¿Cómo crear una factura para un contrato de venta en nuby?

En nuby, elun contrato de venta registra el negocio entre tu inmobiliaria y lael comprador de un inmueble (vivienda, local, lote, etc.). A medida que el comprador realiza pagos parciales (cuota inicial, separación, abonos, saldo final), tu inmobiliaria debe entregar al cliente una factura del contrato nopor son lo mismo.

Idea clave: la contabilidad del contrato de venta nacehace cuandotres cosas a la vez:

• Genera un documento de venta legal (factura electrónica o de venta) a nombre del comprador, con su consecutivo y resolución DIAN.

• Registra de forma automática los asientos contables correspondientes (cuenta por cobrar, ingreso, IVA y retenciones, según el caso).

• Vincula la factura al contrato, descontando el valor facturado del saldo facturable que aún queda pendiente.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Asistentes administrativos y de cartera que emiten facturas a clientes compradores.

• Contabilidad, para entender qué cuentas se creaafectan lay factura.por Después,qué.

  al
registrar

• Gerencia, para conocer el pago,flujo nubyde generafacturación unade segundaventas contabilidadinmobiliarias.

  correspondiente
al recaudo.

AntesPara de abrirque el botón "Crear FacturaFactura", verificafuncione estascorrectamente, condiciones:tu inmobiliaria debe tener configurado lo siguiente. Si te faltan algunos de estos elementos, el sistema te mostrará una alerta en rojo y no te permitirá continuar.

📌 Requisito 1. Concepto de contrato de venta configurado

nuby necesita saber qué concepto (producto) usar al generar la factura del contrato. Este concepto define, entre otras cosas, si la factura lleva o no IVA y a qué cuentas contables va.

• ElLo contratoconfigura deun ventausuario yaadministrador debe estar guardado.

• El contrato debe tener saldo facturable. Si el saldo está en cero, no tiene sentido generar una factura nueva.

• Debe estar configurado el parámetro Concepto para las facturas sobre el contrato de venta endesde Herramientas > Configuraciones > ContratosParámetros generales (sección de Contratos), en el parámetro "Concepto contrato de venta".

• DebeSi existirno está configurado, al menosabrir la pestaña de facturas verás una alerta amarilla pidiéndote ir a configurarlo antes de continuar.

📌 Requisito 2. Resoluciones DIAN activas

Toda factura debe asociarse a una resolución deDIAN facturaciónvigente, activaque es la autorización legal para emitir facturas con consecutivos numerados. nuby permite tener varias resoluciones a la vez (por ejemplo: FE para facturasfactura electrónica y PR para documento POS).

• Las resoluciones se administran desde el módulo de Contabilidad, en HerramientasResoluciones > Configuraciones >de Facturación.

• Cada resolución define el prefijo, el rango de consecutivos, los días de vencimiento de la factura y un texto adicional que se imprime en la factura.

📌 Requisito 3. Periodo contable abierto

La factura genera asientos contables, por lo que la fecha de la factura debe pertenecercaer adentro de un períodoperiodo contable habilitadoque esté activo. Si el periodo está cerrado, nuby bloqueará la creación.

📌

Requisito 4. Comprador con datos completos

SiEl esperascliente comprador del contrato debe tener registrados sus datos básicos (tipo de identificación, número, nombres, dirección, teléfono y correo electrónico) para que la factura apliquecumpla retenciones,con ellos tercerorequisitos responsablelegales y, si aplica, pueda emitirse electrónicamente ante la DIAN.

📌 Requisito 5. Saldo facturable disponible

El contrato de venta debe tener completa suun Informaciónsaldo Financiera.

Importante: siSi el saldo facturable es cero, significa que todo el contrato aúnya fue facturado y no hapodrás sidoemitir guardado, la pestaña denuevas facturas nohasta teque permitiráse administrar facturas. Y si no está configuradoincremente el conceptovalor paradel contratoscontrato deo venta,se nubyanule tambiénalguna bloquearáfactura la creación.previa.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📁📂 Paso 2. EntraAbre alel módulomenú de Contratos

1. DesdeEn el menú principal, hazde la izquierda, ubica la opción "Contratos".

2. Al pasar el mouse o hacer clic, se desplegará un submenú con varias opciones.

3. Selecciona "Contratos de Venta".

📋 Paso 3. Selecciona el contrato a facturar

Verás un listado con todos los contratos de venta. Cada fila muestra el comprador, el inmueble, la fecha, el valor y el estado del contrato.

1. Si tienes muchos contratos, usa los filtros de la parte superior (por cliente, inmueble, fecha o estado) para encontrar el que buscas.

2. Haz clic en el círculo de selección que aparece al inicio de la fila del contrato.

3. En la parte inferior se activarán los botones de acción. Haz clic en Contratos"Editar".

   📄

Paso 3. Abre la opción Contratos de Venta

En el menú lateral del módulo, haz clic en Contratos de Venta.

🔎 Paso 4. Ubica el contrato

En la tabla Contratos de Venta, localiza el contrato que deseas facturar. Puedes abrirlo haciendo clic sobre el código del contrato o usando la acción de edición disponible en la tabla.

🧾 Paso 5.4. Entra aAbre la pestaña "Facturas RelacionadasRelacionadas"

Dentro de la edición del contrato verás lasvarias pestañas:pestañas en la parte superior, como "Información de Contrato", "Facturas Relacionadas" y "Pagos Relacionados".

1. Haz clic en la pestaña Información"Facturas de ContratoRelacionadas".

2. Allí verás un listado con las facturas que ya tiene el contrato (si las hay) y un botón en la parte superior llamado Facturas"Crear RelacionadasFactura".

3. Pagos Relacionados

Haz clic en Facturas"Crear RelacionadasFactura". Se abrirá un cuadro emergente con el formulario.

➕ Paso 6.

Tip: HazEl clicbotón en "Crear Factura

Sisolo aparece si el contrato aún no tiene facturas, nuby mostrará un mensajesaldo indicandofacturable quemayor todavíaa nocero sey han registrado facturas para ese contrato. Desde esa misma pestaña tendrás disponiblesi el botónparámetro Crear"Concepto Facturacontrato de venta". está configurado.

Al hacerabrir clicel formulario verás, en Crearla Factura,parte nuby abresuperior, un modalrecuadro azul con lados informacióndatos necesariaclave:

generar

• El nombre del comprador al que se le va a emitir la factura.

• El saldo facturable disponible del contrato.

A continuación se muestra el formulario con los siguientes campos:

DatoCuando importante:termines de diligenciar los campos, haz clic en el contratobotón verificado"Crear duranteFactura" estaal investigación, el modal mostró el nombrefinal del responsableformulario.

LUZImportante: PROnuby GOMEZno LOAIZA,permite unmodificar Saldolos Facturabledatos clave de $8.750.000,00una factura ya creada (consecutivo, resolución, valor base). Si te equivocas, deberás anular, la factura y lascrear opcionesuna nueva. Por eso revisa cuidadosamente antes de resolución FE - 8125084105100, PR - 8310485203552 y FE - 18700052960.confirmar.

Antesnuby selecciona automáticamente al cliente al que se le va a facturar a partir de calcularla impuestosinformación ydel contabilidad,contrato nubyde primeroventa. defineLo cuálmás importante es que el tercerocliente responsablecomprador registrado en el contrato es quien aparecerá como receptor de la factura.

De la información tributariade ese cliente, nuby también aplica automáticamente:

• La retención en la fuente, si el cliente tiene una tarifa configurada.

• La retención de IVA (ReteIVA), si aplica.

• La retención de ICA (ReteICA), si aplica.

Estas retenciones se restan del valor a pagar por el cliente y se contabilizan en cuentas separadas, de modo que tu inmobiliaria luego influyepueda declararlas correctamente ante la DIAN o el municipio.

Recomendación: Antes de emitir la factura, verifica que el comprador tenga las tarifas de retención correctamente configuradas en retenciones,su reteIVAficha de tercero. Esto se hace una sola vez y reteICA.

Importante: si cambias quién paga la comisión, también puede cambiar el tercero responsable y, con ello, las retenciones aplicables a la factura.futuras.

nuby utiliza varios parámetros del sistema y configuraciones para decidir cómo construir la factura y la contabilidad. Conocerlos te ayuda a entender por qué la factura sale de cierta forma y qué ajustar si necesitas cambiarlo.

📌 Parámetro 1. Concepto de contrato de venta

Define el producto/concepto que aparece como ítem de la factura. Este concepto trae consigo:

• Si la factura lleva o no IVA y a qué tarifa.

• El nombre o descripción que se muestra como detalle en la contabilidad?factura.

  ⚙️

📌 Parámetro 2. Habilitar Facturación Electrónica

EstosEs sonun interruptor general del sistema. Si está activo, todas las facturas emitidas con resoluciones de tipo electrónico (prefijo FE) se envían automáticamente a la DIAN al momento de crearlas.

• Si está apagado, la factura se crea solo a nivel interno y contable.

• Lo activa un usuario administrador desde Herramientas > Configuraciones > Parámetros generales.

📌 Parámetro 3. Texto adicional para resolución

Permite agregar un texto que se imprime al pie de cada factura junto con los campos y configuraciones que realmente cambian el resultadodatos de la resolución DIAN. Útil para incluir mensajes como "Resolución habilita factura delelectrónica..." contratoo información requerida por tu contador.

📌 Parámetros 4 a 9. Cuentas contables por defecto

nuby trae configurada una cuenta contable por defecto para cada tipo de venta.movimiento que genera una factura. Estas cuentas pueden ajustarse desde Configuraciones > Parámetros generales:

Aclaración clave:Importante: enSi contratostu plan de ventacuentas lausa resolucióncódigos nodiferentes salea automáticamentelos de Resoluciónejemplo, asegúrate de facturaciónque paratu Inquilinosadministrador ohaya Resoluciónajustado estos parámetros con las cuentas reales de facturacióntu para Propietarios. En este flujo, el usuario laempresa selecciona directamente en el modal Crear Facturaantes yde nubyempezar tomaa esa elección para construir la factura.facturar.

UnaCuando vezconfirmas hacesla clic en Crear Factura, nuby realiza internamente esta secuencia:

1. Identifica el tercero responsable según el contrato.

2. Toma el concepto configurado para contratos de venta y crea el detalle basecreación de la factura.

   factura,

3. Calcula el IVA con base en ese concepto o producto.

4. Consulta la Información Financiera del tercero responsable para definir retención, reteIVA y reteICA cuando apliquen.

5. Asigna la resolución, el consecutivo y la fecha de vencimiento.

6. Guarda la factura ynuby genera automáticamente elun comprobantedocumento contable.

con

📘movimientos Estructurade funcional del asiento

En la instancia revisada, estas fueron las cuentas configuradasdébito y sucrédito. función:No tienes que hacer nada: el asiento queda contabilizado y balanceado en el mismo instante.

El asiento típico que se genera es el siguiente:

🔹 Ejemplo práctico

Importante:Supongamos losque nombresfacturas un valor de cuentas$10.000.000 mostradoscon arribaIVA sondel los19% observadosy un comprador con retención en estala instanciafuente del 2,5%:

• Subtotal: $10.000.000 (CRÉDITO al ingreso)

• IVA 19%: $1.900.000 (CRÉDITO al IVA por pagar)

• Retención fuente 2,5%: $250.000 (DÉBITO a retención en la fuente)

• Total a cobrar al cliente: $11.650.000 (DÉBITO a cuentas por cobrar)

El asiento queda perfectamente balanceado: la suma de nuby.débitos En($11.650.000 + $250.000) iguala la suma de créditos ($10.000.000 + $1.900.000).

Nota: Si tu empresainmobiliaria puedenmaneja serun distintosconcepto siexento lade configuraciónIVA, contableel cambió.renglón del IVA simplemente no aparece en el asiento, y el total a cobrar será igual al subtotal (menos retenciones).

Si tu inmobiliaria tiene activada la facturación electrónica y eliges una resolución electrónica (prefijo FE), al crear la factura nuby también la envía a la DIAN usando el operador electrónico configurado.

El proceso ocurre en segundos y, al finalizar, la factura puede tener uno de contratoestos a factura 📋

Veamos un ejemplo real basado en el flujo validado durante esta investigación.estados:

🔹 Escenario observado

• ContratoAceptada por la DIAN: la factura recibe su CUFE (código único de ventafactura abiertoelectrónica) desdey Contratosqueda >válida Contratoslegalmente. denuby Venta.la marca como facturada.

• EnRechazada por la DIAN: la DIAN devuelve un mensaje de error. Lo más común son datos del cliente incompletos o inconsistentes. La factura queda marcada para corrección.

Una vez aceptada, nuby permite descargar y enviar al cliente el modalarchivo PDF y el archivo XML con la representación gráfica y técnica de la factura aparecióelectrónica.

Importante: responsableSi tu resolución es de tipo POS o documento interno (prefijo LUZPR PROu GOMEZotro), LOAIZAla factura no se envía a la DIAN. aunque la facturación electrónica esté habilitada en el sistema.

Una vez creada la factura, en el listado de Facturas Relacionadas verás cada documento con un indicador de estado:

Regla legal: Una factura aceptada por la DIAN no se puede simplemente "anular": se debe emitir una nota crédito que la deje sin efecto. nuby aplica esta regla automáticamente.

Antes de crear la factura, nuby revisa varios puntos para evitar errores. Si alguno no se cumple, te mostrará un mensaje claro y no creará la factura hasta que corrijas:

• El valor a facturar debe ser mayor a cero.

• El Saldovalor Facturablea facturar mostradono fuepuede superar el $8.750.000,00saldo facturable del contrato.

• La fecha de la factura debe tener formato válido y caer dentro de un periodo contable abierto.

• Debes haber seleccionado una resolución.

• La Fecha de Facturaresolución propuestadebe fuetener 2026-04-28consecutivos disponibles (no estar agotada).

• El Valorconcepto ade Facturarcontrato de venta propuestodebe fueestar 8750000.

  configurado
en
• los

  Laparámetros resolucióndel inicialmente visible fue FE - 8125084105100.sistema.

• El Consecutivocliente comprador visibledebe paratener esalos resolucióndatos fuebásicos 318.

🔹 ¿Qué significa esto en la práctica?

🔹 ¿Dónde influye cada parámetro en este caso?

• El responsable LUZ PRO GOMEZ LOAIZA indica cuál tercero aporta la base tributaria para retenciones.

• El valor $8.750.000,00 marca el límite máximo facturable en ese momento.

• La resolución FE - 8125084105100 define el consecutivo visible 318 y el documento asociado a esa factura.

• Si la empresa tiene activo el concepto Comisión del contrato sin IVA, la factura saldrá sin línea de IVA. Si ese concepto tuviera IVA, entonces participaría también la cuenta de IVA.

• Si el tercero responsable tiene configuradas retenciones, esas líneas se incorporan al asiento automáticamente.

• Si la facturación electrónica general está en NO, la factura no se enviará electrónicamente aunque la resolución elegida tenga prefijo FE.completos.

• Revisa el pago?saldo 💰facturable antes. Si el saldo es menor al esperado, probablemente ya se emitieron facturas anteriores. Consulta el listado para confirmar.

• CrearConfigura las cuentas contables una sola vez, con tu contador. Así todas las facturas que emitas tu equipo quedarán bien clasificadas sin retrabajos.

• Verifica los datos del comprador antes de emitir, especialmente si vas a facturar electrónicamente. Errores en el correo o en la dirección causan rechazos de la DIAN.

• Usa las observaciones para anotar a qué cuota corresponde la factura no(cuota inicial, cuota mensual #5, saldo final, etc.). Le dará claridad al cliente y a tu equipo.

• Evita facturar al cierre del mes sin revisar. Si el periodo contable se cierra todoantes de que confirmes la factura, tendrás que reabrirlo o cambiar la fecha.

• No intentes "corregir" una factura editándola. nuby no permite cambiar el flujo.consecutivo Cuando más adelante registrasni el pagovalor ende launa pestañafactura ya creada. La forma legal de corregir es Pagosanular Relacionadosy volver a emitir, nubyo generaemitir una segundanota contabilidad.

  Configuración	Valor observado en esta instancia	Función
  Herramientas > Configuraciones > Facturación > Tipo de documento para Ingresoscrédito	CI - Comprobante de Ingreso	Define el documento del recaudo
  Herramientas > Configuraciones > Contabilidad > (Ingreso - Crédito) Cuenta por cobrar para el total de la factura	13050501 CUENTAS POR COBRAR CLIENTES	Descarga la cartera
  Herramientas > Configuraciones > Contabilidad > (Ingreso - Débito) Cuenta tipo banco para el pago de factura	11100501 BANCOLOMBIA	Reconoce el ingreso del dinero

  Recuerda: este documento de ingreso no se genera al crear la factura. Solo aparece cuando registras el pago.