Terceros

• ¿Cómo agregar múltiples correos electrónicos a un tercero?
• ¿Cómo ver el Estado de Cuenta de Inquilinos y Propietarios?
• ¿Qué significa el estado de un correo electrónico?
• ¿Cómo eliminar correos electrónicos asignados a un tercero?
• ¿Cómo crear un tercero (Cliente, Proveedor o Empleado)?
• ¿Cómo consultar un tercero?
• ¿Cómo editar un tercero?
• ¿Cómo agregar un contacto a un tercero?
• ¿Cómo cambiar un tercero a Persona o Entidad?
• ¿Cómo eliminar un tercero?
• ¿Qué ocurre si no establezco un correo electrónico a un tercero?
• ¿Cómo volver a validar un correo electrónico?
• ¿Qué significa el puntaje de calidad de un correo electrónico?
• ¿Cómo generar la contraseña para el acceso al área de clientes?
• ¿Cómo Actualizar la Información Financiera de Terceros en nuby?
• Certificados Tributarios
• ¿Cómo generar un Certificado Tributario para Propietarios en nuby?
• ¿Cómo generar un Certificado de Retenciones para Proveedores en nuby?
• ¿Cómo se construye la información del Certificado de Ingresos y Retenciones para Empleados?
• ¿Cómo Emitir un Certificado Tributario a un Empleado?
• ¿Cómo funciona la validación de correos electrónicos de terceros?

¿Cómo agregar múltiples correos electrónicos a un tercero?

Para agregar múltiples correos electrónicos a un tercero debe seguir los siguientes pasos:

1. Ingrese a la creación o edición de un tercero dependiendo de la acción que requiera realizar.

2. En la sección “Datos de Contacto” encontrará un campo denominado “Correo Electrónico”.

3. Inserte el correo electrónico que desea agregar al tercero y haga clic en el botón de “Agregar Email”, el cual se identifica con el icono .

¡Importante! Si el correo electrónico ingresado tiene una sintaxis incorrecta no podrá ser agregado.

4. Por defecto, el primer correo electrónico agregado al tercero se marcará como principal. El correo electrónico principal corresponde al correo al cual se enviarán los email del sistema. Para marcar otro correo electrónico como principal, basta con hacer clic en el botón “Marcar Principal” identificado con el icono .

5. Tras agregar el correo electrónico, haga clic en “Actualizar/Guardar Tercero” para salvar los datos.

¡Importante! Por defecto, al agregar un nuevo correo electrónico, este se marcará con estado pendiente. Al guardar/actualizar el tercero, el sistema se encargará de realizar la validación del email y mostrará el nuevo estado en la tabla.

¿Cómo ver el Estado de Cuenta de Inquilinos y Propietarios?

El Estado de Cuenta es la herramienta principal para revisar el historial financiero de cualquier persona en tu inmobiliaria.

• Si es un Inquilino: Aquí verás qué facturas de arriendo se le han generado, cuáles ha pagado y cuánto dinero te debe actualmente.

• Si es un Propietario: Aquí verás el historial de los dineros que se le han recaudado y los pagos que la inmobiliaria le ha transferido.

🚀 Paso a Paso: Consultar el Estado de Cuenta

Paso 1: Ingresar al Módulo de Terceros

Desde el menú principal o la pantalla de inicio, dirígete al módulo de Terceros. En este módulo se encuentra registrada toda la base de datos de tus clientes (tanto inquilinos como propietarios).

Paso 2: Buscar a la Persona

Utiliza la barra de búsqueda superior para encontrar rápidamente a la persona cuyo estado de cuenta necesitas revisar. Puedes buscar por su nombre, apellido o número de documento.

Paso 3: Abrir el perfil del cliente (El botón del Ojo)

Una vez encuentres al inquilino o propietario en la lista, dirígete a la columna de la derecha (Acciones). Haz clic en el botón "Ver Tercero", el cual está representado por el ícono de un Ojo (👁️).

Paso 4: Ingresar a la pestaña de Estado de Cuenta

Al hacer clic en el ojo, se abrirá el perfil completo de esa persona. En la parte superior verás un menú con varias pestañas. Haz clic específicamente en la pestaña llamada "Estado de Cuenta".

🔍 ¿Cómo leer el Estado de Cuenta?

Al ingresar, verás una pantalla detallada. Aquí te explicamos las herramientas más importantes para interpretar la información:

1. La Tabla de Movimientos (El Historial)

Esta tabla es el corazón del estado de cuenta. Te mostrará, mes a mes, cada cobro o pago generado.

• Concepto: Te dice exactamente qué se está cobrando (Ej: Canon de Arrendamiento. De 01-Ene-2023 hasta 09-Ene-2023).

• Estado: Te indica con colores si ese cobro está Pagado o si aún está Pendiente.

• Valor Neto: Es el valor final en pesos de ese movimiento.

• Documento de pago: Si la factura ya fue cancelada, aquí verás el número del recibo de caja con el que el inquilino pagó (o el egreso con el que le pagaste al propietario).

2. Resumen de Saldos (Lo que debe vs. Lo que pagó)

Si te desplazas hasta el final de la tabla (en la esquina inferior derecha), el sistema te hace la matemática automáticamente:

• Total Cancelado: Es la suma de todo el dinero que esa persona ya ha pagado.

• Total que se debe: Es la deuda actual. (Ideal para saber de un vistazo cuánto te debe un inquilino moroso).

3. Filtros y Exportación (Herramientas útiles)

En la parte superior de la pantalla tienes botones muy útiles:

• Filtros de Fechas: Si el inquilino lleva años contigo, puedes filtrar para ver solo los pagos de este año.

• Descargar (PDF o Excel): Con los íconos de PDF o XLS puedes descargar este mismo reporte para enviárselo por WhatsApp o correo al cliente cuando te pida un "Paz y Salvo" o una cuenta de cobro.

¿Qué significa el estado de un correo electrónico?

Estados de un Correo Electrónico

Los correos asociados a un tercero tienen un estado visible al editarlos o crearlos. A continuación, se detallan los posibles estados:

Tabla Resumen

* El sistema actualizará el estado posteriormente.

Detalle por Estado

❌ Inválido

Motivo:
La razón por la cual un correo electrónico es marcado como inválido es que la dirección de correo electrónico no pasa las validaciones de sintaxis.

Validaciones requeridas (listado original):

• ✔️ Presencia de un símbolo @.

• ✔️ Nombre de usuario + dominio separados por @.

• ✔️ Punto (.) seguido de al menos 2 caracteres tras el @.

• ✔️ Sin caracteres especiales no permitidos (excepto: ! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ \ { | } ~`).

• ✔️ Sin espacios en blanco.

• ✔️ El punto (.) no puede ser el primero/último carácter ni repetirse (ej: ..).

Nota:
Actualmente, el sistema no permite agregar emails con sintaxis inválida.

⏳ Pendiente

Motivo:
La razón de este estado es debido a que la dirección de correo electrónico se encuentra pendiente de verificación. El sistema se encargará de realizar la validación automática.

