Formato 5251 — Saldos de Cuentas por Cobrar en Contratos de Colaboración Empresarial

El Formato 5251 es uno de los reportes de Información Exógena que las empresas deben entregar a la DIAN anualmente. Su nombre oficial es:

Saldos Cuentas por Cobrar a 31 de diciembre en contratos de colaboración empresarial

🔹 ¿Para qué sirve?

Permite informar a la DIAN los contratos de arrendamiento activos donde el inquilino (participante) tiene facturas pendientes de pago al cierre del año fiscal. El reporte identifica tanto a la inmobiliaria (el informado) como a cada inquilino deudor (el participante en el contrato).

🔹 Marco legal

• Artículo 23 — Resolución DIAN 000233 del 30 de octubre de 2025

• Aplica para el año gravable 2025 (presentado en 2026)

• Código de formato: 5251 — Versión actual: 2

🔹 ¿Quiénes participan?

🔹 ¿Cómo genera nuby este reporte?

El Formato 5251 es un formato automático en nuby. Esto significa que su contenido lo calcula el sistema directamente a partir de los contratos y facturas registrados, sin necesidad de configuración adicional. Ver la Sección 7 para más detalles.

Novedad en Versión 2: Se agregan los campos Número de Contrato y NIESPJ. Además, el reporte ahora muestra un registro por contrato (no por inquilino), lo que permite distinguir el saldo de cada contrato individualmente.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Dirígete a Contabilidad

En el menú principal de nuby, haz clic en "Contabilidad".

📋 Paso 3. Selecciona Información Exógena

En el menú lateral izquierdo del módulo Contabilidad, busca y haz clic en "Información Exógena".

📌 Paso 4. Visualiza la pantalla de consulta

Verás el formulario "Consultar Información Exógena" con los siguientes campos de filtro:

• Formato — Seleccionar el formato a consultar

• Número del Envío — Número correlativo del envío a la DIAN

• Fecha Inicial — Inicio del período fiscal (ej. 2025-01-01)

• Fecha Final — Fin del período fiscal (ej. 2025-12-31)

• Formato del Archivo — Previsualizar, Excel o XML

Importante: El campo Número del Envío es obligatorio. Sin este valor, el sistema mostrará un error de validación al consultar.

📌 Paso 1. Seleccionar el Formato

En el campo Formato, selecciona la opción:

5251 — Saldos Cuentas por cobrar a 31 de diciembre en contratos de colaboración empresarial (V-2)

📌 Paso 2. Ingresar las fechas del período

• Fecha Inicial: Ingresa el primer día del año gravable, por ejemplo 2025-01-01.

• Fecha Final: Ingresa cualquier fecha del año gravable, por ejemplo 2025-12-31.

Nota técnica: Sin importar la fecha final que ingreses, el sistema la convierte automáticamente al 31 de diciembre del año correspondiente. Esto cumple con el requisito de la DIAN de reportar saldos al cierre del año fiscal.

📌 Paso 3. Ingresar el Número de Envío

Ingresa el número correlativo del envío, generalmente 1 para el primer envío del año.

📌 Paso 4. Seleccionar el tipo de salida

• Previsualizar — Muestra el reporte en pantalla como tabla interactiva

• Excel — Descarga el reporte en formato de hoja de cálculo

• XML — Genera el archivo XML en el formato estándar DIAN (ISO-8859-1), listo para cargar en el portal MUISCA

📌 Paso 5. Hacer clic en "Consultar"

El sistema procesará la información y mostrará los resultados en una tabla con las siguientes columnas visibles:

• Tipo de Contrato

• Concepto

• Número de identificación del informado

• Nombre del tercero informado

• Saldo cuentas por cobrar al 31-12

• Identificación del participante en el contrato

• Nombre del participante en el contrato

• Número de contrato (nuevo en versión 2)

Cada fila es expandible. Al hacer clic en la flecha de expansión, podrás ver todos los campos del registro, incluyendo dirección, código de departamento, municipio, país y el campo NIESPJ.

Cada fila del reporte corresponde a un contrato de arrendamiento con saldo pendiente al 31 de diciembre. A continuación se describe cada campo:

¿Por qué un mismo inquilino puede aparecer varias veces?
En la Versión 2, cada fila es un contrato, no un inquilino. Si un inquilino tiene múltiples contratos con saldo pendiente, aparecerá una fila por cada contrato.

El sistema recopila información de diferentes secciones de nuby para construir el reporte. Aquí te explicamos de dónde proviene cada tipo de dato:

📌 Datos de la Inmobiliaria (Informado)

Se obtienen de la configuración de la empresa registrada en nuby. Incluye: NIT, razón social, dirección, código de municipio, departamento y país.

