Un contrato de venta en nuby registra el negocio entre tu inmobiliaria, el vendedor (propietario del inmueble) y el comprador. Sirve para llevar el control centralizado de:

• El inmueble que se vendió.

• El valor de la venta.

• La comisión que le corresponde a la inmobiliaria (y al asesor, si aplica).

• Las facturas y pagos relacionados con el negocio.

Al crear el contrato, nuby registra automáticamente el inmueble como vendido y abre las pestañas de Facturas Relacionadas y Pagos Relacionados, desde donde podrás facturar la comisión y registrar los pagos correspondientes.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Asesores comerciales y administradores que gestionan las ventas de inmuebles.

• Área de cartera, para hacer seguimiento a los pagos de comisiones.

• Contabilidad, para comprender el saldo inicial del contrato y su ciclo de facturación.

Antes de crear el contrato de venta, asegúrate de que todos los siguientes elementos estén correctamente configurados en el sistema. Si falta alguno, el sistema no te permitirá guardar el contrato.

📌 Requisito 1. La propiedad debe estar activa y ser de tipo venta

nuby solo permite asociar al contrato propiedades que:

• Estén registradas en el módulo Propiedades con el tipo "Venta" o "Venta y Arriendo".

• Tengan estado Activo (no canceladas ni ya vendidas).

Tip: Si al escribir el nombre de la propiedad no aparece en la lista desplegable, verifica que esté creada con el tipo correcto y que su estado sea Activo en el módulo de Propiedades.

📌 Requisito 2. El vendedor (propietario) debe estar en Terceros

El campo Vendedor se completa automáticamente cuando seleccionas la propiedad, pero requiere que el propietario de la propiedad esté registrado en el módulo Terceros como tipo Propietario.

📌 Requisito 3. El comprador debe estar en Terceros

El comprador del inmueble debe existir previamente en el módulo Terceros con sus datos básicos: tipo de identificación, número de documento, nombres, dirección, teléfono y correo electrónico. Estos datos son necesarios para emitir facturas electrónicas en su nombre.

📌 Requisito 4. El asesor debe estar en Terceros (si aplica)

Si la venta fue intermediada por un asesor que comisiona, ese asesor también debe estar registrado en el módulo Terceros. De lo contrario, no aparecerá en el listado del campo Asesor de Venta.

📌 Requisito 5. Concepto "Comisión de Contrato IVA" configurado

Para poder crear facturas desde el contrato de venta, es necesario configurar el concepto que nuby usará al generar la factura. Este concepto define si se cobra o no IVA y a qué cuentas contables se registra.

• Ve a Herramientas > Configuraciones > Contratos.

• Asegúrate de que el parámetro "Concepto contrato de venta" tenga asignado un concepto válido (por ejemplo, "Comisión de Contrato IVA").

Importante: Sin este concepto configurado podrás crear el contrato, pero al intentar crear facturas desde él verás una alerta y el botón de facturación no funcionará.

📌 Requisito 6. Sin contrato activo previo para la misma propiedad

nuby valida que no exista ya un contrato de venta en estado Activo para la misma propiedad. Si ya existe uno, el sistema te mostrará el mensaje:

"Ya existe un contrato de venta activo para esta propiedad."

En ese caso, deberás cancelar el contrato anterior antes de crear uno nuevo.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Ve al módulo de Contratos

1. En el menú principal de la parte superior, haz clic en "Contratos".

2. Se desplegará el submenú de la izquierda con las opciones del módulo.

3. Haz clic en "Contratos de Venta".

➕ Paso 3. Crea un nuevo contrato

En la pantalla de listado "Contratos de Ventas", verás en la parte superior derecha el botón "Crear Contrato de Venta". Haz clic en él.

El sistema te llevará al formulario "Crear Contratos de Ventas", con la pestaña "Información de Contrato" activa.

Tip: Si ya tienes el contrato creado y quieres editarlo, puedes hacer clic sobre el código del contrato en el listado o usar el botón de edición (ícono de lápiz) al final de la fila.

El formulario está organizado en tres columnas. A continuación te explicamos cada campo:

📋 Columna 1 — Datos del inmueble y comisión

📋 Columna 2 — Comprador y comisión

📋 Columna 3 — Asesor de venta

nuby permite definir dos tipos de comisión independientes: uno para la inmobiliaria y otro (opcional) para el asesor. Ambos funcionan igual:

💡 Porcentaje

Cuando eliges Porcentaje, ingresa el porcentaje de comisión (entre 1 y 100). El sistema calcula automáticamente el valor de la comisión multiplicando el porcentaje por el Valor de Venta (Valor Neto).

Ejemplo: Si el valor de venta es $200.000.000 y la comisión es del 3%, el sistema calcula automáticamente $6.000.000.

💡 Valor fijo

Cuando eliges Valor, ingresa directamente el monto en pesos que cobra la inmobiliaria o el asesor, independientemente del precio de venta.

🏦 ¿Quién paga la comisión?

El campo ¿Quién Paga Comisión? define a quién le genera la factura el sistema cuando creas una factura desde el contrato:

• Paga el Vendedor: la factura de comisión se le emite al propietario del inmueble.

• Paga el Comprador: la factura de comisión se le emite al comprador del inmueble.

Nota sobre el Tipo de Cobro: En los contratos nuevos el tipo de cobro predeterminado es Solo Comisión, lo que significa que nuby solo lleva el registro de la comisión de la inmobiliaria. Si tu inmobiliaria también cobra el valor total de la venta (actuando como intermediario de pago), el tipo de cobro puede configurarse como Cobro Total, en cuyo caso el saldo del contrato equivale al valor completo de venta y el responsable del pago siempre es el Comprador.

1. Selecciona la propiedad. Escribe la dirección o código en el campo Propiedad y elige de la lista desplegable. Al seleccionarla, nuby autocompleta automáticamente los campos Vendedor y Valor de Venta.

2. Verifica el Vendedor. El campo se llena automáticamente con el propietario de la propiedad. Si es correcto, continúa; si necesitas cambiarlo, búscalo en el campo.

3. Verifica o ajusta el Valor de Venta. El sistema lo carga desde la ficha de la propiedad. Si el valor acordado es diferente, corrígelo directamente en el campo.

4. Elige el Tipo de Comisión de la inmobiliaria: Porcentaje o Valor. Según lo que elijas, aparecerá el campo correspondiente para ingresar el porcentaje o el monto.

5. Selecciona el Comprador. Escribe su nombre o número de documento en el campo Comprador. Debe ser una persona distinta al Vendedor; si coinciden, el sistema te mostrará una alerta.

6. Define quién paga la comisión en el campo ¿Quién Paga Comisión?: el vendedor o el comprador.

7. Ingresa el porcentaje o valor de comisión en el campo que apareció al elegir el tipo.

8. (Opcional) Asesor de Venta. Si la venta fue intermediada por un asesor, selecciónalo en el campo Asesor de Venta.

   • Si el asesor también comisiona, activa el toggle ¿Asesor Comisiona? → SI.

   • Aparecerán los campos de tipo de comisión, porcentaje o valor del asesor. Completa esa información.

9. Haz clic en "Guardar Contrato". El sistema validará todos los campos y, si todo está correcto, guardará el contrato.

¡Listo! Después de guardar, el sistema te llevará de vuelta al formulario del contrato ya creado, mostrando el número de código asignado. Las pestañas "Facturas Relacionadas" y "Pagos Relacionados" estarán disponibles para continuar el proceso.

Antes de guardar, nuby verifica automáticamente las siguientes condiciones. Si alguna no se cumple, el sistema muestra una alerta en pantalla y no permite continuar.

