¿Cómo importar propiedades masivamente en nuby?

La opción Importar Propiedades permite crear propiedades desde un archivo preparado previamente. nuby lee cada fila, interpreta sus columnas, valida los datos principales y luego crea el inmueble en el sistema.

🔹 ¿Qué información se crea al finalizar?

• Registro de la propiedad → Se crea el inmueble con su código, título, servicio, ubicación, dirección y datos comerciales.

• Relación con propietarios → El sistema busca los documentos escritos en la plantilla y vincula esos terceros como propietarios.

• Ubicación del inmueble → La propiedad queda asociada al municipio, barrio y dirección indicados.

• Datos para arriendo o venta → Según el servicio elegido, puedes cargar valor de arriendo, valor de venta y datos complementarios.

• Información operativa → Puedes registrar llaves, asesor, agrupamiento, observaciones, matrícula, referencia catastral y propiedades relacionadas.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Administradores del sistema → Para cargar propiedades de forma controlada.

• Equipo comercial o de captación → Para preparar inmuebles que serán ofrecidos en arriendo, venta o ambos servicios.

• Equipo de soporte o implementación → Para acompañar migraciones masivas de información.

Importante: Las propiedades dependen de terceros ya creados. Antes de importar propiedades, los propietarios deben existir en nuby para que el sistema pueda relacionarlos por documento.

Antes de preparar el archivo de propiedades, revisa estos puntos. Son la base para que el cargue no genere errores y para que la información quede completa.

📌 Requisito 1. Permisos de acceso

Necesitas permisos para ingresar a Herramientas > Configuraciones > Asistente de Importación. La documentación actual de nuby indica que esta sección está orientada al rol administrador.

Tip: Si no ves el Asistente de Importación en el menú, solicita al usuario administrador que revise tus permisos.

📌 Requisito 2. Propietarios cargados previamente

La columna Documento(s) del propietario(s) se usa para buscar terceros existentes. Si el documento no está registrado, la propiedad no quedará relacionada con ese propietario.

Si aún no has cargado clientes, propietarios o proveedores, consulta primero la guía ¿Cómo importar terceros masivamente?

📌 Requisito 3. Código de propiedad único

Cada propiedad debe tener un código único. Si el código ya existe, el asistente lo tratará como duplicado según la acción que elijas: omitir, sobrescribir o fusionar.

📌 Requisito 4. Dirección clara y no repetida

nuby valida que no exista otra propiedad con la misma combinación de municipio, barrio y dirección. Si el inmueble pertenece a una torre, apartamento, casa interior o local, escríbelo claramente en la dirección para evitar duplicados.

Ejemplo: No escribas solo Calle 10 # 20-30 para todos los apartamentos de un edificio. Usa una dirección específica como Calle 10 # 20-30 Torre 2 Apto 604.

📌 Requisito 5. Plantilla oficial

Usa siempre la plantilla que se descarga desde la pantalla Importar Propiedades. La plantilla oficial se llama plantilla_propiedades.xlsx y trae las columnas esperadas por el sistema.

📌 Requisito 6. Archivo limpio

• No uses celdas combinadas.

• No dejes fórmulas en las columnas que vas a importar; pega valores finales.

• Los documentos y valores deben escribirse solo con números, sin puntos, comas ni símbolos.

• Las fechas deben diligenciarse en formato aaaa-mm-dd, por ejemplo 2026-04-28.

• Si tu archivo supera las 10.000 filas, guárdalo en formato CSV o divídelo en varios archivos.

Atención: No cambies el significado de las columnas de la plantilla. Puedes cambiar encabezados si luego haces la homologación correctamente, pero lo más seguro es conservar los nombres oficiales.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Abre el Asistente de Importación

1. En el menú principal, ingresa a Herramientas.

2. Selecciona Configuraciones.

3. Haz clic en Asistente de Importación.

📌 Paso 3. Selecciona propiedades

Dentro del Asistente de Importación, haz clic en Importar Propiedades. También puedes encontrar esta opción en el menú lateral del asistente.

📥 Paso 4. Descarga la plantilla

En la parte superior de la pantalla verás el enlace Descargar Plantilla. Haz clic allí para obtener el archivo oficial de propiedades.

Nota: La pantalla de importación muestra cuatro pasos: Selección de Plantillas, Homologación de Datos, Validar Cargue y Resultado de Cargue.

La plantilla oficial contiene las siguientes columnas. Completa una fila por cada propiedad que quieras importar.

Regla clave: Los campos de documentos y valores deben ir únicamente con números. Evita puntos, comas, símbolos de pesos o textos adicionales.

Atención: No uses la misma dirección para varios inmuebles de un edificio. Diferencia apartamentos, torres, interiores o locales para evitar que nuby los detecte como duplicados.

Si una propiedad tiene más de un propietario, no debes crear varias filas para el mismo inmueble. En la columna Documento(s) del propietario(s), escribe todos los documentos en la misma celda separados por coma.

📌 Formato correcto

En este ejemplo, nuby buscará los tres documentos en terceros y los relacionará como propietarios de la propiedad 501.

Recomendación: No dejes espacios innecesarios entre documentos. Aunque el sistema limpia algunos espacios alrededor de las comas, lo más ordenado es escribirlos así: 100000001,100000002.

Atención: Todos los documentos deben existir previamente como terceros. Si uno de los documentos no existe, ese propietario no quedará relacionado correctamente.

Cuando tengas lista la plantilla, vuelve a la pantalla Importar Propiedades y completa el primer paso del asistente.

📄 Campos de la pantalla

• Seleccionar archivo → Carga el archivo que preparaste.

• ¿El archivo tiene títulos? → Selecciona SI si usaste la plantilla oficial y conservaste la primera fila con encabezados.

• Codificación del archivo → Usa UTF-8 para que el sistema lea correctamente tildes y caracteres especiales.

• Tipo de archivo → Selecciona XLS, XLSX o CSV, según el archivo que vas a cargar.

• Separado por → Solo aplica para archivos CSV. Selecciona el separador usado en tu archivo.

• ¿Gestionar registros duplicados? → Actívalo si quieres que nuby revise propiedades repetidas.

• Acción para duplicados → Define si los duplicados se van a omitir, sobrescribir o fusionar.

• Campos para detectar duplicados → Para propiedades, el campo más importante es Código. También es útil revisar municipio, barrio y dirección cuando quieras controlar duplicados por ubicación.

Configuración recomendada para una primera carga: archivo con títulos en SI, codificación UTF-8, tipo de archivo correcto y duplicados en Omitir usando Código como identificador.

Atención: Usa Sobrescribir o Fusionar solo cuando estés seguro de que deseas modificar propiedades existentes. Una propiedad puede estar relacionada con contratos, fotos, seguimientos y otros procesos.

➡️ Continuar

Después de completar la configuración, haz clic en Siguiente. nuby guardará el archivo y pasará al paso de homologación.

La homologación es el paso donde le indicas a nuby qué significa cada columna de tu archivo. Si usaste la plantilla oficial, la mayoría de columnas se reconocerán automáticamente, pero igual debes revisar la pantalla antes de continuar.

📋 Qué verás en la pantalla

• Campos en Archivo → Nombre de la columna que venía en tu Excel o CSV.

• Campos nuby → Campo del sistema al que se asociará esa columna.

• Valor por Defecto → Valor que se usará si una fila viene vacía para ese campo.

• Opciones → Ícono de engranaje para campos que necesitan equivalencias.

⭐ Campos que requieren especial atención

Los siguientes campos pueden mostrar engranaje porque dependen de listas internas de nuby:

⚙️ Cómo usar el engranaje

1. Haz clic en el ícono de engranaje del campo que necesitas homologar.

2. Revisa el valor que viene en tu archivo.

3. En la columna de equivalencia, selecciona el valor correspondiente en nuby.

4. Repite el proceso para todos los valores distintos del archivo.

5. Haz clic en Guardar Cambios.

Importante: Si un campo obligatorio aparece con asterisco rojo, no podrás avanzar hasta que esté correctamente relacionado o tenga un valor por defecto válido.

Consejo: Usa valores por defecto solo cuando realmente apliquen para todas las filas vacías de ese campo. Para código, propietarios, dirección y valores comerciales, lo más seguro es completar la información en el archivo antes de cargarlo.

Después de homologar los campos, nuby valida la información antes de guardarla definitivamente. Esta pantalla te muestra un resumen con la clasificación de los registros.

Cuando una clasificación tenga registros, verás un ícono de ojo para consultar el detalle. Allí podrás revisar qué fila necesita corrección.

Recomendación: No continúes si hay errores que no entiendes. Revisa el detalle, corrige el archivo o la homologación y vuelve a cargar antes de importar definitivamente.

➡️ Continuar

Si la validación es correcta, haz clic en Siguiente. En este punto nuby realizará la importación definitiva de las propiedades.

Al terminar la importación, nuby muestra el resultado final del proceso. Esta pantalla confirma cuántos registros fueron insertados, omitidos, sobrescritos, fusionados o quedaron con error.

📊 Qué debes revisar

• Insertados → Propiedades creadas correctamente.

• Omitidos → Registros que no se cargaron por la regla de duplicados o validación.

• Sobrescritos → Propiedades existentes reemplazadas por los datos del archivo.

• Fusionados → Propiedades existentes actualizadas por la importación.

• Errores → Registros que no pudieron completarse.

Si aparece el ícono de ojo, úsalo para ver el detalle de los registros omitidos o con error.

Qué sucede internamente: Al importar correctamente, nuby crea la propiedad, registra sus datos principales, valida código y ubicación, y vincula los propietarios encontrados por documento.

🏁 Finalizar

Cuando termines de revisar el resultado, haz clic en Finalizar. El sistema cerrará el proceso y podrás iniciar una nueva importación si lo necesitas.

Atención: Si una propiedad ya tiene contratos activos, evita modificarla masivamente sin revisar primero con el equipo responsable. Una propiedad con contratos activos no debe eliminarse y sus cambios pueden afectar procesos posteriores.

Antes de hacer clic en Siguiente para importar definitivamente, revisa esta lista:

• ✅ Los propietarios ya existen en nuby como terceros.

• ✅ Cada propiedad tiene un código único.

• ✅ Los documentos de varios propietarios están separados por coma.

• ✅ La dirección identifica claramente apartamento, torre, interior, local o casa cuando aplica.

• ✅ Tipo de propiedad, servicio, municipio y estrato están diligenciados.

• ✅ Si la propiedad es de arriendo, el valor de arriendo está completo y es mayor a cero.

• ✅ Si la propiedad es de venta, el valor de venta está completo y es mayor a cero.

• ✅ Las fechas están en formato aaaa-mm-dd.

• ✅ Los valores monetarios están sin puntos, comas ni símbolos.

• ✅ Los campos con engranaje fueron homologados correctamente.

• ✅ Revisaste los registros omitidos, sobrescritos, fusionados o con error antes de finalizar.

Después de importar propiedades, puedes continuar con la importación de contratos si ya tienes cargados también los terceros necesarios. Consulta la guía ¿Cómo importar contratos?

Si todo está correcto, puedes finalizar la importación con más tranquilidad. La clave está en preparar bien el archivo y revisar la validación antes del cargue final.