Herramientas Este libro ofrece una guía integral sobre la gestión y configuración de tu inmobiliaria. Incluye información detallada sobre la configuración contable, la gestión de resoluciones, la integración con portales inmobiliarios y las plantillas de importación, entre otros aspectos. Con instrucciones claras y completas, te ayudará a optimizar la administración de tu inmobiliaria y a mejorar la eficiencia operativa mediante una adecuada configuración y utilización de los recursos disponibles. Sistema Esta opción le permite administrar el software, los usuarios del sistema, asignar roles, identificar zonas, barrios, registro de ingresos, entre otros. ¿Cómo crear un usuario en el sistema? En  nuby , un "Usuario" es la cuenta de acceso e identificación credencializada con la que los colaboradores de tu inmobiliaria ingresan al software. Crear los usuarios correctamente y asignarles el rol adecuado garantiza la seguridad de la información corporativa y define con precisión qué acciones puede realizar cada miembro del equipo en la plataforma. 📋 Antes de empezar Para registrar un usuario de manera exitosa, asegúrate de cumplir con los siguientes prerrequisitos en el sistema: El colaborador debe existir como Tercero: Antes de crear el acceso al sistema, la persona debe estar previamente registrada en la base de datos de terceros (como Empleado o Proveedor). Si aún no lo has hecho, consulta la guía correspondiente. Definir el Rol del Usuario: Ten claridad sobre qué funciones desempeñará el colaborador para asignarle el perfil correcto (Administrador, Gerente, Asesor, Contador, etc.), ya que esto condicionará los módulos visibles para él. 🚀 Paso a Paso: Creación de un Usuario Paso 1: Acceder al Módulo de Configuración Dirígete al menú principal ubicado en el costado izquierdo del sistema. Haz clic en el módulo de Herramientas y luego selecciona la opción Sistema . Paso 2: Iniciar el proceso de registro En la pantalla de administración de usuarios, ubica y haz clic en el botón "Crear Usuario" para abrir el formulario de configuración. Paso 3: Seleccionar el Tercero Vinculado En el campo Tercero , haz clic en la lista desplegable o escribe el nombre del colaborador. El sistema buscará en la base de datos interna. Selecciónalo para enlazar su información básica. Paso 4: Asignar Credenciales de Acceso Usuario: Define el nombre de usuario único con el que la persona se identificará al iniciar sesión (ej. juan.perez o su correo electrónico corporativo). Contraseña: Digita una clave segura y confírmala en el siguiente campo. Asegúrate de comunicársela de forma segura al colaborador para su primer ingreso. Paso 5: Configurar Parámetros Operativos e Impacto del Rol En este bloque del formulario se configuran aspectos estratégicos de permisos y control que determinan el comportamiento de la cuenta dentro del ecosistema inmobiliario: Parámetro / Campo Descripción e Impacto en el Sistema Rol del Usuario Determina el perfil de acceso global. Dependiendo del rol seleccionado, se habilitará automáticamente el acceso a módulos específicos del sistema (por ejemplo: contabilidad, bitácoras o inventario de propiedades). Verifica que el rol asignado sea el adecuado antes de guardar. Limitar Acceso (Seguridad IP) Permite restringir el inicio de sesión del usuario únicamente desde una dirección IP específica (por ejemplo, el internet de la oficina física de la inmobiliaria). Esto evita ingresos no autorizados desde dispositivos externos o redes domésticas si la política de la empresa lo requiere. Paso 6: Registrar la Información Una vez completados todos los campos y validada la asignación del rol, haz clic en el botón 'Guardar Usuario' . Paso 7: Confirmación del Registro El sistema mostrará un mensaje emergente confirmando que la operación se ha realizado de forma exitosa. Verifica visualmente que la notificación aparezca en pantalla. Paso 8: Retornar y Verificar Estado Haz clic en el botón 'Volver' para regresar al listado general de usuarios de la inmobiliaria. Ubica al nuevo colaborador en la tabla de registros y asegúrate de que se encuentre en estado Activo . ¡Listo! A partir de este momento, el colaborador puede ingresar a la plataforma utilizando las credenciales asignadas. ⏩ ¿Qué sigue? ¡El acceso del nuevo integrante del equipo ya está configurado! Dependiendo de las responsabilidades del usuario, optimiza su espacio de trabajo realizando las siguientes configuraciones complementarias: A. ¿Tiene restricciones de visibilidad por ubicación? Asigna perímetros geográficos comerciales específicos. 👉 [Consulta la guía: Cómo asignar barrios a los usuarios del sistema] B. ¿Necesita permisos personalizados adicionales a su rol predefinido? Ajusta los accesos finos de su cuenta. 👉 [Consulta la guía: Cómo dar permisos a un usuario] ¿Cómo dar permisos a un usuario? Esta función te permite controlar detalladamente a qué módulos puede entrar cada empleado de tu equipo y qué acciones específicas puede realizar allí (como ver, crear, editar o borrar información). Es la herramienta ideal para proteger los datos de tu negocio. Paso 1: Ingresar al Módulo Desde el menú principal de tu sistema, dirígete a la sección de Herramientas y luego haz clic en la opción Sistema . Paso 2: Entrar a la Configuración de Permisos Una vez dentro de la pantalla, observa el submenú ubicado en la parte izquierda y haz clic en la opción llamada "Permisos de Usuario" . Paso 3: Buscar al Usuario y la Página Utiliza los filtros de la parte superior para encontrar lo que necesitas. Primero, selecciona al usuario específico al que le vas a modificar los accesos. Luego, si lo deseas, puedes filtrar por el módulo o la página exacta que quieres autorizarle o bloquearle. Paso 4: Asignar o Quitar los Accesos En pantalla aparecerá una lista con las opciones del sistema y unas casillas de verificación (cuadritos) al lado de cada una. Haz clic para marcar (activar) o desmarcar (quitar) los permisos según lo que el empleado deba hacer: Acceso: Le permite simplemente entrar a esa página y ver la información. Insertar: Le permite crear nuevos registros (ej: agregar una propiedad nueva). Actualizar: Le permite editar y guardar cambios en información que ya existe. Eliminar: Le da el poder de borrar registros. (¡Asigna este permiso con mucha precaución!) Paso 5: Guardar los Cambios Cuando hayas terminado de ajustar las casillas para ese empleado, asegúrate de guardar la información haciendo clic en el botón de confirmación o de Guardar . ¡Proceso finalizado! Los nuevos permisos se aplicarán en el sistema. La próxima vez que ese usuario ingrese con su cuenta, solo tendrá habilitadas las opciones que tú le acabas de autorizar. ¿Cómo dar permisos a un rol? Para crear o editar la información de los usuarios que hacen uso del software, realice los siguientes pasos:  Paso 1: Haz clic en la opción "Herramientas", ubicada en el costado superior derecho de la pantalla. Paso 2: Selecciona la opción "Sistema". Paso 3: En el submenú de la izquierda, busca y selecciona "Permisos por roles". Paso 4: Esta opción te permitirá administrar los roles de los usuarios y sus permisos. Podrás filtrar por roles, agregar un nuevo rol o agregar una nueva opción al menú de un rol. Paso 5: Una vez que elijas el rol, verás casillas para habilitar o deshabilitar acciones como acceso, insertar, actualizar y eliminar. Marca o desmarca las opciones según los permisos que necesites asignar. Paso 6: Guarda los cambios para que los nuevos permisos se apliquen correctamente. ¿Cómo ver el registro de ingresos al sistema? En  nuby , el "Registro de Ingresos" es una bitácora de auditoría y control de seguridad que almacena el historial detallado de los accesos realizados por los colaboradores a la plataforma. Esta herramienta permite a los administradores y gerentes supervisar la actividad de los usuarios, verificar las horas de conexión y auditar los dispositivos utilizados para garantizar la seguridad de la información de tu inmobiliaria. 📋 Antes de empezar Para consultar el historial de inicio de sesión de manera efectiva, ten en cuenta los siguientes puntos estratégicos: Rol Administrativo Requerido: Por motivos de seguridad y privacidad, este módulo suele estar reservado para perfiles con permisos de nivel de administración (como Administrador o Gerente). Utilidad de Auditoría: Puedes utilizar esta información para validar si un colaborador se conectó en un horario específico o para confirmar que los accesos se estén realizando exclusivamente desde los perímetros autorizados. 🚀 Paso a Paso: Consulta del Registro de Ingresos Paso 1: Acceder al Módulo de Herramientas En el panel lateral izquierdo del sistema, localice y haga clic en la opción Herramientas . En el menú desplegable que se habilita, seleccione la opción Sistema . Paso 2: Ingresar al Historial de Accesos Dentro de las opciones de administración del sistema, ubique el submenú de la izquierda y haga clic en Registro de Ingresos . Paso 3: Ver, Filtrar y Auditar los Datos de Conexión Una vez dentro de la pantalla principal del registro, la plataforma le permite visualizar la información de forma global o segmentada según sus necesidades de control corporativo: Búsqueda General: Puede optar por ver el listado completo de todos los usuarios de la inmobiliaria ordenados cronológicamente por sus accesos más recientes. Búsqueda Segmentada: Utilice los filtros avanzados para seleccionar un usuario en específico si desea realizar el seguimiento o auditoría puntual de una sola cuenta de colaborador. Para cada inicio de sesión exitoso, el sistema le detallará de forma automática los siguientes datos clave en una tabla organizada: Dato Registrado Descripción e Impacto de Control Usuario Muestra el identificador o nombre de la cuenta del colaborador que inició sesión en la plataforma. Dirección IP Registra la dirección IP de la red de internet o del equipo de cómputo desde el cual se realizó el ingreso. Es una métrica vital para verificar si el usuario accedió desde la oficina o desde una ubicación externa. Fecha y Hora Indica el momento exacto (con hora, minutos y segundos) en el que el sistema validó las credenciales y concedió acceso al software. ⏩ ¿Qué sigue? El control de accesos es solo un pilar de la seguridad de la plataforma. Si detecta ingresos inusuales o necesita ajustar las políticas de seguridad de su equipo de trabajo, le sugerimos continuar con las siguientes configuraciones operativas: A. ¿ ¿Cómo modificar un tab? Paso 1: Ingresa al módulo "Herramientas" y selecciona la opción "Sistema". Paso 2: En el submenú de la izquierda, busca y selecciona la opción "Administración de Tabs". Paso 3: Utiliza los filtros para seleccionar el módulo y la página donde necesitas agregar o modificar un Tab. Paso 4: Una vez filtrado, podrás ver los Tabs existentes y realizar las modificaciones que necesites. Paso 5: Realiza los cambios necesarios en los Tabs según tus requerimientos. Paso 6: Guarda los cambios para que las modificaciones se apliquen correctamente. ¿Cómo relacionar barrios? Paso 1: Acceder al Módulo de Herramientas Ingrese al módulo de Herramientas . Seleccione Sistema . Paso 2: Seleccionar Barrios Relacionados En el submenú de la izquierda, haga clic en Barrios Relacionados . Elija el Municipio al cual desea agregar un barrio, utilizando la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo de cada registro en la tabla. Paso 3: Agregar Barrios Haga clic en el icono Agregar/Quitar Barrios . Se abrirá una ventana con el Municipio y una lista de barrios disponibles para relacionar. Complete el formulario con los barrios que desea relacionar. Una vez diligenciado, haga clic en Grabar barrio relacionado . Finalmente, haga clic en el botón Aceptar y cerrar . ¿Cómo asignar barrios a los usuarios del sistema? Aquí le mostramos como hacerlo: Paso 1: Ingresa al módulo "Herramientas" > "Sistema". Paso 2: En el submenú de la izquierda, selecciona la opción "Zonificación". Paso 3: Utiliza el filtro para buscar al usuario (asesor o vendedor) al que quieras asignar un barrio. Paso 4: Selecciona al usuario marcando la casilla circular que está al lado izquierdo de cada registro en la tabla. Paso 5: Haz clic en "Agregar o quitar barrio". Paso 6: Diligencia los campos solicitados con la información del barrio. Paso 7: Haz clic en "Grabar barrio" para guardar la asignación. Paso 8: El sistema enviará requerimientos a cada usuario en función de los barrios que tengan asignados. ¿Cómo editar usuario? En este videotutorial le mostraremos como editar un usuario: Paso 1 : Ingresa al módulo de Herramientas > Sistema. Paso 2 : Utiliza las acciones que el sistema habilita después de realizar la búsqueda del usuario. Para ello, selecciona el usuario desde la casilla circular que está en el lado izquierdo de cada registro de la tabla. Paso 3: Haz clic en "Editar usuario". Paso 4: Se abrirá otra ventana donde podrás cambiar la contraseña del usuario, asignar roles y seleccionar si deseas limitar su acceso. Completa los datos necesarios en la ventana que se muestra y luego haz clic en el botón "Actualizar usuario". ¿Cómo reemplazar los roles a todos los usuarios? Paso 1 : Ingresa al módulo "Herramientas" > "Sistema". Paso 2 : Selecciona la opción ‘Reemplazar los roles a todos los usuarios’ que te permite reemplazar los roles de todos los usuarios según el modelo de roles establecido. Paso 3 : Al hacer esto, cada usuario recibirá los permisos y accesos configurados en el rol que tenga asignado. Nota importante: Al hacer clic en este botón, se borrarán todas las personalizaciones de los usuarios. Es decir, cualquier ajuste individual que hayas hecho en los permisos de un usuario será eliminado. Paso 4: Confirma la acción si estás seguro de que deseas reemplazar los roles. ¿Cómo Activar/Inactivar usuario? Paso 1: Haz clic en la opción "Herramientas", ubicada en el costado superior derecho de la pantalla. Paso 2 : Selecciona la opción "Sistema". Paso 3 : Se abrirá una ventana con todas las funcionalidades para administrar los usuarios del sistema. Paso 4 : Realiza la búsqueda del usuario que deseas modificar. Paso 5 : Selecciona el usuario desde la casilla circular que está en el lado izquierdo de cada registro de la tabla. Paso 6 : Haz clic en "Activar/Inactivar" para cambiar el estado del usuario. Paso 7 : Una vez realizado el proceso se mostrará un mensaje de confirmación 'Usuario inactivado correctamente' y de clic en el botón 'Aceptar.' ¿Cómo restaurar un usuario? Paso 1: Accede al Módulo de Herramientas dentro del sistema y selecciona la opción Sistema . Paso 2: En el submenú ubicado a la izquierda, haz clic en Crear/Editar usuario . Paso 3: Haz clic en el botón ‘Restaurar usuario’ . Esto abrirá una nueva ventana donde deberás ingresar el número de documento del usuario que deseas restaurar. Luego, haz clic en el botón ‘Restaurar’ . Una vez completado este proceso, el estado del usuario cambiará de Inactivo a Activo . ¿Qué son los permisos y roles en nuby? En nuby, cada usuario del sistema trabaja con un conjunto de permisos que determinan exactamente qué puede ver, crear, editar y eliminar. Para hacer esta gestión eficiente, los permisos se organizan en roles : plantillas reutilizables que agrupan los accesos más comunes para cada tipo de usuario. Esta guía explica cómo funciona este sistema, cuáles son los 8 roles predeterminados y cómo puedes ajustar los permisos según las necesidades de tu empresa. Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada bloque se expande al dar clic. 🔐 ¿Qué son los roles y los permisos en nuby? Permisos Un permiso es una autorización específica que controla si un usuario puede realizar una acción concreta dentro de una pantalla del sistema. nuby maneja cinco tipos de permisos independientes: Permiso Qué permite Ejemplo típico 🔓 Acceder Entrar a la página o módulo Ver el listado de propiedades 👁️ Ver Consultar un registro en detalle (lectura extendida) Abrir la ficha de un contrato ➕ Crear Registrar nuevos datos o documentos Crear una nueva propiedad ✏️ Editar Modificar datos existentes Actualizar el canon de arrendamiento 🗑️ Eliminar Borrar registros del sistema Eliminar un borrador de factura Cada uno de estos cinco permisos se puede activar o desactivar de forma independiente por pantalla. Por ejemplo, un usuario puede tener permiso para Acceder al listado de contratos y Ver un contrato individual, pero sin permiso para Editarlo ni Eliminarlo . Roles Un rol es una plantilla de permisos con nombre (por ejemplo, Asesor o Contador ) que agrupa la configuración de acceso más adecuada para un tipo de usuario. En lugar de configurar los permisos uno por uno para cada persona, asignas un rol y el usuario hereda automáticamente todos los permisos de esa plantilla. Los roles son la configuración de inicio : al crear un usuario y asignarle un rol, recibe la combinación de permisos definida por ese rol. Después, si es necesario, puedes ajustar los permisos individuales del usuario sin tocar el rol. Diferencia entre permisos de rol y permisos de usuario   Permisos de Rol Permisos de Usuario ¿Qué son? Plantilla compartida por todos los usuarios con ese rol Permisos individuales específicos de una persona ¿Cuándo se aplican? Al crear un nuevo usuario con ese rol Ajustes puntuales sobre un usuario ya existente ¿Afectan a todos? Solo a nuevos usuarios. Los ya existentes NO se actualizan automáticamente Solo al usuario en cuestión Dónde se editan Herramientas › Sistema › Permisos por Roles Herramientas › Sistema › Permisos de Usuario Flujo recomendado: Define el rol con los permisos base correctos para el tipo de trabajo → crea el usuario y asigna el rol → si ese usuario necesita algo extra o una restricción especial, ajusta sus permisos individuales. ⚙️ ¿Cómo se gestionan los permisos? nuby ofrece dos pantallas dedicadas para la gestión de permisos, accesibles desde Herramientas › Sistema en la barra superior del ERP. 1. Permisos por Roles Permite ver y modificar la plantilla de permisos de un rol completo. Cualquier cambio aquí afectará a los nuevos usuarios que se creen con ese rol, pero no modifica los permisos de usuarios ya existentes. Ir a Herramientas en la barra superior y hacer clic en Sistema . En el menú lateral, seleccionar Permisos por Roles . Usar el filtro de Módulo o el buscador de Página para localizar la funcionalidad a ajustar. Activar o desactivar los checkboxes de los cinco permisos para cada página. Guardar al finalizar. 2. Permisos de Usuario Permite ajustar los permisos de un usuario específico , independientemente del rol asignado. Útil cuando una persona necesita acceso a algo que su rol no incluye, o al contrario, una restricción puntual. Ir a Herramientas › Sistema . Seleccionar Permisos de Usuario en el menú lateral. Buscar al usuario por nombre o correo electrónico. Ajustar los permisos necesarios y guardar. 3. Asignación de roles al crear usuarios Cuando se crea un nuevo usuario en Herramientas › Sistema › Usuarios , se selecciona un rol durante el proceso de creación. El sistema copia automáticamente todos los permisos del rol al nuevo usuario en ese momento. Importante: Si más adelante modificas los permisos del rol, esos cambios no se propagan a los usuarios que ya existían con ese rol. Solo afectan a los usuarios que se creen después del cambio. Para actualizar a un usuario existente, debes hacerlo individualmente desde Permisos de Usuario . 👥 ¿Cuáles son los 8 roles del sistema? nuby viene configurado con 8 roles predeterminados que cubren los perfiles de usuario más comunes en una empresa inmobiliaria de arrendamiento. Estos roles son un punto de partida: puedes usarlos tal como están o ajustar sus permisos según las necesidades de tu operación. Los roles están ordenados de mayor a menor amplitud de permisos: 1. Administrador El  Administrador  es el rol con el nivel de acceso más amplio del sistema nuby. Tiene control total sobre todas las funciones del ERP, incluyendo la gestión de usuarios, roles, configuraciones del sistema, procesos contables y financieros, contratos, propiedades y mucho más. Es el rol ideal para el superusuario de la empresa: la persona responsable de configurar, supervisar y mantener la plataforma en funcionamiento. Puede crear, editar, eliminar y consultar información en prácticamente todos los módulos disponibles. Perfil: Acceso total al sistema Ideal para: Responsable de TI / configuración del sistema 📄 Ver manual completo de permisos del rol Administrador 2. Gerente El  Gerente  cuenta con un acceso amplio al sistema, orientado principalmente a la supervisión estratégica y la toma de decisiones. Puede acceder a informes, contratos, terceros, propiedades, finanzas y contabilidad, con capacidad para crear, editar y consultar la información en la mayoría de los módulos. Es el rol ideal para directivos o responsables de área que necesitan visibilidad completa del negocio sin gestionar la configuración técnica del sistema. No tiene acceso a algunas funciones críticas de administración de usuarios y configuración avanzada. Perfil: Acceso completo + informes gerenciales Ideal para: Gerente general / directivos 📄 Ver manual completo de permisos del rol Gerente 3. Contador El  Contador  tiene acceso completo a las áreas financieras y contables del sistema. Puede gestionar movimientos contables, facturas de venta y compra, conciliaciones bancarias, cuentas, certificados tributarios e informes financieros. Es el rol ideal para el área de contabilidad de la empresa, con permisos para procesar transacciones, emitir documentos electrónicos y generar reportes fiscales. Tiene acceso limitado a las funciones de administración de usuarios y configuración general. Perfil: Contabilidad completa + RRHH + nómina Ideal para: Contador / jefe de contabilidad 📄 Ver manual completo de permisos del rol Contador 4. Auxiliar Contable El  Auxiliar Contable  tiene acceso a las funciones operativas del área financiera del sistema. Puede registrar movimientos, gestionar facturas, consultar estados de cuenta y apoyar el proceso contable bajo la supervisión del contador. Es el rol ideal para asistentes del área contable que necesitan trabajar con información financiera del día a día sin acceso a funciones avanzadas de configuración o administración del sistema. Perfil: Contabilidad operativa sin nómina ni administración Ideal para: Auxiliar de contabilidad / asistente financiero 📄 Ver manual completo de permisos del rol Auxiliar Contable 5. Personal Comercial El  Personal Comercial  tiene acceso a los módulos del negocio inmobiliario relacionados con la gestión comercial. Puede crear y modificar contratos, gestionar propiedades, trabajar con terceros (clientes y propietarios) y administrar las tareas operativas del ciclo comercial. Es el rol ideal para el equipo comercial que gestiona el portafolio activo de propiedades y clientes, con acceso a las herramientas del negocio pero sin funciones contables avanzadas ni administración del sistema. Perfil: Propiedades + portales + contratos Ideal para: Equipo comercial / coordinadores de portales 📄 Ver manual completo de permisos del rol Personal Comercial 6. Personal Administrativo El  Personal Administrativo  cuenta con un acceso amplio a las funciones operativas y de soporte del sistema. Puede gestionar contratos, terceros, agenda, PQRS, tareas comunes y varios módulos de informes y administración. Es el rol ideal para el equipo de apoyo administrativo que maneja la operación diaria de la inmobiliaria: desde la atención al cliente hasta el seguimiento de contratos y la gestión de comunicaciones con inquilinos y propietarios. Perfil: Operaciones administrativas amplias (el rol más grande después de gerencia) Ideal para: Coordinadores administrativos / jefes de operaciones 📄 Ver manual completo de permisos del rol Personal Administrativo 7. Asesor El  Asesor  tiene acceso principalmente a funciones de consulta y gestión básica del sistema. Puede visualizar propiedades, contratos, terceros e informes, con capacidad limitada para crear y modificar ciertos registros. Es el rol ideal para asesores comerciales o externos que necesitan consultar información, gestionar leads en el CRM y administrar su agenda, sin acceso a funciones financieras avanzadas ni a la configuración del sistema. Perfil: Atención directa a propietarios e inquilinos Ideal para: Asesores de arrendamiento y venta 📄 Ver manual completo de permisos del rol Asesor 8. Agente Inmobiliario El  Agente Inmobiliario  tiene acceso a las funciones operativas del negocio inmobiliario necesarias para su labor diaria. Puede gestionar propiedades, contratos, publicar en portales inmobiliarios, trabajar con clientes y acceder a los módulos de CRM y agenda. Es el rol ideal para agentes que trabajan directamente con clientes y propiedades, con acceso a las herramientas comerciales del sistema pero sin funciones contables avanzadas ni administración interna de la plataforma. Perfil: Operaciones de campo — el rol más acotado Ideal para: Agentes de campo / captadores / coordinadores de visitas 📄 Ver manual completo de permisos del rol Agente Inmobiliario 📊 Tabla comparativa de acceso por rol y módulo La siguiente tabla muestra, para cada área del sistema y cada uno de los 8 roles, si tiene acceso (al menos una funcionalidad habilitada). Sirve para decidir qué rol asignar a un usuario nuevo, o para identificar qué roles necesitan ajustes antes de ir a producción. ✓ = tiene al menos una funcionalidad habilitada en esa área  |  — = sin acceso Área / Módulo 🛡️ Administrador 📊 Gerente 📒 Contador 🧾 Auxiliar Contable 🏘️ Personal Comercial 📋 Personal Administrativo 🤝 Asesor 🏡 Agente Inmobiliario 📊 Dashboards ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 🛠️ Herramientas ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 👥 Terceros ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 🏘️ Propiedades ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 🗺️ Zonas ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 📝 Contratos ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ⚡ Tareas Comunes ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 📒 Contabilidad ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 🏦 Contabilidad y Finanzas ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 🧾 Facturación ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 📥 Facturas de Compra ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 📅 Agenda ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 📈 Informes ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 🎫 PQRS ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 🏢 CRM Inmobiliario ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 👔 Recursos Humanos ✓ ✓ ✓ ✓ — ✓ — — 📋 Gestión Administrativa ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ — — ⚙️ Configuraciones ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 🔐 Administración ✓ ✓ — — — — — — 🤖 Moodle y nubyBot ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Total de funcionalidades 319 279 252 205 171 259 147 127 * Datos calculados desde la configuración predeterminada de permisos. Pueden variar si el cliente personaliza los roles. 💡 Recomendaciones de Uso Al configurar un cliente nuevo No modifiques los roles predeterminados sin una razón clara. Los 8 roles están calibrados para cubrir los casos de uso más frecuentes. Revisa la tabla comparativa y los manuales individuales antes de hacer cambios. Crea los usuarios con el rol más cercano a su función real. Si un asesor necesita también acceso a facturas de compra, crea el usuario con rol Asesor y luego añade ese permiso puntual desde Permisos de Usuario , en lugar de modificar el rol completo. Configura primero los roles, luego crea los usuarios. Cualquier ajuste al rol solo se propaga a usuarios creados después del cambio. Guía rápida de asignación de roles Si el usuario es… Asigna el rol… Responsable de configurar el sistema, dar de alta usuarios y gestionar permisos 🛡️ Administrador Directivo que necesita ver informes gerenciales y tener visión global 📊 Gerente Contador o jefe de contabilidad con acceso a nómina y finanzas completas 📒 Contador Auxiliar contable que opera contabilidad del día a día sin nómina 🧾 Auxiliar Contable Equipo de ventas o coordinador de portales inmobiliarios 🏘️ Personal Comercial Coordinador administrativo con necesidad de operar múltiples áreas 📋 Personal Administrativo Asesor de arrendamiento o venta que atiende propietarios e inquilinos 🤝 Asesor Agente de campo, captador o coordinador de visitas 🏡 Agente Inmobiliario Buenas prácticas de seguridad Asigna siempre el rol con el mínimo acceso necesario para la función del usuario. Evita dar roles de Administrador o Gerente a usuarios que no los necesitan. Revisa periódicamente los permisos de usuarios que cambian de cargo o responsabilidades. Desactiva los usuarios que ya no trabajan en la empresa en lugar de eliminarlos, para conservar la trazabilidad. Si vas a hacer cambios masivos a un rol, primero prueba con un usuario de prueba antes de replicar a todo el equipo. Usa los manuales individuales de cada rol (enlazados en la sección anterior) para explicar al equipo qué puede y qué no puede hacer cada perfil. ¿Qué puede hacer el Administrador en nuby? Esta guía describe los permisos predeterminados que tiene el rol de Administrador en nuby. Al entregar el sistema a un nuevo cliente, estos son los accesos que tendrán los usuarios con este rol desde el primer día, antes de cualquier ajuste personalizado. Los permisos descritos en esta guía son la configuración de inicio. Pueden ser ajustados en cualquier momento sin afectar el funcionamiento del sistema. Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada bloque se expande al dar clic. 👤 ¿Quién es el Administrador? El Administrador es el rol con el nivel de acceso más amplio del sistema nuby. Tiene control total sobre todas las funciones del ERP, incluyendo la gestión de usuarios, roles, configuraciones del sistema, procesos contables y financieros, contratos, propiedades y mucho más. Es el rol ideal para el superusuario de la empresa: la persona responsable de configurar, supervisar y mantener la plataforma en funcionamiento. Puede crear, editar, eliminar y consultar información en prácticamente todos los módulos disponibles. Restricciones de este rol: Prácticamente ninguna. Las únicas limitaciones predeterminadas son lecturas puntuales sobre algunos informes financieros y de eventos electrónicos (por ejemplo, únicamente acceso al Informe de Iva y Comisiones por Cuadres de Caja, y permisos limitados en Formatos de Bancos). ⚡ Vistazo Rápido — ¿Qué puede hacer este rol? Es el rol de mayor acceso del sistema, con control prácticamente total sobre todas las funciones del ERP. La siguiente tabla muestra, para cada área del sistema, si este rol tiene acceso y qué tipo de operaciones puede realizar: Área Acceder Crear Editar Eliminar Nivel 📊 Dashboards ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🛠️ Herramientas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 👥 Terceros ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏘️ Propiedades ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🗺️ Zonas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📝 Contratos ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚡ Tareas Comunes ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📒 Contabilidad ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏦 Finanzas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 🧾 Facturas de Venta ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📥 Facturas de Compra ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 📅 Agenda ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📈 Informes ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 🎫 PQRS ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏢 CRM Inmobiliario ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 👔 Recursos Humanos ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📋 Gestión Administrativa ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚙️ Sistema ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🔧 Configuraciones ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🤖 Moodle y nubyBot ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚙️ ¿Cómo ajustar los permisos de este rol? Los permisos del rol Administrador se gestionan desde la pantalla de Permisos por Roles . Allí puedes activar o desactivar cualquier combinación de los cinco permisos (Acceder, Ver, Crear, Editar, Eliminar) para cada página del sistema. Ruta de acceso Desde cualquier pantalla del ERP, haz clic en el icono Herramientas de la barra superior y selecciona Sistema . En el menú lateral izquierdo de Sistema haz clic en Permisos por Roles . En la grilla principal filtra por el rol  Administrador y ajusta los permisos directamente en cada fila. Cómo filtrar y ajustar Usa el campo de búsqueda por nombre del módulo para acotar la lista al área que vas a ajustar. También puedes filtrar por nombre de la página —es el identificador técnico (por ejemplo crear_contrato.php ) que aparece en la columna  Página de las tablas detalladas de esta guía. Activa o desactiva los checkboxes de los cinco permisos según el cambio deseado. Guarda los cambios al finalizar. Importante: los cambios que realices a los permisos del rol NO se propagan a los usuarios que ya existen con ese rol asignado. Solo se aplican automáticamente a los usuarios nuevos que se creen después. Para actualizar a un usuario actual, debes ajustar sus permisos individualmente desde  Herramientas » Sistema » Permisos de Usuario . 🗂️ Permisos Detallados por Módulo A continuación se muestran todos los permisos habilitados para este rol, organizados por módulo. Expande cada módulo para ver las funcionalidades habilitadas. Solo se muestran las áreas con al menos un permiso activo. Dashboards Proporciona visualizaciones personalizadas de los datos más relevantes, adaptadas según el rol del usuario, desde métricas financieras hasta la gestión de propiedades, facilitando la toma de decisiones informadas y eficientes General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de widgets del dashboard del usuario config_dashboard.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Herramientas Agrupa accesos a diversas herramientas de utilidad del sistema, como las bitácoras, configuraciones y administración, facilitando el acceso rápido a funciones clave para la gestión eficiente del sistema General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de edición de datos del perfil del usuario perfil.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización y gestión de pendientes pendientes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Terceros Gestiona toda la información relevante sobre inquilinos, propietarios, proveedores y empleados, facilitando la administración de relaciones y el seguimiento financiero General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de archivos adjuntos a terceros down_anexos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facilitador de descarga de plantilla de certificados de ingresos a terceros generarPlantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de bitácoras crear_bitacora.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de contactos asociados a terceros editar_contacto_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de datos legales de terceros tercero_legal.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de terceros de tipo entidad crear_terceros_entidad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de terceros de tipo persona crear_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición minificada de terceros crear_terceros_min.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de gestión de archivos adjuntos a terceros add_files.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización detallada de bitácoras ver_bitacora.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de bitácoras y acceso a las herramientas de gestión bitacoras_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de terceros y acceso a las herramientas de gestión terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización detallada de terceros ver_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de edición de detalles de archivos adjuntos a terceros view_editar_tipo_file.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Propiedades Administra la creación y gestión de propiedades inmobiliarias, facilitando su registro, seguimiento de visitas, rechazos y otros aspectos importantes en la gestión inmobiliaria Integración con Portales Permite configurar los parámetros de una propiedad que se publicará en los portales inmobiliarios, así como gestionar su estado de publicación (activar o desactivar) en dichos portales Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de publicación de propiedad en portales integrar_portales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal integracion_general.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Finca Raíz integracion_FINCA_RAIZ.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Impulso Raíz integracion_IR.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Informe Inmobiliario integracion_APROPIATE.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal La Haus integracion_LH.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Mercado Libre integracion_MELI.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Metrocuadrado integracion_METROCUADRADO.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal OLX integracion_OLX.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de búsqueda de propiedades buscar_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de comparación de propiedades y envío por email comparar_propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de barrios a municipios para propiedades crear_barrios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de fuentes a requerimientos crear_fuentes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de medios a requerimientos crear_medios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de seguimientos a requerimientos add_seguimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de propiedades crear_propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de requerimientos crear_requerimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de solicitudes de visita crear_solicitud.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de envío de propiedad por email enviar_email.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización detallada de comentario a propiedad en el sitio web detalle_comentario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización detallada de propiedad y acceso a herramienta de envío por email detalle_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de estados de requerimientos add_estados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de inversiones a propiedades inversiones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de rechazos a propiedades rechazo_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de gestión de contenido multimedia de propiedades fotos_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de comentarios a propiedades en el sitio web y acceso a las herramientas de gestión comentario_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades consignadas pendientes de aprobación y acceso a las herramientas de gestión propiedades_pendientes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades y acceso a las herramientas de gestión propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de requerimientos y acceso a las herramientas de gestión requerimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de seguimientos a requerimientos y acceso a las herramientas de gestión ver_seguimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de solicitudes de visita y acceso a las herramientas de gestión solicitudes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Zonas Administra las zonas geográficas en las que se encuentran las propiedades y sus barrios asociados, permitiendo una mejor segmentación y búsqueda de inmuebles según las preferencias de los clientes General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de asignación y eliminación de barrios a zonas barrios_master.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades en arriendo por zonas master_arriendo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades en venta por zonas master_ventas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de zonas y acceso a las herramientas de gestión admin_master.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contratos Facilita la creación, gestión y seguimiento de contratos de arrendamiento y venta, incluyendo la configuración de los conceptos y movimientos contables asociados, garantizando el cumplimiento de los acuerdos legales y la correcta relación con los aspectos financieros General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de plantilla de contrato de arrendamiento generarPlantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de liquidación de servicios públicos pagar_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de conceptos crear_conceptos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de contratos de arrendamiento crear_contrato.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de contratos de venta crear_contratos_venta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación, edición y simulación de escenarios crear_tipo_contrato.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de cálculo y visualización de servicios públicos para contratos de arrendamiento calculador.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de gestión de solicitudes de adelanto de canon mediante la plataforma Avanto integracion_avanto.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de selección de propiedad para contrato de arrendamiento add_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y exportación de liquidación de servicios públicos imprimir_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de conceptos y acceso a las herramientas de gestión conceptos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de contratos de arrendamiento y acceso a las herramientas de gestión contratos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de contratos de venta y acceso a las herramientas de gestión contratos_venta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de escenarios y acceso a las herramientas de gestión tipos_contratos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de impuestos para conceptos y acceso a las herramientas de gestión impuestos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de cambio de inquilino a contrato de arrendamiento contratos_form_cambiar_inquilino.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de cambio de propietario a contrato de arrendamiento contratos_form_cambiar_propietario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de administraciones a escenarios ajax_administraciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de cobros, devoluciones y pagos de la inmobiliaria a escenarios ajax_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de impuestos a conceptos ajax_impuestos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de interés por mora a escenarios ajax_interes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de otros conceptos a escenarios ajax_otros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de parámetros generales a escenarios ajax_generales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de prediales a escenarios ajax_prediales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de visualización de contratos de arrendamiento contratos_grid.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Tareas Comunes Optimiza y apoya las tareas administrativas asociadas a contratos de arrendamiento, con múltiples automatizaciones y herramientas que facilitan el manejo de facturas, egresos y demás movimientos comunes en una inmobiliaria Formatos de Tareas Comunes Está enfocado en los formatos predefinidos utilizados para gestionar tareas relacionadas con contratos de arrendamiento, tales como facturas, egresos, recibos, entre otros. Son formatos internos que no se pueden personalizar ni crear desde este módulo Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de formato de documentos contables documento_contable.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato manual de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño carta de facturas asociadas a contratos factura_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño carta de notas débito y/o crédito nota_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño media carta de facturas asociadas a contratos factura_mediacarta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de cuadre de caja liquidacion_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato cheque de egresos asociados a contratos formato_cheque.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Enrutador de acceso a visualización de notas débito y/o crédito listar_notas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facilitador de descarga de PDF de cuadre de caja traerLiquidacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de egresos para propietarios asociados a contratos crear_egreso.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de facturas asociadas a contratos crear_factura_contratos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de recibos de caja para inquilinos asociados a contratos crear_recibo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de notas débito y/o crédito crear_nota_debito_credito.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de envío de facturas y comprobantes por email send_mail_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de egresos y recibos de caja asociados a contratos print_recibos_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de facturas asociadas a contratos print_facturas_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de conceptos a facturar por contrato conceptos_factura.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de impuestos aplicados a conceptos de egresos o recibos de caja conceptos_iva.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de egresos asociados a contratos y acceso a las herramientas de gestión egresos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de facturas asociadas a contratos y acceso a las herramientas de gestión list_facturas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de notas débito y/o crédito y acceso a las herramientas de gestión notas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de programación de envíos masivos de egresos y recibos de caja y acceso a las herramientas de gestión envios_recibos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de programación de envíos masivos de facturas y acceso a las herramientas de gestión envios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de recibos de caja asociados a contratos y acceso a las herramientas de gestión recibos_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización y gestión de cuadres de caja liquidar_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad Gestiona los aspectos contables de la inmobiliaria, incluyendo la contabilidad general, nómina electrónica, cuentas PUC y la generación de informes contables para la toma de decisiones financieras Plantillas de Contabilidad Contiene las plantillas predefinidas necesarias para los procesos contables internos. Estas plantillas son utilizadas para la generación de documentos contables, pero no son personalizables ni editables dentro del módulo Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de informe contable informe_contable.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de nómina electrónica nomina_electronica.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Enrutador de acceso a creación y edición de documentos contables direcciona_movimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de cierre contable crear_cierre.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de cuenta PUC editar_puc.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de documentos contables movimientos_con.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de formatos de información exógena crear_formatos_exogena.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de nómina electrónica crear_nomina_electronica.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de exportación de documentos contables exportar_movimientos_contables.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de generación de estados financieros financieros_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de generación de informes contables COLGAAP informes_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de homologación de cuenta contable anterior a cuenta contable nueva homologar_cuentas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de importación de nómina SIIGO al sistema importar_nomina_siigo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de documentos contables print_documentos_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de detalles de cierres contables cierre_detalle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y asignación de cuentas PUC a usuarios del sistema puc_usuarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de periodos contables periodos_contables.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de generación de información exógena y acceso a las herramientas de gestión informacion_exogena.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de centros de costos y acceso a las herramientas de gestión centros_costos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de cierres contables y acceso a las herramientas de gestión cierre.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de cuentas PUC y acceso a las herramientas de gestión puc.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de documentos contables y acceso a las herramientas de gestión consultas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de nómina electrónica y acceso a las herramientas de gestión nomina_electronica.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad y Finanzas Centraliza la gestión contable y financiera, permitiendo administrar movimientos contables, cierres, períodos, estados financieros, cuentas bancarias, conciliaciones y extractos, facilitando el control de la información y la toma de decisiones económicas. Cuentas Bancarias Gestiona las cuentas bancarias de la empresa, facilitando su registro, edición y organización. Además, permite vincular cada cuenta a una cuenta PUC para generar informes contables, conciliaciones bancarias y archivos planos que optimizan la automatización de pagos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de cuentas bancarias con acceso a herramientas de gestión y vinculación index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Entidades Financieras Administra las entidades financieras utilizadas en el sistema, permitiendo consultar el listado estándar, solicitar nuevas entidades y homologar bancos personalizados, asegurando la correcta integración y consistencia de la información bancaria para pagos, recaudos y procesos contables Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de entidades financieras con acceso a las herramientas de gestión y homologación index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Formatos de Bancos Genera archivos planos con los formatos exigidos por bancos como Bancolombia, Davivienda y AV Villas, facilitando la automatización de pagos a propietarios, empleados y proveedores desde el sistema. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de generación de formatos de bancos para automatización de pagos y otras transacciones index.php ✓ ✓ ✓ — — Certificados Tributarios Gestión y generación de certificados tributarios para propietarios e inquilinos Informes de Certificados Tributarios Informes consolidados con los valores precalculados de los certificados tributarios Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización de informes de certificados tributarios index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel principal de acceso a funcionalidades y herramientas del módulo de Contabilidad y Finanzas index.php ✓ — — — — Facturación Gestiona los documentos administrativos relacionados con servicios fuera de los contratos de arrendamiento, como facturas y pagos, facilitando la administración financiera de otros servicios que brinda la entidad General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de PDF de factura de venta factura.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos manuales de facturas de venta crear_pagos_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos masivos de facturas de venta crear_pagos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de facturas de venta crear_factura.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de facturas de venta y acceso a las herramientas de gestión facturas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de pagos de facturas de venta y acceso a las herramientas de gestión pagos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facturas de Compra Gestiona las facturas y gastos asociados con la compra de bienes y servicios necesarios para la operación inmobiliaria Formatos de Facturas de Compra Gestiona los formatos predefinidos para la emisión de facturas, utilizados de manera interna en la administración de los documentos relacionados con compras y gastos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de documento soporte documento_soporte_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de nota de ajuste nota_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Gastos Causados Gestiona los gastos generados por las operaciones de la inmobiliaria, desde reparaciones hasta pagos por servicios, facilitando el control financiero Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación de egresos de facturas de compra crear_egresos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de facturas de compra (gastos causados) crear_gasto_causado.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización 360 de detalles de facturas de compra (gastos causados) gasto_causado_detalle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de egresos de facturas de compra y acceso a las herramientas de gestión egresos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de facturas de compra (gastos causados) y acceso a las herramientas de gestión gastos_causados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de programación de envío de eventos electrónicos y acceso a las herramientas de gestión envios_eventos_electronicos.php ✓ ✓ — — — Notas de Ajuste Permite realizar ajustes en los documentos soporte, garantizando que los reflejen con precisión las transacciones de la empresa inmobiliaria cumpliendo con la legalización Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de notas de ajuste crear_nota_debito_credito.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de notas de ajuste y acceso a las herramientas de gestión notas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de interacción entre documentos soporte y facturación electrónica documento_soporte_electronico.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos manuales de documentos soporte crear_pagos_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de documentos soporte crear_documento_soporte.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de documentos soporte y acceso a las herramientas de gestión documentos_soporte.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Agenda Organiza y gestiona eventos clave como citas de visita a propiedades, reuniones con propietarios e inquilinos, y otros compromisos relacionados con la operación inmobiliaria, garantizando una planificación diaria eficiente General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de exportación de eventos desde agenda exportar_agenda.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación, edición y eliminación de eventos en la agenda add_evento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de agenda con sus respectivos eventos y acceso a las herramientas de gestión agenda.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Chat Interno Facilita la comunicación en tiempo real entre los miembros del equipo de administración inmobiliaria, mejorando la colaboración y el flujo de información dentro de la entidad General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de gestión de correo interno con herramientas de envío y recepción de mensajes nuevo_chat.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informes Genera informes detallados sobre diferentes áreas del negocio inmobiliario, incluyendo administración, comercial, facturación y contabilidad, facilitando la toma de decisiones estratégicas General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Captación de Propiedades captacion_propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Inquilinos por Facturas cartera_inquilinos_new.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Inquilinos por Pendientes cartera_inquilinos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos Próximos a Vencerse contratos_vencimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos Terminados contratos_terminados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos por Escenario contratos_escenario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos por Mes de Finalización contratos_por_mes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos por Propiedad contratos_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Detalles de Movimientos Contables detalle_movimientos_contables.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Exportación de Información a Helisa export_helisa.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Ficha de Propiedad ficha_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Histórico de Contratos por Tercero contactos_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Inmuebles Arrendados por Mes propiedades_alquiladas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Iva y Comisiones por Cuadres de Caja cuadre_caja.php ✓ — — — — Informe de Liquidaciones de Servicios Públicos por Estado servicios_publicos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado Completo de Propiedades propiedades_full.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado Completo de Terceros listado_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado de Contratos contratos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Pagos Pendientes a Propietarios pagos_propietarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Barrio propiedades_barrio.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Clase de Inmueble propiedades_clase.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Estrato propiedades_estrato.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Tercero propiedades_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Tipo de Servicio propiedades_servicio.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Zona propiedades_zona.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Relación de Pagos Inquilinos relacion_pagos_inquilino.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Seguimientos por Requerimientos requerimiento_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Solicitudes de Visita por Propiedad propiedades_solicitudes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Visitas a Propiedad por Asesor visitas_x_asesor.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de acceso a informes del sistema index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ PQRS Gestiona las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) de clientes, inquilinos y propietarios, facilitando la resolución de conflictos y la mejora del servicio General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de seguimientos a PQRS crear_seguimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de PQRS y acceso a las herramientas de gestión pqrs_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de seguimientos a PQRS y acceso a las herramientas de gestión ver_seguimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ CRM Inmobiliario Optimiza la gestión comercial del negocio inmobiliario con herramientas para administrar propiedades, zonas de venta y arrendamiento, leads, requerimientos y visitas. Incluye dashboards, asistentes de importación, vistas 360° y reportes, facilitando el seguimiento de prospectos y clientes. Bitácoras Permite gestionar las bitácoras de terceros, registrando sus actividades y pendientes para un seguimiento detallado de prospectos y clientes dentro del sistema. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de bitácoras y acceso a las herramientas de gestión index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Leads Gestiona y sigue leads, requerimientos y solicitudes de visita. Permite importar, visualizar, editar y hacer seguimiento detallado de cada interacción, optimizando la conversión de prospectos en clientes. Requerimientos de Leads Permite gestionar y hacer seguimiento a los requerimientos de los leads, ofreciendo herramientas para importar, visualizar, editar y actualizar los detalles, comentarios y el historial de cada uno. Comentarios a Requerimientos de Leads Facilita la gestión de comentarios asociados a los requerimientos de los leads, permitiendo agregar, editar y seguir las interacciones relacionadas con cada solicitud para un mejor seguimiento y colaboración entre los equipos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de comentarios para requerimientos de leads index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Gestión Administrativa Centraliza la administración de propietarios, inquilinos y contratos de arrendamiento y venta. Incluye herramientas para la gestión financiera, tesorería y cartera, facilitando el control de pagos, facturación y registros contables, con dashboards, reportes y asistentes de importación. Informes de Gestión Administrativa Centraliza reportes clave sobre contratos, cartera de inquilinos y propietarios, facturación de compra y venta, proporcionando un análisis detallado del estado financiero y administrativo para una mejor toma de decisiones. Informes de Facturas de Venta de Gestión Administrativa Proporciona reportes sobre la facturación electrónica, incluyendo un historial completo de las facturas emitidas y las notas débito/crédito electrónicas, facilitando el seguimiento y la gestión contable. Informe de Histórico de Facturación Electrónica Informe que muestra un listado de todas las facturas electrónicas emitidas en un periodo, con detalles como estado, fechas, cliente y valores, acompañado de gráficos para visualizar el comportamiento de la facturación. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Histórico de Facturación Electrónica index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Histórico de Notas Débito/Crédito Electrónicas Informe que detalla todas las notas débito y crédito electrónicas emitidas en el periodo seleccionado, incluyendo tipo, estado, cliente y valor total, con gráficos que permiten visualizar su comportamiento. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Histórico de Notas Débito/Crédito Electrónicas index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informes de Contratos de Gestión Administrativa Proporciona reportes detallados sobre la cartera de inquilinos y propietarios, facilitando el seguimiento de pagos, facturación y estados financieros para una gestión eficiente de los contratos. Informe de Cartera de Inquilinos para Bancos Informe que detalla las facturas pendientes de los inquilinos, con formato compatible para la importación masiva de pagos a bancos. Incluye información clave y calcula automáticamente fechas y montos de pago, considerando vencimientos e intereses configurados en los contratos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Inquilinos por Facturas para Bancos index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Inquilinos Tipo Dashboard Informe que presenta un resumen de la cartera de inquilinos mediante gráficos y tablas, permitiendo identificar deudas, analizar el comportamiento de pagos y tomar decisiones informadas sobre la gestión de la cartera. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Inquilinos Tipo Dashboard index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Propietarios por Facturas Informe que muestra las facturas emitidas a propietarios que aún no han sido pagadas ni gestionadas como egresos, facilitando el seguimiento de obligaciones pendientes y el control de pagos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Propietarios por Facturas index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Propietarios por Pendientes Informe que muestra los montos pendientes por facturar a propietarios, permitiendo un seguimiento claro de valores aún no gestionados y facilitando la planificación y emisión oportuna de facturas. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Propietarios por Pendientes index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informes de Facturas de Compra de Gestión Administrativa Ofrece reportes detallados sobre las facturas de compra, permitiendo analizar su estado, compararlas por periodos, revisar proveedores y conceptos, y hacer seguimiento a pagos y vencimientos. Informe de Facturas de Compra a Crédito sin Eventos Informe que detalla las facturas de compra a crédito sin eventos registrados, facilitando el seguimiento de aquellas que aún no han sido gestionadas en el sistema. Incluye datos clave para identificar rápidamente saldos y estados de pago. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra a Crédito sin Eventos index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Comparativo de Facturas de Compra por Periodo Informe que compara facturas de compra y documentos de soporte por año, mes y día, permitiendo analizar la evolución de los gastos a lo largo del tiempo mediante gráficos interactivos y desgloses detallados por periodo. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Comparativo de Facturas de Compra por Periodo index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra no Vencidas pero Pendientes de Pago Informe que consolida facturas de compra y documentos soporte aún no vencidos pero con saldo pendiente, permitiendo anticipar pagos próximos y gestionar de forma oportuna las obligaciones financieras. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra no Vencidas pero Pendientes de Pago index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra Vencidas Informe que presenta facturas de compra y documentos soporte vencidos y pendientes de pago, facilitando la identificación de obligaciones urgentes y ayudando a prevenir cargos por mora. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra Vencidas index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra por Concepto Informe que agrupa las facturas de compra y documentos soporte por concepto de gasto, mostrando totales, número de facturas y detalles asociados para facilitar el análisis y control de adquisiciones. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra por Concepto index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra por Proveedor Informe que consolida las facturas de compra y documentos soporte por proveedor, permitiendo visualizar totales facturados, número de documentos y detalles individuales para un mejor control de gastos por proveedor. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra por Proveedor index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Histórico de Eventos de Facturas de Compra Informe que detalla el historial de eventos asociados a cada factura de compra, facilitando el seguimiento del ciclo de vida de las facturas y el control de su gestión contable y de pagos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Histórico de Eventos de Facturas de Compra index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado de Facturas de Compra Informe que consolida facturas de compra y documentos soporte, mostrando detalles clave como proveedor, valores, impuestos y estado de pago, para facilitar el seguimiento y análisis de los gastos registrados. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Listado de Facturas de Compra index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Tesorería y Cartera Centraliza la gestión de ingresos, egresos y cartera, permitiendo administrar pagos, cobros, renovaciones de contratos, cuadre de caja y facturación. Reúne todas las herramientas clave para el control financiero operativo de la inmobiliaria. Informes de Tesorería y Cartera Agrupa los informes de tesorería y cartera, como la cartera de inquilinos pendiente de pago o los pagos pendientes a propietarios Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización de informes de tesorería y cartera index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Recursos Humanos Centraliza la gestión de recursos humanos, permitiendo administrar la nómina, novedades de empleados, nómina electrónica y reportes de deducciones, provisiones y costos Nómina Gestiona la nómina de los empleados de la inmobiliaria Informes de Nómina Agrupa los informes de nómina de los empleados como deducciones, provisiones y costos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización de informes de nómina index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Administración Gestiona los aspectos administrativos clave del sistema, incluyendo la configuración de usuarios, roles, permisos y ajustes generales, asegurando una correcta administración y acceso según las necesidades del negocio inmobiliario General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de asignación de permisos a usuarios permisos_usuarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de asignación de zonificación a usuario barrios_usuario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de roles, gestión de permisos y asignación de permisos a roles permisos_roles.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y eliminación de barrios relacionados admin_barrios_relacionados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de creación y edición de usuario crear_usuario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de registros de barrios relacionados y acceso a las herramientas de gestión barrios_relacionados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de registros de ingreso de usuarios al sistema registro_ingresos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de registros de usuarios y acceso a las herramientas de gestión usuarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de registros de zonificación y acceso a las herramientas de gestión zonificacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Script de tareas del sistema automáticas y programadas periódicamente cron.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuraciones Centraliza en un solo lugar la configuración de todos los módulos del sistema, facilitando la personalización, gestión y ajustes generales de manera ordenada y eficiente. Ideal para mantener el control administrativo y operativo desde un punto único. Configuración de API Administra los clientes OAuth2 que permiten a aplicaciones externas autenticarse y consumir la API del sistema de forma segura. Permite crear, editar y eliminar integraciones, gestionar credenciales (Client ID y Client Secret) y definir los permisos de acceso (scopes) otorgados a cada cliente. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de API index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuraciones Permite personalizar las opciones del sistema de acuerdo con las necesidades específicas del negocio inmobiliario, adaptando parámetros generales, financieros y operativos Configuración de Integración con Portales Sincroniza el sistema con portales inmobiliarios externos, facilitando la publicación y actualización de propiedades en diversas plataformas para aumentar la visibilidad de la oferta inmobiliaria Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de asignación de parámetros de integraciones con portales asignacion_parametros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de configuración de datos de cuenta de integración con portal Mercado Libre meli_datos_usuario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de configuración de parámetros generales de integraciones con portales configuracion_datos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integraciones con portales homologacion_datos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Finca Raíz fz_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Impulso Raíz ir_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Informe Inmobiliario ap_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Mercado Libre meli_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal OLX olx_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de registro de agentes inmobiliarios en integraciones con portales agentes_inmobiliarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de registro de agentes inmobiliarios en integración con portal Informe Inmobiliario ap_agentes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso a configuración de integraciones con portales index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Finca Raíz fz_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Impulso Raíz ir_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Informe Inmobiliario ap_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal La Haus lh_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Mercado Libre meli_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal OLX olx_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Terceros Permite personalizar los parámetros clave para la gestión de terceros, incluyendo opciones de bancos, tipos de documentos y tratamientos, asegurando una administración adaptada a las necesidades del negocio inmobiliario Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de asignación de clases de tercero a tipos de tercero persona y entidad config_tipo_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de bancos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_bancos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de documentos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_documento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de tratamientos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_tratamiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso a configuraciones de terceros admin_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configurazión de Zonas Define y organiza las zonas geográficas donde se encuentran las propiedades disponibles para arrendar o vender, mejorando la gestión y la búsqueda de inmuebles por área Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de barrios y acceso a las herramientas de gestión admin_barrios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de departamentos y acceso a las herramientas de gestión admin_departamentos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de municipios y acceso a las herramientas de gestión admin_municipios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso a configuraciones de zonas admin_Zonas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de API Facilita la integración con sistemas externos a través de APIs, permitiendo conectar tu sistema con otros servicios de gestión inmobiliaria o herramientas de análisis de datos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de cliente OAuth2 de API client_oauth2.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso a configuraciones de API index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Comunicaciones Centraliza la gestión de parámetros de correo electrónico y automatización de mensajes, permitiendo personalizar servidores SMTP y programar envíos automáticos para renovaciones, facturación, recordatorios de cumpleaños y estados de cuenta, optimizando las comunicaciones del negocio inmobiliario Configuración de Comunicaciones de Contratos Permite personalizar los correos de confirmación para renovaciones automáticas de contratos, incluyendo el asunto y la plantilla predeterminada, automatizando la comunicación con inquilinos y propietarios Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de automatización de envío de renovación de contratos renovacion_contrato.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Comunicaciones de Facturación Permite habilitar y personalizar los mensajes predeterminados para el envío automático de facturas, recibos de caja y egresos, mejorando la eficiencia y consistencia en las comunicaciones financieras con terceros Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de automatización de envío de facturas facturas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de configuración de automatización de envío de recibos de caja y egresos recibos_egresos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Comunicaciones de Terceros Permite habilitar y personalizar las plantillas de mensajes automáticos para felicitaciones de cumpleaños y el envío recurrente de estados de cuenta, optimizando la comunicación continua con terceros Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de automatización de envío de email de cumpleaños email_cumpleanos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de configuración de automatización de envío de estados de cuenta estado_cuenta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Comunicaciones de PQRS Permite configurar el tercero predeterminado en mantener informado a, este es muy útil principalmente en las PQRS que se crean desde el portal web ya que ahí no se puede indicar ese parámetro Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de automatización de pqrs notificaciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización y configuración de parámetros de email del sistema y protocolo SMTP param_email.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso a automatizaciones de comunicaciones y mensajería automatizaciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso a configuraciones de comunicaciones y mensajería comunicaciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Internacionalización Permite adaptar el sistema a diferentes idiomas y regiones, lo que resulta esencial para una gestión inmobiliaria globalizada o con clientes de diversas localizaciones Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización y configuración de parámetros de internacionalización i18n.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Importación de Datos Facilita la importación de datos desde sistemas externos, como registros de propiedades o información de terceros, agilizando la incorporación de información en el sistema Secciones de Importación de Datos Organiza y estructura el proceso de importación de datos en pasos secuenciales, facilitando la ejecución ordenada y eficiente de la carga de información en el sistema Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Sección de homologación de datos del proceso de importación de datos al sistema seccion_2.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de resultado de cargue del proceso de importación de datos al sistema seccion_4.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de selección de plantillas del proceso de importación de datos al sistema seccion_1.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de validación de cargue del proceso de importación de datos al sistema seccion_3.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel principal del asistente de importación de datos al sistema index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Infraestructura Gestiona los parámetros técnicos y estructurales del sistema, asegurando su rendimiento y escalabilidad para una operación inmobiliaria fluida Configuración de Registro de Logs Facilita la configuración del registro de logs, definiendo cómo y dónde se almacenarán los registros de eventos del sistema, mejorando el monitoreo, la auditoría y el diagnóstico de problemas operativos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización y configuración de parámetros de registro de logs param_logging.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Almacenamiento Permite configurar y gestionar el cliente de almacenamiento persistente, con opciones como Google Cloud y almacenamiento local, y realizar migraciones de archivos para asegurar la continuidad de la información crítica Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización y configuración de parámetros de almacenamiento param_storage.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de migración de archivos entre servicios de almacenamiento migration.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel principal de acceso a configuraciones de infraestructura infraestructura.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Otras Integraciones Facilita la integración con plataformas y servicios externos que complementan la gestión inmobiliaria, permitiendo una conexión fluida con herramientas adicionales que optimizan los procesos operativos y administrativos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de acceso a configuración de otras integraciones index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización y configuración de parámetros de integración con Avanto avanto_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Plantillas Permite gestionar las plantillas utilizadas en documentos y comunicaciones, como correos electrónicos y contratos. Facilita la creación, edición y previsualización de plantillas, asegurando que las comunicaciones sean siempre consistentes y personalizadas según las necesidades del negocio inmobiliario Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de plantillas de documentos y comunicaciones crear_plantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de edición de contenido de plantillas de documentos y comunicaciones editor.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de plantillas y acceso a las herramientas de gestión plantillas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Propiedades Este módulo permite administrar y configurar los parámetros clave para la gestión de propiedades, destacando la administración de sus características, lo que facilita la clasificación y el manejo eficiente de los inmuebles dentro del sistema Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización y configuración de parámetros de propiedades index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Sitio Web Permite gestionar los parámetros del script de integración web, facilitando la exhibición de propiedades y contenidos relacionados en el sitio web, lo que ayuda a promover las propiedades y aumentar la visibilidad de su negocio Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización y configuración de parámetros de integración con página web web.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de archivos adjuntos a la entidad down_anexos_entidad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de resoluciones de facturación crear_resolucion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de edición de información de la entidad editar_entidad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de edición de parámetros de contratos editar_parametros_generales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de gestión de archivos adjuntos a la entidad add_files.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y configuración de parámetros de contabilidad parametros_contables.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y configuración de parámetros de contratos parametros_generales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y configuración de parámetros de facturación parametros_facturacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y configuración de parámetros de facturas de compra parametros_documento_soporte.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y configuración de parámetros de nómina electrónica parametros_nomina_electronica.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de creación de formas de pago add_tipo_pago.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de información de la entidad y acceso a las herramientas de gestión entidad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de registros de características de propiedades y acceso a las herramientas de gestión caracteristicas_x_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso al módulo de configuraciones configuraciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Moodle Integra el sistema con la Universidad InterServicios, un Moodle que ofrece cursos sobre el sistema. La integración permite el acceso directo a través de Single Sign-On, facilitando el aprendizaje y la capacitación continua de los usuarios General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de acceso a la Universidad InterServicios moodle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Ayuda Acceda a recursos de soporte como tours guiados, guías y la Universidad InterServicios con cursos sobre el sistema. Además, sugiera mejoras en el portal de ideas, consulte el changelog con las últimas actualizaciones y utilice a nubyBot, el asistente virtual para resolver dudas y gestionar solicitudes automatizadas. nubyBot Asistente de IA integrado en nuby que permite a los usuarios resolver dudas, acceder a guías y videos, crear tickets de soporte y sugerir mejoras usando lenguaje natural. Facilita la interacción con el sistema y, si es necesario, conecta con el equipo de soporte. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de conversación con el asistente virtual nubyBot y acceso a recursos de ayuda index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Módulos Módulo base contenedor de los controladores de los módulos del sistema General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de archivos desde campo de formulario downFile.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Herramienta de selección de dirección a partir de nomenclaturas direccion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y eliminación de opciones de campos del sistema add_opciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y eliminación de opciones de campos del sistema admin_opciones_OP.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Otras Funcionalidades Funcionalidades técnicas y permisos especiales que no pertenecen a un módulo específico de la interfaz, pero que controlan accesos finos dentro de pantallas del sistema (por ejemplo, ver registros de otros usuarios, exportar tablas, modificar accesos de terceros, etc.). Público Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar (sin descripción) update_normas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Menu Principal homeppal.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Salir logout.php?doLogout=true ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ script para la importacion de datos importacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Agenda Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Active esta casilla si desea que el usuario pueda administrar la agenda de otros usuarios. admin_multi_agenda ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Active esta casilla si desea que el usuario visualice las agendas de todos los usuarios. ver_multi_agenda ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Propiedades Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Active la casilla de acceso si desea que el usuario pueda visualizar los requerimientos de otros usuarios. VER_MULTI_REQ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Este acceso permite al usuario exportar la tabla de terceros. view_export_grid ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no modificar el campo Asignado a. asignado_a ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. ver_Propiedades_Arriendo ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. crear_barrios ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. quien_consigno ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Tareas comunes Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Este acceso permite al usuario ver los recibos creados por otros usuarios. view_recibos_all ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Terceros Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Este acceso permite al usuario la opción de eliminar. delete_terceros ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Permite la modificación de los datos de acceso del tercero. modificar_accesos_tercero ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ PQRS Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Este permiso permite exportar los pqrs exportar_pqrs ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Identifica si el usuario es un auxilar contable o no. esAuxiliarContable — ✓ — — — Permite revertir el proceso de anulación de los documentos contables. AprobarDocumentosAnulados ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facturas Compra Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Comparativo por mes o evolución en un período de tiempo Informes/FacturasCompraComparativoPorPeriodo/index.php ✓ ✓ — — — Facturación por Concepto Informes/FacturasPorConcepto/index.php ✓ ✓ — — — Facturas Vencidas Informes/FacturasCompraVencidas/index.php ✓ ✓ — — — Facturas a Crédito sin Eventos Informes/FacturaCompraCreditoSinEventos/index.php ✓ ✓ — — — Facturas no Vencidas pero Pendientes de Pago Informes/FacturasCompraNoVencidas/index.php ✓ ✓ — — — Facturas por Proveedor Informes/FacturasPorProveedor/index.php ✓ ✓ — — — Histórico de Eventos por Facturas de Compra Informes/HistoricoEventosPorFacturaCompra/index.php ✓ ✓ — — — Listado de Facturas de Compra Informes/ListadoFacturasCompra/index.php ✓ ✓ — — — ¿Qué puede hacer el Gerente en nuby? Esta guía describe los permisos predeterminados que tiene el rol de Gerente en nuby. Al entregar el sistema a un nuevo cliente, estos son los accesos que tendrán los usuarios con este rol desde el primer día, antes de cualquier ajuste personalizado. Los permisos descritos en esta guía son la configuración de inicio. Pueden ser ajustados en cualquier momento sin afectar el funcionamiento del sistema. Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada bloque se expande al dar clic. 👤 ¿Quién es el Gerente? El Gerente es el rol de gestión estratégica del sistema nuby. Tiene un nivel de acceso muy amplio sobre todas las operaciones del negocio inmobiliario: contratos, propiedades, facturación, contabilidad, finanzas, informes, recursos humanos y más. Es el rol ideal para la gerencia de la empresa: la persona que supervisa todas las áreas operativas y toma decisiones a partir de la información centralizada en la plataforma. Puede crear, editar, eliminar y consultar información en prácticamente todos los módulos disponibles. Restricciones de este rol: El Gerente tiene acceso casi completo al sistema. Las limitaciones predeterminadas son mínimas: algunas páginas de informes financieros son de solo lectura (por ejemplo, el módulo de Contabilidad y Finanzas tiene acceso pero sin permisos de escritura), el histórico de Facturas de Compra legacy es de solo consulta, y la gestión de Formatos de Bancos permite crear pero no editar ni eliminar. No tiene acceso a la configuración avanzada de usuarios y roles del sistema (esa responsabilidad recae en el Administrador). ⚡ Vistazo Rápido — ¿Qué puede hacer este rol? Es el rol de gestión estratégica del sistema, con acceso amplio a todas las operaciones del negocio inmobiliario. La siguiente tabla muestra, para cada área del sistema, si este rol tiene acceso y qué tipo de operaciones puede realizar: Área Acceder Crear Editar Eliminar Nivel 📊 Dashboards ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🛠️ Herramientas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 👥 Terceros ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏘️ Propiedades ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🗺️ Zonas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📝 Contratos ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚡ Tareas Comunes ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📒 Contabilidad ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏦 Finanzas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 🧾 Facturas de Venta ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📥 Facturas de Compra ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 📅 Agenda ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📈 Informes ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 🎫 PQRS ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏢 CRM Inmobiliario ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 👔 Recursos Humanos ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📋 Gestión Administrativa ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚙️ Sistema ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🔧 Configuraciones ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🤖 Moodle y nubyBot ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚙️ ¿Cómo ajustar los permisos de este rol? Los permisos del rol Gerente se gestionan desde la pantalla de Permisos por Roles . Allí puedes activar o desactivar cualquier combinación de los cinco permisos (Acceder, Ver, Crear, Editar, Eliminar) para cada página del sistema. Ruta de acceso Desde cualquier pantalla del ERP, haz clic en el icono Herramientas de la barra superior y selecciona Sistema . En el menú lateral izquierdo de Sistema haz clic en Permisos por Roles . En la grilla principal filtra por el rol  Gerente y ajusta los permisos directamente en cada fila. Cómo filtrar y ajustar Usa el campo de búsqueda por nombre del módulo para acotar la lista al área que vas a ajustar. También puedes filtrar por nombre de la página —es el identificador técnico (por ejemplo crear_contrato.php ) que aparece en la columna  Página de las tablas detalladas de esta guía. Activa o desactiva los checkboxes de los cinco permisos según el cambio deseado. Guarda los cambios al finalizar. Importante: los cambios que realices a los permisos del rol NO se propagan a los usuarios que ya existen con ese rol asignado. Solo se aplican automáticamente a los usuarios nuevos que se creen después. Para actualizar a un usuario actual, debes ajustar sus permisos individualmente desde  Herramientas » Sistema » Permisos de Usuario . 🗂️ Permisos Detallados por Módulo A continuación se muestran todos los permisos habilitados para este rol, organizados por módulo. Expande cada módulo para ver las funcionalidades habilitadas. Solo se muestran las áreas con al menos un permiso activo. Dashboards Proporciona visualizaciones personalizadas de los datos más relevantes, adaptadas según el rol del usuario, desde métricas financieras hasta la gestión de propiedades, facilitando la toma de decisiones informadas y eficientes General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de widgets del dashboard del usuario config_dashboard.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Herramientas Agrupa accesos a diversas herramientas de utilidad del sistema, como las bitácoras, configuraciones y administración, facilitando el acceso rápido a funciones clave para la gestión eficiente del sistema General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de edición de datos del perfil del usuario perfil.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización y gestión de pendientes pendientes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Terceros Gestiona toda la información relevante sobre inquilinos, propietarios, proveedores y empleados, facilitando la administración de relaciones y el seguimiento financiero General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de archivos adjuntos a terceros down_anexos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facilitador de descarga de plantilla de certificados de ingresos a terceros generarPlantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de bitácoras crear_bitacora.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de contactos asociados a terceros editar_contacto_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de datos legales de terceros tercero_legal.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de terceros de tipo entidad crear_terceros_entidad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de terceros de tipo persona crear_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición minificada de terceros crear_terceros_min.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de gestión de archivos adjuntos a terceros add_files.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización detallada de bitácoras ver_bitacora.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de bitácoras y acceso a las herramientas de gestión bitacoras_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de terceros y acceso a las herramientas de gestión terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización detallada de terceros ver_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de edición de detalles de archivos adjuntos a terceros view_editar_tipo_file.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Propiedades Administra la creación y gestión de propiedades inmobiliarias, facilitando su registro, seguimiento de visitas, rechazos y otros aspectos importantes en la gestión inmobiliaria Integración con Portales Permite configurar los parámetros de una propiedad que se publicará en los portales inmobiliarios, así como gestionar su estado de publicación (activar o desactivar) en dichos portales Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de publicación de propiedad en portales integrar_portales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal integracion_general.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Finca Raíz integracion_FINCA_RAIZ.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Impulso Raíz integracion_IR.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Informe Inmobiliario integracion_APROPIATE.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal La Haus integracion_LH.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Mercado Libre integracion_MELI.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Metrocuadrado integracion_METROCUADRADO.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal OLX integracion_OLX.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de búsqueda de propiedades buscar_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de comparación de propiedades y envío por email comparar_propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de barrios a municipios para propiedades crear_barrios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de fuentes a requerimientos crear_fuentes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de medios a requerimientos crear_medios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de seguimientos a requerimientos add_seguimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de propiedades crear_propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de requerimientos crear_requerimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de solicitudes de visita crear_solicitud.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de envío de propiedad por email enviar_email.