TOTAL El anticipo fue aplicado en su totalidad y el valor restante es $0. No Una vez que el anticipo ha sido aplicado parcial o totalmente, el documento contable queda bloqueado para edición . El sistema mostrará el mensaje: "No es posible modificar los valores de este documento debido a que es un anticipo y ya ha sido aplicado" . 3. ¿Cómo crear un anticipo? 📝 Los anticipos se crean desde el módulo de Contabilidad → Movimientos Contables . Solo se pueden marcar como anticipo los Comprobantes de Ingreso (CI) y los Comprobantes de Egreso (CE) . Los tipos de documento de facturas, gastos causados o documentos soporte se manejan en sus propios módulos y no tienen esta opción. 🔹 Paso 1: Acceder a Movimientos Contables Ve a Contabilidad en el menú principal y selecciona Movimientos . Luego haz clic en Crear Doc. Contable . 🔹 Paso 2: Seleccionar el tipo de documento En el campo Tipo Documento , selecciona: CI - Comprobante de Ingreso → Para anticipos de clientes o inquilinos (dinero que recibes). CE - Comprobante de Egreso → Para anticipos a proveedores o propietarios (dinero que pagas). 🔹 Paso 3: Completar el encabezado Fecha de Comprobante : Fecha en que se recibe o entrega el anticipo. Observaciones : Descripción del anticipo (por ejemplo: "ANTICIPO - Excedente de pago - NOMBRE TERCERO" ). 🔹 Paso 4: Activar la opción de anticipo En el lado derecho del formulario, marca la casilla "Aplica para anticipo" . Al activarla, aparece el campo "Tercero a aplicar el anticipo" . Al activar "Aplica para anticipo", la opción "Aplica para pago de factura" queda deshabilitada automáticamente, ya que son mutuamente excluyentes. 🔹 Paso 5: Seleccionar el tercero En el campo "Tercero a aplicar el anticipo" , busca y selecciona el tercero (inquilino, propietario o proveedor) al que corresponde el anticipo. Puedes buscar por nombre o número de documento. Al seleccionar el tercero aquí, el sistema lo asigna automáticamente en la columna Tercero de los detalles contables del documento. 🔹 Paso 6: Agregar los detalles contables En la tabla de detalles, agrega las cuentas contables correspondientes: Para un anticipo de ingreso (CI) : el valor del anticipo se registra en la columna Débito . La suma de los débitos será el valor inicial del anticipo. Para un anticipo de egreso (CE) : el valor del anticipo se registra en la columna Crédito . La suma de los créditos será el valor inicial del anticipo. El documento debe estar cuadrado (Total Débitos = Total Créditos) antes de guardarse. 🔹 Paso 7: Guardar el documento Haz clic en el botón Guardar . El sistema crea el documento con: Estado de anticipo: NO (pendiente de aplicación). Valor restante: igual al valor total del anticipo. 4. ¿Cómo y dónde se aplica el anticipo? ⚡ Una vez creado, el anticipo queda disponible para ser aplicado automáticamente en los siguientes lugares del sistema. En todos los casos, el sistema detecta si el tercero tiene anticipos disponibles y los ofrece para su aplicación. 🔹 En Tareas Comunes (facturación de contratos) Al generar facturas de inquilinos o propietarios desde Contratos → Tareas Comunes , la tabla de movimientos a facturar muestra una columna "Anticipos" . Si el tercero tiene anticipos disponibles, aparece un selector múltiple con los documentos disponibles, mostrando el consecutivo, la fecha y el valor restante de cada anticipo. Para facturas de inquilino : se muestran los anticipos de tipo ingreso (CI) del inquilino. Para facturas de propietario : se muestran los anticipos de tipo egreso (CE) del propietario. Al seleccionar uno o más anticipos y generar la factura, el sistema aplica el anticipo automáticamente y actualiza su saldo restante. 🔹 En Facturas de Venta Al crear o editar una factura de venta, si el tercero tiene anticipos de ingreso disponibles, el sistema los muestra con su consecutivo, fecha y valor restante. Puedes seleccionar el anticipo a aplicar como forma de pago parcial o total de la factura. 