🔄 En Progreso

Motivo:
Este estado se presenta debido a que la dirección de correo electrónico se encuentra en proceso de verificación. El sistema se encargará de actualizar automáticamente el estado cuando finalice la validación.

✅ Entregable

Motivo:
Este estado indica que la dirección de correo electrónico existe y se puede entregar. El sistema puede determinar seguramente que esta dirección está asociada a una cuenta válida, y por tanto es aceptada para el envío de correos electrónicos desde el sistema.

🚫 No Entregable

Motivos:

• El dominio no existe, no es válido o no debe enviarse por correo.

• La dirección fue rechazada por el servidor (no existe).

• El servidor devolvió una respuesta inesperada o no válida.

Nota:
El sistema puede determinar con seguridad que la dirección no está asociada a una cuenta válida, por lo cual no enviará ningún email a un correo en estado No Entregable. Se recomienda realizar la respectiva corrección.

⚠️ Riesgoso

Motivos:

• La dirección tiene problemas de calidad (riesgosa o de bajo valor).

• Parece entregable, pero no se puede garantizar la entrega.

Regla:
"El sistema únicamente considerará válidos los correos electrónicos en estado riesgoso cuando su puntaje de calidad es mayor a 50.

Enlace:
Si requiere más información... le recomendamos la lectura del artículo ¿Qué significa el puntaje de calidad de un correo electrónico?

❓ Desconocido

Motivos:

• No se pudo conectar al servidor de correo.

• Timeout (sesión del servidor o consulta DNS).

• Servidor no disponible en ese momento.

• Error inesperado.

Notas:
Este estado se debe a algún error interno durante la validación del email. El sistema se encargará de realizar nuevamente la validación automática... Sin embargo, recomendamos cambiar esta dirección de correo electrónico si permanece en estado desconocido por un largo periodo de tiempo, debido a que el dominio asociado a ese correo posiblemente no conteste a nuestra validación.

Enlace:
Si requiere más información... le recomendamos la lectura del artículo ¿Cómo volver a validar un correo electrónico?

Conclusión

Gestión Efectiva de Estados de Correo Electrónico

Entender y monitorear los estados de los correos electrónicos es fundamental para:

1. Garantizar entregabilidad - Solo los correos en estado ✅ Entregable aseguran comunicación efectiva

2. Mantener reputación - Evitar envíos a direcciones ❌ Inválidas o 🚫 No Entregables protege tu dominio de ser marcado como spam

3. Optimizar procesos - La identificación temprana de estados ⏳ Pendientes o ❓ Desconocidos permite acciones correctivas oportunas

Recomendaciones clave:

• Verifique regularmente el estado de los correos en su base de datos

• Actualice inmediatamente las direcciones 🚫 No Entregables

• Considere reemplazar correos ⚠️ Riesgosos con puntaje ≤50

• Monitoree los ❓ Desconocidos - si persisten, sustituyalos

Beneficios de una gestión proactiva:
✔ Mayor tasa de entrega de comunicaciones
✔ Mejor reputación del dominio
✔ Reducción de rebotes y errores
✔ Cumplimiento de políticas anti-spam

Este sistema de validación automática es su aliado para comunicaciones digitales confiables y efectivas. Úselo estratégicamente para mantener su base de contactos depurada y operativa.

¿Cómo eliminar correos electrónicos asignados a un tercero?

Aquí le mostramos cómo eliminar correos electrónicos asignados a un tercero:

1. Ingrese a la edición del tercero al cual requiera eliminar el correo electrónico.

2. En la sección “Datos de Contacto” encontrará un campo denominado “Correo Electrónico”. Bajo este campo se encuentra una tabla con los correos electrónicos asignados al tercero.

3. Haga clic en el botón “Eliminar” identificado con el icono . Tenga en cuenta que al eliminar un correo electrónico principal, se marcará automáticamente el siguiente correo como principal.

¡Importante! Los terceros de tipo Empleado deben tener como mínimo un correo electrónico asignado.

¡Importante! Tenga en cuenta que si no asigna al menos un correo electrónico al tercero se presentarán los siguientes impedimentos:

- No podrá generar facturación electrónica para este tercero
- No podrá enviar egresos y recibos de caja desde el sistema a este tercero
- El tercero no podrá acceder al área de clientes.
- El sistema no podrá enviar notificaciones de arrendamientos, facturación, etc.

4. Tras eliminar el correo electrónico, haga clic en “Actualizar/Guardar Tercero” para salvar los cambios.

¿Cómo crear un tercero (Cliente, Proveedor o Empleado)?

En nuby, un "Tercero" es cualquier persona o empresa con la que tu inmobiliaria interactúa. Esto incluye a tus Propietarios, Inquilinos, Proveedores, Empleados e incluso Contactos.

Crearlos correctamente es el primer paso obligatorio antes de poder asignarlos a una propiedad, hacerles un contrato o generarles una factura.

📋 Antes de empezar

Ten a la mano el RUT o documento de identidad. La exactitud de estos datos es vital para:

• Facturación Electrónica: La DIAN rechaza facturas si el nombre o NIT no coinciden.

• Pagos a Propietarios: Un error bancario impedirá transferencias.

• Nómina Electrónica: Si es un empleado, necesitarás los datos exactos de su afiliación a seguridad social (EPS, Pensión, etc.).

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🚀 Paso a Paso: Creación de un Tercero

Paso 1: Acceder al Módulo

1. En el menú principal, haz clic en Terceros.

2. Ubica los botones de acción en la parte superior derecha. Aquí debes elegir según el tipo de registro:

   • 👤 Crear Persona: Úsalo para personas naturales (Cédulas de ciudadanía, extranjería, pasaportes).

   • 🏢 Crear Entidad: Úsalo exclusivamente para empresas (NIT, Personas Jurídicas).

Paso 2: Datos de Identificación

Completa los campos obligatorios marcados con (*), dependiendo la clase de tercero.

Datos básicos.

• Tipo de Documento: Selecciona la opción correcta (CC, CE, NIT, Pasaporte).

• Número de Identificación: Escríbelo sin puntos ni espacios.

• Dígito de Verificación (DV): Si elegiste NIT o estás en "Nueva Entidad", el sistema lo calculará automáticamente.

• Nombres y Apellidos / Razón Social: Escríbelos completos tal como aparecen en su documento legal.

Paso 3: Información de Contacto y Ubicación

Estos datos alimentarán los contratos y notificaciones automáticas.

• Dirección: Dirección física de notificación.

• Departamento y Municipio: Selecciona de la lista.

• Teléfonos: Celular principal para contacto.

• Email: ¡Fundamental! A este correo llegarán las facturas electrónicas, los comprobantes de pago y las notificaciones del sistema.

Paso 4: Información Tributaria y Financiera

Si este tercero va a recibir pagos (como un Propietario o Proveedor), esta sección es crítica.

• Responsabilidad Fiscal: Define si es Responsable de IVA o No Responsable. (Verifícalo en su RUT).

• Entidad Financiera (Banco): Selecciona el banco donde le consignarás.

