Conciliación Bancaria: guía general [Beta]

La conciliación de recaudos en nuby va más allá de un simple punteo visual. El sistema procesa los archivos de extracto o reportes de recaudo de tus entidades financieras y los contrasta inteligentemente contra los documentos registrados en la plataforma (como facturas de arrendamiento, cánones, nómina, egresos a proveedores, entre otros).

🔹 Capacidades clave del módulo:

• Carga masiva sin límites de tamaño → Soporta archivos grandes de extractos bancarios en formatos comunes, procesándolos de manera segura.

• Asociación inteligente y automática → El motor ejecuta pasadas automáticas aplicando criterios de coincidencia exactos o de descripción para emparejar registros sin esfuerzo manual.

• Espacio de resolución operativa unificado → Aquellos registros que no se concilian automáticamente se presentan en una sola tabla de discrepancias con un panel lateral interactivo para resolver cada caso con acciones directas de negocio.

• Contabilización masiva y asíncrona → Genera los correspondientes recibos de caja, notas crédito/débito y registros contables en bloque, de forma automatizada y balanceada.

• Cierre mensual seguro → Permite guardar borradores de tu progreso y consolidar la información en los libros oficiales únicamente cuando hayas terminado de operar todo el lote bancario.

🔹 ¿Para quién es útil este módulo?

• Equipo de Contabilidad y Finanzas → Quienes lideran el cuadre diario o mensual de las cuentas bancarias de la inmobiliaria.

• Tesoreros y Cajeros → Para automatizar el registro de recibos de caja y abonos a partir de lo que realmente ingresó al banco.

• Gerencia y Dirección Administrativa → Para vigilar indicadores clave de recaudos, diferencias de cartera y saldos bancarios consolidados.

Para asegurar una experiencia fluida y evitar alertas de validación durante el proceso, asegúrate de cumplir con los siguientes requisitos antes de iniciar una conciliación en nuby:

📌 Requisito 1. Registro de la Cuenta Bancaria

La cuenta bancaria desde la cual vas a conciliar debe estar previamente registrada y configurada en nuby.

• Asociación contable → La cuenta debe tener vinculada su correspondiente cuenta del plan contable (PUC) en el sistema para que las transacciones puedan contabilizarse.

• Dónde verificar → Dirígete a Finanzas > Cuentas Bancarias y asegúrate de que la cuenta esté listada y tenga sus datos de PUC completos.

📌 Requisito 2. Archivo del Banco en Formato Admitido

Prepara el archivo de extracto o recaudo proporcionado por tu entidad financiera.

• Formatos soportados → El módulo admite archivos de hoja de cálculo en formatos .csv, .xls y .xlsx.

• Datos obligatorios → El archivo debe contener obligatoriamente al menos una columna con la Fecha del movimiento y otra con el Valor/Monto de la transacción. Sin estos dos datos, el sistema no podrá procesar el lote.

📌 Requisito 3. Documentos y Contratos al Día

El motor de coincidencia automática de nuby compara los montos y referencias bancarias con la base de datos de tu inmobiliaria.

• Asegúrate de tener registrados los contratos de arrendamiento vigentes, facturas de venta, nómina o egresos a proveedores cargados en el sistema.

• Mantener estos registros actualizados incrementará drásticamente el porcentaje de coincidencia automática, ahorrándote tiempo en la resolución manual.

📌 Requisito 4. Permisos de Usuario

De acuerdo con las políticas de seguridad de tu inmobiliaria, verifica que posees los permisos necesarios en tu rol de usuario:

• Acceso y lectura → Para ingresar al Dashboard, consultar reportes e históricos de conciliaciones.

• Inserción y creación → Para subir un nuevo extracto e iniciar un nuevo lote borrador.

• Edición y resolución → Para asociar terceros, emparejar facturas, aplicar acciones operativas y forzar el cierre.

Recomendación: Si al ingresar al módulo encuentras botones deshabilitados o no puedes guardar cambios, consulta al administrador de nuby de tu empresa para revisar tus permisos asignados.

El ciclo de vida de una conciliación bancaria de recaudos en nuby se divide en 5 etapas secuenciales claramente identificadas mediante un indicador de pasos visual en la parte superior de las pantallas:

🔐 Paso 1. Carga y Configuración

Es el punto de inicio. En esta pantalla seleccionas la cuenta bancaria de tu empresa, el archivo descargado de tu banco y el tipo de plantilla de mapeo.

