Informe Auxiliar Acumulado
Esta guía explica qué es, para qué sirve, cómo generarlo e interpretar el informe Auxiliar Acumulado en nuby. Este informe muestra el movimiento de cada cuenta contable durante un período, desglosado por la persona o empresa que generó cada transacción. Informes Contables COLGAAP Contabilidad
1. ¿Qué es el Auxiliar Acumulado? 📋
El Auxiliar Acumulado es un informe contable que presenta, para cada cuenta del Plan Único de Cuentas (PUC), el detalle de los movimientos agrupados por tercero (la persona o empresa involucrada en cada transacción) durante un período de tiempo determinado.
📌 ¿Para qué sirve?
Con este informe puedes responder preguntas como:
- ¿Cuánto dinero entró y salió de caja durante el mes de enero?
- ¿Cuánto le debo al proveedor X al cierre del mes?
- ¿Cuánto ingresó por concepto de arrendamiento en el trimestre?
- ¿Cuál fue el movimiento de la cuenta de retenciones por tercero?
📌 ¿Qué hace diferente a este informe de otros auxiliares?
A diferencia del Auxiliar General (que muestra cada documento uno a uno), el Auxiliar Acumulado consolida o acumula todos los movimientos del período en una sola fila por cada combinación cuenta + tercero. El resultado es un informe más compacto, ideal para obtener saldos y totales de forma rápida.
📌 ¿Quién usa este informe?
- Contador — para revisión periódica de saldos y conciliaciones
- Auxiliar Contable — para verificar movimientos por tercero
- Gerente o propietario — para seguimiento de obligaciones y derechos
2. ¿Cómo acceder al Auxiliar Acumulado? 🗺️
- En el menú superior, haga clic en Contabilidad.
- En la barra lateral izquierda que aparece, seleccione Informes Contables.
- En la pantalla de Informes Contables, despliegue la lista "Generar Informe" y seleccione Auxiliar Acumulado.
- Se mostrará automáticamente el formulario con los filtros del informe.
- Complete los filtros deseados y haga clic en el botón "Generar Informe".
💡 El botón "Generar Informe" solo aparece después de haber seleccionado un informe de la lista. Si no lo ve, verifique que haya elegido "Auxiliar Acumulado" en el desplegable.
3. Campos del formulario (filtros de consulta) 🔍
Al seleccionar el Auxiliar Acumulado, verá el formulario de configuración. Estos son los campos disponibles:
| Campo en pantalla | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Cuenta Inicial | Sí ✱ | La cuenta PUC desde donde comienza el rango a consultar. Al escribir en el campo, el sistema sugiere cuentas por código o nombre. Si desea consultar solo una cuenta, ingrese la misma en Cuenta Inicial y Cuenta Final. |
| Cuenta Final | Sí ✱ | La cuenta PUC hasta donde se extiende el rango. Todas las cuentas entre la inicial y la final serán incluidas en el informe. |
| Fecha de Consulta | Sí ✱ | Rango de fechas del período que desea analizar. Se ingresa una fecha de inicio y una fecha de fin. Por defecto, el sistema carga el mes en curso (del primer al último día del mes actual). |
| Mostrar Saldos en Cero (0) | No | Interruptor SI / NO. Cuando está en NO (valor por defecto), el informe omite automáticamente las cuentas y terceros cuyo saldo anterior, débitos, créditos y saldo actual sean todos cero, manteniendo el resultado limpio. Al activar SI, se incluyen esas filas en blanco. |
| Formato | No | Define cómo desea ver el resultado:
|
⚠️ Los campos marcados con ✱ son obligatorios. El informe no se generará si alguno de ellos está vacío.
💡 Consejos al completar el formulario
- Para ver todas las cuentas: ingrese 1 en Cuenta Inicial y 9 en Cuenta Final. Esto cubre el rango completo del PUC colombiano.
- Para una cuenta específica: ingrese el mismo código en ambos campos (Cuenta Inicial y Cuenta Final).
- Para un mes: ingrese el primer y último día del mes, por ejemplo del 1 al 31 de enero.
- Para un año completo: ingrese del 1 de enero al 31 de diciembre del año que desea revisar.
4. Columnas del informe y cómo interpretarlas 📊
El resultado se muestra en una tabla con las siguientes columnas:
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Código | El número de la cuenta PUC. En las filas de resumen (clase o grupo de cuentas) aparece el código del nivel superior. En las filas de detalle aparece el código de la cuenta auxiliar específica. |
| Nombre | En las filas de resumen: el nombre de la cuenta o grupo de cuentas (por ejemplo, "Caja", "Bancos", "Proveedores nacionales"). En las filas de detalle: el nombre del tercero (cliente, proveedor, empleado u otra persona o empresa) que generó los movimientos en esa cuenta. |
| Saldo Anterior | El saldo acumulado de esa cuenta para ese tercero antes de la fecha de inicio del período consultado. Es el punto de partida o apertura del período. |
| Débitos | La sumatoria de todos los movimientos al debe registrados dentro del período consultado. En cuentas de activo y gastos, los débitos representan aumentos; en cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, representan disminuciones. |
| Créditos | La sumatoria de todos los movimientos al haber registrados dentro del período consultado. El efecto es inverso al de los débitos según la naturaleza de la cuenta. |
| Saldo Actual | El resultado final del período: saldo anterior más los movimientos (débitos y créditos) del período, calculado según la naturaleza de la cuenta. Representa cuánto hay en esa cuenta para ese tercero al final del período consultado. |
| Base Retención | El valor base sobre el cual se calcularon retenciones en la fuente para esa cuenta y tercero durante el período. Solo tiene valor en cuentas relacionadas con retenciones; en las demás aparece en cero. |
📌 ¿Cómo se calcula el Saldo Actual?
El cálculo depende del tipo de cuenta:
- Cuentas de activo, costos y gastos (clases 1, 5 y 6 del PUC): el saldo aumenta con los débitos y disminuye con los créditos.
Saldo Actual = Saldo Anterior + Débitos − Créditos - Cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos (clases 2, 3 y 4 del PUC): el saldo aumenta con los créditos y disminuye con los débitos.
Saldo Actual = Saldo Anterior + Créditos − Débitos
💡 Esta lógica sigue las reglas de la contabilidad de partida doble. nuby la aplica automáticamente, por lo que el Saldo Actual siempre refleja el saldo real de la cuenta.
5. Estructura visual del informe (jerarquía de filas) 🗂️
El informe presenta la información en tres niveles de filas, diferenciados por el color de fondo:
| Tipo de fila | Color de fondo | Qué muestra |
|---|---|---|
| Resumen por clase o grupo | Gris oscuro | Agrupa cuentas del mismo nivel (por ejemplo, "1 — Activo" o "11 — Disponible"). Muestra los totales acumulados de todas las cuentas y terceros dentro del grupo. |
| Resumen por cuenta | Gris claro | Una fila por cada cuenta PUC dentro del rango. Muestra los totales de esa cuenta sumando todos los terceros que operaron en ella. |
| Detalle por tercero | Blanco | Una fila por cada persona o empresa que tuvo movimientos en la cuenta durante el período. En la columna Nombre aparece el nombre del tercero. |
| Total general | Gris azulado (al final) | Fila de cierre del informe con el gran total de todas las clases de cuentas incluidas en la consulta. |
📌 Ejemplo ilustrativo
Suponga que consulta el informe del mes de enero para las cuentas de activo (1):
| Código | Nombre | Saldo Anterior | Débitos | Créditos | Saldo Actual | Base Ret. |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ACTIVO | 5.000.000 | 1.200.000 | 800.000 | 5.400.000 | 0 |
| 11 | DISPONIBLE | 5.000.000 | 1.200.000 | 800.000 | 5.400.000 | 0 |
| 110505 | Empresa ABC S.A.S. | 3.000.000 | 900.000 | 500.000 | 3.400.000 | 0 |
| 110505 | Juan Pérez | 2.000.000 | 300.000 | 300.000 | 2.000.000 | 0 |
| TOTAL | 5.000.000 | 1.200.000 | 800.000 | 5.400.000 | 0 | |
💡 En este ejemplo, la fila gris oscura "ACTIVO" resume todo; la fila gris clara "DISPONIBLE" resume la cuenta; las filas blancas muestran el movimiento de cada persona o empresa.
6. ¿De dónde proviene la información? 🔗
El Auxiliar Acumulado toma datos de diferentes partes del sistema:
| Dato en el informe | Origen en nuby |
|---|---|
| Códigos y nombres de cuentas | Del Plan Único de Cuentas configurado en Contabilidad → Cuentas PUC. |
| Nombres de terceros | Del módulo Terceros: clientes, proveedores, empleados y cualquier persona o empresa registrada en el sistema. |
| Movimientos del período (Débitos y Créditos) | De los documentos contables registrados en el sistema (facturas de venta, facturas de compra, recibos de caja, comprobantes de egreso, entre otros) cuyo estado sea válido. Los documentos anulados no se incluyen. |
| Saldo Anterior | Se calcula sumando todos los movimientos de esa cuenta y ese tercero que ocurrieron antes del primer día del período consultado. No es un valor almacenado, sino calculado en el momento de generar el informe. |
| Base Retención | Proviene del valor base registrado en cada documento contable cuando se aplicó alguna retención en la fuente. |
⚠️ Los documentos anulados no aparecen en el informe. Si nota una diferencia inesperada en los valores, verifique si algún documento fue anulado después de la última consulta.
7. ¿Qué configuraciones afectan el resultado del informe? ⚙️
Varios factores influyen en los valores que entrega el Auxiliar Acumulado:
1. Rango de cuentas (Cuenta Inicial y Cuenta Final)
Define exactamente qué cuentas aparecen en el informe. Si escoge un rango estrecho (por ejemplo, solo una clase), las cuentas fuera del rango no se incluyen.
2. Rango de fechas (Fecha de Consulta)
Determina qué movimientos se cuentan como "del período" para las columnas Débitos y Créditos. Los movimientos fuera del rango solo se consideran para calcular el Saldo Anterior, pero no aparecen como movimiento del período.
3. Mostrar Saldos en Cero
Si está en NO, las cuentas o terceros que no tuvieron movimiento y cuyo saldo es cero son omitidos del informe para facilitar la lectura. Si está en SI, se incluyen todas las cuentas del rango aunque no tengan actividad en el período.
4. Cierres contables registrados
Los períodos que han sido oficialmente cerrados en Contabilidad → Generar Cierre Contable quedan excluidos de los cálculos. Si un mes ya fue cerrado, sus movimientos no participan en el resultado del informe para ese período.
5. Configuración de naturaleza de cuentas (administrador)
El sistema tiene una configuración que define si el cálculo del Saldo Actual debe considerar la naturaleza contable de cada tipo de cuenta (activo, pasivo, patrimonio, ingreso, gasto). Esta opción está activa por defecto y es la configuración recomendada, ya que asegura que los saldos reflejen correctamente la posición de cada cuenta. Solo un administrador del sistema puede modificarla.
💡 Si los saldos del informe no coinciden con lo esperado, revise primero el rango de fechas y verifique que no existan cierres contables que excluyan el período que desea consultar.
8. Preguntas frecuentes ❓
¿Por qué no aparece una cuenta que sé que tiene movimientos?
Verifique que la cuenta esté dentro del rango entre Cuenta Inicial y Cuenta Final. También asegúrese de que la opción Mostrar Saldos en Cero esté en NO solo si la cuenta tiene movimientos con valor distinto de cero en el período consultado.
¿Por qué el Saldo Anterior de un tercero es diferente de cero si nunca antes registré movimientos?
El Saldo Anterior se calcula con todos los movimientos registrados en el sistema antes de la fecha de inicio, incluyendo períodos anteriores al que está consultando. Si la empresa lleva contabilidad desde antes y esa cuenta tenía saldo, aparecerá reflejado en el Saldo Anterior.
¿El informe incluye documentos en borrador?
No. Solo se incluyen documentos contables válidos y registrados. Los documentos en estado de borrador o anulados no afectan el informe.
¿Puedo ver el informe de varios meses al mismo tiempo?
Sí. En el campo Fecha de Consulta, ingrese como fecha de inicio el primer día del primer mes y como fecha final el último día del último mes que desea incluir. Por ejemplo, para el primer trimestre: del 1 de enero al 31 de marzo.
¿Puedo descargar el informe en Excel para editarlo?
Sí. En el campo Formato, seleccione Excel antes de hacer clic en Generar Informe. Se descargará un archivo que puede abrir y editar en Excel o Google Sheets.
¿Qué diferencia hay entre el Auxiliar Acumulado y el Auxiliar General?
El Auxiliar Acumulado consolida todos los movimientos del período en una sola fila por cuenta y tercero, mostrando los totales. El Auxiliar General muestra cada documento o asiento de forma individual, por lo que el resultado puede ser mucho más extenso pero con mayor nivel de detalle por transacción.
¿Por qué algunos terceros no tienen nombre y aparecen como "Sin tercero"?
Esto ocurre cuando un movimiento contable fue registrado sin asignarle un tercero específico. Para evitarlo, asegúrese de que todos los documentos contables tengan el tercero correctamente diligenciado al momento de su registro.
Módulo: Contabilidad → Informes Contables COLGAAP
Perfil recomendado: Contador, Auxiliar Contable
Última actualización: 2026
Guía elaborada por: nuby — InterServicios S.A.S.