  • Nota: Si el banco no aparece, verifica la guía de "Configuración de Bancos".

• Tipo y Número de Cuenta: Asegúrate de que sean correctos para evitar rechazos bancarios.

Paso 5: Información del Empleado (⚠️ Obligatorio para Nómina)

¿El tercero que estás creando es un empleado de tu empresa?

Si la respuesta es SÍ, debes completar obligatoriamente la sección "Información del empleado" que encontrarás al final del formulario.

Estos datos son indispensables para que nuby pueda reportar correctamente la Nómina Electrónica ante la DIAN. Si los omites o llenas incorrectamente, la transmisión fallará.

Campo	Descripción
Tipo y Subtipo de Trabajador	Clasifica al empleado según la normativa DIAN (Ej. Dependiente, Aprendiz SENA, etc.).
Tipo de Contrato	Selecciona la modalidad legal (Ej. Término Indefinido, Fijo, Obra Labor).
Seguridad Social (EPS, Pensiones, Cesantías, ARL)	Selecciona las entidades a las cuales está afiliado el empleado actualmente. ℹ️ Esto asegura que los aportes se calculen y asignen a la entidad correcta.

🔔 Nota Importante: Si al intentar seleccionar la EPS, Fondo de Pensiones, Cesantías o ARL no encuentras la entidad en la lista desplegable, es porque no existe en el sistema.

Para solucionarlo, debes salir y crear esa entidad primero (como un Nuevo Tercero tipo Entidad/Proveedor). Una vez creada, regresa aquí y ya aparecerá disponible en la lista.

Paso 6: Guardar

Una vez verificados los datos, haz clic en el botón "Guardar Tercero" .

⏩ ¿Qué sigue?

¡Tu base de datos de personas está creciendo! Ahora que el tercero existe, puedes usarlo para las operaciones de tu negocio. Elige tu siguiente paso:

A. ¿Es un Propietario? Ahora puedes asignar este tercero a su inmueble. 👉 [Consulta la guía: Cómo crear una propiedad y asignar propietario]

B. ¿Es un Empleado? Si creaste a un miembro de tu equipo, ahora debes darle acceso al sistema. 👉 [Consulta la guía: Cómo crear un usuario y asignar permisos]

¿Cómo consultar un tercero?

Aquí le mostramos como ver a un tercero ya creado en el sistema, podrá consultar a inquilinos propietarios, entidades, proveedores y entre otros creados en Arrendasoft.

Paso 1: Acceda a la información de terceros, lo puede hacer de dos maneras:

1. Desde el menú Inicio dando clic en el icono Tercero.
2. Desde el menú Terceros.

Paso 2:

Consulte el tercero ya sea persona o entidad.

1. Para encontrar un tercero por su información, utilice filtros para terceros, en caso de no visualizarlo, debe dar clic al botón mostrar/ocultar filtros que se encuentra en el costado derecho de filtros para terceros.
2. Una vez diligencie los campos que desea para buscar un tercero, presione el botón filtrar; si por el contrario ya no desea filtrar, presione el botón limpiar para quitar cualquier filtro usado.
3. Una vez filtrado el registro seleccionelo desde la casilla circular ubicada al lado izquierdo de cada registro de la tabla.
4. Luego, de clic en Ver tercero.

NOTA: Dependiendo de la clase que desees filtrar. (Puede usar el menú de filtros en combinación con las pestañas de clases para obtener una búsqueda más precisa).

Paso 3: Aparecerá una ventana con varias funciones que permitirán completar la información del tercero:

• Contactos: En esta sección puede agregar contactos del tercero dando clic en el botón agregar.

• Archivos: En esta sección podrá agregar archivos relacionados con el tercero dando clic en el botón Administrar y abrirá una ventana para guardar archivos. Presione el botón buscar, seleccione el archivo que desea adjuntar y de clic en abrir; luego de clic en el icono cargar archivo.
  Nota: Puede ingresar la cantidad de archivos que desee, para ello, de clic en el icono Agregar archivo.

• Estado de cuenta: En esta función se podrá revisar el estado de cuenta ingresando las fechas en las que se requiere la información y dando clic en el botón filtrar y exportar información. Realice la consulta ya sea por el rango de fecha de vencimiento o por fecha de pago, luego de clic en el botón filtrar; Para exportar la información seleccione el tipo de documento (pdf o Excel) y de clic en el botón exportar.

Paso 3: En la tabla de registros podrá encontrar varias opciones como consultar registros por el tipo de Tercero, ya sea propietario, inquilino, contactos, proveedores, aliados etc.., y también exportar la lista de registros en formato pdf, excel o archivo plano.

¿Cómo editar un tercero?

El Manual de Edición de un Tercero, es una guía diseñada para ayudarte a gestionar la información fundamental de tus inquilinos, propietarios, proveedores, empleados y entidades se mantengan actualizados y completos para:

✔ Cumplimiento legal
✔ Operaciones fluidas
✔ Reportes confiables

¿Qué puede editar?

• Datos básicos (teléfonos, direcciones)

• Información financiera (cuentas bancarias, retenciones)

• Clasificación y atributos legales

Pasos para Editar un Tercero

Paso 1: Acceso al Módulo

1. Diríjase al menú principal del sistema.

2. Haga clic en la opción "Terceros" (👥).

Paso 2: Búsqueda del Registro

1. En la sección "Filtros":

   • Active "Mostrar todos los filtros" para búsquedas avanzadas.
   • Ingrese datos conocidos (documento, nombre, o email).

2. Presione la tecla "Enter".

3. Seleccione el tercero con el botón circular (⚪) junto al registro.

4. Haga clic en "Editar" (✏️).

Paso 3: Modificación de Datos

Para Personas Naturales y/o Entidades:

• Campos clave:

  • Tipo/documento de identidad

  • Nombres y apellidos completos

  • Información de contacto (teléfono/email válido)

  • Dirección física con municipio

  • Información financiera

Para Empleados:

• Campos clave:

  • Tipo/documento de identidad

  • Nombres y apellidos completos

  • Información de contacto (teléfono/email válido)

  • Dirección física con municipio

  • Información financiera
  • Información del empleado

Paso 4: Confirmación

1. Revise que todos los campos obligatorios (*) estén completos.

2. Haga clic en "Actualizar Tercero" (✔️).

Al seguir este proceso, garantiza:
✔ Precisión: Información válida para la generación de los documentos.
✔ Eficiencia: Reduce reprocesos en la generación de los documentos.
✔ Auditoría: Cumple con normativas de datos actualizados.

¿Cómo agregar un contacto a un tercero?

A continuación le mostramos como agregar un nuevo contacto a un tercero:

Paso 1: Acceda a la información de terceros, lo puede hacer de dos maneras:

1. Desde el menú Inicio dando clic en el icono Terceros.
2. Desde el menú Terceros.

Paso 2: Se debe filtrar por el tercero al que se requiere modificar la información.