• Plantillas existentes → Si concilias de forma recurrente con extractos del mismo banco, puedes elegir una plantilla guardada previamente para aplicar el mapeo de columnas al instante.

• Formato nuevo o análisis por IA → Si es la primera vez que subes un archivo de ese banco, puedes seleccionar la opción de análisis inteligente por inteligencia artificial. El sistema analizará la estructura de forma semántica y sugerirá las correspondencias de columnas de forma automática, garantizando la privacidad y anonimización de tus datos sensibles.

• Opciones avanzadas → Puedes indicarle al sistema en qué número de fila se encuentran los títulos (útil para omitir encabezados o logos del banco) y el rango de fechas contables que deseas considerar.

📋 Paso 2. Mapeo de Columnas

En este paso confirmas cómo debe interpretar el sistema la información del archivo bancario.

• Asocias las columnas de tu archivo (como "Fecha Movimiento", "Valor Neto", "Referencia", "Detalle") con los campos contables de nuby (Fecha, Valor, Referencia y Concepto).

• Al finalizar el mapeo, tienes la opción de guardarlo como una Plantilla de Mapeo para que la próxima vez el sistema lo reconozca automáticamente sin tener que configurar columna por columna.

⚙️ Paso 3. Mapeo de Estados

Muchos reportes bancarios contienen transacciones en diferentes estados (ej. "APLICADA", "RECHAZADA", "PENDIENTE").

• nuby identifica todos los estados únicos presentes en tu archivo y te los muestra para que selecciones cuáles deseas procesar.

• Los movimientos asociados a estados marcados como válidos entrarán a la conciliación contable, mientras que los demás se marcarán como omitidos automáticamente, protegiendo tu contabilidad de registrar transacciones fallidas o reversadas.

📊 Paso 4. Procesamiento y Resultados del Cargue

Una vez definidos los parámetros, el lote se envía a procesamiento en segundo plano.

• Visualización de carga → Una pantalla te indicará el avance en tiempo real mientras el motor procesa el archivo.

• Resultado del cargue → Verás un resumen gráfico con indicadores (KPIs) sobre la calidad de la información: registros válidos listos, registros con advertencias, filas omitidas de forma automática y registros con errores críticos (como celdas vacías en fechas o montos).

• Al avanzar, el Motor de Conciliación Automática de nuby ejecutará de inmediato pasadas consecutivas cruzando referencias, montos, NITs/cédulas y fechas para encontrar coincidencias perfectas e indicarte el porcentaje de éxito inicial.

📋 Paso 5. Resolución de Discrepancias y Cierre

Es la etapa operativa central. Los resultados se agrupan en dos pestañas:

• Conciliadas → Transacciones que tuvieron coincidencia automática exitosa (match de 100%) o que ya asociaste manualmente.

• Discrepancias → Movimientos que requieren tu atención (por ejemplo, porque el valor ingresado difiere del valor de la factura, el banco aplicó una comisión que no tiene documento, o no se encontró el tercero en el sistema).

• Acción de Cierre → Una vez que resuelvas o decidas omitir las discrepancias pendientes, podrás presionar el botón "Finalizar Conciliación". El sistema consolidará en bloque todos los movimientos, generará los recibos de caja y asientos oficiales de forma masiva y segura, y limpiará el espacio de trabajo temporal.

Para comprender por qué el módulo de conciliación de nuby es tan seguro y robusto, es importante conocer los tres pilares de su diseño contable y tecnológico:

🏦 Pilar 1. Registro en Firme en Tiempo Real vs. Cierre Histórico

La conciliación en nuby opera bajo un estricto principio de seguridad contable y trazabilidad inmediata:

• Registro en Firme en Tiempo Real ⚡ → Cada vez que concilias una transacción de forma exitosa (ya sea a través de las pasadas automáticas del motor o de tu resolución manual en el panel de detalles), **el documento contable oficial (recibo, egreso o nota) se genera y asienta en firme inmediatamente**. Una vez creado este cruce, el movimiento contable queda en firme y no puede ser alterado de forma arbitraria, resguardando la consistencia diaria de tus libros.

• El Cierre Histórico del Lote 🔒 → El botón de cierre final (que solo se habilita cuando la totalidad de las filas del extracto han sido conciliadas u omitidas) tiene como única función confirmarle al sistema que el lote de trabajo está completado de forma satisfactoria. Al hacerlo, nuby clausura definitivamente el lote, limpia los borradores de preparación de memoria para liberar espacio y archiva la información en un registro histórico inalterable para auditorías futuras, impidiendo cualquier edición posterior.

⚙️ Pilar 2. Procesamiento Seguro en Segundo Plano (Asíncrono)

La lectura de grandes extractos y la generación masiva de cientos de recibos de caja consumen recursos significativos de computación.

• Para evitar que tu navegador de internet se congele, muestre errores de tiempo de espera (timeouts) o dejes de trabajar mientras el sistema procesa, nuby utiliza un gestor de colas inteligente en segundo plano.

• Al iniciar la carga o la contabilización masiva, el sistema toma el control del proceso de fondo. Puedes consultar indicadores globales en tiempo real en la pantalla o navegar por otros módulos de la plataforma de forma independiente; el sistema completará la tarea de fondo de forma segura.

🏢 Pilar 3. Panel Lateral de Detalles: Guiado por Acciones de Negocio

Cuando un movimiento cae en la pestaña de Discrepancias, el usuario cuenta con un panel lateral interactivo (Ficha de Transacción) que analiza de forma dinámica el registro y presenta acciones directas según la naturaleza del movimiento contable (Débito/Crédito) y la información del tercero identificado:

• Vincular tercero → Si la transacción bancaria no contiene la cédula o NIT del cliente, puedes buscarlo en el sistema mediante un selector inteligente. Al asociarlo, el panel se actualizará y te mostrará de forma dinámica todos los documentos pendientes (como facturas o cánones de arrendamiento) asociados a ese cliente.

• Emparejar con factura → Si el sistema encuentra una factura que coincide con el valor, te permite seleccionarla directamente para conciliar el pago.

• Registrar abono parcial → Si el valor recibido en el extracto es menor al saldo de la factura, el sistema te permite registrar un abono parcial, manteniendo el saldo restante pendiente de cobro en cartera.

• Registrar anticipo → Si el arrendatario pagó un valor mayor al saldo de su factura, puedes aceptar el excedente como un anticipo a su favor para futuros cánones.

• Gasto bancario o comisión → Permite clasificar comisiones o cobros directamente como gastos operativos, asociándolos a la cuenta de gastos (PUC) parametrizada del extracto sin requerir una factura.

• Ignorar / Omitir registro → Si el movimiento corresponde a transferencias internas, registros duplicados o transacciones que no pertenecen al recaudo de cartera, puedes marcarlo como ignorado. El registro se apartará de la tabla operativa y te permitirá cerrar el lote contable de forma limpia.

• Reinicio de resolución → Si te equivocas en una asociación manual o deseas que el sistema vuelva a aplicar su lógica automática de emparejamiento sobre esa fila, puedes presionar el botón de reinicio. Esto limpiará todas las marcas manuales (terceros, facturas, estados) y restaurará la fila a su estado original de forma segura.

• Crea una Forma de Pago exclusiva para conciliaciones → Te aconsejamos configurar en Configuraciones > Contabilidad > Formas de Pago una forma de pago específica, por ejemplo, "Recaudos Conciliación Bancaria". Esto te dará un control total y absoluta claridad al momento de auditar los documentos generados en bloque.

• Limpia el "ruido institucional" en el Paso 1 → Algunos extractos del banco incluyen logos, NITs del banco o resúmenes de saldo en las primeras filas. Utiliza el campo "Fila de encabezados" en el formulario de carga para indicarle al sistema en qué número de fila empiezan los títulos reales de tus datos (por ejemplo, fila 4 o 5). Así evitarás que el sistema detecte esas filas como errores de lectura.

• Mantén tu facturación y cartera al día → El motor automático de nuby realiza pasadas rigurosas buscando coincidencias de valores y referencias. Cuanto más actualizada esté tu cartera en el sistema, mayor será el número de transacciones conciliadas de forma automática en el Paso 4, minimizando tu esfuerzo de resolución manual en el Paso 5.

• Usa las Plantillas de Mapeo → No configures el mapeo de columnas cada vez que concilies. Una vez asocies las columnas de un banco en el Paso 2, guárdalas como plantilla. Las plantillas de nuby guardan los nombres de los encabezados, no sus posiciones. Esto significa que si el banco agrega una nueva columna de adorno en la mitad, la plantilla seguirá funcionando correctamente.

• Aprovecha la creación rápida de cuentas → Si durante el Paso 1 descubres que la cuenta bancaria del extracto no está creada, puedes abrir el modal de creación rápida allí mismo para registrar la cuenta, asociarle su PUC y continuar con la carga sin perder tu progreso ni salir de la pantalla.