La conciliación de recaudos en nuby va más allá de un simple punteo visual. El sistema procesa los archivos de extracto o reportes de recaudo de tus entidades financieras y los contrasta inteligentemente contra los documentos registrados en la plataforma (como facturas de arrendamiento, cánones, nómina, egresos a proveedores, entre otros).

🔹 Capacidades clave del módulo:

• Carga masiva sin límites de tamaño → Soporta archivos grandes de extractos bancarios en formatos comunes, procesándolos de manera segura.

• Asociación inteligente y automática → El motor ejecuta pasadas automáticas aplicando criterios de coincidencia exactos o de descripción para emparejar registros sin esfuerzo manual.

• Espacio de resolución operativa unificado → Aquellos registros que no se concilian automáticamente se presentan en una sola tabla de discrepancias con un panel lateral interactivo para resolver cada caso con acciones directas de negocio.

• Contabilización masiva y asíncrona → Genera los correspondientes recibos de caja, notas crédito/débito y registros contables en bloque, de forma automatizada y balanceada.

• Cierre mensual seguro → Permite guardar borradores de tu progreso y consolidar la información en los libros oficiales únicamente cuando hayas terminado de operar todo el lote bancario.

🔹 ¿Para quién es útil este módulo?

• Equipo de Contabilidad y Finanzas → Quienes lideran el cuadre diario o mensual de las cuentas bancarias de la inmobiliaria.

• Tesoreros y Cajeros → Para automatizar el registro de recibos de caja y abonos a partir de lo que realmente ingresó al banco.

• Gerencia y Dirección Administrativa → Para vigilar indicadores clave de recaudos, diferencias de cartera y saldos bancarios consolidados.

Para asegurar una experiencia fluida y evitar alertas de validación durante el proceso, asegúrate de cumplir con los siguientes requisitos antes de iniciar una conciliación en nuby:

📌 Requisito 1. Registro de la Cuenta Bancaria

La cuenta bancaria desde la cual vas a conciliar debe estar previamente registrada y configurada en nuby.

• Asociación contable → La cuenta debe tener vinculada su correspondiente cuenta del plan contable (PUC) en el sistema para que las transacciones puedan contabilizarse.

• Dónde verificar → Dirígete a Finanzas > Cuentas Bancarias y asegúrate de que la cuenta esté listada y tenga sus datos de PUC completos.

📌 Requisito 2. Archivo del Banco en Formato Admitido

Prepara el archivo de extracto o recaudo proporcionado por tu entidad financiera.

• Formatos soportados → El módulo admite archivos de hoja de cálculo en formatos .csv, .xls y .xlsx.

• Datos obligatorios → El archivo debe contener obligatoriamente al menos una columna con la Fecha del movimiento y otra con el Valor/Monto de la transacción. Sin estos dos datos, el sistema no podrá procesar el lote.

📌 Requisito 3. Documentos y Contratos al Día

El motor de coincidencia automática de nuby compara los montos y referencias bancarias con la base de datos de tu inmobiliaria.

• Asegúrate de tener registrados los contratos de arrendamiento vigentes, facturas de venta, nómina o egresos a proveedores cargados en el sistema.

• Mantener estos registros actualizados incrementará drásticamente el porcentaje de coincidencia automática, ahorrándote tiempo en la resolución manual.

📌 Requisito 4. Permisos de Usuario

De acuerdo con las políticas de seguridad de tu inmobiliaria, verifica que posees los permisos necesarios en tu rol de usuario:

• Acceso y lectura → Para ingresar al Dashboard, consultar reportes e históricos de conciliaciones.

• Inserción y creación → Para subir un nuevo extracto e iniciar un nuevo lote borrador.

• Edición y resolución → Para asociar terceros, emparejar facturas, aplicar acciones operativas y forzar el cierre.

Recomendación: Si al ingresar al módulo encuentras botones deshabilitados o no puedes guardar cambios, consulta al administrador de nuby de tu empresa para revisar tus permisos asignados.

El ciclo de vida de una conciliación bancaria de recaudos en nuby se divide en 5 etapas secuenciales claramente identificadas mediante un indicador de pasos visual en la parte superior de las pantallas:

🔐 Paso 1. Carga y Configuración

Es el punto de inicio. En esta pantalla seleccionas la cuenta bancaria de tu empresa, el archivo descargado de tu banco y el tipo de plantilla de mapeo.

• Plantillas existentes → Si concilias de forma recurrente con extractos del mismo banco, puedes elegir una plantilla guardada previamente para aplicar el mapeo de columnas al instante.

• Formato nuevo o análisis por IA → Si es la primera vez que subes un archivo de ese banco, puedes seleccionar la opción de análisis inteligente por inteligencia artificial. El sistema analizará la estructura de forma semántica y sugerirá las correspondencias de columnas de forma automática, garantizando la privacidad y anonimización de tus datos sensibles.

• Opciones avanzadas → Puedes indicarle al sistema en qué número de fila se encuentran los títulos (útil para omitir encabezados o logos del banco) y el rango de fechas contables que deseas considerar.

📋 Paso 2. Mapeo de Columnas

En este paso confirmas cómo debe interpretar el sistema la información del archivo bancario.

• Asocias las columnas de tu archivo (como "Fecha Movimiento", "Valor Neto", "Referencia", "Detalle") con los campos contables de nuby (Fecha, Valor, Referencia y Concepto).

• Al finalizar el mapeo, tienes la opción de guardarlo como una Plantilla de Mapeo para que la próxima vez el sistema lo reconozca automáticamente sin tener que configurar columna por columna.

⚙️ Paso 3. Mapeo de Estados

Muchos reportes bancarios contienen transacciones en diferentes estados (ej. "APLICADA", "RECHAZADA", "PENDIENTE").

• nuby identifica todos los estados únicos presentes en tu archivo y te los muestra para que selecciones cuáles deseas procesar.

• Los movimientos asociados a estados marcados como válidos entrarán a la conciliación contable, mientras que los demás se marcarán como omitidos automáticamente, protegiendo tu contabilidad de registrar transacciones fallidas o reversadas.

📊 Paso 4. Procesamiento y Resultados del Cargue

Una vez definidos los parámetros, el lote se envía a procesamiento en segundo plano.

• Visualización de carga → Una pantalla te indicará el avance en tiempo real mientras el motor procesa el archivo.

• Resultado del cargue → Verás un resumen gráfico con indicadores (KPIs) sobre la calidad de la información: registros válidos listos, registros con advertencias, filas omitidas de forma automática y registros con errores críticos (como celdas vacías en fechas o montos).

• Al avanzar, el Motor de Conciliación Automática de nuby ejecutará de inmediato pasadas consecutivas cruzando referencias, montos, NITs/cédulas y fechas para encontrar coincidencias perfectas e indicarte el porcentaje de éxito inicial.

📋 Paso 5. Resolución de Discrepancias y Cierre

Es la etapa operativa central. Los resultados se agrupan en dos pestañas:

• Conciliadas → Transacciones que tuvieron coincidencia automática exitosa (match de 100%) o que ya asociaste manualmente.

• Discrepancias → Movimientos que requieren tu atención (por ejemplo, porque el valor ingresado difiere del valor de la factura, el banco aplicó una comisión que no tiene documento, o no se encontró el tercero en el sistema).

• Acción de Cierre → Una vez que resuelvas o decidas omitir las discrepancias pendientes, podrás presionar el botón "Finalizar Conciliación". El sistema consolidará en bloque todos los movimientos, generará los recibos de caja y asientos oficiales de forma masiva y segura, y limpiará el espacio de trabajo temporal.

Para comprender por qué el módulo de conciliación de nuby es tan seguro y robusto, es importante conocer los tres pilares de su diseño contable y tecnológico:

🏦 Pilar 1. Registro en Firme en Tiempo Real vs. Cierre Histórico

La conciliación en nuby opera bajo un estricto principio de seguridad contable y trazabilidad inmediata:

• Registro en Firme en Tiempo Real ⚡ → Cada vez que concilias una transacción de forma exitosa (ya sea a través de las pasadas automáticas del motor o de tu resolución manual en el panel de detalles), **el documento contable oficial (recibo, egreso o nota) se genera y asienta en firme inmediatamente**. Una vez creado este cruce, el movimiento contable queda en firme y no puede ser alterado de forma arbitraria, resguardando la consistencia diaria de tus libros.

• El Cierre Histórico del Lote 🔒 → El botón de cierre final (que solo se habilita cuando la totalidad de las filas del extracto han sido conciliadas u omitidas) tiene como única función confirmarle al sistema que el lote de trabajo está completado de forma satisfactoria. Al hacerlo, nuby clausura definitivamente el lote, limpia los borradores de preparación de memoria para liberar espacio y archiva la información en un registro histórico inalterable para auditorías futuras, impidiendo cualquier edición posterior.

⚙️ Pilar 2. Procesamiento Seguro en Segundo Plano (Asíncrono)

La lectura de grandes extractos y la generación masiva de cientos de recibos de caja consumen recursos significativos de computación.

• Para evitar que tu navegador de internet se congele, muestre errores de tiempo de espera (timeouts) o dejes de trabajar mientras el sistema procesa, nuby utiliza un gestor de colas inteligente en segundo plano.

• Al iniciar la carga o la contabilización masiva, el sistema toma el control del proceso de fondo. Puedes consultar indicadores globales en tiempo real en la pantalla o navegar por otros módulos de la plataforma de forma independiente; el sistema completará la tarea de fondo de forma segura.

🏢 Pilar 3. Panel Lateral de Detalles: Guiado por Acciones de Negocio

Cuando un movimiento cae en la pestaña de Discrepancias, el usuario cuenta con un panel lateral interactivo (Ficha de Transacción) que analiza de forma dinámica el registro y presenta acciones directas según la naturaleza del movimiento contable (Débito/Crédito) y la información del tercero identificado:

• Vincular tercero → Si la transacción bancaria no contiene la cédula o NIT del cliente, puedes buscarlo en el sistema mediante un selector inteligente. Al asociarlo, el panel se actualizará y te mostrará de forma dinámica todos los documentos pendientes (como facturas o cánones de arrendamiento) asociados a ese cliente.

• Emparejar con factura → Si el sistema encuentra una factura que coincide con el valor, te permite seleccionarla directamente para conciliar el pago.

• Registrar abono parcial → Si el valor recibido en el extracto es menor al saldo de la factura, el sistema te permite registrar un abono parcial, manteniendo el saldo restante pendiente de cobro en cartera.

