¿Cómo generar un Certificado de Retenciones para Proveedores en nuby?

El Certificado de Retenciones para Proveedores es un documento tributario que certifica las retenciones que tu inmobiliaria practicó a un proveedor durante un año fiscal específico. Este documento es requerido por la normativa tributaria colombiana y los proveedores suelen solicitarlo para efectos de su declaración de renta y para deducir lo que les fue retenido.

🔹 ¿Qué información contiene el certificado?

• Datos del retenedor → Nombre, NIT, dirección, municipio, teléfono y correo de tu inmobiliaria (la empresa que practica la retención).

• Datos del retenido → Nombre, documento, dirección, municipio, teléfono y correo del proveedor al cual se le practicaron las retenciones.

• Año gravable → El año fiscal al que corresponden las retenciones certificadas.

• Total de compras sujetas a retención → El valor total de las operaciones sobre las cuales se practicaron retenciones.

• Detalle por concepto de retención → Para cada tipo de retención (Retención en la Fuente, ReteIVA, ReteICA), muestra el concepto, la base gravable y el valor retenido.

• Fecha de emisión → La fecha en la que se genera el certificado.

• Logo de la empresa → El logotipo de tu inmobiliaria.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Contabilidad y Tesorería → Para generar y entregar los certificados a los proveedores que lo soliciten.

• Administradores del sistema → Para configurar las plantillas de los certificados.

• Gerencia → Para cumplir con la obligación tributaria de expedir certificados de retención.

Importante: Según la normativa tributaria colombiana, los agentes de retención están obligados a expedir certificados de retención a los terceros a quienes se les haya practicado retención en la fuente, retención de IVA o retención de ICA durante el año gravable.

Antes de generar un certificado de retenciones para un proveedor, verifica que se cumplan los siguientes requisitos:

📌 Requisito 1. El tercero debe ser un Proveedor

La pestaña de Certificados de Retenciones Proveedores solo aparece en el detalle de un tercero que esté clasificado como Proveedor en el sistema. Si el tercero no tiene esta clasificación, no verás esta opción.

Si necesitas crear un tercero como proveedor o cambiar la clasificación de uno existente, consulta la guía ¿Cómo crear un tercero (Cliente, Proveedor o Empleado)?

📌 Requisito 2. Plantilla de certificado configurada

Debes tener al menos una plantilla de tipo "Certificados Tributarios Proveedores" configurada en el sistema. El sistema incluye una plantilla predefinida llamada "Plantilla Predefinida de Certificado Tributario para Proveedores", pero también puedes crear plantillas personalizadas.

Si deseas aprender a crear o personalizar plantillas, consulta la guía ¿Cómo crear una nueva plantilla en nuby?

📌 Requisito 3. Movimientos contables registrados

Para que el certificado tenga información, el proveedor debe tener movimientos contables registrados en el año que deseas certificar. Estos movimientos corresponden a documentos contables donde se hayan practicado retenciones al proveedor.

Los años disponibles en el selector se obtienen automáticamente de los documentos contables, facturas de compra y documentos soporte registrados a nombre del proveedor.

📌 Requisito 4. Retenciones configuradas en el sistema

Las retenciones deben estar correctamente configuradas en la sección de administración de impuestos del sistema, con sus respectivas cuentas contables y porcentajes. Los tres tipos de retención que se consideran son:

📌 Requisito 5. Cuentas de retención para Documento Soporte (opcional)

Adicionalmente, el sistema permite configurar cuentas contables específicas de Retención en la Fuente y ReteICA para los documentos soporte. Estas cuentas se configuran en Configuración de Contabilidad y permiten incluir en el certificado retenciones que no estén registradas en las tablas estándar de tipos de retención, pero que sí fueron practicadas a través de documentos soporte.

Los parámetros de configuración son:

• Cuenta de Retención para Documento Soporte → Cuenta contable de retención en la fuente aplicada en documentos soporte.

• Cuenta de ReteICA para Documento Soporte → Cuenta contable de ReteICA aplicada en documentos soporte.

Nota: Estas cuentas son complementarias a las retenciones estándar. Si una cuenta ya está incluida en las tablas de tipos de retención (ReteFuente, ReteIVA o ReteICA), no se duplicará en el certificado. El sistema se asegura de incluir solo los movimientos que no hayan sido considerados por las retenciones estándar.

