¿Cómo configurar los parámetros operativos de documentos electrónicos en nuby?

A diferencia de las credenciales de conexión (como el Software ID o las llaves de firma digital), los parámetros operativos generales definen las políticas contables y reglas del negocio que nuby aplicará en el momento exacto de generar, aprobar y transmitir tus facturas y eventos.

Ajustar correctamente estas opciones te permitirá automatizar procesos, mitigar el riesgo de errores comunes ante la DIAN y adaptar el comportamiento del software a las directrices de tu equipo de contabilidad y auditoría interna.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Contador de la Inmobiliaria → Para alinear la transmisión del sistema con los rangos y cierres contables legales de la DIAN.

• Director de Operaciones / Administrativo → Para decidir qué nivel de flexibilidad operativa dar a los auxiliares que crean borradores o radican compras en el día a día.

• Auxiliares de Facturación → Para comprender por qué cambian las fechas de las facturas al transmitirse o cuándo se habilita la radicación de eventos.

Sigue esta ruta de navegación rápida para encontrar la pantalla de parámetros operativos:

1. Inicia sesión en nuby con un usuario que cuente con permisos de acceso a configuraciones de facturación.
2. Dirígete al menú de navegación principal y haz clic en la sección de Configuraciones.
3. Ingresa al submódulo de Documentos Electrónicos.
4. Una vez dentro de la pantalla del catálogo de proveedores, ubica la barra de navegación superior (pestañas) y haz clic sobre la pestaña llamada General.

Al ingresar a la pestaña General, el sistema te mostrará un panel consolidado con interruptores (switches) y opciones sencillas que gobiernan transversalmente todo el ERP.

La pestaña General en nuby agrupa tres configuraciones estratégicas. A continuación, te explicamos cómo funciona cada una de ellas y cuál es su impacto contable y fiscal:

📌 Configuración 1. Cambiar fecha de factura al enviar

• Nombre técnico interno → CHANGE_FECHA_FACT
• ¿Cómo funciona? → Si enciendes este interruptor, cuando un auxiliar de facturación transmita una factura electrónica a la DIAN, nuby **reemplazará automáticamente** la fecha de expedición original del borrador por la fecha y hora exacta del momento en que se ejecuta la transmisión.
• ¿Para qué sirve? (Impacto Fiscal) → La DIAN tiene reglas de validación de fechas sumamente estrictas y rechaza de inmediato cualquier XML que contenga una fecha con desfase (por ejemplo, si creaste un borrador hace 5 días y lo intentas transmitir hoy sin cambiar la fecha, el sistema de la DIAN arrojará un error de extemporaneidad). Al habilitar este parámetro, nuby garantiza que el XML siempre viaje con la fecha del día actual, evitando rechazos de transmisión y ahorrando reprocesos a tu equipo.

📌 Configuración 2. Permitir enviar facturas en borrador

• Nombre técnico interno → ENVIAR_DIAN_FACTURAS_EN_BORRADOR
• ¿Cómo funciona? → Define si los usuarios del sistema tienen autorización para transmitir directamente a la DIAN facturas de venta que todavía están guardadas en el estado temporal "Borrador" en nuby.
• ¿Para qué sirve? (Impacto Operativo) → Si mantienes esta opción **apagada**, nuby actuará como un filtro de seguridad: solo permitirá transmitir a la DIAN las facturas que hayan sido marcadas previamente como "Aprobadas" o "Confirmadas" por el supervisor. Si la **enciendes**, agilizas la facturación masiva al permitir que cualquier factura generada en lote se envíe inmediatamente, sin importar que aún no haya pasado por una aprobación previa manual.

Atención: Se recomienda mantener apagada la opción de "Enviar facturas en borrador" si tienes personal en entrenamiento o si tu proceso administrativo exige que un contador valide las cuentas y montos de los cánones de arriendo antes de que adquieran validez fiscal ante la DIAN.

📌 Configuración 3. Habilitar eventos electrónicos de facturas de compra

• Nombre técnico interno → FACT_COM_ALLOW_EVENTOS_ELECTRONICOS
• ¿Cómo funciona? → Al activar esta opción, habilitas en el ERP el módulo de "Acuse de Recibo y Eventos DIAN" para las facturas de compra o cuentas de gastos que tus proveedores te emiten.
• ¿Para qué sirve? (Impacto en Costos y Deducciones) → De acuerdo con la normativa fiscal colombiana, para que una factura de compra a plazos (a crédito) pueda ser utilizada como soporte de costos, gastos o deducciones de impuestos, el adquirente (tu inmobiliaria) debe reportar obligatoriamente a la DIAN tres eventos mínimos en la plataforma RADIAN:
  1. Acuse de recibo de la factura electrónica.
  2. Recibo de las mercancías o prestación del servicio.
  3. Aceptación expresa (o permitir que ocurra la aceptación tácita) del documento.
  Activar este interruptor le da a tu departamento contable las herramientas para registrar estos eventos de forma interactiva y segura directamente desde los registros de compras radicados en nuby.

Una vez definas las directrices operativas con tu equipo contable, aplica los cambios siguiendo estos pasos:

1. En la pantalla General de Documentos Electrónicos, enciende o apaga los interruptores según tu necesidad administrativa.
2. Verifica que los cambios queden alineados con las políticas de tu empresa.
3. Haz clic en el botón de color azul Guardar Configuración General ubicado en la parte inferior del formulario.
4. El sistema actualizará instantáneamente el registro de parámetros generales DOC_ELECTRONICOS_GENERAL en la base de datos de nuby.
5. El sistema mostrará un mensaje emergente de confirmación: "Configuración general guardada exitosamente".

Sincronización en Espejo: El proceso de guardado de nuby es inteligente. Al guardar estas opciones, el sistema sincroniza automáticamente los antiguos parámetros globales del sistema (como ENABLE_FACT_ELECT o CHANGE_FECHA_FACT). Esto garantiza que no se rompa la lógica interna de los procesos legacy que aún consultan dichos nombres tradicionales en segundo plano.

📅 Manejo de cierres de mes

Si manejas la opción de "Cambiar fecha de factura al enviar" activada, ten en cuenta que si transmites el día 1 de agosto una factura que fue generada el 30 de julio, nuby actualizará la fecha del documento al 1 de agosto. Esto es excelente para evitar rechazos de la DIAN, pero ten presente que esa transacción quedará registrada contablemente en el mes de agosto y no en julio. Diseña tu cronograma de facturación de arriendos para transmitir todos los documentos antes de los cierres mensuales correspondientes.

📊 Cuentas de Gasto y Documento Soporte

La opción de **Eventos Electrónicos de Compra** solo aplica para facturas emitidas por proveedores obligados a facturar. Para contratistas independientes, plomeros, electricistas o propietarios del régimen simplificado que no emiten factura, recuerda que debes seguir utilizando el flujo de **Documento Soporte Electrónico en Adquisiciones** para legalizar el gasto.

🛠️ Auditoría de transacciones

Cada vez que se modifica un parámetro general en la pestaña, nuby registra la fecha, hora y el identificador del usuario que realizó el cambio en la bitácora del sistema, permitiendo tener un control de auditoría claro ante modificaciones de políticas fiscales.