Formato 1005 — IVA Descontable

El Formato 1005 es uno de los reportes de Información Exógena que las empresas deben entregar a la DIAN anualmente. Su nombre oficial es:

IVA Descontable

📌 ¿Para qué sirve?

Cuando la empresa compra bienes o servicios, sus proveedores le cobran IVA. Ese IVA pagado se llama IVA descontable porque la empresa tiene derecho a descontarlo (restarlo) del IVA que ella misma recauda de sus clientes. El Formato 1005 le informa a la DIAN cuánto IVA descontable pagó la empresa a cada proveedor durante el año.

Por ejemplo: si la empresa compró papelería y el proveedor le cobró $190.000 de IVA, ese valor aparece en el Formato 1005 bajo el nombre del proveedor. La DIAN verifica que ese proveedor también declaró esos $190.000 como IVA generado.

📌 ¿Quién es el "Informado" en el Formato 1005?

El informado es el proveedor o vendedor al que la empresa le pagó el IVA. La empresa es el declarante (quien presenta el reporte), y el proveedor es el informado (quien recibió el pago).

📌 ¿Cuántos conceptos tiene el Formato 1005?

A diferencia del Formato 1001 (que tiene más de una docena de conceptos DIAN), el Formato 1005 tiene un único concepto:

Debido a que solo existe un concepto, el código de concepto no aparece en cada fila del reporte ni en el archivo XML, a diferencia de los formatos 1001, 1003 o 1007 donde el concepto sí se muestra columna por columna.

📌 ¿En qué se diferencia del grupo 52xx y del Formato 1001?

📌 Marco legal

• Aplica para el año gravable 2025 (presentado en 2026)

• Código de formato: 1005 — Versión actual disponible en nuby: 9

• Actualizado según la Resolución DIAN 000233 del 30 de octubre de 2025

• Nodo XML del archivo: impventas

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Dirígete a Contabilidad

En el menú principal de nuby, haz clic en "Contabilidad".

📋 Paso 3. Selecciona Información Exógena

En el menú lateral izquierdo, haz clic en "Información Exógena".

📌 Paso 4. El formulario de consulta

Verás el formulario "Consultar Información Exógena" con:

• Formato — Selector del formato a consultar

• Número del Envío — Número correlativo del envío a la DIAN

• Fecha Inicial — Inicio del período

• Fecha Final — Fin del período

• Formato del Archivo — Previsualizar, Excel o XML

📌 Paso 1. Seleccionar el formato

En el campo Formato, selecciona:

1005 — IVA Descontable (V-9)

Importante: Si al consultar la V-9 aparece el mensaje "No existen cuentas asociadas para uno o varios códigos del formato", significa que el administrador aún no ha configurado las cuentas del Plan de Cuentas (PUC) correspondientes al IVA descontable. Ver sección 7 para solucionarlo.

📌 Paso 2. Ingresar las fechas del período

• Fecha Inicial: Primer día del año gravable — por ejemplo 2025-01-01

• Fecha Final: Último día del período — por ejemplo 2025-12-31

📌 Paso 3. Ingresar el número de envío

Ingresa 1 para el primer envío del año. Si es una corrección, usa el siguiente número correlativo.

📌 Paso 4. Seleccionar tipo de salida

• Previsualizar — Tabla interactiva en pantalla para revisión

• Excel — Descarga en hoja de cálculo para revisión interna

• XML — Archivo estándar DIAN para cargar en MUISCA

📌 Paso 5. Hacer clic en "Consultar"

El sistema procesará todos los movimientos contables del período en las cuentas configuradas para el IVA descontable y mostrará los resultados. Cada fila representa un proveedor diferente: si la empresa le compró a cincuenta proveedores distintos durante el año, aparecerán cincuenta filas.

Vista Consolidada vs. Vista Detallada:
De forma predeterminada el sistema muestra la vista consolidada: una sola fila por proveedor, sumando todo el IVA pagado durante el año. La vista detallada muestra cada movimiento contable por separado. Use la vista detallada para identificar qué facturas o comprobantes componen el IVA total de un proveedor específico.

📌 Paso 6. Editar datos de un proveedor

Al lado de cada número de identificación aparece un ícono de lápiz. Haga clic en él para abrir y corregir los datos del proveedor directamente desde el reporte sin necesidad de salir del módulo.

El reporte tiene dos tipos de columnas: las fijas (siempre presentes, no configurables) y las configurables (su nombre y cantidad las define el administrador del sistema).

📌 Columnas fijas — identificación del proveedor informado

¿Por qué el XML del 1005 no incluye dirección ni municipio?
La DIAN definió que para el Formato 1005 (IVA descontable) no se requiere reportar la ubicación del proveedor. Solo se necesita identificarlo (tipo de documento, número y nombre). La dirección que aparece en pantalla es solo para orientación del contador durante la revisión interna, pero no viaja en el archivo entregado a la DIAN.