• Registrar anticipo → Si el arrendatario pagó un valor mayor al saldo de su factura, puedes aceptar el excedente como un anticipo a su favor para futuros cánones.

• Gasto bancario o comisión → Permite clasificar comisiones o cobros directamente como gastos operativos, asociándolos a la cuenta de gastos (PUC) parametrizada del extracto sin requerir una factura.

• Ignorar / Omitir registro → Si el movimiento corresponde a transferencias internas, registros duplicados o transacciones que no pertenecen al recaudo de cartera, puedes marcarlo como ignorado. El registro se apartará de la tabla operativa y te permitirá cerrar el lote contable de forma limpia.

• Reinicio de resolución → Si te equivocas en una asociación manual o deseas que el sistema vuelva a aplicar su lógica automática de emparejamiento sobre esa fila, puedes presionar el botón de reinicio. Esto limpiará todas las marcas manuales (terceros, facturas, estados) y restaurará la fila a su estado original de forma segura.

• Crea una Forma de Pago exclusiva para conciliaciones → Te aconsejamos configurar en Configuraciones > Contabilidad > Formas de Pago una forma de pago específica, por ejemplo, "Recaudos Conciliación Bancaria". Esto te dará un control total y absoluta claridad al momento de auditar los documentos generados en bloque.

• Limpia el "ruido institucional" en el Paso 1 → Algunos extractos del banco incluyen logos, NITs del banco o resúmenes de saldo en las primeras filas. Utiliza el campo "Fila de encabezados" en el formulario de carga para indicarle al sistema en qué número de fila empiezan los títulos reales de tus datos (por ejemplo, fila 4 o 5). Así evitarás que el sistema detecte esas filas como errores de lectura.

• Mantén tu facturación y cartera al día → El motor automático de nuby realiza pasadas rigurosas buscando coincidencias de valores y referencias. Cuanto más actualizada esté tu cartera en el sistema, mayor será el número de transacciones conciliadas de forma automática en el Paso 4, minimizando tu esfuerzo de resolución manual en el Paso 5.

• Usa las Plantillas de Mapeo → No configures el mapeo de columnas cada vez que concilies. Una vez asocies las columnas de un banco en el Paso 2, guárdalas como plantilla. Las plantillas de nuby guardan los nombres de los encabezados, no sus posiciones. Esto significa que si el banco agrega una nueva columna de adorno en la mitad, la plantilla seguirá funcionando correctamente.

• Aprovecha la creación rápida de cuentas → Si durante el Paso 1 descubres que la cuenta bancaria del extracto no está creada, puedes abrir el modal de creación rápida allí mismo para registrar la cuenta, asociarle su PUC y continuar con la carga sin perder tu progreso ni salir de la pantalla.

🔐 Paso 1. Iniciar sesión

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales de la inmobiliaria.

📂 Paso 2. Navegar al módulo

1. En el menú principal, dirígete al módulo de Contabilidad y Finanzas o usa el buscador de la barra superior.
2. Selecciona la opción "Conciliación Bancaria".
3. El sistema te dirigirá de forma predeterminada a la pantalla del Dashboard principal.

📌 Paso 3. Menú de Acciones Globales (Esquina superior derecha)

En la esquina superior derecha del Dashboard verás una botonera que te permite acceder a las distintas funcionalidades del módulo según tus permisos:

• 📊 Reporte Integral → Te lleva a la pantalla de KPIs consolidados donde puedes filtrar registros y exportar datos históricos.

• ⚙️ Admin Plantillas → Permite administrar, renombrar o eliminar las plantillas de mapeo de archivos bancarios guardadas por ti o por el equipo.

• ➕ Nueva Conciliación → Abre el formulario para seleccionar una cuenta e iniciar un nuevo lote de conciliación subiendo un extracto bancario.

La tabla principal del Dashboard de nuby te muestra el listado ordenado de todos los lotes de conciliación cargados, priorizando los más nuevos en la parte superior. A continuación te explicamos cada columna y sus opciones de filtrado:

🔹 Pestañas de Filtro Rápido (Cabecera de la tabla)

Antes de aplicar filtros avanzados, puedes usar las pestañas visuales de la cabecera para aislar rápidamente los lotes por su estado contable general:

• 📝 Borrador → Muestra únicamente lotes en carga o mapeo inicial.
• ⚙️ En proceso → Lotes en etapa de conciliación automática o resolución manual (pestaña activa por defecto).
• ✅ Finalizado → Histórico de lotes cerrados y contabilizados de forma definitiva.
• ❌ Error → Muestra lotes que sufrieron fallas críticas durante la lectura.
• Todos → Lista de todos los registros históricos de carga.

🔹 Columnas y Filtros Detallados:

🔹 Estados de Paso Detallados:

La columna "Paso" utiliza las siguientes etiquetas del sistema para indicarte en qué parte de la ruta está cada lote de conciliación:

• Carga → El archivo se está subiendo o validando inicialmente.
• Limpieza → El motor está aislando logos u omitiendo filas vacías.
• Mapeo → Pendiente de configurar la correspondencia de columnas (Paso 2).
• Mapeo OK → Las columnas están configuradas y confirmadas correctamente.
• Conciliación → El motor de coincidencia automática está procesando los cruces.
• Intervención Manual → El lote requiere que resuelvas diferencias en la tabla de Discrepancias.
• Listo para Contabilizar → Todas las filas están conciliadas u omitidas y listas para el cierre.
• Contabilizando → El sistema está generando los recibos de caja y asientos contables en segundo plano.
• Contabilizado → Los registros contables oficiales se crearon con éxito.
• Finalizado → El proceso concluyó de forma segura y el espacio temporal fue archivado.

Al final de cada renglón en la grilla del Dashboard de nuby, se muestran botones de acción dinámicos que se adaptan al estado del lote y a los permisos de tu rol:

▶️ Acción 1. Retomar (Icono de Play)

• Cuándo aparece → Disponible en lotes con estado Borrador o En proceso.
• ¿Qué hace? → Lee el paso actual del lote y te redirige de forma automática a la pantalla exacta de la ruta donde dejaste el proceso (ya sea el Paso 2 de Mapeo de Columnas, Paso 3 de Mapeo de Estados o directamente a la tabla del Paso 5 de Resolución).
• Por qué es útil → Permite que múltiples usuarios colaboren o que puedas pausar y reanudar tu conciliación de forma segura sin perder tu progreso de emparejamientos manuales.

👁️ Acción 2. Visualizar / Consultar (Icono de Ojo)

• Cuándo aparece → Siempre disponible (según permisos de consulta).
• ¿Qué hace? → Si el lote está en proceso, te permite ingresar a ver el avance de emparejamientos en modo de Solo Lectura (sin poder modificar asociaciones manuales). Si el lote está en estado Finalizado, te redirige de forma automática al visor específico de conciliación finalizada, donde puedes consultar los recibos oficiales y asientos contables creados.

🗑️ Acción 3. Eliminar (Icono de Papelera)

• Cuándo aparece → Disponible únicamente si posees permisos de eliminación y el lote se encuentra en estado Borrador, En proceso o Error.
• ¿Qué hace? → Elimina por completo el lote temporal de tus borradores de trabajo. Al hacer clic, el sistema te solicitará confirmación mediante el mensaje: "¿Estás seguro de que deseas eliminar esta conciliación? Esta acción no se puede deshacer."
• Importante: Eliminar un lote en borrador no altera los saldos de tus facturas ni elimina documentos contables reales, ya que toda la operación en esta etapa es un borrador preliminar. Es seguro de ejecutar si subiste un extracto incorrecto por error.

Al hacer clic en el botón "Reporte Integral" en la cabecera del Dashboard, accederás a un panel de analítica avanzada que consolida el rendimiento contable de todas tus operaciones bancarias en nuby. Este panel se divide en dos secciones principales:

📊 Sección A: Las Tarjetas de KPIs Consolidados

Estas tarjetas inteligentes se calculan de forma instantánea aplicando los filtros activos y te muestran el desglose de montos y registros del sistema:

1. 🏢 Total Conciliaciones → Muestra la cantidad total de lotes e indica cuántos registros o filas individuales de extractos bancarios han sido procesados por la inmobiliaria en total.

2. 🏆 Emparejamiento Automático → Muestra el porcentaje (%) promedio de éxito del motor inteligente de nuby. Te indica cuántos de esos cientos de registros se emparejaron automáticamente por coincidencia exacta en las primeras pasadas sin requerir intervención del usuario.

3. 💰 Cierre Real → Representa el monto monetario total y la cantidad de filas que fueron efectivamente contabilizadas y oficializadas en bloque hacia las cuentas contables definitivas desde este módulo.

4. 🤝 Preexistencia Confirmada → Indica la cantidad de transacciones y el monto asociado que correspondían a cobros, egresos o documentos que ya habían sido conciliados o registrados mediante otros flujos tradicionales del sistema, confirmando su coincidencia de manera segura.

5. 🕒 Listo para Contabilizar → Detalla el valor monetario y número de registros que ya fueron emparejados (manual o automáticamente) y están en borrador, listos para que apliques la acción masiva de contabilización.

6. ⚠️ Pendiente de Resolución → El monto total y número de filas activas que están sin emparejar, con diferencias o marcadas como discrepancias sin resolver en tus espacios de trabajo de borrador.

7. 📁 Omitidos → El acumulado de dinero y registros que los usuarios decidieron marcar como ignorados o apartados del proceso operativo por tratarse de traslados, duplicados o transacciones ajenas al recaudo de cartera.

8. 🔍 Diferencias Detectadas → La cantidad total de registros en el sistema que presentan discrepancias de montos (menores o mayores valores recibidos) o discrepancias de concepto bancario frente al documento del sistema.

9. 🚨 Errores de Contabilización → Cantidad de filas que, al intentar realizar el cierre masivo, sufrieron algún rechazo (por ejemplo, porque la factura fue pagada en otro módulo en el mismo instante o hubo un bloqueo de cuenta contable), permitiéndote identificarlas y reintentar su procesamiento de forma quirúrgica.

📋 Sección B: Detalle Consolidado de Registros

Debajo de los KPIs verás una grilla unificada que lista las transacciones individuales conciliadas. Desde cada renglón puedes:

• Consultar el lote de origen de la transacción.
• Ver el tercero y el documento asociado (factura, recibo, egreso) mediante enlaces directos a sus respectivos módulos para facilitar labores de auditoría.
• Exportar los datos consolidados en bloque para reportes externos.

