¿Cómo crear y aplicar un anticipo en nuby?

Un anticipo es un documento contable (comprobante de ingreso o egreso) que se marca como "aplica para anticipo" en el sistema. Su función es registrar un pago que se recibe antes de que exista la factura o documento correspondiente, o un pago que se realiza a un proveedor antes de recibir los bienes o servicios.

🔹 ¿Cuándo se usa un anticipo de ingreso (CI)?

• Un inquilino paga más de lo que debe y el excedente se reserva para aplicarlo a una factura futura.

• Un cliente realiza un abono anticipado antes de que se genere su factura de venta.

• Al generar la factura de inquilino en Tareas Comunes, el sistema ofrece aplicar automáticamente el anticipo disponible.

🔹 ¿Cuándo se usa un anticipo de egreso (CE)?

• Se realiza un adelanto a un proveedor antes de recibir la factura de compra.

• Se anticipa el pago de canon a un propietario antes de generar la factura de propietario.

• Al crear un gasto causado, documento soporte o factura de propietario, el sistema aplica automáticamente el anticipo registrado.

🔹 Diferencia entre un anticipo y un pago de factura

En el mismo formulario de documentos contables existen dos opciones mutuamente excluyentes:

• Aplica para anticipo → El comprobante queda disponible como anticipo para ser usado en futuras facturas del tercero seleccionado. No está asociado a ninguna factura existente.

• Aplica para pago de factura → El comprobante paga directamente una factura ya existente. No puede combinarse con anticipo.

Solo se puede seleccionar una de las dos opciones: o el documento es un anticipo, o es un pago de factura. Ambas opciones no pueden estar activas al mismo tiempo.

Cuando un documento se marca como anticipo, el sistema gestiona los siguientes campos internamente:

🔹 Campos del anticipo

🔹 Estados del anticipo

Una vez que el anticipo ha sido aplicado parcial o totalmente, el documento contable queda bloqueado para edición. El sistema mostrará el mensaje: "No es posible modificar los valores de este documento debido a que es un anticipo y ya ha sido aplicado".

Los anticipos se crean desde el módulo de Contabilidad → Movimientos Contables.

Solo se pueden marcar como anticipo los Comprobantes de Ingreso (CI) y los Comprobantes de Egreso (CE). Los tipos de documento de facturas, gastos causados o documentos soporte se manejan en sus propios módulos y no tienen esta opción.

🔹 Paso 1: Acceder a Movimientos Contables

Ve a Contabilidad en el menú principal y selecciona Movimientos. Luego haz clic en Crear Doc. Contable.

🔹 Paso 2: Seleccionar el tipo de documento

En el campo Tipo Documento, selecciona:

• CI - Comprobante de Ingreso → Para anticipos de clientes o inquilinos (dinero que recibes).

• CE - Comprobante de Egreso → Para anticipos a proveedores o propietarios (dinero que pagas).

🔹 Paso 3: Completar el encabezado

• Fecha de Comprobante: Fecha en que se recibe o entrega el anticipo.

• Observaciones: Descripción del anticipo (por ejemplo: "ANTICIPO - Excedente de pago - NOMBRE TERCERO").

🔹 Paso 4: Activar la opción de anticipo

En el lado derecho del formulario, marca la casilla "Aplica para anticipo". Al activarla, aparece el campo "Tercero a aplicar el anticipo".

Al activar "Aplica para anticipo", la opción "Aplica para pago de factura" queda deshabilitada automáticamente, ya que son mutuamente excluyentes.

🔹 Paso 5: Seleccionar el tercero

En el campo "Tercero a aplicar el anticipo", busca y selecciona el tercero (inquilino, propietario o proveedor) al que corresponde el anticipo. Puedes buscar por nombre o número de documento.

Al seleccionar el tercero aquí, el sistema lo asigna automáticamente en la columna Tercero de los detalles contables del documento.

🔹 Paso 6: Agregar los detalles contables

En la tabla de detalles, agrega las cuentas contables correspondientes:

• Para un anticipo de ingreso (CI): el valor del anticipo se registra en la columna Débito. La suma de los débitos será el valor inicial del anticipo.

• Para un anticipo de egreso (CE): el valor del anticipo se registra en la columna Crédito. La suma de los créditos será el valor inicial del anticipo.

El documento debe estar cuadrado (Total Débitos = Total Créditos) antes de guardarse.

🔹 Paso 7: Guardar el documento

Haz clic en el botón Guardar. El sistema crea el documento con:

• Estado de anticipo: NO (pendiente de aplicación).

• Valor restante: igual al valor total del anticipo.

Una vez creado, el anticipo queda disponible para ser aplicado automáticamente en los siguientes lugares del sistema. En todos los casos, el sistema detecta si el tercero tiene anticipos disponibles y los ofrece para su aplicación.

🔹 En Tareas Comunes (facturación de contratos)

Al generar facturas de inquilinos o propietarios desde Contratos → Tareas Comunes, la tabla de movimientos a facturar muestra una columna "Anticipos". Si el tercero tiene anticipos disponibles, aparece un selector múltiple con los documentos disponibles, mostrando el consecutivo, la fecha y el valor restante de cada anticipo.

• Para facturas de inquilino: se muestran los anticipos de tipo ingreso (CI) del inquilino.

• Para facturas de propietario: se muestran los anticipos de tipo egreso (CE) del propietario.

Al seleccionar uno o más anticipos y generar la factura, el sistema aplica el anticipo automáticamente y actualiza su saldo restante.

🔹 En Facturas de Venta

Al crear o editar una factura de venta, si el tercero tiene anticipos de ingreso disponibles, el sistema los muestra con su consecutivo, fecha y valor restante. Puedes seleccionar el anticipo a aplicar como forma de pago parcial o total de la factura.

🔹 En Gastos Causados (Facturas de Compra)

Al crear un egreso para un gasto causado, si el proveedor tiene anticipos de egreso disponibles, el sistema los lista para ser aplicados. Al aplicar el anticipo, se genera automáticamente un registro de pago en el gasto causado y se descuenta del saldo restante del anticipo.

🔹 En Documentos Soporte

Al crear un documento soporte para un proveedor que tiene anticipos de egreso disponibles, el sistema muestra en una sección "Anticipos" la lista de anticipos con su consecutivo, fecha, concepto y valor restante. Marca la casilla del anticipo que deseas aplicar; el sistema lo descontará al guardar el documento.

En todos los casos, si el valor del anticipo supera el saldo pendiente de la factura o gasto, el sistema aplica solo el monto necesario y conserva el saldo restante del anticipo disponible para usos futuros.

Para ver todos los anticipos registrados y hacer seguimiento de su estado, ve a Contabilidad → Movimientos (Consultas).

La tabla de movimientos contables incluye columnas específicas de anticipos:

Puedes usar el botón "Mostrar/Ocultar Filtros" y activar los filtros de anticipo para encontrar, por ejemplo, todos los anticipos en estado NO (disponibles para aplicar).

Tip: Filtra por Tercero anticipo + estado NO para identificar rápidamente qué anticipos tienes pendientes de aplicar y a qué terceros pertenecen.

🔹 No se puede modificar un anticipo ya aplicado

Una vez que el sistema marca un anticipo como PARCIAL o TOTAL, el documento contable queda bloqueado. Al intentar editarlo, aparecerá el siguiente mensaje de error:

"No es posible modificar los valores de este documento debido a que es un anticipo y ya ha sido aplicado"

Si necesitas corregir un anticipo ya aplicado, deberás primero anular los documentos (facturas o gastos) donde fue aplicado, lo cual revierte el pago y deja el anticipo nuevamente disponible.

🔹 El campo "Tercero a aplicar el anticipo" es obligatorio

Si marcas la casilla "Aplica para anticipo" pero no seleccionas un tercero, el sistema mostrará la advertencia: "El campo 'Tercero a aplicar anticipo' es requerido debido a que indicaste que el documento aplica para anticipo" al intentar guardar.

🔹 Solo los tipos CI y CE admiten anticipos

La opción "Aplica para anticipo" solo está disponible para documentos de tipo Comprobante de Ingreso (CI) y Comprobante de Egreso (CE). Otros tipos de documento no muestran esta opción.

🔹 El anticipo aplica solo al tercero seleccionado

El anticipo queda vinculado al tercero elegido en el campo "Tercero a aplicar el anticipo". Solo aparecerá disponible cuando se cree una factura, gasto o documento soporte para ese mismo tercero.

🔹 El anticipo no reemplaza el cuadre contable

El documento contable debe seguir cuadrado (Total Débitos = Total Créditos) independientemente de si es o no un anticipo. La opción de anticipo no exime del cumplimiento contable básico.

🔹 Anticipo y pago de factura son mutuamente excluyentes

En el mismo documento no se puede activar simultáneamente "Aplica para anticipo" y "Aplica para pago de factura". Activar uno deshabilita automáticamente el otro.