¿Cómo consultar el Informe de Certificados Tributarios de Propietarios en nuby? [BETA]

El Informe de Certificados Tributarios de Propietarios es un informe consolidado que reúne en una sola pantalla todos los valores tributarios de los propietarios de inmuebles registrados en nuby, para un año gravable específico.

El informe precalcula y almacena los datos, lo que permite consultarlos de forma rápida sin necesidad de recalcular cada vez que lo abres. Los valores se agrupan por cada combinación de contrato + inquilino, lo que significa que si un propietario tiene varios contratos o varios inquilinos, verá una fila por cada combinación.

🔹 ¿Qué información contiene?

El informe presenta más de 50 columnas de datos organizadas en las siguientes categorías:

• Datos de identificación → Contrato, propiedad, tipo de documento, número de documento y nombre del propietario e inquilino.

• Canon de arrendamiento → Total del canon recibido, IVA del canon, retenciones practicadas al canon (retención en la fuente, rete-IVA, rete-ICA).

• Comisión de administración → Valor total de la comisión, IVA de la comisión y retenciones practicadas a la comisión por el propietario a la inmobiliaria.

• Otros conceptos → Valores de otros conceptos liquidados al propietario, con sus respectivos IVA y retenciones.

• Totales → Total bruto del propietario y total neto recibido.

• Valores facturados → Canon facturado, comisión facturada, retenciones facturadas (disponibles como columnas ocultas que puedes activar).

• Saldos pendientes → Diferencia entre lo facturado y lo pagado para cada concepto (disponibles como columnas ocultas).

🔹 ¿Para quién es útil este informe?

• Contabilidad → Para verificar los valores tributarios consolidados antes de emitir los certificados individuales a cada propietario.

• Gerencia → Para tener una visión global de los ingresos, retenciones y comisiones de todos los propietarios en un período fiscal.

• Tesorería → Para identificar saldos pendientes entre lo facturado y lo efectivamente recaudado o pagado.

• Auditoría → Para cruzar información tributaria entre propietarios, contratos e inquilinos.

Si necesitas emitir el certificado individual de un propietario específico (para entregárselo como documento), consulta la guía ¿Cómo generar un Certificado Tributario para Propietarios en nuby?

Para que el informe muestre datos correctos, verifica lo siguiente:

📌 Requisito 1. Contratos con movimientos registrados

El informe toma sus datos de los movimientos contables de los contratos (recibos de caja, egresos, facturas de venta, notas débito y crédito). Si no existen movimientos registrados para el año gravable seleccionado, el informe aparecerá vacío.

📌 Requisito 2. Contratos correctamente configurados

Cada contrato debe tener asignados correctamente:

• Un propietario (tercero vinculado al contrato como propietario).

• Al menos un inquilino (tercero vinculado al contrato como inquilino).

• Una propiedad asociada al contrato principal.

📌 Requisito 3. Permisos de acceso

Necesitas permisos de visualización en el módulo de Informes de Certificados Tributarios para poder acceder al informe.

Tip: Si al intentar acceder al informe ves un mensaje de permisos insuficientes, solicita al usuario administrador de tu sistema que te otorgue los permisos necesarios en el módulo correspondiente.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Dirígete al módulo de Informes

1. En el menú principal (barra de navegación superior), haz clic en "Informes".

📌 Paso 3. Ubica la categoría "Informes Contables y Financieros"

Al ingresar al módulo de Informes, verás varias categorías de informes agrupadas por tipo:

• Informes Administrativos

• Informes Comerciales

• Informes Contables y Financieros ← Aquí está el informe que buscas

📄 Paso 4. Haz clic en "Certificado Tributario de Propietarios"

Dentro de la categoría "Informes Contables y Financieros", ubica y haz clic en el enlace "Certificado Tributario de Propietarios".

La primera vez que consultas el informe para un año gravable específico, o si el sistema no tiene datos precalculados para ese año, nuby realizará un cálculo automático.

⏳ ¿Qué sucede durante el cálculo?

1. Verás una pantalla de carga con un indicador de progreso giratorio y el mensaje: "Estamos calculando la información del certificado tributario para el año gravable [año]. Dependiendo de la cantidad de propietarios y contratos, este proceso puede tardar unos momentos."

2. El sistema procesa todos los propietarios que tienen contratos con movimientos en el período seleccionado (1 de enero al 31 de diciembre del año gravable).

3. Para cada propietario, calcula los valores de canon, comisiones, retenciones, IVA y otros conceptos, tanto recibidos como facturados.

4. Los resultados se almacenan para consultas futuras, por lo que las siguientes veces que abras el informe para el mismo año, los datos se mostrarán de inmediato.

Importante: No es necesario recargar la página durante el cálculo. El informe se mostrará automáticamente en cuanto el proceso termine.

Una vez que los datos están calculados, verás la pantalla principal del informe con los siguientes elementos:

⚙️ Parámetros del Informe

En la parte superior del informe encontrarás la sección de "Parámetros del Informe" con los siguientes controles:

Recomendación: Si has registrado nuevos recibos de caja, egresos o facturas después de la última vez que consultaste el informe para un año específico, utiliza el botón "Recalcular" para actualizar la información.

📋 La tabla de datos (grilla)

La información se presenta en una tabla interactiva con las siguientes funcionalidades:

🔹 Barra de herramientas

• Copiar → Copia los datos visibles de la tabla al portapapeles.

• CSV → Exporta los datos a un archivo CSV (valores separados por comas).

• Excel → Exporta los datos a un archivo Excel (.xlsx).

• PDF → Exporta los datos a un archivo PDF.

• Imprimir → Abre la ventana de impresión del navegador con los datos del informe.

• Visibilidad Columna → Permite mostrar u ocultar columnas individuales. Algunas columnas están ocultas por defecto (valores facturados y saldos pendientes) y puedes activarlas desde aquí.

• Mostrar/Ocultar Filtros → Activa o desactiva la fila de filtros debajo de los encabezados de columna.

• Limpiar Filtros → Elimina todos los filtros aplicados y muestra todos los registros.

🔹 Búsqueda global

El campo "Buscar" en la esquina superior derecha de la tabla permite buscar texto en cualquier columna visible. Escribe el nombre de un propietario, inquilino, número de contrato o cualquier dato para filtrar rápidamente los resultados.

🔹 Filtros por columna

Algunas columnas cuentan con filtros específicos:

• Contrato → Búsqueda inteligente por número de contrato.

• Propiedad → Selector desplegable con todas las propiedades disponibles.

• Propietario → Selector desplegable con búsqueda por documento o nombre.

• Inquilino → Selector desplegable con búsqueda por documento o nombre.

🔹 Ordenamiento

Haz clic en el encabezado de cualquier columna para ordenar los datos de forma ascendente o descendente. Por defecto, el informe se ordena alfabéticamente por nombre del propietario.

🔹 Totales (sumas)

Al final de la tabla, las columnas de valores monetarios muestran los totales acumulados (sumas) de todos los registros visibles.

El informe contiene más de 50 columnas organizadas en grupos temáticos. Algunas columnas están visibles por defecto y otras están ocultas (puedes activarlas con el botón "Visibilidad Columna").

📝 Columnas de identificación (siempre visibles)

💰 Canon de arrendamiento (visibles por defecto)

🏢 Comisión de administración (visibles por defecto)

📦 Otros conceptos (visibles por defecto)

📊 Totales (visibles por defecto)

📄 Valores facturados (ocultas por defecto)

Estas columnas muestran los valores que han sido efectivamente facturados (a través de facturas de venta, notas débito y notas crédito). Incluyen ajustes por notas débito y crédito.

• Canon Facturado → Valor del canon incluido en facturas emitidas.

• IVA Canon Facturado → IVA del canon en facturas emitidas.

• Comisión Facturada → Valor de la comisión en facturas emitidas.

• IVA Comisión Facturado → IVA de la comisión en facturas emitidas.

• Retenciones Canon Facturadas → Retenciones al canon en facturas emitidas.

• Retenciones Comisión Facturadas → Retenciones a la comisión en facturas emitidas.

• Otros Conceptos Facturado → Otros conceptos incluidos en facturas emitidas.

Para ver estas columnas, haz clic en el botón "Visibilidad Columna" en la barra de herramientas de la tabla y activa las columnas que desees consultar.

⏳ Saldos pendientes (ocultas por defecto)

Estas columnas muestran la diferencia entre lo facturado y lo pagado para cada concepto. Son útiles para identificar valores pendientes de cobro o pago.

• Saldo Pendiente Canon → Canon facturado menos canon pagado.

• Saldo Pendiente IVA Canon → IVA del canon pendiente.

• Saldo Pendiente Comisión → Comisión facturada menos comisión pagada.

• Saldo Pendiente IVA Comisión → IVA de la comisión pendiente.

• Saldo Pendiente Otros Conceptos → Otros conceptos pendientes.

Los valores del informe se calculan automáticamente a partir de los movimientos contables registrados en nuby durante el año gravable seleccionado. A continuación se detalla el origen de cada grupo de datos:

Importante: Si después de consultar el informe registras nuevos movimientos, recibos, egresos o facturas para el año gravable consultado, recuerda hacer clic en "Recalcular" para que el informe refleje los valores actualizados.

El botón "Recalcular" permite regenerar todos los datos del informe para el año gravable seleccionado. Esto es necesario cuando:

• Has registrado nuevos recibos de caja, egresos o facturas después de la última consulta del informe.

• Has anulado o modificado documentos contables del año gravable.

• Has registrado notas crédito o notas débito que ajustan valores facturados.

• Has corregido datos de contratos, propietarios o inquilinos que afectan la información mostrada.

📌 Pasos para recalcular

1. Selecciona el año gravable que deseas recalcular en el selector desplegable.

2. Haz clic en el botón "Recalcular" (icono de flechas giratorias).

3. Espera a que el sistema procese todos los propietarios y contratos.

4. El informe se actualizará automáticamente con los nuevos valores.

Atención: Al recalcular, el sistema elimina los datos previos del año seleccionado y los reemplaza con valores recién calculados. Este proceso es seguro y no afecta los movimientos originales (recibos, egresos, facturas), solo actualiza la tabla consolidada del informe.

El informe ofrece varias opciones de exportación desde la barra de herramientas:

Tip: Antes de exportar, asegúrate de haber activado todas las columnas que necesitas usando el botón "Visibilidad Columna". Solo se exportan las columnas visibles en el momento de la exportación.

¿Cuál es la diferencia entre este informe y la emisión individual de certificados?

Este informe muestra una vista consolidada de todos los propietarios en una tabla interactiva, ideal para análisis, revisión y cruce de información. La emisión individual de certificados (desde Terceros) genera un documento PDF por cada propietario, listo para entregar o enviar al propietario como comprobante formal.

¿El informe aparece vacío, qué debo hacer?

Posibles causas:

• No existen movimientos contables (recibos de caja, egresos, facturas) para el año gravable seleccionado.

• Los contratos no tienen correctamente asignado un propietario o inquilino.

• Seleccionaste un año gravable incorrecto. Verifica el selector de año.

¿Puedo consultar años gravables anteriores?

Sí. El selector de año gravable te permite consultar hasta 5 años hacia atrás desde el año actual. Al seleccionar un año anterior, si no hay datos precalculados, el sistema los calculará automáticamente.

¿Los valores del informe se actualizan automáticamente?

No. Los datos se calculan y almacenan la primera vez que consultas un año gravable. Si posteriormente realizas cambios en los movimientos (registrar nuevos recibos, egresos, etc.), debes usar el botón "Recalcular" para que el informe refleje los valores actualizados.

¿Qué significa que una columna esté "oculta por defecto"?

Algunas columnas como los valores facturados y saldos pendientes están ocultas para simplificar la vista inicial. Puedes activarlas en cualquier momento haciendo clic en el botón "Visibilidad Columna" y seleccionando las columnas que deseas ver.

¿Por qué hay un propietario con varias filas?

El informe muestra una fila por cada combinación de contrato + inquilino. Si un propietario tiene varios contratos o varios inquilinos en un mismo contrato, aparecerá en tantas filas como combinaciones existan. Esto permite un análisis detallado por contrato.

¿Puedo filtrar por un propietario o inquilino específico?

Sí. Usa los selectores desplegables de Propietario, Inquilino o Propiedad que aparecen en la fila de filtros de la tabla. También puedes usar el campo "Buscar" para una búsqueda rápida por nombre o documento.

Para consultar el Informe de Certificados Tributarios de Propietarios:

1. Ve a Informes en el menú principal.

2. Ubica la categoría "Informes Contables y Financieros".

3. Haz clic en "Certificado Tributario de Propietarios".

4. La primera vez, espera a que el sistema calcule los datos (pantalla de carga).

5. Selecciona el año gravable deseado con el selector desplegable.

6. Usa los filtros (propietario, inquilino, propiedad) para encontrar registros específicos.

7. Activa columnas ocultas si necesitas ver valores facturados o saldos pendientes.

8. Exporta los datos en Excel, CSV, PDF o imprime según lo necesites.

9. Si registraste nuevos movimientos, usa "Recalcular" para actualizar los datos.

🔹 Reglas clave: