# Finanzas Optimiza tu gestión financiera con nuby. Registra tus **Cuentas Bancarias** para una contabilidad precisa y utiliza **Formatos de Bancos** (ej: PAB Bancolombia) para automatizar pagos masivos. Ahorra tiempo y asegura la exactitud de tus transacciones. # ¿Qué puedo encontrar en el módulo de Finanzas en nuby? ¡Bienvenido/a al módulo de Finanzas de nuby! Esta sección está diseñada para simplificar y automatizar tus procesos financieros, especialmente aquellos relacionados con tus bancos. Aquí te presentamos dos herramientas fundamentales: **Cuentas Bancarias** y **Formatos de Bancos**. **1. Cuentas Bancarias: La Base de tu Gestión Financiera** Antes de poder automatizar cualquier proceso bancario, necesitas decirle a nuby cuáles son tus cuentas. En la sección **"Cuentas Bancarias"**: - **Registra tus Cuentas:** Ingresa todas las cuentas bancarias que utiliza tu empresa. Esto incluye el nombre del banco, número de cuenta, tipo (ahorros/corriente) y un alias para fácil identificación. - **Asócialas al PUC:** Cada cuenta bancaria se vincula a una Cuenta Contable (PUC) específica. Esto es crucial para que tu contabilidad refleje correctamente todos los movimientos bancarios. - **Prepara el Terreno:** Tener tus cuentas registradas es el primer paso indispensable para luego poder generar formatos de pago, informes para bancos y facilitar la conciliación. **2. Formatos de Bancos: Automatiza tu Interacción con Entidades Financieras** Una vez que tus cuentas están en el sistema, la sección **"Formatos de Bancos"** te permite generar diversos archivos estructurados. Estos archivos están diseñados para ser compatibles con las plataformas de tus entidades financieras, facilitando procesos como la dispersión de pagos, la gestión de cartera y la conciliación. **¿Qué puedes hacer aquí?** - **Generar Archivos para Pagos Masivos:** Crea archivos para diferentes bancos (por ejemplo, el formato PAB de Bancolombia para pagos a propietarios) para realizar múltiples pagos de forma eficiente y segura. - **Obtener Informes de Cartera para Bancos:** Exporta listados detallados, como el informe de "Cartera Inquilinos por Facturas para Bancos". Este tipo de formato estructura la información de las facturas pendientes de pago de los inquilinos, facilitando la importación de pagos masivos a los sistemas bancarios. - **Utilizar Formatos Específicos por Banco:** A medida que se incorporen nuevos formatos, podrás seleccionar el que se ajuste a los requerimientos específicos de cada entidad financiera con la que trabajas. - **Configurar y Filtrar:** Para cada formato, podrás definir criterios como rangos de fechas, tipos de tercero (propietarios, inquilinos, etc.), cuentas bancarias de origen y otros parámetros para asegurar que el archivo contenga exactamente la información que necesitas. - **Previsualizar y Exportar:** Antes de generar el archivo final, el sistema te permitirá revisar los datos. Una vez confirmado, podrás exportar el archivo en el formato requerido por el banco (ej. texto plano, CSV, etc.), listo para ser cargado en su plataforma. **En Resumen:** El módulo de Finanzas te ayuda a: 1. **Centralizar** la información de tus cuentas bancarias y vincularlas a tu contabilidad. 2. **Automatizar** la creación de diversos archivos para tus bancos (para pagos, informes de cartera, etc.), ahorrándote tiempo y reduciendo errores manuales. ¡Te invitamos a explorar estas funcionalidades para hacer tu gestión financiera más eficiente y organizada! # Formatos de Bancos Automatiza tus procesos bancarios generando archivos listos para tu entidad financiera. Crea formatos para pagos masivos (ej: Bancolombia PAB), informes de cartera de inquilinos y otras estructuras específicas, facilitando la dispersión de fondos y la conciliación. # ¿Cómo generar el informe de Cartera de Inquilinos para Bancos en nuby? Este informe presenta un listado de las **facturas pendientes de pago** de los inquilinos y está diseñado como una primera versión funcional para la **exportación de datos en un formato genérico**, facilitando la **importación de pagos masivos a bancos**. ### **¿Qué información incluye?** 📌 **Datos del inquilino:** Tipo y número de documento, nombre, email y teléfono. 📌 **Datos de la factura:** Consecutivo, concepto general (resultado de la unión de los conceptos de sus detalles) y moneda. 📌 **Fechas y montos:** **Hasta 5 fechas y 5 montos**, calculados de la siguiente manera: 1️⃣ **Primera fecha y monto** → Se toman directamente de la **fecha de vencimiento** y el **valor total** de la factura. 2️⃣ **Cuatro fechas adicionales** → Se calculan **a partir de la fecha de vencimiento**, considerando los intereses definidos en el contrato. 3️⃣ **Cuatro montos adicionales** → Se calculan **a partir del valor total de la factura**, aplicando los intereses correspondientes según los plazos establecidos. ⚠ **Si el contrato asociado a la factura no tiene intereses configurados, el informe solo mostrará la primera fecha y monto.**

**¿Cómo se actualizan los cálculos?** Cada vez que se ingresa al informe, el sistema recalcula las fechas y montos para garantizar que la información esté actualizada. Debido a que estos cálculos se realizan en el preciso instante, *el tiempo de carga puede variar dependiendo de la cantidad de registros existentes*. Sin embargo, el sistema procesará la información y mostrará el informe en cuanto esté listo.

### **Personalización del informe** ✅ Puede utilizar la herramienta **"Visibilidad Columna"** para agregar información adicional, como datos del propietario o detalles específicos de la factura. Este informe proporciona **información exportable y compatible con los formatos de importación bancaria**, asegurando que los montos y fechas reflejen los intereses configurados en cada contrato. # ¿Cómo generar el archivo de pagos PAB para Bancolombia (Propietarios) en nuby? El formato PAB (Pagos a Proveedores) de Bancolombia es una herramienta poderosa para realizar pagos masivos. En nuby, puedes utilizarlo para gestionar los pagos a tus propietarios de forma eficiente. Esta guía te llevará a través de cada paso para generar el archivo correctamente. **1. Accede al Módulo de Formatos de Bancos:** - Desde el menú principal de nuby, navega hasta el módulo de **"Finanzas"**. - Dentro de Finanzas, selecciona la opción **"Formatos de Bancos" **en el menú lateral izquierdo. **2. Inicia la Generación del Informe de Pagos:** - En la pantalla principal de "Formatos de Bancos", verás los tipos de informes disponibles. Haz clic en la opción que dice **"Pagos Pendientes para Exportación a Bancos"**. **3. Selecciona el Tipo de Tercero:** - A continuación, se te pedirá que elijas para qué tipo de tercero deseas generar el informe. Para este caso, haz clic en la opción **"Propietarios"**. **4. Elige el Formato Específico "Bancolombia PAB":** - Ahora, deberás seleccionar el formato de banco específico. En el campo desplegable (llamado "Formato de Banco"), busca y selecciona la opción **"Bancolombia PAB"**. - Al seleccionarlo, el formulario inferior se adaptará con los campos requeridos por Bancolombia para este tipo de archivo. **5. Completa el Formulario de Configuración del Formato:** Este formulario está dividido en secciones. Presta mucha atención a cada campo, especialmente a los obligatorios.
Sección: Filtrado de Información Aquí defines qué pagos se incluirán y cómo se organizarán. - **Agrupación de Registros:** (Obligatorio) Elige cómo se consolidarán los pagos para un mismo propietario en el archivo. Opciones comunes: - Por terceros: Una sola línea de pago total por cada propietario. - Por terceros y periodos: Varias líneas por propietario, separadas por periodo de pago. - Por terceros, periodos y contratos: Mayor detalle, separando por contrato dentro de cada periodo. - Por terceros y contratos: Varias líneas por propietario, separadas por contrato. - **Rango de fecha de aplicación:** (Obligatorio) Define el periodo (Desde - Hasta) en el que deben estar los pagos pendientes para ser incluidos. Por defecto, suele mostrar el último mes. Asegúrate de que este rango cubra los pagos que deseas procesar. - **Rango de consecutivos:** (Opcional) Si deseas limitar los pagos a contratos dentro de un rango específico de números consecutivos, ingrésalos aquí (Desde - Hasta). - **Rango de terceros:** (Opcional) Si deseas limitar los pagos a propietarios dentro de un rango específico de códigos de identificación, ingrésalos aquí (Desde - Hasta). - **Valores decimales:** (Checkbox, opcional) Marca esta casilla si deseas que los montos en el archivo incluyan dos decimales. Si no la marcas, los valores se redondearán al entero más cercano según las reglas del sistema.
Sección: Campos Obligatorios Estos datos son indispensables para que Bancolombia procese el archivo. - **Cuenta Bancaria:** (Obligatorio) Selecciona de la lista desplegable la cuenta bancaria **tuya** (de la empresa) desde la cual se debitará el dinero para realizar los pagos. **Importante:** Solo se mostrarán tus cuentas previamente registradas en nuby que pertenezcan a la entidad financiera "Bancolombia". - **Fecha de Aplicación:** (Obligatorio) Indica la fecha en la que deseas que Bancolombia procese y aplique estos pagos. Por defecto, suele ser la fecha actual, pero puedes modificarla. - **Aplicación:** (Opcional) Define el momento del día en que prefieres que Bancolombia procese el lote (ej: Inmediata, Medio Día, Noche). Si no seleccionas nada, Bancolombia lo procesará según la configuración global que tengas en su plataforma o en sus horarios estándar.
Sección: Campos Opcionales Estos campos te permiten añadir información adicional según tus necesidades y las prácticas de tu empresa. - **Descripción del Propósito de las Transacciones:** (Opcional) Puedes ingresar una breve descripción para el lote de pagos (máximo 10 caracteres alfanuméricos, ej: "Pago Arriendo", "Comisiones"). Esta descripción aparecerá en tus movimientos bancarios. - **Secuencia Envío de Lotes ese Día:** (Opcional) Es un identificador de 2 caracteres alfanuméricos (por defecto "00"). Si planeas enviar varios archivos PAB a Bancolombia en la misma "Fecha de Aplicación", debes usar secuencias diferentes para cada uno (ej: "00", "01", "02") para evitar duplicados o rechazos.
**6. Genera la Previsualización:** - Una vez que hayas completado y revisado todos los campos, haz clic en el botón **"GENERAR FORMATO"**. - El sistema procesará la información según tus filtros y configuraciones. **7. Interpreta la Pantalla de Previsualización (¡Paso Crítico!):** Antes de exportar, **revisa cuidadosamente** esta pantalla. Contiene: - **Control de Lote:** - Muestra información general del archivo que se va a generar: tu NIT, el tipo de pago (para PAB es "PAGO A PROVEEDORES" según la documentación de Bancolombia), la aplicación (si la seleccionaste), la secuencia, la fecha de creación (hoy), la fecha de aplicación que elegiste, la cuenta bancaria tuya que se debitará, su tipo, y la descripción del propósito (si la ingresaste). - **Detalle de Transacciones:** - Es una tabla que lista cada pago individual que se incluirá en el archivo. Verás columnas como: Tipo de Documento del beneficiario, NIT/Cédula del beneficiario, Nombre del beneficiario, Banco de la cuenta del beneficiario, Número de cuenta del beneficiario, Tipo de transacción (Abono a Cuenta de Ahorros/Corriente), Valor de la transacción, Referencia, y Email (si está disponible). - **Quitar un Registro:** Por cada registro en esta tabla, encontrarás un botón o icono . Si decides que un pago específico no debe incluirse en el archivo final, puedes hacer clic en esta opción para removerlo de la previsualización y, por ende, del archivo a exportar. **¡Importante!** Esta acción de "quitar" un registro de la previsualización es irreversible para la generación actual. Si quitas un registro por error y deseas recuperarlo, deberás volver al paso 5 y "GENERAR FORMATO" nuevamente. - **Ver Detalle de Movimientos por Referencia:** Si haces clic en el número de la columna "Referencia" para un pago específico, se abrirá una ventana modal. Esta ventana te mostrará el desglose detallado de los movimientos (cánones, comisiones, etc.) que componen el "Valor de la Transacción" para ese propietario. ¡Es muy útil para verificar la exactitud de cada pago!

**Recuerda:** El sistema ya ha aplicado filtros internos, como considerar solo movimientos de "Egreso Propietario" no procesados y verificar que los propietarios tengan información bancaria completa.

