En nuby, el contrato de venta y la factura del contrato no son lo mismo. El contrato registra el negocio; la factura es el documento que genera el cobro y activa la contabilidad.

Idea clave: si el contrato está guardado pero todavía no tiene factura, aún no existe asiento contable asociado a ese contrato de venta.

Antes de crear la factura, verifica estas condiciones. Si alguna falta, el proceso puede detenerse o la contabilidad puede salir diferente a lo esperado.

📌 Requisito 1. El contrato debe estar guardado

La pestaña Facturas Relacionadas solo funciona correctamente cuando el contrato de venta ya fue creado y guardado. Si el contrato aún no existe, primero debes guardar la información principal.

📌 Requisito 2. El contrato debe tener saldo facturable

La factura se crea contra el saldo facturable del contrato. Ese saldo depende de la configuración del negocio:

• Si el contrato está en Cobro Total, el saldo inicial corresponde al valor total del contrato.

• Si el contrato está en Solo Comisión, el saldo inicial corresponde al valor de la comisión.

📌 Requisito 3. Debe existir el concepto de facturación del contrato de venta

En Herramientas > Configuraciones > Contratos debe estar configurado el campo Concepto para las facturas sobre el contrato de venta. Ese concepto es el que nuby usa para construir el detalle de la factura y definir el manejo del IVA.

📌 Requisito 4. Debe existir una resolución activa para factura

En Herramientas > Configuraciones > Facturación debe existir al menos una Resolución de Facturación activa. En contratos de venta, la resolución se elige directamente en el formulario de Crear Factura.

📌 Requisito 5. La fecha debe pertenecer a un período contable activo

La fecha seleccionada en la factura debe corresponder a un período contable habilitado. Si el período está cerrado o no existe, nuby no dejará continuar.

📌 Requisito 6. El tercero responsable debe tener lista su información financiera

Si esperas que la factura aplique retenciones, el tercero responsable debe tener diligenciados los campos tributarios de su ficha: Tipo de Persona, Régimen, Responsabilidad Fiscal, % de Retención, % de ReteIVA y % de ReteICA.

📌 Requisito 7. La configuración contable debe estar completa

En Herramientas > Configuraciones > Contabilidad deben existir las cuentas para cartera, subtotal, IVA y retenciones. Sin esas cuentas, el comprobante contable no saldrá como el área contable espera.

Importante: si tu empresa trabaja con facturación electrónica, no basta con tener la resolución. También debes revisar el parámetro general ¿Habilitar facturación electrónica? y que la resolución elegida tenga activado ¿Facturación Electrónica?.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📁 Paso 2. Entra al módulo Contratos

Desde el menú principal, haz clic en Contratos.

🏷️ Paso 3. Abre la opción Contratos de Venta

En el menú lateral izquierdo del módulo Contratos, haz clic en Contratos de Venta.

🔎 Paso 4. Ubica el contrato

En la tabla de contratos de venta, busca el contrato que deseas facturar. Puedes ubicarlo por Código, Propiedad, Documento del vendedor, Documento del comprador o Estado.

📝 Paso 5. Abre el detalle del contrato

Haz clic sobre el código del contrato para abrir su formulario de edición.

🧾 Paso 6. Entra a Facturas Relacionadas

Dentro del contrato, abre la pestaña Facturas Relacionadas. Allí verás el botón Crear Factura y el historial de facturas ya registradas.

➕ Paso 7. Haz clic en Crear Factura

Al pulsar Crear Factura, nuby abre el modal donde diligencias la factura del contrato de venta.

Lo validado en esta instancia: el flujo visible es Contratos > Contratos de Venta > abrir contrato > Facturas Relacionadas > Crear Factura.

Cuando abres el modal Crear Factura, nuby muestra primero un resumen con el tercero responsable y el Saldo Facturable. Ese dato te indica a nombre de quién se emitirá la factura y cuánto saldo queda disponible.

🔹 Campo 1. Fecha de Factura

Indica la fecha contable de la factura. Esta fecha debe caer en un período contable activo.

🔹 Campo 2. Valor a Facturar

Es el valor que deseas cobrar en esta factura. Puede ser por el total del saldo facturable o por una parte, siempre que:

• sea mayor que cero, y

• no exceda el saldo facturable disponible.

🔹 Campo 3. Resolución de Factura

Selecciona la resolución que usarás para esta factura. Aquí nuby lista las resoluciones activas para factura. La resolución elegida define el prefijo, el siguiente consecutivo, los días de vencimiento, el tipo de documento asociado y si esa resolución puede operar o no con facturación electrónica.

🔹 Campo 4. Consecutivo

Es informativo y se actualiza automáticamente cuando cambias la resolución. Te muestra el siguiente consecutivo disponible para la resolución seleccionada.

🔹 Campo 5. Observaciones de Factura

Es un campo libre para dejar una nota comercial o administrativa en la factura.

✅ Paso final. Crear Factura

Cuando termines, haz clic en Crear Factura. Si las validaciones están correctas, nuby guarda la factura, la relaciona con el contrato y genera automáticamente la contabilidad.

⚠️ Validaciones que hace nuby antes de guardar

• Que el contrato ya esté guardado.

• Que exista el concepto para facturas de contratos de venta.

• Que la fecha de factura sea válida y pertenezca a un período contable activo.

• Que el valor sea mayor que cero.

• Que el valor no supere el saldo facturable.

• Que la resolución haya sido seleccionada.

Importante: el campo Resolución de Factura no se llena automáticamente con un parámetro global de propietarios o compradores. En este flujo, el usuario la selecciona manualmente dentro del modal.

La factura del contrato de venta no depende de un solo dato. nuby combina la configuración del contrato, la resolución, el perfil tributario del tercero y las cuentas contables del sistema.

Punto clave: para saber qué tercero tributario tomará nuby, primero debes mirar el contrato. Si el cobro es Total, la factura toma al comprador como responsable. Si el cobro es Solo Comisión, nuby toma al vendedor o al comprador según el campo ¿Quién Paga Comisión?.

Cuando haces clic en Crear Factura y el proceso valida correctamente, nuby ejecuta esta lógica:

1. Determina el tercero responsable

Según Tipo de Cobro y ¿Quién Paga Comisión?, nuby decide si la factura queda a nombre del vendedor o del comprador. Ese mismo tercero es el que se usa para consultar la información tributaria.

2. Toma el concepto del contrato de venta

nuby consulta el parámetro Concepto para las facturas sobre el contrato de venta. Desde ahí obtiene el concepto del detalle y el tratamiento del IVA.

3. Aplica la resolución elegida

La resolución seleccionada en el modal define el consecutivo, el prefijo, la fecha de vencimiento y el tipo de documento con el que se registra la factura.

4. Calcula retenciones si el tercero las tiene configuradas

Si el tercero responsable tiene configurados % de Retención, % de ReteIVA o % de ReteICA, nuby descuenta esos valores en la factura y los lleva a sus cuentas contables respectivas.

5. Genera el comprobante contable de la factura

Con el valor, el concepto, el IVA y las retenciones ya resueltas, nuby crea el asiento contable. En esta instancia, las cuentas observadas fueron las siguientes:

6. Si aplica, intenta el proceso de facturación electrónica

Después de guardar la factura, nuby solo intentará el envío a facturación electrónica cuando se cumplan ambas condiciones:

• El parámetro general ¿Habilitar facturación electrónica? está en SÍ.

• La resolución elegida en la factura tiene ¿Facturación Electrónica? en SÍ.

Importante: si una de esas dos condiciones está en NO, la factura puede crearse correctamente y contabilizarse, pero no se enviará por facturación electrónica.

Este ejemplo usa un caso real observado en la interfaz para mostrar en qué momento influye cada parámetro.