Si los datos de tu entidad (dirección, municipio, departamento, NIT, tipo de documento) no están correctamente registrados, el XML generado tendrá errores de validación en la DIAN. Verifica estos datos en la configuración de entidad antes de generar el reporte.

📌 Datos del Inquilino (Participante)

Provienen de la ficha del inquilino registrada en nuby, asociada al contrato de arrendamiento. El sistema extrae: tipo de documento (código DIAN), número de documento, apellidos, nombres o razón social, dirección, municipio, departamento y país del inquilino.

Es fundamental que el inquilino tenga todos sus datos completos y correctos: tipo de documento DIAN válido, número de identificación, y ubicación geográfica con los códigos DIAN correspondientes.

📌 Datos del Contrato

El sistema identifica los contratos de arrendamiento a través de las facturas de arrendamiento generadas y registradas en nuby. El número de contrato que aparece en el reporte es el número consecutivo asignado al contrato en el módulo de contratos.

📌 Datos de las Facturas y Saldos

El sistema evalúa las facturas asociadas a los contratos de arrendamiento, aplicando los siguientes criterios:

• Fecha de vencimiento ≤ 31 de diciembre del año reportado (facturas vencidas o con fecha de vencimiento en el año fiscal).

• Estado de factura: Solo se incluyen facturas en estado Activo (1) o Parcialmente pagado (3). Las facturas anuladas o canceladas no se reportan.

• Saldo pendiente positivo: Solo se reportan facturas donde el valor total sea mayor a los pagos recibidos hasta el 31 de diciembre.

📌 Cálculo del saldo

El saldo reportado se calcula así:

Saldo = Valor total de facturas del contrato − Suma de pagos hasta el 31-12

Los pagos solo se cuentan si tienen fecha ≤ 31 de diciembre del año reportado y no están marcados como anulados en el sistema.

Atención: Los pagos registrados con fecha posterior al 31 de diciembre no se descuentan del saldo reportado, aunque el contrato esté ya saldado. Esto es correcto según la normativa: el reporte es el estado al cierre del año fiscal.

Aunque el Formato 5251 no se configura desde el Administrador de Formatos (ver Sección 7), existen varios datos del sistema que sí afectan directamente la información reportada:

📌 1. Datos de la Entidad

Los datos del informado (NIT, razón social, dirección, municipio, departamento, país) provienen del registro de entidad del sistema. Si modificas estos datos, el XML generado reflejará los cambios inmediatamente.

📌 2. Datos de los Terceros (Inquilinos)

La información de identificación de cada inquilino se toma de la ficha del tercero en nuby (módulo Terceros). Campos relevantes:

• Tipo de documento (debe ser el código DIAN correspondiente)

• Número de identificación o NIT

• Apellidos y nombres (o razón social para empresas)

• Dirección

• Municipio y departamento (con código DIAN)

• País (con código DIAN)

📌 3. Contratos y Movimientos

El sistema detecta los contratos de arrendamiento mediante los movimientos de tipo "FACTURA INQUILINO". Si un contrato no tiene ningún movimiento de este tipo registrado, no aparecerá en el reporte aunque tenga facturas pendientes.

📌 4. Estado de las Facturas

Solo se incluyen facturas en estado Activo o Parcialmente pagado. Las facturas anuladas o canceladas no se incluyen en el reporte.

📌 5. Tipo de factura de arrendamiento

El sistema está configurado para reconocer cuáles facturas corresponden a arrendamientos de inquilinos. Esta configuración raramente requiere ajustes, pero si se modificara, el reporte podría incluir o excluir contratos distintos.

📌 6. Pagos registrados

Los pagos aplicados a las facturas hasta el 31 de diciembre del año reportado reducen el saldo declarado. Un pago mal registrado (fecha incorrecta o anulado incorrectamente) puede afectar el saldo que se reporta.

📌 ¿Qué es el Administrador de Formatos?

El botón "Administrar" en la pantalla de Información Exógena abre una ventana donde se pueden gestionar los formatos del sistema. Desde allí es posible:

• Ver la lista de todos los formatos disponibles

• Para formatos regulares: agregar o eliminar códigos contables y columnas de cruce

• Para usuarios del sistema (internos): crear nuevos formatos o modificar metadatos

📌 ¿Puede el Administrador modificar el 5251?

No. El Formato 5251 es un formato automático cuyo contenido está determinado completamente por el sistema, y no permite configuración adicional por parte del usuario. Esto significa:

• El Administrador de Formatos muestra el 5251 en la lista, pero no permite agregar códigos contables ni columnas de cruce para él.

• Toda la lógica de cálculo de columnas, valores, filtros y estructura del reporte está programada directamente en el sistema.

• Para modificar el comportamiento del 5251 se requiere intervención del equipo de desarrollo de nuby.