**8. Exporta el Formato Bancolombia PAB:** - Si después de revisar la previsualización todo es correcto y los montos coinciden con lo esperado, haz clic en el botón **"Exportar Formato"** (usualmente ubicado en la esquina superior derecha o al final de la previsualización). - Se descargará un archivo de **texto plano (.txt)**. Este archivo tiene la estructura exacta requerida por Bancolombia para los lotes de pago PAB. **9. Sube el Archivo a la Plataforma de Bancolombia:** - **Recomendación Importante:** Antes de cargar el archivo directamente en la Sucursal Virtual Empresas, te recomendamos utilizar el **Conversor y Validador PAB de Bancolombia** disponible en su sitio web (puedes buscar "Conversor PAB Bancolombia" o acceder a través de [https://www.satbancolombia.com/conversores#!/pab](https://www.satbancolombia.com/conversores#!/pab)). Esta herramienta te permite validar la estructura de tu archivo .txt y verificar si cumple con todos los requisitos de Bancolombia, ayudándote a detectar posibles errores antes del envío real. - Una vez validado (o si decides omitir este paso bajo tu responsabilidad), ingresa a la Sucursal Virtual Empresas (o la plataforma correspondiente) de Bancolombia y carga este archivo .txt que acabas de generar. Sigue las instrucciones de Bancolombia para la carga y autorización de lotes PAB. ¡Felicidades! Has generado y exportado tu archivo de pagos PAB para propietarios. Este proceso te ayudará a optimizar significativamente el tiempo y la precisión de tus pagos. # ¿Qué son los Formatos de Bancos en nuby y cómo pueden ayudarme a optimizar mis procesos? Si alguna vez has deseado una forma más rápida y segura de realizar pagos masivos, gestionar cobros o simplemente interactuar de manera más eficiente con tu banco, el submódulo de **Formatos de Bancos** en nuby está diseñado para ti. Pero, ¿qué son exactamente estos "formatos" y cómo te benefician? ¡Sigue leyendo! **¿Qué es un "Formato de Banco"?** En esencia, un "formato de banco" es un **archivo digital con una estructura muy específica**, definida por cada entidad financiera para un propósito particular. Piensa en ello como un "lenguaje" que el sistema de tu banco entiende a la perfección. En lugar de ingresar manualmente docenas o cientos de transacciones en la plataforma online de tu banco, puedes generar un único archivo desde nuby que contenga toda esa información de manera ordenada y lista para ser procesada por el banco. Estos archivos pueden ser de diferentes tipos (como archivos de texto plano .txt, archivos CSV, etc.), y su contenido y organización varían enormemente según el banco y la operación que se quiera realizar (pagar a proveedores, dispersar nómina, cargar recaudos, etc.). **Los Grandes Beneficios de Usar Formatos de Bancos desde nuby:** Integrar la generación de estos formatos en tu flujo de trabajo con nuby te ofrece ventajas significativas: 1. **Ahorro Espectacular de Tiempo: **Imagina tener que digitar uno por uno los datos de 50 pagos a propietarios. Con los formatos de banco, configuras los parámetros una vez en nuby, generas el archivo en segundos y lo cargas al banco. ¡El tiempo ahorrado es considerable! 2. **Reducción Drástica de Errores Manuales: **La digitación manual es propensa a errores (un número mal escrito, un valor incorrecto). Al generar el archivo desde nuby, la información se toma directamente de tu base de datos, minimizando el riesgo de equivocaciones humanas. 3. **Agilidad en Pagos y Cobros: **Procesar grandes volúmenes de transacciones se vuelve mucho más rápido y fluido, permitiéndote cumplir con tus obligaciones de pago o gestionar tus recaudos de manera más oportuna. 4. **Mejor Control y Trazabilidad: **La generación de estos archivos queda registrada en nuby, lo que te permite tener un mejor seguimiento de qué se envió al banco y cuándo. Además, la información se basa en los datos que ya gestionas en el sistema, asegurando consistencia. **¿Qué Tipos de Procesos Puedo Automatizar con los Formatos de Bancos en nuby?** El submódulo de Formatos de Bancos en nuby está diseñado para cubrir diversas necesidades de interacción con tus entidades financieras. Algunos ejemplos de procesos que puedes optimizar incluyen: - **Pagos a Propietarios:** Generar archivos para la dispersión masiva de los pagos correspondientes a los propietarios de los inmuebles que administras (ej. utilizando el formato PAB de Bancolombia). - **Gestión de Cartera de Inquilinos:** Crear informes estructurados con el detalle de las facturas pendientes de pago de los inquilinos, facilitando la importación de esta información a sistemas bancarios para procesos de recaudo o conciliación. - **(Próximamente) Pagos a Proveedores y Empleados:** A medida que el módulo evolucione, se podrán incorporar formatos para otros tipos de pagos masivos. **Compromiso con las Normativas Bancarias:** En nuby, nos esforzamos por asegurar que los formatos generados cumplan con las **especificaciones y normativas técnicas más recientes de cada entidad financiera**. Esto es crucial para garantizar que los archivos sean aceptados y procesados correctamente por los bancos, evitando rechazos y reprocesos. **En Conclusión:** El submódulo de Formatos de Bancos es una herramienta poderosa dentro de nuby que actúa como un puente eficiente entre tu gestión inmobiliaria y tus operaciones bancarias. Al utilizarlo, no solo simplificas tareas repetitivas, sino que también ganas en precisión, control y agilidad. Te invitamos a explorar los formatos disponibles y a descubrir cómo pueden transformar positivamente tu día a día financiero. Si tienes dudas sobre un formato específico, ¡no dudes en consultar nuestras guías detalladas! # ¿Cómo entender y verificar la pantalla de previsualización antes de exportar un Formato de Banco en nuby? Después de configurar los filtros y parámetros para generar un formato de banco en nuby (como el PAB de Bancolombia o un informe de cartera), el sistema te presentará una **pantalla de previsualización**. Este es un paso **CRUCIAL** antes de exportar el archivo final. Tomarte unos minutos para revisar y entender esta pantalla te ayudará a asegurar que la información sea correcta y evitar posibles rechazos o errores en tus procesos bancarios. Veamos en detalle qué información encontrarás: **1. Sección "Control de Lote" (o Información General del Archivo)** Esta sección, usualmente ubicada en la parte superior, resume los datos generales del archivo que estás a punto de generar. Los campos exactos pueden variar ligeramente según el formato específico, pero comúnmente incluyen: - **NIT (o Identificación de la Empresa):** - Qué es: El Número de Identificación Tributaria de tu empresa. - De dónde viene: De la configuración general de tu entidad en nuby. - **Tipo de Pago (o Tipo de Formato):** - Qué es: Describe la naturaleza del archivo según la nomenclatura del banco (ej: "PAGO A PROVEEDORES" para el formato PAB de Bancolombia, aunque lo uses para propietarios). - De dónde viene: Es un valor fijo definido por la estructura del formato bancario seleccionado. - **Aplicación (si aplica para el formato):** - Qué es: El momento del día que seleccionaste para el procesamiento del lote (ej: Inmediata, Medio Día, Noche). - De dónde viene: Del campo "Aplicación" que configuraste en el formulario previo. Si no lo seleccionaste, puede aparecer vacío. - **Secuencia (o Secuencia de Lote):** - Qué es: El identificador de dos caracteres que asignaste al lote, especialmente útil si envías varios archivos en la misma fecha de aplicación. - De dónde viene: Del campo "Secuencia Envío de Lotes ese Día" del formulario. Por defecto, suele ser "00". - **Fecha de Creación:** - Qué es: La fecha y hora en que estás generando esta previsualización. - De dónde viene: Es la fecha y hora actual del sistema. - **Fecha de Aplicación:** - Qué es: La fecha que indicaste al banco para procesar las transacciones contenidas en el archivo. - De dónde viene: Del campo "Fecha de Aplicación" que configuraste como obligatorio en el formulario. - **Cuenta a Debitar (o Cuenta Origen):** - Qué es: El número de tu cuenta bancaria desde la cual se realizará el débito para los pagos (si es un formato de pagos). - De dónde viene: De la "Cuenta Bancaria" que seleccionaste en el formulario. - **Tipo Cuenta a Debitar:** - Qué es: Si tu cuenta origen es de Ahorros o Corriente. - De dónde viene: De la configuración de la "Cuenta Bancaria" seleccionada. - **Descripción del Pago (o Propósito):** - Qué es: La breve descripción que asignaste al lote de transacciones. - De dónde viene: Del campo "Descripción del Propósito de las Transacciones" del formulario. **2. Tabla "Detalle de Transacciones" (o Listado de Registros)** Esta es la parte más importante de la previsualización, ya que muestra cada registro individual que se incluirá en el archivo final. Las columnas varían según el formato, pero para un formato de pagos (como el PAB), podrías ver: - **Tipo de Documento Beneficiario/Inquilino:** (NIT, Cédula, etc.) - **Número de Documento Beneficiario/Inquilino:** El número de identificación. - **Nombre Beneficiario/Inquilino:** Nombre completo. - **Banco Cuenta Destino/Inquilino:** El banco donde el beneficiario recibirá el pago o donde tiene la cuenta asociada. - **Número Cuenta Destino/Inquilino:** El número de cuenta del beneficiario/inquilino. - **Tipo Cuenta Destino/Inquilino:** Si la cuenta es de Ahorros o Corriente. - **Tipo de Transacción (para pagos):** Describe la operación según el tipo de cuenta (ej: "Abono a Cuenta de Ahorros"). - **Valor Transacción/Factura:** El monto del pago a realizar o el saldo de la factura. - **Referencia:** Un código o número interno que nuby asigna para identificar un conjunto de movimientos que componen ese pago o para identificar una factura. - **Email (si aplica):** Correo electrónico del tercero. - **(Otras columnas específicas del formato):** Podría haber más datos según el archivo (ej: fecha de vencimiento de factura, concepto, etc.). **Funcionalidades Clave en el "Detalle de Transacciones":** - **"Quitar" un Registro:** - Junto a cada línea de transacción, es posible que veas un botón o icono para **"Quitar"** ese registro específico. Si, tras revisar, decides que un pago o una factura en particular no debe ir en el archivo, puedes usar esta opción para excluirlo. - **¡Atención!** Esta acción de quitar un registro de la previsualización suele ser irreversible para la generación actual. Si lo haces por error, deberás cancelar y volver a generar el formato desde el formulario inicial. - **Ver Detalle de Movimientos (al hacer clic en "Referencia"):** - En muchos formatos de pago, la columna "Referencia" es un enlace. Al hacer clic en él, se abrirá una ventana emergente (modal) que te mostrará el **desglose detallado de todos los movimientos individuales** (ej: cánones, comisiones, deducciones, abonos) que componen el "Valor Transacción" final para ese beneficiario. - **¿Cómo interpretarlo?** Esta vista detallada es fundamental para verificar que el monto total a pagar es correcto y entender su composición. Revisa cada concepto y valor para asegurar la exactitud. **La Importancia de una Revisión Cuidadosa:** **¡No subestimes este paso!** Antes de hacer clic en "Exportar Formato": - **Verifica el Control de Lote:** Asegúrate de que la fecha de aplicación, la cuenta a debitar y la secuencia sean las correctas. Un error aquí puede causar problemas con el banco. - **Escanea el Detalle de Transacciones:** Confirma que los beneficiarios/inquilinos son los correctos y que los valores parecen razonables. - **Usa el Detalle de Movimientos:** Para pagos con cálculos complejos, revisa el desglose de la referencia para entender cómo se llegó al total. - **Comprueba la Cantidad de Registros:** ¿El número de transacciones listadas coincide con lo que esperabas? Dedicar unos minutos a esta revisión puede ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo corrigiendo errores después de haber enviado el archivo al banco. Si algo no te cuadra, es mejor cancelar, ajustar los filtros en el formulario anterior y volver a generar la previsualización. Una vez que estés completamente seguro de que toda la información es correcta, ¡estarás listo para exportar tu formato de banco! # ¿Cómo asegurar que mis Formatos de Bancos generados en nuby sean exitosos y aceptados por el banco? Generar formatos de bancos desde nuby es una gran manera de agilizar tus procesos financieros. Sin embargo, para que estos archivos sean procesados sin problemas por tu entidad financiera, es crucial prestar atención a ciertos detalles y seguir algunas buenas prácticas. Aquí te ofrecemos consejos clave para maximizar tus posibilidades de éxito: **1. La Base de Todo: Información de Cuentas Bancarias Precisa y Completa** - **Tus Cuentas Bancarias en nuby:** Asegúrate de que todas las cuentas bancarias de tu empresa que utilizarás como origen de fondos estén correctamente registradas en el módulo "Cuentas Bancarias" de nuby. Verifica que el número de cuenta, tipo y, especialmente, la entidad financiera coincidan exactamente con los datos de tu banco. Un error aquí es una causa común de rechazo. - **Datos Bancarios de Terceros (Propietarios, Inquilinos, Proveedores):** La calidad de la información de tus terceros es igualmente vital. Antes de generar un formato de pago o un informe que involucre sus datos bancarios: - Confirma que el **número de cuenta, tipo de cuenta y entidad financiera** del tercero estén completos y sean correctos dentro de nuby. - Verifica que el **tipo y número de documento de identificación** del tercero sean válidos y coincidan con los registros del banco. - Cualquier inconsistencia en estos datos puede hacer que el banco rechace el pago o la transacción para ese tercero específico. **2. Entiende y Utiliza los Filtros con Cuidado** Cuando configuras un formato, nuby te ofrece varias opciones de filtrado (rangos de fechas, agrupación, rangos de consecutivos, etc.). - **Impacto de los Filtros:** Comprende cómo cada filtro afecta los datos que se incluirán. Una selección incorrecta de fechas, por ejemplo, podría hacer que incluyas pagos que no corresponden o que omitas pagos importantes. - **Menos es Más (a veces):** Si no estás seguro sobre un filtro opcional, a veces es mejor dejarlo vacío para incluir un espectro más amplio y luego refinar en la previsualización si es necesario (usando la opción "Quitar registro"). - **Doble Chequeo:** Siempre revisa los criterios de filtrado antes de generar la previsualización. **3. Respeta las Restricciones de los Campos (¡Los Bancos son Exigentes!)** Cada formato bancario tiene reglas estrictas sobre la información que se puede incluir en cada campo: - **Longitud de los Campos:** Campos como "Descripción del Propósito" o "Referencia" suelen tener un límite máximo de caracteres; nuby intentará validar esto, pero es bueno tenerlo presente. Exceder estos límites puede truncar la información o causar rechazos. - **Tipos de Dato:** Asegúrate de que los números sean solo números, las fechas tengan el formato correcto, y los campos alfanuméricos no contengan caracteres especiales no permitidos por el banco. - **Normativa Bancaria:** El sistema nuby se esfuerza por adaptar los formatos a la documentación oficial de cada banco. Confía en que los campos solicitados son los que el banco necesita. **4. La Importancia Crucial de la "Fecha de Aplicación" y la "Secuencia de Lote"** - **Fecha de Aplicación:** Esta es la fecha en la que le indicas al banco que procese las transacciones. Asegúrate de que sea la fecha deseada y que tengas fondos suficientes en tu cuenta para esa fecha. - **Secuencia de Lote (especialmente para PAB y similares):** Si envías varios archivos al mismo banco para la misma fecha de aplicación, **DEBES** usar un número de secuencia diferente para cada archivo (ej: 00, 01, 02...). Usar la misma secuencia para múltiples archivos en el mismo día es una causa muy común de rechazo por duplicidad por parte del banco. El sistema nuby suele poner "00" por defecto; ajústala si es necesario. **5. ¿Qué Hacer si un Banco Rechaza un Archivo Generado desde nuby?** A pesar de todos los cuidados, a veces un archivo puede ser rechazado. Si esto sucede: - **Revisa el Mensaje de Error del Banco:** El banco usualmente proporciona un motivo o código de error. Este es tu primer indicio. - **Verifica los Datos en nuby:** - Compara la información del "Control de Lote" y el "Detalle de Transacciones" de tu previsualización en nuby con los requisitos que el banco pudo haber señalado. - Revisa los datos de las cuentas bancarias (propias y de terceros) involucradas en las transacciones rechazadas. - **Utiliza Validadores Oficiales:** Para formatos como el [PAB de Bancolombia](https://www.satbancolombia.com/conversores#!/pab), el banco ofrece herramientas online para validar la estructura del archivo antes de subirlo. Úsalas, como se recomienda en la guía específica del formato. - **Consulta la Documentación del Banco:** A menudo, los manuales técnicos del banco para cada tipo de archivo explican los errores comunes. - **Contacta al Soporte de tu Banco:** Si no puedes identificar el problema, el soporte técnico de tu entidad financiera es quien mejor puede ayudarte a entender el motivo del rechazo. - **Contacta al Soporte de nuby:** Si sospechas que el problema puede estar en cómo nuby generó el archivo (y has descartado errores de datos o configuración por tu parte), el equipo de soporte de nuby puede investigar. Proporciona la mayor cantidad de detalles posible, incluyendo el mensaje de error del banco. **En Resumen:** La clave para generar formatos de bancos exitosos radica en la **precisión de los datos** que alimentan el sistema, una **configuración cuidadosa** de los filtros y parámetros, y una **revisión diligente** de la previsualización. Siguiendo estos consejos, minimizarás los problemas y aprovecharás al máximo la eficiencia que estos formatos ofrecen. # Cuentas Bancarias Registra y organiza las cuentas bancarias de tu empresa. Asocia cada una a tu contabilidad (PUC) para un control financiero preciso y tenlas listas para generar formatos de pago y facilitar tus procesos bancarios. # ¿Cómo registrar una nueva cuenta bancaria en nuby?
Registrar tus cuentas bancarias en nuby es el primer paso para llevar un control financiero preciso y preparar el sistema para futuras automatizaciones, como la generación de formatos de pago. ¡Es muy sencillo! Sigue estos pasos: **1. Accede al Módulo de Cuentas Bancarias:** - Desde el menú principal de nuby, navega hasta el módulo de **"Finanzas"**. - Una vez dentro de Finanzas, busca y selecciona la opción **"Cuentas Bancarias"** en el menú lateral izquierdo. **2. Inicia el Registro de la Nueva Cuenta:** - En la pantalla principal del listado de Cuentas Bancarias, localiza y haz clic en el botón **"Agregar Cuenta"** ubicado en la parte superior derecha para añadir una nueva. - Al hacer clic, se desplegará el formulario para ingresar los datos de la nueva cuenta bancaria. **3. Completa la Información del Formulario:** Ahora, rellena cada campo del formulario con la información solicitada. Presta especial atención a los campos marcados como obligatorios: - **Nombre:** - Descripción: Este campo es **opcional**. Puedes asignar un nombre o alias personalizado a la cuenta para identificarla fácilmente (ej: "Cuenta Principal Davivienda", "Ahorros Bancolombia Nómina"). - **Entidad Financiera:** - Descripción: Este campo es **obligatorio**. Selecciona de la lista desplegable el banco al que pertenece la cuenta que estás registrando. - **Número de Cuenta:** - Descripción: Este campo es **obligatorio**. Ingresa el número completo y exacto de la cuenta bancaria, sin guiones ni espacios. - **Tipo de Cuenta:** - Descripción: Este campo es **obligatorio**. Selecciona de la lista si la cuenta es de "Ahorros" o "Corriente". - **Cuenta PUC:** - Descripción: Este campo es **obligatorio**. Aquí debes seleccionar la Cuenta Contable (del Plan Único de Cuentas - PUC) que se asociará a todos los movimientos financieros de esta cuenta bancaria dentro de nuby. - **Importancia:** Elegir la Cuenta PUC correcta es fundamental para la integridad de tu contabilidad. Asegura que los ingresos, egresos y saldos se reflejen adecuadamente en tus reportes financieros. Una correcta asociación facilita enormemente la conciliación bancaria. - **¡Ten en cuenta!** Una Cuenta PUC que ya esté asociada a una cuenta bancaria no podrá ser eliminada del plan de cuentas general del sistema, a menos que primero se elimine esta asociación desde la cuenta bancaria. **4. Guarda la Nueva Cuenta Bancaria:** - Una vez que hayas completado todos los campos obligatorios y verificado que la información es correcta, haz clic en el botón **"Agregar"**. **5. Confirmación:** - Si todos los datos son válidos, el sistema guardará la nueva cuenta bancaria. Deberías ver un mensaje de confirmación en pantalla (ej: "¡Cuenta bancaria agregada exitosamente!") y la nueva cuenta aparecerá en tu listado de Cuentas Bancarias. ¡Felicidades! Has registrado exitosamente una nueva cuenta bancaria en nuby. Mantener esta información actualizada te permitirá aprovechar al máximo las funcionalidades financieras del sistema y asegurar la precisión de tu contabilidad. # ¿Cómo modificar la información de una cuenta bancaria ya registrada en nuby? Es posible que necesites actualizar los datos de una cuenta bancaria que ya tienes en nuby, ya sea por un cambio en el número de cuenta, para corregir algún dato o para ajustar su configuración. Sigue estos pasos para hacerlo: **1. Accede al Listado de Cuentas Bancarias:** - Desde el menú principal de nuby, dirígete al módulo de **"Finanzas"**. - Dentro de Finanzas, selecciona la opción **"Cuentas Bancarias" **en el menú lateral izquierdo. Esto te llevará a la pantalla donde se listan todas las cuentas bancarias que has registrado. **2. Identifica y Selecciona la Cuenta a Editar:** - En el listado, busca la cuenta bancaria que deseas modificar. Puedes identificarla por su nombre (alias), entidad financiera, número de cuenta o la Cuenta PUC asociada. - Una vez localizada, deberás seleccionarla y dar clic en la acción **Editar ** ubicada en la parte superior derecha de la tabla. **3. Modifica los Campos Necesarios:** - Al hacer clic en "Editar", se abrirá un formulario similar al de creación, pero con los datos actuales de la cuenta cargados. Aquí podrás modificar la mayoría de los campos, como: - **Nombre (Alias)** - **Entidad Financiera** - **Número de Cuenta** - **Tipo de Cuenta** (Ahorros/Corriente) - **Cuenta PUC Asociada** - **Consideraciones Importantes al Cambiar la Cuenta PUC:** - **Disponibilidad de la PUC:** Recuerda que si la nueva Cuenta PUC que deseas asociar ya está vinculada a otra cuenta bancaria, es posible que el sistema no te permita seleccionarla, o si la Cuenta PUC anterior queda sin uso, podría ser candidata a eliminación. **4. Guarda los Cambios Realizados:** - Una vez que hayas realizado todas las modificaciones necesarias y revisado que la información sea correcta, haz clic en el botón **"Actualizar"**. **5. Confirmación:** - Si los cambios son válidos, el sistema actualizará la información de la cuenta bancaria. Deberías ver un mensaje de confirmación en pantalla (ej: "¡Cuenta bancaria actualizada exitosamente!") y los datos modificados se reflejarán en el listado. ¡Listo! Has actualizado la información de una cuenta bancaria en nuby. Es una buena práctica revisar periódicamente tus cuentas registradas para asegurar que todos los datos estén al día. # ¿Cómo eliminar una cuenta bancaria de nuby y cuáles son las consecuencias? En ocasiones, es posible que necesites eliminar una cuenta bancaria del sistema nuby, ya sea porque la cuenta se cerró, se registró por error o ya no está en uso. Sin embargo, es muy importante que entiendas las implicaciones de esta acción antes de proceder. Sigue estos pasos con atención: **1. Accede al Listado de Cuentas Bancarias:** - Desde el menú principal de nuby, navega hasta el módulo de **"Finanzas"**. - Dentro de Finanzas, selecciona la opción **"Cuentas Bancarias"** en el menú lateral izquierdo. Esto te mostrará el listado de todas las cuentas bancarias registradas. **2. Identifica y Selecciona la Cuenta a Eliminar:** - Busca cuidadosamente en el listado la cuenta bancaria específica que deseas eliminar. Verifica bien el nombre, la entidad financiera y el número de cuenta para asegurarte de que es la correcta. - Una vez localizada, deberás seleccionarla y dar clic en la acción **Eliminar ** ubicada en la parte superior derecha de la tabla. **3. Presta Atención al Mensaje de Confirmación (¡MUY IMPORTANTE!):** - Al hacer clic en "Eliminar", el sistema **DEBE** mostrarte un mensaje de advertencia y confirmación antes de proceder. Este mensaje es tu última oportunidad para reconsiderar la acción. - El mensaje típicamente te preguntará algo como: "¿Estás seguro de que deseas eliminar la cuenta bancaria?" - Además, **debe informarte claramente sobre las consecuencias**: - **Pérdida de Asociación con la Cuenta PUC:** La cuenta bancaria dejará de estar vinculada a la Cuenta Contable (PUC) que tenía asignada. - **Imposibilidad de Uso para Formatos de Banco:** Ya no podrás seleccionar esta cuenta para generar formatos de pago (como el PAB de Bancolombia) u otros informes bancarios desde nuby. **4. Confirma la Eliminación (Si Estás Completamente Seguro):** - Si después de leer y entender todas las advertencias, estás completamente seguro de que deseas eliminar la cuenta, haz clic en el botón de confirmación dentro del mensaje. - Si tienes alguna duda o no estás seguro, haz clic en **"Cancelar"**. **5. Verificación de la Eliminación:** - Tras confirmar la eliminación, la cuenta bancaria debería desaparecer del listado. Es posible que veas un mensaje breve indicando que la cuenta ha sido eliminada exitosamente.

**¡ADVERTENCIA FINAL: ESTA ACCIÓN ES IRREVERSIBLE! **Una vez que eliminas una cuenta bancaria de nuby, no podrás recuperarla directamente desde el sistema. Si la eliminaste por error, deberás volver a registrarla como una cuenta nueva.

