Formato 1001 — Costos y Gastos

El Formato 1001 es uno de los reportes de Información Exógena que las empresas deben entregar a la DIAN anualmente. Su nombre oficial es:

Costos y Gastos

📌 ¿Para qué sirve?

Permite informar a la DIAN todos los pagos o abonos en cuenta que la empresa realizó durante el año a terceros (proveedores, contratistas, arrendadores, etc.), clasificados por tipo de gasto o costo. Con esta información la DIAN cruza lo que la empresa declaró como gasto deducible contra lo que el proveedor o contratista declaró como ingreso.

Por ejemplo: si la empresa pagó $5.000.000 en honorarios a un contador externo, ese valor aparece en el Formato 1001 bajo el concepto 5002 – Honorarios. La DIAN verificará que ese contador también declaró esos $5.000.000 como ingreso.

📌 ¿Quién es el "Informado" en el Formato 1001?

A diferencia del Formato 5248 donde el informado es el arrendatario, en el Formato 1001 el informado es el proveedor o contratista: la persona o empresa a quien la empresa le pagó el dinero.

📌 ¿Qué conceptos (tipos de gasto) cubre la Versión 11?

📌 ¿En qué se diferencia del grupo 52xx?

📌 Marco legal

• Aplica para el año gravable 2024 / 2025 (presentado en 2025 / 2026)

• Código de formato: 1001 — Versión actual disponible en nuby: 11

• Nodo XML: pagos

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Dirígete a Contabilidad

En el menú principal de nuby, haz clic en "Contabilidad".

📋 Paso 3. Selecciona Información Exógena

En el menú lateral izquierdo, haz clic en "Información Exógena".

📌 Paso 4. El formulario de consulta

Verás el formulario "Consultar Información Exógena" con:

• Formato — Selector del formato a consultar

• Número del Envío — Número correlativo del envío a la DIAN

• Fecha Inicial — Inicio del período

• Fecha Final — Fin del período

• Formato del Archivo — Previsualizar, Excel o XML

📌 Paso 1. Seleccionar el formato

En el campo Formato, selecciona:

1001 — Costos y Gastos (V-11)

Importante: Si al consultar la V-11 aparece el mensaje "No existen cuentas asociadas para uno o varios códigos del formato", el administrador debe primero configurar las cuentas PUC para los conceptos que están en blanco (ver sección 7). Mientras tanto, puede usar la V-9 si aplica para el año gravable que está reportando.

📌 Paso 2. Ingresar las fechas del período

• Fecha Inicial: Primer día del año gravable — por ejemplo 2024-01-01

• Fecha Final: Último día del período — por ejemplo 2024-12-31

📌 Paso 3. Ingresar el número de envío

Ingresa 1 para el primer envío del año. Si es una corrección, usa el siguiente número correlativo.

📌 Paso 4. Seleccionar tipo de salida

• Previsualizar — Tabla interactiva en pantalla

• Excel — Descarga en hoja de cálculo para revisión interna

• XML — Archivo estándar DIAN para cargar en MUISCA

📌 Paso 5. Hacer clic en "Consultar"

El sistema procesará todos los movimientos contables del período y mostrará los resultados en una tabla. Cada fila representa un tercero por concepto: es decir, si un mismo proveedor recibió pagos por honorarios (5002) y por servicios (5004), aparecerá en dos filas separadas.

Vista Consolidada vs. Vista Detallada:
De forma predeterminada el sistema muestra la vista consolidada: una sola fila por tercero y concepto, sumando todos los movimientos del año. La vista detallada muestra cada movimiento contable por separado. Use la vista detallada para verificar qué comprobantes componen el total de un proveedor específico.

📌 Paso 6. Editar datos de un tercero

Al lado de cada número de identificación aparece un ícono de lápiz. Haga clic en él para abrir y corregir los datos del proveedor directamente desde el reporte sin necesidad de salir del módulo.

El reporte tiene dos tipos de columnas: las fijas (siempre presentes, no configurables) y las configurables (su nombre y cantidad las define el administrador del sistema).

📌 Columnas fijas — identificación del tercero informado

📌 Columnas configurables — valores monetarios

Estas columnas muestran los montos. Su cantidad y nombres los define el administrador del sistema. Para la Versión 11 del Formato 1001, las columnas activas son:

¿Por qué muchas columnas de cruce muestran $0.00?
Las columnas de cruce solo tienen valor si el administrador configuró cuentas PUC para ellas y si la empresa tiene movimientos contables en esas cuentas. Si la empresa no practica retenciones de IVA o no tiene gastos no deducibles, es completamente normal que esas columnas permanezcan en cero.

El Formato 1001 obtiene su información directamente del libro contable de la empresa. Cada registro contable (comprobante de diario, factura, egreso) que el contador registra en nuby queda almacenado con una cuenta PUC, una fecha y un tercero.

📌 Fuente principal: movimientos contables

El sistema busca todos los comprobantes contables del período seleccionado que cumplan estas condiciones:

• La cuenta PUC del movimiento está asociada a algún concepto del formato (según la configuración del administrador)

• El comprobante tiene fecha dentro del rango ingresado

• El comprobante no está anulado

• El tipo de comprobante no es del tipo 4 (tipo reservado del sistema)

Por cada tercero y concepto que tenga movimientos, el sistema genera una fila en el reporte con el total acumulado del período.

📌 Ejemplo del flujo de la información

1. El contador registra en el sistema el pago de $2.000.000 por honorarios al contador externo (NIT 900123456). Ese movimiento va a la cuenta PUC 51050101 - Honorarios.

2. En el Administrador de Formatos, la cuenta 51050101 está asociada al concepto 5002 - Honorarios.

3. Al generar el Formato 1001, el sistema encuentra ese movimiento, identifica al tercero (NIT 900123456), y lo incluye en el reporte con el monto $2.000.000 en la columna "Pago o abono en cuenta deducible".

📌 ¿Cómo se calcula el valor a reportar?

El Formato 1001 reporta el acumulado de movimientos, no el saldo contable. Por eso, para cada tercero y concepto, el sistema toma el valor mayor entre el total de débitos y el total de créditos del período, no la diferencia entre ellos. Esto es una regla específica del Formato 1001 definida por la DIAN para reflejar el total pagado, no el balance neto.

📌 Datos del tercero informado (proveedor/contratista)

Provienen de la ficha del tercero registrada en nuby. Incluyen: tipo de documento, número de identificación, nombres y apellidos (o razón social), dirección, municipio, departamento y país.

Atención: Si la ficha del proveedor tiene datos incorrectos o incompletos (sin tipo de documento, sin dirección, sin municipio), esa información aparecerá incompleta en el reporte. La DIAN puede rechazar el XML si hay terceros sin datos de identificación. Verifique que los proveedores activos tengan sus fichas completas antes de generar el archivo final.

📌 1. Cuentas PUC asociadas a cada concepto

La configuración más importante. Solo los movimientos contables en cuentas PUC que estén asociadas a un concepto del formato aparecerán en el reporte. Si una cuenta no está configurada, los movimientos en esa cuenta simplemente no se incluirán.

📌 2. Todos los conceptos deben tener cuentas configuradas

Si existe un concepto en el formato sin ninguna cuenta PUC asociada, el sistema bloquea la generación del reporte y muestra el mensaje de error: "No existen cuentas asociadas para uno o varios códigos del formato". Todos los conceptos activos deben tener al menos una cuenta asignada, o deben eliminarse del formato si no aplican para la empresa.

📌 3. Fichas completas de proveedores y contratistas

Los terceros deben tener en nuby su tipo de documento, número de identificación, dirección y municipio correctamente configurados. Datos faltantes producen filas incompletas que pueden ser rechazadas por la DIAN.

📌 4. Estado de los comprobantes contables

Solo se incluyen comprobantes vigentes (no anulados). Si un comprobante fue anulado, sus movimientos no aparecerán en el reporte. Esto garantiza que el Formato 1001 siempre refleje la contabilidad real de la empresa.

📌 5. Período seleccionado

El filtro aplica sobre la fecha del comprobante contable. Solo los movimientos con fecha dentro del rango ingresado en el formulario se incluyen. Asegúrese de ingresar el rango completo del año gravable (01/01 al 31/12).

📌 6. Versión del formato seleccionada

La V-9 y la V-11 tienen configuraciones de cuentas y conceptos diferentes. Seleccione siempre la versión que corresponde al año gravable que está reportando según las instrucciones de la DIAN.

📌 ¿Puede el Administrador modificar el Formato 1001?

