¿Cómo configurar la conexión directa con la DIAN (Software Propio) en nuby?

La modalidad de Software Propio es un mecanismo autorizado por la DIAN que permite a las empresas transmitir sus documentos electrónicos directamente a los servidores del estado, utilizando sus propias credenciales, sistemas de firma y software de facturación. En este caso, nuby actúa directamente como tu canal tecnológico oficial.

🔹 ¿Qué beneficios tiene para tu inmobiliaria?

• Ahorro económico directo → Al no depender de un intermediario tecnológico como Noova, dejas de pagar tarifas por documento emitido o recargas de folios.

• Operación centralizada y ágil → La firma, validación y transmisión se resuelven en tiempo real dentro de nuby, garantizando mayor velocidad de respuesta.

• Control total de las transmisiones → Podrás monitorear de forma detallada cada envío, aceptación o rechazo técnico directamente desde tu panel de control administrativo.

• Garantía de cumplimiento legal → El sistema genera de forma nativa los archivos XML bajo el estándar oficial de la DIAN (UBL v2.1 para facturación, v1.2 para documento soporte y v1.1 para nómina electrónica).

🔹 ¿Quién debe realizar esta configuración?

• Administrador del sistema → Es el encargado de ingresar las credenciales de software y configurar el ambiente operativo.

• Representante Legal o Contador → Suministran la firma digital corporativa (archivo de certificado) y los identificadores de software provistos por la DIAN.

Para lograr una conexión exitosa con la DIAN desde nuby, es indispensable que reúnas previamente el siguiente material técnico y criptográfico:

📌 Requisito 1. Registro como Facturador Electrónico

Tu empresa debe estar registrada en el portal de la DIAN (plataforma Muisca) como facturador electrónico y tener aprobada la modalidad de "Software Propio".

📌 Requisito 2. Certificado Digital de Firma Electrónica (.p12)

Debes disponer del archivo de tu firma digital corporativa. Éste debe cumplir con lo siguiente:

• Estar en formato PKCS#12 (archivo con extensión .p12 o .pfx).
• Contar con su respectiva contraseña de importación.
• Estar vigente y emitido por una entidad de certificación digital autorizada en Colombia (como Andes, GSE, Certicámara, etc.).

📌 Requisito 3. Credenciales de Software Directas de la DIAN

Al registrar el software en el portal oficial de la DIAN, el sistema del estado te proporcionará tres identificadores únicos que debes copiar y tener a la mano:

• Software ID → Un código alfanumérico largo (UUID) que identifica a nuby como tu software emisor.
• Software PIN → Un PIN numérico asignado por la DIAN.
• Test Set ID (Identificador de Set de Pruebas) → Requerido únicamente si vas a realizar el proceso de habilitación inicial ante la DIAN.

📌 Requisito 4. Credenciales de Acceso a Servicios Web (WS-Security)

El portal de la DIAN te suministrará un Usuario de Servicios Web y una Contraseña de Servicios Web necesarios para que nuby pueda autenticarse de forma segura con los servidores de transmisión fiscal.

📌 Requisito 5. Política de Firma XAdES de la DIAN

El documento de anexo técnico de la DIAN define un ID de Política (Policy ID) y un Digest en Base64 específicos para la firma digital XAdES-EPES. Asegúrate de tener estos valores vigentes (estos datos suelen ser estándar y tu contador o el equipo de soporte de nuby te los pueden suministrar de forma inmediata).

Sigue estos sencillos pasos para dirigirte a la zona de administración del módulo dentro de nuby:

1. Inicia sesión en nuby con un usuario que cuente con privilegios de administrador del sistema.
2. Dirígete al menú lateral o menú de navegación principal en la esquina superior derecha y haz clic en la sección de Configuraciones.
3. Dentro de las opciones de configuración, ubica y haz clic sobre el módulo de Documentos Electrónicos.
4. En la pantalla de inicio del módulo, verás las tarjetas con los proveedores integrados en tu ERP. Haz clic sobre el botón Configurar dentro de la tarjeta llamada "Software Propio (nuby)".

¿No ves la opción de "Documentos Electrónicos"? Asegúrate de que tu rol de usuario tenga asignados los permisos de lectura y escritura para el submódulo moderno de integración bajo la carpeta app/Integraciones/DocumentosElectronicos.

Una vez dentro del formulario de configuración de Software Propio (nuby), completa cada una de las secciones en el orden visual sugerido:

🌐 Paso 1. Completar la sección "Ambiente y Autenticación WS"

Esta primera sección establece el canal de comunicación y cómo se identificará nuby ante la DIAN:

• ¿Habilitar Software Propio? → Mantén este interruptor (switch) apagado mientras ingresas los datos. Una vez guardes y verifiques que todo está correcto, podrás encenderlo para activarlo como el proveedor principal de emisiones del ERP.
• Ambiente DIAN → Selecciona la opción según el estado actual de tu empresa:
  • Habilitación → Selecciónalo si estás realizando las pruebas obligatorias de set de pruebas requeridas por la DIAN antes de salir a producción.
  • Producción → Selecciónalo únicamente si tu empresa ya tiene el set de pruebas aprobado y estás listo para emitir documentos con validez fiscal real.
• Usuario WS-Security → Digita el código de usuario de servicios web provisto por la DIAN.
• Contraseña WS-Security → Escribe la contraseña de servicios web suministrada por el portal de la DIAN.

🔑 Paso 2. Configurar la "Firma y Política XAdES" (Material Criptográfico)

Esta sección es crucial para que el sistema pueda firmar digitalmente cada factura o documento de manera automática:

• Subir Certificado (.p12) → Haz clic en el botón de examinar y selecciona el archivo de tu firma digital corporativa (extensión .p12 o .pfx).
• Contraseña del Certificado → Digita exactamente la clave del certificado. Al guardar la configuración, nuby extraerá de forma segura las llaves privada y pública y las guardará enmascaradas en el sistema para que no tengas que ingresarlas de nuevo.
• Policy ID XAdES → Ingresa el identificador alfanumérico de la política oficial de firma digital de la DIAN.
• Digest Base64 de la política → Pega el código de resumen en Base64 correspondiente a la política de firma.
• Certificado Actual, Llave Privada PEM y Certificado PEM → Son campos informativos de solo lectura. Te indicarán qué archivo está activo en el ERP y si el sistema logró extraer las llaves criptográficas correctamente.

Importante: El sistema nunca expondrá el contenido de tu llave privada ni tus contraseñas en los registros de auditoría (logs) ni en la pantalla principal para proteger la integridad y seguridad de tu firma digital.

🆔 Paso 3. Identificar el Software ante la DIAN

En este bloque ingresarás la identidad digital de tu aplicación:

• Software ID → Copia y pega el código identificador largo provisto en el portal DIAN al registrar el software.
• Software PIN / Hash → Ingresa la contraseña o PIN de software asociado a ese identificador.
• Test Set ID → Si seleccionaste el ambiente de Habilitación, es obligatorio que pegues aquí el código del set de pruebas generado por la DIAN para que nuby envíe los documentos de test de manera automática a la cola correspondiente. Si estás en ambiente de Producción, puedes dejar este campo vacío.

💾 Paso 4. Guardar y Activar

1. Una vez completados todos los campos de forma rigurosa, activa el interruptor ¿Habilitar Software Propio?.
2. Haz clic en el botón de color azul Guardar Configuración.
3. Si los datos son válidos, el sistema mostrará un mensaje de éxito: "Configuración guardada correctamente". El ERP nuby desactivará automáticamente a Noova (u otros proveedores) y establecerá a Software Propio como el emisor oficial de tu negocio de manera exclusiva para nuevas transacciones.

Sigue estas pautas para mantener el sistema operando de forma óptima y segura:

🚨 Seguridad de tus datos y firma digital

El certificado de firma electrónica equivale a la firma física y la huella digital de tu representante legal. Nunca compartas la contraseña de tu archivo .p12 con terceros y restringe el acceso al submódulo de Documentos Electrónicos únicamente a los usuarios con máxima confianza administrativa en tu inmobiliaria.

🔄 Compatibilidad histórica automática

No tienes que preocuparte por las facturas o nóminas emitidas en el pasado a través de Noova. Gracias al sistema de trazabilidad de nuby, el software recuerda de manera automática qué proveedor emitió cada documento. Si necesitas descargar el XML de una factura del año pasado, el sistema la consultará en Noova sin importar que hoy tengas activo el Software Propio. Los nuevos documentos emitidos a partir del día de hoy utilizarán la conexión directa.

🛠️ Manejo de errores de validación

Si al hacer clic en Guardar Configuración el sistema te muestra una alerta roja con un error, revisa detalladamente lo siguiente:

• Que la contraseña del certificado sea correcta (un error muy común es la omisión de mayúsculas o caracteres especiales).
• Que el archivo subido sea efectivamente de extensión .p12 o .pfx.
• Si estás activando el proveedor, recuerda que el certificado es obligatorio. No se te permitirá guardar en estado activo si no has cargado un archivo de firma válido primero.

Si experimentas dificultades técnicas en el proceso de habilitación, consulta los siguientes canales de ayuda:

• Manuales y Documentación Oficial → Consulta guías extendidas y normativas tributarias directamente en el portal oficial de documentación en docs.nuby.ai.
• Mesa de Ayuda de nuby → Si tienes dudas con los datos de las políticas de firma o el comportamiento de la extracción PEM, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte técnico a través del portal de PQRS del sistema o escribiendo al correo oficial de asistencia.
• Portal de la DIAN → Para restablecer contraseñas de WS-Security, generar nuevos Software ID o descargar sets de pruebas, ingresa directamente con el RUT de tu empresa a la sección de "Facturando Electrónicamente" en dian.gov.co.