Formato 1009 — Saldos de Cuentas por Pagar

El Formato 1009 es uno de los reportes de Información Exógena que las empresas deben entregar a la DIAN anualmente. Su nombre oficial es:

Saldos de Cuentas por Pagar

📌 ¿Para qué sirve?

Permite informar a la DIAN las deudas que la empresa aún tiene pendientes de pagar al cierre del año fiscal (31 de diciembre). Cada deuda se reporta identificando al acreedor (proveedor, contratista u otro tercero) y el concepto bajo el que se clasifica esa obligación.

Con esta información, la DIAN puede cruzar lo que la empresa declaró como deuda pendiente con lo que el acreedor declaró como saldo por cobrar.

Por ejemplo: si al 31 de diciembre la empresa le debe $3.500.000 a un proveedor de suministros (concepto 2202 – Proveedores), ese saldo aparece en el Formato 1009. La DIAN verificará que ese proveedor también declaró $3.500.000 como saldo por cobrar en su propio reporte de información exógena.

📌 ¿Quién es el "Informado" en el Formato 1009?

El informado es la persona o empresa a quien se le debe el dinero: el proveedor, contratista o acreedor. La empresa declarante es quien reporta la deuda.

📌 ¿Qué conceptos (tipos de deuda) cubre la Versión 7?

Cada concepto agrupa un tipo de deuda según la clasificación de la DIAN. Los conceptos estándar para el Formato 1009 son:

Nota importante: Los conceptos que aparecen en el reporte dependen de los que el administrador del sistema haya configurado. Si un concepto no tiene cuentas del Plan de Cuentas asociadas, no generará resultados. Consulta la sección 7 para conocer cómo se configuran.

📌 ¿En qué se diferencia del Formato 1001?

Estos dos formatos son complementarios y cubren momentos diferentes del ciclo contable:

📌 Marco legal

• Aplica para el año gravable 2024 / 2025 (presentado en 2025 / 2026)

• Código de formato: 1009 — Versión actual disponible en nuby: 7

• Nodo XML DIAN: saldoscp

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Dirígete a Contabilidad

En el menú principal de nuby, haz clic en "Contabilidad".

📋 Paso 3. Selecciona Información Exógena

En el menú lateral izquierdo del módulo Contabilidad, busca y haz clic en "Información Exógena".

📌 Paso 4. El formulario de consulta

Verás el formulario "Consultar Información Exógena" con los siguientes campos:

• Formato — Selector del formato a consultar

• Formato del Archivo — Previsualizar, Excel o XML

• Número del Envío — Número correlativo del envío a la DIAN

• Fecha Inicial — Inicio del período fiscal

• Fecha Final — Fin del período fiscal

Importante: El campo Número del Envío es obligatorio. Sin este valor, el sistema mostrará un error de validación al intentar consultar.

📌 Paso 1. Seleccionar el formato

En el campo Formato, selecciona:

1009 — Saldos Cuentas por Pagar (V-7)

Requisito previo: Antes de poder generar este reporte, el administrador del sistema debe haber configurado los conceptos (códigos DIAN) y las cuentas del Plan de Cuentas asociadas al Formato 1009. Si no se ha realizado esta configuración, al hacer clic en "Consultar" aparecerá el mensaje:

"No existen códigos asociados a este formato" o "No existen cuentas asociadas para uno o varios códigos del formato".

En ese caso, dirígete a la sección 7 de esta guía para conocer cómo configurarlo.

📌 Paso 2. Ingresar las fechas del período

• Fecha Inicial: Ingresa el primer día del año gravable, por ejemplo 2024-01-01.

• Fecha Final: Ingresa el último día del período, por ejemplo 2024-12-31.

Nota: El Formato 1009 reporta los saldos al corte de fecha. Esto significa que el sistema evalúa el saldo acumulado de todas las cuentas configuradas desde el inicio hasta la fecha final indicada, no solo los movimientos del año. La convención de la DIAN es que el período sea el año gravable completo (1 de enero al 31 de diciembre).

📌 Paso 3. Ingresar el número de envío

Ingresa 1 para el primer envío del año. Si es una corrección o reenvío, usa el número correlativo siguiente (2, 3, etc.).

