1. Preparación inicial y ruta del flujo

2. Primeros pasos, dashboard y Reporte Integral

3. Carga del extracto y mapeo de columnas

4. Resultado del cargue y conciliación automática

5. Resolución manual

6. Contabilización y cierre

7. Administración de plantillas y conceptos bancarios

Antes de iniciar una conciliación nueva, conviene revisar estos puntos:

• Cuenta bancaria registrada - el formulario de carga exige seleccionar la cuenta a la que pertenece el extracto.

• Archivo del extracto disponible - el módulo acepta archivos .xlsx, .xls y .csv.

• Facturas, recibos y documentos del período al día - cuanto mejor esté la información base en nuby, mejor será la clasificación automática.

• Permisos suficientes - para crear conciliaciones, contabilizar y finalizar necesitas los permisos operativos del módulo.

• Plantilla opcional - si ya has conciliado archivos del mismo banco, una plantilla te ahorra trabajo en el mapeo.

Si todavía no tienes creada la cuenta bancaria, revisa el libro de Finanzas en docs.nuby.ai y busca la sección de Cuentas Bancarias.

Si durante la resolución necesitas crear o completar un tercero, te sirve esta guía relacionada: Cómo crear un tercero (Cliente, Proveedor o Empleado).

El flujo operativo del módulo se reparte en estas etapas:

1. Dashboard - ves conciliaciones previas, sus estados y los accesos rápidos del módulo.

2. Reporte Integral - consultas KPIs consolidados, filtros globales y comportamiento acumulado del proceso.

3. Nueva conciliación - cargas el extracto y defines la cuenta, el archivo y las opciones avanzadas.

4. Mapeo de columnas - confirmas cómo interpreta nuby cada columna del archivo.

5. Resultado del cargue - separas errores, alertas y omitidos antes de mandar filas al motor.

6. Resultado de conciliación - el motor clasifica registros con documento existente, listos para contabilizar o pendientes por revisar.

7. Resolución manual - gestionas diferencias y preparas el cierre operativo.

8. Contabilización y cierre - generas el lote contable, revisas el resultado y marcas la conciliación como finalizada.

Consejo: si un proceso sigue activo, usa Retomar. Si ya está finalizado y solo quieres revisar qué pasó, usa Visualizar.

La pantalla principal se identifica como Conciliación Bancaria - Recaudos. En la parte superior verás accesos rápidos y debajo una grilla con las conciliaciones registradas.

El mensaje de ayuda del propio módulo resume muy bien el objetivo: aquí puedes cargar extractos bancarios, conciliarlos automáticamente con facturas y recibos del sistema, resolver diferencias y contabilizar los resultados.

Si ya sabes que el archivo siempre llega con el mismo formato, revisa antes Admin Plantillas. Si el banco te reporta cargos automáticos frecuentes, te conviene también pasar por Admin Conceptos.

La grilla central te muestra las conciliaciones que ya existen en el sistema. Desde ahí normalmente vas a hacer una de estas tres cosas:

• Filtrar por estado - para ver solo conciliaciones activas, finalizadas o con error.

• Retomar - si una conciliación quedó a mitad del flujo y debes continuar desde el paso actual.

• Visualizar - si el proceso ya terminó y solo quieres revisar el detalle operativo.

La recomendación práctica es esta: si la conciliación sigue viva, Retomar; si ya cerró, Visualizar.

Reporte Integral no reemplaza la resolución manual. Sirve para mirar el panorama completo: volúmenes, clasificaciones, filtros globales y resultados consolidados del módulo.

Te conviene usarlo cuando necesitas:

• revisar el comportamiento general de varias conciliaciones;

• filtrar registros por fechas, cuenta bancaria, naturaleza, clasificación, estado operativo o caso de resolución;

• ver indicadores separados de cierre real, preexistencia, listos para contabilizar, pendientes, omitidos, diferencias y errores de contabilización;

• exportar información para seguimiento operativo o contable.

Piensa el Reporte Integral como tu tablero de control transversal: no resuelve casos, pero sí te dice dónde conviene entrar a revisar primero.

La vista del Reporte Integral muestra tarjetas de KPIs que resumen el estado global del módulo. Entre las más importantes están:

• Total conciliaciones - cuántas conciliaciones existen y cuántos registros abarcan.

• Emparejamiento automático - porcentaje de filas que el motor resolvió sin intervención manual.

• Cierre real - valor y cantidad de filas efectivamente contabilizadas dentro del flujo.

• Preexistencia confirmada - filas vinculadas a documentos ya conciliados externamente.

• Listo para contabilizar - registros emparejados que aún no entran al lote.

• Pendiente de resolución - filas que todavía requieren decisión humana.

• Omitidos y Diferencias detectadas - registros que salieron del cierre o que aún presentan inconsistencias.

Al hacer clic en Nueva Conciliación llegas a un formulario con estas secciones:

• Plantilla - puedes elegir una plantilla existente o dejar Nueva Plantilla (análisis por IA) para que nuby sugiera el mapeo.

• Cuenta Bancaria - debes seleccionar la cuenta asociada al extracto. Si no existe, puedes usar Crear cuenta rápida.

