Facturas en Borrador — ¿Cómo funcionan y cuándo se envían a la DIAN?

Una factura en borrador es una factura que ha sido registrada en nuby pero que todavía no ha sido enviada a la DIAN. Es un estado temporal que te permite revisar, ajustar o postergar el envío electrónico.

🔹 ¿Para qué sirve el borrador?

• Revisión antes del envío → Puedes crear la factura, verificar que todos los datos estén correctos y luego enviarla a la DIAN cuando estés seguro.

• Programar el envío automático → Si habilitas el parámetro correspondiente, nuby enviará automáticamente todas las facturas en borrador a la DIAN esa misma noche.

• Facturación masiva desde contratos → Al generar facturas en lote (desde Tareas Comunes), puedes crearlas todas como borrador primero y luego enviarlas juntas.

🔹 Diferencias entre Borrador y Factura Activa

Importante: El número consecutivo (ej: FE-1042) solo se asigna en el momento exacto del envío exitoso a la DIAN. Mientras la factura esté en borrador, no consume un consecutivo de la resolución.

Para crear una factura en borrador, la facturación electrónica debe estar habilitada en Configuraciones (ver sección 6). Cuando está activa, el formulario de creación de facturas muestra dos botones en lugar de uno.

📂 Paso 1. Accede al módulo de Facturación

1. En el menú principal, haz clic en "Facturas de Venta".

2. Busca la opción "Crear Factura" o haz clic en el botón de nueva factura.

📝 Paso 2. Completa los datos de la factura

Ingresa todos los datos normalmente: tercero (cliente), productos o servicios, valor, fecha, etc.

💾 Paso 3. Elige cómo guardar

Al final del formulario verás dos botones:

Haz clic en "Grabar Factura en Borrador" si deseas dejar la factura pendiente de envío.

Importante: Si la factura fue creada desde un contrato de arrendamiento, una vez guardada como borrador no podrá ser editada manualmente. El sistema mostrará el mensaje: "La factura se encuentra en estado borrador y pertenece a un contrato, por lo tanto no se puede modificar". Su envío se gestionará de forma automática.

Cuando guardas una factura en borrador, ocurre lo siguiente en el sistema:

• Estado: La factura queda con estado "Borrador".

• Consecutivo: Se asigna un número interno temporal (0 o negativo). No es el número de factura electrónica real — ese se asigna solo al enviarse a la DIAN.

• DIAN: La factura no es enviada a la DIAN en este momento.

• Contabilidad: No se genera asiento contable. El asiento se crea solo cuando el envío a la DIAN es exitoso.

• Edición: Puedes editar la factura (si no pertenece a un contrato) hasta que sea enviada a la DIAN.

¿Puede verse en el listado de facturas? Sí. Las facturas en borrador aparecen en el listado de facturas con estado "Borrador", fácilmente identificables.

Puedes modificar una factura en borrador siempre que no haya sido creada desde un contrato.

📂 Paso 1. Localiza la factura en el listado

Ve a Facturas de Venta y busca la factura con estado "Borrador".

✏️ Paso 2. Abre el formulario de edición

Haz clic en el ícono de edición (lápiz) de la factura. El formulario se abrirá con todos los campos habilitados para edición.

💾 Paso 3. Modifica y guarda

Realiza los cambios necesarios. Al guardar, vuelves a tener las mismas dos opciones:

• Grabar Factura en Borrador → Guarda los cambios y la deja en borrador.

• Grabar Factura y enviar a la DIAN → Guarda y envía inmediatamente.

Recordatorio: Las facturas creadas desde contratos de arrendamiento no se pueden editar manualmente cuando están en borrador.

Una factura en borrador puede enviarse a la DIAN de dos formas: manualmente desde el listado, o automáticamente por el sistema en la noche.

🖱️ Opción A. Envío Manual

Puedes enviar cualquier factura en borrador a la DIAN en cualquier momento desde el listado de facturas:

1. Ve a Facturas de Venta.

2. Localiza la factura con estado "Borrador".

3. Haz clic en el ícono de envío a la DIAN (o en el botón de acción correspondiente).

4. El sistema enviará la factura al integrador electrónico y recibirás confirmación del resultado.

Validación de fecha: La DIAN exige que las facturas electrónicas tengan la fecha del día actual (Resolución 165 de 2023). Si la factura fue creada en una fecha anterior, nuby actualizará automáticamente su fecha a hoy antes de enviarla.

