¿Qué puedo encontrar en el módulo de Configuraciones - Plantillas para Documentos y Comunicaciones?
El móduloMódulo de ConfiguracionesConfiguración -de Plantillas parade DocumentosArrendasoft y Comunicaciones(nuby) te permite gestionar las plantillas que se utilizaránusan en distintosdocumentos procesosy comunicaciones, facilitando la personalización de tumensajes inmobiliaria,de divididascorreos, enformatos dosde categorías:contratos, certificados tributarios, y más. Esta guía te ayudará a familiarizarte con la ventana principal del módulo y sus funciones clave: Plantillaslistado parade Documentosplantillas, previsualización y Plantillascreación/edición de nuevas plantillas.
Cuando accedes al Módulo de Plantillas, verás una ventana dividida en secciones clave:
- Listado de plantillas: Aquí se muestran todas las plantillas que han sido creadas o están disponibles para
Comunicaciones.editar.CadaEl listado incluye detalles como el identificados (ID), nombre, tipo de plantillatieneyconfiguracioneslaespecíficas,posibilidadestádedisponiblever o editar plantillas. - Botón de creación: En la parte superior derecha encontrarás el botón para Crear Plantilla. Al hacer clic en
diferentesél,módulos,iniciarás el proceso de creación, donde puedes definir parámetros como el tipo de plantilla, el nombre ycuentaelcondiseño. - Acciones rápidas: El listado de plantillas tiene un menú de acciones rápidas, desde donde puedes, al seleccionar una plantilla de la lista, editar o ver cada plantilla. Esto facilita el manejo sin necesidad de ingresar en detalles adicionales.
1. Listado de Plantillas
El listado de plantillas es la vista principal. Aquí puedes hacer uso de las herramientas de la tabla para encontrar y acceder a la plantilla que permitenrequieras. adaptarCada losplantilla textos a información personalizada según cada situación.
Plantillas para Documentos
Estas plantillas son utilizadas para generar documentos formales y son configuradas de acuerdo a las necesidades del proceso en que se utilizarán. Las principales plantillas para documentos son:muestra:
- ID: Corresponde al identificador numérico de la plantilla, el cual es único para cada registro. Al dar clic sobre el ID de un registro, podrás acceder rápidamente a su edición.
CertificadosNombreTributariosde la plantilla:EstasDescripciónplantillasbrevesequeusanteparaayudaemitiracertificadosidentificar su propósito.- Tipo de
ingresos, que son enviados a los propietarios de inmuebles. Contienen información tributaria relevante como ingresos percibidos y deducciones aplicables, generando automáticamente los datos necesarios desde el sistema. Formatos de Contratosplantilla:EstePodrás visualizar el tipo deplantillaplantilla,estáelpensadocual define en qué módulos podrá usarse y qué tokens (comodines) tendrá disponibles.- Selector: Podrás seleccionar un registro presionando el campo de la primera columna para
larealizarcreaciónposteriormente una dedocumentos contractuales, extrayendo información del sistema relacionada con los acuerdos firmados entrelaspartes.accionesPermitedisponiblescrear(comoversionesverpersonalizadaso editar la plantilla) ubicadas en la esquina superior derecha decontratoslaa partir de los datos de un tercero, inmuebles, y condiciones establecidas.
2. Previsualización de Plantillas para Comunicaciones
EstasSi plantillasdeseas sever utilizancómo paraluce una plantilla antes de usarla, puedes seleccionar la personalización de correos electrónicos que acompañan a los diferentes procesos de comunicaciónplantilla en la plataforma.lista Ay continuaciónhacer clic en el ícono de las acciones rápidas para previsualizarla. Esto te mostrará una vista previa de cómo se describen los tipos de plantillas disponibles:
Envío de Estado de Cuenta: Estas plantillas se utilizan para personalizar los correos que acompañan el estado de cuenta enviado a los terceros. En el mensaje se detalla la información financiera relevante, permitiendo incluir saludos o información adicional que haga más clara la situación de la cuenta.Felicitaciones de Cumpleaños: Estas plantillas son ideales para automatizar el envío de mensajes de cumpleaños a los terceros que tengan habilitada esta funcionalidad. La plantilla permite personalizar el saludo, generando una mayor cercanía y fidelización con los clientes.Envío de Recibos de Caja y Egresos: Se utilizan para acompañar la entrega de recibos de caja o egresos por correo electrónico. El mensaje adjunto permite personalizar el texto y proporcionar detalles sobre el documento, lo que facilita la comprensión del recibo por parte del destinatario.Envío de Facturación Masiva: Estas plantillas son utilizadas para el envío automático de facturas por correo electrónico. Permiten personalizar el cuerpo del mensaje y adjuntar la factura correspondiente. Están diseñadas para facilitar la distribución de facturación mensual u otros períodos, asegurando que cada cliente reciba su información de manera oportuna.Cartas de Renovación de Contratos: Estas plantillas están diseñadas para la generación y envío de confirmaciones de renovación automática de contratos. En este tipo de documento, se incluyen los detalles del contrato y las condiciones de la renovación, lo que facilita la comunicación automatizada con los clientes y propietarios sobre la continuidad de sus contratos.
Comodines y Personalización de Plantillas
Dependiendo del tipo de plantilla que selecciones, tendrás acceso a una serie de comodines. Los comodines funcionan como variables que se rellenan automáticamente con información específica, similar a la funcionalidad de combinación de correspondencia. Por ejemplo, puedes insertar un comodín para el nombre del destinatario, el número de contrato, el valor de la factura, entre otros, y el sistema se encargará de completar esa información al momento de generarverá el documento o el correo.
La configuraciónmensaje de cadacorreo plantillaelectrónico varíacuando segúnse suenvíe. tipoLa yprevisualización eles móduloútil para asegurarte de que todo esté correcto antes de utilizarla en tus comunicaciones.
3. Creación de Plantillas
Para crear una nueva plantilla, debes hacer clic en el quebotón será"Crear utilizada.Plantilla". Al crearhacer oesto, serás guiado a un proceso sencillo que se divide en tres pasos donde configurarás todos los parámetros de tu plantilla, seleccionarás la plantilla base, diseñarás tu plantilla y más, lo que veremos en detalle en la guía "".
4. Edición de plantillas existentes
Si necesitas modificar una plantilla, puedessimplemente elegirselecciona quéla datosplantilla incluiren mediantela comodineslista y haz clic en el ícono para editarla. Podrás ajustar el formatocontenido, diseño o parámetros de la plantilla. Una vez guardados los cambios, la plantilla actualizada estará disponible para su uso inmediato en el sistema.
Conclusión
El Módulo de Configuraciones de Plantillas en Arrendasoft (nuby) te ofrece una forma práctica de gestionar y personalizar los documentos y comunicaciones que seenvías adaptea tus clientes. Con opciones sencillas de búsqueda, previsualización y creación, puedes asegurarte de que tus plantillas sean siempre precisas y adaptadas a las necesidades del documento o mensaje.
Con este sistema, puedes gestionar de forma eficiente y automatizada la comunicación y la generación de documentos de tu empresa,inmobiliaria.
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