El primer campo que encontrarás es el selector de Plantilla. Su objetivo es indicarle a nuby cómo debe leer las columnas de tu archivo para que no tengas que configurarlas manualmente en cada carga:

• 🆕 Nueva Plantilla (Análisis por IA) → Selecciona esta opción si es la primera vez que vas a cargar un extracto con ese formato específico o de esa entidad financiera. El motor de inteligencia artificial analizará la estructura de tus columnas para sugerirte un mapeo inteligente en el Paso 2.

• 📂 Plantillas Guardadas (Específicas de Bancos) → Si tú o alguien de tu equipo ya configuró y guardó un mapeo de columnas para este banco en el pasado (por ejemplo, "Extracto Bancolombia V2"), selecciónala en la lista de selección. Al hacerlo, el sistema aplicará automáticamente la correspondencia guardada y podrás avanzar de forma directa, ahorrándote tiempo de configuración.

¿Cómo funcionan las plantillas?: Las plantillas de nuby memorizan los nombres lógicos de los encabezados, no sus posiciones numéricas. Si tu banco agrega una nueva columna de adorno o información en medio del extracto, la plantilla la ignorará y seguirá funcionando correctamente sin desalinear tus datos.

Debes seleccionar la cuenta bancaria de tu empresa a la cual corresponde el extracto que vas a conciliar:

📌 Requisito de Asociación Contable (PUC)

Por seguridad contable, para que una cuenta bancaria aparezca en el listado, debe tener configurada previamente su correspondiente cuenta del plan contable (PUC) en el sistema. Sin esta conexión, nuby no podrá generar los asientos contables ni recibos de caja durante el cierre.

🛠️ Herramienta: Crear Cuenta Rápida

Si al desplegar el selector descubres que la cuenta bancaria de tu extracto no está creada o no tiene PUC, no es necesario que salgas de la pantalla o pierdas tu progreso. Haz clic en el enlace "Crear cuenta rápida" justo debajo del selector:

• Se abrirá un modal interactivo dentro de la misma pantalla.

• Ingresa los datos mínimos de la nueva cuenta: Banco/Entidad, Número de Cuenta, Tipo de Cuenta (Ahorros/Corriente), Nombre personalizado y asóciala directamente a su Cuenta del PUC mediante el buscador inteligente integrado.

• Al hacer clic en "Guardar", la cuenta se registrará oficialmente en el sistema y quedará seleccionada de inmediato en tu formulario para que continúes sin interrupciones.

Al hacer clic en el panel colapsable de Opciones avanzadas, se desplegarán herramientas adicionales para adaptar la carga de archivos a estructuras complejas o definir filtros estrictos:

📄 1. Hoja Excel

Por defecto, el sistema lee la primera pestaña de tu archivo de Excel. Si tu extracto se encuentra en una pestaña diferente (por ejemplo, en la segunda hoja o en una hoja llamada "Movimientos"), puedes especificar aquí su nombre exacto o su número correlativo (ej. 2) para indicarle al lector dónde extraer la información.

📌 2. Fila de Encabezados

Muchos extractos bancarios contienen información de adorno en las primeras filas (como el logo del banco, el NIT de la entidad, información del cliente o saldos iniciales) antes de la tabla de datos reales. El valor por defecto es 1, pero puedes cambiarlo al número de fila real donde inician los títulos de tus columnas (por ejemplo, fila 4 o 5). El sistema ignorará todo el "ruido" superior y cargará tus datos de forma limpia.

⬜ 3. Archivo sin Encabezados (Check)

Si tu archivo bancario es un listado plano que no contiene ninguna fila de títulos de columna, marca esta casilla. nuby asignará nombres genéricos automáticos (como Columna A, Columna B, etc.) para que puedas mapearlas manualmente en el Paso 2 sin que falle la lectura.

📅 4. Rango de Fechas (Fecha Desde / Hasta)

Te permite acotar estrictamente el período de transacciones que deseas procesar. Si tu extracto contiene movimientos de todo el año, pero solo deseas realizar el cuadre de un mes específico (por ejemplo, del 1 de junio al 30 de junio), define estas fechas. El lector de nuby filtrará y omitirá automáticamente cualquier movimiento fuera de ese rango, protegiendo tu espacio de trabajo de borrador de datos innecesarios.

La columna derecha de la pantalla cuenta con un contenedor interactivo con borde punteado diseñado para recibir tu archivo bancario de forma ágil:

• Arrastrar y Soltar → Toma el archivo desde la carpeta de tu equipo y suéltalo directamente sobre el contenedor punteado. La zona se iluminará en color de énfasis confirmando la recepción.

• Selección Manual → Si lo prefieres, haz clic en el botón "Seleccionar archivo" para abrir el explorador de archivos de tu sistema operativo y elegir el archivo correspondiente.

• Formatos permitidos → Se aceptan archivos de hoja de cálculo en extensiones .xlsx, .xls y .csv. El tamaño máximo de archivo admitido se calcula dinámicamente según la capacidad de tu servidor y se muestra en la parte inferior de la zona de arrastre.

Recomendación de rendimiento: Si tu extracto bancario contiene miles de registros o es un archivo extremadamente grande, te aconsejamos guardarlo y subirlo en formato CSV (delimitado por comas). Los archivos CSV se procesan de manera asíncrona mucho más rápido, optimizando los recursos de memoria y tiempo de carga.

Para facilitar tu trabajo, nuby te muestra una grilla interactiva que unifica la previsualización de datos reales del archivo con los controles de asignación:

• Fila 1: Encabezados en archivo (Fondo azul oscuro) → Muestra los nombres exactos de las columnas tal y como venían escritos en la primera fila de datos de tu extracto bancario.

• Fila 2: Campos de nuby (Fondo azul claro) → Contiene selectores desplegables (dropdowns) debajo de cada encabezado. En cada selector escoges a qué campo del sistema corresponde esa columna.

• Filas de datos de muestra (Fila 1, Fila 2, etc.) → Muestra los datos de las primeras filas del extracto. Esto te permite validar visualmente qué tipo de información contiene cada columna (por ejemplo, si ves números como 1,050,000 sabrás que esa columna corresponde al campo Valor).

Al desplegar los selectores de la fila de Campos de nuby, verás las siguientes opciones de mapeo. Recuerda que los campos obligatorios están marcados con un asterisco (*):

📌 Campos Obligatorios (Indispensables para avanzar)

• Fecha * → La fecha en la que se realizó la transacción en el banco. El sistema la procesará y validará automáticamente. Es obligatoria.

• Valor * → El monto monetario de la transacción. Puede ser positivo (ingresos/abonos) o negativo (egresos/comisiones). El sistema lo parsea de forma segura eliminando símbolos de moneda. Es obligatorio.

📌 Campos Opcionales (Altamente recomendados para mejorar la coincidencia automática)

• Descripción / Detalle → El texto o concepto explicativo del movimiento bancario (ej: "Transferencia de Arrendamientos SAS" o "Gasto Comisión Portal"). Este campo es vital para que el motor automático de nuby identifique patrones de gastos bancarios o nombres de inquilinos.

• Documento Tercero (NIT / Cédula) → La identificación tributaria del cliente o proveedor. Mapear esta columna incrementará radicalmente la tasa de coincidencia automática, ya que el sistema buscará directamente facturas pendientes de ese NIT/Cédula.

• Referencia / Soporte → El número de colilla, código de transacción o referencia de recaudo entregado por el banco. Útil para cruzar contra referencias de pago de contratos o facturas.

• Código de Estado (Estado del Movimiento) → Si tu extracto contiene transacciones rechazadas, pendientes o duplicadas mezcladas con las exitosas, mapea esta columna. Te permitirá realizar el filtrado de estados válidos en el Paso 3.

• — Ignorar columna — → Selecciónala para cualquier columna de adorno, saldos acumulados o datos internos del banco que no aporten valor contable al proceso. El sistema las descartará de forma segura.

nuby cuenta con un validador en tiempo real que protege la integridad de tu información e impide que avances con una configuración errónea:

• 🚨 Alerta de Campos Obligatorios Faltantes → Si intentas hacer clic en "Confirmar Mapeo" sin haber asignado los campos obligatorios de Fecha y Valor, el sistema bloqueará la acción y mostrará un banner rojo arriba de la grilla detallando cuáles campos te hacen falta.

• 🚨 Alerta de Campos Duplicados → No puedes asignar un mismo campo de nuby a dos columnas diferentes del archivo (por ejemplo, definir que dos columnas distintas corresponden al Valor). El sistema te mostrará una alerta indicándote el duplicado para que lo corrijas.

• ⚠️ Advertencia de Análisis de IA → Si la inteligencia artificial de nuby detecta al leer tu archivo en el Paso 1 que los encabezados o el contenido parecen no corresponder a un extracto de movimientos (por ejemplo, si subiste una lista de cartera o un archivo de nómina por error), verás un banner de advertencia amarillo en la cabecera. Revisa bien la muestra de datos antes de confirmar.

Una de las mayores ventajas de nuby es la capacidad de memorizar tus configuraciones de mapeo para que no tengas que repetir este proceso de selección manual la próxima vez que concilies un extracto del mismo banco:

Paso 1. Clic en "Guardar como Plantilla"

Una vez que hayas asignado correctamente todos los selectores de columnas y verificado que no hay alertas, haz clic en el botón verde "Guardar como Plantilla" en la botonera inferior.

Paso 2. Llenar el Formulario en el Modal

Se abrirá un modal flotante donde deberás ingresar:

• Nombre de la plantilla * → Un nombre descriptivo y fácil de identificar para ti y tu equipo (ej: "Extracto Davivienda Recaudos Colpatria").

• Banco / Entidad financiera * → Selector para asociar esta plantilla a la entidad correspondiente.

Paso 3. Confirmar y Guardar

Haz clic en el botón "Guardar" dentro del modal. El sistema almacenará la plantilla en la base de datos de nuby. A partir de ese momento, la plantilla estará disponible para ser seleccionada en el selector del Paso 1, permitiéndote saltar este paso de mapeo en futuras conciliaciones.

