Facturas de compra
- ¿Cómo crear una factura de compra?
- ¿Cómo leer facturas pendientes (Importar desde el correo)?
- ¿Cómo programar el envío de eventos electrónicos?
- ¿Cómo crear un egreso (pago) de una factura de compra?
- ¿Cómo corregir, anular o ajustar una factura de compra en nuby?
¿Cómo crear una factura de compra?
Son documentos emitidos por proveedores cuando una empresa adquiere bienes o servicios. Estas facturas detallan los productos o servicios comprados, sus cantidades, precios y el total a pagar.
Paso 1: Ingresa a "Facturas de compra" y en el submenú de la izquierda, selecciona "Facturas de compra".
Paso 2: Da clic en el botón "Crear factura de compra", el sistema desplegará un formulario para registrar la factura de compra o cargarla desde un archivo XML. Este formulario consta de los siguientes bloques:
Datos Básicos: Ingresa los datos fundamentales como:
- Tercero: Digita el nombre del Tercero que emite la factura, el cual debe estar previamente creado en el módulo de Terceros.
Consulta aquí como crear un tercero.
- Centro de costos: Selecciona el centro de costos al cual pertenece esta factura.
- Fecha: Ingresa la fecha de la factura de compra.
- Observaciones: Aquí podrás ingresar las observaciones o notas adicionales que contenga el documento.
- Número de consecutivo: El sistema automáticamente mostrará y llevará la cuenta interna del consecutivo.
- Documento de referencia: Indica el consecutivo de la factura de compra para asociar el documento del sistema con la factura de venta.
- Cuenta de costos por pagar: Indica cuál es la cuenta por pagar. Si no está creada, puedes crearla en Contabilidad > Cuentas PUC > Crear cuenta.
- Impuestos: Podrás seleccionar los porcentajes que correspondan a cada impuesto. En caso de requerir un porcentaje que no esté creado, puedes ir al módulo de Contratos > Conceptos > Impuestos.
Consulta aqui como crear un impuesto
Detalles de la factura de compra: Completa los conceptos por los cuales se genera el gasto:
- Cantidad: Indica la cantidad.
- Concepto: Digita la cuenta contable creada para el gasto de ese concepto.
- Centro de costos: En caso de tener creados diferentes centros de costos, selecciona el centro al cual pertenece el documento.
- Valor Base: Ingresa el valor sin impuestos.
- % Descuento: Ingresa el porcentaje de descuento en caso de aplicar.
- % Porcentaje IVA: Ingresa el porcentaje de IVA si aplica.
- ¿Registrar pago?: Marca esta opción si deseas realizar el pago al mismo tiempo de crear el documento.
- Forma de Pago: Dependiendo de la forma de pago que selecciones (por ejemplo, 'Efectivo', 'Cheque', 'Transferencia', entre otras) se reflejará el movimiento contable en la cuenta de pago designada para ese medio de pago en Herramientas > Configuraciones > Contabilidad - Formas de pago. Ingresa el valor, el No. del documento de referencia si aplica y da clic en el botón (+) de color verde. Al registrar el pago, el sistema automáticamente creará el comprobante de Egreso en el módulo de Contabilidad cuando des clic en 'Grabar y Contabilizar'.
Cargar XML: Utiliza esta opción para pre-diligenciar la información desde un archivo XML. Este archivo debe ser el recibido por correo electrónico con los detalles de la factura electrónica emitida. Al hacer clic en este botón, se abrirá un formulario para seleccionar la versión del archivo a cargar y cargar el archivo XML.
Paso 3.
Grabar: Después de completar todos los campos necesarios, da clic en el botón "Grabar y Contabilizar" para guardar la factura.
¿Cómo leer facturas pendientes (Importar desde el correo)?
Esta herramienta es un "Sincronizador Manual". Su función es ordenarle al sistema que vaya inmediatamente a tu correo electrónico de recepción de facturas, busque si han llegado nuevos correos de tus proveedores y, si encuentra facturas electrónicas (archivos XML), las importe automáticamente a nuby.
Es ideal para cuando un proveedor te dice "ya te envié la factura" y necesitas verla en el sistema de inmediato sin esperar.
📋 Requisito Previo
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Correo Configurado: Para que esto funcione, debes tener configurado en nuby el correo electrónico donde recibes las facturas de tus proveedores. Consulte aquí como configurar el correo.
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Lectura Activa: Debes tener activa la funcionalidad de lectura automática en tu configuración.
🚀 Paso a Paso: Sincronización Manual
Paso 1: Ingreso al Módulo
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En el menú principal, ubica el módulo Facturas de Compra.
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En el menú desplegable (o lateral), haz clic nuevamente en la opción Facturas de compra.
Paso 2: Ejecutar la Búsqueda
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En la pantalla donde ves la lista de tus facturas, busca en la parte superior derecha el botón llamado "Leer facturas".
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Haz clic sobre él.
Paso 3: Proceso del Sistema
Al hacer clic, el sistema se conectará a tu correo electrónico y empezará a escanear los mensajes recientes en busca de los correos que tengan como adjunto un archivos .zip o dos archivos que serían el .PDF o .XML válidos.
✅ ¿Qué sucede después?
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Si encuentra facturas nuevas: El sistema las cargará automáticamente en tu listado. Podrás verlas aparecer como nuevas facturas.
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Si no encuentra nada: Significa que en tu correo no hay archivos XML nuevos o válidos pendientes por procesar.
¿Cómo programar el envío de eventos electrónicos?
Este módulo te permite seleccionar varias facturas de compra al mismo tiempo y dejar programado el sistema para que él mismo se encargue de enviar los eventos obligatorios (Acuse de Recibo, Recibo del Bien, etc.) a la DIAN, sin que tengas que hacerlo una por una manualmente.
📋 Requisitos Previos
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Facturas a Crédito: Solo las facturas que tengan como forma de pago "Crédito" permiten generar eventos electrónicos ante la DIAN.
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Permisos: Acceso al módulo de Facturas de Compra.
🚀 Paso a Paso: Programación de Envíos
Paso 1: Selección de Facturas
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Ingresa al módulo de Facturas de compra.
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En el listado principal, ubica las facturas a las que deseas enviarles el evento.
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Selecciónalas marcando la casilla de verificación (checkbox) ubicada al lado izquierdo de cada una.
Paso 2: Programar el Evento
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Una vez seleccionadas, busca en la parte superior el botón que dice "DIAN" y haz clic en él.
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El sistema te mostrará las opciones disponibles. Selecciona la opción "Programar".
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Esto le dice al sistema: "Toma estas facturas y ponlas en fila para enviarles el siguiente evento electrónico que les corresponda".
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Paso 3: Monitoreo (Opcional)
El sistema ya se encargará del resto, pero si quieres ver cómo va el proceso:
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Busca en el menú la opción "Programación de Envío de Eventos Electrónicos".
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Allí verás un listado con los paquetes de envíos que has programado. Podrás ver:
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Estado: Si está pendiente, en proceso o finalizado.
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Detalles: Para ver si hubo algún error con alguna factura específica.
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Botones de Acción: Iniciar envío (manual), Detener envío o Ver detalles.
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✅ ¿Cómo funciona el envío automático?
Lo mejor de esta función es que no necesitas quedarte viendo la pantalla:
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El sistema tiene un proceso automático (CRON) que se ejecuta cada 5 minutos.
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Revisa si hay eventos en la fila de programación.
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Si encuentra pendientes, los procesa y los envía a la DIAN automáticamente.
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Si alguno falla, el sistema volverá a intentar enviarlo en el siguiente ciclo.
¿Cómo crear un egreso (pago) de una factura de compra?
Este proceso se utiliza para registrar que has pagado, total o parcialmente, una factura de compra a un proveedor.
🚀 Paso a Paso: Registro del Pago
Paso 1: Acceder al Formulario de Pago
Tienes dos caminos para llegar a esta opción, elige el que prefieras:
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Opción A (Desde la factura): Ve a Facturas de Compra > Facturas de compra. En el listado, busca el botón "Crear Egreso".
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Opción B (Desde egresos): Ve a Facturas de Compra > Egresos Facturas de Compra y haz clic en el botón "Crear Egreso".
Paso 2: Diligenciar el Formulario de Egreso
El sistema te mostrará una pantalla nueva donde deberás completar la información del pago. Sigue este orden:
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Datos Básicos:
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Tercero: Selecciona al proveedor al que le vas a pagar.
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Centro de Costo: Asigna el centro de costos si aplica.
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Fecha: La fecha real en que hiciste el pago.
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Forma de Pago: Indica cómo pagaste (Transferencia, Cheque, Efectivo, etc.).
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Consecutivo: El número del comprobante (suele ser automático).
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Observaciones: Notas adicionales sobre el pago.
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Facturas a Pagar (Importante):
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Una vez selecciones al proveedor, el sistema te mostrará abajo la lista de facturas pendientes que tienes con él.
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En la casilla de valor, ingresa cuánto vas a pagar.
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Tip: Si vas a pagar la totalidad de la factura, usa el botón "MAX" para que el sistema ponga el valor total automáticamente.
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Paso 3: Confirmar y Guardar
Una vez verificado el monto y las facturas afectadas, haz clic en el botón "Registrar Pago".
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Esto creará el movimiento contable y actualizará el saldo de la deuda.
✅ Resultado
El sistema te mostrará un mensaje de éxito: "Se registró correctamente el comprobante de egreso".
Podrás encontrar este documento en el listado de Egresos. Si deseas verlo o imprimirlo:
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Busca el egreso en la lista.
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Márcalo en la casilla izquierda.
-
Haz clic en el ícono del ojo (Ver documento) para abrir el PDF.
¿Cómo corregir, anular o ajustar una factura de compra en nuby?
Esta guía explica qué opciones tienes hoy en nuby para corregir el valor de una factura de compra o dejarla sin efecto. Una factura de compra se registra en el módulo Facturas de Compra y genera automáticamente un documento contable; por eso algunas acciones se realizan en el módulo de Facturas de Compra y otras en Contabilidad.
Actualmente nuby no cuenta con notas débito ni notas crédito propias para facturas de compra. Por eso, esta guía reúne los caminos disponibles según el estado de la factura.
1. Antes de empezar: conceptos clave 📘
Antes de corregir o anular una factura de compra, ten en cuenta estos puntos:
🔹 Estados de pago de la factura
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Pendiente pago → La factura no tiene ningún pago registrado.
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Pagado Parcial → La factura tiene uno o varios pagos, pero aún queda saldo pendiente.
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Pagado → La factura ya fue pagada en su totalidad.
🔹 Estado de anulación
En el listado de Facturas de Compra existe la columna Anulado, que indica SI cuando la factura fue anulada y NO cuando está vigente.
🔹 Regla principal de edición
Una factura de compra se puede editar solo mientras esté pendiente de pago y no esté anulada. Si tiene cualquier pago (total o parcial) o si está anulada, el sistema no permitirá guardar cambios.
Importante: En nuby una factura de compra no se elimina. Para dejarla sin efecto se anula, y la anulación se realiza desde el módulo de Contabilidad.
🔹 ¿Para quién es útil esta guía?
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Contabilidad → Para corregir valores, anular documentos y revisar el efecto contable.
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Tesorería → Para gestionar pagos y devolver una factura a estado pendiente cuando sea necesario corregirla.
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Administración → Para conocer el proceso y validar que se sigan los pasos correctos.
2. ¿Cómo acceder a los módulos que necesitas? 📂
Para este proceso se usan dos módulos de nuby:
📌 Facturas de Compra
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En el menú horizontal superior, selecciona Facturas de Compra.
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En el submenú de la izquierda, selecciona la pestaña Facturas de Compra.
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Allí verás el listado de facturas registradas, con las columnas Estado de Pago, Anulado y Contabilizada, entre otras.
📌 Contabilidad
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En el menú horizontal superior, selecciona Contabilidad.
-
En el submenú de la izquierda, selecciona la pestaña Ver Movimientos.
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Allí verás el listado de documentos contables. Puedes usar los filtros para ubicar el documento de la factura de compra.
Sugerencia: Para ubicar un documento contable rápidamente, usa los filtros Consecutivo Inicial y Consecutivo Final con el número que aparece en el detalle de la factura de compra, y selecciona el tipo GC - Gastos Causados. En el listado contable, el consecutivo se muestra con el prefijo del tipo (por ejemplo, GC - 8).
Permisos: Necesitas permisos de visualización y edición en Facturas de Compra y en Contabilidad. Si no ves alguna de las pestañas, solicita los permisos a tu administrador del sistema.
3. Corregir una factura que aún no tiene pagos ✏️
Este es el camino más sencillo. Aplica cuando la factura está en estado Pendiente pago y no está anulada.
📌 Paso 1. Abre la factura
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Ingresa a Facturas de Compra > Facturas de Compra.
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Ubica la factura usando los filtros del listado (consecutivo, proveedor, fecha, entre otros).
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Selecciona la fila con la casilla de selección (a la izquierda del consecutivo) y haz clic en el ícono del lápiz: Editar Factura de Compra, ubicado en la parte superior del listado.
📌 Paso 2. Verifica que se pueda editar
Si la factura se puede modificar, verás el formulario habilitado y el botón de guardado. Si no se puede modificar, el sistema mostrará el aviso «Este registro no puede ser modificado ya sea porque tiene registrado un pago parcial o pago total, o el registro se encuentra anulado» y ocultará el botón para guardar.
📌 Paso 3. Realiza los cambios
Ajusta los datos necesarios: proveedor, fecha, conceptos, valores, impuestos, retenciones o formas de pago, según corresponda.
📌 Paso 4. Guarda los cambios
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Haz clic en Actualizar y contabilizar.
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Confirma que el sistema muestre el mensaje de éxito.
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Verifica en el listado que el valor y el estado de pago quedaron correctos.
Importante: Al actualizar la factura, el sistema vuelve a generar su detalle contable con los nuevos valores. Revisa que los totales de débito y crédito queden cuadrados.
4. Anular una factura de compra 🚫
Cuando la factura no debe seguir vigente, se anula. En Facturas de Compra no existe un botón de anulación: la anulación se realiza marcando el documento contable asociado desde Contabilidad.
📌 Paso 1. Ubica el documento contable
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Ingresa a Contabilidad > Ver Movimientos.
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Usa los filtros Consecutivo Inicial y Consecutivo Final con el número del documento, y selecciona el tipo GC - Gastos Causados.
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Confirma que el documento corresponda al proveedor y a la factura correcta.
Atajo: También puedes abrir el documento contable desde el detalle de la factura de compra: en la sección Información del documento contable, haz clic sobre el tipo GC-Gastos Causados.
📌 Paso 2. Marca el documento como anulado
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Selecciona la fila del documento y haz clic en el ícono del lápiz: Editar Documento.
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Marca la casilla ¿Anulado?.
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Haz clic en Actualizar Documento.
Importante: Si el formulario muestra la opción ¿Aplica para Cuadre Actual?, déjala desmarcada para una factura de compra.
📌 Paso 3. Verifica el resultado
Haz clic en Volver para regresar al listado de documentos contables y verifica:
-
En Facturas de Compra > Facturas de Compra, la columna Anulado debe mostrar SI.
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La factura deja de permitir modificaciones.
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Los estados financieros y la exportación contable excluyen los documentos anulados.
Atención: Antes de anular, verifica que la factura no tenga pagos registrados. En facturas de compra el sistema no bloquea la anulación cuando existen pagos asociados. Si la factura ya tiene pagos, primero debes anular el egreso (pago) correspondiente y luego anular la factura.
Importante: La anulación no genera un asiento de reversión. El sistema marca el documento como anulado y lo excluye de los reportes, pero no crea un movimiento contable contrario. Si necesitas dejar el efecto contable expresamente reversado, consulta con tu contador y registra el ajuste que corresponda.
5. Corregir una factura que ya fue pagada 💰
Si la factura tiene pagos (parciales o totales), el sistema no permite editarla directamente. Tienes dos alternativas:
📌 Opción A. Devolver la factura a estado pendiente y editarla (recomendada)
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Ingresa a Contabilidad > Ver Movimientos y ubica el egreso (pago) asociado a la factura de compra. Se identifica porque su tipo es CE - Comprobante de Egreso y en el concepto o detalle referencia la factura.
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Selecciona el egreso y haz clic en Editar Documento, marca la casilla ¿Anulado? y haz clic en Actualizar Documento.
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Verifica en Facturas de Compra > Facturas de Compra que el saldo de la factura se actualizó. Si anulaste todos los pagos, debe quedar en estado Pendiente pago.
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Edita la factura con los valores correctos y haz clic en Actualizar y contabilizar.
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Registra nuevamente el pago desde Facturas de Compra > Crear Egreso.
Si deseas más detalle sobre cómo anular un egreso, consulta la guía ¿Cómo anular un recibo de caja y/o un egreso?
Importante: Al anular el egreso, el sistema devuelve el valor pagado al saldo de la factura. Confirma que el saldo se actualizó (si anulaste todos los pagos, la factura debe quedar en Pendiente pago) antes de intentar editarla.
📌 Opción B. Registrar solo el ajuste contable
Si no necesitas cambiar el saldo ni el estado de pago de la factura, sino únicamente reflejar el ajuste en la contabilidad, puedes crear un Comprobante de Contabilidad:
-
Ingresa a Contabilidad > Ver Movimientos.
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Haz clic en Crear Doc. Contable.
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En Tipo Documento, selecciona CC - Comprobante de Contabilidad.
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Registra las cuentas, terceros y valores del ajuste (gasto, IVA, retención o proveedor, según corresponda).
-
En Observaciones, escribe el número de la factura de compra y el motivo del ajuste.
-
Haz clic en Grabar Documento.
Importante: Este comprobante es un registro contable independiente: no queda vinculado a la factura de compra, no modifica su saldo y no cambia su estado de pago. Úsalo únicamente cuando el objetivo sea el ajuste contable.
Para conocer el paso a paso de la creación de documentos contables, consulta la guía ¿Cómo crear un documento contable?
6. ¿Qué tipo de documento usar en Contabilidad? 🧾
Si vas a registrar un ajuste manual desde Contabilidad, esta es la referencia de los tipos de documento:
| Tipo de documento | ¿Sirve para una factura de compra? | Observación |
|---|---|---|
| CC - Comprobante de Contabilidad | Sí | Es la opción recomendada para ajustes contables manuales. Permite registrar débitos y créditos libremente. |
| NB - Notas Bancarias | Solo si el ajuste es bancario | Úsalo cuando el movimiento esté relacionado con una operación del banco. |
| CE - Comprobante de Egreso | No | Se usa para registrar pagos, y el pago de una factura de compra debe crearse desde Facturas de Compra con el botón Crear Egreso. |
| CI - Comprobante de Ingreso | No | Se usa para registrar recibos de dinero, no para ajustar una factura de compra. |
| GC - Gastos Causados | No | Este tipo lo genera automáticamente el módulo de Facturas de Compra. Si se crea manualmente desde Contabilidad, el documento queda suelto y no aparece en el listado de Facturas de Compra. |
| 1 - Nota débito y 2 - Nota crédito | No | Están destinadas a facturas de venta electrónicas. Al seleccionarlas, el sistema redirige al módulo de notas de facturación, que no permite asociar una factura de compra. |
| NDS - Nota Ajuste Para Documento Soporte | No | Aplica únicamente a documentos soporte, no a facturas de compra. |
Atención: No uses Nota débito ni Nota crédito desde Contabilidad para ajustar una factura de compra. El sistema te llevará al módulo de notas de facturación de venta, donde no es posible seleccionar ni asociar una factura de compra.
Atención: No crees documentos de tipo Gastos Causados manualmente desde Contabilidad. Ese tipo solo debe originarse desde el módulo de Facturas de Compra; de lo contrario, el registro no quedará disponible en el listado de facturas de compra.
7. ¿Y las Notas de Ajuste del módulo Facturas de Compra? 📌
En el módulo Facturas de Compra existe la pestaña Notas de Ajuste. Es importante tener claro su alcance:
-
Las Notas de Ajuste aplican únicamente a Documentos Soporte.
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No aplican a facturas de compra (gastos causados). No es posible seleccionar una factura de compra en ese formulario.
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Si el documento que necesitas ajustar es un Documento Soporte, sí debes usar la Nota de Ajuste.
Si el documento es un Documento Soporte, consulta la guía ¿Cómo crear una nota de ajuste?
8. Recomendaciones de uso ✅
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Registra siempre el motivo. En las observaciones del ajuste o de la anulación, escribe el número de la factura y la razón del cambio. Esto facilita la auditoría y la consulta posterior.
-
Verifica los pagos antes de anular. Una factura con pagos asociados requiere que primero anules el egreso, para evitar inconsistencias entre la factura y la contabilidad.
-
Confirma el periodo contable. Para guardar cambios en Contabilidad, la fecha del documento debe tener un periodo contable activo.
-
Revisa los totales. Después de cualquier ajuste, confirma que la factura y su documento contable queden cuadrados.
-
No elimines documentos. En nuby las facturas de compra no se eliminan: se anulan.
-
Adjunta los soportes. Si el ajuste tiene un soporte del proveedor (carta, correo o documento), guárdalo junto con la factura.
9. Resumen rápido 🚀
| Situación | Acción |
|---|---|
| Corregir valores antes de pagar | Editar la factura en Facturas de Compra > Facturas de Compra. |
| Dejar la factura sin efecto | Anularla desde Contabilidad > Ver Movimientos, marcando la casilla ¿Anulado?. |
| Corregir una factura ya pagada | Anular el egreso → editar la factura → registrar nuevamente el pago. |
| Solo ajuste contable | Crear un Comprobante de Contabilidad con referencia a la factura. |
| Ajustar un Documento Soporte | Usar Facturas de Compra > Notas de Ajuste. |
10. Preguntas frecuentes ❓
¿Puedo eliminar una factura de compra?
No. En nuby las facturas de compra no se eliminan. Si ya no debe estar vigente, se anula desde Contabilidad.
¿Por qué no veo el botón para guardar los cambios?
Porque la factura tiene un pago total o parcial, o porque está anulada. En esos casos el sistema muestra un aviso y oculta el botón de guardado.
¿Puedo editar una factura anulada?
No. Una factura anulada no se puede modificar. Si necesitas corregirla, un usuario con permisos puede reactivar el documento desde Contabilidad desmarcando ¿Anulado? y, si la factura no tiene pagos asociados, podrá editarla.
¿Puedo usar una Nota Crédito o Nota Débito de Contabilidad?
No. Esos tipos de documento están destinados a facturas de venta electrónicas. Al seleccionarlos, el sistema redirige al módulo de notas de facturación, que no permite asociar una factura de compra.
¿Anular la factura genera un asiento de reversión?
No. La anulación marca el documento como anulado y lo excluye de los reportes, pero no crea un movimiento contable contrario.
¿Anular el egreso devuelve el saldo a la factura?
Sí. Al anular el egreso (pago) desde Contabilidad, el sistema devuelve el valor pagado al saldo de la factura. Si se anulan todos los pagos, la factura vuelve a quedar pendiente de pago.
¿Dónde verifico si una factura está anulada?
En el listado Facturas de Compra > Facturas de Compra, en la columna Anulado. También puedes verlo en el documento contable, en la casilla ¿Anulado?.
¿El ajuste contable cambia el saldo de la factura?
No. Un Comprobante de Contabilidad es un registro independiente: no modifica el saldo ni el estado de pago de la factura de compra.
11. Solución de problemas 🔍
| Problema | Posible causa | Solución |
|---|---|---|
| No puedo guardar los cambios de la factura | La factura tiene un pago total o parcial, o está anulada. | Anula primero el egreso y verifica que la factura quede pendiente de pago; si está anulada, reactívala desde Contabilidad. |
| El sistema me redirige al crear una nota | Seleccionaste un tipo de documento Nota débito o Nota crédito. | Usa Comprobante de Contabilidad para ajustes manuales. Las notas débito/crédito son para facturas de venta. |
| No encuentro el documento contable en Contabilidad | El rango de consecutivos o el tipo de documento no coincide con el documento buscado. | Consulta el número de consecutivo en el detalle de la factura de compra, usa ese número en Consecutivo Inicial y Consecutivo Final y selecciona el tipo GC - Gastos Causados. |
| No puedo guardar el documento contable | No hay un periodo contable activo para la fecha del documento. | Solicita a Contabilidad que verifique y active el periodo correspondiente. |
| La factura sigue apareciendo como pagada | El egreso no quedó anulado correctamente. | Revisa el documento del egreso en Contabilidad > Ver Movimientos y confirma que la casilla ¿Anulado? esté marcada. |
| No veo las pestañas o los botones | No tienes permisos suficientes. | Solicita a tu administrador los permisos de visualización y edición en Facturas de Compra y Contabilidad. |
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