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización detallada de comentario a propiedad en el sitio web detalle_comentario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización detallada de propiedad y acceso a herramienta de envío por email detalle_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de estados de requerimientos add_estados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de inversiones a propiedades inversiones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de rechazos a propiedades rechazo_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de gestión de contenido multimedia de propiedades fotos_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de comentarios a propiedades en el sitio web y acceso a las herramientas de gestión comentario_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades consignadas pendientes de aprobación y acceso a las herramientas de gestión propiedades_pendientes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades y acceso a las herramientas de gestión propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de requerimientos y acceso a las herramientas de gestión requerimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de seguimientos a requerimientos y acceso a las herramientas de gestión ver_seguimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de solicitudes de visita y acceso a las herramientas de gestión solicitudes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Zonas Administra las zonas geográficas en las que se encuentran las propiedades y sus barrios asociados, permitiendo una mejor segmentación y búsqueda de inmuebles según las preferencias de los clientes General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de asignación y eliminación de barrios a zonas barrios_master.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades en arriendo por zonas master_arriendo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades en venta por zonas master_ventas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de zonas y acceso a las herramientas de gestión admin_master.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contratos Facilita la creación, gestión y seguimiento de contratos de arrendamiento y venta, incluyendo la configuración de los conceptos y movimientos contables asociados, garantizando el cumplimiento de los acuerdos legales y la correcta relación con los aspectos financieros General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de plantilla de contrato de arrendamiento generarPlantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de liquidación de servicios públicos pagar_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de conceptos crear_conceptos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de contratos de arrendamiento crear_contrato.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de contratos de venta crear_contratos_venta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación, edición y simulación de escenarios crear_tipo_contrato.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de cálculo y visualización de servicios públicos para contratos de arrendamiento calculador.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de selección de propiedad para contrato de arrendamiento add_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y exportación de liquidación de servicios públicos imprimir_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de conceptos y acceso a las herramientas de gestión conceptos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de contratos de arrendamiento y acceso a las herramientas de gestión contratos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de contratos de venta y acceso a las herramientas de gestión contratos_venta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de escenarios y acceso a las herramientas de gestión tipos_contratos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de impuestos para conceptos y acceso a las herramientas de gestión impuestos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de cambio de inquilino a contrato de arrendamiento contratos_form_cambiar_inquilino.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de cambio de propietario a contrato de arrendamiento contratos_form_cambiar_propietario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de administraciones a escenarios ajax_administraciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de cobros, devoluciones y pagos de la inmobiliaria a escenarios ajax_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de impuestos a conceptos ajax_impuestos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de interés por mora a escenarios ajax_interes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de otros conceptos a escenarios ajax_otros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de parámetros generales a escenarios ajax_generales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de prediales a escenarios ajax_prediales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de visualización de contratos de arrendamiento contratos_grid.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Tareas Comunes Optimiza y apoya las tareas administrativas asociadas a contratos de arrendamiento, con múltiples automatizaciones y herramientas que facilitan el manejo de facturas, egresos y demás movimientos comunes en una inmobiliaria Formatos de Tareas Comunes Está enfocado en los formatos predefinidos utilizados para gestionar tareas relacionadas con contratos de arrendamiento, tales como facturas, egresos, recibos, entre otros. Son formatos internos que no se pueden personalizar ni crear desde este módulo Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de formato de documentos contables documento_contable.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato manual de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño carta de facturas asociadas a contratos factura_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño carta de notas débito y/o crédito nota_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño media carta de facturas asociadas a contratos factura_mediacarta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de cuadre de caja liquidacion_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato cheque de egresos asociados a contratos formato_cheque.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Enrutador de acceso a visualización de notas débito y/o crédito listar_notas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facilitador de descarga de PDF de cuadre de caja traerLiquidacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de egresos para propietarios asociados a contratos crear_egreso.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de facturas asociadas a contratos crear_factura_contratos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de recibos de caja para inquilinos asociados a contratos crear_recibo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de envío de facturas y comprobantes por email send_mail_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de egresos y recibos de caja asociados a contratos print_recibos_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de facturas asociadas a contratos print_facturas_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de conceptos a facturar por contrato conceptos_factura.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de impuestos aplicados a conceptos de egresos o recibos de caja conceptos_iva.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de egresos asociados a contratos y acceso a las herramientas de gestión egresos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de facturas asociadas a contratos y acceso a las herramientas de gestión list_facturas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de notas débito y/o crédito y acceso a las herramientas de gestión notas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de programación de envíos masivos de egresos y recibos de caja y acceso a las herramientas de gestión envios_recibos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de programación de envíos masivos de facturas y acceso a las herramientas de gestión envios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de recibos de caja asociados a contratos y acceso a las herramientas de gestión recibos_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización y gestión de cuadres de caja liquidar_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad Gestiona los aspectos contables de la inmobiliaria, incluyendo la contabilidad general, nómina electrónica, cuentas PUC y la generación de informes contables para la toma de decisiones financieras Plantillas de Contabilidad Contiene las plantillas predefinidas necesarias para los procesos contables internos. Estas plantillas son utilizadas para la generación de documentos contables, pero no son personalizables ni editables dentro del módulo Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de informe contable informe_contable.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de nómina electrónica nomina_electronica.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Enrutador de acceso a creación y edición de documentos contables direcciona_movimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de cierre contable crear_cierre.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de cuenta PUC editar_puc.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de documentos contables movimientos_con.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de formatos de información exógena crear_formatos_exogena.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de nómina electrónica crear_nomina_electronica.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de exportación de documentos contables exportar_movimientos_contables.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de generación de estados financieros financieros_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de generación de informes contables COLGAAP informes_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de homologación de cuenta contable anterior a cuenta contable nueva homologar_cuentas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de importación de nómina SIIGO al sistema importar_nomina_siigo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de documentos contables print_documentos_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de detalles de cierres contables cierre_detalle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y asignación de cuentas PUC a usuarios del sistema puc_usuarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de periodos contables periodos_contables.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de generación de información exógena y acceso a las herramientas de gestión informacion_exogena.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de centros de costos y acceso a las herramientas de gestión centros_costos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de cierres contables y acceso a las herramientas de gestión cierre.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de cuentas PUC y acceso a las herramientas de gestión puc.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de documentos contables y acceso a las herramientas de gestión consultas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de nómina electrónica y acceso a las herramientas de gestión nomina_electronica.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad y Finanzas Centraliza la gestión contable y financiera, permitiendo administrar movimientos contables, cierres, períodos, estados financieros, cuentas bancarias, conciliaciones y extractos, facilitando el control de la información y la toma de decisiones económicas. Cuentas Bancarias Gestiona las cuentas bancarias de la empresa, facilitando su registro, edición y organización. Además, permite vincular cada cuenta a una cuenta PUC para generar informes contables, conciliaciones bancarias y archivos planos que optimizan la automatización de pagos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de cuentas bancarias con acceso a herramientas de gestión y vinculación index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Entidades Financieras Administra las entidades financieras utilizadas en el sistema, permitiendo consultar el listado estándar, solicitar nuevas entidades y homologar bancos personalizados, asegurando la correcta integración y consistencia de la información bancaria para pagos, recaudos y procesos contables Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de entidades financieras con acceso a las herramientas de gestión y homologación index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Formatos de Bancos Genera archivos planos con los formatos exigidos por bancos como Bancolombia, Davivienda y AV Villas, facilitando la automatización de pagos a propietarios, empleados y proveedores desde el sistema. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de generación de formatos de bancos para automatización de pagos y otras transacciones index.php ✓ ✓ ✓ — — Certificados Tributarios Gestión y generación de certificados tributarios para propietarios e inquilinos Informes de Certificados Tributarios Informes consolidados con los valores precalculados de los certificados tributarios Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización de informes de certificados tributarios index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel principal de acceso a funcionalidades y herramientas del módulo de Contabilidad y Finanzas index.php ✓ — — — — Facturación Gestiona los documentos administrativos relacionados con servicios fuera de los contratos de arrendamiento, como facturas y pagos, facilitando la administración financiera de otros servicios que brinda la entidad General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de PDF de factura de venta factura.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos manuales de facturas de venta crear_pagos_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos masivos de facturas de venta crear_pagos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de facturas de venta crear_factura.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de facturas de venta y acceso a las herramientas de gestión facturas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de pagos de facturas de venta y acceso a las herramientas de gestión pagos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facturas de Compra Gestiona las facturas y gastos asociados con la compra de bienes y servicios necesarios para la operación inmobiliaria Formatos de Facturas de Compra Gestiona los formatos predefinidos para la emisión de facturas, utilizados de manera interna en la administración de los documentos relacionados con compras y gastos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de documento soporte documento_soporte_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de nota de ajuste nota_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Gastos Causados Gestiona los gastos generados por las operaciones de la inmobiliaria, desde reparaciones hasta pagos por servicios, facilitando el control financiero Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación de egresos de facturas de compra crear_egresos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de facturas de compra (gastos causados) crear_gasto_causado.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización 360 de detalles de facturas de compra (gastos causados) gasto_causado_detalle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de egresos de facturas de compra y acceso a las herramientas de gestión egresos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de facturas de compra (gastos causados) y acceso a las herramientas de gestión gastos_causados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de programación de envío de eventos electrónicos y acceso a las herramientas de gestión envios_eventos_electronicos.php ✓ ✓ — — — Notas de Ajuste Permite realizar ajustes en los documentos soporte, garantizando que los reflejen con precisión las transacciones de la empresa inmobiliaria cumpliendo con la legalización Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de notas de ajuste crear_nota_debito_credito.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de notas de ajuste y acceso a las herramientas de gestión notas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de interacción entre documentos soporte y facturación electrónica documento_soporte_electronico.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos manuales de documentos soporte crear_pagos_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de documentos soporte crear_documento_soporte.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de documentos soporte y acceso a las herramientas de gestión documentos_soporte.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Agenda Organiza y gestiona eventos clave como citas de visita a propiedades, reuniones con propietarios e inquilinos, y otros compromisos relacionados con la operación inmobiliaria, garantizando una planificación diaria eficiente General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de exportación de eventos desde agenda exportar_agenda.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación, edición y eliminación de eventos en la agenda add_evento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de agenda con sus respectivos eventos y acceso a las herramientas de gestión agenda.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Chat Interno Facilita la comunicación en tiempo real entre los miembros del equipo de administración inmobiliaria, mejorando la colaboración y el flujo de información dentro de la entidad General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de gestión de correo interno con herramientas de envío y recepción de mensajes nuevo_chat.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informes Genera informes detallados sobre diferentes áreas del negocio inmobiliario, incluyendo administración, comercial, facturación y contabilidad, facilitando la toma de decisiones estratégicas General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Captación de Propiedades captacion_propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Inquilinos por Facturas cartera_inquilinos_new.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Inquilinos por Pendientes cartera_inquilinos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos Próximos a Vencerse contratos_vencimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos Terminados contratos_terminados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos por Escenario contratos_escenario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos por Mes de Finalización contratos_por_mes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos por Propiedad contratos_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Detalles de Movimientos Contables detalle_movimientos_contables.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Exportación de Información a Helisa export_helisa.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Ficha de Propiedad ficha_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Histórico de Contratos por Tercero contactos_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Inmuebles Arrendados por Mes propiedades_alquiladas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Iva y Comisiones por Cuadres de Caja cuadre_caja.php ✓ — — — — Informe de Liquidaciones de Servicios Públicos por Estado servicios_publicos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado Completo de Propiedades propiedades_full.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado Completo de Terceros listado_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado de Contratos contratos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Pagos Pendientes a Propietarios pagos_propietarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Barrio propiedades_barrio.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Clase de Inmueble propiedades_clase.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Estrato propiedades_estrato.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Tercero propiedades_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Tipo de Servicio propiedades_servicio.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Zona propiedades_zona.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Relación de Pagos Inquilinos relacion_pagos_inquilino.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Seguimientos por Requerimientos requerimiento_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Solicitudes de Visita por Propiedad propiedades_solicitudes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Visitas a Propiedad por Asesor visitas_x_asesor.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de acceso a informes del sistema index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ PQRS Gestiona las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) de clientes, inquilinos y propietarios, facilitando la resolución de conflictos y la mejora del servicio General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de seguimientos a PQRS crear_seguimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de PQRS y acceso a las herramientas de gestión pqrs_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de seguimientos a PQRS y acceso a las herramientas de gestión ver_seguimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ CRM Inmobiliario Optimiza la gestión comercial del negocio inmobiliario con herramientas para administrar propiedades, zonas de venta y arrendamiento, leads, requerimientos y visitas. Incluye dashboards, asistentes de importación, vistas 360° y reportes, facilitando el seguimiento de prospectos y clientes. Bitácoras Permite gestionar las bitácoras de terceros, registrando sus actividades y pendientes para un seguimiento detallado de prospectos y clientes dentro del sistema. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de bitácoras y acceso a las herramientas de gestión index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Leads Gestiona y sigue leads, requerimientos y solicitudes de visita. Permite importar, visualizar, editar y hacer seguimiento detallado de cada interacción, optimizando la conversión de prospectos en clientes. Requerimientos de Leads Permite gestionar y hacer seguimiento a los requerimientos de los leads, ofreciendo herramientas para importar, visualizar, editar y actualizar los detalles, comentarios y el historial de cada uno. Comentarios a Requerimientos de Leads Facilita la gestión de comentarios asociados a los requerimientos de los leads, permitiendo agregar, editar y seguir las interacciones relacionadas con cada solicitud para un mejor seguimiento y colaboración entre los equipos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de comentarios para requerimientos de leads index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Gestión Administrativa Centraliza la administración de propietarios, inquilinos y contratos de arrendamiento y venta. Incluye herramientas para la gestión financiera, tesorería y cartera, facilitando el control de pagos, facturación y registros contables, con dashboards, reportes y asistentes de importación. Informes de Gestión Administrativa Centraliza reportes clave sobre contratos, cartera de inquilinos y propietarios, facturación de compra y venta, proporcionando un análisis detallado del estado financiero y administrativo para una mejor toma de decisiones. Informes de Facturas de Venta de Gestión Administrativa Proporciona reportes sobre la facturación electrónica, incluyendo un historial completo de las facturas emitidas y las notas débito/crédito electrónicas, facilitando el seguimiento y la gestión contable. Informe de Histórico de Facturación Electrónica Informe que muestra un listado de todas las facturas electrónicas emitidas en un periodo, con detalles como estado, fechas, cliente y valores, acompañado de gráficos para visualizar el comportamiento de la facturación. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Histórico de Facturación Electrónica index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Histórico de Notas Débito/Crédito Electrónicas Informe que detalla todas las notas débito y crédito electrónicas emitidas en el periodo seleccionado, incluyendo tipo, estado, cliente y valor total, con gráficos que permiten visualizar su comportamiento. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Histórico de Notas Débito/Crédito Electrónicas index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informes de Contratos de Gestión Administrativa Proporciona reportes detallados sobre la cartera de inquilinos y propietarios, facilitando el seguimiento de pagos, facturación y estados financieros para una gestión eficiente de los contratos. Informe de Cartera de Inquilinos para Bancos Informe que detalla las facturas pendientes de los inquilinos, con formato compatible para la importación masiva de pagos a bancos. Incluye información clave y calcula automáticamente fechas y montos de pago, considerando vencimientos e intereses configurados en los contratos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Inquilinos por Facturas para Bancos index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Inquilinos Tipo Dashboard Informe que presenta un resumen de la cartera de inquilinos mediante gráficos y tablas, permitiendo identificar deudas, analizar el comportamiento de pagos y tomar decisiones informadas sobre la gestión de la cartera. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Inquilinos Tipo Dashboard index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Propietarios por Facturas Informe que muestra las facturas emitidas a propietarios que aún no han sido pagadas ni gestionadas como egresos, facilitando el seguimiento de obligaciones pendientes y el control de pagos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Propietarios por Facturas index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Propietarios por Pendientes Informe que muestra los montos pendientes por facturar a propietarios, permitiendo un seguimiento claro de valores aún no gestionados y facilitando la planificación y emisión oportuna de facturas. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Propietarios por Pendientes index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informes de Facturas de Compra de Gestión Administrativa Ofrece reportes detallados sobre las facturas de compra, permitiendo analizar su estado, compararlas por periodos, revisar proveedores y conceptos, y hacer seguimiento a pagos y vencimientos. Informe de Facturas de Compra a Crédito sin Eventos Informe que detalla las facturas de compra a crédito sin eventos registrados, facilitando el seguimiento de aquellas que aún no han sido gestionadas en el sistema. Incluye datos clave para identificar rápidamente saldos y estados de pago. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra a Crédito sin Eventos index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Comparativo de Facturas de Compra por Periodo Informe que compara facturas de compra y documentos de soporte por año, mes y día, permitiendo analizar la evolución de los gastos a lo largo del tiempo mediante gráficos interactivos y desgloses detallados por periodo. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Comparativo de Facturas de Compra por Periodo index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra no Vencidas pero Pendientes de Pago Informe que consolida facturas de compra y documentos soporte aún no vencidos pero con saldo pendiente, permitiendo anticipar pagos próximos y gestionar de forma oportuna las obligaciones financieras. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra no Vencidas pero Pendientes de Pago index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra Vencidas Informe que presenta facturas de compra y documentos soporte vencidos y pendientes de pago, facilitando la identificación de obligaciones urgentes y ayudando a prevenir cargos por mora. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra Vencidas index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra por Concepto Informe que agrupa las facturas de compra y documentos soporte por concepto de gasto, mostrando totales, número de facturas y detalles asociados para facilitar el análisis y control de adquisiciones. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra por Concepto index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra por Proveedor Informe que consolida las facturas de compra y documentos soporte por proveedor, permitiendo visualizar totales facturados, número de documentos y detalles individuales para un mejor control de gastos por proveedor. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra por Proveedor index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Histórico de Eventos de Facturas de Compra Informe que detalla el historial de eventos asociados a cada factura de compra, facilitando el seguimiento del ciclo de vida de las facturas y el control de su gestión contable y de pagos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Histórico de Eventos de Facturas de Compra index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado de Facturas de Compra Informe que consolida facturas de compra y documentos soporte, mostrando detalles clave como proveedor, valores, impuestos y estado de pago, para facilitar el seguimiento y análisis de los gastos registrados. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Listado de Facturas de Compra index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Tesorería y Cartera Centraliza la gestión de ingresos, egresos y cartera, permitiendo administrar pagos, cobros, renovaciones de contratos, cuadre de caja y facturación. Reúne todas las herramientas clave para el control financiero operativo de la inmobiliaria. Informes de Tesorería y Cartera Agrupa los informes de tesorería y cartera, como la cartera de inquilinos pendiente de pago o los pagos pendientes a propietarios Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización de informes de tesorería y cartera index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Recursos Humanos Centraliza la gestión de recursos humanos, permitiendo administrar la nómina, novedades de empleados, nómina electrónica y reportes de deducciones, provisiones y costos Nómina Gestiona la nómina de los empleados de la inmobiliaria Informes de Nómina Agrupa los informes de nómina de los empleados como deducciones, provisiones y costos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización de informes de nómina index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Administración Gestiona los aspectos administrativos clave del sistema, incluyendo la configuración de usuarios, roles, permisos y ajustes generales, asegurando una correcta administración y acceso según las necesidades del negocio inmobiliario General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de creación y edición de usuario crear_usuario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuraciones Centraliza en un solo lugar la configuración de todos los módulos del sistema, facilitando la personalización, gestión y ajustes generales de manera ordenada y eficiente. Ideal para mantener el control administrativo y operativo desde un punto único. Configuración de API Administra los clientes OAuth2 que permiten a aplicaciones externas autenticarse y consumir la API del sistema de forma segura. Permite crear, editar y eliminar integraciones, gestionar credenciales (Client ID y Client Secret) y definir los permisos de acceso (scopes) otorgados a cada cliente. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de API index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuraciones Permite personalizar las opciones del sistema de acuerdo con las necesidades específicas del negocio inmobiliario, adaptando parámetros generales, financieros y operativos Configuración de Integración con Portales Sincroniza el sistema con portales inmobiliarios externos, facilitando la publicación y actualización de propiedades en diversas plataformas para aumentar la visibilidad de la oferta inmobiliaria Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de asignación de parámetros de integraciones con portales asignacion_parametros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de configuración de datos de cuenta de integración con portal Mercado Libre meli_datos_usuario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de configuración de parámetros generales de integraciones con portales configuracion_datos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integraciones con portales homologacion_datos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Finca Raíz fz_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Impulso Raíz ir_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Informe Inmobiliario ap_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Mercado Libre meli_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal OLX olx_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de registro de agentes inmobiliarios en integraciones con portales agentes_inmobiliarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de registro de agentes inmobiliarios en integración con portal Informe Inmobiliario ap_agentes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso a configuración de integraciones con portales index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Finca Raíz fz_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Impulso Raíz ir_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Informe Inmobiliario ap_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal La Haus lh_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Mercado Libre meli_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal OLX olx_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Terceros Permite personalizar los parámetros clave para la gestión de terceros, incluyendo opciones de bancos, tipos de documentos y tratamientos, asegurando una administración adaptada a las necesidades del negocio inmobiliario Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de asignación de clases de tercero a tipos de tercero persona y entidad config_tipo_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de bancos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_bancos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de documentos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_documento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de tratamientos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_tratamiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso a configuraciones de terceros admin_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configurazión de Zonas Define y organiza las zonas geográficas donde se encuentran las propiedades disponibles para arrendar o vender, mejorando la gestión y la búsqueda de inmuebles por área Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de barrios y acceso a las herramientas de gestión admin_barrios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de departamentos y acceso a las herramientas de gestión admin_departamentos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de municipios y acceso a las herramientas de gestión admin_municipios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso a configuraciones de zonas admin_Zonas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de API Facilita la integración con sistemas externos a través de APIs, permitiendo conectar tu sistema con otros servicios de gestión inmobiliaria o herramientas de análisis de datos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de cliente OAuth2 de API client_oauth2.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso a configuraciones de API index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Internacionalización Permite adaptar el sistema a diferentes idiomas y regiones, lo que resulta esencial para una gestión inmobiliaria globalizada o con clientes de diversas localizaciones Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización y configuración de parámetros de internacionalización i18n.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Importación de Datos Facilita la importación de datos desde sistemas externos, como registros de propiedades o información de terceros, agilizando la incorporación de información en el sistema Secciones de Importación de Datos Organiza y estructura el proceso de importación de datos en pasos secuenciales, facilitando la ejecución ordenada y eficiente de la carga de información en el sistema Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Sección de homologación de datos del proceso de importación de datos al sistema seccion_2.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de resultado de cargue del proceso de importación de datos al sistema seccion_4.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de selección de plantillas del proceso de importación de datos al sistema seccion_1.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de validación de cargue del proceso de importación de datos al sistema seccion_3.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel principal del asistente de importación de datos al sistema index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Propiedades Este módulo permite administrar y configurar los parámetros clave para la gestión de propiedades, destacando la administración de sus características, lo que facilita la clasificación y el manejo eficiente de los inmuebles dentro del sistema Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización y configuración de parámetros de propiedades index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Sitio Web Permite gestionar los parámetros del script de integración web, facilitando la exhibición de propiedades y contenidos relacionados en el sitio web, lo que ayuda a promover las propiedades y aumentar la visibilidad de su negocio Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización y configuración de parámetros de integración con página web web.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de resoluciones de facturación crear_resolucion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y configuración de parámetros de facturas de compra parametros_documento_soporte.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de creación de formas de pago add_tipo_pago.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Moodle Integra el sistema con la Universidad InterServicios, un Moodle que ofrece cursos sobre el sistema. La integración permite el acceso directo a través de Single Sign-On, facilitando el aprendizaje y la capacitación continua de los usuarios General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de acceso a la Universidad InterServicios moodle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Ayuda Acceda a recursos de soporte como tours guiados, guías y la Universidad InterServicios con cursos sobre el sistema. Además, sugiera mejoras en el portal de ideas, consulte el changelog con las últimas actualizaciones y utilice a nubyBot, el asistente virtual para resolver dudas y gestionar solicitudes automatizadas. nubyBot Asistente de IA integrado en nuby que permite a los usuarios resolver dudas, acceder a guías y videos, crear tickets de soporte y sugerir mejoras usando lenguaje natural. Facilita la interacción con el sistema y, si es necesario, conecta con el equipo de soporte. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de conversación con el asistente virtual nubyBot y acceso a recursos de ayuda index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Módulos Módulo base contenedor de los controladores de los módulos del sistema General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de archivos desde campo de formulario downFile.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Herramienta de selección de dirección a partir de nomenclaturas direccion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y eliminación de opciones de campos del sistema add_opciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y eliminación de opciones de campos del sistema admin_opciones_OP.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Otras Funcionalidades Funcionalidades técnicas y permisos especiales que no pertenecen a un módulo específico de la interfaz, pero que controlan accesos finos dentro de pantallas del sistema (por ejemplo, ver registros de otros usuarios, exportar tablas, modificar accesos de terceros, etc.). Público Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar (sin descripción) update_normas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Menu Principal homeppal.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Salir logout.php?doLogout=true ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ script para la importacion de datos importacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Agenda Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Active esta casilla si desea que el usuario pueda administrar la agenda de otros usuarios. admin_multi_agenda ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Active esta casilla si desea que el usuario visualice las agendas de todos los usuarios. ver_multi_agenda ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Propiedades Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Active la casilla de acceso si desea que el usuario pueda visualizar los requerimientos de otros usuarios. VER_MULTI_REQ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Este acceso permite al usuario exportar la tabla de terceros. view_export_grid ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no modificar el campo Asignado a. asignado_a ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. ver_Propiedades_Arriendo ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. crear_barrios ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. quien_consigno ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Tareas comunes Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Este acceso permite al usuario ver los recibos creados por otros usuarios. view_recibos_all ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Terceros Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Este acceso permite al usuario la opción de eliminar. delete_terceros ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Permite la modificación de los datos de acceso del tercero. modificar_accesos_tercero ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ PQRS Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Este permiso permite exportar los pqrs exportar_pqrs ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Identifica si el usuario es un auxilar contable o no. esAuxiliarContable ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Permite revertir el proceso de anulación de los documentos contables. AprobarDocumentosAnulados ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facturas Compra Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Comparativo por mes o evolución en un período de tiempo Informes/FacturasCompraComparativoPorPeriodo/index.php ✓ ✓ — — — Facturación por Concepto Informes/FacturasPorConcepto/index.php ✓ ✓ — — — Facturas Vencidas Informes/FacturasCompraVencidas/index.php ✓ ✓ — — — Facturas a Crédito sin Eventos Informes/FacturaCompraCreditoSinEventos/index.php ✓ ✓ — — — Facturas no Vencidas pero Pendientes de Pago Informes/FacturasCompraNoVencidas/index.php ✓ ✓ — — — Facturas por Proveedor Informes/FacturasPorProveedor/index.php ✓ ✓ — — — Histórico de Eventos por Facturas de Compra Informes/HistoricoEventosPorFacturaCompra/index.php ✓ ✓ — — — Listado de Facturas de Compra Informes/ListadoFacturasCompra/index.php ✓ ✓ — — — ¿Qué puede hacer el Contador en nuby? Esta guía describe los permisos predeterminados que tiene el rol de Contador en nuby. Al entregar el sistema a un nuevo cliente, estos son los accesos que tendrán los usuarios con este rol desde el primer día, antes de cualquier ajuste personalizado. Los permisos descritos en esta guía son la configuración de inicio. Pueden ser ajustados en cualquier momento sin afectar el funcionamiento del sistema. Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada bloque se expande al dar clic. 👤 ¿Quién es el Contador? El Contador es el rol orientado a la gestión contable y financiera del sistema nuby. Tiene acceso completo a los módulos de contabilidad, facturación, finanzas, contratos, informes y tareas comunes, y puede operar con plena libertad en todas las funciones relacionadas con el ciclo contable de la inmobiliaria. Es el rol ideal para el personal del área contable y financiera: quienes gestionan el plan de cuentas, registran movimientos, emiten y reciben facturas, controlan el flujo de caja y generan los informes financieros y tributarios de la empresa. Restricciones de este rol: El Contador no tiene acceso a los módulos de gestión de personal (Recursos Humanos), ni a la administración de usuarios y roles del sistema. Su acceso a Propiedades está limitado a las funciones necesarias para el proceso contable. Algunas páginas son de solo lectura: el panel principal de Contabilidad y Finanzas, los informes del histórico de Facturas de Compra (legacy), el envío de eventos electrónicos de Gastos Causados y el Informe de Iva y Comisiones por Cuadres de Caja. ⚡ Vistazo Rápido — ¿Qué puede hacer este rol? Es el rol del equipo contable y financiero, con acceso completo al ciclo contable, facturación, contratos e informes tributarios y financieros. La siguiente tabla muestra, para cada área del sistema, si este rol tiene acceso y qué tipo de operaciones puede realizar: Área Acceder Crear Editar Eliminar Nivel 📊 Dashboards ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🛠️ Herramientas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 👥 Terceros ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏘️ Propiedades ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 🗺️ Zonas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📝 Contratos ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚡ Tareas Comunes ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📒 Contabilidad ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏦 Finanzas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 🧾 Facturas de Venta ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📥 Facturas de Compra ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 📅 Agenda ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📈 Informes ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 🎫 PQRS ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏢 CRM Inmobiliario ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 👔 Recursos Humanos ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📋 Gestión Administrativa ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚙️ Sistema ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🔧 Configuraciones ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🤖 Moodle y nubyBot ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚙️ ¿Cómo ajustar los permisos de este rol? Los permisos del rol Contador se gestionan desde la pantalla de Permisos por Roles . Allí puedes activar o desactivar cualquier combinación de los cinco permisos (Acceder, Ver, Crear, Editar, Eliminar) para cada página del sistema. Ruta de acceso Desde cualquier pantalla del ERP, haz clic en el icono Herramientas de la barra superior y selecciona Sistema . En el menú lateral izquierdo de Sistema haz clic en Permisos por Roles . En la grilla principal filtra por el rol  Contador y ajusta los permisos directamente en cada fila. Cómo filtrar y ajustar Usa el campo de búsqueda por nombre del módulo para acotar la lista al área que vas a ajustar. También puedes filtrar por nombre de la página —es el identificador técnico (por ejemplo crear_contrato.php ) que aparece en la columna  Página de las tablas detalladas de esta guía. Activa o desactiva los checkboxes de los cinco permisos según el cambio deseado. Guarda los cambios al finalizar. Importante: los cambios que realices a los permisos del rol NO se propagan a los usuarios que ya existen con ese rol asignado. Solo se aplican automáticamente a los usuarios nuevos que se creen después. Para actualizar a un usuario actual, debes ajustar sus permisos individualmente desde  Herramientas » Sistema » Permisos de Usuario . 🗂️ Permisos Detallados por Módulo A continuación se muestran todos los permisos habilitados para este rol, organizados por módulo. Expande cada módulo para ver las funcionalidades habilitadas. Solo se muestran las áreas con al menos un permiso activo. Dashboards Proporciona visualizaciones personalizadas de los datos más relevantes, adaptadas según el rol del usuario, desde métricas financieras hasta la gestión de propiedades, facilitando la toma de decisiones informadas y eficientes General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de widgets del dashboard del usuario config_dashboard.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Herramientas Agrupa accesos a diversas herramientas de utilidad del sistema, como las bitácoras, configuraciones y administración, facilitando el acceso rápido a funciones clave para la gestión eficiente del sistema General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de edición de datos del perfil del usuario perfil.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización y gestión de pendientes pendientes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Terceros Gestiona toda la información relevante sobre inquilinos, propietarios, proveedores y empleados, facilitando la administración de relaciones y el seguimiento financiero General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de archivos adjuntos a terceros down_anexos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facilitador de descarga de plantilla de certificados de ingresos a terceros generarPlantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de bitácoras crear_bitacora.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de contactos asociados a terceros editar_contacto_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de datos legales de terceros tercero_legal.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de terceros de tipo entidad crear_terceros_entidad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de terceros de tipo persona crear_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición minificada de terceros crear_terceros_min.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de gestión de archivos adjuntos a terceros add_files.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización detallada de bitácoras ver_bitacora.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de bitácoras y acceso a las herramientas de gestión bitacoras_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de terceros y acceso a las herramientas de gestión terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización detallada de terceros ver_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de edición de detalles de archivos adjuntos a terceros view_editar_tipo_file.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Propiedades Administra la creación y gestión de propiedades inmobiliarias, facilitando su registro, seguimiento de visitas, rechazos y otros aspectos importantes en la gestión inmobiliaria Integración con Portales Permite configurar los parámetros de una propiedad que se publicará en los portales inmobiliarios, así como gestionar su estado de publicación (activar o desactivar) en dichos portales Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de publicación de propiedad en portales integrar_portales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal integracion_general.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Finca Raíz integracion_FINCA_RAIZ.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Impulso Raíz integracion_IR.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Informe Inmobiliario integracion_APROPIATE.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal La Haus integracion_LH.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Mercado Libre integracion_MELI.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Metrocuadrado integracion_METROCUADRADO.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal OLX integracion_OLX.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación de fuentes a requerimientos crear_fuentes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de medios a requerimientos crear_medios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de estados de requerimientos add_estados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades y acceso a las herramientas de gestión propiedades.php — ✓ — — — Contratos Facilita la creación, gestión y seguimiento de contratos de arrendamiento y venta, incluyendo la configuración de los conceptos y movimientos contables asociados, garantizando el cumplimiento de los acuerdos legales y la correcta relación con los aspectos financieros General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de plantilla de contrato de arrendamiento generarPlantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de liquidación de servicios públicos pagar_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de conceptos crear_conceptos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de contratos de arrendamiento crear_contrato.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de contratos de venta crear_contratos_venta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación, edición y simulación de escenarios crear_tipo_contrato.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de cálculo y visualización de servicios públicos para contratos de arrendamiento calculador.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de selección de propiedad para contrato de arrendamiento add_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y exportación de liquidación de servicios públicos imprimir_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de conceptos y acceso a las herramientas de gestión conceptos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de contratos de arrendamiento y acceso a las herramientas de gestión contratos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de contratos de venta y acceso a las herramientas de gestión contratos_venta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de escenarios y acceso a las herramientas de gestión tipos_contratos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de impuestos para conceptos y acceso a las herramientas de gestión impuestos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de cambio de inquilino a contrato de arrendamiento contratos_form_cambiar_inquilino.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de cambio de propietario a contrato de arrendamiento contratos_form_cambiar_propietario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de administraciones a escenarios ajax_administraciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de cobros, devoluciones y pagos de la inmobiliaria a escenarios ajax_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de impuestos a conceptos ajax_impuestos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de interés por mora a escenarios ajax_interes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de otros conceptos a escenarios ajax_otros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de parámetros generales a escenarios ajax_generales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de prediales a escenarios ajax_prediales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de visualización de contratos de arrendamiento contratos_grid.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Tareas Comunes Optimiza y apoya las tareas administrativas asociadas a contratos de arrendamiento, con múltiples automatizaciones y herramientas que facilitan el manejo de facturas, egresos y demás movimientos comunes en una inmobiliaria Formatos de Tareas Comunes Está enfocado en los formatos predefinidos utilizados para gestionar tareas relacionadas con contratos de arrendamiento, tales como facturas, egresos, recibos, entre otros. Son formatos internos que no se pueden personalizar ni crear desde este módulo Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de formato de documentos contables documento_contable.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato manual de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño carta de facturas asociadas a contratos factura_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño carta de notas débito y/o crédito nota_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño media carta de facturas asociadas a contratos factura_mediacarta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de cuadre de caja liquidacion_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato cheque de egresos asociados a contratos formato_cheque.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Enrutador de acceso a visualización de notas débito y/o crédito listar_notas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facilitador de descarga de PDF de cuadre de caja traerLiquidacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de egresos para propietarios asociados a contratos crear_egreso.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de facturas asociadas a contratos crear_factura_contratos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de recibos de caja para inquilinos asociados a contratos crear_recibo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de notas débito y/o crédito crear_nota_debito_credito.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de envío de facturas y comprobantes por email send_mail_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de egresos y recibos de caja asociados a contratos print_recibos_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de facturas asociadas a contratos print_facturas_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de conceptos a facturar por contrato conceptos_factura.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de impuestos aplicados a conceptos de egresos o recibos de caja conceptos_iva.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de egresos asociados a contratos y acceso a las herramientas de gestión egresos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de facturas asociadas a contratos y acceso a las herramientas de gestión list_facturas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de notas débito y/o crédito y acceso a las herramientas de gestión notas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de programación de envíos masivos de egresos y recibos de caja y acceso a las herramientas de gestión envios_recibos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de programación de envíos masivos de facturas y acceso a las herramientas de gestión envios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de recibos de caja asociados a contratos y acceso a las herramientas de gestión recibos_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización y gestión de cuadres de caja liquidar_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad Gestiona los aspectos contables de la inmobiliaria, incluyendo la contabilidad general, nómina electrónica, cuentas PUC y la generación de informes contables para la toma de decisiones financieras Plantillas de Contabilidad Contiene las plantillas predefinidas necesarias para los procesos contables internos. Estas plantillas son utilizadas para la generación de documentos contables, pero no son personalizables ni editables dentro del módulo Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de informe contable informe_contable.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de nómina electrónica nomina_electronica.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Enrutador de acceso a creación y edición de documentos contables direcciona_movimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de cierre contable crear_cierre.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de cuenta PUC editar_puc.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de documentos contables movimientos_con.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de formatos de información exógena crear_formatos_exogena.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de nómina electrónica crear_nomina_electronica.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de exportación de documentos contables exportar_movimientos_contables.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de generación de estados financieros financieros_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de generación de informes contables COLGAAP informes_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de homologación de cuenta contable anterior a cuenta contable nueva homologar_cuentas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de importación de nómina SIIGO al sistema importar_nomina_siigo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de documentos contables print_documentos_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de detalles de cierres contables cierre_detalle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y asignación de cuentas PUC a usuarios del sistema puc_usuarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de periodos contables periodos_contables.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de generación de información exógena y acceso a las herramientas de gestión informacion_exogena.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de centros de costos y acceso a las herramientas de gestión centros_costos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de cierres contables y acceso a las herramientas de gestión cierre.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de cuentas PUC y acceso a las herramientas de gestión puc.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de documentos contables y acceso a las herramientas de gestión consultas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de nómina electrónica y acceso a las herramientas de gestión nomina_electronica.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad y Finanzas Centraliza la gestión contable y financiera, permitiendo administrar movimientos contables, cierres, períodos, estados financieros, cuentas bancarias, conciliaciones y extractos, facilitando el control de la información y la toma de decisiones económicas. Cuentas Bancarias Gestiona las cuentas bancarias de la empresa, facilitando su registro, edición y organización. Además, permite vincular cada cuenta a una cuenta PUC para generar informes contables, conciliaciones bancarias y archivos planos que optimizan la automatización de pagos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de cuentas bancarias con acceso a herramientas de gestión y vinculación index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Entidades Financieras Administra las entidades financieras utilizadas en el sistema, permitiendo consultar el listado estándar, solicitar nuevas entidades y homologar bancos personalizados, asegurando la correcta integración y consistencia de la información bancaria para pagos, recaudos y procesos contables Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de entidades financieras con acceso a las herramientas de gestión y homologación index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Formatos de Bancos Genera archivos planos con los formatos exigidos por bancos como Bancolombia, Davivienda y AV Villas, facilitando la automatización de pagos a propietarios, empleados y proveedores desde el sistema. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de generación de formatos de bancos para automatización de pagos y otras transacciones index.php ✓ ✓ ✓ — — Certificados Tributarios Gestión y generación de certificados tributarios para propietarios e inquilinos Informes de Certificados Tributarios Informes consolidados con los valores precalculados de los certificados tributarios Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización de informes de certificados tributarios index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel principal de acceso a funcionalidades y herramientas del módulo de Contabilidad y Finanzas index.php ✓ — — — — Facturación Gestiona los documentos administrativos relacionados con servicios fuera de los contratos de arrendamiento, como facturas y pagos, facilitando la administración financiera de otros servicios que brinda la entidad General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de PDF de factura de venta factura.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos manuales de facturas de venta crear_pagos_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos masivos de facturas de venta crear_pagos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de facturas de venta crear_factura.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de facturas de venta y acceso a las herramientas de gestión facturas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de pagos de facturas de venta y acceso a las herramientas de gestión pagos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facturas de Compra Gestiona las facturas y gastos asociados con la compra de bienes y servicios necesarios para la operación inmobiliaria Formatos de Facturas de Compra Gestiona los formatos predefinidos para la emisión de facturas, utilizados de manera interna en la administración de los documentos relacionados con compras y gastos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de documento soporte documento_soporte_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de nota de ajuste nota_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Gastos Causados Gestiona los gastos generados por las operaciones de la inmobiliaria, desde reparaciones hasta pagos por servicios, facilitando el control financiero Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación de egresos de facturas de compra crear_egresos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de facturas de compra (gastos causados) crear_gasto_causado.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización 360 de detalles de facturas de compra (gastos causados) gasto_causado_detalle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de egresos de facturas de compra y acceso a las herramientas de gestión egresos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de facturas de compra (gastos causados) y acceso a las herramientas de gestión gastos_causados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de programación de envío de eventos electrónicos y acceso a las herramientas de gestión envios_eventos_electronicos.php ✓ ✓ — — — Notas de Ajuste Permite realizar ajustes en los documentos soporte, garantizando que los reflejen con precisión las transacciones de la empresa inmobiliaria cumpliendo con la legalización Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de notas de ajuste crear_nota_debito_credito.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de notas de ajuste y acceso a las herramientas de gestión notas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de interacción entre documentos soporte y facturación electrónica documento_soporte_electronico.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos manuales de documentos soporte crear_pagos_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de documentos soporte crear_documento_soporte.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de documentos soporte y acceso a las herramientas de gestión documentos_soporte.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Agenda Organiza y gestiona eventos clave como citas de visita a propiedades, reuniones con propietarios e inquilinos, y otros compromisos relacionados con la operación inmobiliaria, garantizando una planificación diaria eficiente General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de exportación de eventos desde agenda exportar_agenda.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación, edición y eliminación de eventos en la agenda add_evento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de agenda con sus respectivos eventos y acceso a las herramientas de gestión agenda.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Chat Interno Facilita la comunicación en tiempo real entre los miembros del equipo de administración inmobiliaria, mejorando la colaboración y el flujo de información dentro de la entidad General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de gestión de correo interno con herramientas de envío y recepción de mensajes nuevo_chat.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informes Genera informes detallados sobre diferentes áreas del negocio inmobiliario, incluyendo administración, comercial, facturación y contabilidad, facilitando la toma de decisiones estratégicas General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Captación de Propiedades captacion_propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Inquilinos por Facturas cartera_inquilinos_new.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Inquilinos por Pendientes cartera_inquilinos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos Próximos a Vencerse contratos_vencimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos Terminados contratos_terminados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos por Escenario contratos_escenario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos por Mes de Finalización contratos_por_mes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos por Propiedad contratos_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Detalles de Movimientos Contables detalle_movimientos_contables.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Exportación de Información a Helisa export_helisa.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Ficha de Propiedad ficha_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Histórico de Contratos por Tercero contactos_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Inmuebles Arrendados por Mes propiedades_alquiladas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Iva y Comisiones por Cuadres de Caja cuadre_caja.php ✓ — — — — Informe de Liquidaciones de Servicios Públicos por Estado servicios_publicos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado Completo de Terceros listado_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado de Contratos contratos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Pagos Pendientes a Propietarios pagos_propietarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Barrio propiedades_barrio.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Clase de Inmueble propiedades_clase.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Estrato propiedades_estrato.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Tercero propiedades_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Tipo de Servicio propiedades_servicio.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Zona propiedades_zona.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Relación de Pagos Inquilinos relacion_pagos_inquilino.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Seguimientos por Requerimientos requerimiento_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Solicitudes de Visita por Propiedad propiedades_solicitudes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de acceso a informes del sistema index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ PQRS Gestiona las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) de clientes, inquilinos y propietarios, facilitando la resolución de conflictos y la mejora del servicio General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de seguimientos a PQRS crear_seguimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de PQRS y acceso a las herramientas de gestión pqrs_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de seguimientos a PQRS y acceso a las herramientas de gestión ver_seguimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ CRM Inmobiliario Optimiza la gestión comercial del negocio inmobiliario con herramientas para administrar propiedades, zonas de venta y arrendamiento, leads, requerimientos y visitas. Incluye dashboards, asistentes de importación, vistas 360° y reportes, facilitando el seguimiento de prospectos y clientes. Bitácoras Permite gestionar las bitácoras de terceros, registrando sus actividades y pendientes para un seguimiento detallado de prospectos y clientes dentro del sistema. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de bitácoras y acceso a las herramientas de gestión index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Leads Gestiona y sigue leads, requerimientos y solicitudes de visita. Permite importar, visualizar, editar y hacer seguimiento detallado de cada interacción, optimizando la conversión de prospectos en clientes. Requerimientos de Leads Permite gestionar y hacer seguimiento a los requerimientos de los leads, ofreciendo herramientas para importar, visualizar, editar y actualizar los detalles, comentarios y el historial de cada uno. Comentarios a Requerimientos de Leads Facilita la gestión de comentarios asociados a los requerimientos de los leads, permitiendo agregar, editar y seguir las interacciones relacionadas con cada solicitud para un mejor seguimiento y colaboración entre los equipos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de comentarios para requerimientos de leads index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Gestión Administrativa Centraliza la administración de propietarios, inquilinos y contratos de arrendamiento y venta. Incluye herramientas para la gestión financiera, tesorería y cartera, facilitando el control de pagos, facturación y registros contables, con dashboards, reportes y asistentes de importación. Informes de Gestión Administrativa Centraliza reportes clave sobre contratos, cartera de inquilinos y propietarios, facturación de compra y venta, proporcionando un análisis detallado del estado financiero y administrativo para una mejor toma de decisiones. Informes de Facturas de Venta de Gestión Administrativa Proporciona reportes sobre la facturación electrónica, incluyendo un historial completo de las facturas emitidas y las notas débito/crédito electrónicas, facilitando el seguimiento y la gestión contable. Informe de Histórico de Facturación Electrónica Informe que muestra un listado de todas las facturas electrónicas emitidas en un periodo, con detalles como estado, fechas, cliente y valores, acompañado de gráficos para visualizar el comportamiento de la facturación. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Histórico de Facturación Electrónica index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Histórico de Notas Débito/Crédito Electrónicas Informe que detalla todas las notas débito y crédito electrónicas emitidas en el periodo seleccionado, incluyendo tipo, estado, cliente y valor total, con gráficos que permiten visualizar su comportamiento. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Histórico de Notas Débito/Crédito Electrónicas index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informes de Contratos de Gestión Administrativa Proporciona reportes detallados sobre la cartera de inquilinos y propietarios, facilitando el seguimiento de pagos, facturación y estados financieros para una gestión eficiente de los contratos. Informe de Cartera de Inquilinos para Bancos Informe que detalla las facturas pendientes de los inquilinos, con formato compatible para la importación masiva de pagos a bancos. Incluye información clave y calcula automáticamente fechas y montos de pago, considerando vencimientos e intereses configurados en los contratos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Inquilinos por Facturas para Bancos index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Inquilinos Tipo Dashboard Informe que presenta un resumen de la cartera de inquilinos mediante gráficos y tablas, permitiendo identificar deudas, analizar el comportamiento de pagos y tomar decisiones informadas sobre la gestión de la cartera. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Inquilinos Tipo Dashboard index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Propietarios por Facturas Informe que muestra las facturas emitidas a propietarios que aún no han sido pagadas ni gestionadas como egresos, facilitando el seguimiento de obligaciones pendientes y el control de pagos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Propietarios por Facturas index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Propietarios por Pendientes Informe que muestra los montos pendientes por facturar a propietarios, permitiendo un seguimiento claro de valores aún no gestionados y facilitando la planificación y emisión oportuna de facturas. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Propietarios por Pendientes index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informes de Facturas de Compra de Gestión Administrativa Ofrece reportes detallados sobre las facturas de compra, permitiendo analizar su estado, compararlas por periodos, revisar proveedores y conceptos, y hacer seguimiento a pagos y vencimientos. Informe de Facturas de Compra a Crédito sin Eventos Informe que detalla las facturas de compra a crédito sin eventos registrados, facilitando el seguimiento de aquellas que aún no han sido gestionadas en el sistema. Incluye datos clave para identificar rápidamente saldos y estados de pago. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra a Crédito sin Eventos index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Comparativo de Facturas de Compra por Periodo Informe que compara facturas de compra y documentos de soporte por año, mes y día, permitiendo analizar la evolución de los gastos a lo largo del tiempo mediante gráficos interactivos y desgloses detallados por periodo. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Comparativo de Facturas de Compra por Periodo index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra no Vencidas pero Pendientes de Pago Informe que consolida facturas de compra y documentos soporte aún no vencidos pero con saldo pendiente, permitiendo anticipar pagos próximos y gestionar de forma oportuna las obligaciones financieras. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra no Vencidas pero Pendientes de Pago index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra Vencidas Informe que presenta facturas de compra y documentos soporte vencidos y pendientes de pago, facilitando la identificación de obligaciones urgentes y ayudando a prevenir cargos por mora. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra Vencidas index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra por Concepto Informe que agrupa las facturas de compra y documentos soporte por concepto de gasto, mostrando totales, número de facturas y detalles asociados para facilitar el análisis y control de adquisiciones. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra por Concepto index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra por Proveedor Informe que consolida las facturas de compra y documentos soporte por proveedor, permitiendo visualizar totales facturados, número de documentos y detalles individuales para un mejor control de gastos por proveedor. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra por Proveedor index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Histórico de Eventos de Facturas de Compra Informe que detalla el historial de eventos asociados a cada factura de compra, facilitando el seguimiento del ciclo de vida de las facturas y el control de su gestión contable y de pagos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Histórico de Eventos de Facturas de Compra index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado de Facturas de Compra Informe que consolida facturas de compra y documentos soporte, mostrando detalles clave como proveedor, valores, impuestos y estado de pago, para facilitar el seguimiento y análisis de los gastos registrados. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Listado de Facturas de Compra index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Tesorería y Cartera Centraliza la gestión de ingresos, egresos y cartera, permitiendo administrar pagos, cobros, renovaciones de contratos, cuadre de caja y facturación. Reúne todas las herramientas clave para el control financiero operativo de la inmobiliaria. Informes de Tesorería y Cartera Agrupa los informes de tesorería y cartera, como la cartera de inquilinos pendiente de pago o los pagos pendientes a propietarios Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización de informes de tesorería y cartera index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Recursos Humanos Centraliza la gestión de recursos humanos, permitiendo administrar la nómina, novedades de empleados, nómina electrónica y reportes de deducciones, provisiones y costos Nómina Gestiona la nómina de los empleados de la inmobiliaria Informes de Nómina Agrupa los informes de nómina de los empleados como deducciones, provisiones y costos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización de informes de nómina index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuraciones Permite personalizar las opciones del sistema de acuerdo con las necesidades específicas del negocio inmobiliario, adaptando parámetros generales, financieros y operativos Configuración de Integración con Portales Sincroniza el sistema con portales inmobiliarios externos, facilitando la publicación y actualización de propiedades en diversas plataformas para aumentar la visibilidad de la oferta inmobiliaria Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de asignación de parámetros de integraciones con portales asignacion_parametros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de configuración de datos de cuenta de integración con portal Mercado Libre meli_datos_usuario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de configuración de parámetros generales de integraciones con portales configuracion_datos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integraciones con portales homologacion_datos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Finca Raíz fz_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Impulso Raíz ir_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Informe Inmobiliario ap_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Mercado Libre meli_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal OLX olx_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de registro de agentes inmobiliarios en integraciones con portales agentes_inmobiliarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de registro de agentes inmobiliarios en integración con portal Informe Inmobiliario ap_agentes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso a configuración de integraciones con portales index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Finca Raíz fz_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Impulso Raíz ir_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Informe Inmobiliario ap_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal La Haus lh_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Mercado Libre meli_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal OLX olx_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Terceros Permite personalizar los parámetros clave para la gestión de terceros, incluyendo opciones de bancos, tipos de documentos y tratamientos, asegurando una administración adaptada a las necesidades del negocio inmobiliario Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de asignación de clases de tercero a tipos de tercero persona y entidad config_tipo_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de bancos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_bancos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de documentos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_documento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de tratamientos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_tratamiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configurazión de Zonas Define y organiza las zonas geográficas donde se encuentran las propiedades disponibles para arrendar o vender, mejorando la gestión y la búsqueda de inmuebles por área Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de barrios y acceso a las herramientas de gestión admin_barrios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de departamentos y acceso a las herramientas de gestión admin_departamentos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de municipios y acceso a las herramientas de gestión admin_municipios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de API Facilita la integración con sistemas externos a través de APIs, permitiendo conectar tu sistema con otros servicios de gestión inmobiliaria o herramientas de análisis de datos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de cliente OAuth2 de API client_oauth2.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Importación de Datos Facilita la importación de datos desde sistemas externos, como registros de propiedades o información de terceros, agilizando la incorporación de información en el sistema Secciones de Importación de Datos Organiza y estructura el proceso de importación de datos en pasos secuenciales, facilitando la ejecución ordenada y eficiente de la carga de información en el sistema Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Sección de resultado de cargue del proceso de importación de datos al sistema seccion_4.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel principal del asistente de importación de datos al sistema index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Plantillas Permite gestionar las plantillas utilizadas en documentos y comunicaciones, como correos electrónicos y contratos. Facilita la creación, edición y previsualización de plantillas, asegurando que las comunicaciones sean siempre consistentes y personalizadas según las necesidades del negocio inmobiliario Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de plantillas de documentos y comunicaciones crear_plantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de edición de contenido de plantillas de documentos y comunicaciones editor.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de plantillas y acceso a las herramientas de gestión plantillas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de archivos adjuntos a la entidad down_anexos_entidad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de resoluciones de facturación crear_resolucion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de edición de información de la entidad editar_entidad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de edición de parámetros de contratos editar_parametros_generales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de gestión de archivos adjuntos a la entidad add_files.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y configuración de parámetros de contabilidad parametros_contables.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y configuración de parámetros de contratos parametros_generales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y configuración de parámetros de facturación parametros_facturacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de creación de formas de pago add_tipo_pago.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de información de la entidad y acceso a las herramientas de gestión entidad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de registros de características de propiedades y acceso a las herramientas de gestión caracteristicas_x_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso al módulo de configuraciones configuraciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Moodle Integra el sistema con la Universidad InterServicios, un Moodle que ofrece cursos sobre el sistema. La integración permite el acceso directo a través de Single Sign-On, facilitando el aprendizaje y la capacitación continua de los usuarios General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de acceso a la Universidad InterServicios moodle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Ayuda Acceda a recursos de soporte como tours guiados, guías y la Universidad InterServicios con cursos sobre el sistema. Además, sugiera mejoras en el portal de ideas, consulte el changelog con las últimas actualizaciones y utilice a nubyBot, el asistente virtual para resolver dudas y gestionar solicitudes automatizadas. nubyBot Asistente de IA integrado en nuby que permite a los usuarios resolver dudas, acceder a guías y videos, crear tickets de soporte y sugerir mejoras usando lenguaje natural. Facilita la interacción con el sistema y, si es necesario, conecta con el equipo de soporte. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de conversación con el asistente virtual nubyBot y acceso a recursos de ayuda index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Módulos Módulo base contenedor de los controladores de los módulos del sistema General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de archivos desde campo de formulario downFile.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Herramienta de selección de dirección a partir de nomenclaturas direccion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y eliminación de opciones de campos del sistema add_opciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y eliminación de opciones de campos del sistema admin_opciones_OP.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Otras Funcionalidades Funcionalidades técnicas y permisos especiales que no pertenecen a un módulo específico de la interfaz, pero que controlan accesos finos dentro de pantallas del sistema (por ejemplo, ver registros de otros usuarios, exportar tablas, modificar accesos de terceros, etc.). Público Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar (sin descripción) update_normas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Menu Principal homeppal.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Salir logout.php?doLogout=true ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ script para la importacion de datos importacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Tareas comunes Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Este acceso permite al usuario ver los recibos creados por otros usuarios. view_recibos_all ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ PQRS Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Este permiso permite exportar los pqrs exportar_pqrs ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Identifica si el usuario es un auxilar contable o no. esAuxiliarContable ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Permite revertir el proceso de anulación de los documentos contables. AprobarDocumentosAnulados ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Propiedades Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Identifica si el usuario puede o no modificar el campo Asignado a. asignado_a ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. ver_Propiedades_Arriendo ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. crear_barrios ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. quien_consigno ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Terceros Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Permite la modificación de los datos de acceso del tercero. modificar_accesos_tercero ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facturas Compra Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Comparativo por mes o evolución en un período de tiempo Informes/FacturasCompraComparativoPorPeriodo/index.php ✓ ✓ — — — Facturación por Concepto Informes/FacturasPorConcepto/index.php ✓ ✓ — — — Facturas Vencidas Informes/FacturasCompraVencidas/index.php ✓ ✓ — — — Facturas a Crédito sin Eventos Informes/FacturaCompraCreditoSinEventos/index.php ✓ ✓ — — — Facturas no Vencidas pero Pendientes de Pago Informes/FacturasCompraNoVencidas/index.php ✓ ✓ — — — Facturas por Proveedor Informes/FacturasPorProveedor/index.php ✓ ✓ — — — Histórico de Eventos por Facturas de Compra Informes/HistoricoEventosPorFacturaCompra/index.php ✓ ✓ — — — Listado de Facturas de Compra Informes/ListadoFacturasCompra/index.php ✓ ✓ — — — ¿Qué puede hacer el Auxiliar Contable en nuby? Esta guía describe los permisos predeterminados que tiene el rol de Auxiliar Contable en nuby. Al entregar el sistema a un nuevo cliente, estos son los accesos que tendrán los usuarios con este rol desde el primer día, antes de cualquier ajuste personalizado. Los permisos descritos en esta guía son la configuración de inicio. Pueden ser ajustados en cualquier momento sin afectar el funcionamiento del sistema. Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada bloque se expande al dar clic. 👤 ¿Quién es el Auxiliar Contable? El Auxiliar Contable es el rol de apoyo operativo al equipo de contabilidad en nuby. Tiene acceso a las funciones esenciales del ciclo contable y financiero: registro de movimientos, facturación de compra, contratos, terceros, informes y tareas comunes, dentro de los límites que le establece su posición de soporte. Es el rol ideal para el personal que asiste en el día a día contable: quienes registran transacciones, capturan facturas, realizan conciliaciones básicas, gestionan documentos de contratos y generan reportes de seguimiento bajo la supervisión del Contador o el Gerente. Restricciones de este rol: El Auxiliar Contable tiene un alcance más acotado que el Contador. No gestiona la totalidad de los contratos ni todas las funciones de facturación (accede a una selección de páginas de cada módulo). No tiene acceso a configuraciones avanzadas del sistema, gestión de personal (Recursos Humanos), administración de usuarios/roles, CRM Inmobiliario ni Gestión Administrativa. Varias páginas son de solo lectura: el panel de Contabilidad y Finanzas, los formatos de bancos, los informes del histórico de Facturas de Compra (legacy), el envío de eventos electrónicos de Gastos Causados y el Informe de IVA y Comisiones por Cuadres de Caja. ⚡ Vistazo Rápido — ¿Qué puede hacer este rol? Es el rol de apoyo operativo contable, con acceso a las funciones esenciales del ciclo contable, facturas de compra, contratos seleccionados e informes financieros. La siguiente tabla muestra, para cada área del sistema, si este rol tiene acceso y qué tipo de operaciones puede realizar: Área Acceder Crear Editar Eliminar Nivel 📊 Dashboards ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🛠️ Herramientas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 👥 Terceros ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏘️ Propiedades ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 🗺️ Zonas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📝 Contratos ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚡ Tareas Comunes ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📒 Contabilidad ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏦 Finanzas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 🧾 Facturas de Venta ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📥 Facturas de Compra ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 📅 Agenda ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📈 Informes ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 🎫 PQRS ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏢 CRM Inmobiliario ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 👔 Recursos Humanos ✓ — ✓ — Acceso parcial 📋 Gestión Administrativa ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚙️ Sistema ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🔧 Configuraciones ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🤖 Moodle y nubyBot ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚙️ ¿Cómo ajustar los permisos de este rol? Los permisos del rol Auxiliar Contable se gestionan desde la pantalla de Permisos por Roles . Allí puedes activar o desactivar cualquier combinación de los cinco permisos (Acceder, Ver, Crear, Editar, Eliminar) para cada página del sistema. Ruta de acceso Desde cualquier pantalla del ERP, haz clic en el icono Herramientas de la barra superior y selecciona Sistema . En el menú lateral izquierdo de Sistema haz clic en Permisos por Roles . En la grilla principal filtra por el rol  Auxiliar Contable y ajusta los permisos directamente en cada fila. Cómo filtrar y ajustar Usa el campo de búsqueda por nombre del módulo para acotar la lista al área que vas a ajustar. También puedes filtrar por nombre de la página —es el identificador técnico (por ejemplo crear_contrato.php ) que aparece en la columna  Página de las tablas detalladas de esta guía. Activa o desactiva los checkboxes de los cinco permisos según el cambio deseado. Guarda los cambios al finalizar. Importante: los cambios que realices a los permisos del rol NO se propagan a los usuarios que ya existen con ese rol asignado. Solo se aplican automáticamente a los usuarios nuevos que se creen después. Para actualizar a un usuario actual, debes ajustar sus permisos individualmente desde  Herramientas » Sistema » Permisos de Usuario . 🗂️ Permisos Detallados por Módulo A continuación se muestran todos los permisos habilitados para este rol, organizados por módulo. Expande cada módulo para ver las funcionalidades habilitadas. Solo se muestran las áreas con al menos un permiso activo. Dashboards Proporciona visualizaciones personalizadas de los datos más relevantes, adaptadas según el rol del usuario, desde métricas financieras hasta la gestión de propiedades, facilitando la toma de decisiones informadas y eficientes General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de widgets del dashboard del usuario config_dashboard.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Herramientas Agrupa accesos a diversas herramientas de utilidad del sistema, como las bitácoras, configuraciones y administración, facilitando el acceso rápido a funciones clave para la gestión eficiente del sistema General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de edición de datos del perfil del usuario perfil.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización y gestión de pendientes pendientes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Terceros Gestiona toda la información relevante sobre inquilinos, propietarios, proveedores y empleados, facilitando la administración de relaciones y el seguimiento financiero General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de archivos adjuntos a terceros down_anexos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facilitador de descarga de plantilla de certificados de ingresos a terceros generarPlantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de bitácoras crear_bitacora.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de contactos asociados a terceros editar_contacto_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de datos legales de terceros tercero_legal.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de terceros de tipo entidad crear_terceros_entidad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de terceros de tipo persona crear_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición minificada de terceros crear_terceros_min.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de gestión de archivos adjuntos a terceros add_files.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización detallada de bitácoras ver_bitacora.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de bitácoras y acceso a las herramientas de gestión bitacoras_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de terceros y acceso a las herramientas de gestión terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización detallada de terceros ver_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de edición de detalles de archivos adjuntos a terceros view_editar_tipo_file.