📌 ¿Para qué sirve el Administrador con los demás formatos?

Para los formatos regulares (1001, 1003, 1005, etc.), el Administrador permite:

• Códigos del Formato: Asociar conceptos DIAN con cuentas PUC del Plan de Cuentas

• Columnas para cruces: Definir criterios de cruce con otras cuentas

Para el Formato 5251, estas opciones no aplican porque la información no viene del Plan de Cuentas sino directamente de los contratos y facturas.

📌 Paso 1. Generar la previsualización primero

Antes de exportar el XML, te recomendamos previsualizar el reporte para revisar que todos los datos sean correctos (identificaciones de terceros, saldos, direcciones).

📌 Paso 2. Seleccionar la salida "XML"

En el campo "Formato del Archivo", selecciona XML y haz clic en "Consultar".

📌 Paso 3. Descargar el archivo

El sistema generará automáticamente la descarga del archivo XML. El nombre del archivo tendrá el formato: 5251_AAAA-MM-DD_AAAA-MM-DD.xml

📌 Información incluida en el XML

El archivo XML contiene, por cada contrato reportado, los siguientes datos:

El archivo XML se genera en codificación ISO-8859-1, que es el estándar que requiere la DIAN para los reportes de información exógena.

Cantidad de registros en el XML: El encabezado del archivo XML incluye un campo que indica la cantidad total de contratos reportados. Este valor no corresponde a la suma de los saldos, sino al número de filas del reporte. Esto es el comportamiento esperado según el estándar DIAN.

📌 1. Verifica los datos de la entidad

Asegúrate que el NIT, la razón social, la dirección y los códigos de ubicación (municipio, departamento, país) de la inmobiliaria estén actualizados y correspondan exactamente a los que tiene registrados la DIAN.

📌 2. Revisa los datos de los inquilinos

Todos los inquilinos con saldo pendiente deben tener:

• Tipo de documento con código DIAN válido

• Número de identificación completo y correcto

• Información de ubicación (municipio y departamento) con códigos DIAN

📌 3. Concilia los saldos antes de reportar

Verifica que los saldos mostrados en el reporte corresponden a tus registros contables al 31 de diciembre. Compara con el informe de cartera pendiente.

📌 4. Revisa primero en "Previsualizar"

Siempre genera primero la previsualización para identificar posibles errores en los datos (documentos duplicados, saldos inesperados, inquilinos sin datos de ubicación) antes de generar el XML definitivo.

📌 5. Usa el número de envío correcto

La DIAN rastrea los envíos por número correlativo. Si ya enviaste un archivo con número 1 y debes corregirlo, usa el número 2 para el reenvío y sigue la instrucción del portal MUISCA para la corrección.

📌 6. Recuerda el cambio de versión

Desde el año gravable 2025, el Formato 5251 es la Versión 2, que incluye el número de contrato. Si usas plantillas de envíos anteriores, asegúrate de usar la versión actualizada del XML.

¿Por qué no aparecen todos mis contratos en el reporte?

El reporte solo incluye contratos que tienen facturas de inquilino con saldo pendiente al 31 de diciembre. Si un contrato tiene todas sus facturas pagadas, no aparecerá en el Formato 5251.

¿Por qué aparece el mismo inquilino varias veces?

En la Versión 2, cada fila representa un contrato. Si un inquilino tiene varios contratos activos con saldo pendiente, aparece una vez por cada contrato. Esto es el comportamiento esperado y correcto.

¿El saldo incluye intereses de mora?

Solo si los intereses de mora están registrados como parte del valor de la factura en nuby. El sistema calcula el saldo a partir del valor total de la factura menos los pagos, sin distinguir entre capital e intereses.

¿Qué pasa si cambio la fecha final a una fecha que no es 31 de diciembre?

El sistema ignora el día y mes que ingreses en la fecha final y los reemplaza automáticamente por el 31 de diciembre del año ingresado. Esto garantiza que el reporte siempre sea al cierre del año fiscal.

¿Por qué el campo NIESPJ está siempre vacío?

El campo NIESPJ (Número de Identificación del Establecimiento Permanente de Jurisdicción) está reservado por la DIAN para uso futuro en el contexto de contratos internacionales. Para el caso colombiano estándar de arrendamientos locales, siempre va vacío.

¿Por qué el Administrador de Formatos no me deja agregar cuentas al 5251?

Porque el Formato 5251 es un formato "especial" que no usa el plan de cuentas. Su información viene directamente de los contratos y facturas del sistema. Ver la Sección 7 para más detalles.

¿Puedo exportar el reporte a Excel para revisarlo?

Sí. Selecciona la opción "Excel" en el campo "Formato del Archivo" antes de consultar. Esto descargará el reporte completo con todas las columnas en formato de hoja de cálculo.