¿Cómo Configurar la Resolución de Documento Soporte?
Objetivo: Registrar, administrar y habilitar las resoluciones de numeración autorizadas por la DIAN para Documento Soporte en el ecosistema nuby, asegurando la transmisión electrónica legal y el control estricto de consecutivos e intervalos de vencimiento.
¿Para qué sirve esta configuración?
Permite parametrizar las resoluciones oficiales que amparan las compras y servicios adquiridos a sujetos no obligados a expedir factura de venta. A través de este panel, aseguras que los documentos electrónicos generados mantengan el rango de consecutivos vigente y la transmisión automática ante la entidad fiscal.
Permite parametrizar las resoluciones oficiales que amparan las compras y servicios adquiridos a sujetos no obligados a expedir factura de venta. A través de este panel, aseguras que los documentos electrónicos generados mantengan el rango de consecutivos vigente y la transmisión automática ante la entidad fiscal.
🚀 Paso a Paso para Administrar Resoluciones
Sigue esta secuencia para acceder al panel de administración y dar de alta o gestionar tus resoluciones:
- Navegar al módulo: Inicia sesión en el sistema y dirígete a Herramientas > Configuraciones > Facturas de Compra.
- Acceder a la sección de administración: En el apartado de Administración de Resoluciones de Documento Soporte, visualizarás el listado de resoluciones existentes para crear, actualizar, inactivar o activar registros.
- Crear nueva resolución: Haz clic en el botón Agregar Resolución para desplegar la ventana con el formulario de registro.
- Completar los datos de la resolución: Diligencie los campos obligatorios del formulario (identificados con un asterisco rojo *).
- Guardar el registro: Revisa que la información sea idéntica a la autorización entregada por la DIAN y guarda los cambios.
- Configurar la transmisión DIAN: En la sección inferior izquierda del panel, ubica la opción para habilitar o deshabilitar el envío electrónico a la DIAN. Mantén la opción en "Sí" para transmitir automáticamente los documentos generados.
📋 Estructura de Campos del Formulario de Creación
Consulta la siguiente referencia para diligenciar de forma correcta cada uno de los parámetros exigidos en la ventana modal:
| Campo del Formulario | Requerimiento | Descripción e Instrucción de Llenado |
|---|---|---|
| Prefijo de la resolución | Obligatorio * | Ingresa el prefijo alfanumérico autorizado en la resolución de Documento Soporte (si aplica). |
| Número de la resolución | Obligatorio * | Introduce el número oficial del formulario de autorización otorgado por la DIAN. |
| Consecutivo inicial y final | Obligatorio * | Especifica el rango numérico autorizado por la DIAN (ej. del 1 al 1000). |
| Consecutivo inicial deseado | Obligatorio * | Indica el número consecutivo exacto con el que deseas que nuby empiece a emitir los documentos con esta resolución. |
| Fecha de creación y expiración | Obligatorio * | Define las fechas límites de vigencia de la resolución para evitar la generación de documentos con rangos caducados. |
| Días de vencimiento | Obligatorio * | Establece el número de días predeterminado para el plazo de pago de las facturas o documentos. |
| Código EAN | Opcional | Proporciona el código EAN otorgado por tu proveedor de códigos de barras, si corresponde a tu operación. |
| Documento Electrónico (Transmisión) | Obligatorio * | Activa el checkbox indicando estado activo y selecciona "SI" para permitir la transmisión electrónica del Documento Soporte a la DIAN. |
⚙️ Opciones Adicionales de Gestión
Al lado derecho de cada registro en la tabla de resoluciones existentes, dispones de dos acciones de control:
- Cambiar Estado: Permite activar o inactivar una resolución registrada según el ciclo de uso o vencimiento.
- Actualizar: Abre la información parametrizada para realizar ajustes en los datos y guardar las modificaciones.
⚠️ Atención a la Obligatoriedad y Transmisión:
Todos los campos marcados con asterisco rojo (*) son de diligenciamiento obligatorio. Recuerda mantener activo el switch en "Sí" en la sección de envío a la DIAN para que las transacciones emitidas mediante Documento Soporte cumplan con la transmisión legal electrónica en tiempo real.
Todos los campos marcados con asterisco rojo (*) son de diligenciamiento obligatorio. Recuerda mantener activo el switch en "Sí" en la sección de envío a la DIAN para que las transacciones emitidas mediante Documento Soporte cumplan con la transmisión legal electrónica en tiempo real.
✅ Verificación Final
Una vez guardada la resolución, confirma que aparezca listada con estado Activo. Al crear un nuevo Documento Soporte en el sistema, verifica que el prefijo y el consecutivo inicial coincidan con el valor parametrizado.
Una vez guardada la resolución, confirma que aparezca listada con estado Activo. Al crear un nuevo Documento Soporte en el sistema, verifica que el prefijo y el consecutivo inicial coincidan con el valor parametrizado.