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Propiedades Administra la creación y gestión de propiedades inmobiliarias, facilitando su registro, seguimiento de visitas, rechazos y otros aspectos importantes en la gestión inmobiliaria Integración con Portales Permite configurar los parámetros de una propiedad que se publicará en los portales inmobiliarios, así como gestionar su estado de publicación (activar o desactivar) en dichos portales Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de publicación de propiedad en portales integrar_portales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal integracion_general.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Finca Raíz integracion_FINCA_RAIZ.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Impulso Raíz integracion_IR.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Informe Inmobiliario integracion_APROPIATE.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal La Haus integracion_LH.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Mercado Libre integracion_MELI.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Metrocuadrado integracion_METROCUADRADO.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal OLX integracion_OLX.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación de fuentes a requerimientos crear_fuentes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de medios a requerimientos crear_medios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de estados de requerimientos add_estados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades y acceso a las herramientas de gestión propiedades.php — ✓ — — — Contratos Facilita la creación, gestión y seguimiento de contratos de arrendamiento y venta, incluyendo la configuración de los conceptos y movimientos contables asociados, garantizando el cumplimiento de los acuerdos legales y la correcta relación con los aspectos financieros General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de plantilla de contrato de arrendamiento generarPlantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y exportación de liquidación de servicios públicos imprimir_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de cambio de inquilino a contrato de arrendamiento contratos_form_cambiar_inquilino.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de cambio de propietario a contrato de arrendamiento contratos_form_cambiar_propietario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de administraciones a escenarios ajax_administraciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de cobros, devoluciones y pagos de la inmobiliaria a escenarios ajax_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de impuestos a conceptos ajax_impuestos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de interés por mora a escenarios ajax_interes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de otros conceptos a escenarios ajax_otros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de parámetros generales a escenarios ajax_generales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de prediales a escenarios ajax_prediales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de visualización de contratos de arrendamiento contratos_grid.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Tareas Comunes Optimiza y apoya las tareas administrativas asociadas a contratos de arrendamiento, con múltiples automatizaciones y herramientas que facilitan el manejo de facturas, egresos y demás movimientos comunes en una inmobiliaria Formatos de Tareas Comunes Está enfocado en los formatos predefinidos utilizados para gestionar tareas relacionadas con contratos de arrendamiento, tales como facturas, egresos, recibos, entre otros. Son formatos internos que no se pueden personalizar ni crear desde este módulo Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de formato de documentos contables documento_contable.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato manual de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño carta de facturas asociadas a contratos factura_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño carta de notas débito y/o crédito nota_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño media carta de facturas asociadas a contratos factura_mediacarta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de cuadre de caja liquidacion_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Enrutador de acceso a visualización de notas débito y/o crédito listar_notas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facilitador de descarga de PDF de cuadre de caja traerLiquidacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de notas débito y/o crédito crear_nota_debito_credito.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de envío de facturas y comprobantes por email send_mail_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de egresos y recibos de caja asociados a contratos print_recibos_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de facturas asociadas a contratos print_facturas_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de conceptos a facturar por contrato conceptos_factura.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de impuestos aplicados a conceptos de egresos o recibos de caja conceptos_iva.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de programación de envíos masivos de egresos y recibos de caja y acceso a las herramientas de gestión envios_recibos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad Gestiona los aspectos contables de la inmobiliaria, incluyendo la contabilidad general, nómina electrónica, cuentas PUC y la generación de informes contables para la toma de decisiones financieras Plantillas de Contabilidad Contiene las plantillas predefinidas necesarias para los procesos contables internos. Estas plantillas son utilizadas para la generación de documentos contables, pero no son personalizables ni editables dentro del módulo Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de informe contable informe_contable.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de nómina electrónica nomina_electronica.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Enrutador de acceso a creación y edición de documentos contables direcciona_movimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de cierre contable crear_cierre.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de cuenta PUC editar_puc.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de documentos contables movimientos_con.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de formatos de información exógena crear_formatos_exogena.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de nómina electrónica crear_nomina_electronica.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de generación de estados financieros financieros_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de generación de informes contables COLGAAP informes_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de homologación de cuenta contable anterior a cuenta contable nueva homologar_cuentas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de importación de nómina SIIGO al sistema importar_nomina_siigo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de documentos contables print_documentos_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de detalles de cierres contables cierre_detalle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y asignación de cuentas PUC a usuarios del sistema puc_usuarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de periodos contables periodos_contables.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de generación de información exógena y acceso a las herramientas de gestión informacion_exogena.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de centros de costos y acceso a las herramientas de gestión centros_costos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de cierres contables y acceso a las herramientas de gestión cierre.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de cuentas PUC y acceso a las herramientas de gestión puc.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de documentos contables y acceso a las herramientas de gestión consultas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de nómina electrónica y acceso a las herramientas de gestión nomina_electronica.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad y Finanzas Centraliza la gestión contable y financiera, permitiendo administrar movimientos contables, cierres, períodos, estados financieros, cuentas bancarias, conciliaciones y extractos, facilitando el control de la información y la toma de decisiones económicas. Cuentas Bancarias Gestiona las cuentas bancarias de la empresa, facilitando su registro, edición y organización. Además, permite vincular cada cuenta a una cuenta PUC para generar informes contables, conciliaciones bancarias y archivos planos que optimizan la automatización de pagos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de cuentas bancarias con acceso a herramientas de gestión y vinculación index.php ✓ ✓ — ✓ — Entidades Financieras Administra las entidades financieras utilizadas en el sistema, permitiendo consultar el listado estándar, solicitar nuevas entidades y homologar bancos personalizados, asegurando la correcta integración y consistencia de la información bancaria para pagos, recaudos y procesos contables Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de entidades financieras con acceso a las herramientas de gestión y homologación index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Formatos de Bancos Genera archivos planos con los formatos exigidos por bancos como Bancolombia, Davivienda y AV Villas, facilitando la automatización de pagos a propietarios, empleados y proveedores desde el sistema. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de generación de formatos de bancos para automatización de pagos y otras transacciones index.php ✓ ✓ — — — Certificados Tributarios Gestión y generación de certificados tributarios para propietarios e inquilinos Informes de Certificados Tributarios Informes consolidados con los valores precalculados de los certificados tributarios Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización de informes de certificados tributarios index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel principal de acceso a funcionalidades y herramientas del módulo de Contabilidad y Finanzas index.php ✓ — — — — Facturación Gestiona los documentos administrativos relacionados con servicios fuera de los contratos de arrendamiento, como facturas y pagos, facilitando la administración financiera de otros servicios que brinda la entidad General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación de pagos manuales de facturas de venta crear_pagos_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos masivos de facturas de venta crear_pagos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facturas de Compra Gestiona las facturas y gastos asociados con la compra de bienes y servicios necesarios para la operación inmobiliaria Formatos de Facturas de Compra Gestiona los formatos predefinidos para la emisión de facturas, utilizados de manera interna en la administración de los documentos relacionados con compras y gastos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de documento soporte documento_soporte_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de nota de ajuste nota_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Gastos Causados Gestiona los gastos generados por las operaciones de la inmobiliaria, desde reparaciones hasta pagos por servicios, facilitando el control financiero Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación de egresos de facturas de compra crear_egresos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de facturas de compra (gastos causados) crear_gasto_causado.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización 360 de detalles de facturas de compra (gastos causados) gasto_causado_detalle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de egresos de facturas de compra y acceso a las herramientas de gestión egresos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de facturas de compra (gastos causados) y acceso a las herramientas de gestión gastos_causados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de programación de envío de eventos electrónicos y acceso a las herramientas de gestión envios_eventos_electronicos.php ✓ ✓ — — — Notas de Ajuste Permite realizar ajustes en los documentos soporte, garantizando que los reflejen con precisión las transacciones de la empresa inmobiliaria cumpliendo con la legalización Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de notas de ajuste crear_nota_debito_credito.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de notas de ajuste y acceso a las herramientas de gestión notas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de interacción entre documentos soporte y facturación electrónica documento_soporte_electronico.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos manuales de documentos soporte crear_pagos_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de documentos soporte crear_documento_soporte.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de documentos soporte y acceso a las herramientas de gestión documentos_soporte.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Agenda Organiza y gestiona eventos clave como citas de visita a propiedades, reuniones con propietarios e inquilinos, y otros compromisos relacionados con la operación inmobiliaria, garantizando una planificación diaria eficiente General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de exportación de eventos desde agenda exportar_agenda.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación, edición y eliminación de eventos en la agenda add_evento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de agenda con sus respectivos eventos y acceso a las herramientas de gestión agenda.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Chat Interno Facilita la comunicación en tiempo real entre los miembros del equipo de administración inmobiliaria, mejorando la colaboración y el flujo de información dentro de la entidad General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de gestión de correo interno con herramientas de envío y recepción de mensajes nuevo_chat.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informes Genera informes detallados sobre diferentes áreas del negocio inmobiliario, incluyendo administración, comercial, facturación y contabilidad, facilitando la toma de decisiones estratégicas General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Captación de Propiedades captacion_propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Inquilinos por Facturas cartera_inquilinos_new.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Inquilinos por Pendientes cartera_inquilinos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos Próximos a Vencerse contratos_vencimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos Terminados contratos_terminados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos por Escenario contratos_escenario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos por Mes de Finalización contratos_por_mes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos por Propiedad contratos_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Detalles de Movimientos Contables detalle_movimientos_contables.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Exportación de Información a Helisa export_helisa.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Ficha de Propiedad ficha_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Histórico de Contratos por Tercero contactos_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Inmuebles Arrendados por Mes propiedades_alquiladas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Iva y Comisiones por Cuadres de Caja cuadre_caja.php ✓ — — — — Informe de Liquidaciones de Servicios Públicos por Estado servicios_publicos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado Completo de Terceros listado_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado de Contratos contratos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Pagos Pendientes a Propietarios pagos_propietarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Barrio propiedades_barrio.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Clase de Inmueble propiedades_clase.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Estrato propiedades_estrato.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Tercero propiedades_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Tipo de Servicio propiedades_servicio.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Zona propiedades_zona.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Relación de Pagos Inquilinos relacion_pagos_inquilino.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Seguimientos por Requerimientos requerimiento_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Solicitudes de Visita por Propiedad propiedades_solicitudes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de acceso a informes del sistema index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ PQRS Gestiona las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) de clientes, inquilinos y propietarios, facilitando la resolución de conflictos y la mejora del servicio General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de seguimientos a PQRS crear_seguimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de PQRS y acceso a las herramientas de gestión pqrs_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de seguimientos a PQRS y acceso a las herramientas de gestión ver_seguimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ CRM Inmobiliario Optimiza la gestión comercial del negocio inmobiliario con herramientas para administrar propiedades, zonas de venta y arrendamiento, leads, requerimientos y visitas. Incluye dashboards, asistentes de importación, vistas 360° y reportes, facilitando el seguimiento de prospectos y clientes. Bitácoras Permite gestionar las bitácoras de terceros, registrando sus actividades y pendientes para un seguimiento detallado de prospectos y clientes dentro del sistema. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de bitácoras y acceso a las herramientas de gestión index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Leads Gestiona y sigue leads, requerimientos y solicitudes de visita. Permite importar, visualizar, editar y hacer seguimiento detallado de cada interacción, optimizando la conversión de prospectos en clientes. Requerimientos de Leads Permite gestionar y hacer seguimiento a los requerimientos de los leads, ofreciendo herramientas para importar, visualizar, editar y actualizar los detalles, comentarios y el historial de cada uno. Comentarios a Requerimientos de Leads Facilita la gestión de comentarios asociados a los requerimientos de los leads, permitiendo agregar, editar y seguir las interacciones relacionadas con cada solicitud para un mejor seguimiento y colaboración entre los equipos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de comentarios para requerimientos de leads index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Gestión Administrativa Centraliza la administración de propietarios, inquilinos y contratos de arrendamiento y venta. Incluye herramientas para la gestión financiera, tesorería y cartera, facilitando el control de pagos, facturación y registros contables, con dashboards, reportes y asistentes de importación. Informes de Gestión Administrativa Centraliza reportes clave sobre contratos, cartera de inquilinos y propietarios, facturación de compra y venta, proporcionando un análisis detallado del estado financiero y administrativo para una mejor toma de decisiones. Informes de Contratos de Gestión Administrativa Proporciona reportes detallados sobre la cartera de inquilinos y propietarios, facilitando el seguimiento de pagos, facturación y estados financieros para una gestión eficiente de los contratos. Informe de Cartera de Inquilinos para Bancos Informe que detalla las facturas pendientes de los inquilinos, con formato compatible para la importación masiva de pagos a bancos. Incluye información clave y calcula automáticamente fechas y montos de pago, considerando vencimientos e intereses configurados en los contratos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Inquilinos por Facturas para Bancos index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Inquilinos Tipo Dashboard Informe que presenta un resumen de la cartera de inquilinos mediante gráficos y tablas, permitiendo identificar deudas, analizar el comportamiento de pagos y tomar decisiones informadas sobre la gestión de la cartera. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Inquilinos Tipo Dashboard index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Propietarios por Facturas Informe que muestra las facturas emitidas a propietarios que aún no han sido pagadas ni gestionadas como egresos, facilitando el seguimiento de obligaciones pendientes y el control de pagos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Propietarios por Facturas index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Propietarios por Pendientes Informe que muestra los montos pendientes por facturar a propietarios, permitiendo un seguimiento claro de valores aún no gestionados y facilitando la planificación y emisión oportuna de facturas. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Propietarios por Pendientes index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informes de Facturas de Compra de Gestión Administrativa Ofrece reportes detallados sobre las facturas de compra, permitiendo analizar su estado, compararlas por periodos, revisar proveedores y conceptos, y hacer seguimiento a pagos y vencimientos. Informe de Facturas de Compra a Crédito sin Eventos Informe que detalla las facturas de compra a crédito sin eventos registrados, facilitando el seguimiento de aquellas que aún no han sido gestionadas en el sistema. Incluye datos clave para identificar rápidamente saldos y estados de pago. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra a Crédito sin Eventos index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Comparativo de Facturas de Compra por Periodo Informe que compara facturas de compra y documentos de soporte por año, mes y día, permitiendo analizar la evolución de los gastos a lo largo del tiempo mediante gráficos interactivos y desgloses detallados por periodo. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Comparativo de Facturas de Compra por Periodo index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra no Vencidas pero Pendientes de Pago Informe que consolida facturas de compra y documentos soporte aún no vencidos pero con saldo pendiente, permitiendo anticipar pagos próximos y gestionar de forma oportuna las obligaciones financieras. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra no Vencidas pero Pendientes de Pago index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra Vencidas Informe que presenta facturas de compra y documentos soporte vencidos y pendientes de pago, facilitando la identificación de obligaciones urgentes y ayudando a prevenir cargos por mora. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra Vencidas index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra por Concepto Informe que agrupa las facturas de compra y documentos soporte por concepto de gasto, mostrando totales, número de facturas y detalles asociados para facilitar el análisis y control de adquisiciones. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra por Concepto index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra por Proveedor Informe que consolida las facturas de compra y documentos soporte por proveedor, permitiendo visualizar totales facturados, número de documentos y detalles individuales para un mejor control de gastos por proveedor. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra por Proveedor index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Histórico de Eventos de Facturas de Compra Informe que detalla el historial de eventos asociados a cada factura de compra, facilitando el seguimiento del ciclo de vida de las facturas y el control de su gestión contable y de pagos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Histórico de Eventos de Facturas de Compra index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado de Facturas de Compra Informe que consolida facturas de compra y documentos soporte, mostrando detalles clave como proveedor, valores, impuestos y estado de pago, para facilitar el seguimiento y análisis de los gastos registrados. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Listado de Facturas de Compra index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Tesorería y Cartera Centraliza la gestión de ingresos, egresos y cartera, permitiendo administrar pagos, cobros, renovaciones de contratos, cuadre de caja y facturación. Reúne todas las herramientas clave para el control financiero operativo de la inmobiliaria. Informes de Tesorería y Cartera Agrupa los informes de tesorería y cartera, como la cartera de inquilinos pendiente de pago o los pagos pendientes a propietarios Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización de informes de tesorería y cartera index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Recursos Humanos Centraliza la gestión de recursos humanos, permitiendo administrar la nómina, novedades de empleados, nómina electrónica y reportes de deducciones, provisiones y costos Nómina Gestiona la nómina de los empleados de la inmobiliaria Informes de Nómina Agrupa los informes de nómina de los empleados como deducciones, provisiones y costos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización de informes de nómina index.php ✓ ✓ — ✓ — Configuraciones Permite personalizar las opciones del sistema de acuerdo con las necesidades específicas del negocio inmobiliario, adaptando parámetros generales, financieros y operativos Configuración de Integración con Portales Sincroniza el sistema con portales inmobiliarios externos, facilitando la publicación y actualización de propiedades en diversas plataformas para aumentar la visibilidad de la oferta inmobiliaria Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de asignación de parámetros de integraciones con portales asignacion_parametros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de configuración de datos de cuenta de integración con portal Mercado Libre meli_datos_usuario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de configuración de parámetros generales de integraciones con portales configuracion_datos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integraciones con portales homologacion_datos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Finca Raíz fz_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Impulso Raíz ir_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Informe Inmobiliario ap_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Mercado Libre meli_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal OLX olx_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de registro de agentes inmobiliarios en integraciones con portales agentes_inmobiliarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de registro de agentes inmobiliarios en integración con portal Informe Inmobiliario ap_agentes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso a configuración de integraciones con portales index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Finca Raíz fz_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Impulso Raíz ir_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Informe Inmobiliario ap_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal La Haus lh_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Mercado Libre meli_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal OLX olx_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Terceros Permite personalizar los parámetros clave para la gestión de terceros, incluyendo opciones de bancos, tipos de documentos y tratamientos, asegurando una administración adaptada a las necesidades del negocio inmobiliario Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de asignación de clases de tercero a tipos de tercero persona y entidad config_tipo_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de bancos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_bancos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de documentos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_documento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de tratamientos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_tratamiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configurazión de Zonas Define y organiza las zonas geográficas donde se encuentran las propiedades disponibles para arrendar o vender, mejorando la gestión y la búsqueda de inmuebles por área Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de barrios y acceso a las herramientas de gestión admin_barrios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de departamentos y acceso a las herramientas de gestión admin_departamentos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de municipios y acceso a las herramientas de gestión admin_municipios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de API Facilita la integración con sistemas externos a través de APIs, permitiendo conectar tu sistema con otros servicios de gestión inmobiliaria o herramientas de análisis de datos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de cliente OAuth2 de API client_oauth2.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Importación de Datos Facilita la importación de datos desde sistemas externos, como registros de propiedades o información de terceros, agilizando la incorporación de información en el sistema Secciones de Importación de Datos Organiza y estructura el proceso de importación de datos en pasos secuenciales, facilitando la ejecución ordenada y eficiente de la carga de información en el sistema Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Sección de resultado de cargue del proceso de importación de datos al sistema seccion_4.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de resoluciones de facturación crear_resolucion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de creación de formas de pago add_tipo_pago.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Moodle Integra el sistema con la Universidad InterServicios, un Moodle que ofrece cursos sobre el sistema. La integración permite el acceso directo a través de Single Sign-On, facilitando el aprendizaje y la capacitación continua de los usuarios General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de acceso a la Universidad InterServicios moodle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Ayuda Acceda a recursos de soporte como tours guiados, guías y la Universidad InterServicios con cursos sobre el sistema. Además, sugiera mejoras en el portal de ideas, consulte el changelog con las últimas actualizaciones y utilice a nubyBot, el asistente virtual para resolver dudas y gestionar solicitudes automatizadas. nubyBot Asistente de IA integrado en nuby que permite a los usuarios resolver dudas, acceder a guías y videos, crear tickets de soporte y sugerir mejoras usando lenguaje natural. Facilita la interacción con el sistema y, si es necesario, conecta con el equipo de soporte. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de conversación con el asistente virtual nubyBot y acceso a recursos de ayuda index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Módulos Módulo base contenedor de los controladores de los módulos del sistema General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de archivos desde campo de formulario downFile.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Herramienta de selección de dirección a partir de nomenclaturas direccion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y eliminación de opciones de campos del sistema add_opciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y eliminación de opciones de campos del sistema admin_opciones_OP.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Otras Funcionalidades Funcionalidades técnicas y permisos especiales que no pertenecen a un módulo específico de la interfaz, pero que controlan accesos finos dentro de pantallas del sistema (por ejemplo, ver registros de otros usuarios, exportar tablas, modificar accesos de terceros, etc.). Público Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar (sin descripción) update_normas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Menu Principal homeppal.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Salir logout.php?doLogout=true ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ script para la importacion de datos importacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ PQRS Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Este permiso permite exportar los pqrs exportar_pqrs ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Identifica si el usuario es un auxilar contable o no. esAuxiliarContable ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Propiedades Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Identifica si el usuario puede o no modificar el campo Asignado a. asignado_a ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. crear_barrios ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. quien_consigno ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facturas Compra Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Comparativo por mes o evolución en un período de tiempo Informes/FacturasCompraComparativoPorPeriodo/index.php ✓ ✓ — — — Facturación por Concepto Informes/FacturasPorConcepto/index.php ✓ ✓ — — — Facturas Vencidas Informes/FacturasCompraVencidas/index.php ✓ ✓ — — — Facturas a Crédito sin Eventos Informes/FacturaCompraCreditoSinEventos/index.php ✓ ✓ — — — Facturas no Vencidas pero Pendientes de Pago Informes/FacturasCompraNoVencidas/index.php ✓ ✓ — — — Facturas por Proveedor Informes/FacturasPorProveedor/index.php ✓ ✓ — — — Histórico de Eventos por Facturas de Compra Informes/HistoricoEventosPorFacturaCompra/index.php ✓ ✓ — — — Listado de Facturas de Compra Informes/ListadoFacturasCompra/index.php ✓ ✓ — — — ¿Qué puede hacer el Personal Comercial en nuby? Esta guía describe los permisos predeterminados que tiene el rol de Personal Comercial en nuby. Al entregar el sistema a un nuevo cliente, estos son los accesos que tendrán los usuarios con este rol desde el primer día, antes de cualquier ajuste personalizado. Los permisos descritos en esta guía son la configuración de inicio. Pueden ser ajustados en cualquier momento sin afectar el funcionamiento del sistema. Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada bloque se expande al dar clic. 👤 ¿Quién es el Personal Comercial? El Personal Comercial es el rol del equipo de ventas, arriendo y gestión de propiedades en nuby. Tiene acceso prácticamente completo a todo el ciclo comercial inmobiliario: prospección de propiedades, gestión de zonas, publicación e integración con portales inmobiliarios, contratos de arrendamiento y venta, terceros, facturación básica, PQRS de inquilinos y propietarios, agenda y un amplio conjunto de informes comerciales y de cartera. Es el rol ideal para asesores inmobiliarios, coordinadores comerciales y personal de atención al cliente que gestiona el portafolio de propiedades, publica avisos en portales externos (Finca Raíz, Lamudi, iCasas, etc.) y da seguimiento a contratos e inquilinos en el día a día. Restricciones de este rol: El Personal Comercial no tiene acceso a módulos de contabilidad avanzada (Contabilidad y Finanzas, cuentas bancarias, conciliaciones, certificados tributarios), gestión de nómina y Recursos Humanos, CRM Inmobiliario (leads, requerimientos y bitácoras — salvo la posibilidad de comentar requerimientos), Gestión Administrativa (tesoría avanzada), administración de usuarios y roles, ni configuraciones de comunicaciones, infraestructura, sitio web, internacionalización, plantillas o almacenamiento. Una página de importación de nómina SIIGO es de solo lectura. ⚡ Vistazo Rápido — ¿Qué puede hacer este rol? Rol orientado al ciclo comercial inmobiliario: gestión de propiedades y zonas, publicación en portales, contratos, facturación básica, PQRS y un amplio conjunto de informes de cartera y comerciales. La siguiente tabla muestra, para cada área del sistema, si este rol tiene acceso y qué tipo de operaciones puede realizar: Área Acceder Crear Editar Eliminar Nivel 📊 Dashboards ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🛠️ Herramientas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 👥 Terceros ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 🏘️ Propiedades ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🗺️ Zonas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📝 Contratos ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚡ Tareas Comunes ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📒 Contabilidad ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 🏦 Finanzas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🧾 Facturas de Venta ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📥 Facturas de Compra ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📅 Agenda ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📈 Informes ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🎫 PQRS ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏢 CRM Inmobiliario ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 👔 Recursos Humanos — — — — Sin acceso 📋 Gestión Administrativa ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚙️ Sistema ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🔧 Configuraciones ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🤖 Moodle y nubyBot ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚙️ ¿Cómo ajustar los permisos de este rol? Los permisos del rol Personal Comercial se gestionan desde la pantalla de Permisos por Roles . Allí puedes activar o desactivar cualquier combinación de los cinco permisos (Acceder, Ver, Crear, Editar, Eliminar) para cada página del sistema. Ruta de acceso Desde cualquier pantalla del ERP, haz clic en el icono Herramientas de la barra superior y selecciona Sistema . En el menú lateral izquierdo de Sistema haz clic en Permisos por Roles . En la grilla principal filtra por el rol  Personal Comercial y ajusta los permisos directamente en cada fila. Cómo filtrar y ajustar Usa el campo de búsqueda por nombre del módulo para acotar la lista al área que vas a ajustar. También puedes filtrar por nombre de la página —es el identificador técnico (por ejemplo crear_contrato.php ) que aparece en la columna  Página de las tablas detalladas de esta guía. Activa o desactiva los checkboxes de los cinco permisos según el cambio deseado. Guarda los cambios al finalizar. Importante: los cambios que realices a los permisos del rol NO se propagan a los usuarios que ya existen con ese rol asignado. Solo se aplican automáticamente a los usuarios nuevos que se creen después. Para actualizar a un usuario actual, debes ajustar sus permisos individualmente desde  Herramientas » Sistema » Permisos de Usuario . 🗂️ Permisos Detallados por Módulo A continuación se muestran todos los permisos habilitados para este rol, organizados por módulo. Expande cada módulo para ver las funcionalidades habilitadas. Solo se muestran las áreas con al menos un permiso activo. Dashboards Proporciona visualizaciones personalizadas de los datos más relevantes, adaptadas según el rol del usuario, desde métricas financieras hasta la gestión de propiedades, facilitando la toma de decisiones informadas y eficientes General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de widgets del dashboard del usuario config_dashboard.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Herramientas Agrupa accesos a diversas herramientas de utilidad del sistema, como las bitácoras, configuraciones y administración, facilitando el acceso rápido a funciones clave para la gestión eficiente del sistema General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de edición de datos del perfil del usuario perfil.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización y gestión de pendientes pendientes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Terceros Gestiona toda la información relevante sobre inquilinos, propietarios, proveedores y empleados, facilitando la administración de relaciones y el seguimiento financiero General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de plantilla de certificados de ingresos a terceros generarPlantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización detallada de bitácoras ver_bitacora.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de terceros y acceso a las herramientas de gestión terceros.php — ✓ — — — Sección de edición de detalles de archivos adjuntos a terceros view_editar_tipo_file.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Propiedades Administra la creación y gestión de propiedades inmobiliarias, facilitando su registro, seguimiento de visitas, rechazos y otros aspectos importantes en la gestión inmobiliaria Integración con Portales Permite configurar los parámetros de una propiedad que se publicará en los portales inmobiliarios, así como gestionar su estado de publicación (activar o desactivar) en dichos portales Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de publicación de propiedad en portales integrar_portales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal integracion_general.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Finca Raíz integracion_FINCA_RAIZ.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Impulso Raíz integracion_IR.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Informe Inmobiliario integracion_APROPIATE.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal La Haus integracion_LH.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Mercado Libre integracion_MELI.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Metrocuadrado integracion_METROCUADRADO.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal OLX integracion_OLX.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de búsqueda de propiedades buscar_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de comparación de propiedades y envío por email comparar_propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de barrios a municipios para propiedades crear_barrios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de fuentes a requerimientos crear_fuentes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de medios a requerimientos crear_medios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de seguimientos a requerimientos add_seguimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de propiedades crear_propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de requerimientos crear_requerimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de solicitudes de visita crear_solicitud.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de envío de propiedad por email enviar_email.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización detallada de comentario a propiedad en el sitio web detalle_comentario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización detallada de propiedad y acceso a herramienta de envío por email detalle_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de estados de requerimientos add_estados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de inversiones a propiedades inversiones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de rechazos a propiedades rechazo_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de gestión de contenido multimedia de propiedades fotos_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de comentarios a propiedades en el sitio web y acceso a las herramientas de gestión comentario_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades consignadas pendientes de aprobación y acceso a las herramientas de gestión propiedades_pendientes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades y acceso a las herramientas de gestión propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de requerimientos y acceso a las herramientas de gestión requerimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de seguimientos a requerimientos y acceso a las herramientas de gestión ver_seguimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de solicitudes de visita y acceso a las herramientas de gestión solicitudes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Zonas Administra las zonas geográficas en las que se encuentran las propiedades y sus barrios asociados, permitiendo una mejor segmentación y búsqueda de inmuebles según las preferencias de los clientes General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de asignación y eliminación de barrios a zonas barrios_master.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades en arriendo por zonas master_arriendo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades en venta por zonas master_ventas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de zonas y acceso a las herramientas de gestión admin_master.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contratos Facilita la creación, gestión y seguimiento de contratos de arrendamiento y venta, incluyendo la configuración de los conceptos y movimientos contables asociados, garantizando el cumplimiento de los acuerdos legales y la correcta relación con los aspectos financieros General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de plantilla de contrato de arrendamiento generarPlantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y exportación de liquidación de servicios públicos imprimir_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de cambio de inquilino a contrato de arrendamiento contratos_form_cambiar_inquilino.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de cambio de propietario a contrato de arrendamiento contratos_form_cambiar_propietario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de administraciones a escenarios ajax_administraciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de cobros, devoluciones y pagos de la inmobiliaria a escenarios ajax_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de impuestos a conceptos ajax_impuestos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de interés por mora a escenarios ajax_interes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de otros conceptos a escenarios ajax_otros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de parámetros generales a escenarios ajax_generales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de prediales a escenarios ajax_prediales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de visualización de contratos de arrendamiento contratos_grid.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Tareas Comunes Optimiza y apoya las tareas administrativas asociadas a contratos de arrendamiento, con múltiples automatizaciones y herramientas que facilitan el manejo de facturas, egresos y demás movimientos comunes en una inmobiliaria Formatos de Tareas Comunes Está enfocado en los formatos predefinidos utilizados para gestionar tareas relacionadas con contratos de arrendamiento, tales como facturas, egresos, recibos, entre otros. Son formatos internos que no se pueden personalizar ni crear desde este módulo Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de formato de documentos contables documento_contable.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato manual de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño carta de facturas asociadas a contratos factura_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño carta de notas débito y/o crédito nota_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño media carta de facturas asociadas a contratos factura_mediacarta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de cuadre de caja liquidacion_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Enrutador de acceso a visualización de notas débito y/o crédito listar_notas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facilitador de descarga de PDF de cuadre de caja traerLiquidacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de envío de facturas y comprobantes por email send_mail_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de egresos y recibos de caja asociados a contratos print_recibos_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de facturas asociadas a contratos print_facturas_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de conceptos a facturar por contrato conceptos_factura.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de impuestos aplicados a conceptos de egresos o recibos de caja conceptos_iva.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de programación de envíos masivos de egresos y recibos de caja y acceso a las herramientas de gestión envios_recibos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad Gestiona los aspectos contables de la inmobiliaria, incluyendo la contabilidad general, nómina electrónica, cuentas PUC y la generación de informes contables para la toma de decisiones financieras Plantillas de Contabilidad Contiene las plantillas predefinidas necesarias para los procesos contables internos. Estas plantillas son utilizadas para la generación de documentos contables, pero no son personalizables ni editables dentro del módulo Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de informe contable informe_contable.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de nómina electrónica nomina_electronica.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Enrutador de acceso a creación y edición de documentos contables direcciona_movimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de importación de nómina SIIGO al sistema importar_nomina_siigo.php ✓ — — — — Interfaz de impresión masiva de documentos contables print_documentos_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de detalles de cierres contables cierre_detalle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad y Finanzas Centraliza la gestión contable y financiera, permitiendo administrar movimientos contables, cierres, períodos, estados financieros, cuentas bancarias, conciliaciones y extractos, facilitando el control de la información y la toma de decisiones económicas. Entidades Financieras Administra las entidades financieras utilizadas en el sistema, permitiendo consultar el listado estándar, solicitar nuevas entidades y homologar bancos personalizados, asegurando la correcta integración y consistencia de la información bancaria para pagos, recaudos y procesos contables Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de entidades financieras con acceso a las herramientas de gestión y homologación index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facturación Gestiona los documentos administrativos relacionados con servicios fuera de los contratos de arrendamiento, como facturas y pagos, facilitando la administración financiera de otros servicios que brinda la entidad General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación de pagos manuales de facturas de venta crear_pagos_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos masivos de facturas de venta crear_pagos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facturas de Compra Gestiona las facturas y gastos asociados con la compra de bienes y servicios necesarios para la operación inmobiliaria Formatos de Facturas de Compra Gestiona los formatos predefinidos para la emisión de facturas, utilizados de manera interna en la administración de los documentos relacionados con compras y gastos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de documento soporte documento_soporte_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de nota de ajuste nota_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Gastos Causados Gestiona los gastos generados por las operaciones de la inmobiliaria, desde reparaciones hasta pagos por servicios, facilitando el control financiero Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización 360 de detalles de facturas de compra (gastos causados) gasto_causado_detalle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de interacción entre documentos soporte y facturación electrónica documento_soporte_electronico.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos manuales de documentos soporte crear_pagos_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Agenda Organiza y gestiona eventos clave como citas de visita a propiedades, reuniones con propietarios e inquilinos, y otros compromisos relacionados con la operación inmobiliaria, garantizando una planificación diaria eficiente General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de exportación de eventos desde agenda exportar_agenda.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación, edición y eliminación de eventos en la agenda add_evento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de agenda con sus respectivos eventos y acceso a las herramientas de gestión agenda.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Chat Interno Facilita la comunicación en tiempo real entre los miembros del equipo de administración inmobiliaria, mejorando la colaboración y el flujo de información dentro de la entidad General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de gestión de correo interno con herramientas de envío y recepción de mensajes nuevo_chat.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informes Genera informes detallados sobre diferentes áreas del negocio inmobiliario, incluyendo administración, comercial, facturación y contabilidad, facilitando la toma de decisiones estratégicas General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Captación de Propiedades captacion_propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Inquilinos por Facturas cartera_inquilinos_new.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Inquilinos por Pendientes cartera_inquilinos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos Próximos a Vencerse contratos_vencimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos Terminados contratos_terminados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos por Escenario contratos_escenario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos por Mes de Finalización contratos_por_mes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos por Propiedad contratos_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Detalles de Movimientos Contables detalle_movimientos_contables.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Exportación de Información a Helisa export_helisa.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Ficha de Propiedad ficha_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Histórico de Contratos por Tercero contactos_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Inmuebles Arrendados por Mes propiedades_alquiladas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Liquidaciones de Servicios Públicos por Estado servicios_publicos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado Completo de Terceros listado_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado de Contratos contratos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Pagos Pendientes a Propietarios pagos_propietarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Barrio propiedades_barrio.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Clase de Inmueble propiedades_clase.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Estrato propiedades_estrato.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Tercero propiedades_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Tipo de Servicio propiedades_servicio.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Zona propiedades_zona.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Relación de Pagos Inquilinos relacion_pagos_inquilino.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Seguimientos por Requerimientos requerimiento_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Solicitudes de Visita por Propiedad propiedades_solicitudes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de acceso a informes del sistema index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ PQRS Gestiona las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) de clientes, inquilinos y propietarios, facilitando la resolución de conflictos y la mejora del servicio General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de seguimientos a PQRS crear_seguimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de PQRS y acceso a las herramientas de gestión pqrs_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de seguimientos a PQRS y acceso a las herramientas de gestión ver_seguimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ CRM Inmobiliario Optimiza la gestión comercial del negocio inmobiliario con herramientas para administrar propiedades, zonas de venta y arrendamiento, leads, requerimientos y visitas. Incluye dashboards, asistentes de importación, vistas 360° y reportes, facilitando el seguimiento de prospectos y clientes. Leads Gestiona y sigue leads, requerimientos y solicitudes de visita. Permite importar, visualizar, editar y hacer seguimiento detallado de cada interacción, optimizando la conversión de prospectos en clientes. Requerimientos de Leads Permite gestionar y hacer seguimiento a los requerimientos de los leads, ofreciendo herramientas para importar, visualizar, editar y actualizar los detalles, comentarios y el historial de cada uno. Comentarios a Requerimientos de Leads Facilita la gestión de comentarios asociados a los requerimientos de los leads, permitiendo agregar, editar y seguir las interacciones relacionadas con cada solicitud para un mejor seguimiento y colaboración entre los equipos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de comentarios para requerimientos de leads index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Gestión Administrativa Centraliza la administración de propietarios, inquilinos y contratos de arrendamiento y venta. Incluye herramientas para la gestión financiera, tesorería y cartera, facilitando el control de pagos, facturación y registros contables, con dashboards, reportes y asistentes de importación. Informes de Gestión Administrativa Centraliza reportes clave sobre contratos, cartera de inquilinos y propietarios, facturación de compra y venta, proporcionando un análisis detallado del estado financiero y administrativo para una mejor toma de decisiones. Informes de Facturas de Venta de Gestión Administrativa Proporciona reportes sobre la facturación electrónica, incluyendo un historial completo de las facturas emitidas y las notas débito/crédito electrónicas, facilitando el seguimiento y la gestión contable. Informe de Histórico de Facturación Electrónica Informe que muestra un listado de todas las facturas electrónicas emitidas en un periodo, con detalles como estado, fechas, cliente y valores, acompañado de gráficos para visualizar el comportamiento de la facturación. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Histórico de Facturación Electrónica index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Histórico de Notas Débito/Crédito Electrónicas Informe que detalla todas las notas débito y crédito electrónicas emitidas en el periodo seleccionado, incluyendo tipo, estado, cliente y valor total, con gráficos que permiten visualizar su comportamiento. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Histórico de Notas Débito/Crédito Electrónicas index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informes de Contratos de Gestión Administrativa Proporciona reportes detallados sobre la cartera de inquilinos y propietarios, facilitando el seguimiento de pagos, facturación y estados financieros para una gestión eficiente de los contratos. Informe de Cartera de Inquilinos para Bancos Informe que detalla las facturas pendientes de los inquilinos, con formato compatible para la importación masiva de pagos a bancos. Incluye información clave y calcula automáticamente fechas y montos de pago, considerando vencimientos e intereses configurados en los contratos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Inquilinos por Facturas para Bancos index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Inquilinos Tipo Dashboard Informe que presenta un resumen de la cartera de inquilinos mediante gráficos y tablas, permitiendo identificar deudas, analizar el comportamiento de pagos y tomar decisiones informadas sobre la gestión de la cartera. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Inquilinos Tipo Dashboard index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Propietarios por Facturas Informe que muestra las facturas emitidas a propietarios que aún no han sido pagadas ni gestionadas como egresos, facilitando el seguimiento de obligaciones pendientes y el control de pagos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Propietarios por Facturas index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Propietarios por Pendientes Informe que muestra los montos pendientes por facturar a propietarios, permitiendo un seguimiento claro de valores aún no gestionados y facilitando la planificación y emisión oportuna de facturas. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Propietarios por Pendientes index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Tesorería y Cartera Centraliza la gestión de ingresos, egresos y cartera, permitiendo administrar pagos, cobros, renovaciones de contratos, cuadre de caja y facturación. Reúne todas las herramientas clave para el control financiero operativo de la inmobiliaria. Informes de Tesorería y Cartera Agrupa los informes de tesorería y cartera, como la cartera de inquilinos pendiente de pago o los pagos pendientes a propietarios Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización de informes de tesorería y cartera index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuraciones Permite personalizar las opciones del sistema de acuerdo con las necesidades específicas del negocio inmobiliario, adaptando parámetros generales, financieros y operativos Configuración de Integración con Portales Sincroniza el sistema con portales inmobiliarios externos, facilitando la publicación y actualización de propiedades en diversas plataformas para aumentar la visibilidad de la oferta inmobiliaria Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de asignación de parámetros de integraciones con portales asignacion_parametros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de configuración de datos de cuenta de integración con portal Mercado Libre meli_datos_usuario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de configuración de parámetros generales de integraciones con portales configuracion_datos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integraciones con portales homologacion_datos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Finca Raíz fz_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Impulso Raíz ir_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Informe Inmobiliario ap_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Mercado Libre meli_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal OLX olx_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de registro de agentes inmobiliarios en integraciones con portales agentes_inmobiliarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de registro de agentes inmobiliarios en integración con portal Informe Inmobiliario ap_agentes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso a configuración de integraciones con portales index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Finca Raíz fz_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Impulso Raíz ir_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Informe Inmobiliario ap_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal La Haus lh_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Mercado Libre meli_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal OLX olx_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Terceros Permite personalizar los parámetros clave para la gestión de terceros, incluyendo opciones de bancos, tipos de documentos y tratamientos, asegurando una administración adaptada a las necesidades del negocio inmobiliario Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de asignación de clases de tercero a tipos de tercero persona y entidad config_tipo_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de bancos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_bancos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de documentos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_documento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de tratamientos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_tratamiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configurazión de Zonas Define y organiza las zonas geográficas donde se encuentran las propiedades disponibles para arrendar o vender, mejorando la gestión y la búsqueda de inmuebles por área Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de barrios y acceso a las herramientas de gestión admin_barrios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de departamentos y acceso a las herramientas de gestión admin_departamentos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de municipios y acceso a las herramientas de gestión admin_municipios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de API Facilita la integración con sistemas externos a través de APIs, permitiendo conectar tu sistema con otros servicios de gestión inmobiliaria o herramientas de análisis de datos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de cliente OAuth2 de API client_oauth2.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Importación de Datos Facilita la importación de datos desde sistemas externos, como registros de propiedades o información de terceros, agilizando la incorporación de información en el sistema Secciones de Importación de Datos Organiza y estructura el proceso de importación de datos en pasos secuenciales, facilitando la ejecución ordenada y eficiente de la carga de información en el sistema Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Sección de resultado de cargue del proceso de importación de datos al sistema seccion_4.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de resoluciones de facturación crear_resolucion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de creación de formas de pago add_tipo_pago.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Moodle Integra el sistema con la Universidad InterServicios, un Moodle que ofrece cursos sobre el sistema. La integración permite el acceso directo a través de Single Sign-On, facilitando el aprendizaje y la capacitación continua de los usuarios General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de acceso a la Universidad InterServicios moodle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Ayuda Acceda a recursos de soporte como tours guiados, guías y la Universidad InterServicios con cursos sobre el sistema. Además, sugiera mejoras en el portal de ideas, consulte el changelog con las últimas actualizaciones y utilice a nubyBot, el asistente virtual para resolver dudas y gestionar solicitudes automatizadas. nubyBot Asistente de IA integrado en nuby que permite a los usuarios resolver dudas, acceder a guías y videos, crear tickets de soporte y sugerir mejoras usando lenguaje natural. Facilita la interacción con el sistema y, si es necesario, conecta con el equipo de soporte. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de conversación con el asistente virtual nubyBot y acceso a recursos de ayuda index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Módulos Módulo base contenedor de los controladores de los módulos del sistema General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de archivos desde campo de formulario downFile.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Herramienta de selección de dirección a partir de nomenclaturas direccion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y eliminación de opciones de campos del sistema add_opciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y eliminación de opciones de campos del sistema admin_opciones_OP.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Otras Funcionalidades Funcionalidades técnicas y permisos especiales que no pertenecen a un módulo específico de la interfaz, pero que controlan accesos finos dentro de pantallas del sistema (por ejemplo, ver registros de otros usuarios, exportar tablas, modificar accesos de terceros, etc.). Público Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar (sin descripción) update_normas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Menu Principal homeppal.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Salir logout.php?doLogout=true ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ script para la importacion de datos importacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Propiedades Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Active la casilla de acceso si desea que el usuario pueda visualizar los requerimientos de otros usuarios. VER_MULTI_REQ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Este acceso permite al usuario exportar la tabla de terceros. view_export_grid ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no modificar el campo Asignado a. asignado_a ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. crear_barrios ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. quien_consigno ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ PQRS Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Este permiso permite exportar los pqrs exportar_pqrs ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ¿Qué puede hacer el Personal Administrativo en nuby? Esta guía describe los permisos predeterminados que tiene el rol de Personal Administrativo en nuby. Al entregar el sistema a un nuevo cliente, estos son los accesos que tendrán los usuarios con este rol desde el primer día, antes de cualquier ajuste personalizado. Los permisos descritos en esta guía son la configuración de inicio. Pueden ser ajustados en cualquier momento sin afectar el funcionamiento del sistema. Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada bloque se expande al dar clic. 👤 ¿Quién es el Personal Administrativo? El Personal Administrativo es el rol operativo más amplio de nuby. Reúne las capacidades de gestión contable básica, administración completa de contratos, propiedades, terceros y tareas comunes, con acceso a un extenso conjunto de informes de cartera, facturación y gestión comercial. Está diseñado para el personal que coordina operaciones administrativas transversales en la inmobiliaria: desde la gestión de contratos de arrendamiento y venta hasta el registro de movimientos contables, la publicación en portales inmobiliarios, la atención de PQRS y el seguimiento de cartera. Es el rol ideal para coordinadores administrativos, jefes de operaciones o personal de back-office que requieren visibilidad y control sobre el ciclo operativo completo sin necesitar acceso a nómina, configuraciones de infraestructura ni administración de usuarios del sistema. Restricciones de este rol: El Personal Administrativo no gestiona nómina (Recursos Humanos) ni cuentas bancarias, conciliaciones, certificados tributarios o formatos de bancos (Contabilidad y Finanzas avanzada). No tiene acceso a la administración de usuarios y roles, al CRM Inmobiliario completo (solo bitácoras y comentarios a requerimientos de leads), a configuraciones de comunicaciones, infraestructura, sitio web, internacionalización, almacenamiento ni notas de ajuste en Facturas de Compra. Doce páginas son de solo lectura: los ocho informes del histórico de Facturas de Compra (legacy), la importación de nómina SIIGO, el envío de eventos electrónicos de Gastos Causados, el informe de IVA y Comisiones por Cuadres de Caja, y el informe de Nómina. ⚡ Vistazo Rápido — ¿Qué puede hacer este rol? El rol operativo más amplio: combina gestión contable básica, contratos completos, propiedades, terceros, tareas comunes, facturación, informes extensos de cartera y portales. Sin acceso a nómina, finanzas avanzadas ni administración del sistema. La siguiente tabla muestra, para cada área del sistema, si este rol tiene acceso y qué tipo de operaciones puede realizar: Área Acceder Crear Editar Eliminar Nivel 📊 Dashboards ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🛠️ Herramientas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 👥 Terceros ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏘️ Propiedades ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🗺️ Zonas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📝 Contratos ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚡ Tareas Comunes ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📒 Contabilidad ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 🏦 Finanzas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🧾 Facturas de Venta ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📥 Facturas de Compra ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 📅 Agenda ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📈 Informes ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 🎫 PQRS ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏢 CRM Inmobiliario ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 👔 Recursos Humanos ✓ — — — Acceso parcial 📋 Gestión Administrativa ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚙️ Sistema ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🔧 Configuraciones ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🤖 Moodle y nubyBot ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚙️ ¿Cómo ajustar los permisos de este rol? Los permisos del rol Personal Administrativo se gestionan desde la pantalla de Permisos por Roles . Allí puedes activar o desactivar cualquier combinación de los cinco permisos (Acceder, Ver, Crear, Editar, Eliminar) para cada página del sistema. Ruta de acceso Desde cualquier pantalla del ERP, haz clic en el icono Herramientas de la barra superior y selecciona Sistema . En el menú lateral izquierdo de Sistema haz clic en Permisos por Roles . En la grilla principal filtra por el rol  Personal Administrativo y ajusta los permisos directamente en cada fila. Cómo filtrar y ajustar Usa el campo de búsqueda por nombre del módulo para acotar la lista al área que vas a ajustar. También puedes filtrar por nombre de la página —es el identificador técnico (por ejemplo crear_contrato.php ) que aparece en la columna  Página de las tablas detalladas de esta guía. Activa o desactiva los checkboxes de los cinco permisos según el cambio deseado. Guarda los cambios al finalizar. Importante: los cambios que realices a los permisos del rol NO se propagan a los usuarios que ya existen con ese rol asignado. Solo se aplican automáticamente a los usuarios nuevos que se creen después. Para actualizar a un usuario actual, debes ajustar sus permisos individualmente desde  Herramientas » Sistema » Permisos de Usuario . 🗂️ Permisos Detallados por Módulo A continuación se muestran todos los permisos habilitados para este rol, organizados por módulo. Expande cada módulo para ver las funcionalidades habilitadas. Solo se muestran las áreas con al menos un permiso activo. Dashboards Proporciona visualizaciones personalizadas de los datos más relevantes, adaptadas según el rol del usuario, desde métricas financieras hasta la gestión de propiedades, facilitando la toma de decisiones informadas y eficientes General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de widgets del dashboard del usuario config_dashboard.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Herramientas Agrupa accesos a diversas herramientas de utilidad del sistema, como las bitácoras, configuraciones y administración, facilitando el acceso rápido a funciones clave para la gestión eficiente del sistema General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de edición de datos del perfil del usuario perfil.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización y gestión de pendientes pendientes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Terceros Gestiona toda la información relevante sobre inquilinos, propietarios, proveedores y empleados, facilitando la administración de relaciones y el seguimiento financiero General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de archivos adjuntos a terceros down_anexos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facilitador de descarga de plantilla de certificados de ingresos a terceros generarPlantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de bitácoras crear_bitacora.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de contactos asociados a terceros editar_contacto_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de datos legales de terceros tercero_legal.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de terceros de tipo entidad crear_terceros_entidad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de terceros de tipo persona crear_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición minificada de terceros crear_terceros_min.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de gestión de archivos adjuntos a terceros add_files.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización detallada de bitácoras ver_bitacora.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de bitácoras y acceso a las herramientas de gestión bitacoras_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de terceros y acceso a las herramientas de gestión terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización detallada de terceros ver_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de edición de detalles de archivos adjuntos a terceros view_editar_tipo_file.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Propiedades Administra la creación y gestión de propiedades inmobiliarias, facilitando su registro, seguimiento de visitas, rechazos y otros aspectos importantes en la gestión inmobiliaria Integración con Portales Permite configurar los parámetros de una propiedad que se publicará en los portales inmobiliarios, así como gestionar su estado de publicación (activar o desactivar) en dichos portales Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de publicación de propiedad en portales integrar_portales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal integracion_general.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Finca Raíz integracion_FINCA_RAIZ.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Impulso Raíz integracion_IR.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Informe Inmobiliario integracion_APROPIATE.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal La Haus integracion_LH.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Mercado Libre integracion_MELI.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Metrocuadrado integracion_METROCUADRADO.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal OLX integracion_OLX.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de búsqueda de propiedades buscar_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de comparación de propiedades y envío por email comparar_propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de barrios a municipios para propiedades crear_barrios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de fuentes a requerimientos crear_fuentes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de medios a requerimientos crear_medios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de seguimientos a requerimientos add_seguimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de propiedades crear_propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de requerimientos crear_requerimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de solicitudes de visita crear_solicitud.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de envío de propiedad por email enviar_email.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización detallada de comentario a propiedad en el sitio web detalle_comentario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización detallada de propiedad y acceso a herramienta de envío por email detalle_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de estados de requerimientos add_estados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de inversiones a propiedades inversiones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de rechazos a propiedades rechazo_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de gestión de contenido multimedia de propiedades fotos_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de comentarios a propiedades en el sitio web y acceso a las herramientas de gestión comentario_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades consignadas pendientes de aprobación y acceso a las herramientas de gestión propiedades_pendientes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades y acceso a las herramientas de gestión propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de requerimientos y acceso a las herramientas de gestión requerimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de seguimientos a requerimientos y acceso a las herramientas de gestión ver_seguimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de solicitudes de visita y acceso a las herramientas de gestión solicitudes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Zonas Administra las zonas geográficas en las que se encuentran las propiedades y sus barrios asociados, permitiendo una mejor segmentación y búsqueda de inmuebles según las preferencias de los clientes General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de asignación y eliminación de barrios a zonas barrios_master.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades en arriendo por zonas master_arriendo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades en venta por zonas master_ventas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de zonas y acceso a las herramientas de gestión admin_master.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contratos Facilita la creación, gestión y seguimiento de contratos de arrendamiento y venta, incluyendo la configuración de los conceptos y movimientos contables asociados, garantizando el cumplimiento de los acuerdos legales y la correcta relación con los aspectos financieros General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de plantilla de contrato de arrendamiento generarPlantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de liquidación de servicios públicos pagar_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de conceptos crear_conceptos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de contratos de arrendamiento crear_contrato.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación, edición y simulación de escenarios crear_tipo_contrato.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de cálculo y visualización de servicios públicos para contratos de arrendamiento calculador.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de gestión de solicitudes de adelanto de canon mediante la plataforma Avanto integracion_avanto.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de selección de propiedad para contrato de arrendamiento add_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y exportación de liquidación de servicios públicos imprimir_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de conceptos y acceso a las herramientas de gestión conceptos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de contratos de arrendamiento y acceso a las herramientas de gestión contratos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de escenarios y acceso a las herramientas de gestión tipos_contratos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de impuestos para conceptos y acceso a las herramientas de gestión impuestos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de cambio de inquilino a contrato de arrendamiento contratos_form_cambiar_inquilino.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de cambio de propietario a contrato de arrendamiento contratos_form_cambiar_propietario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de administraciones a escenarios ajax_administraciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de cobros, devoluciones y pagos de la inmobiliaria a escenarios ajax_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de impuestos a conceptos ajax_impuestos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de interés por mora a escenarios ajax_interes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de otros conceptos a escenarios ajax_otros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de parámetros generales a escenarios ajax_generales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de prediales a escenarios ajax_prediales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de visualización de contratos de arrendamiento contratos_grid.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Tareas Comunes Optimiza y apoya las tareas administrativas asociadas a contratos de arrendamiento, con múltiples automatizaciones y herramientas que facilitan el manejo de facturas, egresos y demás movimientos comunes en una inmobiliaria Formatos de Tareas Comunes Está enfocado en los formatos predefinidos utilizados para gestionar tareas relacionadas con contratos de arrendamiento, tales como facturas, egresos, recibos, entre otros. Son formatos internos que no se pueden personalizar ni crear desde este módulo Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de formato de documentos contables documento_contable.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato manual de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño carta de facturas asociadas a contratos factura_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño carta de notas débito y/o crédito nota_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño media carta de facturas asociadas a contratos factura_mediacarta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de cuadre de caja liquidacion_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato cheque de egresos asociados a contratos formato_cheque.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Enrutador de acceso a visualización de notas débito y/o crédito listar_notas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facilitador de descarga de PDF de cuadre de caja traerLiquidacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de egresos para propietarios asociados a contratos crear_egreso.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de facturas asociadas a contratos crear_factura_contratos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de recibos de caja para inquilinos asociados a contratos crear_recibo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de notas débito y/o crédito crear_nota_debito_credito.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de envío de facturas y comprobantes por email send_mail_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de egresos y recibos de caja asociados a contratos print_recibos_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de facturas asociadas a contratos print_facturas_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de conceptos a facturar por contrato conceptos_factura.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de impuestos aplicados a conceptos de egresos o recibos de caja conceptos_iva.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de egresos asociados a contratos y acceso a las herramientas de gestión egresos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de facturas asociadas a contratos y acceso a las herramientas de gestión list_facturas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de notas débito y/o crédito y acceso a las herramientas de gestión notas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de programación de envíos masivos de egresos y recibos de caja y acceso a las herramientas de gestión envios_recibos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de programación de envíos masivos de facturas y acceso a las herramientas de gestión envios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de recibos de caja asociados a contratos y acceso a las herramientas de gestión recibos_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización y gestión de cuadres de caja liquidar_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad Gestiona los aspectos contables de la inmobiliaria, incluyendo la contabilidad general, nómina electrónica, cuentas PUC y la generación de informes contables para la toma de decisiones financieras Plantillas de Contabilidad Contiene las plantillas predefinidas necesarias para los procesos contables internos. Estas plantillas son utilizadas para la generación de documentos contables, pero no son personalizables ni editables dentro del módulo Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de informe contable informe_contable.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de nómina electrónica nomina_electronica.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Enrutador de acceso a creación y edición de documentos contables direcciona_movimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de cierre contable crear_cierre.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de cuenta PUC editar_puc.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de documentos contables movimientos_con.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de formatos de información exógena crear_formatos_exogena.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de generación de estados financieros financieros_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de generación de informes contables COLGAAP informes_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de homologación de cuenta contable anterior a cuenta contable nueva homologar_cuentas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de importación de nómina SIIGO al sistema importar_nomina_siigo.php ✓ — — — — Interfaz de impresión masiva de documentos contables print_documentos_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de detalles de cierres contables cierre_detalle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y asignación de cuentas PUC a usuarios del sistema puc_usuarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de periodos contables periodos_contables.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de generación de información exógena y acceso a las herramientas de gestión informacion_exogena.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de centros de costos y acceso a las herramientas de gestión centros_costos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de cierres contables y acceso a las herramientas de gestión cierre.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de cuentas PUC y acceso a las herramientas de gestión puc.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de documentos contables y acceso a las herramientas de gestión consultas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad y Finanzas Centraliza la gestión contable y financiera, permitiendo administrar movimientos contables, cierres, períodos, estados financieros, cuentas bancarias, conciliaciones y extractos, facilitando el control de la información y la toma de decisiones económicas. Entidades Financieras Administra las entidades financieras utilizadas en el sistema, permitiendo consultar el listado estándar, solicitar nuevas entidades y homologar bancos personalizados, asegurando la correcta integración y consistencia de la información bancaria para pagos, recaudos y procesos contables Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de entidades financieras con acceso a las herramientas de gestión y homologación index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Certificados Tributarios Gestión y generación de certificados tributarios para propietarios e inquilinos Informes de Certificados Tributarios Informes consolidados con los valores precalculados de los certificados tributarios Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización de informes de certificados tributarios index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facturación Gestiona los documentos administrativos relacionados con servicios fuera de los contratos de arrendamiento, como facturas y pagos, facilitando la administración financiera de otros servicios que brinda la entidad General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de PDF de factura de venta factura.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos manuales de facturas de venta crear_pagos_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos masivos de facturas de venta crear_pagos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de facturas de venta crear_factura.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de facturas de venta y acceso a las herramientas de gestión facturas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de pagos de facturas de venta y acceso a las herramientas de gestión pagos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facturas de Compra Gestiona las facturas y gastos asociados con la compra de bienes y servicios necesarios para la operación inmobiliaria Formatos de Facturas de Compra Gestiona los formatos predefinidos para la emisión de facturas, utilizados de manera interna en la administración de los documentos relacionados con compras y gastos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de documento soporte documento_soporte_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de nota de ajuste nota_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Gastos Causados Gestiona los gastos generados por las operaciones de la inmobiliaria, desde reparaciones hasta pagos por servicios, facilitando el control financiero Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización 360 de detalles de facturas de compra (gastos causados) gasto_causado_detalle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de programación de envío de eventos electrónicos y acceso a las herramientas de gestión envios_eventos_electronicos.php ✓ ✓ — — — General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de interacción entre documentos soporte y facturación electrónica documento_soporte_electronico.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos manuales de documentos soporte crear_pagos_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Agenda Organiza y gestiona eventos clave como citas de visita a propiedades, reuniones con propietarios e inquilinos, y otros compromisos relacionados con la operación inmobiliaria, garantizando una planificación diaria eficiente General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de exportación de eventos desde agenda exportar_agenda.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación, edición y eliminación de eventos en la agenda add_evento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de agenda con sus respectivos eventos y acceso a las herramientas de gestión agenda.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Chat Interno Facilita la comunicación en tiempo real entre los miembros del equipo de administración inmobiliaria, mejorando la colaboración y el flujo de información dentro de la entidad General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de gestión de correo interno con herramientas de envío y recepción de mensajes nuevo_chat.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informes Genera informes detallados sobre diferentes áreas del negocio inmobiliario, incluyendo administración, comercial, facturación y contabilidad, facilitando la toma de decisiones estratégicas General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Captación de Propiedades captacion_propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Inquilinos por Facturas cartera_inquilinos_new.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Inquilinos por Pendientes cartera_inquilinos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos Próximos a Vencerse contratos_vencimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos Terminados contratos_terminados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos por Escenario contratos_escenario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos por Mes de Finalización contratos_por_mes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Contratos por Propiedad contratos_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Detalles de Movimientos Contables detalle_movimientos_contables.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Exportación de Información a Helisa export_helisa.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Ficha de Propiedad ficha_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Histórico de Contratos por Tercero contactos_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Inmuebles Arrendados por Mes propiedades_alquiladas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Iva y Comisiones por Cuadres de Caja cuadre_caja.php ✓ — — — — Informe de Liquidaciones de Servicios Públicos por Estado servicios_publicos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado Completo de Propiedades propiedades_full.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado Completo de Terceros listado_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado de Contratos contratos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Pagos Pendientes a Propietarios pagos_propietarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Barrio propiedades_barrio.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Clase de Inmueble propiedades_clase.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Estrato propiedades_estrato.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Tercero propiedades_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Tipo de Servicio propiedades_servicio.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Propiedades por Zona propiedades_zona.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Relación de Pagos Inquilinos relacion_pagos_inquilino.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Seguimientos por Requerimientos requerimiento_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Solicitudes de Visita por Propiedad propiedades_solicitudes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Visitas a Propiedad por Asesor visitas_x_asesor.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de acceso a informes del sistema index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ PQRS Gestiona las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) de clientes, inquilinos y propietarios, facilitando la resolución de conflictos y la mejora del servicio General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de seguimientos a PQRS crear_seguimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de PQRS y acceso a las herramientas de gestión pqrs_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de seguimientos a PQRS y acceso a las herramientas de gestión ver_seguimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ CRM Inmobiliario Optimiza la gestión comercial del negocio inmobiliario con herramientas para administrar propiedades, zonas de venta y arrendamiento, leads, requerimientos y visitas. Incluye dashboards, asistentes de importación, vistas 360° y reportes, facilitando el seguimiento de prospectos y clientes. Bitácoras Permite gestionar las bitácoras de terceros, registrando sus actividades y pendientes para un seguimiento detallado de prospectos y clientes dentro del sistema. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de bitácoras y acceso a las herramientas de gestión index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Leads Gestiona y sigue leads, requerimientos y solicitudes de visita. Permite importar, visualizar, editar y hacer seguimiento detallado de cada interacción, optimizando la conversión de prospectos en clientes. Requerimientos de Leads Permite gestionar y hacer seguimiento a los requerimientos de los leads, ofreciendo herramientas para importar, visualizar, editar y actualizar los detalles, comentarios y el historial de cada uno. Comentarios a Requerimientos de Leads Facilita la gestión de comentarios asociados a los requerimientos de los leads, permitiendo agregar, editar y seguir las interacciones relacionadas con cada solicitud para un mejor seguimiento y colaboración entre los equipos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de comentarios para requerimientos de leads index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Gestión Administrativa Centraliza la administración de propietarios, inquilinos y contratos de arrendamiento y venta. Incluye herramientas para la gestión financiera, tesorería y cartera, facilitando el control de pagos, facturación y registros contables, con dashboards, reportes y asistentes de importación. Informes de Gestión Administrativa Centraliza reportes clave sobre contratos, cartera de inquilinos y propietarios, facturación de compra y venta, proporcionando un análisis detallado del estado financiero y administrativo para una mejor toma de decisiones. Informes de Facturas de Venta de Gestión Administrativa Proporciona reportes sobre la facturación electrónica, incluyendo un historial completo de las facturas emitidas y las notas débito/crédito electrónicas, facilitando el seguimiento y la gestión contable. Informe de Histórico de Facturación Electrónica Informe que muestra un listado de todas las facturas electrónicas emitidas en un periodo, con detalles como estado, fechas, cliente y valores, acompañado de gráficos para visualizar el comportamiento de la facturación. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Histórico de Facturación Electrónica index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Histórico de Notas Débito/Crédito Electrónicas Informe que detalla todas las notas débito y crédito electrónicas emitidas en el periodo seleccionado, incluyendo tipo, estado, cliente y valor total, con gráficos que permiten visualizar su comportamiento. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Histórico de Notas Débito/Crédito Electrónicas index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informes de Contratos de Gestión Administrativa Proporciona reportes detallados sobre la cartera de inquilinos y propietarios, facilitando el seguimiento de pagos, facturación y estados financieros para una gestión eficiente de los contratos. Informe de Cartera de Inquilinos para Bancos Informe que detalla las facturas pendientes de los inquilinos, con formato compatible para la importación masiva de pagos a bancos. Incluye información clave y calcula automáticamente fechas y montos de pago, considerando vencimientos e intereses configurados en los contratos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Inquilinos por Facturas para Bancos index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Inquilinos Tipo Dashboard Informe que presenta un resumen de la cartera de inquilinos mediante gráficos y tablas, permitiendo identificar deudas, analizar el comportamiento de pagos y tomar decisiones informadas sobre la gestión de la cartera. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Inquilinos Tipo Dashboard index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Propietarios por Facturas Informe que muestra las facturas emitidas a propietarios que aún no han sido pagadas ni gestionadas como egresos, facilitando el seguimiento de obligaciones pendientes y el control de pagos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Propietarios por Facturas index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Propietarios por Pendientes Informe que muestra los montos pendientes por facturar a propietarios, permitiendo un seguimiento claro de valores aún no gestionados y facilitando la planificación y emisión oportuna de facturas. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Propietarios por Pendientes index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informes de Facturas de Compra de Gestión Administrativa Ofrece reportes detallados sobre las facturas de compra, permitiendo analizar su estado, compararlas por periodos, revisar proveedores y conceptos, y hacer seguimiento a pagos y vencimientos. Informe de Facturas de Compra a Crédito sin Eventos Informe que detalla las facturas de compra a crédito sin eventos registrados, facilitando el seguimiento de aquellas que aún no han sido gestionadas en el sistema. Incluye datos clave para identificar rápidamente saldos y estados de pago. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra a Crédito sin Eventos index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Comparativo de Facturas de Compra por Periodo Informe que compara facturas de compra y documentos de soporte por año, mes y día, permitiendo analizar la evolución de los gastos a lo largo del tiempo mediante gráficos interactivos y desgloses detallados por periodo. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Comparativo de Facturas de Compra por Periodo index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra no Vencidas pero Pendientes de Pago Informe que consolida facturas de compra y documentos soporte aún no vencidos pero con saldo pendiente, permitiendo anticipar pagos próximos y gestionar de forma oportuna las obligaciones financieras. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra no Vencidas pero Pendientes de Pago index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra Vencidas Informe que presenta facturas de compra y documentos soporte vencidos y pendientes de pago, facilitando la identificación de obligaciones urgentes y ayudando a prevenir cargos por mora. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra Vencidas index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra por Concepto Informe que agrupa las facturas de compra y documentos soporte por concepto de gasto, mostrando totales, número de facturas y detalles asociados para facilitar el análisis y control de adquisiciones. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra por Concepto index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Facturas de Compra por Proveedor Informe que consolida las facturas de compra y documentos soporte por proveedor, permitiendo visualizar totales facturados, número de documentos y detalles individuales para un mejor control de gastos por proveedor. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Facturas de Compra por Proveedor index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Histórico de Eventos de Facturas de Compra Informe que detalla el historial de eventos asociados a cada factura de compra, facilitando el seguimiento del ciclo de vida de las facturas y el control de su gestión contable y de pagos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Histórico de Eventos de Facturas de Compra index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Listado de Facturas de Compra Informe que consolida facturas de compra y documentos soporte, mostrando detalles clave como proveedor, valores, impuestos y estado de pago, para facilitar el seguimiento y análisis de los gastos registrados. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Listado de Facturas de Compra index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Tesorería y Cartera Centraliza la gestión de ingresos, egresos y cartera, permitiendo administrar pagos, cobros, renovaciones de contratos, cuadre de caja y facturación. Reúne todas las herramientas clave para el control financiero operativo de la inmobiliaria. Informes de Tesorería y Cartera Agrupa los informes de tesorería y cartera, como la cartera de inquilinos pendiente de pago o los pagos pendientes a propietarios Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización de informes de tesorería y cartera index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Recursos Humanos Centraliza la gestión de recursos humanos, permitiendo administrar la nómina, novedades de empleados, nómina electrónica y reportes de deducciones, provisiones y costos Nómina Gestiona la nómina de los empleados de la inmobiliaria Informes de Nómina Agrupa los informes de nómina de los empleados como deducciones, provisiones y costos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización de informes de nómina index.php ✓ ✓ — — — Configuraciones Permite personalizar las opciones del sistema de acuerdo con las necesidades específicas del negocio inmobiliario, adaptando parámetros generales, financieros y operativos Configuración de Integración con Portales Sincroniza el sistema con portales inmobiliarios externos, facilitando la publicación y actualización de propiedades en diversas plataformas para aumentar la visibilidad de la oferta inmobiliaria Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de asignación de parámetros de integraciones con portales asignacion_parametros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de configuración de datos de cuenta de integración con portal Mercado Libre meli_datos_usuario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de configuración de parámetros generales de integraciones con portales configuracion_datos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integraciones con portales homologacion_datos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Finca Raíz fz_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Impulso Raíz ir_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Informe Inmobiliario ap_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Mercado Libre meli_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal OLX olx_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de registro de agentes inmobiliarios en integraciones con portales agentes_inmobiliarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de registro de agentes inmobiliarios en integración con portal Informe Inmobiliario ap_agentes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso a configuración de integraciones con portales index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Finca Raíz fz_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Impulso Raíz ir_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Informe Inmobiliario ap_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal La Haus lh_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Mercado Libre meli_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal OLX olx_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Terceros Permite personalizar los parámetros clave para la gestión de terceros, incluyendo opciones de bancos, tipos de documentos y tratamientos, asegurando una administración adaptada a las necesidades del negocio inmobiliario Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de asignación de clases de tercero a tipos de tercero persona y entidad config_tipo_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de bancos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_bancos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de documentos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_documento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de tratamientos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_tratamiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configurazión de Zonas Define y organiza las zonas geográficas donde se encuentran las propiedades disponibles para arrendar o vender, mejorando la gestión y la búsqueda de inmuebles por área Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de barrios y acceso a las herramientas de gestión admin_barrios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de departamentos y acceso a las herramientas de gestión admin_departamentos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de municipios y acceso a las herramientas de gestión admin_municipios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de API Facilita la integración con sistemas externos a través de APIs, permitiendo conectar tu sistema con otros servicios de gestión inmobiliaria o herramientas de análisis de datos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de cliente OAuth2 de API client_oauth2.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Importación de Datos Facilita la importación de datos desde sistemas externos, como registros de propiedades o información de terceros, agilizando la incorporación de información en el sistema Secciones de Importación de Datos Organiza y estructura el proceso de importación de datos en pasos secuenciales, facilitando la ejecución ordenada y eficiente de la carga de información en el sistema Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Sección de resultado de cargue del proceso de importación de datos al sistema seccion_4.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Plantillas Permite gestionar las plantillas utilizadas en documentos y comunicaciones, como correos electrónicos y contratos. Facilita la creación, edición y previsualización de plantillas, asegurando que las comunicaciones sean siempre consistentes y personalizadas según las necesidades del negocio inmobiliario Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de plantillas de documentos y comunicaciones crear_plantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de edición de contenido de plantillas de documentos y comunicaciones editor.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de plantillas y acceso a las herramientas de gestión plantillas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de archivos adjuntos a la entidad down_anexos_entidad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de resoluciones de facturación crear_resolucion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de edición de información de la entidad editar_entidad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de edición de parámetros de contratos editar_parametros_generales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de gestión de archivos adjuntos a la entidad add_files.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y configuración de parámetros de contabilidad parametros_contables.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y configuración de parámetros de contratos parametros_generales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y configuración de parámetros de facturación parametros_facturacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de creación de formas de pago add_tipo_pago.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de información de la entidad y acceso a las herramientas de gestión entidad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de registros de características de propiedades y acceso a las herramientas de gestión caracteristicas_x_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso al módulo de configuraciones configuraciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Moodle Integra el sistema con la Universidad InterServicios, un Moodle que ofrece cursos sobre el sistema. La integración permite el acceso directo a través de Single Sign-On, facilitando el aprendizaje y la capacitación continua de los usuarios General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de acceso a la Universidad InterServicios moodle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Ayuda Acceda a recursos de soporte como tours guiados, guías y la Universidad InterServicios con cursos sobre el sistema. Además, sugiera mejoras en el portal de ideas, consulte el changelog con las últimas actualizaciones y utilice a nubyBot, el asistente virtual para resolver dudas y gestionar solicitudes automatizadas. nubyBot Asistente de IA integrado en nuby que permite a los usuarios resolver dudas, acceder a guías y videos, crear tickets de soporte y sugerir mejoras usando lenguaje natural. Facilita la interacción con el sistema y, si es necesario, conecta con el equipo de soporte. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de conversación con el asistente virtual nubyBot y acceso a recursos de ayuda index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Módulos Módulo base contenedor de los controladores de los módulos del sistema General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de archivos desde campo de formulario downFile.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Herramienta de selección de dirección a partir de nomenclaturas direccion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y eliminación de opciones de campos del sistema add_opciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y eliminación de opciones de campos del sistema admin_opciones_OP.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Otras Funcionalidades Funcionalidades técnicas y permisos especiales que no pertenecen a un módulo específico de la interfaz, pero que controlan accesos finos dentro de pantallas del sistema (por ejemplo, ver registros de otros usuarios, exportar tablas, modificar accesos de terceros, etc.). Público Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar (sin descripción) update_normas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Menu Principal homeppal.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Salir logout.php?doLogout=true ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ script para la importacion de datos importacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Propiedades Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Active la casilla de acceso si desea que el usuario pueda visualizar los requerimientos de otros usuarios. VER_MULTI_REQ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Este acceso permite al usuario exportar la tabla de terceros. view_export_grid ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no modificar el campo Asignado a. asignado_a ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. crear_barrios ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. quien_consigno ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Tareas comunes Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Este acceso permite al usuario ver los recibos creados por otros usuarios. view_recibos_all ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ PQRS Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Este permiso permite exportar los pqrs exportar_pqrs ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Identifica si el usuario es un auxilar contable o no. esAuxiliarContable ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facturas Compra Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Comparativo por mes o evolución en un período de tiempo Informes/FacturasCompraComparativoPorPeriodo/index.php ✓ ✓ — — — Facturación por Concepto Informes/FacturasPorConcepto/index.php ✓ ✓ — — — Facturas Vencidas Informes/FacturasCompraVencidas/index.php ✓ ✓ — — — Facturas a Crédito sin Eventos Informes/FacturaCompraCreditoSinEventos/index.php ✓ ✓ — — — Facturas no Vencidas pero Pendientes de Pago Informes/FacturasCompraNoVencidas/index.php ✓ ✓ — — — Facturas por Proveedor Informes/FacturasPorProveedor/index.php ✓ ✓ — — — Histórico de Eventos por Facturas de Compra Informes/HistoricoEventosPorFacturaCompra/index.php ✓ ✓ — — — Listado de Facturas de Compra Informes/ListadoFacturasCompra/index.php ✓ ✓ — — — ¿Qué puede hacer el Asesor en nuby? Esta guía describe los permisos predeterminados que tiene el rol de Asesor en nuby. Al entregar el sistema a un nuevo cliente, estos son los accesos que tendrán los usuarios con este rol desde el primer día, antes de cualquier ajuste personalizado. Los permisos descritos en esta guía son la configuración de inicio. Pueden ser ajustados en cualquier momento sin afectar el funcionamiento del sistema. Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada bloque se expande al dar clic. 👤 ¿Quién es el Asesor? El Asesor es el rol de atención directa a propietarios e inquilinos en nuby. Tiene acceso completo a las funciones operativas del día a día: gestión de propiedades, contratos de arrendamiento y venta, terceros, publicación en portales inmobiliarios, tareas comunes, agenda, facturación básica y PQRS. Cuenta además con acceso a informes de cartera de propietarios y al informe de certificados tributarios, lo que le permite atender consultas financieras del propietario directamente. Es el rol ideal para asesores de arrendamiento o venta, ejecutivos de cuenta y personal de atención al cliente que gestiona el portafolio de propiedades, atiende solicitudes de propietarios e inquilinos, y realiza el seguimiento comercial sin necesidad de acceder a informes generales de cartera, gestión de zonas ni módulos contables avanzados. Restricciones de este rol: El Asesor no tiene acceso al módulo de Informes general (cartera de inquilinos, informes de contratos, etc.), gestión de Zonas, módulos de Contabilidad y Finanzas avanzados (cuentas bancarias, conciliaciones, formatos de bancos, certificados tributarios), Recursos Humanos, CRM Inmobiliario completo (solo bitácoras y comentarios a requerimientos de leads), Gestión Administrativa, administración de usuarios y roles, ni configuraciones de comunicaciones, infraestructura, sitio web, internacionalización, almacenamiento, plantillas ni propiedades. No tiene ninguna página de solo lectura: todos los permisos son uniformes (Acceder, Crear, Editar y Eliminar). ⚡ Vistazo Rápido — ¿Qué puede hacer este rol? Rol para asesores de arrendamiento y venta: acceso completo y uniforme a propiedades, contratos, terceros, portales, tareas comunes, facturación básica, PQRS y agenda. Sin módulo de informes general ni gestión de zonas. La siguiente tabla muestra, para cada área del sistema, si este rol tiene acceso y qué tipo de operaciones puede realizar: Área Acceder Crear Editar Eliminar Nivel 📊 Dashboards ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🛠️ Herramientas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 👥 Terceros ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏘️ Propiedades ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🗺️ Zonas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📝 Contratos ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚡ Tareas Comunes ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📒 Contabilidad ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏦 Finanzas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🧾 Facturas de Venta ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📥 Facturas de Compra ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📅 Agenda ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📈 Informes ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🎫 PQRS ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏢 CRM Inmobiliario ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 👔 Recursos Humanos — — — — Sin acceso 📋 Gestión Administrativa ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚙️ Sistema ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🔧 Configuraciones ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🤖 Moodle y nubyBot ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚙️ ¿Cómo ajustar los permisos de este rol? Los permisos del rol Asesor se gestionan desde la pantalla de Permisos por Roles . Allí puedes activar o desactivar cualquier combinación de los cinco permisos (Acceder, Ver, Crear, Editar, Eliminar) para cada página del sistema. Ruta de acceso Desde cualquier pantalla del ERP, haz clic en el icono Herramientas de la barra superior y selecciona Sistema . En el menú lateral izquierdo de Sistema haz clic en Permisos por Roles . En la grilla principal filtra por el rol  Asesor y ajusta los permisos directamente en cada fila. Cómo filtrar y ajustar Usa el campo de búsqueda por nombre del módulo para acotar la lista al área que vas a ajustar. También puedes filtrar por nombre de la página —es el identificador técnico (por ejemplo crear_contrato.php ) que aparece en la columna  Página de las tablas detalladas de esta guía. Activa o desactiva los checkboxes de los cinco permisos según el cambio deseado. Guarda los cambios al finalizar. Importante: los cambios que realices a los permisos del rol NO se propagan a los usuarios que ya existen con ese rol asignado. Solo se aplican automáticamente a los usuarios nuevos que se creen después. Para actualizar a un usuario actual, debes ajustar sus permisos individualmente desde  Herramientas » Sistema » Permisos de Usuario . 🗂️ Permisos Detallados por Módulo A continuación se muestran todos los permisos habilitados para este rol, organizados por módulo. Expande cada módulo para ver las funcionalidades habilitadas. Solo se muestran las áreas con al menos un permiso activo. Dashboards Proporciona visualizaciones personalizadas de los datos más relevantes, adaptadas según el rol del usuario, desde métricas financieras hasta la gestión de propiedades, facilitando la toma de decisiones informadas y eficientes General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de widgets del dashboard del usuario config_dashboard.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Herramientas Agrupa accesos a diversas herramientas de utilidad del sistema, como las bitácoras, configuraciones y administración, facilitando el acceso rápido a funciones clave para la gestión eficiente del sistema General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de edición de datos del perfil del usuario perfil.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización y gestión de pendientes pendientes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Terceros Gestiona toda la información relevante sobre inquilinos, propietarios, proveedores y empleados, facilitando la administración de relaciones y el seguimiento financiero General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de archivos adjuntos a terceros down_anexos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facilitador de descarga de plantilla de certificados de ingresos a terceros generarPlantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de bitácoras crear_bitacora.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de contactos asociados a terceros editar_contacto_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de datos legales de terceros tercero_legal.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de terceros de tipo entidad crear_terceros_entidad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de terceros de tipo persona crear_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición minificada de terceros crear_terceros_min.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de gestión de archivos adjuntos a terceros add_files.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización detallada de bitácoras ver_bitacora.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de bitácoras y acceso a las herramientas de gestión bitacoras_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de terceros y acceso a las herramientas de gestión terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización detallada de terceros ver_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de edición de detalles de archivos adjuntos a terceros view_editar_tipo_file.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Propiedades Administra la creación y gestión de propiedades inmobiliarias, facilitando su registro, seguimiento de visitas, rechazos y otros aspectos importantes en la gestión inmobiliaria Integración con Portales Permite configurar los parámetros de una propiedad que se publicará en los portales inmobiliarios, así como gestionar su estado de publicación (activar o desactivar) en dichos portales Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de publicación de propiedad en portales integrar_portales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal integracion_general.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Finca Raíz integracion_FINCA_RAIZ.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Impulso Raíz integracion_IR.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Informe Inmobiliario integracion_APROPIATE.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal La Haus integracion_LH.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Mercado Libre integracion_MELI.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Metrocuadrado integracion_METROCUADRADO.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal OLX integracion_OLX.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de búsqueda de propiedades buscar_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de comparación de propiedades y envío por email comparar_propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de barrios a municipios para propiedades crear_barrios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de fuentes a requerimientos crear_fuentes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de medios a requerimientos crear_medios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de seguimientos a requerimientos add_seguimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de propiedades crear_propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de requerimientos crear_requerimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de solicitudes de visita crear_solicitud.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de envío de propiedad por email enviar_email.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización detallada de comentario a propiedad en el sitio web detalle_comentario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización detallada de propiedad y acceso a herramienta de envío por email detalle_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de estados de requerimientos add_estados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de inversiones a propiedades inversiones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de rechazos a propiedades rechazo_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de gestión de contenido multimedia de propiedades fotos_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de comentarios a propiedades en el sitio web y acceso a las herramientas de gestión comentario_propiedad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades consignadas pendientes de aprobación y acceso a las herramientas de gestión propiedades_pendientes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades y acceso a las herramientas de gestión propiedades.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de requerimientos y acceso a las herramientas de gestión requerimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de seguimientos a requerimientos y acceso a las herramientas de gestión ver_seguimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de solicitudes de visita y acceso a las herramientas de gestión solicitudes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contratos Facilita la creación, gestión y seguimiento de contratos de arrendamiento y venta, incluyendo la configuración de los conceptos y movimientos contables asociados, garantizando el cumplimiento de los acuerdos legales y la correcta relación con los aspectos financieros General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de plantilla de contrato de arrendamiento generarPlantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y exportación de liquidación de servicios públicos imprimir_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de cambio de inquilino a contrato de arrendamiento contratos_form_cambiar_inquilino.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de cambio de propietario a contrato de arrendamiento contratos_form_cambiar_propietario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de administraciones a escenarios ajax_administraciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de cobros, devoluciones y pagos de la inmobiliaria a escenarios ajax_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de impuestos a conceptos ajax_impuestos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de interés por mora a escenarios ajax_interes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de otros conceptos a escenarios ajax_otros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de parámetros generales a escenarios ajax_generales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de prediales a escenarios ajax_prediales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de visualización de contratos de arrendamiento contratos_grid.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Tareas Comunes Optimiza y apoya las tareas administrativas asociadas a contratos de arrendamiento, con múltiples automatizaciones y herramientas que facilitan el manejo de facturas, egresos y demás movimientos comunes en una inmobiliaria Formatos de Tareas Comunes Está enfocado en los formatos predefinidos utilizados para gestionar tareas relacionadas con contratos de arrendamiento, tales como facturas, egresos, recibos, entre otros. Son formatos internos que no se pueden personalizar ni crear desde este módulo Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de formato de documentos contables documento_contable.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato manual de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño carta de facturas asociadas a contratos factura_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño carta de notas débito y/o crédito nota_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño media carta de facturas asociadas a contratos factura_mediacarta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de cuadre de caja liquidacion_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Enrutador de acceso a visualización de notas débito y/o crédito listar_notas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facilitador de descarga de PDF de cuadre de caja traerLiquidacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de envío de facturas y comprobantes por email send_mail_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de egresos y recibos de caja asociados a contratos print_recibos_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de facturas asociadas a contratos print_facturas_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de conceptos a facturar por contrato conceptos_factura.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de impuestos aplicados a conceptos de egresos o recibos de caja conceptos_iva.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de programación de envíos masivos de egresos y recibos de caja y acceso a las herramientas de gestión envios_recibos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad Gestiona los aspectos contables de la inmobiliaria, incluyendo la contabilidad general, nómina electrónica, cuentas PUC y la generación de informes contables para la toma de decisiones financieras Plantillas de Contabilidad Contiene las plantillas predefinidas necesarias para los procesos contables internos. Estas plantillas son utilizadas para la generación de documentos contables, pero no son personalizables ni editables dentro del módulo Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de informe contable informe_contable.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de nómina electrónica nomina_electronica.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Enrutador de acceso a creación y edición de documentos contables direcciona_movimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de documentos contables print_documentos_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de detalles de cierres contables cierre_detalle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad y Finanzas Centraliza la gestión contable y financiera, permitiendo administrar movimientos contables, cierres, períodos, estados financieros, cuentas bancarias, conciliaciones y extractos, facilitando el control de la información y la toma de decisiones económicas. Entidades Financieras Administra las entidades financieras utilizadas en el sistema, permitiendo consultar el listado estándar, solicitar nuevas entidades y homologar bancos personalizados, asegurando la correcta integración y consistencia de la información bancaria para pagos, recaudos y procesos contables Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de entidades financieras con acceso a las herramientas de gestión y homologación index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Certificados Tributarios Gestión y generación de certificados tributarios para propietarios e inquilinos Informes de Certificados Tributarios Informes consolidados con los valores precalculados de los certificados tributarios Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización de informes de certificados tributarios index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facturación Gestiona los documentos administrativos relacionados con servicios fuera de los contratos de arrendamiento, como facturas y pagos, facilitando la administración financiera de otros servicios que brinda la entidad General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación de pagos manuales de facturas de venta crear_pagos_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos masivos de facturas de venta crear_pagos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facturas de Compra Gestiona las facturas y gastos asociados con la compra de bienes y servicios necesarios para la operación inmobiliaria Formatos de Facturas de Compra Gestiona los formatos predefinidos para la emisión de facturas, utilizados de manera interna en la administración de los documentos relacionados con compras y gastos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de documento soporte documento_soporte_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de nota de ajuste nota_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Gastos Causados Gestiona los gastos generados por las operaciones de la inmobiliaria, desde reparaciones hasta pagos por servicios, facilitando el control financiero Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización 360 de detalles de facturas de compra (gastos causados) gasto_causado_detalle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de interacción entre documentos soporte y facturación electrónica documento_soporte_electronico.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos manuales de documentos soporte crear_pagos_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Agenda Organiza y gestiona eventos clave como citas de visita a propiedades, reuniones con propietarios e inquilinos, y otros compromisos relacionados con la operación inmobiliaria, garantizando una planificación diaria eficiente General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de exportación de eventos desde agenda exportar_agenda.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación, edición y eliminación de eventos en la agenda add_evento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de agenda con sus respectivos eventos y acceso a las herramientas de gestión agenda.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Chat Interno Facilita la comunicación en tiempo real entre los miembros del equipo de administración inmobiliaria, mejorando la colaboración y el flujo de información dentro de la entidad General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de gestión de correo interno con herramientas de envío y recepción de mensajes nuevo_chat.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ PQRS Gestiona las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) de clientes, inquilinos y propietarios, facilitando la resolución de conflictos y la mejora del servicio General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de seguimientos a PQRS crear_seguimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de PQRS y acceso a las herramientas de gestión pqrs_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de seguimientos a PQRS y acceso a las herramientas de gestión ver_seguimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ CRM Inmobiliario Optimiza la gestión comercial del negocio inmobiliario con herramientas para administrar propiedades, zonas de venta y arrendamiento, leads, requerimientos y visitas. Incluye dashboards, asistentes de importación, vistas 360° y reportes, facilitando el seguimiento de prospectos y clientes. Bitácoras Permite gestionar las bitácoras de terceros, registrando sus actividades y pendientes para un seguimiento detallado de prospectos y clientes dentro del sistema. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de bitácoras y acceso a las herramientas de gestión index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Leads Gestiona y sigue leads, requerimientos y solicitudes de visita. Permite importar, visualizar, editar y hacer seguimiento detallado de cada interacción, optimizando la conversión de prospectos en clientes. Requerimientos de Leads Permite gestionar y hacer seguimiento a los requerimientos de los leads, ofreciendo herramientas para importar, visualizar, editar y actualizar los detalles, comentarios y el historial de cada uno. Comentarios a Requerimientos de Leads Facilita la gestión de comentarios asociados a los requerimientos de los leads, permitiendo agregar, editar y seguir las interacciones relacionadas con cada solicitud para un mejor seguimiento y colaboración entre los equipos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de comentarios para requerimientos de leads index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Gestión Administrativa Centraliza la administración de propietarios, inquilinos y contratos de arrendamiento y venta. Incluye herramientas para la gestión financiera, tesorería y cartera, facilitando el control de pagos, facturación y registros contables, con dashboards, reportes y asistentes de importación. Informes de Gestión Administrativa Centraliza reportes clave sobre contratos, cartera de inquilinos y propietarios, facturación de compra y venta, proporcionando un análisis detallado del estado financiero y administrativo para una mejor toma de decisiones. Informes de Contratos de Gestión Administrativa Proporciona reportes detallados sobre la cartera de inquilinos y propietarios, facilitando el seguimiento de pagos, facturación y estados financieros para una gestión eficiente de los contratos. Informe de Cartera de Propietarios por Facturas Informe que muestra las facturas emitidas a propietarios que aún no han sido pagadas ni gestionadas como egresos, facilitando el seguimiento de obligaciones pendientes y el control de pagos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Propietarios por Facturas index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Propietarios por Pendientes Informe que muestra los montos pendientes por facturar a propietarios, permitiendo un seguimiento claro de valores aún no gestionados y facilitando la planificación y emisión oportuna de facturas. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Propietarios por Pendientes index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuraciones Permite personalizar las opciones del sistema de acuerdo con las necesidades específicas del negocio inmobiliario, adaptando parámetros generales, financieros y operativos Configuración de Integración con Portales Sincroniza el sistema con portales inmobiliarios externos, facilitando la publicación y actualización de propiedades en diversas plataformas para aumentar la visibilidad de la oferta inmobiliaria Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de asignación de parámetros de integraciones con portales asignacion_parametros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de configuración de datos de cuenta de integración con portal Mercado Libre meli_datos_usuario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de configuración de parámetros generales de integraciones con portales configuracion_datos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integraciones con portales homologacion_datos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Finca Raíz fz_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Impulso Raíz ir_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Informe Inmobiliario ap_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Mercado Libre meli_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal OLX olx_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de registro de agentes inmobiliarios en integraciones con portales agentes_inmobiliarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de registro de agentes inmobiliarios en integración con portal Informe Inmobiliario ap_agentes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso a configuración de integraciones con portales index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Finca Raíz fz_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Impulso Raíz ir_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Informe Inmobiliario ap_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal La Haus lh_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Mercado Libre meli_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal OLX olx_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Terceros Permite personalizar los parámetros clave para la gestión de terceros, incluyendo opciones de bancos, tipos de documentos y tratamientos, asegurando una administración adaptada a las necesidades del negocio inmobiliario Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de asignación de clases de tercero a tipos de tercero persona y entidad config_tipo_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de bancos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_bancos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de documentos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_documento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de tratamientos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_tratamiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configurazión de Zonas Define y organiza las zonas geográficas donde se encuentran las propiedades disponibles para arrendar o vender, mejorando la gestión y la búsqueda de inmuebles por área Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de barrios y acceso a las herramientas de gestión admin_barrios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de departamentos y acceso a las herramientas de gestión admin_departamentos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de municipios y acceso a las herramientas de gestión admin_municipios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de API Facilita la integración con sistemas externos a través de APIs, permitiendo conectar tu sistema con otros servicios de gestión inmobiliaria o herramientas de análisis de datos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de cliente OAuth2 de API client_oauth2.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Importación de Datos Facilita la importación de datos desde sistemas externos, como registros de propiedades o información de terceros, agilizando la incorporación de información en el sistema Secciones de Importación de Datos Organiza y estructura el proceso de importación de datos en pasos secuenciales, facilitando la ejecución ordenada y eficiente de la carga de información en el sistema Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Sección de resultado de cargue del proceso de importación de datos al sistema seccion_4.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de resoluciones de facturación crear_resolucion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de creación de formas de pago add_tipo_pago.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Moodle Integra el sistema con la Universidad InterServicios, un Moodle que ofrece cursos sobre el sistema. La integración permite el acceso directo a través de Single Sign-On, facilitando el aprendizaje y la capacitación continua de los usuarios General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de acceso a la Universidad InterServicios moodle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Ayuda Acceda a recursos de soporte como tours guiados, guías y la Universidad InterServicios con cursos sobre el sistema. Además, sugiera mejoras en el portal de ideas, consulte el changelog con las últimas actualizaciones y utilice a nubyBot, el asistente virtual para resolver dudas y gestionar solicitudes automatizadas. nubyBot Asistente de IA integrado en nuby que permite a los usuarios resolver dudas, acceder a guías y videos, crear tickets de soporte y sugerir mejoras usando lenguaje natural. Facilita la interacción con el sistema y, si es necesario, conecta con el equipo de soporte. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de conversación con el asistente virtual nubyBot y acceso a recursos de ayuda index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Módulos Módulo base contenedor de los controladores de los módulos del sistema General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de archivos desde campo de formulario downFile.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Herramienta de selección de dirección a partir de nomenclaturas direccion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y eliminación de opciones de campos del sistema add_opciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y eliminación de opciones de campos del sistema admin_opciones_OP.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Otras Funcionalidades Funcionalidades técnicas y permisos especiales que no pertenecen a un módulo específico de la interfaz, pero que controlan accesos finos dentro de pantallas del sistema (por ejemplo, ver registros de otros usuarios, exportar tablas, modificar accesos de terceros, etc.). Público Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar (sin descripción) update_normas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Menu Principal homeppal.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Salir logout.php?doLogout=true ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ script para la importacion de datos importacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Propiedades Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Active la casilla de acceso si desea que el usuario pueda visualizar los requerimientos de otros usuarios. VER_MULTI_REQ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Este acceso permite al usuario exportar la tabla de terceros. view_export_grid ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no modificar el campo Asignado a. asignado_a ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. crear_barrios ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. quien_consigno ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Terceros Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Identifica si el tercero seleccionado es asesor interde de la empresa o no es_asesor ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ PQRS Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Este permiso permite exportar los pqrs exportar_pqrs ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ¿Qué puede hacer el Agente Inmobiliario en nuby? Esta guía describe los permisos predeterminados que tiene el rol de Agente Inmobiliario en nuby. Al entregar el sistema a un nuevo cliente, estos son los accesos que tendrán los usuarios con este rol desde el primer día, antes de cualquier ajuste personalizado. Los permisos descritos en esta guía son la configuración de inicio. Pueden ser ajustados en cualquier momento sin afectar el funcionamiento del sistema. Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada bloque se expande al dar clic. 👤 ¿Quién es el Agente Inmobiliario? El Agente Inmobiliario es el rol de campo en nuby: el perfil más enfocado en la atención directa al cliente y la operación diaria. Tiene acceso completo a contratos de arrendamiento y venta, terceros (propietarios e inquilinos), tareas comunes, publicación e integración con portales inmobiliarios externos, agenda, facturación básica, PQRS y chat. Puede consultar el catálogo de propiedades (solo lectura del panel) y operar un subconjunto de herramientas de gestión de propiedades. Tiene acceso a los informes de cartera de propietarios y al informe de certificados tributarios para atender consultas financieras directas. Es el rol ideal para agentes de campo, captadores, coordinadores de visitas y personal de atención que trabajan directamente con propietarios e inquilinos sin necesitar acceso a la administración completa del portafolio, informes generales ni módulos contables avanzados. Restricciones de este rol: El Agente Inmobiliario tiene acceso muy limitado a la gestión de propiedades: puede ver el panel de propiedades (solo lectura) y operar tres funciones específicas, pero no gestiona el portafolio completo. No tiene acceso al módulo de Informes general, gestión de Zonas, contabilidad avanzada (Contabilidad y Finanzas: cuentas bancarias, conciliaciones, formatos de bancos), Recursos Humanos, CRM Inmobiliario completo (solo bitácoras y comentarios a requerimientos de leads), Gestión Administrativa, administración de usuarios y roles, ni configuraciones de comunicaciones, infraestructura, sitio web, internacionalización, almacenamiento, plantillas ni propiedades. ⚡ Vistazo Rápido — ¿Qué puede hacer este rol? El rol de campo más focalizado: contratos completos, terceros, portales, tareas comunes, facturación básica, PQRS y agenda. Acceso muy limitado a gestión de propiedades (solo consulta del panel + 3 funciones). Sin informes generales ni zonas. La siguiente tabla muestra, para cada área del sistema, si este rol tiene acceso y qué tipo de operaciones puede realizar: Área Acceder Crear Editar Eliminar Nivel 📊 Dashboards ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🛠️ Herramientas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 👥 Terceros ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏘️ Propiedades ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso parcial 🗺️ Zonas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📝 Contratos ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚡ Tareas Comunes ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📒 Contabilidad ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏦 Finanzas ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🧾 Facturas de Venta ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📥 Facturas de Compra ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📅 Agenda ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 📈 Informes ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🎫 PQRS ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🏢 CRM Inmobiliario ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 👔 Recursos Humanos — — — — Sin acceso 📋 Gestión Administrativa ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚙️ Sistema ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🔧 Configuraciones ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo 🤖 Moodle y nubyBot ✓ ✓ ✓ ✓ Acceso completo ⚙️ ¿Cómo ajustar los permisos de este rol? Los permisos del rol Agente Inmobiliario se gestionan desde la pantalla de Permisos por Roles . Allí puedes activar o desactivar cualquier combinación de los cinco permisos (Acceder, Ver, Crear, Editar, Eliminar) para cada página del sistema. Ruta de acceso Desde cualquier pantalla del ERP, haz clic en el icono Herramientas de la barra superior y selecciona Sistema . En el menú lateral izquierdo de Sistema haz clic en Permisos por Roles . En la grilla principal filtra por el rol  Agente Inmobiliario y ajusta los permisos directamente en cada fila. Cómo filtrar y ajustar Usa el campo de búsqueda por nombre del módulo para acotar la lista al área que vas a ajustar. También puedes filtrar por nombre de la página —es el identificador técnico (por ejemplo crear_contrato.php ) que aparece en la columna  Página de las tablas detalladas de esta guía. Activa o desactiva los checkboxes de los cinco permisos según el cambio deseado. Guarda los cambios al finalizar. Importante: los cambios que realices a los permisos del rol NO se propagan a los usuarios que ya existen con ese rol asignado. Solo se aplican automáticamente a los usuarios nuevos que se creen después. Para actualizar a un usuario actual, debes ajustar sus permisos individualmente desde  Herramientas » Sistema » Permisos de Usuario . 🗂️ Permisos Detallados por Módulo A continuación se muestran todos los permisos habilitados para este rol, organizados por módulo. Expande cada módulo para ver las funcionalidades habilitadas. Solo se muestran las áreas con al menos un permiso activo. Dashboards Proporciona visualizaciones personalizadas de los datos más relevantes, adaptadas según el rol del usuario, desde métricas financieras hasta la gestión de propiedades, facilitando la toma de decisiones informadas y eficientes General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de widgets del dashboard del usuario config_dashboard.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Herramientas Agrupa accesos a diversas herramientas de utilidad del sistema, como las bitácoras, configuraciones y administración, facilitando el acceso rápido a funciones clave para la gestión eficiente del sistema General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de edición de datos del perfil del usuario perfil.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización y gestión de pendientes pendientes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Terceros Gestiona toda la información relevante sobre inquilinos, propietarios, proveedores y empleados, facilitando la administración de relaciones y el seguimiento financiero General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de archivos adjuntos a terceros down_anexos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facilitador de descarga de plantilla de certificados de ingresos a terceros generarPlantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de bitácoras crear_bitacora.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de contactos asociados a terceros editar_contacto_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de datos legales de terceros tercero_legal.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de terceros de tipo entidad crear_terceros_entidad.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición de terceros de tipo persona crear_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y edición minificada de terceros crear_terceros_min.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de gestión de archivos adjuntos a terceros add_files.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización detallada de bitácoras ver_bitacora.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de bitácoras y acceso a las herramientas de gestión bitacoras_terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de terceros y acceso a las herramientas de gestión terceros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización detallada de terceros ver_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de edición de detalles de archivos adjuntos a terceros view_editar_tipo_file.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Propiedades Administra la creación y gestión de propiedades inmobiliarias, facilitando su registro, seguimiento de visitas, rechazos y otros aspectos importantes en la gestión inmobiliaria Integración con Portales Permite configurar los parámetros de una propiedad que se publicará en los portales inmobiliarios, así como gestionar su estado de publicación (activar o desactivar) en dichos portales Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de configuración de publicación de propiedad en portales integrar_portales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal integracion_general.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Finca Raíz integracion_FINCA_RAIZ.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Impulso Raíz integracion_IR.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Informe Inmobiliario integracion_APROPIATE.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal La Haus integracion_LH.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Mercado Libre integracion_MELI.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal Metrocuadrado integracion_METROCUADRADO.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de publicación de propiedad en portal OLX integracion_OLX.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación de fuentes a requerimientos crear_fuentes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de medios a requerimientos crear_medios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y gestión de estados de requerimientos add_estados.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de propiedades y acceso a las herramientas de gestión propiedades.php — ✓ — — — Contratos Facilita la creación, gestión y seguimiento de contratos de arrendamiento y venta, incluyendo la configuración de los conceptos y movimientos contables asociados, garantizando el cumplimiento de los acuerdos legales y la correcta relación con los aspectos financieros General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de plantilla de contrato de arrendamiento generarPlantilla.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización y exportación de liquidación de servicios públicos imprimir_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de cambio de inquilino a contrato de arrendamiento contratos_form_cambiar_inquilino.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de cambio de propietario a contrato de arrendamiento contratos_form_cambiar_propietario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de administraciones a escenarios ajax_administraciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de cobros, devoluciones y pagos de la inmobiliaria a escenarios ajax_servicios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de impuestos a conceptos ajax_impuestos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de interés por mora a escenarios ajax_interes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de otros conceptos a escenarios ajax_otros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de parámetros generales a escenarios ajax_generales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de configuración de prediales a escenarios ajax_prediales.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Sección de visualización de contratos de arrendamiento contratos_grid.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Tareas Comunes Optimiza y apoya las tareas administrativas asociadas a contratos de arrendamiento, con múltiples automatizaciones y herramientas que facilitan el manejo de facturas, egresos y demás movimientos comunes en una inmobiliaria Formatos de Tareas Comunes Está enfocado en los formatos predefinidos utilizados para gestionar tareas relacionadas con contratos de arrendamiento, tales como facturas, egresos, recibos, entre otros. Son formatos internos que no se pueden personalizar ni crear desde este módulo Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de formato de documentos contables documento_contable.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato manual de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño carta de facturas asociadas a contratos factura_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño carta de notas débito y/o crédito nota_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de formato tamaño media carta de facturas asociadas a contratos factura_mediacarta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de cuadre de caja liquidacion_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de egresos y recibos de caja asociados a contratos recibo_caja.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Enrutador de acceso a visualización de notas débito y/o crédito listar_notas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facilitador de descarga de PDF de cuadre de caja traerLiquidacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de envío de facturas y comprobantes por email send_mail_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de egresos y recibos de caja asociados a contratos print_recibos_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de facturas asociadas a contratos print_facturas_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de conceptos a facturar por contrato conceptos_factura.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de impuestos aplicados a conceptos de egresos o recibos de caja conceptos_iva.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de programación de envíos masivos de egresos y recibos de caja y acceso a las herramientas de gestión envios_recibos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad Gestiona los aspectos contables de la inmobiliaria, incluyendo la contabilidad general, nómina electrónica, cuentas PUC y la generación de informes contables para la toma de decisiones financieras Plantillas de Contabilidad Contiene las plantillas predefinidas necesarias para los procesos contables internos. Estas plantillas son utilizadas para la generación de documentos contables, pero no son personalizables ni editables dentro del módulo Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de informe contable informe_contable.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de nómina electrónica nomina_electronica.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Enrutador de acceso a creación y edición de documentos contables direcciona_movimiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de impresión masiva de documentos contables print_documentos_masivo.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de visualización de detalles de cierres contables cierre_detalle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Contabilidad y Finanzas Centraliza la gestión contable y financiera, permitiendo administrar movimientos contables, cierres, períodos, estados financieros, cuentas bancarias, conciliaciones y extractos, facilitando el control de la información y la toma de decisiones económicas. Entidades Financieras Administra las entidades financieras utilizadas en el sistema, permitiendo consultar el listado estándar, solicitar nuevas entidades y homologar bancos personalizados, asegurando la correcta integración y consistencia de la información bancaria para pagos, recaudos y procesos contables Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de entidades financieras con acceso a las herramientas de gestión y homologación index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Certificados Tributarios Gestión y generación de certificados tributarios para propietarios e inquilinos Informes de Certificados Tributarios Informes consolidados con los valores precalculados de los certificados tributarios Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización de informes de certificados tributarios index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facturación Gestiona los documentos administrativos relacionados con servicios fuera de los contratos de arrendamiento, como facturas y pagos, facilitando la administración financiera de otros servicios que brinda la entidad General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación de pagos manuales de facturas de venta crear_pagos_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos masivos de facturas de venta crear_pagos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Facturas de Compra Gestiona las facturas y gastos asociados con la compra de bienes y servicios necesarios para la operación inmobiliaria Formatos de Facturas de Compra Gestiona los formatos predefinidos para la emisión de facturas, utilizados de manera interna en la administración de los documentos relacionados con compras y gastos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Constructor de PDF de documento soporte documento_soporte_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Constructor de PDF de nota de ajuste nota_carta.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Gastos Causados Gestiona los gastos generados por las operaciones de la inmobiliaria, desde reparaciones hasta pagos por servicios, facilitando el control financiero Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de visualización 360 de detalles de facturas de compra (gastos causados) gasto_causado_detalle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de interacción entre documentos soporte y facturación electrónica documento_soporte_electronico.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación de pagos manuales de documentos soporte crear_pagos_manual.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Agenda Organiza y gestiona eventos clave como citas de visita a propiedades, reuniones con propietarios e inquilinos, y otros compromisos relacionados con la operación inmobiliaria, garantizando una planificación diaria eficiente General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de exportación de eventos desde agenda exportar_agenda.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación, edición y eliminación de eventos en la agenda add_evento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de agenda con sus respectivos eventos y acceso a las herramientas de gestión agenda.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Chat Interno Facilita la comunicación en tiempo real entre los miembros del equipo de administración inmobiliaria, mejorando la colaboración y el flujo de información dentro de la entidad General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de gestión de correo interno con herramientas de envío y recepción de mensajes nuevo_chat.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ PQRS Gestiona las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) de clientes, inquilinos y propietarios, facilitando la resolución de conflictos y la mejora del servicio General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de seguimientos a PQRS crear_seguimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de PQRS y acceso a las herramientas de gestión pqrs_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de seguimientos a PQRS y acceso a las herramientas de gestión ver_seguimientos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ CRM Inmobiliario Optimiza la gestión comercial del negocio inmobiliario con herramientas para administrar propiedades, zonas de venta y arrendamiento, leads, requerimientos y visitas. Incluye dashboards, asistentes de importación, vistas 360° y reportes, facilitando el seguimiento de prospectos y clientes. Bitácoras Permite gestionar las bitácoras de terceros, registrando sus actividades y pendientes para un seguimiento detallado de prospectos y clientes dentro del sistema. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de bitácoras y acceso a las herramientas de gestión index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Leads Gestiona y sigue leads, requerimientos y solicitudes de visita. Permite importar, visualizar, editar y hacer seguimiento detallado de cada interacción, optimizando la conversión de prospectos en clientes. Requerimientos de Leads Permite gestionar y hacer seguimiento a los requerimientos de los leads, ofreciendo herramientas para importar, visualizar, editar y actualizar los detalles, comentarios y el historial de cada uno. Comentarios a Requerimientos de Leads Facilita la gestión de comentarios asociados a los requerimientos de los leads, permitiendo agregar, editar y seguir las interacciones relacionadas con cada solicitud para un mejor seguimiento y colaboración entre los equipos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de comentarios para requerimientos de leads index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Gestión Administrativa Centraliza la administración de propietarios, inquilinos y contratos de arrendamiento y venta. Incluye herramientas para la gestión financiera, tesorería y cartera, facilitando el control de pagos, facturación y registros contables, con dashboards, reportes y asistentes de importación. Informes de Gestión Administrativa Centraliza reportes clave sobre contratos, cartera de inquilinos y propietarios, facturación de compra y venta, proporcionando un análisis detallado del estado financiero y administrativo para una mejor toma de decisiones. Informes de Contratos de Gestión Administrativa Proporciona reportes detallados sobre la cartera de inquilinos y propietarios, facilitando el seguimiento de pagos, facturación y estados financieros para una gestión eficiente de los contratos. Informe de Cartera de Propietarios por Facturas Informe que muestra las facturas emitidas a propietarios que aún no han sido pagadas ni gestionadas como egresos, facilitando el seguimiento de obligaciones pendientes y el control de pagos. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Propietarios por Facturas index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Informe de Cartera de Propietarios por Pendientes Informe que muestra los montos pendientes por facturar a propietarios, permitiendo un seguimiento claro de valores aún no gestionados y facilitando la planificación y emisión oportuna de facturas. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Informe de Cartera de Propietarios por Pendientes index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuraciones Permite personalizar las opciones del sistema de acuerdo con las necesidades específicas del negocio inmobiliario, adaptando parámetros generales, financieros y operativos Configuración de Integración con Portales Sincroniza el sistema con portales inmobiliarios externos, facilitando la publicación y actualización de propiedades en diversas plataformas para aumentar la visibilidad de la oferta inmobiliaria Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de asignación de parámetros de integraciones con portales asignacion_parametros.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de configuración de datos de cuenta de integración con portal Mercado Libre meli_datos_usuario.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de configuración de parámetros generales de integraciones con portales configuracion_datos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integraciones con portales homologacion_datos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Finca Raíz fz_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Impulso Raíz ir_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Informe Inmobiliario ap_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal Mercado Libre meli_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de homologación de datos del sistema a integración con portal OLX olx_sincronizacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de registro de agentes inmobiliarios en integraciones con portales agentes_inmobiliarios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de registro de agentes inmobiliarios en integración con portal Informe Inmobiliario ap_agentes.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de acceso a configuración de integraciones con portales index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Finca Raíz fz_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Impulso Raíz ir_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Informe Inmobiliario ap_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal La Haus lh_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal Mercado Libre meli_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel principal de integración con portal OLX olx_index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Terceros Permite personalizar los parámetros clave para la gestión de terceros, incluyendo opciones de bancos, tipos de documentos y tratamientos, asegurando una administración adaptada a las necesidades del negocio inmobiliario Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de asignación de clases de tercero a tipos de tercero persona y entidad config_tipo_tercero.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de bancos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_bancos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de documentos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_documento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de tipos de tratamientos y acceso a las herramientas de gestión admin_tipo_tratamiento.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configurazión de Zonas Define y organiza las zonas geográficas donde se encuentran las propiedades disponibles para arrendar o vender, mejorando la gestión y la búsqueda de inmuebles por área Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de visualización de barrios y acceso a las herramientas de gestión admin_barrios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de departamentos y acceso a las herramientas de gestión admin_departamentos.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de visualización de municipios y acceso a las herramientas de gestión admin_municipios.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de API Facilita la integración con sistemas externos a través de APIs, permitiendo conectar tu sistema con otros servicios de gestión inmobiliaria o herramientas de análisis de datos Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de cliente OAuth2 de API client_oauth2.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Configuración de Importación de Datos Facilita la importación de datos desde sistemas externos, como registros de propiedades o información de terceros, agilizando la incorporación de información en el sistema Secciones de Importación de Datos Organiza y estructura el proceso de importación de datos en pasos secuenciales, facilitando la ejecución ordenada y eficiente de la carga de información en el sistema Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Sección de resultado de cargue del proceso de importación de datos al sistema seccion_4.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Interfaz de creación y edición de resoluciones de facturación crear_resolucion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Panel de creación de formas de pago add_tipo_pago.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Moodle Integra el sistema con la Universidad InterServicios, un Moodle que ofrece cursos sobre el sistema. La integración permite el acceso directo a través de Single Sign-On, facilitando el aprendizaje y la capacitación continua de los usuarios General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de acceso a la Universidad InterServicios moodle.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Ayuda Acceda a recursos de soporte como tours guiados, guías y la Universidad InterServicios con cursos sobre el sistema. Además, sugiera mejoras en el portal de ideas, consulte el changelog con las últimas actualizaciones y utilice a nubyBot, el asistente virtual para resolver dudas y gestionar solicitudes automatizadas. nubyBot Asistente de IA integrado en nuby que permite a los usuarios resolver dudas, acceder a guías y videos, crear tickets de soporte y sugerir mejoras usando lenguaje natural. Facilita la interacción con el sistema y, si es necesario, conecta con el equipo de soporte. Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Panel de conversación con el asistente virtual nubyBot y acceso a recursos de ayuda index.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Módulos Módulo base contenedor de los controladores de los módulos del sistema General Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Facilitador de descarga de archivos desde campo de formulario downFile.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Herramienta de selección de dirección a partir de nomenclaturas direccion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y eliminación de opciones de campos del sistema add_opciones.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Interfaz de creación y eliminación de opciones de campos del sistema admin_opciones_OP.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Otras Funcionalidades Funcionalidades técnicas y permisos especiales que no pertenecen a un módulo específico de la interfaz, pero que controlan accesos finos dentro de pantallas del sistema (por ejemplo, ver registros de otros usuarios, exportar tablas, modificar accesos de terceros, etc.). Público Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar (sin descripción) update_normas.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Menu Principal homeppal.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Salir logout.php?doLogout=true ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ script para la importacion de datos importacion.php ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Terceros Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Identifica si el tercero seleccionado es agente inmobiliario o no es_agente ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ PQRS Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Este permiso permite exportar los pqrs exportar_pqrs ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Propiedades Funcionalidad Página Acceder Ver Crear Editar Eliminar Identifica si el usuario puede o no modificar el campo Asignado a. asignado_a ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. crear_barrios ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Identifica si el usuario puede o no ver las propiedades en arriendo. quien_consigno ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Bitácoras Esta opción permite asignar una o varias tareas a un tercero ¿Cómo crear una nueva bitácora? ¿Cómo crear una nueva bitácora? Debe ubicar la opción Herramientas arriba del menú horizontal situada en la esquina superior derecha, luego dar clic en el menú desplegable la opción bitácoras. Presione el botón Nueva bitácora que se encuentra al costado superior derecho. Debe ingresar los datos del tercero a quien le va asignar la actividad, luego da clic en elegir y verificar la información del tercero. Diligenciar los campos con título de la actividad y la correspondiente descripción. Dar clic en agregar actividad. Dar clic en guardar. ¿Cómo crear un nuevo pendiente? Debe ubicar la opción Herramientas arriba del menú horizontal situada en la esquina superior derecha, luego dar clic en el menú desplegable la opción bitácoras. Presione el botón Nuevo pendiente que se encuentra al costado superior derecho. De clic en el icono crear nuevo pendiente ubicado en la esquina superior derecha y diligenciar los campos requeridos. Finalmente da clic en guardar. ¿Cómo ver una bitácora? Debe ubicar la opción Herramientas arriba del menú horizontal situada en la esquina superior derecha, luego dar clic en el menú desplegable la opción bitácoras. Utilice las acciones que el sistema habilita posterior a seleccionar la bitácora desde la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo de cada registro de la tabla, de clic en ver bitácora. ¿Cómo editar una bitácora? Debe ubicar la opción Herramientas arriba del menú horizontal situada en la esquina superior derecha, luego dar clic en el menú desplegable la opción bitácoras. Utilice las acciones que el sistema habilita posterior a seleccionar la bitácora desde la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo de cada registro de la tabla, de clic en editar bitácora y agregue o elimine actividades según corresponda. ¿Cómo agregar una actividad a la bitácora? Debes ubicar la opción Herramientas arriba del menú horizontal situada en la esquina superior derecha, luego dar clic en el menú desplegable la opción bitácoras. Utilice las acciones que el sistema habilita posterior a seleccionar la bitácora desde la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo de cada registro de la tabla, de clic en agregar actividad a la bitácora y diligencie los datos que se requieren. ¿Cómo eliminar una bitácora? Debe ubicar la opción Herramientas arriba del menú horizontal situada en la esquina superior derecha, luego dar clic en el menú desplegable la opción bitácoras. Utilice las acciones que el sistema habilita posterior a seleccionar la bitácora desde la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo de cada registro de la tabla, de clic en eliminar bitácora. Correo interno Permite enviar correos entre usuarios del sistema ¿Cómo enviar correos entre los usuarios del sistema? Aquí le mostramos como hacerlo: Paso 1: Se debe ingresar al módulo de Herramientas > Correo Interno . Paso 2: Luego aparecerá una vent ana emergente que le permite enviar y recibir correos entre los usuarios del sistema. Para enviar un correo, por favor arrastre el usuario al que le va a enviar el mensaje, diligencie el asunto, el mensaje y de clic en el botón Enviar . ¿Cómo revisar el correo interno? En este videotutorial le mostramos como hacerlo: Paso 1: Se debe ingresar al módulo de Herramientas > Correo Interno. Paso 2: Luego aparecerá una ventana emergente, donde podrá revisar los correos recibidos. Para revisar el correo, por favor ingresar a las pestañas ubicadas en la parte superior Bandeja de entrada y Bandeja de salida seleccione el correo y de clic en el icono ver mensaje para visualizarlo. Configuraciones de Plantillas para Documentos y Comunicaciones ¿Cómo crear una nueva plantilla en nuby? Crear una nueva plantilla en nuby es un proceso sencillo que te permitirá personalizar documentos o comunicaciones según las necesidades de tu inmobiliaria. A continuación, te explicamos paso a paso cómo configurar y diseñar una nueva plantilla. 1. Acceder al Módulo de Plantillas Para comenzar, navega al Módulo de Plantillas desde el menú principal de nuby. En la esquina superior derecha de la ventana principal, encontrarás el botón "Crear Plantilla" . Haz clic en este botón para iniciar el proceso de creación. 2. Configurar los parámetros de la plantilla En esta primera parte del proceso, configurarás algunos parámetros esenciales que definirán cómo y dónde se usará tu plantilla. Tipo de plantilla : Aquí debes seleccionar qué tipo de plantilla requieres crear. Esto es importante porque afecta las configuraciones disponibles, define en qué módulos o herramientas del sistema se podrá usar y qué tokens (comodines) tendrás disponibles para su uso en la plantilla. Cada tipo de plantilla pertenece a una categoría, podrás descubrir las opciones disponibles en nuestra guía " ¿Cómo se clasifican los tipos de plantillas para Documentos y Comunicaciones? ". Nombre de la plantilla : Asigna un nombre a la plantilla que describa claramente su función o propósito, por ejemplo, "Contrato de arrendamiento" o "Email de felicitación de cumpleaños". Este nombre te ayudará a identificarla rápidamente en el listado. Si el tipo de plantilla seleccionado pertenece a la categoría de "Documentos", tendrás a disposición los siguientes parámetros configurables: Tamaño de la hoja : Aquí defines el tamaño del documento. Las opciones más comunes son Carta (tamaño estándar para documentos) y Oficio . Para plantillas pertenecientes a la categoría de "Comunicaciones", no es necesario elegir un tamaño de hoja. Orientación de la hoja : Elige entre Vertical (por defecto) u Horizontal , dependiendo del tipo de contenido que vayas a incluir. Por ejemplo, un contrato suele tener orientación vertical, mientras que una presentación o resumen puede ir en horizontal. Márgenes : Configura los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho del documento. Esto es útil para asegurarte de que haya suficiente espacio en los bordes para encabezados, pies de página, o simplemente para darle un aspecto profesional al documento. Generalmente, los márgenes predeterminados son suficientes, pero puedes ajustarlos si lo necesitas. 3. Seleccionar una plantilla base Arrendasoft (nuby) te permite elegir una  plantilla base como punto de partida. Puedes seleccionar entre plantillas predefinidas del sistema o comenzar desde cero con una plantilla en blanco. Plantillas Predefinidas: En la versión actual, puedes comenzar con una plantilla desde cero. Esta opción te permitirá tener un control total sobre cómo construir tu diseño, adaptándolo a las necesidades específicas de tu negocio. En futuras versiones, añadiremos plantillas predefinidas para que puedas elegir entre diferentes opciones prediseñadas. En el caso de los tipos de plantillas pertenecientes a la categoría de "Documentos", podrás definir también una plantilla base personalizada o predefinida para el encabezado y pie de página del documento. Una vez que hayas completado la configuración, haz clic en  Grabar Plantilla para guardar los cambios y comenzar a diseñar. 4. Diseñar la plantilla Ahora llegamos a la parte creativa del proceso. Tras guardar los parámetros de la plantilla, se habilitará la previsualización del contenido y el botón para editar el diseño de la plantilla. Arrendasoft (nuby) utiliza un editor visual que te permite diseñar tu plantilla de manera sencilla, arrastrando y soltando elementos. Editor visual : Aquí verás una vista previa en vivo de tu plantilla, que cambiará a medida que agregues o modifiques los elementos. El editor ofrece varias herramientas y funcionalidades que serán de gran valor para sacar el máximo provecho de tus plantillas: Bloques predefinidos : El editor incluye diferentes bloques predefinidos como texto, imágenes, tablas, tokens (comodines), entre otros. Solo debes seleccionar el bloque que desees y arrastrarlo a la sección de contenido. Personalización de estilos : Una vez que agregues un bloque a la plantilla, puedes personalizar sus características, como la tipografía, los colores, el tamaño, etc. Todo esto lo haces directamente en el editor, viendo los cambios en tiempo real. Visualización en múltiples tamaños:  Podrás ver el diseño de tu plantilla adaptado a diferentes tamaños, esto te permite definir otros estilos para dispositivos o tamaños de hoja más pequeños. Herramientas de edición:  El editor ofrece herramientas de uso común que facilitarán algunas tareas, como deshacer y rehacer, maximizar la ventana, ver el código fuente y demás. A medida que avances, podrás previsualizar los cambios y ajustar los detalles de diseño para que todo quede exactamente como lo deseas. Aprende Cómo Usar el Editor: Te invitamos a convertirte en un experto y explorar todas las herramientas que el editor tiene para ti con nuestra guía " ¿Cómo usar el editor de plantillas para personalizar tus diseños? " 5. Guardar y previsualizar Una vez que hayas terminado de diseñar la plantilla, haz clic en el botón "Guardar" . Esto guardará tu plantilla y la añadirá al listado general de plantillas en el Módulo. Desde allí, podrás previsualizar cómo se verá el documento final o hacer cualquier ajuste adicional si es necesario. Conclusión Crear una nueva plantilla en Arrendasoft (nuby) te permite adaptar los documentos y comunicaciones a las necesidades de tu negocio, dándote control sobre el diseño y contenido de cada uno. Sigue estos pasos para crear plantillas efectivas y personalizadas que ahorrarán tiempo y mejorarán la consistencia en tu comunicación con clientes. ¡Estás listo para empezar a crear tus propias plantillas! ¿Qué puedo encontrar en el módulo de Configuraciones de Plantillas para Documentos y Comunicaciones? El Módulo de Configuración de Plantillas de Arrendasoft (nuby) te permite gestionar las plantillas que se usan en documentos y comunicaciones, facilitando la personalización de mensajes de correos, formatos de contratos, certificados tributarios, y más. Esta guía te ayudará a familiarizarte con la ventana principal del módulo y sus funciones clave:  listado de plantillas , previsualización y creación/edición de nuevas plantillas . Cuando accedes al Módulo de Plantillas, verás una ventana dividida en secciones clave: Listado de plantillas : Aquí se muestran todas las plantillas que han sido creadas o están disponibles para editar. El listado incluye detalles como el identificados (ID), nombre, tipo de plantilla y la posibilidad de ver o editar plantillas. Botón de creación : En la parte superior derecha encontrarás el botón para Crear Plantilla . Al hacer clic en él, iniciarás el proceso de creación, donde puedes definir parámetros como el tipo de plantilla, el nombre y el diseño. Acciones rápidas : El listado de plantillas tiene un menú de acciones rápidas, desde donde puedes, al seleccionar una plantilla de la lista, editar  o ver cada plantilla. Esto facilita el manejo sin necesidad de ingresar en detalles adicionales. 1. Listado de Plantillas El listado de plantillas es la vista principal. Aquí puedes hacer uso de las herramientas de la tabla para encontrar y acceder a la plantilla que requieras. Cada plantilla muestra: ID:  Corresponde al identificador numérico de la plantilla, el cual es único para cada registro. Al dar clic sobre el ID de un registro, podrás acceder rápidamente a su edición. Nombre de la plantilla : Descripción breve que te ayuda a identificar su propósito. Tipo de plantilla : Podrás visualizar el tipo de plantilla, el cual define en qué módulos podrá usarse y qué tokens (comodines) tendrá disponibles. Selector : Podrás seleccionar un registro presionando el campo de la primera columna para realizar posteriormente una de las acciones disponibles (como ver  o editar la plantilla) ubicadas en la esquina superior derecha de la tabla. 2. Previsualización de Plantillas Si deseas ver cómo luce una plantilla antes de usarla, puedes seleccionar la plantilla en la lista y hacer clic en el ícono  de las acciones rápidas para previsualizarla . Esto te mostrará una vista previa de cómo se verá el documento o el mensaje de correo electrónico cuando se envíe. La previsualización es útil para asegurarte de que todo esté correcto antes de utilizarla en tus comunicaciones. 3. Creación de Plantillas Para crear una nueva plantilla, debes hacer clic en el botón "Crear Plantilla" . Al hacer esto, serás guiado a un proceso sencillo que se divide en tres pasos donde configurarás todos los parámetros de tu plantilla, seleccionarás la plantilla base, diseñarás tu plantilla y más, lo que veremos en detalle en la guía " ¿Cómo crear una nueva plantilla en Arrendasoft (nuby)? ". 4. Edición de plantillas existentes Si necesitas modificar una plantilla, simplemente selecciona la plantilla en la lista y haz clic en el ícono  para editarla . Podrás ajustar el contenido, diseño o parámetros de la plantilla. Una vez guardados los cambios, la plantilla actualizada estará disponible para su uso inmediato en el sistema. Conclusión El Módulo de Configuraciones de Plantillas en Arrendasoft (nuby) te ofrece una forma práctica de gestionar y personalizar los documentos y comunicaciones que envías a tus clientes. Con opciones sencillas de búsqueda, previsualización y creación, puedes asegurarte de que tus plantillas sean siempre precisas y adaptadas a las necesidades de tu inmobiliaria. ¡Ahora estás listo para empezar a usar el Módulo de Plantillas y aprovechar todas sus funcionalidades! ¿Cómo usar el editor de plantillas para personalizar tus diseños? El Editor de Plantillas en Arrendasoft (nuby) te permite diseñar fácilmente tus plantillas personalizadas de documentos y comunicaciones, usando un sistema visual y sencillo de "arrastrar y soltar". Este editor es de tipo WYSIWYG (What You See Is What You Get), lo que significa que lo que ves en el editor es exactamente cómo se verá el documento o la comunicación final. Aquí te explicaremos cómo utilizar este editor, conocer sus paneles, las herramientas disponibles y cómo estructurar tu plantilla fácilmente. Vista General del Editor Al ingresar al editor de plantillas, notarás que la interfaz está dividida en diferentes secciones o paneles: Panel de Controles  Este panel se encuentra en la parte superior del editor y te ofrece las funciones básicas de administración de la plantilla. Incluye los botones para guardar los cambios , volver atrás , y deshacer o rehacer modificaciones recientes. Te proporciona un acceso rápido a las funciones de manejo esenciales, asegurando que puedas gestionar el progreso de tu diseño fácilmente. Panel de Tamaños Te permite ajustar la vista previa de la plantilla en diferentes tamaños de pantalla o documento. Si estás trabajando con plantillas de  documentos , puedes alternar entre horizontal y vertical en tamaño hoja. Para plantillas de comunicaciones , este panel ofrece opciones para visualizar la plantilla en celular , tablet o PC , permitiéndote diseñar y adaptar los elementos según el dispositivo en el que se verá la plantilla. Panel de Herramientas Este panel contiene funciones clave para mejorar tu experiencia de edición. Puedes alternar la visibilidad de las guías de diseño , expandir el editor a pantalla completa , o utilizar la opción para ver el código HTML y CSS generado por la plantilla. También tienes la opción de usar el botón para limpiar el diseño y comenzar desde cero. Es una herramienta útil para personalizar la plantilla con precisión y mantener el control sobre el diseño. Panel de Bloques Este panel se encuentra en el costado derecho del editor, al cual podrás acceder desde la pestaña "Bloques" en la esquina superior derecha, y contiene los bloques predefinidos que puedes usar para construir tu plantilla. Desde aquí, puedes arrastrar y soltar bloques como texto, imágenes, tablas, y otros elementos, directamente en el área de diseño. Este panel es fundamental para comenzar el proceso de creación, ya que te ofrece todos los componentes que necesitas para armar tu plantilla visualmente. Panel de Configuraciones Se encuentra en el costado derecho del editor al cual podrás acceder desde la pestaña "Configuraciones" en la esquina superior derecha. Te permite  personalizar las propiedades de cada bloque, como su tipografía , colores , tamaño , y otros aspectos visuales. Es crucial para hacer ajustes detallados a los elementos dentro de la plantilla. Área de Diseño Es el espacio del editor donde creas y personalizas tu plantilla. Aquí es donde arrastras y sueltas los bloques desde el panel de bloques y realizas las modificaciones visuales. El área de diseño te muestra una vista previa en tiempo real de cómo se verá tu plantilla final. Este espacio es interactivo y te permite trabajar directamente sobre el diseño visual de la plantilla. Usar el Editor de Plantillas: Paso a Paso 1. Agregar Bloques a la Plantilla El Panel de Bloques contiene los elementos básicos que puedes usar para construir tu plantilla. Para acceder al panel de bloques, haz clic en la pestaña "Bloques" en la esquina superior derecha. Para agregar un bloque, simplemente haz lo siguiente: Selecciona el bloque que deseas usar en el panel de bloques a la derecha. Haz clic y mantén presionado el bloque. Arrastra el bloque hacia el Área de Diseño . Suelta el bloque en la posición donde quieras que aparezca. Catálogo de Bloques Predefinidos El editor de plantillas ofrece una variedad de bloques predefinidos para que puedas crear tus diseños de manera rápida y sencilla. Estos bloques están organizados en categorías, cada una con elementos específicos que se ajustan a diferentes necesidades de diseño. Categoría Secciones Esta categoría contiene bloques de tabla que permiten dividir el área de diseño en diferentes columnas. Son ideales para organizar el contenido en varias secciones. Sección 1 : Descripción : Una tabla con una sola columna que abarca todo el ancho de la plantilla. Uso : Perfecta para encabezados, párrafos largos o imágenes que deben ocupar todo el espacio disponible. Sección 1/2 : Descripción : Una tabla con dos columnas, cada una del 50% del ancho. Uso : Útil para colocar dos elementos paralelos, como texto e imagen o dos secciones de contenido que deben tener el mismo tamaño. Sección 1/3 : Descripción : Una tabla con tres columnas, cada una del 33.3% del ancho. Uso : Ideal para dividir el contenido en tres partes iguales, por ejemplo, al mostrar una lista de características o servicios. Sección 3/7 : Descripción : Una tabla con dos columnas, la primera ocupa el 30% y la segunda el 70%. Uso : Perfecta para situaciones en las que necesitas que un elemento (como una imagen pequeña) acompañe a un texto o contenido más amplio. Categoría Componentes Los componentes son bloques individuales que permiten añadir contenido específico como texto, botones, imágenes, y más. Sección de Texto : Descripción : Un bloque que incluye un título y un párrafo de texto. Uso : Ideal para encabezados y descripciones breves en cualquier parte del diseño. Texto : Descripción : Un simple párrafo de texto. Uso : Útil para agregar descripciones, información adicional o contenido más detallado en cualquier sección. Separador : Descripción : Un bloque que agrega una línea horizontal para dividir secciones. Uso : Facilita la separación visual entre diferentes contenidos, creando una estructura más organizada. Botón : Descripción : Un botón interactivo. Uso : Se utiliza para agregar llamados a la acción, como "Enviar", "Descargar", "Leer más", entre otros. Cita : Descripción : Un bloque de texto estilo cita, diseñado para resaltar comentarios o citas relevantes. Uso : Perfecto para destacar testimonios, frases célebres o cualquier contenido que deba resaltarse visualmente. Enlace : Descripción : Un bloque que permite insertar un enlace de texto. Uso : Útil para redirigir a otros recursos, páginas o documentos relacionados con el contenido. Imagen : Descripción : Un bloque que permite insertar imágenes desde el administrador de multimedia o a través de un enlace. Uso : Ideal para añadir imágenes relevantes, como logotipos, gráficos o fotos, en cualquier parte del diseño. Token (Comodín) : Descripción : Un bloque que abre un selector para insertar tokens (comodines) o datos dinámicos. Uso : Perfecto para personalizar plantillas con información dinámica, como nombres de terceros, valores o cualquier otro dato del sistema. Categoría Bloques Predefinidos Esta categoría contiene bloques más complejos que ya incluyen varios elementos, como texto, imágenes y tablas. Cuadrícula : Descripción : Un bloque que incluye una tabla con dos tarjetas, cada una ocupando el 50% del ancho. Cada tarjeta contiene una imagen, un título y un párrafo. Uso : Ideal para destacar dos elementos en paralelo, como productos o servicios, con una estructura visual clara y atractiva. Lista : Descripción : Un bloque que contiene una tabla con dos filas del 100% del ancho. Cada fila incluye una imagen, un título y un párrafo. Uso : Útil para presentar una lista de elementos, como características, ventajas, o testimonios, con un diseño sencillo y bien organizado. 2. Configurar y Personalizar Bloques Una vez que has agregado un bloque, puedes personalizar su apariencia para que se ajuste a tus necesidades desde el Panel de Configuraciones , al cual puedes acceder haciendo clic en la pestaña "Configuraciones" en la esquina superior derecha, siguiendo los pasos a continuación: Haz clic sobre el bloque que has añadido. Esto cargará las opciones en el  Panel de Configuración . Desde aquí, puedes ajustar los estilos y otros atributos del elemento, como colores, tipografía, tamaño, etc. Si deseas eliminar un bloque, simplemente selecciónalo y presiona la tecla "Retroceso" o "Suprimir" en tu teclado. Catálogo de Estilos y Atributos En el editor de plantillas, las configuraciones te permiten personalizar los elementos que seleccionas en el área de diseño. Estas configuraciones están divididas en dos secciones principales: Estilos y Atributos . A continuación, te presentamos una descripción detallada de cada categoría de estilos y traits disponibles: Sección de Estilos La sección de Estilos ofrece un conjunto de opciones para modificar la apariencia visual de los elementos, las cuales están basadas en CSS, un lenguaje que se usa para estilizar elementos escritos en un lenguaje de marcado como HTML. Estas configuraciones están organizadas en categorías, lo que te permite personalizar cada aspecto del diseño. Categoría General : Vista (display) : Define cómo se mostrará el elemento (bloque, en línea, flex, etc.). Flotar (float) : Permite que el elemento flote a la izquierda o derecha de su contenedor. Posición (position) : Controla la posición del elemento (relativa, absoluta, fija). Posición superior (top) : Establece la distancia desde el borde superior del contenedor. Posición inferior (bottom) : Establece la distancia desde el borde inferior del contenedor. Posición derecha (right) : Establece la distancia desde el borde derecho del contenedor. Posición izquierda (left) : Establece la distancia desde el borde izquierdo del contenedor. Categoría Dimensión : Ancho (width) : Ajusta el ancho del elemento. Altura (height) : Ajusta la altura del elemento. Máx. ancho (max-width) : Define el ancho máximo del elemento. Mín. altura (min-height) : Define la altura mínima del elemento. Margen Superior (margin-top) : Controla el espacio externo en la parte superior del elemento. Inferior (margin-bottom) : Controla el espacio externo en la parte inferior del elemento. Derecho (margin-right) : Controla el espacio externo en la parte derecha del elemento. Izquierdo (margin-left) : Controla el espacio externo en la parte izquierda del elemento. Espaciado interno Superior (padding-top) : Define el espacio interno en la parte superior del elemento. Inferior (padding-bottom) : Define el espacio interno en la parte inferior del elemento. Derecho (padding-right) : Define el espacio interno en la parte derecha del elemento. Izquierdo (padding-left) : Define el espacio interno en la parte izquierda del elemento. Categoría Tipografía : Tipo de letra (font-family) : Selecciona la fuente tipográfica del texto. Tamaño de fuente (font-size) : Ajusta el tamaño del texto. Espesor (font-weight) : Controla el grosor de la fuente (ligera, normal, negrita). Espacio entre letras (letter-spacing) : Ajusta el espacio entre los caracteres del texto. Color (color) : Define el color del texto. Interlineado (line-height) : Controla el espacio entre líneas de texto. Alineación de texto (text-align) : Ajusta la posición del texto (izquierda, centro, derecha, justificado). Sombra de texto (text-shadow) : Aplica sombras al texto, ajustando su dirección, difuminado y color. Sombra horizontal Sombra vertical Desenfoque Color Categoría Decoraciones : Color de fondo (background-color) : Ajusta el color de fondo del elemento. Borde redondeado (border-radius) : Redondea las esquinas del elemento. Bordes  Grosor (border-width) : Controla el grosor de los bordes del elemento. Estilo (border-style) : Define el estilo del borde (sólido, punteado, doble). Color (border-color) : Cambia el color de los bordes. Sombra de caja (box-shadow) : Aplica sombras alrededor del borde del elemento. Sombra horizontal Sombra vertical Desenfoque Extensión Color Tipo Fondo Imagen (background-image) : Permite agregar una imagen de fondo. Repetir (background-repeat) : Controla si la imagen de fondo se repite o no. Posición (background-position) : Ajusta la posición de la imagen de fondo (centro, superior, inferior, etc.). Plugin (background-attachment) : Controla si el fondo se desplaza con el scroll o permanece fijo. Tamaño (background-size) : Ajusta el tamaño de la imagen de fondo (cubrir, contener, etc.). Categoría Extras : Opacidad (opacity) : Ajusta la transparencia del elemento. Transición Propiedad (transition-property) : Define las propiedades que cambiarán suavemente (color, tamaño, etc.). Duración (transition-duration) : Controla cuánto tiempo toma la transición. Función de tiempo (transition-timing-function) : Establece la curva de velocidad de la transición (lineal, ease-in, ease-out). Transformación Transformación tipo (translate, scale, etc.) : Permite mover, escalar o rotar el elemento. Transformación valor : Ajusta el valor de la transformación (p.ej., traducir en píxeles o escalar en porcentaje). Sección de Atributos Los atributos son características configurables que varían según el tipo de elemento seleccionado. Estas opciones permiten ajustar detalles funcionales, como etiquetas o propiedades específicas. Títulos alterno (para imágenes) : Especifica el texto alternativo que se mostrará cuando la imagen no pueda cargarse. Título (para cualquier elemento) : Permite establecer un título que aparece cuando el usuario coloca el cursor sobre el elemento. Enlace (para links) : Establece la URL que se abrirá cuando se haga clic en el enlace. Abrir en (para links) : Define si el enlace se abrirá en la misma pestaña o en una nueva ventana del navegador. Identificador (para cualquier elemento) : Permite asignar un identificador único al elemento, útil para personalizar su estilo o comportamiento con código adicional. 3. Diseñar la Estructura General El Área de Diseño es donde construirás tu plantilla completa. A medida que agregues bloques, puedes ajustar su posición arrastrándolos hacia arriba o hacia abajo. La estructura y el orden de los bloques son importantes para que el documento final tenga una presentación clara y profesional. Podrás hacer uso de las herramientas de edición , como deshacer, rehacer, limpiar, maximizar, etc. para facilitar la experiencia de editar y diseñar los bloques de tu plantilla. 4. Previsualizar y Guardar la Plantilla Una vez que termines de agregar y configurar todos los bloques, no olvides hacer clic en "Guardar" para guardar tu trabajo. La plantilla se añadirá automáticamente al listado de plantillas disponibles en Arrendasoft (nuby). Conclusión El Editor de Plantillas en Arrendasoft (nuby) te brinda las herramientas para diseñar documentos y comunicaciones personalizadas de manera visual y sencilla. Ya sea que necesites agregar texto, imágenes, o tablas, el sistema de arrastrar y soltar te permite hacerlo sin complicaciones. Personaliza el contenido y estilo de tu plantilla con facilidad y asegúrate de que tu empresa proyecte la imagen que deseas. ¡Con este editor, diseñar tus propias plantillas nunca ha sido tan fácil! ¿Cómo insertar información dinámica en las Plantillas para Documentos y Comunicaciones? Los tokens (o comodines) en las plantillas de Arrendasoft (nuby) te permiten automatizar la inserción de información en los documentos y comunicaciones, reemplazando etiquetas con datos reales del sistema, como nombres de terceros, fechas, totales y más. Esto hace que las plantillas sean dinámicas y personalizadas sin necesidad de ingresar manualmente cada dato. A continuación, te explicamos cómo usar los tokens en tus plantillas, qué datos pueden reemplazar, y te damos ejemplos prácticos para que saques el máximo provecho de esta funcionalidad. ¿Qué es un Token? Un token es una pequeña etiqueta que colocas en tu plantilla, y cuando la plantilla se genera o se envía, esta etiqueta es reemplazada automáticamente por un valor real extraído de la base de datos. Por ejemplo, un token como {{nombre}} será reemplazado por el nombre del cliente en un formato de contrato o un email de felicitación de cumpleaños. ¿Cómo Insertar un Token en una Plantilla? El proceso para insertar un token es muy simple. Sigue estos pasos: Abre la plantilla que estás editando en el Editor de Plantillas . Accede al Panel de Bloques haciendo clic en la pestaña "Bloques" en la esquina superior derecha. Desde el Panel de Bloques, selecciona el bloque  Token de la categoría Componentes. Arrastra el bloque hacia el  Área de Diseño . Suelta el bloque en la posición donde quieras que aparezca. Aparecerá un selector de tokens. Este te permitirá elegir el tipo de dato que quieres insertar en la plantilla. Una vez que elijas el token, este aparecerá en la plantilla como una etiqueta, que será reemplazada por datos reales cuando el documento o comunicación sea generado. Ejemplos prácticos de uso de tokens: En un formato de contrato, puedes usar el token {inquilino} para que el nombre del inquilino aparezca automáticamente o {propietario} para el nombre del propietario. En un certificado tributario, puedes usar el token {valor_recaudo_neto} o {valor_recaudo_neto_letras} para insertar el valor real neto pagado al propietario en números o letras. En una felicitación de cumpleaños, puedes usar el token $fecha_nacimiento para indicar la fecha de nacimiento del tercero Listado completo de tokens disponibles Los tokens están divididos en categorías, dependiendo del tipo de plantilla, se dispone de diferentes tokens. A continuación, se presenta un listado categorizado de los tokens disponibles y sus descripciones: Tokens de Envío de Facturación Masiva {calificativo} : Calificativo (Sr., Sra., etc.) {tratamiento} : Tratamiento (Doctor, Ingeniero, etc.) {fecha_nacimiento} : Fecha de nacimiento {dv} : Dígito de verificación del documento {documento} : Número de documento {nombre1} : Primer nombre {nombre2} : Segundo nombre {apellido1} : Primer apellido {apellido2} : Segundo apellido {departamento} : Departamento de residencia {municipio} : Municipio de residencia {representante_legal} : Representante legal (solo para empresas) Tokens de Entidad {ent_nombre} : Nombre de la inmobiliaria {ent_matricula} : Matrícula inmobiliaria {ent_direccion} : Dirección de la inmobiliaria {ent_telefono} : Teléfono de la inmobiliaria Tokens de Certificados Tributarios para Propietarios Token Nombre Descripción INFORMACIÓN DEL CERTIFICADO {anio_gravable} Año Gravable del Certificado Año correspondiente al periodo fiscal del certificado. {fecha_emision} Fecha de Emisión del Certificado Fecha en la que se emite el certificado. {anio_emision} Año de Emisión del Certificado Año en el que se generó y emitió el certificado. {mes_emision} Mes de Emisión del Certificado Mes en el que se emitió el certificado. {dia_emision} Día de Emisión del Certificado Día específico en el que se emitió el certificado. INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD {entidad_logo} Logo de la Entidad Imagen del logotipo oficial de la entidad emisora del certificado. {entidad_logo_enlace} Enlace del Logo de la Entidad Enlace a la imagen del logotipo oficial de la entidad emisora del certificado. {entidad_nombre} Nombre de la Entidad Razón social o nombre de la entidad que emite el certificado. {entidad_nit} NIT de la Entidad Número de Identificación Tributaria (NIT) de la entidad emisora. {entidad_direccion} Dirección de la Entidad Dirección física de la entidad emisora del certificado. {entidad_telefono} Teléfono de la Entidad Número de contacto telefónico de la entidad emisora. {entidad_email} Email de la Entidad Correo electrónico de contacto de la entidad emisora. {entidad_ciudad} Ciudad de la Entidad Ciudad en la que se encuentra ubicada la entidad emisora. {entidad_departamento} Departamento de la Entidad Departamento en el que se encuentra ubicada la entidad emisora. INFORMACIÓN DEL PROPIETARIO {propietario} Propietario Nombre completo del propietario del inmueble. {calificativo_propietario} Calificativo del Propietario Término utilizado para calificar al propietario (Ej. El, La, etc.). {tratamiento_propietario} Tratamiento del Propietario Tratamiento formal o informal que se utiliza para dirigirse al propietario (Ej. Sr., Sra., etc.). {documento_propietario} Documento del Propietario Número de documento de identificación del propietario {propietario_telefono} Teléfono del Propietario Número de teléfono del propietario del inmueble. {propietario_email} Email del Propietario Correo electrónico del propietario del inmueble. {propietario_tipo_documento} Tipo de Documento del Propietario Tipo de documento de identificación del propietario (CC, NIT, Pasaporte, etc.). {propietario_ciudad} Ciudad de Residencia del Propietario Ciudad en la que reside el propietario del inmueble. {propietario_departamento} Departamento de Residencia del Propietario Departamento en el que reside el propietario del inmueble. INFORMACIÓN DEL INQUILINO {inquilino} Inquilino Nombre completo del inquilino del inmueble. {calificativo_inquilino} Calificativo del Inquilino Término utilizado para calificar al inquilino (Ej. El, La, etc.). {tratamiento_inquilino} Tratamiento del Inquilino Tratamiento formal o informal que se utiliza para dirigirse al inquilino (Ej. Sr., Sra., etc.). {documento_inquilino} Documento del Inquilino Número de documento de identificación del inquilino {inquilino_telefono} Teléfono del Inquilino Número de teléfono del inquilino del inmueble. {inquilino_email} Email del Inquilino Correo electrónico del inquilino del inmueble. {inquilino_tipo_documento} Tipo de Documento del Inquilino Tipo de documento de identificación del inquilino (CC, NIT, Pasaporte, etc.). {inquilino_ciudad} Ciudad de Residencia del Inquilino Ciudad en la que reside el inquilino del inmueble. {inquilino_departamento} Departamento de Residencia del Inquilino Departamento en el que reside el inquilino del inmueble. INFORMACIÓN DEL CONTRATO Los datos reflejados corresponden a la información actual registrada en el contrato {consecutivo_contrato} Consecutivo del Contrato Número único asignado al contrato en el sistema. {valor_arriendo} Valor de Arriendo Muestra el valor numérico del canon asociado al contrato. {valor_arriendo_letras} Valor de Arriendo en Letras Muestra el valor del canon expresado en letras. {valor_comision} Valor de Comisión Muestra el valor numérico de la comisión del contrato. {valor_comision_letras} Valor de Comisión en Letras Muestra el valor de la comisión expresado en letras. {porcentaje_comision} Porcentaje de Comisión Muestra el porcentaje de comisión pactado en el contrato. INFORMACIÓN DEL INMUEBLE {inmueble} Inmueble Código y dirección del inmueble asociado al contrato. {direccion_inmueble} Dirección del Inmueble Dirección donde se encuentra ubicado el inmueble. {codigo_inmueble} Código del Inmueble Código único asignado al inmueble en el sistema para su identificación. VALORES CALCULADOS (RECAUDOS Y EGRESOS) Los valores corresponden a los recibos de caja y egresos efectivamente procesados en el año gravable {recaudo_arriendo} Total Canon Recibido Valor total del canon recibido por la inmobiliaria del inquilino. {recaudo_arriendo_letras} Total Canon Recibido en Letras Valor total del canon recibido por la inmobiliaria del inquilino, expresado en letras. {recaudo_arriendo_iva} Total IVA Canon Recibido Valor total del IVA aplicado al canon de arrendamiento recibido por la inmobiliaria del inquilino. {recaudo_arriendo_iva_letras} Total IVA Canon Recibido en Letras Valor total del IVA aplicado al canon de arrendamiento recibido por la inmobiliaria del inquilino, expresado en letras. {recaudo_comision} Total Comisión Recibida Valor total de la comisión recibida por el propietario. {recaudo_comision_letras} Total Comisión Recibida en Letras Valor total de la comisión recibida por el propietario, expresado en letras. {recaudo_iva} Total IVA Comisión Valor total del IVA aplicado a la comisión recibida por el propietario. {recaudo_iva_letras} Total IVA Comisión en Letras Valor total del IVA aplicado a la comisión recibida por el propietario, expresado en letras. {valor_recaudo_neto} Total Neto al Propietario Valor total neto pagado al propietario, resultante de aplicar deducciones por comisiones u otros conceptos al valor bruto. {valor_recaudo_neto_letras} Total Neto al Propietario en Letras Valor total neto pagado al propietario, resultante de aplicar deducciones por comisiones u otros conceptos al valor bruto, expresado en letras. {recaudo_retenciones} Total Retenciones al Canon Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) aplicadas por el inquilino al propietario sobre el canon. {recaudo_retenciones_letras} Total Retenciones al Canon en Letras Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) aplicadas por el inquilino al propietario sobre el canon, expresada en letras. {recaudo_retenciones_iva} Total ReteIVA al Canon Valor total de la reteiva aplicada por el inquilino al propietario sobre el canon. {recaudo_retenciones_iva_letras} Total ReteIVA al Canon en Letras Valor total de la reteiva aplicada por el inquilino al propietario sobre el canon, expresado en letras. {recaudo_retenciones_fuente} Total ReteFuente al Canon Valor total de la retefuente aplicada por el inquilino al propietario sobre el canon. {recaudo_retenciones_fuente_letras} Total ReteFuente al Canon en Letras Valor total de la retefuente aplicada por el inquilino al propietario sobre el canon, expresada en letras. {recaudo_retenciones_ica} Total ReteICA al Canon Valor total de la reteica aplicada por el inquilino al propietario sobre el canon. {recaudo_retenciones_ica_letras} Total ReteICA al Canon en Letras Valor total de la reteica aplicada por el inquilino al propietario sobre el canon, expresada en letras. {recaudo_retenciones_propietario_a_inmobiliaria} Total Retenciones a la Comisión Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) aplicadas por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión. {recaudo_retenciones_letras_propietario_a_inmobiliaria} Total Retenciones a la Comisión en Letras Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) aplicadas por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión, expresada en letras. {recaudo_retenciones_iva_propietario_a_inmobiliaria} Total ReteIVA a la Comisión Valor total de la reteiva aplicada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión. {recaudo_retenciones_iva_letras_propietario_a_inmobiliaria} Total ReteIVA a la Comisión en Letras Valor total de la reteiva aplicada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión, expresada en letras. {recaudo_retenciones_fuente_propietario_a_inmobiliaria} Total ReteFuente a la Comisión Valor total de la retefuente aplicada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión. {recaudo_retenciones_fuente_letras_propietario_a_inmobiliaria} Total ReteFuente a la Comisión en Letras Valor total de la retefuente aplicada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión, expresada en letras. {recaudo_retenciones_ica_propietario_a_inmobiliaria} Total ReteICA a la Comisión Valor total de la reteica aplicada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión. {recaudo_retenciones_ica_letras_propietario_a_inmobiliaria} Total ReteICA a la Comisión en Letras Valor total de la reteica aplicada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión, expresada en letras. {total_bruto_propietario} Total Bruto al Propietario Valor total bruto pagado al propietario por concepto de canon, antes de aplicar deducciones como comisión u otros conceptos. {total_retenciones_otros_conceptos} Total Retenciones a Otros Conceptos Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) aplicadas por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión. {total_retefuente_otros_conceptos} Total ReteFuente a Otros Conceptos Valor total de la retefuente aplicada por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión. {total_reteiva_otros_conceptos} Total ReteIVA a Otros Conceptos Valor total de la reteiva aplicada por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión. {total_reteica_otros_conceptos} Total ReteICA a Otros Conceptos Valor total de la reteica aplicada por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión. {total_iva_otros_conceptos_propietario} Total IVA Otros Conceptos Valor total del IVA aplicado a otros conceptos recibidos por el propietario. {total_otros_conceptos_propietario} Total Otros Conceptos Valor total de otros conceptos recibidos por el propietario. {otros_conceptos_propietario} Descripción de los Otros Conceptos Descripción de los otros conceptos recibidos por el propietario, la cual lista los conceptos separados por coma y encerrados entre paréntesis. {total_bruto_propietario_letras} Total Bruto al Propietario en Letras Valor total bruto pagado al propietario por concepto de canon, expresado en letras. {total_retenciones_otros_conceptos_letras} Total Retenciones a Otros Conceptos en Letras Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) aplicadas por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos, expresada en letras. {total_retefuente_otros_conceptos_letras} Total ReteFuente a Otros Conceptos en Letras Valor total de la retefuente aplicada por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión, expresado en letras. {total_reteiva_otros_conceptos_letras} Total ReteIVA a Otros Conceptos en Letras Valor total de la reteiva aplicada por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión, expresado en letras. {total_reteica_otros_conceptos_letras} Total ReteICA a Otros Conceptos en Letras Valor total de la reteica aplicada por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión, expresado en letras. {total_iva_otros_conceptos_letras} Total IVA Otros Conceptos en Letras Valor total del IVA aplicado a otros conceptos recibidos por el propietario, expresado en letras. {total_otros_conceptos_letras} Total Otros Conceptos en Letras Valor total de otros conceptos recibidos por el propietario, expresado en letras. VALORES FACTURADOS Los valores corresponden a las facturas generadas en el año gravable, incluyendo ajustes por notas de débito y crédito {recaudo_arriendo_facturado} Total Canon Facturado Valor total del canon facturado al inquilino en el año gravable. {recaudo_arriendo_facturado_letras} Total Canon Facturado en Letras Valor total del canon facturado al inquilino en el año gravable, expresado en letras. {recaudo_arriendo_iva_facturado} Total IVA Canon Facturado Valor total del IVA aplicado al canon de arrendamiento facturado al inquilino en el año gravable. {recaudo_arriendo_iva_facturado_letras} Total IVA Canon Facturado en Letras Valor total del IVA aplicado al canon de arrendamiento facturado al inquilino en el año gravable, expresado en letras. {recaudo_comision_facturado} Total Comisión Facturada Valor total de la comisión facturada al propietario en el año gravable. {recaudo_comision_facturado_letras} Total Comisión Facturada en Letras Valor total de la comisión facturada al propietario en el año gravable, expresado en letras. {recaudo_iva_facturado} Total IVA Comisión Facturado Valor total del IVA aplicado a la comisión facturada al propietario. {recaudo_iva_facturado_letras} Total IVA Comisión Facturado en Letras Valor total del IVA aplicado a la comisión facturada al propietario, expresado en letras. {recaudo_retenciones_facturado} Total Retenciones al Canon Facturadas Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) facturadas sobre el canon. {recaudo_retenciones_facturado_letras} Total Retenciones al Canon Facturadas en Letras Suma total de las retenciones facturadas sobre el canon, expresada en letras. {recaudo_retenciones_iva_facturado} Total ReteIVA al Canon Facturado Valor total de la reteiva facturada por el inquilino al propietario sobre el canon. {recaudo_retenciones_iva_facturado_letras} Total ReteIVA al Canon Facturado en Letras Valor total de la reteiva facturada por el inquilino al propietario sobre el canon, expresado en letras. {recaudo_retenciones_fuente_facturado} Total ReteFuente al Canon Facturado Valor total de la retefuente facturada por el inquilino al propietario sobre el canon. {recaudo_retenciones_fuente_facturado_letras} Total ReteFuente al Canon Facturado en Letras Valor total de la retefuente facturada por el inquilino al propietario sobre el canon, expresada en letras. {recaudo_retenciones_ica_facturado} Total ReteICA al Canon Facturado Valor total de la reteica facturada por el inquilino al propietario sobre el canon. {recaudo_retenciones_ica_facturado_letras} Total ReteICA al Canon Facturado en Letras Valor total de la reteica facturada por el inquilino al propietario sobre el canon, expresada en letras. {recaudo_retenciones_propietario_a_inmobiliaria_facturado} Total Retenciones a la Comisión Facturadas Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) facturadas por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión. {recaudo_retenciones_propietario_a_inmobiliaria_facturado_letras} Total Retenciones a la Comisión Facturadas en Letras Suma total de las retenciones facturadas por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión, expresada en letras. {recaudo_retenciones_iva_propietario_a_inmobiliaria_facturado} Total ReteIVA a la Comisión Facturado Valor total de la reteiva facturada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión. {recaudo_retenciones_iva_propietario_a_inmobiliaria_facturado_letras} Total ReteIVA a la Comisión Facturado en Letras Valor total de la reteiva facturada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión, expresada en letras. {recaudo_retenciones_fuente_propietario_a_inmobiliaria_facturado} Total ReteFuente a la Comisión Facturado Valor total de la retefuente facturada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión. {recaudo_retenciones_fuente_propietario_a_inmobiliaria_facturado_letras} Total ReteFuente a la Comisión Facturado en Letras Valor total de la retefuente facturada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión, expresada en letras. {recaudo_retenciones_ica_propietario_a_inmobiliaria_facturado} Total ReteICA a la Comisión Facturado Valor total de la reteica facturada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión. {recaudo_retenciones_ica_propietario_a_inmobiliaria_facturado_letras} Total ReteICA a la Comisión Facturado en Letras Valor total de la reteica facturada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión, expresada en letras. {total_retenciones_otros_conceptos_facturado} Total Retenciones a Otros Conceptos Facturadas Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) facturadas por otros conceptos diferentes a la comisión. {total_retenciones_otros_conceptos_facturado_letras} Total Retenciones a Otros Conceptos Facturadas en Letras Suma total de las retenciones facturadas por otros conceptos, expresada en letras. {total_retefuente_otros_conceptos_facturado} Total ReteFuente a Otros Conceptos Facturado Valor total de la retefuente facturada por otros conceptos diferentes a la comisión. {total_retefuente_otros_conceptos_facturado_letras} Total ReteFuente a Otros Conceptos Facturado en Letras Valor total de la retefuente facturada por otros conceptos, expresado en letras. {total_reteiva_otros_conceptos_facturado} Total ReteIVA a Otros Conceptos Facturado Valor total de la reteiva facturada por otros conceptos diferentes a la comisión. {total_reteiva_otros_conceptos_facturado_letras} Total ReteIVA a Otros Conceptos Facturado en Letras Valor total de la reteiva facturada por otros conceptos, expresado en letras. {total_reteica_otros_conceptos_facturado} Total ReteICA a Otros Conceptos Facturado Valor total de la reteica facturada por otros conceptos diferentes a la comisión. {total_reteica_otros_conceptos_facturado_letras} Total ReteICA a Otros Conceptos Facturado en Letras Valor total de la reteica facturada por otros conceptos, expresado en letras. {total_iva_otros_conceptos_propietario_facturado} Total IVA Otros Conceptos Facturado Valor total del IVA facturado en otros conceptos recibidos por el propietario. {total_iva_otros_conceptos_propietario_facturado_letras} Total IVA Otros Conceptos Facturado en Letras Valor total del IVA facturado en otros conceptos recibidos por el propietario, expresado en letras. {total_otros_conceptos_propietario_facturado} Total Otros Conceptos Facturado Valor total de otros conceptos facturados al propietario. {total_otros_conceptos_propietario_facturado_letras} Total Otros Conceptos Facturado en Letras Valor total de otros conceptos facturados al propietario, expresado en letras. SALDOS PENDIENTES Los valores corresponden a la diferencia entre lo facturado y lo efectivamente pagado en el año gravable (facturado − pagado) {saldo_pendiente_arriendo} Saldo Pendiente Canon Valor pendiente por pagar del canon facturado al inquilino. {saldo_pendiente_arriendo_letras} Saldo Pendiente Canon en Letras Valor pendiente por pagar del canon facturado al inquilino, expresado en letras. {saldo_pendiente_arriendo_iva} Saldo Pendiente IVA Canon Valor pendiente por pagar del IVA del canon de arrendamiento facturado al inquilino. {saldo_pendiente_arriendo_iva_letras} Saldo Pendiente IVA Canon en Letras Valor pendiente por pagar del IVA del canon de arrendamiento facturado al inquilino, expresado en letras. {saldo_pendiente_comision} Saldo Pendiente Comisión Valor pendiente por pagar de la comisión facturada al propietario. {saldo_pendiente_comision_letras} Saldo Pendiente Comisión en Letras Valor pendiente por pagar de la comisión facturada al propietario, expresado en letras. {saldo_pendiente_iva} Saldo Pendiente IVA Comisión Valor pendiente por pagar del IVA de la comisión facturada. {saldo_pendiente_iva_letras} Saldo Pendiente IVA Comisión en Letras Valor pendiente por pagar del IVA de la comisión facturada, expresado en letras. {saldo_pendiente_retenciones} Saldo Pendiente Retenciones al Canon Suma total pendiente de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) facturadas sobre el canon. {saldo_pendiente_retenciones_letras} Saldo Pendiente Retenciones al Canon en Letras Suma total pendiente de las retenciones facturadas sobre el canon, expresada en letras. {saldo_pendiente_retenciones_iva} Saldo Pendiente ReteIVA al Canon Valor pendiente de la reteiva facturada por el inquilino al propietario sobre el canon. {saldo_pendiente_retenciones_iva_letras} Saldo Pendiente ReteIVA al Canon en Letras Valor pendiente de la reteiva facturada sobre el canon, expresado en letras. {saldo_pendiente_retenciones_fuente} Saldo Pendiente ReteFuente al Canon Valor pendiente de la retefuente facturada por el inquilino al propietario sobre el canon. {saldo_pendiente_retenciones_fuente_letras} Saldo Pendiente ReteFuente al Canon en Letras Valor pendiente de la retefuente facturada sobre el canon, expresada en letras. {saldo_pendiente_retenciones_ica} Saldo Pendiente ReteICA al Canon Valor pendiente de la reteica facturada por el inquilino al propietario sobre el canon. {saldo_pendiente_retenciones_ica_letras} Saldo Pendiente ReteICA al Canon en Letras Valor pendiente de la reteica facturada sobre el canon, expresada en letras. {saldo_pendiente_retenciones_propietario_a_inmobiliaria} Saldo Pendiente Retenciones a la Comisión Suma total pendiente de las retenciones facturadas por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión. {saldo_pendiente_retenciones_propietario_a_inmobiliaria_letras} Saldo Pendiente Retenciones a la Comisión en Letras Suma total pendiente de las retenciones facturadas sobre la comisión, expresada en letras. {saldo_pendiente_retenciones_iva_propietario_a_inmobiliaria} Saldo Pendiente ReteIVA a la Comisión Valor pendiente de la reteiva facturada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión. {saldo_pendiente_retenciones_iva_propietario_a_inmobiliaria_letras} Saldo Pendiente ReteIVA a la Comisión en Letras Valor pendiente de la reteiva facturada sobre la comisión, expresada en letras. {saldo_pendiente_retenciones_fuente_propietario_a_inmobiliaria} Saldo Pendiente ReteFuente a la Comisión Valor pendiente de la retefuente facturada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión. {saldo_pendiente_retenciones_fuente_propietario_a_inmobiliaria_letras} Saldo Pendiente ReteFuente a la Comisión en Letras Valor pendiente de la retefuente facturada sobre la comisión, expresada en letras. {saldo_pendiente_retenciones_ica_propietario_a_inmobiliaria} Saldo Pendiente ReteICA a la Comisión Valor pendiente de la reteica facturada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión. {saldo_pendiente_retenciones_ica_propietario_a_inmobiliaria_letras} Saldo Pendiente ReteICA a la Comisión en Letras Valor pendiente de la reteica facturada sobre la comisión, expresada en letras. {saldo_pendiente_retenciones_otros_conceptos} Saldo Pendiente Retenciones a Otros Conceptos Suma total pendiente de las retenciones facturadas por otros conceptos diferentes a la comisión. {saldo_pendiente_retenciones_otros_conceptos_letras} Saldo Pendiente Retenciones a Otros Conceptos en Letras Suma total pendiente de las retenciones facturadas por otros conceptos, expresada en letras. {saldo_pendiente_retefuente_otros_conceptos} Saldo Pendiente ReteFuente a Otros Conceptos Valor pendiente de la retefuente facturada por otros conceptos diferentes a la comisión. {saldo_pendiente_retefuente_otros_conceptos_letras} Saldo Pendiente ReteFuente a Otros Conceptos en Letras Valor pendiente de la retefuente facturada por otros conceptos, expresado en letras. {saldo_pendiente_reteiva_otros_conceptos} Saldo Pendiente ReteIVA a Otros Conceptos Valor pendiente de la reteiva facturada por otros conceptos diferentes a la comisión. {saldo_pendiente_reteiva_otros_conceptos_letras} Saldo Pendiente ReteIVA a Otros Conceptos en Letras Valor pendiente de la reteiva facturada por otros conceptos, expresado en letras. {saldo_pendiente_reteica_otros_conceptos} Saldo Pendiente ReteICA a Otros Conceptos Valor pendiente de la reteica facturada por otros conceptos diferentes a la comisión. {saldo_pendiente_reteica_otros_conceptos_letras} Saldo Pendiente ReteICA a Otros Conceptos en Letras Valor pendiente de la reteica facturada por otros conceptos, expresado en letras. {saldo_pendiente_iva_otros_conceptos_propietario} Saldo Pendiente IVA Otros Conceptos Valor pendiente del IVA facturado en otros conceptos recibidos por el propietario. {saldo_pendiente_iva_otros_conceptos_propietario_letras} Saldo Pendiente IVA Otros Conceptos en Letras Valor pendiente del IVA facturado en otros conceptos recibidos por el propietario, expresado en letras. {saldo_pendiente_otros_conceptos_propietario} Saldo Pendiente Otros Conceptos Valor total pendiente de otros conceptos facturados al propietario. {saldo_pendiente_otros_conceptos_propietario_letras} Saldo Pendiente Otros Conceptos en Letras Valor total pendiente de otros conceptos facturados al propietario, expresado en letras. Tokens de Cartas de Renovación y Formatos de Contratos Token Nombre Descripción INFORMACIÓN DEL CONTRATO {contrato_num} Consecutivo del Contrato Identificador consecutivo único del contrato. {contrato_num_detalle} Consecutivo del subcontrato Identificador consecutivo único del subcontrato. {periodicidad} Periodicidad de Pago Frecuencia de los pagos (mensual, trimestral, etc.). {fecha_inicio} Fecha de Inicio del Contrato Día en que comienza el contrato. {fecha_fin} Fecha de Fin del Contrato Día en que termina el contrato. {fecha_cartera} Fecha de Cartera Fecha para la gestión de cartera. {observaciones} Observaciones del Contrato Notas o detalles adicionales del contrato. {dias_interes} Días de Interés Días para el cálculo de intereses. VALORES DEL CONTRATO {valor_arriendo} Valor del Arriendo Monto numérico del canon de arrendamiento. {valor_arriendo_letras} Valor Arriendo en Letras Monto numérico del canon de arrendamiento expresado en letras. {porcentaje_iva_arriendo} Porcentaje del IVA del Arriendo Porcentaje del IVA sobre el canon de arrendamiento. {porcentaje_iva_arriendo_letras} Porcentaje IVA Arriendo en Letras Porcentaje del IVA sobre el canon de arrendamiento expresado en letras. {valor_iva_arriendo} Valor del IVA del Arriendo Valor del IVA sobre el canon de arrendamiento. {valor_iva_arriendo_letras} Valor IVA Arriendo en Letras Valor del IVA sobre el canon de arrendamiento expresado en letras. {total_arriendo_iva} Total Arriendo con IVA Valor total del canon de arrendamiento incluyendo IVA. {total_arriendo_iva_letras} Total Arriendo con IVA en Letras Valor total del canon de arrendamiento incluyendo IVA expresado en letras. {valor_comision} Valor de la Comisión Monto numérico de la comisión. {valor_comision_letras} Valor Comisión en Letras Monto numérico de la comisión expresado en letras. {porcentaje_comision} Porcentaje de la Comisión Porcentaje de la comisión. {porcentaje_comision_letras} Porcentaje Comisión en Letras Porcentaje de la comisión expresado en letras. {porcentaje_iva_comision} Porcentaje del IVA de la comisión Porcentaje del IVA de la comisión. {porcentaje_iva_comision_letras} Porcentaje IVA comisión en Letras Porcentaje del IVA de la comisión expresado en letras. {valor_iva_comision} Valor del IVA de la comisión Valor del IVA de la comisión. {valor_iva_comision_letras} Valor IVA comisión en Letras Valor del IVA de la comisión expresado en letras. {total_comision_iva} Total Comisión con IVA Valor total de la comisión incluyendo IVA. {total_comision_iva_letras} Total Comisión con IVA en Letras Valor total de la comisión incluyendo IVA expresado en letras. INFORMACIÓN DEL PROPIETARIO {propietario} Nombre del Propietario Nombre completo del propietario del inmueble. {calificativo_propietario} Calificativo del Propietario Término utilizado para calificar al propietario (Ej. El, La, etc.). {tratamiento_propietario} Tratamiento del Propietario Tratamiento formal o informal que se utiliza para dirigirse al propietario (Ej. Sr., Sra., etc.). {documento_propietario} Documento del Propietario Número de identificación del propietario. {telefonos_propietario} Teléfonos del Propietario Números de contacto del propietario. {correo_propietario} Correo del Propietario Dirección de correo electrónico del propietario. {cuenta_propietario} Cuenta Bancaria Propietario Información de la cuenta bancaria del propietario. {representante_legal_propietario} Representante Legal Propietario Nombre del representante legal del propietario (si es entidad). {tipo_cuenta_banco_propietario} Tipo de Cuenta Propietario Tipo de cuenta bancaria del propietario. {banco_propietario} Banco del Propietario Nombre de la entidad bancaria del propietario. INFORMACIÓN DEL INQUILINO {inquilino} Nombre del Inquilino Nombre completo del arrendatario del inmueble. {calificativo_inquilino} Calificativo del Inquilino Término utilizado para calificar al inquilino (Ej. El, La, etc.). {tratamiento_inquilino} Tratamiento del Inquilino Tratamiento formal o informal que se utiliza para dirigirse al inquilino (Ej. Sr., Sra., etc.). {documento_inquilino} Documento del Inquilino Número de identificación del inquilino. {telefonos_inquilino} Teléfonos del Inquilino Números de contacto del inquilino. {correo_inquilino} Correo del Inquilino Dirección de correo electrónico del inquilino. {cuenta_inquilino} Cuenta Bancaria Inquilino Información de la cuenta bancaria del inquilino. {representante_legal_inquilino} Representante Legal Inquilino Nombre del representante legal del inquilino (si es entidad). INFORMACIÓN DEL INMUEBLE {direccion_inmueble} Dirección del Inmueble Ubicación exacta de la propiedad. {barrio} Barrio del Inmueble Nombre del barrio donde se ubica la propiedad. {zona_barrio} Zona del Barrio Sector o área a la que pertenece el barrio {tipo_uso} Tipo de Uso del Inmueble Destinación de la propiedad (vivienda, comercial). {municipio} Municipio del Inmueble Ciudad donde se encuentra la propiedad. {direccion_ed} Dirección Edificio/Conjunto Dirección del edificio o conjunto (si aplica). {folio_matricula_propiedad} Folio de Matrícula Número de folio de matrícula inmobiliaria. {propiedad_titulo} Título de la Propiedad Título de la propiedad. {propiedad_clase} Clase de Inmueble Clase de inmueble. {propiedad_valor_caracteristica[X]} Valor Característica [X] Valor de la característica con código X. {propiedad_nombre_caracteristica[X]} Nombre Característica [X] Nombre de la característica con código X. INFORMACIÓN DE CODEUDORES {codeudores_documentos[X]} Documento del Codeudor [X] Documento de identificación del codeudor número X. {codeudores_nombres[X]} Nombre del Codeudor [X] Nombre completo del codeudor número X. {codeudores_email[X]} Correo del Codeudor [X] Correo electrónico del codeudor número X. {codeudores_telefono[X]} Teléfono del Codeudor [X] Número de teléfono del codeudor número X. {codeudores_direccion[X]} Dirección del Codeudor [X] Dirección del codeudor número X. INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD {entidad_logo} Logo de la Entidad Imagen del logotipo oficial de la entidad. {entidad_logo_enlace} Enlace del Logo Entidad Enlace a la imagen del logotipo oficial de la entidad. {entidad_nombre} Nombre de la Entidad Razón social o nombre de la entidad. {entidad_nit} NIT de la Entidad Número de Identificación Tributaria (NIT) de la entidad. {entidad_direccion} Dirección de la Entidad Dirección física de la entidad. {entidad_telefono} Teléfono de la Entidad Número de contacto telefónico de la entidad. {entidad_email} Email de la Entidad Correo electrónico de contacto de la entidad. {entidad_ciudad} Ciudad de la Entidad Ciudad en la que se encuentra ubicada la entidad. {entidad_departamento} Departamento de la Entidad Departamento en el que se encuentra ubicada la entidad. INFORMACIÓN DEL FORMATO {fecha_actual} Fecha Actual Fecha actual en que se genera el documento. {dia_actual} Día Actual (Número) Día actual del mes. {dia_actual_letras} Día Actual (Letras) Día actual del mes expresado en letras. {mes_actual} Mes Actual (Número) Mes actual del año. {mes_actual_letras} Mes Actual (Letras) Mes actual del año expresado en letras. {anio_actual} Año Actual (Número) Año actual. INFORMACIÓN DE RENOVACIÓN {porcentaje_renovacion} Porcentaje de Renovación Porcentaje de incremento para la renovación. {porcentaje_renovacion_letras} Porcentaje Renovación en Letras Porcentaje de incremento para la renovación expresado en letras. {valor_renovacion} Valor de Renovación Monto numérico del incremento de renovación. {valor_renovacion_letras} Valor Renovación en Letras Monto del incremento de renovación expresado en letras. {total_renovacion} Total Renovación Valor total del arriendo con renovación. {total_renovacion_letras} Total Renovación en Letras Valor total del arriendo con renovación expresado en letras. {fecha_renovacion} Fecha de Renovación Fecha en que se aplica la renovación. {dia_renovacion} Día de Renovación (Número) Día en que se aplica la renovación. {dia_renovacion_letras} Día Renovación (Letras) Día en que se aplica la renovación expresado en letras. {mes_renovacion} Mes de Renovación (Número) Mes en que se aplica la renovación. {mes_renovacion_letras} Mes Renovación (Letras) Mes en que se aplica la renovación expresado en letras. {anio_renovacion} Año de Renovación (Número) Año en que se aplica la renovación. Tokens de Recibos de Caja y Egresos {documento} : Tipo de documento (ej. factura, recibo) {consecutivo} : Número consecutivo del documento {nombre} : Nombre del tercero {mes} : Mes de emisión {fecha} : Fecha de aplicación Tokens de Felicitación de Cumpleaños $tratamiento : Tratamiento del destinatario $fecha_nacimiento : Fecha de nacimiento del destinatario $dv : Dígito de verificación del documento $documento : Número de documento $nombre1 : Primer nombre $nombre2 : Segundo nombre $apellido1 : Primer apellido $apellido2 : Segundo apellido $departamento : Departamento de residencia $municipio : Municipio de residencia $ent_nombre : Nombre de la inmobiliaria $ent_matricula : Matrícula inmobiliaria $ent_direccion : Dirección de la inmobiliaria $ent_telefono : Teléfono de la inmobiliaria $representante_legal : Representante legal (solo para empresas) Tokens de Estado de Cuenta $tratamiento : Tratamiento del destinatario $fecha_nacimiento : Fecha de nacimiento $dv : Dígito de verificación del documento $documento : Número de documento $nombre1 : Primer nombre $nombre2 : Segundo nombre $apellido1 : Primer apellido $apellido2 : Segundo apellido $departamento : Departamento de residencia $municipio : Municipio de residencia $ent_nombre : Nombre de la inmobiliaria $ent_matricula : Matrícula inmobiliaria $ent_direccion : Dirección de la inmobiliaria $ent_telefono : Teléfono de la inmobiliaria $representante_legal : Representante legal (solo para empresas) Tokens de Certificados Tributarios para Proveedores Token Nombre Descripción INFORMACIÓN DEL CERTIFICADO {retencion_anio} Año de la retención Año correspondiente al periodo en el que se realizó la retención {retencion_total_compras} Total de compras retenidas Valor total de las compras sobre las cuales se aplicaron retenciones {retencion_base[X]} Base de retención Valor base sobre el cual se calcula la retención (donde X es el índice del concepto) {retencion_valor[X]} Valor de la retención Monto de la retención aplicada (donde X es el índice del concepto) {retencion_concepto[X]} Concepto de la retención Descripción del tipo o concepto de retención aplicada (donde X es el índice del concepto) {retencion_fecha_emision} Fecha de emisión del certificado Fecha completa en que se genera el certificado tributario {retencion_mes_emision} Mes de emisión del certificado Mes en que se emite el certificado tributario {retencion_dia_emision} Día de emisión del certificado Día del mes en que se emite el certificado tributario {retencion_anio_emision} Año de emisión del certificado Año en que se emite el certificado tributario INFORMACIÓN DEL RETENEDOR {retenedor_nombre} Nombre del retenedor Razón social o nombre completo de la entidad que realiza la retención {retenedor_nit} NIT del retenedor Número de Identificación Tributaria de la entidad retenedora {retenedor_direccion} Dirección del retenedor Dirección física de la entidad que realiza la retención {retenedor_municipio} Municipio del retenedor Ciudad o municipio donde se encuentra ubicada la entidad retenedora {retenedor_telefono} Teléfono del retenedor Número de contacto telefónico de la entidad retenedora {retenedor_email} Correo electrónico del retenedor Dirección de correo electrónico de contacto de la entidad retenedora INFORMACIÓN DEL RETENIDO {retenido_nombre} Nombre del retenido Razón social o nombre completo del proveedor al que se le practicó la retención {retenido_nit} NIT del retenido Número de Identificación Tributaria del proveedor retenido {retenido_direccion} Dirección del retenido Dirección física del proveedor al que se le practicó la retención {retenido_municipio} Municipio del retenido Ciudad o municipio donde se encuentra ubicado el proveedor retenido {retenido_telefono} Teléfono del retenido Número de contacto telefónico del proveedor retenido {retenido_email} Correo electrónico del retenido Dirección de correo electrónico del proveedor retenido INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD {entidad_logo} Link del logo de la entidad Enlace o ruta hacia la imagen del logotipo de la entidad emisora del certificado Tokens de Certificados Tributarios para Empleados Token Nombre Descripción INFORMACIÓN GENERAL DEL CERTIFICADO {ANIO_GRAVABLE} Año gravable Año correspondiente al periodo fiscal del certificado de ingresos y retenciones {NUM_FORMULARIO} Número de formulario Número de identificación del formulario oficial utilizado para el certificado {FECHA_EXPEDICION} Fecha de expedición Fecha en que se expide el certificado de ingresos y retenciones {LUGAR_RETENCION} Lugar de retención Ubicación geográfica donde se realizaron las retenciones {COD_DPTO_PAGO} Código del departamento de pago Código oficial del departamento donde se realizaron los pagos {COD_CIUDAD_PAGO} Código de la ciudad de pago Código oficial de la ciudad donde se realizaron los pagos INFORMACIÓN DE LA EMPRESA RETENEDORA {NIT_EMPRESA} NIT de la empresa Número de Identificación Tributaria de la empresa empleadora {DV_EMPRESA} Dígito de verificación de la empresa Dígito de verificación correspondiente al NIT de la empresa {PRIMER_APELLIDO_RETENEDOR} Primer apellido del retenedor Primer apellido de la persona natural que actúa como retenedor {SEGUNDO_APELLIDO_RETENEDOR} Segundo apellido del retenedor Segundo apellido de la persona natural que actúa como retenedor {PRIMER_NOMBRE_RETENEDOR} Primer nombre del retenedor Primer nombre de la persona natural que actúa como retenedor {OTROS_NOMBRES_RETENEDOR} Otros nombres del retenedor Nombres adicionales de la persona natural que actúa como retenedor {RAZON_SOCIAL_O_NOMBRE_RETENEDOR} Razón social o nombre del retenedor Razón social de la empresa o nombre completo de la persona natural retenedora {NOMBRE_PAGADOR} Nombre del pagador Nombre de la entidad o persona que realizó los pagos al empleado INFORMACIÓN DEL EMPLEADO {TIPO_DOC_EMPLEADO} Tipo de documento del empleado Tipo de documento de identificación del empleado (CC, CE, TI, etc.) {NUM_DOC_EMPLEADO} Número de documento del empleado Número de identificación del empleado {NOMBRES_APELLIDOS_EMPLEADO} Nombres y apellidos del empleado Nombre completo del empleado tal como aparece en sus documentos de identidad {FECHA_INICIO_CONTRATO} Fecha de inicio del contrato Fecha en que inició la relación laboral con el empleado {FECHA_FIN_CONTRATO} Fecha de fin del contrato Fecha en que terminó la relación laboral con el empleado INGRESOS LABORALES {VALOR_SALARIOS} Valor de salarios Total de salarios pagados al empleado durante el año gravable {VALOR_BONOS} Valor de bonos Total de bonificaciones pagadas al empleado durante el año gravable {VALOR_EXCESO_ALIMENTACION} Valor de exceso de alimentación Valor del auxilio de alimentación que excede el límite no constitutivo de renta {VALOR_HONORARIOS} Valor de honorarios Total de honorarios pagados al empleado por servicios profesionales {VALOR_SERVICIOS} Valor de servicios Total pagado por servicios técnicos prestados por el empleado {VALOR_COMISIONES} Valor de comisiones Total de comisiones pagadas al empleado durante el año gravable {VALOR_PRESTACIONES} Valor de prestaciones Total de prestaciones sociales pagadas al empleado {VALOR_VIATICOS} Valor de viáticos Total de viáticos pagados al empleado que constituyen renta {VALOR_GASTOS_REP} Valor de gastos de representación Total de gastos de representación que exceden el límite no constitutivo de renta {VALOR_COMPENSACIONES} Valor de compensaciones Total de compensaciones ordinarias y extraordinarias pagadas {VALOR_OTROS_PAGOS} Valor de otros pagos Total de otros pagos laborales no clasificados en categorías anteriores {TOTAL_INGRESOS_BRUTOS} Total ingresos brutos Suma total de todos los ingresos brutos del empleado durante el año gravable {INGRESO_PROMEDIO_6M} Ingreso promedio últimos 6 meses Promedio de ingresos de los últimos seis meses del año gravable CESANTÍAS Y PENSIONES {CESANTIAS_PAGADAS} Cesantías pagadas Total de cesantías pagadas directamente al empleado {CESANTIAS_REG_TRADICIONAL} Cesantías régimen tradicional Cesantías calculadas bajo el régimen tradicional {CESANTIAS_CONSIGNADAS} Cesantías consignadas Total de cesantías consignadas en el fondo de cesantías {VALOR_PENSIONES} Valor de pensiones Total de pensiones pagadas al empleado durante el año gravable {APOYOS_ECONOMICOS} Apoyos económicos Total de apoyos económicos no reembolsables entregados al empleado APORTES A SEGURIDAD SOCIAL {APORTES_SALUD} Aportes a salud Total de aportes realizados al sistema de salud por el empleado {APORTES_PENSION_OBLIG} Aportes a pensión obligatoria Total de aportes obligatorios realizados al sistema de pensiones {APORTES_RAIS} Aportes a RAIS Aportes al Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad (RAIS) {APORTES_PENSION_VOL} Aportes a pensión voluntaria Total de aportes voluntarios realizados a fondos de pensiones {APORTES_AFC} Aportes a AFC Aportes a Ahorro y Fomento a la Construcción realizados por el empleado {APORTES_AVC} Aportes a AVC Aportes Voluntarios Contractuales realizados por el empleado RETENCIONES {VALOR_RETENCION} Valor de la retención Total de retenciones en la fuente practicadas sobre los ingresos laborales {TOTAL_RETENCIONES_ANIO} Total retenciones del año Suma total de todas las retenciones realizadas durante el año gravable OTROS INGRESOS Y RETENCIONES {VALOR_ARRIENDOS} Valor de arriendos Total de ingresos por concepto de arriendos recibidos por el empleado {RET_ARRIENDOS} Retención de arriendos Total de retenciones practicadas sobre los ingresos por arriendos {VALOR_HON_COM_SERV} Valor de honorarios, comisiones y servicios Total de ingresos por honorarios, comisiones y servicios independientes {RET_HON_COM_SERV} Retención de honorarios, comisiones y servicios Total de retenciones sobre honorarios, comisiones y servicios {VALOR_INTERESES} Valor de intereses Total de ingresos por concepto de intereses recibidos por el empleado {RET_INTERESES} Retención de intereses Total de retenciones practicadas sobre los ingresos por intereses {VALOR_ENAJENACION} Valor de enajenación Total de ingresos por concepto de enajenación de activos {RET_ENAJENACION} Retención de enajenación Total de retenciones practicadas sobre los ingresos por enajenación {VALOR_LOTERIAS} Valor de loterías Total de ingresos por concepto de premios de loterías y rifas {RET_LOTERIAS} Retención de loterías Total de retenciones practicadas sobre premios de loterías y rifas {VALOR_OTROS_INGRESOS} Valor de otros ingresos Total de otros ingresos no clasificados en categorías anteriores {RET_OTROS_INGRESOS} Retención de otros ingresos Total de retenciones practicadas sobre otros ingresos {TOTAL_OTROS_INGRESOS} Total otros ingresos Suma total de todos los otros ingresos del empleado {TOTAL_RET_OTROS_INGRESOS} Total retención otros ingresos Suma total de todas las retenciones sobre otros ingresos INFORMACIÓN DE DEPENDIENTES {TIPO_DOC_DEP_1} Tipo de documento del dependiente 1 Tipo de documento de identificación del primer dependiente {NUM_DOC_DEP_1} Número de documento del dependiente 1 Número de identificación del primer dependiente {NOMBRE_DEP_1} Nombre del dependiente 1 Nombre completo del primer dependiente del empleado {PARENTESCO_DEP_1} Parentesco del dependiente 1 Relación de parentesco del primer dependiente con el empleado {TIPO_DOC_DEP_2} Tipo de documento del dependiente 2 Tipo de documento de identificación del segundo dependiente {NUM_DOC_DEP_2} Número de documento del dependiente 2 Número de identificación del segundo dependiente {NOMBRE_DEP_2} Nombre del dependiente 2 Nombre completo del segundo dependiente del empleado {PARENTESCO_DEP_2} Parentesco del dependiente 2 Relación de parentesco del segundo dependiente con el empleado Recomendaciones al Usar Tokens Verifica los tokens antes de guardar : Asegúrate de que todos los tokens están correctamente insertados y colocados en el lugar adecuado. Si un token está mal escrito, no se reemplazará con el dato real. Verifica la previsualización : Siempre es buena idea previsualizar tu plantilla para asegurarte de que los tokens están bien colocados y se muestran correctamente. Mantén el formato : Los tokens respetan el formato del texto que los rodea, por lo que puedes aplicarle estilos como negritas , cursivas , o cambiar su color , y estos estilos se mantendrán cuando el token se reemplace por el dato real. Asegúrate de utilizar el token correcto : Revisa que el token que insertas sea adecuado para el tipo de plantilla. Por ejemplo, un token de arrendamiento no funcionará en una plantilla de entidad. Combina varios tokens : Puedes utilizar varios tokens en una misma plantilla para personalizar diferentes campos con información específica, como el nombre del cliente y los detalles del contrato, en un mismo documento. Conclusión Los tokens son una poderosa herramienta para hacer que tus plantillas en Arrendasoft sean dinámicas y personalizadas. Al usar tokens, puedes automatizar la inserción de datos como nombres, fechas y valores, ahorrando tiempo y reduciendo errores. Sigue estas instrucciones para insertar y utilizar los tokens correctamente en tus plantillas y asegúrate de que tus documentos y comunicaciones siempre tengan la información correcta y personalizada. ¡Empieza a usar tokens en tus plantillas y haz que tu trabajo sea mucho más eficiente! ¿Cómo editar una plantilla para Documentos y Comunicaciones existente? Modificar una plantilla existente en Arrendasoft (nuby) es un proceso sencillo y te permite actualizar tanto su diseño como su configuración sin necesidad de crear una nueva desde cero. A continuación, te guiamos paso a paso sobre cómo editar una plantilla, cambiar sus parámetros y previsualizar los cambios antes de guardarla. 1. Accede al Módulo de Plantillas Dirígete al Módulo de Configuraciones . En el menú, selecciona Plantillas para Documentos y Comunicaciones . Aparecerá el listado de todas las plantillas que has creado o que están disponibles en el sistema. 2. Selecciona la Plantilla que Deseas Editar Desde el Listado de Plantillas , busca la plantilla que deseas modificar. Puedes utilizar el campo de búsqueda para encontrarla rápidamente por nombre o tipo de plantilla. Selecciona la plantilla presionando el campo de la primera columna Haz clic en el botón de  Editar  que aparece en la esquina superior derecha de la tabla. Esto te llevará al editor de plantillas donde podrás ver la configuración actual y el diseño de la plantilla. 3. Modifica la Configuración de la Plantilla Cuando accedas a la plantilla seleccionada, serás dirigido al formulario de edición de la plantilla. Aquí podrás ajustar los parámetros de la plantilla como tipo de plantilla, nombre u otros parámetros dependiendo del tipo de plantilla. ¡Ten cuidado al editar el tipo de plantilla! Recuerda que a partir del tipo de plantilla se definen varias funcionalidades del sistema, por lo que al cambiar el tipo de plantilla deberás validar que no se hayan visto afectados los tokens (comodines) de la plantilla y los módulos donde se hace uso de la misma. Una vez hayas realizado los cambios en estos parámetros, haz clic en Guardar para conservar las modificaciones en la configuración de la plantilla. 4. Edita el Diseño de la Plantilla Después de ajustar los parámetros, podrás modificar el diseño haciendo uso del editor de plantillas. Puedes ajustar todos los elementos de la plantilla haciendo uso de las herramientas disponibles. Si deseas cambiar la plantilla base deberás guardar los cambios para previsualizarla y cargarla antes de ingresar al editor de plantilla. Ten en cuenta que cambiar la plantilla base sobrescribirá por completo la plantilla anterior . 5. Guarda los Cambios Una vez que estés conforme con las modificaciones que hiciste en la plantilla: Haz clic en el botón Guardar . La plantilla se actualizará con los nuevos cambios y estará lista para ser utilizada. Recomendaciones al Editar Plantillas Evita cambiar el tipo de plantilla:  Si lo que requieres es cambiar de tipo una plantilla, lo recomendable es crear una nueva, debido a que esto puede afectar la implementación de la misma. Previsualiza con ejemplos reales : Si es posible, previsualiza la plantilla con ejemplos reales (ej. un cliente específico o contrato real) para verificar cómo se verán los tokens y los datos insertados. Verifica la coherencia visual : Asegúrate de que todos los elementos estén alineados y mantengan un formato consistente en toda la plantilla. Conclusión Editar una plantilla en Arrendasoft (nuby) te ofrece la flexibilidad de ajustar tanto su configuración como su diseño de manera rápida y efectiva. Siguiendo estos pasos, puedes realizar las modificaciones necesarias y asegurarte de que tus plantillas estén siempre actualizadas, reflejando los cambios de contenido y formato que requieras. ¡Ahora puedes mantener todas tus plantillas al día de forma sencilla! ¿Cómo previsualizar una plantilla para Documentos y Comunicaciones? La previsualización de plantillas en Arrendasoft (nuby) es una herramienta esencial que te permite ver cómo se verá tu documento final antes de utilizarlo o enviarlo. Esto es especialmente útil para asegurarte de que el diseño, los textos y los tokens están correctamente configurados y se muestran como esperas. A continuación, te mostramos paso a paso cómo previsualizar una plantilla y qué aspectos debes tener en cuenta. 1. Accede al Módulo de Plantillas Inicia sesión en Arrendasoft y dirígete al Módulo de Configuraciones . En el menú, selecciona  Plantillas de Documentos y Comunicaciones . Verás una lista de las plantillas que has creado o que están disponibles en el sistema. 2. Selecciona la Plantilla que Deseas Previsualizar Desde el  Listado de Plantillas , busca la plantilla que deseas modificar. Puedes utilizar el campo de búsqueda para encontrarla rápidamente por nombre o tipo de plantilla. Selecciona la plantilla presionando el campo de la primera columna 3. Previsualiza la Plantilla Con la plantilla seleccionada, haz clic en el botón de Ver Plantilla    que aparece en la esquina superior derecha de la tabla. Esto abrirá un modal con la previsualización de la plantilla. El sistema generará una vista previa de la plantilla tal como se verá cuando se utilice en un documento real. Podrás ver todos los elementos visuales como textos, imágenes, tablas y otros bloques que hayas agregado. 4. Visualización de Tokens con Datos Reales Una de las características clave de la previsualización es que te permite ver los tokens con datos reales. Los tokens son marcadores que se reemplazan automáticamente por la información correspondiente del sistema, como el nombre de un tercero, el valor de un contrato o los datos de una propiedad. En la previsualización : Los tokens no mostrarán su código de marcador ( {{token}} ), sino que serán reemplazados por los datos reales del sistema. Por ejemplo, si el token es para el nombre de un tercero, en la previsualización verás el nombre del tercero tal como aparecería en el documento final. Esto te permite verificar que los tokens están bien colocados y se muestran de manera correcta. 5. Revisa el Formato y Diseño Al previsualizar la plantilla, revisa los siguientes aspectos para asegurarte de que todo esté correcto: Alineación de los Elementos : Verifica que los textos, imágenes y otros bloques estén alineados y distribuidos como deseas. Formatos de Texto : Revisa los tamaños, colores y estilos de las fuentes para asegurarte de que el documento mantenga coherencia visual. Encabezado y Pie de Página : Si tu plantilla tiene estos elementos, asegúrate de que estén bien configurados y que el contenido se vea como esperas. Márgenes y Espaciados : Asegúrate de que los márgenes y los espaciados entre bloques sean adecuados, y que la plantilla se ajuste bien al tamaño de hoja seleccionado (Carta, Oficio, etc.). Tokens: Verifica que todos los tokens sean reemplazados correctamente con los datos correspondientes. 6. Realiza Ajustes si es Necesario Si notas que algún token no está correcto o si el formato del diseño necesita cambios, puedes ingresar al editor de la plantilla y realizar los ajustes necesarios. Para editar la plantilla puedes seguir nuestra guía ¿Cómo editar una plantilla para Documentos y Comunicaciones existente? Recomendaciones para la Previsualización Previsualiza siempre antes de usar : Realizar una previsualización antes de utilizar la plantilla en documentos finales es una buena práctica para evitar errores. Prueba con diferentes tipos de datos : Si es posible, prueba la previsualización con diferentes ejemplos de datos reales (distintos terceros o propiedades) para asegurarte de que los tokens siempre se reemplacen correctamente. Revisa el formato en diferentes dispositivos : Si tu plantilla se enviará por correo electrónico o se imprimirá, asegúrate de que se vea bien en pantalla y en su versión impresa. Conclusión La previsualización de plantillas en Arrendasoft te da la tranquilidad de que el diseño y los datos en tu documento final serán correctos antes de utilizarlo o enviarlo. Siguiendo estos pasos, puedes revisar que todo esté en orden y hacer los ajustes necesarios para asegurar que tus plantillas sean precisas y estén bien formateadas. ¿Cómo se clasifican los tipos de plantillas para Documentos y Comunicaciones? En Arrendasoft, el módulo de plantillas te permite crear tanto plantillas para documentos como para comunicaciones . Aunque ambos tipos de plantillas comparten algunas características, también presentan diferencias clave que debes tener en cuenta al configurarlas y utilizarlas. Esta guía te ayudará a entender esas diferencias y cómo configurar correctamente cada tipo de plantilla. ¿Qué son las Plantillas de Documentos? Las plantillas de documentos son utilizadas para generar archivos formales como contratos, cartas, certificados o cualquier otro tipo de documento que necesite imprimirse o almacenarse en un formato estructurado. Estas plantillas suelen tener un diseño más detallado y formal, con un enfoque en la presentación impresa o PDF. Características: Formato: Generalmente tienen un formato más estructurado y detallado. Tamaño de hoja: Puedes elegir tamaños de hoja estándar como Oficio o Carta, dependiendo del tipo de documento. Orientación: Puede ser vertical (retrato) u horizontal (paisaje) según la necesidad del documento. Tipos Disponibles: Certificados Tributarios: Descripción: Plantillas diseñadas para generar certificados de ingresos a propietarios. Son esenciales para proporcionar comprobantes oficiales que pueden ser requeridos para trámites fiscales o bancarios. Uso:  Ideal para propietarios que necesitan documentación que respalde sus ingresos. Se encuentran disponibles para su uso en el módulo de terceros donde podrás emitir un certificado tributario a un propietario . Formatos de Contratos: Descripción: Plantillas estructuradas que permiten crear contratos a partir de la información relevante. Facilitan la formalización de acuerdos entre partes. Uso: Utilizadas para la creación de documentos legales vinculantes, garantizando claridad en los términos acordados. Podrás generar un formato de contrato a partir de una plantilla desde el módulo de Contratos. ¿Qué son las Plantillas de Comunicaciones? Las plantillas de comunicaciones están diseñadas para enviar mensajes como correos electrónicos, notificaciones o boletines a terceros. A diferencia de las plantillas de documentos, las comunicaciones tienen un enfoque más digital y son vistas principalmente en dispositivos como computadoras, tablets o smartphones. Características: Formato: Suelen ser más flexibles y menos formales que los documentos. Diseño adaptativo: Se ajustan a diferentes dispositivos, como computadoras, tabletas y teléfonos móviles, para garantizar que se vean bien en cualquier pantalla. Elementos interactivos: Pueden incluir enlaces, botones o imágenes que son útiles en medios digitales. Tipos Disponibles: Envío de Facturación Masiva: Descripción: Plantillas que permiten el envío automático de facturas por correo electrónico a múltiples destinatarios. Ahorran tiempo y esfuerzo en la gestión de facturas. Uso: Perfectas para inmobiliarias que manejan un alto volumen de facturación. Puedes programar el envío automático de facturas haciendo uso de una plantilla desde el módulo Configuraciones - Comunicaciones y Mensajería. Cartas de Renovación de Contratos: Descripción: Plantillas para enviar confirmaciones de renovación automática de contratos. Mantienen a los terceros informados sobre la continuidad de los acuerdos. Uso: Útiles para notificar a los terceros sobre la renovación de sus contratos sin necesidad de enviar un nuevo documento. Puedes configurar el email para el envío de confirmación de renovación automática de contratos haciendo uso de una plantilla desde el módulo de Configuraciones - Comunicaciones y Mensajería. Envío de Estado de Cuenta: Descripción: Plantillas diseñadas para enviar correos electrónicos con el estado de cuenta a los terceros, proporcionando un resumen claro de las transacciones. Uso: Indispensables para mantener a los terceros actualizados sobre su situación financiera. Puedes configurar el envío automático de estados de cuenta a terceros haciendo uso de una plantilla desde el módulo de Configuraciones - Comunicaciones y Mensajería. Felicitaciones de Cumpleaños: Descripción: Plantillas personalizables que permiten enviar correos electrónicos de felicitación a los terceros en su cumpleaños, fortaleciendo la relación con los terceros. Uso: Ideal para mostrar aprecio y mantener una conexión personal con los terceros. Puedes configurar el envío automático de email de cumpleaños haciendo uso de una plantilla desde el módulo de Configuraciones - Comunicaciones y Mensajería. Envío de Recibos de Caja y Egresos: Descripción: Plantillas que se envían automáticamente junto con los documentos a los terceros, proporcionando un mensaje estándar de agradecimiento y confirmación. Uso: Utilizadas para facilitar la comunicación efectiva en transacciones financieras, asegurando que todos los documentos estén acompañados de un mensaje claro. Puedes habilitar el envío automático de egresos por email o el envío automático de recibos de caja por email haciendo uso de una plantilla desde el módulo de Configuraciones - Comunicaciones y Mensajería. Diferencias Clave entre Documentos y Comunicaciones Características Documentos Comunicaciones Uso principal Formatos de contratos y certificados tributarios Correos electrónicos y notificaciones Tamaño de hoja Tamaños fijos como Carta u Oficio Adaptado a pantallas (sin tamaño fijo) Orientación Vertical u horizontal Sin orientación fija Márgenes Personalizables No aplican márgenes tradicionales Encabezado y pie de página Frecuentemente utilizados No se utilizan Dispositivos Preparado para impresión Optimizado para pantallas Tokens Amplio uso para personalizar contenido Personalización más breve, orientada al mensaje Conclusión Comprender las diferencias entre las plantillas para documentos y las de comunicaciones te ayudará a elegir la adecuada para cada situación. Utiliza los parámetros y configuraciones apropiados para asegurarte de que tus documentos y comunicaciones sean efectivos y visualmente atractivos. ¡Explora cada categoría y encuentra la mejor opción para tus necesidades! ¿Cuáles son las Plantillas Predefinidas que Ofrece el Sistema nuby? Este documento está diseñado para ofrecerte una vista previa detallada de las diferentes plantillas que hemos preparado para facilitar tus procesos de comunicación y certificación. Aquí podrás visualizar el formato y la información contenida en cada una, permitiéndote decidir cuál se ajusta mejor a tus necesidades. Cada plantilla utiliza "tokens" o etiquetas dinámicas (por ejemplo, {entidad_nombre} , {inquilino} , {total_renovacion} ) que el sistema reemplazará automáticamente con la información correcta de tu base de datos, asegurando que cada documento generado sea preciso y personalizado. A continuación, encontrarás la descripción de cada plantilla. Para una explicación detallada de los tokens utilizados en cada una, puedes acceder al enlace correspondiente. Certificados Tributarios Propietarios Esta categoría de plantillas está diseñada para generar los certificados de ingresos y retenciones, un documento esencial para la declaración de renta de propietarios. El sistema ofrece cinco formatos distintos para este certificado: Plantilla Predefinida de Certificado Tributario para Propietarios Es un formato detallado que desglosa todos los conceptos relevantes.  Incluye secciones como: Ingresos por Canon de Arrendamiento. Retenciones aplicadas al canon de arrendamiento (ReteFuente, ReteIVA, ReteICA). Ingresos por Comisión pagada a la inmobiliaria. Retenciones aplicadas a dicha comisión. Otros conceptos recibidos por el propietario. Un resumen financiero que muestra el total bruto y el neto pagado al propietario. Previsualización Plantilla Predefinida en Vista Simplificada de Certificado Tributario para Propietarios Esta versión presenta la misma información que la plantilla estándar pero con un formato más compacto, ideal para una visualización rápida y clara de los datos. Previsualización Plantilla Predefinida en Formato Tabular de Certificado Tributario para Propietarios Organiza toda la información financiera en tablas, lo que facilita la lectura y comparación de los diferentes conceptos como ingresos, retenciones y comisiones. Previsualización Plantilla Predefinida de Certificado Tributario para Propietarios con Saldos Pendientes Esta plantilla muestra los recaudos efectivamente pagados durante el año gravable junto con los saldos pendientes por cobrar. Es ideal cuando se necesita reflejar no solo lo que ya fue recaudado, sino también las facturas generadas que aún no han sido pagadas. Incluye secciones como: Ingresos por Canon de Arrendamiento efectivamente recibidos. Retenciones aplicadas al canon de arrendamiento (ReteFuente, ReteIVA, ReteICA). Ingresos por Comisión pagada a la inmobiliaria e IVA asociado. Retenciones aplicadas a la comisión. Otros conceptos recibidos por el propietario y sus retenciones. Sección dedicada de Saldos Pendientes por Recaudar : canon pendiente, comisión pendiente, IVA comisión pendiente y retenciones pendientes. Un resumen financiero con el total bruto y el neto pagado al propietario. Previsualización Plantilla Predefinida de Certificado Tributario para Propietarios con Valores Facturados Esta plantilla permite comparar los valores facturados frente a los efectivamente recaudados durante el año gravable, incluyendo además los saldos pendientes. Es especialmente útil para visualizar la diferencia entre lo que se facturó y lo que realmente se cobró. Incluye secciones como: Ingresos por Canon de Arrendamiento: total facturado y total recibido. Retenciones al Canon: total facturadas y total recibidas. Ingresos por Comisión e IVA: totales facturados y totales recibidos. Retenciones a la Comisión: totales facturadas y totales recibidas. Otros conceptos recibidos por el propietario: totales facturados y totales recibidos, con sus respectivas retenciones. Sección de Saldos Pendientes por Recaudar . Un resumen financiero con el total bruto y el neto pagado al propietario. Previsualización Para conocer en detalle los tokens de esta plantilla, accede a la siguiente guía: Tokens de Certificados Tributarios para Propietarios Cartas de renovación y formatos de contratos Plantilla Predefinida de Notificación de Renovación de Contrato de Arrendamiento Esta plantilla se utiliza para notificar formalmente al arrendatario sobre la renovación de su contrato de arrendamiento y el correspondiente ajuste en el canon mensual.  La carta incluye: La información de la inmobiliaria y del inquilino. La fecha y ciudad de expedición. El asunto claramente definido como "RENOVACIÓN DE CONTRATO DE ARRENDAMIENTO". Un cuerpo de texto que informa el porcentaje y valor del incremento, la fecha a partir de la cual se hará efectivo y el nuevo total del canon de arrendamiento. Previsualización Para conocer en detalle los tokens de esta plantilla, accede a la siguiente guía: Tokens de Cartas de Renovación y Formatos de Contratos Certificados Tributarios Proveedores Plantilla Predefinida de Certificado Tributario para Proveedores Diseñada para generar certificados de las retenciones practicadas a los proveedores durante un período fiscal.  Esta plantilla incluye: Datos del retenedor (tu empresa) y del retenido (el proveedor). El período gravable del certificado. Una tabla que detalla los conceptos de las retenciones practicadas, la base sobre la cual se aplicaron y el valor retenido. El total de compras retenidas. Previsualización Para conocer en detalle los tokens de esta plantilla, accede a la siguiente guía: Tokens de Certificados Tributarios para Proveedores Certificado de Ingresos y Retenciones para Empleados Certificado de Ingresos y Retenciones para Empleados (Formulario DIAN 220) Esta plantilla corresponde al formato oficial de la DIAN (Formulario 220) para la certificación de rentas de trabajo y pensiones. Es fundamental para la declaración de renta de los empleados. La plantilla está estructurada para incluir: Información del agente retenedor (la empresa) y del empleado.  El año gravable y el período de la certificación. Un desglose detallado de los ingresos, incluyendo salarios, honorarios, comisiones, prestaciones, cesantías y otros pagos. El detalle de los aportes a salud y pensión. El valor total de la retención en la fuente practicada. Previsualización Para conocer en detalle los tokens de esta plantilla, accede a la siguiente guía: Tokens de Certificados Tributarios para Empleados Configuración del Módulo de Terceros ¿Cómo configurar tipos de documentos? Paso 1 : Acceda a la información dando clic en Herramientas y luego en la opción Configuraciones y Seleccione la opción administración de terceros. Paso 2: Configurar Tipos de documentos. Ingrese a Tipos de documentos y allí se habilitarán varias opciones: En el botón crear Tipo de documento el sistema mostrará una ventana para crear una nueva categoría con 4 campos a diligenciar. En el primer campo se debe ingresar el Nemotécnico que corresponde a las siglas que identifican el documento. En el segundo campo el código DIAN que corresponde a ese documento. En el tercer campo una breve descripción y en el cuarto campo el tiempo de persona, si es natural o jurídica a la que corresponde el documento. Desde la casilla circular podrá seleccionar el registro para editar o borrar categoría. En el botón Editar categoría podrá modificar y guardar los cambios. En el botón Eliminar categoría se habilitará una ventana de confirmación para eliminar el registro. ¿Cómo configurar y crear bancos? Paso 1 : Acceda a la información dando clic en Herramientas y luego en la opción Configuraciones y Seleccione la opción administración de terceros. Paso 2: Configurar y crear Tipos de Bancos. Ingrese a Tipos de bancos y allí se habilitarán varias opciones: En el botón Crear Tipo de Banco el sistema mostrará una ventana para crear una nueva categoría con 2 campos a diligenciar. En el primer campo se debe ingresar el nombre del banco que se necesita crear. En el segundo campo se debe ingresar el estado ya sea Activo/Inactivo. Desde la casilla circular podrá seleccionar el registro para editar o borrar el banco. En el botón Editar categoría podrá modificar y guardar los cambios del banco. En el botón Eliminar categoría se habilitará una ventana de confirmación para eliminar el banco. ¿cómo configurar tipos de tratamientos? Paso 1 : Acceda a la información dando clic en Herramientas y luego en la opción Configuraciones y Seleccione la opción administración de terceros. Paso 2: Configurar Tipos de tratamiento. Ingrese a Tipos de tratamientos y allí se habilitarán varias opciones: En el botón Crear Tipo de tratamiento el sistema mostrará una ventana para crear una nueva categoría con 3 campos a diligenciar. En el primer campo se debe ingresar el Calificativo. En el segundo campo el Tratamiento que corresponde a esa persona. En el tercer campo seleccione el tipo de persona, si es natural o jurídica a la que corresponde el documento. Desde la casilla circular podrá seleccionar el registro para editar o borrar categoría. En el botón Editar categoría podrá modificar y guardar los cambios. En el botón Eliminar categoría se habilitará una ventana de confirmación para eliminar el registro. ¿Cómo configurar parametros de Terceros? Paso 1 : Acceda a la información dando clic en Herramientas y luego en la opción Configuraciones y Seleccione la opción administración de terceros. Paso 2: Configurar parámetros de terceros. Al lado izquierdo encontrará una opción Parámetros de Terceros donde podrá configurar lo siguiente: Para los terceros que sean tipo persona natural deberá estar en el campo Tipo de inquilino = 1- Inquilino y en el campo Tipo Propietario = 6-Propietario. Para personas jurídicas o entidades deberá estar en el campo Tipo Inquilino = 4- Inquilino E. y en el campo Tipo Propietario = 10- Propietario E. Dar clic en el botón Guardar Cambios. Configuración de Zonas ¿Cómo crear departamentos, municipios y barrios? Con esta opción podrá crear y administrar la información de los departamentos, municipios y barrios. 🛠️ Paso 1: Ubicación del Módulo de Zonas En el menú principal de la parte superior derecha, dirígete al módulo de Herramientas . Haz clic en la opción Configuraciones . En el menú que aparece, busca y selecciona la opción  Administración de zonas . Seleccione las diferentes alternativas a configurar: Editar Departamentos Seleccione Editar Departamentos. Seleccione el botón Crear Departamento. Luego se habilitará una ventana con 4 campos. En el primer campo ingrese nombre del departamento. En el segundo campo ingrese CodDian el cuál será un dato importante al momento de enviar facturas a la DIAN. En el tercer y cuarto campo ingrese la latitud y longitud si la conoce, de lo contrario deje los campos en blanco. Desde la casilla circular al lado izquierdo podrá seleccionar los registros para eliminarlos o editarlos. El botón Editar Departamento le permite modificar la información y guardar los cambios. El botón Eliminar Departamento mostrará una notificación de confirmación para eliminar el registro. Editar Municipios Seleccione Editar Municipios. Seleccione el botón Agregar Municipio. Luego se habilitará una ventana con 5 campos. En el primer campo ingrese nombre del departamento. En el segundo campo ingrese nombre del municipio. En el tercer y quinto campo ingrese la latitud y longitud si la conoce, de lo contrario deje los campos en blanco. En el cuarto campo ingrese CodDian el cuál será un dato importante al momento de enviar facturas a la DIAN. Desde la casilla circular al lado izquierdo podrá seleccionar los registros para eliminarlos o editarlos. El botón Editar Municipio le permite modificar la información y guardar los cambios. El botón Eliminar Municipio mostrará una notificación de confirmación para eliminar el registro. Editar Barrios Seleccione Editar Barrios. Seleccione el botón Agregar Barrio. Luego se habilitará una ventana con 2 campos. En el primer campo ingrese nombre del Municipio. En el segundo campo ingrese nombre del barrio y de clic en el botón guardar. Desde la casilla circular al lado izquierdo podrá seleccionar los registros para eliminarlos o editarlos. El botón Editar barrio le permite modificar la información y guardar los cambios. El botón Eliminar Barrio mostrará una notificación de confirmación para eliminar el registro. ¿Cómo crear un Barrio? En esta sección podrás registrar los barrios, urbanizaciones, veredas o sectores específicos de cada ciudad. Configurar esta lista previamente te ahorrará tiempo al momento de ingresar la dirección de tus nuevas propiedades. Paso 1: Ingresar al Módulo de Zonas Dirígete al menú principal y haz clic en Herramientas . Luego, busca la sección de configuraciones y selecciona el módulo de Administración de Zonas . Paso 2: Ubicar la pestaña de Barrios Dentro del módulo de Zonas, busca en las opciones superiores y haz clic en la pestaña llamada Barrios . A continuación, haz clic en el botón que dice "Agregar Barrio" . Paso 3: Llenar los Datos del Barrio Se abrirá una pequeña ventana llamada "Agregar Barrio" . Como verás, es súper sencillo; solo tiene dos campos obligatorios (marcados con un asterisco rojo * ): Municipio: Haz clic en la lista desplegable y busca la ciudad. Notarás que el sistema te muestra el municipio y, entre paréntesis, el departamento al que pertenece (Ejemplo: Bello ( Antioquia ) ). Haz clic sobre él para seleccionarlo. Nombre barrio: Escribe el nombre exacto del sector, urbanización o vereda. Paso 4: Guardar y Confirmar Una vez llenos estos dos únicos campos, simplemente haz clic en el botón azul GUARDAR que está en la parte inferior. ¿Cómo crear un Departamento? En esta sección aprenderás a administrar los departamentos (o estados/provincias) donde se encuentran ubicados tus inmuebles. Paso 1: Ingresar al Módulo de Zonas Dirígete al menú principal y haz clic en  Herramientas . Luego, busca la sección de  configuraciones  y selecciona el módulo de  Administración de Zonas . Paso 2: Ubicar la pestaña de Departamentos Dentro del módulo de Zonas, busca en las opciones superiores y haz clic en la pestaña llamada  Departamentos . A continuación, haz clic en el botón que dice  "Crear Departamento" . Paso 3: Diligenciar la Información Se abrirá la ventana llamada "Crear Departamento". Llena los campos de la siguiente manera: Nuevo Departamento: Escribe el nombre completo de la región (Ej: Antioquia , Cundinamarca ). Este campo es obligatorio. CodDIAN: Escribe el código oficial numérico asignado por la DIAN para este departamento. (Consulta el enlace adjunto al final de esta guía para ver el listado exacto). Latitud y Longitud: Estos campos son opcionales y sirven para la geolocalización exacta. Si no los tienes a la mano, puedes dejarlos en blanco sin ningún problema. Paso 4: Guardar y Confirmar Una vez ingresada la información, haz clic en el botón azul inferior llamado GUARDAR para que el departamento quede registrado exitosamente en tu sistema. 🔗 Enlace de interés:   Clic aquí para consultar el listado oficial de Códigos DIAN ¿Cómo editar un Departamento? Si cometiste un error en el nombre o en el código DIAN de un departamento, puedes corregirlo fácilmente siguiendo estos pasos. Paso 1: Ingresar al Módulo Desde el menú principal, haz clic en Herramientas > Configuraciones  ingresa al módulo de Administrar Zonas y ubícate en la pestaña superior de Editar Departamentos . Paso 2: Buscar y Editar Busca y selecciona el departamento que deseas modificar en la lista. En la columna de acciones (a la derecha), haz clic en el Ícono de Lápiz (Editar) . Paso 3: Modificar y Guardar Se abrirá la ventana con la información actual. Corrige el nombre o el código incorrecto y haz clic en el botón Actualizar . ¿Cómo eliminar un Departamento? Esta función te permite borrar un departamento que hayas creado por error en el sistema. Paso 1: Ingresar al Módulo Desde el menú principal, haz clic en  Herramientas > Configuraciones  ingresa al módulo de  Administrar   Zonas  y ubícate en la pestaña superior de  Editar   Departamentos . Paso 2: Eliminar el Registro Busca y selecciona el departamento en la lista y haz clic en el  Ícono de Papelera (Eliminar) ubicado en la columna de la derecha. El sistema te pedirá una confirmación para borrarlo.   Asistente de importación ¿Cómo importar propiedades masivamente en nuby? Esta guía te explica  paso a paso cómo importar propiedades en nuby usando el Asistente de Importación . Este proceso permite cargar inmuebles desde una plantilla de Excel o CSV, relacionarlos con sus propietarios, validar la información antes de guardarla y revisar el resultado final del cargue. La importación de propiedades es especialmente útil cuando estás iniciando en nuby, migrando información desde otro sistema o cargando una base grande de inmuebles que ya tienes organizada en una hoja de cálculo. Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué permite la importación masiva de propiedades? 🏠 La opción Importar Propiedades permite crear propiedades desde un archivo preparado previamente. nuby lee cada fila, interpreta sus columnas, valida los datos principales y luego crea el inmueble en el sistema. 🔹 ¿Qué información se crea al finalizar? Registro de la propiedad → Se crea el inmueble con su código, título, servicio, ubicación, dirección y datos comerciales. Relación con propietarios → El sistema busca los documentos escritos en la plantilla y vincula esos terceros como propietarios. Ubicación del inmueble → La propiedad queda asociada al municipio, barrio y dirección indicados. Datos para arriendo o venta → Según el servicio elegido, puedes cargar valor de arriendo, valor de venta y datos complementarios. Información operativa → Puedes registrar llaves, asesor, agrupamiento, observaciones, matrícula, referencia catastral y propiedades relacionadas. 🔹 ¿Para quién es útil esta guía? Administradores del sistema → Para cargar propiedades de forma controlada. Equipo comercial o de captación → Para preparar inmuebles que serán ofrecidos en arriendo, venta o ambos servicios. Equipo de soporte o implementación → Para acompañar migraciones masivas de información. Importante: Las propiedades dependen de terceros ya creados. Antes de importar propiedades, los propietarios deben existir en nuby para que el sistema pueda relacionarlos por documento. 2. Antes de empezar (prerrequisitos) ✅ Antes de preparar el archivo de propiedades, revisa estos puntos. Son la base para que el cargue no genere errores y para que la información quede completa. 📌 Requisito 1. Permisos de acceso Necesitas permisos para ingresar a Herramientas > Configuraciones > Asistente de Importación . La documentación actual de nuby indica que esta sección está orientada al rol administrador. Tip: Si no ves el Asistente de Importación en el menú, solicita al usuario administrador que revise tus permisos. 📌 Requisito 2. Propietarios cargados previamente La columna Documento(s) del propietario(s) se usa para buscar terceros existentes. Si el documento no está registrado, la propiedad no quedará relacionada con ese propietario. Si aún no has cargado clientes, propietarios o proveedores, consulta primero la guía ¿Cómo importar terceros masivamente? 📌 Requisito 3. Código de propiedad único Cada propiedad debe tener un código único. Si el código ya existe, el asistente lo tratará como duplicado según la acción que elijas: omitir, sobrescribir o fusionar. 📌 Requisito 4. Dirección clara y no repetida nuby valida que no exista otra propiedad con la misma combinación de municipio, barrio y dirección. Si el inmueble pertenece a una torre, apartamento, casa interior o local, escríbelo claramente en la dirección para evitar duplicados. Ejemplo: No escribas solo Calle 10 # 20-30 para todos los apartamentos de un edificio. Usa una dirección específica como Calle 10 # 20-30 Torre 2 Apto 604 . 📌 Requisito 5. Plantilla oficial Usa siempre la plantilla que se descarga desde la pantalla Importar Propiedades . La plantilla oficial se llama plantilla_propiedades.xlsx y trae las columnas esperadas por el sistema. 📌 Requisito 6. Archivo limpio No uses celdas combinadas. No dejes fórmulas en las columnas que vas a importar; pega valores finales. Los documentos y valores deben escribirse solo con números, sin puntos, comas ni símbolos. Las fechas deben diligenciarse en formato aaaa-mm-dd , por ejemplo 2026-04-28 . Si tu archivo supera las 10.000 filas , guárdalo en formato CSV o divídelo en varios archivos. Atención: No cambies el significado de las columnas de la plantilla. Puedes cambiar encabezados si luego haces la homologación correctamente, pero lo más seguro es conservar los nombres oficiales. 3. ¿Cómo acceder a la importación de propiedades? 🛠️ 🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales. 📂 Paso 2. Abre el Asistente de Importación En el menú principal, ingresa a Herramientas . Selecciona Configuraciones . Haz clic en Asistente de Importación . 📌 Paso 3. Selecciona propiedades Dentro del Asistente de Importación, haz clic en Importar Propiedades . También puedes encontrar esta opción en el menú lateral del asistente. 📥 Paso 4. Descarga la plantilla En la parte superior de la pantalla verás el enlace Descargar Plantilla . Haz clic allí para obtener el archivo oficial de propiedades. Nota: La pantalla de importación muestra cuatro pasos: Selección de Plantillas , Homologación de Datos , Validar Cargue y Resultado de Cargue . 4. Cómo diligenciar la plantilla de propiedades 📋 La plantilla oficial contiene las siguientes columnas. Completa una fila por cada propiedad que quieras importar. Columna Campo Obligatorio Cómo diligenciarlo A Código ✅ Sí Código único de la propiedad. Debe ser numérico y no debe repetirse en nuby. B Título de Propiedad ✅ Sí Nombre o título con el que identificarás el inmueble. C Documento(s) del propietario(s) ✅ Sí Documento del propietario registrado previamente como tercero. Si hay varios propietarios, separa los documentos con coma. D Tipo de Propiedad ✅ Sí Tipo o clase de inmueble según las opciones configuradas en nuby. Ejemplo: apartamento, casa, local o la opción que maneje tu empresa. E Servicio ✅ Sí Indica si la propiedad será para Arriendo , Venta o Venta y Arriendo . F Municipio ✅ Sí Municipio donde está ubicada la propiedad. Debe homologarse con los municipios disponibles en nuby. G Barrio ⚠️ Recomendado Barrio o zona del inmueble. Ayuda a validar mejor la ubicación y evitar propiedades duplicadas. H Dirección del inmueble ✅ Sí Dirección completa y específica. Incluye torre, apartamento, local, interior o casa cuando aplique. I Descripción ❌ No Descripción general, urbanización o referencia descriptiva del inmueble. J Cerca de ❌ No Punto de referencia cercano, si lo quieres registrar. K Estrato ✅ Sí Estrato socioeconómico según las opciones configuradas en nuby. L Valor Arriendo ⚠️ Según servicio Valor de arriendo. Úsalo cuando el servicio sea arriendo o venta y arriendo. Escribe solo números. M Valor Venta ⚠️ Según servicio Valor de venta. Úsalo cuando el servicio sea venta o venta y arriendo. Escribe solo números. N Valor Administración ❌ No Valor de administración, si aplica. Escribe solo números. O Valor Avaluo ❌ No Valor del avalúo catastral, si deseas registrarlo. Escribe solo números. P Valor Impuesto Predial ❌ No Valor del impuesto predial, si deseas registrarlo. Escribe solo números. Q Area ⚠️ Recomendado Área de la propiedad. Usa solo números y evita unidades dentro de la celda. R Llaves en ❌ No Indica dónde están las llaves, por ejemplo oficina, portería, propietario u otro. S Otros ❌ No Información adicional sobre llaves u otra nota operativa. T Fecha de Consignación ❌ No Fecha en que se consignó o recibió la propiedad. Usa formato aaaa-mm-dd. U Fecha de Colocación ❌ No Fecha de colocación de la propiedad, si aplica. Usa formato aaaa-mm-dd. V Quién Consginó ❌ No Asesor o usuario que consignó la propiedad. Debe homologarse con usuarios disponibles en nuby. W Agrupamiento ❌ No Edificio, unidad, conjunto o agrupación donde se encuentra la propiedad. X Observaciones ❌ No Notas generales visibles para la gestión de la propiedad. Y Observaciones Internas ❌ No Notas internas del equipo sobre la propiedad. Z Folio ó Matricula ❌ No Folio o matrícula inmobiliaria, si lo tienes disponible. AA Referencia Catastral ❌ No Referencia catastral de la propiedad, si aplica. AB Coordenadas ❌ No Coordenadas del inmueble si ya las tienes registradas. AC Propiedades Relacionadas ❌ No Códigos de propiedades relacionadas, si tu operación usa esa información. Regla clave: Los campos de documentos y valores deben ir únicamente con números. Evita puntos, comas, símbolos de pesos o textos adicionales. Atención: No uses la misma dirección para varios inmuebles de un edificio. Diferencia apartamentos, torres, interiores o locales para evitar que nuby los detecte como duplicados. 5. Cómo manejar propiedades con varios propietarios 👥 Si una propiedad tiene más de un propietario, no debes crear varias filas para el mismo inmueble. En la columna Documento(s) del propietario(s) , escribe todos los documentos en la misma celda separados por coma. 📌 Formato correcto Código Título de Propiedad Documento(s) del propietario(s) Dirección del inmueble 501 Apartamento Torre 2 Apto 604 100000001,100000002,100000003 Calle 10 # 20-30 Torre 2 Apto 604 En este ejemplo, nuby buscará los tres documentos en terceros y los relacionará como propietarios de la propiedad 501 . Recomendación: No dejes espacios innecesarios entre documentos. Aunque el sistema limpia algunos espacios alrededor de las comas, lo más ordenado es escribirlos así: 100000001,100000002 . Atención: Todos los documentos deben existir previamente como terceros. Si uno de los documentos no existe, ese propietario no quedará relacionado correctamente. 6. Paso 1 del asistente: selección y carga del archivo 📤 Cuando tengas lista la plantilla, vuelve a la pantalla Importar Propiedades y completa el primer paso del asistente. 📄 Campos de la pantalla Seleccionar archivo → Carga el archivo que preparaste. ¿El archivo tiene títulos? → Selecciona SI si usaste la plantilla oficial y conservaste la primera fila con encabezados. Codificación del archivo → Usa UTF-8 para que el sistema lea correctamente tildes y caracteres especiales. Tipo de archivo → Selecciona XLS , XLSX o CSV , según el archivo que vas a cargar. Separado por → Solo aplica para archivos CSV. Selecciona el separador usado en tu archivo. ¿Gestionar registros duplicados? → Actívalo si quieres que nuby revise propiedades repetidas. Acción para duplicados → Define si los duplicados se van a omitir, sobrescribir o fusionar. Campos para detectar duplicados → Para propiedades, el campo más importante es Código . También es útil revisar municipio, barrio y dirección cuando quieras controlar duplicados por ubicación. Configuración recomendada para una primera carga: archivo con títulos en SI , codificación UTF-8 , tipo de archivo correcto y duplicados en Omitir usando Código como identificador. Atención: Usa Sobrescribir o Fusionar solo cuando estés seguro de que deseas modificar propiedades existentes. Una propiedad puede estar relacionada con contratos, fotos, seguimientos y otros procesos. ➡️ Continuar Después de completar la configuración, haz clic en Siguiente . nuby guardará el archivo y pasará al paso de homologación. 7. Paso 2 del asistente: homologación de datos 🔄 La homologación es el paso donde le indicas a nuby qué significa cada columna de tu archivo. Si usaste la plantilla oficial, la mayoría de columnas se reconocerán automáticamente, pero igual debes revisar la pantalla antes de continuar. 📋 Qué verás en la pantalla Campos en Archivo → Nombre de la columna que venía en tu Excel o CSV. Campos nuby → Campo del sistema al que se asociará esa columna. Valor por Defecto → Valor que se usará si una fila viene vacía para ese campo. Opciones → Ícono de engranaje para campos que necesitan equivalencias. ⭐ Campos que requieren especial atención Los siguientes campos pueden mostrar engranaje porque dependen de listas internas de nuby: Campo Qué debes hacer Tipo de Propiedad Relaciona los tipos escritos en tu archivo con los tipos configurados en nuby. Servicio Relaciona tus valores con las opciones Arriendo , Venta o Venta y Arriendo . Municipio Selecciona el municipio correspondiente en nuby. Este campo es obligatorio. Barrio Relaciona el barrio de tu archivo con el barrio existente en nuby, si lo diligenciaste. Estrato Relaciona el estrato escrito en el archivo con las opciones disponibles. Llaves en Relaciona los valores del archivo con oficina, portería, propietario u otro. Quién Consginó Selecciona el asesor o usuario correspondiente cuando hayas llenado esta columna. ⚙️ Cómo usar el engranaje Haz clic en el ícono de engranaje del campo que necesitas homologar. Revisa el valor que viene en tu archivo. En la columna de equivalencia, selecciona el valor correspondiente en nuby. Repite el proceso para todos los valores distintos del archivo. Haz clic en Guardar Cambios . Importante: Si un campo obligatorio aparece con asterisco rojo, no podrás avanzar hasta que esté correctamente relacionado o tenga un valor por defecto válido. Consejo: Usa valores por defecto solo cuando realmente apliquen para todas las filas vacías de ese campo. Para código, propietarios, dirección y valores comerciales, lo más seguro es completar la información en el archivo antes de cargarlo. 8. Paso 3 del asistente: validar cargue 🔍 Después de homologar los campos, nuby valida la información antes de guardarla definitivamente. Esta pantalla te muestra un resumen con la clasificación de los registros. Clasificación Qué significa Registros que pueden ser insertados Propiedades que pasaron la validación y están listas para importarse. Registros que serán omitidos Registros que nuby no importará, normalmente por duplicidad o por la acción elegida. Registros que serán sobrescritos Propiedades existentes que serán reemplazadas por la información del archivo. Registros que serán fusionados Propiedades existentes que serán actualizadas solo en campos que estén vacíos, según la configuración elegida. Registros con errores Registros que tienen problemas y deben revisarse antes de continuar. Cuando una clasificación tenga registros, verás un ícono de ojo para consultar el detalle. Allí podrás revisar qué fila necesita corrección. Recomendación: No continúes si hay errores que no entiendes. Revisa el detalle, corrige el archivo o la homologación y vuelve a cargar antes de importar definitivamente. ➡️ Continuar Si la validación es correcta, haz clic en Siguiente . En este punto nuby realizará la importación definitiva de las propiedades. 9. Paso 4 del asistente: resultado del cargue ✅ Al terminar la importación, nuby muestra el resultado final del proceso. Esta pantalla confirma cuántos registros fueron insertados, omitidos, sobrescritos, fusionados o quedaron con error. 📊 Qué debes revisar Insertados → Propiedades creadas correctamente. Omitidos → Registros que no se cargaron por la regla de duplicados o validación. Sobrescritos → Propiedades existentes reemplazadas por los datos del archivo. Fusionados → Propiedades existentes actualizadas por la importación. Errores → Registros que no pudieron completarse. Si aparece el ícono de ojo , úsalo para ver el detalle de los registros omitidos o con error. Qué sucede internamente: Al importar correctamente, nuby crea la propiedad, registra sus datos principales, valida código y ubicación, y vincula los propietarios encontrados por documento. 🏁 Finalizar Cuando termines de revisar el resultado, haz clic en Finalizar . El sistema cerrará el proceso y podrás iniciar una nueva importación si lo necesitas. 10. Errores frecuentes y cómo evitarlos 🧭 Situación Cómo evitarla La propiedad aparece como duplicada Revisa si el código ya existe o si hay otra propiedad con el mismo municipio, barrio y dirección. Dos apartamentos quedan como la misma dirección Incluye torre, apartamento, casa, local o interior en la columna Dirección del inmueble . El propietario no se relaciona Verifica que el documento exista previamente como tercero en nuby y que esté escrito sin puntos ni espacios innecesarios. No se habilita el botón Siguiente en homologación Revisa los campos con asterisco rojo. Deben estar mapeados y, cuando aplique, tener valor por defecto válido. Municipio, barrio, estrato o tipo de propiedad no coinciden Usa el engranaje de homologación para relacionar los valores de tu archivo con las opciones existentes en nuby. Valores rechazados o mal interpretados Escribe valores monetarios solo con números, sin puntos, comas ni símbolo de pesos. Fechas rechazadas o mal interpretadas Usa formato aaaa-mm-dd en las columnas de fecha. Atención: Si una propiedad ya tiene contratos activos, evita modificarla masivamente sin revisar primero con el equipo responsable. Una propiedad con contratos activos no debe eliminarse y sus cambios pueden afectar procesos posteriores. 11. Checklist antes de importar 🚦 Antes de hacer clic en Siguiente para importar definitivamente, revisa esta lista: ✅ Los propietarios ya existen en nuby como terceros. ✅ Cada propiedad tiene un código único. ✅ Los documentos de varios propietarios están separados por coma. ✅ La dirección identifica claramente apartamento, torre, interior, local o casa cuando aplica. ✅ Tipo de propiedad, servicio, municipio y estrato están diligenciados. ✅ Si la propiedad es de arriendo, el valor de arriendo está completo y es mayor a cero. ✅ Si la propiedad es de venta, el valor de venta está completo y es mayor a cero. ✅ Las fechas están en formato aaaa-mm-dd. ✅ Los valores monetarios están sin puntos, comas ni símbolos. ✅ Los campos con engranaje fueron homologados correctamente. ✅ Revisaste los registros omitidos, sobrescritos, fusionados o con error antes de finalizar. Después de importar propiedades, puedes continuar con la importación de contratos si ya tienes cargados también los terceros necesarios. Consulta la guía ¿Cómo importar contratos? Si todo está correcto, puedes finalizar la importación con más tranquilidad. La clave está en preparar bien el archivo y revisar la validación antes del cargue final. ¿Cómo importar terceros masivamente? Si necesitas registrar múltiples clientes, propietarios o proveedores al mismo tiempo, no es necesario crearlos uno por uno. El Asistente de Importación te permite cargar cientos de registros en minutos usando una plantilla de Excel. Esta herramienta es ideal para migraciones de datos o cuando inicias con una base de datos grande. 📋 Requisitos Previos Rol de Usuario: Debes tener permisos de Administrador o acceso a Herramientas. Archivo Limpio: Los datos deben estar organizados en columnas sin celdas combinadas ni fórmulas. Límite: Si tu archivo supera las 10.000 filas, deberás guardarlo en formato CSV o dividirlo en varios archivos. 🚀 Paso a Paso: Importación Masiva Paso 1: Acceso al Asistente El primer paso es ubicar la herramienta de carga masiva dentro del sistema. En el menú principal, dirígete a Herramientas y selecciona Configuraciones . Luego, busca y haz clic en la opción Asistente de importación . Una vez dentro del panel, selecciona la opción específica "Importar Terceros" . Paso 2: Descarga de la Plantilla Para asegurar que el sistema lea tus datos correctamente, debes usar el formato oficial. En la pantalla de importación, ubica el enlace en la parte superior derecha que dice "Descargar plantilla" (es un archivo Excel). Guárdalo en tu computador. Paso 3: Diligenciamiento del Excel (Diccionario de Datos) A continuación, explicamos columna por columna cómo llenar el archivo. Sigue este orden de izquierda a derecha para evitar errores. A. Datos de Identificación (Columnas A-C) Columna Campo Obligatorio Instrucción A Documento ✅ Sí Escribe solo el número, sin puntos ni comas. B Digito de Verificación ⚠️ Condicional Obligatorio para NIT. (Para cédula dejar vacío) C Tipo Documento ✅ Sí Escribe exactamente como la lista: Cédula de ciudadanía, NIT, Cédula de Extranjería, Pasaporte . B. Nombres y Razón Social (Columnas D-I) Columna Campo Obligatorio Instrucción D Tratamiento ❌ No El Sr, La Sra, Los Señores E Primer Nombre o Razón Social ✅ Sí Si es Empresa , pon aquí el nombre completo. Si es Persona , solo el primer nombre. F Segundo Nombre ❌ No Solo para personas naturales. G Primer Apellido ⚠️ Condicional Obligatorio para Personas Naturales . Dejar vacío para Empresas. H Segundo Apellido ❌ No Solo para personas naturales. I Nombre Completo ✅ Sí Une los campos anteriores aquí (Ej: Juan Carlos Pérez o Inmobiliaria SAS ). C. Contacto y Ubicación (Columnas J-O) Columna Campo Obligatorio Instrucción J Representante Legal ❌ No Si es Empresa , pon aquí el nombre completo. K Teléfono Principal ✅ Sí Teléfono de contacto principal (Fijo o Celular). L Teléfono Auxiliar ❌ No Número alternativo. M Dirección Principal ✅ Sí Dirección completa para correspondencia. N Municipio (Departamento) ✅ Sí Formato exacto de la lista: Municipio (Departamento) . Ej: Medellín (Antioquia) . O Correo Electrónico ✅ Sí Fundamental. Sin espacios ni tildes. Ej: usuario@email.com . D. Información General (Columnas P-Z) ⚠️ Atención: Estos campos definen el comportamiento fiscal y operativo. Columna Campo Obligatorio Instrucción P Fecha de Nacimiento ❌ No Formato fecha Excel (AAAA/MM/DD). Q Enviar Cumpleaños ❌ No Este se activa si se desea enviar mensaje de cumpleaños. R Estado Civil ❌ No Soltero, Casado, Unión Libre , etc. S Sexo ❌ No Masculino o Femenino . T Profesión ❌ No Ocupación del tercero. U Tipo Persona ✅ Sí Escribe exactamente: Natural o Jurídica . V Régimen ✅ Sí Escribe: Común (Resp. IVA), Simplificado (No Resp.), Gran Contribuyente , etc. W Responsabilidad Fiscal ✅ Sí Selecciona: Gran Contribuyente, Autorretenedor, Agente de Retención de IVA... X-Z Impuestos ❌ No Informativo: % de Retención, % de ReteIVA y % ReteICA E. Información Económica y Bancaria (Columnas AA-AD) Columna Campo Obligatorio Instrucción AA Banco ❌ No Nombre del banco para pagos (Ej: Bancolombia ). AB Tipo Cuenta ❌ No Ahorros o Corriente . AC Numero Cuenta ❌ No Número sin guiones. AD Actividad económica ❌ No Solo para Entidades/Empresas. Código o descripción de la actividad económica según RUT. F. Clasificación del Tercero (Columnas AE-AF) Columna Campo Obligatorio Instrucción AE Clase de Tercero ✅ Sí Define el rol. Usa EXACTAMENTE : • Propietario / Inquilino (Para personas) • Propietario E. / Inquilino E. (Para empresas/entidades) • Proveedor , Empleado, Contacto, Asesor, Prospecto AF Persona / Entidad ✅ Sí Escribe: Persona o Entidad . G. Información del Cónyuge (Columnas AG-AM) ⚠️ Nota: Solo diligenciar si el tercero es Propietario o Inquilino (Persona Natural) y está casado. Columna Campo Instrucción AG- AM Datos Conyuge Nombre, Apellido, Dirección, Documento, Tipo Doc, Teléfono y Correo del esposo(a). Paso 4: Carga del archivo Una vez tu Excel está listo, regresamos a la pantalla del Asistente de Importación en nuby. Sigue esta configuración al pie de la letra: 1. Seleccionar Archivo Una vez seleccionado el archivo en tu computador, verás una serie de opciones de configuración. Es vital que las diligencies  exactamente como se indica a continuación para evitar errores de lectura (como símbolos extraños en las tildes o duplicidad de personas). ¿El archivo tiene subtítulos? : Selecciona SÍ . (Esto le indica al sistema que la primera fila de tu Excel contiene los títulos). Seleccionar tipo de archivo : Elige el formato que subiste (Excel o CSV). Codificación del archivo : Selecciona obligatoriamente UTF-8 . ¿Por qué? Esta opción garantiza que el sistema lea correctamente las tildes (á, é, í) y la letra Ñ. ¿Gestionar duplicados? : Selecciona SÍ . Acción para duplicados : Selecciona Omitir . ¿Qué hace esto? Si el sistema encuentra una cédula que ya existe en la base de datos, simplemente saltará esa fila y continuará con la siguiente, protegiendo la información antigua. Definir Llave Única (Identificador) : En la lista de campos, busca y selecciona Documento . Haz clic en el botón de la flecha (➡️) para moverlo al recuadro de selección. Finalmente, haz clic en el botón Siguiente ubicado en la parte inferior derecha. Paso 5: Homologación de Datos (El Puente) El sistema ahora te mostrará una lista de campos. Este paso consiste en "traducir" lo que escribiste en Excel al idioma de nuby. Entendiendo la pantalla: Columnas de Datos: Verás el nombre del campo en tu Archivo y el nombre del campo en Arrendasoft/nuby. Estos no se tocan. Valor por Defecto: Aquí puedes escribir un valor fijo si algún campo viniera vacío (ej. N/A). (*) Asterisco Rojo: Indica que el campo es Obligatorio . No puedes avanzar sin revisarlo. ⚙️ Engranaje (Opciones): Este es el botón más importante. Indica que el sistema necesita que le confirmes manualmente qué significa cada dato de tu Excel. Guía de Homologación por Campos Debes hacer clic en el Engranaje (⚙️) de los siguientes campos y configurar lo siguiente: Campo (con ⚙️) ¿Qué debo hacer en la ventana emergente? Tipo Documento * El sistema te mostrará a la izquierda tus tipos (CC, NIT) y a la derecha los de nuby. Empareja cada uno: • Tu "CC" ➡️ nuby "Cédula de Ciudadanía" • Tu "NIT" ➡️ nuby "NIT" Primer Nombre / Razón Social * Si el campo solicita homologación y no aplica, escribe N/A en la casilla de "Valor por Defecto". Nombre Completo / Razón Social * Al igual que el anterior, si requiere validación, escribe N/A en "Valor por Defecto". Municipio (Departamento) * ¡Crítico! Verás tu lista de ciudades a la izquierda. A la derecha, busca y selecciona la ciudad correspondiente en la base de datos de nuby. (Ej: Tu "Medellín" ➡️ nuby "Medellín - Antioquia"). Tipo Tercero / Persona Empareja tus valores con los del sistema: • Tu "Natural" ➡️ nuby "Persona Natural" • Tu "Jurídica" ➡️ nuby "Persona Jurídica" Clase Tercero * Asocia los roles: • Tu "Propietario" ➡️ nuby "Propietario" • Tu "Propietario E." ➡️ nuby "Propietario Entidad" (Repite para Inquilinos y Proveedores) . Tratamiento (Solo si lo llenaste en Excel) : Asocia Sr., Sra., Dr., con las opciones del sistema. 💡 Nota de Oro: Los demás campos que tienen engranaje pero NO tienen asterisco (*) (como Sexo, Estado Civil, Banco), solo debes homologarlos SI y SOLO SI ingresaste información en esas columnas en tu Excel. Si las dejaste vacías, puedes ignorar su engranaje. Una vez todos los asteriscos estén validados y las homologaciones listas, el botón Siguiente se habilitará. Haz clic para finalizar la validación. ¿Cómo importar contratos de arrendamiento masivamente en nuby? Esta guía te explica  paso a paso cómo importar contratos de arrendamiento en nuby usando el Asistente de Importación . Este proceso te permite cargar contratos desde una plantilla de Excel o CSV, relacionarlos con sus propiedades, propietarios e inquilinos, validar la información antes de guardarla y revisar el resultado final del cargue. La importación de contratos es especialmente útil en migraciones de información, implementación inicial del sistema o actualización masiva de contratos que ya tienes organizados en una hoja de cálculo. Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué permite la importación masiva de contratos? 📄 La opción Importar Contratos de Arrendamiento permite crear contratos desde un archivo preparado previamente. nuby toma cada fila del archivo, interpreta sus columnas, valida los datos y luego crea la información contractual correspondiente. 🔹 ¿Qué información se crea al finalizar? Contrato principal → Es el contrato identificado por el campo Consecutivo . Relación con la propiedad → El contrato queda asociado al código de propiedad indicado en la plantilla. Relación con inquilinos y propietarios → El sistema busca a las personas por su documento y las vincula al contrato. Valor total del canon → nuby suma los valores de canon de todas las filas que tengan el mismo consecutivo. Costos del contrato → Al guardar el contrato, el sistema recalcula los costos o movimientos asociados según el escenario contable configurado. Estado de la propiedad → Si el contrato queda activo o en construcción, nuby actualiza el estado de la propiedad relacionada. 🔹 ¿Para quién es útil esta guía? Administradores del sistema → Para cargar contratos de forma controlada y revisar el resultado de la importación. Equipo de cartera o contratos → Para preparar la información contractual antes del cargue. Equipo de soporte o implementación → Para acompañar migraciones de información desde archivos externos. Importante: La importación de contratos depende de información previa. Antes de importar contratos, los terceros y las propiedades deben existir en nuby. 2. Antes de empezar (prerrequisitos) ✅ Antes de preparar el archivo de contratos, revisa estos puntos. Son la base para que el cargue no genere errores. 📌 Requisito 1. Permisos de acceso Necesitas permisos para ingresar a Herramientas > Configuraciones > Asistente de Importación . En la documentación actual de nuby, esta sección está orientada principalmente al rol administrador. Tip: Si no ves el Asistente de Importación en el menú, solicita al usuario administrador que revise tus permisos. 📌 Requisito 2. Terceros cargados previamente Los inquilinos y propietarios se buscan por el número de documento que escribas en la plantilla. Si el documento no existe en nuby, el contrato no podrá quedar correctamente relacionado con esa persona. Si aún no has cargado clientes, propietarios o proveedores, consulta primero la guía ¿Cómo importar terceros masivamente? 📌 Requisito 3. Propiedades cargadas previamente El campo Código de la propiedad debe coincidir con el código usado al crear o importar la propiedad. Este dato viene de la plantilla de propiedades y es necesario para que el contrato quede asociado al inmueble correcto. Si necesitas cargar las propiedades antes de los contratos, consulta la guía ¿Cómo importar propiedades? 📌 Requisito 4. Plantilla oficial Usa siempre la plantilla que se descarga desde la pantalla Importar Contratos de Arrendamiento . La plantilla oficial se llama plantilla_contratos.xlsx y trae las columnas esperadas por el sistema. 📌 Requisito 5. Archivo limpio No uses celdas combinadas. No dejes fórmulas en las columnas que vas a importar; pega valores finales. Los documentos, valores y porcentajes deben escribirse solo con números, sin puntos, comas ni símbolos. Las fechas deben diligenciarse en formato aaaa-mm-dd , por ejemplo 2026-04-28 . Si tu archivo supera las 10.000 filas , guárdalo en formato CSV o divídelo en varios archivos. Atención: No cambies el significado de las columnas de la plantilla. Puedes cambiar encabezados si luego haces la homologación correctamente, pero lo más seguro es conservar los nombres oficiales. 3. ¿Cómo acceder a la importación de contratos? 🛠️ 🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales. 📂 Paso 2. Abre el Asistente de Importación En el menú principal, ingresa a Herramientas . Selecciona Configuraciones . Haz clic en Asistente de Importación . 📌 Paso 3. Selecciona contratos Dentro del Asistente de Importación, haz clic en Importar Contratos de Arrendamiento . También puedes encontrar esta opción en el menú lateral del asistente. 📥 Paso 4. Descarga la plantilla En la parte superior de la pantalla verás el enlace Descargar Plantilla . Haz clic allí para obtener el archivo oficial de contratos. Nota: La pantalla de importación muestra cuatro pasos: Selección de Plantillas , Homologación de Datos , Validar Cargue y Resultado de Cargue . 4. Cómo diligenciar la plantilla de contratos 📋 La plantilla oficial contiene las siguientes columnas. Completa una fila por cada relación entre propiedad, inquilino y propietario. Columna Campo Obligatorio Cómo diligenciarlo A Consecutivo ✅ Sí Número o identificador único del contrato. Todas las filas del mismo contrato deben tener el mismo consecutivo. B Código de la propiedad ✅ Sí Código con el que la propiedad fue creada o importada en nuby. Debe venir de la plantilla o registro de propiedades. C Documento Inquilino ✅ Sí Documento del inquilino registrado previamente como tercero. Escríbelo sin puntos ni comas. D Documento Propietario ✅ Sí Documento del propietario registrado previamente como tercero. Escríbelo sin puntos ni comas. E Periodicidad ✅ Sí Periodicidad del contrato según las opciones configuradas en nuby. Ejemplo: mensual, trimestral o la opción que maneje tu empresa. F Porcentaje de Comisión ✅ Sí Porcentaje de comisión de administración. Escribe solo el número, sin el símbolo %. Ejemplo: 10. G Valor Canon ✅ Sí Valor del canon correspondiente a esa fila. Escribe solo números, sin puntos, comas ni símbolo de pesos. H Fecha Inicio ✅ Sí Fecha en la que inicia el contrato. Usa formato aaaa-mm-dd. I Fecha Fin ✅ Sí Fecha en la que finaliza el contrato. Debe ser posterior a la fecha de inicio. J Fecha Cartera ✅ Sí Fecha desde la cual nuby comenzará a generar documentos o cartera para el contrato. Normalmente coincide con el inicio del contrato o con la fecha desde la que empezarás a usar nuby. K Estado ⚠️ Recomendado Estado del contrato según las opciones disponibles en nuby. Completar este campo evita dudas durante la homologación. L Escenario Contable ⚠️ Recomendado Escenario que define cómo se calculan y contabilizan los movimientos del contrato. Debe corresponder a una opción existente en nuby. M Días Plazo Pago Inquilino ❌ No Cantidad de días de plazo para el pago del inquilino, si aplica para tu operación. N Uso (vivienda-comercial) ✅ Sí Indica el uso del contrato. Debe homologarse con las opciones que ofrece nuby. O Prorrateado ⚠️ Recomendado Indica si el contrato se manejará como prorrateado. Usa valores como SI o NO y luego homológalos en el asistente. Regla clave: El campo Consecutivo agrupa las filas. Si varias filas tienen el mismo consecutivo, nuby las entiende como partes del mismo contrato. Atención: No repitas el canon completo en cada fila de un contrato con varios propietarios o varios inquilinos. nuby suma el Valor Canon de todas las filas con el mismo consecutivo. 5. Cómo manejar contratos con varios propietarios o inquilinos 👥 Cuando un contrato tiene más de un propietario o más de un inquilino, el asistente necesita una fila por cada combinación que deba quedar relacionada con el contrato. 📌 Qué debes repetir En las filas del mismo contrato, repite los datos generales: Consecutivo Código de la propiedad Periodicidad Fechas Estado Escenario contable Uso y prorrateado 📌 Qué debes cambiar Cambia los documentos de inquilino o propietario según corresponda, y ajusta el valor del canon de cada fila para que la suma sea correcta. Consecutivo Propiedad Inquilino Propietario Valor Canon 1001 501 1010000000 800000001 1000000 1001 501 1010000000 800000002 1000000 En este ejemplo, el contrato 1001 queda con un canon total de 2000000 , porque nuby suma las dos filas. Recomendación: Antes de importar contratos con varias partes, prepara una columna de control en tu archivo de trabajo para verificar que la suma del canon por consecutivo coincida con el valor real del contrato. 6. Paso 1 del asistente: selección y carga del archivo 📤 Cuando tengas lista la plantilla, vuelve a la pantalla Importar Contratos de Arrendamiento y completa el primer paso del asistente. 📄 Campos de la pantalla Seleccionar archivo → Carga el archivo que preparaste. ¿El archivo tiene títulos? → Selecciona SI si usaste la plantilla oficial y conservaste la primera fila con encabezados. Codificación del archivo → Usa UTF-8 para que el sistema lea correctamente tildes y caracteres especiales. Tipo de archivo → Selecciona XLS , XLSX o CSV , según el archivo que vas a cargar. Separado por → Solo aplica para archivos CSV. Selecciona el separador usado en tu archivo. ¿Gestionar registros duplicados? → Actívalo si quieres que nuby revise contratos repetidos. Acción para duplicados → Define si los duplicados se van a omitir, sobrescribir o fusionar. Campos para detectar duplicados → Para contratos, el campo más importante es Consecutivo . Configuración recomendada para una primera carga: archivo con títulos en SI , codificación UTF-8 , tipo de archivo correcto y duplicados en Omitir usando Consecutivo como identificador. Atención: Usa Sobrescribir o Fusionar solo cuando estés seguro de que deseas reemplazar información de contratos ya existentes. En contratos, estas acciones pueden reconstruir la relación con inquilinos, propietarios y movimientos no procesados. ➡️ Continuar Después de completar la configuración, haz clic en Siguiente . nuby guardará el archivo y pasará al paso de homologación. 7. Paso 2 del asistente: homologación de datos 🔄 La homologación es el paso donde le indicas a nuby qué significa cada columna de tu archivo. Si usaste la plantilla oficial, la mayoría de columnas se reconocerán automáticamente, pero igual debes revisar la pantalla antes de continuar. 📋 Qué verás en la pantalla Campos en Archivo → Nombre de la columna que venía en tu Excel o CSV. Campos nuby → Campo del sistema al que se asociará esa columna. Valor por Defecto → Valor que se usará si una fila viene vacía para ese campo. Opciones → Ícono de engranaje para campos que necesitan equivalencias. ⭐ Campos que requieren especial atención Los siguientes campos pueden mostrar engranaje porque dependen de listas internas de nuby: Campo Qué debes hacer Periodicidad Relaciona los valores de tu archivo con la periodicidad configurada en nuby. Estado Relaciona tus estados con los estados de contrato disponibles en nuby. Escenario Contable Selecciona el escenario que corresponda a cada contrato. Este campo es clave para calcular los movimientos del contrato. Uso (vivienda-comercial) Relaciona el uso escrito en tu archivo con las opciones disponibles del sistema. Prorrateado Relaciona tus valores, por ejemplo SI o NO, con las opciones de nuby. ⚙️ Cómo usar el engranaje Haz clic en el ícono de engranaje del campo que necesitas homologar. Revisa el valor que viene en tu archivo. En la columna de equivalencia, selecciona el valor correspondiente en nuby. Repite el proceso para todos los valores distintos del archivo. Haz clic en Guardar Cambios . Importante: Si un campo obligatorio aparece con asterisco rojo, no podrás avanzar hasta que esté correctamente relacionado o tenga un valor por defecto válido. Consejo: Usa valores por defecto solo cuando realmente apliquen para todas las filas vacías de ese campo. Para fechas, canon y porcentajes, lo más seguro es completar la información en el archivo antes de cargarlo. 8. Paso 3 del asistente: validar cargue 🔍 Después de homologar los campos, nuby valida la información antes de guardarla definitivamente. Esta pantalla te muestra un resumen con la clasificación de los registros. Clasificación Qué significa Registros que pueden ser insertados Contratos que pasaron la validación y están listos para importarse. Registros que serán omitidos Registros que nuby no importará, normalmente por duplicidad o por la acción elegida. Registros que serán sobrescritos Contratos existentes que serán reemplazados por la información del archivo. Registros que serán fusionados Contratos existentes que serán actualizados según la configuración elegida. Registros con errores Registros que tienen problemas y deben revisarse antes de continuar. Cuando una clasificación tenga registros, verás un ícono de ojo para consultar el detalle. Allí podrás revisar qué consecutivo o fila necesita corrección. Recomendación: No continúes si hay errores que no entiendes. Revisa el detalle, corrige el archivo o la homologación y vuelve a cargar antes de importar definitivamente. ➡️ Continuar Si la validación es correcta, haz clic en Siguiente . En este punto nuby realizará la importación definitiva de los contratos. 9. Paso 4 del asistente: resultado del cargue ✅ Al terminar la importación, nuby muestra el resultado final del proceso. Esta pantalla confirma cuántos registros fueron insertados, omitidos, sobrescritos, fusionados o quedaron con error. 📊 Qué debes revisar Insertados → Contratos creados correctamente. Omitidos → Registros que no se cargaron por la regla de duplicados o validación. Sobrescritos → Contratos existentes reemplazados por los datos del archivo. Fusionados → Contratos existentes actualizados por la importación. Errores → Registros que no pudieron completarse. Si aparece el ícono de ojo , úsalo para ver el detalle de los registros omitidos o con error. Qué sucede internamente: Al importar correctamente, nuby crea el contrato, vincula propietarios e inquilinos, suma el canon de las filas del mismo consecutivo, recalcula los costos del contrato y actualiza el estado de la propiedad cuando corresponde. 🏁 Finalizar Cuando termines de revisar el resultado, haz clic en Finalizar . El sistema cerrará el proceso y podrás iniciar una nueva importación si lo necesitas. 10. Errores frecuentes y cómo evitarlos 🧭 Situación Cómo evitarla El contrato queda con canon duplicado Revisa que no hayas repetido el canon completo en varias filas del mismo consecutivo. La suma de esas filas será el canon total. El propietario o inquilino no se relaciona Verifica que el documento exista previamente como tercero en nuby y que esté escrito sin puntos ni comas. La propiedad no se relaciona Confirma que el código de propiedad sea exactamente el mismo que existe en nuby. Aparece consecutivo duplicado El consecutivo ya existe en el sistema. Si no quieres modificar el contrato existente, usa la acción Omitir . No se habilita el botón Siguiente en homologación Revisa los campos con asterisco rojo. Deben estar mapeados y, cuando aplique, tener valor por defecto válido. Fechas rechazadas o mal interpretadas Usa formato aaaa-mm-dd y verifica que la fecha fin sea posterior a la fecha inicio. Escenario contable incorrecto Homologa el campo con el escenario adecuado antes de validar. Este dato impacta los costos o movimientos del contrato. Atención: Si un contrato ya tiene información operativa importante, evita sobrescribirlo sin una revisión previa. Primero valida con el área responsable de contratos o cartera. 11. Checklist antes de importar 🚦 Antes de hacer clic en Siguiente para importar definitivamente, revisa esta lista: ✅ Los terceros ya existen en nuby. ✅ Las propiedades ya existen en nuby. ✅ Cada contrato tiene un consecutivo claro y único. ✅ Las fechas están en formato aaaa-mm-dd. ✅ Los valores de canon y porcentajes están sin puntos, comas ni símbolos. ✅ Los contratos con varios propietarios o inquilinos tienen una fila por combinación. ✅ La suma del canon por consecutivo coincide con el canon real del contrato. ✅ Los campos con engranaje fueron homologados correctamente. ✅ Revisaste los registros omitidos, sobrescritos, fusionados o con error antes de finalizar. Si todo está correcto, puedes finalizar la importación con más tranquilidad. La clave está en preparar bien el archivo y revisar la validación antes del cargue final. ¿Cómo importar documentos contables? ASISTENTE DE IMPORTACIÓN - IMPORTAR DOCUMENTOS CONTABLES. Roles: solo el rol administrador tiene permiso sobre esta sección. Introducción: el objetivo de este manual es explicar el uso de la sección importar documentos contables del módulo de asistente de importación de Arrendasoft®. Acceder a la sección: Para acceder a esta sección debemos ir a herramientas, configuraciones y luego a asistente de importación. Estando dentro del asistente de importación seleccionamos la opción “importar documentos contables”. Uso de la sección: Una vez estando dentro de la sección podremos observar que la importación consta de una serie de pasos secuenciales para hacer un poco más organizado y amigable el proceso; estos pasos son selección de plantilla, homologación de datos, validar cargue y resultado del cargue . En la parte superior derecha vamos a encontrar el enlace a una plantilla en formato Excel que nos servirá como guía para la construcción del archivo a importar; cuando el archivo a importar supere las 10.000 filas es necesario convertirlo a CSV . ¿Cómo diligenciar la plantilla? A continuación, se muestra en la imagen cómo completar la plantilla. Se debe diligenciar con la información contable de cada uno de los documentos que se van a importar al sistema. Los campos para ingresar consecutivo y código PUC deben ser completados únicamente con números, sin comas ni puntos. El campo tercero debe estar diligenciado con solo números sin puntos y sin comas, además indicar las cuentas que aplican a cada concepto. Paso 1: selección de plantillas. En este paso hacemos la carga del archivo a procesar y la configuración del mismo. Seleccionar archivo: un campo tipo file para cargar el archivo a procesar. ¿Gestionar registros duplicados? Indica si los archivos duplicados serán gestionados u omitidos. Acción para duplicados: cuando en gestionar duplicados se indique que si, se mostrará una lista de selección para las acciones de duplicados: omitir, sobreescribir, fusionar. ¿El archivo tiene títulos? Indica si la primera fila del archivo corresponde a títulos. Codificación del archivo: indica la codificación de caracteres con que fue construido el archivo: utf o iso. Campos para detectar duplicados: en el lado izquierdo se muestran los campos disponibles para que el usuario pueda pasarlos al lado derecho y el sistema los use para la comprobación de duplicados. Tipo de archivo: una lista para los tipos de archivos permitidos que son xls, xlsx y csv; los 2 primeros tipos son para archivos de pocos registros (menor a 10.000) y para grandes registros se necesita usar el formato csv. Separado por: cuando el tipo de archivo es csv, de esa lista seleccionamos el separador que tiene. Siguiente: botón para continuar, el sistema guarda los datos del archivo y la configuración para continuar al siguiente paso. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Paso 2: homologación de datos. En este paso se realiza la homologación o mapeo de las variables. Campos del archivo a importar: corresponde al listado de columnas del archivo importado, los que son requeridos tienen un asterisco rojo al lado. Campos Arrendasoft: los campos en Arrendasoft con los que serán homologados o mapeados los registros del archivo. Valor por defecto: para los campos que son requeridos hay que indicar un valor por defecto por si en el archivo a importar no se encuentra el registro. Opciones: para los campos de Arrendasoft que son cerrados, es decir, una lista de selección que no permite escribir el valor, es necesario dar clic en el ícono del engranaje que nos abre un cuadro para hacer un mapeo de cada una de las variables. Siguiente: botón para continuar, el sistema guarda los datos de la homologación y continúa al siguiente paso. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Para los campos en los que aparece en la columna opciones un engranaje, debemos realizar los siguientes pasos: Dar clic al ícono para que nos aparezca el cuadro de configuración. Identificar el valor del archivo a importar. Identificar el operador de comparación. Seleccionar el valor correspondiente en el sistema Arrendasoft. Cuando se termine de mapear todas las opciones dar clic en el botón “guardar cambios”. Paso 3: validar cargue. En este paso se hace la validación de los registros cargados en el paso 1 y homologados en el paso 2. Corresponde a una tabla con los totales de registros a insertar, a omitir, a sobrescribir, a fusionar y los que generan error, también muestra un ícono con un ojo para ver los detalles pero solo para los registros a omitir y con error. Siguiente: botón para continuar, el sistema importa los datos en las correspondientes tablas de contabilidad y continúa al siguiente paso. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Paso 4: resultado del cargue. Después de realizar el cargue de la información, se muestra un resumen del resultado de dicho cargue. Corresponde a una tabla con el resumen de los totales de registros insertados, omitidos, sobrescritos, fusionados y los que generaron error, también muestra un ícono con un ojo para ver los detalles pero solo para los registros omitidos y con error. Finalizar: botón para finalizar el proceso, el sistema culmina el proceso y nos redirecciona al paso 1 para brindar la opción de iniciar una nueva importación. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. ¿Cómo importar facturas de venta? Roles: solo el rol administrador tiene permiso sobre esta sección. Introducción: el objetivo de este manual es explicar el uso de la sección importar documentos contables del módulo de asistente de importación de Arrendasoft®. Acceder a la sección: Para acceder a esta sección debemos ir a herramientas, configuraciones y luego a asistente de importación. Estando dentro del asistente de importación seleccionamos la opción “importar facturas de venta”. Uso de la sección: Una vez estando dentro de la sección podremos observar que la importación consta de una serie de pasos secuenciales para hacer un poco más organizado y amigable el proceso; estos pasos son selección de plantilla, homologación de datos, validar cargue y resultado del cargue . En la parte superior derecha vamos a encontrar el enlace a una plantilla en formato Excel que nos servirá como guía para la construcción del archivo a importar; cuando el archivo a importar supere las 10.000 filas es necesario convertirlo a CSV . ¿Cómo diligenciar la plantilla? A continuación, se muestra en la imagen cómo completar la plantilla. Los campos para ingresar consecutivo, resolución y tercero deben ser completados únicamente con números, sin comas ni puntos. En el campo Estado Dian se debe indicar si fue un envío exitoso o fallido, en Estado cliente se debe indicar si está pagada o facturada. Se debe indicar el producto que se canceló, la descripción, cantidad y los valores de los impuestos. Indicar los porcentajes y valores según cada campo. Paso 1: selección de plantillas. En este paso hacemos la carga del archivo a procesar y la configuración del mismo. Seleccionar archivo: un campo tipo file para cargar el archivo a procesar. ¿Gestionar registros duplicados? Indica si los archivos duplicados serán gestionados u omitidos. Acción para duplicados: cuando en gestionar duplicados se indique que si, se mostrará una lista de selección para las acciones de duplicados: omitir, sobreescribir, fusionar. ¿El archivo tiene títulos? Indica si la primera fila del archivo corresponde a títulos. Codificación del archivo: indica la codificación de caracteres con que fue construido el archivo: utf o iso. Campos para detectar duplicados: en el lado izquierdo se muestran los campos disponibles para que el usuario pueda pasarlos al lado derecho y el sistema los use para la comprobación de duplicados. Tipo de archivo: una lista para los tipos de archivos permitidos que son xls, xlsx y csv; los 2 primeros tipos son para archivos de pocos registros (menor a 10.000) y para grandes registros se necesita usar el formato csv. Separado por: cuando el tipo de archivo es csv, de esa lista seleccionamos el separador que tiene. Siguiente: botón para continuar, el sistema guarda los datos del archivo y la configuración para continuar al siguiente paso. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Paso 2: homologación de datos. En este paso se realiza la homologación o mapeo de las variables. Campos del archivo a importar: corresponde al listado de columnas del archivo importado, los que son requeridos tienen un asterisco rojo al lado. Campos Arrendasoft: los campos en Arrendasoft con los que serán homologados o mapeados los registros del archivo. Valor por defecto: para los campos que son requeridos hay que indicar un valor por defecto por si en el archivo a importar no se encuentra el registro. Opciones: para los campos de Arrendasoft que son cerrados, es decir, una lista de selección que no permite escribir el valor, es necesario dar clic en el ícono del engranaje que nos abre un cuadro para hacer un mapeo de cada una de las variables. Siguiente: botón para continuar, el sistema guarda los datos de la homologación y continúa al siguiente paso. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Para los campos en los que aparece en la columna opciones un engranaje, debemos realizar los siguientes pasos: Dar clic al ícono para que nos aparezca el cuadro de configuración. Identificar el valor del archivo a importar. Identificar el operador de comparación. Seleccionar el valor correspondiente en el sistema Arrendasoft. Cuando se termine de mapear todas las opciones dar clic en el botón “guardar cambios”. Recuerde en los siguientes campos homologar de la siguiente manera, ya que si se salta este paso los documentos van a quedar sin impuestos. Nota: Una vez finalizado el proceso de homologación debe asegurarse que la siguiente casilla se encuentre activa para que los documentos muestran las retenciones. Para activarlo ingrese a Herramientas> Configuraciones > Facturación y al lado derecho ubicar la siguiente casilla. Paso 3: validar cargue. En este paso se hace la validación de los registros cargados en el paso 1 y homologados en el paso 2. corresponde a una tabla con los totales de registros a insertar, a omitir, a sobrescribir, a fusionar y los que generan error, también muestra un ícono con un ojo para ver los detalles pero solo para los registros a omitir y con error. Siguiente: botón para continuar, el sistema importa los datos en las correspondientes tablas de contabilidad y continúa al siguiente paso. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Paso 4: resultado del cargue. Después de realizar el cargue de la información, se muestra un resumen del resultado de dicho cargue. corresponde a una tabla con el resumen de los totales de registros insertados, omitidos, sobrescritos, fusionados y los que generaron error, también muestra un ícono con un ojo para ver los detalles pero solo para los registros omitidos y con error. Finalizar: botón para finalizar el proceso, el sistema culmina el proceso y nos redirecciona al paso 1 para brindar la opción de iniciar una nueva importación. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. ¿Cómo importar ingresos? ASISTENTE DE IMPORTACIÓN - IMPORTAR INGRESOS. Roles: solo el rol administrador tiene permiso sobre esta sección. Introducción: el objetivo de este manual es explicar el uso de la sección importar ingresos del módulo de asistente de importación de Arrendasoft®. Acceder a la sección: Para acceder a esta sección debemos ir a herramientas, configuraciones y luego a asistente de importación. Nota: Para realizar este proceso previamente deben estar cargados los documentos contables, de lo contrario el sistema no permitirá la importación. Estando dentro del asistente de importación seleccionamos la opción “importar ingresos”. Uso de la sección: Una vez estando dentro de la sección podremos observar que la importación consta de una serie de pasos secuenciales para hacer un poco más organizado y amigable el proceso; estos pasos son selección de plantilla, homologación de datos, validar cargue y resultado del cargue. En la parte superior derecha vamos a encontrar el enlace a una plantilla en formato Excel que nos servirá como guía para la construcción del archivo a importar; cuando el archivo a importar supere las 10.000 filas es necesario convertirlo a CSV . ¿Cómo diligenciar la plantilla? A continuación, se muestra en la imagen cómo completar la plantilla. Los campos para ingresar consecutivo, resolución y tercero deben ser completados únicamente con números, sin comas ni puntos. En el campo Número de factura se debe relacionar el ingreso con la factura que está pagando. Se debe indicar el producto que se canceló, la descripción, cantidad y los valores de los impuestos. Indicar los porcentajes y valores según cada campo. Paso 1: selección de plantillas. En este paso hacemos la carga del archivo a procesar y la configuración del mismo. Seleccionar archivo: un campo tipo file para cargar el archivo a procesar. ¿Gestionar registros duplicados? Indica si los archivos duplicados serán gestionados u omitidos. Acción para duplicados: cuando en gestionar duplicados se indique que si, se mostrará una lista de selección para las acciones de duplicados: omitir, sobreescribir, fusionar. ¿El archivo tiene títulos? Indica si la primera fila del archivo corresponde a títulos. Codificación del archivo: indica la codificación de caracteres con que fue construido el archivo: utf o iso. Campos para detectar duplicados: en el lado izquierdo se muestran los campos disponibles para que el usuario pueda pasarlos al lado derecho y el sistema los use para la comprobación de duplicados. Tipo de archivo: una lista para los tipos de archivos permitidos que son xls, xlsx y csv; los 2 primeros tipos son para archivos de pocos registros (menor a 10.000) y para grandes registros se necesita usar el formato csv. Separado por: cuando el tipo de archivo es csv, de esa lista seleccionamos el separador que tiene. Siguiente: botón para continuar, el sistema guarda los datos del archivo y la configuración para continuar al siguiente paso. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Paso 2: homologación de datos. En este paso se realiza la homologación o mapeo de las variables. archivo importado, los que son requeridos tienen un asterisco rojo al lado. Campos Arrendasoft: los campos en Arrendasoft con los que serán homologados o mapeados los registros del archivo. Valor por defecto: para los campos que son requeridos hay que indicar un valor por defecto por si en el archivo a importar no se encuentra el registro. Opciones: para los campos de Arrendasoft que son cerrados, es decir, una lista de selección que no permite escribir el valor, es necesario dar clic en el ícono del engranaje que nos abre un cuadro para hacer un mapeo de cada una de las variables. Siguiente: botón para continuar, el sistema guarda los datos de la homologación y continúa al siguiente paso. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Para los campos en los que aparece en la columna opciones un engranaje, debemos realizar los siguientes pasos: Dar clic al ícono para que nos aparezca el cuadro de configuración. Identificar el valor del archivo a importar. Identificar el operador de comparación. Seleccionar el valor correspondiente en el sistema Arrendasoft. Cuando se termine de mapear todas las opciones dar clic en el botón “guardar cambios”. Paso 3: validar cargue. En este paso se hace la validación de los registros cargados en el paso 1 y homologados en el paso 2. corresponde a una tabla con los totales de registros a insertar, a omitir, a sobrescribir, a fusionar y los que generan error, también muestra un ícono con un ojo para ver los detalles pero solo para los registros a omitir y con error. Siguiente: botón para continuar, el sistema importa los datos en las correspondientes tablas de contabilidad y continúa al siguiente paso. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Paso 4: resultado del cargue. Después de realizar el cargue de la información, se muestra un resumen del resultado de dicho cargue. Corresponde a una tabla con el resumen de los totales de registros insertados, omitidos, sobrescritos, fusionados y los que generaron error, también muestra un ícono con un ojo para ver los detalles pero solo para los registros omitidos y con error. Finalizar: botón para finalizar el proceso, el sistema culmina el proceso y nos redirecciona al paso 1 para brindar la opción de iniciar una nueva importación. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. ¿Cómo importar egresos? ASISTENTE DE IMPORTACIÓN - IMPORTAR EGRESOS. Roles: solo el rol administrador tiene permiso sobre esta sección. Introducción: el objetivo de este manual es explicar el uso de la sección importar egresos del módulo de asistente de importación de Arrendasoft®. Acceder a la sección: Para acceder a esta sección debemos ir a herramientas, configuraciones y luego a asistente de importación. Nota: Para realizar este proceso previamente deben estar cargados los documentos contables, de lo contrario el sistema no permitirá la importación. Estando dentro del asistente de importación seleccionamos la opción “importar egresos”. Uso de la sección: Una vez estando dentro de la sección podremos observar que la importación consta de una serie de pasos secuenciales para hacer un poco más organizado y amigable el proceso; estos pasos son selección de plantilla, homologación de datos, validar cargue y resultado del cargue. En la parte superior derecha vamos a encontrar el enlace a una plantilla en formato Excel que nos servirá como guía para la construcción del archivo a importar; cuando el archivo a importar supere las 10.000 filas es necesario convertirlo a CSV . ¿Cómo diligenciar la plantilla? A continuación, se muestra en la imagen cómo completar la plantilla. Los campos para ingresar consecutivo, resolución y tercero deben ser completados únicamente con números, sin comas ni puntos. Se debe indicar el producto que se canceló, la descripción, cantidad y los valores de los impuestos. Indicar los porcentajes y valores según cada campo. Paso 1: selección de plantillas. En este paso hacemos la carga del archivo a procesar y la configuración del mismo. Seleccionar archivo: un campo tipo file para cargar el archivo a procesar. ¿Gestionar registros duplicados? Indica si los archivos duplicados serán gestionados u omitidos. Acción para duplicados: cuando en gestionar duplicados se indique que si, se mostrará una lista de selección para las acciones de duplicados: omitir, sobreescribir, fusionar. ¿El archivo tiene títulos? Indica si la primera fila del archivo corresponde a títulos. Codificación del archivo: indica la codificación de caracteres con que fue construido el archivo: utf o iso. Campos para detectar duplicados: en el lado izquierdo se muestran los campos disponibles para que el usuario pueda pasarlos al lado derecho y el sistema los use para la comprobación de duplicados. Tipo de archivo: una lista para los tipos de archivos permitidos que son xls, xlsx y csv; los 2 primeros tipos son para archivos de pocos registros (menor a 10.000) y para grandes registros se necesita usar el formato csv. Separado por: cuando el tipo de archivo es csv, de esa lista seleccionamos el separador que tiene. Siguiente: botón para continuar, el sistema guarda los datos del archivo y la configuración para continuar al siguiente paso. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Paso 2: homologación de datos. En este paso se realiza la homologación o mapeo de las variables. archivo importado, los que son requeridos tienen un asterisco rojo al lado. Campos Arrendasoft: los campos en Arrendasoft con los que serán homologados o mapeados los registros del archivo. Valor por defecto: para los campos que son requeridos hay que indicar un valor por defecto por si en el archivo a importar no se encuentra el registro. Opciones: para los campos de Arrendasoft que son cerrados, es decir, una lista de selección que no permite escribir el valor, es necesario dar clic en el ícono del engranaje que nos abre un cuadro para hacer un mapeo de cada una de las variables. Siguiente: botón para continuar, el sistema guarda los datos de la homologación y continúa al siguiente paso. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Para los campos en los que aparece en la columna opciones un engranaje, debemos realizar los siguientes pasos: Dar clic al ícono para que nos aparezca el cuadro de configuración. Identificar el valor del archivo a importar. Identificar el operador de comparación. Seleccionar el valor correspondiente en el sistema Arrendasoft. Cuando se termine de mapear todas las opciones dar clic en el botón “guardar cambios”. Paso 3: validar cargue. En este paso se hace la validación de los registros cargados en el paso 1 y homologados en el paso 2. sobrescribir, a fusionar y los que generan error, también muestra un ícono con un ojo para ver los detalles pero solo para los registros a omitir y con error. Siguiente: botón para continuar, el sistema importa los datos en las correspondientes tablas de contabilidad y continúa al siguiente paso. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Paso 4: resultado del cargue. Después de realizar el cargue de la información, se muestra un resumen del resultado de dicho cargue. insertados, omitidos, sobrescritos, fusionados y los que generaron error, también muestra un ícono con un ojo para ver los detalles pero solo para los registros omitidos y con error. Finalizar: botón para finalizar el proceso, el sistema culmina el proceso y nos redirecciona al paso 1 para brindar la opción de iniciar una nueva importación. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. ¿Cómo importar Notas Crédito y Débito? Roles: solo el rol administrador tiene permiso sobre esta sección. Introducción: el objetivo de este manual es explicar el uso de la sección importar notas débito y crédito del módulo de asistente de importación de Arrendasoft®. Acceder a la sección: Para acceder a esta sección debemos ir a herramientas, configuraciones y luego a asistente de importación. Estando dentro del asistente de importación seleccionamos la opción “importar notas débito y crédito”. Uso de la sección: Una vez estando dentro de la sección podremos observar que la importación consta de una serie de pasos secuenciales para hacer un poco más organizado y amigable el proceso; estos pasos son selección de plantilla, homologación de datos, validar cargue y resultado del cargue. En la parte superior derecha vamos a encontrar el enlace a una plantilla en formato Excel que nos servirá como guía para la construcción del archivo a importar; cuando el archivo a importar supere las 10.000 filas es necesario convertirlo a CSV . Paso 1: selección de plantillas. En este paso hacemos la carga del archivo a procesar y la configuración del mismo. Seleccionar archivo: un campo tipo file para cargar el archivo a procesar. ¿Gestionar registros duplicados? Indica si los archivos duplicados serán gestionados u omitidos. Acción para duplicados: cuando en gestionar duplicados se indique que si, se mostrará una lista de selección para las acciones de duplicados: omitir, sobreescribir, fusionar. ¿El archivo tiene títulos? Indica si la primera fila del archivo corresponde a títulos. Codificación del archivo: indica la codificación de caracteres con que fue construido el archivo: utf o iso. Campos para detectar duplicados: en el lado izquierdo se muestran los campos disponibles para que el usuario pueda pasarlos al lado derecho y el sistema los use para la comprobación de duplicados. Tipo de archivo: una lista para los tipos de archivos permitidos que son xls, xlsx y csv; los 2 primeros tipos son para archivos de pocos registros (menor a 10.000) y para grandes registros se necesita usar el formato csv. Separado por: cuando el tipo de archivo es csv, de esa lista seleccionamos el separador que tiene. Siguiente: botón para continuar, el sistema guarda los datos del archivo y la configuración para continuar al siguiente paso. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Paso 2: homologación de datos. En este paso se realiza la homologación o mapeo de las variables. Campos del archivo a importar: corresponde al listado de columnas del archivo importado, los que son requeridos tienen un asterisco rojo al lado. Campos Arrendasoft: los campos en Arrendasoft con los que serán homologados o mapeados los registros del archivo. Valor por defecto: para los campos que son requeridos hay que indicar un valor por defecto por si en el archivo a importar no se encuentra el registro. Opciones: para los campos de Arrendasoft que son cerrados, es decir, una lista de selección que no permite escribir el valor, es necesario dar clic en el ícono del engranaje que nos abre un cuadro para hacer un mapeo de cada una de las variables. Siguiente: botón para continuar, el sistema guarda los datos de la homologación y continúa al siguiente paso. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Para los campos en los que aparece en la columna opciones un engranaje, debemos realizar los siguientes pasos: Dar clic al ícono para que nos aparezca el cuadro de configuración. Identificar el valor del archivo a importar. Identificar el operador de comparación. Seleccionar el valor correspondiente en el sistema Arrendasoft. Cuando se termine de mapear todas las opciones dar clic en el botón “guardar cambios”. Paso 3: validar cargue. En este paso se hace la validación de los registros cargados en el paso 1 y homologados en el paso 2. corresponde a una tabla con los totales de registros a insertar, a omitir, a sobrescribir, a fusionar y los que generan error, también muestra un ícono con un ojo para ver los detalles pero solo para los registros a omitir y con error. Siguiente: botón para continuar, el sistema importa los datos en las correspondientes tablas de contabilidad y continúa al siguiente paso. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Paso 4: resultado del cargue. Después de realizar el cargue de la información, se muestra un resumen del resultado de dicho cargue. insertados, omitidos, sobrescritos, fusionados y los que generaron error, también muestra un ícono con un ojo para ver los detalles pero solo para los registros omitidos y con error. Finalizar: botón para finalizar el proceso, el sistema culmina el proceso y nos redirecciona al paso 1 para brindar la opción de iniciar una nueva importación. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. ¿Cómo importar documento soporte? ASISTENTE DE IMPORTACIÓN - IMPORTAR DOCUMENTOS SOPORTE. Roles: solo el rol administrador tiene permiso sobre esta sección. Introducción: el objetivo de este manual es explicar el uso de la sección importar documentos soporte del módulo de asistente de importación de Arrendasoft®. Acceder a la sección: Para acceder a esta sección debemos ir a herramientas, configuraciones y luego a asistente de importación. Estando dentro del asistente de importación seleccionamos la opción “importar documentos soporte”. Uso de la sección: Una vez estando dentro de la sección podremos observar que la importación consta de una serie de pasos secuenciales para hacer un poco más organizado y amigable el proceso; estos pasos son selección de plantilla, homologación de datos, validar cargue y resultado del cargue. En la parte superior derecha vamos a encontrar el enlace a una plantilla en formato Excel que nos servirá como guía para la construcción del archivo a importar; cuando el archivo a importar supere las 10.000 filas es necesario convertirlo a CSV . Paso 1: selección de plantillas. En este paso hacemos la carga del archivo a procesar y la configuración del mismo. Seleccionar archivo: un campo tipo file para cargar el archivo a procesar. ¿Gestionar registros duplicados? Indica si los archivos duplicados serán gestionados u omitidos. Acción para duplicados: cuando en gestionar duplicados se indique que si, se mostrará una lista de selección para las acciones de duplicados: omitir, sobreescribir, fusionar. ¿El archivo tiene títulos? Indica si la primera fila del archivo corresponde a títulos. Codificación del archivo: indica la codificación de caracteres con que fue construido el archivo: utf o iso. Campos para detectar duplicados: en el lado izquierdo se muestran los campos disponibles para que el usuario pueda pasarlos al lado derecho y el sistema los use para la comprobación de duplicados. Tipo de archivo: una lista para los tipos de archivos permitidos que son xls, xlsx y csv; los 2 primeros tipos son para archivos de pocos registros (menor a 10.000) y para grandes registros se necesita usar el formato csv. Separado por: cuando el tipo de archivo es csv, de esa lista seleccionamos el separador que tiene. Siguiente: botón para continuar, el sistema guarda los datos del archivo y la configuración para continuar al siguiente paso. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Paso 2: homologación de datos. En este paso se realiza la homologación o mapeo de las variables. Campos del archivo a importar: corresponde al listado de columnas del archivo importado, los que son requeridos tienen un asterisco rojo al lado. Campos Arrendasoft: los campos en Arrendasoft con los que serán homologados o mapeados los registros del archivo. Valor por defecto: para los campos que son requeridos hay que indicar un valor por defecto por si en el archivo a importar no se encuentra el registro. Opciones: para los campos de Arrendasoft que son cerrados, es decir, una lista de selección que no permite escribir el valor, es necesario dar clic en el ícono del engranaje que nos abre un cuadro para hacer un mapeo de cada una de las variables. Siguiente: botón para continuar, el sistema guarda los datos de la homologación y continúa al siguiente paso. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Para los campos en los que aparece en la columna opciones un engranaje, debemos realizar los siguientes pasos: Dar clic al ícono para que nos aparezca el cuadro de configuración. Identificar el valor del archivo a importar. Identificar el operador de comparación. Seleccionar el valor correspondiente en el sistema Arrendasoft. Cuando se termine de mapear todas las opciones dar clic en el botón “guardar cambios”. Paso 3: validar cargue. En este paso se hace la validación de los registros cargados en el paso 1 y homologados en el paso 2. sobrescribir, a fusionar y los que generan error, también muestra un ícono con un ojo para ver los detalles pero solo para los registros a omitir y con error. Siguiente: botón para continuar, el sistema importa los datos en las correspondientes tablas de contabilidad y continúa al siguiente paso. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Paso 4: resultado del cargue. Después de realizar el cargue de la información, se muestra un resumen del resultado de dicho cargue. corresponde a una tabla con el resumen de los totales de registros insertados, omitidos, sobrescritos, fusionados y los que generaron error, también muestra un ícono con un ojo para ver los detalles pero solo para los registros omitidos y con error. Finalizar: botón para finalizar el proceso, el sistema culmina el proceso y nos redirecciona al paso 1 para brindar la opción de iniciar una nueva importación. Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado. Configuración de Comunicaciones y Mensajería ¿Cómo puedo configurar el envío automático de email de cumpleaños? Arrendasoft ® ofrece la opción de envío automático de email de felicitación por cumpleaños a terceros. Configurar estos parámetros es un proceso sencillo: 1. Ingresa al módulo de Configuraciones desde el submenú de Herramientas. Este se encuentra en la esquina superior derecha del sistema y lo puedes identificar con el icono 2. Accede a las configuraciones de Comunicaciones y Mensajería. 3. En el menú lateral izquierdo haz clic en la opción Automatizaciones. 4. En la sección Terceros ingresa a la opción Email de Cumpleaños. 5. En esta sección, podrá configurar el mensaje e imagen que serán enviados al tercero como felicitación por su cumpleaños. Puede hacer uso de los comodines disponibles para hacer referencia ya sea a datos de cada tercero como de la inmobiliaria. 6. Para finalizar haga clic en el botón “Guardar”. El sistema enviará el email automáticamente cuando llegue la fecha de cumpleaños del tercero. Nota: Tenga en cuenta que solo se enviará el email de cumpleaños a todos los terceros que tengan habilitado el campo "Enviar Email de Cumpleaños". Habilitar este parámetro en un tercero es sencillo: 1. Ingrese a la edición o creación de un tercero. 2. Diríjase a la sección denominada “Datos Personales” 3. Active el campo “¿Enviar Cumpleaños?” 4. Para finalizar haga clic en el botón “Guardar” o “Actualizar” según sea el caso. ¿Cómo configurar el envío automático de estados de cuenta? Esta guía te explica  paso a paso cómo activar y configurar el envío automático de estados de cuenta en nuby, para que tus inquilinos y propietarios reciban por correo electrónico un resumen de su situación financiera de forma periódica, sin necesidad de generarlo y enviarlo manualmente cada vez. Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué es el envío automático de estados de cuenta? 📄 El estado de cuenta es un documento que resume el historial financiero de una persona con tu inmobiliaria: qué facturas se le han generado, cuáles ha pagado y cuánto debe en la actualidad. Normalmente, para enviarle ese documento a un tercero tendrías que buscarlo en el sistema, generar el PDF manualmente y enviarlo por correo. Con la función de envío automático , nuby hace todo eso por ti de manera programada: genera el PDF del estado de cuenta y lo envía por correo electrónico según la configuración que establezcas. 🔹 ¿A quién se le envía? El envío puede dirigirse a: Inquilinos → Reciben el historial de sus facturas de arriendo y pagos. Propietarios → Reciben el historial de los recaudos y pagos que la inmobiliaria les ha transferido. Ambos → Se envía a inquilinos y propietarios al mismo tiempo. 🔹 ¿Para quién es útil esta guía? Administradores del sistema → Para activar y configurar el envío automático a nivel global. Asesores o ejecutivos de cuenta → Para habilitar o deshabilitar el envío individual para cada tercero. Gerencia → Para comprender la automatización del proceso y el momento en que ocurre el envío. 🔹 ¿Cuándo se envía? El sistema revisa automáticamente (en segundo plano, cada pocos minutos) si hay envíos programados pendientes. El envío ocurre a partir del día del mes que configures. Por ejemplo, si configuras el día 15, el sistema comenzará a enviar los estados de cuenta desde el día 15 de cada mes. Para evitar saturar los servidores de correo, nuby respeta los límites de envío configurados (cantidad máxima de correos por hora). Si hay muchos terceros, los correos se envían por lotes automáticamente hasta completar todos. El envío automático es por correo electrónico . El tercero debe tener al menos un correo electrónico registrado y válido en su perfil para poder recibir el estado de cuenta. 2. Antes de empezar (prerrequisitos) ✅ Antes de activar el envío automático, verifica que tienes lo siguiente: 📌 Requisito 1. Permisos de administrador Necesitas tener permisos de escritura y edición en el módulo de Configuraciones → Comunicaciones y Mensajería. Si no tienes acceso, solicita al administrador del sistema que te otorgue los permisos necesarios. 📌 Requisito 2. Plantilla de correo electrónico El correo que recibirá el tercero tiene un cuerpo de mensaje personalizable que se configura desde las plantillas. Para que el envío funcione, debes tener al menos una plantilla de tipo "Estado de Cuenta" creada y disponible en el sistema. Tip: Si aún no tienes una plantilla de este tipo, puedes crearla directamente desde la pantalla de configuración (hay un botón "Crear" junto a la vista previa de la plantilla). En el cuerpo puedes usar comodines para personalizar el mensaje con los datos del tercero y de tu inmobiliaria. 📌 Requisito 3. Correos electrónicos registrados en los terceros Cada tercero que vaya a recibir el estado de cuenta debe tener un correo electrónico registrado y activo en su perfil. Los terceros sin correo no recibirán el envío aunque estén configurados para ello. 📌 Requisito 4. Habilitar el envío en cada tercero Además de la configuración global, cada tercero tiene su propia opción individual para habilitar o no el envío automático. Si un tercero no tiene esta opción activada, no recibirá el correo aunque el sistema esté activo globalmente. (Ver Sección 4 de esta guía.) El sistema solo muestra la sección de configuración de "Estado de Cuenta" en el perfil de cada tercero cuando el envío automático está habilitado globalmente . Primero activa la función en Configuraciones y luego podrás configurar cada tercero. 3. Cómo acceder y configurar el envío automático (Configuración Global) 🛠️ Esta es la configuración principal y global del envío automático. Aquí defines si el sistema está activo, a quién se envía, cuándo y con qué contenido. 🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales. 📂 Paso 2. Dirígete a Configuraciones Desde el menú de navegación superior, haz clic en "Configuraciones" (o accede desde la pantalla de inicio al ícono de configuraciones). 📂 Paso 3. Ingresa a Comunicaciones y Mensajería Dentro del panel de configuraciones, busca la tarjeta llamada "Comunicaciones y Mensajería" y haz clic en ella. 📌 Paso 4. Selecciona la sección "Estado de Cuenta" En el menú lateral izquierdo de la sección de Comunicaciones y Mensajería, verás un ícono de Terceros. Haz clic sobre él para ingresar a la configuración de Envío Automático de Estado de Cuenta . 📋 Paso 5. Completa los campos de configuración Verás un formulario con los siguientes campos: Campo Descripción Tipo Habilitar Envío Automático Interruptor principal para activar o desactivar el envío automático de estados de cuenta en todo el sistema. Si está desactivado, no se enviará ningún correo, independientemente de la configuración de cada tercero. Obligatorio Casilla de verificación Día Inicio Envío Número del día del mes (1–31) a partir del cual el sistema comenzará a enviar los estados de cuenta. Por ejemplo: si ingresas 15 , los envíos se iniciarán el día 15 de cada mes. Obligatorio Número Destinatarios Define a qué tipo de terceros se les envía el estado de cuenta: Inquilinos → Solo a inquilinos activos Propietarios → Solo a propietarios activos Ambos → A inquilinos y propietarios (opción por defecto) Obligatorio Lista desplegable Periodicidad Histórico Define el rango de tiempo del historial financiero que se incluirá en el estado de cuenta adjunto al correo. Opciones disponibles: Diario, Mensual, Bimensual, Trimestral, Semestral, Anual . Este valor es el valor predeterminado global; cada tercero puede tener su propio valor individual (ver Sección 4). Obligatorio Lista desplegable Asunto Texto que aparecerá como asunto (línea de tema) en el correo electrónico que recibirá el tercero. Ejemplo: "Estado de cuenta" . Obligatorio Texto Plantilla Selecciona la plantilla de correo electrónico que se usará para el cuerpo del mensaje. Debes haber creado previamente una plantilla de tipo "Estado de Cuenta" . Debajo del selector verás una vista previa del contenido de la plantilla seleccionada. Obligatorio Lista desplegable 💾 Paso 6. Guarda la configuración Una vez completados todos los campos, haz clic en el botón "Guardar" . El sistema confirmará que los datos se guardaron correctamente con un mensaje de éxito. Importante: Si el campo Habilitar Envío Automático no está marcado, el sistema no realizará ningún envío automático, sin importar los demás parámetros configurados. 4. Comodines disponibles para personalizar la plantilla ✍️ Los comodines son marcadores especiales que puedes insertar en el cuerpo de la plantilla de correo. Cuando el sistema envía el correo, reemplaza automáticamente cada comodín con el dato real del tercero o de la inmobiliaria. Puedes hacer clic en cualquier comodín desde la pantalla de configuración para añadirlo directamente al editor de la plantilla. 🔹 Datos del tercero Comodín Información que inserta $tratamiento Tratamiento del tercero (Ej: Sr., Sra., Dr.) $nombre1 Primer nombre del tercero $nombre2 Segundo nombre del tercero $apellido1 Primer apellido del tercero $apellido2 Segundo apellido del tercero $documento Número de documento de identidad $dv Dígito de verificación (para NIT de empresas) $fecha_nacimiento Fecha de nacimiento del tercero $departamento Departamento de residencia del tercero $municipio Municipio de residencia del tercero 🔹 Datos de la inmobiliaria Comodín Información que inserta $ent_nombre Nombre de la inmobiliaria $ent_matricula Matrícula inmobiliaria $ent_direccion Dirección de la inmobiliaria $ent_telefono Teléfono de la inmobiliaria $representante_legal Nombre del representante legal (solo aplica para empresas) Ejemplo de mensaje: "Estimado/a $tratamiento $nombre1 $apellido1 , le enviamos adjunto el estado de cuenta de $ent_nombre . Cualquier consulta, contáctenos al $ent_telefono ." 5. Habilitar el envío en cada tercero individualmente 👤 Además de la configuración global, cada tercero tiene su propia opción para indicar si debe recibir o no el estado de cuenta automático. Esto te permite controlar con precisión a quién se le envía. Importante: La sección de Estado de Cuenta en el perfil de cada tercero solo aparece cuando el envío automático está habilitado globalmente (Sección 3). Si no está activado de forma global, esta sección no se mostrará en el perfil del tercero. 🔐 Paso 1. Ve al módulo de Terceros Desde el menú principal, ingresa al módulo de Terceros . 🔍 Paso 2. Busca y abre el tercero Usa la barra de búsqueda para encontrar al inquilino o propietario que deseas configurar. Una vez que lo encuentres en la lista, haz clic en el botón de edición (ícono de lápiz ✏️) o en el nombre del tercero para abrir su perfil. 📋 Paso 3. Ve a la pestaña "Configuración" Dentro del perfil del tercero, verás un menú con varias pestañas en la parte superior. Haz clic en la pestaña llamada "Configuración" . 📌 Paso 4. Configura el envío de estado de cuenta Dentro de la pestaña de Configuración, encontrarás una sección titulada "Estado de cuenta" con dos campos: Campo Descripción ¿Envío automático habilitado? Casilla de verificación para activar o desactivar el envío automático exclusivamente para este tercero . Si está desactivada, este tercero no recibirá el estado de cuenta aunque la función global esté activa. Periodicidad histórico Permite definir un rango de historial personalizado para este tercero , diferente al configurado globalmente. Por ejemplo, puedes configurar que un propietario específico reciba solo el historial del último mes, mientras que otros reciben el trimestral. Opciones: Diario, Mensual, Bimensual, Trimestral, Semestral, Anual . 💾 Paso 5. Guarda los cambios Haz clic en el botón de guardar del perfil del tercero para que los cambios queden registrados en el sistema. Para recibir el envío automático, un tercero debe cumplir dos condiciones : (1) tener la opción "¿Envío automático habilitado?" marcada en su perfil, y (2) pertenecer al tipo de destinatario configurado globalmente (inquilino, propietario o ambos). 6. ¿Cuándo y cómo ocurre el envío automático? ⏰ Una vez que tienes todo configurado (función global activa + terceros con la opción habilitada), el proceso de envío ocurre de forma completamente automática. Aquí te explicamos cómo funciona por dentro, en lenguaje sencillo. 📅 Momento del envío El sistema revisa en segundo plano, cada pocos minutos, si existe un envío programado para el mes actual. Si no hay ninguno creado todavía, nuby lo crea automáticamente a partir del día que hayas configurado en "Día Inicio Envío" . Por ejemplo: Si configuraste el día 15 → Los envíos comenzarán el día 15 del mes en curso. Si configuraste el día 1 → Los envíos comenzarán el primer día de cada mes. 📨 Proceso de envío El sistema identifica automáticamente todos los terceros habilitados (según tipo de destinatario y su opción individual). Para cada tercero, genera el PDF del estado de cuenta con el rango histórico configurado (global o individual del tercero). Envía el correo usando la plantilla y asunto configurados, con el PDF adjunto. Registra el resultado de cada envío (exitoso, fallido, pendiente). Una vez enviados todos los correos, el proceso queda marcado como Finalizado . 📊 Estados del proceso de envío Estado Significado Pendiente de envío El envío fue programado y está en cola esperando procesarse. Enviando El sistema está procesando y enviando los correos en este momento. Finalizado Todos los correos del lote fueron procesados (exitosos o con errores registrados). ⚡ Límites de envío Para proteger la reputación del correo electrónico de tu inmobiliaria y evitar que sea marcado como spam, nuby respeta los límites de envío configurados en el sistema (cantidad máxima de correos por hora). Si hay muchos terceros, los correos se procesan en lotes automáticamente hasta completar todos, sin necesidad de intervención manual. Importante: El envío automático solo ocurre una vez por mes . Si el proceso ya fue ejecutado para el mes actual, nuby no lo repetirá hasta el mes siguiente (a partir del día de inicio configurado). 7. Recomendaciones de uso y buenas prácticas 💡 🔹 Crea una plantilla antes de activar el envío Si activas el envío automático sin haber asignado una plantilla, el sistema no podrá enviar los correos correctamente. Crea primero la plantilla desde el módulo de Configuraciones → Comunicaciones → Plantillas, y luego regresa a configurar el envío. 🔹 Verifica los correos de tus terceros Solo recibirán el estado de cuenta los terceros que tengan un correo electrónico registrado y válido . Revisa periódicamente la lista de terceros y actualiza sus correos si es necesario. 🔹 Usa la periodicidad individual para casos especiales Si tienes propietarios que prefieren recibir un resumen anual en lugar del mensual, o inquilinos que quieren ver más historial, puedes ajustar la periodicidad de forma individual en el perfil de cada tercero sin afectar la configuración global. 🔹 Revisa el asunto del correo Un asunto claro como "Tu estado de cuenta — [nombre inmobiliaria] — [mes]" aumenta la probabilidad de que el tercero lo abra. Puedes usar comodines en el asunto si tu plantilla de correo lo permite. 🔹 Configura el "Día Inicio Envío" estratégicamente Elige un día del mes en que normalmente ya tienes todos los movimientos registrados y conciliados. Por ejemplo, si el cierre contable es el día 10, configura el envío para el día 12 o 15, asegurando que el estado de cuenta refleje información completa y actualizada. 🔹 Habilita solo los terceros que lo necesiten No todos los inquilinos o propietarios desean recibir el estado de cuenta automático. Habilita esta opción solo para quienes lo hayan solicitado o para quienes sea importante mantener informados periódicamente. ¿Quieres saber cómo leer o interpretar el estado de cuenta desde el sistema? Consulta la guía ¿Cómo ver el Estado de Cuenta de Inquilinos y Propietarios? ¿Cómo puedo programar el envío automático de facturas? Arrendasoft ® ofrece la opción de habilitar y programar el envío automático de facturas por email. Configurar estos parámetros es un proceso sencillo: 1. Ingresa al módulo de Configuraciones desde el submenú de Herramientas. Este se encuentra en la esquina superior derecha del sistema y lo puedes identificar con el icono 2. Accede a las configuraciones de Comunicaciones y Mensajería. 3. En el menú lateral izquierdo haz clic en la opción Automatizaciones. 4. En la sección Facturación ingresa a la opción Facturas. 5. En esta sección, activa la opción “Habilitar Envío Automático”. Adicionalmente llena los campos correspondientes: Asunto: Indica el asunto del correo que acompañará a las facturas adjuntas. Plantilla : Especifica la plantilla que será utilizada para el correo de envío de facturas. (Para la creación de las plantillas ver Creación de plantillas para documentos y comunicaciones ) Destinatarios : Seleccione si el sistema solo enviará correos a los terceros que se les haya generado más de una factura desde el módulo de tareas comunes o, por el contrario, si el sistema enviará correos a todos los terceros que se les genere facturas desde tareas comunes independientemente de la cantidad. Nota: Tenga en cuenta que para activar el envío de los documentos al Tercero debe habilitar las siguientes opciones en el módulo de Terceros : 1. Ingrese a la edición o creación de un tercero. 2. Diríjase a la sección denominada “Configuración de Procesos Automáticos” 3. En la opción “Facturación” configure los parámetros según requiera: ¿Envío automático habilitado?: Active o desactive el envío automático de facturas para este tercero. Una vez se cree la factura del inquilino el sistema automáticamente enviará un correo con la factura, siempre y cuando este campo se encuentre habilitado. ¿Solo múltiples facturas?: Indique si se enviará el email únicamente cuando se genere más de una factura al tercero. 4. Para finalizar haga clic en el botón “Guardar” o “Actualizar” según sea el caso. ¿Por qué un Módulo de Comunicaciones y Mensajería? El Módulo de Comunicaciones y Mensajería centraliza todas las configuraciones relacionadas con la comunicación por correo electrónico y los mensajes automáticos en un solo lugar. Esto simplifica la gestión, facilitando el acceso y la modificación de parámetros clave. Ahora, tener el control total sobre tus comunicaciones es más sencillo que nunca. ¿Cómo puedo personalizar el remitente de los correos electrónicos enviados por el sistema? Arrendasoft ® brinda la posibilidad de personalizar la información del remitente para los envíos de correo electrónico. Esto refleja de manera precisa la identidad que se desea comunicar para que de esta manera el destinatario pueda identificar quién envía el correo electrónico. Para configurar el remitente del email debes seguir los siguientes pasos: 1. Ingresa al módulo de Configuraciones desde el submenú de Herramientas. Este se encuentra en la esquina superior derecha del sistema y lo puedes identificar con el icono 2. Accede a las configuraciones de Comunicaciones y Mensajería. 3. En el menú lateral izquierdo haz clic en la opción Parámetros para desplegar las opciones disponibles; posteriormente ingresa a Email. 4. En la sección Información del Remitente podrás configurar los siguientes parámetros: Nombre del remitente: Es el nombre que se muestra al destinatario como la persona o entidad que envía el correo electrónico. Puede ser un nombre personal, el nombre de la empresa o cualquier etiqueta descriptiva que el remitente elija. Email del remitente: Es la dirección de correo electrónico desde la cual se envía el mensaje. Es la información que se utiliza para identificar y responder al remitente. Se recomienda no cambiar el Email del Remitente a menos que tenga configurado su propio protocolo SMTP, debido a que este campo afecta el correcto envío de correos electrónicos. ¿Qué puedo encontrar en el Módulo de Comunicaciones y Mensajería? Aquí encontrarás todas las herramientas necesarias para gestionar las configuraciones de correo electrónico y envíos automáticos de email. Los parámetros asociados a mensajería por email previamente ubicados en otros apartados de configuraciones del sistema ahora están disponibles aquí en el nuevo apartado de Comunicaciones y Mensajería. Parámetros Configura tus ajustes de correo electrónico de manera sencilla. Define el servidor SMTP para adaptar la comunicación a las necesidades específicas de tu sistema. Automatizaciones Simplifica tu vida automatizando el envío de mensajes por módulo. Establece y habilita el envío automático de renovación de contrato, facturación, cumpleaños y estados de cuenta. ¿Qué puedo hacer en los parámetros de email del sistema? Arrendasoft ® implementa el Protocolo de Transferencia de Correo Simple (SMTP) como medio para realizar el envío de correos electrónicos de manera eficiente y confiable. El SMTP, estándar en la comunicación de mensajes electrónicos, asegura la entrega de emails desde el servidor de origen al destinatario correcto. Es importante destacar que el sistema viene preconfigurado con unos parámetros funcionales por defecto para el protocolo SMTP. Esta configuración inicial permite el envío de correos sin necesidad de ajustes adicionales, a menos que se desee modificar los parámetros para adoptar su propio protocolo SMTP. Si no desea configurar un protocolo SMTP, evite modificar esta configuración para no generar errores en el sistema. Adicionalmente, el sistema brinda la posibilidad de personalizar la información del remitente, incluyendo el nombre y la dirección de correo electrónico asociada. Esta funcionalidad te permite adaptar la identidad del remitente según tus preferencias o necesidades específicas, garantizando que los correos electrónicos enviados reflejen de manera precisa la identidad que deseas comunicar. ¿Cómo puedo configurar mi propio protocolo SMTP? Configurar un protocolo SMTP personalizado en el sistema es un proceso sencillo: 1. Ingresa al módulo de Configuraciones desde el submenú de Herramientas. Este se encuentra en la esquina superior derecha del sistema y lo puedes identificar con el icono 2. Accede a las configuraciones de Comunicaciones y Mensajería. 3. En el menú lateral izquierdo haz clic en la opción Parámetros para desplegar las opciones disponibles; posteriormente ingresa a Email. 4. A continuación, deberás proporcionar detalles clave esenciales para establecer una conexión segura y autorizada con el servidor de correo saliente: Los detalles clave necesarios para configurar un protocolo SMTP provienen de la entidad o proveedor de servicios de correo electrónico que estés utilizando. Aquí hay una breve descripción de cada uno: Host: Este es el nombre del servidor SMTP que manejará el envío de tus correos electrónicos. Por lo general, tu proveedor de servicios de correo electrónico proporcionará esta información. Puede tener la forma de smtp.tudominio.com o mail.tuproveedor.com, por ejemplo. Puerto SMTP: El puerto es la ubicación específica en el servidor donde se establecerá la conexión para el envío de correos electrónicos. Los valores comunes son 25, 587 o 465. Consulta con tu proveedor de servicios de correo electrónico para conocer el puerto recomendado. Email Usuario: Este es el nombre de usuario asociado con tu cuenta de correo electrónico. Por lo general, es tu dirección de correo electrónico completa. Contraseña: La contraseña es la clave de acceso que autentica tu cuenta y autoriza el envío de correos electrónicos a través del servidor SMTP. Deberías recibir o configurar esta información durante la creación de tu cuenta de correo electrónico. Es importante destacar que estos detalles son específicos de tu proveedor de servicios de correo electrónico. Si estás utilizando un servicio de correo electrónico proporcionado por un proveedor externo (como Gmail, Outlook, Yahoo, etc.), generalmente puedes encontrar esta información en la configuración de tu cuenta. ¿Cómo puedo configurar el email para el envío de confirmación de renovación automática de contratos? Tras habilitar la renovación automática de contratos será necesario definir el contenido del email de confirmación que será enviado a los terceros: 1. Ingresa al módulo de Configuraciones desde el submenú de Herramientas. Este se encuentra en la esquina superior derecha del sistema y lo puedes identificar con el icono 2. Accede a las configuraciones de Comunicaciones y Mensajería. 3. En el menú lateral izquierdo haz clic en la opción Automatizaciones. 4. En la sección Contratos ingresa a la opción Renovación de Contratos. 5. Allí podrás configurar el asunto y plantilla que serán utilizados de forma predeterminada para el envío por email de la confirmación de renovación automática de contratos. ¿Cómo configurar el envío automático de Recibos de Caja y Egresos? Esta guía te explica  qué significa cada parámetro de la configuración de envío automático de documentos para Recibos de Caja y Egresos en nuby, cómo debe llenarse cada campo y cómo influye en el funcionamiento del sistema. Al activar esta funcionalidad, cada vez que se cree un Recibo de Caja o un Egreso, el sistema enviará automáticamente un correo electrónico al tercero correspondiente con un enlace para visualizar el documento. Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué es el envío automático de documentos? 📨 El envío automático de documentos es una función que permite que nuby envíe un correo electrónico de forma automática al tercero correspondiente (inquilino o propietario) en el momento exacto en que se genera un Recibo de Caja o un Egreso. En lugar de tener que enviar los documentos manualmente uno a uno, el sistema se encarga de hacer el envío sin que el usuario tenga que intervenir. El correo incluye un enlace seguro que permite al destinatario visualizar el documento directamente desde su dispositivo, sin necesidad de instalar ninguna aplicación. 🔹 ¿Para qué tipo de documentos aplica? Recibo de Caja → Se envía al inquilino cuando registra un pago. El correo llega al email registrado en el perfil del tercero inquilino. Egreso → Se envía al propietario cuando se registra un pago o desembolso a su favor. El correo llega al email registrado en el perfil del tercero propietario. 🔹 ¿Para quién es útil esta configuración? Administradores del sistema → Para habilitar y personalizar el envío automático. Gerencia y Tesorería → Para asegurar que los clientes y propietarios reciban sus comprobantes de pago oportunamente. Personal de atención al cliente → Para reducir solicitudes de reenvío de comprobantes. Si deseas aprender cómo crear un Recibo de Caja, consulta la guía Recibos de caja en el Centro de Ayuda. Si deseas aprender cómo registrar un Egreso, consulta la guía Egresos en el Centro de Ayuda. 2. ¿Cómo acceder a esta configuración? 🧭 Sigue esta ruta de navegación para llegar a la pantalla de configuración: 📌 Ruta de acceso Haz clic en Configuraciones en el menú principal. Ingresa a la sección Comunicaciones y Mensajería . En el panel de automatizaciones, busca el bloque FACTURACIÓN . Haz clic en la opción Recibos de Caja y Egresos . Verás una pantalla con el título "Envío Automático de Documentos" y una pestaña de configuración de Email . Importante: Solo los usuarios con permisos de administrador pueden modificar estas configuraciones. Si no ves la opción, contacta al administrador del sistema para que te otorgue los permisos necesarios. 3. Parámetros disponibles y qué significa cada uno ⚙️ La pantalla de configuración muestra los siguientes campos dentro de la pestaña Email : 📌 Parámetro 1: Tipo de Documento Este parámetro tiene dos casillas de verificación independientes , una por cada tipo de documento. Puedes activar una, ambas, o ninguna según tus necesidades. Casilla ¿Qué activa? ¿A quién se envía el correo? Recibo de Caja Envío automático al crear un Recibo de Caja Al inquilino (tercero del pago) Egreso Envío automático al crear un Egreso Al propietario (tercero del egreso) ¿Qué pasa si ninguna casilla está marcada? Si ambas casillas están desmarcadas, el sistema no enviará ningún correo automático al crear documentos. Los documentos se crearán normalmente, pero el envío quedará desactivado. Podrás enviar los documentos manualmente si lo necesitas. Puedes activar solo Recibo de Caja sin activar Egreso , o viceversa. Ambas opciones funcionan de forma completamente independiente. 📌 Parámetro 2: Duración Link Activo Este campo numérico define cuántos días estará disponible el enlace que recibe el tercero en el correo para visualizar el documento. Una vez transcurrido ese tiempo, el enlace deja de funcionar y el documento ya no podrá abrirse desde ese correo. Escenario Comportamiento del sistema Valor ingresado (ej: 15) El enlace del documento estará activo durante 15 días desde la fecha en que se envió el correo. Campo vacío (sin valor) El sistema usa automáticamente 30 días como valor predeterminado. Valor 0 El enlace estaría disponible sin límite de tiempo (no recomendado por seguridad). El correo que recibe el tercero incluye automáticamente el siguiente aviso: "Los enlaces para visualización del documento solo son válidos hasta N días a partir de la fecha del actual correo." Recomendación: Utiliza un valor entre 7 y 30 días . Un período muy corto puede causar que el tercero no alcance a ver el documento; un período muy largo puede representar un riesgo de acceso no autorizado si el correo es reenviado a terceros. 📌 Parámetro 3: Plantilla Este selector permite elegir el mensaje personalizado que acompañará al correo enviado automáticamente. El mensaje aparece en el cuerpo del correo, por encima del enlace al documento. El desplegable muestra únicamente las plantillas del tipo "Recibos de Caja y Egresos" . Si no tienes ninguna plantilla creada de este tipo, el desplegable aparecerá vacío. Escenario Comportamiento del sistema Plantilla seleccionada El correo incluye el mensaje personalizado de la plantilla, con los comodines reemplazados por los datos reales del documento. Sin plantilla seleccionada El correo se envía sin mensaje personalizado . El destinatario solo verá el enlace al documento y el aviso de expiración. Debajo del desplegable verás una previsualización del mensaje que contiene la plantilla seleccionada. Usa esta sección para confirmar que el mensaje luce correctamente antes de guardar. 🔹 Cómo crear o editar la plantilla Haz clic en el botón "Crear" (si no tienes ninguna plantilla) o "Editar" (si ya tienes una seleccionada). Esto abrirá el editor de plantillas donde podrás personalizar el mensaje usando los comodines disponibles. 4. Comodines disponibles para personalizar el mensaje ✏️ Los comodines son marcadores especiales que puedes incluir en el texto de la plantilla. Al momento de enviar el correo, nuby reemplaza automáticamente cada comodín con el valor real correspondiente al documento que se está enviando. 📋 Lista de comodines disponibles Comodín ¿Qué valor inserta? Ejemplo del resultado {documento} Tipo de documento Recibo de Caja o Egreso {consecutivo} Número consecutivo del documento 1085 {nombre} Nombre completo del tercero que recibe el correo Juan Carlos Pérez Gómez {mes} Mes correspondiente a la fecha del documento mayo {fecha} Fecha de aplicación del documento 05/05/2026 ✏️ Ejemplo de plantilla con comodines Texto en la plantilla: Estimado/a {nombre} , te informamos que tu {documento} número {consecutivo} correspondiente al mes de {mes} con fecha {fecha} ha sido generado. A continuación encontrarás el enlace para consultarlo. Resultado en el correo del destinatario: Estimado/a Juan Carlos Pérez Gómez , te informamos que tu Recibo de Caja número 1085 correspondiente al mes de mayo con fecha 05/05/2026 ha sido generado. A continuación encontrarás el enlace para consultarlo. Importante: Escribe los comodines exactamente como aparecen en la tabla, incluyendo las llaves {} y en minúsculas. Si el comodín está mal escrito, no se reemplazará y aparecerá tal cual en el correo. 5. ¿Qué recibe y ve el destinatario en su correo? 📬 Cuando nuby envía el correo automático, el destinatario recibe un mensaje con la siguiente estructura: El mensaje personalizado → El texto de la plantilla seleccionada, con los comodines reemplazados por los datos del documento. La sección "Documentos Adjuntos" → Un listado con el enlace para visualizar el documento. El nombre del enlace indica el tipo y número del documento, por ejemplo: Recibo de Caja # 1085 . El aviso de expiración → Un texto en cursiva que indica cuántos días estará disponible el enlace. Al hacer clic en el enlace, el destinatario podrá visualizar el documento directamente en su navegador sin necesidad de tener una cuenta en nuby ni instalar ninguna aplicación. El documento se muestra en formato de vista pública. ¿Qué pasa si el enlace ha vencido? Si el destinatario intenta abrir el enlace después de que haya expirado el período configurado en "Duración Link Activo", el sistema mostrará un mensaje indicando que el enlace no está disponible. En ese caso, el documento deberá enviarse nuevamente de forma manual desde el sistema. 6. ¿A quién se envía el correo automático? 👤 El correo se envía automáticamente al email principal que tenga registrado el tercero en su perfil dentro de nuby: Recibo de Caja → Se envía al inquilino que realizó el pago. El sistema toma el email del perfil del tercero inquilino. Egreso → Se envía al propietario que recibe el pago o desembolso. El sistema toma el email del perfil del tercero propietario. 📌 Copias (CC) del correo Si el perfil del tercero tiene configurados emails adicionales como copia , el correo también se enviará a esas direcciones simultáneamente. 📌 Condiciones para que el envío se realice Para que el correo se envíe correctamente, deben cumplirse todas estas condiciones: ✅ La casilla del tipo de documento correspondiente debe estar activada . ✅ El tercero debe tener un email válido registrado en su perfil. ✅ El email del tercero debe pasar la validación de entregabilidad del sistema (el sistema verifica automáticamente que el correo pueda recibir mensajes). ✅ El Recibo de Caja o Egreso debe haberse grabado exitosamente . ¿Qué pasa si el tercero no tiene email registrado? Si el perfil del tercero no tiene email, el sistema omite el envío silenciosamente. No se genera ningún error ni alerta visible. Por eso es importante mantener actualizado el email de cada tercero en su perfil. ¿Qué pasa si el email del tercero no es válido o no puede recibir correos? El sistema valida la entregabilidad del email antes de intentar el envío. Si la dirección no pasa esta validación, el correo no se envía. Verifica que los emails de los terceros estén actualizados y sean direcciones activas. 7. ¿Cómo guardar los cambios? 💾 Después de ajustar los parámetros según tus necesidades, busca el botón de guardar en la parte inferior de la pantalla y haz clic en él. Los cambios se aplican inmediatamente: a partir de ese momento, todos los documentos nuevos seguirán la configuración actualizada. Los cambios en la configuración no afectan documentos ya creados anteriormente. Solo aplican a los Recibos de Caja y Egresos que se generen a partir del momento en que se guarden. 📌 Pasos para guardar correctamente Marca o desmarca las casillas según los documentos que desees enviar automáticamente. Ingresa el número de días de duración del enlace (o deja vacío para usar 30 días por defecto). Selecciona la plantilla del mensaje del desplegable (opcional pero recomendado). Verifica la previsualización del mensaje en la sección inferior. Haz clic en el botón de guardar. 8. Recomendaciones de uso ✅ Crea una plantilla antes de activar el envío automático → Si activas las casillas sin seleccionar una plantilla, los correos se enviarán sin mensaje personalizado. Aunque el enlace llegará correctamente, el correo se verá poco profesional. Crea primero la plantilla y luego activa el envío. Usa todos los comodines disponibles → Un mensaje como "Estimado/a {nombre}, adjunto encontrarás tu {documento} #{consecutivo} del mes de {mes}" hace que el correo sea personal y relevante para cada destinatario. Configura un período de duración razonable → Entre 7 y 15 días es suficiente para que el destinatario pueda consultar su documento, sin dejar el enlace abierto indefinidamente. Mantén actualizados los emails de los terceros → El envío automático depende de que cada tercero tenga su correo electrónico registrado y vigente en su perfil. Realiza revisiones periódicas. Activa solo los documentos que necesites → Si tu proceso actual solo requiere enviar Recibos de Caja automáticamente, activa solo esa casilla. Puedes activar los Egresos en otro momento sin afectar la configuración de los Recibos. Verifica la previsualización antes de guardar → Usa la sección de previsualización para asegurarte de que el mensaje de la plantilla luzca bien y tenga los comodines escritos correctamente. 