Importante: Si las cuentas contables de las retenciones no están correctamente vinculadas en la configuración de impuestos y/o en la configuración de contabilidad para documentos soporte, el certificado podría no reflejar toda la información de retenciones practicadas.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Dirígete al módulo de Terceros

En el menú principal de nuby, haz clic en "Terceros".

📌 Paso 3. Filtra por Proveedores

En la pantalla de Terceros verás un panel lateral izquierdo con las diferentes clases de terceros. Haz clic en "Proveedores" para filtrar la lista y mostrar solo los terceros clasificados como proveedores.

Las clases de terceros disponibles en el panel lateral son:

• Inquilinos

• Propietarios

• Prospectos

• Contactos

• Proveedores ← Haz clic aquí

• Aliados

• Asesores

• Empleados

• Otros Terceros

• Todos

Tip: Si no encuentras el proveedor en la lista, puedes utilizar los filtros de la tabla (botón "Mostrar/Ocultar Filtros") o el campo de búsqueda para encontrarlo por nombre, documento o cualquier otro dato.

📄 Paso 4. Selecciona el proveedor

Localiza al proveedor para el cual deseas generar el certificado y selecciónalo haciendo clic en la casilla circular ubicada en la primera columna de su fila en la tabla.

La tabla de terceros muestra las siguientes columnas:

• Código → Identificador único del tercero en el sistema.

• Tipo Documento → CC, NIT, CE, etc.

• Documento → Número de identificación.

• Nombre Completo/Razón Social → Nombre de la persona o empresa.

• Email → Correo electrónico registrado.

• Dirección → Dirección del proveedor.

• Teléfono → Número de contacto.

• Tipo Tercero → Persona o Entidad.

• Clase Tercero → Proveedor, Proveedor Entidad, etc.

• Fecha Creación → Fecha en que se creó el registro.

• Creado Por → Usuario que registró al tercero.

👁️ Paso 5. Accede al detalle del proveedor

Con el proveedor seleccionado, haz clic en el ícono de "Ver Tercero" (representado por un ojo) en la barra de acciones superior de la tabla. Esto te llevará a la pantalla de detalle del proveedor.

En la parte superior de la pantalla de detalle verás un resumen con la información básica del proveedor:

• Nombre

• Fecha de Nacimiento

• Correo

• Localidad (País - Departamento - Municipio)

• Dirección

• Teléfono

Una vez dentro del detalle del proveedor, sigue estos pasos para generar el certificado de retenciones:

📋 Paso 1. Accede a la pestaña de Certificados de Retenciones

En la pantalla de detalle del proveedor verás varias pestañas. Haz clic en la pestaña "Certificados de Retenciones Proveedores".

Las pestañas disponibles en el detalle de un proveedor son:

• Contactos → Información de contacto del proveedor.

• Archivos → Documentos adjuntos del proveedor.

• Estado de Cuenta → Información financiera del proveedor.

• Certificados de Retenciones Proveedores ← Haz clic aquí.

• Bitácoras → Historial de cambios realizados al proveedor.

Nota: Si no ves la pestaña "Certificados de Retenciones Proveedores", verifica que el tercero esté clasificado como Proveedor. Esta pestaña solo aparece para terceros con clasificación de proveedor.

📅 Paso 2. Selecciona el año a certificar

Dentro de la pestaña verás un campo desplegable con la etiqueta "Año a certificar". Selecciona el año fiscal para el cual deseas generar el certificado de retenciones.

Los años disponibles corresponden a los años en los que existen documentos contables registrados a nombre de este proveedor en el sistema. Si un año no aparece en la lista, significa que no se encontraron movimientos contables para ese proveedor en ese período.

Atención: Es obligatorio seleccionar un año. Si intentas generar el certificado sin seleccionar un año, el sistema mostrará un mensaje indicando que debes seleccionar uno.

✅ Paso 3. Haz clic en el botón para generar el certificado

Junto al selector de año, verás un ícono azul con una marca de verificación (✓). Haz clic en este botón para iniciar la generación del certificado.

Al hacer clic, se abrirá un cuadro de diálogo con el título "Seleccionar Plantillas de Certificados de Retenciones".

📑 Paso 4. Selecciona la plantilla

En el cuadro de diálogo verás un campo desplegable con las plantillas disponibles. Selecciona la plantilla que deseas utilizar para generar el certificado.

Las plantillas disponibles son aquellas que han sido configuradas con el tipo "Certificados Tributarios Proveedores". Generalmente encontrarás:

• Plantilla Predefinida de Certificado Tributario para Proveedores → Es la plantilla que viene incluida en el sistema con un formato estándar.

• Plantillas personalizadas → Si tu empresa ha creado plantillas adicionales con un formato propio, también aparecerán en esta lista.

Sugerencia: La plantilla predefinida incluye un formato profesional con todos los datos del certificado. Si no tienes una plantilla personalizada, esta es la opción recomendada.

📄 Paso 5. Visualiza y descarga el certificado

Al seleccionar la plantilla, el sistema generará automáticamente el certificado en formato PDF y lo mostrará en una nueva ventana del navegador.

En el visor de PDF podrás:

• Visualizar el certificado → Revisar los datos incluidos en el documento.

• Navegar por las páginas → Si el certificado tiene más de una página.

• Descargar el certificado → Utilizando el botón de descarga del visor de PDF de tu navegador.

• Imprimir el certificado → Directamente desde el visor de PDF.

Nota: La apariencia de los botones del visor de PDF (descargar, imprimir, navegar páginas) puede variar según el navegador y el sistema operativo que utilices.

Es importante entender de dónde proviene la información que aparece en el certificado y cómo se calculan los valores, para poder verificar que todo esté correcto.

🏢 Datos de la empresa (Retenedor)

La información de tu inmobiliaria aparece automáticamente en el certificado y proviene de la configuración de la Entidad Principal del sistema:

• Nombre de la empresa → Nombre registrado en la configuración de la entidad.

• NIT → Número de Identificación Tributaria de la empresa.

• Dirección → Dirección registrada de la empresa.

• Municipio → Municipio donde está domiciliada la empresa.

• Teléfono → Teléfono principal de la empresa.

• Correo → Correo electrónico de la empresa.

• Logo → Logotipo de la empresa.

👤 Datos del proveedor (Retenido)

La información del proveedor proviene de la ficha del tercero registrado en el módulo de Terceros:

• Nombre completo / Razón social

• Documento de identificación (CC, NIT, CE, etc.)

• Dirección

• Municipio

• Teléfono

• Correo electrónico

💰 Valores de retenciones

Los valores de retenciones se calculan a partir de los documentos contables registrados en el sistema. El proceso de cálculo es el siguiente:

1. El sistema busca todos los documentos contables no anulados del año seleccionado que correspondan al proveedor.

2. De esos documentos, identifica los movimientos cuyas cuentas contables estén vinculadas a las retenciones configuradas en el sistema (Retención en la Fuente, ReteIVA y ReteICA).

3. Adicionalmente, el sistema busca movimientos en las cuentas de retención y ReteICA configuradas para documentos soporte en la Configuración de Contabilidad. Estas cuentas solo se incluyen si no están ya consideradas en las tablas estándar de retenciones, evitando así la duplicación de valores.

4. Suma los valores de crédito de cada tipo de retención para obtener el valor total retenido por concepto.

5. Calcula la base gravable dividiendo el valor retenido entre el porcentaje de retención correspondiente.

🔹 Ejemplo de cálculo:

Importante: Los porcentajes utilizados para el cálculo de la base son los que están configurados en la sección de administración de impuestos del sistema. Para las cuentas de documento soporte, el porcentaje se obtiene del porcentaje de impuesto asociado a la cuenta en el plan de cuentas (PUC). Si un porcentaje es incorrecto o no está configurado, la base gravable calculada podría ser cero o incorrecta.

📊 Total de compras sujetas a retención

El Total de compras que aparece en el certificado corresponde a la suma de todas las bases gravables calculadas. Este valor representa el monto total de las operaciones comerciales sobre las cuales se practicaron retenciones al proveedor durante el año certificado.

