El Certificado Tributario para Propietarios es un documento que certifica los ingresos obtenidos y las retenciones practicadas sobre los arrendamientos administrados por tu inmobiliaria durante un año fiscal. Este documento es esencial para que los propietarios presenten su declaración de renta ante la DIAN, ya que contiene el detalle de todos los conceptos económicos relacionados con sus contratos de arrendamiento.

🔹 ¿Qué información contiene el certificado?

• Datos de la entidad (inmobiliaria) → Nombre, NIT, dirección, teléfono, correo electrónico, ciudad y departamento de la empresa que expide el certificado.

• Datos del propietario → Nombre completo, tipo y número de documento, teléfono, correo, ciudad y departamento.

• Datos del inquilino → Nombre completo, tipo y número de documento, teléfono, correo, ciudad y departamento del arrendatario asociado al contrato.

• Datos del inmueble y contrato → Código del inmueble, dirección, número consecutivo del contrato, valor del canon de arrendamiento y porcentaje/valor de la comisión.

• Año gravable → El año fiscal al que corresponde el certificado.

• Ingresos por canon de arrendamiento → Total del canon recaudado a través de los recibos de ingreso del inquilino.

• Retenciones practicadas por el inquilino al propietario → ReteFuente, ReteIVA y ReteICA sobre el canon de arrendamiento.

• Comisión de administración → Valor de la comisión cobrada por la inmobiliaria, incluyendo IVA de la comisión.

• Retenciones practicadas por el propietario a la inmobiliaria → ReteFuente, ReteIVA y ReteICA sobre la comisión de administración.

• Otros conceptos → Otros conceptos diferentes al canon y la comisión (por ejemplo, administración, servicios, etc.), con sus respectivas retenciones e IVA.

• Valor bruto y neto pagado al propietario → Resumen financiero total del período.

• Fecha de emisión y logo de la empresa → Identificación del momento y la entidad emisora del certificado.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Contabilidad y Tesorería → Para generar y entregar los certificados a los propietarios cuando lo soliciten.

• Administradores de inmobiliaria → Para cumplir con la obligación tributaria de expedir estos certificados a los propietarios de los inmuebles administrados.

• Propietarios → Para obtener el soporte documentario de sus ingresos y retenciones a efectos de su declaración de renta.

Referencia: Para una guía rápida paso a paso sobre cómo emitir el certificado, puedes consultar la documentación complementaria en docs.nuby.ai - ¿Cómo emitir un certificado tributario a un propietario?.

Antes de generar un certificado tributario para un propietario, verifica que se cumplan los siguientes requisitos:

📌 Requisito 1. El tercero debe estar registrado como Propietario

El tercero al que deseas generar el certificado debe estar registrado en el sistema con la clasificación de Propietario. Si el tercero no es propietario, la pestaña "Certificados de Ingresos" no aparecerá en su ficha de detalle.

📌 Requisito 2. Debe existir al menos una plantilla de certificado

Para generar el certificado, debe existir al menos una plantilla de tipo "Certificados Tributarios Propietarios e Inquilinos" configurada en el módulo de plantillas del sistema. El sistema incluye varias plantillas predefinidas:

Nota: También es posible crear plantillas personalizadas desde el módulo de administración de plantillas, utilizando los tokens disponibles para este tipo de certificado.

📌 Requisito 3. Existencia de movimientos contables en el período

El propietario debe tener movimientos de contratos procesados dentro del período seleccionado. Esto incluye:

• Recibos de ingreso de inquilinos → generados por el cobro del canon de arrendamiento.

• Egresos al propietario → pagos realizados al propietario por concepto de canon, comisión y otros conceptos.

• Facturas de propietario e inquilino → facturas electrónicas asociadas a los movimientos del contrato.

Si no hay movimientos procesados para el año seleccionado, el año no aparecerá en la lista desplegable de años disponibles.

📌 Requisito 4. Contratos correctamente configurados

Los contratos de arrendamiento deben tener correctamente configurados:

• El propietario asociado con su propiedad.

• El inquilino (arrendatario) asociado al contrato.