9. Preguntas frecuentes ❓ ¿El correo se envía también si el documento se crea desde un proceso masivo? Sí. El envío automático se activa siempre que un Recibo de Caja o Egreso se genere correctamente, independientemente de si fue creado de forma individual o en un proceso de liquidación masiva. ¿El documento se adjunta como archivo PDF al correo? No. El correo no adjunta el archivo PDF . En su lugar, incluye un enlace seguro que al hacer clic abre el documento para visualizarlo directamente en el navegador. Esto reduce el tamaño del correo y evita problemas de entrega por archivos adjuntos pesados. ¿Qué pasa si el campo "Duración Link Activo" se deja vacío? El sistema usará automáticamente 30 días como valor predeterminado. El enlace del documento estará disponible durante 30 días desde la fecha en que se envió el correo. ¿Qué pasa si no selecciono ninguna plantilla? El correo se envía igualmente, pero sin mensaje personalizado . El destinatario solo verá la sección de "Documentos Adjuntos" con el enlace al documento y el aviso de expiración del enlace. Se recomienda siempre tener una plantilla configurada para que el correo sea más informativo y profesional. ¿Puedo activar el envío para Egresos pero no para Recibos de Caja? Sí. Las dos casillas son completamente independientes. Puedes activar una sin la otra según las necesidades de tu proceso. ¿El correo automático reemplaza el envío manual? No. Ambas opciones coexisten. El envío automático ocurre inmediatamente al crear el documento, pero si necesitas reenviar un documento (por ejemplo, porque el cliente no lo recibió), puedes hacerlo manualmente desde el módulo correspondiente en cualquier momento. ¿Cómo sé si el correo se envió correctamente? Actualmente el sistema procesa el envío en el momento de crear el documento. Si el tercero reporta no haber recibido el correo, verifica que su email esté correctamente registrado en su perfil y que sea una dirección activa. También puedes reenviar el documento manualmente como respaldo. ¿El mismo correo se usa para Recibos de Caja y Egresos? Sí. Ambos tipos de documento usan la misma plantilla de mensaje configurada en el campo "Plantilla". El comodín {documento} se encargará de diferenciar en el texto si el mensaje corresponde a un "Recibo de Caja" o a un "Egreso". Configuración del Módulo de Contabilidad ¿Cómo configurar la contabilidad para Facturas de Venta (Ingresos Propios)? Esta guía te permitirá parametrizar las cuentas contables para el módulo de Facturación de Venta . ⚠️ Aclaración Fundamental: Alcance del Módulo Antes de configurar, es indispensable entender que este módulo es independiente del módulo de Arriendos o "Tareas Comunes". ¿Para qué sirve este módulo? Se utiliza netamente para Ingresos Propios de la inmobiliaria. Ejemplos: Cobro de avalúos, asesorías jurídicas, comisiones de venta de inmuebles, o servicios administrativos directos al cliente. ¿Qué NO se configura aquí? NO afecta la facturación de cánones de arrendamiento ni administración de propiedades (eso se gestiona por Tareas Comunes o Contratos ). Alcance de la Contabilización: Las cuentas que configures aquí se aplicarán tanto a la generación de la factura como al pago (recibo de caja) que se emita exclusivamente desde este módulo. 📋 Requisitos Previos Plan de Cuentas: Tener claro el PUC de la empresa (Ingresos propios vs. Ingresos para terceros). Permisos: Acceso a Herramientas > Configuraciones > Contabilidad . 🚀 Paso a Paso: Configuración de Cuentas Paso 1: Acceso al Módulo En el menú principal, ve a Herramientas > Configuraciones . Selecciona la opción Contabilidad . Paso 2: Ubicar la Sección de Ventas Busca el apartado "Parámetros Generales de Contabilidad" . Recuerda que lo que definas aquí moverá la contabilidad corporativa de la agencia, no la de los propietarios. Paso 3: Mapeo de Cuentas (Ingresos Propios) Asigna las cuentas contables teniendo en cuenta que son recursos de la inmobiliaria: Guía de referencia: Concepto Tipo Movimiento Cuenta Ejemplo Descripción IVA Generado Crédito 24080501 Cuenta para el IVA cobrado a clientes. SubTotal Factura Crédito 41503001 Comisiones en Ventas. Cuentas por Cobrar Débito 13050501 Registro de deudas de clientes. Retención en la Fuente Débito 13551501 Retenciones aplicadas a proveedores. ReteIVA Débito 13551701 Retención de IVA. ReteICA Débito 13551801 Retención de Industria y Comercio. Medio de Pago (Efectivo) Débito 11050501 Cuenta para ingresos por caja general. ⚠ Nota: - Las cuentas mostradas son ejemplos referenciales. El contador debe reemplazarlas con las cuentas reales del PUC de la empresa. - Si no se configuran, el sistema usará las predefinidas, lo que podría generar discrepancias contables. Opciones Adicionales (⚠️ Impacto en TODO el sistema) Formato de Comprobante: Selecciona entre CARTA o MEDIA CARTA . ¿Qué hace? : Esta configuración aplicará el tamaño de papel seleccionado a: Comprobantes de Egreso. Recibos de Caja. Notas Contables y demás documentos soporte. Comprobantes descuadrados: ¿Qué hace? Permite editar documentos contables (Egresos, Recibos, Notas) donde la suma de Débitos no es igual a Créditos. Modificar consecutivos: ¿Qué hace? Permite cambiar manualmente el número de un documento. Controlar fechas con respecto a los consecutivos: ¿Qué hace? Impide crear un documento con fecha antigua si ya existe uno con fecha posterior (Ej: No deja hacer una factura con fecha del día 10 si ya existe la factura del día 11). Agrupar movimientos por cuentas: ¿Qué hace? Si una factura tiene 5 ítems que van a la misma cuenta del ingreso (4155), el sistema crea un solo renglón en el asiento contable sumando todo. Si se desactiva, creará 5 renglones. Operar saldos de informes según clase de cuenta: ¿Qué hace? Define la lógica matemática de los reportes. Hace que los Activos (1) sumen en Débito, y los Pasivos (2) e Ingresos (4) sumen en Crédito. ✅ Conclusión Al finalizar esta configuración: Tus Facturas de Venta administrativas tendrán las cuentas contables correctas. Habrás definido las Políticas de Seguridad Contable (bloqueo de fechas, cuadrados contables) para TODOS los módulos de nuby, asegurando la integridad de la información en Arriendos, Tesorería y Contabilidad. ¿Cómo configurar las cuentas contables para Documento Soporte? Introducción Este manual guiará al equipo contable en la configuración de las cuentas asociadas al Documento Soporte para adquisiciones efectuadas a proveedores no obligados a facturar. Una parametrización correcta asegura el registro preciso de retenciones, pagos y cumplimiento normativo. Paso a Paso Paso 1: Acceso al módulo Ingrese al sistema y diríjase a: Herramientas > Configuraciones > Contabilidad . Paso 2: Ubicación de la configuración En la pantalla de configuraciones contables, localice la sección: "Configuración de documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar" . Paso 3: Parametrización de cuentas Asigne las cuentas contables según los conceptos que maneje la Inmobiliaria: Retención en la fuente  (Crédito): *Ejemplo: 236520 - Retenciones por pagar*. ReteICA  (Crédito): *Ejemplo: 13551701 - ReteICA por pagar*. Pago a proveedor  (Débito): *Ejemplo: 22050501 - Gastos administrativos*. Conclusión Con este proceso, se garantiza que: ✅ Las transacciones con Documento Soporte queden registradas correctamente. ✅ Los movimientos contables (débitos/créditos) reflejen la realidad operativa. ✅ Se cumpla con los requisitos tributarios para proveedores no obligados a facturar. ¿Cómo configurar las cuentas contables para Nota Crédito? Introducción Este manual explica  cómo configurar las cuentas contables para Notas Crédito  en el sistema, específicamente para: ✅  Anulaciones o devoluciones  de facturas previamente emitidas. ✅  Ajustes comerciales  (descuentos, correcciones, reintegros). 🔹 Importante: - El sistema incluye una cuenta predefinida (41551001) para garantizar que las notas crédito registren correctamente las devoluciones. - El contador debe validar que esta cuenta coincida con el Plan de Cuentas (PUC) de la empresa antes de operar. Paso a Paso Paso 1: Acceso al módulo Ingrese al sistema y diríjase a: Herramientas > Configuraciones > Contabilidad . Paso 2: Ubicación de la configuración En la pantalla de configuraciones contables, localice la sección: "Configuración de Cuentas para Notas Crédito" . Paso 3: Verificar o Ajustar la Cuenta Predefinida El sistema trae configurada automáticamente la cuenta: Parámetro Cuenta Predefinida (Factura propietario - Nota Crédito) 41551001 INMOBILIARIAS POR RETRIBUCIÓN   Nota Importante: Configuración de Cuenta de Retribución para Notas Crédito 🔹 Contexto Crítico: El parámetro  "Cuenta retribución al crédito"  debe reflejar  exactamente la misma cuenta de ingresos  utilizada en las facturas originales del propietario. Esto garantiza que: Las notas crédito  reviertan el impacto contable a la cuenta de devolución y de manera consistente. Se mantenga la trazabilidad fiscal y financiera. Conclusión Con esta configuración: Las notas crédito  anularán correctamente  los ingresos originales. Los reportes financieros reflejarán  ajustes precisos . Se cumplirá con los requisitos fiscales para  devoluciones y descuentos . ¿Cómo configurar las cuentas contables para Facturas de Compra? Introducción Este manual explica cómo configurar los parámetros contables para  Facturas de Compra  en el sistema, con enfoque en: ✅ Gastos causados  (obligaciones pendientes de pago). ✅  Documentos contables asociados a compras. Paso a Paso Paso 1: Acceso al módulo Ingrese al sistema y diríjase a: Herramientas > Configuraciones > Contabilidad . Paso 2: Ubicación de la configuración En la pantalla de configuraciones contables, localice la sección: "Configuración de facturas de compra" . Paso 3: Configurar Cuentas para Gastos Causados Parámetros a ajustar: Campo Descripción Ejemplo Validación Requerida (Factura de Compra) Cuenta costos por pagar Cuenta que registra la obligación pendiente de pago. 233595 OTROS Verificar que esta sea la cuenta a manejar. Documento contable para facturas de compra Tipo de documento que identifica estos registros (ej: gastos causados). GC Gastos Causados Asegurar consistencia con otros módulos. Conclusión Con esta configuración: Las facturas de compra  registrarán automáticamente  los pasivos y gastos causados. Se facilitará la  conciliación bancaria  y el cierre contable. Los reportes reflejarán  obligaciones reales con proveedores. ¿Cómo configurar las Formas de Pago? Esta configuración te permite definir los medios por los cuales tu inmobiliaria recibe o entrega dinero (Ejemplo: Transferencia, Consignación, Efectivo). Es un paso fundamental porque le indica al sistema dos cosas clave: a qué cuenta contable debe ir el dinero y qué código oficial de la DIAN debe llevar. 📋 Requisitos Previos Cuentas Contables (PUC): Debes tener creadas previamente las cuentas de tus bancos o cajas en el sistema (Ej: Cuenta de Bancolombia, Caja Menor, etc.). Permisos: Acceso al módulo de Herramientas > Configuraciones . 🚀 Paso a Paso: Configuración Paso 1: Ingreso al Módulo En el menú principal, dirígete a Herramientas y haz clic en Configuraciones . Selecciona la opción Contabilidad . Paso 2: Ubicar la sección de Formas de Pago Desplázate hacia abajo en la pantalla hasta que encuentres una tabla titulada "Formas de Pago" . Aquí verás una lista con opciones predeterminadas por el sistema. Paso 3: Asignar Cuentas y Códigos (El paso más importante) En la tabla verás varias columnas. Debes configurar las formas de pago que realmente utilizas en tu empresa llenando la información de izquierda a derecha: Nombre: Es el nombre comercial con el que identificas el pago (Ej: Consignación , Cheque ). Cuenta Relacionada: Haz clic en la lista desplegable y selecciona a qué cuenta de tu contabilidad debe ir ese dinero. Ejemplo: Si la forma de pago es "Consignación", selecciona la cuenta de tu banco (Ej: 11100501 BANCOLOMBIA ). Si es "Cheque", puedes seleccionar 11051001 CAJA MENOR . Código DIAN: Haz clic en la lista desplegable y busca el código exacto que la DIAN asigna a ese método de pago. Ejemplo: Para consignaciones elige Consignación bancaria (42) . ⚠️ Importante: Si te equivocas en este código, la DIAN podría rechazar tus facturas electrónicas. Paso 4: Crear nuevas formas de pago (Si es necesario) Si revisas la lista y notas que falta una forma de pago que utilizas en tu inmobiliaria: Ubica el botón circular verde con el símbolo (+) , situado en la esquina superior derecha de la tabla. Al hacer clic, el sistema te permitirá escribir el Nombre de la nueva forma de pago, elegir su Cuenta Relacionada y su Código DIAN . Paso 5: Modificar o Eliminar (Acciones) En la última columna de la derecha llamada "Acciones" , encontrarás dos botones: Ícono de Lápiz 📝 (Editar): Úsalo si necesitas corregir el nombre de una forma de pago ya creada. Ícono de Papelera 🗑️ (Eliminar): Úsalo para borrar formas de pago que no utilizas, manteniendo tu lista limpia y organizada. ✅ Resultado ¡Listo! Al configurar estos campos, la próxima vez que registres un pago (un recibo de caja o un egreso) y selecciones "Consignación" o "Efectivo", el sistema automáticamente moverá el dinero en la cuenta contable correcta. Configuración del Módulo de Facturación ¿Cómo configurar los parámetros de facturación? ¿Cómo configurar los parámetros de las facturas? Paso 1: A continuación podrá personalizar las facturas de la empresa de acuerdo a los colores corporativos, observaciones en las facturas, medios de pago, entre otros. En la primera sección a lado izquierdo encontrará varios campos: El primero podrá ingresar un enunciado en la parte inferior del documento que sea visible para todas las facturas. En el segundo campo podrá mostrar datos de las facturas como el número de contrato, el propietario, y demás información que necesite visualizar en el documento. En el tercer campo poder ingresar una nota o una leyenda en sus facturas. En el cuarto campo podrá ingresar los bancos y números de cuenta donde los terceros podrán realizar sus pagos. En el quinto campo podrá indicar si quiere que se refleje la dirección del inmueble en la factura. En el sexto campo podrá indicar si quiere que se muestre las retenciones. En la segunda sección a lado derecho encontrará los siguientes campos: El primer y segundo alcampo será para configurar la resolución para inquilinos y propietarios. En tercero para indicar si desea que la factura se genere en escala de grises. El cuarto campo es para indicar si en las facturas se desea mostrar los saldos pendientes por pagar. El quinto campo es para indicar si se desea mostrar los desprendible de pago en las facturas. El sexto y séptimo campos podrán indicar los colores de las facturas. En el octavo campo podrá indicar si el formato de impresión de la factura es en tamaño oficio o carta. En el noveno campo podrá indicar si desea o no mostrar la matrícula de la inmobiliaria. En el décimo campo podrá indicar si mostrar o no en la factura el prefijo de la resolución. En el undécimo campo podrá indicar si mostrar o no en la factura el número de la resolución. En el campo decimosegundo podrá indicar si desea mostrar la resolución para personas del régimen simplificado. En el campo decimotercero poder indicar si desea mostrar los impuestos como detalles. En el decimocuarto campo podrá indicar el último plazo de intereses a último día del mes. En el décimo quinto poder activar la facturación electrónica. En el decimosexto podrá activar la opción para que el CRON a la media noche cambie las fechas de las facturas antiguas pendientes por enviar a la DIAN con la fecha de hoy para que sean aceptadas por la DIAN. En el decimoséptimo podrá activar para que las facturas creadas en borrador se envíen a media noche a la DIAN. En las siguientes secciones encontrará estos campos: La configuración de los documentos para el cuadre de caja. Se configura los intereses para los inquilinos, actualizando el límite de usura y el concepto utilizado para el cobro de intereses. ¿Cómo configurar una resolución? Para configurar las resoluciones en Arrendasoft, sigue estos pasos. Esto se aplica tanto si es la primera vez que se configuran en el sistema o si la resolución anterior ha vencido y se necesita configurar una nueva. Paso 1: Diríjase a Herramientas > Configuraciones > Facturación y haga clic en 'Agregar resolución'. Paso 2: En la ventana emergente diligencie los siguientes campos. Indique el prefijo de la resolución (ejemplo: FE, FEINQ, FE). Ingrese el número de la resolución. Especifique el consecutivo inicial y final de la resolución. Indique el consecutivo para iniciar la facturación en el sistema. Marque la fecha de creación y de vencimiento de la resolución. Ingrese el número de días de plazo para el pago de las facturas por parte de terceros. Si va a implementar código de barras, cambie la opción a "Sí" y, de ser así, ingrese el código autorizado EAN (este se adquiere a través de un servicio externo). Indique que la resolución estará activa y es para facturación electrónica. Guarde la resolución y actualice la página presionando la tecla F5. Nota: Repita este proceso cada vez que haya un cambio de resolución. Paso 3: Asigne la resolución que utilizará para inquilinos y propietarios, la cual puede ser la misma o diferente. ¿Cómo editar una resolución de facturación existente? Esta función te permite corregir errores de digitación o ajustar parámetros en una resolución ya creada. Sin embargo, el nivel de cuidado que debes tener depende estrictamente del tipo de facturación que estés manejando (Electrónica vs. No Electrónica). ⚠️ Regla de Oro (Antes de empezar) NO utilices esta opción para renovar resoluciones vencidas. Si tu resolución anterior se venció y la DIAN te expidió una nueva, DEBES CREAR UNA NUEVA RESOLUCIÓN desde cero.  ¿Por qué? Si editas una resolución vieja y le sobrescribes los datos de la nueva, alterarás el historial de todas las facturas pasadas, generando inconsistencias contables graves. Usa esta opción SOLO para: Corregir errores de digitación en la resolución actual vigente. 🔍 Contexto Crítico: ¿Qué tipo de resolución vas a editar? Antes de modificar cualquier dato, identifica qué tipo de facturación es, ya que las reglas cambian: 🅰️ Facturación Electrónica (Estricto) Si vas a editar una resolución de Facturación Electrónica , la precisión debe ser absoluta. Regla: La información en nuby debe ser idéntica a la que aparece en el formulario 1876 de la DIAN. Riesgo: Si cambias una fecha, un prefijo o la clave técnica y estos no coinciden con la DIAN, tus facturas serán rechazadas automáticamente. Solo edita si: Te equivocaste al digitar (ej. escribiste mal un número de la clave técnica o invertiste un día en la fecha). 🅱️ Facturación No Electrónica / Manual / POS (Flexible) Si la resolución es para documentos internos, cuentas de cobro o POS no electrónico. Regla: Tienes mayor flexibilidad. Puedes ajustar prefijos o rangos según tu control interno u organización administrativa. Riesgo: Bajo. Al no transmitirse a la DIAN en tiempo real, los cambios obedecen más a tu orden interno que a una validación externa. 🚀 Paso a Paso: Edición de Resolución Paso 1: Ingreso al Módulo En el menú principal, dirígete a Herramientas > Configuraciones . Selecciona la opción Facturación . Paso 2: Seleccionar la Resolución En la lista de resoluciones vigentes, ubica la fila que contiene el error. Haz clic en el botón Actualizar (Icono de lápiz ✏️ o el texto "Actualizar"). Paso 3: Modificación de Datos El sistema abrirá el formulario con la información actual. Realiza el ajuste necesario teniendo en cuenta: Si es Electrónica: Verifica con documento en mano (Formulario DIAN) que el cambio sea para igualar la información oficial. No inventes prefijos ni cambies fechas de vigencia arbitrariamente. Si es No Electrónica: Ajusta el nombre, prefijo o rango según tu necesidad administrativa. Paso 4: Guardar Cambios Una vez corregida la información, ubica en la parte inferior del formulario el botón "Actualizar resolución" y haz clic para confirmar. Configuración del Módulo de Facturas de Compra ¿Cómo configurar resolución de documento soporte? Paso 1: Inicia sesión en el sistema y dirígete al módulo de Herramientas > Configuraciones > Facturas de Compra. Paso 2: Administración de Resoluciones de Documento Soporte. En esta sección podrás visualizar y administrar las resoluciones de documento soporte existentes. Aquí puedes crear, actualizar, inactivar y activar las diferentes resoluciones registradas en el sistema. Paso 2.1: Creación de una Nueva Resolución. Haz clic en el botón " Agregar Resolución " para iniciar el proceso de creación. Se abrirá una ventana donde deberás ingresar los datos de la resolución. Es importante completar todos los campos obligatorios, identificados con un asterisco rojo. Ingresa el prefijo de la resolución de D.S. Introduce el número de la resolución. Especifica el consecutivo inicial y final autorizado por la DIAN. Indica el consecutivo con el que deseas iniciar los documentos generados con esta resolución. Define la fecha de creación y la fecha de expiración de la resolución para controlar la generación de documentos con resoluciones caducadas. Establece los días de vencimiento para el pago de las facturas. Proporciona el código EAN dado por el proveedor de códigos de barras, si corresponde. Activa el check para indicar el estado activo de la resolución y su transmisión a la DIAN, marcando SI en Documento Electrónico. Guarda la resolución una vez completada la información. Nota: Todos los campos en asterisco rojo son obligatorios. Paso 3 : Envío a la DIAN. En la sección inferior izquierda, encuentra un checkbox para habilitar o deshabilitar el envío a la DIAN de los documentos creados como documentos soporte. Mantén activa la opción "Sí" para transmitir los documentos a la DIAN, o selecciona "No" para desactivar esta función. Nota : Al lado derecho de cada resolución, tienes opciones adicionales: "Cambiar Estado": Activa o desactiva una resolución. "Actualizar": Modifica la información de la resolución y guarda los cambios. Con estos pasos, podrás configurar las resoluciones de documentos soporte y gestionar el envío a la DIAN de manera efectiva. ¿Cómo activar eventos electrónicos (Radian)? Esta función habilita en tu sistema la capacidad de enviar a la DIAN los mensajes de: Acuse de Recibo, Recibo del Bien y Aceptación Expresa . Además, en esta misma sección puedes configurar la "Lectura Automática", para que el sistema entre a tu correo, descargue las facturas de tus proveedores y las deje listas para darles el acuse. 📋 Requisitos Previos Permisos: Acceso al módulo de Herramientas > Configuraciones . Proveedor Tecnológico: Estar habilitado con el proveedor tecnológico (actualmente Noova para usuarios nuby). Cuenta de Correo Dedicada: Debes tener el usuario y contraseña del correo electrónico donde tus proveedores envían las facturas. Datos de Conexión: Conocer el servidor IMAP y puertos de tu correo (si usas Gmail, Outlook o uno corporativo). 🚀 Paso a Paso: Activación Paso 1: Ingreso al Módulo En el menú principal, dirígete a Herramientas > Configuraciones . Busca y selecciona la opción Facturas de Compra . Paso 2: Activar la Funcionalidad En la pantalla de configuración, ubica la sección en la parte superior derecha (o el bloque principal de eventos). Verás una opción o interruptor para Activar la gestión de eventos electrónicos . Asegúrate de marcarla o activarla para "encender" el módulo. Paso 3: Configuración del Correo (Paso Crítico) Para que el sistema pueda leer las facturas, debes diligenciar obligatoriamente el bloque de Lectura Automática que aparece en la parte inferior: Activar lectura automática: Selecciona "Sí" . Esto desplegará el formulario de conexión. Frecuencia de lectura: Elige cada cuánto tiempo quieres que el sistema revise tu buzón (Ej: Cada hora, cada 5 min). Fecha de inicio: Indica a partir de qué fecha el sistema debe empezar a descargar correos. (Evita poner fechas muy antiguas para no llenar el sistema de basura). Datos de Conexión (IMAP): Proveedor: Selecciona tu servicio de correo (Gmail, Outlook, Office 365, etc.). El sistema intentará sugerir los puertos automáticamente. Servidor de correo: La dirección del servidor (Ej: imap.gmail.com ). Usuario IMAP: Tu dirección de correo electrónico completa. Contraseña: La contraseña de tu correo. Nota: Si usas Gmail se debe poner la contraseña con verificación en dos pasos, debes generar y usar una "Contraseña de Aplicación", no tu clave normal. Consulta aquí el manual de como realizar el proceso. Puerto y Protocolo: Verifica que coincidan con la seguridad de tu correo (usualmente puerto 993 con protocolo SSL). Paso 4: Proveedor Tecnológico Finalmente, en la parte inferior, verifica el campo Proveedor tecnológico . Asegúrate de que esté seleccionado Noova (el integrador estándar para la facturación electrónica en el sistema). ✅ Resultado El sistema ha quedado conectado. A partir de ahora, nuby entrará a tu correo con la frecuencia que programaste, buscará los XML de tus proveedores y los cargará automáticamente en el módulo de Facturas de Compra para que puedas gestionarlos. ¿Cómo generar tu clave de aplicación en Google? Introducción Para garantizar la seguridad de su cuenta de correo electrónico y cumplir con los protocolos de Google, es necesario configurar una "clave de aplicación"  (también llamada contraseña de app) al activar el servicio SMTP en nuestro sistema. Esto se debe a que: Google bloquea el acceso directo  con contraseñas personales cuando está activa la verificación en 2 pasos (2FA). La clave de aplicación  permite que su sistema de facturación envíe correos de manera segura , sin exponer sus credenciales principales. Sin este paso,  no podremos habilitar los eventos electrónicos (Recepción automática de facturas). A continuación, le explicamos cómo generarla en menos de 2 minutos: Paso a Paso: Generar Clave de Aplicación para SMTP Paso 1: Active la verificación en 2 pasos (2FA) Ingrese a su  Cuenta de Google . Diríjase a  "Seguridad" → "Verificación en 2 pasos" y actívela (si no lo ha hecho). Paso 2: Genere la clave de aplicación En la misma sección de  "Seguridad" , busque  "Contraseñas de aplicaciones" Seleccione: Aplicación : Elija  "Correo"  (o  "Otra"  y escriba "Facturación Electrónica"). Dispositivo : Puede dejarlo en "Windows" o "Mac" (no afecta la funcionalidad). Haga clic en  "Generar" . Paso 3:   Copie la clave generada Google mostrará una  contraseña de 16 dígitos  (ej:  xxxx xxxx xxxx xxxx ). ¡Cópiela ahora!  (No podrá verla nuevamente). Configúrela en nuestro sistema Al ingresar los datos SMTP: Contraseña : Pegue esta clave (no use su contraseña personal). Servidor:  smtp.gmail.com  | Puerto:  587  (TLS) o  465  (SSL). Conclusión Con este proceso: ✔ Su cuenta de correo  estará protegida  (la clave de app es exclusiva para SMTP). ✔ Nuestro sistema  podrá leer sus facturas electrónicas automáticamente . ✔ Evitará errores como  "Acceso bloqueado por Google" . Configuración de Otras Integraciones Integración con Avanto ¿Cómo integrar Arrendasoft con Avanto? Integración con Avanto. A continuación explicaremos todos los pasos para integrar, configurar y usar las opciones que nos permite la plataforma de Avanto desde el software de Arrendasoft ®, en este documento encontrará todo lo que usted necesita saber para el uso práctico del módulo de integración Avanto, explicaremos detalladamente cómo debe configurar el sistema, consultar las solicitudes de adelantos y actualizar el estado de las mismas, al final daremos unas recomendaciones que le ayudarán a obtener el mayor provecho de este servicio. Antes de continuar con la lectura tenga en cuenta que los siguientes requisitos son necesarios para el desarrollo de cada uno de los pasos indicados en el documento actual. Requisitos mínimos para la integración de portales. La integración con Avanto solo está disponible a partir de la versión 3.5.0. Debe tener una cuenta con acceso al portal de Avanto (usuario y contraseña). Debe contar con un con Usuario y Clave de seguridad para la sincronización, si no conoce estos datos, el sistema se los proporcionara al momento de realizar el paso a paso y dar clic en el botón 'Generar credenciales'. Paso 1: Acceda a la información dando clic en Herramientas y luego en la opción Configuraciones. Paso 2: Seleccione la opción Otras integraciones. Paso 3: Seleccione “Configurar datos” dentro del elemento de menú “Avanto” en otras integraciones que se encuentra en el menú lateral izquierdo. Paso 4: Configure Integración con Avanto. Active la integración y aceptar la política y tratamiento de los datos de Avanto. Configurar datos para que Arrendasoft se pueda conectar a Avanto. Configure los datos para la integración: para esto debemos diligencias todos los campos y dar clic en el botón “guardar”. Después de guardar nos debe aparecer un mensaje sobre el resultado de la operación: De clic en el Botón ‘Generar credenciales’, Arrendasoft generará un usuario y contraseña para que Avanto se pueda conectar al API de Arrendasoft. Nota: T enga en cuenta que al dar clic en el botón Eliminar Credenciales Avanto perderá la conexión con Arrendasoft. Paso 5: Administrar solicitudes de adelanto. Dependiendo de si activamos o no la integración con Avanto en el paso 4, nos aparecerá en el menú lateral izquierdo del módulo de contratos el elemento “Integración Avanto”. Cuando ingresamos a integración Avanto, el sistema nos muestra el listado de solicitudes de adelanto que los propietarios han realizado y que la plataforma nos ha permitido consultar, también nos proporciona filtros de búsqueda y la opción de actualizar información y estado de las solicitudes existentes. Al hacer clic en este botón, el sistema consultará en la plataforma de Avanto el estado de las actuales solicitudes de adelanto y actualizará la información de las mismas. Se cuenta con unos filtros para poder consultar las solicitudes que deseemos revisar. Listado de solicitudes de adelanto registradas en el sistema con opciones de ordenar y exportar. Notas importantes: Arrendasoft® cuenta con un webservice que la plataforma de Avanto consulta para obtener la información necesaria de los contratos y poder registrar a satisfacción las solicitudes realizadas por los propietarios. En el cron o tarea programada que se ejecuta todos los días a la madrugada, el sistema valida desde la plataforma de Avanto que solicitudes nuevas hay para importar y también revisa si las existentes tienen datos nuevos para actualizar. Configuración del Módulo de Integración con Portales ¿Cómo crear la integración con Finca Raiz? En este instructivo encontrará los pasos necesarios para integrar su cuenta de nuby con el portal Fincaraíz, permitiéndole publicar automáticamente sus propiedades desde el sistema sin necesidad de cargar la información manualmente. Esta integración le ayudará a ahorrar tiempo, mantener su inventario actualizado en ambos sistemas y aumentar la visibilidad de sus inmuebles en uno de los portales más reconocidos del sector inmobiliario. Requisitos mínimos para la integración de portales.  Debe tener una cuenta con acceso al portal de Fincaraíz (usuario y contraseña).  El usuario asignado por Fincaraíz debe tener habilitada la opción de “Integración”, en caso de no tener claro este estado consulte con su asesor, o la persona quien le entregó los datos de acceso al portal. Paso 1: Acceda a la información dando clic en Herramientas y luego en la opción Configuraciones . Paso 2: Seleccione la opción integración portales. Paso 3: Active integración con portales. Valide que la opción activar integración con portales esté en SÍ . Paso 4: Configure la integración del portal. De clic en la opción configurar datos del menú de Fincaraíz Configuración de Integración con Finca Raíz A continuación, se detallan los campos requeridos para configurar correctamente la integración de publicaciones automáticas entre  nuby  y  Finca Raíz : Campo Descripción Requisitos/Observaciones Activar Integración Habilita la sincronización automática de propiedades con el portal. - Valor:  "Sí"  para activar. Publicación Automática Permite que las propiedades nuevas se publiquen automáticamente en Finca Raíz. - Solo aplica si la integración está activada. ID de Cliente Credencial única proporcionada por Finca Raíz para la conexión. - Obligatorio. Debe ser ingresado exactamente como lo proporcionó Finca Raíz. Teléfono1 Número de contacto principal (fijo o celular). -  Obligatorio . Usado para publicaciones y contacto en el portal. Teléfono2  /  Teléfono3 Números de contacto adicionales. - Opcionales. Deben ser válidos. Teléfono WhatsApp Número asociado a WhatsApp para contacto. - Debe coincidir con Teléfono1, Teléfono2 o Teléfono3. Teléfono ClickToCall Número principal para recibir llamadas desde el portal. - Debe coincidir con Teléfono1, Teléfono2 o Teléfono3. Email1 Correo electrónico del agente principal. -  Obligatorio . Debe estar registrado como asesor en la cuenta del cliente. Email2 Correo electrónico secundario del agente. - Opcional. También debe estar registrado como asesor. Guardar Finaliza la configuración. -  Requerido para aplicar los cambios. Paso 5: Presione la opción homologación de datos del menú de Finca Raíz. Configure la opción homologación de datos: A continuación, asocie los departamentos y municipios según corresponda. A continuación, asocie cada uno de los tipos de inmuebles según sea el caso: Seleccione de la lista de la columna izquierda el valor similar correspondiente al valor en nuby en la columna derecha. Asocie las características de nuby con Finca Raíz : Seleccione de la lista de la columna de nuby el campo que más se adecue a las características correspondientes a la columna de Finca Raíz. Configure los parámetros adiciones para la integración. Relacione los valores definidos por Finca Raíz y compararlos con los posibles valores en Arrendasoft. NOTA: Todo el listado de características disponibles en nuby pueden ser creadas y configuradas en el módulo de configuración de propiedades. Usted puede acceder a esta herramienta por medio de la siguiente ruta:  Herramientas > Configuraciones > Propiedades. Proceso para la publicación de las propiedades. 1. Acceda al módulo de propiedades. 2. Seleccione la propiedad desde la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo de cada registro de la tabla y de clic en el botón editar propiedades. 3. Seleccione la opción integración con portales. 4. En el formulario usted podrá observar que nuby completa de manera automática los campos utilizando la homologación de datos que usted ya configuró. Si usted lo desea puede modificar los valores de manera manual. 5. Publicar la propiedad. Para publicar la propiedad debe presionar el botón PUBLICAR EN FINCA RAÍZ, aunque en ocasiones no está de más presionar sobre el botón ACTUALIZAR DATOS, esta opción guarda la nueva configuración en la base de datos para futuras publicaciones. Tenga en cuenta que las modificaciones realizadas en este formulario pueden ser sobrescritas si la propiedad es actualizada. El sistema puede tardar unos minutos mientras se realiza la primera publicación. Notaremos que al finalizar este proceso los textos de los botones se actualizarán y además contaremos con una nueva opción. Estos cambios se describen a continuación: ACTUALIZAR DATOS: Permite guardar las configuraciones predeterminadas del formulario de integración con portales, como se mencionó anteriormente estos valores pueden ser sobrescritos con la actualización de la propiedad. ACTUALIZAR EN FINCA RAÍZ: Con esta opción usted puede manualmente actualizar los datos en el portal de Finca Raíz. ELIMINAR DE FINCA RAÍZ: Como su nombre lo indica permite dar de baja la publicación del inmueble en Finca Raíz, este caso la propiedad simplemente es retirada pero no se elimina totalmente, en su lugar se guarda en la papelera y cuando es publicada nuevamente se recupera, este proceso puede tener diferentes datos, pero conserva el mismo ID de publicación. Nota: Debe recordar que a partir del punto 1.4 del presente documento se explica cómo se deben publicar las propiedades manualmente, cuyo proceso no es necesario realizar en caso de que el parámetro de publicación automática se encuentre habilitado. Recomendaciones: Si esta es su primera vez publicando propiedades en el portal de Finca Raíz abstenerse de realizar la publicación automática debido a que si no se establece una buena homologación de los datos puede tener problemas al momento de ver las propiedades en el portal e incluso la información publicada puede que no sea la que usted desea. Finca Raíz posee un indicador de calidad que muestra en porcentaje la rentabilidad del aviso publicado, este se determina de acuerdo a la cantidad de información que usted publique del inmueble. Para ello a continuación indicamos las recomendaciones de características mínimas. A). Cantidad de fotografías. B). Características (Interiores, Exteriores y del sector) (3) C). Antigüedad (SI) 3. Tener una buena homologación de los datos es la base para tener éxito al momento de realizar las publicaciones, por ello le recomendamos tomarse su tiempo en realizar esta configuración. 4. Recuerde que el equipo de soporte de Interservicios S.A.S. está disponible para resolver cualquier duda o dificultad que se le presente en el proceso. ¿Cómo crear integración con Mercado Libre? Integración con Mercado Libre. A continuación explicaremos todos los pasos para integrar, configurar y usar el portal de Mercado Libre desde el software de Arrendasoft ®, en este documento encontrará todo lo que usted necesita saber para el uso práctico del módulo de Mercado Libre, explicaremos detalladamente cómo debe configurar el sistema, homologar los datos para la sincronización con Mercado Libre y cómo debe hacer las publicaciones en dicho portal, al final daremos unas recomendaciones que le ayudarán a obtener el mayor provecho de este servicio. Antes de continuar con la lectura tenga en cuenta que los siguientes requisitos son necesarios para el desarrollo de cada uno de los pasos indicados en el documento actual. Requisitos mínimos para la integración de portales. La integración con Mercado Libre solo está disponible a partir de la versión 2.4.1. Debe tener una cuenta con acceso al portal de Mercado Libre (usuario y contraseña). Debe contar con un con Usuario y Clave de seguridad para la sincronización, si no conoce estos datos por favor contactar con el área de soporte de Interservicios S.A.S donde le brindaremos los datos correspondientes. Paso 1: Acceda a la información hacemos clic en Herramientas y luego en la opción Configuraciones. Paso 2: Seleccione la opción integración portales. Paso 3: Active integración con portales. Valide que la opción activar integración con portales esté en SÍ. Paso 4: Configure Integración de portales. Configurar datos. Haga clic en la opción configurar datos del menú de Mercado Libre ubicado en la parte lateral izquierda. Configure los datos para la integración: para esto debemos diligencias los 3 primeros campos (Activar integración, App ID y Secret Key) y hacer clic en el botón “guardar cambios”, la con los datos guardados procedemos a hacer clic en el botón “pedir token” que se autenticará con la API y completará los campos faltantes. Después de pedir el token, el formulario aparecerá de la siguiente manera: A partir de este momento la API de mercado libre mantendrá actualizado el token en el sistema y si en algún momento deseamos removerlo sólo es necesario hacer clic en el botón “remover token”. Nota importante: los valores de App ID y Secret Key se generan en la plataforma de Mercado Libre, puede consultar esta guía . 2. Datos de usuario. Haga clic en la opción datos de usuario del menú de Mercado Libre ubicado en la parte lateral izquierda. En esta sección el sistema nos muestra la información del usuario que tenemos configurado o estamos usando para la integración. 3. Homologación de datos. Haga clic en la opción homologación de datos del menú de Mercado Libre ubicado en la parte lateral izquierda. En esta sección el sistema nos brinda la opción de realizar todas las homologaciones necesarias para poder realizar la integración con el portal, esta homologación se compone de las siguientes secciones: 1. Sincronización de base de datos: este botón que solo está habilitado para los usuarios de interservicios, permite sincronizar la información de tipos de propiedad, tipos de servicio, departamentos, municipios, barrios y características de propiedades. Es importante anotar que esta operación solo se hace eventualmente ya que la base de datos donde se almacena la información es única y es compartida para todas las instancias. 2. Tipos de inmuebles: en esta sección podremos mapear todos los tipos de propiedades de Arrendasoft con Mercado Libre; cuando seleccionamos una opción de mapeo, el sistema muestra en la tercera columna el servicio o servicios que tiene disponible dicho tipo de inmueble. 3. Parámetros: el sistema cuenta con 2 parámetros que son homologación y publicación automática. ¿Homologación automática? Seleccionamos esta opción si queremos que el sistema homologue automáticamente las características de las propiedades, de ser el caso, se ocultarán en el formulario de integración. ¿Publicación automática? Seleccionamos esta opción si queremos que el sistema publique automáticamente las propiedades, de ser el caso, se ocultará los botones de acciones en el formulario de integración. 4. Datos de contacto: podremos gestionar la información de contacto que será enviada a la plataforma de Mercado Libre. 5. Atributos: en esta sección contamos con una tabla en la que en las columnas de la izquierda tenemos la información de Mercado Libre, luego tenemos la columna para relacionar con Arrendasoft y por último una columna de opciones que solo aplica para las características del tipo “boolean” y “list”. Las características están agrupadas por tipo de inmueble y tipo de servicio, es por ello que pareciera que se repiten. Cuando seleccionamos la característica en Arrendasoft y estamos hablando de una de tipo “boolean” o list”, el engranaje de opciones se habilita y muestra un cuadro así: Debemos indicar qué valor de Mercado Libre se va a enviar de acuerdo a una operación lógica y un valor en Arrendasoft. Paso 5: Acciones sobre las propiedades. Para el caso de este manual, vamos a trabajar con la homologación automática y publicación automática desactivadas con el fin de tener toda la información visible. Primero debemos crear la propiedad con su respectiva información y a partir de ahí el sistema nos habilitará otras pestañas dentro del formulario de creación y edición. Cuando ingresamos a editar propiedad, por defecto se ubica en la primera pestaña de datos de la propiedad, pero cuando hacemos clic en la pestaña “integración portales” que solo se activa cuando tenemos en “si” la integración de portales, se nos muestra por bloques cada una de las integraciones activas. Como podemos ver en la imagen, nos muestra un formulario con todas las variables que pueden ser enviadas al portal de acuerdo al tipo de propiedad y tipo de servicios, los campos son de tipo texto, numérico, lista de selección o caja de selección, y los requeridos tienen un asterisco rojo ( * ). Al final del formulario tendremos unos botones que dependen de los siguientes casos: cuando la propiedad aún no se ha publicado en el portal tenemos 2 botones: uno para guardar los datos homologados y otro para publicar la propiedad. Cuando ya la propiedad está publicada, nos muestra otros botones que son para guardar los datos homologados, actualizar la propiedad en el portal o finalizar (es algo así como despublicar o inactivar). Es importante anotar que cada botón muestra sus respectivas alertas de éxito o de error con la información necesaria para el usuario. ¿Cómo crear la integración con Metro cuadrado? Manual de uso de la integración con el portal Metro Cuadrado. Introducción. A continuación explicaremos todos los pasos para integrar, configurar y usar el portal de Metro Cuadrado desde el software de Arrendasoft ®, en este documento encontrará todo lo que usted necesita saber para el uso práctico del módulo, explicaremos detalladamente cómo debe configurar el sistema, homologar los datos para la sincronización con el portal y cómo debe hacer las publicaciones, al final daremos unas recomendaciones que le ayudarán a obtener el mayor provecho de este servicio. Antes de continuar con la lectura tenga en cuenta que los siguientes requisitos son necesarios para el desarrollo de cada uno de los pasos indicados en el documento actual. Requisitos mínimos para la integración de portales. Debe tener una cuenta con acceso al portal de Metro Cuadrado (usuario y contraseña). El usuario asignado por Metro Cuadrado debe tener habilitada la opción de “Integración”, en caso de no tener claro este estado consulte con su asesor, o la persona quien le entregó los datos de acceso al portal. Debe contar con nombre de usuario, contraseña, identificación y API KEY de seguridad para la sincronización, si no conoce estos datos por favor contacte con el asesor de Metro Cuadrado quien será el encargado de compartir dicha información. Proceso de configuración. Paso 1: Acceda a la sección haciendo clic en Herramientas y luego en la opción Configuraciones. Paso 2: Seleccione la opción integración portales. Paso 3: Busque y ubique en el menú lateral izquierdo la integración con Metro Cuadrado. Paso 4: Active integración con portales. Para realizar este paso debemos ir al elemento de menú “configurar datos” de la integración. Cuando accedemos a la sección de “configurar datos” nos muestra un formulario con las variables a configurar para el portal. Después de diligenciar la información necesaria en el formulario, procedemos a hacer clic en el botón “guardar” para guardar la información de configuración de la integración. Las variables del formulario son: Activar integración: solo cuando esta se activa, se puede usar desde la sección de propiedades para publicarlas en el portal. Modo pruebas: cuando activamos esta opción es para usar la instancia de pruebas del portal, cuando está inactiva se usa la instancia de producción. Publicación automática: cuando se activa esta opción, el sistema trata de hacer la publicación de las propiedades de forma automática, de lo contrario, los usuarios lo deben hacer de forma manual. Nombre de usuario: nombre de usuario para loguearse en el portal. Contraseña: contraseña para loguearse en el portal. Identificación: Identificación del usuario para loguearse en el portal, suele ser el NIT de la inmobiliaria. API Key: clave de seguridad para poder realizar la conexión con el portal. Paso 5: Configure los agentes inmobiliarios. Para acceder a esta sección, damos clic al elemento “agentes inmobiliarios” del menú lateral izquierdo de la integración. Cuando accedemos al menú de agentes inmobiliarios nos carga un listado de usuarios del sistema con la opción de indicar una sucursal en el caso de ser necesario y un botón al final que realiza la acción de registrar. Paso 6: Realice la homologación de datos. Para acceder a esta sección debemos dar clic al elemento “homologación de datos” del menú lateral izquierdo de la integración. Cuando accedemos a la sección, nos muestra 3 pestañas donde podremos realizar la homologación de departamentos y municipios, tipos de inmuebles y características de propiedades. Homologación de departamentos y municipios. Nos muestra 2 columnas, una de homologación (departamentos) y otra de subhomologación (municipios); el sistema inicialmente trata de hacer la homologación de forma automática aplicando algunos algoritmos de comparación e indica el porcentaje de similitud encontrado, ya el usuario manualmente puede terminar los que el sistema no pudo realizar o modificar si así lo requiere. Es importante indicar que en cada una de las columnas la parte izquierda corresponde a valores de Arrendasoft y la derecha a campos tipo lista de selección para seleccionar los elementos o variables del portal con el cuál homologar. Homologación de tipos de inmuebles. Nos muestra la homologación de tipos de inmuebles, donde inicialmente el sistema preselecciona las opciones que más se acercan y el usuario las puede complementar o ajustar. Homologación de características. Para esta homologación contamos con un bloque de características donde para cada elemento de Arrendasoft se selecciona la opción o característica del portal con la que corresponde y, al hacer clic en cada elemento de Arrendasoft se muestra en el otro bloque de correspondencias la configuración para convertir los datos. Para el caso de la imagen de ejemplo tenemos que para la característica “terraza” se indica que será homologada con el atributo “terrazaBalcon” del portal “metro cuadrado”, este atributo permite las opciones: ninguno, terraza o balcón, y por lo tanto se define una correspondencia donde si en Arrendasoft el campo es igual a “0” se enviará “ninguno” y si es igual a “1” se enviará Terraza. Para la correspondencia contamos con los operadores más usados, como lo es igual, mayor, menor, entre. Justo debajo de los campos de correspondencia hay un botón de “guardar” para guardar la información configurada. Nota importante: después de hacer la homologación de las variables correspondientes, procedemos a hacer clic en el botón “guardar homologación” que se encuentra justo al final para guardar toda la configuración en la base de datos del sistema. Paso 7: Realice la asignación de parámetros. Para acceder a esta sección debemos dar clic al elemento “asignación de parámetros” del menú lateral izquierdo de la integración. Luego de acceder a la sección se mostrará un botón llamado “cargar parámetros” que al hacer clic sobre él, nos cargará toda la información de parámetros agrupada por pestañas. Al cargar los parámetros la información viene agrupada por pestañas, al seleccionar cada pestaña podemos ver una tabla con las columnas: parámetro, valor, formato, obligatorio y guardar. Parámetro: corresponde a una variable de Arrendasoft. Valor: es una variable del portal con la cuál se homologa el respectivo parámetro. Formato: corresponde al formato de la variable, texto, numérico, booleano (falso o verdadero), decimal, arreglo (vector con varios elementos, por ejemplo, el listado de imágenes). Obligatorio: indica si este parámetro es obligatorio. Guardar: botón para guardar toda la información configurada para el parámetro, es decir, para la fila. Proceso de publicación. Para el caso de este manual, vamos a trabajar con la publicación automática desactivada con el fin de tener toda la información visible. Primero debemos crear la propiedad con su respectiva información y a partir de ahí el sistema nos habilitará otras pestañas dentro del formulario de creación y edición. Cuando ingresamos a editar propiedad, por defecto se ubica en la primera pestaña de datos de la propiedad, pero cuando hacemos clic en la pestaña “integración portales” que solo se activa cuando tenemos en “si” la integración de portales, se nos muestra por bloques cada una de las integraciones activas. Como podemos ver en la imagen, nos muestra unos botones que dependen de los siguientes casos: cuando la propiedad aún no se ha publicado en el portal tenemos 1 botón: para publicar la propiedad. Cuando ya la propiedad está publicada, nos muestra otros botones que son para actualizar la propiedad en el portal y despublicar. Es importante anotar que cada botón muestra sus respectivas alertas de éxito o de error con la información necesaria para el usuario. ¿Cómo crear la integración con Ciencuadras? Introducción A continuación explicaremos todos los pasos para integrar, configurar y usar el portal de Ciencuadras desde el software de nuby®, en este documento encontrará todo lo que usted necesita saber para el uso práctico del módulo, explicaremos detalladamente cómo debe configurar el sistema, homologar los datos para la sincronización con el portal y cómo debe hacer las publicaciones, al final daremos unas recomendaciones que le ayudarán a obtener el mayor provecho de este servicio. Antes de continuar con la lectura tenga en cuenta que los siguientes requisitos son necesarios para el desarrollo de cada uno de los pasos indicados en el documento actual. Requisitos mínimos para la integración de portales Debe tener una cuenta con acceso al portal de Ciencuadras (usuario y contraseña). El usuario asignado por Ciencuadras debe tener habilitada la opción de “Integración”, en caso de no tener claro este estado consulte con su asesor, o la persona quien le entregó los datos de acceso al portal. Debe contar con nombre de usuario y contraseña para la sincronización, si no conoce estos datos por favor contacte con el asesor de Ciencuadras o genérela siguiendo las instrucciones que se dan a continuación.  Proceso de generación de datos de integración Para que el sistema nuby se pueda conectar al portal Ciencuadras para publicar, despublicar y actualizar propiedades es necesario contar con un usuario y una contraseña de integración, el usuario es el mismo con el que la inmobiliaria ingresa al portal, y la contraseña se debe generar en esta misma plataforma. A continuación se explica la generación de dicha contraseña: Acceder al sitio web https://ciencuadras.com , hacer clic en el botón ingresar, registrar los datos de acceso (correo electrónico y contraseña) y por último hacer clic en el botón "Iniciar sesión". Luego de loguearse, hacer clic en el ícono del usuario y luego en el menú " Mis datos ". Estando en mi zona privada, nos encontramos con el botón " Generar accesos integrador WS3 ", el cual nos permitirá generar la contraseña de integración que necesitamos. Se nos abre un cuadro que nos muestra una corta notificación y un botón llamado " Continuar " que procedemos a hacerle clic. Al hacer clic en continuar nos mostrará la contraseña generada que deberá ser guardada de forma segura ya que no existe forma de consultarla en otro momento. Proceso de configuración Paso 1: Acceda a la sección haciendo clic en Herramientas y luego en la opción Configuraciones. Paso 2: Seleccione la opción integración portales. Paso 3:  Busque y ubique en el menú lateral izquierdo la integración con Ciencuadras. Paso 4: Active integración con portales. Para realizar este paso debemos ir al elemento de menú “ Configurar datos ” de la integración. Cuando accedemos a la sección de “ Configurar datos ” nos muestra un formulario con las variables a configurar para el portal. Después de diligenciar la información necesaria en el formulario, procedemos a hacer clic en el botón “ Guardar ” para guardar la información de configuración de la integración. Las variables del formulario son: Activar integración: solo cuando esta se activa, se puede usar desde la sección de propiedades para publicarlas en el portal. Modo pruebas: cuando activamos esta opción es para usar la instancia de pruebas del portal, cuando está inactiva se usa la instancia de producción. Publicación automática: cuando se activa esta opción, el sistema trata de hacer la publicación de las propiedades de forma automática, de lo contrario, los usuarios lo deben hacer de forma manual. Nombre de usuario: nombre de usuario para loguearse en el portal. Contraseña: contraseña para loguearse en el portal. Paso 5: Realice la homologación de datos. Esta homologación se hace exactamente igual a como lo hacemos con el portal Metrocuadrado, para consultarlo podemos hacer clic aquí . Paso 6: Realice la asignación de parámetros. Esta asignación se hace exactamente igual a como lo hacemos con el portal Metrocuadrado, para consultarlo podemos hacer clic aquí . Proceso de publicación Para el caso de este manual, vamos a trabajar con la publicación automática desactivada con el fin de tener toda la información visible. Primero debemos crear la propiedad con su respectiva información y a partir de ahí el sistema nos habilitará otras pestañas dentro del formulario de creación y edición. Cuando ingresamos a editar propiedad, por defecto se ubica en la primera pestaña de datos de la propiedad, pero cuando hacemos clic en la pestaña “ Integración portales ” que solo se activa cuando tenemos activa en “ SI ” la integración de portales, se nos muestra por bloques cada una de las integraciones activas. Como podemos ver en la imagen, nos muestra unos botones que dependen de los siguientes casos: cuando la propiedad aún no se ha publicado en el portal tenemos un botón para publicar la propiedad. Cuando ya la propiedad está publicada, nos muestra otros botones que son para actualizar la propiedad en el portal y despublicar. Es importante anotar que cada botón muestra sus respectivas alertas de éxito o de error con la información necesaria para el usuario. Configuración del Módulo de Internacionalización ¿Cómo configurar los parámetros de internacionalización? En esta opción puede realizar las configuraciones de lenguaje, moneda y zona horaria del sistema. Aquí le mostramos como hacerlo: Paso 1: Para configurar una integración, ingresamos a Herramientas > Configuraciones > Internacionalización. Diligencie los campos del formulario de Parámetros de configuración . Seleccione el lenguaje local, zona horaria, tipo de fecha, tipo de hora, formato de fecha personalizado (este es opcional, acá ingresá el formato según el caso), cantidad de decimales, separador de decimal, separador de agrupación, símbolo de moneda personalizado, símbolo de segunda moneda, en el lado derecho se da una información de ejemplo en caso de querer configurarlos. Personalización del idioma: La personalización del idioma permitirá a los usuarios desplegar una lista para seleccionar el idioma que deseen utilizar. Módulos de integración Web ¿Cómo configurar módulos de integración web? Le permite realizar las configuraciones necesarias para los modelos de integración con su portal web. Administre todos los parámetros relacionados con el script de integración web, este script le permite mostrar al público la información de las propiedades y los contenidos relacionados, de esta manera usted puede promocionar las propiedades en una página web. Aquí le mostramos como hacerlo: Para configurar el portal web, ingresamos a Herramientas > Configuraciones > Módulos de integración web. Para iniciar la configuración se debe habilitar la sincronización con sitio web y luego continuar con los demás secciones tales como: Podrá personalizar el Buscador simple de su página web con los siguientes campos: Campos de búsqueda: Seleccione todos los campos utilizados para la búsqueda de propiedades. Plantilla de búsqueda: Seleccione la plantilla para el formulario de búsqueda de las propiedades. Tipo de búsqueda: Seleccione el tipo de búsqueda disponible para los usuarios, si es venta, arriendo o ambas. Búsqueda por mapa: Latitud: Indiquen la latitud para la posición inicial del minimapa. Longitud: Indique la longitud para la posición inicial del minimapa. Zoom de Mapa: Indique un valor numérico entre 1 a 25 el zoom con el cual se visualiza por defecto el minimapa. Icono de mapa: Podrá ingresar un icono de mapa. Resultados de Búsqueda Campos a mostrar: Seleccione todos los campos que se visualizará en el detalle rápido de los resultados de búsqueda. Número de resultados: Permite definir el número de propiedades que se muestran en el resultado de la búsqueda. Mapa de propiedades: Permite mostrar el mapa con los puntos de locación de las propiedades, este mapa se sincroniza con los filtros de búsqueda. Número de página:Indique un número de resultados que desea visualizar por página tenga en cuenta que la cantidad de propiedades y el peso de las imágenes pueden influir en el tiempo de carga de la web. Mostrar Mini Slider: Permite mostrar un slider (mostrar imagen tras otra) en miniatura en la vista del resultado de búsqueda. Detalles de propiedad Comentarios: Indica si se visualiza o no la pestaña de comentarios. Formulario Asesor:Permite mostrar los datos y el formulario del asesor de la propiedad. Solicitud de visita: Indica si se visualiza o no la pestaña de solicitud de visita. Navegador rotador: Muestra los botones de Siguiente y Anterior sobre el rotador de imágenes. Miniatura del Rotador: Permite mostrar imágenes en miniatura debajo del rotador de imágenes. Compartir:Selecciona si desea permitir que se comparta la propiedad con las diferentes redes sociales. Tipo de mapa: Selecciona la forma en la que se muestra el mini mapa de ubicación de propiedad. Plantilla de detalles: Selecciona la plantilla para los detalles de la propiedad. Imágenes de cinta:Determina si la lista de imágenes se muestra en forma de cinta o galería. Propiedades relacionadas:Permite mostrar el rotador de propiedades definidas al momento de crear la propiedad. Propiedades recientes Propiedades recientes: Seleccione la plantilla para la vista de propiedades recientes. Propiedades a mostrar:Indique el número máximo de propiedades a mostrar en la lista de las recientes propiedades. Rango de días: Recientes, indique el número de días a partir de cuando es definida una propiedad como reciente. Propiedades relacionadas Plantilla de propiedades relacionadas: Seleccione la plantilla para la vista de propiedades relacionadas. Número de propiedades: Indique el número máximo de propiedades relacionadas a mostrar. Propiedades destacadas Plantilla de propiedades Destacadas: Seleccione la plantilla para la vista de propiedades destacadas. Navegación:Los botones de navegación en la parte inferior del rotador de propiedades. Tipo de búsqueda:Seleccione el tipo de vistas disponibles para el módulo de propiedades destacadas. Autoplay: Permite que el rotador de propiedades se mueva automáticamente. Número de propiedades: Indique el número máximo de propiedades destacadas a mostrar. Paginación: Muestra o no los iconos de paginación en la parte inferior del rotador de propiedades. Configuración de correo Configuración de correo. Configuración de usuario. Configuración de contraseña. Configuración de hosting. Configuración puerto. Tamaños de imágenes Configuración de tamaño. Icono de características. Marca de agua. No imagen. Comuníquese con un asesor Configurar usuarios habilitados. Área de clientes Uno de más de los servicios ofrecidos por el script Web (JSArrendasoft), permite a los clientes dentro de su lista de tercero como son propietarios o inquilinos, realizar ciertas acciones como son la visualización o descarga de facturas y recibos, modificación de sus datos personales, realizar pagos en línea de sus facturas, entre otras acciones muchas de las cuales se irán agregando en cada actualización del sistema. Configurar el nombre del módulo: Este campo permite modificar el texto que aparece en la esquina superior izquierda del módulo área de clientes, el cual representa el nombre del módulo. Generar y enviar contraseñas de terceros.: Esta sección le permite generar contraseñas de manera aleatoria para los terceros, debido a que la cantidad de terceros suele ser extensa los envíos de los correos se programan para ser enviados cada determinado tiempo en pequeños lotes, a continuación usted puede ver la lista de envíos pendientes. Integraciones con pasarelas de pago.(Aquí podrá configurar la pasarela de pago PayU y EnLinea Pago para que los terceros realicen los pagos virtuales). Tenga presente que los campos merchantId, accountId, API Login, API Key los proporciona el proveedor de servicios PayU, una vez tenga estos datos comuníquese con el área de soporte de Interservicios S.A.S. para que le facilite los datos de Environment y finalizar con este proceso ¿Cómo dar acceso masivo al Área de Clientes? El  Área de Clientes es un portal web exclusivo que le permite a los clientes de tu inmobiliaria (propietarios e inquilinos) administrar su información personal, descargar sus facturas, revisar sus pagos y generar PQRS de forma autónoma. Con esta función, podrás enviarle un correo electrónico a todos tus clientes al mismo tiempo con su respectivo usuario que es el documento de identidad y contraseña para que puedan ingresar a este portal. 🚀 Paso a Paso: Envío de Contraseñas Paso 1: Ingresar al Módulo Desde el menú principal de tu sistema, dirígete a la sección de Herramientas . Luego, selecciona la opción Configuraciones y finalmente haz clic en Módulos de integración web . Paso 2: Abrir la configuración del Área de Clientes Una vez dentro de los módulos, observa el menú lateral izquierdo. Haz clic en la última opción llamada Área de Clientes . Paso 3: Seleccionar a quiénes se les enviará el acceso Dirígete al recuadro central llamado "Generar y enviar contraseñas de Terceros" . En la lista desplegable Clase de Tercero , selecciona el grupo de personas al que deseas enviarle el correo con la contraseña. Puedes elegir: Inquilinos y Propietarios (A todos) Solo Inquilinos Solo Propietarios Paso 4: Aplicar filtros (Paso opcional) Si no deseas enviarle el correo a todo el grupo completo, puedes usar la opción Filtrar Aplicación para ser más específico: Solo los Seleccionados: Elige esta opción si solo quieres enviarle la contraseña a unas cuantas personas en específico. Exceptuando la Selección: Elige esta opción si quieres enviarle la contraseña a todos, menos a algunas personas en específico. Si usas alguna de estas dos opciones, debes buscar los nombres de esas personas específicas en la casilla inferior llamada "Terceros para el filtro" . Si quieres enviarle el correo a todos sin excepciones, simplemente deja el filtro en "-Seleccione-". Paso 5: Generar y Enviar Cuando tengas tu selección lista, haz clic en el botón verde GENERAR CONTRASEÑAS .   Paso 6: Confirmar la Acción Al hacer clic en generar, el sistema te mostrará una pequeña ventana emergente con el mensaje "Contraseñas generadas y listas para ser enviadas" . Simplemente haz clic en el botón azul ACEPTAR para confirmar y finalizar el proceso. 🔍 Seguimiento del Envío Como enviar muchos correos toma tiempo, el sistema lo hará poco a poco en pequeños lotes. Para revisar cómo va el proceso, observa la tabla de la derecha llamada "Terceros a la espera de envío" . Allí aparecerá la lista de tus clientes y podrás confirmar si el correo está en estado "PENDIENTE" (aún no ha salido) o si ya fue enviado. 🛑 ¿Cometiste un error? Cómo cancelar el envío Si te diste cuenta de que seleccionaste a las personas equivocadas, ¡no te preocupes! Mientras el estado de los correos diga "PENDIENTE", puedes detener el proceso: Ubica el botón amarillo que ahora aparece en pantalla llamado CANCELAR ENVIOS PENDIENTES y haz clic sobre él. El sistema te mostrará una ventana de confirmación con el mensaje "Los envíos se han cancelado de manera exitosa" . Haz clic en el botón azul ACEPTAR . La lista se vaciará y podrás empezar de nuevo.   🔗 ¡Comparte esta información con tus clientes! Para que tus inquilinos y propietarios aprendan a usar este portal fácilmente, te invitamos a consultar y compartirles el siguiente enlace:  Manual de Uso del Área de Clientes Configuración del Módulo de Nómina Electrónica ¿Cómo configurar la nómina electrónica? El  Manual de Activación y Configuración de Nómina Electrónica es su herramienta esencial para poner en funcionamiento el módulo de liquidación de pagos laborales dentro del sistema.  Requisitos Completos para Configuración de Nómina Electrónica Para garantizar una correcta generación de nómina electrónica y su contabilización automática, verifica que cumplas con los siguientes requisitos: Tipo Detalle Material de Apoyo Sistema - Módulo de  Entidad completamente configurado (Datos básicos, actividad económica, resolución DIAN, etc). - Componente de Nómina Electrónica activado. ¿Cómo editar tu entidad? Laborales - Información laboral completa de  cada empleado  (contrato, salario, tipo de vinculación, bancos, EPS, AFP). - Datos de  cada tercero  (empleado) correctamente diligenciados. ¿Cómo editar un tercero? ¿Cómo registrar un empleado? Contables -  Cuentas contables  asignadas para: -  Devengados  (salarios, horas extras, auxilios). -  Deducciones  (salud, pensión, retenciones). -  Gastos del empleador  (parafiscales, aportes). -  Provisiones  (cesantías, prima, vacaciones). ¿Cuentas PUC? Proceso Paso a Paso Paso 1: Acceso al Módulo Nómina Electrónica Inicie sesión en el sistema con sus credenciales. Diríjase al menú principal y haga clic en  Herramientas . Seleccione la opción  Configuraciones . Finalmente, haga clic en  Nómina Electrónica . Paso 2: Activar Nómina Electrónica Activar Nómina Electrónica : Haz clic  en el primer botón y selecciona  "SÍ" para habilitar la generación de nóminas electrónicas. Activar Contabilidad Automática : Haz clic  en el segundo botón y elige  "SÍ"  (para generar asientos contables). Nota : Los cambios se guardan solos. Verás una notificación verde de confirmación. Configurar Exención de Parafiscales (SENA, ICBF, Salud) Haz clic  en el tercer botón ( "Empleador exento" ). Selecciona "SÍ"   solo si  tu empresa cumple: Es  persona jurídica  declarante de renta. O es  persona natural con 2+ empleados . Paso 3: Configuración de Parámetros para Nómina Electrónica Parámetro Tipo Valor a Configurar Acción Requerida Prefijo Manual NM Ingresar manualmente % Deducción Salud (Empleado) Manual 4 Ingresar manualmente % Deducción Pensión (Empleado) Manual 4 Ingresar manualmente % Intereses Cesantías Automático 12 No requiere acción % Salud Empleador Automático 8.5 No requiere acción % Pensión Empleador Automático 12 No requiere acción % Caja Compensación Automático 4 No requiere acción % SENA Automático 2 No requiere acción % ICBF Automático 3 No requiere acción       Notas importantes: - Los parámetros  manuales  (Prefijo, % Salud y % Pensión empleado) deben ser verificados y configurados por el usuario - Los parámetros  automáticos  son gestionados por el sistema según la normativa vigente - Todos los cambios se guardan automáticamente y muestran una notificación de confirmación - Para actualizar valores manuales, simplemente hacer clic en la celda de "Valor" y editar Paso 4: Verificar Salarios Mínimos (SMMLV) El sistema actualiza automáticamente  el valor del SMMLV cada año. No requiere configuración manual , pero puedes: Revisar el historial en  "Parámetros > Salarios Mínimos" . Confirmar que el valor vigente sea correcto para cálculos de nómina. Paso 5: Configurar Parámetros Generales de Contabilidad Ubica la sección : "Parámetros generales de Contabilidad" ubicada en el panel derecho Asignar Tipos de Documento Contable: La contabilización se divide en  3 documentos separados : Nómina (Empleado) : Devengados y deducciones. Gastos Causados (Empleador) : Aportes a seguridad social y parafiscales. Provisiones : Beneficios laborales (cesantías, prima, vacaciones). ¿Cómo configurarlo? Haz clic  en cada campo y selecciona el tipo de documento que usarás. Sugerencia : Usa los nombres predeterminados (ej: "80 - Nómina", "GC- Gastos Causados" y 60 - Provisiones ). Paso 6: Configuración de los 5 Grupos de Contabilización 6.1 Devengados: Qué incluye : Salarios, auxilios, horas extras, bonos, vacaciones, prima, cesantías, incapacidades, etc. Configuración : Cuenta : Diligencia las cuentas  5xxxx (Gastos), en cada parámetro. Centro de Costos : Selecciona el centro de costo. Opcional (ej: "ADMINISTRACIÓN"). Destino :  Débito (automático). 6.2 Deducciones: Qué incluye : Aportes a salud, pensión (empleado), retenciones, otras deducciones. Configuración : Cuenta : Selecciona las cuentas  2xxxx (Pasivos/Por Pagar) en cada parámetro. Centro de Costos : Selecciona el centro de costos. Opcional. Destino :  Crédito (automático). 6.3 Sueldo por Pagar: Qué incluye : Neto a pagar al empleado. Configuración : Cuenta : Selecciona las cuentas  2xxxx (Pasivos) en el parámetro. Centro de Costos : Opcional. Destino :  Crédito (automático). 6.4 Gastos del Empleador: Qué incluye : Aportes a salud, pensión (empleador), parafiscales. Configuración : Cuenta : Selecciona las cuentas  5xxxx (Gastos) en cada parámetro. Centro de Costos : Opcional. Destino :  Débito (automático). 6.5 Provisiones: Qué incluye : Cesantías, prima, vacaciones. Configuración : Cuenta : Selecciona las cuentas  5xxxx  (Gastos) y  2xxxx (Pasivos)en cada parámetro. Centro de Costos : Opcional. Destino :  Débito  (gasto) /  Crédito (pasivo). Paso 7: Guardar la Configuración Haz clic  en el botón  "Guardar Configuración"  (esquina superior derecha). Confirma  con el mensaje verde:  "Datos guardados correctamente" . Verificación y Pasos Finales 1. Verificación de la Configuración Después de guardar todos los parámetros: Genera una nómina de prueba  y revisa que: Los comprobantes contables se creen automáticamente. Las cuentas afectadas coincidan con las configuradas (verifica en  Informes > Contabilidad > Movimientos ). Compara los movimientos con el plan contable de la empresa. Consulta aquí el material de apoyo para crear la Nómina Electrónica: ¿Cómo crear una nómina electrónica? Importante 1. Con el fin de ahorrar la mayor cantidad de tiempo a la empresa, el sistema trata de precargar una información inicial para todos los parámetros de esta sección, pero igual es importante validar que todo esté correcto y ajustar lo que sea necesario para que la contabilización de la nómina electrónica sea correcta. 2. La precisión en la asignación de las cuentas contables es vital para la integridad de la información financiera. Consulta con el área contable si tienes dudas sobre qué cuentas utilizar. 3. Si se crean nuevos conceptos de nómina en el futuro, recuerda volver a esta sección para asignarles sus respectivas cuentas contables. Conclusión Con esta configuración, el sistema: ✅ Generará automáticamente los asientos contables al procesar nóminas. ✅ Clasificará correctamente los devengados, deducciones, gastos del empleador y provisiones. ✅ Garantizará que la información financiera cumpla con los estándares legales y empresariales. Configuración del Módulo de Propiedades ¿Cómo crear y configurar las características de las propiedades? Introducción Este manual proporciona una guía completa para la creación y configuración de características de propiedades en el sistema. Las características permiten describir de manera detallada y estandarizada todos los atributos de los inmuebles, facilitando su gestión, búsqueda y publicación. A través de este proceso, los usuarios podrán definir campos específicos para diferentes tipos de propiedades, garantizando consistencia en la información y mejorando la experiencia tanto interna como de los clientes finales. Procedimiento Paso a Paso Paso 1: Acceso al Módulo de Configuración Navegue al menú principal y seleccione: Herramientas → Configuraciones → Propiedades Paso 2: Configuración General En esta sección podrá establecer parámetros básicos del sistema: Habilitar/Deshabilitar comentarios  en las propiedades Configurar el prefijo  del consecutivo de propiedades Listado de Características generales para las clases de inmuebles Paso 3: Crear Nueva Característica Haga clic en el botón  "Listado de Características" Haga clic en el botón "Crear Características" y complete la información: Campo Descripción Opciones Disponibles Nombre Identificador claro de la característica Texto libre (ej: "Número de Habitaciones") Tipo Define el formato del dato a capturar Área de texto, Caja de chequeo, Lista de selección, Moneda, Numérico, Número decimal, Texto Campo requerido Define si es obligatorio Sí / No Deshabilitar en la web Controla la visibilidad pública Activar/Desactivar Tipos de Características Disponibles: Área de texto : Para descripciones largas y detalladas Caja de chequeo : Para opciones sí/no (ej: ¿Tiene ascensor?) Lista de selección : Para valores predefinidos (ej: Estrato 1-6) Moneda : Para valores monetarios (ej: Valor de administración) Numérico : Para números enteros (ej: Número de baños) Número decimal : Para valores con decimales (ej: Área en m²) Texto : Para textos cortos (ej: Color de fachada) Paso 4: Asignar Características a Tipos de Propiedades Haga clic en  "Asignar características" y siga estos pasos: Seleccione la clase de propiedad (Apartamento, Casa, Local, etc.) Arrastre las características desde la columna izquierda a la derecha Organice las características  según el orden deseado Utilice los iconos disponibles para: Agregar grupos de características Guardar cambios realizados Activar/inactivar características específicas Nota importante: Después de agregar o modificar características, es obligatorio guardar los cambios usando el botón correspondiente. Conclusión La correcta configuración de características de propiedades es fundamental para mantener un catálogo inmobiliario organizado y profesional. Este proceso permite estandarizar la información de todos los inmuebles, facilitando su gestión interna y mejorando la experiencia de búsqueda para los clientes. Al seguir este manual, asegurará que cada tipo de propiedad cuente con los campos adecuados para su completa descripción, optimizando tanto los procesos operativos como la comercialización de los inmuebles. Configuración de la Entidad ¿Cómo Crear o Editar tu Entidad? Esta guía te orientará en el proceso de configuración de los datos principales de tu inmobiliaria (denominada "Entidad" en el sistema). Esta información es crítica ya que se utilizará para: La generación de facturas electrónicas y documentos contables. El encabezado de reportes e informes. El cumplimiento de obligaciones parafiscales y legales. 📋 Requisitos Previos Antes de iniciar, asegúrate de tener a la mano la siguiente información y haber realizado estas acciones en el sistema: RUT Actualizado : Necesitarás datos exactos como el NIT, razón social y responsabilidad fiscal. Creación de Terceros (Proveedores) : Para los campos de ARL, Caja de Compensación, ICBF y SENA , el sistema requiere que estas empresas ya existan como "Terceros". ¿No los has creado? Dirígete al módulo Terceros en el menú principal y regístralos con sus respectivos NIT antes de continuar con esta guía. 🚀 Paso a Paso: Cómo Crear o Editar tu Entidad Paso 1: Acceso al Módulo Para ingresar a la configuración de tu empresa: Inicia sesión en nuby. En el menú lateral, ve a Herramientas . Selecciona la opción Configuraciones . Haz clic en el ícono o texto Entidad . Paso 2: Habilitar Edición Por seguridad, los campos con * son obligatorios. Ubica el botón "Editar entidad" en la esquina superior derecha de la pantalla y haz clic en él. Verás que los campos se habilitan para escribir o seleccionar opciones. Paso 3: Diligenciamiento de la Información Completa el formulario con los datos de tu empresa. A continuación, explicamos cada campo para garantizar una configuración correcta: Información Básica y de Contacto Campo Obligatorio Descripción y Recomendaciones NIT * ✅ Sí Ingresa el Número de Identificación Tributaria sin puntos, guiones ni espacios . (Ej: 900200100). Dígito de Verificación ✅ Sí Este número lo calcula el sistema automáticamente basado en el NIT ingresado. Verifica que coincida con tu RUT. Nombre * ✅ Sí Escribe la Razón Social completa tal como aparece en tu RUT. (Ej: Inmobiliaria Tu Espacio S.A.S). Sigla ❌ No Nombre comercial o abreviatura reconocida de tu empresa. Dirección * ✅ Sí Dirección fiscal de la empresa. Incluye detalles como oficina o local para evitar devoluciones de correo. Teléfonos ❌ No Número de contacto principal (fijo o celular). Fax ❌ No Opcional Departamento * ✅ Sí Selecciona la ubicación fiscal de tu empresa. Municipio: * ✅ Sí Selecciona la ubicación fiscal de tu empresa. Email ❌ No Correo electrónico corporativo. Este será visible en la información de contacto de tus documentos. Información Legal y Parafiscales Campo Obligatorio Impacto en el Sistema Tipo de entidad (Responsabilidad Fiscal) ✅ Sí ¡Importante! Define si tu empresa factura IVA o no. Matrícula Inmobiliaria ❌ No Número de registro ante la autoridad competente. Es útil para que aparezca en contratos o documentos legales generados por el sistema. ARL / Caja de Compensación / ICBF / SENA ❌ No Selecciona las entidades con las que tu empresa tiene afiliación. Nota: Si no aparecen en la lista desplegable, debes ir al módulo Terceros y crearlas primero. Paso 4: Guardar Cambios Una vez verificada toda la información: Haz clic en el botón "Grabar Entidad" para guardar tu configuración. El sistema confirmará que los datos han sido actualizados exitosamente. ⏩ ¿Qué sigue? ¡Tu empresa ya tiene sus datos legales configurados! Ahora es momento de darle identidad visual y organizar tu documentación dentro del sistema. Te recomendamos continuar con los siguientes pasos: 1. Dale identidad a tus documentos Para que tus facturas, recibos de caja y estados de cuenta incluyan tu marca, debes configurar tu logotipo en el sistema. 👉  Consulta la guía: Cómo cargar el logo de tu entidad 2. Centraliza tu documentación legal Mantén el RUT, la Cámara de Comercio y otros documentos de la empresa seguros y accesibles dentro de nuby. 👉  Consulta la guía: Cómo cargar archivos y documentos de la entidad ¿Cómo cargar o actualizar el logotipo de tu entidad? El logotipo es la cara de tu inmobiliaria. Configurar esta imagen es fundamental porque el sistema la insertará automáticamente en el encabezado de todos tus documentos oficiales: facturas electrónicas, recibos de caja, contratos y estados de cuenta . Asegura una imagen profesional ante tus clientes siguiendo estos sencillos pasos. 📋 Requisitos de la imagen Para asegurar que tu logo se vea nítido y el sistema lo acepte sin problemas, tu archivo debe cumplir con lo siguiente: Formato: Debe ser una imagen tipo .JPG, .JPEG o .PNG . Peso máximo: El archivo no debe pesar más de 2 MB . Recomendación: Usa una imagen con fondo transparente (.PNG) o blanco para una mejor integración visual en los documentos. 🚀 Paso a Paso: Carga de Logotipo Paso 1: Ingresa a la Configuración Inicia sesión en nuby. Dirígete al menú principal: Herramientas > Configuraciones . Haz clic en la opción Entidad . Paso 2: Ubica la zona de carga Dentro del formulario de tu entidad, busca el recuadro "Logotipo de Entidad" . Si es la primera vez: Verás un botón que dice "Subir logotipo" . Si ya tienes uno y quieres cambiarlo: Haz clic directamente sobre la imagen del logo actual . Paso 3: Selecciona y Sube tu archivo Al hacer clic, se abrirá una ventana para buscar archivos en tu computador. Selecciona tu imagen y haz clic en "Abrir". ¡Importante! Para confirmar y guardar el cambio, debes hacer clic en el ícono de Guardar (💾 forma de disquete) que aparece junto a la imagen cargada o en las opciones de la ventana emergente. 💡 Solución de problemas comunes ¿El sistema me dice que el archivo es muy pesado? Si tu logo pesa más de 2MB, puedes usar herramientas online gratuitas para "comprimir imágenes" sin perder calidad antes de subirlo. ¿Subí el logo pero sigo viendo el anterior? A veces el navegador guarda la imagen vieja en su memoria (caché). Intenta recargar la página (F5 o Ctrl+R) para ver el cambio reflejado. ⏩ ¿Qué sigue? ¡Tu identidad visual está lista! Ahora que tu empresa tiene datos legales y logotipo, el siguiente paso lógico es asegurar que tengas todos tus documentos de soporte (RUT, Cámara de Comercio) centralizados en el sistema. 👉  Consulta la guía: Cómo agregar archivos y documentos a tu entidad ¿Cómo agregar archivos y documentos a tu entidad? Una vez creada tu entidad, es fundamental centralizar toda su documentación legal en nuby. Este módulo te permite crear un archivo digital seguro para documentos como el RUT, Cámara de Comercio, Cédula del Representante Legal , entre otros. Al tenerlos aquí, podrás consultarlos, descargarlos o actualizados fácilmente sin tener que buscarlos en carpetas externas de tu computador. 📋 Requisitos del archivo El sistema es flexible y permite diversos formatos, pero asegúrate de cumplir con estos límites para una carga exitosa: Formatos permitidos: Documentos ( .PDF, .DOC, .XLS ) o Imágenes ( .JPG, .PNG ). Peso máximo: 5 MB por archivo. Recomendación: Para documentos legales multipágina (como el RUT), prefiérelos siempre en formato PDF . 🚀 Paso a Paso: Carga de Documentos Paso 1: Ingresa a la Configuración de Entidad En el menú principal, ve a Herramientas > Configuraciones . Selecciona la opción Entidad . Paso 2: Abre el Administrador de Archivos Desplázate hacia abajo en el formulario de la entidad hasta encontrar la sección "Archivos de la Entidad" . Haz clic en el botón Administrar (identificado con un ícono de carpeta azul 📂). Paso 3: Sube y Clasifica el Documento Se abrirá una ventana emergente para gestionar tus adjuntos. Haz clic en el botón Agregar (o ícono de lupa/más) para buscar el archivo en tu computador. Selecciona el archivo deseado y haz clic en "Abrir". ¡Importante! Clasifica tu archivo: Tipo de documento: Selecciona de la lista de qué se trata (ej. RUT, Cámara de Comercio ). Si el tipo no existe, puedes escribirlo para crearlo. Descripción: Añade una nota breve si es necesario (ej. RUT Año 2024 ). Para finalizar, haz clic en el ícono de Guardar (💾 disquete) que aparece en la fila del archivo cargado. 📂 Gestión de Archivos (Descargar o Eliminar) En esta misma ventana de "Administrar", verás el listado de todos los documentos que has subido. Dispones de las siguientes acciones rápidas: Ícono Acción ⬇️ Descargar: Baja el archivo a tu dispositivo. 🗑️ Eliminar: Borra el archivo permanentemente del sistema (útil para documentos vencidos). ⏩ ¿Qué sigue? ¡Felicitaciones! Has completado la configuración administrativa de tu empresa. Ahora que la "casa" está lista, es momento de registrar a las personas que interactuarán con ella. El siguiente paso lógico en nuby es poblar tu base de datos con tus clientes y proveedores. 1. Registrar Personas y Empresas (Terceros) Antes de crear propiedades o contratos, necesitas registrar a los Propietarios, Inquilinos, empleados y Proveedores. Puedes hacerlo uno a uno o de forma masiva. 👉  Consulta la guía: ¿Cómo crear un tercero? o ¿Cómo Importar Terceros? 2. Dar acceso a tu equipo Si tienes empleados que te ayudarán a cargar esta información, es el momento ideal para crearles sus cuentas de acceso. 👉  Consulta la guía: Cómo crear usuarios y asignar permisos Configuración del Módulo de Contratos ¿Cómo configurar los parámetros de contratos? Aquí le mostramos como hacerlo: Para configurar los parámetros de contratos, ingresamos a Herramientas > Configuraciones > Contratos. Dentro de esta opción podrá configurar varios campos de las siguientes secciones: Podrá asignar informes y alertas para los usuarios. Podrá configurar valores de parámetros relacionados con contratos como renovación, rango de meses, periodicidad entre otros. También podrá asignar informes y alertas para usuarios. Solo debe arrastrar los usuarios del cuadro del lado izquierdo al lado derecho para que asignar permisos. Configuración de Finanzas Agrupa las configuraciones clave del sistema financiero, como entidades financieras, cuentas bancarias y homologación de bancos. Facilita la administración centralizada de los parámetros necesarios para una correcta gestión contable y operativa de las finanzas. ¿Qué puedo encontrar en el módulo de Configuración de Finanzas? En esta sección, encontrarás las herramientas necesarias para la gestión de las Entidades Financieras estándar del sistema y la transición desde los bancos personalizados anteriores. A continuación, te explicamos brevemente qué puedes encontrar en cada parte: 1. Listado de Entidades Financieras Estándar: Aquí se presenta un catálogo completo de las Entidades Financieras estándar disponibles en el sistema. Estas entidades son las opciones unificadas para la información bancaria de todos los terceros. Para cada Entidad Financiera, podrás visualizar información detallada como su consecutivo interno, nombre o denominación social abreviada, tipo de entidad según la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), código SFC, código CENIT y códigos específicos utilizados para la automatización de pagos y recaudos con bancos como Bancolombia, Davivienda y Av Villas. Este listado te permite consultar la información oficial y estandarizada de las entidades financieras con las que opera el sistema. 2. Solicitud de Nueva Entidad Financiera: Si la Entidad Financiera que necesitas no se encuentra en el listado estándar, puedes utilizar esta opción para solicitar su inclusión. Al acceder a esta función, encontrarás un formulario donde podrás ingresar el nombre de la entidad que deseas solicitar y, opcionalmente, añadir un mensaje con detalles o justificaciones adicionales para tu solicitud. Las solicitudes generadas a través de este formulario se gestionan mediante un sistema de tickets de soporte, y recibirás una notificación sobre el estado de tu solicitud a través de este. 3. Homologación de Bancos Personalizados: Esta sección es fundamental para la transición desde la anterior gestión de bancos personalizados hacia el nuevo sistema de Entidades Financieras estándar. Aquí encontrarás un listado de los bancos personalizados que existían previamente en el sistema. Para cada uno de ellos, podrás ver su estado actual (no identificado, omitido, homologado). La función principal de esta sección es permitirte homologar cada banco personalizado a la Entidad Financiera estándar correspondiente. Al realizar esta acción, la nueva Entidad Financiera estándar se aplicará automáticamente a todos los terceros que tenían asignado el banco personalizado. También tendrás la opción de omitir un banco personalizado si consideras que no debe ser mapeado a una entidad estándar. Ten en cuenta que esta acción eliminará el banco de los terceros asociados y no se podrá deshacer. Este módulo de Configuración de Finanzas es el centro de gestión para las Entidades Financieras estándar, asegurando la consistencia y facilitando la implementación de los futuros procesos de pago y recaudo en el sistema. Te invitamos a explorar cada sección para familiarizarte con las nuevas funcionalidades. ¿Cómo puedo solicitar una nueva entidad financiera? Si la Entidad Financiera que necesitas para la información bancaria de tus terceros no se encuentra en el listado estándar, puedes solicitar su inclusión siguiendo estos sencillos pasos: 1. Accede al Módulo de Configuración de Finanzas: Desde el menú desplegable de "Herramientas" , localiza y haz clic en la sección "Configuraciones" . Dentro del menú de Configuraciones, busca y selecciona la opción "Finanzas" . Esto te llevará al centro de gestión de las Entidades Financieras estándar. 2. Dirígete a la Sección de Solicitud de Nueva Entidad Financiera: Dentro del módulo de "Configuraciones -> Finanzas", en el menú lateral busca y haz clic en la pestaña etiquetada como "Entidades Financieras" y selecciona la opción "Entidades Estándar" . Localiza en la parte superior derecha un botón denominado  "Solicitar Entidad" . 3. Completa el Formulario de Solicitud: Se abrirá un formulario donde deberás proporcionar la siguiente información: Nombre de la Entidad Financiera Solicitada (Campo Obligatorio): Ingresa el nombre completo o la denominación social abreviada de la entidad financiera que necesitas. Asegúrate de escribir el nombre de la manera más precisa posible. Mensaje Adicional (Opcional): En este campo, puedes incluir cualquier información adicional que consideres relevante para tu solicitud. Por ejemplo, puedes explicar por qué necesitas esta entidad, dónde la encontraste, o cualquier otro detalle que pueda ayudar al equipo de soporte a procesar tu solicitud de manera más eficiente. 4. Envía tu Solicitud: Una vez que hayas completado el formulario (al menos el campo obligatorio del nombre), localiza y haz clic en el botón "Enviar Solicitud" para confirmar el envío de la información. 5. Confirmación de Envío: Tras enviar tu solicitud, recibirás una notificación en pantalla confirmando que tu solicitud ha sido enviada exitosamente. Esta notificación incluirá un número de ticket de soporte , haciendo clic sobre este número podrás acceder directamente al seguimiento del ticket teniendo como consideración el inicio de sesión en la respectiva plataforma. Guarda este número, ya que te permitirá hacer seguimiento al estado de tu solicitud. 6. Seguimiento de tu Solicitud: La gestión de tu solicitud de nueva Entidad Financiera se realizará a través de nuestro sistema de tickets de soporte. Podrás hacer seguimiento al estado de tu solicitud utilizando el número de ticket que se te proporcionó. El equipo de soporte revisará tu solicitud y determinará si la entidad puede ser agregada al listado estándar. Te informaremos sobre la resolución de tu solicitud a través del sistema de notificaciones del ticket o por el medio de contacto asociado a tu cuenta. Consideraciones Importantes: Sé preciso con el nombre: Proporcionar el nombre exacto de la entidad financiera facilitará el proceso de verificación. Incluye detalles relevantes: Cuanta más información proporciones en el mensaje adicional, mejor podrá entenderse tu necesidad. Ten paciencia: El proceso de revisión y adición de nuevas entidades puede llevar tiempo. Te mantendremos informado sobre el estado de tu solicitud. Consulta las guías: Si tienes dudas adicionales sobre este proceso o cualquier otra funcionalidad del módulo de Finanzas, consulta las guías detalladas disponibles. Siguiendo estos pasos, podrás solicitar de manera efectiva la inclusión de nuevas Entidades Financieras al listado estándar del sistema. ¿Cómo homologar manualmente un banco personalizado a una entidad financiera estándar? Esta guía te explica cómo vincular manualmente un banco personalizado que existía previamente en el sistema con una de las Entidades Financieras estándar disponibles. Al realizar esta acción, la nueva Entidad Financiera estándar se aplicará automáticamente a todos los terceros que tenían asignado el banco personalizado. 1. Accede al Módulo de Configuración de Finanzas: Desde el menú desplegable de  "Herramientas" , localiza y haz clic en la sección  "Configuraciones" . Dentro del menú de Configuraciones, busca y selecciona la opción  "Finanzas" . Esto te llevará al centro de gestión de las Entidades Financieras estándar. 2. Dirígete a la Sección de Homologación de Bancos Personalizados: Dentro del módulo de "Configuraciones -> Finanzas", en el menú lateral busca y haz clic en la pestaña etiquetada como  "Entidades Financieras"  y selecciona la opción  "Homologación de Bancos" . 3. Identifica el Banco Personalizado que Deseas Homologar: En el listado de bancos personalizados, selecciona el banco que deseas vincular a una Entidad Financiera estándar. Los bancos que aún no han sido homologados o omitidos tienen el estado "No Identificado". 4. Accede a la Homologación del Banco Personalizado: Para el banco personalizado que seleccionaste, haz clic en el botón "Homologar" ubicado en la parte superior derecha de la tabla. Esto abrirá el formulario de homologación para ese banco específico. 5. Selecciona la Entidad Financiera Estándar: Dentro del formulario de homologación, encontrarás un campo desplegable o un selector con el listado de todas las Entidades Financieras estándar disponibles en el sistema. Busca y selecciona la Entidad Financiera estándar que corresponda al banco personalizado que estás homologando. Si no encuentras la Entidad Financiera que requieres, puedes realizar una solicitud para agregarla. 6. Guarda la Homologación: Una vez que hayas seleccionado la Entidad Financiera estándar correcta, haz clic en el botón "Homologar"  para confirmar la vinculación. 7. Confirmación de la Homologación: Tras guardar la homologación, recibirás una notificación en pantalla indicando que el banco personalizado ha sido homologado exitosamente a la Entidad Financiera estándar seleccionada. El estado del banco personalizado en el listado debería actualizarse a "Homologado" y mostrar el nombre de la respectiva Entidad Financiera asociada. Consideraciones Importantes sobre la Homologación: Impacto en los Terceros: Al homologar un banco personalizado a una Entidad Financiera estándar, este cambio se aplicará automáticamente a todos los terceros que tenían asignado el banco personalizado . Esto significa que la información bancaria de esos terceros se actualizará con la nueva Entidad Financiera estándar. Selección Correcta: Es crucial seleccionar la Entidad Financiera estándar correcta durante el proceso de homologación para asegurar la correcta gestión de pagos y recaudos. Si tienes dudas, consulta con un administrador. Un Mapeo Único: Cada banco personalizado solo puede ser homologado a una única Entidad Financiera estándar. Irreversible (Homologación): Una vez que un banco personalizado ha sido homologado, este vínculo se establece en el sistema. Si necesitas realizar un cambio, deberás editar la homologación existente. Alternativa: Omitir: Si un banco personalizado ya no es relevante o no tiene una correspondencia clara con una Entidad Financiera estándar, tienes la opción de "Omitir" . Recuerda que omitir elimina la información bancaria de los terceros asociados y esta acción no se puede deshacer. Siguiendo estos pasos y teniendo en cuenta estas consideraciones, podrás homologar manualmente tus bancos personalizados a las Entidades Financieras estándar de manera efectiva. ¿Cómo omitir la homologación de un banco personalizado? Omitir la homologación de un banco personalizado significa que este banco no será vinculado a ninguna Entidad Financiera estándar. Al realizar esta acción, este banco personalizado  será eliminado de todos los terceros que lo tenían asignado , y esta acción no se podrá deshacer . Utiliza esta opción con precaución cuando un banco personalizado ya no sea relevante o no tenga una correspondencia clara con una entidad estándar. 1. Accede al Módulo de Configuración de Finanzas: Desde el menú desplegable de  "Herramientas" , localiza y haz clic en la sección  "Configuraciones" . Dentro del menú de Configuraciones, busca y selecciona la opción  "Finanzas" . Esto te llevará al centro de gestión de las Entidades Financieras estándar. 2. Dirígete a la Sección de Homologación de Bancos Personalizados: Dentro del módulo de "Configuraciones -> Finanzas", en el menú lateral busca y haz clic en la pestaña etiquetada como "Entidades Financieras"  y selecciona la opción  "Homologación de Bancos" . 3. Identifica el Banco Personalizado que Deseas Omitir: En el listado de bancos personalizados, selecciona el banco que deseas omitir. Generalmente, estos serán bancos con estado "No Identificado" que no planeas homologar. 4. Accede a la Opción de Omitir el Banco Personalizado: Para el banco personalizado que seleccionaste, haz clic en el botón  "Homologar" ubicado en la parte superior derecha de la tabla. Esto abrirá el formulario de homologación para ese banco específico. Posteriormente, haz clic en el botón "Omitir"  ubicado en la parte inferior del formulario. 5. Confirmación de la Omisión: El sistema mostrará una alerta de confirmación advirtiéndote sobre las consecuencias de omitir el banco personalizado. Lee cuidadosamente el mensaje, que indicará que el banco será eliminada de los terceros asociados y que esta acción no se puede deshacer. Si estás seguro de que deseas omitir el banco, haz clic en el botón "Confirmar"  para proceder. Si no estás seguro, haz clic en "Cancelar" . 