¿Cómo crear/editar tu entidad?

El ManualEsta guía te orientará en el proceso de Creación y Ediciónconfiguración de Entidadlos deldatos Sistema, es una guía diseñada para ayudarte a gestionar la información fundamentalprincipales de tu organizacióninmobiliaria dentro de(denominada nuby"Entidad" en el sistema). EsteEsta procesoinformación es esencial,crítica ya que se utilizará para:

• La generación de facturas electrónicas y documentos contables.

• El encabezado de reportes e informes.

• El cumplimiento de obligaciones parafiscales y legales.

📋 Requisitos Previos

Antes de iniciar, asegúrate de tener a la entidadmano representala siguiente información y haber realizado estas acciones en el sistema:

1. RUT Actualizado: Necesitarás datos exactos como el NIT, razón social y responsabilidad fiscal.

2. Creación de Terceros (Proveedores):

   • Para los datoscampos institucionalesde baseARL, (comoCaja NIT,de nombre,Compensación, direcciónICBF y contacto)SENA, el sistema requiere que seránestas utilizadosempresas enya distintosexistan móduloscomo del sistema para generar documentos, reportes y comunicaciones oficiales."Terceros".

     Con

   este módulo, tu podrás:
   

   • ✅¿No Accederlos has creado? Dirígete al módulo Terceros en el menú principal y regístralos con sus respectivos NIT antes de entidad.
     ✅continuar con esta guía.

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🚀 Paso a Paso: Cómo Crear o Editar o registrar datos básicos y legales.
✅ Cargar el logo de su entidad.

Pasos para Crear/Editar unatu Entidad

Paso 1: Acceso al Módulo

Para ingresar a la configuración de Entidadtu empresa:

1. 1. InicieInicia sesión en el sistema con sus credenciales.nuby.

   2. DiríjaseEn alel menú principallateral, yve hagaa clic en Herramientas.

   3. SeleccioneSelecciona la opción opción Configuraciones.

   4. Finalmente, hagaHaz clic en en el ícono o texto Entidad.
      

Paso 2: Habilitar Edición

Por seguridad, los campos con * son obligatorios.

• En la pantalla de información de la entidad, ubiqueUbica el botón botón "Editar entidad"  en la esquina superior derecha.derecha de la pantalla y haz clic en él.

• HagaVerás clicque enlos élcampos se habilitan para activarescribir elo modoseleccionar de edición.opciones.

Paso 3: CompletarDiligenciamiento Camposde Obligatoriosla Información

A continuación se detallan todos los campos disponibles enCompleta el formulario con los datos de entidad,tu indicandoempresa. cuálesA soncontinuación, obligatoriosexplicamos cada campo para garantizar una configuración correcta:

Información Básica y susde características:

Contacto

Información Legal y Parafiscales

registroentidades

Campo	Obligatorio	Impacto en el Sistema
Tipo de entidad (Responsabilidad Fiscal)	✅ Sí	Responsable¡Importante! deDefine si tu empresa factura IVA	Esteo campo depende de su actividad económicano.
Matrícula Inmobiliaria	❌ No	0886Número de 2021	Formatoante librela autoridad competente. Es útil para que aparezca en contratos o documentos legales generados por el sistema.
ARL (Administradora/ Caja de RiesgosCompensación Laborales)/ ICBF / SENA	❌ No	900943243123Selecciona -las SURAMERICANA	Seleccionecon ellas proveedorque detu laempresa ARLtiene de la empresa, este tercero debe estar creado en el sistema
Caja de Compensación Familiar	❌ No	890900841123 - COMFAMA	Seleccione el proveedor de la Caja de Compensación de la empresa, este tercero debe estar creado en el sistema
ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)	❌ No	89999923900 - ICBF	Seleccione el proveedor del ICBF de la empresa, este tercero debe estar creado en el sistema. (Si aplica)
SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje)	❌ No	999859923900 - SENA	Seleccione el proveedor del SENA de la empresa, este tercero debe estar creado en el sistema. (Si aplica)afiliación.

Nota: Si no aparecen en la lista desplegable, debes ir al módulo Terceros y crearlas primero.

Paso 4: Guardar Cambios

Una vez verificada toda la información:

• • PresioneHaz clic en el botón "Grabar Entidad" o "ActualizarGrabar Entidad"  para confirmarguardar lostu cambios.configuración.

  • El sistema mostraráconfirmará unque mensajelos dedatos confirmación: "Entidadhan creadasido correctamenteactualizados oexitosamente.

    actualizada
  correctamente".

💡 Preguntas Frecuentes

¿Por qué no puedo editar el Dígito de Verificación? nuby utiliza un algoritmo estándar para calcular este dígito basándose en el NIT para evitar errores humanos. Si el dígito no coincide, verifica que el NIT esté escrito correctamente.

¡Felicidades!¿Qué hago si me equivoqué en el Tipo de Entidad? HasPuedes completadovolver exitosamentea la configuración deeditar la entidad dely sistema.corregirlo. ConSin estaembargo, información,ten tuen inmobiliariacuenta ahoraque podrá:
✔ Generarlos documentos legales(facturas) (facturas,generados contratos)anteriormente con losla datosconfiguración institucionaleserrónea correctos.
✔no Mantenerse unacorregirán identidadautomáticamente; consistenteel encambio todosaplicará para los módulosnuevos del sistema.
✔ Cumplir con requisitos fiscales y legales (NIT, responsabilidad de IVA, ARL).documentos.

📌¿Dónde Datoscreo Clavea parala Nómina:
LosARL campos de ARL,o Caja de Compensación,Compensación SENA e ICBF (aunquesi no sonsale obligatorios para crearen la entidad)lista? son Debes ir al menú principal > requeridosTerceros para:
> Nuevo Tercero✅. GenerarRegístralos con su NIT y Razón Social. Luego regresa a este módulo y ya aparecerán en la nómina electrónica correctamente.
✅ Calcular automáticamente la contabilidad de aportes parafiscales.
✅ Evitar reprocesos o errores en liquidaciones.

¿Qué sigue?

Para finalizar el proceso de personalización, te invitamos a:

1. Cargar el logo de tu entidad siguiendo el instructivo: ¿Cómo cargar/editar el logotipo?
   

2. Cargar archivos de tu entidad siguiendo el instructivo: ¿Cómo agregar archivos a la entidad? 

   
   lista.