# ¿Cómo se construye la información del Certificado de Ingresos y Retenciones para Empleados? El **Certificado de Ingresos y Retenciones para Empleados** es un documento oficial que corresponde al **Formulario 220 de la DIAN**, el cual certifica los ingresos laborales y las retenciones practicadas a un empleado durante un año gravable específico. Este documento es fundamental para que los trabajadores puedan cumplir con sus obligaciones tributarias. --- ### ¿De dónde proviene la información del certificado? #### 1. **Información de la Empresa (Agente Retenedor)** La información de su empresa aparece automáticamente en el certificado y proviene de: - **Configuración de la entidad principal** en el sistema - **NIT y razón social** registrados en la configuración empresarial - **Ubicación geográfica** (departamento y municipio) donde se practican las retenciones #### 2. **Información del Empleado** Los datos personales del empleado se toman de: - **Registro del empleado** en el módulo de Terceros - **Tipo y número de documento** de identificación - **Nombres y apellidos completos** registrados en el sistema #### 3. **Información Salarial y de Nómina** Esta es la parte más importante del certificado y se construye a partir de **TODAS las nóminas** que se le pagaron al empleado durante el año que se está certificando: Esta es la parte más importante del certificado y se construye a partir de **todas las nóminas** que se le pagaron al empleado durante el año que se está certificando. Los valores reportados corresponden a los conceptos definidos por la **DIAN** en el Formato 220. ##### **Conceptos de Ingresos (Devengos)** El sistema acumula **todos los conceptos pagados al empleado** durante el año y los clasifica según lo requerido por la DIAN en el Formato 220: - **Pagos por salarios** → Sueldo básico devengado. - **Pagos realizados en bonos electrónicos o vales** → Tarjetas, cupones, etc. - **Valor del exceso de los pagos por alimentación** → Calculado solo si supera las 41 UVT. - **Pagos por honorarios** → Cuando el empleado recibe honorarios además de salario. - **Pagos por comisiones** → Ingresos variables por metas o ventas. - **Pagos por prestaciones sociales**: - Prima de servicios. - Cesantías. - Intereses sobre cesantías. - **Pagos por viáticos**: - **Salariales** → Si constituyen ingreso laboral. - **No salariales** → Si son exclusivamente para gastos de viaje. - **Pagos por gastos de representación** → Aplicable a cargos directivos. - **Pagos por compensaciones** → Incluye trabajo asociado o cooperativo. - **Auxilios y bonificaciones**: - Auxilio de transporte. - Bonificaciones salariales y no salariales. - Otros auxilios especiales. - **Otros pagos laborales** → Cualquier otro concepto reportado en nómina. - **Pensiones y apoyos educativos** → Si la empresa los financia. - **Total de ingresos brutos** → Suma de todos los anteriores. ##### **Conceptos de Aportes y Deducciones** El Formato 220 también reporta los **aportes obligatorios y voluntarios** realizados durante el año: - **Aportes obligatorios a salud** → Descuentos mensuales a la EPS. - **Aportes obligatorios a pensión** → Régimen público o privado. - **Aportes voluntarios a pensión** → Fondos voluntarios o cuentas AFC. - **Aportes a ahorro individual con solidaridad (RAIS)**. - **Aportes a cesantías y fondos de cesantías**. - **Aportes a cuentas de ahorro para vivienda (AFC)**. - **Otros aportes voluntarios** → Cooperativas, sindicatos, libranzas, etc. ##### **Datos sobre Retenciones** El certificado refleja las **retenciones practicadas durante el año**, calculadas de forma automática según la normatividad vigente: - **Retención en la fuente** → Impuesto descontado mensualmente. - **Retenciones por ingresos adicionales**: - Arriendos. - Honorarios. - Intereses. - Loterías y premios. - Enajenación de activos fijos. --- ### ¿Cómo se calculan los totales? #### **Proceso de Acumulación** El sistema realiza los siguientes pasos automáticamente: 1. **Busca todas las nóminas** del empleado correspondientes al año solicitado 2. **Suma todos los conceptos** de devengos y deducciones de cada nómina 3. **Incluye conceptos adicionales** registrados en tablas complementarias (bonificaciones, auxilios, compensaciones, etc.) 4. **Calcula el total de ingresos brutos** sumando todos los conceptos de ingresos 5. **Determina el total de retenciones** practicadas durante el año #### **Ingreso Promedio de los Últimos 6 Meses** Para este campo específico, el sistema: - Toma los **últimos 6 meses del año anterior** (julio a diciembre) - Calcula el **promedio mensual** de ingresos laborales - Utiliza la **misma metodología** de cálculo que los ingresos brutos --- ### ¿Qué información NO se incluye automáticamente? #### **Campos que generalmente aparecen en cero:** - **Otros ingresos del trabajador** (arriendos, honorarios, intereses): Estos no provienen de la relación laboral - **Dependientes económicos**: Esta información debe registrarse manualmente si es necesaria - **Algunos conceptos específicos**: Como exceso de alimentación, que requiere cálculos especiales según UVT --- ### ¿Cómo garantizar que la información sea correcta? #### **Antes de generar el certificado:** 1. **Verifique que todas las nóminas del año estén registradas** y en estado activo 2. **Confirme que los conceptos salariales estén correctamente clasificados** (salariales vs. no salariales) 3. **Revise que las deducciones estén bien calculadas** en cada nómina mensual 4. **Asegúrese de que la información del empleado esté actualizada** (documento, nombres, etc.) #### **Al revisar el certificado generado:** 1. **Compare los totales** con los recibos de nómina mensuales 2. **Verifique que la retención en la fuente** coincida con lo descontado mensualmente 3. **Confirme que los aportes a seguridad social** estén correctos 4. **Revise las fechas** de inicio y fin del período certificado --- ### Puntos Importantes a Recordar #### ✅ **Lo que SÍ hace automáticamente el sistema:** - Busca y suma TODAS las nóminas del año especificado - Incluye todos los conceptos laborales registrados - Calcula automáticamente los totales y subtotales - Aplica el formato oficial del Formulario 220 de la DIAN - Genera las fechas y períodos correspondientes #### ⚠️ **Lo que DEBE verificar manualmente:** - Que todas las nóminas del año estén completas y registradas - Que no falten pagos adicionales (primas extraordinarias, bonos, etc.) - Que las clasificaciones de conceptos sean correctas - Que la información personal del empleado esté actualizada --- ### 📋 Recomendación final: **El certificado es tan exacto como la información que se ha registrado en las nóminas durante el año**. Por eso es fundamental mantener un registro detallado y preciso de todos los pagos y descuentos laborales a lo largo del período a certificar. --- *Este certificado cumple con todos los requisitos legales establecidos por la DIAN para el Formulario 220 y puede ser utilizado por el empleado para sus declaraciones tributarias o como soporte ante entidades financieras.*