¿Cómo funcionan las notificaciones por correo de los requerimientos en nuby?

Actualmente nuby envía estos correos relacionados con los requerimientos de propiedades:

Importante: esta guía se enfoca en las notificaciones que están activas para los usuarios. Otras acciones del sistema, como cambiar el estado de un requerimiento o registrar un seguimiento, no envían un correo por sí solas.

Para que las notificaciones lleguen correctamente, revisa estos puntos con el administrador del sistema:

📌 Requisito 1. Servidor de correo configurado

nuby debe tener configurado el servidor de correo desde Configuraciones > Comunicaciones y Mensajería > Email.

• Tipo de conexión → Amazon SES, SMTP2GO o SMTP Personalizado, según la configuración de tu inmobiliaria.

• Nombre del Remitente → Nombre que verán los destinatarios.

• Email de Respuesta → Dirección a la que se responderá si el destinatario usa “Responder”.

• Email del Remitente → Dirección desde la que se envían los correos.

• Servidor (Host), Usuario, Contraseña y Puerto → Datos técnicos del servidor de correo.

Después de guardar, usa el botón Probar Conexión para confirmar que los datos son correctos. Este botón valida la conexión sin enviar correos.

Importante: los tipos de conexión Amazon SES y SMTP2GO son configuraciones del sistema y solo pueden verlas o modificarlas los usuarios de sistema. Si no ves esos campos, solicita apoyo a tu administrador.

📌 Requisito 2. Correo de la Entidad Principal

El aviso de los requerimientos que llegan desde la página web se envía al correo configurado en la Entidad Principal.

1. Ve a Configuraciones > Entidad Principal.

2. Haz clic en Editar Entidad.

3. Verifica el campo Email.

4. Si lo modificas, haz clic en Grabar entidad.

Si este campo está vacío, el requerimiento web se guarda, pero no se envía el correo de aviso.

📌 Requisito 3. Correos de los usuarios y copias

• Cada usuario debe tener un correo válido registrado.

• Para el recordatorio diario, el usuario debe tener rol Administrador y estar activo.

• Si el tercero asociado al usuario tiene correos secundarios marcados como entregables, esos correos también reciben copia.

📌 Requisito 4. Datos del requerimiento

• Email → Es el correo del interesado. Es obligatorio en el formulario del requerimiento.

• Creado por (asignado a) → Es el usuario responsable del requerimiento y se usa para la gestión y los seguimientos.

📌 Requisito 5. Permisos de usuario

Para buscar propiedades, enviar correos y comparar propiedades necesitas permisos de acceso al módulo Propiedades y a sus acciones de búsqueda y envío. Si no ves estas opciones, solicita permisos al administrador del sistema.

Cuando una persona interesada envía el formulario de requerimientos desde la página web de la inmobiliaria, nuby realiza dos acciones:

1. Crea el requerimiento en el módulo Propiedades > Requerimientos.

2. Envía un correo de aviso al correo configurado en la Entidad Principal.

🔹 ¿Qué datos llegan en el correo?

• Datos de contacto → Nombre, apellidos, email y teléfono del interesado.

• Tipo de inmueble → Clase de inmueble solicitada.

• Tipo de servicio → Arriendo, venta o venta y arriendo.

• Ubicación → Departamento, municipio y barrio.

• Valores → Valor de arriendo y valor de venta, cuando aplique.

• Características → Características adicionales solicitadas.

🔹 ¿El interesado recibe copia?

Sí, si marca la opción “Envíame una copia” en el formulario web. En ese caso, el mismo correo de aviso se envía también a su dirección. La copia solo se envía si el correo del interesado es válido.

🔹 ¿Qué pasa si el correo no se puede enviar?

El requerimiento se guarda igual. Si el correo de la Entidad Principal está vacío o el servidor de correo presenta un problema, el registro queda creado en nuby, pero el aviso no llega. Si el correo de la entidad está vacío, tampoco se envía la copia al interesado. Por eso es importante verificar la configuración y el correo de la entidad.

🔹 ¿Qué hago cuando llega el aviso?

1. Revisa el requerimiento en Propiedades > Requerimientos.

2. Confirma que el usuario asignado sea el adecuado.

3. Registra un seguimiento o comunícate con el interesado.

4. Si lo deseas, busca propiedades que cumplan con las características solicitadas y envíalas por correo.

El requerimiento que llega desde la página web queda registrado con medio Sitio Web y estado Pendiente, para que puedas identificarlo fácilmente.

Puedes enviar la información de una propiedad a cualquier correo desde dos lugares:

• Desde los resultados de la búsqueda de propiedades.

• Desde el detalle de la propiedad, con el botón Enviar por Email.

🔐 Paso 1. Busca la propiedad

1. Ve a Propiedades > Buscar Propiedad.

2. Completa los filtros que necesites y haz clic en Buscar Inmueble.

3. También puedes llegar desde un requerimiento: en Propiedades > Requerimientos, selecciona el requerimiento y usa la acción Buscar Propiedades.

📂 Paso 2. Abre el envío por correo

En la fila de la propiedad, haz clic en el ícono de sobre con la etiqueta Enviar por Email. Se abrirá una ventana con el título Enviar la propiedad # ....

📝 Paso 3. Completa los datos del envío

📤 Paso 4. Envía el correo

1. Haz clic en Enviar Correo.

2. El sistema validará la dirección y enviará la información de la propiedad.

3. Si el envío es correcto, verás un mensaje de confirmación.

4. Si el envío se hizo desde un requerimiento, quedará registrado como un seguimiento con acción Email en ese requerimiento.

🔹 ¿Qué incluye el correo?

• Ficha de la propiedad con código, clase de inmueble, tipo de servicio, municipio, barrio y estrato.

• Valores de arriendo, venta y administración, según aplique.

• Área, características y observaciones de la propiedad.

• Fotografías de la propiedad.

• Datos de contacto del asesor y enlace al sitio web de la inmobiliaria.

Importante: si la dirección de correo no es válida o no puede recibir mensajes, el sistema mostrará un error y no enviará el correo. Verifica la dirección antes de intentarlo de nuevo.

La comparación permite enviar en un solo correo las características de varias propiedades para que el interesado pueda compararlas fácilmente.

🔐 Paso 1. Selecciona las propiedades

1. Ve a Propiedades > Buscar Propiedad o a Requerimientos > Buscar Propiedades.

2. En los resultados, marca la casilla de dos o más propiedades.

3. Haz clic en el botón Comparar.

Recuerda: debes seleccionar al menos dos propiedades. Si seleccionas menos, el sistema no permitirá continuar con la comparación.

📝 Paso 2. Revisa el destinatario

• Si la búsqueda viene de un requerimiento → el correo se enviará automáticamente al email registrado en ese requerimiento. En la pantalla verás el nombre y el correo del interesado.

• Si la búsqueda no viene de un requerimiento → deberás seleccionar el tercero al que deseas enviar la comparación.

📤 Paso 3. Envía la comparación

1. Revisa la tabla comparativa que se muestra en pantalla.

2. Haz clic en Enviar Email.

3. Si el envío es correcto, verás un mensaje de confirmación.

4. Si la comparación se hizo desde un requerimiento, quedará registrada como un seguimiento de comparación en ese requerimiento.

🔹 ¿Qué incluye el correo?

Una tabla comparativa con la información de las propiedades seleccionadas: datos generales, ubicación, valores, características y demás datos relevantes para la comparación.

nuby envía automáticamente un recordatorio diario para que los requerimientos pendientes no queden sin atención.

🔹 ¿Cuándo se envía?

Todos los días, en el proceso automático de la medianoche (00:00). No necesitas hacer nada para activarlo.

🔹 ¿Qué requerimientos se incluyen?

Se incluyen los requerimientos en estado Pendiente que no tienen seguimientos o que llevan 8 días o más sin un seguimiento registrado.

🔹 ¿Quién recibe el recordatorio?

• Los usuarios con rol Administrador que estén activos.

• Los correos secundarios entregables configurados en el tercero de cada administrador.

Importante: el recordatorio se envía a los administradores; no se envía al asesor por el solo hecho de estar asignado. Si el asesor también debe recibirlo, debe tener rol Administrador o el equipo debe revisar el requerimiento desde el módulo.

🔹 ¿Qué incluye el correo?

Una tabla con los requerimientos detectados. Cada fila muestra:

• ID del requerimiento.

• Fuente del requerimiento.

• Medio por el que llegó.

• Usuario asignado.

• Estado del requerimiento.

• Fecha de creación.

🔹 ¿Cómo hago para que un requerimiento deje de aparecer?

1. Registra un seguimiento reciente en el requerimiento.

2. O cambia su estado a Finalizado si ya no está activo.

Si no hay requerimientos que cumplan las condiciones, ese día no se envía el recordatorio.

No existe un botón para desactivar el recordatorio por usuario. El control se logra manteniendo los seguimientos al día y finalizando los requerimientos que ya no están vigentes.

Si un correo llega a una persona equivocada, revisa el dato de origen: el correo de la Entidad Principal, el email del requerimiento, el usuario asignado o el correo escrito manualmente.

No existe un interruptor general por notificación en la pantalla de requerimientos. El control se realiza desde la configuración y desde los datos de cada requerimiento:

Ten en cuenta: la configuración del servidor de correo es global. Si se modifica o se desactiva, afecta a todas las notificaciones del sistema, no solo a las de requerimientos.

🔹 Para el equipo administrativo

• Verifica periódicamente que el correo de la Entidad Principal sea el buzón correcto para recibir los requerimientos web.

• Después de cambiar la configuración de correo, usa Probar Conexión para confirmar que todo funciona.

• Mantén actualizados los correos de los usuarios y los correos secundarios de los terceros.

• Revisa la carpeta de correo no deseado si un correo no aparece en la bandeja principal.

🔹 Para el equipo comercial

• Registra un seguimiento después de cada llamada, visita o envío de correo.

• Finaliza los requerimientos que ya no estén activos para evitar recordatorios innecesarios.

• Cuando envíes una propiedad o una comparación desde un requerimiento, revisa que el correo del interesado sea correcto.

• Usa el envío manual desde la búsqueda del requerimiento para que el envío quede registrado como seguimiento.

🔹 Para el equipo de soporte

• Antes de reportar un problema de correo, confirma que el servidor esté configurado y que la prueba de conexión sea exitosa.

• Si el aviso web no llega, revisa primero el email de la Entidad Principal y luego el servidor de correo.

• Si el recordatorio no llega, revisa el estado del requerimiento, la fecha del último seguimiento y el rol del usuario destinatario.

Nota: nuby no tiene una bandeja específica de correos enviados de requerimientos. En los envíos manuales, la confirmación aparece en pantalla y el envío queda como seguimiento del requerimiento. En el formulario web, el visitante recibe confirmación de la radicación y el aviso llega a la dirección configurada. El recordatorio diario no tiene confirmación en pantalla: se verifica por la recepción del correo.

🌐 Requerimiento desde la página web

1. El interesado envía el formulario web.

2. nuby crea el requerimiento con estado Pendiente y medio Sitio Web.

3. El aviso llega al correo de la Entidad Principal.

4. Si el interesado marcó “Envíame una copia”, también recibe el correo.

✉️ Enviar una propiedad

1. Busca la propiedad en Propiedades > Buscar Propiedad.

2. Haz clic en el ícono Enviar por Email.

3. Escribe el email del destinatario y, si quieres, un nombre y un comentario.

4. Haz clic en Enviar Correo.

📊 Enviar una comparación

1. Selecciona dos o más propiedades en los resultados de búsqueda.

2. Haz clic en Comparar.

3. Revisa el destinatario y la tabla comparativa.

4. Haz clic en Enviar Email.

⏰ Recordatorio diario

1. Se ejecuta automáticamente a la medianoche.

2. Incluye requerimientos pendientes con 8 días o más sin seguimiento.

3. Llega a los administradores activos.

4. Para que un requerimiento deje de aparecer, registra un seguimiento o finalízalo.

¡Listo! Ya conoces las notificaciones por correo de requerimientos que están activas en nuby y cómo usarlas correctamente.

Si deseas profundizar en los procesos relacionados, consulta estas guías del Centro de Ayuda de nuby:

• ¿Cómo crear un requerimiento?

• ¿Cómo buscar propiedades a un requerimiento?

• ¿Cómo agregar seguimiento a un requerimiento?

• ¿Qué puedo encontrar en el Módulo de Comunicaciones y Mensajería?

• ¿Cómo puedo configurar mi propio protocolo SMTP?

• ¿Cómo puedo agregar componentes de la integración de nuby en WordPress?