Por favor, asegúrate de que realmente necesitas eliminar la cuenta y de que comprendes todas las implicaciones antes de confirmar la acción. En caso de duda, es preferible no eliminarla o consultar con el administrador del sistema o el equipo de soporte de nuby. # ¿Cómo navegar y qué puedo hacer en el listado de Cuentas Bancarias de nuby? La pantalla principal del submódulo de "Cuentas Bancarias" en nuby es tu centro de operaciones para administrar todas las cuentas financieras de tu empresa registradas en el sistema. Entender cómo leer la información y qué acciones puedes realizar desde aquí te permitirá gestionarlas eficientemente. **Explorando el Listado de Cuentas Bancarias** Cuando accedes a "Cuentas Bancarias" desde el menú lateral izquierdo del módulo de "Finanzas", verás una tabla que resume la información clave de cada cuenta registrada. Estas son las columnas que típicamente encontrarás y lo que significan: - **Nombre (o Alias):** - Es el nombre personalizado o alias que le asignaste a la cuenta para identificarla fácilmente (ej: "Cuenta Principal Bancolombia"). Este campo es opcional durante el registro. - **Entidad Financiera:** - Muestra el nombre del banco al que pertenece la cuenta (ej: Bancolombia, Davivienda, Banco de Bogotá). - **Número de Cuenta:** - Presenta el número completo y exacto de la cuenta bancaria. - **Tipo de Cuenta:** - Indica si la cuenta es de "Ahorros" o "Corriente". - **Cuenta PUC Asociada:** - Muestra el código y nombre de la Cuenta Contable (del Plan Único de Cuentas) a la que está vinculada esta cuenta bancaria. - **Fecha de Creación:** - Fecha y hora en la cual fue creada la cuenta bancaria en el sistema. - **Creado por:** - Nombre del usuario que creó la cuenta bancaria en el sistema. **Acciones Disponibles desde el Listado** Desde esta pantalla principal, tendrás acceso rápido a las siguientes acciones para gestionar tus cuentas: 1. **Agregar Nueva Cuenta:** - **Botón:** Ubicado en la parte superior derecha del módulo con un icono circular y el texto "Agregar Cuenta". - **Función:** Al hacer clic aquí, se abrirá el formulario para que puedas registrar una nueva cuenta bancaria en el sistema. - Para más detalles, consulta nuestra guía: "[¿Cómo registrar una nueva cuenta bancaria en nuby?](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/como-registrar-una-nueva-cuenta-bancaria-en-nuby)" 2. **Editar Cuenta Existente:** - **Botón/Icono:** En la parte superior derecha de la tabla que contiene el listado de cuentas bancarias encontrará el icono de acción **Editar ** - **Función:** Al hacer clic en esta opción para una cuenta específica seleccionada, podrás modificar la información previamente registrada, como el nombre, número de cuenta, o incluso la Cuenta PUC asociada. - Para más detalles, consulta nuestra guía: "[¿Cómo modificar la información de una cuenta bancaria ya registrada en nuby?](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/como-modificar-la-informacion-de-una-cuenta-bancaria-ya-registrada-en-nuby)" 3. **Eliminar Cuenta:** - **Botón/Icono:** En la parte superior derecha de la tabla que contiene el listado de cuentas bancarias encontrará el icono de acción **Eliminar ** - **Función:** Esta opción te permite quitar una cuenta bancaria del sistema. ¡Úsala con precaución! Recuerda que eliminar una cuenta tiene implicaciones importantes, como la pérdida de su asociación PUC para futuras transacciones y su indisponibilidad para formatos de banco. - Para más detalles y advertencias, consulta nuestra guía: "[¿Cómo eliminar una cuenta bancaria de nuby y cuáles son las consecuencias?](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/como-eliminar-una-cuenta-bancaria-de-nuby-y-cuales-son-las-consecuencias)" **Herramientas de Búsqueda y Filtros (Si están disponibles)** Para facilitar la localización de cuentas específicas, especialmente si manejas un gran número de ellas, encontrarás: - **Campo de Búsqueda:** Una barra donde puedes escribir parte del nombre, número de cuenta o entidad financiera para filtrar rápidamente el listado. - **Filtros por Columna:** Permite hacer clic en los encabezados de las columnas para ordenar los datos (ascendente o descendente) o incluso aplicar filtros más específicos por columna (ej: mostrar solo cuentas de un banco en particular).

Si desea aprender a usar las herramientas de filtrado, ordenamiento y búsqueda del informe, acceda a nuestra guía [**¿Cómo usar las herramientas de los informes?**](https://docs.nuby.ai/books/informes/page/como-usar-las-herramientas-de-los-informes-en-nuby)

**Consejos para una Gestión Eficiente:** - **Revisa Periódicamente:** Es una buena práctica revisar tu listado de cuentas bancarias de vez en cuando para asegurar que toda la información esté actualizada y sea correcta. - **Nombres Claros:** Utiliza el campo "Nombre" (alias) de forma inteligente para que puedas identificar rápidamente el propósito o la característica principal de cada cuenta. Entender esta pantalla te permitirá tener un control claro y ágil sobre las cuentas bancarias de tu empresa dentro de nuby, asegurando que la base de tu información financiera esté siempre correcta y lista para ser utilizada en otros módulos y procesos. # Conciliación Bancaria Automatiza tus procesos de conciliación, coteja de forma ágil y precisa los movimientos de tus cuentas bancarias con los registros contables de nuby. # Conciliación Bancaria: guía general [Beta] El módulo de **Conciliación Bancaria - Recaudos** de **nuby** es una herramienta avanzada diseñada para automatizar y simplificar el cuadre de tus movimientos bancarios con la contabilidad de tu inmobiliaria. Esta guía general te presenta el funcionamiento del módulo, sus conceptos fundamentales, los requisitos previos y la ruta completa de pasos para que puedas operarlo con total seguridad y eficiencia.
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Para navegar esta guía de **nuby**, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada bloque colapsable se expandirá al hacer clic.

1. ¿Qué permite hacer este módulo? 📊 La conciliación de recaudos en **nuby** va más allá de un simple punteo visual. El sistema procesa los archivos de extracto o reportes de recaudo de tus entidades financieras y los contrasta inteligentemente contra los documentos registrados en la plataforma (como facturas de arrendamiento, cánones, nómina, egresos a proveedores, entre otros). ##### 🔹 **Capacidades clave del módulo:** - **Carga masiva sin límites de tamaño** → Soporta archivos grandes de extractos bancarios en formatos comunes, procesándolos de manera segura. - **Asociación inteligente y automática** → El motor ejecuta pasadas automáticas aplicando criterios de coincidencia exactos o de descripción para emparejar registros sin esfuerzo manual. - **Espacio de resolución operativa unificado** → Aquellos registros que no se concilian automáticamente se presentan en una sola tabla de discrepancias con un panel lateral interactivo para resolver cada caso con acciones directas de negocio. - **Contabilización masiva y asíncrona** → Genera los correspondientes recibos de caja, notas crédito/débito y registros contables en bloque, de forma automatizada y balanceada. - **Cierre mensual seguro** → Permite guardar borradores de tu progreso y consolidar la información en los libros oficiales únicamente cuando hayas terminado de operar todo el lote bancario. ##### 🔹 **¿Para quién es útil este módulo?** - **Equipo de Contabilidad y Finanzas** → Quienes lideran el cuadre diario o mensual de las cuentas bancarias de la inmobiliaria. - **Tesoreros y Cajeros** → Para automatizar el registro de recibos de caja y abonos a partir de lo que realmente ingresó al banco. - **Gerencia y Dirección Administrativa** → Para vigilar indicadores clave de recaudos, diferencias de cartera y saldos bancarios consolidados.
2. Antes de empezar (prerrequisitos) ✅ Para asegurar una experiencia fluida y evitar alertas de validación durante el proceso, asegúrate de cumplir con los siguientes requisitos antes de iniciar una conciliación en **nuby**: #### 📌 Requisito 1. Registro de la Cuenta Bancaria La cuenta bancaria desde la cual vas a conciliar debe estar previamente registrada y configurada en **nuby**. - **Asociación contable** → La cuenta debe tener vinculada su correspondiente cuenta del plan contable (PUC) en el sistema para que las transacciones puedan contabilizarse. - **Dónde verificar** → Dirígete a **Finanzas > Cuentas Bancarias** y asegúrate de que la cuenta esté listada y tenga sus datos de PUC completos. #### 📌 Requisito 2. Archivo del Banco en Formato Admitido Prepara el archivo de extracto o recaudo proporcionado por tu entidad financiera. - **Formatos soportados** → El módulo admite archivos de hoja de cálculo en formatos `.csv`, `.xls` y `.xlsx`. - **Datos obligatorios** → El archivo debe contener obligatoriamente al menos una columna con la **Fecha** del movimiento y otra con el **Valor/Monto** de la transacción. Sin estos dos datos, el sistema no podrá procesar el lote. #### 📌 Requisito 3. Documentos y Contratos al Día El motor de coincidencia automática de **nuby** compara los montos y referencias bancarias con la base de datos de tu inmobiliaria. - Asegúrate de tener registrados los contratos de arrendamiento vigentes, facturas de venta, nómina o egresos a proveedores cargados en el sistema. - Mantener estos registros actualizados incrementará drásticamente el porcentaje de coincidencia automática, ahorrándote tiempo en la resolución manual. #### 📌 Requisito 4. Permisos de Usuario De acuerdo con las políticas de seguridad de tu inmobiliaria, verifica que posees los permisos necesarios en tu rol de usuario: - **Acceso y lectura** → Para ingresar al Dashboard, consultar reportes e históricos de conciliaciones. - **Inserción y creación** → Para subir un nuevo extracto e iniciar un nuevo lote borrador. - **Edición y resolución** → Para asociar terceros, emparejar facturas, aplicar acciones operativas y forzar el cierre.

**Recomendación:** Si al ingresar al módulo encuentras botones deshabilitados o no puedes guardar cambios, consulta al administrador de **nuby** de tu empresa para revisar tus permisos asignados.

3. La ruta del proceso (los 5 pasos en nuby) 🛣️ El ciclo de vida de una conciliación bancaria de recaudos en **nuby** se divide en 5 etapas secuenciales claramente identificadas mediante un indicador de pasos visual en la parte superior de las pantallas: --- #### 🔐 Paso 1. Carga y Configuración Es el punto de inicio. En esta pantalla seleccionas la cuenta bancaria de tu empresa, el archivo descargado de tu banco y el tipo de plantilla de mapeo. - **Plantillas existentes** → Si concilias de forma recurrente con extractos del mismo banco, puedes elegir una plantilla guardada previamente para aplicar el mapeo de columnas al instante. - **Formato nuevo o análisis por IA** → Si es la primera vez que subes un archivo de ese banco, puedes seleccionar la opción de análisis inteligente por inteligencia artificial. El sistema analizará la estructura de forma semántica y sugerirá las correspondencias de columnas de forma automática, garantizando la privacidad y anonimización de tus datos sensibles. - **Opciones avanzadas** → Puedes indicarle al sistema en qué número de fila se encuentran los títulos (útil para omitir encabezados o logos del banco) y el rango de fechas contables que deseas considerar. --- #### 📋 Paso 2. Mapeo de Columnas En este paso confirmas cómo debe interpretar el sistema la información del archivo bancario. - Asocias las columnas de tu archivo (como *"Fecha Movimiento"*, *"Valor Neto"*, *"Referencia"*, *"Detalle"*) con los campos contables de **nuby** (Fecha, Valor, Referencia y Concepto). - Al finalizar el mapeo, tienes la opción de guardarlo como una **Plantilla de Mapeo** para que la próxima vez el sistema lo reconozca automáticamente sin tener que configurar columna por columna. --- #### ⚙️ Paso 3. Mapeo de Estados Muchos reportes bancarios contienen transacciones en diferentes estados (ej. *"APLICADA"*, *"RECHAZADA"*, *"PENDIENTE"*). - **nuby** identifica todos los estados únicos presentes en tu archivo y te los muestra para que selecciones cuáles deseas procesar. - Los movimientos asociados a estados marcados como válidos entrarán a la conciliación contable, mientras que los demás se marcarán como omitidos automáticamente, protegiendo tu contabilidad de registrar transacciones fallidas o reversadas. --- #### 📊 Paso 4. Procesamiento y Resultados del Cargue Una vez definidos los parámetros, el lote se envía a procesamiento en segundo plano. - **Visualización de carga** → Una pantalla te indicará el avance en tiempo real mientras el motor procesa el archivo. - **Resultado del cargue** → Verás un resumen gráfico con indicadores (KPIs) sobre la calidad de la información: registros válidos listos, registros con advertencias, filas omitidas de forma automática y registros con errores críticos (como celdas vacías en fechas o montos). - Al avanzar, el **Motor de Conciliación Automática** de **nuby** ejecutará de inmediato pasadas consecutivas cruzando referencias, montos, NITs/cédulas y fechas para encontrar coincidencias perfectas e indicarte el porcentaje de éxito inicial. --- #### 📋 Paso 5. Resolución de Discrepancias y Cierre Es la etapa operativa central. Los resultados se agrupan en dos pestañas: - **Conciliadas** → Transacciones que tuvieron coincidencia automática exitosa (match de 100%) o que ya asociaste manualmente. - **Discrepancias** → Movimientos que requieren tu atención (por ejemplo, porque el valor ingresado difiere del valor de la factura, el banco aplicó una comisión que no tiene documento, o no se encontró el tercero en el sistema). - **Acción de Cierre** → Una vez que resuelvas o decidas omitir las discrepancias pendientes, podrás presionar el botón **"Finalizar Conciliación"**. El sistema consolidará en bloque todos los movimientos, generará los recibos de caja y asientos oficiales de forma masiva y segura, y limpiará el espacio de trabajo temporal.
4. Conceptos clave del módulo (fundamentos) 💡 Para comprender por qué el módulo de conciliación de **nuby** es tan seguro y robusto, es importante conocer los tres pilares de su diseño contable y tecnológico: #### 🏦 Pilar 1. Registro en Firme en Tiempo Real vs. Cierre Histórico La conciliación en **nuby** opera bajo un estricto principio de seguridad contable y trazabilidad inmediata: - **Registro en Firme en Tiempo Real ⚡** → Cada vez que concilias una transacción de forma exitosa (ya sea a través de las pasadas automáticas del motor o de tu resolución manual en el panel de detalles), \*\*el documento contable oficial (recibo, egreso o nota) se genera y asienta en firme inmediatamente\*\*. Una vez creado este cruce, el movimiento contable queda en firme y no puede ser alterado de forma arbitraria, resguardando la consistencia diaria de tus libros. - **El Cierre Histórico del Lote 🔒** → El botón de cierre final (que solo se habilita cuando la totalidad de las filas del extracto han sido conciliadas u omitidas) tiene como única función confirmarle al sistema que el lote de trabajo está completado de forma satisfactoria. Al hacerlo, **nuby** clausura definitivamente el lote, limpia los borradores de preparación de memoria para liberar espacio y archiva la información en un registro histórico inalterable para auditorías futuras, impidiendo cualquier edición posterior. #### ⚙️ Pilar 2. Procesamiento Seguro en Segundo Plano (Asíncrono) La lectura de grandes extractos y la generación masiva de cientos de recibos de caja consumen recursos significativos de computación. - Para evitar que tu navegador de internet se congele, muestre errores de tiempo de espera (*timeouts*) o dejes de trabajar mientras el sistema procesa, **nuby** utiliza un gestor de colas inteligente en segundo plano. - Al iniciar la carga o la contabilización masiva, el sistema toma el control del proceso de fondo. Puedes consultar indicadores globales en tiempo real en la pantalla o navegar por otros módulos de la plataforma de forma independiente; el sistema completará la tarea de fondo de forma segura. #### 🏢 Pilar 3. Panel Lateral de Detalles: Guiado por Acciones de Negocio Cuando un movimiento cae en la pestaña de *Discrepancias*, el usuario cuenta con un panel lateral interactivo (Ficha de Transacción) que analiza de forma dinámica el registro y presenta acciones directas según la naturaleza del movimiento contable (Débito/Crédito) y la información del tercero identificado: - **Vincular tercero** → Si la transacción bancaria no contiene la cédula o NIT del cliente, puedes buscarlo en el sistema mediante un selector inteligente. Al asociarlo, el panel se actualizará y te mostrará de forma dinámica todos los documentos pendientes (como facturas o cánones de arrendamiento) asociados a ese cliente. - **Emparejar con factura** → Si el sistema encuentra una factura que coincide con el valor, te permite seleccionarla directamente para conciliar el pago. - **Registrar abono parcial** → Si el valor recibido en el extracto es menor al saldo de la factura, el sistema te permite registrar un abono parcial, manteniendo el saldo restante pendiente de cobro en cartera. - **Registrar anticipo** → Si el arrendatario pagó un valor mayor al saldo de su factura, puedes aceptar el excedente como un anticipo a su favor para futuros cánones. - **Gasto bancario o comisión** → Permite clasificar comisiones o cobros directamente como gastos operativos, asociándolos a la cuenta de gastos (PUC) parametrizada del extracto sin requerir una factura. - **Ignorar / Omitir registro** → Si el movimiento corresponde a transferencias internas, registros duplicados o transacciones que no pertenecen al recaudo de cartera, puedes marcarlo como ignorado. El registro se apartará de la tabla operativa y te permitirá cerrar el lote contable de forma limpia. - **Reinicio de resolución** → Si te equivocas en una asociación manual o deseas que el sistema vuelva a aplicar su lógica automática de emparejamiento sobre esa fila, puedes presionar el botón de reinicio. Esto limpiará todas las marcas manuales (terceros, facturas, estados) y restaurará la fila a su estado original de forma segura.
5. Recomendaciones de uso y buenas prácticas 💡 - **Crea una Forma de Pago exclusiva para conciliaciones** → Te aconsejamos configurar en **Configuraciones > Contabilidad > Formas de Pago** una forma de pago específica, por ejemplo, *"Recaudos Conciliación Bancaria"*. Esto te dará un control total y absoluta claridad al momento de auditar los documentos generados en bloque. - **Limpia el "ruido institucional" en el Paso 1** → Algunos extractos del banco incluyen logos, NITs del banco o resúmenes de saldo en las primeras filas. Utiliza el campo **"Fila de encabezados"** en el formulario de carga para indicarle al sistema en qué número de fila empiezan los títulos reales de tus datos (por ejemplo, fila 4 o 5). Así evitarás que el sistema detecte esas filas como errores de lectura. - **Mantén tu facturación y cartera al día** → El motor automático de **nuby** realiza pasadas rigurosas buscando coincidencias de valores y referencias. Cuanto más actualizada esté tu cartera en el sistema, mayor será el número de transacciones conciliadas de forma automática en el Paso 4, minimizando tu esfuerzo de resolución manual en el Paso 5. - **Usa las Plantillas de Mapeo** → No configures el mapeo de columnas cada vez que concilies. Una vez asocies las columnas de un banco en el Paso 2, guárdalas como plantilla. Las plantillas de **nuby** guardan los nombres de los encabezados, no sus posiciones. Esto significa que si el banco agrega una nueva columna de adorno en la mitad, la plantilla seguirá funcionando correctamente. - **Aprovecha la creación rápida de cuentas** → Si durante el Paso 1 descubres que la cuenta bancaria del extracto no está creada, puedes abrir el modal de creación rápida allí mismo para registrar la cuenta, asociarle su PUC y continuar con la carga sin perder tu progreso ni salir de la pantalla.
6. Solución de problemas frecuentes 🔍
Situación o MensajePosible causaCómo solucionarlo en nuby
**El archivo bancario muestra error al subir en el Paso 1**El archivo no tiene la extensión permitida (`.csv`, `.xls`, `.xlsx`) o supera el límite máximo de tamaño de carga del servidor.Verifica que el archivo guarde el formato correcto. Si el archivo es extremadamente pesado, divídelo en lotes o solicita soporte para ampliar el límite de carga en el servidor.
**Los campos de fecha y valor no aparecen para asociar en el Paso 2**El archivo bancario tiene filas vacías al inicio o el sistema leyó una fila incorrecta como encabezado.Regresa al Paso 1, expande el menú de opciones avanzadas y ajusta el campo **"Fila de encabezados"** para indicar exactamente el renglón donde inician los títulos del archivo.
**La conciliación automática da un porcentaje de match muy bajo**Las referencias del banco no coinciden con las registradas en **nuby** o hay facturas pendientes por generar en el sistema.Revisa que los contratos y facturación del mes estén creados. Utiliza el Paso 5 para identificar terceros de forma manual y emparejar los documentos correspondientes.
**Un registro de la tabla se encuentra bloqueado y no permite modificaciones**El registro ya fue contabilizado en el sistema (tiene la marca `contabilizado = 1`).Por seguridad, para garantizar la integridad contable de tu empresa, los registros ya contabilizados quedan protegidos contra cambios de tercero, monto o desvinculaciones.
**No se visualizan las acciones operativas en el panel de resolución**El registro no cuenta con un tercero identificado o los permisos del rol de usuario son de solo lectura.Asocia un tercero válido en el panel lateral para habilitar las acciones dinámicas de cartera o solicita al administrador permisos de edición en el módulo.

**Ruta de Aprendizaje recomendada:** Para dominar cada etapa del módulo de Conciliación Bancaria en **nuby**, te invitamos a consultar nuestras guías detalladas paso a paso:

- Consulte la guía de control global: [ *Conciliación Bancaria: Dashboard y Reporte Integral* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-dashboard-y-reporte-integral-beta) - Consulte la guía de carga inicial: [ *Conciliación Bancaria: Paso 1, cargar archivo* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-1-cargar-archivo-beta) - Consulte la guía de correspondencia de archivos: [ *Conciliación Bancaria: Paso 2, mapeo de columnas* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-2-mapeo-de-columnas-beta) - Consulte la guía de parametrización de estados bancarios: [ *Conciliación Bancaria: Paso 3, mapeo de estados* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-3-mapeo-de-estados-beta) - Consulte la guía de indicadores de carga: [ *Conciliación Bancaria: Paso 4, resultado del cargue* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-4-resultado-del-cargue-beta) - Consulte la guía del motor de coincidencia: [ *Conciliación Bancaria: Resultado de conciliación automática* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-resultado-de-conciliacion-automatica-beta) - Consulte la guía de operación manual de discrepancias: [ *Conciliación Bancaria: Paso 5, resolución* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-5-resolucion-beta) - Consulte la guía detallada del panel lateral interactivo: [ *Conciliación Bancaria: Panel de resolución* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-panel-de-resolucion-beta) - Consulte la guía de parametrización de plantillas: [ *Conciliación Bancaria: Plantillas* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-plantillas-beta) - Consulte la guía de cierre y consolidación contable: [ *Conciliación Bancaria: Cierre histórico* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-cierre-historico-beta)
# Conciliación Bancaria: dashboard y Reporte Integral [Beta] El **Dashboard** y el **Reporte Integral** representan el centro de mando del módulo de **Conciliación Bancaria - Recaudos** de **nuby**. Desde aquí puedes supervisar el progreso de los lotes activos de conciliación, retomar procesos guardados como borrador, auditar el histórico de cierres y analizar indicadores de rendimiento contable (KPIs) en tiempo real para mantener el control absoluto de tus cuentas bancarias.
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1. ¿Cómo acceder al Dashboard y menú de acciones? 🛠️ #### 🔐 Paso 1. Iniciar sesión Ingresa a **nuby** con tu usuario y contraseña habituales de la inmobiliaria. #### 📂 Paso 2. Navegar al módulo 1. En el menú principal, dirígete al módulo de **Contabilidad y Finanzas** o usa el buscador de la barra superior. 2. Selecciona la opción **"Conciliación Bancaria"**. 3. El sistema te dirigirá de forma predeterminada a la pantalla del **Dashboard principal**. #### 📌 Paso 3. Menú de Acciones Globales (Esquina superior derecha) En la esquina superior derecha del Dashboard verás una botonera que te permite acceder a las distintas funcionalidades del módulo según tus permisos: - 📊 **Reporte Integral** → Te lleva a la pantalla de KPIs consolidados donde puedes filtrar registros y exportar datos históricos. - ⚙️ **Admin Plantillas** → Permite administrar, renombrar o eliminar las plantillas de mapeo de archivos bancarios guardadas por ti o por el equipo. - ➕ **Nueva Conciliación** → Abre el formulario para seleccionar una cuenta e iniciar un nuevo lote de conciliación subiendo un extracto bancario.
2. Estructura de la grilla de conciliaciones (Dashboard) 📋 La tabla principal del Dashboard de **nuby** te muestra el listado ordenado de todos los lotes de conciliación cargados, priorizando los más nuevos en la parte superior. A continuación te explicamos cada columna y sus opciones de filtrado: #### 🔹 **Pestañas de Filtro Rápido (Cabecera de la tabla)** Antes de aplicar filtros avanzados, puedes usar las pestañas visuales de la cabecera para aislar rápidamente los lotes por su estado contable general: - **📝 Borrador** → Muestra únicamente lotes en carga o mapeo inicial. - **⚙️ En proceso** → Lotes en etapa de conciliación automática o resolución manual (pestaña activa por defecto). - **✅ Finalizado** → Histórico de lotes cerrados y contabilizados de forma definitiva. - **❌ Error** → Muestra lotes que sufrieron fallas críticas durante la lectura. - **Todos** → Lista de todos los registros históricos de carga. #### 🔹 **Columnas y Filtros Detallados:**
ColumnaDescripción y Tipo de CampoFiltros y Herramientas
**ID**Consecutivo único y secuencial asignado por **nuby** a cada lote subido.Filtro de búsqueda numérica exacta en la cabecera.
**Fecha de Carga**Día y hora exacta en la que el lote fue ingresado por el usuario.Filtro oculto (ordenado de forma predeterminada por fecha descendente).
**Cuenta Bancaria**Muestra la entidad financiera y el número de cuenta al que corresponde el extracto.**Selector dropdown** para filtrar rápidamente por una cuenta específica registrada.
**Archivo**Nombre original del archivo de extracto bancario subido desde tu equipo.**Smart Search (búsqueda inteligente)** para buscar por palabras clave o extensiones del archivo.
**Progreso**Barra visual interactiva que representa la cantidad de registros procesados frente al total de filas del extracto.Muestra la cifra en formato `Procesados / Totales` al lado de la barra de progreso.
**Estado**Representa el estado operativo del lote mediante etiquetas de colores y emojis (📝 Borrador, ⚙️ En proceso, ✅ Finalizado, ❌ Error).Selector dropdown integrado para aislar lotes específicos.
**Paso**Indica la etapa técnica actual del lote dentro de la ruta de conciliación.Ayuda a identificar rápidamente qué lotes requieren atención y en qué paso exacto se encuentran (ver listado de pasos más abajo).
**Creado por**Nombre y apellido del usuario de la inmobiliaria que realizó la carga.Selector dropdown dinámico cargado con los usuarios que han creado lotes.
#### 🔹 **Estados de Paso Detallados:** La columna **"Paso"** utiliza las siguientes etiquetas del sistema para indicarte en qué parte de la ruta está cada lote de conciliación: - **Carga** → El archivo se está subiendo o validando inicialmente. - **Limpieza** → El motor está aislando logos u omitiendo filas vacías. - **Mapeo** → Pendiente de configurar la correspondencia de columnas (Paso 2). - **Mapeo OK** → Las columnas están configuradas y confirmadas correctamente. - **Conciliación** → El motor de coincidencia automática está procesando los cruces. - **Intervención Manual** → El lote requiere que resuelvas diferencias en la tabla de Discrepancias. - **Listo para Contabilizar** → Todas las filas están conciliadas u omitidas y listas para el cierre. - **Contabilizando** → El sistema está generando los recibos de caja y asientos contables en segundo plano. - **Contabilizado** → Los registros contables oficiales se crearon con éxito. - **Finalizado** → El proceso concluyó de forma segura y el espacio temporal fue archivado.
3. Acciones de fila (retomar, visualizar y eliminar) ⚙️ Al final de cada renglón en la grilla del Dashboard de **nuby**, se muestran botones de acción dinámicos que se adaptan al estado del lote y a los permisos de tu rol: #### ▶️ Acción 1. Retomar (Icono de Play) - **Cuándo aparece** → Disponible en lotes con estado **Borrador** o **En proceso**. - **¿Qué hace?** → Lee el paso actual del lote y te redirige de forma automática a la pantalla exacta de la ruta donde dejaste el proceso (ya sea el Paso 2 de Mapeo de Columnas, Paso 3 de Mapeo de Estados o directamente a la tabla del Paso 5 de Resolución). - **Por qué es útil** → Permite que múltiples usuarios colaboren o que puedas pausar y reanudar tu conciliación de forma segura sin perder tu progreso de emparejamientos manuales. #### 👁️ Acción 2. Visualizar / Consultar (Icono de Ojo) - **Cuándo aparece** → Siempre disponible (según permisos de consulta). - **¿Qué hace?** → Si el lote está en proceso, te permite ingresar a ver el avance de emparejamientos en modo de **Solo Lectura** (sin poder modificar asociaciones manuales). Si el lote está en estado **Finalizado**, te redirige de forma automática al visor específico de conciliación finalizada, donde puedes consultar los recibos oficiales y asientos contables creados. #### 🗑️ Acción 3. Eliminar (Icono de Papelera) - **Cuándo aparece** → Disponible únicamente si posees permisos de eliminación y el lote se encuentra en estado **Borrador**, **En proceso** o **Error**. - **¿Qué hace?** → Elimina por completo el lote temporal de tus borradores de trabajo. Al hacer clic, el sistema te solicitará confirmación mediante el mensaje: *"¿Estás seguro de que deseas eliminar esta conciliación? Esta acción no se puede deshacer."* - **Importante:** Eliminar un lote en borrador **no altera los saldos de tus facturas ni elimina documentos contables reales**, ya que toda la operación en esta etapa es un borrador preliminar. Es seguro de ejecutar si subiste un extracto incorrecto por error.
4. El Reporte Integral (Análisis de KPIs y métricas) 📊 Al hacer clic en el botón **"Reporte Integral"** en la cabecera del Dashboard, accederás a un panel de analítica avanzada que consolida el rendimiento contable de todas tus operaciones bancarias en **nuby**. Este panel se divide en dos secciones principales: #### 📊 Sección A: Las Tarjetas de KPIs Consolidados Estas tarjetas inteligentes se calculan de forma instantánea aplicando los filtros activos y te muestran el desglose de montos y registros del sistema: 1. 🏢 **Total Conciliaciones** → Muestra la cantidad total de lotes e indica cuántos registros o filas individuales de extractos bancarios han sido procesados por la inmobiliaria en total. 2. 🏆 **Emparejamiento Automático** → Muestra el porcentaje (`%`) promedio de éxito del motor inteligente de **nuby**. Te indica cuántos de esos cientos de registros se emparejaron automáticamente por coincidencia exacta en las primeras pasadas sin requerir intervención del usuario. 3. 💰 **Cierre Real** → Representa el monto monetario total y la cantidad de filas que fueron **efectivamente contabilizadas** y oficializadas en bloque hacia las cuentas contables definitivas desde este módulo. 4. 🤝 **Preexistencia Confirmada** → Indica la cantidad de transacciones y el monto asociado que correspondían a cobros, egresos o documentos que ya habían sido conciliados o registrados mediante otros flujos tradicionales del sistema, confirmando su coincidencia de manera segura. 5. 🕒 **Listo para Contabilizar** → Detalla el valor monetario y número de registros que ya fueron emparejados (manual o automáticamente) y están en borrador, listos para que apliques la acción masiva de contabilización. 6. ⚠️ **Pendiente de Resolución** → El monto total y número de filas activas que están sin emparejar, con diferencias o marcadas como discrepancias sin resolver en tus espacios de trabajo de borrador. 7. 📁 **Omitidos** → El acumulado de dinero y registros que los usuarios decidieron marcar como ignorados o apartados del proceso operativo por tratarse de traslados, duplicados o transacciones ajenas al recaudo de cartera. 8. 🔍 **Diferencias Detectadas** → La cantidad total de registros en el sistema que presentan discrepancias de montos (menores o mayores valores recibidos) o discrepancias de concepto bancario frente al documento del sistema. 9. 🚨 **Errores de Contabilización** → Cantidad de filas que, al intentar realizar el cierre masivo, sufrieron algún rechazo (por ejemplo, porque la factura fue pagada en otro módulo en el mismo instante o hubo un bloqueo de cuenta contable), permitiéndote identificarlas y reintentar su procesamiento de forma quirúrgica. #### 📋 Sección B: Detalle Consolidado de Registros Debajo de los KPIs verás una grilla unificada que lista las transacciones individuales conciliadas. Desde cada renglón puedes: - Consultar el lote de origen de la transacción. - Ver el tercero y el documento asociado (factura, recibo, egreso) mediante enlaces directos a sus respectivos módulos para facilitar labores de auditoría. - Exportar los datos consolidados en bloque para reportes externos.
5. Solución de problemas frecuentes 🔍
Problema en el DashboardPosible causaCómo solucionarlo en nuby
**Al ingresar aparece una pantalla en blanco o alerta de "No tienes permisos"**Tu rol de usuario tiene permisos restringidos y no posee acceso al módulo de Conciliaciones.Solicita al administrador del sistema que te otorgue permisos de visualización (`access` / `view`) para habilitar el Dashboard.
**El botón de "Eliminar" (Papelera) no aparece en una fila**El lote ya se encuentra en estado **Finalizado** o está en proceso asíncrono de contabilización masiva.Por seguridad contable, los lotes ya finalizados son históricos permanentes y no pueden eliminarse bajo ninguna circunstancia.
**Un lote lleva mucho tiempo en paso "Contabilizando"**El lote es sumamente grande y el motor asíncrono lo está procesando en segundo plano, o hubo una pausa temporal del servicio de colas.Puedes navegar por otros módulos de **nuby** o refrescar el Dashboard después de unos minutos. Si persiste por horas, notifica al administrador de sistemas para verificar el servicio de colas de fondo (Supervisor/Redis).
**Un lote tiene estado "Error" y paso "Carga" o "Limpieza"**El archivo bancario presentaba fallas estructurales graves de lectura (caracteres corruptos o celdas dañadas) que detuvieron la carga masiva.Elimina el lote con el botón de la papelera, abre tu archivo de extracto en Excel, verifica que no tenga filas completamente corruptas y vuelve a iniciar la carga.
**Los KPIs del Reporte Integral no muestran datos del mes actual**Los filtros de fecha o cuenta bancaria en la cabecera no incluyen el período de tiempo deseado.Verifica y ajusta los campos de filtros de fecha y cuenta en el panel del Reporte Integral para actualizar los KPIs de forma instantánea.

**Ruta de Aprendizaje recomendada:** Explora cada paso del módulo de Conciliación Bancaria en **nuby** mediante nuestros manuales detallados:

- Consulte la guía de introducción global: [ *Conciliación Bancaria: Capítulo Principal* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/chapter/conciliacion-bancaria) - Consulte la guía de carga inicial: [ *Conciliación Bancaria: Paso 1, cargar archivo* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-1-cargar-archivo-beta) - Consulte la guía de correspondencia de archivos: [ *Conciliación Bancaria: Paso 2, mapeo de columnas* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-2-mapeo-de-columnas-beta) - Consulte la guía de parametrización de estados bancarios: [ *Conciliación Bancaria: Paso 3, mapeo de estados* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-3-mapeo-de-estados-beta) - Consulte la guía de indicadores de carga: [ *Conciliación Bancaria: Paso 4, resultado del cargue* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-4-resultado-del-cargue-beta) - Consulte la guía de operación manual de discrepancias: [ *Conciliación Bancaria: Paso 5, resolución* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-5-resolucion-beta)
# Conciliación Bancaria: Paso 1, cargar archivo [Beta] El **Paso 1: Carga y Configuración** es la puerta de entrada para iniciar un nuevo lote de conciliación en **nuby**. En esta pantalla defines los parámetros clave del proceso, seleccionas la cuenta bancaria de tu empresa, subes el archivo de extracto proporcionado por tu entidad financiera y configuras opciones avanzadas para omitir encabezados o filtrar rangos de fechas de forma segura y controlada.
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1. Selección de Plantilla de Mapeo (¿IA o Existente?) ⚙️ El primer campo que encontrarás es el selector de **Plantilla**. Su objetivo es indicarle a **nuby** cómo debe leer las columnas de tu archivo para que no tengas que configurarlas manualmente en cada carga: - **🆕 Nueva Plantilla (Análisis por IA)** → Selecciona esta opción si es la primera vez que vas a cargar un extracto con ese formato específico o de esa entidad financiera. El motor de inteligencia artificial analizará la estructura de tus columnas para sugerirte un mapeo inteligente en el Paso 2. - **📂 Plantillas Guardadas (Específicas de Bancos)** → Si tú o alguien de tu equipo ya configuró y guardó un mapeo de columnas para este banco en el pasado (por ejemplo, *"Extracto Bancolombia V2"*), selecciónala en la lista de selección. Al hacerlo, el sistema aplicará automáticamente la correspondencia guardada y podrás avanzar de forma directa, ahorrándote tiempo de configuración.

**¿Cómo funcionan las plantillas?:** Las plantillas de **nuby** memorizan los nombres lógicos de los encabezados, no sus posiciones numéricas. Si tu banco agrega una nueva columna de adorno o información en medio del extracto, la plantilla la ignorará y seguirá funcionando correctamente sin desalinear tus datos.

2. Cuenta Bancaria y Modal de Creación Rápida 🏦 Debes seleccionar la cuenta bancaria de tu empresa a la cual corresponde el extracto que vas a conciliar: #### 📌 Requisito de Asociación Contable (PUC) Por seguridad contable, para que una cuenta bancaria aparezca en el listado, debe tener configurada previamente su correspondiente cuenta del plan contable (PUC) en el sistema. Sin esta conexión, **nuby** no podrá generar los asientos contables ni recibos de caja durante el cierre. #### 🛠️ Herramienta: Crear Cuenta Rápida Si al desplegar el selector descubres que la cuenta bancaria de tu extracto no está creada o no tiene PUC, no es necesario que salgas de la pantalla o pierdas tu progreso. Haz clic en el enlace **"Crear cuenta rápida"** justo debajo del selector: - Se abrirá un **modal interactivo** dentro de la misma pantalla. - Ingresa los datos mínimos de la nueva cuenta: **Banco/Entidad**, **Número de Cuenta**, **Tipo de Cuenta** (Ahorros/Corriente), **Nombre personalizado** y asóciala directamente a su **Cuenta del PUC** mediante el buscador inteligente integrado. - Al hacer clic en **"Guardar"**, la cuenta se registrará oficialmente en el sistema y quedará seleccionada de inmediato en tu formulario para que continúes sin interrupciones.
3. Opciones Avanzadas (Estructuras y Rangos de Fechas) 🎛️ Al hacer clic en el panel colapsable de **Opciones avanzadas**, se desplegarán herramientas adicionales para adaptar la carga de archivos a estructuras complejas o definir filtros estrictos: #### 📄 1. Hoja Excel Por defecto, el sistema lee la primera pestaña de tu archivo de Excel. Si tu extracto se encuentra en una pestaña diferente (por ejemplo, en la segunda hoja o en una hoja llamada "Movimientos"), puedes especificar aquí su nombre exacto o su número correlativo (ej. `2`) para indicarle al lector dónde extraer la información. #### 📌 2. Fila de Encabezados Muchos extractos bancarios contienen información de adorno en las primeras filas (como el logo del banco, el NIT de la entidad, información del cliente o saldos iniciales) antes de la tabla de datos reales. El valor por defecto es `1`, pero puedes cambiarlo al número de fila real donde inician los títulos de tus columnas (por ejemplo, fila `4` o `5`). El sistema ignorará todo el "ruido" superior y cargará tus datos de forma limpia. #### ⬜ 3. Archivo sin Encabezados (Check) Si tu archivo bancario es un listado plano que no contiene ninguna fila de títulos de columna, marca esta casilla. **nuby** asignará nombres genéricos automáticos (como *Columna A*, *Columna B*, etc.) para que puedas mapearlas manualmente en el Paso 2 sin que falle la lectura. #### 📅 4. Rango de Fechas (Fecha Desde / Hasta) Te permite acotar estrictamente el período de transacciones que deseas procesar. Si tu extracto contiene movimientos de todo el año, pero solo deseas realizar el cuadre de un mes específico (por ejemplo, del 1 de junio al 30 de junio), define estas fechas. El lector de **nuby** filtrará y omitirá automáticamente cualquier movimiento fuera de ese rango, protegiendo tu espacio de trabajo de borrador de datos innecesarios.
4. Zona de Carga de Archivos (Arrastrar y Soltar) 📁 La columna derecha de la pantalla cuenta con un contenedor interactivo con borde punteado diseñado para recibir tu archivo bancario de forma ágil: - **Arrastrar y Soltar** → Toma el archivo desde la carpeta de tu equipo y suéltalo directamente sobre el contenedor punteado. La zona se iluminará en color de énfasis confirmando la recepción. - **Selección Manual** → Si lo prefieres, haz clic en el botón **"Seleccionar archivo"** para abrir el explorador de archivos de tu sistema operativo y elegir el archivo correspondiente. - **Formatos permitidos** → Se aceptan archivos de hoja de cálculo en extensiones `.xlsx`, `.xls` y `.csv`. El tamaño máximo de archivo admitido se calcula dinámicamente según la capacidad de tu servidor y se muestra en la parte inferior de la zona de arrastre.

**Recomendación de rendimiento:** Si tu extracto bancario contiene miles de registros o es un archivo extremadamente grande, te aconsejamos guardarlo y subirlo en formato **CSV (delimitado por comas)**. Los archivos CSV se procesan de manera asíncrona mucho más rápido, optimizando los recursos de memoria y tiempo de carga.