📌 Paso 4. Seleccionar el tipo de salida

• Previsualizar — Tabla interactiva en pantalla para revisar los datos

• Excel — Descarga en hoja de cálculo para revisión interna

• XML — Archivo estándar DIAN para cargar en el portal MUISCA

📌 Paso 5. Hacer clic en "Consultar"

El sistema procesará todos los movimientos contables del período y mostrará los resultados en una tabla. Cada fila representa un tercero por concepto: si una misma empresa aparece como acreedora bajo dos conceptos diferentes (por ejemplo 2202 y 2203), aparecerá en dos filas separadas.

Vista Consolidada vs. Vista Detallada:
De manera predeterminada, el sistema muestra la vista consolidada: una sola fila por tercero y concepto, sumando todos los movimientos del período. La vista detallada muestra cada comprobante contable por separado, lo que permite identificar exactamente qué registros componen el saldo de un acreedor específico.

El reporte tiene columnas fijas (siempre presentes, con los datos de identificación del acreedor) y una columna de saldo (el valor de la deuda calculado a partir del Plan de Cuentas configurado).

📌 Columnas fijas — identificación del tercero informado (acreedor)

📌 Columna de saldo — el valor reportado

¿Por qué este formato solo tiene una columna de valor?
A diferencia del Formato 1001 que reporta múltiples retenciones y tipos de pago, el Formato 1009 reporta únicamente un saldo de cierre: lo que la empresa debe al 31 de diciembre. Esta es la definición que establece la DIAN para este tipo de reporte.

Registros con saldo cero o negativo:
Solo se incluyen en el reporte los terceros que tienen un saldo positivo (la empresa efectivamente les debe dinero). Si el saldo de un acreedor es cero o negativo (por ejemplo porque ya se pagó toda la deuda o hubo una devolución), ese registro no aparece en el reporte.

El Formato 1009 obtiene su información directamente del libro contable de la empresa registrado en nuby.

📌 Fuente principal: movimientos contables

El sistema busca todos los comprobantes contables del período seleccionado que cumplan estas condiciones:

• La cuenta PUC del movimiento está asociada a algún concepto del Formato 1009 (según la configuración del administrador)

• El comprobante tiene fecha dentro del rango de fechas ingresado

• El comprobante no está anulado

📌 ¿Cómo se calcula el saldo a reportar?

A diferencia del Formato 1001 (que reporta el total acumulado de pagos), el Formato 1009 reporta el saldo neto al corte. Por eso, para cada tercero y concepto, el sistema calcula:

Saldo = Total de débitos del período − Total de créditos del período

Si el resultado es positivo, existe una deuda pendiente con ese acreedor y se incluye en el reporte. Si el resultado es cero o negativo, no se incluye.

📌 Ejemplo del flujo de la información

1. Durante el año, la empresa registró facturas de compra al proveedor "Suministros del Valle S.A.S." (NIT 900789123) por $8.000.000, usando la cuenta PUC 2202 – Proveedores nacionales.

2. Durante el mismo año, la empresa realizó pagos a ese proveedor por $4.500.000, registrados también en esa cuenta PUC.

3. Al 31 de diciembre, el saldo es $8.000.000 − $4.500.000 = $3.500.000.

4. En el Administrador de Formatos, la cuenta 2202 está asociada al concepto 2202 – Proveedores nacionales del Formato 1009.

5. Al generar el Formato 1009, el sistema incluye a "Suministros del Valle S.A.S." con un saldo de $3.500.000 bajo el concepto 2202.

📌 Datos del acreedor (tercero informado)

Provienen de la ficha del tercero registrada en nuby. Incluyen: tipo de documento, número de identificación, nombres y apellidos (o razón social), dirección, municipio, departamento y país.

Atención: Si la ficha del acreedor tiene datos incorrectos o incompletos (sin tipo de documento, sin dirección, sin municipio), esa información aparecerá incompleta en el reporte. La DIAN puede rechazar el XML si hay terceros sin datos de identificación válidos. Verifique que los proveedores y acreedores activos tengan sus fichas completas en el módulo de Terceros.

El Formato 1009 es un formato configurable: su contenido depende directamente de la configuración que el administrador haya realizado en el Administrador de Formatos. Estas son las configuraciones que más impactan el resultado:

📌 1. Conceptos del formato y sus cuentas PUC (obligatorio)

Esta es la configuración más importante y obligatoria. El administrador debe asociar cada concepto DIAN (2201, 2202, etc.) con las cuentas del Plan de Cuentas que corresponden a esa deuda en el sistema contable de la empresa. Sin esta configuración, el formato no genera ningún resultado.

Por ejemplo: si el concepto 2202 – Proveedores nacionales tiene asociadas las cuentas PUC 220505 y 220510, el sistema buscará los saldos de esas cuentas para calcular las deudas con proveedores.

Si el formato no está configurado: Al intentar consultar el Formato 1009, el sistema mostrará el mensaje "No existen códigos asociados a este formato". Es necesario que el administrador del sistema configure los conceptos y sus cuentas antes de poder generar el reporte. Consulta la sección 7 de esta guía.

📌 2. Datos de los terceros (acreedores)

La información de identificación de cada acreedor se toma de la ficha del tercero en nuby (módulo Terceros). Campos relevantes:

• Tipo de documento (debe ser el código DIAN correspondiente)

• Número de identificación o NIT

• Apellidos y nombres (o razón social para empresas)

• Dirección

• Municipio y departamento (con código DIAN)

• País (con código DIAN)

📌 3. Registro de los movimientos contables

La calidad del reporte depende directamente de la correcta contabilización de facturas de compra, notas crédito, pagos a proveedores y demás documentos que afecten las cuentas por pagar. Si un movimiento se registró en una cuenta que no está asociada a ningún concepto del Formato 1009, ese movimiento no aparecerá en el reporte.

📌 4. Documentos anulados

Los comprobantes contables marcados como anulados en el sistema son automáticamente excluidos del reporte. Un documento anulado no aporta ni quita saldo para efectos del Formato 1009.

📌 5. Rango de fechas seleccionado

El sistema evalúa todos los movimientos con fecha dentro del rango indicado. Para una declaración anual completa, siempre se debe ingresar del 1 de enero al 31 de diciembre del año gravable. Si se ingresa un rango parcial, el saldo calculado reflejará solo los movimientos de ese período y podría no coincidir con el saldo contable real al cierre del año.

📌 ¿Qué es el Administrador de Formatos?

El botón "Administrar" en la parte superior derecha de la pantalla de Información Exógena abre una ventana de configuración. Desde allí el administrador del sistema puede gestionar los conceptos y las cuentas PUC de cada formato.

Acceso restringido: Solo los usuarios con perfil de administrador del sistema pueden acceder al Administrador de Formatos. Si no ves el botón "Administrar" o no puedes abrir la ventana, solicita acceso al usuario administrador.

📌 ¿Qué se puede configurar para el Formato 1009?

Al seleccionar el Formato 1009 en el Administrador, verás dos paneles:

🔹 Panel izquierdo: Códigos del Formato

Aquí se administran los conceptos DIAN del formato y las cuentas PUC asociadas a cada uno. Este panel es obligatorio configurar para que el formato funcione.

🔹 Panel derecho: Columnas para Cruces de Información

Aquí se gestionan columnas adicionales de tipo "cruce", que complementan la columna principal. Para el Formato 1009 en su configuración estándar, esta sección generalmente no se usa, ya que el formato solo reporta un único saldo.

📌 ¿Qué NO se puede cambiar desde el Administrador?

Hay aspectos del Formato 1009 que están determinados por la DIAN y programados directamente en el sistema. El Administrador de Formatos no puede modificarlos:

• La estructura del XML generado (atributos, nodos, orden de campos)

• Los campos de identificación del acreedor (tipo doc, NIT, nombre, dirección, etc.)

• El nombre interno de la columna de saldo y la forma en que se calcula

• La versión del formato (actualmente V-7)

Para modificar alguno de estos aspectos se requiere una actualización del sistema por parte del equipo de desarrollo de nuby.

📌 Pasos para configurar el Formato 1009 desde cero

1. Haz clic en el botón "Administrar" en la pantalla de Información Exógena.

2. En la ventana del Administrador, selecciona "1009 — Saldos Cuentas por Pagar (V-7)" en el selector de Formato.

3. En el panel izquierdo "Códigos del Formato", haz clic en el ícono para crear un nuevo código.

4. Ingresa el código DIAN correspondiente (por ejemplo 2202), selecciona la columna "Saldo cuentas por pagar al 31 de diciembre" y guarda.

5. Con el código creado, haz clic en el ícono de cuentas junto al código para agregarle las cuentas PUC que correspondan a ese concepto en tu plan de cuentas.

6. Repite los pasos 3, 4 y 5 para cada concepto que necesites reportar.

7. Una vez configurados los conceptos y sus cuentas, regresa a Información Exógena y genera el reporte nuevamente.

Buena práctica: Antes de generar el XML definitivo para la DIAN, usa la opción "Previsualizar" para verificar que los valores calculados sean correctos. Confirma con el área contable que los saldos del reporte coinciden con los saldos del libro mayor para las cuentas configuradas.

📌 Paso 1. Previsualizar primero

Antes de exportar el XML, te recomendamos previsualizar el reporte para revisar que todos los datos sean correctos: identificaciones de los acreedores, saldos, direcciones y códigos de municipio.

📌 Paso 2. Seleccionar la salida "XML"

En el campo "Formato del Archivo", selecciona XML y haz clic en "Consultar".

📌 Paso 3. Descargar el archivo

El sistema generará automáticamente la descarga del archivo XML. El nombre del archivo seguirá la nomenclatura estándar de la DIAN:

Dmuisca_[concepto]1009[versión][año][número_envío].xml

Por ejemplo, para el primer envío del año 2024 con la versión 7: Dmuisca_10097202401.xml

📌 Información incluida en el XML por cada acreedor

El archivo XML contiene, por cada tercero reportado, los siguientes datos en un nodo individual dentro del bloque saldoscp:

Codificación del archivo: El XML se genera en codificación ISO-8859-1, que es el estándar que requiere el portal MUISCA de la DIAN para la carga de archivos de información exógena.

📌 Paso 4. Cargar en MUISCA

Ingresa al portal de la DIAN (muisca.dian.gov.co) y sigue el proceso estándar de carga de archivos de información exógena para el Formato 1009. Si el archivo tiene errores de validación, el portal los mostrará detalladamente para que puedas corregirlos en nuby.

¿Por qué al seleccionar el Formato 1009 aparece un error de "No existen códigos asociados"?

Esto ocurre cuando el Formato 1009 no tiene ningún concepto DIAN configurado con cuentas PUC en el Administrador de Formatos. Para solucionarlo, sigue los pasos de configuración descritos en la sección 7 de esta guía.

¿Por qué un proveedor al que le debo dinero no aparece en el reporte?

Existen tres razones principales:

• La cuenta PUC usada en los movimientos no está configurada para ningún concepto del Formato 1009. Verifica en el Administrador de Formatos que la cuenta que usa ese proveedor esté incluida.

• El saldo calculado es cero o negativo. El sistema solo incluye acreedores con saldo positivo (deudas vigentes). Si la deuda ya fue pagada, el saldo será cero y no aparecerá.

• Los movimientos están fuera del rango de fechas seleccionado. Verifica que la fecha inicial y final cubran el período correcto.

¿Puedo incluir solo algunos conceptos y no todos los del 2201 al 2206?

Sí. El Administrador de Formatos permite configurar únicamente los conceptos que la empresa necesita reportar. Si, por ejemplo, la empresa nunca tiene dividendos por pagar (2205), simplemente no se configura ese concepto y no aparecerá en el reporte.

¿Qué diferencia hay entre la vista "Detallada" y la vista "Consolidada"?

¿Es posible filtrar el reporte por un proveedor específico?

Esta opción no se encuentra habilitada actualmente en la interfaz del Formato 1009. Para revisar la información de un proveedor específico, se recomienda usar la vista Detallada y luego usar las opciones de búsqueda en la tabla o descargar en Excel para filtrar desde la hoja de cálculo.

¿Cuántas veces puedo enviar el Formato 1009 en un mismo año?

Puedes enviar múltiples veces. Cada envío se numera correlativamente (1, 2, 3…) en el campo Número del Envío. El primer envío es el que considera la DIAN como declaración original; los siguientes se tratan como correcciones.

¿El XML incluye el resumen total del formato?

Sí. Adicional a los registros individuales de cada acreedor, el sistema incluye automáticamente en el XML un campo con el total general de todos los saldos reportados (sal total). Este campo es un requisito obligatorio de la DIAN para el Formato 1009.