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¿Cómo crear una factura de venta?

Bienvenido al módulo de Facturas de Venta, diseñado para que pueda generar facturas de manera rápida y sencilla por servicios como avalúos, reparaciones, peritajes y otros servicios propios que no estén vinculados a un contrato de arrendamiento.

Con este módulo, usted podrá:
✅ Crear y personalizar facturas con los datos requeridos.
✅ Registrar pagos y mantener un control de cuáles están pendientes o cancelados.
✅ Consultar el historial de facturas emitidas, editarlas si es necesario y aplicar anticipos de clientes.

Tenga presente que si las facturas son electrónicas, no podrán ser editadas.

A continuación, le explicamos cómo generar una factura en simples pasos, con imágenes de referencia para facilitar el proceso.

Paso 1: Ingresar al Módulo de Facturas de Venta

  1. Diríjase al menú principal del sistema.

  2. Haga clic en el módulo Facturas de Venta.

  3. En esta sección encontrará:

    • Botón "Nueva Factura" (para crear documentos nuevos).

    • Filtros de búsqueda (para encontrar facturas por número, cliente o estado, etc).

    • Listado completo de facturas (con opciones para ver, editar o registrar pagos).

1.png

Paso 2: Crear una nueva factura

  1. Haga clic en Nueva Factura.

  2. Complete los campos obligatorios (*) y opcionales:

A. Datos Generales

2.png2.png

Campo Descripción Requerido Notas
Facturado a* Seleccione el cliente/tercero registrado en el módulo de Terceros. ✅ ObligatorioSí El cliente debe existir previamente en el sistema.
Vendedor Asigne el responsable comercial que gestionó la venta. ❌ OpcionalNo Si no se especifica, el campo permanecerá vacío.
Observaciones Ingrese información adicional relevante para la factura. ❌ OpcionalNo Ejemplo: "Factura por servicio de avalúo".
Registrar Pago Active esta opción si el pago se realiza al momento de facturar. Deberá completar: forma de pago, valor y referencia. ❌ OpcionalNo Al activarlo, el sistema mostrará los campos para registrar los detalles del pago. Haga clic en "+" para confirmar.
Fecha Establezca la fecha de emisión del documento. ✅ ObligatorioSí Puede seleccionarla manualmente con el calendario o usar la fecha actual por defecto.
Resolución DIAN Seleccione la resolución fiscal activa configurada en Herramientas > Configuración > Facturación > Resoluciones. ✅ ObligatorioSí Verifique que la resolución tenga consecutivos disponibles y esté vigente.
Días de vencimiento Defina el plazo para el pago (ej: 5 días). El sistema calculará automáticamente la fecha límite. ✅ ObligatorioSí Si no se especifica, tomará el valor predeterminado de la resolución.
Moneda Seleccione la moneda de la factura (COP u otra divisa). ✅ ObligatorioSí Para monedas extranjeras, debe completar el campo "Tasa de cambio".
Tasa de cambio Ingrese manualmente el valor de conversión cuando la factura no esté en COP. ❌✅ Condicional*Sí *Obligatorio solo para monedas extranjeras. El sistema no lo solicitará para COP.
Centro de Costos Asigne el centro de costo asociado a esta transacción. ❌✅ OpcionalSí Ejemplo: "Proyectos Especiales", "Mantenimiento", "Ventas Norte".
B. Detalles de la Factura

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CampoDescripciónRequeridoNotas
Cantidad Asigne la cantidad de productos a facturar ✅ ObligatorioSí Por defecto viene en 1, dicho valor se puede ajustar
Producto Seleccione el producto a facturar ✅ ObligatorioSí Ejemplo: "Avalúo", "Reparación". El producto seleccionado, traerá los impuestos que vengan asociados desde su creación. (si no existe, créelo en Contratos > Conceptos).
Descripción  Diligencie la descripción del producto ❌ OpcionalNo Si no se diligencia, el campo permanecerá vacío.
Valor Unitario  Diligencie el valor correspondiente a la factura ✅ ObligatorioSí Ejemplo: $258.000
Descuento Diligencie el valor de descuento a la factura, si aplica ❌ OpcionalNo Si la factura no tiene descuentos, no se diligencia.
Agregar Haciendo clic en este botón, agregará el detalle a la factura ✅ ObligatorioSí Si no se da clic en este botón, la factura no podrá ser creada puesto que no encontrará detalles a la misma.

Paso 3: Revisar y Guardar

  1. Verifique:

    • Subtotal, impuestos (IVA, retenciones) y total general.

  2. Elija una opción:

    • "Grabar Factura y Enviar a la DIANDIAN": HagaPara clicfacturas definitivas (envía automáticamente).

    • "Grabar Factura en esteBorrador": Para revisión previa (no se envía a la DIAN).

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Notas Importantes sobre la Facturación

1. Configuración del Botón de Grabado

  • Si su empresa NO tiene facturación electrónica habilitada:

    • El botón cuandose verifiquellamará que"Grabar" la(sin informaciónmención esa correctaDIAN yo losenvío).

      valores
      • e
    • impuestos

      Solo son correctos. ❌ Opcional Si da clic en este botón,almacenará la factura seráen enviadael sistema para su posterior impresión o gestión manual.

  • Si su empresa SÍ tiene facturación electrónica activa:

    • El botón mostrará "Grabar Factura y Enviar a la DIAN".

    • Al usarlo, el sistema enviará automáticamente el XML/PDF a la DIAN y posterioral cliente (según configuración).

2. Comportamiento de las Facturas

  • Facturas electrónicas enviadas:

    • Bloqueadas para edición/eliminación (requieren anulación si hay errores).

    • Se marcan con estado "Enviada a DIAN".

  • Facturas no electrónicas (grabadas):

    • Permiten modificaciones posteriores.

    • Deben enviarse manual por correo al cliente.

Grabar¡Felicitaciones! FacturaAhora Enestá Borradorlisto Hagapara clicgenerar facturas de venta de manera eficiente en esteel botónsistema.

para

Recuerde verificarestos lapuntos facturaclave:

✔ Verifique siempre los datos del cliente, valores e impuestos antes de sergrabar.
✔ enviadaUtilice a"Borrador" lapara DIANvalidar ❌información Opcional Si da clic en este botón, podrá visualizar la facturaimportante antes del envío final.
✔ Las facturas electrónicas no pueden modificarse después de sersu enviadaenvío a la DIAN.

Siguientes pasos recomendados:

  1. Nota 1:Consultar En el checkhistorial de Registrarfacturas Pagopara severificar activaestados la opción SÍ cuando se quiere crear la factura en estado pagada e ingresar el pago.(pagadas/pendientes).

  2. Nota 2:Explorar cuandolos elmanuales tercerode:

    seleccionado
      tiene

    • Registro de pagos

    • Gestión de anticipos pendientes por aplicar, estos se mostrarán debajo del campo registrar pago.

    • image.pngCorrección de facturas (para casos especiales).

¿Necesita ayuda adicional?

Nuestro equipo de soporte está disponible para asistirle:
📧 soporte@interservicios.co
📞 (604) 444-7417 Opción 2

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