¿Cómo corregir, anular o ajustar una factura de compra en nuby?

Antes de corregir o anular una factura de compra, ten en cuenta estos puntos:

🔹 Estados de pago de la factura

• Pendiente pago → La factura no tiene ningún pago registrado.

• Pagado Parcial → La factura tiene uno o varios pagos, pero aún queda saldo pendiente.

• Pagado → La factura ya fue pagada en su totalidad.

🔹 Estado de anulación

En el listado de Facturas de Compra existe la columna Anulado, que indica SI cuando la factura fue anulada y NO cuando está vigente.

🔹 Regla principal de edición

Una factura de compra se puede editar solo mientras esté pendiente de pago y no esté anulada. Si tiene cualquier pago (total o parcial) o si está anulada, el sistema no permitirá guardar cambios.

Importante: En nuby una factura de compra no se elimina. Para dejarla sin efecto se anula, y la anulación se realiza desde el módulo de Contabilidad.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Contabilidad → Para corregir valores, anular documentos y revisar el efecto contable.

• Tesorería → Para gestionar pagos y devolver una factura a estado pendiente cuando sea necesario corregirla.

• Administración → Para conocer el proceso y validar que se sigan los pasos correctos.

Para este proceso se usan dos módulos de nuby:

📌 Facturas de Compra

1. En el menú horizontal superior, selecciona Facturas de Compra.

2. En el submenú de la izquierda, selecciona la pestaña Facturas de Compra.

3. Allí verás el listado de facturas registradas, con las columnas Estado de Pago, Anulado y Contabilizada, entre otras.

📌 Contabilidad

1. En el menú horizontal superior, selecciona Contabilidad.

2. En el submenú de la izquierda, selecciona la pestaña Ver Movimientos.

3. Allí verás el listado de documentos contables. Puedes usar los filtros para ubicar el documento de la factura de compra.

Sugerencia: Para ubicar un documento contable rápidamente, usa los filtros Consecutivo Inicial y Consecutivo Final con el número que aparece en el detalle de la factura de compra, y selecciona el tipo GC - Gastos Causados. En el listado contable, el consecutivo se muestra con el prefijo del tipo (por ejemplo, GC - 8).

Permisos: Necesitas permisos de visualización y edición en Facturas de Compra y en Contabilidad. Si no ves alguna de las pestañas, solicita los permisos a tu administrador del sistema.

Este es el camino más sencillo. Aplica cuando la factura está en estado Pendiente pago y no está anulada.

📌 Paso 1. Abre la factura

1. Ingresa a Facturas de Compra > Facturas de Compra.

2. Ubica la factura usando los filtros del listado (consecutivo, proveedor, fecha, entre otros).

3. Selecciona la fila con la casilla de selección (a la izquierda del consecutivo) y haz clic en el ícono del lápiz: Editar Factura de Compra, ubicado en la parte superior del listado.

📌 Paso 2. Verifica que se pueda editar

Si la factura se puede modificar, verás el formulario habilitado y el botón de guardado. Si no se puede modificar, el sistema mostrará el aviso «Este registro no puede ser modificado ya sea porque tiene registrado un pago parcial o pago total, o el registro se encuentra anulado» y ocultará el botón para guardar.

📌 Paso 3. Realiza los cambios

Ajusta los datos necesarios: proveedor, fecha, conceptos, valores, impuestos, retenciones o formas de pago, según corresponda.

📌 Paso 4. Guarda los cambios

1. Haz clic en Actualizar y contabilizar.

2. Confirma que el sistema muestre el mensaje de éxito.

3. Verifica en el listado que el valor y el estado de pago quedaron correctos.

Importante: Al actualizar la factura, el sistema vuelve a generar su detalle contable con los nuevos valores. Revisa que los totales de débito y crédito queden cuadrados.

Cuando la factura no debe seguir vigente, se anula. En Facturas de Compra no existe un botón de anulación: la anulación se realiza marcando el documento contable asociado desde Contabilidad.

📌 Paso 1. Ubica el documento contable

1. Ingresa a Contabilidad > Ver Movimientos.

2. Usa los filtros Consecutivo Inicial y Consecutivo Final con el número del documento, y selecciona el tipo GC - Gastos Causados.

3. Confirma que el documento corresponda al proveedor y a la factura correcta.

Atajo: También puedes abrir el documento contable desde el detalle de la factura de compra: en la sección Información del documento contable, haz clic sobre el tipo GC-Gastos Causados.

📌 Paso 2. Marca el documento como anulado

1. Selecciona la fila del documento y haz clic en el ícono del lápiz: Editar Documento.

2. Marca la casilla ¿Anulado?.

3. Haz clic en Actualizar Documento.

Importante: Si el formulario muestra la opción ¿Aplica para Cuadre Actual?, déjala desmarcada para una factura de compra.

📌 Paso 3. Verifica el resultado

Haz clic en Volver para regresar al listado de documentos contables y verifica:

• En Facturas de Compra > Facturas de Compra, la columna Anulado debe mostrar SI.

• La factura deja de permitir modificaciones.

• Los estados financieros y la exportación contable excluyen los documentos anulados.

Atención: Antes de anular, verifica que la factura no tenga pagos registrados. En facturas de compra el sistema no bloquea la anulación cuando existen pagos asociados. Si la factura ya tiene pagos, primero debes anular el egreso (pago) correspondiente y luego anular la factura.

Importante: La anulación no genera un asiento de reversión. El sistema marca el documento como anulado y lo excluye de los reportes, pero no crea un movimiento contable contrario. Si necesitas dejar el efecto contable expresamente reversado, consulta con tu contador y registra el ajuste que corresponda.

Si la factura tiene pagos (parciales o totales), el sistema no permite editarla directamente. Tienes dos alternativas:

📌 Opción A. Devolver la factura a estado pendiente y editarla (recomendada)

1. Ingresa a Contabilidad > Ver Movimientos y ubica el egreso (pago) asociado a la factura de compra. Se identifica porque su tipo es CE - Comprobante de Egreso y en el concepto o detalle referencia la factura.

2. Selecciona el egreso y haz clic en Editar Documento, marca la casilla ¿Anulado? y haz clic en Actualizar Documento.

3. Verifica en Facturas de Compra > Facturas de Compra que el saldo de la factura se actualizó. Si anulaste todos los pagos, debe quedar en estado Pendiente pago.

4. Edita la factura con los valores correctos y haz clic en Actualizar y contabilizar.

5. Registra nuevamente el pago desde Facturas de Compra > Crear Egreso.

Si deseas más detalle sobre cómo anular un egreso, consulta la guía ¿Cómo anular un recibo de caja y/o un egreso?

Importante: Al anular el egreso, el sistema devuelve el valor pagado al saldo de la factura. Confirma que el saldo se actualizó (si anulaste todos los pagos, la factura debe quedar en Pendiente pago) antes de intentar editarla.

📌 Opción B. Registrar solo el ajuste contable

Si no necesitas cambiar el saldo ni el estado de pago de la factura, sino únicamente reflejar el ajuste en la contabilidad, puedes crear un Comprobante de Contabilidad:

1. Ingresa a Contabilidad > Ver Movimientos.

2. Haz clic en Crear Doc. Contable.

3. En Tipo Documento, selecciona CC - Comprobante de Contabilidad.

4. Registra las cuentas, terceros y valores del ajuste (gasto, IVA, retención o proveedor, según corresponda).

5. En Observaciones, escribe el número de la factura de compra y el motivo del ajuste.

6. Haz clic en Grabar Documento.

Importante: Este comprobante es un registro contable independiente: no queda vinculado a la factura de compra, no modifica su saldo y no cambia su estado de pago. Úsalo únicamente cuando el objetivo sea el ajuste contable.

Para conocer el paso a paso de la creación de documentos contables, consulta la guía ¿Cómo crear un documento contable?

Si vas a registrar un ajuste manual desde Contabilidad, esta es la referencia de los tipos de documento:

Atención: No uses Nota débito ni Nota crédito desde Contabilidad para ajustar una factura de compra. El sistema te llevará al módulo de notas de facturación de venta, donde no es posible seleccionar ni asociar una factura de compra.

Atención: No crees documentos de tipo Gastos Causados manualmente desde Contabilidad. Ese tipo solo debe originarse desde el módulo de Facturas de Compra; de lo contrario, el registro no quedará disponible en el listado de facturas de compra.

En el módulo Facturas de Compra existe la pestaña Notas de Ajuste. Es importante tener claro su alcance:

• Las Notas de Ajuste aplican únicamente a Documentos Soporte.

• No aplican a facturas de compra (gastos causados). No es posible seleccionar una factura de compra en ese formulario.

• Si el documento que necesitas ajustar es un Documento Soporte, sí debes usar la Nota de Ajuste.

Si el documento es un Documento Soporte, consulta la guía ¿Cómo crear una nota de ajuste?

• Registra siempre el motivo. En las observaciones del ajuste o de la anulación, escribe el número de la factura y la razón del cambio. Esto facilita la auditoría y la consulta posterior.

• Verifica los pagos antes de anular. Una factura con pagos asociados requiere que primero anules el egreso, para evitar inconsistencias entre la factura y la contabilidad.

• Confirma el periodo contable. Para guardar cambios en Contabilidad, la fecha del documento debe tener un periodo contable activo.

• Revisa los totales. Después de cualquier ajuste, confirma que la factura y su documento contable queden cuadrados.

• No elimines documentos. En nuby las facturas de compra no se eliminan: se anulan.

• Adjunta los soportes. Si el ajuste tiene un soporte del proveedor (carta, correo o documento), guárdalo junto con la factura.

¿Puedo eliminar una factura de compra?

No. En nuby las facturas de compra no se eliminan. Si ya no debe estar vigente, se anula desde Contabilidad.

¿Por qué no veo el botón para guardar los cambios?

Porque la factura tiene un pago total o parcial, o porque está anulada. En esos casos el sistema muestra un aviso y oculta el botón de guardado.

¿Puedo editar una factura anulada?

No. Una factura anulada no se puede modificar. Si necesitas corregirla, un usuario con permisos puede reactivar el documento desde Contabilidad desmarcando ¿Anulado? y, si la factura no tiene pagos asociados, podrá editarla.

¿Puedo usar una Nota Crédito o Nota Débito de Contabilidad?

No. Esos tipos de documento están destinados a facturas de venta electrónicas. Al seleccionarlos, el sistema redirige al módulo de notas de facturación, que no permite asociar una factura de compra.

¿Anular la factura genera un asiento de reversión?

No. La anulación marca el documento como anulado y lo excluye de los reportes, pero no crea un movimiento contable contrario.

¿Anular el egreso devuelve el saldo a la factura?

Sí. Al anular el egreso (pago) desde Contabilidad, el sistema devuelve el valor pagado al saldo de la factura. Si se anulan todos los pagos, la factura vuelve a quedar pendiente de pago.

¿Dónde verifico si una factura está anulada?

En el listado Facturas de Compra > Facturas de Compra, en la columna Anulado. También puedes verlo en el documento contable, en la casilla ¿Anulado?.

¿El ajuste contable cambia el saldo de la factura?

No. Un Comprobante de Contabilidad es un registro independiente: no modifica el saldo ni el estado de pago de la factura de compra.