• El canon de arrendamiento con su respectivo valor.

• La comisión de administración con su porcentaje e IVA.

• Los productos correctamente configurados con su relación inmobiliaria (canon, comisión, u otros).

Importante: La relación inmobiliaria de los productos es clave para el cálculo correcto del certificado. Los productos con relación "canon" se suman al canon de arrendamiento, los con relación "comision" a la comisión de administración, y el resto se clasifica como "otros conceptos".

Sigue estos pasos para generar un certificado tributario para un propietario:

Paso 1: Acceder al módulo de Terceros

Ingresa al módulo de Terceros desde el menú principal del sistema. Puedes hacerlo de dos formas:

• Desde el menú Inicio, dando clic en el ícono de Tercero.

• Desde el menú superior, haciendo clic en Terceros.

Paso 2: Buscar y seleccionar el propietario

En la lista de terceros, filtra por la pestaña "Propietarios" para encontrar más rápidamente el tercero deseado. También puedes utilizar los filtros de búsqueda por nombre, documento u otros criterios.

Una vez ubicado el propietario, selecciónalo haciendo clic en el botón de radio al lado izquierdo de su registro, y luego haz clic en Ver Tercero.

Paso 3: Ir a la pestaña "Certificados de Ingresos"

En la ficha de detalle del propietario, verás varias pestañas: Contactos, Archivos, Estado de Cuenta, Certificados de Ingresos y Bitácoras.

Haz clic en la pestaña "Certificados de Ingresos".

Nota: Esta pestaña solo es visible si el tercero está clasificado como Propietario en el sistema.

Paso 4: Seleccionar el año a certificar

En la pestaña de Certificados de Ingresos verás un campo "Año a certificar" con una lista desplegable que contiene los años para los cuales existen movimientos de contratos del propietario. Selecciona el año deseado.

Paso 5: Hacer clic en el botón "Generar Certificado"

Haz clic en el botón con ícono de Generar Certificado (ícono de impresora/PDF) ubicado a la derecha del selector de año.

Paso 6: Seleccionar la plantilla

Se abrirá un diálogo titulado "Seleccionar Plantillas de Certificados de Ingresos". En la lista desplegable, selecciona la plantilla que deseas utilizar. Las opciones disponibles incluyen:

• Plantillas predefinidas del sistema (Vista Simplificada, Formato Tabular, Completa).

• Plantillas personalizadas creadas por tu inmobiliaria.

Paso 7: Visualizar y descargar el certificado

Al seleccionar la plantilla, el sistema genera automáticamente el certificado en formato PDF y lo muestra en una nueva ventana.

Nota: Si el propietario tiene varios contratos o varios inquilinos en el mismo año, el sistema genera una página por cada combinación de contrato e inquilino. Esto permite un desglose individual y claro de cada relación contractual.

Desde la vista previa del PDF puedes:

• Descargar el certificado para guardarlo en tu equipo.

• Imprimir directamente el documento.

El certificado tributario para propietarios está organizado en las siguientes secciones, según la plantilla utilizada:

📝 Encabezado

Contiene la información de la entidad emisora (inmobiliaria): nombre, NIT, dirección, ciudad, departamento y logo. También muestra el título del certificado y el año gravable.

📝 Datos del propietario y del inquilino

Identifica a las partes involucradas en el contrato: el propietario del inmueble y el inquilino arrendatario, con su información de contacto.

📝 Datos del inmueble y contrato

Indica el código del inmueble, su dirección y el número consecutivo del contrato de arrendamiento.

📝 Ingresos por Canon de Arrendamiento

Muestra el total del canon recaudado, calculado a partir de los recibos de ingreso del inquilino cuyos productos tienen relación inmobiliaria "canon".

📝 Retenciones practicadas al canon (Inquilino al Propietario)

Detalla las retenciones que el inquilino practicó al propietario sobre el canon de arrendamiento:

📝 Comisión de Administración

Muestra el valor de la comisión cobrada por la inmobiliaria y el IVA aplicado a la comisión, calculados a partir de los egresos del propietario cuyos productos tienen relación inmobiliaria "comision".