5. Solución de problemas y validaciones de entrada 🔍
Error o MensajePosible causaCómo solucionarlo en nuby
**"El archivo seleccionado no tiene un formato válido"**Has intentado subir un formato no admitido (como un archivo `.pdf`, `.txt` o imágenes).Asegúrate de exportar tu extracto desde la sucursal virtual del banco en formato Excel o CSV. Los archivos PDF no son admitidos para procesamiento de datos.
**"La cuenta bancaria seleccionada no tiene cuenta contable asociada"**La cuenta bancaria existe, pero carece de enlace a una cuenta del PUC en la base de datos de **nuby**.Pide al administrador que verifique la cuenta en **Finanzas > Cuentas Bancarias** o usa el enlace "Crear cuenta rápida" para registrar la cuenta de forma correcta con su respectiva cuenta contable.
**"El archivo excede el tamaño máximo permitido"**El archivo de Excel es demasiado pesado debido a imágenes integradas, gráficos de adorno o exceso de fórmulas.Abre el archivo en tu computadora, elimina hojas de cálculo vacías u otros elementos de adorno, guárdalo de nuevo o conviértelo a formato plano CSV e intenta cargarlo nuevamente.
**La carga se queda "procesando" indefinidamente o muestra error técnico**Hubo una interrupción en la conexión de internet o el archivo tiene hojas de cálculo corruptas o encriptadas con contraseña.Verifica que el archivo no requiera clave de apertura al abrirlo localmente. Cancela el proceso, refresca tu navegador con F5 e intenta subir el archivo nuevamente.

**Siguiente paso en la ruta:** Una vez completes la carga del archivo y presiones el botón de avanzar, el sistema procesará el extracto temporalmente y te llevará a la siguiente etapa de configuración:

- Consulte la guía general del módulo: [ *Conciliación Bancaria: Capítulo Principal* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/chapter/conciliacion-bancaria) - Consulte la guía de control y seguimiento: [ *Conciliación Bancaria: Dashboard y Reporte Integral* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-dashboard-y-reporte-integral-beta) - Consulte la guía del Paso 2: [ *Conciliación Bancaria: Paso 2, mapeo de columnas* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-2-mapeo-de-columnas-beta)
# Conciliación Bancaria: Paso 2, mapeo de columnas [Beta] El **Paso 2: Mapeo de Columnas** es la etapa donde le enseñas a **nuby** cómo interpretar tu archivo bancario. Aquí relacionas cada columna original de tu extracto (como "F. Transacción", "Monto", "Documento Cliente") con el campo lógico correspondiente en el sistema (Fecha, Valor, Tercero). Esta configuración garantiza que el motor de conciliación procese la información con absoluta precisión.
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1. Estructura de la Tabla de Previsualización Interactiva 📋 Para facilitar tu trabajo, **nuby** te muestra una grilla interactiva que unifica la previsualización de datos reales del archivo con los controles de asignación: - **Fila 1: Encabezados en archivo (Fondo azul oscuro)** → Muestra los nombres exactos de las columnas tal y como venían escritos en la primera fila de datos de tu extracto bancario. - **Fila 2: Campos de nuby (Fondo azul claro)** → Contiene selectores desplegables (dropdowns) debajo de cada encabezado. En cada selector escoges a qué campo del sistema corresponde esa columna. - **Filas de datos de muestra (Fila 1, Fila 2, etc.)** → Muestra los datos de las primeras filas del extracto. Esto te permite validar visualmente qué tipo de información contiene cada columna (por ejemplo, si ves números como `1,050,000` sabrás que esa columna corresponde al campo *Valor*).
2. Campos de Destino en nuby (Obligatorios y Opcionales) 📊 Al desplegar los selectores de la fila de *Campos de nuby*, verás las siguientes opciones de mapeo. Recuerda que los campos obligatorios están marcados con un asterisco (**\***): #### 📌 Campos Obligatorios (Indispensables para avanzar) - **Fecha \*** → La fecha en la que se realizó la transacción en el banco. El sistema la procesará y validará automáticamente. Es obligatoria. - **Valor \*** → El monto monetario de la transacción. Puede ser positivo (ingresos/abonos) o negativo (egresos/comisiones). El sistema lo parsea de forma segura eliminando símbolos de moneda. Es obligatorio. #### 📌 Campos Opcionales (Altamente recomendados para mejorar la coincidencia automática) - **Descripción / Detalle** → El texto o concepto explicativo del movimiento bancario (ej: *"Transferencia de Arrendamientos SAS"* o *"Gasto Comisión Portal"*). Este campo es vital para que el motor automático de **nuby** identifique patrones de gastos bancarios o nombres de inquilinos. - **Documento Tercero (NIT / Cédula)** → La identificación tributaria del cliente o proveedor. Mapear esta columna incrementará radicalmente la tasa de coincidencia automática, ya que el sistema buscará directamente facturas pendientes de ese NIT/Cédula. - **Referencia / Soporte** → El número de colilla, código de transacción o referencia de recaudo entregado por el banco. Útil para cruzar contra referencias de pago de contratos o facturas. - **Código de Estado (Estado del Movimiento)** → Si tu extracto contiene transacciones rechazadas, pendientes o duplicadas mezcladas con las exitosas, mapea esta columna. Te permitirá realizar el filtrado de estados válidos en el Paso 3. - **— Ignorar columna —** → Selecciónala para cualquier columna de adorno, saldos acumulados o datos internos del banco que no aporten valor contable al proceso. El sistema las descartará de forma segura.
3. Validaciones y Alertas del Sistema ⚠️ **nuby** cuenta con un validador en tiempo real que protege la integridad de tu información e impide que avances con una configuración errónea: - **🚨 Alerta de Campos Obligatorios Faltantes** → Si intentas hacer clic en *"Confirmar Mapeo"* sin haber asignado los campos obligatorios de **Fecha** y **Valor**, el sistema bloqueará la acción y mostrará un banner rojo arriba de la grilla detallando cuáles campos te hacen falta. - **🚨 Alerta de Campos Duplicados** → No puedes asignar un mismo campo de **nuby** a dos columnas diferentes del archivo (por ejemplo, definir que dos columnas distintas corresponden al *Valor*). El sistema te mostrará una alerta indicándote el duplicado para que lo corrijas. - **⚠️ Advertencia de Análisis de IA** → Si la inteligencia artificial de **nuby** detecta al leer tu archivo en el Paso 1 que los encabezados o el contenido parecen no corresponder a un extracto de movimientos (por ejemplo, si subiste una lista de cartera o un archivo de nómina por error), verás un banner de advertencia amarillo en la cabecera. Revisa bien la muestra de datos antes de confirmar.
4. Guardar Plantilla de Mapeo (Automatización para el futuro) 💾 Una de las mayores ventajas de **nuby** es la capacidad de memorizar tus configuraciones de mapeo para que no tengas que repetir este proceso de selección manual la próxima vez que concilies un extracto del mismo banco: #### Paso 1. Clic en "Guardar como Plantilla" Una vez que hayas asignado correctamente todos los selectores de columnas y verificado que no hay alertas, haz clic en el botón verde **"Guardar como Plantilla"** en la botonera inferior. #### Paso 2. Llenar el Formulario en el Modal Se abrirá un modal flotante donde deberás ingresar: - **Nombre de la plantilla \*** → Un nombre descriptivo y fácil de identificar para ti y tu equipo (ej: *"Extracto Davivienda Recaudos Colpatria"*). - **Banco / Entidad financiera \*** → Selector para asociar esta plantilla a la entidad correspondiente. #### Paso 3. Confirmar y Guardar Haz clic en el botón **"Guardar"** dentro del modal. El sistema almacenará la plantilla en la base de datos de **nuby**. A partir de ese momento, la plantilla estará disponible para ser seleccionada en el selector del Paso 1, permitiéndote saltar este paso de mapeo en futuras conciliaciones.
5. Solución de problemas frecuentes en el Mapeo 🔍
SituaciónCausa probableCómo solucionarlo en nuby
**Al hacer clic en "Confirmar Mapeo" aparece la alerta de campos obligatorios, pero sí los seleccioné**Tienes un campo duplicado en alguna otra columna oculta hacia la derecha o el selector no tomó el cambio por un clic perdido.Usa la barra de desplazamiento horizontal para revisar todos los selectores hasta el final de la grilla. Asegúrate de que no haya selectores duplicados o campos vacíos que estén marcados accidentalmente.
**Las fechas del archivo muestran formatos extraños en las filas de muestra (ej. números planos o texto invertido)**El formato de fecha del archivo bancario no es estándar o Excel aplicó un formato de celda personalizado.El procesador de **nuby** cuenta con un motor inteligente que normaliza las fechas automáticamente. Continúa con el mapeo del campo Fecha; si el sistema encuentra algún problema crítico, te lo alertará de forma segura en el Paso 4 (Resultado del Cargue).
**El botón de "Guardar como Plantilla" no abre el modal o no guarda la información**No has seleccionado una entidad financiera válida dentro del modal o la plantilla ya existe con el mismo nombre en el sistema.Asegúrate de escribir un nombre único de plantilla, seleccionar el banco del dropdown y hacer clic en Guardar. Si el error persiste, verifica que tienes permisos de creación de plantillas asignados a tu rol de usuario.

**Siguiente paso en la ruta:** Una vez confirmes el mapeo de columnas del extracto, el sistema te redirigirá automáticamente a la siguiente etapa de configuración técnica:

- Consulte la guía anterior (Paso 1): [ *Conciliación Bancaria: Paso 1 - Carga de archivo* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-1-cargar-archivo-beta) - Consulte la guía de parametrización de estados (Paso 3): [ *Conciliación Bancaria: Paso 3 - Mapeo de estados bancarios* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-3-mapeo-de-estados-beta)
# Conciliación Bancaria: Paso 3, mapeo de estados [Beta] El **Paso 3: Mapeo de Estados Bancarios** es una etapa inteligente y condicional dentro del asistente de **nuby**. Su objetivo es clasificar los movimientos del extracto según su estado real en el banco, permitiéndote filtrar y procesar contablemente únicamente aquellas transacciones que fueron exitosas y descartar aquellas que fueron rechazadas, reversadas o canceladas por la entidad financiera.
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1. ¿Cuándo actúa este paso? (Etapa Condicional) 🔒 Este paso es \*\*condicional\*\* y su aparición depende exclusivamente de tus acciones en el Paso 2: - **Si mapeaste una columna como "Código de Estado"** → **nuby** analizará todo tu archivo, extraerá todos los textos o códigos únicos de esa columna (por ejemplo: `APLICADO`, `RECHAZADO`, `01`, `02`) y te mostrará la tabla para que los relaciones uno a uno. - **Si NO mapeaste ninguna columna como "Código de Estado"** → El sistema entenderá que todas las filas del extracto corresponden a movimientos aprobados y exitosos. Mostrará un banner informativo indicando que no hay estados para mapear y te permitirá avanzar directamente al Paso 4 haciendo clic en **"Continuar sin mapeo de estados"**.
2. Los 4 Estados Operativos de nuby y su Impacto Contable ⚙️ Al relacionar los códigos del banco, debes asociar cada término a uno de los cuatro estados del sistema. Cada estado tiene un impacto operativo y contable diferente: #### 🟢 1. Exitoso (Default) Representa transacciones ejecutadas y liquidadas de forma correcta por el banco (ej: `APLICADA`, `LIQUIDADA`, `EXITOSA`, `COMPLETED`). - **Impacto:** Únicamente los movimientos asociados a este estado entrarán al procesamiento del **Motor de Conciliación Automática** en el Paso 4, se presentarán en la grilla de trabajo y generarán recibos de caja o asientos contables definitivos en el cierre. #### 🔴 2. Fallido Representa transacciones rechazadas por fondos insuficientes, cuentas inválidas o errores del banco (ej: `RECHAZADA`, `DECLINED`, `ERROR`). - **Impacto:** El sistema almacena el registro en el histórico del lote como una transacción fallida para fines de auditoría de soporte, pero \*\*no realiza ningún movimiento contable ni cruza cuentas en el módulo\*\*, protegiendo tus libros de registrar dinero inexistente. #### 🟡 3. Pendiente Representa transacciones que se encuentran retenidas o en proceso de verificación por la entidad (ej: `PROCESANDO`, `PENDING`, `EN_CANJE`). - **Impacto:** Se registran en el lote, pero quedan pausadas sin procesar. No alteran saldos ni cartera contable hasta que se confirme su estado final en una futura conciliación. #### ⚪ 4. Ignorar Representa transacciones que no pertenecen al recaudo de cartera de la inmobiliaria o que generan ruido técnico (ej: `RESUMEN_SALDOS`, traslados entre cuentas propias, transferencias duplicadas). - **Impacto:** El sistema omitirá y apartará estas filas por completo del proceso de conciliación del lote, dejándote el espacio de trabajo limpio para operar solo lo necesario.
3. Cómo realizar la asignación de Estados 📋 Si tu archivo contiene estados, verás una tabla con tres columnas: 1. **Código del banco** → El texto o número exacto que el banco escribió en su archivo para identificar el estado. 2. **Dirección** → Icono de flecha (`->`) que indica la asignación. 3. **Estado nuby** → Un selector dropdown con las 4 opciones explicadas anteriormente.

**Precarga desde Plantillas:** Si en el Paso 1 seleccionaste una plantilla guardada, **nuby** precargará de forma automática las correspondencias de estados que habías configurado en el pasado, permitiéndote avanzar con un solo clic.

#### Pasos para confirmar: - Revisa cada código de banco listado. - Asegúrate de que los códigos de éxito queden como **Exitoso** y los rechazos queden como **Fallido** o **Ignorar**. - Haz clic en el botón azul **"Confirmar y continuar"** en la parte inferior para guardar y enviar el lote a procesamiento en segundo plano.
4. Botones de Acción y Opciones de Flujo 🛣️ En la parte inferior del formulario cuentas con tres opciones para continuar tu flujo: - **🔵 Confirmar y continuar** → Guarda tu mapeo de estados, procesa el extracto filtrando los movimientos válidos y avanza al Paso 4 de procesamiento. - **⚪ Omitir este paso** → Si deseas saltar la configuración y que el sistema procese el 100% de las filas del extracto como exitosas por defecto. Úsalo únicamente si sabes que tu archivo de extracto contiene exclusivamente transacciones reales y aplicadas. - **🟡 Volver al mapeo de columnas** → Te devuelve al Paso 2 para reconfigurar la asignación de columnas en caso de que te hayas equivocado.
5. Solución de problemas frecuentes 🔍
Problema o DudaPosible causaCómo solucionarlo en nuby
**Asocié por error un código de rechazo como "Exitoso"**El usuario seleccionó el estado incorrecto y confirmó el paso.Si aún estás en proceso de conciliación (Paso 5), puedes eliminar el lote desde el Dashboard con el botón de la papelera (lo cual es seguro) y volver a realizar la carga correctamente. Evita finalizar la conciliación si procesaste filas fallidas.
**Me aparece el mensaje: "No se encontraron códigos de estado en el archivo"**No mapeaste la columna del extracto correspondiente en el Paso 2 o el archivo de extracto bancario no contiene ninguna columna de estados.Es totalmente normal. Si tu archivo no tiene estados, simplemente haz clic en **"Continuar sin mapeo de estados"**. El sistema procesará todas las filas del archivo de forma estándar.
**Un código de estado del banco no aparece en la lista**Ese código específico no estaba presente en ninguna de las filas de datos de tu archivo cargado.**nuby** solo te muestra los estados reales encontrados en el extracto actual para mantener la lista corta y libre de opciones innecesarias.

**Siguiente paso en la ruta:** Al presionar confirmar, el lote ingresará a procesamiento asíncrono en segundo plano:

- Consulte la guía del Paso 2: [ *Conciliación Bancaria: Paso 2 - Mapeo de columnas* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-2-mapeo-de-columnas-beta) - Consulte la guía de resultados y procesamiento (Paso 4): [ *Conciliación Bancaria: Paso 4 - Resultados del cargue e indicadores* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-4-resultado-del-cargue-beta)
# Conciliación Bancaria: Paso 4, resultado del cargue [Beta] El **Paso 4: Resultado del Cargue** actúa como un puente interactivo dentro de **nuby**. Primero, te muestra en tiempo real cómo avanza la importación del extracto en segundo plano. Luego, una vez terminada la lectura, te presenta un diagnóstico completo y sumamente visual sobre la calidad de la información cargada, permitiéndote corregir errores directamente en la pantalla antes de ejecutar el motor automático de conciliación.
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1. El Procesamiento Seguro en Segundo Plano (Fase de Progreso) ⚙️ Debido a que los extractos bancarios pueden contener miles de transacciones y procesarlos consume recursos significativos, **nuby** delega esta tarea a su motor asíncrono. Mientras el archivo se procesa, verás la pantalla de **Fase de Progreso**: - **Barra de Progreso Interactiva** → Una barra porcentual (`0%` a `100%`) que se llena de forma automática indicando el avance real de la lectura de filas. - **Mensaje de Estado** → Texto dinámico que indica qué acción se está ejecutando (por ejemplo, *"Iniciando..."*, *"Procesando filas..."*, *"Guardando movimientos..."*). - **Cronómetro de Transcurso** → Un timer que mide los minutos y segundos transcurridos desde que iniciaste la carga (`00:00`), dándote control sobre el tiempo del proceso.

**Multitarea Habilitada:** Durante esta fase, eres libre de navegar a otros módulos de **nuby** para revisar contratos, registrar egresos o consultar clientes; el proceso seguirá corriendo de fondo de forma totalmente segura. Al regresar o refrescar la pantalla, verás el avance actualizado.

2. Tarjetas de KPIs de Calidad (Resumen de Métricas) 📊 Una vez que la barra de progreso alcanza el 100%, la interfaz cambia automáticamente a la **Fase de Resumen**, donde verás cuatro tarjetas de indicadores de colores: 1. 🟢 **Mapeados exitosamente (Borde verde)** → Filas del archivo que están 100% correctas. Tienen sus campos obligatorios (Fecha y Valor) válidos y pasaron las reglas mínimas de consistencia. Están listas para avanzar. 2. 🟡 **Con alertas (Borde amarillo)** → Filas del archivo que son válidas, pero carecen de algún dato opcional recomendado (como el NIT del tercero o el detalle del banco). Entrarán al emparejamiento automático, pero te avisan que podrían requerir atención manual posterior. 3. 📁 **Omitidos (Borde gris)** → Filas descartadas según el rango de fechas que definiste en las opciones avanzadas, o porque su código de estado del banco fue mapeado como *Ignorar* en el Paso 3. Se conservan para auditoría histórica, pero no participan contablemente. 4. 🔴 **Errores de cargue (Borde rojo)** → Filas que presentan inconsistencias críticas y bloqueantes (por ejemplo, celdas vacías en la fecha, montos ilegibles o caracteres corruptos). **No participarán en la conciliación automática hasta que sean solucionadas.**
3. Pestañas de Detalle de Registros 📋 Debajo de las tarjetas de KPIs, cuentas con un panel unificado de pestañas con filtros rápidos (Mapeados, Alertas, Omitidos, Errores). Al hacer clic en cada pestaña, verás una tabla con el listado detallado de las transacciones correspondientes: - **Número de Fila:** El número de fila física original que tenía el registro en tu archivo de Excel o CSV, facilitándote cotejarlo en tu computadora si es necesario. - **Mapeados:** Muestra las columnas lógicas activas en tu plantilla de mapeo (Fecha, Valor, Descripción, Referencia, etc.) con los valores extraídos para cada registro. - **Detalle de Alerta o Error:** En las pestañas de Alertas y Errores, se agrega una columna que explica de forma clara el motivo del diagnóstico (ej. *"Monto inválido"* o *"Falta fecha"*).
4. Corrección de Filas en Caliente (Botón Solucionar) 🛠️ Anteriormente, si un extracto de 500 filas tenía un solo error de digitación (como una fecha mal copiada o una celda con texto en la columna de dinero), el usuario debía descartar el lote, corregir su archivo Excel, guardarlo y volver a empezar desde el Paso 1. Con la herramienta de **Corrección de Filas en Caliente** de **nuby**, puedes resolver estos problemas de inmediato: - **Botón "Solucionar" 🔧:** En las filas de la tabla de *Errores* y *Alertas*, verás un botón interactivo llamado "Solucionar" (disponible si el lote está en estado Borrador/Editable). - **Modal de Edición:** Al hacer clic, se abre un modal flotante que contiene los campos del registro listos para ser editados. El sistema resalta con un asterisco los campos que causaron la inconsistencia. - **Guardar corrección:** Digita el dato correcto y haz clic en **"Guardar"**. El sistema validará la fila de inmediato, actualizará tus tarjetas de KPIs de forma automática, restará el contador de errores, sumará el de exitosos y moverá el registro a la pestaña de Mapeados de forma transparente, rescatando la transacción.
5. Transición: El Botón de Analizar y Emparejar Registros ⚡ Una vez que estés a gusto con la calidad del cargue y la cantidad de registros válidos sea mayor a cero, puedes presionar el botón principal: #### ⚡ "Analizar y emparejar registros" (Botón de rayo) - **¿Qué hace?:** Al hacer clic, se activa el \*\*Motor de Conciliación Automática\*\* de **nuby** en segundo plano. - **Las pasadas automáticas:** El motor ejecutará múltiples pasadas algorítmicas secuenciales de forma sumamente rápida, buscando: 1. Coincidencias perfectas por Valor y Referencia del banco. 2. Cruces por NIT/Cédula identificada y documentos contables vigentes en el sistema. 3. Patrones semánticos por Descripción (por ejemplo, emparejando conceptos recurrentes como comisiones bancarias). - **Redirección:** Al completarse el análisis automático, el sistema te redirigirá automáticamente a la pantalla central del \*\*Paso 5: Resolución de Discrepancias\*\*, mostrándote el porcentaje de éxito inicial y habilitando la mesa de trabajo manual.

