¿Cómo registrar el pago de una factura de un contrato de venta en nuby?

En nuby, una vez que se emite una factura a partir de un contrato de venta, el comprador debe cancelarla según los plazos acordados. El proceso de registrar el pago le indica al sistema que el cliente entregó el dinero, permite seleccionar cómo se recibió el dinero (efectivo, transferencia, cheque, etc.) y genera automáticamente:

• Un documento contable de ingreso con sus respectivos asientos (débito a caja/banco, crédito a cartera).

• Un comprobante de ingreso (recibo de caja) descargable en PDF.

• La actualización del saldo de la factura y del saldo del contrato de forma inmediata.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Asistentes administrativos y de cartera que aplican los pagos de clientes compradores.

• Contabilidad, para entender qué cuentas se afectan y cómo.

• Gerencia, para comprender el flujo de cobro de ventas inmobiliarias.

Para que el botón de Registrar Pago (ícono $) esté disponible, deben cumplirse los siguientes requisitos:

📌 Requisito 1. Contrato de venta en estado Activo

El contrato de venta debe tener el estado Activo. Si el contrato está Cancelado o Finalizado, la pestaña Facturas Relacionadas no mostrará el botón de pago, aunque la factura tenga saldo pendiente.

📌 Requisito 2. Factura en estado "Facturada"

Solo las facturas con estado Facturada (indicador azul) pueden recibir pagos. Las facturas Anuladas o Anuladas por nota crédito no muestran el botón de pago.

📌 Requisito 3. Saldo pendiente mayor a cero

La factura debe tener un saldo disponible mayor a $0. Si el saldo es $0, la factura ya está completamente pagada y el botón de pago desaparece.

📌 Requisito 4. Formas de pago configuradas

El sistema debe tener al menos una forma de pago definida (Efectivo, Transferencia, Cheque, etc.), ya que ésta determina a qué cuenta contable de caja o bancos se va a registrar el ingreso. Las formas de pago se administran desde Contabilidad > Configuraciones > Tipos de Pago.

Importante: Si la lista de formas de pago está vacía, el sistema no generará el asiento contable correctamente. Verifica que cada forma de pago tenga asignada su cuenta contable (caja o banco).

Sigue esta ruta en el menú principal de nuby:

1. En el menú superior, haz clic en Contratos.

2. Selecciona Contratos de Venta en el submenú lateral.

3. En la lista, ubica el contrato deseado y haz clic en el botón de editar / ver detalle (ícono de lupa o lápiz).

4. Dentro del contrato, haz clic en la pestaña Facturas Relacionadas.

En la pestaña Facturas Relacionadas verás la tabla con todas las facturas asociadas al contrato.

Paso 1. Identificar la factura a pagar

En la tabla Facturas Relacionadas, revisa que la factura que deseas pagar tenga estado Facturada (indicador azul) y que la columna Saldo muestre un valor mayor a $0.

Paso 2. Hacer clic en el ícono de pago ($)

En la columna Acciones de esa fila, haz clic en el ícono del signo de dólar ($). Aparecerá el diálogo "Registrar Pago".

Paso 3. Seleccionar la Forma de Pago

En el campo Forma de Pago, selecciona el medio con el que el cliente realizó el pago (Efectivo, Transferencia, Cheque, etc.). Esta selección define a qué cuenta de caja o banco se registrará el débito contable.

Paso 4. Ingresar el Valor a Pagar

El sistema precarga automáticamente el saldo total de la factura como valor a pagar. Si el cliente abonó un valor parcial, simplemente modifica el campo con el monto real recibido.

Restricciones del campo Valor a Pagar:

• El valor no puede ser mayor que el saldo pendiente de la factura. Si lo supera, el sistema mostrará una alerta y bloqueará el registro.

• El valor no puede ser cero ni vacío. Debe ser un monto positivo y válido.

Paso 5. Confirmar con "REGISTRAR PAGO"

Haz clic en el botón verde "REGISTRAR PAGO". El sistema procesará el pago y mostrará una confirmación de éxito.

Al registrar el pago, el saldo del contrato también se actualiza automáticamente. Si todos los pagos completan el valor del contrato, el contrato pasa al estado Finalizado.

Nota sobre pagos parciales: nuby admite múltiples pagos sobre la misma factura. Puedes registrar un pago hoy por $500.000 y otro mañana por el saldo restante. La factura permanecerá en estado Facturada hasta que el saldo llegue a $0, momento en que cambia automáticamente a Pagada.

Al confirmar el pago, nuby crea automáticamente un documento contable de tipo Ingreso con dos líneas de detalle (un débito y un crédito), dejando el asiento perfectamente balanceado:

🔹 Ejemplo práctico

El cliente paga $3.950.000 del valor de la factura por efectivo:

• DÉBITO $3.950.000 → Cuenta de Caja/Efectivo (cuenta contable de la forma de pago "Efectivo")

• CRÉDITO $3.950.000 → Cuenta por Cobrar / Cartera del cliente

El asiento queda balanceado: $3.950.000 en débitos = $3.950.000 en créditos.

🔹 ¿Qué tipo de documento contable genera?

El tipo de documento se controla con el parámetro del sistema "TIPO_DOC_INGRESOS" (valor predeterminado: tipo 3 — Ingreso). El concepto del asiento queda como: "INGRESO POR PAGO DE FACTURA # {consecutivo}".

🔹 Pagos en Efectivo — liquidación de caja

Si la forma de pago seleccionada pertenece al grupo de tipos efectivo (configurados en el sistema), el pago se registra adicionalmente en el módulo de liquidación de caja, permitiendo su inclusión en cierres de caja diarios.

¿Qué cuenta contable se usa para la caja/banco?
nuby toma la cuenta del campo cuenta_id asociado a la forma de pago seleccionada en la tabla factura_tipo_pago. Si la forma de pago no tiene cuenta asignada, usa la cuenta del parámetro "factura_subtotal_pago" como respaldo (valor predeterminado: cuenta_id = 4).

El registro de pago depende de varios parámetros del sistema que deben estar correctamente configurados por el administrador. Encuéntralos en Herramientas > Configuraciones > Parámetros generales:

Recomendación: Antes de procesar pagos reales, verifica con tu contador que las cuentas configuradas en los parámetros factura_pago y en las formas de pago correspondan al Plan Único de Cuentas (PUC) de tu empresa.

Después de registrar el pago, el comprobante queda disponible en la pestaña "Pagos Relacionados" del mismo contrato:

1. Permanece en el detalle del contrato y haz clic en la pestaña Pagos Relacionados.

2. Verás un listado con todos los ingresos registrados: el documento mostrará el formato "Ingreso # {consecutivo}", las observaciones, el estado (Activo / Anulado) y el valor.

3. Haz clic en el ícono de lupa de la fila correspondiente para abrir el PDF del comprobante.

El PDF del comprobante de ingreso es el recibo de caja que puedes entregar al cliente como constancia de su pago.

Estados de la factura

Efecto sobre el estado del contrato

Cuando se registra un pago, el sistema recalcula el saldo del contrato de venta automáticamente:

• Si el saldo del contrato queda en $0 (todas las facturas fueron pagadas en su totalidad), el contrato cambia automáticamente al estado Finalizado.

• Si aún queda saldo pendiente, el contrato permanece en estado Activo.

Nota: Un contrato Finalizado no permite registrar más pagos ni crear nuevas facturas. Si necesitas reactivarlo, contacta a tu administrador del sistema.

Antes de procesar el pago, nuby verifica automáticamente lo siguiente. Si alguna condición no se cumple, el sistema muestra una alerta y no registra el pago:

• El valor a pagar debe ser mayor a cero. Si introduces $0 o dejas el campo vacío, aparece el mensaje: "Ingrese un valor a pagar mayor a cero..."

• El valor a pagar no puede exceder el saldo de la factura. Si introduces un valor mayor al saldo pendiente, aparece el mensaje: "El valor a pagar excede el máximo saldo de la factura..."

• La factura debe existir en el sistema y no estar anulada.

• El proceso de registro se ejecuta dentro de una transacción de base de datos: si ocurre algún error (por ejemplo, en el asiento contable), el pago completo se revierte automáticamente para garantizar la integridad de la información.

• Pagos parciales: nuby admite registrar múltiples pagos sobre la misma factura. Cada pago genera su propio comprobante de ingreso. La factura acumula los abonos y cambia a Pagada solo cuando el saldo llega a $0.

• Fecha del pago: El sistema usa automáticamente la fecha actual como fecha del documento de ingreso. No es posible cambiarla desde este formulario. Si necesitas registrar un pago con fecha retroactiva, contacta a tu administrador.

• Pagos en efectivo y cierre de caja: Si la forma de pago es de tipo Efectivo, el ingreso también se registra en la liquidación de caja del día. Asegúrate de hacer el cierre de caja correspondiente al final de la jornada.

• Comprobante para el cliente: El PDF descargable desde Pagos Relacionados es el recibo de caja oficial que puedes imprimir o enviar al comprador como constancia de pago.

• ¿Puedo anular un pago? Si necesitas revertir un pago registrado por error, debes anular el documento de Ingreso desde el módulo de Contabilidad > Documentos. Esto genera el asiento inverso y devuelve el saldo a la factura.

• Contrato cancelado: Si el contrato está en estado Cancelado o Finalizado, no podrás registrar pagos. El botón $ no aparecerá aunque la factura tenga saldo pendiente. Verifica siempre el estado del contrato antes de intentar registrar un pago.