¿Qué puede hacer el Personal Administrativo en nuby?

El Personal Administrativo es el rol operativo más amplio de nuby. Reúne las capacidades de gestión contable básica, administración completa de contratos, propiedades, terceros y tareas comunes, con acceso a un extenso conjunto de informes de cartera, facturación y gestión comercial. Está diseñado para el personal que coordina operaciones administrativas transversales en la inmobiliaria: desde la gestión de contratos de arrendamiento y venta hasta el registro de movimientos contables, la publicación en portales inmobiliarios, la atención de PQRS y el seguimiento de cartera.

Es el rol ideal para coordinadores administrativos, jefes de operaciones o personal de back-office que requieren visibilidad y control sobre el ciclo operativo completo sin necesitar acceso a nómina, configuraciones de infraestructura ni administración de usuarios del sistema.

Restricciones de este rol: El Personal Administrativo no gestiona nómina (Recursos Humanos) ni cuentas bancarias, conciliaciones, certificados tributarios o formatos de bancos (Contabilidad y Finanzas avanzada). No tiene acceso a la administración de usuarios y roles, al CRM Inmobiliario completo (solo bitácoras y comentarios a requerimientos de leads), a configuraciones de comunicaciones, infraestructura, sitio web, internacionalización, almacenamiento ni notas de ajuste en Facturas de Compra. Doce páginas son de solo lectura: los ocho informes del histórico de Facturas de Compra (legacy), la importación de nómina SIIGO, el envío de eventos electrónicos de Gastos Causados, el informe de IVA y Comisiones por Cuadres de Caja, y el informe de Nómina.

El rol operativo más amplio: combina gestión contable básica, contratos completos, propiedades, terceros, tareas comunes, facturación, informes extensos de cartera y portales. Sin acceso a nómina, finanzas avanzadas ni administración del sistema.

La siguiente tabla muestra, para cada área del sistema, si este rol tiene acceso y qué tipo de operaciones puede realizar:

Los permisos del rol Personal Administrativo se gestionan desde la pantalla de Permisos por Roles. Allí puedes activar o desactivar cualquier combinación de los cinco permisos (Acceder, Ver, Crear, Editar, Eliminar) para cada página del sistema.

Ruta de acceso

Desde cualquier pantalla del ERP, haz clic en el icono Herramientas de la barra superior y selecciona Sistema. En el menú lateral izquierdo de Sistema haz clic en Permisos por Roles. En la grilla principal filtra por el rol Personal Administrativo y ajusta los permisos directamente en cada fila.

Cómo filtrar y ajustar

1. Usa el campo de búsqueda por nombre del módulo para acotar la lista al área que vas a ajustar.
2. También puedes filtrar por nombre de la página —es el identificador técnico (por ejemplo crear_contrato.php) que aparece en la columna Página de las tablas detalladas de esta guía.
3. Activa o desactiva los checkboxes de los cinco permisos según el cambio deseado.
4. Guarda los cambios al finalizar.

Importante: los cambios que realices a los permisos del rol NO se propagan a los usuarios que ya existen con ese rol asignado. Solo se aplican automáticamente a los usuarios nuevos que se creen después. Para actualizar a un usuario actual, debes ajustar sus permisos individualmente desde Herramientas » Sistema » Permisos de Usuario.

Permite configurar los parámetros de una propiedad que se publicará en los portales inmobiliarios, así como gestionar su estado de publicación (activar o desactivar) en dichos portales

Está enfocado en los formatos predefinidos utilizados para gestionar tareas relacionadas con contratos de arrendamiento, tales como facturas, egresos, recibos, entre otros. Son formatos internos que no se pueden personalizar ni crear desde este módulo

Contiene las plantillas predefinidas necesarias para los procesos contables internos. Estas plantillas son utilizadas para la generación de documentos contables, pero no son personalizables ni editables dentro del módulo

Administra las entidades financieras utilizadas en el sistema, permitiendo consultar el listado estándar, solicitar nuevas entidades y homologar bancos personalizados, asegurando la correcta integración y consistencia de la información bancaria para pagos, recaudos y procesos contables

Gestión y generación de certificados tributarios para propietarios e inquilinos

Informes de Certificados Tributarios

Informes consolidados con los valores precalculados de los certificados tributarios

Gestiona los formatos predefinidos para la emisión de facturas, utilizados de manera interna en la administración de los documentos relacionados con compras y gastos

Gestiona los gastos generados por las operaciones de la inmobiliaria, desde reparaciones hasta pagos por servicios, facilitando el control financiero

Permite gestionar las bitácoras de terceros, registrando sus actividades y pendientes para un seguimiento detallado de prospectos y clientes dentro del sistema.

Gestiona y sigue leads, requerimientos y solicitudes de visita. Permite importar, visualizar, editar y hacer seguimiento detallado de cada interacción, optimizando la conversión de prospectos en clientes.

Requerimientos de Leads

Permite gestionar y hacer seguimiento a los requerimientos de los leads, ofreciendo herramientas para importar, visualizar, editar y actualizar los detalles, comentarios y el historial de cada uno.

Comentarios a Requerimientos de Leads

Facilita la gestión de comentarios asociados a los requerimientos de los leads, permitiendo agregar, editar y seguir las interacciones relacionadas con cada solicitud para un mejor seguimiento y colaboración entre los equipos.

Centraliza reportes clave sobre contratos, cartera de inquilinos y propietarios, facturación de compra y venta, proporcionando un análisis detallado del estado financiero y administrativo para una mejor toma de decisiones.

Informes de Facturas de Venta de Gestión Administrativa

Proporciona reportes sobre la facturación electrónica, incluyendo un historial completo de las facturas emitidas y las notas débito/crédito electrónicas, facilitando el seguimiento y la gestión contable.

Informe de Histórico de Facturación Electrónica

Informe que muestra un listado de todas las facturas electrónicas emitidas en un periodo, con detalles como estado, fechas, cliente y valores, acompañado de gráficos para visualizar el comportamiento de la facturación.

Informe de Histórico de Notas Débito/Crédito Electrónicas

Informe que detalla todas las notas débito y crédito electrónicas emitidas en el periodo seleccionado, incluyendo tipo, estado, cliente y valor total, con gráficos que permiten visualizar su comportamiento.

Informes de Contratos de Gestión Administrativa

Proporciona reportes detallados sobre la cartera de inquilinos y propietarios, facilitando el seguimiento de pagos, facturación y estados financieros para una gestión eficiente de los contratos.

Informe de Cartera de Inquilinos para Bancos

Informe que detalla las facturas pendientes de los inquilinos, con formato compatible para la importación masiva de pagos a bancos. Incluye información clave y calcula automáticamente fechas y montos de pago, considerando vencimientos e intereses configurados en los contratos.

Informe de Cartera de Inquilinos Tipo Dashboard

Informe que presenta un resumen de la cartera de inquilinos mediante gráficos y tablas, permitiendo identificar deudas, analizar el comportamiento de pagos y tomar decisiones informadas sobre la gestión de la cartera.

Informe de Cartera de Propietarios por Facturas

Informe que muestra las facturas emitidas a propietarios que aún no han sido pagadas ni gestionadas como egresos, facilitando el seguimiento de obligaciones pendientes y el control de pagos.

Informe de Cartera de Propietarios por Pendientes

Informe que muestra los montos pendientes por facturar a propietarios, permitiendo un seguimiento claro de valores aún no gestionados y facilitando la planificación y emisión oportuna de facturas.

Informes de Facturas de Compra de Gestión Administrativa

Ofrece reportes detallados sobre las facturas de compra, permitiendo analizar su estado, compararlas por periodos, revisar proveedores y conceptos, y hacer seguimiento a pagos y vencimientos.

Informe de Facturas de Compra a Crédito sin Eventos

Informe que detalla las facturas de compra a crédito sin eventos registrados, facilitando el seguimiento de aquellas que aún no han sido gestionadas en el sistema. Incluye datos clave para identificar rápidamente saldos y estados de pago.

Informe de Comparativo de Facturas de Compra por Periodo

Informe que compara facturas de compra y documentos de soporte por año, mes y día, permitiendo analizar la evolución de los gastos a lo largo del tiempo mediante gráficos interactivos y desgloses detallados por periodo.

Informe de Facturas de Compra no Vencidas pero Pendientes de Pago

Informe que consolida facturas de compra y documentos soporte aún no vencidos pero con saldo pendiente, permitiendo anticipar pagos próximos y gestionar de forma oportuna las obligaciones financieras.

Informe de Facturas de Compra Vencidas

Informe que presenta facturas de compra y documentos soporte vencidos y pendientes de pago, facilitando la identificación de obligaciones urgentes y ayudando a prevenir cargos por mora.

Informe de Facturas de Compra por Concepto

Informe que agrupa las facturas de compra y documentos soporte por concepto de gasto, mostrando totales, número de facturas y detalles asociados para facilitar el análisis y control de adquisiciones.

Informe de Facturas de Compra por Proveedor

Informe que consolida las facturas de compra y documentos soporte por proveedor, permitiendo visualizar totales facturados, número de documentos y detalles individuales para un mejor control de gastos por proveedor.

Informe de Histórico de Eventos de Facturas de Compra

Informe que detalla el historial de eventos asociados a cada factura de compra, facilitando el seguimiento del ciclo de vida de las facturas y el control de su gestión contable y de pagos.

Informe de Listado de Facturas de Compra

Informe que consolida facturas de compra y documentos soporte, mostrando detalles clave como proveedor, valores, impuestos y estado de pago, para facilitar el seguimiento y análisis de los gastos registrados.

Centraliza la gestión de ingresos, egresos y cartera, permitiendo administrar pagos, cobros, renovaciones de contratos, cuadre de caja y facturación. Reúne todas las herramientas clave para el control financiero operativo de la inmobiliaria.

Informes de Tesorería y Cartera

Agrupa los informes de tesorería y cartera, como la cartera de inquilinos pendiente de pago o los pagos pendientes a propietarios

Gestiona la nómina de los empleados de la inmobiliaria

Informes de Nómina

Agrupa los informes de nómina de los empleados como deducciones, provisiones y costos

Sincroniza el sistema con portales inmobiliarios externos, facilitando la publicación y actualización de propiedades en diversas plataformas para aumentar la visibilidad de la oferta inmobiliaria

Permite personalizar los parámetros clave para la gestión de terceros, incluyendo opciones de bancos, tipos de documentos y tratamientos, asegurando una administración adaptada a las necesidades del negocio inmobiliario

Define y organiza las zonas geográficas donde se encuentran las propiedades disponibles para arrendar o vender, mejorando la gestión y la búsqueda de inmuebles por área

Facilita la integración con sistemas externos a través de APIs, permitiendo conectar tu sistema con otros servicios de gestión inmobiliaria o herramientas de análisis de datos

Facilita la importación de datos desde sistemas externos, como registros de propiedades o información de terceros, agilizando la incorporación de información en el sistema

Secciones de Importación de Datos

Organiza y estructura el proceso de importación de datos en pasos secuenciales, facilitando la ejecución ordenada y eficiente de la carga de información en el sistema

Permite gestionar las plantillas utilizadas en documentos y comunicaciones, como correos electrónicos y contratos. Facilita la creación, edición y previsualización de plantillas, asegurando que las comunicaciones sean siempre consistentes y personalizadas según las necesidades del negocio inmobiliario

Asistente de IA integrado en nuby que permite a los usuarios resolver dudas, acceder a guías y videos, crear tickets de soporte y sugerir mejoras usando lenguaje natural. Facilita la interacción con el sistema y, si es necesario, conecta con el equipo de soporte.