¿Cómo Crear o Editar tu Entidad?
Esta guía te orientará en el proceso de configuración de los datos principales de tu inmobiliaria (denominada "Entidad" en el sistema). Esta información es crítica ya que se utilizará para:
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La generación de facturas electrónicas y documentos contables.
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El encabezado de reportes e informes.
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El cumplimiento de obligaciones parafiscales y legales.
📋 Requisitos Previos
Antes de iniciar, asegúrate de tener a la mano la siguiente información y haber realizado estas acciones en el sistema:
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RUT Actualizado: Necesitarás datos exactos como el NIT, razón social y responsabilidad fiscal.
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Creación de Terceros (Proveedores):
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Para los campos de ARL, Caja de Compensación, ICBF y SENA, el sistema requiere que estas empresas ya existan como "Terceros".
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¿No los has creado? Dirígete al módulo Terceros en el menú principal y regístralos con sus respectivos NIT antes de continuar con esta guía.
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🚀 Paso a Paso: Cómo Crear o Editar tu Entidad
Paso 1: Acceso al Módulo
Para ingresar a la configuración de tu empresa:
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Inicia sesión en nuby.
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En el menú lateral, ve a Herramientas.
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Selecciona la opción Configuraciones.
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Haz clic en el ícono o texto Entidad.
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Paso 2: Habilitar Edición
Por seguridad, los campos con * son obligatorios.
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Ubica el botón "Editar entidad" en la esquina superior derecha de la pantalla y haz clic en él.
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Verás que los campos se habilitan para escribir o seleccionar opciones.
Paso 3: Diligenciamiento de la Información
Completa el formulario con los datos de tu empresa. A continuación, explicamos cada campo para garantizar una configuración correcta:
Información Básica y de Contacto
| Campo | Obligatorio | Descripción y Recomendaciones |
|---|---|---|
| NIT* | ✅ Sí | Ingresa el Número de Identificación Tributaria sin puntos, guiones ni espacios. (Ej: 900200100). |
| Dígito de Verificación | ✅ Sí | Este número lo calcula el sistema automáticamente basado en el NIT ingresado. Verifica que coincida con tu RUT. |
| Nombre* | ✅ Sí | Escribe la Razón Social completa tal como aparece en tu RUT. (Ej: Inmobiliaria Tu Espacio S.A.S). |
| Sigla | ❌ No | Nombre comercial o abreviatura reconocida de tu empresa. |
| Dirección* | ✅ Sí | Dirección fiscal de la empresa. Incluye detalles como oficina o local para evitar devoluciones de correo. |
| Teléfonos | ❌ No | Número de contacto principal (fijo o celular). |
| Fax | ❌ No | Opcional |
| Departamento * | ✅ Sí | Selecciona la ubicación fiscal de tu empresa. |
| Municipio: * | ✅ Sí | Selecciona la ubicación fiscal de tu empresa. |
| ❌ No | Correo electrónico corporativo. Este será visible en la información de contacto de tus documentos. |
Información Legal y Parafiscales
| Campo | Obligatorio | Impacto en el Sistema |
|---|---|---|
| Tipo de entidad (Responsabilidad Fiscal) | ✅ Sí | ¡Importante! Define si tu empresa factura IVA o no. |
| Matrícula Inmobiliaria | ❌ No | Número de registro ante la autoridad competente. Es útil para que aparezca en contratos o documentos legales generados por el sistema. |
| ARL / Caja de Compensación / ICBF / SENA | ❌ No | Selecciona las entidades con las que tu empresa tiene afiliación. Nota: Si no aparecen en la lista desplegable, debes ir al módulo Terceros y crearlas primero. |
Paso 4: Guardar Cambios
Una vez verificada toda la información:
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Haz clic en el botón "Grabar Entidad" para guardar tu configuración.
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El sistema confirmará que los datos han sido actualizados exitosamente.
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⏩ ¿Qué sigue?
¡Tu empresa ya tiene sus datos legales configurados! Ahora es momento de darle identidad visual y organizar tu documentación dentro del sistema. Te recomendamos continuar con los siguientes pasos:
1. Dale identidad a tus documentos Para que tus facturas, recibos de caja y estados de cuenta incluyan tu marca, debes configurar tu logotipo en el sistema. 👉 Consulta la guía: Cómo cargar el logo de tu entidad
2. Centraliza tu documentación legal Mantén el RUT, la Cámara de Comercio y otros documentos de la empresa seguros y accesibles dentro de nuby. 👉 Consulta la guía: Cómo cargar archivos y documentos de la entidad