📝 Retenciones practicadas a la comisión (Propietario a Inmobiliaria)

Detalla las retenciones que el propietario practicó a la inmobiliaria sobre la comisión de administración: ReteFuente, ReteIVA y ReteICA sobre la comisión.

📝 Otros Conceptos

Incluye otros egresos asociados al propietario que no corresponden ni al canon ni a la comisión (por ejemplo: mantenimientos, servicios, seguros, etc.). Se muestra el valor total, IVA y retenciones asociadas, junto con los nombres de los conceptos.

📝 Resumen Financiero

Al final del certificado se presenta:

• Valor Bruto al Propietario (Canon) → Total del canon pagado al propietario a través de los egresos.

• Valor Neto Pagado al Propietario → Monto total pagado después de aplicar comisiones, retenciones y otros conceptos.

📝 Firma y fecha de emisión

Incluye la fecha de emisión del certificado y un espacio para la firma autorizada del representante legal de la inmobiliaria.

El sistema recopila y calcula automáticamente la información del certificado a partir de los movimientos financieros del contrato. A continuación se explica de dónde proviene cada dato:

📊 Estructura por contrato e inquilino

El sistema identifica todos los contratos donde el propietario tiene movimientos procesados durante el año seleccionado. Para cada contrato, determina los inquilinos asociados basándose en los períodos de facturación que coinciden con los del propietario. Si hay varios contratos o inquilinos, se genera una página independiente por cada combinación.

💰 Canon de arrendamiento (Recaudos del inquilino)

Se toman los recibos de ingreso del inquilino que están asociados al contrato, cuyo producto tiene relación inmobiliaria "canon". El sistema suma:

• Canon bruto → Suma de los valores de los recibos.

• ReteFuente → Suma de las retenciones en la fuente de los recibos.

• ReteIVA → Suma de las retenciones de IVA de los recibos.

• ReteICA → Suma de las retenciones de ICA de los recibos.

• IVA → Suma del IVA de los recibos.

💰 Comisión de administración (Egresos del propietario)

Se toman los egresos al propietario asociados al contrato, cuyo producto tiene relación inmobiliaria "comision". El sistema calcula:

• Valor de la comisión → Suma de los valores de los egresos de comisión.

• IVA de la comisión → Suma del IVA de los egresos de comisión.

• ReteFuente, ReteIVA, ReteICA → Retenciones practicadas por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión.

💰 Otros conceptos (Egresos del propietario - otros)

Se toman los egresos al propietario cuyo producto no tiene relación inmobiliaria "canon" ni "comision". Se calcula el valor, IVA y retenciones, y se incluyen los nombres de los productos como descripción de los conceptos.

💰 Valor neto pagado

Se calcula como la suma neta de todos los egresos al propietario del contrato en el período:

Valor Neto = Σ [(Valor + IVA - ReteFuente - ReteICA - ReteIVA) × signo]

Donde el signo depende del tipo de movimiento: positivo para sumas y negativo para descuentos/restas.

💰 Datos del contrato e inmueble

El sistema consulta la información del contrato para obtener:

• Código y dirección del inmueble asociado.

• Consecutivo del contrato.

• Valor del canon configurado en el contrato.

• Porcentaje y valor de la comisión configurada.

Nota: El sistema también maneja facturas electrónicas del inquilino y del propietario, incluyendo ajustes por notas débito y notas crédito. Cuando existe facturación electrónica en lugar de recibos, los valores se toman de las facturas y sus notas asociadas, respetando la misma clasificación por producto.

Importante: Los valores reflejados en el certificado dependen directamente de que los movimientos (recibos, egresos, facturas) estén correctamente asociados al contrato y al propietario/inquilino correspondiente. Documentos anulados o sin estado activo no se incluyen en el cálculo.

Al crear o modificar una plantilla de certificado tributario para propietarios, puedes utilizar los siguientes tokens que el sistema reemplaza automáticamente con la información correspondiente al generar el certificado.