1. En las sección de filtros para terceros ingrese la información que sea buscar, en caso de no ver donde puede ingresarla debe dar clic en el botón mostrar/ocultar filtros, una vez llene los campos que desea para buscar un tercero, presione el botón filtrar. Puede usar el menú de filtros en combinación con las pestañas de clases de tercero para
   obtener una búsqueda más precisa
2. Seleccione el tercero que necesita agregar contacto dando clic en la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo de cada registro de la tabla.
3. De clic en el boton Agregar Contacto, luego el sistema mostrará una ventana con varios campos para ingresar la información de: Documento, Nombre, Teléfono, Dirección, Email, Movil, Cargo, Dependencia, Fecha de nacimiento, Observaciones.

Paso 3: Una vez ingresada la información requerida, dar clic en Grabar Contacto.

¿Cómo cambiar un tercero a Persona o Entidad?

¿Cómo cambiar un tercero a persona o entidad?

Este procedimiento te permite corregir o transformar un registro que originalmente se creó como una Entidad (ej. una empresa, con NIT y Razón Social) para que ahora sea una Persona natural (con Cédula y Nombres/Apellidos) dentro de tu base de datos de Terceros.

Paso 1: Entra al Módulo de Terceros y busca la Persona y/o Entidad

1. Dirígete al menú principal y haz clic en el Módulo Terceros.

2. Usa los Filtros para Terceros (busca por NIT o por Razón Social de la Entidad).

3. Una vez llenes los campos de búsqueda, haz clic en el botón FILTRAR.

Paso 2: Inicia la Transformación de Tipo

1. Ubica el registro de la Entidad en la tabla y marca la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo.

2. En la parte derecha de la tabla, busca y haz clic en el botón de acción rápida llamado Persona / Entidad.

3. El sistema aplicará el cambio de tipo de forma inmediata. ¡El tercero ahora figurara como tipo Persona!

Paso 3: ¡Ajuste Final! Edita y Corrige los Datos

El cambio del Paso 2 solo modificó el tipo de tercero (de Jurídica a Natural)

Haz clic en el botón Editar (el lápiz) del registro que acabas de transformar.

1. Corrige el Tipo de Documento: Cambia de NIT al tipo de documento correcto (usualmente Cédula de Ciudadanía).

2. Corrige el Documento: Reemplaza el número de NIT que estaba registrado por el número de Cédula de la persona.

3. Corrige Nombres: Revisa y completa los campos Primer Nombre, Segundo Nombre, Primer Apellido y Segundo Apellido, Clase de tercero y demás campos obligatorios.

4. Desplázate al final del formulario y haz clic en el botón Actualizar Tercero.

¡Recuerda! Este paso es esencial para que los documentos futuros (Facturas, Contratos) se generen con la identificación correcta del tercero.

Importante: este mismo proceso también aplica cuando se vaya a realizar un cambio de Persona a Entidad.

¿Cómo eliminar un tercero?

Esta función te permite borrar de tu base de datos a una persona o empresa que fue registrada por error o que ya no necesitas tener en tu sistema.

⚠️ Nota muy importante del sistema: Para proteger tu contabilidad, el sistema no te permitirá eliminar a un tercero si este ya tiene propiedades, contratos, facturas o cualquier movimiento contable asociado a su nombre. Si ese es el caso, la persona debe permanecer en el sistema para mantener el historial.

Paso 1: Ingresar al Módulo

Desde el menú principal de tu sistema, dirígete al módulo llamado Terceros.

Paso 2: Buscar al Tercero

Utiliza la barra de búsqueda o los filtros ubicados en la parte superior para encontrar a la persona que deseas eliminar. Puedes buscarla escribiendo su nombres y apellidos, número de documento, código, entre otros.

Paso 3: Eliminar el Registro

Una vez que ubiques a la persona en la lista, seleccionala y dirígete a la columna de la derecha (generalmente llamada "Acciones"). Haz clic en el Ícono de Papelera (Eliminar) que aparece en la fila de ese usuario.

Paso 4: Confirmar la Acción

El sistema abrirá una ventana emergente para preguntarte si estás seguro de querer borrar esta información. Haz clic en el botón de confirmación para completar el proceso.

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¡Proceso finalizado! Si el tercero no tenía movimientos amarrados a su nombre, desaparecerá de tu base de datos de forma permanente.

¿Qué ocurre si no establezco un correo electrónico a un tercero?

Introducción

En el sistema, el correo electrónico no es un campo obligatorio al registrar un tercero, pero su omisión genera limitaciones importantes en las funcionalidades disponibles. Este documento explica las consecuencias de no asignar un email y los casos especiales donde sí es requerido.

Consecuencias de no Asignar Correo Electrónico

Si no se especifica un correo electrónico para un tercero, se presentarán las siguientes restricciones:

• Facturación electrónica bloqueada
  Imposibilidad de generar facturas digitales para el tercero
• Envío de documentos limitado
  No se podrán enviar egresos, recibos de caja ni comprobantes
• Acceso al portal restringido
  El tercero no podrá registrarse ni autenticarse en el área de clientes
• Notificaciones desactivadas
  El sistema no enviará alertas sobre arrendamientos, facturas o vencimientos

Proceso del Sistema

1. Al guardar un tercero sin email, mostrará advertencia explicando las limitaciones

2. Si el usuario decide continuar, se aceptan automáticamente las restricciones

Caso Especial: Terceros Empleados

Para empleados, el correo electrónico es obligatorio porque:

🔹 Se requiere para enviar credenciales de acceso
🔹 Es necesario para crear usuarios vinculados
🔹 Permite la comunicación oficial con el empleado

Conclusión y Recomendaciones

Asignar correos electrónicos a terceros es fundamental para:

✔ Mantener todas las funcionalidades del sistema activas
✔ Garantizar comunicación efectiva con clientes y empleados
✔ Cumplir con procesos de facturación electrónica
✔ Permitir acceso al área de clientes

Acciones recomendadas:

1. Registrar siempre emails válidos para terceros importantes

2. Para empleados, es requisito obligatorio sin excepciones

3. Revisar periódicamente la validez de los correos registrados

¿Cómo volver a validar un correo electrónico?

Aquí le mostramos cómo validar nuevamente un correo electrónico asignado a un tercero:

¡Importante! Asegúrese de que el correo electrónico que desea validar haya presentado algún cambio que justifique una actualización de su estado. Abstenerse de revalidar correos innecesarios de manera recurrente, pues el resultado de la validación continuará siendo el mismo.

1. Ingrese a la edición del tercero al cual requiera revalidar el correo electrónico.

2. En la sección “Datos de Contacto” encontrará un campo denominado “Correo Electrónico”. Bajo este campo se encuentra una tabla con los correos electrónicos asignados al tercero.

3. Haga clic en el botón “Revalidar” identificado con el icono .

4. El sistema se encargará de revalidar el correo electrónico y mostrará el nuevo estado asignado.

¿Qué significa el puntaje de calidad de un correo electrónico?