📌 Columnas configurables — valores monetarios

Estas columnas muestran los montos de IVA. Para la Versión 9 del Formato 1005, las columnas activas son:

📌 ¿Cómo se calcula el valor de "Impuesto descontable"?

Para cada proveedor, el sistema toma todos los movimientos contables del período en las cuentas PUC asignadas al IVA descontable y calcula la diferencia: total de débitos menos total de créditos. El resultado es el IVA neto descontable pagado a ese proveedor.

A diferencia del Formato 1001 (que usa el mayor entre débito y crédito para reflejar el acumulado bruto pagado), el Formato 1005 usa el saldo neto porque lo que interesa es el IVA efectivamente descontable tras considerar posibles ajustes.

¿Por qué muchos proveedores muestran $0.00 en la columna de devoluciones?
Esa columna solo tiene valor si el administrador configuró cuentas PUC para ella y si la empresa tuvo ventas que fueron anuladas o rescindidas durante el período. Para la mayoría de las empresas, esta columna permanecerá en cero porque es una situación poco frecuente.

El Formato 1005 obtiene su información directamente del libro contable de la empresa, de la misma forma que el Formato 1001. Cada comprobante donde el contador registra el pago de IVA queda almacenado en una cuenta PUC específica dentro del sistema.

📌 Fuente principal: movimientos contables en cuentas de IVA descontable

El sistema busca todos los comprobantes contables del período seleccionado que cumplan estas condiciones:

• La cuenta PUC del movimiento está asociada al concepto 4001 en el Administrador de Formatos

• El comprobante tiene fecha dentro del rango ingresado

• El comprobante no está anulado

• El tipo de comprobante no es del tipo reservado del sistema

Por cada proveedor que tenga movimientos en esas cuentas, el sistema genera una fila en el reporte con el total de IVA descontable del período.

📌 Ejemplo del flujo de la información

1. La empresa compra suministros de oficina y el proveedor (NIT 800987654) le cobra $190.000 de IVA. El contador registra ese IVA en la cuenta PUC 24080101 — IVA descontable en compras.

2. En el Administrador de Formatos, la cuenta 24080101 está asociada al concepto 4001 — IVA descontable.

3. Al generar el Formato 1005, el sistema encuentra ese movimiento, identifica al proveedor (NIT 800987654), y lo incluye en el reporte con $190.000 en la columna "Impuesto descontable".

📌 Datos del proveedor informado

Provienen de la ficha del proveedor registrada en nuby. Incluyen: tipo de documento, número de identificación, nombres y apellidos (o razón social). La dirección, municipio, departamento y país también se toman de la ficha del proveedor pero, como se explicó en la sección 4, solo se muestran en pantalla y no se incluyen en el XML.

Atención: Si la ficha del proveedor tiene el número de identificación incorrecto o sin tipo de documento, esa información aparecerá incorrecta en el reporte y la DIAN puede rechazar el XML. Verifique que los proveedores con IVA pagado tengan sus fichas correctas antes de generar el archivo final.

📌 1. Cuentas PUC asociadas al concepto 4001

La configuración más importante del formato. Solo los movimientos contables en cuentas PUC que estén asociadas al concepto 4001 aparecerán en el reporte. Las cuentas PUC del IVA descontable varían según el Plan de Cuentas de cada empresa, pero generalmente corresponden al grupo 2408 del PUC colombiano (IVA descontable). Si una cuenta de IVA no está configurada, los pagos de IVA a través de esa cuenta no aparecerán en el reporte.

📌 2. El concepto 4001 debe tener cuentas configuradas

Si el concepto 4001 no tiene ninguna cuenta PUC asociada, el sistema bloquea la generación del reporte y muestra el mensaje: "No existen cuentas asociadas para uno o varios códigos del formato". A diferencia del Formato 1001 que tiene múltiples conceptos, en el 1005 solo hay uno, por lo que si ese único concepto no tiene cuentas, el formato simplemente no funciona.

📌 3. Fichas completas de los proveedores

Los proveedores deben tener en nuby su tipo de documento y número de identificación correctamente registrados. Aunque la dirección no va en el XML del 1005, es buena práctica tenerla completa para la revisión interna.

📌 4. Estado de los comprobantes contables

Solo se incluyen comprobantes vigentes (no anulados). Si el contador anuló un comprobante de IVA, ese movimiento no aparecerá en el reporte.

📌 5. Período seleccionado

El filtro aplica sobre la fecha del comprobante contable. Asegúrese de ingresar el rango completo del año gravable (del 01/01 al 31/12 del año correspondiente).