6. Confirmación de la Omisión Exitosa: Tras confirmar la omisión, recibirás una notificación en pantalla indicando que el banco personalizado ha sido omitido exitosamente. El estado del banco personalizado en el listado debería actualizarse a "Omitido". Consideraciones Importantes al Omitir un Banco Personalizado: Eliminación de Datos: La acción de omitir elimina permanentemente la información del banco personalizado de todos los terceros que lo tenían asignado. Irreversible: Esta acción no se puede deshacer. Una vez que un banco ha sido omitido, la información bancaria deberá ser ingresada nuevamente en los registros de los terceros si es necesario. Precaución: Utiliza la función de omitir con extrema precaución. Asegúrate de que realmente deseas eliminar la asociación de este banco con todos los terceros. Alternativa: Homologación: Si el banco personalizado tiene una correspondencia con una Entidad Financiera estándar, la opción de homologar es preferible, ya que preserva la información bancaria de los terceros al actualizarla a la nueva entidad. Siguiendo estos pasos y teniendo en cuenta estas importantes consideraciones, podrás omitir la homologación de un banco personalizado de manera informada y consciente de las implicaciones. ¿Qué hago si al editar un tercero aparece una alerta sobre homologar el banco? Si al editar la información de un tercero te encuentras con una alerta  dentro de la sección "Información Financiera" , significa que este tercero tiene actualmente asignado un  banco personalizado que necesita ser reemplazado por la Entidad Financiera estándar correspondiente. Este cambio es parte de la estandarización de las opciones bancarias del sistema. ¿Qué significa esta alerta directamente en el formulario? Banco Personalizado Existente: El sistema detecta que este tercero tiene seleccionado un banco que fue creado de forma personalizada y que ya no está dentro de las opciones estándar. Información Específica: La alerta te informará cuál era el banco personalizado que tenía asignado este tercero. Acción Requerida: Debes seleccionar la Entidad Financiera estándar que corresponda a ese antiguo banco personalizado desde el nuevo listado desplegable. Opción de Homologación Global: Tendrás la opción de aplicar la Entidad Financiera estándar que selecciones a  todos los demás terceros que también tenían asignado el banco personalizado. ¿Qué opciones tienes al ver esta alerta en la sección "Información Financiera"? 1. Seleccionar la Entidad Financiera Estándar para este tercero: Qué hacer: Presta atención al nombre del banco personalizado que se muestra en la alerta. Ubica el campo desplegable de "Entidad Financiera" dentro de la sección "Información Financiera". Busca y selecciona la Entidad Financiera estándar que sea la equivalente al banco personalizado. Si no estás seguro, consulta el listado completo de entidades estándar en el módulo de Configuración de Finanzas. Una vez seleccionada la entidad estándar, el sistema actualizará la información bancaria para este tercero. 2. Opción de Homologación Global: Qué hacer: Junto al selector de la Entidad Financiera estándar, podrías ver una casilla de verificación o una pregunta similar a: " ¿Aplicar este nuevo banco a todos los terceros que tenían asignado [Nombre del Banco Personalizado]? " Consideraciones: Si marcas esta casilla: La Entidad Financiera estándar que selecciones para este tercero también se aplicará automáticamente a todos los demás registros de terceros que actualmente tengan asignado el banco personalizado. Si no marcas la casilla: El cambio de Entidad Financiera estándar se aplicará únicamente al tercero que estás editando actualmente. Los demás registros que tenían el banco personalizado conservarán esa asignación hasta que sean editados individual o masivamente. Decisión: Elige la opción que mejor se adapte a tus necesidades y a la correspondencia entre el banco personalizado y la entidad estándar. Si el banco personalizado siempre debe corresponder a la misma entidad estándar para todos los terceros, marcar la casilla puede ahorrar tiempo. 3. Continuar sin Cambiar (No Recomendado Inicialmente): Qué hacer: Podrás guardar el formulario sin seleccionar una nueva Entidad Financiera estándar. Consecuencias: El tercero se guardará correctamente, sin embargo, la alerta persistirá y no podrá incluirse al tercero en los futuros procesos de automatización de pagos y recaudos. Es importante abordar esta alerta para asegurar la correcta gestión futura. Consideraciones Adicionales: Consulta el Módulo de Homologación: Recuerda que la gestión centralizada de la homologación se realiza en Configuraciones -> Finanzas -> Homologación de Bancos. En resumen, cuando veas esta alerta directamente en la sección "Información Financiera" al editar un tercero, tu tarea principal es seleccionar la Entidad Financiera estándar correcta en reemplazo del banco personalizado anterior. Considera cuidadosamente la opción de aplicar este cambio a otros terceros si se presenta. ¿Cómo homologa automáticamente el sistema tus antiguos bancos personalizados a las nuevas entidades financieras estándar? Para facilitarte la transición al nuevo sistema de Entidades Financieras estándar, el sistema realiza un proceso automático para intentar identificar y vincular tus antiguos bancos personalizados con las nuevas opciones estándar. Aquí te explicamos cómo funciona este proceso "detrás de cámaras": 1. El Sistema Busca los Bancos Pendientes: El sistema revisa la lista de todos los bancos personalizados que creaste en el pasado. Se enfoca en aquellos bancos que aún no han sido vinculados a una Entidad Financiera estándar y que no has marcado para ser omitidos. 2. Comparación Inteligente de Nombres: Para cada uno de tus bancos personalizados pendientes, el sistema toma su nombre y lo compara con los nombres de todas las Entidades Financieras estándar que están actualmente activas en el sistema. Esta comparación no es solo una coincidencia exacta. El sistema es "inteligente" y busca similitudes de varias maneras: Comparación Directa: Primero, intenta encontrar una coincidencia exacta entre el nombre de tu banco personalizado y el nombre de una entidad estándar. Considerando la palabra "BANCO": Si el nombre de tu banco personalizado no empieza con "BANCO", el sistema también prueba a añadir esa palabra al inicio y vuelve a comparar. Por ejemplo, si tenías un banco llamado "Popular", también buscará si existe una entidad estándar llamada "BANCO Popular". Ignorando los Espacios: El sistema también compara los nombres después de eliminar todos los espacios. Por ejemplo, "Banco Popular" se comparará con "BancoPopular". 3. Decisión Automática Basada en la Similitud: Después de realizar todas estas comparaciones, el sistema evalúa qué tan similar es el nombre de tu banco personalizado al nombre de cada Entidad Financiera estándar. Umbral de Confianza: El sistema solo realizará la homologación automática si encuentra una similitud lo suficientemente alta. Esto asegura que la vinculación sea precisa y evita errores. La Mejor Coincidencia: Si encuentra varias entidades estándar con un buen nivel de similitud, el sistema elegirá la que tenga la mayor coincidencia con el nombre de tu banco personalizado. 4. Vinculación Automática y Actualización: Si el sistema encuentra una Entidad Financiera estándar que coincide con tu banco personalizado con un alto nivel de confianza: Vincula los Registros: Automáticamente conecta tu antiguo banco personalizado con la nueva Entidad Financiera estándar dentro del sistema. Actualiza tus Datos: El sistema también actualiza la información de todos los terceros que tenían asignado ese banco personalizado, reemplazándolo con la nueva Entidad Financiera estándar. 5. Registro de la Homologación: El sistema guarda un registro de cada homologación automática exitosa, indicando qué banco personalizado se vinculó a qué Entidad Financiera estándar. Esto ayuda a mantener un seguimiento de los cambios. ¿Qué pasa con los bancos que el sistema no puede homologar automáticamente? Si el sistema no encuentra una Entidad Financiera estándar que coincida con un banco personalizado con suficiente similitud, ese banco permanecerá en un estado "No Identificado" en la sección de Homologación. En estos casos, será necesario que realices la homologación manualmente , seleccionando la Entidad Financiera estándar correcta desde el listado. En resumen, la homologación automática es un proceso inteligente que intenta hacer la mayor parte del trabajo por ti, buscando coincidencias basadas en los nombres de tus antiguos bancos personalizados y las nuevas Entidades Financieras estándar. Sin embargo, es posible que debas revisar y completar algunas homologaciones manualmente para asegurar la precisión. Configuración de Pasarelas de Pago ¿Cómo configurar la pasarela Palomma en nuby? Esta guía te explica paso a paso cómo configurar la pasarela de pagos Palomma en nuby, para que tus arrendatarios puedan pagar sus facturas de forma electrónica usando métodos como PSE, Nequi, Daviplata y tarjetas de crédito o débito . Al completar esta configuración, los pagos se registrarán de forma automática en el sistema. Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué es Palomma? 💳 Palomma es una plataforma de pagos moderna diseñada para Latinoamérica que permite a los negocios recibir dinero de manera escalable y eficiente. Al integrarla con nuby, tus arrendatarios podrán pagar sus facturas directamente desde el portal de clientes sin necesidad de acercarse a una oficina o realizar transferencias manuales. 🔹 Métodos de pago disponibles: PSE → Transferencia bancaria directa desde cualquier banco colombiano. Nequi → Billetera digital de Bancolombia. Daviplata → Billetera digital de Davivienda. Tarjetas de crédito y débito → Visa, Mastercard, American Express. 🔹 Beneficios de usar Palomma: Pagos en tiempo real → Los pagos se registran automáticamente en nuby. Múltiples métodos de pago → Tus clientes eligen el método que prefieran. Notificaciones automáticas → nuby recibe confirmación del pago al instante (vía webhooks). Registro contable automático → Se genera el recibo de pago y el documento contable sin intervención manual. Disponible en Colombia → Integrada con el ecosistema financiero colombiano. 🔹 ¿Para quién es útil esta guía? Administradores del sistema → Para configurar la pasarela y habilitar los pagos electrónicos. Gerencia → Para entender el impacto y los beneficios de la integración. Contabilidad y Tesorería → Para comprender cómo se registran los pagos recibidos a través de Palomma. 2. Antes de empezar (prerrequisitos) ✅ Antes de configurar Palomma en nuby, verifica que cuentas con lo siguiente: 📌 Requisito 1. Cuenta activa en Palomma Debes tener un convenio vigente con Palomma . Si aún no tienes cuenta, puedes registrarte en su sitio web palomma.com o contactar a tu representante comercial. 📌 Requisito 2. ID de Inmobiliaria Palomma te proporcionará un identificador único para tu inmobiliaria. Es un código corto que identifica a tu empresa dentro de la plataforma de Palomma. Ejemplo de formato → tuespacioideal , inmobiliariaxyz Dónde obtenerlo → Desde el panel de administración de Palomma o solicitándolo a su equipo de soporte. 📌 Requisito 3. Forma de Pago configurada en nuby Necesitas tener al menos una Forma de Pago activa en nuby con una cuenta contable asignada. Esta forma de pago se usará para registrar los pagos que lleguen a través de Palomma. Si aún no tienes una forma de pago específica, te recomendamos crearla antes de continuar: Ve a Configuración > Contabilidad > Formas de Pago . Crea una nueva forma de pago con un nombre descriptivo, por ejemplo: "Pago Electrónico - Palomma" . Asígnale la cuenta contable que corresponda según tu plan de cuentas. Importante: Solo aparecerán en el selector aquellas formas de pago que tengan una cuenta contable asociada . Si no ves opciones disponibles, revisa que tus formas de pago tengan la cuenta contable configurada. 📌 Requisito 4. Permisos de administrador Necesitas permisos de visualización en el módulo de Pasarelas de Pago para ver la configuración. Necesitas permisos de edición en el módulo de Pasarelas de Pago para poder modificar y guardar la configuración. Tip: Si no tienes acceso al módulo, solicita al usuario administrador de tu sistema que te otorgue los permisos necesarios. 3. ¿Cómo acceder al módulo de Pasarelas de Pago? 🛠️ 🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales. 📂 Paso 2. Dirígete a Configuraciones En el menú principal , busca y haz clic en "Configuraciones" . Dentro de las configuraciones, busca la opción "Pasarelas de Pago" . 📌 Paso 3. Visualiza las pasarelas disponibles Al ingresar al módulo verás una pantalla de bienvenida donde se listan todas las pasarelas disponibles en formato de tarjetas. Cada tarjeta muestra: Nombre de la pasarela → Por ejemplo: Palomma, PayU, ELP. Descripción → Qué hace y qué métodos de pago soporta. Estado → Un indicador que muestra si la pasarela está Activa o Inactiva . Características → Lista de funcionalidades de la pasarela. Botón "Configurar" → Para acceder al formulario de configuración. Nota: Puedes tener múltiples pasarelas activas simultáneamente (por ejemplo, Palomma y PayU). Tus arrendatarios podrán elegir su método de pago preferido al momento de pagar. 📄 Paso 4. Selecciona Palomma Ubica la tarjeta de Palomma y haz clic en el botón "Configurar" . También puedes acceder desde el menú lateral izquierdo , donde verás la opción "Palomma" listada junto con las demás pasarelas. 4. Configuración paso a paso 🔧 Una vez dentro del formulario de configuración de Palomma, verás los siguientes campos. A continuación te explicamos cada uno y cómo completarlos: ⚙️ Paso 1. Activar o desactivar Palomma El primer campo es un interruptor ( toggle ) con la etiqueta "¿Habilitar Palomma?" . Estado del interruptor ¿Qué sucede? Desactivado (gris) Palomma no aparece como opción de pago para tus arrendatarios. Puedes guardar la configuración sin completar todos los campos. Activado (verde) Palomma aparece como método de pago disponible. Los campos "ID de Inmobiliaria" y "Forma de Pago" se vuelven obligatorios. Recomendación: Completa primero los campos obligatorios (ID de Inmobiliaria y Forma de Pago) y luego activa el interruptor. De esta forma evitarás errores de validación al guardar. 🏢 Paso 2. Ingresar el ID de Inmobiliaria en Palomma Escribe el identificador único de tu inmobiliaria, proporcionado por Palomma. Etiqueta roja "Obligatorio" → Este campo es requerido cuando la pasarela está activa. Ejemplo → tuespacioideal ¿Por qué es importante? → Este ID le permite a Palomma saber a qué inmobiliaria corresponde cada transacción de pago. Atención: Este ID debe coincidir exactamente con el que está registrado en tu cuenta de Palomma. Si hay algún error, los pagos no se procesarán correctamente. 💰 Paso 3. Seleccionar la Forma de Pago Selecciona del listado la Forma de Pago que quieres usar para registrar los pagos recibidos a través de Palomma. Etiqueta roja "Obligatorio" → Este campo es requerido cuando la pasarela está activa. Formato de las opciones → Se muestran como: Nombre de la forma de pago (código cuenta - nombre cuenta) . 🔹 ¿Qué pasa cuando un arrendatario paga a través de Palomma? Palomma notifica a nuby que el pago fue exitoso. nuby registra automáticamente el pago asociándolo a la Forma de Pago que seleccionaste aquí. Se genera el recibo de pago y el documento contable correspondiente. Se actualiza el saldo de la factura del arrendatario. 🔹 ¿Qué Forma de Pago seleccionar? Te recomendamos crear una forma de pago exclusiva para Palomma. Esto te permitirá: Identificar fácilmente los pagos electrónicos en tus reportes. Facilitar la conciliación bancaria. Tener claridad en las auditorías contables. Sugerencia: Si aún no tienes una forma de pago específica, créala desde Configuración > Contabilidad > Formas de Pago con nombre "Pago Electrónico - Palomma" y asígnale la cuenta contable que corresponda. 🔧 Paso 4. Filtros Avanzados (opcional) Dentro del formulario de configuración encontrarás una sección llamada "Filtros Avanzados" , plegada por defecto. Haz clic en su título para expandirla. Estos filtros controlan qué facturas y conceptos puede ver y cobrar Palomma. Si no configuras ninguno, la pasarela solo mostrará facturas pendientes ya emitidas. Campo Tipo Descripción ¿Incluir facturas en borrador? Casilla Si está activa, tus arrendatarios también verán las facturas en estado borrador (aún no emitidas oficialmente) al consultar sus pendientes. Resoluciones Selección múltiple Filtra por resoluciones de facturación. Si no seleccionas ninguna, se incluyen facturas de todas las resoluciones. ¿Permitir pagar conceptos que no aplican a una factura? Casilla Permite cobrar conceptos que generan recibo de caja pero no factura (por ejemplo, depósitos o ajustes). ¿Permitir pagar conceptos de periodos futuros? Casilla Permite que los arrendatarios paguen anticipadamente conceptos de periodos que aún no han iniciado. Rango de conceptos futuros Selector Define hasta qué periodo futuro se mostrarán conceptos. Opciones: Un mes, Tres meses, Seis meses o Sin límite. Solo disponible si la opción anterior está activa. ¿Incluir los intereses de mora en la factura del canon? Casilla Los intereses de mora pendientes se adjuntan como detalle adicional a la factura de canon correspondiente. Al pagar la factura, el interés también queda pagado automáticamente. ¿Agrupar conceptos pertenecientes al mismo periodo? Casilla Consolida en un único ítem pagable los conceptos del mismo contrato, tercero y periodo. Los conceptos negativos (descuentos o notas crédito) se descuentan solo si existe un concepto positivo con saldo suficiente en el mismo periodo. Solo disponible si al menos una de las dos opciones anteriores de conceptos está activa. ¿Enviar automáticamente a la DIAN? Casilla Envía automáticamente a la DIAN las facturas generadas desde la pasarela. Solo disponible si se activa al menos una de las tres opciones anteriores (borrador, futuros o intereses de mora). Recomendación: Si eres nuevo con Palomma, deja los Filtros Avanzados desactivados hasta que el flujo básico esté funcionando correctamente. Una vez confirmado, puedes habilitarlos según las necesidades de tu inmobiliaria. 🔑 Paso 5. Campos OAuth2 (solo lectura) Verás dos campos adicionales con la etiqueta azul "Solo Lectura" : ID del Cliente OAuth2 → Identificador generado automáticamente por nuby. Secret Key del Cliente OAuth2 → Clave secreta generada automáticamente por nuby. No necesitas ingresar nada en estos campos. El sistema los genera automáticamente cuando activas la pasarela y guardas la configuración por primera vez. Situación ¿Qué muestran los campos OAuth2? Pasarela desactivada Vacíos, con el texto: "Este valor se asignará automáticamente al guardar la configuración" . Primera vez que activas y guardas Se generan automáticamente y muestran los valores generados. Ya existían credenciales anteriores Se mantienen las credenciales existentes (no se regeneran). 💾 Paso 6. Guardar la configuración Haz clic en el botón "Guardar Configuración" . Si la pasarela está desactivada: Se guardan los campos que hayas completado. Los campos OAuth2 permanecen vacíos. Palomma no aparecerá como opción de pago para tus arrendatarios. Si la pasarela está activada: El sistema valida que los campos obligatorios estén completos. Si es la primera vez, se generan automáticamente las credenciales OAuth2 . Verás un mensaje de confirmación: "Configuración de Palomma guardada correctamente." Atención: Si recibes un error al guardar indicando que un campo es "requerido" , asegúrate de haber completado el ID de Inmobiliaria y seleccionado una Forma de Pago. 5. Filtros Avanzados: funcionamiento detallado ⚙️ Los Filtros Avanzados son opciones adicionales que controlan exactamente qué facturas y conceptos puede ver y cobrar Palomma cuando un arrendatario consulta sus pendientes en el portal de clientes. Todos están desactivados por defecto. ¿Cómo acceder? Dentro del formulario de configuración de Palomma, haz clic en el encabezado de la sección «Filtros Avanzados» para expandirla. La sección aparece plegada por defecto. 🔲 Filtro 1. ¿Incluir facturas en borrador? ¿Qué hace? Cuando está activo, las facturas que ya existen en el sistema pero aún no han sido enviadas a la DIAN (estado «borrador») también aparecen como pendientes de pago en el portal de clientes. Estado del filtro Comportamiento Desactivado (por defecto) Solo se muestran facturas en estado emitido (ya enviadas a la DIAN o en proceso de envío). Las borradores son invisibles para el arrendatario. Activado Se muestran tanto las facturas emitidas como las facturas en borrador. El arrendatario puede pagar cualquiera de ellas. ¿Qué se genera al pagar una factura en borrador? Se registra el pago de la factura. Se genera el recibo de caja. El envío a la DIAN ocurre según el filtro «¿Enviar automáticamente a la DIAN?» : si está activo, se envía de inmediato; si no, queda pendiente para envío manual. Importante: Si activas este filtro, asegúrate de revisar tus borradores periódicamente. Si hay borradores con errores o que no deberían cobrarse aún, el arrendatario podría pagarlos antes de que los corrijas. 📋 Filtro 2. Resoluciones ¿Qué hace? Permite limitar qué facturas y conceptos son visibles en el portal de clientes según la resolución de facturación a la que pertenecen. Configuración Comportamiento Ninguna resolución seleccionada (por defecto) Se muestran las facturas y conceptos de todas las resoluciones activas. Una o varias resoluciones seleccionadas Solo se muestran las facturas y conceptos que pertenecen a las resoluciones elegidas. Las demás quedan ocultas para el arrendatario. ¿Cómo funciona el filtro por tipo de tercero? Para cada resolución seleccionada, el sistema también filtra los conceptos según el tipo de tercero configurado en esa resolución (inquilino o propietario). Esto garantiza que un inquilino solo vea los conceptos que le corresponden y un propietario vea los suyos. Caso de uso típico: Si manejas varias resoluciones (por ejemplo, una para arriendos residenciales y otra para locales comerciales) y solo quieres habilitar el pago en línea para residenciales, selecciona únicamente esa resolución. 🔲 Filtro 3. ¿Permitir pagar conceptos que no aplican a una factura? ¿Qué hace? Habilita el cobro de conceptos que no generan factura , sino solo un recibo de caja (por ejemplo, depósitos de garantía, ajustes manuales, cobros por administración, etc.). Estado del filtro Comportamiento Desactivado (por defecto) Solo se pueden pagar conceptos que generan factura. Los conceptos sin factura no aparecen en el portal. Activado Los arrendatarios también verán los conceptos sin factura y podrán pagarlos. ¿Qué se genera al pagar este tipo de concepto? Se genera solo el recibo de caja . No se crea ninguna factura. El pago queda registrado en el sistema con la Forma de Pago configurada en Palomma. 🔲 Filtro 4. ¿Permitir pagar conceptos de periodos futuros? ¿Qué hace? Permite que los arrendatarios paguen anticipadamente conceptos de periodos que todavía no han iniciado (por ejemplo, pagar en abril el canon de mayo). Estado del filtro Comportamiento Desactivado (por defecto) Solo se muestran conceptos del periodo actual y anteriores (pendientes). Los periodos futuros no son visibles. Activado Se muestran también los conceptos de periodos futuros dentro del rango configurado (ver Filtro 5). Consideraciones importantes: Aplica solo a conceptos , tanto facturables como no facturables. Nunca se muestran facturas de periodos futuros directamente. Si el concepto futuro genera factura , esa factura se crea automáticamente en el momento del pago y queda registrada como pagada. Si el concepto futuro no genera factura , se genera solo el recibo de caja (siempre que el Filtro 3 esté activo, o bien si el concepto no requiere factura por su naturaleza). Dependencia: Al activar este filtro se habilita el campo «Rango de conceptos futuros» (Filtro 5). Es obligatorio configurarlo para definir hasta cuántos meses hacia adelante se mostrarán los conceptos. 📅 Filtro 5. Rango de conceptos futuros ¿Qué hace? Define hasta qué mes futuro puede ver y pagar el arrendatario. Este campo solo está disponible cuando el Filtro 4 está activo. Opción Qué conceptos se muestran Un mes (por defecto) Solo el mes siguiente al actual. Ej: si hoy es 15 de abril, se muestran conceptos con periodo hasta el 31 de mayo. Tres meses Hasta tres meses hacia adelante. Ej: desde hoy 15 de abril, hasta el 31 de julio. Seis meses Hasta seis meses hacia adelante. Sin límite Todos los conceptos futuros ya cargados en el sistema, sin importar su periodo. Nota sobre el rango: El rango cubre el mes calendario completo . Por ejemplo, con «Tres meses» y hoy siendo 15 de abril, el límite es el 31 de julio (no el 15 de julio). Si seleccionas «Sin límite», ten en cuenta que podrían mostrarse conceptos muy lejanos si tienes contratos con cargos programados a futuro. Dependencia requerida: Este campo está deshabilitado si el Filtro 4 («¿Permitir pagar conceptos de periodos futuros?») no está activo. Debe activarse primero ese filtro para poder configurar el rango. 🔲 Filtro 6. ¿Incluir los intereses de mora en la factura del canon? ¿Qué hace? Cuando está activo, los intereses de mora que tenga pendientes un arrendatario se adjuntan como detalle adicional a la factura del canon a la que corresponden, y se cobran juntos en un solo pago. Estado del filtro Comportamiento Desactivado (por defecto) Los intereses de mora se muestran como ítems independientes del canon. El arrendatario puede pagar el canon sin pagar el interés. Activado Los intereses de mora se agrupan con la factura del canon correspondiente. Al pagar el canon, el interés también queda pagado automáticamente. ¿Qué se genera al pagar el canon con interés incluido? Se registra el pago del canon. Se genera automáticamente la factura del interés de mora (si aún no existía) y queda como pagada. Se genera un recibo de caja que incluye tanto el canon como el interés. El envío de la factura de interés a la DIAN sigue la regla del filtro «¿Enviar automáticamente a la DIAN?». ¿Qué pasa si el interés no tiene canon asociado? Si un interés de mora no encuentra una factura de canon pendiente a la cual adjuntarse (por ejemplo, el canon ya fue pagado pero el interés quedó pendiente), se cobrará de forma independiente como ítem separado en el portal. 📦 Filtro 7. ¿Agrupar conceptos pertenecientes al mismo periodo? ¿Qué hace? Cuando está activo, los conceptos que comparten el mismo contrato, el mismo tercero y el mismo rango de fechas del periodo se muestran al arrendatario como un único ítem pagable , cuyo valor a pagar es la suma de todos ellos. Al pagarlo, se genera un solo recibo de caja y, cuando corresponda, una sola factura agrupada por contrato. Estado del filtro Comportamiento Desactivado (por defecto) Cada concepto se muestra como un ítem independiente en el portal. El arrendatario puede pagarlos por separado. Activado Todos los conceptos del mismo contrato, tercero y periodo se consolidan en un solo ítem pagable. El arrendatario los paga juntos en una sola transacción. Reglas de agrupación: Se agrupan los conceptos con el mismo contrato , el mismo tercero (deudor) y el mismo periodo (fechas de inicio y fin idénticas). Si en el periodo ya existe una factura pendiente del mismo contrato y tercero, los conceptos no facturables se adjuntan a esa factura (el saldo de la factura suma esos conceptos). Los conceptos facturables (que al pagarse generan factura) se agrupan entre sí, pero nunca se adjuntan a una factura pendiente existente : al pagarlos se crea una nueva factura agrupada por contrato. Los conceptos con valor negativo (descuentos o notas crédito del periodo) se descuentan del grupo, pero solo si existe un concepto positivo del mismo periodo con saldo suficiente . Si un descuento no encuentra un concepto positivo que lo absorba, se omite del ítem agrupado (no aparecerá en el portal) para evitar saldos negativos. Dependencia requerida: Este filtro está deshabilitado hasta que se active al menos uno de estos dos filtros: «¿Permitir pagar conceptos que no aplican a una factura?» (Filtro 3) o «¿Permitir pagar conceptos de periodos futuros?» (Filtro 4). La razón es que solo tiene sentido agrupar conceptos cuando hay conceptos sueltos visibles en el portal. ¿Cuándo conviene activarlo? Si tu inmobiliaria suele facturar al arrendatario varios conceptos del mismo periodo (canon + administración + servicios + cuotas) y prefieres que el arrendatario los pague de forma consolidada (un solo recibo, una sola factura), activa este filtro. Si prefieres que el arrendatario decida qué conceptos pagar individualmente, déjalo desactivado. 🔲 Filtro 8. ¿Enviar automáticamente a la DIAN? ¿Qué hace? Cuando está activo, nuby envía automáticamente a la DIAN las facturas que se paguen o generen a través de Palomma y que requieran envío (facturas en borrador, facturas de conceptos futuros, facturas de intereses de mora). Estado del filtro Comportamiento Desactivado (por defecto) Las facturas generadas o pagadas desde la pasarela no se envían automáticamente . Quedan pendientes de envío manual desde el módulo de facturación. Activado Inmediatamente después del pago, nuby intenta enviar la factura a la DIAN. Si el envío es exitoso, la factura queda en estado «pagada y enviada a la DIAN». ¿Qué pasa si el envío a la DIAN falla? El pago siempre queda registrado , independientemente del resultado del envío a la DIAN. La factura queda marcada como «pagada, pendiente de envío a la DIAN» . Puedes reintentar el envío manualmente desde el módulo de Facturación. Dependencia requerida: Este campo está deshabilitado hasta que se active al menos uno de estos tres filtros: «¿Incluir facturas en borrador?» , «¿Permitir pagar conceptos de periodos futuros?» o «¿Incluir los intereses de mora en la factura del canon?» . La razón es que el envío automático solo tiene efecto cuando alguno de esos filtros puede generar o pagar facturas que aún no han sido enviadas a la DIAN. 📊 Resumen de dependencias entre filtros Campo Depende de Cuando se activa, puede generar automáticamente ¿Incluir facturas en borrador? — (independiente) Recibo de caja al pagar. Factura enviada a la DIAN si el Filtro 7 está activo. Resoluciones — (independiente) No genera documentos adicionales; solo filtra qué se muestra. ¿Permitir conceptos sin factura? — (independiente) Recibo de caja (sin factura). ¿Permitir conceptos futuros? — (independiente) Factura (si el concepto la requiere) + recibo de caja. Rango de conceptos futuros Requiere Filtro 4 activo No genera documentos; define el alcance del Filtro 4. ¿Incluir intereses de mora? — (independiente) Factura de interés de mora + recibo de caja. ¿Agrupar conceptos del mismo periodo? Requiere Filtro 3 o Filtro 4 activo No genera documentos nuevos: consolida la presentación en el portal y, al pagar, un solo recibo de caja + una sola factura agrupada por contrato (cuando aplique). ¿Enviar automáticamente a la DIAN? Requiere al menos uno de: Filtro 1, Filtro 4 o Filtro 6 activo Envío electrónico a la DIAN de las facturas generadas. 6. Configuración en el portal de Palomma 🌐 Después de guardar la configuración en nuby con la pasarela activada, debes completar la integración desde el lado de Palomma. Para ello, debes copiar y proporcionar al equipo de Palomma tus credenciales de conexión , quienes se encargarán de realizar la configuración directamente en su portal. Asegúrate de enviarles la siguiente información: Dominio de la instancia de nuby: Es la URL o enlace desde el cual ingresas habitualmente al sistema. Client ID: Visible en el formulario de configuración de Palomma dentro de nuby. Secret Key: Visible en el formulario de configuración de Palomma dentro de nuby. 7. Resumen de campos del formulario 📋 Esta tabla resume todos los campos disponibles en el formulario de configuración de Palomma: Campo Tipo Obligatorio Editable Descripción ¿Habilitar Palomma? Interruptor No Sí Activa o desactiva la pasarela de pago Palomma. ID de Inmobiliaria en Palomma Texto Al activar Sí Identificador único de la inmobiliaria proporcionado por Palomma. Forma de Pago Selector Al activar Sí Forma de pago que se usará para registrar los pagos recibidos a través de esta pasarela. ¿Incluir facturas en borrador? Casilla No Sí Incluye facturas en estado borrador al consultar pendientes desde Palomma. Resoluciones Selección múltiple No Sí Filtra las facturas disponibles por resoluciones de facturación. Sin selección = todas las resoluciones. ¿Permitir pagar conceptos sin factura? Casilla No Sí Permite cobrar conceptos que generan recibo de caja pero no factura. ¿Permitir pagar conceptos futuros? Casilla No Sí Permite pagos anticipados de conceptos de periodos futuros. Rango de conceptos futuros Selector No Sí Hasta qué periodo futuro se muestran conceptos (Un mes / Tres meses / Seis meses / Sin límite). Requiere opción anterior activa. ¿Incluir intereses de mora? Casilla No Sí Adjunta los intereses de mora a la factura de canon correspondiente para cobrarlos juntos. ¿Agrupar conceptos del mismo periodo? Casilla No Sí Consolida en un solo ítem pagable los conceptos del mismo contrato, tercero y periodo. Requiere Filtro 3 o Filtro 4 activos. ¿Enviar automáticamente a la DIAN? Casilla No Sí Envía automáticamente a la DIAN las facturas generadas por la pasarela. Disponible solo con filtros avanzados activos. ID del Cliente OAuth2 Texto No No (generado) Identificador del cliente OAuth2, generado automáticamente al activar y guardar. Secret Key del Cliente OAuth2 Texto No No (generado) Clave secreta del cliente OAuth2, generada automáticamente al activar y guardar. 8. ¿Cómo funciona el flujo de pago? 🔄 Una vez configurada la integración, este es el flujo que ocurre cuando un arrendatario paga una factura a través de Palomma: El arrendatario ingresa al portal de clientes de nuby y selecciona la factura que desea pagar. Elige Palomma como método de pago entre las opciones disponibles. Es redirigido al checkout seguro de Palomma , donde selecciona su método preferido (PSE, Nequi, Daviplata o tarjeta). Palomma procesa el pago con la entidad financiera correspondiente. El banco confirma la transacción y Palomma recibe la respuesta. Palomma notifica a nuby mediante un webhook que incluye las credenciales OAuth2. nuby valida la autenticidad de la notificación y registra el pago automáticamente: Registra el pago de la factura. Genera el recibo de pago. Crea el documento contable. Actualiza el saldo de la factura. El arrendatario recibe confirmación del pago exitoso. 🔹 Seguridad de la comunicación Las credenciales OAuth2 (Client ID y Client Secret) garantizan que las notificaciones de pago entre Palomma y nuby sean auténticas y seguras: Cada notificación de Palomma incluye estas credenciales. nuby valida que la notificación sea legítima antes de registrar el pago. Esto previene fraudes y notificaciones falsas de pago. 9. Verificación de la integración ✔️ Antes de dar por terminada la configuración, verifica los siguientes puntos: 📋 Checklist en nuby # Verificación 1 El interruptor de Palomma está activado (verde). 2 El campo ID de Inmobiliaria tiene un valor ingresado. 3 El campo Forma de Pago tiene una opción seleccionada. 4 El campo ID del Cliente OAuth2 muestra un valor (no está vacío). 5 El campo Secret Key del Cliente OAuth2 muestra un valor (no está vacío). 6 Al guardar, se recibió un mensaje de éxito (sin errores). 📋 Checklist en el portal de Palomma # Verificación 1 El Client ID está configurado (copiado desde nuby). 2 El Client Secret está configurado (copiado desde nuby). 3 La URL de webhook está configurada correctamente. 4 La prueba de conexión fue exitosa (si la opción está disponible). 10. Preguntas frecuentes ❓ ¿Puedo guardar la configuración sin completar todos los campos? Sí , pero depende del estado del interruptor: Si el interruptor está desactivado : puedes guardar con campos vacíos sin problema. Si el interruptor está activado : el ID de Inmobiliaria y la Forma de Pago son obligatorios. ¿Puedo tener Palomma y otras pasarelas activas al mismo tiempo? Sí. Puedes tener múltiples pasarelas activas simultáneamente (por ejemplo, Palomma, PayU y ELP). Tus arrendatarios verán todas las opciones disponibles al momento de pagar y podrán elegir la que prefieran. ¿Qué pasa si cambio el ID de Inmobiliaria después de recibir pagos? Los pagos anteriores no se ven afectados (ya fueron procesados). Los nuevos pagos usarán el nuevo ID. Importante: Asegúrate de que el nuevo ID también esté configurado en el portal de Palomma. ¿Puedo cambiar la Forma de Pago después de recibir pagos? Sí. El cambio solo afecta a los pagos futuros . Los pagos anteriores mantienen la forma de pago que estaba configurada al momento de recibirlos. ¿Las credenciales OAuth2 cambian si desactivo y reactivo Palomma? No. Las credenciales se generan una sola vez y se mantienen permanentemente, sin importar cuántas veces desactives o reactives la pasarela. Solo se regeneran si se elimina manualmente el registro del cliente OAuth. ¿Por qué los campos OAuth2 están vacíos si la pasarela está activa? Posibles causas: No guardaste la configuración después de activar la pasarela. Haz clic en "Guardar Configuración". Hubo un error al generar las credenciales. Intenta desactivar, guardar, reactivar y guardar nuevamente. Las credenciales fueron eliminadas de forma manual. En este caso, desactiva y reactiva la pasarela para regenerarlas. ¿Cómo sé si un pago fue registrado correctamente? Cuando un pago se registra correctamente a través de Palomma, ocurre lo siguiente: Se genera el pago de la factura . Se genera el recibo de caja . Se genera el documento contable . La factura actualiza su saldo . Si el saldo queda en cero, la factura cambia a estado pagada . Se crea un registro de transacción visible en el área de clientes. ¿Cómo regenero las credenciales OAuth2 si fueron comprometidas? Si sospechas que las credenciales fueron expuestas: Ve a Configuraciones > API en nuby. Ubica el cliente OAuth de Palomma y elimínalo. Regresa al formulario de Pasarelas de Pago y guarda la configuración nuevamente con la pasarela activa. Se generarán nuevas credenciales. Actualiza las nuevas credenciales en el portal de Palomma. Atención: Después de regenerar las credenciales, debes actualizar los valores en el portal de Palomma inmediatamente. De lo contrario, los webhooks de pago dejarán de funcionar. 11. Solución de problemas 🔍 Problema Posible causa Solución No aparecen opciones en el campo "Forma de Pago" Las formas de pago no tienen cuenta contable asociada. Ve a Configuración > Contabilidad > Formas de Pago y asigna una cuenta contable a la forma de pago deseada. Error al guardar: campo "requerido" El interruptor está activado pero faltan campos obligatorios. Completa el ID de Inmobiliaria y selecciona una Forma de Pago. Los campos OAuth2 están vacíos después de guardar Error al crear el cliente OAuth2 o configuración no guardada correctamente. Desactiva la pasarela, guarda, reactiva y guarda nuevamente. Los pagos no se registran automáticamente Las credenciales OAuth2 no coinciden entre nuby y Palomma, o la URL de webhook es incorrecta. Verifica que las credenciales en el portal de Palomma coincidan con las de nuby y que la URL de webhook sea correcta. No tengo acceso al módulo de Pasarelas de Pago No tienes los permisos necesarios. Solicita al administrador del sistema que te otorgue permisos de visualización y edición del módulo. No puedo editar los campos (formulario deshabilitado) Tienes permisos de solo lectura. Solicita al administrador que te otorgue permisos de edición en el módulo. 12. Resumen rápido 🚀 Para configurar Palomma en nuby, sigue estos pasos: Ve a Configuraciones > Pasarelas de Pago . Haz clic en "Configurar" en la tarjeta de Palomma. Ingresa el ID de Inmobiliaria proporcionado por Palomma. Selecciona la Forma de Pago con la que se registrarán los pagos. ( Opcional ) Expande la sección "Filtros Avanzados" para personalizar qué facturas y conceptos puede ver Palomma. Activa el interruptor "¿Habilitar Palomma?". Haz clic en "Guardar Configuración" → Se generan las credenciales OAuth2. Copia las credenciales OAuth2 generadas. Ingresa al portal de Palomma y configura las credenciales y la URL de webhook. ¡Listo! Tus arrendatarios ya pueden pagar a través de Palomma. 🔹 Reglas clave: Regla Comportamiento Campos obligatorios Solo son requeridos cuando el interruptor está activado . Credenciales OAuth2 Se generan automáticamente al activar por primera vez. No se regeneran si ya existen. Forma de Pago Se usa para clasificar contablemente los pagos recibidos vía Palomma. Múltiples pasarelas Puedes tener Palomma y otras pasarelas activas al mismo tiempo. Para más información sobre Palomma, visita su sitio web oficial: palomma.com o su documentación técnica en docs.palomma.com ¿Cómo configurar la pasarela AV Villas en nuby? [BETA] Esta guía te explica  paso a paso cómo configurar la pasarela de pagos AV Villas en nuby, para que tu empresa pueda recibir pagos de tus arrendatarios e inquilinos a través del Banco AV Villas mediante su servicio de recaudo empresarial . Al completar esta configuración, los pagos recibidos se registrarán de forma automática en el sistema. Tiempo estimado de configuración: 10 a 15 minutos (siempre y cuando tengas todos los datos proporcionados por el banco a la mano). Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué es AV Villas como pasarela de pago? 🏦 AV Villas es una entidad bancaria colombiana que ofrece un servicio de recaudo empresarial , es decir, permite que tus clientes (arrendatarios, propietarios, etc.) realicen pagos directamente desde sus cuentas bancarias hacia la cuenta de tu empresa. Al integrar AV Villas con nuby, el sistema podrá: 🔹 Funcionalidades de la integración: Recaudo empresarial automatizado → Recibe pagos de manera automática a través del banco. Débito automático a cuentas bancarias → Tus arrendatarios pueden pagar directamente desde sus cuentas. Integración con sistema bancario colombiano → Conectado al ecosistema financiero colombiano. Autenticación segura mediante OAuth 2.0 → Comunicación encriptada y protegida entre nuby y el banco. 🔹 Beneficios para tu inmobiliaria: Registro contable automático → Los pagos recibidos se registran automáticamente con la forma de pago y cuenta contable que configures. Reducción de trabajo manual → No necesitas registrar cada pago manualmente en el sistema. Conciliación bancaria simplificada → Al tener una forma de pago exclusiva para AV Villas, podrás identificar fácilmente estos pagos en tus reportes. 🔹 ¿Para quién es útil esta guía? Administradores del sistema → Para configurar la pasarela y habilitar el recaudo a través de AV Villas. Gerencia → Para entender el impacto y los beneficios de la integración con el banco. Contabilidad y Tesorería → Para comprender cómo se registran los pagos recibidos a través de AV Villas. 2. Antes de empezar (prerrequisitos) ✅ Antes de configurar AV Villas en nuby, verifica que cuentas con lo siguiente: 📌 Requisito 1. Convenio de recaudo con el Banco AV Villas Debes tener un acuerdo firmado con el Banco AV Villas para el servicio de recaudo empresarial. Si aún no lo tienes, contacta a tu ejecutivo comercial del banco para iniciar el proceso. 📌 Requisito 2. NURA (Número Único de Recaudo) El banco te proporcionará un código numérico que identifica a tu empresa de manera única en su sistema de recaudos. Ejemplo de formato → 00028848 Dónde obtenerlo → Se lo entrega el banco al momento de firmar el convenio de recaudo empresarial. Si ya tienes un convenio pero no recuerdas el NURA, solicítalo a tu ejecutivo de cuenta en AV Villas. 📌 Requisito 3. Credenciales de conexión (API) El área técnica o de integraciones del banco te proporcionará los siguientes datos de conexión: Authorization (Basic Auth) → Código de seguridad principal para la conexión. X-Authorization → Código de seguridad adicional requerido por AV Villas. Grant Type → Método de autenticación (generalmente "Client Credentials"). Scope → Permisos de la conexión (generalmente payment_mgmt/sesskey_payment ). Importante: Si no cuentas con el NURA o las credenciales de conexión, debes solicitarlos al Banco AV Villas antes de continuar. Sin estos datos, no es posible completar la configuración. 📌 Requisito 4. Forma de Pago configurada en nuby Necesitas tener al menos una Forma de Pago activa en nuby con una cuenta contable asignada. Esta forma de pago se usará para registrar contablemente los pagos que lleguen a través de AV Villas. Si aún no tienes una forma de pago específica, te recomendamos crearla antes de continuar: Ve a Configuración > Contabilidad > Formas de Pago . Crea una nueva forma de pago con un nombre descriptivo, por ejemplo: "Recaudo AV Villas" . Asígnale la cuenta contable que corresponda según tu plan de cuentas (la cuenta bancaria de AV Villas donde se depositan los recaudos). Importante: Solo aparecerán en el selector aquellas formas de pago que tengan una cuenta contable asociada . Si no ves opciones disponibles, revisa que tus formas de pago tengan la cuenta contable configurada. 📌 Requisito 5. Permisos de administrador Necesitas permisos de visualización en el módulo de Pasarelas de Pago para ver la configuración. Necesitas permisos de edición en el módulo de Pasarelas de Pago para poder modificar y guardar la configuración. Tip: Si no tienes acceso al módulo, solicita al usuario administrador de tu sistema que te otorgue los permisos necesarios. 3. ¿Cómo acceder al módulo de Pasarelas de Pago? 🛠️ 🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales. 📂 Paso 2. Dirígete a Configuraciones En el menú principal (barra superior), haz clic en el ícono de "Herramientas" (el cuarto ícono de la barra de herramientas). En el menú desplegable que aparece, haz clic en "Configuraciones" . 📌 Paso 3. Ingresa al módulo de Pasarelas de Pago Dentro de la pantalla de Configuraciones, busca y haz clic en la opción "Integración con Pasarelas de Pago" . La descripción indica: "Configure las pasarelas de pago disponibles para procesar transacciones en línea desde el portal de clientes." 📄 Paso 4. Visualiza las pasarelas disponibles Al ingresar al módulo verás una pantalla de bienvenida donde se listan todas las pasarelas disponibles en formato de tarjetas. Cada tarjeta muestra: Nombre de la pasarela → Por ejemplo: AV Villas, EnLineaPagos (ELP), PayU Latam. Descripción → Qué hace y qué métodos de pago soporta. Estado → Un indicador que muestra si la pasarela está Activa (etiqueta verde) o Inactiva (etiqueta roja). Características → Lista de funcionalidades de la pasarela. Botón "Configurar" → Para acceder al formulario de configuración. Enlace "Sitio Web" → Lleva a la página oficial del proveedor de pagos. Además, en el menú lateral izquierdo verás la lista de todas las pasarelas disponibles con su ícono. Un punto verde junto al nombre indica que la pasarela está activa. Nota: Puedes tener múltiples pasarelas activas simultáneamente (por ejemplo, AV Villas y PayU). Cada una opera de forma independiente. 📄 Paso 5. Selecciona AV Villas Tienes dos opciones para llegar a la pantalla de configuración: Opción A: Ubica la tarjeta de AV Villas y haz clic en el botón "Configurar" . Opción B: En el menú lateral izquierdo, haz clic directamente sobre el ícono de AV Villas . Ambas opciones te llevarán a la misma página de configuración. 4. Configuración paso a paso 🔧 Una vez dentro del formulario de configuración de AV Villas, verás una pantalla dividida en dos áreas: Área izquierda (formulario) → Donde ingresas los datos de configuración. Área derecha (panel informativo) → Muestra una descripción de la pasarela, sus características y un enlace al sitio web del banco. A continuación te explicamos cada campo del formulario y cómo completarlo: ⚙️ Paso 1. Activar o desactivar AV Villas El primer campo es un interruptor ( toggle ) con la etiqueta "¿Habilitar AV Villas?" . Estado del interruptor ¿Qué sucede? Desactivado (gris) AV Villas no procesa pagos. Puedes guardar la configuración sin completar todos los campos. Activado (verde) AV Villas queda habilitada para procesar pagos. Todos los demás campos se vuelven obligatorios. Recomendación: Completa primero todos los campos del formulario y luego activa el interruptor. De esta forma evitarás errores de validación al guardar. 💰 Paso 2. Seleccionar la Forma de Pago Selecciona de la lista desplegable la Forma de Pago que quieres usar para registrar contablemente los pagos recibidos a través de AV Villas. Obligatorio → Este campo es requerido cuando la pasarela está activada. Formato de las opciones → Se muestran como: Nombre de la forma de pago (código cuenta - nombre cuenta) . Ejemplo → Consignación (11100501 - BANCOLOMBIA) 🔹 ¿Qué Forma de Pago seleccionar? Escoge la opción que corresponda a la cuenta bancaria donde AV Villas deposita los recaudos. Te recomendamos crear una forma de pago exclusiva para esta pasarela. Esto te permitirá: Identificar fácilmente los pagos recibidos por esta vía en tus reportes. Facilitar la conciliación bancaria. Tener claridad en las auditorías contables. Sugerencia: Si aún no tienes una forma de pago específica, créala desde Configuración > Contabilidad > Formas de Pago con nombre "Recaudo AV Villas" y asígnale la cuenta contable que corresponda a tu cuenta bancaria en AV Villas. Atención: Si la lista aparece vacía, significa que no hay formas de pago configuradas con cuenta contable en el sistema. Primero debes crear o editar una forma de pago desde el módulo de Contabilidad y asignarle una cuenta PUC. 🔢 Paso 3. Ingresar el NURA (Número Único de Recaudo) Escribe el NURA que te proporcionó el Banco AV Villas. Obligatorio → Este campo es requerido cuando la pasarela está activada. Ejemplo → 00028848 Atención: Escribe el número exactamente como te lo proporcionó el banco, incluyendo los ceros a la izquierda si los tiene. No agregues espacios, guiones ni caracteres especiales. Solo ingresa los números. 🔑 Paso 4. Ingresar el Authorization (Basic Auth) Pega en este campo el código de autorización proporcionado por el área técnica del banco. Obligatorio → Este campo es requerido cuando la pasarela está activada. Formato esperado → Basic dXN1YXJpbzpjbGF2ZTEyMw== Campo protegido → El texto se muestra oculto (con puntos o asteriscos) por seguridad. Si necesitas verificar lo que escribiste, haz clic en el ícono del ojo (👁) que aparece al lado derecho del campo para mostrar temporalmente el texto. Seguridad: Este dato es confidencial. No lo compartas con terceros ni lo envíes por canales inseguros como correos electrónicos sin cifrar o mensajes de texto. ⚙️ Paso 5. Seleccionar el Grant Type Selecciona de la lista desplegable el método de autenticación que el sistema usará para conectarse con los servidores de AV Villas. Opción ¿Cuándo usarla? Client Credentials Es la opción más común . Úsala a menos que el banco te indique lo contrario. Authorization Code Solo si el banco te indica expresamente que debes usar este método. Password Solo si el banco te indica expresamente que debes usar este método. Nota: Si no estás seguro, deja la opción por defecto ( Client Credentials ). En la mayoría de los casos, es la configuración correcta. 📋 Paso 6. Configurar el Scope Este campo define los permisos o el alcance de las operaciones que el sistema puede realizar a través de la conexión con AV Villas. Obligatorio → Este campo es requerido cuando la pasarela está activada. Valor por defecto → payment_mgmt/sesskey_payment (ya viene preconfigurado). Consejo: En la mayoría de los casos no es necesario modificar este campo. Solo cámbialo si el banco te indica expresamente un valor diferente. 🔐 Paso 7. Ingresar el X-Authorization Pega en este campo el segundo código de seguridad proporcionado por el Banco AV Villas. Obligatorio → Este campo es requerido cuando la pasarela está activada. Campo protegido → Al igual que el Authorization, el texto se muestra oculto por seguridad. Usa el ícono del ojo (👁) si necesitas verificar lo que ingresaste. Seguridad: Al igual que el campo Authorization, este dato es confidencial. Manéjalo con las mismas precauciones de seguridad. 🌐 Paso 8. Seleccionar el Entorno Determina si la pasarela operará en modo de pruebas o en modo de producción (transacciones reales con dinero real). Opción Significado ¿Cuándo usarla? Pruebas (TEST) Las transacciones son simuladas. No se mueve dinero real. Durante la configuración inicial y las pruebas. Producción (PRODUCTION) Las transacciones son reales. Se procesará dinero real. Cuando ya hayas verificado que todo funciona correctamente en pruebas. Advertencia: No selecciones Producción hasta estar completamente seguro de que la configuración es correcta. En modo Producción, las transacciones involucran dinero real y no se pueden revertir fácilmente. 💾 Paso 9. Guardar la configuración Haz clic en el botón "Guardar Configuración" ubicado en la parte inferior del formulario. Si la pasarela está desactivada: Se guardan los campos que hayas completado. Los campos no obligatorios pueden quedar vacíos. AV Villas no procesará pagos. Si la pasarela está activada: El sistema valida que todos los campos estén completos. Si falta algún campo, verás un mensaje de error rojo indicando cuál campo necesitas completar. Si todo está correcto, verás un mensaje de éxito verde : "Configuración de AV Villas guardada correctamente." Atención: Si recibes un error al guardar indicando que un campo es "requerido" , asegúrate de haber completado todos los campos del formulario antes de intentar guardar nuevamente. 5. Flujo recomendado de configuración 📝 Para una configuración exitosa, sigue estos pasos en orden: Verifica que tienes todos los datos del banco a la mano (NURA, Authorization, X-Authorization, Scope, Grant Type). Verifica que existe una Forma de Pago configurada con cuenta contable en el sistema. Si no la tienes, créala primero desde Configuración > Contabilidad > Formas de Pago. Ingresa al módulo Pasarelas de Pago y selecciona AV Villas. Completa todos los campos del formulario (deja el Entorno en Pruebas (TEST) por ahora). Activa el interruptor "¿Habilitar AV Villas?". Haz clic en "Guardar Configuración" . Realiza una transacción de prueba para verificar que la conexión funciona correctamente. Si todo funciona, cambia el Entorno a Producción (PRODUCTION) y guarda nuevamente. Consejo: Es recomendable completar primero todos los campos (paso 4) y después activar el interruptor (paso 5), ya que al activar la pasarela todos los campos se vuelven obligatorios. De esta manera evitarás mensajes de error por campos vacíos. 6. Resumen de campos del formulario 📋 Esta tabla resume todos los campos disponibles en el formulario de configuración de AV Villas: Campo Tipo Obligatorio Valor por defecto Descripción ¿Habilitar AV Villas? Interruptor No Apagado Activa o desactiva la pasarela de pago AV Villas. Forma de Pago Lista desplegable Al activar Ninguno Forma de pago para registrar contablemente los pagos recibidos. NURA Texto Al activar Vacío Número Único de Recaudo asignado por AV Villas. Authorization (Basic Auth) Contraseña Al activar Vacío Código de seguridad principal para la conexión con el banco. Grant Type Lista desplegable Al activar Client Credentials Método de autenticación para la conexión. Scope Texto Al activar payment_mgmt/sesskey_payment Alcance de los permisos de la conexión. X-Authorization Contraseña Al activar Vacío Segundo código de seguridad requerido por AV Villas. Entorno Lista desplegable Al activar Pruebas (TEST) Define si la pasarela opera en modo pruebas o producción. 7. Verificación de la configuración ✔️ Antes de dar por terminada la configuración, verifica los siguientes puntos: 📋 Checklist de configuración # Verificación 1 El interruptor de AV Villas está activado (verde). 2 El campo Forma de Pago tiene una opción seleccionada. 3 El campo NURA tiene el número ingresado correctamente. 4 El campo Authorization tiene un valor ingresado. 5 El campo Grant Type tiene una opción seleccionada (generalmente Client Credentials). 6 El campo Scope tiene un valor (generalmente el que viene por defecto). 7 El campo X-Authorization tiene un valor ingresado. 8 El campo Entorno está en Pruebas (TEST) para verificar, y luego en Producción (PRODUCTION) cuando todo esté listo. 9 Al guardar, se recibió un mensaje de éxito (sin errores). 8. Preguntas frecuentes ❓ ¿Puedo guardar la configuración sin activar la pasarela? Sí. Si dejas el interruptor "¿Habilitar AV Villas?" apagado, puedes guardar los datos que ya tengas disponibles sin que los demás campos sean obligatorios. Esto es útil si quieres ir ingresando la información a medida que el banco te la proporciona. ¿Qué pasa si no aparecen opciones en la lista de Forma de Pago? Significa que no hay formas de pago configuradas con una cuenta contable asociada en el sistema. Debes: Ir al módulo de Contabilidad . Crear o editar una Forma de Pago . Asignarle una cuenta contable (PUC) que corresponda a la cuenta bancaria de AV Villas. Volver al módulo de Pasarelas de Pago para seleccionarla. ¿Puedo cambiar la configuración después de activar la pasarela? Sí. Puedes modificar cualquier campo en cualquier momento. Solo recuerda hacer clic en "Guardar Configuración" después de realizar cambios. ¿Qué sucede si ingreso datos incorrectos? Si los datos de conexión (NURA, Authorization, X-Authorization) son incorrectos, el sistema no podrá comunicarse con el banco y los pagos no se procesarán. En la mayoría de los casos recibirás un mensaje de error. Verifica los datos con el banco y corríjelos. ¿Puedo desactivar la pasarela temporalmente? Sí. Simplemente apaga el interruptor "¿Habilitar AV Villas?" y guarda. La configuración se conservará y podrás reactivarla en cualquier momento sin necesidad de volver a ingresar todos los datos. ¿Puedo tener AV Villas y otras pasarelas activas al mismo tiempo? Sí. Puedes tener múltiples pasarelas activas simultáneamente (por ejemplo, AV Villas, PayU y EnLineaPagos). Cada una opera de forma independiente con sus propias credenciales y configuración. ¿Necesito conocimientos técnicos para completar esta configuración? No. Solo necesitas ingresar los datos que te proporciona el banco en los campos correspondientes. Sin embargo, si tienes dudas sobre los datos técnicos (Authorization, X-Authorization, Grant Type, Scope), contacta al área de soporte técnico del Banco AV Villas o al equipo de soporte de nuby. Los campos aparecen en gris y no puedo editarlos, ¿qué hago? Esto significa que tu usuario no tiene permisos para modificar la configuración de pasarelas de pago. Solicita al administrador del sistema que te asigne los permisos de edición necesarios en el módulo de Pasarelas de Pago. ¿Puedo cambiar la Forma de Pago después de recibir pagos? Sí. El cambio solo afecta a los pagos futuros . Los pagos anteriores mantienen la forma de pago que estaba configurada al momento de recibirlos. 9. Solución de problemas 🔍 Problema Posible causa Solución Al guardar aparece un error de "campo obligatorio" Un campo requerido quedó vacío mientras la pasarela está habilitada. Completa todos los campos antes de guardar, o desactiva el interruptor si deseas guardar una configuración parcial. No aparecen opciones en el campo "Forma de Pago" Las formas de pago no tienen cuenta contable asociada. Ve a Configuración > Contabilidad > Formas de Pago y asigna una cuenta contable a la forma de pago deseada. Error de conexión con el banco Las credenciales (Authorization, X-Authorization) son incorrectas o han expirado. Verifica con el banco que las credenciales sean correctas y vigentes. Los pagos no se procesan en producción El entorno puede estar configurado en TEST. Verifica que el campo "Entorno" esté en Producción (PRODUCTION) . Los pagos no se procesan aunque esté en producción El NURA puede ser incorrecto o el convenio no está activo. Confirma con el banco que el NURA es correcto y que el convenio está vigente. No puedo ver el módulo de Pasarelas de Pago Tu usuario no tiene permisos de acceso al módulo. Solicita al administrador que te otorgue acceso al módulo de Integraciones > Pasarelas de Pago. No puedo editar los campos (formulario deshabilitado) Tienes permisos de solo lectura. Solicita al administrador que te otorgue permisos de edición en el módulo. El botón "Guardar Configuración" no responde Puede haber un error en la página o la sesión expiró. Recarga la página (F5) e intenta de nuevo. Si el problema persiste, cierra sesión, vuelve a ingresar e intenta nuevamente. 10. Resumen rápido 🚀 Para configurar AV Villas en nuby, sigue estos pasos: Verifica que tienes todos los datos del banco: NURA, Authorization, X-Authorization . Verifica que tienes una Forma de Pago con cuenta contable configurada. Ve a Herramientas > Configuraciones > Integración con Pasarelas de Pago . Haz clic en "Configurar" en la tarjeta de AV Villas. Completa todos los campos del formulario (deja el Entorno en TEST ). Activa el interruptor "¿Habilitar AV Villas?". Haz clic en "Guardar Configuración" . Realiza pruebas para verificar que todo funciona. Cambia el Entorno a Producción (PRODUCTION) y guarda nuevamente. ¡Listo! Tu sistema ya puede recibir pagos a través de AV Villas. 🔹 Reglas clave: Regla Comportamiento Campos obligatorios Solo son requeridos cuando el interruptor está activado . Forma de Pago Se usa para clasificar contablemente los pagos recibidos vía AV Villas. Entorno TEST vs PRODUCTION Prueba primero en TEST antes de pasar a Producción con dinero real. Múltiples pasarelas Puedes tener AV Villas y otras pasarelas activas al mismo tiempo. Desactivar sin perder datos Al apagar el interruptor, la configuración se conserva para ser reactivada después. 11. Glosario de términos 📖 Término Significado Pasarela de pago Un servicio que conecta al sistema con un banco o proveedor de pagos para procesar transacciones electrónicas. NURA Número Único de Recaudo Automático. Es el código que identifica a tu empresa en el sistema de recaudos del Banco AV Villas. Authorization / Basic Auth Un código de seguridad que funciona como "contraseña" para que el sistema se identifique ante el servidor del banco. X-Authorization Un código de seguridad adicional requerido por AV Villas como capa extra de protección. Grant Type El método de autenticación usado para la conexión. "Client Credentials" es el más común para integraciones entre sistemas. Scope Define el alcance o los permisos de lo que el sistema puede hacer a través de la conexión con el banco. Entorno TEST Modo de pruebas donde las transacciones son simuladas y no se mueve dinero real. Entorno PRODUCTION Modo de producción donde las transacciones son reales y se procesa dinero real. PUC Plan Único de Cuentas. Es el sistema de clasificación contable utilizado en Colombia. Forma de pago Método por el cual se recibe un pago (transferencia, efectivo, etc.) y su cuenta contable asociada en el sistema. OAuth 2.0 Un estándar de seguridad que permite a las aplicaciones acceder a servicios de terceros de manera segura sin compartir contraseñas directamente. Convenio de recaudo Acuerdo comercial entre tu empresa y el banco que habilita el servicio de cobro automatizado. Si también deseas configurar otras pasarelas de pago, consulta la guía Configuración de Pasarelas de Pago en el centro de ayuda de nuby. Para más información sobre AV Villas, visita su sitio web oficial: www.avvillas.com.co . Configuración de API ¿Cómo crear un nuevo Cliente OAuth2 en nuby para consumo de la API? Esta guía te explica paso a paso cómo crear un nuevo Cliente OAuth2 en nuby, para que aplicaciones externas puedan conectarse de forma segura a la API de nuby y consultar o gestionar información como propiedades, contratos, terceros, facturas y más. Al completar este proceso, obtendrás las credenciales de acceso (Client ID y Client Secret) que la aplicación externa necesita para autenticarse y consumir los servicios disponibles en la API. Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué es un Cliente OAuth2? 🔐 Un Cliente OAuth2 es un registro en nuby que representa a una aplicación o sistema externo que desea acceder a la información de tu inmobiliaria a través de la API. Al crear un cliente, nuby genera automáticamente un par de credenciales de seguridad que esa aplicación necesita para identificarse y obtener autorización de acceso. 🔹 ¿Para qué sirve? Conectar sistemas externos → Permite que aplicaciones de terceros (portales web, aplicaciones móviles, sistemas contables, etc.) se comuniquen con nuby de forma segura. Controlar el acceso → Puedes definir qué tipo de operaciones puede realizar cada aplicación: solo consultar datos, crear registros, actualizar información o eliminar datos. Garantizar la seguridad → Cada aplicación se identifica con credenciales únicas, lo que permite rastrear y auditar quién accede a la información. 🔹 Credenciales generadas automáticamente Al crear un Cliente OAuth2, nuby genera automáticamente: Client ID → Un identificador único que representa a la aplicación. Se usa como “usuario” al autenticarse en la API. Client Secret → Una clave secreta cifrada que, junto con el Client ID, permite a la aplicación autenticarse. Solo se muestra una vez en el momento de creación y no puede recuperarse después. Importante: El Client Secret se muestra únicamente al momento de crear el cliente. Una vez que cierres esa pantalla, el valor no podrá visualizarse de nuevo. Cópialo inmediatamente y guárdalo en un lugar seguro. 🔹 ¿Para quién es útil esta guía? Administradores del sistema → Para crear y gestionar las credenciales de acceso a la API. Equipos técnicos → Para obtener las credenciales necesarias para desarrollar integraciones con nuby. Gerencia → Para comprender cómo funciona el acceso de aplicaciones externas a la información de la inmobiliaria. 2. Antes de empezar (prerrequisitos) ✅ Antes de crear un Cliente OAuth2, verifica que cuentas con lo siguiente: 📌 Requisito 1. Permisos de administrador Necesitas tener permisos de administrador o acceso al módulo de Configuraciones en nuby. Solo los usuarios con el rol adecuado pueden crear, editar o eliminar clientes OAuth2. Tip: Si no tienes acceso al módulo de Configuraciones, solicita al usuario administrador de tu sistema que te otorgue los permisos necesarios. 📌 Requisito 2. Identificar la aplicación que se conectará Ten claro qué aplicación o sistema externo utilizará estas credenciales. Esto te ayudará a asignar un nombre descriptivo al cliente y definir los permisos adecuados. Ejemplo → “Portal Web Mi Inmobiliaria”, “App Móvil Clientes”, “Sistema Contable XYZ”. 📌 Requisito 3. Definir los permisos necesarios Determina qué tipo de acceso necesita la aplicación externa: Permiso ¿Qué permite hacer? Consultar (read) Leer y consultar información (propiedades, contratos, terceros, facturas, etc.). Crear (create) Crear nuevos registros en el sistema a través de la API. Actualizar (update) Modificar registros existentes en el sistema a través de la API. Eliminar (delete) Eliminar registros del sistema a través de la API. Recomendación de seguridad: Asigna únicamente los permisos que la aplicación realmente necesita. Si la aplicación solo necesita consultar datos, no le otorgues permisos de crear, actualizar o eliminar. Esto reduce riesgos de seguridad. 3. ¿Cómo acceder al módulo de API? 🛠️ 🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales. 📂 Paso 2. Dirígete a Configuraciones En el menú principal (barra superior), ubica el ícono de engranaje ⚙️ o busca la opción de “Configuraciones” entre los menús disponibles. Al ingresar, verás una pantalla con múltiples tarjetas de configuración organizadas en categorías. 📌 Paso 3. Selecciona “API nuby” Dentro de la pantalla de Configuraciones, busca la tarjeta llamada “API nuby” . Haz clic sobre esta tarjeta para ingresar al módulo de gestión de clientes OAuth2. 📄 Paso 4. Visualiza los clientes existentes Al ingresar al módulo verás: Panel lateral izquierdo → Información explicativa sobre qué es un Cliente OAuth2 y qué es una API, más un enlace a la documentación técnica. Panel derecho (“Clientes OAuth2”) → Cuadrícula de tarjetas con todos los clientes OAuth2 creados. Cada tarjeta muestra el Client ID (copiable), el Client Secret (siempre enmascarado como ●●●●●●●●), los Permisos como etiquetas de color y el Tipo de Autenticación . Botón “Crear Cliente” → Ubicado en la parte superior, abre el formulario de creación. Si desea conocer en detalle los servicios disponibles en la API y cómo utilizarlos, consulte la guía API nuby V2 4. Crear un nuevo Cliente OAuth2 paso a paso 🔧 A continuación te explicamos cómo crear un nuevo Cliente OAuth2 desde el módulo de API. 📝 Paso 1. Abrir el formulario de creación Desde la pantalla principal del módulo de API, haz clic en el botón “Crear Cliente” ubicado en la parte superior. Se abrirá una ventana emergente con el formulario “Nuevo Cliente OAuth2” . ✏️ Paso 2. Completar el Nombre del Cliente En el campo “Nombre del Cliente” , escribe un nombre descriptivo que identifique a la aplicación que usará estas credenciales. Campo obligatorio → No se puede crear el cliente sin un nombre. Debe ser único → No puede existir otro cliente con el mismo nombre en el sistema. Máximo 255 caracteres. Ejemplos → “Portal Web Corporativo”, “App Móvil Clientes”, “Integración ERP Contable”. Importante: Escoge un nombre claro y descriptivo. Esto facilitará identificar a qué aplicación corresponde cada cliente cuando tengas varios registrados. 🔑 Paso 3. Definir los Permisos (Scopes) En el campo “Permisos (Scopes)” , selecciona los permisos que la aplicación tendrá al consumir la API. Este es un campo de selección múltiple. Opción Nombre técnico ¿Qué permite? Consultar read Leer y consultar información del sistema (propiedades, contratos, terceros, facturas, etc.). Crear create Agregar nuevos registros al sistema mediante la API. Actualizar update Modificar registros existentes en el sistema mediante la API. Eliminar delete Eliminar registros del sistema mediante la API. Para seleccionar varios permisos, mantén presionada la tecla Ctrl (o Cmd en Mac) mientras haces clic en cada opción que desees. Atención: Otorga solo los permisos estrictamente necesarios. Si la aplicación solo requiere consultar datos, selecciona únicamente “Consultar” . Esto protege la integridad de tu información. 📄 Paso 4. Escribir la Descripción En el campo “Descripción” , escribe una descripción clara del propósito de este cliente. Campo obligatorio → El sistema requiere una descripción para crear el cliente. Máximo 500 caracteres. Utilidad → Ayuda a recordar para qué se creó el cliente y quién lo utiliza. Ejemplos → “Credenciales API para la integración con el portal web corporativo de la inmobiliaria”, “Acceso API para la aplicación móvil de gestión de propiedades”. 💾 Paso 5. Crear el Cliente Haz clic en el botón “Crear Cliente” . Si todo está correcto: Se creará el cliente y se generarán automáticamente el Client ID y el Client Secret . El formulario mostrará una pantalla de confirmación con las credenciales generadas (ver Paso 6). Si hay algún error: Si el Nombre del Cliente ya existe, el sistema te notificará que el nombre debe ser único. Si falta algún campo obligatorio, el sistema te indicará cuál campo necesitas completar. 🔐 Paso 6. Copiar las credenciales (paso crítico) Inmediatamente después de crear el cliente, la pantalla mostrará una tarjeta titulada “Cliente OAuth2 Creado Exitosamente” con las credenciales generadas. Esta es la única vez en que podrás ver el Client Secret. Client ID → El identificador del cliente. Tiene un botón de copia rápida. Client Secret → La clave secreta. Aparece resaltada en amarillo con un botón de copia rápida. No se almacena en texto plano y no podrá recuperarse. ¡Copia el Client Secret ahora! Una vez que cierres esta pantalla (al hacer clic en “Entendido, ya copí las credenciales”), el Client Secret no volverá a mostrarse. Si lo pierdes, deberás regenerar una nueva contraseña desde la tarjeta del cliente. Después de copiar las credenciales, haz clic en “Entendido, ya copí las credenciales” para cerrar la ventana y volver a la lista de clientes. 5. ¿Qué credenciales se generan y cómo usarlas? 🔑 Al crear un Cliente OAuth2, nuby genera automáticamente dos credenciales que la aplicación externa necesita para autenticarse: 📋 Datos del Cliente Nombre → El nombre que asignaste al crear el cliente. Aparece como título de la tarjeta en el listado. Client ID → El identificador único del cliente. Es una cadena generada automáticamente. Este valor se usa como “usuario” al autenticarse en la API. Siempre visible en la tarjeta del cliente con un botón de copia. Client Secret → La clave secreta del cliente. Se usa como “contraseña” al autenticarse en la API. Solo se muestra una vez, justo después de crear el cliente. En el listado, este valor siempre aparece enmascarado como ●●●●●●●●●●●●. Permisos (Scopes) → Los permisos asignados al cliente, mostrados como etiquetas de color en la tarjeta (Ej: read , create , update , delete ). Tipo de Autenticación → Siempre es client_credentials . Se asigna automáticamente y no es configurable. Descripción → La descripción que escribiste al crear el cliente. El Client Secret solo se muestra una vez. Después de crear el cliente y cerrar la pantalla de confirmación, no podrás ver el Client Secret de nuevo. Si no lo copiaste, deberás usar el botón de regenerar contraseña (ver Sección 6). 🔹 ¿Cómo autenticarse en la API con estas credenciales? La aplicación externa usa el Client ID y el Client Secret para obtener un token de acceso temporal mediante el flujo OAuth2 Client Credentials : Solicitar acceso → La aplicación envía el Client ID y el Client Secret al servicio de autenticación de la API. Recibir token → La API valida las credenciales y devuelve un token temporal (formato JWT) junto con su fecha de expiración. Usar el token → La aplicación incluye este token en la cabecera de autorización ( Authorization: Bearer [token] ) en cada solicitud a los servicios de la API. Renovar cuando expire → Cuando el token expire, la aplicación debe repetir el paso 1 para obtener uno nuevo. Para conocer los detalles técnicos del proceso de autenticación, los servicios disponibles y los formatos de solicitud, consulte la documentación de la API en API nuby V2 6. Gestión de clientes existentes 📋 Desde el módulo de API puedes gestionar los clientes OAuth2 que ya están creados. Cada tarjeta de cliente cuenta con botones de acción. ✏️ Editar un Cliente Ubica el cliente que deseas modificar en la lista. Haz clic en el botón “Editar” de la tarjeta del cliente. Se abrirá un formulario con los datos actuales del cliente. Puedes modificar el Nombre del Cliente , los Permisos (Scopes) y la Descripción . El Client ID y el Tipo de Autenticación se muestran como información de solo lectura. Haz clic en “Actualizar Cliente” para guardar los cambios. Nota: El Client ID no se puede modificar. El Client Secret tampoco se muestra en el formulario de edición; si necesitas regenerarlo, usa el botón de regenerar contraseña desde la tarjeta del cliente en el listado. 🔄 Regenerar el Client Secret Si perdiste el Client Secret o necesitas renovarlo por seguridad, puedes generar uno nuevo sin necesidad de eliminar el cliente: En la tarjeta del cliente (listado principal), ubica el campo “Client Secret” (que siempre aparece enmascarado como ●●●●●●●●). Haz clic en el botón de rotación (icono ↻) ubicado junto al campo enmascarado. Se abrirá una ventana titulada “Nueva Contraseña Generada” mostrando el nuevo Client Secret. Copia el nuevo Client Secret inmediatamente usando el botón de copia. Una vez que cierres esta ventana, no podrás ver el valor nuevamente. Actualiza las credenciales en la aplicación que usaba el cliente. Importante: Al regenerar el Client Secret, el valor anterior queda inválido inmediatamente. Cualquier aplicación que lo usara deberá actualizarse con el nuevo valor para continuar funcionando. 🗑️ Eliminar un Cliente Ubica el cliente que deseas eliminar en la lista. Haz clic en el botón “Eliminar” de la tarjeta del cliente. El sistema te pedirá confirmación antes de proceder. Al confirmar, el cliente y todos sus tokens de acceso serán eliminados permanentemente. Atención: Al eliminar un cliente, cualquier aplicación que esté usando sus credenciales perderá el acceso inmediatamente a la API. Asegúrate de que ninguna aplicación activa dependa de ese cliente antes de eliminarlo. 7. Resumen de campos del formulario 📋 Esta tabla resume todos los campos disponibles en el formulario de creación de un Cliente OAuth2: Campo Tipo Obligatorio Editable Descripción Nombre del Cliente Texto (máx. 255 car.) Sí Sí Nombre descriptivo que identifica a la aplicación. Debe ser único en el sistema. Permisos (Scopes) Selección múltiple Sí Sí Permisos que tendrá la aplicación: read, create, update, delete. Usar Ctrl+Clic para seleccionar varios. Descripción Texto largo (máx. 500 car.) Sí Sí Descripción del propósito del cliente y qué aplicación lo usa. Client ID Texto (solo lectura) — No (generado) Identificador único del cliente, generado automáticamente al crear. Siempre visible en el listado. Client Secret Texto (solo lectura) — No (regenerable) Clave secreta cifrada, generada automáticamente. Solo se muestra al crear o al regenerar. En el listado siempre aparece enmascarado. Tipo de Autenticación Texto (solo lectura) — No (fijo) Siempre client_credentials . No es configurable por el usuario. 8. ¿Cómo funciona la autenticación en la API? 🔄 Una vez creado el Cliente OAuth2, la aplicación externa puede conectarse a la API de nuby siguiendo el flujo OAuth2 Client Credentials : 🔹 Flujo de autenticación (recomendado) Solicitar acceso → La aplicación envía el Client ID (como usuario) y el Client Secret (como contraseña) al servicio de autenticación de la API. Recibir token → La API valida las credenciales y devuelve un token temporal (formato JWT) junto con su fecha de expiración. Usar el token → La aplicación incluye este token en la cabecera de autorización ( Authorization: Bearer [token] ) en cada solicitud a los servicios de la API. Renovar cuando expire → Cuando el token expire, la aplicación debe repetir el paso 1 para obtener uno nuevo. 🔹 Seguridad de las credenciales Las credenciales del cliente son exclusivas para la aplicación que las utiliza. Cada solicitud a la API es validada verificando que el token sea legítimo y no haya expirado. Los permisos asignados al cliente determinan qué operaciones puede realizar la aplicación. El Client Secret no se almacena en texto plano en nuby. Solo se guarda su hash. Si se pierde, debes regenerarlo. Para información técnica completa sobre los servicios disponibles en la API (propiedades, contratos, terceros, facturas, contabilidad y más), consulte la documentación en API nuby V2 9. Preguntas frecuentes ❓ ¿Puedo crear varios Clientes OAuth2? Sí. Puedes crear tantos clientes como necesites. Cada uno tendrá sus propias credenciales y permisos independientes. Es recomendable crear un cliente diferente para cada aplicación o integración. ¿Puedo modificar los permisos de un cliente ya creado? Sí. Puedes actualizar los permisos (Scopes) de un cliente existente haciendo clic en el botón “Editar” de la tarjeta del cliente. Los cambios aplican para las nuevas solicitudes que se realicen. ¿Qué pasa si elimino un Cliente OAuth2? Al eliminar un cliente: Se eliminan todas las credenciales (Client ID, Client Secret). Se eliminan todos los tokens de acceso asociados. Cualquier aplicación que usara esas credenciales perderá el acceso inmediatamente . ¿Puedo ver el Client Secret después de crear el cliente? No. El Client Secret solo se muestra una vez, justo después de crear el cliente. Después de eso, siempre aparece enmascarado (●●●●●●●●) en el listado y no puede recuperarse. Si lo perdiste, usa el botón de regenerar contraseña (icono ↻) en la tarjeta del cliente. ¿Puedo regenerar el Client Secret sin eliminar el cliente? Sí. Haz clic en el botón de rotación (↻) en la tarjeta del cliente. Se abrirá una ventana con el nuevo Client Secret. Recuerda copiarlo de inmediato y actualizar las credenciales en la aplicación que las usaba. ¿El nombre del cliente afecta su funcionamiento? No. El nombre es solo una etiqueta para identificar al cliente. Lo que importa para la autenticación son el Client ID y el Client Secret . ¿Las credenciales cambian si edito el cliente? No. Al editar un cliente (nombre, descripción o permisos), el Client ID y el Client Secret se mantienen. Solo se modifican los datos que cambies en el formulario. ¿Qué servicios están disponibles en la API? La API de nuby ofrece servicios para gestionar: Autenticación → Obtener tokens de acceso. Maestras → Consultar datos base del sistema. Propiedades → Gestionar el catálogo de propiedades. Asesores → Consultar información de asesores. Facturas → Consultar y gestionar facturas. Contabilidad → Consultar información contable. Contratos → Gestionar contratos de arrendamiento. 10. Solución de problemas 🔍 Problema Posible causa Solución No puedo crear el cliente: “nombre ya existe” Ya existe otro cliente con el mismo nombre. Usa un nombre diferente y único para el nuevo cliente. No puedo crear el cliente: campo obligatorio Falta completar el Nombre, Permisos o la Descripción. Asegúrate de llenar todos los campos requeridos antes de hacer clic en “Crear Cliente”. No veo el módulo “API nuby” en Configuraciones No tienes los permisos necesarios. Solicita al administrador del sistema que te otorgue acceso al módulo. No copí el Client Secret a tiempo La pantalla de confirmación fue cerrada antes de copiar. Usa el botón de regenerar contraseña (↻) en la tarjeta del cliente. El nuevo valor se muestra en una ventana emergente. La aplicación externa no puede autenticarse Las credenciales (Client ID o Client Secret) están mal copiadas, o el Client Secret fue regenerado. Verifica que el Client ID y el Client Secret se copiaron correctamente, sin espacios adicionales. Si se regeneraron, actualiza las credenciales en la aplicación. El token expiró y la aplicación no puede acceder El token temporal ha caducado. La aplicación debe autenticarse nuevamente con el Client ID y el Client Secret para obtener un nuevo token. Eliminé un cliente por error Los datos del cliente fueron borrados permanentemente. Crea un nuevo cliente y actualiza las credenciales en la aplicación que lo usaba. La aplicación solo puede consultar pero no crear datos El cliente solo tiene el permiso “read”. Edita el cliente y agrega el permiso “create” en los Permisos (Scopes). 11. Resumen rápido 🚀 Para crear un nuevo Cliente OAuth2 en nuby, sigue estos pasos: Ve a Configuraciones > API nuby . Haz clic en “Crear Cliente” . Escribe un Nombre descriptivo y único para el cliente. Selecciona los Permisos (Scopes) que la aplicación necesita (Ctrl+Clic para seleccionar varios). Escribe una Descripción del propósito del cliente. Haz clic en “Crear Cliente” → Se generan las credenciales automáticamente. Copia el Client ID y el Client Secret inmediatamente. El Client Secret no podrá visualizarse de nuevo después de cerrar esta pantalla. Haz clic en “Entendido, ya copí las credenciales” para finalizar. 🔹 Reglas clave: Regla Comportamiento Nombre del cliente Debe ser único en el sistema. Es obligatorio. Descripción Es obligatoria . Ayuda a identificar el propósito del cliente. Client Secret Se muestra solo una vez , al crear el cliente. Después siempre aparece enmascarado. Si se pierde, se puede regenerar. Permisos (Scopes) Son modificables después de la creación vía “Editar”. Tipo de autenticación Siempre client_credentials . No configurable por el usuario. Eliminación Eliminar un cliente borra todas sus credenciales y tokens asociados. Para más información sobre la API de nuby y los servicios disponibles, consulte la documentación técnica completa en API nuby V2 . También puede explorar la categoría Integración y API para encontrar guías de integración adicionales. ¿Cómo configurar CORS personalizado en nuby? Esta guía te explica  paso a paso cómo configurar CORS (Cross-Origin Resource Sharing) en nuby para que tu página web integrada con nuby, herramientas de reportes, o cualquier plataforma externa pueda comunicarse con la API de nuby de forma segura. Al completar esta configuración, autorizarás los orígenes específicos que necesitan acceder a los datos de tu inmobiliaria. Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic. 1. ¿Qué es CORS y para qué sirve? 🔐 Entendiendo CORS CORS (Cross-Origin Resource Sharing) es una medida de seguridad que utilizan los navegadores web para proteger los datos. Cuando tu página web intenta conectarse a nuby desde un dominio diferente, el navegador verifica si esa conexión está autorizada. 🔹 ¿Por qué es importante? Protección de datos → Impide que sitios maliciosos accedan a los datos de tu inmobiliaria. Control de acceso → Tú decides qué plataformas externas pueden conectarse a nuby. Cumplimiento de estándares → Es una medida de seguridad estándar en la web moderna. 🔹 Ejemplos de situaciones donde necesitas CORS: Tu página web integrada con nuby → Si tu inmobiliaria tiene un portal propio que consulta datos de nuby. Herramientas de reportes externas → Si usas una plataforma de BI (inteligencia de negocios) que se conecta a nuby. Aplicaciones móviles → Si tienes una app que consume datos de la API de nuby. Integraciones personalizadas → Si desarrollas integraciones propias con sistemas externos. 🔹 ¿Para quién es útil esta guía? Administrador del sistema nuby → Para autorizar plataformas externas. Desarrollador o proveedor técnico → Si está integrando sistemas externos con nuby. Gerencia o Administrador de TI → Para entender la seguridad de las integraciones. 2. Comportamiento por defecto sin configuración 🔑 ¿Qué pasa si NO configuro CORS? Si dejas la configuración CORS vacía (sin agregar ningún origen), nuby actúa en modo abierto : cualquier plataforma externa puede intentar conectarse a la API, y nuby no bloqueará esas solicitudes. 🔹 Implicaciones del modo abierto (CORS deshabilitado): Mayor flexibilidad → Las plataformas externas pueden conectarse sin necesidad de configuración adicional. Menor control de seguridad → Cualquier dominio podría intentar acceder (aunque la autenticación via OAuth2 sigue siendo obligatoria). Recomendado solo en desarrollo → Para desarrollo local o pruebas donde no hay riesgos de seguridad. ¿Cuándo dejar CORS vacío? Deja el campo de CORS vacío solo si: Estás en un entorno de desarrollo local sin acceso desde internet. No tienes ninguna plataforma externa conectada a nuby. No tienes una página web integrada con nuby. Importante: Si tu inmobiliaria tiene una página web integrada con nuby o cualquier plataforma externa que consulta datos, debes configurar CORS especificando los orígenes autorizados. El modo abierto no es seguro para producción. 3. ¿Cómo acceder a la configuración de CORS? 🗺️ 🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby Abre nuby en tu navegador e inicia sesión con una cuenta que tenga permisos de administrador del sistema. 🔐 Paso 2. Dirígete a Configuraciones En el menú lateral de nuby, busca la sección Configuraciones (generalmente en la parte inferior del menú). Dentro de Configuraciones, busca la opción API o Clientes OAuth2 . 🔐 Paso 3. Abre la sección de CORS En la pantalla de Clientes OAuth2, busca y haz clic en el icono o enlace que diga "CORS" o "Plataformas autorizadas (CORS)" . También pueden verlo así: Icono: Una nube con símbolo de API Texto: "Configurar CORS" o "Plataformas que pueden conectarse a nuby" 🔹 Requisitos de permisos: Para acceder a esta configuración, tu usuario debe tener: Rol de Administrador del Sistema , o Permisos explícitos de actualización (update) en el módulo de Configuraciones → API. Si no ves la opción de CORS, verifica con tu administrador que tengas los permisos necesarios. 4. Pasos para configurar CORS paso a paso 📝 📌 Paso 1. Abre el formulario de CORS Una vez en la pantalla de CORS, verás un área lateral izquierda con información de ayuda y un formulario principal. 📌 Paso 2. Identifica el campo de texto principal Localiza el campo llamado "Direcciones web autorizadas" o "Plataformas que pueden conectarse a nuby" . Es un área de texto (textarea) donde escribirás los orígenes. 📌 Paso 3. Escribe los orígenes autorizados En el campo de texto, escribe la dirección web (URL) de cada plataforma que necesita conectarse a nuby. Cada dirección debe ir en una línea separada. 🔹 Formato correcto: https://www.tuinmobiliaria.com https://reportes.tuinmobiliaria.com https://portal.tuinmobiliaria.com 🔹 Reglas importantes al escribir orígenes: Incluye el protocolo (https://) → Siempre comienza con https:// o http:// (aunque https es obligatorio en producción). Incluye el dominio completo → Por ejemplo, https://www.tuinmobiliaria.com , no solo tuinmobiliaria.com . Incluye el subdominio si aplica → Si tu página está en portal.tuinmobiliaria.com , debe ir así, no como tuinmobiliaria.com . NO incluyas rutas (paths) → Solo el protocolo + dominio. Correcto: https://tuinmobiliaria.com . Incorrecto: https://tuinmobiliaria.com/portal . NO incluyas puerto a menos que sea necesario → Si usas un puerto diferente del 443 (HTTPS), sí debes incluirlo. Ej: https://tuinmobiliaria.com:8443 . Una dirección por línea → Presiona Enter para pasar a la siguiente línea. 📌 Paso 4. Revisa antes de guardar Antes de hacer clic en guardar, verifica que: Todas las direcciones comienzan con https:// No hay espacios en blanco extras al inicio o final de cada línea Cada dirección está en una línea separada Has incluido todos los orígenes que necesitan conectarse a nuby 📌 Paso 5. Haz clic en "Guardar cambios" Una vez verificado, haz clic en el botón "Guardar cambios" o "Guardar" . 📌 Paso 6. Confirma que se guardó Después de hacer clic, deberías ver un mensaje en la parte superior de la pantalla que diga algo como: ✓ "¡Listo! Los cambios se han guardado. Las plataformas autorizadas ya pueden conectarse a nuby." (mensaje de éxito) ¡Los cambios se activan de inmediato! Una vez que haces clic en guardar, la configuración está activa y las plataformas autorizadas pueden conectarse inmediatamente en la próxima solicitud que realicen. 5. Casos de uso y ejemplos 📋 Ejemplo 1: Tu inmobiliaria tiene una página web integrada con nuby Situación: Tu inmobiliaria tiene un portal web en https://www.tuinmobiliaria.com donde los propietarios y arrendatarios pueden ver información de sus propiedades y contratos. Este portal consulta datos de nuby mediante la API. ¿Qué debes configurar? Abre la configuración de CORS en nuby Escribe en el campo de texto: https://www.tuinmobiliaria.com Haz clic en guardar Resultado: Tu página web ya puede conectarse a la API de nuby y mostrar información a los usuarios. Ejemplo 2: Tu inmobiliaria usa múltiples plataformas externas Situación: Además del portal web principal, usas: Un portal de reportes: https://reportes.tuinmobiliaria.com Una herramienta de BI externa: https://bi.tunubyprovider.com Un portal administrativo: https://admin.tuinmobiliaria.com ¿Qué debes configurar? Escribe las tres direcciones en el campo de texto, una por línea: https://reportes.tuinmobiliaria.com https://bi.tunubyprovider.com https://admin.tuinmobiliaria.com Resultado: Las tres plataformas pueden conectarse a nuby simultáneamente. Ejemplo 3: Cambias el dominio de tu página web Situación: Tenías configurado https://tuinmobiliaria.com , pero ahora migraste a https://www.nuevodominio.com . ¿Qué debes hacer? Abre la configuración de CORS Elimina la entrada anterior: https://tuinmobiliaria.com Escribe la nueva: https://www.nuevodominio.com Haz clic en guardar Resultado: La página antigua deja de funcionar, y la nueva comienza a funcionar inmediatamente. 6. ⚠️ Importante: Si tienes una página web integrada con nuby ¿Por qué es importante esta sección? Si tu inmobiliaria tiene una página web propia que está integrada con nuby (un portal donde los clientes ven sus propiedades, contratos, estado de pagos, etc.), DEBES incluir esa dirección web en la configuración de CORS. 🔹 ¿Qué significa "página web integrada con nuby"? Tu página web está integrada si: Consulta datos de nuby → Muestra información como propiedades, contratos, facturas, pagos, etc., que vienen de nuby. Se conecta via API → Usa la API de nuby (OAuth2) para obtener esos datos. Está en un dominio diferente → La página web está en www.tuinmobiliaria.com y nuby está en otro servidor. Lo que DEBES hacer si tienes página web integrada Atención: Si configuras CORS pero NO incluyes tu página web integrada, tu página web NO PODRÁ conectarse a nuby y los usuarios verán errores de CORS bloqueando la conexión. 🔹 Pasos: Identifica la URL completa de tu página web → Por ejemplo: https://www.tuinmobiliaria.com Abre la configuración de CORS en nuby (según los pasos de la sección anterior) Escribe la URL de tu página web en el campo Si usas también otras plataformas (reportes, BI, etc.), agrégalas también en líneas separadas Haz clic en guardar Ejemplo: Página web + otras plataformas Si tu inmobiliaria tiene: Página web principal: https://www.miinmobiliaria.com Herramienta de reportes: https://reportes.miinmobiliaria.com Debes escribir en CORS: https://www.miinmobiliaria.com https://reportes.miinmobiliaria.com  🔹 Información adicional sobre tu página web: Situación ¿Qué agregar a CORS? Página web en www.tuinmobiliaria.com https://www.tuinmobiliaria.com Página web en subdominio portal.tuinmobiliaria.com https://portal.tuinmobiliaria.com Página web en tuinmobiliaria.com (sin www) https://tuinmobiliaria.com (agrégalo tal cual está) Tienes dos dominios (con www y sin www) Agrégalos ambos en líneas separadas Página web con puerto personalizado (localhost:3000) http://localhost:3000 (solo en desarrollo) 7. Preguntas frecuentes ❓ ¿Qué pasa si escribo un origen incorrecto? Si escribes una URL con errores (por ejemplo, http://www.tuinmobiliaria.com en lugar de https://www.tuinmobiliaria.com ), esa plataforma no podrá conectarse. El usuario verá un error de CORS en el navegador. Solución: Verifica la URL, corrígela y guarda nuevamente. Los cambios se activan de inmediato. ¿Necesito incluir "http://" o "https://" ? Sí, siempre. CORS es sensible al protocolo. Si tu página usa https:// , debes escribir exactamente https:// . Si usas http:// (solo en desarrollo local), debes escribir http:// . Diferencias reconocidas por CORS: https://tuinmobiliaria.com (diferente de) http://tuinmobiliaria.com (diferente de) https://www.tuinmobiliaria.com (diferente de) https://tuinmobiliaria.com ¿Puedo usar comodines como "https://*.tuinmobiliaria.com"? No. nuby no permite comodines. Debes escribir cada origen de forma completa y exacta. Si tienes múltiples subdominios: agrégalos todos en líneas separadas. https://reportes.tuinmobiliaria.com https://bi.tunubyprovider.com https://admin.tuinmobiliaria.com ¿Cuánto tiempo tarda en activarse la configuración? Inmediatamente. Una vez que haces clic en guardar, la configuración se activa en la próxima solicitud que realice la plataforma externa a la API de nuby (dentro de segundos). ¿Qué pasa si borro accidentalmente un origen? Si borro un origen que estaba configurado, esa plataforma dejarará de poder conectarse inmediatamente. Simplemente vuelve a agregarlo y guarda. ¿Puedo dejar CORS vacío si tengo página web integrada? No recomendado en producción. Si dejas CORS vacío (modo abierto), cualquier dominio podría intentar conectarse. Es mejor especificar únicamente los orígenes que realmente necesitan acceder. Importante: Si tienes una página web integrada y quieres activar CORS personalizado, SIEMPRE debes incluir la dirección de tu página web en la lista. De lo contrario, tu página web quedará bloqueada por CORS. 8. Solución de problemas 🔧 Problema: "No tienes permisos para modificar" Síntoma: Al intentar guardar cambios, ves un mensaje que dice "No tienes permisos para modificar las plataformas autorizadas". Causa: Tu usuario no tiene permisos de administrador del sistema. Solución: Contacta a tu administrador del sistema. Pídele que te otorgue permisos de actualización (update) en el módulo Configuraciones → API. O solicita que un administrador realice la configuración por ti. Problema: Mi página web sigue sin conectarse (error CORS en consola) Síntoma: Tu página web intenta acceder a nuby y en la consola del navegador (F12) ves un error como: Access to XMLHttpRequest... has been blocked by CORS policy Causas posibles: La URL en CORS no coincide exactamente con la de tu página web → Verifica que sea igual en protocolo, dominio y todo lo demás. Por ejemplo, si tu página es https://www.tuinmobiliaria.com , debes escribir exactamente eso en CORS, no https://tuinmobiliaria.com (sin www). Aún no has guardado la configuración → Verifica que hayas hecho clic en "Guardar cambios" y que haya aparecido el mensaje de éxito. El navegador tiene caché antiguo → Presiona Ctrl+F5 (o Cmd+Shift+R en Mac) para recargar sin caché. La URL de tu página tiene un puerto personalizado → Si usas https://www.tuinmobiliaria.com:8443 , debes incluir el puerto en CORS: https://www.tuinmobiliaria.com:8443 . Pasos para verificar: Abre la configuración de CORS nuevamente. Copia exactamente la URL de tu página web tal como aparece en la barra de direcciones del navegador. Pégala en el campo de CORS en nuby. Haz clic en guardar. Recarga tu página web (Ctrl+F5). Problema: Configuré CORS pero ahora mi página no funciona Síntoma: Tenía CORS en modo abierto (vacío) y funcionaba, pero ahora que configuré orígenes específicos, mi página no funciona. Causa: Probablemente no incluiste la URL de tu página web en la lista de orígenes configurados. Solución: Abre la configuración de CORS. Identifica la URL completa de tu página web (cópiala de la barra de direcciones). Verifica que esté en el campo de CORS. Si no está, agrégala. Haz clic en guardar. Recarga tu página (Ctrl+F5). Problema: No encuentro la opción de CORS en Configuraciones Síntoma: Abriste Configuraciones pero no ves ningún enlace o botón para CORS. Causas posibles: No tienes permisos de acceso → Solo administradores del sistema ven esta sección. Verifica con tu administrador. Estás buscando en el lugar incorrecto → La opción de CORS está en Configuraciones → API (no en otras secciones de Configuraciones). El módulo no está habilitado → Contacta a tu proveedor de nuby si crees que el módulo de API está deshabilitado. Solución: Verifica la ruta exacta: Menú principal → Configuraciones → API → CORS . 9. Recomendaciones de seguridad 🛡️ Mejores prácticas para mantener tu nuby seguro 🔹 1. Usa solo HTTPS Siempre configura CORS con direcciones que usen https:// , nunca http:// en producción. HTTPS encripta la comunicación entre tu página y nuby. 🔹 2. Especifica solo los orígenes que necesitas No dejes CORS en blanco si tienes una página web integrada. Especifica exactamente los orígenes autorizados. No uses comodines ni direcciones genéricas. 🔹 3. Revisa regularmente la configuración Si una plataforma externa deja de ser usada, elimina su origen de la configuración de CORS. Esto reduce los puntos de acceso a tu data. 🔹 4. Usa OAuth2 en la API CORS solo controla qué navegadores/dominios pueden conectarse . La autenticación real de la API sigue siendo mediante OAuth2 con credenciales seguras (client_id y client_secret). Asegúrate de mantener tus credenciales OAuth2 seguras y en secreto. 🔹 5. Comunica cambios de dominio Si cambias el dominio de tu página web, actualiza CORS inmediatamente. Esto evita que versiones antiguas de tu página intenten conectarse. 10. Referencias y recursos adicionales 📚 Documentación relacionada Para aprender más sobre cómo crear y gestionar clientes OAuth2 en nuby (necesarios para que las plataformas externas se autentiquen), consulta la guía de Gestión de Clientes OAuth2 (si está disponible en la documentación de nuby). Términos clave para recordar Término Significado CORS Cross-Origin Resource Sharing. Medida de seguridad que controla qué dominios pueden acceder a tu API. Origen (Origin) Es la combinación de protocolo (https://), dominio (tuinmobiliaria.com) y opcionalmente puerto. API Interfaz que permite que plataformas externas se conecten a nuby y consulten datos. OAuth2 Sistema de autenticación segura que usan las aplicaciones externas para identificarse ante nuby. Dominio La dirección web de tu página (ej: tuinmobiliaria.com). Subdominio Una parte del dominio que va antes del nombre principal (ej: portal.tuinmobiliaria.com, donde "portal" es el subdominio). ¿Necesitas ayuda? Si después de seguir esta guía aún tienes problemas: Verifica la sección "Solución de problemas" arriba. Revisa las "Preguntas frecuentes" . Contacta al equipo de soporte de nuby con detalles de lo que intentaste hacer y el error exacto que recibiste. Configuración de Documentos Electrónicos