Este paso es **condicional** y su aparición depende exclusivamente de tus acciones en el Paso 2:

• Si mapeaste una columna como "Código de Estado" → nuby analizará todo tu archivo, extraerá todos los textos o códigos únicos de esa columna (por ejemplo: APLICADO, RECHAZADO, 01, 02) y te mostrará la tabla para que los relaciones uno a uno.

• Si NO mapeaste ninguna columna como "Código de Estado" → El sistema entenderá que todas las filas del extracto corresponden a movimientos aprobados y exitosos. Mostrará un banner informativo indicando que no hay estados para mapear y te permitirá avanzar directamente al Paso 4 haciendo clic en "Continuar sin mapeo de estados".

Al relacionar los códigos del banco, debes asociar cada término a uno de los cuatro estados del sistema. Cada estado tiene un impacto operativo y contable diferente:

🟢 1. Exitoso (Default)

Representa transacciones ejecutadas y liquidadas de forma correcta por el banco (ej: APLICADA, LIQUIDADA, EXITOSA, COMPLETED).

• Impacto: Únicamente los movimientos asociados a este estado entrarán al procesamiento del Motor de Conciliación Automática en el Paso 4, se presentarán en la grilla de trabajo y generarán recibos de caja o asientos contables definitivos en el cierre.

🔴 2. Fallido

Representa transacciones rechazadas por fondos insuficientes, cuentas inválidas o errores del banco (ej: RECHAZADA, DECLINED, ERROR).

• Impacto: El sistema almacena el registro en el histórico del lote como una transacción fallida para fines de auditoría de soporte, pero **no realiza ningún movimiento contable ni cruza cuentas en el módulo**, protegiendo tus libros de registrar dinero inexistente.

🟡 3. Pendiente

Representa transacciones que se encuentran retenidas o en proceso de verificación por la entidad (ej: PROCESANDO, PENDING, EN_CANJE).

• Impacto: Se registran en el lote, pero quedan pausadas sin procesar. No alteran saldos ni cartera contable hasta que se confirme su estado final en una futura conciliación.

⚪ 4. Ignorar

Representa transacciones que no pertenecen al recaudo de cartera de la inmobiliaria o que generan ruido técnico (ej: RESUMEN_SALDOS, traslados entre cuentas propias, transferencias duplicadas).

• Impacto: El sistema omitirá y apartará estas filas por completo del proceso de conciliación del lote, dejándote el espacio de trabajo limpio para operar solo lo necesario.

Si tu archivo contiene estados, verás una tabla con tres columnas:

1. Código del banco → El texto o número exacto que el banco escribió en su archivo para identificar el estado.
2. Dirección → Icono de flecha (->) que indica la asignación.
3. Estado nuby → Un selector dropdown con las 4 opciones explicadas anteriormente.

Precarga desde Plantillas: Si en el Paso 1 seleccionaste una plantilla guardada, nuby precargará de forma automática las correspondencias de estados que habías configurado en el pasado, permitiéndote avanzar con un solo clic.

Pasos para confirmar:

• Revisa cada código de banco listado.
• Asegúrate de que los códigos de éxito queden como Exitoso y los rechazos queden como Fallido o Ignorar.
• Haz clic en el botón azul "Confirmar y continuar" en la parte inferior para guardar y enviar el lote a procesamiento en segundo plano.

En la parte inferior del formulario cuentas con tres opciones para continuar tu flujo:

• 🔵 Confirmar y continuar → Guarda tu mapeo de estados, procesa el extracto filtrando los movimientos válidos y avanza al Paso 4 de procesamiento.

• ⚪ Omitir este paso → Si deseas saltar la configuración y que el sistema procese el 100% de las filas del extracto como exitosas por defecto. Úsalo únicamente si sabes que tu archivo de extracto contiene exclusivamente transacciones reales y aplicadas.

• 🟡 Volver al mapeo de columnas → Te devuelve al Paso 2 para reconfigurar la asignación de columnas en caso de que te hayas equivocado.

Debido a que los extractos bancarios pueden contener miles de transacciones y procesarlos consume recursos significativos, nuby delega esta tarea a su motor asíncrono. Mientras el archivo se procesa, verás la pantalla de Fase de Progreso:

• Barra de Progreso Interactiva → Una barra porcentual (0% a 100%) que se llena de forma automática indicando el avance real de la lectura de filas.

• Mensaje de Estado → Texto dinámico que indica qué acción se está ejecutando (por ejemplo, "Iniciando...", "Procesando filas...", "Guardando movimientos...").

• Cronómetro de Transcurso → Un timer que mide los minutos y segundos transcurridos desde que iniciaste la carga (00:00), dándote control sobre el tiempo del proceso.

Multitarea Habilitada: Durante esta fase, eres libre de navegar a otros módulos de nuby para revisar contratos, registrar egresos o consultar clientes; el proceso seguirá corriendo de fondo de forma totalmente segura. Al regresar o refrescar la pantalla, verás el avance actualizado.

Una vez que la barra de progreso alcanza el 100%, la interfaz cambia automáticamente a la Fase de Resumen, donde verás cuatro tarjetas de indicadores de colores:

1. 🟢 Mapeados exitosamente (Borde verde) → Filas del archivo que están 100% correctas. Tienen sus campos obligatorios (Fecha y Valor) válidos y pasaron las reglas mínimas de consistencia. Están listas para avanzar.

2. 🟡 Con alertas (Borde amarillo) → Filas del archivo que son válidas, pero carecen de algún dato opcional recomendado (como el NIT del tercero o el detalle del banco). Entrarán al emparejamiento automático, pero te avisan que podrían requerir atención manual posterior.

3. 📁 Omitidos (Borde gris) → Filas descartadas según el rango de fechas que definiste en las opciones avanzadas, o porque su código de estado del banco fue mapeado como Ignorar en el Paso 3. Se conservan para auditoría histórica, pero no participan contablemente.

4. 🔴 Errores de cargue (Borde rojo) → Filas que presentan inconsistencias críticas y bloqueantes (por ejemplo, celdas vacías en la fecha, montos ilegibles o caracteres corruptos). No participarán en la conciliación automática hasta que sean solucionadas.

Debajo de las tarjetas de KPIs, cuentas con un panel unificado de pestañas con filtros rápidos (Mapeados, Alertas, Omitidos, Errores). Al hacer clic en cada pestaña, verás una tabla con el listado detallado de las transacciones correspondientes:

• Número de Fila: El número de fila física original que tenía el registro en tu archivo de Excel o CSV, facilitándote cotejarlo en tu computadora si es necesario.
• Mapeados: Muestra las columnas lógicas activas en tu plantilla de mapeo (Fecha, Valor, Descripción, Referencia, etc.) con los valores extraídos para cada registro.
• Detalle de Alerta o Error: En las pestañas de Alertas y Errores, se agrega una columna que explica de forma clara el motivo del diagnóstico (ej. "Monto inválido" o "Falta fecha").

Anteriormente, si un extracto de 500 filas tenía un solo error de digitación (como una fecha mal copiada o una celda con texto en la columna de dinero), el usuario debía descartar el lote, corregir su archivo Excel, guardarlo y volver a empezar desde el Paso 1.

Con la herramienta de Corrección de Filas en Caliente de nuby, puedes resolver estos problemas de inmediato:

• Botón "Solucionar" 🔧: En las filas de la tabla de Errores y Alertas, verás un botón interactivo llamado "Solucionar" (disponible si el lote está en estado Borrador/Editable).

• Modal de Edición: Al hacer clic, se abre un modal flotante que contiene los campos del registro listos para ser editados. El sistema resalta con un asterisco los campos que causaron la inconsistencia.

• Guardar corrección: Digita el dato correcto y haz clic en "Guardar". El sistema validará la fila de inmediato, actualizará tus tarjetas de KPIs de forma automática, restará el contador de errores, sumará el de exitosos y moverá el registro a la pestaña de Mapeados de forma transparente, rescatando la transacción.

Una vez que estés a gusto con la calidad del cargue y la cantidad de registros válidos sea mayor a cero, puedes presionar el botón principal:

⚡ "Analizar y emparejar registros" (Botón de rayo)

• ¿Qué hace?: Al hacer clic, se activa el **Motor de Conciliación Automática** de nuby en segundo plano.
• Las pasadas automáticas: El motor ejecutará múltiples pasadas algorítmicas secuenciales de forma sumamente rápida, buscando:
  1. Coincidencias perfectas por Valor y Referencia del banco.
  2. Cruces por NIT/Cédula identificada y documentos contables vigentes en el sistema.
  3. Patrones semánticos por Descripción (por ejemplo, emparejando conceptos recurrentes como comisiones bancarias).
• Redirección: Al completarse el análisis automático, el sistema te redirigirá automáticamente a la pantalla central del **Paso 5: Resolución de Discrepancias**, mostrándote el porcentaje de éxito inicial y habilitando la mesa de trabajo manual.

Restricción: Si el contador de registros válidos (Exitosos + Alertas) es igual a 0 (porque todo el lote tiene errores críticos o porque omitiste todas las filas), el botón estará deshabilitado e inaccesible hasta que corrijas al menos una fila.

En la parte superior de la pantalla, el sistema destaca de forma prominente el **Porcentaje de Coincidencia (Tasa de Match)** obtenido por las pasadas automáticas del algoritmo. Justo debajo, encontrarás cinco tarjetas compactas con indicadores de rendimiento clave (KPIs):

• 📋 Total analizado → El número total de transacciones válidas extraídas del extracto que entraron al procesamiento (excluyendo cualquier fila que haya reportado error de cargue en el Paso 4).

• 🟢 Ya conciliados → Registros del extracto que el motor automático logró cruzar con certeza absoluta (100% de coincidencia) contra soportes de pago, facturas vigentes o egresos registrados en nuby.

• 🔵 Por conciliar → Transacciones que aún requieren de tu intervención, agrupando tanto los registros que ya están pre-identificados (listos para contabilizar) como aquellos que presentan discrepancias de valor o tercero.

• ⚪ Omitidos → Filas marcadas voluntariamente como excluidas de la conciliación contable (según filtros del Paso 3 o rangos de fecha).

• 🔴 Con error → Registros que reportaron inconsistencias físicas en su estructura y deben corregirse para poder participar en futuros emparejamientos.

Para simplificar el análisis de grandes lotes, nuby incluye un **Explorador por Familias** interactivo. Este panel contiene botones de filtro rápido que representan cada categoría de resultado contable:

• Al hacer clic en cualquiera de las familias (ej: "Ya conciliados", "Por conciliar", "Alertas"), la grilla inferior se actualizará en caliente y de forma instantánea para mostrar únicamente las filas que pertenecen a ese subgrupo.

• Esto te permite auditar de forma quirúrgica qué movimientos resolvió la inteligencia del sistema y cuáles te están esperando para revisión manual, sin tener que buscar fila por fila.

En la tabla del explorador, la columna **"Documentos asociados"** te muestra de forma directa qué soportes contables cruzó el motor de conciliación automática contra cada fila del banco:

• Soportes Identificados → El sistema renderiza enlaces dinámicos con iconos representativos según el tipo de soporte encontrado (ej: Ingreso, Egreso, Egreso de Nómina, Causación, Nota Crédito, Recibo de caja, etc.).

• Consulta directa → Al hacer clic sobre cualquiera de estos enlaces, el sistema abrirá de forma directa el formato o PDF oficial del documento contable. Esto te permite validar la veracidad del cruce realizado por el algoritmo de inmediato y sin perder de vista tu lote de trabajo.

Para aquellos movimientos que el motor dejó pendientes en la pestaña **"Por conciliar"**, la columna **"Familia y detalle"** agrega una etiqueta o *badge* de color que diagnostica con exactitud la causa técnica de la discrepancia. Estas son las etiquetas estándar de nuby:

• 🟡 Menor valor recibido (Badge amarillo) → El abono registrado en el banco es inferior al saldo de la factura del inquilino, sugiriendo un pago parcial o cobro incompleto.

• 🟡 Mayor valor recibido (Badge amarillo) → El abono del banco es superior al saldo de la factura, indicando un posible abono por anticipo o pago en exceso.

• 🔴 Tercero no identificado (Badge rojo) → El NIT o Cédula reportado por el banco en la transferencia no existe dentro de la base de datos de clientes de la inmobiliaria.

• 🔴 Factura no identificada (Badge rojo) → El sistema identificó al tercero, pero este no cuenta con ninguna factura pendiente de cobro o canon de arrendamiento vigente en el mes.

• 🔵 Gasto bancario detectado (Badge azul) → El movimiento fue pre-identificado de forma automática como un cobro de comisión, chequera o IVA bancario para ser registrado directamente como gasto de la inmobiliaria.

En la parte inferior de la Fase de Resumen dispones de tres acciones globales para gobernar el flujo de tu lote:

• 🛠️ "Abrir resolución operativa" → El botón principal. Te redirige de inmediato a la pantalla del **Paso 5: Mesa de Resolución**, donde operarás la mesa de control manual para saldar las discrepancias explicadas anteriormente.

• 🚫 "Omitir por conciliar" → Un atajo rápido de compatibilidad. Al presionarlo, el sistema marcará en masa todas las filas pendientes como omitidas, permitiéndote proceder directamente al cierre contable del lote. Úsalo si deseas aplazar el cuadre de las discrepancias para el próximo mes.

• 🔄 "Reintentar" → Vuelve a correr el algoritmo del motor automático de conciliación sobre el lote. Útil si a mitad del proceso abriste otra pestaña, creaste un tercero que hacía falta, o registraste una factura pendiente en el sistema, y deseas que el algoritmo vuelva a intentar el cruce automático con los nuevos datos contables disponibles.

Si por cuestiones de inestabilidad en el servidor, desconexión del servicio Redis de colas en segundo plano, o incongruencias graves en las bases de datos de contabilidad, el emparejamiento automático no pudiera finalizar, la pantalla activará la Fase Error:

• Verás una advertencia con borde rojo describiendo el motivo técnico del fallo junto con el registro del timestamp.
• Dispones de un botón prominente para **"Reintentar emparejamiento"** para volver a encolar la tarea de forma asíncrona.
• Si el error técnico es persistente, te recomendamos regresar al Dashboard de Conciliaciones, eliminar el borrador temporal e iniciar un nuevo lote limpio desde el Paso 1.

La pantalla central presenta una grilla unificada que organiza la totalidad de las transacciones del extracto bancario en tres pestañas operativas rápidas para que trabajes de forma ordenada:

• 📥 1. Por conciliar → Tu cola de trabajo activa. Aquí se listan todos los movimientos que el motor automático dejó pendientes debido a discrepancias (por ejemplo, diferencias en centavos, NITs no identificados o referencias múltiples). Debes operar sobre esta pestaña hasta vaciarla.

• ✅ 2. Ya conciliadas → Muestra el listado de todos los movimientos resueltos con éxito. Incluye tanto los registros que el motor automático emparejó con certeza absoluta en su primera pasada, como los registros que tú has ido resolviendo manualmente desde la mesa de trabajo.

• 🚫 3. Omitidas → Registros descartados de forma voluntaria por el operador (como cobros de comisiones que se registrarán por otra vía, traslados entre cuentas que no requieren cruce o filas de adorno ignoradas en el Paso 3).

En lugar de abrir múltiples pestañas del navegador o recargar la página para ver los detalles de una transacción, nuby utiliza un moderno panel lateral interactivo que se desliza desde la derecha de la pantalla al hacer clic sobre cualquier fila:

🔍 Contenido de la Ficha Lateral:

• Información de la Transacción: Visualización clara de los datos originales del banco (Fecha, Valor, Referencia y Descripción original del extracto).

• Asociaciones Activas: Muestra el Tercero (inquilino, propietario, proveedor) y el Documento (factura, egreso) que están vinculados actualmente a este movimiento. Si la vinculación automática fue incorrecta, cuentas con un enlace de "Desvincular" en color rojo para remover la relación de inmediato.

• Cálculo de Diferencias: Si el valor reportado por el banco es diferente al saldo del documento vinculado, el panel calcula la matemática exacta y te muestra la razón de la discrepancia (por ejemplo, "Menor valor recibido" o "Mayor valor recibido" junto con el valor exacto de la diferencia en color destacado).

• Notas de Resolución (Autoguardado) 📝: Dispones de un área de texto para escribir comentarios aclaratorios sobre cómo o por qué resolviste la transacción. El sistema cuenta con un motor de autoguardado en tiempo real: cada letra que escribes se guarda automáticamente en la base de datos sin necesidad de presionar un botón.

Desde el mismo panel lateral de detalles, puedes disparar herramientas especializadas según la naturaleza del movimiento bancario para solucionar la discrepancia en un par de clics:

• 🔍 Buscar Facturas (Recibo de Caja) → Abre un buscador interactivo para rastrear facturas de arrendamiento o administración vigentes en el sistema, filtrar por rangos de valor o nombre del inquilino, y cruzarlas contra el abono del banco.

• 👤 Crear Tercero Rápido → Si el NIT/Cédula del extracto no existe en la base de datos de la inmobiliaria, abre un formulario corto para registrar los datos mínimos del cliente (Nombre, NIT, Teléfono) y vincularlo al movimiento contable de inmediato sin salir de la pantalla.

• 💼 Egresos a Proveedores / Pago de Nómina / Factura de Propietario → Modales dedicados que cargan las planillas de costos de contratos, nóminas pendientes o saldos a favor de propietarios para cruzarlos contra los débitos bancarios correspondientes.

• 🚫 Ignorar / Omitir Fila → Si el movimiento es un ajuste bancario menor o una transacción que no requiere conciliación operativa, presiona "Ignorar" para enviarlo a la pestaña de Omitidos.

Para evitar que el operador tenga que descargar archivos a su computadora o abrir nuevas pestañas que saturen su pantalla, nuby cuenta con un **Visor de PDF de alta resolución integrado**:

• Al hacer clic sobre cualquier enlace de documento contable o factura vinculada dentro del panel de detalles, se abrirá un modal flotante que renderiza directamente el PDF oficial del documento en pantalla.

• Puedes leer conceptos, verificar desgloses de IVA, revisar firmas o constatar el consecutivo contable de forma inmediata.

• Si por cuestiones de compatibilidad de tu navegador el PDF no pudiera renderizarse dentro de la ventana, el sistema te mostrará un mensaje descriptivo con un botón prominente para **"Abrir en nueva pestaña"** de manera segura.

Una vez que hayas procesado y resuelto todos los movimientos de la pestaña "Por conciliar", el lote estará listo para cerrarse oficialmente:

🔐 "Finalizar y Cerrar Lote"

En la parte inferior de la mesa de trabajo se habilitará el botón principal de finalización. Al presionarlo (lo cual solo es permitido si todas las transacciones del extracto han sido conciliadas o marcadas como omitidas), nuby realiza el cierre definitivo:

1. Confirmación de Procesamiento: Informa al sistema que la totalidad de los movimientos del lote han sido procesados satisfactoriamente.
2. Bloqueo de Auditoría: El lote completo se marca oficialmente con el estado de **Finalizado (Cierre Histórico)**, congelándolo e impidiendo cualquier modificación o edición posterior para resguardar la seguridad de tus libros.
3. Liberación de Memoria 🧹: El sistema limpia las bases de datos temporales del borrador para liberar espacio en el disco del servidor de forma automática.

Recordatorio sobre los Soportes: Cada recibo de caja, egreso o documento contable generado durante el proceso manual o las pasadas automáticas **ya se encuentra en firme en la contabilidad general de la inmobiliaria**. No necesitas esperar a cerrar el lote para que estos documentos tengan validez oficial; el cierre del lote simplemente clausura el borrador de trabajo.

Al hacer clic sobre una fila en la pestaña de "Por conciliar", el panel lateral interactivo se deslizará suavemente desde el borde derecho. Su estructura está segmentada de forma limpia en cuatro zonas lógicas de consulta y auditoría:

• ℹ️ 1. Información de la Transacción → Un bloque compacto que extrae y te muestra los datos originales del extracto bancario tal y como fueron procesados en borrador: la fecha exacta de registro del banco, la descripción o concepto original de la transferencia, la referencia de soporte y el **valor monetario destacado** (en color verde para abonos/ingresos y en rojo para egresos/débitos).

• 🔗 2. Tarjetas de Asociación Activa → Te indica qué entidades están vinculadas actualmente al movimiento. Si el motor automático realizó un cruce previo, aquí verás el nombre completo y documento del Tercero y el consecutivo de la Factura o Documento conectado. Si detectas un error en el cruce automático, puedes presionar el botón "Desvincular" en color de énfasis rojo para disolver la relación de inmediato.