📌 Datos visibles del contrato

• Contrato de venta con Valor Comisión = $8.750.000,00.

• Tipo de Cobro = Solo Comisión.

• ¿Quién Paga Comisión? = Paga el Vendedor.

• En el modal de facturación, nuby mostró como responsable a LUZ PRO GOMEZ LOAIZA.

• El Saldo Facturable visible fue $8.750.000,00.

📌 Qué demuestra este ejemplo

Como el contrato está en Solo Comisión y el campo ¿Quién Paga Comisión? está en Paga el Vendedor, nuby toma al vendedor como tercero responsable. Por eso el modal muestra su nombre en la parte superior.

🔄 Secuencia del proceso

🧠 Lectura funcional del ejemplo

En este caso, el usuario no necesita entrar manualmente a contabilidad para crear el asiento. Su trabajo operativo es correcto si:

• elige la resolución correcta,

• factura un valor válido dentro del saldo disponible,

• y confirma que el tercero responsable sea el esperado.

Todo lo demás lo resuelve nuby con la configuración previa del sistema.

Resumen final: para crear correctamente una factura de contrato de venta en nuby, piensa en este orden: contrato guardado, saldo facturable, resolución correcta, tercero responsable correcto y configuración contable lista. Con eso, nuby genera automáticamente la factura y su contabilidad.

En nuby, el contrato de venta y la factura del contrato no son lo mismo.

Idea clave: la contabilidad del contrato de venta nace cuando se crea la factura. Después, al registrar el pago, nuby genera una segunda contabilidad correspondiente al recaudo.

Antes de abrir el botón Crear Factura, verifica estas condiciones:

• El contrato de venta ya debe estar guardado.

• El contrato debe tener saldo facturable. Si el saldo está en cero, no tiene sentido generar una factura nueva.

• Debe estar configurado el parámetro Concepto para las facturas sobre el contrato de venta en Herramientas > Configuraciones > Contratos.

• Debe existir al menos una resolución de facturación activa para facturas en Herramientas > Configuraciones > Facturación.

• La fecha de la factura debe pertenecer a un período contable habilitado.

• Si esperas que la factura aplique retenciones, el tercero responsable debe tener completa su Información Financiera.

• Las cuentas contables de facturación y recaudo deben estar configuradas en Herramientas > Configuraciones > Contabilidad.

• Si necesitas que la factura salga como factura electrónica, debes revisar tanto el parámetro general de facturación electrónica como la marca de la resolución seleccionada.

Importante: si el contrato aún no ha sido guardado, la pestaña de facturas no te permitirá administrar facturas. Y si no está configurado el concepto para contratos de venta, nuby también bloqueará la creación.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa con tu usuario y contraseña habituales.

📁 Paso 2. Entra al módulo de Contratos

Desde el menú principal, haz clic en Contratos.

📄 Paso 3. Abre la opción Contratos de Venta

En el menú lateral del módulo, haz clic en Contratos de Venta.

🔎 Paso 4. Ubica el contrato

En la tabla Contratos de Venta, localiza el contrato que deseas facturar. Puedes abrirlo haciendo clic sobre el código del contrato o usando la acción de edición disponible en la tabla.

🧾 Paso 5. Entra a la pestaña Facturas Relacionadas

Dentro del contrato verás las pestañas:

• Información de Contrato

• Facturas Relacionadas

• Pagos Relacionados

Haz clic en Facturas Relacionadas.

➕ Paso 6. Haz clic en Crear Factura

Si el contrato aún no tiene facturas, nuby mostrará un mensaje indicando que todavía no se han registrado facturas para ese contrato. Desde esa misma pestaña tendrás disponible el botón Crear Factura.

Al hacer clic en Crear Factura, nuby abre un modal con la información necesaria para generar la factura.

Dato importante: en el contrato verificado durante esta investigación, el modal mostró el nombre del responsable LUZ PRO GOMEZ LOAIZA, un Saldo Facturable de $8.750.000,00, y las opciones de resolución FE - 8125084105100, PR - 8310485203552 y FE - 18700052960.

Antes de calcular impuestos y contabilidad, nuby primero define cuál es el tercero responsable de la factura. Ese tercero es el que aporta la información tributaria que luego influye en retenciones, reteIVA y reteICA.

Importante: si cambias quién paga la comisión, también puede cambiar el tercero responsable y, con ello, las retenciones aplicables a la factura.

Estos son los campos y configuraciones que realmente cambian el resultado de la factura del contrato de venta.

Aclaración clave: en contratos de venta la resolución no sale automáticamente de Resolución de facturación para Inquilinos o Resolución de facturación para Propietarios. En este flujo, el usuario la selecciona directamente en el modal Crear Factura y nuby toma esa elección para construir la factura.

Una vez haces clic en Crear Factura, nuby realiza internamente esta secuencia:

1. Identifica el tercero responsable según el contrato.

2. Toma el concepto configurado para contratos de venta y crea el detalle base de la factura.

3. Calcula el IVA con base en ese concepto o producto.

4. Consulta la Información Financiera del tercero responsable para definir retención, reteIVA y reteICA cuando apliquen.

5. Asigna la resolución, el consecutivo y la fecha de vencimiento.

6. Guarda la factura y genera automáticamente el comprobante contable.

📘 Estructura funcional del asiento

En la instancia revisada, estas fueron las cuentas configuradas y su función:

Importante: los nombres de cuentas mostrados arriba son los observados en esta instancia de nuby. En tu empresa pueden ser distintos si la configuración contable cambió.

Veamos un ejemplo real basado en el flujo validado durante esta investigación.

🔹 Escenario observado

• Contrato de venta abierto desde Contratos > Contratos de Venta.

• En el modal de factura apareció como responsable LUZ PRO GOMEZ LOAIZA.

• El Saldo Facturable mostrado fue $8.750.000,00.

• La Fecha de Factura propuesta fue 2026-04-28.

• El Valor a Facturar propuesto fue 8750000.

• La resolución inicialmente visible fue FE - 8125084105100.

• El Consecutivo visible para esa resolución fue 318.

🔹 ¿Qué significa esto en la práctica?

🔹 ¿Dónde influye cada parámetro en este caso?

• El responsable LUZ PRO GOMEZ LOAIZA indica cuál tercero aporta la base tributaria para retenciones.

• El valor $8.750.000,00 marca el límite máximo facturable en ese momento.

• La resolución FE - 8125084105100 define el consecutivo visible 318 y el documento asociado a esa factura.

• Si la empresa tiene activo el concepto Comisión del contrato sin IVA, la factura saldrá sin línea de IVA. Si ese concepto tuviera IVA, entonces participaría también la cuenta de IVA.

• Si el tercero responsable tiene configuradas retenciones, esas líneas se incorporan al asiento automáticamente.

• Si la facturación electrónica general está en NO, la factura no se enviará electrónicamente aunque la resolución elegida tenga prefijo FE.

Crear la factura no cierra todo el flujo. Cuando más adelante registras el pago en la pestaña Pagos Relacionados, nuby genera una segunda contabilidad.

Recuerda: este documento de ingreso no se genera al crear la factura. Solo aparece cuando registras el pago.

Para crear correctamente una factura a un contrato de venta en nuby, el usuario debe:

1. Tener el contrato guardado y con saldo facturable.

2. Entrar por Contratos > Contratos de Venta.

3. Abrir el contrato, ir a Facturas Relacionadas y usar Crear Factura.

4. Definir fecha, valor, resolución y observaciones.

5. Verificar que el responsable, el concepto, la resolución y la configuración contable sean los correctos.

Si esas configuraciones están bien, nuby se encarga de hacer automáticamente lo demás: calcula impuestos, genera la factura, construye el comprobante contable y deja lista la base para el recaudo posterior.