¿Qué puede hacer el Administrador en nuby?

El Administrador es el rol con el nivel de acceso más amplio del sistema nuby. Tiene control total sobre todas las funciones del ERP, incluyendo la gestión de usuarios, roles, configuraciones del sistema, procesos contables y financieros, contratos, propiedades y mucho más.

Es el rol ideal para el superusuario de la empresa: la persona responsable de configurar, supervisar y mantener la plataforma en funcionamiento. Puede crear, editar, eliminar y consultar información en prácticamente todos los módulos disponibles.

Restricciones de este rol: Prácticamente ninguna. Las únicas limitaciones predeterminadas son lecturas puntuales sobre algunos informes financieros y de eventos electrónicos (por ejemplo, únicamente acceso al Informe de Iva y Comisiones por Cuadres de Caja, y permisos limitados en Formatos de Bancos).

Es el rol de mayor acceso del sistema, con control prácticamente total sobre todas las funciones del ERP.

La siguiente tabla muestra, para cada área del sistema, si este rol tiene acceso y qué tipo de operaciones puede realizar:

Los permisos del rol Administrador se gestionan desde la pantalla de Permisos por Rol. Allí puedes activar o desactivar cualquier combinación de los cinco permisos (Acceder, Ver, Crear, Editar, Eliminar) para cada página del sistema.

Ruta de acceso

Ingresa al menú principal y dirígete a Administración » Roles y Permisos. En el listado de roles selecciona Administrador y haz clic en Editar permisos.

Cómo filtrar y ajustar

1. Usa el campo de búsqueda por nombre del módulo para acotar la lista al área que vas a ajustar.
2. También puedes filtrar por nombre de la página —es el identificador técnico (por ejemplo crear_contrato.php) que aparece en la columna Página de las tablas detalladas de esta guía.
3. Activa o desactiva los checkboxes de los cinco permisos según el cambio deseado.
4. Guarda los cambios al finalizar.

Importante: los cambios que realices a los permisos del rol NO se propagan a los usuarios que ya existen con ese rol asignado. Solo se aplican automáticamente a los usuarios nuevos que se creen después. Para actualizar a un usuario actual, debes ajustar sus permisos individualmente desde Administración » Permisos por Usuario.

Permite configurar los parámetros de una propiedad que se publicará en los portales inmobiliarios, así como gestionar su estado de publicación (activar o desactivar) en dichos portales

Está enfocado en los formatos predefinidos utilizados para gestionar tareas relacionadas con contratos de arrendamiento, tales como facturas, egresos, recibos, entre otros. Son formatos internos que no se pueden personalizar ni crear desde este módulo

Contiene las plantillas predefinidas necesarias para los procesos contables internos. Estas plantillas son utilizadas para la generación de documentos contables, pero no son personalizables ni editables dentro del módulo

Gestiona las cuentas bancarias de la empresa, facilitando su registro, edición y organización. Además, permite vincular cada cuenta a una cuenta PUC para generar informes contables, conciliaciones bancarias y archivos planos que optimizan la automatización de pagos.

Administra las entidades financieras utilizadas en el sistema, permitiendo consultar el listado estándar, solicitar nuevas entidades y homologar bancos personalizados, asegurando la correcta integración y consistencia de la información bancaria para pagos, recaudos y procesos contables

Genera archivos planos con los formatos exigidos por bancos como Bancolombia, Davivienda y AV Villas, facilitando la automatización de pagos a propietarios, empleados y proveedores desde el sistema.

Gestión y generación de certificados tributarios para propietarios e inquilinos

Informes de Certificados Tributarios

Informes consolidados con los valores precalculados de los certificados tributarios

Gestiona los formatos predefinidos para la emisión de facturas, utilizados de manera interna en la administración de los documentos relacionados con compras y gastos

Gestiona los gastos generados por las operaciones de la inmobiliaria, desde reparaciones hasta pagos por servicios, facilitando el control financiero

Permite realizar ajustes en los documentos soporte, garantizando que los reflejen con precisión las transacciones de la empresa inmobiliaria cumpliendo con la legalización

Permite gestionar las bitácoras de terceros, registrando sus actividades y pendientes para un seguimiento detallado de prospectos y clientes dentro del sistema.

Gestiona y sigue leads, requerimientos y solicitudes de visita. Permite importar, visualizar, editar y hacer seguimiento detallado de cada interacción, optimizando la conversión de prospectos en clientes.

Requerimientos de Leads

Permite gestionar y hacer seguimiento a los requerimientos de los leads, ofreciendo herramientas para importar, visualizar, editar y actualizar los detalles, comentarios y el historial de cada uno.