🔹 En Gastos Causados (Facturas de Compra) Al crear un egreso para un gasto causado, si el proveedor tiene anticipos de egreso disponibles, el sistema los lista para ser aplicados. Al aplicar el anticipo, se genera automáticamente un registro de pago en el gasto causado y se descuenta del saldo restante del anticipo. 🔹 En Documentos Soporte Al crear un documento soporte para un proveedor que tiene anticipos de egreso disponibles, el sistema muestra en una sección "Anticipos" la lista de anticipos con su consecutivo, fecha, concepto y valor restante. Marca la casilla del anticipo que deseas aplicar; el sistema lo descontará al guardar el documento. En todos los casos, si el valor del anticipo supera el saldo pendiente de la factura o gasto, el sistema aplica solo el monto necesario y conserva el saldo restante del anticipo disponible para usos futuros. 5. ¿Cómo consultar los anticipos existentes? 🔍 Para ver todos los anticipos registrados y hacer seguimiento de su estado, ve a Contabilidad → Movimientos (Consultas) . La tabla de movimientos contables incluye columnas específicas de anticipos: Columna Descripción Tercero anticipo Nombre del tercero al que está asignado el anticipo. Permite filtrar por tercero. ¿Anticipo aplicado? Muestra el estado: NO (sin aplicar), PARCIAL (aplicado parcialmente) o TOTAL (aplicado en su totalidad). Tiene filtro desplegable para buscar por estado. Valor Restante del Anticipo Saldo disponible del anticipo. Permite filtrar por rango de valores. Puedes usar el botón "Mostrar/Ocultar Filtros" y activar los filtros de anticipo para encontrar, por ejemplo, todos los anticipos en estado NO (disponibles para aplicar). Tip: Filtra por Tercero anticipo + estado NO para identificar rápidamente qué anticipos tienes pendientes de aplicar y a qué terceros pertenecen. 6. Restricciones y advertencias importantes ⚠️ 🔹 No se puede modificar un anticipo ya aplicado Una vez que el sistema marca un anticipo como PARCIAL o TOTAL , el documento contable queda bloqueado. Al intentar editarlo, aparecerá el siguiente mensaje de error: "No es posible modificar los valores de este documento debido a que es un anticipo y ya ha sido aplicado" Si necesitas corregir un anticipo ya aplicado, deberás primero anular los documentos (facturas o gastos) donde fue aplicado, lo cual revierte el pago y deja el anticipo nuevamente disponible. 🔹 El campo "Tercero a aplicar el anticipo" es obligatorio Si marcas la casilla "Aplica para anticipo" pero no seleccionas un tercero, el sistema mostrará la advertencia: "El campo 'Tercero a aplicar anticipo' es requerido debido a que indicaste que el documento aplica para anticipo" al intentar guardar. 🔹 Solo los tipos CI y CE admiten anticipos La opción "Aplica para anticipo" solo está disponible para documentos de tipo Comprobante de Ingreso (CI) y Comprobante de Egreso (CE) . Otros tipos de documento no muestran esta opción. 🔹 El anticipo aplica solo al tercero seleccionado El anticipo queda vinculado al tercero elegido en el campo "Tercero a aplicar el anticipo". Solo aparecerá disponible cuando se cree una factura, gasto o documento soporte para ese mismo tercero. 🔹 El anticipo no reemplaza el cuadre contable El documento contable debe seguir cuadrado (Total Débitos = Total Créditos) independientemente de si es o no un anticipo. La opción de anticipo no exime del cumplimiento contable básico. 🔹 Anticipo y pago de factura son mutuamente excluyentes En el mismo documento no se puede activar simultáneamente "Aplica para anticipo" y "Aplica para pago de factura". Activar uno deshabilita automáticamente el otro. 7. Resumen del flujo completo de un anticipo 🔄 # Paso Módulo / Acción Estado del anticipo 1 Se recibe o realiza un pago anticipado Contabilidad → Crear Doc. Contable (CI o CE) NO (sin aplicar) 2 Se activa "Aplica para anticipo" y se selecciona el tercero Formulario de Movimientos Contables NO (pendiente) 3 Se genera una factura, gasto o documento soporte para ese tercero Tareas Comunes / Facturas de Venta / Gastos Causados / Doc. Soporte Disponible para seleccionar 4 Se selecciona el anticipo y se guarda el documento El sistema aplica automáticamente y actualiza el saldo PARCIAL (si queda saldo) o TOTAL (si se agota) 5 El anticipo queda bloqueado para edición Contabilidad → Movimientos Contables (solo lectura) PARCIAL o TOTAL (bloqueado) ¿Cómo homologar cuentas contables? Aquí le mostramos como hacerlo: Paso 1: Busque la opción ‘Contabilidad’ del menú horizontal situada en la parte superior y seleccione la opción ‘Ver Movimientos’ del submenú al costado izquierdo. Paso 2: Ubique y de clic sobre el botón ‘Homologar’ en la esquina superior derecha. El sistema mostrará una ventana para ingresar las cuentas que se desean homologar. En el primer campo, debe ingresar la cuenta que desea cambiar. En el segundo campo, debe ingresar la cuenta por la cual va a homologar la cuenta antigua. Para finalizar da clic en el botón ‘Cambiar’. ¿Cómo imprimir documentos contables? A continuación le mostramos como hacerlo: Paso 1: Busque la opción ‘Contabilidad’ del menú horizontal situada en la parte superior y seleccione la opción ‘Ver Movimientos’ del submenú al costado izquierdo. Paso 2: Ubique y de clic sobre el botón ‘Imprimir facturas’ en la esquina superior derecha. Paso 3: el sistema mostrará una ventana para diligenciar los datos de las facturas a imprimir. Consecutivo inicial: Indique a partir de qué número de factura desea imprimir. Consecutivo final: Indique el número de la última factura que desea imprimir. Tipo de documento: Haga clic en la lista desplegable y seleccione el documento a imprimir. Consultar: Haga clic en este botón para mostrar los resultados de la búsqueda. Seleccione los documentos a imprimir desde la casilla al lado derecho. Todas: Al activar esta casilla, seleccionará automáticamente todos los registros para imprimir. Imprimir documentos: Da clic a este botón para imprimir los documentos. ¿Cómo ver documentos contables? Paso 1: Busque la opción ‘Contabilidad’ del menú horizontal situada en la parte superior y seleccione la opción ‘Ver Movimientos’ del submenú al costado izquierdo. Paso 2: Filtre y seleccione el documento. Haga uso de los campos para filtrar el documento que desea ver. Seleccione el registro desde la casilla circular al lado izquierdo. De clic en el botón ‘Ver documento’. El sistema mostrará en una ventana emergente el documento. ¿Cómo duplicar un documento contable? Paso 1: Busque la opción ‘Contabilidad’ del menú horizontal situada en la parte superior y seleccione la opción ‘Ver Movimientos’ del submenú al costado izquierdo. Paso 2: Filtre y seleccione el documento. Haga uso de los campos para filtrar el documento que desea duplicar. Seleccione el registro desde la casilla circular al lado izquierdo. De clic en el botón ‘Duplicar documento’. Paso 3: El sistema lo redireccionará a una nueva ventana con los detalles del documento, donde podrá modificar la información y crear un documento nuevo. Tipo Documento: De la lista desplegable elija el documento que requiere crear. Consecutivo: Este valor lo arroja el sistema automáticamente. Fecha de Comprobante: Elija la fecha actual en la que se crea el documento. ¿Anulado?: Indique el estado del documento, SI para anulado, No para documento activo. Observaciones: En este campo podrá agregar información adicional del documento contable. Cargar Plantilla: Permite agregar plantilla de un documento creado anteriormente, para facilitar hacer el documento sin tener que crearlo desde cero. Guardar Plantilla: Una vez diligenciado todos los campos, se puede dar clic en esta opción para guardarlo como una plantilla y utilizarlo en documentos futuros. Así facilitará el proceso. Agregar archivos al documento: Al dar clic a esta casilla, podrá almacenar archivos relacionados al documento contable. De clic en el botón Buscar > seleccione el archivo y de clic en el icono (+) Agregar . En estos campos debe ingresar las cuentas para débito y crédito, el valor y tercero al que corresponde el documento. Como se muestra en la imagen. Dar clic en el icono (+) Para agregar el detalle. Verificar que el documento tenga valor de $0 en el ítem Descuadre. Grabar documento: Da clic en este botón para finalizar y crear el documento. ¿Cómo visualizar los documentos contables en formato del cliente? Paso 1: Busque la opción ‘Contabilidad’ del menú horizontal situada en la parte superior y seleccione la opción ‘Ver Movimientos’ del submenú al costado izquierdo. Paso 2: Filtre y seleccione el documento. Haga uso de los campos para filtrar el documento que desea visualizar. Seleccione el registro desde la casilla circular al lado izquierdo. De clic en el botón ‘Formato cliente’. El sistema mostrará en una ventana emergente el documento. ¿Cómo editar documentos contables? A continuación le mostramos como hacerlo: Paso 1: Busque la opción ‘Contabilidad’ del menú horizontal situada en la parte superior y seleccione la opción ‘Ver Movimientos’ del submenú al costado izquierdo. Paso 2: Filtre y seleccione el documento. Haga uso de los campos para filtrar el documento que desea duplicar. Seleccione el registro desde la casilla circular al lado izquierdo. De clic en el botón ‘Editar documento’. Paso 3: El sistema lo redireccionará a una nueva ventana con los detalles del documento, donde podrá modificar la información. Tipo Documento: De la lista desplegable elija el documento que requiere crear. Consecutivo: Este valor lo arroja el sistema automáticamente. Fecha de Comprobante: Elija la fecha actual en la que se crea el documento. ¿Anulado?: Indique el estado del documento, SI para anulado, No para documento activo. Observaciones: En este campo podrá agregar información adicional del documento contable. Cargar Plantilla: Permite agregar plantilla de un documento creado anteriormente, para facilitar hacer el documento sin tener que crearlo desde cero. Guardar Plantilla: Una vez diligenciado todos los campos, se puede dar clic en esta opción para guardarlo como una plantilla y utilizarlo en documentos futuros. Así facilitará el proceso. Agregar archivos al documento: Al dar clic a esta casilla, podrá almacenar archivos relacionados al documento contable. De clic en el botón Buscar > seleccione el archivo y de clic en el icono (+) Agregar . En estos campos debe ingresar las cuentas para débito y crédito, el valor y tercero al que corresponde el documento. Como se muestra en la imagen. Dar clic en el icono (+) Para agregar el detalle. Verificar que el documento tenga valor de $0 en el ítem Descuadre. Grabar documento: Da clic en este botón para finalizar y crear el documento. ¿Cómo editar documentos descuadrados contablemente? Aqui le mostramos. ¿Cómo crear un documento contable por fuente rápida? Paso 1: Busque la opción ‘Contabilidad’ del menú horizontal situada en la parte superior y seleccione la opción ‘Ver Movimientos’ del submenú al costado izquierdo. Paso 2: Ubique y de clic sobre el botón ‘ Crear Doc. Fuente Rápida’ en la esquina superior derecha. Se mostrará la siguiente ventana para seleccionar si es un Gasto Causad o o un Egreso de un documento previamente creado. Después de seleccionado el documento, el sistema lo redireccionará a otra ventana para crear el documento. Paso 3: Diligenciar todos los campos con asterisco en rojo para crear el documento. Tercero: Ingrese a nombre del tercero que va crear el documento. Fecha: Ingrese la fecha de creación del documento. Observaciones: Ingrese información adicional del documento. Centro de costos: Campo opcional, para ingresar el centro de costos. Consecutivo: Ingrese el consecutivo con el que se creará el documento. Doc. de Referencia: Ingrese el documento de referencia. Cuenta costos por pagar: Seleccione la cuenta de costos por pagar. Impuestos: Ingrese el impuesto ya sea Retención en la fuente, Reteiva, Reteica y el porcentaje si aplica. Detalles del gasto causado:Ingrese la cantidad, el concepto, el valor y si aplica IVA. Registrar pago: active esta opción para registrar el pago del documento al mismo tiempo. Seleccione la forma de pago, el valor y de clic en el icono(+) para agregarlo. Totales: Valide que los totales que se generan del documento son correctos. Grabar: Para finalizar de clic en el botón Grabar.