¿Cómo generar un recibo de caja?

Esta opción le permite generar los comprobantes de ingreso a los inquilinos, cada vez que se efectúe un pago de canon de arrendamiento deberá efectuarse únicamente a través de este módulo de Tareas Comunes.

⚠️ Regla de Oro: Para poder hacerle un recibo de caja a un inquilino, su cuenta de cobro ya debe existir en el sistema (es decir, debe estar en estado "Facturada"). Si el sistema aún no ha generado la factura de ese mes, te creará la factura de forma automática. 

🚀 Paso a Paso: Creación del Recibo de Caja

Paso 1: Ingresar al Módulo

Desde el menú principal, dirígete a la sección de operaciones diarias.

1. Haz clic en Tareas Comunes.

2. Selecciona la opción Recibos de caja.

3. En la parte superior, haz clic en el botón verde "Crear Recibo".

Paso 2: Buscar al Inquilino

Ahora vamos a buscar al inquilino que realizará el pago.

1. Tercero: Escribe el nombre o la cédula del inquilino y selecciónalo de la lista.

2. Contrato: Selecciona el contrato.

3. Fechas: Selecciona desde cuándo y hasta cuándo quieres buscar los periodos pendientes por cobrar y que el inquilino va a pagar.

4. Haz clic en el botón azul Buscar.

Paso 3: Revisar lo que el inquilino va a pagar (Conceptos)

Al buscar, aparecerá una tabla con la lista de todo lo que el inquilino debe de pagar.

• Si el inquilino va a pagar todo lo que sale ahí: Déjalo tal como está (por defecto todo sale "Aprobado").

• Si NO va a pagar algún concepto hoy: En la columna de "Acciones" haz clic en el botón "Desaprobar" al lado de la línea que el inquilino no va a pagar. 

Paso 4: Personalizar el Comprobante (Opcional pero recomendado)

Antes de pagar, el sistema te ofrece varias opciones para que el recibo quede perfecto. Observa la sección debajo de los conceptos:

1. Fecha de Comprobante: Por defecto sale la fecha de hoy, pero puedes modificarla (siempre y cuando la factura ya haya sido emitida para esa nueva fecha).

2. Descripciones para el recibo: * Puedes escribir una nota general en el cuadro de texto grande.

   • O, si prefieres detallar cada cobro, haz clic en el ícono del lápiz pequeño (✏️) en la cabecera de la tabla de conceptos para "Editar todas las descripciones" ítem por ítem.

Paso 5: Agregar Novedades (Solo si es necesario)

Si necesitas descontarle algo de última hora (ej: Cobro de Servicios públicos) o sumarle una plata extra que no estaba en la factura original:

1. Haz clic en el botón "Agregar novedades al egreso".

2. En la ventanita que se abre, selecciona el contrato, el concepto, el valor y escribe una pequeña observación.

3. Haz clic en Agregar Concepto.

Paso 6: Definir la Forma de Pago

Ahora debes decirle al sistema a que cuenta moverá el dinero recibido del inquilino.

Este campo es indispensable para garantizar que la trazabilidad contable esté acorde a lo real de la empresa.

1. Ve a la sección "Agregar Forma de Pago".

2. Forma de pago: Selecciona la forma cómo el inquilino pagó el canon de arrendamiento (Ej: Transferencia Bancolombia, Cheque, Efectivo (Esta forma de pago mueve el cuadre de caja)).

3. Valor: Escribe el monto que el inquilino va a pagar.

4. Haz clic en el botón circular Agregar (+).

Paso 7: Guardar el Egreso

Una vez hayas revisado que todo cuadra perfectamente:

• Haz clic en el botón inferior llamado "Grabar Aprobados".

🎉 Resultado

¡Listo! El recibo de caja ha sido creado con éxito. El dinero habrá salido de tu contabilidad y la factura de ese inquilino habrá cambiado automáticamente a estado Pagada.