¿Cómo realizar la facturación electrónica y notas de ajuste en el día a día con nuby? [BETA]

En nuby, cada factura que emites pasa por una serie de estados secuenciales que te indican su situación contable e integración fiscal ante la DIAN:

Sigue estos pasos para emitir de forma segura una factura electrónica individual o en lotes mensuales:

📂 Paso 1. Acceder al módulo de facturas

1. Inicia sesión en nuby y dirígete al menú principal en la sección de Tareas Comunes.
2. Haz clic sobre la opción de Facturas de Venta (Ruta física: modules/tareas_comunes/list_facturas.php).
3. En la pantalla verás el listado de facturas generadas por el sistema (por liquidaciones de canon o contratos activos).

🌐 Paso 2. Preparación y Validación

Antes de presionar el botón de envío, realiza estas validaciones rápidas para asegurar la aceptación de la DIAN:

• Datos del inquilino (Tercero) → Verifica que su NIT o Cédula no contenga puntos ni guiones, que tenga asignado un correo electrónico válido y que sus nombres correspondan exactamente con su registro tributario.
• Conceptos y Valores → Comprueba que el canon de arriendo, servicios públicos o cuotas de administración sumen el monto correcto.

🚀 Paso 3. Transmisión a la DIAN

1. Ubica la factura en la grilla y haz clic sobre el botón de envío (identificado típicamente con un icono de un rayo o Enviar DIAN).
2. nuby tomará el control en segundo plano:
   • Traducirá los datos del negocio a un formato XML unificado.
   • Calculará automáticamente el código único **CUFE** y generará el código **QR**.
   • Firmará digitalmente el archivo XML usando tu certificado cargado.
   • Comprimirá el XML en un archivo ZIP y lo transmitirá de forma asíncrona a la DIAN.
3. El sistema desplegará un mensaje temporal de procesamiento. Si la respuesta es inmediata, la factura cambiará de inmediato a estado **Enviada** y te mostrará el CUFE generado.

Bajo la modalidad de conexión directa con la DIAN, el proceso de recepción de facturas es asíncrono para agilizar la operación masiva. Esto significa que la DIAN recibe el lote de facturas de inmediato, pero su procesamiento de validación interna puede demorar unos segundos o minutos en sus servidores.

¿La factura quedó en estado "Pendiente"? No intentes volver a transmitir el mismo documento ni crees una factura duplicada. Esto simplemente significa que el envío fue exitoso y la DIAN está procesando el lote en su cola.

📌 Procedimiento para consultar el estado:

1. En el listado de facturas, ubica el registro que se encuentra en estado **Pendiente**.
2. Haz clic en el botón de Consultar Estado (o icono de refrescar) asignado a esa factura.
3. nuby invocará de inmediato el servicio GetStatusZip de la DIAN utilizando el código único de seguimiento (Track ID) que el sistema guardó al hacer el envío inicial.
4. Si la DIAN ya procesó el documento, nuby actualizará automáticamente la base de datos de tu ERP, asignará el CUFE definitivo y cambiará el estado de la factura a **Enviada / Exitosa**.

Monitoreo Automático: nuby cuenta con un servicio cron en segundo plano que se ejecuta periódicamente. Si no consultas el estado de forma manual, este servicio automático barrerá todas las facturas pendientes de tu inmobiliaria y actualizará sus estados fiscales de manera desatendida.

Las Notas de Ajuste son los únicos documentos válidos exigidos por la DIAN para modificar el valor o anular una factura electrónica que ya fue aprobada y transmitida con éxito. No intentes reversar o eliminar facturas directamente de tu base de datos contable.

🔺 Nota Crédito (Anulaciones, Descuentos o Saldos a Favor):

Se utiliza cuando deseas anular la factura por completo (por ejemplo, por la cancelación de un canon) o aplicar un descuento parcial:

1. En el listado de facturas de venta de nuby, localiza la factura electrónica aprobada a la cual deseas aplicar el ajuste.
2. Haz clic sobre el botón Generar Nota Crédito.
3. El sistema abrirá un formulario interactivo de nota de ajuste donde se asocian de forma automática la factura y su **CUFE de referencia**.
4. Selecciona el Concepto de Corrección exigido por la DIAN en la lista desplegable:
   • Anulación de factura electrónica → Para reversar el cobro completo.
   • Rebaja o descuento parcial aplicado → Para ajustar un valor.
   • Devolución de parte de los bienes o servicios.
5. Digita una Descripción detallada explicando el motivo del ajuste (ej: "Se anula canon por terminación anticipada del contrato #123").
6. Ingresa los valores y conceptos a descontar y haz clic en Guardar y Enviar.
7. nuby transmitirá la nota de ajuste a la DIAN. Una vez aprobada, el sistema actualizará de forma automática los saldos de cartera del inquilino y registrará el movimiento de reversión en tu contabilidad.

🔻 Nota Débito (Cobros o Valores Adicionales):

Se emite para cobrar un valor adicional asociado a una factura previa (por ejemplo, cobro de intereses de mora omitidos en la facturación inicial):

• Sigue el mismo procedimiento anterior, pero haciendo clic en Generar Nota Débito.
• Selecciona el concepto correspondiente (ej: "Intereses" o "Gastos de cobranza") e ingresa los valores adicionales.

Una vez que una factura o nota de ajuste cambia a estado **Enviada**, tienes a tu disposición los artefactos legales que soportan la transacción contable ante el estado:

📌 Descargar la Representación Gráfica (PDF)

• En la grilla de facturas de venta, haz clic sobre el botón de Imprimir o el icono de PDF.
• El sistema generará de forma interactiva el archivo PDF formateado con el diseño corporativo de tu inmobiliaria, incorporando visualmente el código de barras, el código QR y la cadena de texto del CUFE de manera oficial.

📌 Descargar el XML firmado (Formato de Archivo DIAN)

• Haz clic sobre el icono de XML asignado al registro de la factura.
• nuby descargará de forma directa a tu ordenador el archivo XML firmado en formato UTF-8, el cual contiene las firmas digitales XAdES-EPES y el sello de validación de la DIAN. Este es el único archivo con valor probatorio legal ante auditorías tributarias.

Recomendación: Se aconseja que guardes y organices mensualmente un backup de los archivos XML de tu facturación electrónica en un entorno seguro de almacenamiento, de acuerdo con las normativas de conservación de libros contables de Colombia.

Si la DIAN rechaza tu factura, nuby mostrará el estado de **Rechazada** y almacenará en la columna de error el mensaje explicativo. A continuación, te mostramos los errores más comunes y cómo solucionarlos:

❌ Error: "NIT del emisor o receptor inválido" o "DV incorrecto"

• ¿Por qué ocurre? → El número de identificación del inquilino (Cédula o NIT) tiene un dígito de verificación (DV) que no coincide con los registros de la base de datos de la DIAN, o se ingresaron puntos, espacios o guiones en el campo de identificación.
• ¿Cómo solucionarlo? → Dirígete a la ficha de administración de clientes (Terceros), busca al inquilino, limpia el campo de NIT para que contenga únicamente números sin separadores, calcula su DV oficial usando el RUT y guarda los cambios antes de volver a enviar la factura.

❌ Error: "Fecha de emisión extemporánea o incorrecta"

• ¿Por qué ocurre? → La factura electrónica viaja con una fecha que excede el desfase permitido por la DIAN (típicamente más de 5 días de antigüedad o fecha futura).
• ¿Cómo solucionarlo? → Ve a la pestaña **General** de la configuración de Documentos Electrónicos y enciende el parámetro **"Cambiar fecha de factura al enviar"** (CHANGE_FECHA_FACT). Esto solucionará el error de forma automática en todas tus futuras transmisiones al actualizar la fecha al día de hoy en tiempo real.

❌ Error: "Totales de impuestos desalineados" o "Redondeo incorrecto"

• ¿Por qué ocurre? → Existen discrepancias decimales mínimas entre el cálculo de los subtotales, tarifas de IVA y el total de la factura generada por el ERP, excediendo los márgenes de tolerancia de centavos permitidos por el validador de la DIAN.
• ¿Cómo solucionarlo? → Verifica los conceptos e IVA configurados en la ficha del contrato de arriendo asociado. Asegúrate de que las tarifas de IVA estén expresadas en porcentajes oficiales y de que no se hayan ingresado valores decimales manuales que puedan distorsionar el cálculo matemático interno.