Informes

Este libro proporciona una guía exhaustiva sobre la generación y gestión de informes en diferentes áreas clave. Incluye detalles sobre informes administrativos, contables, de facturas de compra y facturas electrónicas.

Vista general del módulo de informes

Vista general del módulo de informes

A continuación, explicaremos detalladamente los pasos que debe seguir para visualizar todos los datos obtenidos a partir de la información ingresada a Arrendasoft®, ya sea informes administrativos, comerciales, contables y financieros, que le facilitan tener conocimientos sobre el estado de su empresa El sistema permite realizar la exportación de los registros en los formatos Excel, pdf y archivo plano para todas sus consultas; se encuentra en la parte inferior derecha de la tabla.

¿Cómo usar las herramientas de los informes en nuby?

A continuación, te presentamos una guía detallada para que puedas aprovechar al máximo las herramientas de los informes en nuby. Estos informes son esenciales para obtener una visión completa de los datos ingresados en el sistema, tales como información administrativa, comercial, contable y financiera. El sistema ofrece funcionalidades como exportación de datos, paginación, búsqueda avanzada y más.

Elementos principales de la tabla

Al ingresar a un informe, encontrarás una tabla que muestra los datos de acuerdo con el tipo de informe seleccionado. Esta tabla ofrece varias herramientas que te ayudarán a gestionar, visualizar y exportar la información de manera eficiente. A continuación, explicamos cada una de las funcionalidades:

1. Paginación

En la parte inferior de la tabla, verás los botones de paginación que te permiten navegar entre las páginas de registros. Si la cantidad de registros supera el número de filas mostradas en la página actual, podrás ir a las siguientes páginas o regresar a las anteriores.

2. Ordenamiento de columnas

Puedes ordenar los datos en la tabla por cualquier columna. Simplemente haz clic las flechas a un costado del nombre de la columna para alternar entre el orden ascendente y descendente. Por ejemplo, si haces clic en la columna "Nombre Completo", los datos se ordenarán alfabéticamente de A a Z o de Z a A, según tu preferencia.

3. Botones de exportación

En la parte superior izquierda de la tabla, encontrarás varias opciones para exportar o copiar los datos:

4. Visibilidad de columnas

La opción de "Visibilidad de columnas" te permite seleccionar qué columnas deseas mostrar o ocultar en la tabla. Es útil cuando quieres enfocarte en ciertos datos y eliminar temporalmente columnas innecesarias.

Haz clic en el botón "Visibilidad Columna" y selecciona o deselecciona las columnas según tus necesidades.

5. Búsqueda global y por columna

El sistema ofrece dos tipos de búsqueda inteligente:

6. Botón de detalles en dispositivos móviles (responsive)

Cuando la pantalla es más pequeña o cuando hay demasiados datos en la tabla, algunas columnas podrían no mostrarse de manera automática. Para solucionar esto, aparece un botón verde con el signo (+) en la primera columna de cada fila. Al hacer clic en este botón, se desplegarán las columnas adicionales que no caben en la vista actual.

7. Celdas con enlaces (links)

En algunos informes, ciertas celdas contendrán enlaces. Al hacer clic en estas celdas, serás redirigido a una página con más detalles sobre ese dato específico. Por ejemplo, si haces clic en un nombre de contacto, podrías ser dirigido al formulario de ese tercero.

8. Recargar la tabla

Si has aplicado filtros, realizado búsquedas o cambiado la visibilidad de columnas, y deseas restaurar la tabla a su estado original, simplemente haz clic en el botón "Recargar" en la parte superior derecha de la pantalla. Esto eliminará todos los filtros y volverá a mostrar los datos completos.

Consejos adicionales

Esperamos que esta guía te haya sido de utilidad para manejar los informes en nuby de manera eficiente. Si tienes alguna duda, no dudes en consultar el bloque de ayuda o contactar al soporte técnico.

Informes Administrativos

Informes Administrativos

¿Cómo generar informes administrativos?

Aquí encontrará una vista general de diferentes tipos de informes relacionados con el área administrativa de la inmobiliaria.

Paso 1: Acceda al módulo de Informes y visualice al lado izquierdo la sección de Informes administrativos.

En esta sección podrá generar los siguientes informes:

Nota: Al hacer clic en el nombre de cada uno de los informes, serás redirigido a una nueva ventana en la que podrás aplicar filtros según tus preferencias, como fechas, tipos de documentos, partes involucradas, estados, entre otros.

Informes Comerciales

Informes Comerciales

¿Cómo generar informes comerciales?

Aquí encontrará diferentes tipos de informes relacionados con el área comercial de la inmobiliaria, a continuación le mostraremos una vista general de cada uno de ellos:

Paso 1: Acceda al módulo de Informes y visualice al lado derecho la sección de Informes Comerciales.

En esta sección podrá generar los siguientes informes:

Informes Contables y Financieros

La sección "Informes Contables y Financieros" agrupa una variedad de reportes diseñados para facilitar la gestión contable y administrativa de la inmobiliaria. Aquí podrá encontrar informes relacionados con la cartera de inquilinos y propietarios, pagos pendientes, contratos, liquidaciones de servicios públicos, movimientos contables, entre otros. Estos reportes permiten un análisis detallado del estado financiero, facilitando la toma de decisiones y la integración con sistemas contables externos cuando sea necesario.

Informes Contables y Financieros

Informe: Cartera Inquilinos por Facturas para Bancos

Este informe presenta un listado de las facturas pendientes de pago de los inquilinos y está diseñado como una primera versión funcional para la exportación de datos en un formato genérico, facilitando la importación de pagos masivos a bancos.

¿Qué información incluye?

📌 Datos del inquilino: Tipo y número de documento, nombre, email y teléfono.
📌 Datos de la factura: Consecutivo, concepto general (resultado de la unión de los conceptos de sus detalles) y moneda.
📌 Fechas y montos: Hasta 5 fechas y 5 montos, calculados de la siguiente manera:

1️⃣ Primera fecha y monto → Se toman directamente de la fecha de vencimiento y el valor total de la factura.
2️⃣ Cuatro fechas adicionales → Se calculan a partir de la fecha de vencimiento, considerando los intereses definidos en el contrato.
3️⃣ Cuatro montos adicionales → Se calculan a partir del valor total de la factura, aplicando los intereses correspondientes según los plazos establecidos.

⚠ Si el contrato asociado a la factura no tiene intereses configurados, el informe solo mostrará la primera fecha y monto.

¿Cómo se actualizan los cálculos? Cada vez que se ingresa al informe, el sistema recalcula las fechas y montos para garantizar que la información esté actualizada. Debido a que estos cálculos se realizan en el preciso instante, el tiempo de carga puede variar dependiendo de la cantidad de registros existentes. Sin embargo, el sistema procesará la información y mostrará el informe en cuanto esté listo.

Personalización del informe

✅ Puede utilizar la herramienta "Visibilidad Columna" para agregar información adicional, como datos del propietario o detalles específicos de la factura.

Este informe proporciona información exportable y compatible con los formatos de importación bancaria, asegurando que los montos y fechas reflejen los intereses configurados en cada contrato.

Informes Contables y Financieros

¿Qué puedo encontrar en informes Contables y financieros?

Aquí encontrará diferentes tipos de informes relacionados con el área contable y financiera de la inmobiliaria, a continuación encontrará un video con de la vista general de esta sección.

¿Cómo generar informes contables y financieros?

Paso 1: Acceda al módulo de Informes y visualice al final de página la sección de Informes Contables y financieros.

En esta sección podrá generar los siguientes informes:

Informes Contables y Financieros

¿Cómo ver informe de cartera de inquilinos?

INFORME DE CARTERA INQUILINOS TIPO DASHBOARD.

Roles: los roles administrador, gerente, personal comercial, personal administrativo, contador y auxiliar contable tienen permiso sobre esta sección.

Introducción: el objetivo de este manual es explicar el uso de la sección informe de cartera tipo dashboard del módulo de informes de Arrendasoft® que ha sido implementada en el sistema.

Acceder a la sección: Para acceder a esta sección debemos ir a informes dentro del menú principal o al ícono de informes del dashboard.

Luego de ingresar al módulo de informes, hacemos clic en el enlace “Cartera inquilinos tipo dashboard” que aparece en el bloque “Informes contables y financieros”.

Cuando accedemos a la sección de cartera inquilinos tipo dashboard nos muestra 6 bloques de información:

Total cartera: muestra el total de la cartera agrupada por pendiente y vencida incluyendo gráfico de barras.

Días en mora: muestra la cartera agrupada por días de mora en 3 rangos: 1 a 15 días, 16 a 30 días y más de 30 días.

Valor por días: muestra la cartera agrupada por días de mora.



Valor por inquilinos - pendiente: muestra la cartera pendiente agrupando por inquilinos.

Valor por inquilinos - vencida: muestra la cartera vencida agrupando por inquilinos.

Valor por inquilinos total: muestra la cartera total agrupada por inquilinos.

Nota importante: en las tablas de datos tenemos la información paginada, un buscador, indicador de cuántos registros por página desea ver y ordenación por columnas respectivamente.

Informes Contables y Financieros

¿Cómo consultar el Informe de Certificados Tributarios de Propietarios en nuby?

Esta guía te explica paso a paso cómo consultar el Informe de Certificados Tributarios de Propietarios en nuby. Este informe te permite visualizar de forma consolidada todos los valores del certificado tributario de cada propietario, agrupados por contrato e inquilino, para un año gravable determinado.

A diferencia de la emisión individual de certificados (que se realiza desde el módulo de Terceros, propietario por propietario), este informe ofrece una vista global de todos los propietarios con movimientos en el período seleccionado, permitiéndote analizar, filtrar, ordenar y exportar la información de manera eficiente.

Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic.

1. ¿Qué es el Informe de Certificados Tributarios de Propietarios? 📄

El Informe de Certificados Tributarios de Propietarios es un informe consolidado que reúne en una sola pantalla todos los valores tributarios de los propietarios de inmuebles registrados en nuby, para un año gravable específico.

El informe precalcula y almacena los datos, lo que permite consultarlos de forma rápida sin necesidad de recalcular cada vez que lo abres. Los valores se agrupan por cada combinación de contrato + inquilino, lo que significa que si un propietario tiene varios contratos o varios inquilinos, verá una fila por cada combinación.

🔹 ¿Qué información contiene?

El informe presenta más de 50 columnas de datos organizadas en las siguientes categorías:

  • Datos de identificación → Contrato, propiedad, tipo de documento, número de documento y nombre del propietario e inquilino.

  • Canon de arrendamiento → Total del canon recibido, IVA del canon, retenciones practicadas al canon (retención en la fuente, rete-IVA, rete-ICA).

  • Comisión de administración → Valor total de la comisión, IVA de la comisión y retenciones practicadas a la comisión por el propietario a la inmobiliaria.

  • Otros conceptos → Valores de otros conceptos liquidados al propietario, con sus respectivos IVA y retenciones.

  • Totales → Total bruto del propietario y total neto recibido.

  • Valores facturados → Canon facturado, comisión facturada, retenciones facturadas (disponibles como columnas ocultas que puedes activar).

  • Saldos pendientes → Diferencia entre lo facturado y lo pagado para cada concepto (disponibles como columnas ocultas).

🔹 ¿Para quién es útil este informe?

  • Contabilidad → Para verificar los valores tributarios consolidados antes de emitir los certificados individuales a cada propietario.

  • Gerencia → Para tener una visión global de los ingresos, retenciones y comisiones de todos los propietarios en un período fiscal.

  • Tesorería → Para identificar saldos pendientes entre lo facturado y lo efectivamente recaudado o pagado.

  • Auditoría → Para cruzar información tributaria entre propietarios, contratos e inquilinos.

Si necesitas emitir el certificado individual de un propietario específico (para entregárselo como documento), consulta la guía ¿Cómo generar un Certificado Tributario para Propietarios en nuby?

2. Antes de empezar (prerrequisitos) ✅

Para que el informe muestre datos correctos, verifica lo siguiente:

📌 Requisito 1. Contratos con movimientos registrados

El informe toma sus datos de los movimientos contables de los contratos (recibos de caja, egresos, facturas de venta, notas débito y crédito). Si no existen movimientos registrados para el año gravable seleccionado, el informe aparecerá vacío.

📌 Requisito 2. Contratos correctamente configurados

Cada contrato debe tener asignados correctamente:

  • Un propietario (tercero vinculado al contrato como propietario).

  • Al menos un inquilino (tercero vinculado al contrato como inquilino).

  • Una propiedad asociada al contrato principal.

📌 Requisito 3. Permisos de acceso

Necesitas permisos de visualización en el módulo de Informes de Certificados Tributarios para poder acceder al informe.

Tip: Si al intentar acceder al informe ves un mensaje de permisos insuficientes, solicita al usuario administrador de tu sistema que te otorgue los permisos necesarios en el módulo correspondiente.

3. ¿Cómo acceder al informe? 🛠️

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Dirígete al módulo de Informes

  1. En el menú principal (barra de navegación superior), haz clic en "Informes".

📌 Paso 3. Ubica la categoría "Informes Contables y Financieros"

Al ingresar al módulo de Informes, verás varias categorías de informes agrupadas por tipo:

  • Informes Administrativos

  • Informes Comerciales

  • Informes Contables y Financieros ← Aquí está el informe que buscas

📄 Paso 4. Haz clic en "Certificado Tributario de Propietarios"

Dentro de la categoría "Informes Contables y Financieros", ubica y haz clic en el enlace "Certificado Tributario de Propietarios".

4. Cálculo automático de datos 🔄

La primera vez que consultas el informe para un año gravable específico, o si el sistema no tiene datos precalculados para ese año, nuby realizará un cálculo automático.

⏳ ¿Qué sucede durante el cálculo?

  1. Verás una pantalla de carga con un indicador de progreso giratorio y el mensaje: "Estamos calculando la información del certificado tributario para el año gravable [año]. Dependiendo de la cantidad de propietarios y contratos, este proceso puede tardar unos momentos."

  2. El sistema procesa todos los propietarios que tienen contratos con movimientos en el período seleccionado (1 de enero al 31 de diciembre del año gravable).

  3. Para cada propietario, calcula los valores de canon, comisiones, retenciones, IVA y otros conceptos, tanto recibidos como facturados.

  4. Los resultados se almacenan para consultas futuras, por lo que las siguientes veces que abras el informe para el mismo año, los datos se mostrarán de inmediato.

Importante: No es necesario recargar la página durante el cálculo. El informe se mostrará automáticamente en cuanto el proceso termine.

5. ¿Cómo usar el informe? 📊

Una vez que los datos están calculados, verás la pantalla principal del informe con los siguientes elementos:

⚙️ Parámetros del Informe

En la parte superior del informe encontrarás la sección de "Parámetros del Informe" con los siguientes controles:

Control Descripción
Año Gravable Selector desplegable que permite elegir el año a consultar. Muestra los últimos 6 años disponibles (del año actual hacia atrás). Por defecto se selecciona el año anterior al actual.
Recalcular Botón que permite regenerar los datos del informe para el año seleccionado. Úsalo cuando hayas realizado modificaciones o ajustes en los valores de recibos, egresos o facturas del año consultado.

Recomendación: Si has registrado nuevos recibos de caja, egresos o facturas después de la última vez que consultaste el informe para un año específico, utiliza el botón "Recalcular" para actualizar la información.

📋 La tabla de datos (grilla)

La información se presenta en una tabla interactiva con las siguientes funcionalidades:

🔹 Barra de herramientas

  • Copiar → Copia los datos visibles de la tabla al portapapeles.

  • CSV → Exporta los datos a un archivo CSV (valores separados por comas).

  • Excel → Exporta los datos a un archivo Excel (.xlsx).

  • PDF → Exporta los datos a un archivo PDF.

  • Imprimir → Abre la ventana de impresión del navegador con los datos del informe.

  • Visibilidad Columna → Permite mostrar u ocultar columnas individuales. Algunas columnas están ocultas por defecto (valores facturados y saldos pendientes) y puedes activarlas desde aquí.

  • Mostrar/Ocultar Filtros → Activa o desactiva la fila de filtros debajo de los encabezados de columna.

  • Limpiar Filtros → Elimina todos los filtros aplicados y muestra todos los registros.

🔹 Búsqueda global

El campo "Buscar" en la esquina superior derecha de la tabla permite buscar texto en cualquier columna visible. Escribe el nombre de un propietario, inquilino, número de contrato o cualquier dato para filtrar rápidamente los resultados.

🔹 Filtros por columna

Algunas columnas cuentan con filtros específicos:

  • Contrato → Búsqueda inteligente por número de contrato.

  • Propiedad → Selector desplegable con todas las propiedades disponibles.

  • Propietario → Selector desplegable con búsqueda por documento o nombre.

  • Inquilino → Selector desplegable con búsqueda por documento o nombre.

🔹 Ordenamiento

Haz clic en el encabezado de cualquier columna para ordenar los datos de forma ascendente o descendente. Por defecto, el informe se ordena alfabéticamente por nombre del propietario.

🔹 Totales (sumas)

Al final de la tabla, las columnas de valores monetarios muestran los totales acumulados (sumas) de todos los registros visibles.

6. ¿Qué columnas tiene el informe? 📑

El informe contiene más de 50 columnas organizadas en grupos temáticos. Algunas columnas están visibles por defecto y otras están ocultas (puedes activarlas con el botón "Visibilidad Columna").

📝 Columnas de identificación (siempre visibles)

Columna Descripción
Contrato Número del contrato (consecutivo-detalle). Al hacer clic, te lleva directamente al contrato.
Propiedad Identificador y dirección de la propiedad asociada al contrato. Al hacer clic, te lleva a la ficha de la propiedad.
Tipo Doc. Propietario Tipo de documento del propietario (CC, NIT, CE, etc.).
Documento Propietario Número de documento del propietario.
Propietario Nombre completo del propietario. Al hacer clic, te lleva a la ficha del tercero.
Tipo Doc. Inquilino Tipo de documento del inquilino.
Documento Inquilino Número de documento del inquilino.
Inquilino Nombre completo del inquilino. Al hacer clic, te lleva a la ficha del tercero.

💰 Canon de arrendamiento (visibles por defecto)

Columna Descripción
Total Canon Recibido Valor total del canon de arrendamiento efectivamente recaudado del inquilino durante el año gravable.
IVA Canon Recibido Valor del IVA cobrado sobre el canon de arrendamiento. (Oculta por defecto)
Total Retenciones Canon Suma total de todas las retenciones practicadas al canon por el inquilino al propietario.
ReteIVA Canon Valor de la retención de IVA practicada al canon.
ReteFuente Canon Valor de la retención en la fuente practicada al canon.
ReteICA Canon Valor de la retención de ICA practicada al canon.

🏢 Comisión de administración (visibles por defecto)

Columna Descripción
Total Comisión Valor total de la comisión de administración cobrada al propietario.
Total IVA Comisión Valor del IVA cobrado sobre la comisión de administración.
Total Retenciones Comisión Suma total de retenciones practicadas por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión.
ReteIVA Comisión Retención de IVA practicada sobre la comisión.
ReteFuente Comisión Retención en la fuente practicada sobre la comisión.
ReteICA Comisión Retención de ICA practicada sobre la comisión.

📦 Otros conceptos (visibles por defecto)

Columna Descripción
Total Otros Conceptos Valor total de otros conceptos liquidados al propietario (seguros, reparaciones, administración, etc.).
IVA Otros Conceptos IVA cobrado sobre los otros conceptos.
ReteFuente Otros Conceptos Retención en la fuente sobre los otros conceptos.
Retenciones Otros Conceptos Total de retenciones sobre otros conceptos. (Oculta por defecto)
ReteIVA Otros Conceptos Retención de IVA sobre otros conceptos. (Oculta por defecto)
ReteICA Otros Conceptos Retención de ICA sobre otros conceptos. (Oculta por defecto)
Descripción Otros Conceptos Texto descriptivo de los otros conceptos liquidados. (Oculta por defecto)

📊 Totales (visibles por defecto)

Columna Descripción
Total Bruto Propietario Suma total bruta de todos los ingresos del propietario antes de deducciones.
Total Neto Propietario Valor neto que recibe (o debe recibir) el propietario después de deducir comisiones, retenciones y otros conceptos.

📄 Valores facturados (ocultas por defecto)

Estas columnas muestran los valores que han sido efectivamente facturados (a través de facturas de venta, notas débito y notas crédito). Incluyen ajustes por notas débito y crédito.

  • Canon Facturado → Valor del canon incluido en facturas emitidas.

  • IVA Canon Facturado → IVA del canon en facturas emitidas.

  • Comisión Facturada → Valor de la comisión en facturas emitidas.

  • IVA Comisión Facturado → IVA de la comisión en facturas emitidas.

  • Retenciones Canon Facturadas → Retenciones al canon en facturas emitidas.

  • Retenciones Comisión Facturadas → Retenciones a la comisión en facturas emitidas.

  • Otros Conceptos Facturado → Otros conceptos incluidos en facturas emitidas.

Para ver estas columnas, haz clic en el botón "Visibilidad Columna" en la barra de herramientas de la tabla y activa las columnas que desees consultar.

⏳ Saldos pendientes (ocultas por defecto)

Estas columnas muestran la diferencia entre lo facturado y lo pagado para cada concepto. Son útiles para identificar valores pendientes de cobro o pago.

  • Saldo Pendiente Canon → Canon facturado menos canon pagado.

  • Saldo Pendiente IVA Canon → IVA del canon pendiente.

  • Saldo Pendiente Comisión → Comisión facturada menos comisión pagada.

  • Saldo Pendiente IVA Comisión → IVA de la comisión pendiente.

  • Saldo Pendiente Otros Conceptos → Otros conceptos pendientes.

7. ¿De dónde proviene la información? 🗂️

Los valores del informe se calculan automáticamente a partir de los movimientos contables registrados en nuby durante el año gravable seleccionado. A continuación se detalla el origen de cada grupo de datos:

Grupo de datos Origen
Canon recibido y retenciones al canon Se obtienen de los recibos de caja (pagos del inquilino) registrados en los contratos del propietario.
Comisión e IVA de la comisión Se calculan desde los egresos del propietario (pagos realizados al propietario donde se descuenta la comisión).
Retenciones a la comisión Se obtienen de los egresos donde el propietario practica retenciones a la inmobiliaria sobre la comisión.
Otros conceptos Se obtienen de los recibos de caja (del inquilino) y los egresos (del propietario) que corresponden a conceptos diferentes al canon y la comisión.
Valores facturados Se calculan desde las facturas de venta, notas débito y notas crédito emitidas durante el período. Las notas crédito restan y las notas débito suman al valor facturado.
Saldos pendientes Se calculan como la diferencia entre el valor facturado y el valor efectivamente pagado (recaudado) para cada concepto.
Datos del contrato, propietario e inquilino Se obtienen directamente de la información del contrato, la propiedad y los terceros vinculados.

Importante: Si después de consultar el informe registras nuevos movimientos, recibos, egresos o facturas para el año gravable consultado, recuerda hacer clic en "Recalcular" para que el informe refleje los valores actualizados.

8. ¿Cuándo y cómo recalcular el informe? 🔁

El botón "Recalcular" permite regenerar todos los datos del informe para el año gravable seleccionado. Esto es necesario cuando:

  • Has registrado nuevos recibos de caja, egresos o facturas después de la última consulta del informe.

  • Has anulado o modificado documentos contables del año gravable.

  • Has registrado notas crédito o notas débito que ajustan valores facturados.

  • Has corregido datos de contratos, propietarios o inquilinos que afectan la información mostrada.

📌 Pasos para recalcular

  1. Selecciona el año gravable que deseas recalcular en el selector desplegable.

  2. Haz clic en el botón "Recalcular" (icono de flechas giratorias).

  3. Espera a que el sistema procese todos los propietarios y contratos.

  4. El informe se actualizará automáticamente con los nuevos valores.

Atención: Al recalcular, el sistema elimina los datos previos del año seleccionado y los reemplaza con valores recién calculados. Este proceso es seguro y no afecta los movimientos originales (recibos, egresos, facturas), solo actualiza la tabla consolidada del informe.

9. ¿Cómo exportar los datos? 📤

El informe ofrece varias opciones de exportación desde la barra de herramientas:

Opción Formato Uso recomendado
Copiar Portapapeles Para pegar rápidamente en otro documento o aplicación.
CSV .csv Para abrir en hojas de cálculo o importar en otros sistemas.
Excel .xlsx Para trabajar con los datos en Microsoft Excel o Google Sheets.
PDF .pdf Para generar un documento fijo listo para compartir o archivar.
Imprimir Impresión Para enviar directamente a una impresora.

Tip: Antes de exportar, asegúrate de haber activado todas las columnas que necesitas usando el botón "Visibilidad Columna". Solo se exportan las columnas visibles en el momento de la exportación.

10. Preguntas frecuentes ❓

¿Cuál es la diferencia entre este informe y la emisión individual de certificados?

Este informe muestra una vista consolidada de todos los propietarios en una tabla interactiva, ideal para análisis, revisión y cruce de información. La emisión individual de certificados (desde Terceros) genera un documento PDF por cada propietario, listo para entregar o enviar al propietario como comprobante formal.

¿El informe aparece vacío, qué debo hacer?

Posibles causas:

  • No existen movimientos contables (recibos de caja, egresos, facturas) para el año gravable seleccionado.

  • Los contratos no tienen correctamente asignado un propietario o inquilino.

  • Seleccionaste un año gravable incorrecto. Verifica el selector de año.

¿Puedo consultar años gravables anteriores?

Sí. El selector de año gravable te permite consultar hasta 5 años hacia atrás desde el año actual. Al seleccionar un año anterior, si no hay datos precalculados, el sistema los calculará automáticamente.

¿Los valores del informe se actualizan automáticamente?

No. Los datos se calculan y almacenan la primera vez que consultas un año gravable. Si posteriormente realizas cambios en los movimientos (registrar nuevos recibos, egresos, etc.), debes usar el botón "Recalcular" para que el informe refleje los valores actualizados.

¿Qué significa que una columna esté "oculta por defecto"?

Algunas columnas como los valores facturados y saldos pendientes están ocultas para simplificar la vista inicial. Puedes activarlas en cualquier momento haciendo clic en el botón "Visibilidad Columna" y seleccionando las columnas que deseas ver.

¿Por qué hay un propietario con varias filas?

El informe muestra una fila por cada combinación de contrato + inquilino. Si un propietario tiene varios contratos o varios inquilinos en un mismo contrato, aparecerá en tantas filas como combinaciones existan. Esto permite un análisis detallado por contrato.

¿Puedo filtrar por un propietario o inquilino específico?

Sí. Usa los selectores desplegables de Propietario, Inquilino o Propiedad que aparecen en la fila de filtros de la tabla. También puedes usar el campo "Buscar" para una búsqueda rápida por nombre o documento.

11. Solución de problemas 🔍
Problema Posible causa Solución
No tengo acceso al informe No tienes los permisos necesarios en el módulo de Informes de Certificados Tributarios. Solicita al administrador del sistema que te otorgue permisos de visualización en el módulo correspondiente.
El informe aparece vacío No hay movimientos contables para el año seleccionado, o los contratos no tienen propietarios asignados. Verifica que existan recibos de caja, egresos o facturas para el año seleccionado. Confirma que los contratos tengan propietario e inquilino asignados.
La pantalla de carga no avanza Hay una gran cantidad de contratos y propietarios a procesar, o hubo un error en el cálculo. Espera unos momentos. Si la pantalla no avanza después de varios minutos, recarga la página e intenta nuevamente.
Los valores no coinciden con los movimientos Se registraron nuevos movimientos después del último cálculo del informe. Haz clic en "Recalcular" para regenerar los datos con los movimientos más recientes.
No veo todas las columnas Algunas columnas están ocultas por defecto. Haz clic en "Visibilidad Columna" y activa las columnas que necesitas ver.
La exportación a Excel no incluye todas las columnas Solo se exportan las columnas visibles. Antes de exportar, activa todas las columnas que deseas incluir usando "Visibilidad Columna".
12. Resumen rápido 🚀

Para consultar el Informe de Certificados Tributarios de Propietarios:

  1. Ve a Informes en el menú principal.

  2. Ubica la categoría "Informes Contables y Financieros".

  3. Haz clic en "Certificado Tributario de Propietarios".

  4. La primera vez, espera a que el sistema calcule los datos (pantalla de carga).

  5. Selecciona el año gravable deseado con el selector desplegable.

  6. Usa los filtros (propietario, inquilino, propiedad) para encontrar registros específicos.

  7. Activa columnas ocultas si necesitas ver valores facturados o saldos pendientes.

  8. Exporta los datos en Excel, CSV, PDF o imprime según lo necesites.

  9. Si registraste nuevos movimientos, usa "Recalcular" para actualizar los datos.

🔹 Reglas clave:
Regla Comportamiento
Año por defecto El informe se abre con el año anterior al actual seleccionado.
Cálculo automático La primera vez que consultas un año, el sistema calcula y almacena los datos.
Recalcular Solo es necesario si registraste o modificaste movimientos después de la última consulta.
Agrupación Los datos se muestran por cada combinación de contrato + inquilino.
Columnas ocultas Los valores facturados y saldos pendientes están ocultos por defecto pero se pueden activar.
Exportación Solo se exportan las columnas visibles en el momento de exportar.

Si necesitas generar el certificado tributario individual de un propietario (para entregárselo como documento formal), consulta la guía ¿Cómo generar un Certificado Tributario para Propietarios en nuby?

Informes de Facturas de Compra

Informes de Facturas de Compra

¿Cómo generar informes de facturas de compra?

Paso 1: Acceda al módulo de Informes y visualice al final de página la sección de Informes de Facturas de Compra.

Nota: Estos informes excluyen las facturas de compra que han sido anuladas.

Informes de Nómina

Los Informes de Nómina son herramientas diseñadas para consultar, filtrar y analizar de manera sencilla la información salarial de los empleados. A través de reportes claros y exportables, facilitan el control interno, la validación contable y el análisis financiero por parte de Recursos Humanos, Contabilidad, Tesorería y Gerencia.

Dentro de estos informes encontrarás opciones para revisar deducciones, costos por centros de costo, provisiones y novedades de nómina, lo que te permitirá tener una visión consolidada de los procesos, detectar inconsistencias y contar con datos confiables para la toma de decisiones y auditorías.

Informes de Nómina

Informe: Deducciones de Nómina

Este informe te permite consultar, filtrar y analizar de forma sencilla todas las deducciones aplicadas a los empleados durante la generación de la nómina. Su diseño intuitivo te ayuda a encontrar rápidamente la información que necesitas y a exportarla en diferentes formatos para tus reportes o auditorías.

Para navegar esta página solo debes dar clic sobre el tema al cual quieres acceder.

1. ¿Qué es este informe? 🧾

El Informe de Deducciones de Nómina muestra un resumen detallado de todos los descuentos aplicados a cada empleado, incluyendo aportes obligatorios, deducciones voluntarias, embargos, sanciones y otros conceptos.

🔹 Objetivo principal:

Brindarte una visión clara y consolidada de todas las deducciones registradas en la nómina.

🔹 Para quién es útil:
2. ¿Cómo acceder al informe? 🛠️

Para consultar el Informe de Deducciones de Nómina, sigue estos pasos sencillos:

🔐 Paso 1. Verifica tus permisos de acceso

Asegúrate de contar con permisos para acceder al módulo de Informes y específicamente a los Informes de Nómina Electrónica.
Por defecto, estos permisos están habilitados para los siguientes roles:

Tip: Si no tienes acceso, solicita al usuario administrador de tu sistema que te otorgue los permisos necesarios.

📂 Paso 2. Ingresa al módulo de Informes

  1. Dirígete al menú superior horizontal.

  2. Haz clic en la opción "Informes".

📌 Paso 3. Busca la sección “Informes de Nómina”

📄 Paso 4. Selecciona el informe de deducciones

3. ¿Qué información muestra? 📌

El informe incluye varios grupos de datos organizados en columnas para que puedas entenderlos fácilmente:

🧍 Datos de identificación del empleado

💰 Datos de nómina

🧾 Detalle de deducciones (los principales conceptos):

4. ¿De dónde proviene la información?🗃️

La información que ves en el Informe de Deducciones de Nómina proviene de diferentes módulos y procesos internos de nuby.
Esto significa que los valores dependen de los datos previamente registrados en cada sección:

Importante: Si notas que la información del informe no coincide con la realidad, verifica primero los datos en estos módulos para asegurarte de que estén correctamente registrados.

5. Recomendaciones de uso 💡

Si desea aprender a usar las herramientas de filtrado, ordenamiento y búsqueda del informe, acceda a nuestra guía ¿Cómo usar las herramientas de los informes?

Informes de Nómina

Informe: Costos por Centros de Costo

El Informe de Costos por Centros de Costo te permite consultar, filtrar y analizar de forma sencilla todos los costos asociados a los centros de costo registrados en la nómina. Su diseño intuitivo te ayuda a encontrar rápidamente la información que necesitas y a exportarla en diferentes formatos para tus reportes o auditorías.

1. ¿Qué es este informe? 🧾

El Informe de Costos por Centros de Costo muestra un resumen detallado de los costos generados por cada centro de costo, permitiéndote analizar de forma clara los valores de débito y crédito asociados a los empleados, documentos contables y pagos de nómina.

🔹 Objetivo principal:

Brindarte una visión consolidada de los costos registrados por centro de costo y facilitar la validación contable.

🔹 Para quién es útil:

2. ¿Cómo acceder al informe? 🛠️

Para consultar el Informe de Costos por Centros de Costo, sigue estos pasos sencillos:

🔐 Paso 1. Verifica tus permisos de acceso

Asegúrate de contar con permisos para acceder al módulo de Informes y específicamente a los Informes de Nómina Electrónica.
Por defecto, estos permisos están habilitados para los siguientes roles:

Tip: Si no tienes acceso, solicita al usuario administrador de tu sistema que te otorgue los permisos necesarios.

📂 Paso 2. Ingresa al módulo de Informes

  1. Dirígete al menú superior horizontal.

  2. Haz clic en la opción "Informes".


📌 Paso 3. Busca la sección “Informes de Nómina”

📄 Paso 4. Selecciona el informe de costos


3. ¿Qué información muestra? 📌

El informe organiza la información en columnas para que puedas interpretarla fácilmente:

🧍 Datos de identificación del empleado

💰 Datos de nómina

🧾 Detalle de costos (principales columnas):

4. ¿De dónde proviene la información?🗃️

La información del Informe de Costos por Centros de Costo proviene de diferentes módulos y procesos internos de nuby. Los datos dependen de la configuración y registros previos en:

Importante: Si notas diferencias entre el informe y la información contable, valida primero la configuración en los módulos de Nómina y Contabilidad.

5. Recomendaciones de uso 💡

Si desea aprender a usar las herramientas de filtrado, ordenamiento y búsqueda del informe, acceda a nuestra guía ¿Cómo usar las herramientas de los informes?

Informes de Nómina

Informe: Provisión de Nómina

Este informe te permite consultar, filtrar y analizar de forma sencilla todas las provisiones aplicadas a los empleados durante la generación de la nómina. Su diseño intuitivo te ayuda a encontrar rápidamente la información que necesitas y a exportarla en diferentes formatos para tus reportes o auditorías.

1. ¿Qué es este informe? 🧾

El Informe de Provisión de Nómina muestra un resumen detallado de todas las provisiones realizadas a cada empleado, incluyendo cesantías, intereses sobre cesantías, vacaciones y prima.

🔹 Objetivo principal:

Proporcionarte una visión clara y consolidada de todas las provisiones registradas en la nómina.

🔹 Para quién es útil:

2. ¿Cómo acceder al informe? 🛠️

Para consultar el Informe de Provisión de Nómina, sigue estos pasos sencillos:

🔐 Paso 1. Verifica tus permisos de acceso

Asegúrate de contar con permisos para acceder al módulo de Informes y específicamente a los Informes de Nómina Electrónica.
Por defecto, estos permisos están habilitados para los siguientes roles:

Tip: Si no tienes acceso, solicita al usuario administrador de tu sistema que te otorgue los permisos necesarios.

📂 Paso 2. Ingresa al módulo de Informes

  1. Dirígete al menú superior horizontal.

  2. Haz clic en la opción "Informes".


📌 Paso 3. Busca la sección “Informes de Nómina”

📄 Paso 4. Selecciona el informe de provisiones


3. ¿Qué información muestra? 📌

A continuación, se detalla la información que puedes encontrar y cómo usar los filtros para obtener datos específicos. Puedes filtrar por Tipo de Documento, Documento y Nombre del Empleado para encontrar registros concretos.

🧍 Datos de identificación del empleado

💰 Datos de nómina y documento contable

🧾 Detalle de las provisiones

4. ¿De dónde proviene la información?🗃️

Este informe se nutre de los datos previamente registrados en cada sección de tu sistema. Es vital que la información de estos módulos esté completa y sea precisa:

Importante: Si notas que la información del informe no coincide con la realidad, verifica primero los datos en estos módulos para asegurarte de que estén correctamente registrados.

5. Recomendaciones de uso 💡

Si desea aprender a usar las herramientas de filtrado, ordenamiento y búsqueda del informe, acceda a nuestra guía ¿Cómo usar las herramientas de los informes?

Informes de Nómina

Informe: Novedades de Nómina

Este informe te permite consultar, filtrar y analizar de forma sencilla todas las novedades aplicadas a los empleados durante la generación de la nómina. Su diseño intuitivo te ayuda a encontrar rápidamente la información que necesitas y a exportarla en diferentes formatos para tus reportes o auditorías.

1. ¿Qué es este informe? 🧾

El Informe de Novedades de Nómina muestra un resumen detallado de todos los incidentes o novedades registradas para cada empleado, incluyendo incapacidades, licencias, horas extras, bonificaciones y auxilios.

🔹 Objetivo principal:

Proporcionarte una visión clara y consolidada de todas las novedades registradas en la nómina.

🔹 Para quién es útil:

2. ¿Cómo acceder al informe? 🛠️

Para consultar el Informe de Novedades de Nómina, sigue estos pasos sencillos:

🔐 Paso 1. Verifica tus permisos de acceso

Asegúrate de contar con permisos para acceder al módulo de Informes y específicamente a los Informes de Nómina Electrónica.
Por defecto, estos permisos están habilitados para los siguientes roles:

Tip: Si no tienes acceso, solicita al usuario administrador de tu sistema que te otorgue los permisos necesarios.

📂 Paso 2. Ingresa al módulo de Informes

  1. Dirígete al menú superior horizontal.

  2. Haz clic en la opción "Informes".


📌 Paso 3. Busca la sección “Informes de Nómina”

📄 Paso 4. Selecciona el informe de novedades


3. ¿Qué información muestra? 📌

A continuación, se detalla la información que puedes encontrar y cómo usar los filtros para obtener datos específicos. Puedes filtrar por Tipo de Documento, Documento y Nombre del Empleado para encontrar registros concretos.

🧍 Datos de identificación del empleado

💰 Datos de nómina

🧾 Detalle de las novedades

4. ¿De dónde proviene la información?🗃️

Este informe se nutre de los datos previamente registrados en cada sección de tu sistema. Es vital que la información de estos módulos esté completa y sea precisa:

Importante: Si notas que la información del informe no coincide con la realidad, verifica primero los datos en estos módulos para asegurarte de que estén correctamente registrados.

5. Recomendaciones de uso 💡

Si desea aprender a usar las herramientas de filtrado, ordenamiento y búsqueda del informe, acceda a nuestra guía ¿Cómo usar las herramientas de los informes?

Informes de Pasarelas de Pago

Informes de Pasarelas de Pago

¿Cómo consultar el informe de Cartera Pendiente de Pago en nuby?

Esta guía te explica paso a paso cómo consultar el informe de Cartera Pendiente de Pago en nuby. Este informe te permite monitorear de forma centralizada y desde el ERP exactamente la misma información de cartera que visualizan tus inquilinos y clientes desde el portal de la pasarela de pagos, facilitando el control y el soporte.

Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic.

1. ¿Qué es el informe de Cartera Pendiente de Pago? 📊

El informe de Cartera Pendiente de Pago muestra un consolidado de todas las deudas pendientes de tus inquilinos y deudores que son cobrables en línea a través de tus pasarelas de pago.

Su principal ventaja es que te permite supervisar exactamente lo mismo que tus clientes ven al momento de pagar en línea: los saldos, las fechas de vencimiento y el desglose de conceptos de cada cobro, sin necesidad de ingresar al portal de la pasarela.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

  • Administradores del sistema → Para auditar la cartera cobrable en línea de forma centralizada.

  • Gerencia → Para dar seguimiento a los saldos pendientes de los clientes.

  • Contabilidad y Tesorería → Para controlar y dar soporte a los cobros pendientes que realizan los clientes a través de las pasarelas.

2. ¿Cómo acceder al informe? 🛠️

Existen dos formas de llegar al informe:

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Ruta A. Desde el módulo de Informes del sistema

  1. En el menú principal, haz clic en "Informes".

  2. Busca la sección "Informes de Pasarelas de Pago".

  3. Haz clic en la tarjeta "Cartera Pendiente de Pago".

📄 Ruta B. Desde el módulo de Pasarelas de Pago

  1. En el menú principal, haz clic en "Configuraciones" y luego en la tarjeta "Integración con Pasarelas de Pago".

  2. En el menú lateral del módulo, haz clic en "Informes".

  3. Haz clic en la tarjeta "Cartera Pendiente de Pago".

Tip: Para consultar el informe necesitas tener permisos de visualización en el módulo de Pasarelas de Pago. Si no tienes acceso, solicita al usuario administrador de tu sistema que te otorgue los permisos necesarios.

3. ¿Qué encuentro en la pantalla del informe? 🖥️

Al abrir el informe verás los siguientes elementos:

  • Título del informe → "Informe de Cartera Pendiente de Pago" en la parte superior.

  • Panel "Sincronización y Origen de Datos" → Explica de dónde proviene la información y cómo se actualiza.

  • Botón "Recalcular Cartera" → Actualiza manualmente la información de las deudas pendientes.

  • Barra de herramientas de la tabla → Botones para exportar (Copiar, CSV, Excel, PDF, Imprimir), visibilidad de columnas y limpiar filtros, junto con el buscador general.

  • Acciones sobre un registro → Íconos de "Ver Detalle" (ojo) y "Ver PDF" (documento) que se habilitan al seleccionar una fila de la tabla.

  • Tabla de resultados → Muestra las deudas pendientes con paginación (10, 25, 50, 100 registros por página o todos).

  • Total de saldos → Al final de la tabla se muestra la suma del saldo pendiente de todos los registros listados.

4. ¿Qué información muestra el informe? 📋

Cada fila de la tabla representa una deuda pendiente de un deudor. Estas son las columnas disponibles:

Columna ¿Qué muestra?
Tipo La clase de obligación de la deuda, identificada con una etiqueta de color (ver sección 5).
Factura Nro. El número de la factura asociada al cobro. Si tiene enlace, puedes abrir el documento de la factura.
Consecutivo Contrato El número del contrato de arrendamiento asociado. Si tiene enlace, abre el contrato directamente.
Documento Tercero El número de identificación del deudor (cédula, NIT, etc.).
Nombre Tercero El nombre del deudor. Si tiene enlace, abre la ficha del tercero.
Descripción El detalle del cobro (por ejemplo: "Factura 231 del Contrato 26").
Fecha Vencimiento La fecha límite de pago del cobro. Si la fecha ya venció, se muestra en rojo y resaltada para que la identifiques fácilmente.
Saldo Pendiente El monto que aún debe el deudor por ese cobro, en formato de moneda.

Nota: Las columnas Teléfono Tercero y Correo Tercero también están disponibles, pero vienen ocultas por defecto. Puedes mostrarlas con el botón "Visibilidad Columna" de la barra de herramientas.

Importante: Los registros se ordenan primero por fecha de vencimiento y luego por nombre del deudor, para que las deudas más antiguas aparezcan primero.

5. Tipos de obligación 🏷️

Cada deuda se clasifica con una etiqueta de color que indica el tipo de obligación. Esta es su explicación:

Tipo ¿Qué significa?
Factura de Contrato Una factura generada por un contrato, cuyo saldo pendiente coincide con el de la factura.
Factura Agrupada Una factura generada por un contrato cuyo saldo pendiente reúne varios conceptos o difiere del saldo simple de la factura.
Factura de Venta Una factura de venta sin contrato de arrendamiento asociado.
Concepto de Contrato Un cobro de un solo concepto ligado a un contrato, sin factura asociada (por ejemplo, administración).
Concepto Agrupado Un cobro que reúne varios conceptos ligados a un contrato, sin factura asociada.

Sugerencia: Puedes filtrar el informe por tipo de obligación usando el selector de la columna "Tipo", eligiendo el tipo que quieras consultar.

6. Búsqueda, filtros y ordenamiento 🔎

El informe incluye varias herramientas para encontrar rápidamente la información que necesitas:

🔍 Buscador general

En la barra de herramientas, escribe un término en el cuadro "Buscar" para filtrar los registros que lo contengan (puede ser un nombre, un documento, un número de factura, etc.).

📌 Filtros por columna

  • Selector de Tipo → Filtra por el tipo de obligación (Factura de Contrato, Factura de Venta, etc.).

  • Filtro por deudor → Permite buscar un tercero específico para ver solo sus deudas.

  • Filtro por rango de fechas → Permite acotar las deudas por fecha de vencimiento.

🔄 Ordenar los resultados

Haz clic sobre el encabezado de cualquier columna para ordenar los registros de forma ascendente o descendente.

🧹 Limpiar los filtros

Usa el botón "Limpiar Filtros" para quitar todas las búsquedas y filtros aplicados y volver a ver el informe completo.

Tip: La tabla ya viene ordenada por fecha de vencimiento para que las deudas vencidas aparezcan primero, señaladas en rojo.

7. ¿Cómo ver el detalle de conceptos de un cobro? 🔍

Si necesitas conocer qué conceptos componen una deuda (canon, administración, servicios, IVA, retenciones, descuentos), sigue estos pasos:

📌 Paso 1. Selecciona el registro

Haz clic en el círculo de selección (radio) de la fila que quieras revisar.

👁️ Paso 2. Haz clic en "Ver Detalle"

Haz clic en el ícono del ojo en la barra de acciones. Se abrirá una ventana con el desglose de conceptos del cobro.

📋 Paso 3. Revisa el desglose

La ventana muestra una tabla con estos datos por cada concepto:

Columna ¿Qué muestra?
Identificador Un código interno del sistema para ese concepto. Es muy útil si necesitas solicitar soporte o aclarar dudas sobre un cobro específico.
Concepto La descripción del cobro (por ejemplo: "Canon De Arrendamiento - De 01-May-2023 a 31-May-2023").
Valor Unitario El valor de una unidad del concepto.
Cantidad La cantidad de unidades cobradas.
IVA El impuesto incluido en el concepto.
Retenciones Las retenciones aplicadas al concepto.
Descuento El descuento aplicado al concepto.
Total Neto El valor final del concepto después de impuestos, retenciones y descuentos.

Importante: Esta ventana es de solo consulta. Si necesitas realizar cambios en estos conceptos o agregar nuevos valores, hazlo directamente desde la hoja de costos del contrato o la sección de recibos de caja.

Sugerencia: Ten a la mano el Identificador del concepto cuando te comuniques con el soporte técnico; te permitirá resolver tus dudas mucho más rápido.

8. ¿Cómo ver el PDF original de la factura? 📄

  1. Haz clic en el círculo de selección (radio) de la fila del cobro que quieras revisar.

  2. Haz clic en el ícono de documento PDF en la barra de acciones.

  3. Si el cobro tiene una factura asociada, el PDF original de la factura se abrirá en una nueva pestaña.

Atención: Si el registro no tiene una factura asociada (por ejemplo, en los cobros de tipo "Concepto de Contrato"), el sistema te mostrará un aviso indicando que no hay una factura vinculada a ese registro.

9. ¿Cómo exportar el informe? 📤

Desde la barra de herramientas de la tabla puedes exportar la información en el formato que prefieras:

  • Copiar → Copia los datos al portapapeles para pegarlos donde necesites.

  • CSV → Archivo de texto separado por comas, compatible con hojas de cálculo.

  • Excel → Archivo de Excel con los datos del informe.

  • PDF → Documento PDF con los resultados.

  • Imprimir → Vista de impresión del informe.

Tip: Aplica los filtros y búsquedas que necesites antes de exportar: la exportación incluye los resultados que estás viendo en la tabla.

10. ¿Cómo se actualiza la información del informe? 🔄

La información de las deudas pendientes se actualiza de dos formas:

🌙 Actualización automática

Los saldos y conceptos se sincronizan de forma automática cada noche, por lo que al iniciar tu jornada el informe ya refleja el estado más reciente de la cartera.

⚡ Actualización manual (botón "Recalcular Cartera")

  1. Haz clic en el botón "Recalcular Cartera" del panel "Sincronización y Origen de Datos".

  2. Verás una pantalla de "Procesando Cartera Pendiente" que indica "Recalculando Cartera de Pasarelas...".

  3. Cuando el proceso finalice, serás redirigido automáticamente al informe con los saldos actualizados.

¿De dónde provienen los datos? El informe muestra las deudas pendientes de tus clientes e inquilinos según la configuración actual de tus pasarelas de pago. Es decir, puedes supervisar exactamente lo mismo que tus clientes verán al momento de pagar en línea.

Importante: Ten en cuenta que los saldos y conceptos mostrados dependen de la configuración vigente de tus pasarelas (filtros, formas de pago, etc.). Si la configuración cambia, la cartera visible también cambiará.

11. Preguntas frecuentes ❓

¿El informe muestra la misma información que ven mis clientes en el portal?

Sí. El informe te permite monitorear exactamente la misma información de cartera que tus inquilinos y clientes visualizan desde el portal de la pasarela de pagos.

¿Por qué algunas fechas de vencimiento aparecen en rojo?

Porque esa deuda ya venció. El sistema resalta en rojo las fechas de vencimiento anteriores a la fecha actual para que identifiques rápidamente los cobros atrasados.

¿Puedo modificar los conceptos de un cobro desde el detalle?

No. La ventana de detalle es de solo consulta. Para modificar conceptos o agregar valores nuevos, hazlo desde la hoja de costos del contrato o la sección de recibos de caja.

¿Con qué frecuencia se actualiza la información?

La información se sincroniza automáticamente cada noche y también puedes actualizarla de forma manual con el botón "Recalcular Cartera".

¿Qué hago si un registro no tiene PDF de factura?

El PDF solo está disponible para los cobros que tienen una factura asociada. En los cobros sin factura (por ejemplo, "Concepto de Contrato"), el sistema te lo indicará al intentar ver el PDF.

¿Para qué sirve el número de "Identificador" que aparece en el detalle?

Es un código interno del sistema que identifica de forma única cada concepto del cobro. Si necesitas solicitar soporte o aclarar dudas sobre un cobro específico, compártelo con el equipo de soporte.

12. Solución de problemas 🔍
Problema Posible causa Solución
Veo la pantalla "Recalculando Cartera de Pasarelas..." por mucho tiempo El proceso de sincronización está actualizando todos los saldos de las pasarelas. Espera unos segundos; serás redirigido automáticamente al informe al finalizar. Si el mensaje persiste por varios minutos, contacta al soporte técnico.
No veo registros en el informe No hay deudas pendientes, o las pasarelas no tienen cobros activos configurados. Usa el botón "Recalcular Cartera" para sincronizar nuevamente. Si sigue vacío, revisa la configuración de tus pasarelas de pago.
No puedo ver el detalle o el PDF de un registro No seleccionaste ninguna fila de la tabla. Haz clic en el círculo de selección (radio) de la fila antes de usar los íconos "Ver Detalle" o "Ver PDF".
Al ingresar al informe veo el mensaje "No tienes permisos" Tu usuario no tiene permisos de visualización del módulo. Solicita al administrador del sistema que te otorgue permisos de visualización del módulo de Pasarelas de Pago.
Los datos del informe no coinciden con lo que esperaba La configuración de la pasarela (filtros, forma de pago) cambió o los datos no se han sincronizado. Usa el botón "Recalcular Cartera" y verifica la configuración vigente de tus pasarelas.
13. Resumen rápido 🚀

Para consultar el informe de Cartera Pendiente de Pago en nuby:

  1. Ve al módulo de Informes y abre la sección "Informes de Pasarelas de Pago" (o desde Configuraciones > Integración con Pasarelas de Pago > Informes).

  2. Haz clic en la tarjeta "Cartera Pendiente de Pago".

  3. Revisa las deudas pendientes: tipo de obligación, deudor, fecha de vencimiento (en rojo si venció) y saldo.

  4. Usa los filtros y el buscador para encontrar registros específicos.

  5. Selecciona una fila y usa "Ver Detalle" para el desglose de conceptos o "Ver PDF" para la factura.

  6. Si necesitas datos frescos, haz clic en "Recalcular Cartera".

  7. ¡Listo! Ya puedes monitorear la cartera de tus clientes desde el ERP.

🔹 Reglas clave:
Regla Comportamiento
Origen de datos Los saldos y conceptos dependen de la configuración vigente de las pasarelas y son los mismos que ven los clientes en el portal.
Actualización Automática cada noche + manual con el botón "Recalcular Cartera".
Fechas vencidas Se resaltan en rojo en la columna Fecha Vencimiento.
Detalle de conceptos Es de solo consulta; los cambios se hacen en la hoja de costos del contrato o en recibos de caja.
Permisos Se requiere permiso de visualización del módulo de Pasarelas de Pago.

Si deseas aprender más sobre temas relacionados, consulta en el Centro de ayuda el capítulo Informes Contables y Financieros, la guía ¿Cómo ver informe de cartera de inquilinos? o el capítulo Configuración de Pasarelas de Pago.

Informes de Pasarelas de Pago

¿Cómo usar los Informes de Pasarelas de Pago en nuby?

Esta guía te explica paso a paso qué son los Informes de Pasarelas de Pago en nuby, cómo acceder a ellos y qué puedes consultar desde esta sección. Esta herramienta te permite auditar de forma centralizada toda la información operativa de tus pasarelas de pago, como las carteras de cobros que tus inquilinos y clientes visualizan y operan desde el portal en línea.

Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic.

1. ¿Qué son los Informes de Pasarelas de Pago? 🔍

Los Informes de Pasarelas de Pago son una sección del módulo de Pasarelas de Pago donde puedes consultar y auditar la información operativa de tus pasarelas, incluyendo carteras de cobros, transacciones registradas, conciliaciones y auditorías.

Su principal ventaja es que te permite monitorear desde el ERP exactamente la misma información que tus inquilinos y clientes visualizan desde el portal de la pasarela de pagos, facilitando el control y el soporte.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

  • Administradores del sistema → Para consultar y auditar la operación de las pasarelas de pago configuradas.

  • Gerencia → Para dar seguimiento a la cartera cobrable en línea sin depender del portal de la pasarela.

  • Contabilidad y Tesorería → Para controlar y dar soporte a los cobros pendientes que realizan sus clientes a través de las pasarelas.

2. ¿Cómo acceder a los Informes de Pasarelas de Pago? 🛠️

Existen dos formas de llegar a esta sección:

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Ruta A. Desde el módulo de Pasarelas de Pago

  1. En el menú principal, haz clic en "Configuraciones".

  2. Busca la tarjeta "Integración con Pasarelas de Pago" y haz clic en ella. Se abrirá el módulo de Pasarelas de Pago.

  3. En el menú lateral izquierdo del módulo, haz clic en "Informes" (también puedes usar el botón "Informes" en la parte superior derecha).

📄 Ruta B. Desde el módulo de Informes del sistema

  1. En el menú principal, haz clic en "Informes".

  2. Busca la sección "Informes de Pasarelas de Pago".

  3. Haz clic en el informe que deseas consultar (por ejemplo, "Cartera Pendiente de Pago").

Importante: La sección "Informes de Pasarelas de Pago" dentro del módulo de Informes solo aparece cuando existe al menos una pasarela de pago activa en el sistema. Si no la ves, verifica que alguna pasarela esté habilitada.

Tip: Para consultar los informes necesitas tener permisos de visualización en el módulo de Pasarelas de Pago. Si no tienes acceso, solicita al usuario administrador de tu sistema que te otorgue los permisos necesarios.

3. ¿Qué encuentro en la pantalla de Informes de Pasarelas de Pago? 🖥️

Al ingresar a la sección verás una pantalla con los siguientes elementos:

  • Título de la sección → "Informes de Pasarelas de Pago" en la parte superior de la pantalla.

  • Botón "Volver" → Te regresa a la página anterior.

  • Menú lateral del módulo → Con las opciones "Inicio", "Informes" y una entrada por cada pasarela configurada (por ejemplo, EnLineaPagos (ELP), Palomma, PayU Latam). Las pasarelas activas se resaltan con un indicador verde.

  • Botón "Mostrar ayuda" → Abre la guía de ayuda de esta sección.

  • Mensaje de bienvenida → Un recuadro informativo que describe el propósito del submódulo.

  • Tarjetas de informes disponibles → Cada informe se presenta como una tarjeta con su nombre, una breve descripción y su ícono. Haz clic en una tarjeta para abrir el informe.

4. Informes disponibles 📊

Actualmente el submódulo incluye el siguiente informe:

Informe ¿Qué te permite hacer?
Cartera Pendiente de Pago Monitorear de forma centralizada y desde el ERP la misma información de cartera que visualizan tus inquilinos y clientes desde el portal de la pasarela de pagos, facilitando el control y el soporte.

Nota: A medida que se incorporen nuevos informes (transacciones, conciliaciones, auditorías), aparecerán como nuevas tarjetas en esta sección.

Si deseas conocer en detalle cómo consultar el informe de cartera pendiente, consulta la guía ¿Cómo consultar el informe de Cartera Pendiente de Pago en nuby? disponible en el Centro de ayuda.

5. ¿De dónde proviene la información de los informes? 🔄

La información que consultas en los informes de pasarelas proviene de:

  • La configuración de tus pasarelas de pago → Los saldos y conceptos mostrados dependen de la configuración vigente de tus pasarelas (por ejemplo, la forma de pago asociada y los filtros de cobros).

  • El mismo origen de datos del portal de clientes → Lo que ves en los informes es exactamente lo que tus clientes visualizan al momento de pagar en línea.

  • Sincronizaciones automáticas y manuales → La información se actualiza de forma automática periódicamente y también puede actualizarse manualmente con los botones de recálculo de cada informe.

Importante: Si alguna pasarela está desactivada o mal configurada, sus datos no se reflejarán en los informes. Revisa la configuración de tus pasarelas para garantizar que la información sea completa y precisa.

6. Recomendaciones de uso 💡

  • Revisa periódicamente los informes → Mantén un control constante de la cartera cobrable en línea para detectar a tiempo deudas vencidas o inconsistencias.

  • Usa los filtros de cada informe → Cada informe incluye herramientas de búsqueda y filtrado por columna para encontrar rápidamente la información que necesitas.

  • Actualiza los datos cuando lo necesites → Si sospechas que la información está desactualizada, usa el botón de recálculo disponible en el informe de cartera.

  • Verifica la configuración de tus pasarelas → Recuerda que los datos mostrados dependen de las pasarelas activas y sus filtros configurados.

  • Solicita soporte con datos de referencia → Si necesitas aclarar dudas sobre un cobro específico, ten a la mano los datos de identificación que te muestra cada informe.

7. Preguntas frecuentes ❓

¿No veo la sección "Informes de Pasarelas de Pago" en el módulo de Informes?

La sección solo aparece cuando existe al menos una pasarela de pago activa en el sistema. Verifica que alguna pasarela esté habilitada en Configuraciones > Integración con Pasarelas de Pago.

¿Veo el módulo pero no puedo ingresar a los informes?

Necesitas permisos de visualización en el módulo de Pasarelas de Pago. Solicita al administrador del sistema que te otorgue los permisos necesarios.

¿Los informes muestran la misma información que ven mis clientes en el portal?

Sí. Los informes de pasarelas te permiten monitorear desde el ERP exactamente la misma información de cartera que tus inquilinos y clientes visualizan desde el portal de la pasarela de pagos.

¿Con qué frecuencia se actualiza la información?

La información se actualiza de forma automática de manera periódica y también puedes actualizarla manualmente con los botones de recálculo disponibles en cada informe.

¿Aparecerán más informes en esta sección?

Sí. Esta sección está diseñada para albergar todos los informes operativos de tus pasarelas de pago (carteras de cobros, transacciones, conciliaciones y auditorías). Los nuevos informes irán apareciendo como tarjetas en esta pantalla.

8. Solución de problemas 🔍
Problema Posible causa Solución
No aparece la sección de informes de pasarelas en el módulo de Informes No hay pasarelas de pago activas configuradas. Activa al menos una pasarela desde Configuraciones > Integración con Pasarelas de Pago.
Al ingresar al submódulo veo el mensaje "No tienes permisos" Tu usuario no tiene permisos de visualización del módulo. Solicita al administrador del sistema que te otorgue permisos de visualización del módulo de Pasarelas de Pago.
Los datos del informe no coinciden con lo que esperaba La configuración de la pasarela (filtros, forma de pago) no está actualizada o la pasarela está desactivada. Revisa la configuración de tus pasarelas y, si aplica, usa el botón de recálculo del informe.
9. Resumen rápido 🚀

Para consultar los Informes de Pasarelas de Pago en nuby:

  1. Ve a Configuraciones > Integración con Pasarelas de Pago.

  2. En el menú lateral del módulo, haz clic en "Informes".

  3. Haz clic en la tarjeta del informe que deseas consultar (por ejemplo, "Cartera Pendiente de Pago").

  4. ¡Listo! Ya puedes auditar la información operativa de tus pasarelas de pago.

🔹 Reglas clave:
Regla Comportamiento
Visibilidad de la sección La sección aparece solo si hay al menos una pasarela activa.
Permisos Se requiere permiso de visualización del módulo de Pasarelas de Pago.
Origen de datos La información proviene de la configuración de las pasarelas y es la misma que ven los clientes en el portal.
Actualización La información se actualiza automáticamente y puede recalcularse manualmente.

Si deseas aprender más sobre la configuración de tus pasarelas de pago, consulta el capítulo Configuración de Pasarelas de Pago o la guía ¿Cómo configurar la pasarela Palomma en nuby? en el Centro de ayuda.