Sí. El Formato 1001 es un formato completamente configurable. A diferencia de los formatos del grupo 52xx (que son automáticos), el Formato 1001 depende totalmente de la configuración que el administrador haga en el Administrador de Formatos.

📌 ¿Cómo abrir el Administrador?

En la página de Información Exógena, en la parte superior de la pantalla, haga clic en el botón "Administrar". Se abrirá una ventana emergente con el panel de administración.

1. Seleccione el formato que desea editar en el selector "Formato"

2. Elija "1001 - Costos y Gastos (V-11)" o la versión que necesita configurar

3. El panel mostrará los dos bloques de configuración disponibles

📌 Bloque 1: Códigos del Formato

Lista todos los conceptos DIAN del formato (5002, 5003, 5004, etc.). Para cada concepto puede realizar las siguientes acciones:

• Agregar cuentas PUC: Asociar las cuentas del plan de cuentas de la empresa que corresponden a ese tipo de gasto. Por ejemplo, si los honorarios se registran en varias cuentas (honorarios de auditoría, honorarios de asesoría, etc.), se pueden agregar todas al concepto 5002. El sistema buscará movimientos en todas esas cuentas al generar el reporte.

• Eliminar cuentas: Quitar cuentas que ya no aplican o que fueron asignadas por error.

• Columna asociada: Cada concepto debe estar vinculado a una columna principal (por ejemplo "Pago o abono en cuenta deducible"). Esto determina en qué columna del reporte aparece el valor para ese concepto. Si un concepto tiene el selector en "-Seleccione-", el valor de ese concepto no aparecerá en ninguna columna del reporte aunque tenga movimientos contables.

• Crear nuevos conceptos: Si la DIAN agrega nuevos códigos al formato, se pueden agregar sin necesidad de una actualización del sistema.

• Eliminar conceptos: Si un concepto no aplica para la empresa (por ejemplo, la empresa no maneja dividendos y el concepto 5066 está vacío), se puede eliminar para evitar el error de validación al generar el reporte.

Regla de validación: Si un concepto existe en el formato pero no tiene ninguna cuenta PUC asociada, el sistema bloquea la generación del reporte. La solución es asignarle cuentas o eliminarlo del formato. En la V-11, los conceptos 5055, 5056, 5058, 5060, 5063 y 5066 actualmente no tienen cuentas asignadas y deben configurarse antes de usar esa versión.

📌 Bloque 2: Columnas para Cruces de Información

Gestiona las columnas secundarias del reporte: retenciones, IVA no deducible, pagos no deducibles, etc. Para cada columna puede:

• Agregar cuentas PUC: Las cuentas que alimentan esa columna. Por ejemplo, para la columna "Retención en la fuente practicada Renta", se configuran las cuentas contables donde se registran las retenciones practicadas a proveedores.

• Eliminar cuentas: Quitar cuentas que ya no aplican.

• Crear nuevas columnas: Si la DIAN exige reportar un nuevo tipo de retención o valor, se puede crear una nueva columna y asignarle las cuentas correspondientes.

• Eliminar columnas: Quitar columnas que ya no son requeridas.

¿Por qué los formatos 52xx no tienen esta configuración?
Los formatos del grupo 52xx toman su información directamente de los contratos y facturas del módulo de arrendamiento, no del Plan de Cuentas contable. Por eso no se pueden configurar como el Formato 1001. El Administrador de Formatos no tiene ningún efecto sobre los formatos 52xx.

📌 Paso 1. Previsualiza primero

Antes de exportar el XML, revisa el reporte en modo previsualización para:

• Verificar que todos los proveedores y contratistas del año aparezcan

• Comprobar que los valores de cada columna sean razonables

• Confirmar que no hay terceros con datos de identificación incompletos

• Revisar que los conceptos DIAN estén correctamente asignados a cada proveedor

📌 Paso 2. Selecciona la salida "XML"

En el campo "Formato del Archivo", selecciona XML y haz clic en "Consultar".

📌 Paso 3. Descarga el archivo

El sistema generará automáticamente la descarga del archivo XML.

📌 Campos incluidos en el XML

El archivo XML se genera en codificación ISO-8859-1, el estándar requerido por la DIAN para los reportes de información exógena.

En nuby existen dos versiones del Formato 1001. Cada versión corresponde a una resolución diferente de la DIAN. Use siempre la versión que aplica según el año fiscal que está reportando.

¿Cuál versión debo usar?
Consulte con su contador o revise la resolución DIAN vigente para el año gravable que está reportando. Para años recientes use la V-11, pero asegúrese de que todos sus conceptos tienen cuentas PUC asignadas antes de generar el reporte. Si la V-11 aún no está completamente configurada, puede usar temporalmente la V-9 si aplica para el año en cuestión.

📌 1. Verifica que todos los conceptos activos tengan cuentas PUC configuradas

Antes de generar el reporte, abra el Administrador de Formatos y confirme que cada concepto listado para la versión seleccionada tiene al menos una cuenta PUC asociada. Si alguno aparece vacío, asígnele cuentas o elimínelo del formato.

📌 2. Descarga el Excel para revisión previa

Antes del XML final, descarga el reporte en Excel y compáralo con los registros contables del período. Verifica que los totales por concepto cuadren con los libros de contabilidad.

📌 3. Revisa los terceros con datos incompletos

Revisa que no haya filas con campos vacíos en número de identificación, tipo de documento, dirección o municipio. La DIAN puede rechazar el XML si los datos del informado están incompletos. Use el ícono de edición (lápiz) en cada fila para corregir sin salir del módulo.

📌 4. Compara los totales con la contabilidad

La suma de "Pago o abono en cuenta deducible" en el Formato 1001 debe ser consistente con los gastos y costos registrados en la contabilidad del mismo período. Si hay diferencias significativas, investígalas antes de presentar a la DIAN.

📌 5. Valida el XML en la herramienta de la DIAN

Antes del envío oficial, valida el archivo XML descargado en la herramienta de prevalidación de la DIAN. Esto permite detectar errores de formato o datos inválidos sin que quede un envío rechazado en los registros de la DIAN.

📌 6. Guarda una copia del Excel y del XML

Conserva siempre los archivos generados como respaldo. En caso de correcciones futuras, estos archivos permiten comparar fácilmente qué cambió entre versiones del reporte.

📌 7. Usa el número de envío correcto

Para el primer envío del año usa 1. Si corriges y reenvías, usa el siguiente número correlativo según las instrucciones del portal MUISCA.

¿Por qué el mismo proveedor aparece varias veces en el reporte?

Un mismo proveedor aparece en una fila por cada concepto DIAN diferente en el que tuvo movimientos. Por ejemplo, si a un mismo tercero se le pagaron honorarios (concepto 5002) y también servicios (concepto 5004), aparecerá en dos filas: una con concepto 5002 y otra con concepto 5004.

¿Qué significa "pago o abono en cuenta" en este contexto?

Es cualquier valor que la empresa registró contablemente como un costo o gasto a favor de un tercero, sin importar si el dinero ya fue transferido físicamente o no. Lo que importa es que quedó registrado en la contabilidad con una fecha dentro del período consultado.

¿Por qué el valor reportado puede ser diferente al valor pagado efectivamente?

El Formato 1001 reporta el acumulado del mayor movimiento (débito o crédito) durante el período, no el saldo neto. Esto puede generar diferencias respecto a lo pagado físicamente si hay reversiones, ajustes o comprobantes de tipo especial en la contabilidad.

¿El reporte incluye movimientos anulados o reversiones?

No. El sistema excluye automáticamente todos los comprobantes que han sido anulados. Solo se incluyen movimientos contables vigentes.

¿Qué pasa si un proveedor no tiene dirección o municipio?

Las columnas de dirección, departamento y municipio aparecerán vacías en el reporte. Esto puede causar rechazos en la prevalidación de la DIAN. Se recomienda completar esa información en la ficha del tercero antes de generar el XML final.

¿La configuración del Administrador de Formatos afecta a todos los usuarios de nuby?

Sí. Los cambios realizados en el Administrador (agregar o quitar cuentas, conceptos o columnas) afectan a todos los usuarios que generen el reporte desde ese momento. Solo usuarios con permisos de administrador tienen acceso a esta sección.

¿Puedo agregar un concepto que no aparece en la lista de la DIAN?

Sí, técnicamente es posible crear conceptos personalizados en el Administrador de Formatos. Sin embargo, solo deben usarse los códigos de concepto que la DIAN define para el Formato 1001 en la resolución vigente. Usar códigos no reconocidos por la DIAN generará errores en la prevalidación del XML.