Comentarios a Requerimientos de Leads

Facilita la gestión de comentarios asociados a los requerimientos de los leads, permitiendo agregar, editar y seguir las interacciones relacionadas con cada solicitud para un mejor seguimiento y colaboración entre los equipos.

Centraliza reportes clave sobre contratos, cartera de inquilinos y propietarios, facturación de compra y venta, proporcionando un análisis detallado del estado financiero y administrativo para una mejor toma de decisiones.

Informes de Facturas de Venta de Gestión Administrativa

Proporciona reportes sobre la facturación electrónica, incluyendo un historial completo de las facturas emitidas y las notas débito/crédito electrónicas, facilitando el seguimiento y la gestión contable.

Informe de Histórico de Facturación Electrónica

Informe que muestra un listado de todas las facturas electrónicas emitidas en un periodo, con detalles como estado, fechas, cliente y valores, acompañado de gráficos para visualizar el comportamiento de la facturación.

Informe de Histórico de Notas Débito/Crédito Electrónicas

Informe que detalla todas las notas débito y crédito electrónicas emitidas en el periodo seleccionado, incluyendo tipo, estado, cliente y valor total, con gráficos que permiten visualizar su comportamiento.

Informes de Contratos de Gestión Administrativa

Proporciona reportes detallados sobre la cartera de inquilinos y propietarios, facilitando el seguimiento de pagos, facturación y estados financieros para una gestión eficiente de los contratos.

Informe de Cartera de Inquilinos para Bancos

Informe que detalla las facturas pendientes de los inquilinos, con formato compatible para la importación masiva de pagos a bancos. Incluye información clave y calcula automáticamente fechas y montos de pago, considerando vencimientos e intereses configurados en los contratos.

Informe de Cartera de Inquilinos Tipo Dashboard

Informe que presenta un resumen de la cartera de inquilinos mediante gráficos y tablas, permitiendo identificar deudas, analizar el comportamiento de pagos y tomar decisiones informadas sobre la gestión de la cartera.

Informe de Cartera de Propietarios por Facturas

Informe que muestra las facturas emitidas a propietarios que aún no han sido pagadas ni gestionadas como egresos, facilitando el seguimiento de obligaciones pendientes y el control de pagos.

Informe de Cartera de Propietarios por Pendientes

Informe que muestra los montos pendientes por facturar a propietarios, permitiendo un seguimiento claro de valores aún no gestionados y facilitando la planificación y emisión oportuna de facturas.

Informes de Facturas de Compra de Gestión Administrativa

Ofrece reportes detallados sobre las facturas de compra, permitiendo analizar su estado, compararlas por periodos, revisar proveedores y conceptos, y hacer seguimiento a pagos y vencimientos.

Informe de Facturas de Compra a Crédito sin Eventos

Informe que detalla las facturas de compra a crédito sin eventos registrados, facilitando el seguimiento de aquellas que aún no han sido gestionadas en el sistema. Incluye datos clave para identificar rápidamente saldos y estados de pago.

Informe de Comparativo de Facturas de Compra por Periodo

Informe que compara facturas de compra y documentos de soporte por año, mes y día, permitiendo analizar la evolución de los gastos a lo largo del tiempo mediante gráficos interactivos y desgloses detallados por periodo.

Informe de Facturas de Compra no Vencidas pero Pendientes de Pago

Informe que consolida facturas de compra y documentos soporte aún no vencidos pero con saldo pendiente, permitiendo anticipar pagos próximos y gestionar de forma oportuna las obligaciones financieras.

Informe de Facturas de Compra Vencidas

Informe que presenta facturas de compra y documentos soporte vencidos y pendientes de pago, facilitando la identificación de obligaciones urgentes y ayudando a prevenir cargos por mora.

Informe de Facturas de Compra por Concepto

Informe que agrupa las facturas de compra y documentos soporte por concepto de gasto, mostrando totales, número de facturas y detalles asociados para facilitar el análisis y control de adquisiciones.

Informe de Facturas de Compra por Proveedor

Informe que consolida las facturas de compra y documentos soporte por proveedor, permitiendo visualizar totales facturados, número de documentos y detalles individuales para un mejor control de gastos por proveedor.

Informe de Histórico de Eventos de Facturas de Compra

Informe que detalla el historial de eventos asociados a cada factura de compra, facilitando el seguimiento del ciclo de vida de las facturas y el control de su gestión contable y de pagos.

Informe de Listado de Facturas de Compra

Informe que consolida facturas de compra y documentos soporte, mostrando detalles clave como proveedor, valores, impuestos y estado de pago, para facilitar el seguimiento y análisis de los gastos registrados.

Centraliza la gestión de ingresos, egresos y cartera, permitiendo administrar pagos, cobros, renovaciones de contratos, cuadre de caja y facturación. Reúne todas las herramientas clave para el control financiero operativo de la inmobiliaria.

Informes de Tesorería y Cartera

Agrupa los informes de tesorería y cartera, como la cartera de inquilinos pendiente de pago o los pagos pendientes a propietarios

Gestiona la nómina de los empleados de la inmobiliaria

Informes de Nómina

Agrupa los informes de nómina de los empleados como deducciones, provisiones y costos

Administra los clientes OAuth2 que permiten a aplicaciones externas autenticarse y consumir la API del sistema de forma segura. Permite crear, editar y eliminar integraciones, gestionar credenciales (Client ID y Client Secret) y definir los permisos de acceso (scopes) otorgados a cada cliente.

Sincroniza el sistema con portales inmobiliarios externos, facilitando la publicación y actualización de propiedades en diversas plataformas para aumentar la visibilidad de la oferta inmobiliaria

Permite personalizar los parámetros clave para la gestión de terceros, incluyendo opciones de bancos, tipos de documentos y tratamientos, asegurando una administración adaptada a las necesidades del negocio inmobiliario

Define y organiza las zonas geográficas donde se encuentran las propiedades disponibles para arrendar o vender, mejorando la gestión y la búsqueda de inmuebles por área

Facilita la integración con sistemas externos a través de APIs, permitiendo conectar tu sistema con otros servicios de gestión inmobiliaria o herramientas de análisis de datos

Centraliza la gestión de parámetros de correo electrónico y automatización de mensajes, permitiendo personalizar servidores SMTP y programar envíos automáticos para renovaciones, facturación, recordatorios de cumpleaños y estados de cuenta, optimizando las comunicaciones del negocio inmobiliario

Configuración de Comunicaciones de Contratos

Permite personalizar los correos de confirmación para renovaciones automáticas de contratos, incluyendo el asunto y la plantilla predeterminada, automatizando la comunicación con inquilinos y propietarios

Configuración de Comunicaciones de Facturación

Permite habilitar y personalizar los mensajes predeterminados para el envío automático de facturas, recibos de caja y egresos, mejorando la eficiencia y consistencia en las comunicaciones financieras con terceros

Configuración de Comunicaciones de Terceros

Permite habilitar y personalizar las plantillas de mensajes automáticos para felicitaciones de cumpleaños y el envío recurrente de estados de cuenta, optimizando la comunicación continua con terceros

Configuración de Comunicaciones de PQRS

Permite configurar el tercero predeterminado en mantener informado a, este es muy útil principalmente en las PQRS que se crean desde el portal web ya que ahí no se puede indicar ese parámetro

General

Permite adaptar el sistema a diferentes idiomas y regiones, lo que resulta esencial para una gestión inmobiliaria globalizada o con clientes de diversas localizaciones

Facilita la importación de datos desde sistemas externos, como registros de propiedades o información de terceros, agilizando la incorporación de información en el sistema

Secciones de Importación de Datos

Organiza y estructura el proceso de importación de datos en pasos secuenciales, facilitando la ejecución ordenada y eficiente de la carga de información en el sistema

General

Gestiona los parámetros técnicos y estructurales del sistema, asegurando su rendimiento y escalabilidad para una operación inmobiliaria fluida

Configuración de Registro de Logs

Facilita la configuración del registro de logs, definiendo cómo y dónde se almacenarán los registros de eventos del sistema, mejorando el monitoreo, la auditoría y el diagnóstico de problemas operativos

Configuración de Almacenamiento

Permite configurar y gestionar el cliente de almacenamiento persistente, con opciones como Google Cloud y almacenamiento local, y realizar migraciones de archivos para asegurar la continuidad de la información crítica

General

Facilita la integración con plataformas y servicios externos que complementan la gestión inmobiliaria, permitiendo una conexión fluida con herramientas adicionales que optimizan los procesos operativos y administrativos

Permite gestionar las plantillas utilizadas en documentos y comunicaciones, como correos electrónicos y contratos. Facilita la creación, edición y previsualización de plantillas, asegurando que las comunicaciones sean siempre consistentes y personalizadas según las necesidades del negocio inmobiliario

Este módulo permite administrar y configurar los parámetros clave para la gestión de propiedades, destacando la administración de sus características, lo que facilita la clasificación y el manejo eficiente de los inmuebles dentro del sistema

Permite gestionar los parámetros del script de integración web, facilitando la exhibición de propiedades y contenidos relacionados en el sitio web, lo que ayuda a promover las propiedades y aumentar la visibilidad de su negocio

Asistente de IA integrado en nuby que permite a los usuarios resolver dudas, acceder a guías y videos, crear tickets de soporte y sugerir mejoras usando lenguaje natural. Facilita la interacción con el sistema y, si es necesario, conecta con el equipo de soporte.