Doble envío del formulario: nuby protege el formulario contra doble envío. Si haces clic en "Guardar Contrato" dos veces, el sistema procesará solo el primero y descartará el duplicado automáticamente.

Al hacer clic en "Guardar Contrato" y que el sistema lo acepte, ocurren las siguientes acciones de forma automática:

🔢 1. Asignación del código (consecutivo)

El sistema asigna un número de código único al contrato, siguiendo el consecutivo de los contratos de venta existentes. Este número es visible en el listado y en el encabezado del contrato.

🏠 2. La propiedad queda marcada como "Vendida"

nuby cambia automáticamente el estado del inmueble a Vendida en el módulo de Propiedades. Esto significa que la propiedad dejará de aparecer en el listado de propiedades disponibles para nuevos contratos de venta o de arriendo.

💳 3. Se calcula el saldo inicial del contrato

Dependiendo del tipo de cobro configurado:

• Solo Comisión (predeterminado): el saldo inicial es igual al valor de la comisión. Este es el monto que la inmobiliaria irá facturando y cobrando.

• Cobro Total: el saldo inicial es igual al valor total de venta. La inmobiliaria actúa como intermediario completo de cobro.

✅ 4. El contrato queda en estado "Activo"

El contrato recién creado siempre inicia en estado Activo, listo para facturar y recibir pagos.

Siguiente paso recomendado: Una vez guardado el contrato, abre la pestaña "Facturas Relacionadas" para emitir la factura de la comisión al comprador o vendedor. Consulta la guía "¿Cómo crear una factura para un contrato de venta en nuby?" para continuar el proceso.

Un contrato de venta en nuby puede encontrarse en uno de los siguientes estados:

❌ ¿Cómo cancelar un contrato?

Al editar un contrato Activo, aparece el botón "Cancelar Contrato" (de color rojo) en la parte inferior del formulario. Al hacer clic, el sistema pedirá una confirmación. Al confirmar:

• El contrato pasa a estado Cancelado.

• La propiedad vuelve automáticamente al estado Activo, quedando disponible para nuevos contratos.

Atención: La cancelación de un contrato es irreversible. Si el contrato tiene facturas o pagos asociados, deberás gestionarlos por separado antes de cancelar, ya que el sistema no los eliminará automáticamente.

Campos bloqueados: Si el contrato ya tiene facturas o pagos relacionados, los campos del formulario quedarán deshabilitados (en gris) para proteger la integridad de los registros. Solo podrás cancelar el contrato o agregar nuevas facturas y pagos.

❓ ¿Por qué no aparece la propiedad que busco en el campo "Propiedad"?

El campo solo muestra propiedades con tipo Venta o Venta y Arriendo y estado Activo. Verifica en el módulo de Propiedades que la propiedad cumpla ambas condiciones.

❓ ¿El Vendedor siempre es el propietario de la propiedad?

Por defecto, nuby autocompleta el campo Vendedor con el propietario registrado en la ficha de la propiedad. Sin embargo, puedes modificarlo manualmente si el vendedor es una persona diferente.

❓ ¿Puedo cambiar el Valor de Venta después de guardar?

Sí, siempre y cuando el contrato no tenga facturas ni pagos relacionados. Si ya existen documentos asociados, los campos quedarán bloqueados para proteger la consistencia de los registros.

❓ ¿Qué pasa si el asesor no está registrado en Terceros?

Si el asesor no aparece al escribir su nombre en el campo Asesor de Venta, es porque aún no está registrado. Ve al módulo Terceros y créalo antes de continuar.

❓ ¿Puede haber varios contratos de venta para la misma propiedad?

Solo puede existir un contrato Activo por propiedad al mismo tiempo. Si necesitas crear uno nuevo, primero cancela el contrato activo existente. Los contratos en estado Cancelado o Finalizado no bloquean la creación de uno nuevo.

❓ ¿Dónde puedo ver el listado de todos los contratos de venta?

En el módulo Contratos > Contratos de Venta. La tabla muestra el código, la propiedad, el vendedor, el comprador, el valor de venta, la comisión y el estado de cada contrato. Puedes usar los filtros y exportar a Excel, PDF o CSV.

❓ ¿Qué debo configurar para que las facturas del contrato generen contabilidad?

Para que la facturación del contrato genere asientos contables correctos, deben estar configurados:

• El concepto "Comisión de Contrato IVA" en Herramientas > Configuraciones > Contratos.

• Las cuentas contables del concepto (ingreso, IVA, retenciones) según el plan de cuentas de tu inmobiliaria.

• Una resolución DIAN activa en el módulo de Contabilidad.

Consulta la guía "¿Cómo crear una factura para un contrato de venta en nuby?" para el detalle completo del proceso de facturación.

En nuby, la edición de un contrato de venta te permite corregir o actualizar la información básica del negocio inmobiliario: la propiedad involucrada, las partes (vendedor, comprador, asesor), el valor de venta y la estructura de comisiones.

Editar un contrato no elimina las facturas ni los pagos que ya estén registrados; estos se conservan intactos en sus pestañas correspondientes.

🔹 ¿Cuándo necesitas editar un contrato?

• Para corregir un error de digitación (valor, porcentaje de comisión, partes del negocio) antes de emitir facturas.

• Para actualizar información de las partes del negocio que haya cambiado.

• Para cancelar un contrato que no procederá (devolución de propiedad al mercado).

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Asesores comerciales e inmobiliarios que necesitan corregir datos de un negocio ya registrado.

• Asistentes administrativos que gestionan el ciclo de vida de los contratos de venta.

• Gerencia, para entender cuándo y cómo se pueden modificar los contratos.

Nota: La creación de un contrato de venta se documenta en la guía ¿Cómo crear un contrato de venta?. Esta guía se enfoca exclusivamente en la edición de contratos ya existentes.

Para editar un contrato de venta ten en cuenta los siguientes puntos:

📌 El contrato debe existir

Solo puedes editar contratos que ya hayan sido guardados previamente. Si necesitas registrar un contrato nuevo, usa la opción "Crear Contrato de Venta".

📌 El contrato debe estar en estado Activo

Solo los contratos en estado Activo permiten guardar cambios. Si el contrato está en estado Finalizado o Cancelado, podrás ver la información pero no modificarla ni guardar ningún cambio.

📌 Revisa si existen facturas o pagos relacionados

Si el contrato ya tiene facturas o pagos registrados, los campos principales (propiedad, partes, valor, comisiones) quedarán bloqueados automáticamente para proteger la integridad de los documentos ya generados. Solo se podrá consultar la información, no modificarla.

📌 Permisos de usuario

Tu perfil de usuario debe tener permisos de edición sobre el módulo de Contratos de Venta. Si el botón de edición no aparece, contacta al administrador del sistema.

Existen dos formas de abrir el formulario de edición de un contrato de venta:

🔸 Opción A — Desde el ícono de edición en la lista

1. En el menú lateral izquierdo, selecciona Contratos.

2. Haz clic en "Contratos de Venta".

3. En la lista de contratos, usa los filtros (Código, Propiedad, Vendedor, Comprador, Estado) para encontrar el contrato que deseas editar.

4. Haz clic en el ícono de lápiz (editar) que aparece al final de la fila del contrato. El sistema abrirá el formulario de edición.

🔸 Opción B — Haciendo clic en el código del contrato

1. En la misma lista de contratos, haz clic directamente sobre el número de Código del contrato en la primera columna.

2. El sistema abrirá el formulario de edición con la información del contrato cargada.

Filtros disponibles en la lista: Código, Propiedad, Documento del Vendedor, Nombre del Vendedor, Documento del Comprador, Nombre del Comprador, Estado y Fecha de Creación. Usa la opción "Mostrar/Ocultar Filtros" para ver la fila de filtros sobre la tabla.