**Restricción:** Si el contador de registros válidos (Exitosos + Alertas) es igual a `0` (porque todo el lote tiene errores críticos o porque omitiste todas las filas), el botón estará deshabilitado e inaccesible hasta que corrijas al menos una fila.

6. Solución de problemas frecuentes 🔍
Problema en Paso 4Posible causaCómo solucionarlo en nuby
**La barra de progreso se queda en 0% o congelada**El servicio de colas de fondo (Supervisor/Redis) no está iniciado en el servidor o se interrumpió la comunicación por red.Refresca la pantalla (F5). El sistema intentará autorrecuperar la sesión de carga. Si persiste por más de 5 minutos, notifica a soporte de tu empresa para verificar el estado de las colas Redis en el servidor.
**El botón de "Solucionar" no aparece en la tabla de Errores**El lote se encuentra en un estado bloqueante (como "Contabilizando" o "Finalizado") o el paso actual no permite edición.Por seguridad contable, solo puedes solucionar filas mientras el lote se encuentre en etapa de edición inicial (Borrador). Lotes antiguos finalizados son de solo consulta histórica.
**El sistema muestra un error al intentar guardar los cambios de una fila**Ingresaste un valor inválido en el modal de edición (por ejemplo, letras en un campo de dinero o una fecha mal formateada).Digita datos válidos. Recuerda que el valor debe ser un número decimal válido y la fecha debe corresponder a un día real (formato estándar).

**Siguiente paso en la ruta:** Una vez presionado el análisis automático, entrarás a la etapa operativa de diagnóstico:

- Consulte la guía anterior (Paso 3): [ *Conciliación Bancaria: Paso 3 - Mapeo de estados bancarios* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-3-mapeo-de-estados-beta) - Consulte la guía de resultados de conciliación automática: [ *Conciliación Bancaria: Resultado de conciliación automática* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-resultado-de-conciliacion-automatica-beta) - Consulte la guía de operación manual (Paso 5): [ *Conciliación Bancaria: Paso 5 - Resolución de discrepancias* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-5-resolucion-beta)
# Conciliación Bancaria: resultado de conciliación automática [Beta] La pantalla de **Resultado de Conciliación Automática** es la vista de diagnóstico interactivo que se presenta inmediatamente después de que el motor asíncrono de **nuby** finaliza el análisis de coincidencias en segundo plano. Esta interfaz funciona como un centro de mando inicial que te reporta el porcentaje de éxito (tasa de match) obtenido por el sistema y segmenta tus movimientos en familias operativas claras antes de dar el paso a la resolución manual.
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1. El Diagnóstico Inicial y Tarjetas de Métricas 📊 En la parte superior de la pantalla, el sistema destaca de forma prominente el \*\*Porcentaje de Coincidencia (Tasa de Match)\*\* obtenido por las pasadas automáticas del algoritmo. Justo debajo, encontrarás cinco tarjetas compactas con indicadores de rendimiento clave (KPIs): - **📋 Total analizado** → El número total de transacciones válidas extraídas del extracto que entraron al procesamiento (excluyendo cualquier fila que haya reportado error de cargue en el Paso 4). - **🟢 Ya conciliados** → Registros del extracto que el motor automático logró cruzar con certeza absoluta (100% de coincidencia) contra soportes de pago, facturas vigentes o egresos registrados en **nuby**. - **🔵 Por conciliar** → Transacciones que aún requieren de tu intervención, agrupando tanto los registros que ya están pre-identificados (listos para contabilizar) como aquellos que presentan discrepancias de valor o tercero. - **⚪ Omitidos** → Filas marcadas voluntariamente como excluidas de la conciliación contable (según filtros del Paso 3 o rangos de fecha). - **🔴 Con error** → Registros que reportaron inconsistencias físicas en su estructura y deben corregirse para poder participar en futuros emparejamientos.
2. El Explorador de Registros por Familia 🔍 Para simplificar el análisis de grandes lotes, **nuby** incluye un \*\*Explorador por Familias\*\* interactivo. Este panel contiene botones de filtro rápido que representan cada categoría de resultado contable: - Al hacer clic en cualquiera de las familias (ej: *"Ya conciliados"*, *"Por conciliar"*, *"Alertas"*), la grilla inferior se actualizará en caliente y de forma instantánea para mostrar únicamente las filas que pertenecen a ese subgrupo. - Esto te permite auditar de forma quirúrgica qué movimientos resolvió la inteligencia del sistema y cuáles te están esperando para revisión manual, sin tener que buscar fila por fila.
3. Enlaces directos a Documentos Asociados 📄 En la tabla del explorador, la columna \*\*"Documentos asociados"\*\* te muestra de forma directa qué soportes contables cruzó el motor de conciliación automática contra cada fila del banco: - **Soportes Identificados** → El sistema renderiza enlaces dinámicos con iconos representativos según el tipo de soporte encontrado (ej: *Ingreso, Egreso, Egreso de Nómina, Causación, Nota Crédito, Recibo de caja, etc.*). - **Consulta directa** → Al hacer clic sobre cualquiera de estos enlaces, el sistema abrirá de forma directa el formato o PDF oficial del documento contable. Esto te permite validar la veracidad del cruce realizado por el algoritmo de inmediato y sin perder de vista tu lote de trabajo.
4. Badges y Razones de Discrepancia en "Por Conciliar" 🏷️ Para aquellos movimientos que el motor dejó pendientes en la pestaña \*\*"Por conciliar"\*\*, la columna \*\*"Familia y detalle"\*\* agrega una etiqueta o \*badge\* de color que diagnostica con exactitud la causa técnica de la discrepancia. Estas son las etiquetas estándar de **nuby**: - 🟡 **Menor valor recibido (Badge amarillo)** → El abono registrado en el banco es inferior al saldo de la factura del inquilino, sugiriendo un pago parcial o cobro incompleto. - 🟡 **Mayor valor recibido (Badge amarillo)** → El abono del banco es superior al saldo de la factura, indicando un posible abono por anticipo o pago en exceso. - 🔴 **Tercero no identificado (Badge rojo)** → El NIT o Cédula reportado por el banco en la transferencia no existe dentro de la base de datos de clientes de la inmobiliaria. - 🔴 **Factura no identificada (Badge rojo)** → El sistema identificó al tercero, pero este no cuenta con ninguna factura pendiente de cobro o canon de arrendamiento vigente en el mes. - 🔵 **Gasto bancario detectado (Badge azul)** → El movimiento fue pre-identificado de forma automática como un cobro de comisión, chequera o IVA bancario para ser registrado directamente como gasto de la inmobiliaria.
5. Botonera de Acciones y Flujo de Trabajo 🛣️ En la parte inferior de la Fase de Resumen dispones de tres acciones globales para gobernar el flujo de tu lote: - **🛠️ "Abrir resolución operativa"** → El botón principal. Te redirige de inmediato a la pantalla del \*\*Paso 5: Mesa de Resolución\*\*, donde operarás la mesa de control manual para saldar las discrepancias explicadas anteriormente. - **🚫 "Omitir por conciliar"** → Un atajo rápido de compatibilidad. Al presionarlo, el sistema marcará en masa todas las filas pendientes como omitidas, permitiéndote proceder directamente al cierre contable del lote. Úsalo si deseas aplazar el cuadre de las discrepancias para el próximo mes. - **🔄 "Reintentar"** → Vuelve a correr el algoritmo del motor automático de conciliación sobre el lote. Útil si a mitad del proceso abriste otra pestaña, creaste un tercero que hacía falta, o registraste una factura pendiente en el sistema, y deseas que el algoritmo vuelva a intentar el cruce automático con los nuevos datos contables disponibles.
6. En Caso de Error en el Motor (Fase Error) ⚠️ Si por cuestiones de inestabilidad en el servidor, desconexión del servicio Redis de colas en segundo plano, o incongruencias graves en las bases de datos de contabilidad, el emparejamiento automático no pudiera finalizar, la pantalla activará la **Fase Error**: - Verás una advertencia con borde rojo describiendo el motivo técnico del fallo junto con el registro del timestamp. - Dispones de un botón prominente para \*\*"Reintentar emparejamiento"\*\* para volver a encolar la tarea de forma asíncrona. - Si el error técnico es persistente, te recomendamos regresar al Dashboard de Conciliaciones, eliminar el borrador temporal e iniciar un nuevo lote limpio desde el Paso 1.

**Siguiente paso en la ruta:** Una vez auditado el diagnóstico, haz clic en abrir la mesa de resolución:

- Consulte la guía anterior (Paso 4): [ *Conciliación Bancaria: Paso 4 - Resultados del cargue* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-4-resultado-del-cargue-beta) - Consulte la guía de resolución manual (Paso 5): [ *Conciliación Bancaria: Paso 5 - Mesa de resolución manual* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-5-resolucion-beta)
# Conciliación Bancaria: Paso 5, resolución [Beta] El **Paso 5: Mesa de Resolución de Discrepancias** es el corazón operativo y el centro de control del módulo de conciliación en **nuby**. Aquí es donde el operador del sistema gestiona, analiza y resuelve manualmente todos aquellos movimientos bancarios que el motor automático de conciliación no pudo emparejar con un 100% de certeza, dejando el lote listo para su contabilización y cierre definitivo.
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1. Organización de la Vista (Las 3 Pestañas de Trabajo) 🗂️ La pantalla central presenta una grilla unificada que organiza la totalidad de las transacciones del extracto bancario en tres pestañas operativas rápidas para que trabajes de forma ordenada: - **📥 1. Por conciliar** → Tu cola de trabajo activa. Aquí se listan todos los movimientos que el motor automático dejó pendientes debido a discrepancias (por ejemplo, diferencias en centavos, NITs no identificados o referencias múltiples). Debes operar sobre esta pestaña hasta vaciarla. - **✅ 2. Ya conciliadas** → Muestra el listado de todos los movimientos resueltos con éxito. Incluye tanto los registros que el motor automático emparejó con certeza absoluta en su primera pasada, como los registros que tú has ido resolviendo manualmente desde la mesa de trabajo. - **🚫 3. Omitidas** → Registros descartados de forma voluntaria por el operador (como cobros de comisiones que se registrarán por otra vía, traslados entre cuentas que no requieren cruce o filas de adorno ignoradas en el Paso 3).
2. El Panel Lateral Interactivo (Ficha de Detalles) 📋 En lugar de abrir múltiples pestañas del navegador o recargar la página para ver los detalles de una transacción, **nuby** utiliza un moderno **panel lateral interactivo** que se desliza desde la derecha de la pantalla al hacer clic sobre cualquier fila: #### 🔍 Contenido de la Ficha Lateral: - **Información de la Transacción:** Visualización clara de los datos originales del banco (Fecha, Valor, Referencia y Descripción original del extracto). - **Asociaciones Activas:** Muestra el Tercero (inquilino, propietario, proveedor) y el Documento (factura, egreso) que están vinculados actualmente a este movimiento. Si la vinculación automática fue incorrecta, cuentas con un enlace de **"Desvincular"** en color rojo para remover la relación de inmediato. - **Cálculo de Diferencias:** Si el valor reportado por el banco es diferente al saldo del documento vinculado, el panel calcula la matemática exacta y te muestra la razón de la discrepancia (por ejemplo, *"Menor valor recibido"* o *"Mayor valor recibido"* junto con el valor exacto de la diferencia en color destacado). - **Notas de Resolución (Autoguardado) 📝:** Dispones de un área de texto para escribir comentarios aclaratorios sobre cómo o por qué resolviste la transacción. El sistema cuenta con un motor de **autoguardado en tiempo real**: cada letra que escribes se guarda automáticamente en la base de datos sin necesidad de presionar un botón.
3. Caja de Herramientas (Modales de Solución desde la Ficha Lateral) 🛠️ Desde el mismo panel lateral de detalles, puedes disparar herramientas especializadas según la naturaleza del movimiento bancario para solucionar la discrepancia en un par de clics: - **🔍 Buscar Facturas (Recibo de Caja)** → Abre un buscador interactivo para rastrear facturas de arrendamiento o administración vigentes en el sistema, filtrar por rangos de valor o nombre del inquilino, y cruzarlas contra el abono del banco. - **👤 Crear Tercero Rápido** → Si el NIT/Cédula del extracto no existe en la base de datos de la inmobiliaria, abre un formulario corto para registrar los datos mínimos del cliente (Nombre, NIT, Teléfono) y vincularlo al movimiento contable de inmediato sin salir de la pantalla. - **💼 Egresos a Proveedores / Pago de Nómina / Factura de Propietario** → Modales dedicados que cargan las planillas de costos de contratos, nóminas pendientes o saldos a favor de propietarios para cruzarlos contra los débitos bancarios correspondientes. - **🚫 Ignorar / Omitir Fila** → Si el movimiento es un ajuste bancario menor o una transacción que no requiere conciliación operativa, presiona "Ignorar" para enviarlo a la pestaña de Omitidos.
4. Visor de PDF Integrado (Consulta sin Salir) 📄 Para evitar que el operador tenga que descargar archivos a su computadora o abrir nuevas pestañas que saturen su pantalla, **nuby** cuenta con un \*\*Visor de PDF de alta resolución integrado\*\*: - Al hacer clic sobre cualquier enlace de documento contable o factura vinculada dentro del panel de detalles, se abrirá un modal flotante que renderiza directamente el PDF oficial del documento en pantalla. - Puedes leer conceptos, verificar desgloses de IVA, revisar firmas o constatar el consecutivo contable de forma inmediata. - Si por cuestiones de compatibilidad de tu navegador el PDF no pudiera renderizarse dentro de la ventana, el sistema te mostrará un mensaje descriptivo con un botón prominente para \*\*"Abrir en nueva pestaña"\*\* de manera segura.
5. El Cierre Operativo y Contable del Lote 🔒 Una vez que hayas procesado y resuelto todos los movimientos de la pestaña **"Por conciliar"**, el lote estará listo para cerrarse oficialmente: #### 🔐 "Finalizar y Cerrar Lote" En la parte inferior de la mesa de trabajo se habilitará el botón principal de finalización. Al presionarlo (lo cual solo es permitido si todas las transacciones del extracto han sido conciliadas o marcadas como omitidas), **nuby** realiza el cierre definitivo: 1. **Confirmación de Procesamiento:** Informa al sistema que la totalidad de los movimientos del lote han sido procesados satisfactoriamente. 2. **Bloqueo de Auditoría:** El lote completo se marca oficialmente con el estado de \*\*Finalizado (Cierre Histórico)\*\*, congelándolo e impidiendo cualquier modificación o edición posterior para resguardar la seguridad de tus libros. 3. **Liberación de Memoria 🧹:** El sistema limpia las bases de datos temporales del borrador para liberar espacio en el disco del servidor de forma automática.

**Recordatorio sobre los Soportes:** Cada recibo de caja, egreso o documento contable generado durante el proceso manual o las pasadas automáticas \*\*ya se encuentra en firme en la contabilidad general de la inmobiliaria\*\*. No necesitas esperar a cerrar el lote para que estos documentos tengan validez oficial; el cierre del lote simplemente clausura el borrador de trabajo.

6. Solución de problemas frecuentes en la Mesa de Resolución 🔍
ProblemaPosible causaCómo solucionarlo en nuby
**El lote no me permite "Contabilizar y Cerrar" porque dice que no está balanceado**La suma de los débitos no coincide con los créditos debido a diferencias en centavos por retenciones de impuestos o comisiones bancarias no asociadas.Revisa las transacciones marcadas con diferencias. Asegúrate de asociar las comisiones del banco a la cuenta contable de gastos bancarios (PUC 5305) o de registrar la retención correspondiente en el panel de detalles para balancear la contabilidad.
**Deseo reiniciar el emparejamiento porque cargué un archivo equivocado o modifiqué un PUC**El mapeo de columnas inicial fue incorrecto o se actualizaron cuentas del plan contable a mitad del proceso.Haz clic en el botón de **"Reiniciar resolución"** en las acciones globales. Se abrirá un modal de confirmación; al aceptar, el sistema limpiará las asociaciones de borrador actuales del lote y volverá a correr el motor automático para darte un nuevo punto de partida limpio.
**Escribo notas aclaratorias en el panel de detalles y temo que se borren al cerrar el panel**Inseguridad sobre el guardado de datos.No te preocupes. **nuby** cuenta con autoguardado inteligente. Verás el indicador verde de *"Guardado"* debajo de la caja de texto confirmando que tu nota ya está segura en el servidor. Al cerrar o volver a abrir el panel lateral, tu nota estará intacta.

**Siguientes herramientas del proceso:** Puedes profundizar en la operación avanzada y el cierre con las siguientes guías específicas:

- Consulte la guía detallada del panel lateral interactivo: [ *Conciliación Bancaria: Panel de resolución* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-panel-de-resolucion-beta) - Consulte la guía de cierre y consolidación contable: [ *Conciliación Bancaria: Cierre histórico* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-cierre-historico-beta) - Consulte la guía general del módulo: [ *Conciliación Bancaria: Capítulo Principal* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/chapter/conciliacion-bancaria) - Consulte la guía de control y seguimiento: [ *Conciliación Bancaria: Dashboard y Reporte Integral* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-dashboard-y-reporte-integral-beta)
# Conciliación Bancaria: panel de resolución [Beta] El **Panel de Resolución** (que comprende el panel lateral deslizable de detalles y su suite de modales de solución integrada) es la estación de trabajo quirúrgica del módulo de conciliación de **nuby**. Diseñado como una cabina interactiva de control, este panel se activa al hacer clic en cualquier transacción de la mesa de trabajo del Paso 5, permitiéndote ejecutar complejas acciones de cruce, búsqueda y creación contable en caliente sin recargar la página o perder tu foco de atención.
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1. Anatomía del Panel Lateral de Detalles (Ficha de Transacción) 📋 Al hacer clic sobre una fila en la pestaña de *"Por conciliar"*, el **panel lateral interactivo** se deslizará suavemente desde el borde derecho. Su estructura está segmentada de forma limpia en cuatro zonas lógicas de consulta y auditoría: - **ℹ️ 1. Información de la Transacción** → Un bloque compacto que extrae y te muestra los datos originales del extracto bancario tal y como fueron procesados en borrador: la fecha exacta de registro del banco, la descripción o concepto original de la transferencia, la referencia de soporte y el \*\*valor monetario destacado\*\* (en color verde para abonos/ingresos y en rojo para egresos/débitos). - **🔗 2. Tarjetas de Asociación Activa** → Te indica qué entidades están vinculadas actualmente al movimiento. Si el motor automático realizó un cruce previo, aquí verás el nombre completo y documento del **Tercero** y el consecutivo de la **Factura o Documento** conectado. Si detectas un error en el cruce automático, puedes presionar el botón **"Desvincular"** en color de énfasis rojo para disolver la relación de inmediato. - **📐 3. Diagnóstico de Diferencias** → Si vinculas un documento cuyo saldo no coincide exactamente con el valor reportado por el banco, el sistema calcula de forma instantánea la diferencia matemática y te indica la causa (ej: `MENOR_VALOR` / *"Menor valor recibido"* o `MAYOR_VALOR` / *"Mayor valor recibido"*), mostrándote el monto de la diferencia en color destacado. - **📝 4. Notas de Resolución (Autoguardado)** → Un cuadro de texto para ingresar justificaciones u observaciones de soporte sobre cómo solventaste la discrepancia. Gracias a su motor inteligente, \*\*cualquier anotación que escribas se guardará automáticamente de fondo\*\* en la base de datos de **nuby**. Sabrás que tu nota está segura al ver aparecer el indicador verde de *"Guardado"*.
2. La Suite de Modales de Solución (Herramientas Operativas) 🛠️ La ficha lateral actúa como un disparador de herramientas. Dependiendo del tipo de discrepancia o de la transacción bancaria, puedes abrir los siguientes modales especializados para resolver la fila sin salir de la pantalla: #### 🔍 1. Modal: Buscar Facturas (Recibos de Caja) Si tienes un abono del banco pero no está asociado a ninguna factura, este modal te abre un buscador interactivo avanzado: - Rastrea facturas de arrendamiento o administración pendientes de cobro en todo el sistema. - Filtra por nombre de inquilino, rango de valores o NIT de forma veloz. - Selecciona la factura correcta para asociarla al movimiento bancario; el sistema pre-configurará de inmediato el recibo de caja de cuadre. #### 👤 2. Modal: Crear Tercero Rápido Si el NIT o Cédula que figura en la colilla del extracto no existe en tu base de datos de **nuby**: - Abre un formulario simplificado para registrar al tercero de inmediato. - Ingresa su Identificación (Cédula/NIT), Nombre o Razón Social, Teléfono y Correo. - Al hacer clic en Guardar, el tercero queda registrado oficialmente en la base de datos de la inmobiliaria y se vincula automáticamente al movimiento bancario sin que tengas que abandonar tu sesión de conciliación. #### 💼 3. Modales Especializados de Egreso (Proveedores, Nómina y Propietarios) Si la fila corresponde a un débito bancario (salida de dinero), puedes abrir modales específicos: - **Egreso a Proveedor:** Permite cruzar el pago bancario contra facturas de compras o cuentas por pagar de tus contratistas o proveedores de mantenimiento. - **Pago de Nómina:** Despliega el listado de nóminas y egresos de empleados pendientes de pago para cruzarlos contra la transferencia del banco. - **Factura de Propietario:** Para conciliar las transferencias masivas de liquidaciones mensuales enviadas a los dueños de los inmuebles. - **Gastos y Costos de Contrato:** Para cargar planillas de costos administrativos o reparaciones específicas de un contrato de arrendamiento y enlazarlas al gasto del banco. #### 📁 4. Modal: Documentos Contables Existentes Si el movimiento bancario ya fue registrado y contabilizado previamente de forma manual en el sistema, este modal te permite buscar ese documento contable o diario y amarrarlo a la transacción bancaria para anular el pendiente y evitar duplicados en tus auxiliares.
3. Visor de PDF Integrado (Consulta de Soporte) 📄 Para garantizar una auditoría ágil y segura, **nuby** incorpora un \*\*Visor de PDF interactivo de alta resolución\*\* integrado de forma nativa en la cabina de control: - **Visualización con un clic:** Al hacer clic en los enlaces de facturas o documentos contables ya asociados dentro de la ficha lateral, se abrirá un modal flotante que renderiza directamente el PDF oficial del soporte. - **Cotejo veloz:** Puedes ampliar el zoom, desplazarte por el documento y corroborar desgloses de retenciones, firmas de aprobación o direcciones del inmueble sin tener que descargar archivos PDF pesados a tu computadora o salir del módulo de conciliaciones. - **Sistema de Fallback Seguro:** Si tu navegador cuenta con restricciones estrictas de seguridad o no soporta el renderizado embebido de PDF, el visor lo detectará automáticamente de forma inteligente. Presentará un mensaje descriptivo y habilitará un botón prominente para \*\*"Abrir en nueva pestaña"\*\* de manera directa.
4. Acción de Ignorar o Omitir Registro 🚫 No todos los movimientos bancarios que figuran en un extracto se traducen en facturas o egresos operativos directos. Para estos casos, el Panel de Resolución dispone del botón \*\*"Ignorar"\*\*: - **¿Cuándo usarlo?:** Úsalo para cobros de intereses mínimos, ajustes por diferencias de cambio de un centavo, traslados entre cuentas corrientes de la misma empresa o cualquier movimiento que decidas contabilizar de forma externa por un comprobante de diario separado. - **Impacto:** Al hacer clic en "Ignorar", el registro desaparece de la cola activa de "Por conciliar" y se mueve a la pestaña de **"Omitidos"**. Su estado de resolución cambia a `OMITIDA` de forma segura, permitiéndote avanzar al cierre con un espacio de trabajo limpio de ruidos contables.
5. Solución de problemas frecuentes en el Panel de Resolución 🔍
Problema técnicoPosible causaCómo solucionarlo en nuby
**Hago clic sobre una fila de la grilla pero el panel de detalles no se abre**El archivo de scripts de resolución no se cargó correctamente debido a la caché de tu navegador o tienes un modal invisible bloqueando la pantalla.Presiona `Ctrl + F5` para forzar la recarga limpia de los scripts interactivos de **nuby**. Asegúrate de cerrar cualquier modal flotante activo antes de hacer clic sobre la grilla.
**Los botones de vincular documentos o desvincular terceros me aparecen deshabilitados (en gris)**El lote contable se encuentra en un estado de solo lectura (como "Finalizado") o tu rol de usuario carece de permisos de escritura para este módulo.Verifica en la cabecera que el lote esté en estado Borrador/Editable. Si el lote es borrador y aún así no puedes editarlo, solicita al administrador de tu empresa que verifique los permisos de tu perfil en \*\*Gestión de Roles\*\*.
**El visor de PDF integrado se queda cargando eternamente o en blanco**El documento contable referenciado fue eliminado del sistema o el servidor está experimentando demoras al compilar el reporte PDF de FPDF.Haz clic en el botón de "Abrir en nueva pestaña" para saltar el visor embebido y forzar al servidor a generar el archivo PDF en una ventana independiente. Si la pestaña arroja un error 404, confirma que el documento contable existe en el listado de documentos de Tesorería.

**Siguiente paso en la ruta:** Una vez resueltas todas las discrepancias de tu panel, puedes proceder al cierre contable del lote:

- Consulte la guía de operación manual (Paso 5): [ *Conciliación Bancaria: Paso 5 - Mesa de resolución manual* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-5-resolucion-beta) - Consulte la guía de cierre definitivo: [ *Conciliación Bancaria: Cierre histórico y contabilización* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-cierre-historico-beta)
# Conciliación Bancaria: cierre histórico [Beta] La guía de **Cierre Histórico y Contabilización** de **nuby** documenta el hito final del flujo de conciliación. El cierre de un lote (que solo se habilita cuando todas las transacciones han sido conciliadas u omitidas) confirma al sistema que el lote está procesado, limpia los borradores de preparación de memoria para liberar espacio, bloquea de forma definitiva el lote e impide cualquier edición posterior para resguardar la seguridad de la auditoría.
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1. Requisitos para el Cierre Contable (El Cuadre del Lote) 🏦 Antes de cerrar la conciliación bancaria, **nuby** ejecuta una serie de validaciones contables y de estado para garantizar la consistencia absoluta de los saldos: - **Idealmente 0 Pendientes** → La pestaña *"Por conciliar"* de tu mesa de trabajo debe estar vacía. Todos los movimientos del banco deben haber sido vinculados a un soporte contable o marcados de forma explícita como "Ignorar". - **Cuadre de Cuentas (Balance de Partida Doble) ⚖️** → El sistema verifica que la suma total de los débitos generados en el lote sea exactamente igual a la suma de los créditos. Esta validación evita que se generen desbalances en tu libro auxiliar de bancos o descuadres en la contabilidad general de la inmobiliaria.
2. Modal de Advertencia de Cierre (Cierre Forzado) ⚠️ Si intentas cerrar la conciliación teniendo registros pendientes en la pestaña de *"Por conciliar"*, el sistema no bloqueará el proceso por completo, pero activará el **Modal de Confirmación de Cierre de Conciliación** como una medida estricta de advertencia: #### 🚨 Mensaje del Modal: *"Aún tienes \[X\] registros sin resolver. Podrás gestionarlos individualmente más adelante desde la opción 'Visualizar'."* #### 📌 Consecuencias de confirmar el cierre con pendientes: - **Cambio de Estado** → El estado del lote cambiará de forma irreversible a **"Finalizado"**. - **Limpieza del Borrador 🧹** → Se eliminarán todos los registros y tablas temporales para liberar espacio en el disco del servidor. **No podrás volver a correr el motor automático sobre este lote.** - **Soportes a Salvo** → Todos aquellos recibos de caja, egresos o documentos que sí alcanzaste a asociar y confirmar se conservarán completamente intactos en el sistema.

**Recomendación:** Utiliza la opción **"Finalizar de todos modos"** únicamente si sabes que los movimientos pendientes corresponden a transacciones complejas que documentarás de forma manual e independiente directamente desde el módulo de contabilidad general.

3. El Timeline del Proceso (Historial de Auditoría) ⏳ Una vez cerrado el lote, **nuby** te presentará una pantalla de consulta histórica de solo lectura (`visualizar\_finalizada.php`). En el panel central, se despliega un \*\*Timeline del Proceso\*\* que resume cronológicamente la historia del lote para fines de revisoría fiscal: 1. **📥 Etapa de Carga y Configuración** → Registra la fecha y hora exacta en la que se subió el archivo, el nombre original del extracto, la cantidad de filas encontradas y los errores de cargue iniciales. 2. **📋 Etapa de Mapeo y Validación** → Documenta qué plantilla de mapeo lógico de columnas se aplicó y si se requirió de la asistencia heurística o de inteligencia artificial. 3. **🤝 Etapa de Conciliación y Omitidos** → Desglosa cuántas filas se cruzaron automáticamente frente a cuántas requirieron de tu intervención y resolución manual en el panel lateral de detalles, indicando la cantidad de registros que fueron omitidos. 4. **🔒 Etapa de Cierre Contable** → Indica la cantidad total de documentos contables oficiales que generó este lote en masa al cerrarse y la fecha de finalización irreversible.
4. Consulta de Soportes Generados (Trazabilidad Total) 📁 La vista histórica incluye una grilla de trazabilidad que lista de manera ordenada todos los comprobantes que **nuby** generó automáticamente al procesar el lote: - **Tipos de documentos listados:** Recibos de caja para arriendos, Comprobantes de egreso para proveedores o empleados, Notas de débito o crédito bancarias por comisiones y Ajustes contables. - **Identificación y Consecutivo:** Muestra el código consecutivo oficial asignado por Tesorería a cada soporte. - **Enlaces de Consulta Rápida 📄:** Cada fila cuenta con un enlace directo. Al hacer clic, se abre el \*\*visor de PDF integrado\*\* para que consultes, verifiques o imprimas el soporte contable oficial sin salir de la pantalla de conciliación.
5. Preguntas Frecuentes sobre el Cierre Histórico 🔍 #### 1. ¿Puedo reabrir un lote de conciliación bancaria que ya finalicé? **No.** Por directrices de auditoría contable y para evitar desajustes en declaraciones tributarias pasadas, una vez que un lote es marcado como \*\*"Finalizado"\*\*, se bloquea de forma permanente y sus borradores temporales se limpian. No existe ningún botón para reabrirlo. #### 2. Detecté un error en un recibo de caja generado por la conciliación automática, ¿qué hago? Dado que el lote ya está cerrado y bloqueado, no puedes modificar el recibo desde el módulo de conciliaciones. Debes ir directamente a **Tesoreria > Recibos de Caja**, buscar el recibo por su número consecutivo y realizar la anulación o corrección contable correspondiente según las políticas operativas de tu inmobiliaria. #### 3. ¿Dónde puedo consultar los lotes finalizados en el futuro? Desde el **Dashboard de Conciliación Bancaria**, todas tus conciliaciones finalizadas aparecen listadas con una etiqueta de color verde que dice \*\*"Finalizado"\*\*. Puedes hacer clic en el botón de visualizar (icono de ojo) de cualquier registro antiguo para entrar a la vista histórica de solo lectura y revisar sus timelines o soportes asociados.

**¡Proceso Concluido con Éxito!:** Has completado de forma integral el manual de uso del módulo de Conciliación Bancaria de **nuby**. Puedes consultar otras guías para resolver dudas:

- Consulte la guía general del módulo: [ *Conciliación Bancaria: Capítulo Principal* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/chapter/conciliacion-bancaria) - Consulte la guía de resolución manual (Paso 5): [ *Conciliación Bancaria: Paso 5 - Mesa de resolución manual* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-5-resolucion-beta)
# Conciliación Bancaria: plantillas [Beta] La \*\*Administración de Plantillas de Mapeo\*\* es el centro de control inteligente del módulo de conciliaciones de **nuby**. Una plantilla es la "memoria" técnica que almacena las equivalencias entre las columnas y estados de tu extracto bancario original y los campos internos del sistema. Gestionar, editar y depurar tus plantillas te permite automatizar los procesos de carga diaria, ahorrándole a tu equipo valioso tiempo operativo.
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1. El Listado de Plantillas (Grilla de Administración) 📋 Al acceder a la sección de \*\*Administración de Plantillas\*\*, encontrarás una grilla interactiva avanzada que consolida todo tu catálogo de mapeos guardados: - **Datos mostrados:** Nombre de la plantilla, Banco/Entidad financiera asociada, Fila de encabezados por defecto, Número de Hoja de Excel configurada, y Visibilidad (Local o Global). - **Métricas de uso:** La tabla te indica cuántas veces ha sido empleada cada plantilla (*"Veces usada"*) y la fecha de su último uso, lo cual es excelente para auditar cuáles están vigentes y cuáles han quedado obsoletas. - **Botonera de fila:** Cada registro cuenta con botones rápidos para **Editar** (icono de lápiz) o **Eliminar** (icono de papelera).
2. Datos Generales de la Plantilla (Pestaña 1 de Edición) ⚙️ Al hacer clic en Editar, accederás a un panel de pestañas. La primera pestaña, \*\*Datos Generales\*\*, te permite configurar las propiedades básicas del archivo de extracto: - **Nombre de la plantilla \*** → El identificador único en el sistema (ej: *"Bancolombia Recaudos Portofino"*). - **Entidad Financiera** → Selector para amarrar la plantilla a un banco específico de tu inmobiliaria. Al vincularla, solo se mostrará en el Paso 1 si seleccionas cuentas bancarias de esa entidad. - **Fila de Encabezados** → Modifica el número de fila por defecto donde el lector debe ir a buscar los títulos de las columnas, evitando que tengas que corregirlo manualmente en cada carga del Paso 1. - **Hoja Excel** → Especifica el nombre de la pestaña predeterminada para archivos multi-hoja de Excel. - **Disponible para todos los usuarios (Global) 🌐** → Si marcas esta casilla, la plantilla estará disponible para todo el equipo de contabilidad de tu inmobiliaria. Si la dejas desmarcada, solo tú podrás verla en el Paso 1.
3. Mapeo de Columnas (Pestaña 2 de Edición) 🔀 En la pestaña \*\*Mapeo de Columnas\*\*, puedes ver y alterar la correspondencia de campos lógicos que memorizó el sistema: #### 🔒 Protección de Campos Obligatorios Para resguardar la seguridad del lote contable, las asociaciones correspondientes a los campos obligatorios de **Fecha** y **Valor** aparecen bloqueadas con un \*\*icono de candado\*\*. No podrás eliminarlas ni dejarlas vacías bajo ninguna circunstancia. #### ➕ Agregar Nuevas Asociaciones Si tu banco modificó el extracto e incluyó una nueva columna útil (como el NIT del tercero), puedes asociarla aquí de forma manual: 1. Digita el nombre exacto de la columna del archivo. 2. Selecciona a qué campo de **nuby** corresponde en el dropdown. 3. Haz clic en "Agregar" para incorporarla a la plantilla. #### 🗑️ Eliminar Asociaciones Para cualquier columna opcional que haya dejado de ser de utilidad o que esté generando ruido, haz clic en el botón rojo **"Eliminar"** de su fila correspondiente.
4. Mapeo de Estados (Pestaña 3 de Edición) 🏷️ En la pestaña \*\*Mapeo de Estados\*\*, puedes depurar cómo procesa **nuby** los códigos internos del banco: - Lista todos los códigos únicos de estado bancario grabados por esta plantilla (ej: `APROBADO`, `RECHAZADO`, `PENDIENTE`). - Te permite alterar a qué estado operativo de **nuby** corresponde cada uno de ellos (Exitoso, Fallido, Pendiente o Ignorar). - Esto es sumamente útil si tu banco cambia la nomenclatura de sus reportes de éxito operativo y deseas actualizar la plantilla sin tener que volver a configurarla en una carga real de extracto.
5. Eliminación de Plantillas (Seguridad de Datos) 🗑️ Si deseas dar de baja una plantilla que se encuentra duplicada o que fue creada para un formato de extracto que ya no se utiliza en tu empresa: - Haz clic en el botón de la papelera en el listado principal. - Se abrirá el \*\*Modal de Confirmación de Eliminación\*\* (`\_modal\_confirmar\_eliminar\_plantilla.php`) para evitar clics accidentales. - Confirma la eliminación. La plantilla se borrará de forma segura.

**Trazabilidad Histórica Protegida:** Eliminar una plantilla de mapeo \*\*no altera en lo absoluto tus conciliaciones bancarias finalizadas o cerradas en el pasado\*\*. Solo remueve la plantilla del selector de carga en el Paso 1 para que tu catálogo de opciones se mantenga limpio y libre de ruidos.

6. Solución de problemas frecuentes con Plantillas 🔍
SituaciónPosible causaCómo solucionarlo en nuby
**Cargué un extracto en el Paso 1, pero la plantilla guardada no me aparece en la lista**La cuenta bancaria seleccionada pertenece a un banco diferente al asociado en los datos generales de la plantilla, o la plantilla no está marcada como "Global" y fue creada por otro usuario.Ve a la administración de plantillas, edita la plantilla y verifica que esté asociada a la entidad financiera correcta (o déjala como "Sin banco" para que sirva para cualquier cuenta) y asegúrate de marcar el check de "Disponible para todos los usuarios (global)".
**Un compañero de trabajo editó una plantilla global y ahora nos está dando error al cargar**Se modificó erróneamente un nombre de columna en la pestaña de mapeo.Edita la plantilla, ve a Mapeo de Columnas, elimina la asociación que está fallando y vuelve a registrarla escribiendo el nombre de la columna exactamente igual a como viene escrito en el archivo Excel físico.

**Ruta de aprendizaje completada:** Con esta administración de plantillas tienes dominadas todas las herramientas del módulo:

- Consulte la guía de carga inicial (Paso 1): [ *Conciliación Bancaria: Paso 1 - Carga y configuración* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/page/conciliacion-bancaria-paso-1-cargar-archivo-beta) - Consulte la guía general del módulo: [ *Conciliación Bancaria: Capítulo Principal* ](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/chapter/conciliacion-bancaria)
# ¿Qué puedo encontrar en el módulo de Conciliación Bancaria de nuby? [Beta] Esta guía te explica en detalle **qué herramientas y valor** te ofrece el módulo de **Conciliación Bancaria** en nuby, diseñado para automatizar la comparación entre tus extractos bancarios y los registros contables de tu inmobiliaria. Al finalizar la lectura, comprenderás el flujo general de trabajo, cómo acceder a este espacio de trabajo y cómo las plantillas e inteligencia artificial te ayudan a ahorrar horas de trabajo manual, todo esto sin necesidad de profundizar en los procedimientos de uso detallados.
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1. ¿Qué es la Conciliación Bancaria en nuby? 🏦 El módulo de **Conciliación Bancaria** es una poderosa herramienta diseñada para el área de contabilidad y finanzas. Su principal objetivo es automatizar y simplificar el proceso de comparar los movimientos de sus extractos bancarios con los registros contables de su empresa en nuby. En lugar de realizar cruces manuales que consumen tiempo y son propensos a errores, este módulo le permite cargar sus archivos bancarios y deja que el sistema, asistido por inteligencia artificial, realice el trabajo pesado de identificación y asociación de transacciones. ##### 🔹 **¿Para quién es útil?** - **Tesorería** → Para tener un control diario sobre los recaudos reales recibidos en las cuentas de la inmobiliaria. - **Contadores y Auxiliares** → Para reducir drásticamente el tiempo de digitación y cuadre de movimientos contra el PUC. - **Gerencia Financiera** → Para asegurar la integridad de la información y tener claridad sobre el estado de la cartera.
2. ¿Cómo acceder al módulo? 🔑 Podrá encontrar el módulo de Conciliación Bancaria de forma directa navegando por las opciones principales del sistema: **Menú Principal → Finanzas → Conciliación Bancaria**

**Nota sobre permisos:** El acceso a este módulo y las acciones que puede realizar (ver, crear, eliminar) dependen de los permisos asignados a su rol de usuario en el sistema. Si no visualiza el módulo, consulte con su administrador del sistema.

3. El Dashboard Principal 📊 Al ingresar al módulo, la primera pantalla que verá es el **Dashboard Principal**. Este es su centro de operaciones, donde puede ver de un vistazo todas las conciliaciones que se han procesado o que están en curso. ##### 🔹 **¿Qué información encontrará?** El dashboard se organiza en una grilla interactiva que le muestra: - **Listado de Conciliaciones** → Cada fila representa un proceso de conciliación correspondiente a un extracto bancario cargado. Verá su ID único, Fecha de Carga, la Cuenta Bancaria afectada y el nombre del Archivo original. - **Progreso** → Una visualización rápida en formato de conteo (ej. 45/582) que le indica cuántos registros del extracto han sido debidamente procesados. - **Estado** → Le indica la situación del proceso. Puede filtrar el listado rápidamente utilizando las pestañas superiores: - **Borrador 📝** → El proceso fue iniciado pero no se ha completado la configuración inicial. - **En proceso ⚙️** → El sistema está trabajando activamente en la carga, mapeo o conciliación de los datos. - **Finalizado ✅** → El proceso de conciliación ha concluido satisfactoriamente. - **Error ❌** → Ocurrió un problema que impidió continuar con el proceso. - **Paso Actual** → Indica la etapa específica del ciclo de vida en la que se encuentra la conciliación (Carga, Mapeo, Intervención Manual, etc.). - **Acciones rápidas** → Iconos de control al final de cada fila para **Retomar** (continuar un proceso pendiente), **Visualizar** (ver el detalle en modo lectura) o **Eliminar**.
4. Herramientas principales del módulo 🛠️ En la parte superior del dashboard, encontrará los botones de acceso a las herramientas clave del módulo, diseñadas para guiarlo a través de todo el flujo de trabajo: #### 📌 Nueva Conciliación Este es el punto de partida. Es un asistente paso a paso para procesar un nuevo extracto bancario. Su valor es que automatiza y estructura un proceso complejo en fases guiadas: - **Carga del Archivo** → Permite subir el archivo del banco (Excel, CSV) asociándolo a una de las cuentas bancarias de su empresa. - **Mapeo de Columnas** → Permite relacionar las columnas de su archivo (fecha, descripción, valor) con los campos internos del sistema. Aquí es donde nuby utiliza inteligencia artificial para proponerle un mapeo automático que usted puede validar. - **Revisión de Datos** → Una pantalla que muestra estadísticas de filas cargadas, éxitos y errores antes de la conciliación contable final. #### 📌 Resolución de Discrepancias Esta es la herramienta más potente para el análisis financiero. Tras el cruce automático, el sistema le presentará en esta interfaz únicamente las transacciones que requieren su atención (las discrepancias), permitiéndole: - Asociar manualmente un recaudo a una factura o cliente específico. - Crear anticipos o documentos contables de forma rápida sobre la marcha. - Marcar registros para ignorarlos si no corresponden a la contabilidad. #### 📌 Reporte Integral Ofrece una visión unificada y ejecutiva de todos sus procesos. Su valor es que le permite medir la eficiencia del proceso, identificar cuellos de botella y obtener indicadores clave (KPIs) sobre el flujo de recaudos e intervención manual. #### 📌 Admin Plantillas Para agilizar sus operaciones futuras. Su valor es la **reutilización del conocimiento**. Si trabaja frecuentemente con el mismo formato de archivo de un banco, puede guardar su configuración como una plantilla. La próxima vez, el sistema reconocerá la estructura y completará el mapeo automáticamente.
5. El Proceso de Conciliación: Una Vista General 🔄 Cada vez que inicia un proceso, este viaja de forma lógica a través de varios estados, los cuales puede monitorear en tiempo real desde el dashboard principal: 1. **Carga** → El archivo es subido y almacenado por el sistema. 2. **Limpieza y Mapeo** → Se aplican las plantillas o la IA para interpretar las columnas del extracto y usted las valida. 3. **Conciliación** → El motor del sistema intenta emparejar automáticamente la mayor cantidad de registros posibles con los movimientos de nuby. 4. **Intervención Manual** → Si existen registros que el motor no pudo cruzar por sí mismo, se habilitará la fase de "Resolución" para su análisis humano. 5. **Listo para Contabilizar** → Una vez resueltos todos los registros, el sistema los deja listos para su registro contable definitivo. 6. **Contabilización** → nuby genera en lote y de forma segura todos los asientos y recibos contables. 7. **Finalizado** → Todo el proceso ha culminado con éxito. Su contabilidad está cuadrada y actualizada.

**Importante:** Esta guía describe qué puede encontrar en el módulo y el valor de sus herramientas. No profundiza en el uso detallado de cada una. Para tutoriales paso a paso de los formularios, por favor consulte las guías específicas en la sección [Conciliación Bancaria](https://docs.nuby.ai/books/finanzas/chapter/conciliacion-bancaria).

# Preguntas Frecuentes sobre la Conciliación Bancaria en nuby [Beta] Esta guía en formato de **Preguntas Frecuentes (FAQ)** está diseñada para ayudarte a comprender el funcionamiento, la automatización, las reglas fiscales y la resolución de excepciones en el módulo de **Conciliación Bancaria** de **nuby**. Aquí encontrarás respuestas claras sobre cómo el sistema automatiza los procesos, maneja las fechas y te ayuda a resolver cualquier inconsistencia en tus extractos bancarios.
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1. Automatización y creación de documentos contables 📄 #### ¿nuby puede crear los documentos de pago automáticamente para evitar que los registre de forma manual? **Sí, totalmente.** El sistema cuenta con una funcionalidad avanzada denominada **Contabilización Automática**. Cuando subes el extracto bancario y el sistema identifica que un movimiento bancario corresponde a una deuda o factura pendiente de pago en el sistema, pero aún no has elaborado el recibo o comprobante contable de pago, **nuby se encarga de crear el documento de forma automática** cuando finalizas la conciliación. Esto aplica para los siguientes flujos: - **Inquilinos** → Genera automáticamente el **Recibo de Caja** y lo aplica a la factura de arriendo pendiente. - **Propietarios** → Genera de forma automática los comprobantes de **Egreso de Propietario** correspondientes a los pagos pendientes del contrato. - **Nómina (Empleados)** → Genera los comprobantes y asientos de pago de **Nómina Electrónica** directamente, cruzándolos con la nómina del periodo. - **Proveedores (Compras o Servicios)** → Genera de forma automática los **Comprobantes de Egreso** cruzándolos con las facturas de compra o los documentos soporte previamente registrados. - **Pagos directos** → Para consignaciones o salidas generales que no requieren facturas de respaldo, genera comprobantes de ingreso o de egreso directo para asentar el movimiento. --- #### ¿Qué pasa si el sistema identifica un pago que requiere factura, pero la factura no ha sido creada? Para operaciones comerciales estándar (como una venta de servicios generales o una compra a un proveedor nuevo), **nuby no creará facturas comerciales automáticamente en el fondo**. De hacerlo, se generaría un riesgo tributario de duplicación o error. Si el sistema detecta que un proveedor recibió un pago pero no hay ninguna factura de compra registrada, el movimiento se marcará en estado de **"Resolución Manual"** y te mostrará un mensaje indicando que no se encontraron candidatos. En este punto, podrás utilizar las acciones rápidas del **Panel de Resolución** para solucionar el caso (ver la siguiente pregunta).

**Excepción Contractual:** Solo en el caso específico de costos recurrentes de un contrato de arriendo (por ejemplo, canones de arrendamiento, cobros de administración, pólizas de seguros o reparaciones programadas), el sistema cuenta con la capacidad de generar de forma automática la factura contractual mínima correspondiente antes de asentar los recibos.

--- #### ¿En qué momento queda hecha la factura cuando el sistema identifica un pago para el cual no se había generado el documento previamente? La creación de la factura varía según el tipo de proceso: - **Para Costos Contractuales (Arriendos):** Se genera **automáticamente en segundo plano** en el momento exacto en que envías a contabilizar el lote de conciliación. - **Para Facturas de Venta o Compra Generales:** Se realiza **antes de la contabilización final**, de manera asistida. Desde el Panel de Resolución en la pantalla de conciliación, verás opciones para crear la factura. Al seleccionarla, **nuby** te abrirá el formulario de facturación pre-diligenciado con la información del extracto. Una vez guardes la factura, el sistema te regresará automáticamente a la conciliación para que puedas aplicar el pago.

**Regla Fiscal Crítica (DIAN):** Si la factura que necesitas emitir es de tipo **Electrónica**, la ley colombiana exige que sea firmada y transmitida con la **fecha actual** (el día en que se elabora). Por esta razón, el sistema no te permite generar facturas electrónicas automáticas con fechas retroactivas del mes pasado. El flujo manual asistido garantiza que la factura electrónica quede con la fecha de hoy para que sea aceptada por la DIAN, mientras que el recibo de caja de pago conservará la fecha del extracto bancario para mantener la contabilidad exacta.

2. Identificación y clasificación de transacciones 🔍 #### ¿Cómo sabe el sistema si una fila del extracto es una nómina, un documento soporte o un pago de arriendo? Antes de intentar emparejar los registros, **nuby** ejecuta un proceso llamado **Clasificación**. En este paso, el sistema analiza cada transacción bancaria bajo la siguiente lógica: ##### 🔹 **1. Identificación del tercero:** Busca el documento de identidad o el nombre del tercero reportado en el extracto y lo asocia con los clientes y usuarios registrados en la base de datos de tu inmobiliaria. ##### 🔹 **2. Análisis del Rol del Tercero:** Identifica qué tipo de relación comercial tiene ese tercero en el sistema: - **Inquilino** → Asociado a contratos y facturas de arriendo. - **Propietario** → Asociado a cuentas de cobro, contratos y egresos de caja. - **Empleado** → Asociado al módulo de nómina. - **Proveedor** → Asociado a compras y documentos soporte de servicios. ##### 🔹 **3. Prioridad según la dirección del dinero:** El sistema aplica reglas de prioridad para evitar confusiones. Por ejemplo:
Dirección del dineroOrden de prioridad en la búsqueda¿Por qué?
**Dinero Entrante (Ingreso)**Inquilino → Propietario → ProveedorLa mayoría de ingresos corresponden al recaudo de arriendos de los inquilinos.
**Dinero Saliente (Egreso)**Propietario → Proveedor → EmpleadoLa mayoría de salidas corresponden al pago mensual de arriendos a propietarios o nómina.
Una vez clasificado el tercero, el motor restringe la búsqueda de documentos del sistema únicamente a las carpetas contables que tengan sentido (ej. si la salida es de un Empleado, buscará en el módulo de Nómina, omitiendo facturas de arriendo), logrando una identificación limpia y sin errores de cruce.
3. Consignaciones inmediatas y casos especiales ⚡ #### ¿Cómo se manejan los pagos o depósitos que ocurrieron de imprevisto y no tienen nada creado en el sistema? Si recibes una consignación o realizas una transferencia que no corresponde a ninguna factura o cobro pre-existente, **no es necesario que salgas de la conciliación**. El **Panel de Resolución Manual** te ofrece cuatro alternativas de solución inmediata: #### 📌 Alternativa A. Registrar como Anticipo Úsala cuando el dinero es un abono o saldo a favor del cliente para futuros cobros. El sistema te permite seleccionar la acción **"Registrar Anticipo"**, abriendo el formulario de contabilidad con la opción de anticipo activada. Al guardarlo, se crea un saldo a favor contable para ese tercero y se vincula automáticamente con la fila de tu extracto. #### 📌 Alternativa B. Crear un Documento Contable Manual Excelente para registrar movimientos directos como cobro de comisiones bancarias, cuota de manejo, traspasos entre cuentas de la misma empresa o gastos imprevistos de caja menor. Al dar clic en **"Crear documento contable manual"**, podrás ingresar al formulario para indicar a qué cuentas contables de tu plan de cuentas (PUC) quieres dirigir el dinero. #### 📌 Alternativa C. Elaborar la Factura en el Instante Si el dinero corresponde a una venta o servicio que debías facturar pero olvidaste hacer, puedes dar clic en **"Crear Factura"**. Esto te llevará al formulario de facturación del ERP (generándose con la fecha de hoy para cumplir con la DIAN) y, al guardarla, el sistema te traerá de vuelta para que canceles su saldo con el dinero del extracto. #### 📌 Alternativa D. Asociar como Costo de Contrato (Generación Automática) Si el movimiento corresponde a un rubro del contrato (por ejemplo, cobro de póliza de seguro, arreglos locativos o comisión de corretaje), puedes asociarlo al contrato correspondiente en el panel de resolución. Al momento de la contabilización final, **nuby** se encargará de crear y asentar la factura de forma automática por ti.
4. Fechas y tiempos de los extractos bancarios 📅 #### Si recibo el extracto en los primeros 5 días del mes siguiente, ¿con qué fecha quedan pagados los documentos? Todos los recibos de caja, egresos de proveedores y pagos de nómina generados a través de la conciliación quedarán contablemente registrados con **la fecha real de la transacción bancaria reportada en el extracto**, no con la fecha del día en que estás realizando el proceso de conciliación. Por ejemplo, si cargas el extracto de Junio el día 3 de Julio, y una transferencia de inquilino se efectuó el 28 de Junio, el sistema asienta el recibo de caja con fecha del **28 de Junio**, cancelando el saldo y cerrando la cartera en el periodo correcto. --- #### ¿El sistema identifica que esos pagos realmente corresponden al mes pasado? **Sí.** Dado que el motor de conciliación ejecuta la validación y el cruce usando la fecha de transacción original del extracto bancario, realiza la búsqueda en la información de deudas, nóminas y arriendos causados en ese mes específico o en periodos anteriores. Esto garantiza que los saldos se crucen de forma retroactiva sin alterar la contabilidad del mes que se está cerrando.
5. Extractos con falta de información o sin identificación 🔍 #### Si el extracto del banco no trae el NIT, cédula ni nombre del tercero, ¿cómo puede conciliar automáticamente? Si la fila del extracto carece de información de identificación, las pasadas tradicionales de búsqueda por cédula/NIT fallarán. Sin embargo, **nuby** utiliza dos pasadas inteligentes de rescate: - **Pasada de Búsqueda por Descripción:** El motor analiza detenidamente el campo de texto libre de la descripción del banco buscando patrones lógicos de documentos. Por ejemplo, si encuentra términos como `FAC-1024`, `CONTR-402`, o referencias espaciales como `Apto 402` o `Torre A`, el sistema asocia de forma automática la transacción al contrato o factura correspondiente y deduce al tercero propietario o inquilino. - **Pasada de Búsqueda por Valor + Fecha:** Si el sistema encuentra una única obligación pendiente en todo el ERP que tenga exactamente el mismo valor de la consignación y la misma fecha (con un rango de ±5 días para nóminas), propondrá el emparejamiento automático con un porcentaje de confianza moderado para tu validación. --- #### ¿Qué pasa si el extracto no da información suficiente para conciliar automáticamente? Si la transacción no puede ser identificada por ninguna de las pasadas inteligentes, el sistema la marcará como **"Pendiente"**. En esta situación: 1. Solo debes abrir el **Panel de Resolución Manual** para esa fila. 2. Escribe el nombre o documento del tercero en el buscador inteligente del panel. El sistema buscará en la base de datos de tu inmobiliaria. 3. Al seleccionar el tercero, el panel te desplegará automáticamente todas sus obligaciones pendientes (facturas de arriendo, compras, cuentas de cobro o nóminas). 4. Selecciona a qué documento corresponde el dinero y haz clic en aplicar para completar la conciliación manualmente.
6. Manejo de gastos bancarios, comisiones y GMF 🏦 #### ¿El sistema identifica automáticamente las comisiones o el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF)?

**Actualización de Versión Importante:** Para garantizar la total exactitud en tus libros contables y evitar registros automáticos erróneos o "silenciosos" por cobros bancarios complejos, **la funcionalidad de detección y conciliación automática de conceptos bancarios** se encuentra aún en una etapa de desarrollo y aseguramiento de calidad.

Esto significa que cobros como el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF / 4x1000), comisiones de portales bancarios, costos por transferencias interbancarias o cuotas de manejo **no se conciliarán de forma automática** ni asumirán cuentas contables predeterminadas sin tu supervisión. --- #### ¿Cómo debo registrar el GMF, las comisiones u otros cargos bancarios? Dado que estos movimientos no se auto-resuelven, el proceso de registro es sumamente sencillo y seguro: 1. Al cargar el extracto, las filas correspondientes a comisiones bancarias o GMF quedarán marcadas en estado **"Pendiente"**. 2. Dirígete al **Panel de Resolución Manual** para esa fila. 3. Haz clic en la acción **"Crear documento contable manual"**. 4. El sistema te abrirá el formulario contable del ERP. Aquí podrás ingresar el tercero (por ejemplo, el Banco) y seleccionar directamente la cuenta contable de tu plan de cuentas (cuenta PUC de gastos financieros, impuestos, etc.) a la cual deseas cargar el valor. 5. Al guardar el comprobante, el gasto quedará formalmente asentado y conciliado contra la cuenta del banco.
7. Preexistencias (Pagos ya registrados en el sistema) 🔗 #### ¿Qué sucede si el extracto bancario trae un pago que ya registré manualmente antes de hacer la conciliación? El sistema cuenta con un control de duplicación llamado **Detección de Preexistencias Confirmadas**. Durante la carga y emparejamiento, si el motor de conciliación identifica que una transacción del banco coincide exactamente en fecha, valor e identificación de tercero con un recibo de caja, egreso o pago que ya registraste de forma manual en el ERP, **el sistema no volverá a crear el documento de pago ni duplicará el asiento contable**. En su lugar, el sistema marca el registro como **"Preexistencia Confirmada"**: - Vincula la fila del extracto al documento contable que ya existía en el ERP. - Cierra el registro en la conciliación con estado de éxito. - Evita descuadres en tus libros y te ahorra la necesidad de anular registros duplicados.
8. Recomendaciones y mejores prácticas de uso 🚀 Para asegurar un cierre de mes exitoso y sin descuadres en **nuby**, te aconsejamos seguir estas mejores prácticas de conciliación bancaria: #### 📌 Corrige primero los Terceros Si al cargar el extracto ves que muchos registros quedan pendientes, revisa si hay un error en los nombres o NIT de los terceros. Corregir los datos del tercero antes de re-ejecutar el motor aumentará significativamente la tasa de éxito de la conciliación automática. #### 📌 Revisa las cuentas contables PUC Al procesar un **Documento Contable Manual** para gastos de comisiones o impuestos, asegúrate de estar seleccionando las cuentas contables asignadas por el departamento de contabilidad de tu inmobiliaria, asegurando que tus estados financieros permanezcan perfectamente balanceados.