• 📐 3. Diagnóstico de Diferencias → Si vinculas un documento cuyo saldo no coincide exactamente con el valor reportado por el banco, el sistema calcula de forma instantánea la diferencia matemática y te indica la causa (ej: MENOR_VALOR / "Menor valor recibido" o MAYOR_VALOR / "Mayor valor recibido"), mostrándote el monto de la diferencia en color destacado.

• 📝 4. Notas de Resolución (Autoguardado) → Un cuadro de texto para ingresar justificaciones u observaciones de soporte sobre cómo solventaste la discrepancia. Gracias a su motor inteligente, **cualquier anotación que escribas se guardará automáticamente de fondo** en la base de datos de nuby. Sabrás que tu nota está segura al ver aparecer el indicador verde de "Guardado".

La ficha lateral actúa como un disparador de herramientas. Dependiendo del tipo de discrepancia o de la transacción bancaria, puedes abrir los siguientes modales especializados para resolver la fila sin salir de la pantalla:

🔍 1. Modal: Buscar Facturas (Recibos de Caja)

Si tienes un abono del banco pero no está asociado a ninguna factura, este modal te abre un buscador interactivo avanzado:

• Rastrea facturas de arrendamiento o administración pendientes de cobro en todo el sistema.
• Filtra por nombre de inquilino, rango de valores o NIT de forma veloz.
• Selecciona la factura correcta para asociarla al movimiento bancario; el sistema pre-configurará de inmediato el recibo de caja de cuadre.

👤 2. Modal: Crear Tercero Rápido

Si el NIT o Cédula que figura en la colilla del extracto no existe en tu base de datos de nuby:

• Abre un formulario simplificado para registrar al tercero de inmediato.
• Ingresa su Identificación (Cédula/NIT), Nombre o Razón Social, Teléfono y Correo.
• Al hacer clic en Guardar, el tercero queda registrado oficialmente en la base de datos de la inmobiliaria y se vincula automáticamente al movimiento bancario sin que tengas que abandonar tu sesión de conciliación.

💼 3. Modales Especializados de Egreso (Proveedores, Nómina y Propietarios)

Si la fila corresponde a un débito bancario (salida de dinero), puedes abrir modales específicos:

• Egreso a Proveedor: Permite cruzar el pago bancario contra facturas de compras o cuentas por pagar de tus contratistas o proveedores de mantenimiento.
• Pago de Nómina: Despliega el listado de nóminas y egresos de empleados pendientes de pago para cruzarlos contra la transferencia del banco.
• Factura de Propietario: Para conciliar las transferencias masivas de liquidaciones mensuales enviadas a los dueños de los inmuebles.
• Gastos y Costos de Contrato: Para cargar planillas de costos administrativos o reparaciones específicas de un contrato de arrendamiento y enlazarlas al gasto del banco.

📁 4. Modal: Documentos Contables Existentes

Si el movimiento bancario ya fue registrado y contabilizado previamente de forma manual en el sistema, este modal te permite buscar ese documento contable o diario y amarrarlo a la transacción bancaria para anular el pendiente y evitar duplicados en tus auxiliares.

Para garantizar una auditoría ágil y segura, nuby incorpora un **Visor de PDF interactivo de alta resolución** integrado de forma nativa en la cabina de control:

• Visualización con un clic: Al hacer clic en los enlaces de facturas o documentos contables ya asociados dentro de la ficha lateral, se abrirá un modal flotante que renderiza directamente el PDF oficial del soporte.

• Cotejo veloz: Puedes ampliar el zoom, desplazarte por el documento y corroborar desgloses de retenciones, firmas de aprobación o direcciones del inmueble sin tener que descargar archivos PDF pesados a tu computadora o salir del módulo de conciliaciones.

• Sistema de Fallback Seguro: Si tu navegador cuenta con restricciones estrictas de seguridad o no soporta el renderizado embebido de PDF, el visor lo detectará automáticamente de forma inteligente. Presentará un mensaje descriptivo y habilitará un botón prominente para **"Abrir en nueva pestaña"** de manera directa.

No todos los movimientos bancarios que figuran en un extracto se traducen en facturas o egresos operativos directos. Para estos casos, el Panel de Resolución dispone del botón **"Ignorar"**:

• ¿Cuándo usarlo?: Úsalo para cobros de intereses mínimos, ajustes por diferencias de cambio de un centavo, traslados entre cuentas corrientes de la misma empresa o cualquier movimiento que decidas contabilizar de forma externa por un comprobante de diario separado.
• Impacto: Al hacer clic en "Ignorar", el registro desaparece de la cola activa de "Por conciliar" y se mueve a la pestaña de "Omitidos". Su estado de resolución cambia a OMITIDA de forma segura, permitiéndote avanzar al cierre con un espacio de trabajo limpio de ruidos contables.

Antes de cerrar la conciliación bancaria, nuby ejecuta una serie de validaciones contables y de estado para garantizar la consistencia absoluta de los saldos:

• Idealmente 0 Pendientes → La pestaña "Por conciliar" de tu mesa de trabajo debe estar vacía. Todos los movimientos del banco deben haber sido vinculados a un soporte contable o marcados de forma explícita como "Ignorar".

• Cuadre de Cuentas (Balance de Partida Doble) ⚖️ → El sistema verifica que la suma total de los débitos generados en el lote sea exactamente igual a la suma de los créditos. Esta validación evita que se generen desbalances en tu libro auxiliar de bancos o descuadres en la contabilidad general de la inmobiliaria.

Si intentas cerrar la conciliación teniendo registros pendientes en la pestaña de "Por conciliar", el sistema no bloqueará el proceso por completo, pero activará el Modal de Confirmación de Cierre de Conciliación como una medida estricta de advertencia:

🚨 Mensaje del Modal:

"Aún tienes [X] registros sin resolver. Podrás gestionarlos individualmente más adelante desde la opción 'Visualizar'."

📌 Consecuencias de confirmar el cierre con pendientes:

• Cambio de Estado → El estado del lote cambiará de forma irreversible a "Finalizado".

• Limpieza del Borrador 🧹 → Se eliminarán todos los registros y tablas temporales para liberar espacio en el disco del servidor. No podrás volver a correr el motor automático sobre este lote.

• Soportes a Salvo → Todos aquellos recibos de caja, egresos o documentos que sí alcanzaste a asociar y confirmar se conservarán completamente intactos en el sistema.

Recomendación: Utiliza la opción "Finalizar de todos modos" únicamente si sabes que los movimientos pendientes corresponden a transacciones complejas que documentarás de forma manual e independiente directamente desde el módulo de contabilidad general.

Una vez cerrado el lote, nuby te presentará una pantalla de consulta histórica de solo lectura (`visualizar_finalizada.php`). En el panel central, se despliega un **Timeline del Proceso** que resume cronológicamente la historia del lote para fines de revisoría fiscal:

1. 📥 Etapa de Carga y Configuración → Registra la fecha y hora exacta en la que se subió el archivo, el nombre original del extracto, la cantidad de filas encontradas y los errores de cargue iniciales.

2. 📋 Etapa de Mapeo y Validación → Documenta qué plantilla de mapeo lógico de columnas se aplicó y si se requirió de la asistencia heurística o de inteligencia artificial.

3. 🤝 Etapa de Conciliación y Omitidos → Desglosa cuántas filas se cruzaron automáticamente frente a cuántas requirieron de tu intervención y resolución manual en el panel lateral de detalles, indicando la cantidad de registros que fueron omitidos.

4. 🔒 Etapa de Cierre Contable → Indica la cantidad total de documentos contables oficiales que generó este lote en masa al cerrarse y la fecha de finalización irreversible.

La vista histórica incluye una grilla de trazabilidad que lista de manera ordenada todos los comprobantes que nuby generó automáticamente al procesar el lote:

• Tipos de documentos listados: Recibos de caja para arriendos, Comprobantes de egreso para proveedores o empleados, Notas de débito o crédito bancarias por comisiones y Ajustes contables.

• Identificación y Consecutivo: Muestra el código consecutivo oficial asignado por Tesorería a cada soporte.

• Enlaces de Consulta Rápida 📄: Cada fila cuenta con un enlace directo. Al hacer clic, se abre el **visor de PDF integrado** para que consultes, verifiques o imprimas el soporte contable oficial sin salir de la pantalla de conciliación.

1. ¿Puedo reabrir un lote de conciliación bancaria que ya finalicé?

No. Por directrices de auditoría contable y para evitar desajustes en declaraciones tributarias pasadas, una vez que un lote es marcado como **"Finalizado"**, se bloquea de forma permanente y sus borradores temporales se limpian. No existe ningún botón para reabrirlo.

2. Detecté un error en un recibo de caja generado por la conciliación automática, ¿qué hago?

Dado que el lote ya está cerrado y bloqueado, no puedes modificar el recibo desde el módulo de conciliaciones. Debes ir directamente a Tesoreria > Recibos de Caja, buscar el recibo por su número consecutivo y realizar la anulación o corrección contable correspondiente según las políticas operativas de tu inmobiliaria.

3. ¿Dónde puedo consultar los lotes finalizados en el futuro?

Desde el Dashboard de Conciliación Bancaria, todas tus conciliaciones finalizadas aparecen listadas con una etiqueta de color verde que dice **"Finalizado"**. Puedes hacer clic en el botón de visualizar (icono de ojo) de cualquier registro antiguo para entrar a la vista histórica de solo lectura y revisar sus timelines o soportes asociados.

Al acceder a la sección de **Administración de Plantillas**, encontrarás una grilla interactiva avanzada que consolida todo tu catálogo de mapeos guardados:

• Datos mostrados: Nombre de la plantilla, Banco/Entidad financiera asociada, Fila de encabezados por defecto, Número de Hoja de Excel configurada, y Visibilidad (Local o Global).
• Métricas de uso: La tabla te indica cuántas veces ha sido empleada cada plantilla ("Veces usada") y la fecha de su último uso, lo cual es excelente para auditar cuáles están vigentes y cuáles han quedado obsoletas.
• Botonera de fila: Cada registro cuenta con botones rápidos para Editar (icono de lápiz) o Eliminar (icono de papelera).

Al hacer clic en Editar, accederás a un panel de pestañas. La primera pestaña, **Datos Generales**, te permite configurar las propiedades básicas del archivo de extracto:

• Nombre de la plantilla * → El identificador único en el sistema (ej: "Bancolombia Recaudos Portofino").

• Entidad Financiera → Selector para amarrar la plantilla a un banco específico de tu inmobiliaria. Al vincularla, solo se mostrará en el Paso 1 si seleccionas cuentas bancarias de esa entidad.

• Fila de Encabezados → Modifica el número de fila por defecto donde el lector debe ir a buscar los títulos de las columnas, evitando que tengas que corregirlo manualmente en cada carga del Paso 1.

• Hoja Excel → Especifica el nombre de la pestaña predeterminada para archivos multi-hoja de Excel.

• Disponible para todos los usuarios (Global) 🌐 → Si marcas esta casilla, la plantilla estará disponible para todo el equipo de contabilidad de tu inmobiliaria. Si la dejas desmarcada, solo tú podrás verla en el Paso 1.

En la pestaña **Mapeo de Columnas**, puedes ver y alterar la correspondencia de campos lógicos que memorizó el sistema:

🔒 Protección de Campos Obligatorios

Para resguardar la seguridad del lote contable, las asociaciones correspondientes a los campos obligatorios de Fecha y Valor aparecen bloqueadas con un **icono de candado**. No podrás eliminarlas ni dejarlas vacías bajo ninguna circunstancia.

➕ Agregar Nuevas Asociaciones

Si tu banco modificó el extracto e incluyó una nueva columna útil (como el NIT del tercero), puedes asociarla aquí de forma manual:

1. Digita el nombre exacto de la columna del archivo.
2. Selecciona a qué campo de nuby corresponde en el dropdown.
3. Haz clic en "Agregar" para incorporarla a la plantilla.

🗑️ Eliminar Asociaciones

Para cualquier columna opcional que haya dejado de ser de utilidad o que esté generando ruido, haz clic en el botón rojo "Eliminar" de su fila correspondiente.

En la pestaña **Mapeo de Estados**, puedes depurar cómo procesa nuby los códigos internos del banco:

• Lista todos los códigos únicos de estado bancario grabados por esta plantilla (ej: APROBADO, RECHAZADO, PENDIENTE).
• Te permite alterar a qué estado operativo de nuby corresponde cada uno de ellos (Exitoso, Fallido, Pendiente o Ignorar).
• Esto es sumamente útil si tu banco cambia la nomenclatura de sus reportes de éxito operativo y deseas actualizar la plantilla sin tener que volver a configurarla en una carga real de extracto.

Si deseas dar de baja una plantilla que se encuentra duplicada o que fue creada para un formato de extracto que ya no se utiliza en tu empresa:

• Haz clic en el botón de la papelera en el listado principal.
• Se abrirá el **Modal de Confirmación de Eliminación** (`_modal_confirmar_eliminar_plantilla.php`) para evitar clics accidentales.
• Confirma la eliminación. La plantilla se borrará de forma segura.

Trazabilidad Histórica Protegida: Eliminar una plantilla de mapeo **no altera en lo absoluto tus conciliaciones bancarias finalizadas o cerradas en el pasado**. Solo remueve la plantilla del selector de carga en el Paso 1 para que tu catálogo de opciones se mantenga limpio y libre de ruidos.

El módulo de Conciliación Bancaria es una poderosa herramienta diseñada para el área de contabilidad y finanzas. Su principal objetivo es automatizar y simplificar el proceso de comparar los movimientos de sus extractos bancarios con los registros contables de su empresa en nuby.

En lugar de realizar cruces manuales que consumen tiempo y son propensos a errores, este módulo le permite cargar sus archivos bancarios y deja que el sistema, asistido por inteligencia artificial, realice el trabajo pesado de identificación y asociación de transacciones.

🔹 ¿Para quién es útil?

• Tesorería → Para tener un control diario sobre los recaudos reales recibidos en las cuentas de la inmobiliaria.

• Contadores y Auxiliares → Para reducir drásticamente el tiempo de digitación y cuadre de movimientos contra el PUC.

• Gerencia Financiera → Para asegurar la integridad de la información y tener claridad sobre el estado de la cartera.

Podrá encontrar el módulo de Conciliación Bancaria de forma directa navegando por las opciones principales del sistema:

Menú Principal → Finanzas → Conciliación Bancaria

Nota sobre permisos: El acceso a este módulo y las acciones que puede realizar (ver, crear, eliminar) dependen de los permisos asignados a su rol de usuario en el sistema. Si no visualiza el módulo, consulte con su administrador del sistema.

Al ingresar al módulo, la primera pantalla que verá es el Dashboard Principal. Este es su centro de operaciones, donde puede ver de un vistazo todas las conciliaciones que se han procesado o que están en curso.

🔹 ¿Qué información encontrará?

El dashboard se organiza en una grilla interactiva que le muestra:

• Listado de Conciliaciones → Cada fila representa un proceso de conciliación correspondiente a un extracto bancario cargado. Verá su ID único, Fecha de Carga, la Cuenta Bancaria afectada y el nombre del Archivo original.
• Progreso → Una visualización rápida en formato de conteo (ej. 45/582) que le indica cuántos registros del extracto han sido debidamente procesados.
• Estado → Le indica la situación del proceso. Puede filtrar el listado rápidamente utilizando las pestañas superiores:
  • Borrador 📝 → El proceso fue iniciado pero no se ha completado la configuración inicial.
  • En proceso ⚙️ → El sistema está trabajando activamente en la carga, mapeo o conciliación de los datos.
  • Finalizado ✅ → El proceso de conciliación ha concluido satisfactoriamente.
  • Error ❌ → Ocurrió un problema que impidió continuar con el proceso.
• Paso Actual → Indica la etapa específica del ciclo de vida en la que se encuentra la conciliación (Carga, Mapeo, Intervención Manual, etc.).
• Acciones rápidas → Iconos de control al final de cada fila para Retomar (continuar un proceso pendiente), Visualizar (ver el detalle en modo lectura) o Eliminar.

En la parte superior del dashboard, encontrará los botones de acceso a las herramientas clave del módulo, diseñadas para guiarlo a través de todo el flujo de trabajo:

📌 Nueva Conciliación

Este es el punto de partida. Es un asistente paso a paso para procesar un nuevo extracto bancario. Su valor es que automatiza y estructura un proceso complejo en fases guiadas:

• Carga del Archivo → Permite subir el archivo del banco (Excel, CSV) asociándolo a una de las cuentas bancarias de su empresa.
• Mapeo de Columnas → Permite relacionar las columnas de su archivo (fecha, descripción, valor) con los campos internos del sistema. Aquí es donde nuby utiliza inteligencia artificial para proponerle un mapeo automático que usted puede validar.
• Revisión de Datos → Una pantalla que muestra estadísticas de filas cargadas, éxitos y errores antes de la conciliación contable final.

📌 Resolución de Discrepancias

Esta es la herramienta más potente para el análisis financiero. Tras el cruce automático, el sistema le presentará en esta interfaz únicamente las transacciones que requieren su atención (las discrepancias), permitiéndole:

• Asociar manualmente un recaudo a una factura o cliente específico.
• Crear anticipos o documentos contables de forma rápida sobre la marcha.
• Marcar registros para ignorarlos si no corresponden a la contabilidad.

📌 Reporte Integral

Ofrece una visión unificada y ejecutiva de todos sus procesos. Su valor es que le permite medir la eficiencia del proceso, identificar cuellos de botella y obtener indicadores clave (KPIs) sobre el flujo de recaudos e intervención manual.

📌 Admin Plantillas

Para agilizar sus operaciones futuras. Su valor es la reutilización del conocimiento. Si trabaja frecuentemente con el mismo formato de archivo de un banco, puede guardar su configuración como una plantilla. La próxima vez, el sistema reconocerá la estructura y completará el mapeo automáticamente.

Cada vez que inicia un proceso, este viaja de forma lógica a través de varios estados, los cuales puede monitorear en tiempo real desde el dashboard principal:

1. Carga → El archivo es subido y almacenado por el sistema.
2. Limpieza y Mapeo → Se aplican las plantillas o la IA para interpretar las columnas del extracto y usted las valida.
3. Conciliación → El motor del sistema intenta emparejar automáticamente la mayor cantidad de registros posibles con los movimientos de nuby.
4. Intervención Manual → Si existen registros que el motor no pudo cruzar por sí mismo, se habilitará la fase de "Resolución" para su análisis humano.
5. Listo para Contabilizar → Una vez resueltos todos los registros, el sistema los deja listos para su registro contable definitivo.
6. Contabilización → nuby genera en lote y de forma segura todos los asientos y recibos contables.
7. Finalizado → Todo el proceso ha culminado con éxito. Su contabilidad está cuadrada y actualizada.

¿nuby puede crear los documentos de pago automáticamente para evitar que los registre de forma manual?

Sí, totalmente. El sistema cuenta con una funcionalidad avanzada denominada Contabilización Automática. Cuando subes el extracto bancario y el sistema identifica que un movimiento bancario corresponde a una deuda o factura pendiente de pago en el sistema, pero aún no has elaborado el recibo o comprobante contable de pago, nuby se encarga de crear el documento de forma automática cuando finalizas la conciliación. Esto aplica para los siguientes flujos:

• Inquilinos → Genera automáticamente el Recibo de Caja y lo aplica a la factura de arriendo pendiente.
• Propietarios → Genera de forma automática los comprobantes de Egreso de Propietario correspondientes a los pagos pendientes del contrato.
• Nómina (Empleados) → Genera los comprobantes y asientos de pago de Nómina Electrónica directamente, cruzándolos con la nómina del periodo.
• Proveedores (Compras o Servicios) → Genera de forma automática los Comprobantes de Egreso cruzándolos con las facturas de compra o los documentos soporte previamente registrados.
• Pagos directos → Para consignaciones o salidas generales que no requieren facturas de respaldo, genera comprobantes de ingreso o de egreso directo para asentar el movimiento.

¿Qué pasa si el sistema identifica un pago que requiere factura, pero la factura no ha sido creada?

Para operaciones comerciales estándar (como una venta de servicios generales o una compra a un proveedor nuevo), nuby no creará facturas comerciales automáticamente en el fondo. De hacerlo, se generaría un riesgo tributario de duplicación o error.

Si el sistema detecta que un proveedor recibió un pago pero no hay ninguna factura de compra registrada, el movimiento se marcará en estado de "Resolución Manual" y te mostrará un mensaje indicando que no se encontraron candidatos. En este punto, podrás utilizar las acciones rápidas del Panel de Resolución para solucionar el caso (ver la siguiente pregunta).