El formulario de edición muestra los mismos campos del formulario de creación, organizados en tres columnas. A continuación se describe cada uno:

Columna 1 — Partes y valores

Columna 2 — Comprador y comisión

Columna 3 — Asesor de venta

Campos bloqueados: Si el contrato ya tiene facturas o pagos registrados, todos estos campos aparecerán en gris (deshabilitados) y no podrás modificarlos. Esto protege la coherencia entre el contrato y los documentos ya emitidos. Ver sección 6 para más detalles.

Sigue estos pasos para editar y guardar los cambios en un contrato de venta Activo:

1. Ubica el contrato en la lista de Contratos de Venta usando los filtros disponibles. Asegúrate de que el estado sea Activo.

2. Abre el formulario de edición haciendo clic en el ícono de lápiz al final de la fila, o directamente en el Código del contrato.

3. El formulario se carga con la pestaña "Información de Contrato" activa por defecto y con todos los datos del contrato precargados.

4. Verifica el estado del contrato. Si ves un mensaje de alerta amarillo indicando que el contrato no puede ser modificado, el contrato está Finalizado o Cancelado. En ese caso, no podrás guardar cambios (ver sección 8).

5. Realiza los cambios en los campos que necesites modificar. Recuerda que si el contrato tiene facturas o pagos relacionados, los campos estarán deshabilitados.

6. Haz clic en el botón "Actualizar Contrato" (color azul) para guardar los cambios.

7. El sistema validará los datos. Si hay errores, los mostrará junto a cada campo con una indicación en rojo. Si todo es correcto, guardará los cambios y recalculará automáticamente el saldo del contrato.

¡Actualización exitosa! Si todos los datos son válidos, el sistema guarda los cambios y regresa a la vista del contrato actualizado. El saldo y el estado se recalculan de forma automática.

Para proteger la integridad contable, nuby bloquea automáticamente los campos principales del contrato cuando detecta que existen facturas o pagos asociados a él.

¿Qué campos quedan bloqueados?

Todos los campos de información del contrato quedan en modo solo lectura (aparecen en gris y no se pueden editar):

• Propiedad

• Vendedor

• Comprador

• Valor de Venta (Valor Neto)

• Tipo de Comisión y sus campos asociados (porcentaje o valor)

• ¿Quién Paga Comisión?

• Asesor de Venta y su configuración de comisión

¿Por qué ocurre esto?

Modificar el valor de venta o las partes del contrato después de emitir facturas generaría inconsistencias en la contabilidad y los documentos legales ya emitidos. nuby bloquea estos campos para garantizar la coherencia entre el contrato y sus documentos.

¿Qué puedo hacer si necesito corregir esos campos?

• Si la factura fue emitida por error, primero debes anular la factura correspondiente. Una vez anulada, los campos volverán a estar disponibles (siempre que no queden más documentos relacionados).

• Si el cambio es por un ajuste legítimo del negocio (renegociación de precio, cambio de comprador), lo correcto es cancelar el contrato actual y crear uno nuevo con los datos correctos.

Recuerda: Aunque los campos estén bloqueados, aún puedes gestionar facturas y pagos desde las pestañas correspondientes (si el contrato está Activo).

Al hacer clic en "Actualizar Contrato", el sistema verifica lo siguiente:

Diferencia con la creación: En modo edición no se valida duplicidad de propiedad. El sistema permite que la propiedad ya esté asignada a este mismo contrato sin generar alerta de duplicado.

Cuando guardas los cambios con "Actualizar Contrato", el sistema ejecuta estas acciones automáticamente:

1. Actualiza la información del contrato con los nuevos valores ingresados.

2. Recalcula el saldo del contrato: el sistema suma todos los pagos registrados en las facturas de tipo pagada asociadas al contrato y recalcula el saldo pendiente.

3. Actualiza automáticamente el estado del contrato según el saldo resultante:

   • Si el saldo es igual a cero → el contrato cambia a estado Finalizado.

   • Si el saldo es mayor a cero → el contrato permanece en estado Activo.

Nota: La propiedad asociada al contrato no cambia de estado al actualizar datos. Solo cambia al crear un contrato nuevo (pasa a Vendida) o al cancelar el contrato (regresa a Activa).

Dentro del formulario de edición de un contrato Activo, encontrarás el botón rojo "Cancelar Contrato". Esta acción permite dar por terminado un contrato que no procederá.

¿Cuándo usar "Cancelar Contrato"?

• Cuando el negocio de compraventa no se concretó (desistimiento del comprador, caída del negocio).

• Cuando necesitas liberar la propiedad para que vuelva a estar disponible en el portafolio.

¿Qué ocurre al cancelar?

• El contrato cambia a estado Cancelado. Ya no podrás modificarlo ni agregar nuevas facturas o pagos.

• La propiedad asociada regresa automáticamente a estado Activa, quedando disponible para ser asignada a un nuevo contrato.

⚠️ Esta acción es irreversible. Una vez cancelado, el contrato no puede volver a estado Activo. Si necesitas reactivar el negocio, deberás crear un nuevo contrato de venta. Asegúrate de confirmar esta acción solo cuando estés seguro de que el negocio no procederá.

¿Qué pasa con las facturas y pagos ya registrados?

Las facturas y los pagos previamente registrados no se eliminan automáticamente al cancelar el contrato. Quedan asociados al contrato cancelado para efectos de trazabilidad. Si es necesario anularlos, debes hacerlo manualmente desde los módulos de facturación y cartera.

El formulario de edición tiene tres pestañas. Además de "Información de Contrato", encontrarás:

📄 Pestaña "Facturas Relacionadas"

Muestra todas las facturas emitidas en el marco de este contrato. Desde aquí puedes:

• Consultar cada factura: número de documento, estado, valor y saldo pendiente.

• Crear una nueva factura (botón "Crear Factura"), disponible solo cuando el contrato está Activo y tiene saldo facturable mayor a cero.

• Registrar un pago sobre una factura existente, haciendo clic en el ícono de dólar ($) en la columna de acciones.

Columnas de la tabla: Documento, Observaciones, Estado, Valor, Saldo, Acciones.

Para conocer el proceso completo de facturación, consulta la guía ¿Cómo crear una factura para un contrato de venta?

💳 Pestaña "Pagos Relacionados"

Muestra todos los recibos de caja y pagos registrados para las facturas de este contrato. Permite hacer seguimiento al estado de recaudo: qué facturas han sido pagadas total o parcialmente, y cuánto queda pendiente por cobrar.

Para conocer el proceso de registro de pagos, consulta la guía ¿Cómo registrar un pago de factura de contrato de venta?

Cuando abres el formulario de edición de un contrato en estado Finalizado o Cancelado, el sistema te mostrará un mensaje de alerta amarillo con el texto:

"Este contrato está en estado [Estado], ya no es posible la actualización de la información."

En este caso:

• El botón "Actualizar Contrato" no se muestra. No es posible guardar cambios.

• El botón "Cancelar Contrato" tampoco aparece (ya no aplica).

• Puedes consultar toda la información del contrato y navegar las pestañas de Facturas y Pagos relacionados en modo lectura.

¿Por qué un contrato queda Finalizado?

El sistema cambia automáticamente el estado a Finalizado cuando detecta que el saldo del contrato es cero, es decir, cuando todas las facturas han sido pagadas en su totalidad. Esto indica que el negocio se completó exitosamente.

¿Puedo reabrir un contrato Finalizado?

No. Una vez que el saldo llega a cero, el contrato queda Finalizado de forma automática. Si necesitas registrar cobros adicionales por el mismo negocio, debes crear un nuevo contrato de venta o ajustar los pagos existentes desde el módulo de cartera.

