¿Cómo crear un tercero (Cliente, Proveedor o Empleado)?

En nuby, un "Tercero" es cualquier persona o empresa con la que tu inmobiliaria interactúa. Esto incluye a tus Propietarios, Inquilinos, Proveedores, Empleados e incluso Contactos.

Crearlos correctamente es el primer paso obligatorio antes de poder asignarlos a una propiedad, hacerles un contrato o generarles una factura.

📋 Antes de empezar

Ten a la mano el RUT o documento de identidad de la persona/empresa. La exactitud de estos datos es vital para:

• Facturación Electrónica: La DIAN rechaza facturas si el nombre o NIT no coinciden exactamente.

• Pagos a Propietarios: Un error en la cédula o cuenta bancaria impedirá las transferencias automáticas.

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🚀 Paso a Paso: Creación de un Tercero

Paso 1: Acceder al Módulo

1. En el menú principal, haz clic en Terceros.

2. Ubica los botones de acción en la parte superior derecha. Aquí debes elegir según el tipo de registro:

   • 👤 Crear Persona: Úsalo para personas naturales (Cédulas de ciudadanía, extranjería, pasaportes).

   • 🏢 Crear Entidad: Úsalo exclusivamente para empresas (NIT, Personas Jurídicas).

Paso 2: Datos de Identificación

 

A. Registro de un Nuevo Tercero

CompleteCompleta los campos obligatorios (marcados con (*).

,

1. Datos Básicos

• Documento
• Tipo de Documento

• Nombres y Apellidos

• Correo electrónico
• Teléfono principal

2. Clase de Tercero

Seleccione el rol del tercero en el sistema: Dependiendo dedependiendo la clase de tercero, se deben completar cierta información específica. tercero.

Clase de Tercero	Descripción	Campos
Inquilino	Arrendatario de una propiedad.	- Datos personales: básicos.Estado civil, tratamiento (Sr., Sra., etc.), profesión, sexo, fecha de nacimiento (opcional), clave de acceso (generable automáticamente). - Información financiera: Tipo de persona (natural/jurídica), régimen (común/simplificado), responsabilidad fiscal (Gran Contribuyente, No responsable). - Inmuebles/vehículos: Listado asociado. - Cónyuge: Datos personales (opcional). - Configuración de procesos automáticos: Habilitar el envío automático y su periodicidad (Frecuencia)
Proveedor	Para facturación manual y gestión contable.	- Datos personales: Tratamiento, sexo, fecha de nacimiento (opcional). - Información financiera: Tipo de persona, régimen, % de retención, datos bancarios.
Empleado	Usuarios internos del sistema.	- Datos personales: Tratamiento, profesión, sexo, fecha de nacimiento (opcional), biografía. - Información bancaria: Banco, tipo de cuenta, número de cuenta. - Información del empleado: Tipo de trabajador, subtipo de trabajador, tipo de contrato, EPS, fondo de pensiones, fondo de cesantías y riesgos profesionales.
Propietario	Dueños de propiedades	- Similar a Inquilino, incluyendo % de retención y datos bancarios.
Asesor	Presta servicios de asesoría en la Inmobiliaria.	- Datos personales: Profesión, sexo, fecha de nacimiento (opcional).
Aliado	Relación comercial con la empresa.	- Datos personales: Tratamiento, profesión, sexo, fecha de nacimiento (opcional). - Información financiera: Tipo de persona, régimen, % de retención, datos bancarios.
Prospecto	Contacto potencial.	- Datos personales: Sexo
Contacto	Datos de un contacto asociado.	- Datos personales: Tratamiento, profesión, sexo.

3. Dirección

• Use el icono de ubicación para ingresar la dirección automáticamente o escríbala manualmente.

• Selecciona el municipio (Departamento)

4. Fecha de Nacimiento (Opcional)

• Si no desea registrarla, marque "No" en "¿Enviar cumpleaños?".

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B. Registro de una Nueva Entidad

Complete los siguientes campos:

• Documento (NIT con dígitoTipo de verificación)Documento: Selecciona la opción correcta (CC, CE, NIT, Pasaporte).

• Nombre/Número de Identificación: Escríbelo sin puntos ni espacios.

• Dígito de Verificación (DV): Si elegiste NIT o estás en "Nueva Entidad", el sistema lo calculará automáticamente.

• Nombres y Apellidos / Razón SocialSocial: Escríbelos completos tal como aparecen en su documento legal.

Paso 3: Información de Contacto y Ubicación

Estos datos alimentarán los contratos y notificaciones automáticas.

• Dirección: Dirección física de notificación.

• Departamento y Municipio: Selecciona de la lista.

• Teléfonos: Celular principal para contacto por WhatsApp o llamadas.

• Email: ¡Fundamental! A este correo llegarán las facturas electrónicas, los comprobantes de pago y las notificaciones del sistema.

Paso 4: Información Tributaria y Financiera

Si este tercero va a recibir pagos (como un Propietario o Proveedor), esta sección es crítica.

• Responsabilidad Fiscal: Define si es Responsable de IVA o No Responsable. (Verifícalo en su RUT).

• RepresentanteEntidad LegalFinanciera (Banco): Selecciona el banco donde le consignarás.

  • Nota: Si el banco no aparece, verifica la guía de "Configuración de Bancos".

• TeléfonoTipo principal,y correo electrónico, dirección.

• ClaseNúmero de TerceroCuenta:: InquilinoAsegúrate (e),de Proveedorque (e),sean etc.correctos para evitar rechazos bancarios.

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Paso 3:5: Guardar el Tercero

VerifiqueUna quevez todosverificados los camposdatos, obligatorios estén completos.

Hagahaz clic en el botón "Guardar Tercero" (al final del formulario).