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¿Cómo crear un tercero (Cliente, Proveedor o Empleado)?

En estanuby, guíaun te"Tercero" explicamoses cualquier persona o empresa con la que tu inmobiliaria interactúa. Esto incluye a tus Propietarios, Inquilinos, Proveedores, Empleados e incluso Contactos.

Crearlos correctamente es el primer paso obligatorio antes de poder asignarlos a pasouna cómopropiedad, registrarhacerles un contrato o generarles una factura.

📋 Antes de empezar

Ten a la mano el RUT o documento de identidad de la persona/empresa. La exactitud de estos datos es vital para:

  • Facturación Electrónica: La DIAN rechaza facturas si el nombre o NIT no coinciden exactamente.

  • Pagos a Propietarios: Un error en ella sistemacédula o cuenta bancaria impedirá las transferencias automáticas.

🚀 Paso a lasPaso: personasCreación ode entidadesun relacionadasTercero

con tu Inmobiliaria (inquilinos, propietarios, proveedores, empleados, etc.). Estos registros son necesarios para generar documentos, contratos o facturas.

Paso 1: Acceder al Módulo de Terceros

  1. MenúEn principalel →menú Seleccionarprincipal, "Terceros".

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Paso 2: Crear un Nuevo Tercero o Entidad

Hagahaz clic en:

  • "Nuevo Tercero" → Para registrar unaen persona natural o jurídicaTerceros.

  • Ubica los botones de acción en la parte superior derecha. Aquí debes elegir según el tipo de registro:

    • 👤 "NuevaCrear Entidad"Persona: →Úsalo Parapara registrarpersonas unanaturales (Cédulas de ciudadanía, extranjería, pasaportes).

    • 🏢 entidadCrear Entidad: Úsalo exclusivamente para empresas (comúnNIT, oPersonas simplificada)Jurídicas).

    • 11.png11.png

    Paso 2: Datos de Identificación

     

    A. Registro de un Nuevo Tercero

    Complete los campos obligatorios (marcados con *).

    1. Datos Básicos
    • Documento
    • Tipo de Documento

    • Nombres y Apellidos

    • Correo electrónico
    • Teléfono principal
    2. Clase de Tercero

    Seleccione el rol del tercero en el sistema: Dependiendo de la clase de tercero, se deben completar cierta información específica. 

    Clase de Tercero Descripción Campos
    Inquilino Arrendatario de una propiedad.

    - Datos personales: Estado civil, tratamiento (Sr., Sra., etc.), profesión, sexo, fecha de nacimiento (opcional), clave de acceso (generable automáticamente).
    - Información financiera: Tipo de persona (natural/jurídica), régimen (común/simplificado), responsabilidad fiscal (Gran Contribuyente, No responsable).
    - Inmuebles/vehículos: Listado asociado.
    - Cónyuge: Datos personales (opcional).

    - Configuración de procesos automáticos: Habilitar el envío automático y su periodicidad (Frecuencia)
    Proveedor Para facturación manual y gestión contable. - Datos personales: Tratamiento, sexo, fecha de nacimiento (opcional).
    - Información financiera: Tipo de persona, régimen, % de retención, datos bancarios.
    Empleado Usuarios internos del sistema.

    - Datos personales: Tratamiento, profesión, sexo, fecha de nacimiento (opcional), biografía.
    - Información bancaria: Banco, tipo de cuenta, número de cuenta.

    - Información del empleado: Tipo de trabajador, subtipo de trabajador, tipo de contrato, EPS, fondo de pensiones, fondo de cesantías y riesgos profesionales.
    Propietario Dueños de propiedades - Similar a Inquilino, incluyendo % de retención y datos bancarios.
    Asesor Presta servicios de asesoría en la Inmobiliaria. - Datos personales: Profesión, sexo, fecha de nacimiento (opcional).
    Aliado Relación comercial con la empresa. - Datos personales: Tratamiento, profesión, sexo, fecha de nacimiento (opcional).
    - Información financiera: Tipo de persona, régimen, % de retención, datos bancarios.
    Prospecto Contacto potencial. - Datos personales: Sexo 
    Contacto Datos de un contacto asociado. - Datos personales: Tratamiento, profesión, sexo.
    3. Dirección

    • Use el icono de ubicación para ingresar la dirección automáticamente o escríbala manualmente.

    • Selecciona el municipio (Departamento)
    4. Fecha de Nacimiento (Opcional)

    • Si no desea registrarla, marque "No" en "¿Enviar cumpleaños?".

    B. Registro de una Nueva Entidad

    Complete los siguientes campos:

    • Documento (NIT con dígito de verificación).

    • Nombre/Razón Social.

    • Representante Legal.

    • Teléfono principal, correo electrónico, dirección.

    • Clase de Tercero: Inquilino (e), Proveedor (e), etc.

    Paso 3: Guardar el Tercero

    1. Verifique que todos los campos obligatorios estén completos.

    2. Haga clic en "Guardar Tercero" (al final del formulario).

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