¿Cómo importar terceros masivamente?
Si necesitas registrar múltiples clientes, propietarios o proveedores al mismo tiempo, no es necesario crearlos uno por uno. El Asistente de Importación te permite cargar cientos de registros en minutos usando una plantilla de Excel.
Esta herramienta es ideal para migraciones de datos o cuando inicias con una base de datos grande.
📋 Requisitos Previos
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Rol de Usuario: Debes tener permisos de Administrador o acceso a Herramientas.
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Archivo Limpio: Los datos deben estar organizados en columnas sin celdas combinadas ni fórmulas.
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Límite: Si tu archivo supera las 10.000 filas, deberás guardarlo en formato CSV o dividirlo en varios archivos.
🚀 Paso a Paso: Importación Masiva
Paso 1: Acceso al Asistente
El primer paso es ubicar la herramienta de carga masiva dentro del sistema.
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En el menú principal, dirígete a Herramientas y selecciona Configuraciones.
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Luego, busca y haz clic en la opción Asistente de importación.
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Una vez dentro del panel, selecciona la opción específica "Importar Terceros".
Paso 2: Descarga de la Plantilla
Para asegurar que el sistema lea tus datos correctamente, debes usar el formato oficial.
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En la pantalla de importación, ubica el enlace en la parte superior derecha que dice "Descargar plantilla" (es un archivo Excel).
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Guárdalo en tu computador.
Paso 3: Diligenciamiento del Excel (Diccionario de Datos)
A continuación, explicamos columna por columna cómo llenar el archivo. Sigue este orden de izquierda a derecha para evitar errores.
A. Datos de Identificación (Columnas A-C)
| Columna | Campo | Obligatorio | Instrucción |
| A | Documento | ✅ Sí | Escribe solo el número, sin puntos ni comas. |
| B | Digito de Verificación | ⚠️ Condicional | Obligatorio para NITs. Para Cédulas puedes dejarlo vacío o poner 0. |
| C | Tipo Documento | ✅ Sí | Escribe exactamente como la lista: Cédula de ciudadanía, NIT, Cédula de Extranjería, Pasaporte. |
B. Nombres y Razón Social (Columnas D-I)
| Columna | Campo | Obligatorio | Instrucción |
| D | Tratamiento | ❌ No | El Sr, La Sra, Los Señores |
| E | Primer Nombre o Razón Social | ✅ Sí | Si es Empresa, pon aquí el nombre completo. Si es Persona, solo el primer nombre. |
| F | Segundo Nombre | ❌ No | Solo para personas naturales. |
| G | Primer Apellido | ⚠️ Condicional | Obligatorio para Personas Naturales. Dejar vacío para Empresas. |
| H | Segundo Apellido | ❌ No | Solo para personas naturales. |
| I | Nombre Completo | ✅ Sí | Une los campos anteriores aquí (Ej: Juan Carlos Pérez o Inmobiliaria SAS). |
C. Contacto y Ubicación (Columnas J-O)
| Columna | Campo | Obligatorio | Instrucción |
| J | Representante Legal | ❌ No | Si es Empresa, pon aquí el nombre completo. |
| K | Teléfono Principal | ✅ Sí | Teléfono de contacto principal (Fijo o Celular). |
| L | Teléfono Auxiliar | ❌ No | Número alternativo. |
| M | Dirección Principal | ✅ Sí | Dirección completa para correspondencia. |
| N | Municipio (Departamento) | ✅ Sí | Formato exacto de la lista: Municipio (Departamento). Ej: Medellín (Antioquia). |
| O | Correo Electrónico | ✅ Sí | Fundamental. Sin espacios ni tildes. Ej: usuario@email.com. |
D. Información General (Columnas P-Z)
⚠️ Atención: Estos campos definen el comportamiento fiscal y operativo.
| Columna | Campo | Obligatorio | Instrucción |
| P | Fecha de Nacimiento | ❌ No | Formato fecha Excel (AAAA/MM/DD). |
| Q | Enviar Cumpleaños | ❌ No | Este se activa si se desea enviar mensaje de cumpleaños. |
| R | Estado Civil | ❌ No | Soltero, Casado, Unión Libre, etc. |
| S | Sexo | ❌ No | Masculino o Femenino. |
| T | Profesión | ❌ No | Ocupación del tercero. |
| U | Tipo Persona | ✅ Sí | Escribe exactamente: Natural o Jurídica. |
| V | Régimen | ✅ Sí | Escribe: Común (Resp. IVA), Simplificado (No Resp.), Gran Contribuyente, etc. |
| W | Responsabilidad Fiscal | ✅ Sí | Selecciona: Gran Contribuyente, Autorretenedor, Agente de Retención de IVA... |
| X-Z | Impuestos | ❌ No | Informativo: % de Retención, % de ReteIVA y % ReteICA |
E. Información Económica y Bancaria (Columnas AA-AD)
| Columna | Campo | Obligatorio | Instrucción |
| AA | Banco | ❌ No | Nombre del banco para pagos (Ej: Bancolombia). |
| AB | Tipo Cuenta | ❌ No | Ahorros o Corriente. |
| AC | Numero Cuenta | ❌ No | Número sin guiones. |
| AD | Actividad económica | ❌ No | Solo para Entidades/Empresas. Código o descripción de la actividad económica según RUT. |
F. Clasificación del Tercero (Columnas AE-AF)
| Columna | Campo | Obligatorio | Instrucción |
| AE | Clase de Tercero | ✅ Sí |
Define el rol. Usa EXACTAMENTE: • Propietario / Inquilino (Para personas) • Propietario E. / Inquilino E. (Para empresas/entidades) • Proveedor, Empleado, Contacto, Asesor, Prospecto |
| AF | Persona / Entidad | ✅ Sí | Escribe: Persona o Entidad. |
G. Información del Cónyuge (Columnas AG-AM)
⚠️ Nota: Solo diligenciar si el tercero es Propietario o Inquilino (Persona Natural) y está casado.
| Columna | Campo | Instrucción |
| AG- AM | Datos Conyuge | Nombre, Apellido, Dirección, Documento, Tipo Doc, Teléfono y Correo del esposo(a). |