🏢 Datos de la Entidad (Inmobiliaria)

👤 Datos del Propietario

🏠 Datos del Inquilino

🏗️ Datos del Inmueble y Contrato

📅 Fechas

💰 Recaudos e Ingresos

📝 Retenciones al Canon (Inquilino → Propietario)

📝 Retenciones a la Comisión (Propietario → Inmobiliaria)

📝 Valores Brutos, Otros Conceptos y Retenciones

Nota: Todos los tokens de valores monetarios tienen una variante _letras que muestra el valor en texto (por ejemplo, "Un millón doscientos mil pesos"). Esto es útil para certificados formales que requieren el valor tanto numérico como escrito.

Aunque ambos certificados son documentos tributarios, tienen diferencias significativas en cuanto a su alcance y fuente de datos:

Si encuentras algún inconveniente al generar los certificados tributarios para propietarios, revisa la siguiente tabla:

Si el problema persiste, contacta al equipo de soporte de nuby para revisar la configuración de los contratos y movimientos.

¿Puedo generar certificados para propietarios que tienen varios contratos?

Sí. El sistema automáticamente identifica todos los contratos donde el propietario tiene movimientos procesados en el año seleccionado. Se genera una página por cada combinación de contrato e inquilino, de forma que cada relación contractual queda documentada individualmente en el mismo PDF.

¿Qué pasa si un contrato tiene varios inquilinos?

Si en un mismo contrato hay varios inquilinos que generaron movimientos durante el período (por ejemplo, un cambio de inquilino durante el año), el sistema generará una página separada para cada inquilino, mostrando solo los valores correspondientes a los períodos donde coincidieron ese inquilino y ese propietario.

¿Qué diferencia hay entre las tres plantillas predefinidas?

• Vista Simplificada → Formato de texto corrido con listas, más conciso. Ideal para comunicación directa.

• Formato Tabular → Información organizada en tablas con encabezados, logo integrado en el cuerpo. Ideal para presentación formal con tablas.

• Completa (Predefinida) → Versión detallada con toda la información de contacto y datos adicionales. Ideal para certificados formales completos.

¿Puedo crear mi propia plantilla personalizada?

Sí. Desde el módulo de administración de plantillas puedes crear nuevas plantillas del tipo "Certificados Tributarios Propietarios e Inquilinos", utilizando los tokens listados en la Sección 6 de esta guía. El editor de plantillas permite personalizar el HTML y el diseño visual del certificado.

¿Qué hago si el certificado muestra valores en cero?

Esto puede ocurrir por alguna de las siguientes razones:

• No hay movimientos de contratos procesados para el propietario en el año seleccionado.

• Los productos de los recibos/egresos no tienen la relación inmobiliaria correcta (canon, comision).

• Los recibos o egresos están anulados (estado_id ≠ 0 para recibos, o estado anulado para facturas).

• Los movimientos del contrato no coinciden en período de facturación entre propietario e inquilino.

¿Las notas crédito y notas débito afectan los valores del certificado?

Sí. Cuando existen facturas electrónicas, el sistema calcula los valores incluyendo los ajustes por notas débito (que suman) y notas crédito (que restan). Esto aplica tanto para los valores del canon como para la comisión y sus retenciones.

¿El sistema diferencia entre recibos y facturas para los cálculos?

Sí. El sistema puede calcular los valores tanto desde recibos de ingreso/egreso como desde facturas electrónicas, dependiendo del flujo utilizado por la inmobiliaria. En ambos casos, la clasificación por producto (canon, comisión, otros) determina la distribución de los valores en el certificado.

¿Puedo generar certificados de años anteriores?

Sí, siempre que existan movimientos de contratos procesados para el propietario en el año que deseas certificar. La lista desplegable de años muestra todos los años con movimientos disponibles.

El Certificado de Retenciones para Proveedores es un documento tributario que certifica las retenciones que tu inmobiliaria practicó a un proveedor durante un año fiscal específico. Este documento es requerido por la normativa tributaria colombiana y los proveedores suelen solicitarlo para efectos de su declaración de renta y para deducir lo que les fue retenido.

🔹 ¿Qué información contiene el certificado?

• Datos del retenedor → Nombre, NIT, dirección, municipio, teléfono y correo de tu inmobiliaria (la empresa que practica la retención).

• Datos del retenido → Nombre, documento, dirección, municipio, teléfono y correo del proveedor al cual se le practicaron las retenciones.

• Año gravable → El año fiscal al que corresponden las retenciones certificadas.

• Total de compras sujetas a retención → El valor total de las operaciones sobre las cuales se practicaron retenciones.

• Detalle por concepto de retención → Para cada tipo de retención (Retención en la Fuente, ReteIVA, ReteICA), muestra el concepto, la base gravable y el valor retenido.

• Fecha de emisión → La fecha en la que se genera el certificado.

• Logo de la empresa → El logotipo de tu inmobiliaria.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Contabilidad y Tesorería → Para generar y entregar los certificados a los proveedores que lo soliciten.

• Administradores del sistema → Para configurar las plantillas de los certificados.

• Gerencia → Para cumplir con la obligación tributaria de expedir certificados de retención.

Importante: Según la normativa tributaria colombiana, los agentes de retención están obligados a expedir certificados de retención a los terceros a quienes se les haya practicado retención en la fuente, retención de IVA o retención de ICA durante el año gravable.

Antes de generar un certificado de retenciones para un proveedor, verifica que se cumplan los siguientes requisitos:

📌 Requisito 1. El tercero debe ser un Proveedor

La pestaña de Certificados de Retenciones Proveedores solo aparece en el detalle de un tercero que esté clasificado como Proveedor en el sistema. Si el tercero no tiene esta clasificación, no verás esta opción.

Si necesitas crear un tercero como proveedor o cambiar la clasificación de uno existente, consulta la guía ¿Cómo crear un tercero (Cliente, Proveedor o Empleado)?

📌 Requisito 2. Plantilla de certificado configurada

Debes tener al menos una plantilla de tipo "Certificados Tributarios Proveedores" configurada en el sistema. El sistema incluye una plantilla predefinida llamada "Plantilla Predefinida de Certificado Tributario para Proveedores", pero también puedes crear plantillas personalizadas.

Si deseas aprender a crear o personalizar plantillas, consulta la guía ¿Cómo crear una nueva plantilla en nuby?

📌 Requisito 3. Movimientos contables registrados

Para que el certificado tenga información, el proveedor debe tener movimientos contables registrados en el año que deseas certificar. Estos movimientos corresponden a documentos contables donde se hayan practicado retenciones al proveedor.

Los años disponibles en el selector se obtienen automáticamente de los documentos contables, facturas de compra y documentos soporte registrados a nombre del proveedor.

📌 Requisito 4. Retenciones configuradas en el sistema

Las retenciones deben estar correctamente configuradas en la sección de administración de impuestos del sistema, con sus respectivas cuentas contables y porcentajes. Los tres tipos de retención que se consideran son:

📌 Requisito 5. Cuentas de retención para Documento Soporte (opcional)

Adicionalmente, el sistema permite configurar cuentas contables específicas de Retención en la Fuente y ReteICA para los documentos soporte. Estas cuentas se configuran en Configuración de Contabilidad y permiten incluir en el certificado retenciones que no estén registradas en las tablas estándar de tipos de retención, pero que sí fueron practicadas a través de documentos soporte.

Los parámetros de configuración son:

• Cuenta de Retención para Documento Soporte → Cuenta contable de retención en la fuente aplicada en documentos soporte.

• Cuenta de ReteICA para Documento Soporte → Cuenta contable de ReteICA aplicada en documentos soporte.

Nota: Estas cuentas son complementarias a las retenciones estándar. Si una cuenta ya está incluida en las tablas de tipos de retención (ReteFuente, ReteIVA o ReteICA), no se duplicará en el certificado. El sistema se asegura de incluir solo los movimientos que no hayan sido considerados por las retenciones estándar.

Importante: Si las cuentas contables de las retenciones no están correctamente vinculadas en la configuración de impuestos y/o en la configuración de contabilidad para documentos soporte, el certificado podría no reflejar toda la información de retenciones practicadas.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Dirígete al módulo de Terceros

En el menú principal de nuby, haz clic en "Terceros".

📌 Paso 3. Filtra por Proveedores

En la pantalla de Terceros verás un panel lateral izquierdo con las diferentes clases de terceros. Haz clic en "Proveedores" para filtrar la lista y mostrar solo los terceros clasificados como proveedores.

Las clases de terceros disponibles en el panel lateral son:

• Inquilinos

• Propietarios

• Prospectos

• Contactos

• Proveedores ← Haz clic aquí

• Aliados

• Asesores

• Empleados

• Otros Terceros

• Todos

Tip: Si no encuentras el proveedor en la lista, puedes utilizar los filtros de la tabla (botón "Mostrar/Ocultar Filtros") o el campo de búsqueda para encontrarlo por nombre, documento o cualquier otro dato.

📄 Paso 4. Selecciona el proveedor

Localiza al proveedor para el cual deseas generar el certificado y selecciónalo haciendo clic en la casilla circular ubicada en la primera columna de su fila en la tabla.

La tabla de terceros muestra las siguientes columnas:

• Código → Identificador único del tercero en el sistema.

• Tipo Documento → CC, NIT, CE, etc.

• Documento → Número de identificación.

• Nombre Completo/Razón Social → Nombre de la persona o empresa.

• Email → Correo electrónico registrado.

• Dirección → Dirección del proveedor.

• Teléfono → Número de contacto.

• Tipo Tercero → Persona o Entidad.

• Clase Tercero → Proveedor, Proveedor Entidad, etc.

• Fecha Creación → Fecha en que se creó el registro.

• Creado Por → Usuario que registró al tercero.

👁️ Paso 5. Accede al detalle del proveedor

Con el proveedor seleccionado, haz clic en el ícono de "Ver Tercero" (representado por un ojo) en la barra de acciones superior de la tabla. Esto te llevará a la pantalla de detalle del proveedor.

En la parte superior de la pantalla de detalle verás un resumen con la información básica del proveedor:

• Nombre

• Fecha de Nacimiento

• Correo

• Localidad (País - Departamento - Municipio)

• Dirección

• Teléfono

Una vez dentro del detalle del proveedor, sigue estos pasos para generar el certificado de retenciones:

📋 Paso 1. Accede a la pestaña de Certificados de Retenciones

En la pantalla de detalle del proveedor verás varias pestañas. Haz clic en la pestaña "Certificados de Retenciones Proveedores".

Las pestañas disponibles en el detalle de un proveedor son:

• Contactos → Información de contacto del proveedor.

• Archivos → Documentos adjuntos del proveedor.

• Estado de Cuenta → Información financiera del proveedor.

• Certificados de Retenciones Proveedores ← Haz clic aquí.

• Bitácoras → Historial de cambios realizados al proveedor.

Nota: Si no ves la pestaña "Certificados de Retenciones Proveedores", verifica que el tercero esté clasificado como Proveedor. Esta pestaña solo aparece para terceros con clasificación de proveedor.

📅 Paso 2. Selecciona el año a certificar

Dentro de la pestaña verás un campo desplegable con la etiqueta "Año a certificar". Selecciona el año fiscal para el cual deseas generar el certificado de retenciones.

Los años disponibles corresponden a los años en los que existen documentos contables registrados a nombre de este proveedor en el sistema. Si un año no aparece en la lista, significa que no se encontraron movimientos contables para ese proveedor en ese período.

Atención: Es obligatorio seleccionar un año. Si intentas generar el certificado sin seleccionar un año, el sistema mostrará un mensaje indicando que debes seleccionar uno.

✅ Paso 3. Haz clic en el botón para generar el certificado

Junto al selector de año, verás un ícono azul con una marca de verificación (✓). Haz clic en este botón para iniciar la generación del certificado.

Al hacer clic, se abrirá un cuadro de diálogo con el título "Seleccionar Plantillas de Certificados de Retenciones".

📑 Paso 4. Selecciona la plantilla

En el cuadro de diálogo verás un campo desplegable con las plantillas disponibles. Selecciona la plantilla que deseas utilizar para generar el certificado.

Las plantillas disponibles son aquellas que han sido configuradas con el tipo "Certificados Tributarios Proveedores". Generalmente encontrarás:

• Plantilla Predefinida de Certificado Tributario para Proveedores → Es la plantilla que viene incluida en el sistema con un formato estándar.

• Plantillas personalizadas → Si tu empresa ha creado plantillas adicionales con un formato propio, también aparecerán en esta lista.

Sugerencia: La plantilla predefinida incluye un formato profesional con todos los datos del certificado. Si no tienes una plantilla personalizada, esta es la opción recomendada.

📄 Paso 5. Visualiza y descarga el certificado

Al seleccionar la plantilla, el sistema generará automáticamente el certificado en formato PDF y lo mostrará en una nueva ventana del navegador.

En el visor de PDF podrás:

• Visualizar el certificado → Revisar los datos incluidos en el documento.

• Navegar por las páginas → Si el certificado tiene más de una página.

• Descargar el certificado → Utilizando el botón de descarga del visor de PDF de tu navegador.

• Imprimir el certificado → Directamente desde el visor de PDF.

Nota: La apariencia de los botones del visor de PDF (descargar, imprimir, navegar páginas) puede variar según el navegador y el sistema operativo que utilices.

Es importante entender de dónde proviene la información que aparece en el certificado y cómo se calculan los valores, para poder verificar que todo esté correcto.

🏢 Datos de la empresa (Retenedor)

La información de tu inmobiliaria aparece automáticamente en el certificado y proviene de la configuración de la Entidad Principal del sistema:

• Nombre de la empresa → Nombre registrado en la configuración de la entidad.

• NIT → Número de Identificación Tributaria de la empresa.

• Dirección → Dirección registrada de la empresa.

• Municipio → Municipio donde está domiciliada la empresa.

• Teléfono → Teléfono principal de la empresa.

• Correo → Correo electrónico de la empresa.

• Logo → Logotipo de la empresa.

👤 Datos del proveedor (Retenido)

La información del proveedor proviene de la ficha del tercero registrado en el módulo de Terceros:

• Nombre completo / Razón social

• Documento de identificación (CC, NIT, CE, etc.)

• Dirección

• Municipio

• Teléfono

• Correo electrónico

💰 Valores de retenciones

Los valores de retenciones se calculan a partir de los documentos contables registrados en el sistema. El proceso de cálculo es el siguiente:

1. El sistema busca todos los documentos contables no anulados del año seleccionado que correspondan al proveedor.

2. De esos documentos, identifica los movimientos cuyas cuentas contables estén vinculadas a las retenciones configuradas en el sistema (Retención en la Fuente, ReteIVA y ReteICA).

3. Adicionalmente, el sistema busca movimientos en las cuentas de retención y ReteICA configuradas para documentos soporte en la Configuración de Contabilidad. Estas cuentas solo se incluyen si no están ya consideradas en las tablas estándar de retenciones, evitando así la duplicación de valores.

4. Suma los valores de crédito de cada tipo de retención para obtener el valor total retenido por concepto.

5. Calcula la base gravable dividiendo el valor retenido entre el porcentaje de retención correspondiente.

🔹 Ejemplo de cálculo:

Importante: Los porcentajes utilizados para el cálculo de la base son los que están configurados en la sección de administración de impuestos del sistema. Para las cuentas de documento soporte, el porcentaje se obtiene del porcentaje de impuesto asociado a la cuenta en el plan de cuentas (PUC). Si un porcentaje es incorrecto o no está configurado, la base gravable calculada podría ser cero o incorrecta.

📊 Total de compras sujetas a retención

El Total de compras que aparece en el certificado corresponde a la suma de todas las bases gravables calculadas. Este valor representa el monto total de las operaciones comerciales sobre las cuales se practicaron retenciones al proveedor durante el año certificado.

Si deseas personalizar el formato del certificado, puedes crear o modificar plantillas de tipo "Certificados Tributarios Proveedores". Las plantillas utilizan tokens (marcadores especiales) que el sistema reemplaza automáticamente con los datos reales al generar el certificado.

📋 Tokens disponibles

Los siguientes tokens pueden ser utilizados en las plantillas de certificados de retenciones para proveedores:

🔹 Datos del certificado

🔹 Datos de la empresa (Retenedor)

🔹 Datos del proveedor (Retenido)

🔹 Datos de retenciones (dinámicos)

Estos tokens se repiten por cada tipo de retención encontrado. Reemplaza [X] por el número de la retención (0, 1, 2, etc.):

Puedes usar hasta 6 posiciones de retención (del 0 al 5). Las posiciones que no tengan datos se dejarán vacías automáticamente.

Si deseas conocer más sobre cómo insertar tokens dinámicos en las plantillas, consulta la guía ¿Cómo insertar información dinámica en las Plantillas para Documentos y Comunicaciones?

¿Por qué no veo la pestaña "Certificados de Retenciones Proveedores"?

Esta pestaña solo aparece si el tercero está clasificado como Proveedor en el sistema. Verifica que el tercero tenga esta clasificación. Si es necesario, edita el tercero y asegúrate de que tenga el tipo "Proveedor" asignado.

¿Por qué no aparecen años en el selector?

Los años se obtienen de los documentos contables, facturas de compra y documentos soporte registrados a nombre del proveedor. Si no aparecen años, significa que no existen movimientos contables asociados a este proveedor en el sistema.

¿Qué hago si el certificado muestra valores en cero?

Esto puede ocurrir por alguna de las siguientes razones:

• No hay documentos contables con retenciones practicadas al proveedor en el año seleccionado.

• Las cuentas contables de los documentos no coinciden con las cuentas configuradas en los tipos de retención del sistema.

• Las cuentas de retención y ReteICA para documentos soporte no están parametrizadas en la Configuración de Contabilidad, o las cuentas configuradas no coinciden con las usadas en los documentos.

• Los documentos contables están anulados. Solo se consideran documentos que no estén anulados.

• Los movimientos contables no tienen valores de crédito en las cuentas de retención.

¿Puedo generar certificados para varios proveedores a la vez?

No. Actualmente el certificado se genera de forma individual por cada proveedor. Debes acceder al detalle de cada proveedor y generar su certificado por separado.

¿Puedo generar certificados de años anteriores?

Sí. En el selector de año aparecen todos los años en los que existan movimientos contables para el proveedor. Puedes seleccionar cualquier año disponible.

¿Qué diferencia hay entre la plantilla predefinida y una plantilla personalizada?

• Plantilla Predefinida → Viene incluida en el sistema con un formato estándar profesional. No es posible editarla.

• Plantilla personalizada → Es una plantilla creada por tu equipo con el formato y diseño que prefieran. Puede ser editada y ajustada según tus necesidades.

Ambas utilizan los mismos tokens para insertar la información dinámica del certificado.

¿El certificado incluye documentos anulados?

No. El sistema excluye automáticamente todos los documentos contables que estén marcados como anulados. Solo se consideran movimientos válidos y activos.

¿Cómo se agrupan las retenciones en el certificado?

Las retenciones se agrupan por porcentaje. Si un proveedor tiene múltiples operaciones con la misma tasa de retención, los valores se consolidan en una sola línea que muestra la base total y el valor total retenido para ese porcentaje.

Para generar un certificado de retenciones para un proveedor en nuby, sigue estos pasos:

1. En el menú principal, haz clic en "Terceros".

2. En el panel lateral, haz clic en "Proveedores" para filtrar la lista.

3. Selecciona al proveedor y haz clic en el ícono de "Ver Tercero" (ojo).

4. Haz clic en la pestaña "Certificados de Retenciones Proveedores".

5. Selecciona el año a certificar en el desplegable.

6. Haz clic en el botón de generar (ícono azul con marca de verificación ✓).

7. En el cuadro de diálogo, selecciona la plantilla que deseas utilizar.

8. El sistema generará el certificado en PDF automáticamente.

9. Descarga o imprime el certificado desde el visor de PDF.

🔹 Datos clave: