¿Cómo crear un nuevo recibo de caja?

Esta opción le permite generar los comprobantes de ingreso a los inquilinos, cada vez que se efectúe un pago de canon de arrendamiento deberá efectuarse únicamente a través de este módulo de Tareas Comunes. 

 ⚠️ Regla de Oro: Para poder hacerle un recibo de caja a un inquilino,  su cuenta de cobro ya debe existir en el sistema (es decir, debe estar en estado " Facturada "). Si el sistema aún no ha generado la factura de ese mes, te creará la factura de forma automática.  

 🚀 Paso a Paso: Creación del Recibo de Caja 

 Paso 1: Ingresar al Módulo 

 Desde el menú principal, dirígete a la sección de operaciones diarias. 

 

 

 Haz clic en  Tareas Comunes . 

 

 

 Selecciona la opción  Recibos de caja . 

 

 

 En la parte superior, haz clic en el botón verde  "Crear Recibo" . 

 

 

 

 Paso 2: Buscar al Inquilino 

 Ahora vamos a buscar al inquilino que realizará el pago. 

 

 

 Tercero: Escribe el nombre o la cédula del inquilino y selecciónalo de la lista. 

 

 

 Contrato:  Selecciona el contrato. 

 

 

 Fechas: Selecciona desde cuándo y hasta cuándo quieres buscar los periodos pendientes por cobrar y que el inquilino va a pagar. 

 

 

 Haz clic en el botón azul  Buscar . 

 

 

 

 

 Paso 3: Revisar lo que el inquilino va a pagar (Conceptos) 

 Al buscar, aparecerá una tabla con la lista de todo lo que el inquilino debe de pagar. 

 

 

 Si el inquilino va a pagar todo lo que sale ahí:  Déjalo tal como está (por defecto todo sale "Aprobado"). 

 

 

 Si NO va a pagar algún concepto hoy:  En la columna de " Acciones " haz clic en el botón  "Desaprobar" al lado de la línea que el inquilino no va a pagar.  

 

 

 

 Paso 4: Personalizar el Comprobante (Opcional pero recomendado) 

 Antes de pagar, el sistema te ofrece varias opciones para que el recibo quede perfecto. Observa la sección debajo de los conceptos: 

 

 

 Fecha de Comprobante:  Por defecto sale la fecha de hoy, pero puedes modificarla (siempre y cuando la factura ya haya sido emitida para esa nueva fecha). 

 

 

 Descripciones para el recibo:  * Puedes escribir una nota general en el cuadro de texto grande. 

 

 

 O, si prefieres detallar cada cobro, haz clic en el  ícono del lápiz pequeño  (✏️) en la cabecera de la tabla de conceptos para "Editar todas las descripciones" ítem por ítem. 

 

 

 

 

 

 Paso 5: Agregar Novedades (Solo si es necesario) 

 Si necesitas descontarle algo de última hora (ej: Cobro de Servicios públicos) o sumarle una plata extra que no estaba en la factura original: 

 

 

 Haz clic en el botón  "Agregar novedades al egreso" . 

 

 

 En la ventanita que se abre, selecciona el contrato, el concepto, el valor y escribe una pequeña observación. 

 

 

 Haz clic en  Agregar Concepto . 

 

 

 

 Paso 6: Definir la Forma de Pago 

 Ahora debes decirle al sistema a que cuenta moverá el dinero recibido del inquilino. 

 Este campo es indispensable para garantizar que la trazabilidad contable esté acorde a lo real de la empresa. 

 

 

 Ve a la sección  "Agregar Forma de Pago" . 

 

 

 Forma de pago: Selecciona la forma cómo el inquilino pagó el canon de arrendamiento (Ej: Transferencia Bancolombia, Cheque, Efectivo (Esta forma de pago mueve el  cuadre de caja ) ). 

 

 

 Valor: Escribe el monto que el inquilino va a pagar. 

 

 

 Haz clic en el botón circular  Agregar (+) . 

 

 

 

 Paso 7: Guardar el Egreso 

 Una vez hayas revisado que todo cuadra perfectamente: 

 

 

 Haz clic en el botón inferior llamado  "Grabar Aprobados" . 

 

 

 

 🎉 Resultado 

 ¡Listo! El recibo de caja ha sido creado con éxito. El dinero habrá salido de tu contabilidad y la factura de ese inquilino habrá cambiado automáticamente a estado  Pagada .