• Opciones avanzadas - aquí defines Hoja Excel, Fila de encabezados y el rango de Fecha desde / Fecha hasta cuando hace falta.

• Archivo de extracto - arrastras o seleccionas el archivo. El módulo acepta .xlsx, .xls y .csv.

Cuando todo está listo, usas el botón Cargar y continuar.

No siempre necesitas tocar esta parte, pero hay casos donde te salva el día:

• Hoja Excel - si el archivo trae varias hojas y la información real no está en la primera.

• Fila de encabezados - si el banco deja títulos, logos o filas vacías antes del encabezado real.

• Fecha desde / Fecha hasta - si quieres limitar el análisis a un rango concreto del extracto.

Tip: si la sugerencia automática sale rara, lo primero que debes revisar es la hoja y la fila de encabezados. Muchas veces el problema empieza ahí.

Después del cargue, nuby te muestra una tabla de previsualización y asignación de columnas. Vas a ver:

• los encabezados originales del archivo;

• una fila de selectores para decirle a nuby qué significa cada columna;

• varias filas de muestra para validar rápidamente si la lectura tiene sentido;

• el origen sugerido del mapeo, que puede venir de Plantilla, Heurística, IA o Manual.

Los campos Fecha y Valor son obligatorios. Si uno de esos queda mal asignado, el proceso siguiente se rompe o produce clasificaciones pobres.

Haz una verificación corta pero disciplinada:

1. Confirma que la columna de Fecha realmente contiene la fecha de la transacción.

2. Confirma que la columna de Valor contiene el importe que quieres conciliar.

3. Revisa Referencia, Descripción, Consecutivo, Documento tercero y Nombre tercero si el archivo las trae.

4. Deja en Ignorar columna todo lo que no aporte al proceso.

Usa Guardar como Plantilla cuando se cumplan estas condiciones:

• el banco suele entregar el archivo con la misma estructura;

• ya verificaste que el mapeo funciona bien;

• quieres reducir al mínimo la intervención manual en los próximos cargues.

Si más adelante cambian los encabezados o los códigos de estado del banco, la plantilla se puede editar desde Admin Plantillas.

Cuando termina el cargue, nuby te resume el archivo en cuatro grupos:

En errores, alertas y omitidos puedes encontrar el botón Solucionar. Úsalo cuando el problema esté en el propio dato del extracto o en una clasificación que todavía tiene arreglo antes del motor.

Regla simple: si la fila todavía puede quedar útil para la conciliación, corrígela aquí. Si la fila realmente no debe entrar al proceso, déjala omitida.

El botón Analizar y clasificar registros solo tiene sentido cuando ya no te quedan dudas graves en el cargue. Antes de pulsarlo, verifica:

1. que el número de errores de cargue esté controlado;

2. que las alertas no comprometan la lectura de referencia, valor o fecha;

3. que los omitidos sean omitidos reales y no filas mal clasificadas por un mapeo defectuoso.

Después de que corre el motor, nuby separa los registros visibles en tres grupos operativos:

• Con documento existente - nuby detectó que ese movimiento ya tiene soporte o contrapartida registrada y no necesita generar un nuevo documento.

• Listos para contabilizar - el movimiento ya quedó resuelto y sí debe entrar al lote contable.

• Pendientes por revisar - aún requieren una decisión o un ajuste manual.

Cuando un registro aparece como ya conciliado externamente, nuby está indicando que encontró evidencia de que ese movimiento ya fue aplicado por fuera del flujo que estás corriendo ahora.

En términos operativos eso significa:

• no necesitas volver a generar el documento contable;

• el sistema lo conserva visible por trazabilidad;

• si la detección fue incorrecta, luego podrás retomar el caso en la resolución manual.

Una vez entiendes estas clasificaciones, el Reporte Integral te sirve para verlas a escala global. Ahí puedes medir, por ejemplo:

• cuánto del volumen está cayendo en cierre real;

• cuánto se está yendo a preexistencia;

• cuánto sigue listo para contabilizar o pendiente de resolución;

• si estás acumulando omitidos, diferencias o errores de contabilización.

Arriba de la pantalla verás un resumen del flujo ya analizado. Ese bloque te muestra, entre otros, estos indicadores:

• Total registros, Mapeados, Con alertas, Omitidos y Con errores.

• Analizadas por el motor - cuántas filas llegaron realmente a la fase de conciliación.

• Conciliadas y contabilizadas - lo que ya quedó cerrado contablemente.

• Ya conciliadas externamente - movimientos que ya tenían soporte previo y no requieren un nuevo documento.

• Listas para contabilizar - registros resueltos y preparados para el lote contable.

• Pendientes operativos - lo que todavía necesita una decisión humana.

La vista de gestión trae filtros rápidos para separar mejor el trabajo:

• Todas - mezcla todo lo que aún requiere atención o revisión.

• Pendientes - casos que todavía no han recibido una decisión útil.

• En Proceso - registros que ya empezaron a trabajarse pero aún no terminan.

• Listas para contabilizar - registros emparejados o resueltos manualmente.

• Ya conciliadas externamente - preexistencias confirmadas.

• Errores de cargue - filas que aún arrastran problemas desde la etapa anterior.

• Omitidas - registros que no se van a contabilizar.

• Menor valor recibido - entró dinero, pero no por el valor esperado.

• Mayor valor recibido - el valor del movimiento supera lo esperado.

• Tercero no identificado - falta o no cuadra la identificación del tercero.

• Factura no identificada - la referencia no alcanza para vincular una factura confiable.

• Gasto bancario detectado - el sistema sospecha que el movimiento corresponde a un cargo del banco.

• Ya conciliado externamente - se encontró evidencia de que el movimiento ya fue aplicado fuera de esta corrida.

• Omitir registro - deja el movimiento fuera de contabilización.

• Omitir Todos los Pendientes - sirve cuando ya decidiste cerrar sin procesar el resto.

• Reintentar el emparejamiento automático - restablece registros no resueltos para un nuevo intento.

• Confirmar ya conciliado - valida que el caso debe excluirse del reproceso.

• Retomar detección - se usa cuando una marca de preexistencia fue incorrecta y quieres devolver el registro a su flujo normal.

• Contabilizar este registro ahora - genera el documento correspondiente para un caso ya listo.

No confirmes una preexistencia por intuición. Hazlo solo cuando tengas claro que el movimiento ya fue aplicado por fuera del flujo actual.

• una barra de progreso;

• un mensaje operativo como Contabilizando...;

• un porcentaje visible;

• un reloj de Tiempo transcurrido.

Si quedan pendientes remanentes o fallidas del lote, no cierres por costumbre. Primero entiende si son aceptables o si debes volver a resolución.

Si el lote produjo documentos, nuby los organiza por tipo en pestañas. Dependiendo del caso puedes ver grupos como:

• Recibos de Caja

• Comprobantes Ingreso

• Notas Crédito o Notas Débito

• Notas Contables

• Pagos de Factura de Compra o Pagos de Documento Soporte

Cuando hay errores, la vista muestra un bloque desplegable de Errores de Contabilización. Ahí verás por fila:

• número de fila;

• descripción del movimiento;

• monto;

• mensaje concreto del error.

Si el resultado ya es aceptable, puedes usar Finalizar Conciliación. Si todavía hay registros sin resolver, nuby muestra un modal de confirmación para que decidas conscientemente.

Ese modal te recuerda que la acción:

• cambiará el estado a Finalizado;

• limpiará los datos temporales de staging;

• conservará intactos los documentos contables generados.

Después de finalizar, el lugar correcto para revisar la trazabilidad es Visualizar desde el dashboard. Esa vista te muestra:

• Paso actual;

• Cuenta Bancaria;

• Archivo;

• Fecha de creación;

• Progreso y Porcentaje de coincidencia.

La pantalla Administración de Plantillas centraliza las configuraciones reutilizables de mapeo para archivos bancarios.

Te conviene usarla cuando:

• siempre recibes el extracto con el mismo formato;

• el banco usa códigos de estado que quieres traducir una sola vez;

• quieres reducir el tiempo de validación en la pantalla de mapeo.

• no elimines Fecha ni Valor; son obligatorios;

• nombra bien las columnas nuevas cuando agregues asociaciones manuales;

• usa el mapeo de estados para reflejar la semántica real del banco y no solo la intuición del usuario;

• si cambian los códigos bancarios, actualiza la plantilla antes del siguiente cargue.

Una plantilla vieja puede ser peor que no tener plantilla. Si el banco cambia el archivo, revísala antes de confiar ciegamente en ella.

Administración de Conceptos Bancarios te permite definir patrones reutilizables para detectar GMF, comisiones y otros cargos del banco.

La propia vista te da la clave operativa: los conceptos inactivos no participan en el motor automático. Eso significa que esta pantalla afecta directamente el comportamiento futuro de la conciliación.

Al crear o editar un concepto, nuby te pide una configuración bastante completa:

• Nombre - por ejemplo, GMF 4x1000.

• Entidad Financiera - puedes dejarlo global o amarrarlo a un banco específico.

• Cuenta PUC - la cuenta contable que se usará para el registro.

• Confianza mínima - umbral para la detección automática.

• Descripción - explica cuándo aplica el concepto.

• Patrones - un arreglo JSON de textos o expresiones regulares.

• Auto resolver - si está activo y la confianza supera el umbral, el motor puede dejar el registro listo automáticamente.

• Tercero fallback - tercero por defecto cuando el banco no aporta uno útil.

[
  "gmf",
  "4x1000",
  "/cuota\\s+manejo/i"
]

1. revisa si el archivo nuevo justifica crear o ajustar una plantilla;

2. identifica descripciones bancarias repetitivas que merecen un concepto bancario propio;

3. desactiva conceptos que ya no deban participar;

4. deja documentado internamente por qué cambiaste la lógica.

Si necesitas contexto adicional sobre cuentas bancarias o configuraciones generales del área financiera, puedes complementar con el libro de Finanzas en docs.nuby.ai.