Recuerda: Un contrato Cancelado tampoco puede reactivarse. Si el negocio se retoma después de una cancelación, crea un nuevo contrato con los datos actualizados.

Un contrato de venta puede estar en los siguientes estados a lo largo de su ciclo de vida:

Flujo de estados

• Al crear: Activo

• Al pagar todas las facturas: Activo → Finalizado (automático)

• Al hacer clic en "Cancelar Contrato": Activo → Cancelado (manual)

❓ ¿Por qué no veo el botón "Actualizar Contrato"?

El botón solo aparece cuando el contrato está en estado Activo. Si el contrato está Finalizado o Cancelado, el botón no se muestra. Verifica el estado en la columna correspondiente de la lista de contratos.

❓ ¿Por qué los campos aparecen en gris y no puedo editarlos?

Los campos se bloquean automáticamente cuando el contrato tiene al menos una factura o un pago registrado. Esto es una medida de protección para no alterar documentos ya emitidos. Para modificar los campos, primero deberías anular los documentos relacionados.

❓ ¿Puedo cambiar la propiedad de un contrato que ya tiene facturas?

No directamente. El campo Propiedad quedará bloqueado mientras existan documentos relacionados. Si el cambio es absolutamente necesario, debes anular todos los documentos asociados primero, o bien cancelar el contrato actual y crear uno nuevo con la propiedad correcta.

❓ ¿Qué diferencia hay entre los botones "Actualizar Contrato" y "Cancelar Contrato"?

"Actualizar Contrato" guarda los cambios realizados en los campos del formulario. "Cancelar Contrato" es una acción definitiva e irreversible que cambia el estado del contrato a Cancelado y libera la propiedad. Son acciones completamente distintas.

❓ ¿Puedo editar un contrato Finalizado para agregar más facturas?

No. Un contrato Finalizado está cerrado. El sistema lo finalizó automáticamente porque el saldo llegó a cero. Si se presentan cobros adicionales, consulta con tu administrador la forma correcta de registrarlos según las políticas de tu inmobiliaria.

❓ ¿Se puede deshacer una cancelación de contrato?

No. La cancelación es irreversible. Si el negocio se retoma, debes crear un nuevo contrato de venta desde cero con los datos actualizados.

❓ ¿Qué pasa con la propiedad cuando cancelo el contrato?

Cuando cancelas un contrato, la propiedad asociada regresa automáticamente al estado Activa, lo que significa que puede ser asignada a nuevos contratos de venta o de arrendamiento.

❓ ¿Por qué el saldo del contrato cambió después de guardar?

Al guardar los cambios, el sistema recalcula automáticamente el saldo del contrato sumando todos los pagos registrados. Si el saldo recalculado llega a cero, el contrato pasará a estado Finalizado de forma automática.

En nuby, un contrato de venta registra el negocio entre tu inmobiliaria y el comprador de un inmueble (vivienda, local, lote, etc.). A medida que el comprador realiza pagos parciales (cuota inicial, separación, abonos, saldo final), tu inmobiliaria debe entregar al cliente una factura por cada valor cobrado.

Crear la factura desde el contrato de venta hace tres cosas a la vez:

• Genera un documento de venta legal (factura electrónica o de venta) a nombre del comprador, con su consecutivo y resolución DIAN.

• Registra de forma automática los asientos contables correspondientes (cuenta por cobrar, ingreso, IVA y retenciones, según el caso).

• Vincula la factura al contrato, descontando el valor facturado del saldo facturable que aún queda pendiente.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Asistentes administrativos y de cartera que emiten facturas a clientes compradores.

• Contabilidad, para entender qué cuentas se afectan y por qué.

• Gerencia, para conocer el flujo de facturación de ventas inmobiliarias.

Para que el botón "Crear Factura" funcione correctamente, tu inmobiliaria debe tener configurado lo siguiente. Si te faltan algunos de estos elementos, el sistema te mostrará una alerta en rojo y no te permitirá continuar.

📌 Requisito 1. Concepto de contrato de venta configurado

nuby necesita saber qué concepto (producto) usar al generar la factura del contrato. Este concepto define, entre otras cosas, si la factura lleva o no IVA y a qué cuentas contables va.

• Lo configura un usuario administrador desde Herramientas > Configuraciones > Parámetros generales (sección de Contratos), en el parámetro "Concepto contrato de venta".

• Si no está configurado, al abrir la pestaña de facturas verás una alerta amarilla pidiéndote ir a configurarlo antes de continuar.

📌 Requisito 2. Resoluciones DIAN activas

Toda factura debe asociarse a una resolución DIAN vigente, que es la autorización legal para emitir facturas con consecutivos numerados. nuby permite tener varias resoluciones a la vez (por ejemplo: FE para factura electrónica y PR para documento POS).

• Las resoluciones se administran desde el módulo de Contabilidad, en Resoluciones de Facturación.

• Cada resolución define el prefijo, el rango de consecutivos, los días de vencimiento de la factura y un texto adicional que se imprime en la factura.

📌 Requisito 3. Periodo contable abierto

La factura genera asientos contables, por lo que la fecha de la factura debe caer dentro de un periodo contable que esté activo. Si el periodo está cerrado, nuby bloqueará la creación.

📌 Requisito 4. Comprador con datos completos

El cliente comprador del contrato debe tener registrados sus datos básicos (tipo de identificación, número, nombres, dirección, teléfono y correo electrónico) para que la factura cumpla con los requisitos legales y, si aplica, pueda emitirse electrónicamente ante la DIAN.

📌 Requisito 5. Saldo facturable disponible

El contrato de venta debe tener un saldo facturable mayor a cero. Este saldo se calcula automáticamente como el valor total del contrato menos lo que ya se ha facturado previamente.

Importante: Si el saldo facturable es cero, significa que todo el contrato ya fue facturado y no podrás emitir nuevas facturas hasta que se incremente el valor del contrato o se anule alguna factura previa.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Abre el menú de Contratos

1. En el menú principal de la izquierda, ubica la opción "Contratos".

2. Al pasar el mouse o hacer clic, se desplegará un submenú con varias opciones.

3. Selecciona "Contratos de Venta".

📋 Paso 3. Selecciona el contrato a facturar

Verás un listado con todos los contratos de venta. Cada fila muestra el comprador, el inmueble, la fecha, el valor y el estado del contrato.

1. Si tienes muchos contratos, usa los filtros de la parte superior (por cliente, inmueble, fecha o estado) para encontrar el que buscas.

2. Haz clic en el círculo de selección que aparece al inicio de la fila del contrato.

3. En la parte inferior se activarán los botones de acción. Haz clic en "Editar".

🧾 Paso 4. Abre la pestaña "Facturas Relacionadas"

Dentro de la edición del contrato verás varias pestañas en la parte superior, como "Información de Contrato", "Facturas Relacionadas" y "Pagos Relacionados".

1. Haz clic en la pestaña "Facturas Relacionadas".

2. Allí verás un listado con las facturas que ya tiene el contrato (si las hay) y un botón en la parte superior llamado "Crear Factura".

3. Haz clic en "Crear Factura". Se abrirá un cuadro emergente con el formulario.

Tip: El botón "Crear Factura" solo aparece si el contrato tiene un saldo facturable mayor a cero y si el parámetro "Concepto contrato de venta" está configurado.

Al abrir el formulario verás, en la parte superior, un recuadro azul con dos datos clave:

• El nombre del comprador al que se le va a emitir la factura.

• El saldo facturable disponible del contrato.

A continuación se muestra el formulario con los siguientes campos:

Cuando termines de diligenciar los campos, haz clic en el botón "Crear Factura" al final del formulario.

Importante: nuby no permite modificar los datos clave de una factura ya creada (consecutivo, resolución, valor base). Si te equivocas, deberás anular la factura y crear una nueva. Por eso revisa cuidadosamente antes de confirmar.

nuby selecciona automáticamente al cliente al que se le va a facturar a partir de la información del contrato de venta. Lo más importante es que el cliente comprador registrado en el contrato es quien aparecerá como receptor de la factura.

De la información de ese cliente, nuby también aplica automáticamente:

• La retención en la fuente, si el cliente tiene una tarifa configurada.

• La retención de IVA (ReteIVA), si aplica.

• La retención de ICA (ReteICA), si aplica.

Estas retenciones se restan del valor a pagar por el cliente y se contabilizan en cuentas separadas, de modo que tu inmobiliaria luego pueda declararlas correctamente ante la DIAN o el municipio.

Recomendación: Antes de emitir la factura, verifica que el comprador tenga las tarifas de retención correctamente configuradas en su ficha de tercero. Esto se hace una sola vez y queda guardado para todas sus facturas futuras.

nuby utiliza varios parámetros del sistema y configuraciones para decidir cómo construir la factura y la contabilidad. Conocerlos te ayuda a entender por qué la factura sale de cierta forma y qué ajustar si necesitas cambiarlo.

📌 Parámetro 1. Concepto de contrato de venta

Define el producto/concepto que aparece como ítem de la factura. Este concepto trae consigo:

• Si la factura lleva o no IVA y a qué tarifa.

• El nombre o descripción que se muestra como detalle en la factura.

📌 Parámetro 2. Habilitar Facturación Electrónica

Es un interruptor general del sistema. Si está activo, todas las facturas emitidas con resoluciones de tipo electrónico (prefijo FE) se envían automáticamente a la DIAN al momento de crearlas.

• Si está apagado, la factura se crea solo a nivel interno y contable.

• Lo activa un usuario administrador desde Herramientas > Configuraciones > Facturación.

📌 Parámetro 3. Texto adicional para resolución

Permite agregar un texto que se imprime al pie de cada factura junto con los datos de la resolución DIAN. Útil para incluir mensajes como "Resolución habilita factura electrónica..." o información requerida por tu contador.

📌 Parámetros 4 a 9. Cuentas contables por defecto

nuby trae configurada una cuenta contable por defecto para cada tipo de movimiento que genera una factura. Estas cuentas pueden ajustarse desde Herramientas > Configuraciones > Contabilidad > Parámetros generales:

Importante: Si tu plan de cuentas usa códigos diferentes a los de ejemplo, asegúrate de que tu administrador haya ajustado estos parámetros con las cuentas reales de tu empresa antes de empezar a facturar.

Cuando confirmas la creación de la factura, nuby genera automáticamente un documento contable con los movimientos de débito y crédito. No tienes que hacer nada: el asiento queda contabilizado y balanceado en el mismo instante.

El asiento típico que se genera es el siguiente:

🔹 Ejemplo práctico

Supongamos que facturas un valor de $10.000.000 con IVA del 19% y un comprador con retención en la fuente del 2,5%:

• Subtotal: $10.000.000 (CRÉDITO al ingreso)

• IVA 19%: $1.900.000 (CRÉDITO al IVA por pagar)

• Retención fuente 2,5%: $250.000 (DÉBITO a retención en la fuente)

• Total a cobrar al cliente: $11.650.000 (DÉBITO a cuentas por cobrar)

El asiento queda perfectamente balanceado: la suma de débitos ($11.650.000 + $250.000) iguala la suma de créditos ($10.000.000 + $1.900.000).

Nota: Si tu inmobiliaria maneja un concepto exento de IVA, el renglón del IVA simplemente no aparece en el asiento, y el total a cobrar será igual al subtotal (menos retenciones).

Si tu inmobiliaria tiene activada la facturación electrónica y eliges una resolución electrónica (prefijo FE), al crear la factura nuby también la envía a la DIAN usando el operador electrónico configurado.

El proceso ocurre en segundos y, al finalizar, la factura puede tener uno de estos estados:

• Aceptada por la DIAN: la factura recibe su CUFE (código único de factura electrónica) y queda válida legalmente. nuby la marca como facturada.

• Rechazada por la DIAN: la DIAN devuelve un mensaje de error. Lo más común son datos del cliente incompletos o inconsistentes. La factura queda marcada para corrección.

Una vez aceptada, nuby permite descargar y enviar al cliente el archivo PDF y el archivo XML con la representación gráfica y técnica de la factura electrónica.

Importante: Si tu resolución es de tipo POS o documento interno (prefijo PR u otro), la factura no se envía a la DIAN aunque la facturación electrónica esté habilitada en el sistema.

Una vez creada la factura, en el listado de Facturas Relacionadas verás cada documento con un indicador de estado:

Regla legal: Una factura aceptada por la DIAN no se puede simplemente "anular": se debe emitir una nota crédito que la deje sin efecto. nuby aplica esta regla automáticamente.

Antes de crear la factura, nuby revisa varios puntos para evitar errores. Si alguno no se cumple, te mostrará un mensaje claro y no creará la factura hasta que corrijas:

• El valor a facturar debe ser mayor a cero.

• El valor a facturar no puede superar el saldo facturable del contrato.

• La fecha de la factura debe tener formato válido y caer dentro de un periodo contable abierto.

• Debes haber seleccionado una resolución.

• La resolución debe tener consecutivos disponibles (no estar agotada).

• El concepto de contrato de venta debe estar configurado en los parámetros del sistema.

• El cliente comprador debe tener los datos básicos completos.

• Revisa el saldo facturable antes. Si el saldo es menor al esperado, probablemente ya se emitieron facturas anteriores. Consulta el listado para confirmar.

• Configura las cuentas contables una sola vez, con tu contador. Así todas las facturas que emitas tu equipo quedarán bien clasificadas sin retrabajos.

• Verifica los datos del comprador antes de emitir, especialmente si vas a facturar electrónicamente. Errores en el correo o en la dirección causan rechazos de la DIAN.

• Usa las observaciones para anotar a qué cuota corresponde la factura (cuota inicial, cuota mensual #5, saldo final, etc.). Le dará claridad al cliente y a tu equipo.

• Evita facturar al cierre del mes sin revisar. Si el periodo contable se cierra antes de que confirmes la factura, tendrás que reabrirlo o cambiar la fecha.

• No intentes "corregir" una factura editándola. nuby no permite cambiar el consecutivo ni el valor de una factura ya creada. La forma legal de corregir es anular y volver a emitir, o emitir una nota crédito si la factura ya fue aceptada por la DIAN.

Si quieres profundizar en otros procesos relacionados, puedes consultar la guía ¿Cómo crear un contrato de venta? y la guía ¿Cómo editar un contrato de venta? en el centro de ayuda de nuby.

En nuby, una vez que se emite una factura a partir de un contrato de venta, el comprador debe cancelarla según los plazos acordados. El proceso de registrar el pago le indica al sistema que el cliente entregó el dinero, permite seleccionar cómo se recibió el dinero (efectivo, transferencia, cheque, etc.) y genera automáticamente:

• Un documento contable de ingreso con sus respectivos asientos (débito a caja/banco, crédito a cartera).

• Un comprobante de ingreso (recibo de caja) descargable en PDF.

• La actualización del saldo de la factura y del saldo del contrato de forma inmediata.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Asistentes administrativos y de cartera que aplican los pagos de clientes compradores.

• Contabilidad, para entender qué cuentas se afectan y cómo.

• Gerencia, para comprender el flujo de cobro de ventas inmobiliarias.

Para que el botón de Registrar Pago (ícono $) esté disponible, deben cumplirse los siguientes requisitos:

📌 Requisito 1. Contrato de venta en estado Activo

El contrato de venta debe tener el estado Activo. Si el contrato está Cancelado o Finalizado, la pestaña Facturas Relacionadas no mostrará el botón de pago, aunque la factura tenga saldo pendiente.

📌 Requisito 2. Factura en estado "Facturada"

Solo las facturas con estado Facturada (indicador azul) pueden recibir pagos. Las facturas Anuladas o Anuladas por nota crédito no muestran el botón de pago.

📌 Requisito 3. Saldo pendiente mayor a cero

La factura debe tener un saldo disponible mayor a $0. Si el saldo es $0, la factura ya está completamente pagada y el botón de pago desaparece.

📌 Requisito 4. Formas de pago configuradas

El sistema debe tener al menos una forma de pago definida (Efectivo, Transferencia, Cheque, etc.), ya que ésta determina a qué cuenta contable de caja o bancos se va a registrar el ingreso. Las formas de pago se administran desde Contabilidad > Configuraciones > Tipos de Pago.

Importante: Si la lista de formas de pago está vacía, el sistema no generará el asiento contable correctamente. Verifica que cada forma de pago tenga asignada su cuenta contable (caja o banco).

Sigue esta ruta en el menú principal de nuby:

1. En el menú superior, haz clic en Contratos.

2. Selecciona Contratos de Venta en el submenú lateral.

3. En la lista, ubica el contrato deseado y haz clic en el botón de editar / ver detalle (ícono de lupa o lápiz).

4. Dentro del contrato, haz clic en la pestaña Facturas Relacionadas.

En la pestaña Facturas Relacionadas verás la tabla con todas las facturas asociadas al contrato. La columna Acciones muestra el ícono de lupa (ver PDF) y el ícono de $ (registrar pago) junto a las facturas en estado Facturada.

Paso 1. Identificar la factura a pagar

En la tabla Facturas Relacionadas, revisa que la factura que deseas pagar tenga estado Facturada (indicador azul) y que la columna Saldo muestre un valor mayor a $0.

Paso 2. Hacer clic en el ícono de pago ($)

En la columna Acciones de esa fila, haz clic en el ícono del signo de dólar ($). Aparecerá el diálogo "Registrar Pago".

Paso 3. Seleccionar la Forma de Pago

En el campo Forma de Pago, selecciona el medio con el que el cliente realizó el pago (Efectivo, Transferencia, Cheque, etc.). Esta selección define a qué cuenta de caja o banco se registrará el débito contable.

Paso 4. Ingresar el Valor a Pagar

El sistema precarga automáticamente el saldo total de la factura como valor a pagar. Si el cliente abonó un valor parcial, simplemente modifica el campo con el monto real recibido.

Restricciones del campo Valor a Pagar:

• El valor no puede ser mayor que el saldo pendiente de la factura. Si lo supera, el sistema mostrará una alerta y bloqueará el registro.

• El valor no puede ser cero ni vacío. Debe ser un monto positivo y válido.

Paso 5. Confirmar con "REGISTRAR PAGO"

Haz clic en el botón verde "REGISTRAR PAGO". El sistema procesará el pago y mostrará una confirmación de éxito.

Al registrar el pago, el saldo del contrato también se actualiza automáticamente. Si todos los pagos completan el valor del contrato, el contrato pasa al estado Finalizado.

Nota sobre pagos parciales: nuby admite múltiples pagos sobre la misma factura. Puedes registrar un pago hoy por $500.000 y otro mañana por el saldo restante. La factura permanecerá en estado Facturada hasta que el saldo llegue a $0, momento en que cambia automáticamente a Pagada.

Al confirmar el pago, nuby crea automáticamente un documento contable de tipo Ingreso con dos líneas de detalle (un débito y un crédito), dejando el asiento perfectamente balanceado:

🔹 Ejemplo práctico

El cliente paga $3.950.000 del valor de la factura por efectivo:

• DÉBITO $3.950.000 → Cuenta de Caja/Efectivo (cuenta contable de la forma de pago "Efectivo")

• CRÉDITO $3.950.000 → Cuenta por Cobrar / Cartera del cliente

El asiento queda balanceado: $3.950.000 en débitos = $3.950.000 en créditos.

🔹 ¿Qué tipo de documento contable genera?

El tipo de documento se controla con el parámetro del sistema "TIPO_DOC_INGRESOS" (valor predeterminado: tipo 3 — Ingreso). El concepto del asiento queda como: "INGRESO POR PAGO DE FACTURA # {consecutivo}".

🔹 Pagos en Efectivo — liquidación de caja

Si la forma de pago seleccionada pertenece al grupo de tipos efectivo (configurados en el sistema), el pago se registra adicionalmente en el módulo de liquidación de caja, permitiendo su inclusión en cierres de caja diarios.

¿Qué cuenta contable se usa para la caja/banco?
nuby toma la cuenta contable configurada en cada forma de pago (Efectivo, Transferencia, etc.). Si la forma de pago no tiene cuenta asignada, usa como respaldo la cuenta configurada en el parámetro "(Ingreso - Débito) Cuenta tipo banco para el pago de factura" dentro de Configuraciones > Contabilidad.

El registro de pago depende de varios parámetros del sistema que deben estar correctamente configurados por el administrador. A continuación se indica cada parámetro con su nombre tal como aparece en nuby y dónde encontrarlo:

Recomendación: Antes de procesar pagos reales, verifica con tu contador que las cuentas configuradas en "(Ingreso - Crédito) Cuenta por cobrar para el total de la factura" y en las formas de pago correspondan al Plan Único de Cuentas (PUC) de tu empresa.

Después de registrar el pago, el comprobante queda disponible en la pestaña "Pagos Relacionados" del mismo contrato:

1. Permanece en el detalle del contrato y haz clic en la pestaña Pagos Relacionados.

2. Verás un listado con todos los ingresos registrados: el documento mostrará el formato "Ingreso # {consecutivo}", las observaciones, el estado (Activo / Anulado) y el valor.

3. Haz clic en el ícono de lupa de la fila correspondiente para abrir el PDF del comprobante.

El PDF del comprobante de ingreso es el recibo de caja que puedes entregar al cliente como constancia de su pago.

Estados de la factura

Efecto sobre el estado del contrato

Cuando se registra un pago, el sistema recalcula el saldo del contrato de venta automáticamente:

• Si el saldo del contrato queda en $0 (todas las facturas fueron pagadas en su totalidad), el contrato cambia automáticamente al estado Finalizado.

• Si aún queda saldo pendiente, el contrato permanece en estado Activo.

Nota: Un contrato Finalizado no permite registrar más pagos ni crear nuevas facturas. Si necesitas reactivarlo, contacta a tu administrador del sistema.

Antes de procesar el pago, nuby verifica automáticamente lo siguiente. Si alguna condición no se cumple, el sistema muestra una alerta y no registra el pago:

• El valor a pagar debe ser mayor a cero. Si introduces $0 o dejas el campo vacío, aparece el mensaje: "Ingrese un valor a pagar mayor a cero..."

• El valor a pagar no puede exceder el saldo de la factura. Si introduces un valor mayor al saldo pendiente, aparece el mensaje: "El valor a pagar excede el máximo saldo de la factura..."

• La factura debe existir en el sistema y no estar anulada.

• El proceso de registro se ejecuta dentro de una transacción de base de datos: si ocurre algún error (por ejemplo, en el asiento contable), el pago completo se revierte automáticamente para garantizar la integridad de la información.

• Pagos parciales: nuby admite registrar múltiples pagos sobre la misma factura. Cada pago genera su propio comprobante de ingreso. La factura acumula los abonos y cambia a Pagada solo cuando el saldo llega a $0.

• Fecha del pago: El sistema usa automáticamente la fecha actual como fecha del documento de ingreso. No es posible cambiarla desde este formulario. Si necesitas registrar un pago con fecha retroactiva, contacta a tu administrador.

• Pagos en efectivo y cierre de caja: Si la forma de pago es de tipo Efectivo, el ingreso también se registra en la liquidación de caja del día. Asegúrate de hacer el cierre de caja correspondiente al final de la jornada.

• Comprobante para el cliente: El PDF descargable desde Pagos Relacionados es el recibo de caja oficial que puedes imprimir o enviar al comprador como constancia de pago.

• ¿Puedo anular un pago? Si necesitas revertir un pago registrado por error, debes anular el documento de Ingreso desde el módulo de Contabilidad > Documentos. Esto genera el asiento inverso y devuelve el saldo a la factura.

• Contrato cancelado: Si el contrato está en estado Cancelado o Finalizado, no podrás registrar pagos. El botón $ no aparecerá aunque la factura tenga saldo pendiente. Verifica siempre el estado del contrato antes de intentar registrar un pago.

En un contrato de venta, la inmobiliaria cobra una comisión por intermediar la negociación entre el vendedor y el comprador. Dentro de ese esquema, puede existir un asesor de venta (un usuario del sistema) que participó activamente en el proceso comercial y al que la inmobiliaria debe reconocerle una parte de esa comisión.

nuby permite registrar en el contrato de venta dos sistemas de comisión de forma independiente:

• Comisión de la inmobiliaria → Es el monto total que la inmobiliaria cobra como intermediaria. Puede definirse como porcentaje del valor de venta o como valor fijo. Este valor determina el saldo a facturar cuando el tipo de cobro es "Solo Comisión".

• Comisión del asesor → Es la porción de la comisión de la inmobiliaria que le corresponde al asesor que cerró el negocio. Se registra en el contrato como información de referencia para que el equipo administrativo y contable sepa cuánto debe pagársele al asesor.

🔹 Regla clave:

El valor de la comisión del asesor nunca puede superar el valor de la comisión total de la inmobiliaria. Si intentas ingresar un valor mayor, el sistema lo corregirá automáticamente al máximo permitido.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Asesores comerciales y ejecutivos de venta → Para entender cómo queda registrada su comisión en el sistema.

• Asistentes administrativos → Para diligenciar correctamente los campos del contrato de venta.

• Contabilidad y Tesorería → Para entender el impacto del registro de la comisión del asesor en la facturación y en la contabilización.

• Gerencia comercial → Para conocer cómo nuby soporta el esquema de comisiones a asesores.

Para registrar correctamente la comisión de un asesor en un contrato de venta, verifica que cuentas con lo siguiente:

📌 Requisito 1. Contrato de venta disponible

Debes tener un contrato de venta en estado Activo, o estar en el proceso de crear uno nuevo. Los campos de la comisión del asesor están disponibles tanto al crear como al editar un contrato de venta.

Importante: Una vez que el contrato tiene facturas o pagos relacionados, los campos del formulario del contrato quedan bloqueados y no podrán modificarse. Por esta razón es importante configurar bien la información del asesor desde el inicio.

📌 Requisito 2. Asesor registrado como usuario en nuby

El asesor de venta debe existir previamente como usuario del sistema en nuby. El campo "Asesor de Venta" permite buscar y seleccionar usuarios del sistema (excepto el usuario del sistema interno).

📌 Requisito 3. Comisión de la inmobiliaria definida

Para poder registrar la comisión del asesor es necesario que primero estén definidos los campos de la comisión general de la inmobiliaria en el contrato (tipo de comisión y valor o porcentaje). La comisión del asesor no puede superar esta comisión base.

📌 Requisito 4. Permisos sobre Contratos de Venta

Necesitas permisos de escritura sobre el módulo de Contratos de Venta para poder crear o editar contratos.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Dirígete al módulo de Contratos

1. En el menú principal, haz clic en "Contratos".

2. En el menú lateral izquierdo, selecciona "Contratos de Venta".

📋 Para crear un nuevo contrato:

1. Haz clic en "Crear Contratos" en el menú lateral, o utiliza el botón correspondiente en la lista de contratos de venta.

2. Se abrirá el formulario "Registro de Contratos de Venta" con la pestaña "Información de Contrato" activa.

✏️ Para editar un contrato existente:

1. En la lista de Contratos de Venta, ubica el contrato que deseas modificar.

2. Haz clic en el ícono de edición o en el número de consecutivo del contrato.

3. Se abrirá el mismo formulario con los datos actuales del contrato.

La sección del asesor de venta se encuentra en la columna derecha del formulario "Registro de Contratos de Venta".

El formulario "Registro de Contratos de Venta" está dividido en tres columnas. La sección del asesor de venta se ubica en la columna derecha. A continuación se describen todos sus campos:

Importante: Los campos "Tipo de Comisión de Asesor", "Porcentaje de Comisión Asesor" y "Valor de Comisión Asesor" solo son visibles cuando el interruptor "¿Asesor Comisiona?" está activado en SI. Si el interruptor está en NO, estos campos quedan ocultos y no se guardan.

🔄 Comportamiento del interruptor SI / NO

El campo "¿Asesor Comisiona?" es un interruptor que controla la visibilidad de los campos de comisión del asesor:

• Posición NO (predeterminado) → El grupo de campos de comisión del asesor está oculto. El campo "Asesor de Venta" es opcional. Solo se registrará el asesor asignado, sin información de comisión.

• Posición SI → Los campos de comisión del asesor se hacen visibles. El campo "Asesor de Venta" se vuelve obligatorio (se marca con asterisco). Debes seleccionar obligatoriamente un tipo de comisión (porcentaje o valor) y su respectivo monto.

🔄 Selección del tipo de comisión del asesor

Una vez activo el interruptor, el sistema muestra el campo "Tipo de Comisión de Asesor":

• Si seleccionas "Porcentaje" → Aparece el campo "Porcentaje de Comisión Asesor" (número entre 1 y 100). El campo "Valor de Comisión Asesor" queda oculto.

• Si seleccionas "Valor" → Aparece el campo "Valor de Comisión Asesor" (monto monetario). El campo de porcentaje queda oculto.

🛡️ Validación automática del valor de comisión del asesor

Cuando ingresas el "Valor de Comisión Asesor" (en modo valor fijo), el sistema verifica en tiempo real que el monto no supere la comisión total de la inmobiliaria. Si ocurre:

1. nuby muestra una alerta de advertencia indicando que el valor excede el permitido.

2. El campo "Valor de Comisión Asesor" se ajusta automáticamente al valor máximo permitido (el valor de la comisión de la inmobiliaria).

📦 ¿Qué queda guardado al guardar el contrato?

Al hacer clic en "Guardar Contrato", nuby registra en el contrato de venta los siguientes datos del asesor:

• El asesor asignado (usuario del sistema).

• Si el asesor comisiona o no.

• El tipo de comisión del asesor (porcentaje o valor).

• El porcentaje o el valor de la comisión del asesor, según corresponda.

Adicionalmente, cuando se guarda el contrato por primera vez, el sistema marca la propiedad asociada como "Vendida" y le asigna un número consecutivo único al contrato.

Es importante entender que la comisión del asesor registrada en el contrato es información de referencia. El proceso de facturación del contrato de venta funciona de forma independiente a la comisión del asesor. A continuación se explica cómo funciona cada parte:

📄 ¿A quién se le factura el contrato de venta?

La factura del contrato de venta siempre se genera a nombre del tercero responsable del pago, que depende de la configuración del contrato:

La comisión del asesor no modifica la lógica de a quién se le emite la factura ni el valor facturado. La factura se genera siempre por el monto que corresponde a la inmobiliaria (valor total o comisión de la inmobiliaria, según el tipo de cobro).

💡 ¿Para qué sirve entonces el registro de la comisión del asesor?

La información de comisión del asesor quedará visible en el contrato para que el equipo administrativo y contable sepa:

• Cuánto debe pagarse al asesor una vez se recaude la comisión del contrato.

• Qué asesor gestionó el negocio y tiene derecho a la comisión.

• Cómo calcular el pago al asesor (porcentaje de la comisión o monto fijo).

Importante: El pago de la comisión al asesor no se genera automáticamente por el solo hecho de registrarla en el contrato. El equipo de contabilidad debe procesar dicho pago de forma manual a través del módulo contable (registro de un egreso o comprobante de pago a nombre del asesor).

📋 Contabilización de la factura del contrato de venta

Cuando se crea una factura sobre el contrato de venta (desde la pestaña "Facturas Relacionadas"), nuby genera automáticamente los asientos contables de la factura. Esta contabilización se basa en:

• El concepto configurado en el parámetro del sistema "Concepto para las facturas sobre el contrato de venta" (configurable desde Herramientas > Configuraciones > Contratos).

• Las tasas de IVA, Retención en la Fuente, ReteIVA y ReteICA configuradas en el tercero responsable del pago (comprador o vendedor).

La comisión del asesor registrada en el contrato no genera ningún asiento contable automático. La factura siempre se contabiliza por el valor que le corresponde a la inmobiliaria (no al asesor).

📋 ¿Cómo registrar contablemente el pago al asesor?

El reconocimiento contable de la comisión del asesor debe hacerse manualmente por parte del equipo de contabilidad. El proceso típico es:

1. Consultar en el contrato de venta el valor de la comisión del asesor (campo "Valor de Comisión Asesor").

2. Revisar la configuración tributaria del asesor como tercero (si aplica retención en la fuente, etc.).

3. Generar en el módulo de contabilidad el comprobante de egreso o la orden de pago correspondiente a nombre del asesor, por el valor de su comisión.

4. Registrar el débito en la cuenta de gasto de comisiones a asesores y el crédito en la cuenta por pagar (o en la cuenta bancaria si el pago es inmediato).

📋 Pagos relacionados al contrato de venta

La pestaña "Pagos Relacionados" del contrato de venta muestra los egresos (recibos de pago) que se han registrado sobre las facturas del contrato. Estos corresponden a los pagos realizados por el comprador o el vendedor a la inmobiliaria (no los pagos de la inmobiliaria al asesor).

El flujo de pagos del contrato de venta es el siguiente:

1. La inmobiliaria factura → Se crea una factura en la pestaña "Facturas Relacionadas" por el valor acordado (total o comisión).

2. El cliente paga → Cuando el cliente (comprador o vendedor) realiza el pago, se registra desde el ícono de "Registrar Pago" en la lista de facturas.

3. nuby genera el egreso contable automáticamente y actualiza el saldo pendiente del contrato.

4. Cuando el saldo llega a cero, el contrato cambia a estado "Finalizado" automáticamente.

Recuerda: Los pagos que aparecen en la pestaña "Pagos Relacionados" son los pagos recibidos de los clientes hacia la inmobiliaria. El pago de la inmobiliaria hacia el asesor se maneja por fuera de este flujo, directamente desde el módulo contable.

A continuación se presenta el flujo completo del proceso, desde el momento en que se registra la comisión del asesor hasta que se le cancela su comisión:

Etapa 1: Registro del contrato de venta con asesor

1. Se crea el contrato de venta con todos sus datos: propiedad, vendedor, comprador, valor de venta, tipo de cobro y comisión de la inmobiliaria.

2. En la sección del asesor, se selecciona el Asesor de Venta y se activa "¿Asesor Comisiona?" en SI.

3. Se define el tipo de comisión del asesor (porcentaje o valor) y el monto correspondiente.

4. Se guarda el contrato. nuby almacena la información y marca la propiedad como Vendida.

Etapa 2: Facturación al cliente

1. Desde la pestaña "Facturas Relacionadas" del contrato, se crea la factura por el valor correspondiente (total o comisión, según el tipo de cobro).

2. nuby genera los asientos contables de la factura automáticamente.

3. El saldo facturable del contrato se reduce con cada factura emitida.

Etapa 3: Recepción del pago del cliente

1. Cuando el cliente paga, se registra el pago desde el ícono de dinero en la factura correspondiente (pestaña "Facturas Relacionadas").

2. nuby genera el recibo de pago (egreso contable) y actualiza el saldo del contrato.

3. Si el saldo llega a cero, el contrato pasa automáticamente a estado "Finalizado".

Etapa 4: Pago de la comisión al asesor (manual)

1. El área contable consulta el contrato de venta para verificar el valor de la comisión del asesor.

2. Se genera manualmente un comprobante de egreso en el módulo contable a nombre del asesor por el valor de su comisión.

3. Se aplican las retenciones tributarias que correspondan al asesor como tercero.

4. Se realiza el giro o transferencia al asesor.

💡 Buena práctica: Registra la comisión del asesor desde el momento de crear el contrato, así el área contable tiene toda la información disponible desde el inicio del proceso y puede planificar el pago sin tener que buscar datos en comunicaciones externas.

El contrato de venta puede estar en los siguientes estados:

Atención al cancelar: Si cancelas un contrato de venta, los documentos ya emitidos (facturas y pagos) no se anulan automáticamente. Si es necesario reversar la contabilidad, el equipo contable debe anularlos manualmente.

❓ ¿Qué pasa si no activo "¿Asesor Comisiona?" pero sí asigno un asesor?

Si asignas un asesor pero dejas el interruptor en NO, solo queda registrado quién fue el asesor del negocio, pero sin comisión asociada. El sistema no generará ningún cálculo ni recordatorio de pago para ese asesor.

❓ ¿El porcentaje de la comisión del asesor se aplica sobre el valor de venta o sobre la comisión de la inmobiliaria?

El sistema valida que el valor de comisión del asesor no supere el valor de la comisión de la inmobiliaria. Cuando el tipo es "Porcentaje", el porcentaje que defines se aplica conceptualmente sobre la comisión de la inmobiliaria como referencia. Te recomendamos usar el modo "Valor" para mayor claridad y control en el monto exacto a pagar.

❓ ¿Puede un asesor ver su propia comisión registrada en el contrato?

Sí, siempre que el asesor tenga permisos de visualización sobre el módulo de Contratos de Venta. La información de comisión es visible en el formulario de edición del contrato.

❓ ¿Puede haber más de un asesor por contrato de venta?

No. El contrato de venta admite un solo asesor por contrato. Si en tu operación varios asesores participan en un mismo negocio, deberás gestionar la distribución interna del pago por fuera del sistema.

❓ ¿Por qué los campos del formulario aparecen bloqueados si ya hay facturas en el contrato?

Una vez que el contrato tiene al menos un documento relacionado (factura o egreso), el sistema bloquea los campos del formulario para proteger la integridad de la información. Si necesitas corregir un dato, deberás comunicarte con el administrador del sistema para evaluar si es posible gestionar el ajuste.

❓ ¿Cómo sé cuánto le debo pagar al asesor?

Puedes consultar el campo "Valor de Comisión Asesor" directamente en el formulario del contrato de venta (editando el contrato desde la lista de Contratos de Venta). También puedes generar informes contables filtrando por asesor para llevar el control de las comisiones pendientes de pago.