Información Exógena en nuby: Guía completa

La Información Exógena es un reporte que las empresas en Colombia deben presentar ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). En términos sencillos, es como un "informe detallado" donde la empresa le cuenta a la DIAN con quién hizo negocios durante el año: a quién le pagó, de quién recibió dinero, cuánto gastó, cuánto retuvo en impuestos, entre otros datos.

🔹 ¿Por qué es importante?

• Es una obligación legal → Todas las empresas que cumplan ciertos requisitos deben presentar esta información ante la DIAN.

• Ayuda al control tributario → La DIAN cruza esta información entre empresas para verificar que los impuestos se estén pagando correctamente.

• Evita sanciones → No presentar la información exógena a tiempo o presentarla con errores puede generar multas y sanciones económicas.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Contadores y auxiliares contables → Para generar y validar los reportes que se presentan ante la DIAN.

• Administradores de la inmobiliaria → Para comprender el proceso y supervisar su correcta ejecución.

• Equipo de soporte → Para asistir a los usuarios en la generación de estos reportes.

• Cualquier usuario del sistema → Para entender qué es esta sección y cómo funciona.

🔹 ¿Qué hace nuby con la Información Exógena?

nuby automatiza la generación de estos reportes. En lugar de recopilar manualmente toda la información contable, el sistema cruza los datos de tus movimientos contables con los formatos que exige la DIAN y genera los archivos listos para presentar. Puedes:

• Previsualizar el informe directamente en pantalla antes de descargarlo.

• Exportar en Excel (CSV) para revisarlo en una hoja de cálculo.

• Exportar en XML en el formato oficial de la DIAN (MUISCA), listo para cargar en la plataforma de la DIAN.

La DIAN organiza la información exógena en diferentes "formatos". Cada formato agrupa un tipo específico de información. Piensa en ellos como formularios especializados, donde cada uno pide datos diferentes.

🔹 Formatos disponibles en nuby

nuby incluye los siguientes formatos, cada uno con su versión correspondiente:

Cada formato puede tener diferentes versiones, que corresponden a actualizaciones que la DIAN realiza periódicamente. nuby muestra la versión entre paréntesis, por ejemplo: 1001 - Costos y Gastos (V-11) significa formato 1001, versión 11.

🔹 Formatos estándar vs. formatos especiales

nuby maneja dos tipos de formatos internamente:

• Formatos estándar (1001 a 1012) → Toman la información directamente de los movimientos contables registrados en el plan de cuentas (PUC). Requieren que previamente se hayan configurado los códigos y las cuentas asociadas.

• Formatos especiales (1647, 5247 a 5252) → Toman la información directamente de los contratos de arrendamiento, facturas y recibos de la inmobiliaria. No requieren configuración de cuentas contables, ya que nuby los calcula automáticamente.

Importante: Si al consultar un formato estándar recibes el mensaje "No existen cuentas asociados para uno o varios códigos del formato seleccionado", significa que el formato necesita configuración previa. Consulta la sección de administración de formatos de esta guía o contacta a tu contador.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Dirígete a Contabilidad

1. En el menú principal (barra superior), haz clic en "Contabilidad".

2. En el menú lateral izquierdo, busca y haz clic en "Información Exógena".

📌 Paso 3. Visualiza la pantalla principal

Al ingresar verás la pantalla de "Consultar Información Exógena" con los siguientes elementos:

• Título → "Contabilidad - Información Exógena" en la parte superior.

• Botón "Administrar" → En la esquina superior derecha, permite acceder a la configuración de los formatos (solo para usuarios con permisos de administración).

• Menú lateral → Con accesos rápidos a otras secciones de contabilidad como Periodos Contables, Centros de Costos, Cuentas PUC, etc.

• Formulario de consulta → Donde seleccionas el formato, las fechas y el tipo de salida deseado.

Tip: Si no ves la opción "Información Exógena" en el menú lateral, puede ser que no tengas permisos para acceder a esta sección. Solicita al administrador del sistema que te otorgue los permisos necesarios.