Si deseas personalizar el formato del certificado, puedes crear o modificar plantillas de tipo "Certificados Tributarios Proveedores". Las plantillas utilizan tokens (marcadores especiales) que el sistema reemplaza automáticamente con los datos reales al generar el certificado.

📋 Tokens disponibles

Los siguientes tokens pueden ser utilizados en las plantillas de certificados de retenciones para proveedores:

🔹 Datos del certificado

🔹 Datos de la empresa (Retenedor)

🔹 Datos del proveedor (Retenido)

🔹 Datos de retenciones (dinámicos)

Estos tokens se repiten por cada tipo de retención encontrado. Reemplaza [X] por el número de la retención (0, 1, 2, etc.):

Puedes usar hasta 6 posiciones de retención (del 0 al 5). Las posiciones que no tengan datos se dejarán vacías automáticamente.

Si deseas conocer más sobre cómo insertar tokens dinámicos en las plantillas, consulta la guía ¿Cómo insertar información dinámica en las Plantillas para Documentos y Comunicaciones?

¿Por qué no veo la pestaña "Certificados de Retenciones Proveedores"?

Esta pestaña solo aparece si el tercero está clasificado como Proveedor en el sistema. Verifica que el tercero tenga esta clasificación. Si es necesario, edita el tercero y asegúrate de que tenga el tipo "Proveedor" asignado.

¿Por qué no aparecen años en el selector?

Los años se obtienen de los documentos contables, facturas de compra y documentos soporte registrados a nombre del proveedor. Si no aparecen años, significa que no existen movimientos contables asociados a este proveedor en el sistema.

¿Qué hago si el certificado muestra valores en cero?

Esto puede ocurrir por alguna de las siguientes razones:

• No hay documentos contables con retenciones practicadas al proveedor en el año seleccionado.

• Las cuentas contables de los documentos no coinciden con las cuentas configuradas en los tipos de retención del sistema.

• Las cuentas de retención y ReteICA para documentos soporte no están parametrizadas en la Configuración de Contabilidad, o las cuentas configuradas no coinciden con las usadas en los documentos.

• Los documentos contables están anulados. Solo se consideran documentos que no estén anulados.

• Los movimientos contables no tienen valores de crédito en las cuentas de retención.

¿Puedo generar certificados para varios proveedores a la vez?

No. Actualmente el certificado se genera de forma individual por cada proveedor. Debes acceder al detalle de cada proveedor y generar su certificado por separado.

¿Puedo generar certificados de años anteriores?

Sí. En el selector de año aparecen todos los años en los que existan movimientos contables para el proveedor. Puedes seleccionar cualquier año disponible.

¿Qué diferencia hay entre la plantilla predefinida y una plantilla personalizada?

• Plantilla Predefinida → Viene incluida en el sistema con un formato estándar profesional. No es posible editarla.

• Plantilla personalizada → Es una plantilla creada por tu equipo con el formato y diseño que prefieran. Puede ser editada y ajustada según tus necesidades.

Ambas utilizan los mismos tokens para insertar la información dinámica del certificado.

¿El certificado incluye documentos anulados?

No. El sistema excluye automáticamente todos los documentos contables que estén marcados como anulados. Solo se consideran movimientos válidos y activos.

¿Cómo se agrupan las retenciones en el certificado?

Las retenciones se agrupan por porcentaje. Si un proveedor tiene múltiples operaciones con la misma tasa de retención, los valores se consolidan en una sola línea que muestra la base total y el valor total retenido para ese porcentaje.

Para generar un certificado de retenciones para un proveedor en nuby, sigue estos pasos:

1. En el menú principal, haz clic en "Terceros".

2. En el panel lateral, haz clic en "Proveedores" para filtrar la lista.

3. Selecciona al proveedor y haz clic en el ícono de "Ver Tercero" (ojo).

4. Haz clic en la pestaña "Certificados de Retenciones Proveedores".

5. Selecciona el año a certificar en el desplegable.

6. Haz clic en el botón de generar (ícono azul con marca de verificación ✓).

7. En el cuadro de diálogo, selecciona la plantilla que deseas utilizar.

8. El sistema generará el certificado en PDF automáticamente.

9. Descarga o imprime el certificado desde el visor de PDF.

🔹 Datos clave: