¿Cómo crear una factura a un contrato de venta en nuby?

En nuby, el contrato de venta y la factura del contrato no son lo mismo.

Idea clave: la contabilidad del contrato de venta nace cuando se crea la factura. Después, al registrar el pago, nuby genera una segunda contabilidad correspondiente al recaudo.

Antes de abrir el botón Crear Factura, verifica estas condiciones:

• El contrato de venta ya debe estar guardado.

• El contrato debe tener saldo facturable. Si el saldo está en cero, no tiene sentido generar una factura nueva.

• Debe estar configurado el parámetro Concepto para las facturas sobre el contrato de venta en Herramientas > Configuraciones > Contratos.

• Debe existir al menos una resolución de facturación activa para facturas en Herramientas > Configuraciones > Facturación.

• La fecha de la factura debe pertenecer a un período contable habilitado.

• Si esperas que la factura aplique retenciones, el tercero responsable debe tener completa su Información Financiera.

• Las cuentas contables de facturación y recaudo deben estar configuradas en Herramientas > Configuraciones > Contabilidad.

• Si necesitas que la factura salga como factura electrónica, debes revisar tanto el parámetro general de facturación electrónica como la marca de la resolución seleccionada.

Importante: si el contrato aún no ha sido guardado, la pestaña de facturas no te permitirá administrar facturas. Y si no está configurado el concepto para contratos de venta, nuby también bloqueará la creación.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa con tu usuario y contraseña habituales.

📁 Paso 2. Entra al módulo de Contratos

Desde el menú principal, haz clic en Contratos.

📄 Paso 3. Abre la opción Contratos de Venta

En el menú lateral del módulo, haz clic en Contratos de Venta.

🔎 Paso 4. Ubica el contrato

En la tabla Contratos de Venta, localiza el contrato que deseas facturar. Puedes abrirlo haciendo clic sobre el código del contrato o usando la acción de edición disponible en la tabla.

🧾 Paso 5. Entra a la pestaña Facturas Relacionadas

Dentro del contrato verás las pestañas:

• Información de Contrato

• Facturas Relacionadas

• Pagos Relacionados

Haz clic en Facturas Relacionadas.

➕ Paso 6. Haz clic en Crear Factura

Si el contrato aún no tiene facturas, nuby mostrará un mensaje indicando que todavía no se han registrado facturas para ese contrato. Desde esa misma pestaña tendrás disponible el botón Crear Factura.

Al hacer clic en Crear Factura, nuby abre un modal con la información necesaria para generar la factura.

Dato importante: en el contrato verificado durante esta investigación, el modal mostró el nombre del responsable LUZ PRO GOMEZ LOAIZA, un Saldo Facturable de $8.750.000,00, y las opciones de resolución FE - 8125084105100, PR - 8310485203552 y FE - 18700052960.

Antes de calcular impuestos y contabilidad, nuby primero define cuál es el tercero responsable de la factura. Ese tercero es el que aporta la información tributaria que luego influye en retenciones, reteIVA y reteICA.

Importante: si cambias quién paga la comisión, también puede cambiar el tercero responsable y, con ello, las retenciones aplicables a la factura.

Estos son los campos y configuraciones que realmente cambian el resultado de la factura del contrato de venta.

Aclaración clave: en contratos de venta la resolución no sale automáticamente de Resolución de facturación para Inquilinos o Resolución de facturación para Propietarios. En este flujo, el usuario la selecciona directamente en el modal Crear Factura y nuby toma esa elección para construir la factura.

Una vez haces clic en Crear Factura, nuby realiza internamente esta secuencia:

1. Identifica el tercero responsable según el contrato.

2. Toma el concepto configurado para contratos de venta y crea el detalle base de la factura.

3. Calcula el IVA con base en ese concepto o producto.

4. Consulta la Información Financiera del tercero responsable para definir retención, reteIVA y reteICA cuando apliquen.

5. Asigna la resolución, el consecutivo y la fecha de vencimiento.

6. Guarda la factura y genera automáticamente el comprobante contable.

📘 Estructura funcional del asiento

En la instancia revisada, estas fueron las cuentas configuradas y su función:

Importante: los nombres de cuentas mostrados arriba son los observados en esta instancia de nuby. En tu empresa pueden ser distintos si la configuración contable cambió.

Veamos un ejemplo real basado en el flujo validado durante esta investigación.

🔹 Escenario observado

• Contrato de venta abierto desde Contratos > Contratos de Venta.

• En el modal de factura apareció como responsable LUZ PRO GOMEZ LOAIZA.

• El Saldo Facturable mostrado fue $8.750.000,00.

• La Fecha de Factura propuesta fue 2026-04-28.

• El Valor a Facturar propuesto fue 8750000.

• La resolución inicialmente visible fue FE - 8125084105100.

• El Consecutivo visible para esa resolución fue 318.

🔹 ¿Qué significa esto en la práctica?

🔹 ¿Dónde influye cada parámetro en este caso?

• El responsable LUZ PRO GOMEZ LOAIZA indica cuál tercero aporta la base tributaria para retenciones.

• El valor $8.750.000,00 marca el límite máximo facturable en ese momento.

• La resolución FE - 8125084105100 define el consecutivo visible 318 y el documento asociado a esa factura.

• Si la empresa tiene activo el concepto Comisión del contrato sin IVA, la factura saldrá sin línea de IVA. Si ese concepto tuviera IVA, entonces participaría también la cuenta de IVA.

• Si el tercero responsable tiene configuradas retenciones, esas líneas se incorporan al asiento automáticamente.

• Si la facturación electrónica general está en NO, la factura no se enviará electrónicamente aunque la resolución elegida tenga prefijo FE.

Crear la factura no cierra todo el flujo. Cuando más adelante registras el pago en la pestaña Pagos Relacionados, nuby genera una segunda contabilidad.

Recuerda: este documento de ingreso no se genera al crear la factura. Solo aparece cuando registras el pago.

Para crear correctamente una factura a un contrato de venta en nuby, el usuario debe:

1. Tener el contrato guardado y con saldo facturable.

2. Entrar por Contratos > Contratos de Venta.

3. Abrir el contrato, ir a Facturas Relacionadas y usar Crear Factura.

4. Definir fecha, valor, resolución y observaciones.

5. Verificar que el responsable, el concepto, la resolución y la configuración contable sean los correctos.

Si esas configuraciones están bien, nuby se encarga de hacer automáticamente lo demás: calcula impuestos, genera la factura, construye el comprobante contable y deja lista la base para el recaudo posterior.