Introducción

El sistema asigna un puntaje de calidad (0-100) a cada correo verificado, que determina su confiabilidad para envíos. Esta guía explica:

• Qué significa cada rango de puntuación

• Factores que reducen el puntaje

• Cómo visualizar esta información

• Recomendaciones para garantizar entregabilidad

Rangos de Puntaje y Estados

Nota crítica: El sistema bloquea automáticamente envíos a correos con puntaje <50.

Factores que Reducen el Puntaje

1. Dominios "Acepta-Todo"

• Servidores que aceptan cualquier dirección (@dominio.com) sin verificación

• Riesgo: Altas tasas de rebote (correos nunca llegan al destinatario real)

2. Correos Temporales

• Direcciones creadas para uso breve (ej: registros rápidos)

• Ejemplos: Mailinator, 10MinuteMail, Temp-Mail

3. Correos Genéricos

• • Direcciones impersonales (no asociadas a una persona específica):

    • soporte@empresa.com

    • info@negocio.com

    • ventas@servicio.com

  • Problema: Múltiples usuarios acceden → Mayor probabilidad de rebotes

¿Cómo Ver el Puntaje?

1. Ubique el correo en la lista de terceros

2. Pase el mouse sobre el estado del correo

3. Verá emerger el puntaje exacto

Recomendaciones Clave

1. Correos con puntaje <50

   • Reemplácelos inmediatamente (el sistema no enviará mensajes)

2. Correos entre 50-79

   • Monitoree su comportamiento

   • Considere actualizarlos si son críticos para su operación

3. Mejores prácticas

   • Use siempre direcciones personales (ej: nombre.apellido@)

   • Evite dominios gratuitos sospechosos

   • Actualice periódicamente su base de contactos

¿Cómo generar la contraseña para el acceso al área de clientes?

Esta guía explica cómo generar y enviar credenciales de acceso al Área de Clientes para sus Inquilinos y Propietarios, tanto de forma individual como masiva.

Generación de contraseña individual.

Paso 1: Acceder al Módulo de Terceros

1. Ingresa al sistema nuby.

2. Dirígete al menú "Terceros" 

3. Busca al cliente usando los filtros:

   • Nombre

   • Documento (Cédula/NIT)

   • Código de cliente

   • Entre otros filtros

Paso 2: Seleccionar y Editar el Cliente

1. Selecciona el cliente.

2. Presiona el botón "Editar Tercero" (ubicado en la esquina superior derecha).

Paso 3: Generar la Contraseña Automática o manual

• Automática

1. Desplázate hasta la sección "Datos Personales".

2. Localiza el campo "Clave de Acceso (Área de Clientes)".

3. Haga clic en el botón "Generar Contraseña Aleatoria" (🔑).

4. Confirmar en el mensaje emergente:

   • ✅ Aceptar para continuar.

   • ❌ Cancelar si no deseas hacer cambios.

• Manual

1. Desplázate hasta la sección "Datos Personales".

2. Localiza el campo "Clave de Acceso (Área de Clientes)".

3. Diligencia la contraseña

4. Haga clic en "Actualizar Tercero".

Generación de contraseña Masiva.

Paso 1: Acceder al módulo de Herramientas

1. Ingresa a Configuraciones.

2. Dirígete a "Módulos de Integración Web" 

1. • Haga clic en "Área de Clientes"

   • Busca la opción "Generar y Enviar Contraseñas de Terceros"

Paso 2: Seleccionar Clase de Tercero

1. En "Clase de Tercero", elija el tipo de usuarios:

   • ☑️ Inquilinos

   • ☑️ Propietarios

   • ☑️ Ambos (si desea incluir todos)

2. En "Filtrar Aplicación", defina el alcance:

   • "Selecciones": Enviar solo a los terceros específicamente seleccionados

   • "Exceptuar seleccionados": Enviar a todos EXCEPTO los que seleccione

3. Haga clic en el botón "GENERAR CONTRASEÑAS"
4. Haga clic en el botón "Aceptar"

Nota: Si no selecciona esta opción, se enviarán a todos los terceros

Paso 3: Verificar Terceros en Espera

1. El sistema mostrará en "Terceros a la espera de envío":

   • Lista de usuarios procesados

   • Estado "Pendiente" (hasta que se envíe el correo)

2. Acción de cancelación:
   Si necesita interrumpir el proceso:

   1. Localice el botón "CANCELAR ENVÍOS PENDIENTES" (color naranja)

   2. Haga clic y confirme

NOTIFICACIÓN DE ACCESO AL CLIENTE

1. El sistema enviará automáticamente un correo electrónico al cliente con:

   • 🔗 Enlace de acceso: Dominio/customerarea

   • 👤 Usuario: Documento de identificación

   • 🔐 Contraseña: Generada aleatoriamente o manual

Recursos Adicionales

Para garantizar que sus clientes aprovechen al máximo el Área de Clientes, le proporcionamos los siguientes recursos:

Instructivo Detallado para Clientes

Ingresa a la Guía de Usuario 📥
Este documento incluye:
✅ Acceso paso a paso al portal
✅ Visualización y descarga de facturas/recibos
✅ Actualización de datos personales
✅ Proceso de pago en línea
✅ Gestión de PQRS 

¿Cómo Actualizar la Información Financiera de Terceros en nuby?

Esta guía le mostrará cómo actualizar la información financiera de terceros ya existentes en nuby utilizando el asistente de importación. Es una herramienta útil para realizar actualizaciones masivas de datos financieros como bancos, tipos de cuenta y números de cuenta.

¡Sigue los pasos con precisión!
Este proceso actualiza la información de tus terceros. Asegúrate de seguir exactamente las instrucciones de esta guía y solo modificar los datos indicados, para evitar cambios que puedan afectar la información de tus terceros.

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Paso 1: Iniciar Sesión en nuby

Ingrese a su instancia de nuby e inicie sesión con sus credenciales de acceso. Es indispensable que su rol de usuario tenga los permisos necesarios para acceder al asistente de importación. Si no los posee, puede solicitar a un administrador que se los asigne siguiendo la guía en https://docs.nuby.ai/books/herramientas/page/como-dar-permisos-a-un-usuario.

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Paso 2: Navegar al Módulo de Terceros

Una vez que haya iniciado sesión exitosamente, diríjase al módulo de "Terceros" utilizando el menú horizontal superior.

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Paso 3: Usar Filtros (Opcional)

Si lo desea, puede utilizar los filtros para seleccionar y descargar solo aquellos terceros que cumplan con un criterio específico (por ejemplo, propietarios o inquilinos).

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Paso 4: Descargar la Información de Terceros

Desde el módulo de terceros, proceda a exportar la tabla en formato Excel con los terceros a los cuales desea agregar o actualizar datos financieros. No es necesario que la tabla contenga solo los terceros a editar, ya que podrá eliminar filas adicionales más adelante.

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Paso 5: Abrir el Archivo Excel para Edición

Teniendo el archivo Excel descargado con la información de los terceros, ábralo en su editor de preferencia (como Excel o Google Sheets). Este paso es crucial para preparar el archivo para el asistente de importación y para añadir la información financiera.

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Paso 6: Eliminar Columnas Innecesarias del Archivo

Elimine del archivo las siguientes columnas: Dígito de Verificación, Tratamiento, Segundo Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido, Nombre Completo/Razón Social, Representante Legal, Email, Teléfono, Otro Teléfono, Tipo Tercero, Estado Civil, Sexo, Profesión, Fecha Creación y Creado Por. Asegúrese de conservar solo las columnas exactamente mencionadas como necesarias.

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Paso 7: Conservar Solo las Columnas Requeridas

El archivo Excel final debe contener únicamente las siguientes columnas: Tipo Documento, Documento, Primer Nombre/Razón Social, Dirección, Municipio (Departamento), Clase Tercero, Banco, Tipo Cuenta y Nro. Cuenta. Verifique que solo estas columnas permanezcan en su archivo.

¡Atención!
Existen dos columnas con títulos muy parecidos. Asegúrate de conservar únicamente la columna "Primer Nombre/Razón Social" y no la columna "Nombre Completo/Razón Social".

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Paso 8: Añadir Información Financiera

Agregue la nueva información financiera (Banco, Tipo Cuenta y Nro. Cuenta) para cada tercero en las columnas correspondientes. Es recomendable que los nombres de los bancos y tipos de cuenta coincidan con los términos utilizados en nuby para facilitar la homologación. Recuerde que el número de cuenta debe ser solo numérico, sin puntos ni caracteres especiales.

CONSEJO DE UTILIDAD ¿Hay cuentas que comienzan con ceros?
Asegúrese de que la columna de número de cuenta tenga formato de Texto Plano, para que de este modo le permita la inserción de números de cuenta que comienzan en ceros.

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Paso 9: Eliminar Filas No Deseadas

Elimine cualquier fila que contenga información de terceros que no desee modificar o actualizar. El archivo debe contener exclusivamente los terceros cuya información financiera será actualizada.

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Paso 10: Guardar el Archivo Excel Modificado

Guarde o descargue el archivo Excel ya modificado y con la información financiera actualizada de los terceros. Este será el archivo que utilizará para la importación en nuby.

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Paso 11: Volver a nuby y Acceder a Configuraciones

Regrese al sistema nuby y, en el menú horizontal superior, localice el desplegable "Herramientas". Dentro de este, seleccione la opción "Configuraciones".

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Paso 12: Ingresar al Asistente de Importación

Dentro del módulo de "Configuraciones", ingrese a la sección de "Asistente de Importación".

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Paso 13: Seleccionar "Importar Terceros"

En el Asistente de Importación, elija la opción "Importar Terceros".

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Paso 14: Cargar el Archivo en "Selección de Plantillas"

En el primer paso del asistente, denominado "Selección de Plantillas", debe seleccionar el archivo Excel que descargó y modificó con la información financiera de los terceros.

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Paso 15: Configurar Opciones del Archivo

Marque "SI" en el campo "¿El archivo tiene títulos?" ya que su archivo Excel incluye una fila con los encabezados de las columnas. Seleccione la codificación de su archivo (generalmente UTF-8) y el tipo de archivo (XLS o XLSX, según el programa de edición utilizado).

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Paso 16: Activar "Gestionar Registros Duplicados"

Dado que va a actualizar información de terceros ya existentes, deberá activar la opción "¿Gestionar registros duplicados?" marcándola en "SI".

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Paso 17: Seleccionar Acción "Fusionar"

En el campo "Acción para duplicados", seleccione la opción "Fusionar". Esto asegura que el sistema actualizará solo los campos indicados en su archivo, en lugar de crear, sobreescribir u omitir el tercero existente.

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Paso 18: Mover el Campo "Documento" a "Campos Coincidentes"

En el recuadro de "Campos Disponibles", busque el campo denominado "Documento" y haga clic para seleccionarlo. Posteriormente, haga clic en el botón de las flechas hacia la derecha para pasarlo al recuadro de "Campos Coincidentes".

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Paso 19: Mover el Campo "Tipo de Documento" a "Campos Coincidentes"

Repita el proceso anterior con el campo "Tipo de Documento". Encuentre "Tipo de Documento" en "Campos Disponibles" y haga clic para seleccionarlo. Luego, utilice el botón de las flechas hacia la derecha para moverlo al recuadro de "Campos Coincidentes".

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Paso 20: Continuar a la Homologación de Datos

Una vez que haya finalizado la configuración de las opciones de archivo y duplicados, haga clic en el botón "Siguiente" para avanzar al paso de "Homologación de Datos".

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Paso 21: Validar la Homologación de Columnas

En el segundo paso del asistente, "Homologación de Datos", valide que la columna "Campos Arrendasoft" coincida correctamente con la columna correspondiente a "Campos en Archivo".

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Paso 22: Validar la Homologación de Columnas

Si por accidente subió un campo diferente al listado, márquelo como "- Omitir -"

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Paso 23: Validar la Homologación de Columnas

Si un campo de Arrendasoft no coincide, cambie la selección al campo correcto.

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Paso 24: Definir "Valor por Defecto" para Campos Obligatorios

Para los campos obligatorios (marcados con un asterisco rojo *), indique un "Valor por Defecto". Este valor será utilizado por el sistema si el campo no está diligenciado en su archivo.

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Paso 25: Configuración Recomendada

Campos en Archivo	Campos Arrendasoft	Valor por Defecto
Código	- Omitir - (Este campo no es necesario)
Tipo Documento	Tipo de Documento	SIN DOCUMENTO
Documento	Documento
Primer Nombre / Razón Social	Primer Nombre o Razón Social	NA
Dirección	Dirección Principal	NA
Municipio (Departamento)	Municipio (Departamento)	Medellín (Antioquia)
Clase Tercero	Clases de Tercero	Contacto
Banco	Banco
Tipo Cuenta	Tipo de Cuenta
Nro. Cuenta	N° de Cuenta

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Paso 26: Homologar Opciones de Campos con Icono de Tuerca

Homologue las opciones para cada campo que tenga un icono de tuerca a la derecha. Haga clic en el icono de tuerca de la fila que desea homologar. Esto abrirá una pestaña modal.

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Paso 27: Indicar Correspondencia de Valores

En la pestaña modal de homologación (con columnas "Valores en Archivo", "Operador" y "Valor Arrendasoft"), indique a qué valor en el sistema nuby corresponde cada valor de su archivo. Por ejemplo, si el "Valor en Archivo" es "CC", indique que corresponde a "Cédula de Ciudadanía" en "Valor Arrendasoft".

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Paso 28: Guardar Cambios de Homologación

Después de indicar la correspondencia para todas las filas dentro de la pestaña modal de homologación de opciones, haga clic en el botón "Guardar Cambios".

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Paso 29: Repetir Homologación para Otros Campos

Repita el proceso de homologación para todos los campos que tengan el icono de tuerca: Tipo de Documento, Municipio (Departamento), Clases de Tercero, Banco y Tipo de Cuenta.

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Paso 30: Avanzar para Realizar la Importación

Una vez finalizada la homologación de todas las opciones, haga clic en el botón "Siguiente" para proceder al siguiente paso del asistente.

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Paso 31: Validar Cantidad de Registros a Fusionar

En el paso 3 del asistente de importación, verifique que la fila "Cantidad de registros que serán fusionados a causa de la validación" muestre el valor correspondiente a la cantidad total de terceros en su archivo. Todas las demás filas ("Cantidad de registros que pueden ser insertados", "Cantidad de registros que serán omitidos", "Cantidad de registros que serán sobreescritos") deben aparecer en "0". Si no se cumple, use el icono de ojo para revisar errores y corregirlos en su archivo.

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Paso 32: Iniciar la Importación

Haga clic en el botón "Siguiente" para iniciar el proceso de importación de los datos.

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Paso 33: Revisar el Resultado de la Importación

El último paso del asistente de importación mostrará el resultado del proceso. Verifique en la tabla de resumen que la fila "Cantidad de registros fusionados" contenga la misma cantidad de terceros que tenía en su archivo. Si hay discrepancias, utilice el icono del ojo para identificar posibles errores y corregirlos en el archivo original.

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Paso 34: Finalizar el Proceso de Importación

Para dar por terminado el proceso de importación, haga clic en el botón "Finalizar".

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Paso 35: Regresar al Módulo de Terceros

Acceda nuevamente al módulo de "Terceros" desde el menú principal superior.

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Paso 36: Mostrar Columnas Financieras

Utilice la herramienta de "Visibilidad Columna" para mostrar las columnas de información financiera, como "Banco", "Tipo Cuenta" y "Nro. Cuenta".

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Paso 37: Verificar Datos Actualizados

Valide que para los terceros importados, la información financiera se haya actualizado correctamente.

Certificados Tributarios

¿Cómo generar un Certificado Tributario para Propietarios en nuby?

Esta guía te explica paso a paso cómo generar y expedir los certificados tributarios de ingresos y retenciones para los propietarios de inmuebles en nuby. Estos certificados consolidan los ingresos por canon de arrendamiento, comisiones, retenciones practicadas y valores netos pagados al propietario durante un año fiscal determinado, desglosado por contrato e inquilino.

Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic.

¿Cómo generar un Certificado de Retenciones para Proveedores en nuby?

Esta guía te explica paso a paso cómo generar y expedir los certificados tributarios de retenciones para los proveedores de tu inmobiliaria en nuby. Estos certificados consolidan las retenciones practicadas a un proveedor durante un año fiscal determinado, incluyendo Retención en la Fuente, Retención de IVA (ReteIVA) y Retención de ICA (ReteICA).

Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic.

Para más información sobre certificados tributarios, consulta la sección completa en Certificados Tributarios en docs.nuby.ai

¿Cómo se construye la información del Certificado de Ingresos y Retenciones para Empleados?

El Certificado de Ingresos y Retenciones para Empleados es un documento oficial que corresponde al Formulario 220 de la DIAN, el cual certifica los ingresos laborales y las retenciones practicadas a un empleado durante un año gravable específico. Este documento es fundamental para que los trabajadores puedan cumplir con sus obligaciones tributarias.

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¿De dónde proviene la información del certificado?

1. Información de la Empresa (Agente Retenedor)

La información de su empresa aparece automáticamente en el certificado y proviene de:

• Configuración de la entidad principal en el sistema
• NIT y razón social registrados en la configuración empresarial
• Ubicación geográfica (departamento y municipio) donde se practican las retenciones

2. Información del Empleado

Los datos personales del empleado se toman de:

• Registro del empleado en el módulo de Terceros
• Tipo y número de documento de identificación
• Nombres y apellidos completos registrados en el sistema

3. Información Salarial y de Nómina

Esta es la parte más importante del certificado y se construye a partir de TODAS las nóminas que se le pagaron al empleado durante el año que se está certificando:

Esta es la parte más importante del certificado y se construye a partir de todas las nóminas que se le pagaron al empleado durante el año que se está certificando. Los valores reportados corresponden a los conceptos definidos por la DIAN en el Formato 220.

Conceptos de Ingresos (Devengos)

El sistema acumula todos los conceptos pagados al empleado durante el año y los clasifica según lo requerido por la DIAN en el Formato 220:

• Pagos por salarios → Sueldo básico devengado.

• Pagos realizados en bonos electrónicos o vales → Tarjetas, cupones, etc.

• Valor del exceso de los pagos por alimentación → Calculado solo si supera las 41 UVT.

• Pagos por honorarios → Cuando el empleado recibe honorarios además de salario.

• Pagos por comisiones → Ingresos variables por metas o ventas.

• Pagos por prestaciones sociales:

  • Prima de servicios.

  • Cesantías.

  • Intereses sobre cesantías.

• Pagos por viáticos:

  • Salariales → Si constituyen ingreso laboral.

  • No salariales → Si son exclusivamente para gastos de viaje.

• Pagos por gastos de representación → Aplicable a cargos directivos.

• Pagos por compensaciones → Incluye trabajo asociado o cooperativo.

• Auxilios y bonificaciones:

  • Auxilio de transporte.

  • Bonificaciones salariales y no salariales.

  • Otros auxilios especiales.

• Otros pagos laborales → Cualquier otro concepto reportado en nómina.

• Pensiones y apoyos educativos → Si la empresa los financia.

• Total de ingresos brutos → Suma de todos los anteriores.

Conceptos de Aportes y Deducciones

El Formato 220 también reporta los aportes obligatorios y voluntarios realizados durante el año:

• Aportes obligatorios a salud → Descuentos mensuales a la EPS.

• Aportes obligatorios a pensión → Régimen público o privado.

• Aportes voluntarios a pensión → Fondos voluntarios o cuentas AFC.

• Aportes a ahorro individual con solidaridad (RAIS).

• Aportes a cesantías y fondos de cesantías.

• Aportes a cuentas de ahorro para vivienda (AFC).

• Otros aportes voluntarios → Cooperativas, sindicatos, libranzas, etc.

Datos sobre Retenciones

El certificado refleja las retenciones practicadas durante el año, calculadas de forma automática según la normatividad vigente:

• Retención en la fuente → Impuesto descontado mensualmente.

• Retenciones por ingresos adicionales:

  • Arriendos.

  • Honorarios.

  • Intereses.

  • Loterías y premios.

  • Enajenación de activos fijos.

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¿Cómo se calculan los totales?

Proceso de Acumulación

El sistema realiza los siguientes pasos automáticamente:

1. Busca todas las nóminas del empleado correspondientes al año solicitado
2. Suma todos los conceptos de devengos y deducciones de cada nómina
3. Incluye conceptos adicionales registrados en tablas complementarias (bonificaciones, auxilios, compensaciones, etc.)
4. Calcula el total de ingresos brutos sumando todos los conceptos de ingresos
5. Determina el total de retenciones practicadas durante el año

Ingreso Promedio de los Últimos 6 Meses

Para este campo específico, el sistema:

• Toma los últimos 6 meses del año anterior (julio a diciembre)
• Calcula el promedio mensual de ingresos laborales
• Utiliza la misma metodología de cálculo que los ingresos brutos

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¿Qué información NO se incluye automáticamente?

Campos que generalmente aparecen en cero:

• Otros ingresos del trabajador (arriendos, honorarios, intereses): Estos no provienen de la relación laboral
• Dependientes económicos: Esta información debe registrarse manualmente si es necesaria
• Algunos conceptos específicos: Como exceso de alimentación, que requiere cálculos especiales según UVT

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¿Cómo garantizar que la información sea correcta?

Antes de generar el certificado:

1. Verifique que todas las nóminas del año estén registradas y en estado activo
2. Confirme que los conceptos salariales estén correctamente clasificados (salariales vs. no salariales)
3. Revise que las deducciones estén bien calculadas en cada nómina mensual
4. Asegúrese de que la información del empleado esté actualizada (documento, nombres, etc.)

Al revisar el certificado generado:

1. Compare los totales con los recibos de nómina mensuales
2. Verifique que la retención en la fuente coincida con lo descontado mensualmente
3. Confirme que los aportes a seguridad social estén correctos
4. Revise las fechas de inicio y fin del período certificado

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Puntos Importantes a Recordar

✅ Lo que SÍ hace automáticamente el sistema:

• Busca y suma TODAS las nóminas del año especificado
• Incluye todos los conceptos laborales registrados
• Calcula automáticamente los totales y subtotales
• Aplica el formato oficial del Formulario 220 de la DIAN
• Genera las fechas y períodos correspondientes

⚠️ Lo que DEBE verificar manualmente:

• Que todas las nóminas del año estén completas y registradas
• Que no falten pagos adicionales (primas extraordinarias, bonos, etc.)
• Que las clasificaciones de conceptos sean correctas
• Que la información personal del empleado esté actualizada

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📋 Recomendación final:

El certificado es tan exacto como la información que se ha registrado en las nóminas durante el año. Por eso es fundamental mantener un registro detallado y preciso de todos los pagos y descuentos laborales a lo largo del período a certificar.

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Este certificado cumple con todos los requisitos legales establecidos por la DIAN para el Formulario 220 y puede ser utilizado por el empleado para sus declaraciones tributarias o como soporte ante entidades financieras.

¿Cómo Emitir un Certificado Tributario a un Empleado?

A continuación, encontrarás el paso a paso para generar y expedir los certificados de ingresos y retenciones para los empleados de tu organización a través del sistema.

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Requisito Previo: Creación de la Plantilla

Antes de poder emitir un certificado, es indispensable que la plantilla correspondiente ya esté creada en el sistema. Tienes dos opciones para hacerlo:

• Usar la plantilla predefinida del sistema: Puedes utilizar el formato estándar del Formulario 220 de la DIAN que el sistema ofrece por defecto. Para más detalles, consulta la siguiente guía: Certificado de Ingresos y Retenciones para Empleados.

• Crear tu propia plantilla personalizada: Si necesitas un formato específico, puedes diseñar una plantilla desde cero. Aprende cómo hacerlo en la siguiente guía: Cómo Crear una Nueva Plantilla.

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Pasos para Emitir el Certificado

1. Acceder al Módulo de Terceros

Dirígete al módulo de Terceros en el menú principal del sistema para comenzar el proceso.

2. Buscar al Empleado

Una vez en el módulo de Terceros, debes localizar al empleado al que deseas emitir el certificado.

• Para facilitar la búsqueda, utiliza los filtros. Si no los ves, haz clic en el botón Mostrar/Ocultar Filtros.

• Puedes filtrar por diferentes campos como nombre, número de identificación o clase (asegúrate de que sea "empleado").

• Después de ingresar los datos en los campos de filtro, presiona la tecla Tab o Enter, o haz clic fuera del campo para aplicar la búsqueda. Si deseas eliminar los filtros aplicados, utiliza el botón Limpiar.

Si desea aprender a usar las herramientas de filtrado, ordenamiento y búsqueda de la tabla, acceda a nuestra guía ¿Cómo usar las herramientas de los informes?

3. Seleccionar el Tercero

Cuando hayas encontrado al empleado en la tabla de resultados, selecciónalo marcando la casilla circular que se encuentra en la primera columna de la fila correspondiente a su registro.

4. Ver Detalles del Tercero

Con el empleado seleccionado, haz clic en el ícono de Ver tercero, representado por un ojo, que se encuentra en la barra de acciones.

5. Ubicar la Pestaña de Certificados

Al acceder a los detalles del tercero, se abrirá una ventana con varias pestañas (Contactos, Archivos, Estado de cuenta, etc.). Busca y selecciona la pestaña llamada Certificados de Ingresos y Retenciones Empleados.

¿Qué pasa si no aparece la pestaña de "Certificados de Ingresos y Retenciones Empleados"?
Si no visualizas esta pestaña, puede deberse a una de las siguientes razones:
1. El tercero no está clasificado como "Empleado": Verifica que la "clase" del tercero esté configurada correctamente.
2. No existe información de nómina: El tercero es un empleado, pero no tiene nóminas electrónicas registradas en el sistema para ningún período. Sin esta información, no hay datos para certificar y, por lo tanto, la opción no se habilita.

6. Generar el Certificado

Dentro de esta pestaña, sigue estos pasos:

• Año a certificar: Despliega la lista y selecciona el año para el cual deseas emitir el certificado.
  

  

• A continuación, haz clic en el botón Generar plantilla, ubicado a la derecha de la lista de años.
  

  

• Aparecerá un cuadro donde podrás seleccionar la plantilla que deseas utilizar (previamente creada o la predefinida del sistema).
  

  

7. Visualizar y Descargar el Certificado

Una vez seleccionada la plantilla, el sistema abrirá automáticamente el certificado en una nueva ventana del navegador. Desde esta vista previa, podrás:

• Visualizar la información del certificado tal como fue configurada en la plantilla.

• Navegar entre las páginas del documento si este tiene más de una.

• Descargar el certificado en formato PDF para guardarlo o enviarlo.
  

Nota: El diseño y las opciones del visualizador de PDF (como los íconos de paginación y descarga) pueden variar dependiendo del navegador web y del sistema operativo que estés utilizando.

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Para más información
Si deseas entender en detalle cómo el sistema calcula y obtiene los valores que se muestran en el certificado, consulta la siguiente guía: ¿Cómo se construye la información del Certificado de Ingresos y Retenciones para Empleados?

¿Cómo funciona la validación de correos electrónicos de terceros?

Esta guía te explica cómo nuby valida automáticamente los correos electrónicos de tus terceros (clientes, proveedores, empleados y demás contactos), qué estados puede tener un correo, y en qué momentos se realiza la validación. Gracias a este proceso, nuby se asegura de que los correos registrados en el sistema sean reales y capaces de recibir mensajes, evitando que notificaciones importantes queden sin entregar.

Para navegar esta guía, haz clic sobre la sección que desees consultar. Cada sección se expande al dar clic.