¿Cómo auditar, descargar y realizar consultas históricas con el sistema multiproveedor en nuby?

Una de las mayores innovaciones de nuby es su capacidad de gestionar **múltiples proveedores tecnológicos de documentos electrónicos** de manera simultánea bajo un esquema de coexistencia transparente para el usuario final.

Si tu inmobiliaria operaba anteriormente con Noova y decide activar hoy la conexión directa con la DIAN usando el Software Propio, no perderás acceso a tus documentos históricos. nuby almacena de manera inteligente en cada factura, nómina o documento soporte el código del proveedor que la procesó inicialmente (noova o software_propio).

🔹 ¿Qué sucede cuando realizas una consulta del pasado?

• Resolución Automática → Al hacer clic en descargar un XML o PDF de una factura emitida en el año 2025, nuby detectará que fue emitida bajo Noova y utilizará de forma transparente el conector de Noova para descargar el archivo.

• Nuevas Emisiones → Al emitir una factura el día de hoy, el sistema detectará que tu proveedor activo es Software Propio y utilizará el canal de conexión directa con la DIAN para firmar y transmitir el documento.

El usuario final no requiere aprender a diferenciar entre conectores ni cambiar de credenciales manualmente. nuby resuelve el ruteo de forma interna en milisegundos.

nuby cuenta con un panel avanzado de Auditoría de Transmisiones Electrónicas diseñado para que tu equipo contable y de revisoría fiscal pueda monitorear de forma exhaustiva el historial de comunicaciones con los servidores del estado.

🔹 ¿Qué información registra el sistema de auditoría?

Por cada intento de envío, consulta de estado o descarga de documentos, nuby almacena una traza de auditoría inmutable que detalla:

• Proveedor → Indica si la operación fue atendida por Noova o por Software Propio de manera directa.
• Familia Documental → Identifica si se trató de una Factura, Nota Crédito/Débito, Documento Soporte o Nómina Electrónica.
• ID de Documento Local → El identificador único con el que se registra la transacción dentro de nuby.
• Operación Ejecutada → Registra la acción solicitada (send para envío, status para consultar el estado en la DIAN, download para descarga de archivos).
• Estado y Resultado → Clasifica la respuesta técnica de manera normalizada: **Aceptada (accepted)**, **Rechazada (rejected)**, **Pendiente (pending)** o **Error de conexión (error)**.
• Mensaje de Error Consolidado → En caso de rechazo, muestra el código normativo de la DIAN y su explicación en español (ej: "Error FAB01: El CUFE de la nota no coincide con la factura de origen").
• Carga Útil (Payload) e Historial SOAP → Para casos de soporte avanzado, almacena el contenido técnico del mensaje (request) y la respuesta (response) XML cruda firmada por la DIAN, permitiendo reconstruir exactamente qué ocurrió ante disputas o fallas del servidor.

Recomendación de uso: Si una factura queda rechazada de forma recurrente y el mensaje visual de la pantalla principal no es suficiente, dirígete al historial de transmisiones y consulta la pestaña de 'Mensaje de Error Consolidado' para ver el reporte técnico exacto enviado por el validador de la DIAN.

Los artefactos oficiales son las pruebas legales y tributarias que avalan tus operaciones comerciales ante entes reguladores e inspectores de impuestos. En Colombia, el único documento con valor probatorio legal absoluto es el archivo XML firmado digitalmente por la DIAN.

📌 1. El Archivo XML (Soporte Fiscal Principal)

El XML contiene la estructura de datos codificada, el material criptográfico de tu firma digital XAdES-EPES y el sello electrónico de recepción emitido por la DIAN. Para descargarlo:

1. Ve al listado del módulo correspondiente (Facturas de Venta, Documento Soporte o Nómina Electrónica).
2. Busca el documento aprobado y haz clic en el botón **XML**.
3. nuby descargará automáticamente el archivo oficial a tu ordenador.

📌 2. La Representación Gráfica (PDF)

El PDF es la traducción visual del archivo XML diseñada para facilitar la lectura de las personas. Incorpora los datos de tu inmobiliaria, los conceptos, tarifas de IVA, el código de barras y el código QR oficial. Para descargarlo:

1. Haz clic sobre el icono de **PDF** o el botón **Imprimir** en la fila del documento aprobado.
2. El sistema abrirá en una nueva pestaña el PDF generado. Puedes guardarlo, imprimirlo o reenviarlo.

Entrega Integrada: Cuando un documento es aprobado por la DIAN, nuby genera de forma automática un archivo comprimido en formato ZIP (el cual contiene el XML legal y la representación gráfica en PDF) y lo despacha de forma directa al buzón de correo registrado de tu inquilino, contratista o empleado, cumpliendo de forma transparente con los requisitos de entrega exigidos por el gobierno.

Para garantizar la transparencia contable, es importante comprender que la información que se muestra en tus paneles de auditoría en nuby proviene de dos fuentes autoritativas:

• Base de Datos Local de nuby → Registra los datos del documento comercial creados en tu ERP (consecutivo, fecha interna, identificación de los terceros, conceptos de cobro, cuentas PUC e IVA aplicados).
• Servidores de la DIAN → Proveen los datos de validación técnica oficiales tras procesar el envío (estado de validación, CUFE/CUNE definitivo generado, fecha y hora oficial de recepción fiscal y firma electrónica gubernamental de aprobación).

Cada vez que presionas el botón de Consultar Estado o que el servicio automático en segundo plano (cron job) actualiza un registro, el ERP cruza la información local con la respuesta oficial de la DIAN, asegurando que tus reportes locales reflejen con precisión milimétrica la realidad tributaria reportada ante el estado.

Aplica estas mejores prácticas administrativas y de control interno para estar preparado ante auditorías tributarias o requerimientos de información de la DIAN:

📊 1. Conciliación periódica de consecutivos

Al finalizar cada mes, tu departamento de contabilidad debe conciliar que la secuencia de consecutivos de facturas, notas de ajuste y documentos soporte registrados en nuby coincida exactamente con los consecutivos de los documentos reportados y aceptados en el portal de la DIAN. Cualquier salto de numeración o documento duplicado debe auditarse mediante la grilla de transmisiones de nuby.

🔄 2. Barrido de documentos en estado "Pendiente"

Antes de realizar el cierre contable del mes y liquidar el IVA e impuesto de industria y comercio (ICA), asegúrate de que ninguna factura o nota de ajuste de tu inmobiliaria se encuentre en estado **Pendiente**. Si existen registros en este estado, utiliza el botón de Consultar Estado para obligar al sistema a sincronizar la aprobación de la DIAN y asentar correctamente el movimiento contable en el período correspondiente.

🛠️ 3. Monitoreo de Errores de Conexión

Si la grilla de auditoría muestra de forma reiterada registros con resultado **Error**, esto suele indicar problemas de latencia o caídas en la plataforma de servicios web de la DIAN, o una desactualización en tu certificado digital de firma. Revisa la traza SOAP almacenada en el registro de la transmisión para descartar bloqueos de seguridad de tu firma digital o reportar la caída del servicio oficial al canal de soporte de nuby.

📂 4. Conservación de Soportes de Costos y Gastos

Para las facturas de compra y gastos a crédito que decidas deducir de tu impuesto de renta, utiliza de forma rigurosa la radicación de **Eventos Electrónicos (Acuse y Recibo)**. Los auditores de la DIAN están facultados para rechazar cualquier deducción de costos basada en facturas a crédito que no cuenten con la transmisión formal de estos tres eventos mínimos aprobados en el sistema.