📌 6. Versión del formato seleccionada

La V-7 y la V-9 tienen configuraciones de cuentas independientes. Seleccione siempre la versión que corresponde al año gravable que está reportando. Para el año 2025 (reporte en 2026) use la V-9.

📌 ¿Puede el Administrador modificar el Formato 1005?

Sí. El Formato 1005 es un formato completamente configurable, igual que el 1001. Depende totalmente de que el administrador configure las cuentas PUC correctas. Sin esa configuración, el formato no genera ningún resultado.

📌 ¿Cómo abrir el Administrador?

En la página de Información Exógena, en la parte superior de la pantalla, haga clic en el botón "Administrar". Se abrirá una ventana emergente con el panel de administración.

1. Seleccione el formato en el selector "Formato"

2. Elija "1005 — IVA Descontable (V-9)" o la versión que necesita configurar

3. El panel mostrará los dos bloques de configuración disponibles

📌 Bloque 1: Códigos del Formato

Muestra el único concepto disponible: 4001. Para este concepto puede:

• Agregar cuentas PUC: Asociar las cuentas del Plan de Cuentas de la empresa donde se registra el IVA descontable. Una empresa puede tener varias cuentas de IVA descontable (por tipo de compra, por tarifa de IVA del 5%, 19%, etc.). Se pueden agregar todas al concepto 4001 para que el sistema las busque todas al generar el reporte.

• Eliminar cuentas: Quitar cuentas que ya no aplican o que fueron asignadas por error.

• Columna asociada: El concepto 4001 debe estar vinculado a la columna "Impuesto descontable" (columna principal). Si el selector muestra "-Seleccione-", los valores del concepto no aparecerán en ninguna columna del reporte aunque el sistema encuentre movimientos.

• Crear nuevos conceptos: Técnicamente es posible, pero solo debe existir el concepto 4001 según la definición de la DIAN para este formato. Agregar conceptos adicionales no estándar generará errores en la prevalidación del XML.

• Eliminar el concepto 4001: Si se elimina, el formato queda sin conceptos y no puede generar ningún reporte. Solo debe eliminarse si se va a reemplazar de inmediato por uno corregido.

Regla de validación: El concepto 4001 debe tener al menos una cuenta PUC asociada. Si está vacío, el sistema bloquea la generación del reporte. Esta es la causa más frecuente por la que el Formato 1005 no genera resultados.

📌 Bloque 2: Columnas para Cruces de Información

Gestiona la columna de devoluciones. Actualmente en la V-9 está disponible:

• "IVA resultante por devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas" — Para configurar esta columna, el administrador debe agregar las cuentas PUC donde la empresa registra el IVA de las devoluciones o anulaciones de ventas. Si la empresa no tiene este tipo de movimientos, puede dejar la columna sin cuentas y no generará error (a diferencia del concepto principal, la columna de cruce no bloquea el reporte si está vacía).

• Eliminar cuentas: Quitar cuentas asignadas que ya no aplican.

• Crear nuevas columnas: Si en futuras versiones la DIAN exige reportar un nuevo tipo de IVA especial, el administrador puede crear una nueva columna sin necesidad de actualización del sistema.

• Eliminar columnas: Si alguna columna no aplica para la empresa, puede eliminarse.

¿Por qué los formatos 52xx no tienen esta configuración?
Los formatos del grupo 52xx toman su información directamente de los contratos y facturas del módulo de arrendamiento, no del Plan de Cuentas contable. Por eso no se pueden configurar como el Formato 1005. El Administrador de Formatos no tiene ningún efecto sobre los formatos 52xx.

📌 Paso 1. Previsualiza primero

Antes de exportar el XML, revisa el reporte en modo previsualización para:

• Verificar que todos los proveedores con IVA pagado durante el año aparezcan

• Comprobar que los valores de IVA sean razonables comparados con los libros contables

• Confirmar que no hay proveedores con número de identificación en blanco o incorrecto

📌 Paso 2. Selecciona la salida "XML"

En el campo "Formato del Archivo", selecciona XML y haz clic en "Consultar".

📌 Paso 3. Descarga el archivo

El sistema generará automáticamente la descarga del archivo XML.

📌 Campos incluidos en el XML del Formato 1005

Nota sobre dirección y municipio: A diferencia del Formato 1001, el XML del Formato 1005 no incluye los campos de dirección (dir), departamento (dpto), municipio (mun) ni país (pais). Esto es por definición de la DIAN para este formato.

El archivo XML se genera en codificación ISO-8859-1, el estándar requerido por la DIAN para los reportes de información exógena.

En nuby existen dos versiones del Formato 1005. Cada versión corresponde a una resolución diferente de la DIAN. Use siempre la versión que aplica para el año fiscal que está reportando.

¿Cuál versión debo usar?
Para el año gravable 2025 (reporte presentado en 2026) use la V-9. Para años anteriores, consulte con su contador qué versión aplica según la resolución DIAN vigente para ese año gravable.

Cambio técnico importante de V-7 a V-9:
En la V-7, la columna de "Impuesto Descontable" era técnicamente de tipo cruce (tipo 2), lo que implicaba que el sistema la calculaba de forma diferente. En la V-9, esta columna es ahora de tipo principal (tipo 1), lo que la convierte en la columna base del reporte. Este cambio garantiza que el valor principal siempre aparezca en la primera columna de montos del reporte, facilitando la revisión.

📌 1. Verifica que el concepto 4001 tenga cuentas PUC configuradas

Antes de generar el reporte, abra el Administrador de Formatos y confirme que el concepto 4001 tiene al menos una cuenta PUC asociada. Si aparece vacío, es la causa directa de que el reporte no pueda generarse.

📌 2. Confirma que todas las cuentas de IVA descontable están incluidas

Verifique con el contador cuáles son las cuentas del Plan de Cuentas donde se registra el IVA descontable (generalmente del grupo 2408 según el PUC colombiano). Si la empresa usa varias cuentas para diferentes tarifas de IVA (5% y 19%), todas deben estar asociadas al concepto 4001.

📌 3. Descarga el Excel para revisión previa

Antes del XML final, descarga el reporte en Excel y compara el total de la columna "Impuesto descontable" con el saldo de las cuentas de IVA descontable en el balance de prueba del mismo período. Deben ser consistentes.

📌 4. Revisa proveedores con datos de identificación incompletos

Revisa que no haya filas donde el número de identificación o el tipo de documento estén en blanco. Aunque el 1005 no requiere dirección en el XML, sí requiere la identificación correcta del proveedor para que la DIAN pueda hacer el cruce.

📌 5. Valida el XML en la herramienta de la DIAN

Antes del envío oficial, valida el archivo XML descargado en la herramienta de prevalidación de la DIAN. Esto permite detectar errores de formato o datos inválidos sin dejar un envío rechazado en los registros de la DIAN.

📌 6. Guarda una copia del Excel y del XML

Conserva siempre los archivos generados como respaldo. En caso de correcciones futuras, estos archivos permiten comparar fácilmente qué cambió entre versiones del reporte.

📌 7. Usa el número de envío correcto

Para el primer envío del año usa 1. Si corriges y reenvías, usa el siguiente número correlativo según las instrucciones del portal MUISCA.

¿Por qué el Formato 1005 no muestra ningún resultado aunque hay movimientos de IVA?

La causa más frecuente es que las cuentas PUC del IVA descontable no están configuradas en el Administrador de Formatos para el concepto 4001. Si el concepto está vacío, el sistema no sabe en qué cuentas buscar y no genera ningún resultado. Revise la configuración del administrador (sección 7).

¿Por qué el XML del Formato 1005 no incluye dirección ni municipio del proveedor?

Es una definición de la DIAN para este formato específico. El Formato 1005 solo exige identificar al proveedor (tipo de documento, número y nombre), no su ubicación geográfica. Esto lo diferencia del Formato 1001 donde sí se requiere la dirección en el XML.

¿Qué pasa si un proveedor no tiene NIT ni cédula registrada en nuby?

Aparecerá en el reporte sin número de identificación, lo que generará un error en la prevalidación de la DIAN. Se recomienda completar la ficha del proveedor con su número de identificación correcto antes de generar el XML final.

¿La columna "IVA resultante por devoluciones" puede generar error si está vacía?

No. La columna de devoluciones es una columna de cruce (complementaria) y puede estar sin cuentas asignadas sin bloquear la generación del reporte. El único requisito obligatorio es que el concepto 4001 tenga cuentas configuradas.

¿Debo reportar el IVA de todos los proveedores o solo algunos?

Debe reportar el IVA descontable de todos los proveedores con quienes la empresa haya tenido compras que generaron IVA durante el período. No hay un mínimo de valor a reportar: si hubo IVA registrado en las cuentas configuradas para un proveedor, debe aparecer en el formato.

¿La configuración del Administrador de Formatos afecta a todos los usuarios?

Sí. Los cambios en el Administrador (agregar o quitar cuentas, conceptos o columnas) afectan a todos los usuarios que generen el reporte desde ese momento. Solo usuarios con permisos de administrador tienen acceso a esta sección.

¿Puedo usar la V-9 para reportar años anteriores?

No. Cada año gravable tiene una versión específica definida por la DIAN. Use la V-9 únicamente para el año gravable 2025. Para años anteriores, consulte con su contador qué versión corresponde y selecciónela en el selector de formato.