Configuración del Módulo de Facturas de Compra ¿Cómo Configurar la Resolución de Documento Soporte? Objetivo: Registrar, administrar y habilitar las resoluciones de numeración autorizadas por la DIAN para Documento Soporte en el ecosistema nuby , asegurando la transmisión electrónica legal y el control estricto de consecutivos e intervalos de vencimiento. ¿Para qué sirve esta configuración? Permite parametrizar las resoluciones oficiales que amparan las compras y servicios adquiridos a sujetos no obligados a expedir factura de venta. A través de este panel, aseguras que los documentos electrónicos generados mantengan el rango de consecutivos vigente y la transmisión automática ante la entidad fiscal. 🚀 Paso a Paso para Administrar Resoluciones Sigue esta secuencia para acceder al panel de administración y dar de alta o gestionar tus resoluciones: Navegar al módulo: Inicia sesión en el sistema y dirígete a Herramientas > Configuraciones > Facturas de Compra . Acceder a la sección de administración: En el apartado de Administración de Resoluciones de Documento Soporte , visualizarás el listado de resoluciones existentes para crear, actualizar, inactivar o activar registros. Crear nueva resolución: Haz clic en el botón Agregar Resolución para desplegar la ventana con el formulario de registro. Completar los datos de la resolución: Diligencie los campos obligatorios del formulario (identificados con un asterisco rojo * ). Guardar el registro: Revisa que la información sea idéntica a la autorización entregada por la DIAN y guarda los cambios. Configurar la transmisión DIAN: En la sección inferior izquierda del panel, ubica la opción para habilitar o deshabilitar el envío electrónico a la DIAN. Mantén la opción en "Sí" para transmitir automáticamente los documentos generados. 📋 Estructura de Campos del Formulario de Creación Consulta la siguiente referencia para diligenciar de forma correcta cada uno de los parámetros exigidos en la ventana modal: Campo del Formulario Requerimiento Descripción e Instrucción de Llenado Prefijo de la resolución Obligatorio * Ingresa el prefijo alfanumérico autorizado en la resolución de Documento Soporte (si aplica). Número de la resolución Obligatorio * Introduce el número oficial del formulario de autorización otorgado por la DIAN. Consecutivo inicial y final Obligatorio * Especifica el rango numérico autorizado por la DIAN (ej. del 1 al 1000). Consecutivo inicial deseado Obligatorio * Indica el número consecutivo exacto con el que deseas que nuby empiece a emitir los documentos con esta resolución. Fecha de creación y expiración Obligatorio * Define las fechas límites de vigencia de la resolución para evitar la generación de documentos con rangos caducados. Días de vencimiento Obligatorio * Establece el número de días predeterminado para el plazo de pago de las facturas o documentos. Código EAN Opcional Proporciona el código EAN otorgado por tu proveedor de códigos de barras, si corresponde a tu operación. Documento Electrónico (Transmisión) Obligatorio * Activa el checkbox indicando estado activo y selecciona "SI" para permitir la transmisión electrónica del Documento Soporte a la DIAN. ⚙️ Opciones Adicionales de Gestión Al lado derecho de cada registro en la tabla de resoluciones existentes, dispones de dos acciones de control: Cambiar Estado: Permite activar o inactivar una resolución registrada según el ciclo de uso o vencimiento. Actualizar: Abre la información parametrizada para realizar ajustes en los datos y guardar las modificaciones. ⚠️ Atención a la Obligatoriedad y Transmisión: Todos los campos marcados con asterisco rojo ( * ) son de diligenciamiento obligatorio. Recuerda mantener activo el switch en "Sí" en la sección de envío a la DIAN para que las transacciones emitidas mediante Documento Soporte cumplan con la transmisión legal electrónica en tiempo real. ✅ Verificación Final Una vez guardada la resolución, confirma que aparezca listada con estado Activo . Al crear un nuevo Documento Soporte en el sistema, verifica que el prefijo y el consecutivo inicial coincidan con el valor parametrizado. ¿Cómo activar eventos electrónicos (Radian)? Esta función habilita en tu sistema la capacidad de enviar a la DIAN los mensajes de: Acuse de Recibo, Recibo del Bien y Aceptación Expresa . Además, en esta misma sección puedes configurar la "Lectura Automática", para que el sistema entre a tu correo, descargue las facturas de tus proveedores y las deje listas para darles el acuse. 📋 Requisitos Previos Permisos: Acceso al módulo de Herramientas > Configuraciones . Proveedor Tecnológico: Estar habilitado con el proveedor tecnológico (actualmente Noova para usuarios nuby). Cuenta de Correo Dedicada: Debes tener el usuario y contraseña del correo electrónico donde tus proveedores envían las facturas. Datos de Conexión: Conocer el servidor IMAP y puertos de tu correo (si usas Gmail, Outlook o uno corporativo). 🚀 Paso a Paso: Activación Paso 1: Ingreso al Módulo En el menú principal, dirígete a Herramientas > Configuraciones . Busca y selecciona la opción Facturas de Compra . Paso 2: Activar la Funcionalidad En la pantalla de configuración, ubica la sección en la parte superior derecha (o el bloque principal de eventos). Verás una opción o interruptor para Activar la gestión de eventos electrónicos . Asegúrate de marcarla o activarla para "encender" el módulo. Paso 3: Configuración del Correo (Paso Crítico) Para que el sistema pueda leer las facturas, debes diligenciar obligatoriamente el bloque de Lectura Automática que aparece en la parte inferior: Activar lectura automática: Selecciona "Sí" . Esto desplegará el formulario de conexión. Frecuencia de lectura: Elige cada cuánto tiempo quieres que el sistema revise tu buzón (Ej: Cada hora, cada 5 min). Fecha de inicio: Indica a partir de qué fecha el sistema debe empezar a descargar correos. (Evita poner fechas muy antiguas para no llenar el sistema de basura). Datos de Conexión (IMAP): Proveedor: Selecciona tu servicio de correo (Gmail, Outlook, Office 365, etc.). El sistema intentará sugerir los puertos automáticamente. Servidor de correo: La dirección del servidor (Ej: imap.gmail.com ). Usuario IMAP: Tu dirección de correo electrónico completa. Contraseña: La contraseña de tu correo. Nota: Si usas Gmail se debe poner la contraseña con verificación en dos pasos, debes generar y usar una "Contraseña de Aplicación", no tu clave normal. Consulta aquí el manual de como realizar el proceso. Puerto y Protocolo: Verifica que coincidan con la seguridad de tu correo (usualmente puerto 993 con protocolo SSL). Paso 4: Proveedor Tecnológico Finalmente, en la parte inferior, verifica el campo Proveedor tecnológico . Asegúrate de que esté seleccionado Noova (el integrador estándar para la facturación electrónica en el sistema). ✅ Resultado El sistema ha quedado conectado. A partir de ahora, nuby entrará a tu correo con la frecuencia que programaste, buscará los XML de tus proveedores y los cargará automáticamente en el módulo de Facturas de Compra para que puedas gestionarlos. ¿Cómo generar tu clave de aplicación en Google? Introducción Para garantizar la seguridad de su cuenta de correo electrónico y cumplir con los protocolos de Google, es necesario configurar una "clave de aplicación"  (también llamada contraseña de app) al activar el servicio SMTP en nuestro sistema. Esto se debe a que: Google bloquea el acceso directo  con contraseñas personales cuando está activa la verificación en 2 pasos (2FA). La clave de aplicación  permite que su sistema de facturación envíe correos de manera segura , sin exponer sus credenciales principales. Sin este paso,  no podremos habilitar los eventos electrónicos (Recepción automática de facturas). A continuación, le explicamos cómo generarla en menos de 2 minutos: Paso a Paso: Generar Clave de Aplicación para SMTP Paso 1: Active la verificación en 2 pasos (2FA) Ingrese a su  Cuenta de Google . Diríjase a  "Seguridad" → "Verificación en 2 pasos" y actívela (si no lo ha hecho). Paso 2: Genere la clave de aplicación En la misma sección de  "Seguridad" , busque  "Contraseñas de aplicaciones" Seleccione: Aplicación : Elija  "Correo"  (o  "Otra"  y escriba "Facturación Electrónica"). Dispositivo : Puede dejarlo en "Windows" o "Mac" (no afecta la funcionalidad). Haga clic en  "Generar" . Paso 3:   Copie la clave generada Google mostrará una  contraseña de 16 dígitos  (ej:  xxxx xxxx xxxx xxxx ). ¡Cópiela ahora!  (No podrá verla nuevamente). Configúrela en nuestro sistema Al ingresar los datos SMTP: Contraseña : Pegue esta clave (no use su contraseña personal). Servidor:  smtp.gmail.com  | Puerto:  587  (TLS) o  465  (SSL). Conclusión Con este proceso: ✔ Su cuenta de correo  estará protegida  (la clave de app es exclusiva para SMTP). ✔ Nuestro sistema  podrá leer sus facturas electrónicas automáticamente . ✔ Evitará errores como  "Acceso bloqueado por Google" .