🤖 Opción B. Envío Automático (CRON nocturno)

nuby ejecuta un proceso automático (CRON) todos los días a las 11:00 PM (23:00) que busca todas las facturas pendientes de envío y las envía automáticamente a la DIAN.

🔹 ¿Qué hace el proceso automático paso a paso?

1. Busca todas las facturas electrónicas con resolución vigente y que aún no han sido enviadas a la DIAN (sin CUFE).

2. Si el parámetro "Habilitar envío automático de facturas en borrador" está activo, también incluye las facturas en estado Borrador.

3. Actualiza la fecha de cada factura al día actual (por requerimiento de la DIAN). Si la factura tenía fecha anterior, ahora queda con fecha de hoy.

4. Envía cada factura al integrador electrónico (Noova).

5. Por cada envío exitoso: asigna el número consecutivo real, cambia el estado a "Facturada", genera el asiento contable y envía el PDF al cliente.

6. Si un envío falla: la factura permanece en estado Borrador y será reintentada en el próximo ciclo nocturno.

Respuesta a la pregunta frecuente: "Hicimos la factura el 30 y la dejamos en borrador — ¿cuándo se envía?"

Si el parámetro "Habilitar envío automático de facturas en borrador" está activo: esa misma noche a las 11:00 PM el sistema buscará la factura, actualizará su fecha al 30 (que es hoy) y la enviará a la DIAN automáticamente.

Si el proceso nocturno del día 30 no se ejecutó (por algún inconveniente), al día siguiente (el 31) el sistema la encontrará de nuevo, cambiará su fecha al 31 y la enviará esa noche.

El comportamiento de las facturas en borrador y su envío a la DIAN se controla desde Configuraciones > Parámetros de Facturación. En la sección de Facturación Electrónica encontrarás tres parámetros clave:

⚙️ Parámetro 1. ¿Habilitar facturación electrónica?

Este es el interruptor principal de toda la funcionalidad electrónica.

⚙️ Parámetro 2. Cambiar fecha de factura automáticamente en CRON y enviar a la DIAN

Controla si el proceso nocturno buscará facturas pendientes y actualizará su fecha antes de enviarlas.

¿Por qué se cambia la fecha? Desde la Resolución 165 de 2023, la DIAN exige que las facturas electrónicas tengan la fecha del día en que se envían. Si una factura fue creada el 28 pero se envía el 30, nuby actualizará automáticamente la fecha a 30 para que la DIAN la acepte.

⚙️ Parámetro 3. ¿Habilitar el envío automático a la DIAN de las facturas en estado borrador?

Este parámetro determina si el CRON nocturno también procesará las facturas que están en estado Borrador.

Recomendación: Activa este parámetro si deseas que todas las facturas creadas en borrador durante el día sean enviadas automáticamente esa misma noche. Deja el parámetro desactivado si prefieres gestionar el envío manualmente o si necesitas revisar las facturas antes de enviarlas.

📍 ¿Dónde encontrar estos parámetros?

1. En el menú principal, busca y haz clic en la sección de Configuraciones.

2. Selecciona "Parámetros de Facturación".

3. Desplázate hacia abajo hasta la sección "Facturación Electrónica".

4. Verás los tres parámetros descritos arriba como interruptores (Sí/No).

5. Activa o desactiva según tus necesidades y los cambios se guardan automáticamente.

Cuando una factura en borrador es enviada exitosamente a la DIAN (ya sea manual o automáticamente), ocurren las siguientes acciones de forma automática:

1. Se asigna el número consecutivo real → La factura recibe su número oficial según la resolución de facturación vigente (ej: FE-1042).

2. El estado cambia a "Facturada" → La factura pasa de estado Borrador a Facturada (Activa).

3. Se genera el CUFE → El Código Único de Factura Electrónica es asignado por la DIAN.

4. Se crea el asiento contable → El sistema genera automáticamente el documento contable correspondiente.

5. Se actualiza la fecha → La fecha de la factura queda registrada como la fecha del día del envío (requerimiento DIAN).

6. Se genera y envía el PDF al cliente (en el proceso automático) → El cliente recibe la factura electrónica por correo.

¡La factura queda totalmente legalizada! Una vez enviada exitosamente, la factura tiene validez tributaria completa ante la DIAN y no puede modificarse (solo anularse si es necesario).

Si el envío a la DIAN falla (por error de validación, problema de conectividad, o rechazo de la DIAN), el sistema actúa de forma segura para no perder la factura:

• La factura permanece en estado Borrador → No se pierde ni se elimina.

• El consecutivo NO se consume → No se "quema" un número de la resolución.

• El número interno temporal se mantiene → La factura queda con su número interno negativo o cero hasta el próximo intento.

• No se genera asiento contable → La contabilidad no se ve afectada.

🔹 ¿Cuándo se reintenta el envío?

• Automáticamente: En el próximo ciclo del CRON nocturno (siguiente día a las 11:00 PM).

• Manualmente: Puedes hacer clic en el botón de envío desde el listado de facturas en cualquier momento.

🔹 Tipos de errores y su significado

Acción recomendada ante error de validación DIAN: Si ves un error de validación, revisa con atención el mensaje que muestra el sistema. Los errores más comunes son: NIT del cliente incorrecto, dirección fiscal no registrada, o datos del producto/servicio incompletos. Corrígelos antes de volver a enviar.

Este diagrama resume el ciclo de vida de una factura en borrador:

1. 📝 Se crea la factura → El usuario hace clic en "Grabar Factura en Borrador".

2. 🗂️ Estado: Borrador → Sin consecutivo real, sin asiento contable, sin CUFE. Editable.

3. ⏰ A las 11:00 PM → El CRON nocturno busca facturas pendientes (incluye borradores si el parámetro está activo).

4. 📅 Se actualiza la fecha → La fecha de la factura se ajusta al día actual (requisito DIAN).

5. 📤 Se envía a la DIAN → A través del integrador electrónico (Noova).

6. ✅ Si el envío es exitoso:

   • Se asigna el consecutivo real (ej: FE-1042).

   • Estado cambia a Facturada.

   • Se genera el asiento contable.

   • Se envía el PDF al cliente.

7. ❌ Si el envío falla:

   • La factura permanece en Borrador.

   • No se consume consecutivo.

   • Se reintentará en el próximo ciclo nocturno.

¿Si hago la factura el 30 y la dejo en borrador, cuándo se envía?

Esa misma noche a las 11:00 PM, siempre que los parámetros "Cambiar fecha de factura automáticamente en CRON y enviar a la DIAN" y "Habilitar el envío automático de facturas en borrador" estén activos (en Configuraciones > Parámetros de Facturación).

El proceso nocturno del día 30:

1. Detecta la factura en borrador.

2. Verifica que la fecha ya es el día 30 (la fecha actual). Como coincide, no necesita cambiarla.

3. La envía a la DIAN.

4. Si es exitoso, queda con estado Facturada y número consecutivo asignado esa noche.

Si ese día 30 el proceso no se ejecutó (falla técnica), al día siguiente (el 31) el sistema la encontrará, cambiará su fecha al 31 y la enviará esa noche.

¿Puede una factura en borrador perder su consecutivo si falla el envío?

No. Las facturas en borrador no tienen consecutivo real hasta el envío exitoso. Si el envío falla, ningún consecutivo se "quema". El número real solo se asigna en el momento exacto de la respuesta exitosa de la DIAN.

¿Qué pasa si dejo una factura en borrador muchos días?

El sistema la seguirá intentando enviar cada noche (si el parámetro está activo). Sin embargo, ten en cuenta que:

• La fecha de la factura se actualizará al día en que finalmente sea enviada. Por ejemplo, si la creaste el 1 y se envía exitosamente el 5, la factura quedará con fecha 5.

• Si la resolución de facturación vence antes de enviarla, la factura no podrá enviarse y deberás tramitar una nueva resolución con la DIAN.

¿Puedo cancelar una factura en borrador?

Sí. Puedes cambiar el estado de una factura en borrador a "Anulada" desde el formulario de edición. Una vez anulada, no será enviada a la DIAN ni por el proceso automático ni manualmente.

¿Por qué la DIAN exige que la fecha sea la del día actual?

Desde la Resolución 165 de 2023, la DIAN agregó una regla que exige que las facturas y notas electrónicas tengan la fecha del día en que se transmiten. Por eso, nuby actualiza automáticamente la fecha antes de enviar, para garantizar que la DIAN acepte el documento.

¿El CRON funciona todos los días, incluidos fines de semana y festivos?

Sí. El proceso automático nocturno se ejecuta todos los días a las 11:00 PM, sin importar si es día hábil, fin de semana o festivo.

¿El envío automático incluye también las notas crédito y débito en borrador?

Sí. El proceso nocturno gestiona tanto facturas como notas crédito y débito electrónicas pendientes de envío.

¿Cómo sé si una factura en borrador fue enviada exitosamente?

Ve a Facturas de Venta y verifica que la factura ya no aparece con estado "Borrador" sino con estado "Facturada" y tiene asignado un número consecutivo real (ej: FE-1042).