Excepción Contractual: Solo en el caso específico de costos recurrentes de un contrato de arriendo (por ejemplo, canones de arrendamiento, cobros de administración, pólizas de seguros o reparaciones programadas), el sistema cuenta con la capacidad de generar de forma automática la factura contractual mínima correspondiente antes de asentar los recibos.

¿En qué momento queda hecha la factura cuando el sistema identifica un pago para el cual no se había generado el documento previamente?

La creación de la factura varía según el tipo de proceso:

• Para Costos Contractuales (Arriendos): Se genera automáticamente en segundo plano en el momento exacto en que envías a contabilizar el lote de conciliación.
• Para Facturas de Venta o Compra Generales: Se realiza antes de la contabilización final, de manera asistida. Desde el Panel de Resolución en la pantalla de conciliación, verás opciones para crear la factura. Al seleccionarla, nuby te abrirá el formulario de facturación pre-diligenciado con la información del extracto. Una vez guardes la factura, el sistema te regresará automáticamente a la conciliación para que puedas aplicar el pago.

Regla Fiscal Crítica (DIAN): Si la factura que necesitas emitir es de tipo Electrónica, la ley colombiana exige que sea firmada y transmitida con la fecha actual (el día en que se elabora). Por esta razón, el sistema no te permite generar facturas electrónicas automáticas con fechas retroactivas del mes pasado. El flujo manual asistido garantiza que la factura electrónica quede con la fecha de hoy para que sea aceptada por la DIAN, mientras que el recibo de caja de pago conservará la fecha del extracto bancario para mantener la contabilidad exacta.

¿Cómo sabe el sistema si una fila del extracto es una nómina, un documento soporte o un pago de arriendo?

Antes de intentar emparejar los registros, nuby ejecuta un proceso llamado Clasificación. En este paso, el sistema analiza cada transacción bancaria bajo la siguiente lógica:

🔹 1. Identificación del tercero:

Busca el documento de identidad o el nombre del tercero reportado en el extracto y lo asocia con los clientes y usuarios registrados en la base de datos de tu inmobiliaria.

🔹 2. Análisis del Rol del Tercero:

Identifica qué tipo de relación comercial tiene ese tercero en el sistema:

• Inquilino → Asociado a contratos y facturas de arriendo.
• Propietario → Asociado a cuentas de cobro, contratos y egresos de caja.
• Empleado → Asociado al módulo de nómina.
• Proveedor → Asociado a compras y documentos soporte de servicios.

🔹 3. Prioridad según la dirección del dinero:

El sistema aplica reglas de prioridad para evitar confusiones. Por ejemplo:

Una vez clasificado el tercero, el motor restringe la búsqueda de documentos del sistema únicamente a las carpetas contables que tengan sentido (ej. si la salida es de un Empleado, buscará en el módulo de Nómina, omitiendo facturas de arriendo), logrando una identificación limpia y sin errores de cruce.

¿Cómo se manejan los pagos o depósitos que ocurrieron de imprevisto y no tienen nada creado en el sistema?

Si recibes una consignación o realizas una transferencia que no corresponde a ninguna factura o cobro pre-existente, no es necesario que salgas de la conciliación. El Panel de Resolución Manual te ofrece cuatro alternativas de solución inmediata:

📌 Alternativa A. Registrar como Anticipo

Úsala cuando el dinero es un abono o saldo a favor del cliente para futuros cobros. El sistema te permite seleccionar la acción "Registrar Anticipo", abriendo el formulario de contabilidad con la opción de anticipo activada. Al guardarlo, se crea un saldo a favor contable para ese tercero y se vincula automáticamente con la fila de tu extracto.

📌 Alternativa B. Crear un Documento Contable Manual

Excelente para registrar movimientos directos como cobro de comisiones bancarias, cuota de manejo, traspasos entre cuentas de la misma empresa o gastos imprevistos de caja menor. Al dar clic en "Crear documento contable manual", podrás ingresar al formulario para indicar a qué cuentas contables de tu plan de cuentas (PUC) quieres dirigir el dinero.

📌 Alternativa C. Elaborar la Factura en el Instante

Si el dinero corresponde a una venta o servicio que debías facturar pero olvidaste hacer, puedes dar clic en "Crear Factura". Esto te llevará al formulario de facturación del ERP (generándose con la fecha de hoy para cumplir con la DIAN) y, al guardarla, el sistema te traerá de vuelta para que canceles su saldo con el dinero del extracto.

📌 Alternativa D. Asociar como Costo de Contrato (Generación Automática)

Si el movimiento corresponde a un rubro del contrato (por ejemplo, cobro de póliza de seguro, arreglos locativos o comisión de corretaje), puedes asociarlo al contrato correspondiente en el panel de resolución. Al momento de la contabilización final, nuby se encargará de crear y asentar la factura de forma automática por ti.

Si recibo el extracto en los primeros 5 días del mes siguiente, ¿con qué fecha quedan pagados los documentos?

Todos los recibos de caja, egresos de proveedores y pagos de nómina generados a través de la conciliación quedarán contablemente registrados con la fecha real de la transacción bancaria reportada en el extracto, no con la fecha del día en que estás realizando el proceso de conciliación.

Por ejemplo, si cargas el extracto de Junio el día 3 de Julio, y una transferencia de inquilino se efectuó el 28 de Junio, el sistema asienta el recibo de caja con fecha del 28 de Junio, cancelando el saldo y cerrando la cartera en el periodo correcto.

¿El sistema identifica que esos pagos realmente corresponden al mes pasado?

Sí. Dado que el motor de conciliación ejecuta la validación y el cruce usando la fecha de transacción original del extracto bancario, realiza la búsqueda en la información de deudas, nóminas y arriendos causados en ese mes específico o en periodos anteriores. Esto garantiza que los saldos se crucen de forma retroactiva sin alterar la contabilidad del mes que se está cerrando.

Si el extracto del banco no trae el NIT, cédula ni nombre del tercero, ¿cómo puede conciliar automáticamente?

Si la fila del extracto carece de información de identificación, las pasadas tradicionales de búsqueda por cédula/NIT fallarán. Sin embargo, nuby utiliza dos pasadas inteligentes de rescate:

• Pasada de Búsqueda por Descripción: El motor analiza detenidamente el campo de texto libre de la descripción del banco buscando patrones lógicos de documentos. Por ejemplo, si encuentra términos como FAC-1024, CONTR-402, o referencias espaciales como Apto 402 o Torre A, el sistema asocia de forma automática la transacción al contrato o factura correspondiente y deduce al tercero propietario o inquilino.
• Pasada de Búsqueda por Valor + Fecha: Si el sistema encuentra una única obligación pendiente en todo el ERP que tenga exactamente el mismo valor de la consignación y la misma fecha (con un rango de ±5 días para nóminas), propondrá el emparejamiento automático con un porcentaje de confianza moderado para tu validación.

¿Qué pasa si el extracto no da información suficiente para conciliar automáticamente?

Si la transacción no puede ser identificada por ninguna de las pasadas inteligentes, el sistema la marcará como "Pendiente". En esta situación:

1. Solo debes abrir el Panel de Resolución Manual para esa fila.
2. Escribe el nombre o documento del tercero en el buscador inteligente del panel. El sistema buscará en la base de datos de tu inmobiliaria.
3. Al seleccionar el tercero, el panel te desplegará automáticamente todas sus obligaciones pendientes (facturas de arriendo, compras, cuentas de cobro o nóminas).
4. Selecciona a qué documento corresponde el dinero y haz clic en aplicar para completar la conciliación manualmente.

¿El sistema identifica automáticamente las comisiones o el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF)?

Actualización de Versión Importante: Para garantizar la total exactitud en tus libros contables y evitar registros automáticos erróneos o "silenciosos" por cobros bancarios complejos, la funcionalidad de detección y conciliación automática de conceptos bancarios se encuentra aún en una etapa de desarrollo y aseguramiento de calidad.

Esto significa que cobros como el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF / 4x1000), comisiones de portales bancarios, costos por transferencias interbancarias o cuotas de manejo no se conciliarán de forma automática ni asumirán cuentas contables predeterminadas sin tu supervisión.

¿Cómo debo registrar el GMF, las comisiones u otros cargos bancarios?

Dado que estos movimientos no se auto-resuelven, el proceso de registro es sumamente sencillo y seguro:

1. Al cargar el extracto, las filas correspondientes a comisiones bancarias o GMF quedarán marcadas en estado "Pendiente".
2. Dirígete al Panel de Resolución Manual para esa fila.
3. Haz clic en la acción "Crear documento contable manual".
4. El sistema te abrirá el formulario contable del ERP. Aquí podrás ingresar el tercero (por ejemplo, el Banco) y seleccionar directamente la cuenta contable de tu plan de cuentas (cuenta PUC de gastos financieros, impuestos, etc.) a la cual deseas cargar el valor.
5. Al guardar el comprobante, el gasto quedará formalmente asentado y conciliado contra la cuenta del banco.

¿Qué sucede si el extracto bancario trae un pago que ya registré manualmente antes de hacer la conciliación?

El sistema cuenta con un control de duplicación llamado Detección de Preexistencias Confirmadas.

Durante la carga y emparejamiento, si el motor de conciliación identifica que una transacción del banco coincide exactamente en fecha, valor e identificación de tercero con un recibo de caja, egreso o pago que ya registraste de forma manual en el ERP, el sistema no volverá a crear el documento de pago ni duplicará el asiento contable.

En su lugar, el sistema marca el registro como "Preexistencia Confirmada":

• Vincula la fila del extracto al documento contable que ya existía en el ERP.
• Cierra el registro en la conciliación con estado de éxito.
• Evita descuadres en tus libros y te ahorra la necesidad de anular registros duplicados.

Para asegurar un cierre de mes exitoso y sin descuadres en nuby, te aconsejamos seguir estas mejores prácticas de conciliación bancaria:

📌 Corrige primero los Terceros

Si al cargar el extracto ves que muchos registros quedan pendientes, revisa si hay un error en los nombres o NIT de los terceros. Corregir los datos del tercero antes de re-ejecutar el motor aumentará significativamente la tasa de éxito de la conciliación automática.

📌 Revisa las cuentas contables PUC

Al procesar un Documento Contable Manual para gastos de comisiones o impuestos, asegúrate de estar seleccionando las cuentas contables asignadas por el departamento de contabilidad de tu inmobiliaria, asegurando que tus estados financieros permanezcan perfectamente balanceados.