Este es el proceso principal que realizarás en esta sección. Sigue estos pasos:

📄 Paso 1. Selecciona el formato

En el campo "Formato", despliega la lista y selecciona el formato que deseas consultar.

• Los formatos se muestran con su código numérico, nombre descriptivo y versión.

• Ejemplo: "1007 - Ingresos Recibidos (V-9)".

Recomendación: Consulta con tu contador cuál es el formato y la versión que necesitas generar para el período fiscal que estás reportando. La versión depende de las resoluciones vigentes de la DIAN.

🔢 Paso 2. Ingresa el número de envío

En el campo "Número del Envío", escribe un número.

• Si es la primera vez que generas este formato para el período, escribe 1.

• Si estás haciendo una corrección de un envío anterior, incrementa el número (2, 3, etc.).

• Este número se incluye en el archivo XML que se carga en la plataforma MUISCA de la DIAN.

📁 Paso 3. Selecciona el formato del archivo

En el campo "Formato del Archivo", elige cómo deseas ver la información:

📅 Paso 4. Selecciona el rango de fechas

Indica el período que deseas consultar:

• Fecha Inicial → Por lo general, el 1 de enero del año fiscal que estás reportando.

• Fecha Final → Por lo general, el 31 de diciembre del mismo año.

Atención: Ambas fechas son obligatorias. Si no seleccionas las fechas, el sistema te mostrará un mensaje de error indicando que debes ingresar el rango antes de consultar.

✅ Paso 5. Haz clic en "Consultar"

Presiona el botón "Consultar" para generar el informe.

Si seleccionaste "Previsualizar":

• Verás una tabla con todos los registros encontrados, organizada por columnas.

• Podrás revisar la información de cada tercero (persona o empresa) incluida en el reporte.

Si seleccionaste "Excel":

• Se descargará automáticamente un archivo CSV con un nombre en formato oficial: Dmuisca_01XXXXXVVYYYYNNNNNNNN.csv

Si seleccionaste "XML":

• Se descargará automáticamente un archivo XML con un nombre en formato oficial: Dmuisca_01XXXXXVVYYYYNNNNNNNN.xml

• Este es el archivo que puedes cargar directamente en la plataforma MUISCA de la DIAN.

El nombre del archivo descargado sigue el estándar de la DIAN: Dmuisca_ seguido del concepto, código de formato, versión, año y número de envío. Esto facilita identificar cada archivo y es el formato que la DIAN espera recibir.

🔄 Paso 6. Limpiar el formulario (opcional)

Si deseas empezar una nueva consulta desde cero, haz clic en el botón "Limpiar". Esto restablecerá todos los campos del formulario a sus valores iniciales.

Cuando previsualizas un informe de exógena, verás una tabla con las siguientes columnas. Cada fila representa la información de un tercero (persona natural o empresa) con quien tu empresa tuvo alguna operación financiera durante el período consultado.

🔹 Columnas fijas (aparecen en todos los formatos):

🔹 Columnas variables (dependen del formato):

Además de las columnas fijas, cada formato puede tener columnas adicionales que muestran valores monetarios específicos. Estas columnas se configuran en la administración del formato y varían según el tipo de informe. Por ejemplo:

• En el formato 1001 (Costos y Gastos) podrías ver columnas como "Pagos o abonos en cuenta", "Retención practicada", etc.

• En el formato 1007 (Ingresos Recibidos) podrías ver columnas como "Ingresos brutos recibidos", "Devoluciones, rebajas y descuentos", etc.

• En el formato 1008 y 1009 podrías ver una columna de "Saldo" al cierre del período.

Las columnas adicionales son configurables por el administrador del sistema. Si necesitas que se muestre información diferente, consulta con tu contador o con el equipo de soporte.

🔹 Información del formato 1647 (Especial para inmobiliarias):

El formato 1647 es particularmente importante para las inmobiliarias, ya que reporta los ingresos recibidos en nombre de terceros. Muestra:

• Concepto → Tipo de operación.

• Número de identificación → Del tercero que realizó el pago (inquilino).

• Tercero de quien se recibe ingreso → Nombre del inquilino que pagó.

• Identificación del tercero para quien se recibió el ingreso → Documento del propietario del inmueble.

• Tercero para quien se recibió el ingreso → Nombre del propietario.

• Valor total de operación → Monto total recibido.

• Valor ingreso reintegrado o transferido al tercero → Monto que se le pagó al propietario.

• Valor retención reintegrado transferida al tercero → Retenciones asociadas.

Es importante entender de dónde toma nuby los datos para generar cada formato. Esto te ayudará a entender por qué aparece cierta información y a identificar posibles inconsistencias.

🔹 Formatos estándar (1001 a 1012)

Estos formatos obtienen la información de los movimientos contables registrados en nuby:

• Origen principal → Los comprobantes contables (documentos contables) registrados durante el período seleccionado.

• Cuentas del PUC → El sistema busca los movimientos en las cuentas contables que fueron asociadas a cada código del formato en la configuración.

• Datos del tercero → Nombre, documento, dirección, departamento, municipio y país se toman del registro del tercero en nuby.

• Vista consolidada → Los valores se agrupan por cada tercero, sumando todos los movimientos del período. Esto significa que si un proveedor tiene 50 facturas en el año, aparecerá en una sola fila con el total acumulado.

Importante: El sistema excluye automáticamente los documentos contables anulados y los asientos de cierre (tipo de documento 4). Esto garantiza que solo se reporte información válida.

🔹 Formatos especiales (1647, 5247-5252)

Estos formatos obtienen la información directamente de la gestión de contratos de arrendamiento:

• Contratos → Datos de los contratos de arrendamiento activos y sus movimientos.

• Facturas → Información de las facturas generadas a los inquilinos.

• Recibos → Información de los pagos recibidos y registrados.

• Terceros → Datos de propietarios, inquilinos y demás partes involucradas.

Para que los formatos especiales generen información correcta, es fundamental que los contratos, facturas y terceros estén correctamente registrados y actualizados en nuby.

Al previsualizar un informe, nuby te ofrece accesos directos para corregir datos de terceros sin salir de la pantalla:

📝 Editar un tercero

Al lado del número de identificación de cada tercero en el informe, verás un pequeño ícono de lápiz (editar). Al hacer clic sobre él, se abrirá una ventana emergente con el formulario de edición de ese tercero.

Esto es útil cuando detectas que:

• La dirección está incompleta o incorrecta.

• El tipo de documento no corresponde al código DIAN correcto.

• Faltan los datos de municipio o departamento.

• El dígito de verificación (DV) es incorrecto.

• Los nombres o apellidos tienen errores.

Recomendación: Antes de generar el archivo final para la DIAN, previsualiza primero el informe y revisa que todos los datos de los terceros estén completos y correctos. Es más fácil corregirlos en esta etapa que después de presentar el archivo.

Esta sección es para administradores del sistema y contadores que necesitan configurar los formatos de exógena. Si solo necesitas consultar informes, puedes saltar esta sección.

📂 ¿Cómo acceder?

Desde la pantalla de Información Exógena, haz clic en el botón "Administrar" ubicado en la esquina superior derecha (ícono de engranaje con carpeta).

Se abrirá la pantalla de "Administrar Formato" donde podrás configurar tres elementos clave:

1️⃣ Seleccionar el formato a configurar

Usa el selector "Formato" para elegir cuál formato deseas administrar. Al seleccionarlo, se cargará su configuración actual.

También puedes crear un nuevo formato haciendo clic en el ícono verde (+) al lado del selector.

2️⃣ Configurar los códigos del formato

Los "Códigos del Formato" representan los diferentes conceptos que contiene el formato. Cada código identifica un tipo específico de operación o concepto contable.

• Código → Número del concepto según la DIAN (por ejemplo: 5001 para arrendamientos).

• Cuentas → Cuentas del PUC (Plan Único de Cuentas) asociadas a ese código. El sistema buscará los movimientos contables en estas cuentas para generar la información del código.

• Columna Asociada → Indica en qué columna del informe se mostrarán los valores de este código.

Para agregar un código:

1. Haz clic en el ícono (+) verde en la cabecera de la tabla de códigos.

2. Ingresa el número del código.

3. Agrega las cuentas del PUC que correspondan usando el ícono (+) dentro de la fila del código.

4. Selecciona la columna asociada si aplica.

Para eliminar un código:

• Haz clic en el ícono (-) rojo en la columna "Eliminar" de la fila correspondiente.

Atención: Al eliminar un código, también se eliminarán todas las cuentas asociadas a él. Esta acción no se puede deshacer.

3️⃣ Configurar las columnas de cruces de información

Las "Columnas para Cruces de Información" permiten agregar datos complementarios al informe. Estas columnas calculan valores cruzando información de otras cuentas contables diferentes a las del código principal.

• Columna → Nombre descriptivo de la columna (lo que se mostrará en el encabezado del informe).

• Cuentas → Cuentas del PUC que se consultarán para calcular el valor de esta columna.

Ejemplo práctico: En el formato 1001 (Costos y Gastos), podrías tener el código "5001 - Arrendamientos" con sus cuentas de gasto, y una columna de cruce llamada "Retención Practicada" que consulte las cuentas de retención en la fuente para mostrar cuánto se le retuvo a cada proveedor.

Si deseas aprender más sobre la configuración de formatos, consulte la guía ¿Cómo configurar un nuevo formato de Información Exógena?

Cuando seleccionas la opción "XML" como formato de archivo, nuby genera un archivo listo para cargar en la plataforma MUISCA de la DIAN.

🔹 Estructura del archivo

El archivo XML contiene:

• Encabezado (Cab) → Información general del envío:

  • Año → Año del envío.

  • Concepto → Código del concepto (generalmente "1").

  • Formato → Código del formato (1001, 1007, etc.).

  • Versión → Versión del formato.

  • Número de envío → El número que ingresaste en el formulario.

  • Fecha de envío → Fecha y hora en que se generó el archivo.

  • Fecha inicial y final → El rango de fechas que seleccionaste.

  • Valor total → Suma total que varía según el formato.

  • Cantidad de registros → Total de filas de información en el archivo.

• Detalle → Una fila por cada tercero con sus datos demográficos y los valores monetarios correspondientes.

🔹 Nombre del archivo

El archivo se descarga con un nombre que sigue el estándar de la DIAN:

Dmuisca_CCFFFFFVVAAAANNNNNNNN.xml

• CC → Código de concepto (01).

• FFFFF → Código del formato con ceros a la izquierda (ejemplo: 01001).

• VV → Versión del formato.

• AAAA → Año del envío.

• NNNNNNNN → Número de envío con ceros a la izquierda.

Importante: El archivo XML se genera en codificación ISO-8859-1, que es el estándar que espera la DIAN. Si abres el archivo en un editor de texto, los caracteres especiales (tildes, ñ) podrían verse diferentes, pero esto es normal y el archivo es correcto para la DIAN.

¿Qué debo hacer antes de generar el informe de exógena?

Antes de generar los archivos definitivos, asegúrate de:

1. Tener todos los movimientos contables del año registrados y revisados.

2. Verificar que los datos de los terceros (dirección, tipo de documento, municipio, departamento) estén completos y actualizados.

3. Confirmar que los formatos estén correctamente configurados (códigos y cuentas asociadas).

4. Previsualizar cada formato antes de descargarlo en XML para validar la información.

¿Por qué aparece el error "Debe seleccionar el formato que desea ver"?

Porque no seleccionaste ningún formato en el campo correspondiente. Despliega la lista y elige uno antes de hacer clic en "Consultar".

¿Por qué aparece el error "Debe seleccionar el rango de fechas antes de consultar"?

Porque los campos de Fecha Inicial y/o Fecha Final están vacíos. Ambas fechas son obligatorias para generar el informe.

¿Por qué aparece "No existen códigos asociados a este formato"?

Porque el formato que seleccionaste no tiene códigos configurados. Esto significa que el formato existe pero no se ha completado su configuración. Un administrador o contador debe ingresar a "Administrar" y agregar los códigos con sus cuentas correspondientes.

¿Por qué aparece "No existen cuentas asociados para uno o varios códigos"?

Porque alguno de los códigos del formato no tiene cuentas del PUC asociadas. Cada código necesita al menos una cuenta contable vinculada para poder buscar los movimientos. Un administrador debe completar la configuración del formato.

¿Por qué aparece "No se encontró información para esta consulta"?

Esto puede ocurrir por varias razones:

• No hay movimientos contables registrados en las cuentas configuradas para el período seleccionado.

• Las fechas seleccionadas no corresponden al período donde se registraron los movimientos.

• Las cuentas asociadas al formato no son las correctas.

• Todos los documentos contables del período están anulados.

¿Por qué un tercero aparece sin dirección, departamento o municipio?

Porque esos datos no están registrados en la ficha del tercero dentro de nuby. Puedes corregirlo directamente desde el informe haciendo clic en el ícono de editar al lado del número de identificación.

¿Puedo generar el mismo formato más de una vez?

Sí. Puedes generar el mismo formato tantas veces como necesites. Cada vez que lo generas, el sistema consulta la información más actualizada. Si corregiste datos de terceros o registraste nuevos movimientos contables, la siguiente consulta reflejará esos cambios.

¿Qué diferencia hay entre las diferentes versiones de un mismo formato?

Las versiones reflejan cambios en los requisitos de la DIAN a lo largo del tiempo. Una versión más reciente puede incluir columnas adicionales o cambios en la estructura del archivo XML. Consulta con tu contador cuál es la versión vigente para el año fiscal que estás reportando.

¿El formato 1647 necesita configuración previa?

No. El formato 1647 es un formato especial que toma los datos directamente de los contratos de arrendamiento, facturas y recibos. nuby lo calcula automáticamente sin necesidad de configurar códigos o cuentas.

¿Qué pasa si genero el archivo XML con el número de envío incorrecto?

Simplemente vuelve a generar el archivo con el número correcto. El archivo anterior no queda registrado en ningún lado hasta que lo cargues en la plataforma de la DIAN.

Te recomendamos seguir estos pasos en orden para generar la información exógena de forma segura y confiable:

1. Cierra el período contable → Asegúrate de que todos los movimientos del año estén registrados y que el cierre contable del año se haya realizado.

2. Revisa los datos de los terceros → Verifica que todos los terceros tengan completos: tipo de documento, número de identificación, DV (si es NIT), dirección, municipio, departamento y país.

3. Verifica la configuración de los formatos → Ingresa a "Administrar" y confirma que cada formato tenga los códigos y cuentas correctos según la resolución DIAN vigente.

4. Previsualiza cada formato → Selecciona "Previsualizar" para cada formato y revisa la información antes de descargar.

5. Corrige inconsistencias → Si encuentras datos incorrectos en los terceros, corrígelos directamente desde el icono de edición en el informe.

6. Genera los archivos Excel → Descarga en Excel para tener un respaldo y poder analizar la información con filtros y fórmulas.

7. Genera los archivos XML → Cuando estés seguro de que la información es correcta, descarga los archivos XML para cargar en la DIAN.

8. Carga los archivos en MUISCA → Ingresa a la plataforma de la DIAN y sube los archivos XML generados.

🔹 Reglas clave a tener en cuenta:

Esta tabla resume todos los campos disponibles en el formulario de consulta de Información Exógena:

🔹 Botones disponibles:

Si encuentras algún término que no conoces en esta guía o en el sistema, aquí tienes una explicación sencilla de los más comunes: