nuby ofrece dos modalidades de cobro de intereses para los contratos de arrendamiento. Cada una tiene un comportamiento diferente y se adapta a distintas políticas de cobranza.

Nota sobre los días de gracia: El período de gracia no se configura en esta sección (no se admiten rangos con porcentaje 0%). Los días de gracia se definen en el campo "Días de Plazo" de la información general del contrato. Una vez superado el plazo, los rangos de la tabla comienzan a evaluarse.

💰 Interés Completo

Es una modalidad que aplica la sanción total definida para un rango de días, sin importar si el retraso fue de un solo día o de todo el rango. Es ideal si tu política es cobrar una multa fija porcentual apenas se vence el plazo.

🔹 ¿Cómo se calcula?

• Fórmula → Valor del interés = (Valor de la factura × Porcentaje configurado) ÷ 100

• Ejemplo → Si la factura es de $1.000.000 y el porcentaje es 2%, se cobra $20.000 completos aunque solo se haya atrasado 1 día.

🔹 Cobro escalonado por rangos de días

Puedes configurar múltiples rangos con porcentajes progresivos. El sistema evalúa el número de días en mora (contados después del plazo de gracia) y aplica el porcentaje del rango correspondiente:

Importante: El último rango debe tener un número de días alto (por ejemplo, 1000) para cubrir cualquier periodo de mora prolongado. Si el retraso supera el último rango configurado, el sistema no podrá calcular el interés.

📅 Interés Prorrateado

Es la modalidad que calcula la multa diariamente, basándose en los días exactos de retraso del arrendatario. A diferencia del interés completo, aquí el cobro crece proporcionalmente cada día que pasa.

🔹 ¿Cómo se calcula?

• Fórmula → Valor del interés = Valor factura × (Porcentaje ÷ 100) × Días en mora

• El porcentaje que se ingresa es una tasa diaria, no mensual.

• Ejemplo → Factura de $1.000.000, porcentaje diario 0.067%, 10 días de mora:

  • Interés = $1.000.000 × (0.067 ÷ 100) × 10 = $6.700

¿De dónde sale 0.067%? Si deseas cobrar el equivalente a un 2% mensual, divides entre 30 días: 2% ÷ 30 = 0.0667% diario. Este es el valor que debes ingresar en nuby.

🔹 Configuración recomendada

Para el interés prorrateado, generalmente se configura un solo rango con un número de días alto:

⚖️ Comparación rápida

Antes de configurar los intereses de mora en un contrato, verifica que cuentas con lo siguiente:

📌 Requisito 1. Permisos de acceso

Necesitas acceso a los módulos de Contratos y Herramientas para poder configurar intereses, conceptos y escenarios contables.

📌 Requisito 2. Contrato existente

El contrato debe estar creado en el sistema. Los intereses se configuran desde la edición del contrato, no durante la creación inicial.

📌 Requisito 3. Tasa Límite de Usura configurada

nuby valida que el porcentaje de interés no supere la Tasa Límite de Usura establecida por la ley. Antes de agregar intereses, asegúrate de que este valor esté configurado en:

• Herramientas > Configuraciones > Facturación > sección "Configuraciones para Intereses de Inquilinos".

Atención: Si la Tasa Límite de Usura no está configurada, nuby no permitirá agregar porcentajes de interés al contrato y mostrará un mensaje solicitando que la configures primero.

📌 Requisito 4. Concepto "Interés por Mora"

Debe existir un concepto en el módulo de Contratos > Conceptos con la categoría "Interés por mora". Sin este concepto, el sistema no podrá registrar los cobros de intereses.

Si necesitas crear o verificar conceptos, consulta la guía ¿Cómo crear un concepto para un contrato de arrendamiento?

Este es el primer paso para habilitar el cobro de intereses. Aquí defines las reglas que se aplicarán al arrendatario.

🔐 Paso 1. Acceder al contrato

1. Ve al módulo de Contratos > Contratos.

2. Haz clic en "Mostrar/Ocultar Filtros" para buscar el contrato deseado.

3. Selecciona el contrato y haz clic en el botón Editar (ícono de lápiz).

⚙️ Paso 2. Habilitar el cobro de interés

1. Ubica la sección "Habilitar cobro de Interés" en la parte de información detallada del contrato.

2. Activa la casilla de verificación (checkbox). Al activarla, se desplegará el panel de configuración de intereses.

Nota: Si el contrato aún no tiene un tipo de periodicidad seleccionado, nuby te pedirá que lo selecciones primero antes de poder habilitar los intereses.

📋 Paso 3. Seleccionar el tipo de interés

En el campo "Tipo de Interés", selecciona una de las dos opciones:

• Interés Completo → Para cobrar un porcentaje fijo por rango de días (ver sección 1).

• Interés Prorrateado → Para cobrar proporcionalmente según los días exactos de retraso (ver sección 1).

Atención: Si cambias el tipo de interés, los rangos existentes no se eliminan automáticamente, pero los porcentajes configurados probablemente no serán válidos para el nuevo tipo (mensual vs. diario). Si deseleccionas el tipo (lo dejas en blanco), todos los rangos sí serán eliminados.

📊 Paso 4. Agregar rangos de interés

En la tabla de configuración de intereses, agrega los rangos según tu política de cobro:

1. En el campo "Días", ingresa el número máximo de días para este rango.

2. En el campo "Porcentaje", ingresa la tasa de interés para este rango.

3. Haz clic en "Agregar".

4. Repite este proceso para cada rango adicional que necesites.

🔹 Reglas de validación al agregar rangos:

• Los días deben ser mayores a cero.

• El porcentaje debe ser mayor a cero. No se permiten rangos con porcentaje 0%.

• El porcentaje no puede superar la Tasa Límite de Usura. El cálculo del límite permitido varía según el tipo:

  • Interés Completo → Máximo permitido = Tasa de Usura ÷ 12 (tasa mensual)

  • Interés Prorrateado → Máximo permitido = (Tasa de Usura ÷ 12) ÷ 30 (tasa diaria)

• No se pueden duplicar días; cada número de días debe ser único dentro del mismo contrato.

Atención: Si la Tasa Límite de Usura no está configurada (o es 0), el sistema no permitirá agregar ningún porcentaje de interés y mostrará un mensaje solicitando que la configures primero.

💾 Paso 5. Guardar el contrato

Haz clic en "Guardar/Agregar" para almacenar los cambios del contrato.

El sistema necesita un concepto específico para identificar y registrar los cobros de intereses. No basta con crearlo: debe tener la categoría correcta.

📂 Paso 1. Acceder al concepto

1. Ve a Contratos > Conceptos.

2. Busca el concepto llamado "Interés Por Mora" y haz clic en Editar.

✅ Paso 2. Verificar la configuración

Revisa obligatoriamente estos 5 puntos:

💾 Paso 3. Guardar

Haz clic en "Actualizar concepto".

Atención: Si la categoría del concepto no dice exactamente "Interés por mora", el sistema no podrá vincular el cobro de intereses con las facturas. Este es el error más frecuente en la configuración.

Este paso suele olvidarse y es vital. Debemos indicarle al sistema en qué cuentas contables debe registrar los cobros de intereses.

📂 Paso 1. Acceder al escenario

1. Dirígete a Contratos > Escenarios.

2. Selecciona el escenario que usa tu contrato (generalmente el Escenario 1 o el predeterminado).

3. Haz clic en Editar.

⚙️ Paso 2. Configurar la línea de "Interés por mora"

1. Busca la línea o categoría llamada "Interés por mora".

2. Haz clic en "Agregar Registro".

3. Configura los siguientes campos:

4. Haz clic en Guardar.

Importante: Recuerda que todo asiento contable debe estar balanceado (débitos = créditos). Asegúrate de configurar ambos registros: uno para el débito y otro para el crédito.

Si deseas aprender más sobre este tema, consulte la guía ¿Cómo Consultar/Editar un escenario?

Finalmente, debemos conectar la configuración de intereses con el módulo de facturación a nivel global del sistema.

📂 Paso 1. Acceder a la configuración

1. Ve a Herramientas > Configuraciones > Facturación.

⚙️ Paso 2. Configurar los parámetros de intereses

1. Baja hasta la sección "Configuraciones para Intereses de Inquilinos" ubicada en la parte inferior de la pantalla.

2. Configura los siguientes campos:

Importante: Si esta configuración no está completa, el sistema no podrá calcular ni aplicar intereses en ningún contrato, aunque el contrato individual tenga los intereses habilitados.

Para más detalles sobre todos los parámetros de facturación disponibles, consulta la guía ¿Cómo configurar los parámetros de facturación?

Entender la relación entre los intereses y las facturas es fundamental para que el cobro funcione correctamente.

🔄 Flujo automático del cálculo de intereses

Una vez configurados los intereses, este es el proceso que ocurre automáticamente:

1. Se emite la factura del canon de arrendamiento con una fecha de vencimiento.

2. Pasa la fecha de vencimiento sin que el arrendatario haya pagado.

3. nuby comienza a contar los días de mora a partir del día siguiente a la fecha de vencimiento.

4. El sistema evalúa los rangos de interés configurados en el contrato y aplica el porcentaje que corresponda según los días transcurridos.

5. El interés se refleja en la factura de venta y/o en el recibo de caja, según los documentos seleccionados en la configuración del Concepto.

📌 La importancia de la fecha de vencimiento y los Días de Plazo

La fecha de vencimiento de la factura es la referencia visible para el arrendatario, pero el cálculo interno de intereses usa el campo "Días de Plazo" del contrato como período de gracia. El sistema suma los Días de Plazo a la fecha de inicio del período del movimiento para determinar la fecha de plazo. Si la fecha actual no ha superado esa fecha de plazo, no se cobran intereses.

Atención: Se recomienda que los Días de Plazo del contrato coincididan con los Días de Vencimiento de la Resolución de Facturación para prevenir inconsistencias.

📊 Ejemplo práctico: Interés Completo con rangos

📊 Ejemplo práctico: Interés Prorrateado

📎 Interacciones con otros módulos

• Cartera de Inquilinos → El informe de cartera muestra los inquilinos en mora y agrupa los valores por rangos de días (1-15, 16-30, +30 días). Los intereses calculados se incluyen en este reporte.

• Cartera de Inquilinos para Bancos → Este informe considera las fechas de vencimiento y los intereses configurados en cada contrato para construir la información de cartera bancaria.

• Recibos de Caja → Al registrar un pago, nuby muestra automáticamente la línea de intereses al recibo si la factura tiene intereses acumulados.

• Facturas de Venta → Los intereses aparecen como una línea adicional en la factura si el concepto está configurado para mostrarse en facturas.

• Plantillas de Documentos → Puedes incluir la variable {VALOR_INTERESES} en tus plantillas para mostrar el total de intereses en comunicaciones y documentos.

• Escenarios Contables → Los movimientos contables se generan automáticamente según la configuración del escenario, registrando el interés en las cuentas correspondientes.

Para ver la cartera de inquilinos en mora, consulta la guía ¿Cómo ver informe de cartera de inquilinos?

Existen varias formas de desactivar o eliminar los intereses configurados en un contrato. A continuación se explican las opciones disponibles.

❌ Opción 1: Desactivar completamente el cobro de intereses

Esta opción elimina todos los rangos configurados y desactiva el cobro.

1. Ve a Contratos > Contratos y edita el contrato.

2. Ubica la sección "Habilitar cobro de Interés".

3. Desmarca la casilla de verificación.

4. El sistema te preguntará: "¿Está seguro que desea desactivar el cobro de intereses? Esto eliminará todos los intereses configurados."

5. Si confirmas, todos los rangos de días y porcentajes serán eliminados y el tipo de interés se limpiará.

6. Si cancelas, el checkbox se mantendrá activo y no se perderá nada.

Atención: Esta acción es irreversible. Una vez confirmada, todos los rangos configurados se eliminan permanentemente. Si luego deseas reactivar los intereses, deberás configurar los rangos desde cero.

🔄 Opción 2: Cambiar el tipo de interés

Si necesitas cambiar de Interés Completo a Interés Prorrateado (o viceversa):

1. En la sección de intereses del contrato, cambia la selección en el campo "Tipo de Interés".

2. El sistema te preguntará: "¿Está seguro que desea actualizar el tipo de interés?"

3. Al confirmar, el tipo se actualiza pero los rangos existentes se mantienen.

Atención: Cambiar el tipo de interés no elimina automáticamente los rangos configurados. Sin embargo, los porcentajes válidos para Interés Completo (tasa mensual) son muy diferentes a los de Interés Prorrateado (tasa diaria). Debes revisar y ajustar manualmente los rangos después de cambiar el tipo para que los porcentajes sean coherentes con el nuevo tipo.

Nota: Si deseleccionas el tipo de interés (dejando el campo en blanco), el sistema sí te advertirá: "¿Está seguro que desea deseleccionar el tipo de interés? Esto eliminará todos los intereses configurados." Al confirmar, todos los rangos serán eliminados.

➖ Opción 3: Eliminar un rango específico

Si solo necesitas eliminar un rango de días particular sin desactivar todo el sistema de intereses:

1. En la tabla de intereses del contrato, ubica el rango que deseas eliminar.

2. Haz clic en el ícono rojo de eliminar (⊖) que aparece al lado derecho del rango.

3. El rango será eliminado de la tabla.

Tip: Después de eliminar un rango, verifica que los rangos restantes sigan cubriendo todos los escenarios posibles de mora. Si queda un "vacío" de días sin rango, el sistema no podrá calcular intereses para ese periodo.

📌 ¿Qué pasa con los intereses ya cobrados?

Desactivar o eliminar la configuración de intereses solo afecta los cálculos futuros. Los intereses que ya fueron calculados y registrados en facturas o recibos existentes no se modifican ni se eliminan.

Para que el cobro de intereses funcione correctamente y aparezca en las facturas y/o recibos de caja, deben cumplirse estas tres condiciones simultáneamente:

Si falta alguno de estos tres elementos, el sistema no podrá calcular los intereses, o lo hará de forma incorrecta. Verifica los tres antes de dar por terminada la configuración.

Adicionalmente, verifica que:

• La Tasa Límite de Usura esté configurada en Herramientas > Configuraciones > Facturación.

• El Concepto de Interés global esté seleccionado en los parámetros de facturación.

• Los plazos de pago del contrato coincidan con los de la Resolución de Facturación.

¿Cuándo empieza nuby a calcular los intereses?

nuby calcula los intereses automáticamente una vez la factura de canon (arrendamiento) ha sido emitida y ha superado su fecha de vencimiento sin recibir pago. El conteo de días de mora inicia al día siguiente de la fecha de vencimiento.

¿Dónde puedo ver los intereses cobrados?

Los intereses se reflejan en la factura de venta y/o en el recibo de caja al momento del recaudo, dependiendo de los documentos que hayas seleccionado en la configuración del Concepto (Sección 4).

¿Puedo tener días de gracia antes de cobrar intereses?

Sí. Los días de gracia se configuran a través del campo "Días de Plazo" en la información general del contrato. Este campo aplica para ambos tipos de interés (Completo y Prorrateado). El sistema suma estos días al inicio del período de facturación y no cobra intereses hasta que se supere esa fecha. No es posible configurar rangos de interés con porcentaje 0%.

¿Qué pasa si la Tasa Límite de Usura no está configurada?

nuby mostrará un mensaje: "No se ha configurado la tasa de usura. Para agregar intereses al contrato, configure previamente la tasa de usura y establezca el valor correspondiente." No podrás agregar rangos de interés hasta configurarla.

¿Puedo cambiar el tipo de interés de un contrato que ya tiene rangos?

Sí, pero con consideraciones importantes: al cambiar el tipo, los rangos existentes no se eliminan automáticamente. Sin embargo, un porcentaje válido para Interés Completo (tasa mensual) será incorrecto para Prorrateado (tasa diaria) y viceversa. Debes ajustar manualmente los rangos después del cambio. Si en cambio deseleccionas el tipo (lo dejas en blanco), sí se eliminarán todos los rangos.

¿Los intereses se cobran automáticamente o debo hacer algo manualmente?

El cálculo es automático pero la factura debe generarse de manera manual. Una vez configurado todo correctamente (los "3 SÍ" de la Sección 9), nuby calculará los intereses cada vez que una factura supere su fecha de vencimiento, pero el usuario deberá generar la factura manualmente para los intereses calculados o automáticamente al generar el recibo de caja de la factura incluyendo los intereses.

¿Qué pasa si desactivo los intereses de un contrato que ya tiene cobros registrados?

Los intereses ya cobrados y registrados se mantienen intactos. La desactivación solo afecta los cálculos futuros; no modifica ni revierte los cobros históricos.

¿Puedo usar el mismo concepto de interés para todos los contratos?

Sí. El concepto de "Interés por Mora" es global y se comparte entre todos los contratos. Solo necesitas uno correctamente configurado con la categoría "Interés por mora" y nivel de acceso "General".

¿El porcentaje que configuro es mensual o anual?

Depende del tipo de interés:

• Interés Completo → El porcentaje es mensual. El sistema valida que no supere Tasa de Usura ÷ 12.

• Interés Prorrateado → El porcentaje es diario. El sistema valida que no supere (Tasa de Usura ÷ 12) ÷ 30. Si deseas cobrar el equivalente a un 2% mensual, debes ingresar 2 ÷ 30 ≈ 0.067% como tasa diaria.

La Tasa Límite de Usura siempre se configura como anual en Herramientas > Configuraciones > Facturación.

La herramienta "Cambiar Valor del Canon" permite ajustar el valor del arriendo mensual de un contrato sin necesidad de terminarlo ni crear uno nuevo. El nuevo valor queda registrado como la referencia del contrato y el sistema recalcula automáticamente los cobros futuros (canon y comisión) desde la fecha que tú indiques.

🔹 ¿Cuándo necesitas cambiar el canon?

• Ajuste anual por IPC → Cuando el contrato cumple el año y el canon debe incrementarse según el índice de precios al consumidor.

• Acuerdos entre las partes → Cuando inquilino y propietario pactan un nuevo valor del arriendo.

• Corrección de un valor → Cuando el canon registrado no corresponde al valor pactado.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Administradores de cartera → Para aplicar incrementos de canon de forma controlada.

• Asesores inmobiliarios → Para registrar acuerdos de reajuste con propietarios e inquilinos.

• Contabilidad y tesorería → Para entender cómo se recalcula la facturación y la comisión después del cambio.

Nota: Esta herramienta aplica al contrato principal y a todos sus subcontratos (por ejemplo, cuando un contrato tiene varios inquilinos o propietarios vinculados). Para cada subcontrato podrás indicar su propio valor.

Antes de realizar un cambio de canon, verifica los siguientes puntos:

📌 El contrato debe estar creado

Solo puedes cambiar el canon de contratos que ya existen en el sistema. Si necesitas registrar un contrato nuevo, consulta la guía ¿Cómo crear un contrato de arrendamiento (Básico)? al final de este documento.

📌 Conoce las fechas del contrato

El formulario te mostrará la fecha de inicio y la fecha final del contrato. La fecha en la que el nuevo valor empieza a regir (campo "Afectar a partir de") debe estar comprendida dentro de ese rango; de lo contrario el sistema no permitirá guardar.

📌 Revisa si hay meses ya contabilizados

Por defecto, el sistema solo modificará el valor del canon para los meses en los cuales no se ha contabilizado ningún movimiento. Los meses que ya tienen movimientos contables se conservan intactos, salvo que marques la opción "Afectar Periodos Parcialmente Contabilizados".

Importante: Si un mes ya fue facturado o contabilizado, el cambio de canon no altera retroactivamente esos documentos. El nuevo valor se aplica a partir de la fecha indicada hacia adelante.

📌 Permisos de usuario

Tu perfil de usuario debe tener permisos para modificar contratos. Si el botón "Cambiar Valor del Canon" no aparece en la lista de contratos, contacta al administrador del sistema.

📂 Paso 1. Ingresa al módulo de Contratos

1. En el menú principal, haz clic en "Contratos".

2. En el submenú lateral, selecciona nuevamente "Contratos". Verás la lista de todos los contratos de arrendamiento.

🔎 Paso 2. Ubica el contrato

Utiliza los filtros de la lista (consecutivo, propiedad, propietario, inquilino, estado, fechas) para encontrar el contrato al que deseas cambiarle el canon.

✅ Paso 3. Selecciona el contrato

Haz clic en la casilla circular (selección) ubicada al lado izquierdo de la fila del contrato. Al seleccionarlo, en la barra de acciones superior se habilitan los botones de gestión.

💲 Paso 4. Abre la herramienta

En la barra de acciones, haz clic en el botón "Cambiar Valor del Canon" (identificado con el ícono de moneda 💲). Se abrirá una ventana emergente con el formulario de cambio.

Tip: También puedes acceder directamente con la URL del contrato: contratos.php?contrato_id=###&cambiar_canon=true, reemplazando ### por el número del contrato.

Al abrir la ventana emergente verás el título "Cambiar Canon del Contrato # {consecutivo}" con las instrucciones de la herramienta y los siguientes campos:

🔹 Validaciones del formulario

• Si haces clic en "Cambiar" sin ingresar una fecha de aplicación, el sistema muestra el mensaje: "Debe ingresar una fecha de aplicación."

• Si la fecha está por fuera del rango del contrato, el sistema muestra: "La fecha de aplicación debe estar comprendida entre la fecha de inicio del contrato y la fecha de finalización."

📝 Paso 1. Digita el nuevo valor del contrato principal

En el campo "Nuevo Valor" escribe el monto total del canon con el incremento ya aplicado.

👥 Paso 2. Ajusta el valor de cada subcontrato

Si el contrato tiene subcontratos, verás una fila por cada uno con el nombre del inquilino y del propietario. Digita el nuevo valor que aplicará para cada relación.

📅 Paso 3. Indica desde cuándo aplica el cambio

En el campo "Afectar a partir de" selecciona la fecha exacta en la que el nuevo valor entra en vigencia. Esta fecha debe estar dentro del rango de fechas del contrato.

⚙️ Paso 4. Decide las opciones adicionales

• Afectar Periodos Parcialmente Contabilizados → Marca esta casilla solo si necesitas que el sistema ajuste también meses que ya tienen movimientos contables, desde la fecha indicada.

• Afectar el Valor de Arriendo de la Propiedad → Se recomienda marcar esta opción para que el módulo de Propiedades se actualice automáticamente con el nuevo precio comercial.

✅ Paso 5. Guarda el cambio

Haz clic en el botón "Cambiar". El sistema procesará la solicitud y, si todo es correcto, te devolverá a la lista de contratos donde podrás ver el nuevo valor en las columnas "Valor Canon" (por subcontrato) y "Canon Total" (del contrato principal).

Al hacer clic en "Cambiar", el sistema realiza las siguientes acciones de forma automática:

1. Actualiza el canon del contrato principal con el nuevo valor digitado.

2. Actualiza el canon de cada subcontrato con los valores digitados en cada fila.

3. Recalcula los movimientos del contrato desde la fecha de aplicación hasta la fecha final del contrato:

   • Los periodos sin movimientos contabilizados se actualizan con el nuevo valor.

   • Los periodos ya contabilizados se conservan intactos, a menos que hayas marcado la opción de afectar periodos parcialmente contabilizados.

4. Recalcula la comisión con base en el nuevo canon (según el porcentaje configurado en el contrato).

5. Registra el cambio en el historial del contrato, guardando la fecha del cambio, el valor anterior y la fecha de aplicación. Esto permite que los periodos anteriores al cambio conserven el canon anterior en sus documentos.

6. Actualiza el valor de arriendo de la propiedad en el módulo de Propiedades, si marcaste la opción correspondiente.

Resultado: Los cobros generados a partir de la fecha de aplicación usarán el nuevo valor, mientras que los periodos anteriores mantienen el valor que tenían al momento de facturarse.

Atención: Cambiar el canon afecta la facturación futura del contrato y los pagos a propietarios. Verifica siempre el nuevo valor y la fecha de aplicación antes de guardar, ya que la operación no se puede deshacer desde el formulario.

¿Qué pasa si ya se facturó el mes en el que quiero aplicar el cambio?

Si el periodo ya fue facturado o contabilizado, el sistema no lo modificará por defecto. El nuevo valor se aplicará a los periodos siguientes a la fecha indicada. Si necesitas ajustar también los periodos contabilizados, marca la casilla "Afectar Periodos Parcialmente Contabilizados" teniendo en cuenta el impacto contable.

¿Puedo cambiar el canon de un contrato terminado?

La herramienta está pensada para contratos vigentes. Si el contrato ya fue terminado, no tiene periodos futuros a los cuales aplicar el cambio.

¿Qué pasa con la comisión del contrato?

La comisión se recalcula automáticamente con el nuevo canon, aplicando el porcentaje de comisión configurado en el contrato.

¿Un contrato con varios inquilinos o propietarios cómo se maneja?

El formulario muestra una fila por cada subcontrato con el nombre de su inquilino y propietario. Debes indicar el nuevo valor para cada uno, según la participación acordada.

¿El cambio afecta el valor de arriendo de la propiedad?

Solo si marcas la casilla "Afectar el Valor de Arriendo de la Propiedad". Se recomienda marcarla para mantener actualizado el precio comercial de la propiedad en el módulo de Propiedades.

¿Dónde puedo verificar que el cambio quedó registrado?

Al guardar, el sistema te devuelve a la lista de contratos. Puedes verificar el nuevo valor en las columnas "Valor Canon" y "Canon Total". El cambio también queda registrado en el historial de actualizaciones del contrato.

Para cambiar el valor del canon de un contrato:

1. Ve a Contratos > Contratos.

2. Ubica el contrato con los filtros de la lista y selecciona la casilla circular de su fila.

3. Haz clic en el botón "Cambiar Valor del Canon" (ícono de moneda) en la barra de acciones superior.

4. Digita el nuevo valor del contrato y de cada subcontrato.

5. Selecciona la fecha desde la cual aplica el nuevo valor (dentro del rango del contrato).

6. Opcionalmente marca "Afectar Periodos Parcialmente Contabilizados" y "Afectar el Valor de Arriendo de la Propiedad".

7. Haz clic en "Cambiar" y verifica el nuevo valor en la lista de contratos. ¡Listo!

El Calculador de Servicios Públicos es una herramienta del módulo de Contratos que permite preparar la liquidación de servicios públicos de un contrato de arrendamiento. Su función principal es calcular, día a día, qué parte de cada factura de servicio debe pagar el inquilino y qué parte debe pagar el propietario, teniendo en cuenta las fechas del contrato.

🔹 ¿Qué puedes hacer con el calculador?

• Seleccionar el contrato para el cual vas a liquidar los servicios.

• Registrar el valor de hasta 9 servicios con su periodo de cobro (fecha inicial y fecha final).

• Agregar otros cargos adicionales y elegir a quién se le cargan (inquilino o propietario).

• Calcular automáticamente los días y valores que corresponden a cada parte, según la fecha de cartera del contrato y su fecha de finalización.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Personal administrativo y de cartera → Para liquidar los servicios públicos de los contratos que administran.

• Contabilidad y tesorería → Para entender cómo se reparte el valor de los servicios entre inquilino y propietario antes de registrar los pagos.

• Gerencia → Para conocer el proceso de liquidación de servicios del sistema.

Nota: El calculador prepara la liquidación. Después de calcular, el siguiente paso es grabar la liquidación en la ventana que se abre al hacer clic en el botón de guardar, donde se indica la fecha de aplicación y qué parte pagó los servicios.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Ve al módulo de Contratos

1. En el menú principal, busca y haz clic en "Contratos".

2. En el menú lateral del módulo, ubica la opción "Calculador de Servicios Públicos".

Nota: En el panel lateral derecho de nuby también encontrarás la sección "Guías y Tutoriales" con documentación contextual sobre la pantalla que estás viendo, y el enlace "Ver toda la documentación" que te lleva al centro de ayuda de nuby.

📌 Paso 3. Reconoce la pantalla

Al ingresar verás la pantalla del calculador con los siguientes elementos:

• Botón "Listado de Servicios" → En la parte superior derecha, para consultar las liquidaciones ya registradas.

• Sección "Buscar Contrato" → Para seleccionar el contrato a liquidar.

• Sección "Otros Cargos" → Para agregar cargos adicionales a la liquidación.

• Tabla de conceptos de servicios → Con 9 filas de servicios (Energía, Acueducto, Saneamiento, Televisión, Internet, Teléfono, Gas, Otras Entidades y Servicios Vencidos), cada una con su periodo de cobro y valor.

• Botón "Calcular" → Para ejecutar el cálculo de la liquidación.

Tip: Para poder calcular servicios públicos necesitas haber creado previamente el contrato y que este tenga definidas sus fechas de inicio, fin y fecha de cartera.

Antes de usar el calculador, verifica que cuentas con lo siguiente:

📌 Requisito 1. Un contrato creado

El contrato debe existir en el sistema y contar con:

• Inquilino y propietario asociados → Son quienes recibirán la parte que les corresponda de la liquidación.

• Propiedad asociada → La dirección se mostrará junto a la información del contrato.

• Fecha de inicio, fecha de fin y fecha de cartera → Se usan para repartir los días entre las dos partes.

📌 Requisito 2. Las facturas de los servicios

Ten a la mano el valor de cada servicio que vas a liquidar y el periodo que cubre (fecha inicial y fecha final de cobro), por ejemplo: "Energía del 1 al 30 de abril por $120.000".

📌 Requisito 3. Permisos en el sistema

• Necesitas permisos de visualización en el módulo de Contratos para ver el calculador.

• Necesitas permisos de edición para calcular y registrar liquidaciones.

Importante: Si no tienes acceso al módulo, solicita al usuario administrador de tu sistema que te otorgue los permisos necesarios.

🔍 Paso 1. Haz clic en "Buscar Contrato"

1. En la parte superior de la pantalla, haz clic en el enlace "Buscar Contrato".

2. Se abrirá la ventana "Seleccione Contrato" con la lista de contratos del sistema.

📋 Paso 2. Encuentra el contrato en la lista

La ventana muestra una tabla con las columnas: Consecutivo, Propiedad, Propietario, Inquilino, Valor Canon, Periodicidad, Fecha Inicio y Fecha Fin.

• Buscar texto → Usa el cuadro de búsqueda "Buscar:" para encontrar un contrato escribiendo cualquier dato (número, dirección, nombre, etc.).

• Mostrar filtros → Si no ves los filtros, haz clic en el botón "Mostrar/Ocultar Filtros" para desplegarlos y filtrar con más precisión.

• Paginación → La lista se muestra por páginas (10 registros por defecto). Usa los números o los botones "Anterior" y "Siguiente" para recorrerla, o cambia la cantidad de registros por página.

✅ Paso 3. Selecciona el contrato

1. Haz clic en la casilla circular (radio) que se encuentra al costado izquierdo del contrato deseado.

2. Haz clic en el ícono de "Seleccionar" para cargar el contrato en el calculador.

📄 Paso 4. Verifica la información del contrato

Al seleccionar el contrato, nuby muestra un resumen con la información principal:

• Contrato → Número de contrato (consecutivo y detalle).

• Propiedad → Código y dirección del inmueble.

• Valor Canon → Valor del arriendo del contrato.

• Fecha Inicio → Fecha de inicio del contrato.

• Fecha Fin → Fecha de finalización del contrato.

• Fecha Cartera → Fecha desde la cual se empiezan a cobrar los conceptos al inquilino.

⚠️ Paso 5. Ten en cuenta si el contrato está terminado

Si el contrato se encuentra terminado, nuby lo indica con el mensaje "Contrato terminado..." y muestra una nota de ayuda:

• Fecha de corte → La fecha de corte de los servicios públicos se toma a partir de la fecha de terminación del contrato, siempre y cuando esta fecha esté dentro del rango seleccionado para el cálculo.

Nota: En la parte superior de la pantalla también se recuerda: "Al seleccionar un contrato terminado la fecha de corte de los servicios públicos se tomará a partir de la fecha de terminación asignada".

En la tabla de conceptos encontrarás 9 filas con los servicios disponibles. Cada fila tiene tres elementos:

🔹 Servicios disponibles:

• Energía → Servicio de energía eléctrica.

• Acueducto → Servicio de agua.

• Saneamiento → Servicio de alcantarillado y saneamiento básico.

• Televisión → Servicio de televisión por suscripción.

• Internet → Servicio de conexión a internet.

• Teléfono → Servicio de telefonía fija.

• Gas → Servicio de gas domiciliario.

• Otras Entidades → Cualquier otro servicio que no esté en la lista.

• Servicios Vencidos → Para registrar valores de servicios de periodos anteriores que quedaron pendientes.

📝 Paso 1. Revisa el periodo de cada servicio

En la columna "Fecha de Cobro" de cada servicio verás dos campos de fecha que vienen precargados con la fecha de hoy. Cámbialos por la fecha inicial y la fecha final del periodo que cubre la factura del servicio.

💰 Paso 2. Ingresa el valor de cada servicio

En la columna "Valor" escribe el valor de la factura en el formato de moneda del sistema.

Recomendación: Solo diligencia los servicios que realmente vas a liquidar. Los servicios que no tengan valor no se incluyen en los totales de la liquidación (aunque el sistema calcula sus días de todas formas).

Además de los 9 servicios, puedes agregar otros cargos que no estén en la lista, por ejemplo: una cuota de administración extraordinaria o un ajuste acordado entre las partes.

➕ Paso 1. Diligencia el nuevo cargo

En la sección "Otros Cargos" completa los tres campos:

• Concepto → Nombre del cargo, por ejemplo: "Cuota de administración".

• Cargar a → Indica a quién se le carga el valor: Inquilino o Propietario.

• Valor → Valor del cargo.

✅ Paso 2. Agrega el cargo a la tabla

1. Haz clic en el botón "Agregar".

2. El cargo aparecerá en la tabla de otros cargos con su concepto, a quién se carga y su valor.

Importante: Para poder agregar el cargo debes escribir un concepto, indicar a quién se carga y escribir un valor mayor a cero. De lo contrario, nuby te lo recordará antes de agregarlo.

🗑️ Paso 3. Elimina un cargo si te equivocaste

En la fila del cargo, haz clic en el ícono de restar (menos) para quitarlo de la liquidación.

Nota: Cuando agregas otros cargos, el "Total con otros cargos" se actualiza al presionar nuevamente el botón "Calcular".

🧮 Paso 1. Haz clic en "Calcular"

1. Verifica que seleccionaste el contrato y que diligenciaste las fechas y valores de los servicios.

2. Haz clic en el botón "Calcular".

Si no seleccionaste un contrato, nuby mostrará el mensaje: "Debe seleccionar un contrato para calcular servicios públicos".

📊 Paso 2. Revisa el resultado del cálculo

Después de calcular, la tabla de conceptos mostrará para cada servicio las columnas de resultado:

• Días Facturados → Total de días del periodo de cobro del servicio.

• Días Inquilino → Días del periodo que le corresponden al inquilino.

• Valor Inquilino → Valor proporcional que paga el inquilino.

• Días Propietario → Días del periodo que le corresponden al propietario.

• Valor Propietario → Valor proporcional que paga el propietario.

🔢 Paso 3. Revisa los totales

En la parte inferior de la tabla nuby muestra:

• Total sin otros cargos → Suma del valor de todos los servicios.

• Total con otros cargos → Suma de los servicios más los otros cargos agregados.

• Valor total del inquilino → Suma de los valores que paga el inquilino.

• Valor total del propietario → Suma de los valores que paga el propietario.

¡Listo! Con el cálculo realizado, ya puedes grabar la liquidación. Haz clic en el botón de guardar (ícono de disquete) que aparece junto a los totales.

nuby reparte automáticamente el valor de cada servicio de forma proporcional a los días. Para decidir cuántos días le corresponden a cada parte, el sistema usa la fecha de cartera del contrato (cuando el inquilino empieza a pagar) y la fecha de finalización del contrato.

¿Por qué es necesario este reparto? Es común que la factura de un servicio llegue cuando el inquilino lleva menos de un mes habitando la propiedad. En ese caso, al inquilino solo le corresponde pagar los días que lleva en el inmueble, y al propietario le corresponde pagar la parte del tiempo en que la propiedad estuvo deshabitada.

🔹 Casos de reparto:

Ejemplo: Si un servicio vale $300.000 y cubre 30 días, pero al inquilino solo le corresponden 10 días del periodo, nuby le cargará al inquilino aproximadamente $100.000 y al propietario los $200.000 restantes.

Cuando el cálculo sea correcto, el siguiente paso es grabar la liquidación. Para ello:

💾 Paso 1. Haz clic en el botón de guardar

Junto a los totales de la tabla verás el ícono de guardar (disquete). Haz clic sobre él.

Tip: El botón de guardar aparece cuando el calculador tiene un valor total mayor a cero. Si no lo ves, verifica que hayas ingresado los valores y presionado "Calcular".

📋 Paso 2. Completa los datos en la ventana de grabación

Se abrirá la ventana "Grabar liquidación de servicios públicos" donde debes confirmar:

• Información del contrato → Número de contrato, propiedad, propietario e inquilino.

• Fecha de aplicación → La fecha para la que aplica esta liquidación. Debe estar dentro del periodo del contrato.

• Valor total → Se muestra la suma del valor del inquilino y del propietario.

• Qué parte pagó los servicios → Indica quién pagó la factura. Las opciones son: Inquilino, Propietario, Inmobiliaria, Inmobiliaria e Inquilino o Inmobiliaria y Propietario.

✅ Paso 3. Guarda la liquidación

Haz clic en el botón "Guardar Liquidación" para registrar la liquidación en el sistema.

Si deseas aprender más sobre la grabación de la liquidación, consulta la guía "Grabar liquidación de servicios públicos" del módulo de Contratos.

¿Es obligatorio diligenciar los 9 servicios?

No. Solo debes diligenciar los servicios que realmente vas a liquidar. Los que no tengan valor ni fechas no se incluyen en la liquidación.

¿Puedo cambiar el nombre de un concepto?

Sí. Los nombres vienen precargados (Energía, Acueducto, etc.) pero puedes editarlos directamente en la tabla si necesitas un nombre más descriptivo.

¿Qué pasa si el periodo del servicio está antes de la fecha de cartera del contrato?

El valor completo se carga al propietario, porque ese periodo no le corresponde al inquilino.

¿Qué pasa si el periodo del servicio es posterior a la fecha de terminación del contrato?

El valor completo se carga al propietario, ya que el contrato ya no estaba vigente en ese periodo.

¿Qué significa la fecha de corte en un contrato terminado?

Es la fecha de terminación del contrato. Si esa fecha cae dentro del periodo del servicio, nuby la usa como límite para calcular los días que le corresponden al inquilino.

¿Puedo guardar la liquidación directamente desde el calculador?

No. El calculador solo prepara y calcula la liquidación. Para guardarla debes abrir la ventana de grabación con el botón de guardar (ícono de disquete) que aparece junto a los totales.

¿Por qué las fechas de los servicios vienen con la fecha de hoy?

Los campos de fecha de cobro se cargan con la fecha actual por comodidad, pero debes ajustarlos al periodo real que cubre cada factura para que el reparto de días sea correcto.

Agregué otros cargos pero los totales no cambiaron. ¿Qué hago?

Presiona nuevamente el botón "Calcular". El total con otros cargos se actualiza al recalcular la liquidación.

Para calcular los servicios públicos de un contrato, sigue estos pasos:

1. Ve a Contratos > Calculador de Servicios Públicos.

2. Haz clic en "Buscar Contrato" y selecciona el contrato.

3. Verifica la información del contrato (fechas y fecha de cartera).

4. Diligencia la fecha de cobro y el valor de cada servicio.

5. Si aplica, agrega otros cargos indicando a quién se cargan.

6. Haz clic en "Calcular".

7. Revisa los días y valores de cada parte y los totales.

8. Haz clic en el botón de guardar para grabar la liquidación.

9. ¡Listo! La liquidación quedó registrada y puedes verla en el Listado de Servicios.

🔹 Reglas clave:

Los otros cargos son valores adicionales que puedes incluir en la liquidación de servicios públicos de un contrato, fuera de los 9 servicios predefinidos (Energía, Acueducto, Saneamiento, Televisión, Internet, Teléfono, Gas, Otras Entidades y Servicios Vencidos).

🔹 ¿Para qué sirven?

• Registrar cobros extraordinarios → Por ejemplo: una cuota de administración, un ajuste de servicios o un valor acordado entre las partes.

• Asignar el cargo a una sola parte → A diferencia de los servicios, que se reparten por días, cada cargo se asigna completo al inquilino o al propietario, según lo que elijas.

• Incluirlos en la liquidación final → Los cargos se suman al total de la liquidación y aparecen en el documento que se guarda y se puede imprimir.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Personal administrativo y de cartera → Para liquidar cargos adicionales en los contratos que administran.

• Contabilidad y tesorería → Para entender qué valores se suman a la liquidación y a qué parte se le cobran.

• Gerencia → Para conocer las opciones de la liquidación de servicios del sistema.

Nota: Los otros cargos se agregan dentro del Calculador de Servicios Públicos. Si aún no conoces el calculador, consulta la guía "¿Cómo calcular los servicios públicos de un contrato en nuby?".

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Ve al Calculador de Servicios Públicos

1. En el menú principal, haz clic en "Contratos".

2. En el menú lateral del módulo, haz clic en "Calculador de Servicios Públicos".

📌 Paso 3. Ubica la sección "Otros Cargos"

La sección "Otros Cargos" se encuentra en la parte superior de la pantalla del calculador, al lado derecho de la búsqueda de contrato. Contiene una tabla con las columnas:

• Concepto → Campo de texto para escribir el nombre del cargo.

• Cargar a → Selector para indicar quién asume el cargo: Inquilino o Propietario.

• Valor → Campo de moneda con el valor del cargo (inicia en $0.00).

• Agregar → Botón para añadir el cargo a la tabla.

Tip: Los otros cargos se pueden agregar con o sin contrato seleccionado, pero el contrato debe estar cargado para que el cálculo y la grabación de la liquidación funcionen correctamente.

📝 Paso 1. Escribe el nombre del cargo

En el campo "Concepto" escribe el nombre del cargo, por ejemplo: "Cuota de administración", "Ajuste de servicios" o "Arreglos locativos".

👤 Paso 2. Indica a quién se carga

En el selector "Cargar a" elige quién asume el valor:

• Inquilino → El valor se suma al total que paga el inquilino.

• Propietario → El valor se suma al total que paga el propietario.

💰 Paso 3. Escribe el valor del cargo

En el campo "Valor" escribe el monto del cargo. El sistema lo muestra en el formato de moneda configurado.

✅ Paso 4. Agrega el cargo a la tabla

1. Haz clic en el botón "Agregar".

2. El cargo aparecerá en la tabla de otros cargos con su concepto, a quién se carga y su valor formateado.

¡Listo! Puedes repetir los pasos para agregar todos los cargos que necesites. Cada cargo se agrega como una fila nueva en la tabla.

Ejemplo: Si agregas el cargo "Arreglos" por $50.000 y lo cargas al Propietario, la tabla mostrará la fila "Arreglos | Propietario | $50,000.00" y ese valor se sumará al total del propietario.

Antes de agregar un cargo, nuby valida que la información esté completa. Si falta algún dato, el sistema lo indica con un mensaje y el cargo no se agrega:

Importante: El valor del cargo debe ser mayor a cero. No es posible agregar cargos con valor $0.

Nota: Estos mensajes aparecen como avisos en pantalla. Presiona "Aceptar" para cerrarlos, corrige el dato indicado e intenta agregar nuevamente.

Cuando agregas otros cargos, estos se tienen en cuenta al calcular la liquidación. En la fila de totales del calculador verás:

• Total sin otros cargos → La suma de los valores de los servicios públicos.

• Total con otros cargos → La suma de los servicios más los otros cargos agregados.

• Valor total del inquilino → Incluye la parte de servicios que le corresponde más los cargos cargados a Inquilino.

• Valor total del propietario → Incluye la parte de servicios que le corresponde más los cargos cargados a Propietario.

Importante: El "Total con otros cargos" se actualiza al presionar el botón "Calcular". Si agregas o eliminas cargos después de calcular, presiona "Calcular" nuevamente para que los totales se actualicen.

Ejemplo verificado: Si el servicio de Energía vale $150.000 (100% para el inquilino) y agregas un cargo de $50.000 para el propietario, al calcular nuby muestra: Total sin otros cargos $150.000, Total con otros cargos $200.000, Valor inquilino $150.000 y Valor propietario $50.000.

Si te equivocaste o ya no necesitas un cargo, puedes eliminarlo de la tabla:

🗑️ Paso 1. Haz clic en el ícono de eliminar

En la fila del cargo que deseas quitar, haz clic en el ícono de restar (menos) que se encuentra al final de la fila.

✅ Paso 2. Confirma la eliminación

nuby te preguntará: "Realmente desea eliminar este registro?".

• Si haces clic en "Aceptar", el cargo se elimina de la tabla.

• Si haces clic en "Cancelar", el cargo se mantiene.

Tip: Después de eliminar un cargo, presiona "Calcular" para que los totales de la liquidación se actualicen sin el valor eliminado.

Los otros cargos forman parte de la liquidación. Cuando guardas la liquidación (con el botón de guardar y la ventana "Grabar liquidación de servicios públicos"), los cargos se guardan junto con los servicios.

Al consultar o imprimir la liquidación guardada, verás una sección "Otros Cargos" con las columnas:

• Concepto → El nombre del cargo que escribiste.

• Cargado a → Si el cargo fue asignado al inquilino o al propietario.

• Valor → El valor del cargo.

Nota: Los cargos también se incluyen en los totales del documento impreso: el total de la liquidación considera tanto los servicios como los otros cargos.

¿Puedo agregar varios otros cargos en la misma liquidación?

Sí. Puedes agregar todos los cargos que necesites. Cada uno aparece como una fila en la tabla de otros cargos y todos se suman a los totales.

¿Los otros cargos se reparten por días como los servicios?

No. A diferencia de los servicios públicos, que se reparten proporcionalmente a los días, los otros cargos se asignan completos a la parte que elijas (inquilino o propietario).

¿Puedo agregar un cargo con valor $0?

No. nuby valida que el valor del concepto sea mayor a 0. Si intentas agregar un cargo sin valor, verás el mensaje "Debe digitar un valor para el concepto mayor a 0".

Agregué un cargo pero los totales no cambiaron. ¿Qué hago?

Presiona el botón "Calcular". El "Total con otros cargos" y los totales por parte se actualizan al recalcular la liquidación.

¿Los otros cargos se guardan con la liquidación?

Sí. Al guardar la liquidación, los otros cargos quedan registrados y aparecen en el documento de la liquidación guardada y en su impresión, en la sección "Otros Cargos".

¿Necesito un contrato seleccionado para agregar otros cargos?

Puedes escribir los cargos en cualquier momento, pero para que formen parte del cálculo y de la liquidación debes tener seleccionado el contrato y presionar "Calcular".

Para agregar otros cargos a una liquidación de servicios públicos, sigue estos pasos:

1. Ve a Contratos > Calculador de Servicios Públicos.

2. En la sección "Otros Cargos", escribe el Concepto.

3. Selecciona en "Cargar a" si el cargo lo paga el Inquilino o el Propietario.

4. Escribe el Valor del cargo (mayor a cero).

5. Haz clic en "Agregar".

6. Repite los pasos si necesitas más cargos.

7. Presiona "Calcular" para actualizar los totales.

8. Guarda la liquidación con el botón de guardar (disquete).

9. ¡Listo! Los cargos quedaron incluidos en la liquidación.

🔹 Reglas clave:

La grabación de la liquidación es el paso final del calculador de servicios públicos. Es una ventana que se abre desde el calculador y en la que confirmas los datos de la liquidación antes de que quede registrada en el sistema.

🔹 ¿Qué logras al guardar la liquidación?

• Registrar los saldos en el contrato → nuby crea los movimientos correspondientes para el inquilino y el propietario según la parte que haya pagado los servicios.

• Definir el estado de la liquidación → La liquidación queda con un estado que indica qué pago falta (propietario, inquilino o ambas partes).

• Dejar la liquidación en el listado → Podrás consultarla, imprimirla y registrar su pago desde el Listado de Servicios.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Personal administrativo y de cartera → Para registrar las liquidaciones de los contratos.

• Contabilidad y tesorería → Para entender los movimientos y estados que genera cada opción de pago.

• Gerencia → Para conocer el proceso de liquidación de servicios.

Nota: Antes de grabar la liquidación debes calcular los servicios públicos en el calculador. Consulta la guía "¿Cómo calcular los servicios públicos de un contrato en nuby?" si aún no lo has hecho.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Ve al Calculador de Servicios Públicos

1. En el menú principal, haz clic en "Contratos".

2. En el menú lateral, haz clic en "Calculador de Servicios Públicos".

🧮 Paso 3. Calcula la liquidación

1. Selecciona el contrato con el botón "Buscar Contrato".

2. Diligencia las fechas y valores de los servicios que vas a liquidar.

3. Haz clic en "Calcular".

💾 Paso 4. Abre la ventana de grabación

Cuando el calculador tenga un valor total mayor a cero, junto a los totales aparecerá el botón de guardar (ícono de disquete). Haz clic sobre él.

Importante: El botón de guardar solo aparece cuando el calculador tiene un valor total mayor a cero. Si no lo ves, verifica que hayas ingresado valores y presionado "Calcular".

¡Listo! Se abrirá la ventana "Grabar liquidación de servicios públicos".

En la parte superior de la ventana, nuby muestra la información del contrato seleccionado:

• Contrato → Número de contrato (consecutivo y detalle).

• Propiedad → Dirección del inmueble.

• Propietario → Nombre del propietario del inmueble.

• Inquilino → Nombre del inquilino del contrato.

Nota: Esta información es de consulta. Verifícala antes de guardar para asegurarte de que estás grabando la liquidación del contrato correcto.

La ventana "Grabar liquidación de servicios públicos" tiene los siguientes campos:

Importante: Para poder guardar la liquidación, debe existir un valor mayor a cero tanto para el inquilino como para el propietario. Si una de las partes quedó en cero en el cálculo, nuby no permitirá guardar la liquidación.

Esta opción es la más importante de la ventana, porque define quién pagó la factura de los servicios y qué saldos se registran en el contrato. Las opciones son:

Ejemplo: Si el inquilino pagó la factura, elige "Inquilino". nuby registrará el descuento al inquilino y el saldo a favor del propietario, y la liquidación quedará con estado "Falta pago del propietario".

Antes de guardar, nuby valida los datos de la ventana. Si algo no está correcto, te lo indica con un mensaje y la liquidación no se guarda:

Importante: Para contratos terminados, la fecha de aplicación se valida contra la fecha de terminación del contrato.

💾 Paso 1. Revisa los datos

Antes de guardar, verifica que la información del contrato, la fecha de aplicación, el valor total y la opción de "Qué parte pagó los servicios" sean los correctos.

✅ Paso 2. Haz clic en "Guardar Liquidación"

Al hacer clic, nuby procesa la liquidación y:

1. Registra los saldos en el contrato → Crea los movimientos de descuento y cobro según la parte que pagó los servicios.

2. Define el estado de la liquidación → Según la opción elegida (ver sección 5).

3. Muestra el mensaje "Se registraron correctamente los servicios".

4. Cierra la ventana automáticamente y te devuelve al calculador.

📋 Paso 3. Verifica la liquidación en el Listado

Para confirmar que la liquidación quedó guardada:

1. Haz clic en el botón "Listado de Servicios" (parte superior derecha del calculador).

2. Busca la liquidación por contrato, inquilino, propietario, estado o fecha.

3. Desde el listado podrás ver la liquidación (imprimirla) y, cuando aplique, registrar el pago de la inmobiliaria.

Atención: Si al guardar recibes un mensaje de error, la liquidación no quedó registrada. Corrige el dato indicado en el mensaje e intenta nuevamente. Si el error persiste, contacta al administrador de tu sistema.

¿Puedo guardar la liquidación sin seleccionar "Qué parte pagó los servicios"?

No. El campo es obligatorio. nuby no permite guardar la liquidación sin indicar quién pagó los servicios.

¿Qué pasa si todo el valor de la liquidación le corresponde a una sola parte?

nuby pide que exista un valor mayor a cero para ambas partes (inquilino y propietario) antes de guardar. Si una parte quedó en cero, verás el mensaje "Debe haber un valor del propietario (o del inquilino) mayor a 0". Revisa las fechas de cobro de los servicios en el calculador para que el reparto incluya días para las dos partes.

¿Puedo elegir cualquier fecha de aplicación?

No. La fecha de aplicación debe estar entre la fecha de inicio y la fecha de fin del contrato (para contratos terminados, entre el inicio y la fecha de terminación).

¿Dónde queda la liquidación después de guardarla?

En el Listado de Servicios, dentro del módulo de Contratos. Allí puedes consultarla, imprimirla (PDF o Excel) y registrar su pago.

¿Puedo modificar la liquidación después de guardarla?

La liquidación guardada se consulta y se imprime desde el Listado de Servicios. Para cambios en los valores, consulta con tu administrador el procedimiento de ajuste correspondiente.

¿Qué significa el estado de la liquidación?

El estado indica qué pago falta:

• Falta pago del propietario → El inquilino (o la inmobiliaria junto al inquilino) pagó los servicios.

• Falta pago del inquilino → El propietario (o la inmobiliaria junto al propietario) pagó los servicios.

• Falta pago de ambas partes → La inmobiliaria pagó los servicios.

• Pago Total → Las dos partes pagaron su parte.

Para grabar la liquidación de servicios públicos, sigue estos pasos:

1. Ve a Contratos > Calculador de Servicios Públicos.

2. Selecciona el contrato y calcula los servicios con sus fechas y valores.

3. Haz clic en el botón de guardar (disquete) junto a los totales.

4. Verifica la información del contrato en la ventana.

5. Selecciona la fecha de aplicación (dentro del periodo del contrato).

6. Elige "Qué parte pagó los servicios".

7. Haz clic en "Guardar Liquidación".

8. Verifica la liquidación en el Listado de Servicios.

9. ¡Listo! La liquidación quedó registrada y lista para su seguimiento y pago.

🔹 Reglas clave:

El Listado de Servicios (llamado "Listado de Liquidaciones de Servicios Públicos" en el módulo de Informes) es la pantalla del módulo de Contratos donde se consultan las liquidaciones de servicios públicos que se han guardado con el calculador.

🔹 ¿Qué puedes hacer desde el listado?

• Consultar las liquidaciones → Con todos sus datos: contrato, inquilino, propietario, estado, valor y fechas.

• Buscar y filtrar → Por inquilino, propietario, estado, fecha o cualquier texto.

• Ver e imprimir una liquidación → Abre el documento de la liquidación y permite exportarlo a PDF o Excel.

• Exportar el listado → A Copiar, CSV, Excel, PDF o imprimir.

• Registrar el pago de la inmobiliaria → Cuando la inmobiliaria pagó los servicios de una liquidación.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Personal administrativo y de cartera → Para el seguimiento de las liquidaciones y sus pagos.

• Contabilidad y tesorería → Para consultar liquidaciones, estados y valores.

• Gerencia → Para revisar el estado general de los servicios de los contratos.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Ve al Calculador de Servicios Públicos

1. En el menú principal, haz clic en "Contratos".

2. En el menú lateral, haz clic en "Calculador de Servicios Públicos".

📋 Paso 3. Abre el listado

1. En la parte superior derecha del calculador, haz clic en el botón "Listado de Servicios".

2. También puedes abrirlo directamente desde el menú lateral si la opción está disponible en tu instalación.

Tip: Para regresar al calculador desde el listado, haz clic en el botón "Volver" en la parte superior derecha.

El listado muestra una tabla con las siguientes columnas:

Nota: Puedes ordenar la tabla haciendo clic en el encabezado de cada columna (se alterna entre ascendente y descendente).

El estado indica qué pago de la liquidación está pendiente. Cada estado se muestra con una etiqueta de color para identificarlo rápidamente:

Tip: Puedes filtrar el listado por estado usando el filtro "Estado" del listado (ver sección 5).

El listado incluye varias herramientas para encontrar rápidamente las liquidaciones que necesitas:

🔍 Búsqueda general

En el cuadro "Buscar:" escribe cualquier texto (número de liquidación, documento, nombre, dirección, etc.) y la tabla se filtra al instante.

📌 Filtros por columna

Haz clic en el botón "Mostrar/Ocultar Filtros" para desplegar los filtros de cada columna. Entre ellos:

• Inquilino y Propietario → Selectores de búsqueda por documento y nombre del tercero.

• Estado → Selector con los estados de las liquidaciones (ej: "Falta pago del propietario", "Pago Total").

• Creado por → Selector con los usuarios del sistema.

• Fechas → Rangos de fechas para la fecha de registro y la fecha de creación.

🧹 Limpiar filtros

Para quitar todos los filtros aplicados, haz clic en "Limpiar Filtros".

📄 Paginación

El listado muestra 10 registros por página. Puedes cambiar la cantidad con el selector "Mostrar registros por página" (10, 25, 50, 100 o Todo) y navegar con los botones "Anterior" y "Siguiente".

¡Listo! Con los filtros puedes ubicar cualquier liquidación de forma rápida.

En la parte superior de la tabla hay botones para exportar el listado completo (con los filtros aplicados):

Tip: Si primero aplicas los filtros, la exportación incluye solo las liquidaciones que quedaron visibles en la tabla.

Para consultar el detalle de una liquidación:

👁️ Paso 1. Selecciona la liquidación

En la fila de la liquidación, haz clic en la casilla circular (radio) del costado izquierdo para seleccionarla. También puedes hacer clic sobre el número de consecutivo.

📄 Paso 2. Abre la liquidación

Haz clic en el botón "Ver Liquidación" (ícono de ojo). Se abrirá el documento de la liquidación con:

• Encabezado → Logo de la entidad, dirección de la propiedad, propietario, inquilino y fecha de registro.

• Otros cargos → Si la liquidación tiene cargos adicionales.

• Detalle por concepto → Cada servicio con su periodo, valor, días facturados, días y valor del inquilino y del propietario.

• Totales → Total sin otros cargos, total con otros cargos, y totales por parte.

📤 Paso 3. Exporta la liquidación

En la parte superior del documento encontrarás los íconos de PDF y Excel para descargar la liquidación en el formato que necesites.

Nota: La liquidación guardada se consulta desde este listado; para modificarla contacta a tu administrador.

Cuando la inmobiliaria pagó los servicios de una liquidación (en el momento de grabarla se eligió la opción "Inmobiliaria", "Inmobiliaria e Inquilino" o "Inmobiliaria y Propietario"), el egreso correspondiente se registra desde este listado:

💲 Paso 1. Selecciona la liquidación

Haz clic en la casilla circular (radio) de la fila de la liquidación.

✅ Paso 2. Registra el pago

1. Haz clic en el botón "Registrar Pago de la Inmobiliaria" (ícono de círculo con moneda).

2. nuby te preguntará: "¿Realmente desea registrar el pago?".

3. Si confirmas, nuby genera el egreso por el pago de la inmobiliaria y marca la liquidación como pagada por esta parte.

Atención: Este proceso genera el documento contable del egreso de la inmobiliaria. Verifica que la liquidación sea la correcta antes de confirmar.

Nota: Al confirmar, el sistema muestra un mensaje con el valor del egreso generado, por ejemplo: "Se generó correctamente el egreso correspondiente al pago de la inmobiliaria por valor de $…".

¿Dónde queda la liquidación después de guardarla desde el calculador?

En este Listado de Servicios. Cada liquidación guardada aparece como una fila con su contrato, las partes, el estado, el valor y las fechas.

¿Cómo encuentro una liquidación específica?

Usa el cuadro de búsqueda "Buscar:" o los filtros de las columnas (inquilino, propietario, estado, creado por y fechas). Puedes combinar varios filtros.

¿Qué significa el color de la etiqueta del estado?

Cada color identifica el estado de la liquidación: ámbar (falta pago del propietario), azul (falta pago del inquilino), rojo (faltan ambas partes), verde (pago total) y gris (variantes con pago de la inmobiliaria).

¿Cómo imprimo una liquidación?

Selecciona la fila y haz clic en "Ver Liquidación" (ícono de ojo). En el documento abierto usa el ícono de PDF para imprimirla o guardarla en PDF, o el de Excel para exportarla.

¿Puedo exportar el listado completo?

Sí. Usa los botones Copiar, CSV, Excel, PDF o Imprimir de la parte superior de la tabla. La exportación incluye los filtros aplicados.

¿Cuándo debo usar "Registrar Pago de la Inmobiliaria"?

Cuando la inmobiliaria pagó los servicios de la liquidación (opción "Inmobiliaria", "Inmobiliaria e Inquilino" o "Inmobiliaria y Propietario" al momento de grabar). El sistema genera el egreso contable correspondiente.

Para consultar y gestionar las liquidaciones de servicios públicos:

1. Ve a Contratos > Calculador de Servicios Públicos.

2. Haz clic en "Listado de Servicios".

3. Busca con el cuadro "Buscar:" o con los filtros de las columnas.

4. Revisa el estado y el valor de cada liquidación.

5. Para ver una liquidación: selecciona la fila y haz clic en "Ver Liquidación" (ojo).

6. Para exportarla: usa los botones de Copiar, CSV, Excel, PDF o Imprimir.

7. Si la inmobiliaria pagó: selecciona la fila y haz clic en "Registrar Pago de la Inmobiliaria" y confirma.

8. ¡Listo! Tienes el control de todas las liquidaciones de servicios.

🔹 Reglas clave:

Cada liquidación de servicios públicos tiene un estado que indica qué pagos están pendientes entre las partes del contrato:

• Inquilino → La parte de los servicios que le corresponde al arrendatario.

• Propietario → La parte de los servicios que le corresponde al dueño del inmueble.

• Inmobiliaria → Cuando la inmobiliaria pagó los servicios (total o parcialmente).

El estado se asigna al grabar la liquidación (según quién pagó la factura) y se actualiza automáticamente cuando el inquilino paga su parte a través del recibo de caja o cuando el propietario recibe su parte a través del egreso.

🔹 ¿Dónde se ve el estado?

• Listado de Servicios → En la columna "Estado", con una etiqueta de color.

• Informe de Liquidaciones por Estado → En el módulo de Informes, agrupado por estado con totales.

Nota: Cuando el estado indica "Pago Total", las dos partes ya pagaron su parte y la liquidación está saldada.

Una liquidación de servicios públicos puede tener uno de los siguientes estados:

Tip: Los estados que empiezan con "Falta pago…" te dicen exactamente quién falta por pagar. Cuando veas "Pago Total", la liquidación está completa.

Cuando grabas la liquidación desde el calculador, en la ventana "Grabar liquidación de servicios públicos" eliges la opción "¿Qué parte pagó los servicios?". Esa elección define el estado inicial de la liquidación:

Ejemplo: Si al grabar eliges "Inquilino" (porque el inquilino pagó la factura), la liquidación queda con estado "Falta pago del propietario".

Cuando el inquilino paga su parte de los servicios públicos a través del recibo de caja, nuby actualiza automáticamente el estado de la liquidación:

En resumen: Si la liquidación estaba pendiente por el pago del inquilino (o ya había avanzado), al pagar el inquilino queda en Pago Total. Si faltaban las dos partes, al pagar el inquilino solo falta el propietario.

Cuando el propietario recibe su parte de los servicios públicos a través del egreso, nuby actualiza automáticamente el estado de la liquidación:

En resumen: Si la liquidación estaba pendiente por el pago del propietario, al pagarle queda en Pago Total. Si faltaban las dos partes, al pagar el propietario solo falta el inquilino.

Cuando la inmobiliaria paga los servicios de una liquidación, el proceso es diferente:

• Al grabar la liquidación → Si eliges "Inmobiliaria", "Inmobiliaria e Inquilino" o "Inmobiliaria y Propietario", el estado queda como "Falta pago de ambas partes" o las variantes en las que la inmobiliaria ya pagó su parte (estados 5 y 6).

• Al registrar el pago de la inmobiliaria → Desde el Listado de Servicios usas la opción "Registrar Pago de la Inmobiliaria" para generar el egreso contable del valor pagado por la inmobiliaria.

Atención: El registro del pago de la inmobiliaria genera el documento contable del egreso. Esta acción se realiza una sola vez por liquidación.

Nota: Después de que la inmobiliaria paga, la liquidación mantiene su estado hasta que las partes restantes paguen. Por ejemplo, si la inmobiliaria pagó junto con el inquilino, el estado seguirá en "Falta pago del Propietario" hasta que el propietario reciba su parte y entonces pasará a "Pago Total".

📋 En el Listado de Servicios

En Contratos > Calculador de Servicios Públicos > Listado de Servicios, la columna "Estado" muestra cada liquidación con una etiqueta de color:

• Ámbar → Falta pago del propietario.

• Azul → Falta pago del inquilino.

• Rojo → Falta pago de ambas partes.

• Verde → Pago Total.

• Gris → Variantes con pago de la inmobiliaria.

También puedes filtrar el listado por estado usando el filtro de la columna "Estado".

📊 En el módulo de Informes

El informe "Liquidaciones de Servicios Públicos por Estado" (Informes > Informes Contables y Financieros) agrupa las liquidaciones por estado y muestra el valor total y la cantidad de liquidaciones de cada grupo, con sus filtros y exportación.

¿Qué significa "Falta pago del propietario"?

Que el inquilino ya pagó su parte de los servicios (o la inmobiliaria pagó junto con el inquilino) y falta que el propietario reciba su parte.

¿Qué significa "Pago Total"?

Que las dos partes pagaron su parte de la liquidación. La liquidación está saldada y no quedan pagos pendientes.

¿Quién cambia el estado de una liquidación?

El propio sistema. El estado se asigna al grabar la liquidación (según quién pagó la factura) y se actualiza automáticamente cuando el inquilino paga a través del recibo de caja o cuando el propietario recibe su parte a través del egreso. No es necesario cambiarlo manualmente.

¿Por qué mi liquidación sigue con estado "Falta pago del propietario" si el propietario ya recibió su pago?

Verifica que el egreso al propietario incluya el concepto de servicios públicos de la liquidación y que se haya procesado. El sistema actualiza el estado cuando detecta el pago del movimiento correspondiente en el rango de fechas de la liquidación.

¿Qué pasa cuando la inmobiliaria paga los servicios?

Si la inmobiliaria pagó la factura completa, el estado queda "Falta pago de ambas partes" (o las variantes con la inmobiliaria pagada). Luego, desde el Listado de Servicios se registra el pago de la inmobiliaria para generar el egreso contable correspondiente.

¿Puedo filtrar las liquidaciones por estado?

Sí. En el Listado de Servicios usa el filtro de la columna "Estado", y en el módulo de Informes el informe de liquidaciones por estado agrupa y totaliza automáticamente.

🔹 Los 6 estados:

🔹 Cómo cambia el estado con cada pago:

¡Listo! Conocer los estados te permite hacer seguimiento de todas las liquidaciones de servicios públicos de un vistazo.

El registro del pago de la inmobiliaria es la acción con la que nuby genera el comprobante de egreso por el valor de los servicios públicos que la inmobiliaria pagó por cuenta del contrato.

🔹 ¿Qué logras al registrar este pago?

• Generar el egreso contable → nuby crea el documento de egreso (o los documentos) por la parte que la inmobiliaria asumió.

• Registrar los costos de la inmobiliaria → Los valores pagados quedan registrados como costos del inquilino o del propietario asumidos por la inmobiliaria.

• Marcar la liquidación → La liquidación queda marcada como pagada por la inmobiliaria.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Personal administrativo y de cartera → Para registrar los pagos de servicios que la inmobiliaria asume.

• Contabilidad y tesorería → Para entender qué documentos contables se generan.

• Gerencia → Para conocer el proceso de pago de servicios por parte de la inmobiliaria.

Nota: Este proceso aplica únicamente a las liquidaciones grabadas con la opción "Inmobiliaria", "Inmobiliaria e Inquilino" o "Inmobiliaria y Propietario". Consulta la guía "Grabar liquidación de servicios públicos" para conocer estas opciones.

El registro del pago de la inmobiliaria se realiza cuando la inmobiliaria pagó los servicios de la liquidación. Esto depende de la opción elegida al grabar la liquidación:

📌 Requisito adicional: periodo contable activo

Para generar el egreso, debe existir un periodo contable abierto (activo) que cubra la fecha actual, porque el documento se genera con la fecha de hoy. Si no existe un periodo activo, nuby mostrará un mensaje de error y no se registrará el pago.

Importante: Si no hay periodo contable activo, contacta al responsable de contabilidad para que cree o abra el periodo antes de registrar el pago.

📂 Paso 1. Abre el Listado de Servicios

1. En el menú principal, haz clic en "Contratos".

2. Haz clic en "Calculador de Servicios Públicos" y luego en el botón "Listado de Servicios" (parte superior derecha).

🔎 Paso 2. Ubica la liquidación

Usa el cuadro "Buscar:" o los filtros de las columnas para encontrar la liquidación correspondiente.

✅ Paso 3. Selecciona la liquidación

Haz clic en la casilla circular (radio) que se encuentra al costado izquierdo de la fila de la liquidación.

💲 Paso 4. Registra el pago

1. Haz clic en el botón "Registrar Pago de la Inmobiliaria" (ícono de círculo con moneda).

2. nuby te preguntará: "¿Realmente desea registrar el pago?".

3. Haz clic en "Aceptar" para confirmar (o en "Cancelar" si te equivocaste).

Atención: Esta acción genera documentos contables. Verifica que la liquidación seleccionada sea la correcta antes de confirmar.

¡Listo! nuby procesa el pago y te muestra un mensaje de confirmación con el valor del egreso generado.

Al confirmar el registro, nuby ejecuta el proceso completo dentro de una única operación (si algo falla, se revierte todo y la liquidación queda sin cambios):

🔹 1. Registra los costos de la inmobiliaria

Según la opción con la que se grabó la liquidación, nuby registra los valores que la inmobiliaria asumió:

• Inmobiliaria → Registra el costo del inquilino (la parte del inquilino) y el costo del propietario (la parte del propietario).

• Inmobiliaria e Inquilino → Registra solo el costo del propietario (la parte que la inmobiliaria pagó por el propietario).

• Inmobiliaria y Propietario → Registra solo el costo del inquilino (la parte que la inmobiliaria pagó por el inquilino).

🔹 2. Genera el comprobante de egreso

nuby crea el documento contable de egreso por los valores asumidos:

• Egreso del propietario → Concepto: "Pago de servicios públicos de propietario, {periodo}, Contrato # {contrato}".

• Egreso del inquilino → Concepto: "Pago de servicios públicos de inquilino, {periodo}, Contrato # {contrato}".

🔹 3. Vincula los movimientos al documento

Los movimientos de costo quedan procesados y vinculados al documento de egreso generado.

🔹 4. Marca la liquidación

La liquidación queda marcada como pagada por la inmobiliaria.

🔹 5. Muestra el mensaje de confirmación

Verás el mensaje: "Se generó correctamente el egreso correspondiente al pago de la inmobiliaria por valor de {moneda} {valor}".

Nota: Si el escenario (tipo de contrato) tiene configurados los conceptos de servicios públicos (Cobros, Devoluciones y Pagos de la Inmobiliaria), el egreso incluirá también las líneas contables correspondientes según esa configuración.

Si nuby no puede completar el registro, muestra un mensaje de error y no se registra nada (la operación se revierte por completo):

Recomendación: Si recibes alguno de estos mensajes, verifica el requisito indicado (opción de la liquidación o periodo contable activo) y vuelve a intentarlo. Si el error persiste, contacta al administrador de tu sistema.

Después de registrar el pago de la inmobiliaria:

• La liquidación queda marcada como pagada por la inmobiliaria.

• El estado no cambia de inmediato → La liquidación sigue mostrando qué parte falta por pagar (por ejemplo, si la inmobiliaria pagó junto con el inquilino, seguirá en "Falta pago del propietario").

• Cuando la parte pendiente pague (el inquilino a través del recibo de caja o el propietario a través del egreso), la liquidación pasará a "Pago Total".

• El egreso generado queda disponible en el módulo de contabilidad como un documento de egreso más.

Si deseas conocer más sobre los estados de las liquidaciones, consulta la guía "Estados de una liquidación de servicios públicos".

¿En qué liquidaciones puedo registrar el pago de la inmobiliaria?

Solo en las liquidaciones grabadas con las opciones "Inmobiliaria", "Inmobiliaria e Inquilino" o "Inmobiliaria y Propietario". Si la liquidación se grabó con "Inquilino" o "Propietario", esta opción no aplica y el sistema lo indicará.

¿Qué documentos contables se generan?

Uno o dos comprobantes de egreso según la opción de la liquidación: el egreso de la parte del propietario y/o el egreso de la parte del inquilino que la inmobiliaria asumió.

¿Por qué me dice "No hay periodo activo para la fecha ingresada"?

El egreso se genera con la fecha actual y nuby valida que exista un periodo contable abierto para esa fecha. Solicita al responsable de contabilidad que cree o abra el periodo correspondiente.

¿Puedo cancelar el registro después de confirmarlo?

El proceso genera documentos contables. Para corregir un registro equivocado, contacta a tu administrador o al responsable de contabilidad para revisar la anulación o el ajuste correspondiente.

¿El registro del pago de la inmobiliaria deja la liquidación en "Pago Total"?

No inmediatamente. La liquidación queda marcada como pagada por la inmobiliaria, pero su estado indica qué parte falta. Pasará a "Pago Total" cuando la parte pendiente pague (o esté registrada su parte).

Para registrar el pago de la inmobiliaria, sigue estos pasos:

1. Ve a Contratos > Calculador de Servicios Públicos > Listado de Servicios.

2. Ubica la liquidación con la búsqueda o los filtros.

3. Selecciona la fila con la casilla circular.

4. Haz clic en "Registrar Pago de la Inmobiliaria".

5. Confirma con "Aceptar".

6. Revisa el mensaje de confirmación con el valor del egreso.

7. ¡Listo! El egreso quedó generado y la liquidación marcada.

🔹 Reglas clave:

La visualización de la liquidación es el documento que nuby genera con el detalle completo de una liquidación de servicios públicos guardada. Este documento incluye:

• Encabezado → Logo de la entidad, dirección de la propiedad, propietario, inquilino y fecha de registro.

• Otros cargos → Los cargos adicionales que se hayan agregado, con su destinatario y valor.

• Detalle por concepto → Cada servicio con su periodo de cobro, valor, días facturados y los días y valores de cada parte.

• Totales → Total sin otros cargos, total con otros cargos y los totales por parte.

Nota: El documento se genera a partir de la información guardada con la liquidación y recalcula los días y valores de cada parte con las mismas reglas del calculador, para que el documento sea fiel a lo registrado.

📂 Paso 1. Ve al Listado de Servicios

1. En el menú principal, haz clic en "Contratos".

2. Haz clic en "Calculador de Servicios Públicos" y luego en el botón "Listado de Servicios" (parte superior derecha).

🔎 Paso 2. Ubica la liquidación

Usa el cuadro "Buscar:" o los filtros de las columnas para encontrar la liquidación que deseas consultar.

👁️ Paso 3. Abre el documento

Puedes abrir la liquidación de dos formas:

• Haz clic sobre el número de "Consecutivo" de la liquidación.

• Selecciona la fila con la casilla circular (radio) y haz clic en el botón "Ver Liquidación" (ícono de ojo).

¡Listo! El documento de la liquidación se abre en una ventana. En la parte superior encontrarás los íconos para exportarlo a PDF y Excel.

🏢 Encabezado

• Logo de la entidad → El logo configurado para tu inmobiliaria.

• Dirección de la propiedad → La dirección del inmueble del contrato.

• Propietario → Nombre del propietario del inmueble.

• Inquilino → Nombre del inquilino del contrato.

• Fecha de registro → La fecha en que se grabó la liquidación.

➕ Otros cargos

Si la liquidación tiene cargos adicionales, se muestra una tabla con las columnas:

• Concepto → Nombre del cargo.

• Cargado a → Si el cargo se asignó al inquilino o al propietario.

• Valor → Valor del cargo.

📊 Detalle por concepto

La tabla principal del documento incluye, por cada servicio:

🔢 Totales

• Total sin otros cargos → Suma de los valores de los servicios.

• Total con otros cargos → Suma de los servicios más los otros cargos.

• Total del inquilino → Su parte de los servicios más los cargos asignados al inquilino.

• Total del propietario → Su parte de los servicios más los cargos asignados al propietario.

Para guardar o imprimir la liquidación en PDF:

📕 Paso 1. Abre la liquidación

Desde el Listado de Servicios, abre el documento (haz clic en el consecutivo o usa "Ver Liquidación").

📕 Paso 2. Haz clic en el ícono de PDF

En la parte superior del documento, haz clic en el ícono de PDF (archivo rojo).

📥 Paso 3. Guarda o imprime el PDF

nuby genera el PDF con el formato de hoja Carta (Letter) y el logo de la entidad. El documento se abre en tu navegador para que puedas:

• Guardarlo en tu equipo.

• Imprimirlo directamente.

• Enviarlo por correo al inquilino o al propietario.

Tip: El PDF incluye el número de página al pie del documento ("Página X"), lo que facilita su archivo cuando la liquidación tiene varios conceptos.

Para descargar la liquidación en Excel:

📊 Paso 1. Abre la liquidación

Desde el Listado de Servicios, abre el documento de la liquidación.

📊 Paso 2. Haz clic en el ícono de Excel

En la parte superior del documento, haz clic en el ícono de Excel (archivo verde).

📥 Paso 3. Abre el archivo descargado

nuby genera el archivo con la misma información del documento (datos del contrato, otros cargos, detalle por concepto y totales), útil para análisis, reportes o archivos contables.

Nota: El símbolo de moneda se elimina del archivo de Excel para que los valores sean fáciles de procesar como números.

El mismo documento de la liquidación también aparece en otras partes del proceso:

• Al consultar desde el módulo de Informes → El informe "Liquidaciones de Servicios Públicos por Estado" permite ubicar la liquidación y desde allí acceder al contrato o al detalle.

• Como soporte del proceso de pagos → El documento es la referencia visual de lo que el inquilino, el propietario o la inmobiliaria deben pagar.

Importante: La liquidación guardada no se modifica desde este documento; es una vista fiel de lo que se registró al grabar la liquidación. Si necesitas corregir valores, contacta a tu administrador.

¿Cómo abro una liquidación sin pasar por el calculador?

Ingresa directo al Listado de Servicios (Contratos > Calculador de Servicios Públicos > Listado de Servicios), busca la liquidación y haz clic sobre su consecutivo o usa "Ver Liquidación".

¿Puedo imprimir la liquidación directamente?

Sí. Exporta la liquidación a PDF y usa la opción de impresión del visor de PDF, o guarda el archivo e imprímelo desde tu equipo.

¿Qué diferencia hay entre el PDF y el Excel?

El PDF es el documento final para mostrar, imprimir o compartir. El Excel es el mismo contenido en formato de hoja de cálculo, ideal para procesar los valores (por ejemplo, en reportes).

¿El documento muestra los otros cargos?

Sí. Si la liquidación tiene otros cargos, aparecen en una sección propia con el concepto, el destinatario (inquilino o propietario) y el valor, y se incluyen en los totales.

¿Por qué el documento muestra días y valores que no escribí al grabar?

El documento recalcula los días y los valores de cada parte con las mismas reglas del calculador (según la fecha de cartera y las fechas del contrato). Esos valores ya quedaron definidos al calcular y grabar la liquidación.

¿Puedo ver la liquidación de un contrato específico sin saber su número?

Sí. En el Listado de Servicios puedes buscar por inquilino, propietario, estado o fechas, además del número de consecutivo.

Para ver, imprimir y exportar una liquidación de servicios públicos:

1. Ve a Contratos > Calculador de Servicios Públicos > Listado de Servicios.

2. Ubica la liquidación con la búsqueda o los filtros.

3. Haz clic en el consecutivo o selecciona la fila y usa "Ver Liquidación".

4. Revisa el encabezado, los otros cargos, el detalle por concepto y los totales.

5. Haz clic en el ícono de PDF para guardar o imprimir.

6. O haz clic en el ícono de Excel para descargar la hoja de cálculo.

7. ¡Listo! La liquidación quedó documentada y lista para compartir o archivar.

🔹 Reglas clave:

Cuando se graba una liquidación de servicios públicos, nuby registra en el contrato los cobros pendientes de cada parte. Si la parte del inquilino quedó pendiente, el cobro se registra con el concepto "Cobro de Servicios Públicos Inquilino" y el inquilino lo paga a través del recibo de caja.

🔹 ¿Qué logra el pago con recibo de caja?

• Registrar el ingreso del inquilino → Se genera el comprobante de ingreso (recibo) con la forma de pago utilizada.

• Marcar el cobro como pagado → El movimiento de servicios públicos del inquilino queda procesado.

• Actualizar el estado de la liquidación → El sistema ajusta el estado de la liquidación automáticamente (ver sección 7).

Nota: El recibo de caja sirve para todos los cobros del inquilino (canon, administraciones, intereses, etc.). Esta guía se enfoca en la parte de servicios públicos.

El cobro al inquilino se genera según la opción elegida al grabar la liquidación:

Tip: Cuando el estado de la liquidación dice "Falta pago del inquilino" (o "Falta pago de ambas partes"), el inquilino tiene un cobro de servicios públicos pendiente que aparecerá en su recibo de caja.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Ve a Recibos de Caja

1. En el menú principal, haz clic en "Tareas Comunes".

2. Haz clic en "Recibos de Caja" para ver el listado de recibos.

3. Haz clic en el botón "Crear Recibo" (parte superior).

👤 Paso 3. Selecciona el inquilino

En la ventana del recibo:

1. Busca y selecciona el inquilino (o el contrato).

2. Presiona el botón de buscar.

3. nuby listará los movimientos pendientes del inquilino, incluyendo el "Cobro de Servicios Públicos Inquilino" si la liquidación tiene su parte pendiente.

Importante: Si el inquilino no tiene movimientos pendientes en el rango de fechas seleccionado, nuby mostrará el mensaje: "No hay recibos pendientes para este inquilino en el rango de fechas seleccionado". Revisa el rango de fechas o el estado del contrato.

Cuando el inquilino tiene la parte de servicios públicos pendiente, en la lista de movimientos del recibo aparece la línea:

• Concepto → "Cobro de Servicios Públicos Inquilino".

• Periodo → El periodo de la liquidación (fecha inicial y final).

• Valor → La parte de los servicios que le corresponde al inquilino.

Ejemplo: Si la liquidación fue de $200.000 y al inquilino le corresponden $144.186, en el recibo aparecerá el movimiento "Cobro de Servicios Públicos Inquilino" por $144.186 pendiente de pago.

Tip: En el recibo puedes marcar cuáles movimientos se van a cobrar. Asegúrate de dejar seleccionados (aprobados) los movimientos de servicios públicos que el inquilino va a pagar.

Antes de grabar el recibo, nuby valida la información. Si algo no es correcto, lo indica con un mensaje y el recibo no se graba:

Importante: La suma de las formas de pago debe ser equivalente al valor de los movimientos aprobados.

✅ Paso 1. Agrega la forma de pago

Registra la forma de pago (efectivo, transferencia, etc.) y el valor recibido del inquilino.

💾 Paso 2. Haz clic en "Grabar Aprobados"

Al grabar, nuby:

1. Crea el comprobante de ingreso (recibo de caja) por el valor aprobado.

2. Marca como procesados los movimientos incluidos en el recibo (incluido el cobro de servicios públicos).

3. Actualiza el estado de la liquidación de servicios públicos relacionada (ver sección 7).

4. Muestra el mensaje "Se creó correctamente el recibo de caja" y abre el recibo en PDF.

Atención: Si nuby muestra "Ocurrió un error al grabar el recibo de caja", el recibo no quedó registrado y la operación se revirtió. Corrige el dato indicado y vuelve a intentarlo.

Cuando el inquilino paga su parte a través del recibo de caja, nuby actualiza automáticamente el estado de la liquidación de servicios públicos:

En resumen: Si la liquidación estaba pendiente solo por el inquilino, al pagar queda en Pago Total. Si faltaban las dos partes, al pagar el inquilino solo queda pendiente el propietario.

Nota: La actualización se hace sobre la liquidación del contrato cuyo periodo coincide con el del movimiento pagado en el recibo.

¿El cobro de servicios públicos aparece solo en el recibo?

Aparece en el recibo de caja del inquilino como un movimiento pendiente más (concepto "Cobro de Servicios Públicos Inquilino"). También puedes verlo en la cartera del inquilino.

¿Puedo cobrar los servicios públicos junto con el canon en el mismo recibo?

Sí. El recibo de caja permite aprobar varios movimientos a la vez (canon, servicios, administraciones, etc.) y registrarlos en un solo comprobante de ingreso.

¿Qué pasa si el inquilino paga solo una parte del valor?

El recibo de caja permite registrar pagos parciales: puedes digitar un valor menor al del movimiento aprobado y el saldo queda pendiente para un recibo posterior.

¿El estado de la liquidación cambia automáticamente?

Sí. Al grabar el recibo, nuby actualiza el estado de la liquidación de servicios públicos según la regla de la sección 7. No es necesario cambiarlo manualmente.

¿Cómo sé si la liquidación quedó en "Pago Total"?

Consulta el Listado de Servicios (Contratos > Calculador de Servicios Públicos > Listado de Servicios) y revisa la columna "Estado": debe aparecer "Pago Total" con etiqueta verde.

Para cobrar al inquilino los servicios públicos a través del recibo de caja:

1. Ve a Tareas Comunes > Recibos de Caja.

2. Haz clic en "Crear Recibo".

3. Selecciona el inquilino y busca sus movimientos.

4. Aprueba el movimiento "Cobro de Servicios Públicos Inquilino".

5. Agrega la forma de pago con el valor recibido.

6. Haz clic en "Grabar Aprobados".

7. Verifica que el estado de la liquidación quedó actualizado en el Listado de Servicios.

8. ¡Listo! El inquilino pagó su parte.

🔹 Reglas clave:

Cuando se graba una liquidación de servicios públicos, nuby registra en el contrato los cobros pendientes de cada parte. Si la parte del propietario quedó pendiente, el valor se registra con el concepto "Cobro de Servicios Públicos Propietario" y se paga a través del comprobante de egreso.

🔹 ¿Qué logra el egreso?

• Registrar el pago al propietario → Se genera el comprobante de egreso con la forma de pago utilizada.

• Marcar el cobro como pagado → El movimiento de servicios públicos del propietario queda procesado.

• Actualizar el estado de la liquidación → El sistema ajusta el estado automáticamente (ver sección 7).

Nota: El egreso al propietario sirve para todos sus conceptos (canon, comisiones, administraciones, etc.). Esta guía se enfoca en la parte de servicios públicos.

El cobro del propietario se genera según la opción elegida al grabar la liquidación:

Tip: Cuando el estado de la liquidación dice "Falta pago del propietario" (o "Falta pago de ambas partes"), el propietario tiene un cobro de servicios públicos pendiente que aparecerá en su egreso.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Ve a Egresos

1. En el menú principal, haz clic en "Tareas Comunes".

2. Haz clic en "Egresos" para ver el listado de egresos.

3. Haz clic en el botón "Crear Egreso" (parte superior).

👤 Paso 3. Selecciona el propietario

En la ventana del egreso:

1. Busca y selecciona el propietario (o el contrato).

2. Presiona el botón de buscar.

3. nuby listará los movimientos pendientes del propietario, incluyendo el "Cobro de Servicios Públicos Propietario" si la liquidación tiene su parte pendiente.

Importante: Si el propietario no tiene movimientos pendientes en el rango de fechas seleccionado, nuby mostrará el mensaje: "No hay egresos pendientes para este propietario en el rango de fechas seleccionado". Revisa el rango de fechas o el estado del contrato.

Cuando el propietario tiene la parte de servicios públicos pendiente, en la lista de movimientos del egreso aparece la línea:

• Concepto → "Cobro de Servicios Públicos Propietario".

• Periodo → El periodo de la liquidación (fecha inicial y final).

• Valor → La parte de los servicios que le corresponde al propietario.

Ejemplo: Si la liquidación fue de $200.000 y al propietario le corresponden $55.814, en el egreso aparecerá el movimiento "Cobro de Servicios Públicos Propietario" por $55.814 pendiente de pago.

Tip: En el egreso puedes marcar cuáles movimientos se van a pagar. Asegúrate de dejar seleccionados (aprobados) los movimientos de servicios públicos que se le pagarán al propietario.

Antes de grabar el egreso, nuby valida la información. Si algo no es correcto, lo indica con un mensaje y el egreso no se graba:

Importante: La suma de las formas de pago debe ser equivalente al valor de los movimientos aprobados.

✅ Paso 1. Agrega la forma de pago

Registra la forma de pago (efectivo, transferencia, etc.) y el valor pagado al propietario.

💾 Paso 2. Haz clic en el botón de grabar

Al grabar, nuby:

1. Crea el comprobante de egreso por el valor aprobado.

2. Marca como procesados los movimientos incluidos en el egreso (incluido el cobro de servicios públicos).

3. Actualiza el estado de la liquidación de servicios públicos relacionada (ver sección 7).

4. Muestra el mensaje "Se creó correctamente el comprobante de egreso".

Atención: Si nuby muestra "Ocurrió un error al grabar el comprobante de egreso", el egreso no quedó registrado y la operación se revirtió. Corrige el dato indicado y vuelve a intentarlo.

Cuando se paga al propietario su parte a través del egreso, nuby actualiza automáticamente el estado de la liquidación de servicios públicos:

En resumen: Si la liquidación estaba pendiente solo por el propietario, al pagarle queda en Pago Total. Si faltaban las dos partes, al pagar al propietario solo queda pendiente el inquilino.

Nota: La actualización se hace sobre la liquidación del contrato cuyo periodo coincide con el del movimiento pagado en el egreso.

¿El cobro de servicios del propietario aparece solo en el egreso?

Aparece en el egreso del propietario como un movimiento pendiente más (concepto "Cobro de Servicios Públicos Propietario"). También puedes verlo en los pendientes del propietario.

¿Puedo pagar al propietario los servicios junto con el canon en el mismo egreso?

Sí. El egreso permite aprobar varios movimientos a la vez (canon, servicios, administraciones, etc.) y registrarlos en un solo comprobante.

¿Qué pasa si se paga solo una parte del valor al propietario?

El egreso permite registrar pagos parciales: puedes digitar un valor menor al del movimiento aprobado y el saldo queda pendiente para un egreso posterior.

¿El estado de la liquidación cambia automáticamente?

Sí. Al grabar el egreso, nuby actualiza el estado de la liquidación de servicios públicos según la regla de la sección 7. No es necesario cambiarlo manualmente.

¿Cómo sé si la liquidación quedó en "Pago Total"?

Consulta el Listado de Servicios (Contratos > Calculador de Servicios Públicos > Listado de Servicios) y revisa la columna "Estado": debe aparecer "Pago Total" con etiqueta verde.

Para pagar al propietario los servicios públicos a través del egreso:

1. Ve a Tareas Comunes > Egresos.

2. Haz clic en "Crear Egreso".

3. Selecciona el propietario y busca sus movimientos.

4. Aprueba el movimiento "Cobro de Servicios Públicos Propietario".

5. Agrega la forma de pago con el valor pagado.

6. Haz clic en el botón de grabar.

7. Verifica que el estado de la liquidación quedó actualizado en el Listado de Servicios.

8. ¡Listo! El propietario recibió su parte.

🔹 Reglas clave:

Los escenarios son los tipos de contrato que definen cómo se comporta contablemente cada contrato (qué documentos se generan, con qué cuentas). Para los servicios públicos, cada escenario tiene tres categorías de configuración:

Para cada concepto se define: el documento contable (tipo de movimiento), la cuenta del PUC, el carácter (débito o crédito) y el tercero (inquilino o propietario).

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Administradores del sistema → Para configurar los escenarios de contratos.

• Contabilidad → Para asegurar que las cuentas de servicios públicos sean las correctas.

• Personal que crea contratos → Para entender cómo se decide el destino contable de los servicios.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Ve a los Escenarios de contratos

1. En el menú principal, haz clic en "Contratos".

2. En el menú lateral, haz clic en "Escenarios" para ver la lista de escenarios (tipos de contrato).

3. Haz clic sobre el escenario que deseas configurar.

📌 Paso 3. Abre la sección de Servicios Públicos

En la pantalla del escenario verás un menú lateral con categorías. En la sección "Servicios Públicos" encontrarás tres opciones:

• Cobros → Configuración de los cobros de servicios.

• Devoluciones → Configuración de los descuentos/devoluciones.

• Pagos Inmobiliaria → Configuración de los pagos de la inmobiliaria.

Haz clic en la opción que deseas configurar (por ejemplo, "Cobros").

Nota: Cada opción muestra la configuración contable de esa categoría para el escenario seleccionado. La configuración se guarda de forma independiente por escenario.

Al abrir una categoría (por ejemplo, "Cobros"), verás:

🏷️ Encabezado

• Título de la categoría → "Servicios Públicos - Cobros" (o Devoluciones / Pagos Inmobiliaria).

• Nombre y descripción del escenario → El tipo de contrato que estás configurando.

• Botón "Agregar Registro" → Para crear una nueva configuración de concepto.

📊 Tabla de configuración

La tabla lista los registros existentes del escenario para la categoría, agrupados por documento contable. Cada fila muestra:

Nota: Los conceptos que aparecen en cada categoría son los del sistema: en Cobros los cobros de servicios al inquilino y propietario; en Devoluciones los descuentos de servicios; y en Pagos Inmobiliaria los costos de servicios asumidos por la inmobiliaria.

➕ Paso 1. Haz clic en "Agregar Registro"

En la parte superior de la tabla, haz clic en el botón "Agregar Registro". Se abrirá la ventana de edición.

📋 Paso 2. Completa los campos

La ventana de edición tiene los siguientes campos:

💾 Paso 3. Guarda el registro

Haz clic en "Guardar" para crear la configuración. El registro aparecerá en la tabla bajo su documento contable.

Importante: Todos los campos son obligatorios. Si falta alguno, nuby lo indicará y no se guardará el registro.

✏️ Editar un registro

1. En la fila del registro, haz clic en el ícono de editar (lápiz).

2. Se abre la ventana de edición con los valores actuales del registro.

3. Modifica los campos que necesites y haz clic en "Guardar".

🗑️ Eliminar un registro

1. En la fila del registro, haz clic en el ícono de eliminar (menos).

2. Confirma la eliminación.

3. El registro se quita de la tabla y ya no se usará en los documentos del escenario.

Atención: Si eliminas la configuración de un concepto, los documentos contables de servicios públicos del escenario podrían generarse sin la línea contable correspondiente. Verifica con contabilidad antes de eliminar registros.

Los conceptos disponibles en cada categoría son los conceptos de sistema de servicios públicos:

🔹 Cobros → Documentos: INGRESO INQUILINO y EGRESO PROPIETARIO

• Cobro de Servicios Públicos Inquilino → El cobro de la parte del inquilino.

• Cobro de Servicios Públicos Propietario → El cobro de la parte del propietario.

🔹 Devoluciones → Documentos: INGRESO INQUILINO y EGRESO PROPIETARIO

• Devolución por servicios públicos inquilino → El descuento al inquilino.

• Descuento por servicios públicos al propietario → El descuento al propietario.

🔹 Pagos Inmobiliaria → Documentos: COSTOS DEL INQUILINO ASUMIDOS POR LA INMOBILIARIA y COSTOS DEL PROPIETARIO ASUMIDOS POR LA INMOBILIARIA

• Pago de servicios públicos inmobiliaria (Costo Inquilino) → El costo asumido por la parte del inquilino.

• Pago de servicios públicos inmobiliaria (Costo Propietario) → El costo asumido por la parte del propietario.

Tip: No es necesario configurar todos los conceptos en todos los escenarios. Configura únicamente los conceptos que el escenario utiliza según su operación.

Esta configuración define cómo se contabilizan los servicios públicos en cada escenario. Cuando nuby genera un documento contable relacionado con servicios públicos (por ejemplo, el egreso del pago de la inmobiliaria), consulta esta configuración del escenario del contrato para crear las líneas contables:

• Cuenta del PUC → La cuenta que se usa en el detalle.

• Carácter → Si el concepto va al débito o al crédito del asiento.

• Tercero → Si el detalle se asocia al inquilino o al propietario del contrato.

Importante: Si un concepto de servicios públicos no está configurado en el escenario del contrato, el documento contable se genera pero sin la línea contable de ese concepto. Configura los conceptos que usa cada escenario para que sus asientos queden completos.

¿Qué es un escenario?

Un escenario es un tipo de contrato que define la configuración contable del contrato (qué documentos se generan y con qué cuentas). Puedes ver los escenarios en Contratos > Escenarios.

¿Debo configurar los servicios públicos en cada escenario?

Sí. La configuración es por escenario. Cada tipo de contrato puede usar cuentas contables diferentes para los servicios públicos.

¿Qué pasa si un concepto no está configurado en el escenario?

El documento contable se genera, pero sin la línea contable de ese concepto. Para que el asiento quede completo, agrega el registro en la categoría correspondiente (Cobros, Devoluciones o Pagos Inmobiliaria).

¿Cómo busco la cuenta del PUC?

En el campo "Cuenta" de la ventana de edición, escribe el código o nombre de la cuenta y selecciona la opción que aparezca en la lista.

¿Puedo tener el mismo concepto en débito y en crédito?

Puedes crear varios registros para un mismo concepto con diferentes documentos, cuentas o caracteres, según lo que requiera el asiento del escenario. La tabla los agrupa por documento contable.

Para configurar los conceptos contables de servicios públicos de un escenario:

1. Ve a Contratos > Escenarios.

2. Abre el escenario que deseas configurar.

3. En el menú lateral, abre la categoría de Servicios Públicos: Cobros, Devoluciones o Pagos Inmobiliaria.

4. Haz clic en "Agregar Registro".

5. Selecciona el documento y el concepto.

6. Busca y selecciona la cuenta del PUC.

7. Indica el carácter (débito o crédito) y el tercero (inquilino o propietario).

8. Haz clic en "Guardar".

9. Repite para los conceptos que el escenario necesite.

10. ¡Listo! Los documentos de servicios públicos del escenario generarán sus líneas contables.

🔹 Reglas clave:

El informe "Liquidaciones de Servicios Públicos por Estado" es un reporte del módulo de Informes que consolida las liquidaciones de servicios públicos registradas en el sistema, agrupándolas por su estado.

🔹 ¿Qué puedes hacer con el informe?

• Ver todas las liquidaciones → Con su contrato, propiedad, inquilino, propietario, estado, valor y fecha de aplicación.

• Agrupar por estado → Cada grupo muestra el valor total y la cantidad de liquidaciones.

• Filtrar y buscar → Por inquilino, propietario, estado, dirección o fechas.

• Exportar el informe → A Copiar, CSV, Excel, PDF o imprimir.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Cartera y administración → Para hacer seguimiento de los pagos pendientes de servicios.

• Contabilidad → Para consultar valores totales por estado.

• Gerencia → Para revisar el estado general de los servicios de los contratos.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Ve al módulo de Informes

En el menú principal, haz clic en "Informes".

📊 Paso 3. Abre el informe

1. En la sección "Informes Contables y Financieros", ubica el informe "Liquidaciones de Servicios Públicos por Estado".

2. Haz clic sobre su nombre para abrirlo.

Tip: Para acceder al módulo de Informes necesitas los permisos correspondientes de tu rol. Si no ves el módulo, solicita los permisos al administrador del sistema.

El informe muestra una tabla con las siguientes columnas:

Nota: Puedes ordenar la tabla haciendo clic en el encabezado de cada columna.

El informe agrupa las liquidaciones por su estado. Los estados que se muestran son los cuatro estados base:

Nota: El informe agrupa cada estado con su valor total y la cantidad de liquidaciones, lo que facilita ver cuánto dinero está pendiente por cada grupo.

El informe incluye herramientas para encontrar rápidamente las liquidaciones:

🔍 Búsqueda general

En el cuadro "Buscar:" escribe cualquier texto (número de contrato, dirección, documento, nombre, etc.) y la tabla se filtra al instante.

📌 Filtros por columna

Haz clic en el botón "Mostrar/Ocultar Filtros" para desplegar los filtros. Entre ellos:

• Inquilino y Propietario → Selectores de búsqueda por documento y nombre del tercero.

• Estado → Selector con los estados de las liquidaciones (ej: "Falta pago del propietario", "Pago Total").

• Dirección → Búsqueda por texto de la dirección.

• Fecha de Aplicación → Rango de fechas de la liquidación.

🧹 Limpiar filtros

Para quitar todos los filtros, haz clic en "Limpiar Filtros".

El informe agrupa automáticamente las liquidaciones por estado. Para cada grupo se muestran:

• El estado → Por ejemplo: "Falta pago del propietario".

• Total Valor Detalles → La suma de los valores de las liquidaciones del grupo.

• Cantidad Detalles → El número de liquidaciones del grupo.

Ejemplo: Si el grupo "Pago Total" muestra un total de $1.500.000 y 5 liquidaciones, sabrás que hay 5 liquidaciones saldadas por ese valor. Los grupos se ordenan por estado y los totales se formatean con la moneda configurada.

Tip: Usa la agrupación para identificar rápidamente cuánto dinero está pendiente: suma los totales de los grupos "Falta pago del propietario", "Falta pago del inquilino" y "Falta pago de ambas partes".

En la parte superior de la tabla hay botones para exportar el informe (con los filtros aplicados):

Tip: Si primero aplicas los filtros, la exportación incluye solo las liquidaciones que quedaron visibles.

¿Cuál es la diferencia entre este informe y el Listado de Servicios del módulo de Contratos?

El Listado de Servicios (módulo de Contratos) es la pantalla operativa donde se gestionan las liquidaciones (ver, imprimir, registrar pagos). El informe (módulo de Informes) está orientado al análisis: agrupa por estado con totales y es ideal para reportes a gerencia o contabilidad.

¿El informe muestra todas las liquidaciones?

Muestra las liquidaciones registradas en el sistema según los filtros aplicados. Si no aplicas filtros, verás todas las que tengas permitidas consultar.

¿Cómo sé cuánto dinero está pendiente?

Revisa los totales de los grupos de estados pendientes: "Falta pago del propietario", "Falta pago del inquilino" y "Falta pago de ambas partes". La suma de esos totales es el valor pendiente.

¿Puedo exportar el informe con los totales?

Sí. Usa los botones Copiar, CSV, Excel, PDF o Imprimir; la exportación incluye las filas y la agrupación visible con sus totales.

¿Puedo ir a la liquidación desde el informe?

Desde el informe puedes ir al contrato, a la propiedad o al tercero haciendo clic en sus enlaces. La gestión de la liquidación (ver/exportar/registrar pagos) se hace desde el Listado de Servicios del módulo de Contratos.

Para consultar el informe de liquidaciones por estado:

1. Ve a Informes en el menú principal.

2. En "Informes Contables y Financieros", abre "Liquidaciones de Servicios Públicos por Estado".

3. Busca con el cuadro "Buscar:" o con los filtros de las columnas.

4. Revisa la agrupación por estado con sus totales y cantidades.

5. Exporta con Copiar, CSV, Excel, PDF o Imprimir.

6. ¡Listo! Tienes el panorama de las liquidaciones por estado.

🔹 Reglas clave:

En nuby, un contrato multi-propietario es aquel en el que una propiedad tiene varios dueños, y un contrato multi-inquilino es aquel en el que hay varios arrendatarios en la misma propiedad.

Para manejar estas situaciones, nuby crea:

• Un contrato principal → Con los datos generales del arriendo (propiedad, fechas, periodo de pago, etc.).

• Varios sub-contratos → Uno por cada combinación de inquilino × propietario. Cada sub-contrato tiene un solo inquilino y un solo propietario, su propio valor de canon y su propia fecha de cartera.

🔹 Ejemplos:

Nota: Los sub-contratos se identifican con el mismo consecutivo y un número de detalle: por ejemplo, los sub-contratos 999001-1 y 999001-2 pertenecen al mismo contrato principal.

La creación de un contrato multi se realiza en dos pasos desde Contratos > Crear Contratos:

📋 Paso 1. Datos generales del contrato

1. Completa los datos generales: propiedad, fechas, periodicidad, etc.

2. Haz clic en "Grabar Contrato y Continuar". El contrato queda guardado en estado en construcción.

👥 Paso 2. Información detallada por cada inquilino

Después de guardar, aparece un bloque para ingresar la información detallada por cada inquilino:

1. Selecciona el inquilino (uno por sub-contrato).

2. Selecciona el propietario de ese sub-contrato.

3. Define el valor del canon de ese sub-contrato.

4. Repite el proceso por cada combinación inquilino × propietario que necesites.

Importante: Cada sub-contrato tiene su propia fecha de cartera, que es la fecha desde la cual se le cobran los conceptos al inquilino de ese sub-contrato. Esta fecha es clave para el cálculo de servicios públicos.

El Calculador de Servicios Públicos trabaja sobre un sub-contrato a la vez. El proceso es el mismo que para un contrato normal, pero se repite por cada sub-contrato:

🔍 Paso 1. Busca el contrato

En el calculador, haz clic en "Buscar Contrato". La ventana de selección muestra cada sub-contrato como una fila, con su propio propietario e inquilino:

En el ejemplo, el mismo inquilino (LUIS RENDON) aparece en dos sub-contratos, uno por cada propietario.

✅ Paso 2. Selecciona el sub-contrato

Marca la casilla circular del sub-contrato que vas a liquidar y haz clic en "Seleccionar". El calculador muestra sus datos (contrato con detalle, propiedad, canon, fechas y fecha de cartera).

💰 Paso 3. Calcula los servicios del sub-contrato

Diligencia las fechas de cobro y el valor de los servicios de ese sub-contrato y haz clic en "Calcular". El prorrateo por días funciona igual que en un contrato normal, repartiendo entre el inquilino y el propietario de ese sub-contrato.

💾 Paso 4. Guarda la liquidación del sub-contrato

Con el botón de guardar (disquete) graba la liquidación de ese sub-contrato. Repite los pasos 2 a 4 con cada sub-contrato.

¡Listo! Cada sub-contrato queda con su propia liquidación de servicios públicos.

Para corroborar el funcionamiento, se realizó la prueba completa en nuby con dos contratos de prueba:

🔹 Multi-propietario (1 inquilino × 2 propietarios)

• 999001-1 → Inquilino LUIS RENDON, propietario JOSE DIEGO CASTRO.

• 999001-2 → Inquilino LUIS RENDON, propietario JORGE DELGADO.

Para cada sub-contrato se calculó el servicio de Energía por $200.000 con un periodo que cruza la fecha de cartera (20-may a 30-jun): el resultado fue $142.857 para el inquilino (30 días) y $57.143 para el propietario (12 días) — el mismo cálculo correcto en ambos sub-contratos.

🔹 Multi-inquilino (2 inquilinos × 1 propietario)

• 999002-1 → Inquilino LUIS RENDON, propietario JOSE DIEGO CASTRO.

• 999002-2 → Inquilino LUZ ORTIZ, propietario JOSE DIEGO CASTRO.

El sub-contrato 999002-2 se calculó y guardó con el mismo resultado esperado del prorrateo.

🔹 Resultado en el Listado de Servicios

Las tres liquidaciones guardadas aparecieron como filas independientes, cada una con su propio contrato (con detalle), inquilino y propietario:

Conclusión: el Calculador de Servicios Públicos sí funciona para contratos multi-propietario y multi-inquilino, liquidando de forma independiente cada sub-contrato con su propio inquilino y propietario.

Cada sub-contrato gestiona sus pagos y estados de forma independiente:

• Pago del inquilino → El inquilino paga su parte de cada sub-contrato a través del recibo de caja. En un multi-inquilino, cada inquilino paga la parte de su sub-contrato.

• Pago al propietario → Cada propietario recibe la parte de su sub-contrato a través del egreso. En un multi-propietario, cada dueño recibe la liquidación de su sub-contrato.

• Estado por sub-contrato → Cada liquidación tiene su propio estado ("Falta pago del propietario", "Pago Total", etc.). Un sub-contrato puede estar saldado mientras otro sigue pendiente.

Nota: El registro del pago de la inmobiliaria también aplica por sub-contrato: si la inmobiliaria pagó los servicios de un sub-contrato, registra el egreso desde el Listado de Servicios seleccionando la fila de ese sub-contrato.

• Valores por sub-contrato → En el calculador digitas el valor del servicio que corresponde a ese sub-contrato. La factura del servicio no se divide automáticamente entre los varios propietarios o inquilinos: el reparto queda definido por los valores que registres en cada sub-contrato y por su fecha de cartera.

• Fecha de cartera por sub-contrato → El prorrateo por días usa la fecha de cartera de cada sub-contrato. Si los sub-contratos tienen fechas de cartera diferentes, los repartos pueden ser distintos entre ellos.

• Identificación en el listado → En el Listado de Servicios cada fila muestra el contrato con su detalle (ej: 999001-2) para diferenciar las liquidaciones de cada sub-contrato.

• Impresión → Cada liquidación se imprime con el inquilino y propietario de su sub-contrato.

• Cambio de propietario o inquilino → nuby permite cambiar el propietario o el inquilino de un sub-contrato desde la gestión del contrato, si las partes cambian durante el arriendo.

¿El calculador divide automáticamente la factura entre los varios propietarios?

No. El calculador reparte por días entre el inquilino y el propietario de un sub-contrato. Si hay varios propietarios, cada sub-contrato se liquida por separado con el valor que corresponda a ese sub-contrato.

¿Cuántas liquidaciones se generan en un contrato multi?

Una por cada sub-contrato. Por ejemplo, con 1 inquilino y 2 propietarios se generan 2 liquidaciones (una por cada propietario).

¿Cómo distingo las liquidaciones de cada sub-contrato en el listado?

Por la columna "Contrato", que muestra el consecutivo con su detalle (ej: 999001-1 y 999001-2), además de los nombres de inquilino y propietario de cada fila.

¿Cada propietario recibe su pago por separado?

Sí. Cada sub-contrato genera su propio egreso cuando se le paga al propietario de ese sub-contrato.

¿Puedo liquidar solo un sub-contrato y no los demás?

Sí. El calculador trabaja por sub-contrato: puedes liquidar únicamente el que necesites en ese momento.

¿Qué pasa con el estado "Pago Total"?

Cada sub-contrato llega a "Pago Total" cuando su inquilino y su propietario han pagado su parte. Los estados son independientes entre sub-contratos.

Para liquidar servicios públicos en un contrato multi:

1. Identifica los sub-contratos del contrato (uno por combinación inquilino × propietario).

2. Ve a Contratos > Calculador de Servicios Públicos.

3. Busca el contrato y selecciona el sub-contrato que vas a liquidar.

4. Diligencia fechas y valores de los servicios de ese sub-contrato.

5. Haz clic en "Calcular" y revisa el reparto entre su inquilino y su propietario.

6. Guarda la liquidación con el botón de guardar.

7. Repite con los demás sub-contratos.

8. Consulta y gestiona cada liquidación en el Listado de Servicios.

9. ¡Listo! Cada sub-contrato quedó con su liquidación, su estado y sus pagos.

🔹 Reglas clave:

Un contrato de venta en nuby registra el negocio entre tu inmobiliaria, el vendedor (propietario del inmueble) y el comprador. Sirve para llevar el control centralizado de:

• El inmueble que se vendió.

• El valor de la venta.

• La comisión que le corresponde a la inmobiliaria (y al asesor, si aplica).

• Las facturas y pagos relacionados con el negocio.

Al crear el contrato, nuby registra automáticamente el inmueble como vendido y abre las pestañas de Facturas Relacionadas y Pagos Relacionados, desde donde podrás facturar la comisión y registrar los pagos correspondientes.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Asesores comerciales y administradores que gestionan las ventas de inmuebles.

• Área de cartera, para hacer seguimiento a los pagos de comisiones.

• Contabilidad, para comprender el saldo inicial del contrato y su ciclo de facturación.

Antes de crear el contrato de venta, asegúrate de que todos los siguientes elementos estén correctamente configurados en el sistema. Si falta alguno, el sistema no te permitirá guardar el contrato.

📌 Requisito 1. La propiedad debe estar activa y ser de tipo venta

nuby solo permite asociar al contrato propiedades que:

• Estén registradas en el módulo Propiedades con el tipo "Venta" o "Venta y Arriendo".

• Tengan estado Activo (no canceladas ni ya vendidas).

Tip: Si al escribir el nombre de la propiedad no aparece en la lista desplegable, verifica que esté creada con el tipo correcto y que su estado sea Activo en el módulo de Propiedades.

📌 Requisito 2. El vendedor (propietario) debe estar en Terceros

El campo Vendedor se completa automáticamente cuando seleccionas la propiedad, pero requiere que el propietario de la propiedad esté registrado en el módulo Terceros como tipo Propietario.

📌 Requisito 3. El comprador debe estar en Terceros

El comprador del inmueble debe existir previamente en el módulo Terceros con sus datos básicos: tipo de identificación, número de documento, nombres, dirección, teléfono y correo electrónico. Estos datos son necesarios para emitir facturas electrónicas en su nombre.

📌 Requisito 4. El asesor debe estar en Terceros (si aplica)

Si la venta fue intermediada por un asesor que comisiona, ese asesor también debe estar registrado en el módulo Terceros. De lo contrario, no aparecerá en el listado del campo Asesor de Venta.

📌 Requisito 5. Concepto "Comisión de Contrato IVA" configurado

Para poder crear facturas desde el contrato de venta, es necesario configurar el concepto que nuby usará al generar la factura. Este concepto define si se cobra o no IVA y a qué cuentas contables se registra.

• Ve a Herramientas > Configuraciones > Contratos.

• Asegúrate de que el parámetro "Concepto contrato de venta" tenga asignado un concepto válido (por ejemplo, "Comisión de Contrato IVA").

Importante: Sin este concepto configurado podrás crear el contrato, pero al intentar crear facturas desde él verás una alerta y el botón de facturación no funcionará.

📌 Requisito 6. Sin contrato activo previo para la misma propiedad

nuby valida que no exista ya un contrato de venta en estado Activo para la misma propiedad. Si ya existe uno, el sistema te mostrará el mensaje:

"Ya existe un contrato de venta activo para esta propiedad."

En ese caso, deberás cancelar el contrato anterior antes de crear uno nuevo.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Ve al módulo de Contratos

1. En el menú principal de la parte superior, haz clic en "Contratos".

2. Se desplegará el submenú de la izquierda con las opciones del módulo.

3. Haz clic en "Contratos de Venta".

➕ Paso 3. Crea un nuevo contrato

En la pantalla de listado "Contratos de Ventas", verás en la parte superior derecha el botón "Crear Contrato de Venta". Haz clic en él.

El sistema te llevará al formulario "Crear Contratos de Ventas", con la pestaña "Información de Contrato" activa.

Tip: Si ya tienes el contrato creado y quieres editarlo, puedes hacer clic sobre el código del contrato en el listado o usar el botón de edición (ícono de lápiz) al final de la fila.

El formulario está organizado en tres columnas. A continuación te explicamos cada campo:

📋 Columna 1 — Datos del inmueble y comisión

📋 Columna 2 — Comprador y comisión

📋 Columna 3 — Asesor de venta

nuby permite definir dos tipos de comisión independientes: uno para la inmobiliaria y otro (opcional) para el asesor. Ambos funcionan igual:

💡 Porcentaje

Cuando eliges Porcentaje, ingresa el porcentaje de comisión (entre 1 y 100). El sistema calcula automáticamente el valor de la comisión multiplicando el porcentaje por el Valor de Venta (Valor Neto).

Ejemplo: Si el valor de venta es $200.000.000 y la comisión es del 3%, el sistema calcula automáticamente $6.000.000.

💡 Valor fijo

Cuando eliges Valor, ingresa directamente el monto en pesos que cobra la inmobiliaria o el asesor, independientemente del precio de venta.

🏦 ¿Quién paga la comisión?

El campo ¿Quién Paga Comisión? define a quién le genera la factura el sistema cuando creas una factura desde el contrato:

• Paga el Vendedor: la factura de comisión se le emite al propietario del inmueble.

• Paga el Comprador: la factura de comisión se le emite al comprador del inmueble.

Nota sobre el Tipo de Cobro: En los contratos nuevos el tipo de cobro predeterminado es Solo Comisión, lo que significa que nuby solo lleva el registro de la comisión de la inmobiliaria. Si tu inmobiliaria también cobra el valor total de la venta (actuando como intermediario de pago), el tipo de cobro puede configurarse como Cobro Total, en cuyo caso el saldo del contrato equivale al valor completo de venta y el responsable del pago siempre es el Comprador.

1. Selecciona la propiedad. Escribe la dirección o código en el campo Propiedad y elige de la lista desplegable. Al seleccionarla, nuby autocompleta automáticamente los campos Vendedor y Valor de Venta.

2. Verifica el Vendedor. El campo se llena automáticamente con el propietario de la propiedad. Si es correcto, continúa; si necesitas cambiarlo, búscalo en el campo.

3. Verifica o ajusta el Valor de Venta. El sistema lo carga desde la ficha de la propiedad. Si el valor acordado es diferente, corrígelo directamente en el campo.

4. Elige el Tipo de Comisión de la inmobiliaria: Porcentaje o Valor. Según lo que elijas, aparecerá el campo correspondiente para ingresar el porcentaje o el monto.

5. Selecciona el Comprador. Escribe su nombre o número de documento en el campo Comprador. Debe ser una persona distinta al Vendedor; si coinciden, el sistema te mostrará una alerta.

6. Define quién paga la comisión en el campo ¿Quién Paga Comisión?: el vendedor o el comprador.

7. Ingresa el porcentaje o valor de comisión en el campo que apareció al elegir el tipo.

8. (Opcional) Asesor de Venta. Si la venta fue intermediada por un asesor, selecciónalo en el campo Asesor de Venta.

   • Si el asesor también comisiona, activa el toggle ¿Asesor Comisiona? → SI.

   • Aparecerán los campos de tipo de comisión, porcentaje o valor del asesor. Completa esa información.

9. Haz clic en "Guardar Contrato". El sistema validará todos los campos y, si todo está correcto, guardará el contrato.

¡Listo! Después de guardar, el sistema te llevará de vuelta al formulario del contrato ya creado, mostrando el número de código asignado. Las pestañas "Facturas Relacionadas" y "Pagos Relacionados" estarán disponibles para continuar el proceso.

Antes de guardar, nuby verifica automáticamente las siguientes condiciones. Si alguna no se cumple, el sistema muestra una alerta en pantalla y no permite continuar.

Doble envío del formulario: nuby protege el formulario contra doble envío. Si haces clic en "Guardar Contrato" dos veces, el sistema procesará solo el primero y descartará el duplicado automáticamente.

Al hacer clic en "Guardar Contrato" y que el sistema lo acepte, ocurren las siguientes acciones de forma automática:

🔢 1. Asignación del código (consecutivo)

El sistema asigna un número de código único al contrato, siguiendo el consecutivo de los contratos de venta existentes. Este número es visible en el listado y en el encabezado del contrato.

🏠 2. La propiedad queda marcada como "Vendida"

nuby cambia automáticamente el estado del inmueble a Vendida en el módulo de Propiedades. Esto significa que la propiedad dejará de aparecer en el listado de propiedades disponibles para nuevos contratos de venta o de arriendo.

💳 3. Se calcula el saldo inicial del contrato

Dependiendo del tipo de cobro configurado:

• Solo Comisión (predeterminado): el saldo inicial es igual al valor de la comisión. Este es el monto que la inmobiliaria irá facturando y cobrando.

• Cobro Total: el saldo inicial es igual al valor total de venta. La inmobiliaria actúa como intermediario completo de cobro.

✅ 4. El contrato queda en estado "Activo"

El contrato recién creado siempre inicia en estado Activo, listo para facturar y recibir pagos.

Siguiente paso recomendado: Una vez guardado el contrato, abre la pestaña "Facturas Relacionadas" para emitir la factura de la comisión al comprador o vendedor. Consulta la guía "¿Cómo crear una factura para un contrato de venta en nuby?" para continuar el proceso.

Un contrato de venta en nuby puede encontrarse en uno de los siguientes estados:

❌ ¿Cómo cancelar un contrato?

Al editar un contrato Activo, aparece el botón "Cancelar Contrato" (de color rojo) en la parte inferior del formulario. Al hacer clic, el sistema pedirá una confirmación. Al confirmar:

• El contrato pasa a estado Cancelado.

• La propiedad vuelve automáticamente al estado Activo, quedando disponible para nuevos contratos.

Atención: La cancelación de un contrato es irreversible. Si el contrato tiene facturas o pagos asociados, deberás gestionarlos por separado antes de cancelar, ya que el sistema no los eliminará automáticamente.

Campos bloqueados: Si el contrato ya tiene facturas o pagos relacionados, los campos del formulario quedarán deshabilitados (en gris) para proteger la integridad de los registros. Solo podrás cancelar el contrato o agregar nuevas facturas y pagos.

❓ ¿Por qué no aparece la propiedad que busco en el campo "Propiedad"?

El campo solo muestra propiedades con tipo Venta o Venta y Arriendo y estado Activo. Verifica en el módulo de Propiedades que la propiedad cumpla ambas condiciones.

❓ ¿El Vendedor siempre es el propietario de la propiedad?

Por defecto, nuby autocompleta el campo Vendedor con el propietario registrado en la ficha de la propiedad. Sin embargo, puedes modificarlo manualmente si el vendedor es una persona diferente.

❓ ¿Puedo cambiar el Valor de Venta después de guardar?

Sí, siempre y cuando el contrato no tenga facturas ni pagos relacionados. Si ya existen documentos asociados, los campos quedarán bloqueados para proteger la consistencia de los registros.

❓ ¿Qué pasa si el asesor no está registrado en Terceros?

Si el asesor no aparece al escribir su nombre en el campo Asesor de Venta, es porque aún no está registrado. Ve al módulo Terceros y créalo antes de continuar.

❓ ¿Puede haber varios contratos de venta para la misma propiedad?

Solo puede existir un contrato Activo por propiedad al mismo tiempo. Si necesitas crear uno nuevo, primero cancela el contrato activo existente. Los contratos en estado Cancelado o Finalizado no bloquean la creación de uno nuevo.

❓ ¿Dónde puedo ver el listado de todos los contratos de venta?

En el módulo Contratos > Contratos de Venta. La tabla muestra el código, la propiedad, el vendedor, el comprador, el valor de venta, la comisión y el estado de cada contrato. Puedes usar los filtros y exportar a Excel, PDF o CSV.

❓ ¿Qué debo configurar para que las facturas del contrato generen contabilidad?

Para que la facturación del contrato genere asientos contables correctos, deben estar configurados:

• El concepto "Comisión de Contrato IVA" en Herramientas > Configuraciones > Contratos.

• Las cuentas contables del concepto (ingreso, IVA, retenciones) según el plan de cuentas de tu inmobiliaria.

• Una resolución DIAN activa en el módulo de Contabilidad.

Consulta la guía "¿Cómo crear una factura para un contrato de venta en nuby?" para el detalle completo del proceso de facturación.

En nuby, la edición de un contrato de venta te permite corregir o actualizar la información básica del negocio inmobiliario: la propiedad involucrada, las partes (vendedor, comprador, asesor), el valor de venta y la estructura de comisiones.

Editar un contrato no elimina las facturas ni los pagos que ya estén registrados; estos se conservan intactos en sus pestañas correspondientes.

🔹 ¿Cuándo necesitas editar un contrato?

• Para corregir un error de digitación (valor, porcentaje de comisión, partes del negocio) antes de emitir facturas.

• Para actualizar información de las partes del negocio que haya cambiado.

• Para cancelar un contrato que no procederá (devolución de propiedad al mercado).

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Asesores comerciales e inmobiliarios que necesitan corregir datos de un negocio ya registrado.

• Asistentes administrativos que gestionan el ciclo de vida de los contratos de venta.

• Gerencia, para entender cuándo y cómo se pueden modificar los contratos.

Nota: La creación de un contrato de venta se documenta en la guía ¿Cómo crear un contrato de venta?. Esta guía se enfoca exclusivamente en la edición de contratos ya existentes.

Para editar un contrato de venta ten en cuenta los siguientes puntos:

📌 El contrato debe existir

Solo puedes editar contratos que ya hayan sido guardados previamente. Si necesitas registrar un contrato nuevo, usa la opción "Crear Contrato de Venta".

📌 El contrato debe estar en estado Activo

Solo los contratos en estado Activo permiten guardar cambios. Si el contrato está en estado Finalizado o Cancelado, podrás ver la información pero no modificarla ni guardar ningún cambio.

📌 Revisa si existen facturas o pagos relacionados

Si el contrato ya tiene facturas o pagos registrados, los campos principales (propiedad, partes, valor, comisiones) quedarán bloqueados automáticamente para proteger la integridad de los documentos ya generados. Solo se podrá consultar la información, no modificarla.

📌 Permisos de usuario

Tu perfil de usuario debe tener permisos de edición sobre el módulo de Contratos de Venta. Si el botón de edición no aparece, contacta al administrador del sistema.

Existen dos formas de abrir el formulario de edición de un contrato de venta:

🔸 Opción A — Desde el ícono de edición en la lista

1. En el menú lateral izquierdo, selecciona Contratos.

2. Haz clic en "Contratos de Venta".

3. En la lista de contratos, usa los filtros (Código, Propiedad, Vendedor, Comprador, Estado) para encontrar el contrato que deseas editar.

4. Haz clic en el ícono de lápiz (editar) que aparece al final de la fila del contrato. El sistema abrirá el formulario de edición.

🔸 Opción B — Haciendo clic en el código del contrato

1. En la misma lista de contratos, haz clic directamente sobre el número de Código del contrato en la primera columna.

2. El sistema abrirá el formulario de edición con la información del contrato cargada.

Filtros disponibles en la lista: Código, Propiedad, Documento del Vendedor, Nombre del Vendedor, Documento del Comprador, Nombre del Comprador, Estado y Fecha de Creación. Usa la opción "Mostrar/Ocultar Filtros" para ver la fila de filtros sobre la tabla.

El formulario de edición muestra los mismos campos del formulario de creación, organizados en tres columnas. A continuación se describe cada uno:

Columna 1 — Partes y valores

Columna 2 — Comprador y comisión

Columna 3 — Asesor de venta

Campos bloqueados: Si el contrato ya tiene facturas o pagos registrados, todos estos campos aparecerán en gris (deshabilitados) y no podrás modificarlos. Esto protege la coherencia entre el contrato y los documentos ya emitidos. Ver sección 6 para más detalles.

Sigue estos pasos para editar y guardar los cambios en un contrato de venta Activo:

1. Ubica el contrato en la lista de Contratos de Venta usando los filtros disponibles. Asegúrate de que el estado sea Activo.

2. Abre el formulario de edición haciendo clic en el ícono de lápiz al final de la fila, o directamente en el Código del contrato.

3. El formulario se carga con la pestaña "Información de Contrato" activa por defecto y con todos los datos del contrato precargados.

4. Verifica el estado del contrato. Si ves un mensaje de alerta amarillo indicando que el contrato no puede ser modificado, el contrato está Finalizado o Cancelado. En ese caso, no podrás guardar cambios (ver sección 8).

5. Realiza los cambios en los campos que necesites modificar. Recuerda que si el contrato tiene facturas o pagos relacionados, los campos estarán deshabilitados.

6. Haz clic en el botón "Actualizar Contrato" (color azul) para guardar los cambios.

7. El sistema validará los datos. Si hay errores, los mostrará junto a cada campo con una indicación en rojo. Si todo es correcto, guardará los cambios y recalculará automáticamente el saldo del contrato.

¡Actualización exitosa! Si todos los datos son válidos, el sistema guarda los cambios y regresa a la vista del contrato actualizado. El saldo y el estado se recalculan de forma automática.

Para proteger la integridad contable, nuby bloquea automáticamente los campos principales del contrato cuando detecta que existen facturas o pagos asociados a él.

¿Qué campos quedan bloqueados?

Todos los campos de información del contrato quedan en modo solo lectura (aparecen en gris y no se pueden editar):

• Propiedad

• Vendedor

• Comprador

• Valor de Venta (Valor Neto)

• Tipo de Comisión y sus campos asociados (porcentaje o valor)

• ¿Quién Paga Comisión?

• Asesor de Venta y su configuración de comisión

¿Por qué ocurre esto?

Modificar el valor de venta o las partes del contrato después de emitir facturas generaría inconsistencias en la contabilidad y los documentos legales ya emitidos. nuby bloquea estos campos para garantizar la coherencia entre el contrato y sus documentos.

¿Qué puedo hacer si necesito corregir esos campos?

• Si la factura fue emitida por error, primero debes anular la factura correspondiente. Una vez anulada, los campos volverán a estar disponibles (siempre que no queden más documentos relacionados).

• Si el cambio es por un ajuste legítimo del negocio (renegociación de precio, cambio de comprador), lo correcto es cancelar el contrato actual y crear uno nuevo con los datos correctos.

Recuerda: Aunque los campos estén bloqueados, aún puedes gestionar facturas y pagos desde las pestañas correspondientes (si el contrato está Activo).

Al hacer clic en "Actualizar Contrato", el sistema verifica lo siguiente:

Diferencia con la creación: En modo edición no se valida duplicidad de propiedad. El sistema permite que la propiedad ya esté asignada a este mismo contrato sin generar alerta de duplicado.

Cuando guardas los cambios con "Actualizar Contrato", el sistema ejecuta estas acciones automáticamente:

1. Actualiza la información del contrato con los nuevos valores ingresados.

2. Recalcula el saldo del contrato: el sistema suma todos los pagos registrados en las facturas de tipo pagada asociadas al contrato y recalcula el saldo pendiente.

3. Actualiza automáticamente el estado del contrato según el saldo resultante:

   • Si el saldo es igual a cero → el contrato cambia a estado Finalizado.

   • Si el saldo es mayor a cero → el contrato permanece en estado Activo.

Nota: La propiedad asociada al contrato no cambia de estado al actualizar datos. Solo cambia al crear un contrato nuevo (pasa a Vendida) o al cancelar el contrato (regresa a Activa).

Dentro del formulario de edición de un contrato Activo, encontrarás el botón rojo "Cancelar Contrato". Esta acción permite dar por terminado un contrato que no procederá.

¿Cuándo usar "Cancelar Contrato"?

• Cuando el negocio de compraventa no se concretó (desistimiento del comprador, caída del negocio).

• Cuando necesitas liberar la propiedad para que vuelva a estar disponible en el portafolio.

¿Qué ocurre al cancelar?

• El contrato cambia a estado Cancelado. Ya no podrás modificarlo ni agregar nuevas facturas o pagos.

• La propiedad asociada regresa automáticamente a estado Activa, quedando disponible para ser asignada a un nuevo contrato.

⚠️ Esta acción es irreversible. Una vez cancelado, el contrato no puede volver a estado Activo. Si necesitas reactivar el negocio, deberás crear un nuevo contrato de venta. Asegúrate de confirmar esta acción solo cuando estés seguro de que el negocio no procederá.

¿Qué pasa con las facturas y pagos ya registrados?

Las facturas y los pagos previamente registrados no se eliminan automáticamente al cancelar el contrato. Quedan asociados al contrato cancelado para efectos de trazabilidad. Si es necesario anularlos, debes hacerlo manualmente desde los módulos de facturación y cartera.

El formulario de edición tiene tres pestañas. Además de "Información de Contrato", encontrarás:

📄 Pestaña "Facturas Relacionadas"

Muestra todas las facturas emitidas en el marco de este contrato. Desde aquí puedes:

• Consultar cada factura: número de documento, estado, valor y saldo pendiente.

• Crear una nueva factura (botón "Crear Factura"), disponible solo cuando el contrato está Activo y tiene saldo facturable mayor a cero.

• Registrar un pago sobre una factura existente, haciendo clic en el ícono de dólar ($) en la columna de acciones.

Columnas de la tabla: Documento, Observaciones, Estado, Valor, Saldo, Acciones.

Para conocer el proceso completo de facturación, consulta la guía ¿Cómo crear una factura para un contrato de venta?

💳 Pestaña "Pagos Relacionados"

Muestra todos los recibos de caja y pagos registrados para las facturas de este contrato. Permite hacer seguimiento al estado de recaudo: qué facturas han sido pagadas total o parcialmente, y cuánto queda pendiente por cobrar.

Para conocer el proceso de registro de pagos, consulta la guía ¿Cómo registrar un pago de factura de contrato de venta?

Cuando abres el formulario de edición de un contrato en estado Finalizado o Cancelado, el sistema te mostrará un mensaje de alerta amarillo con el texto:

"Este contrato está en estado [Estado], ya no es posible la actualización de la información."

En este caso:

• El botón "Actualizar Contrato" no se muestra. No es posible guardar cambios.

• El botón "Cancelar Contrato" tampoco aparece (ya no aplica).

• Puedes consultar toda la información del contrato y navegar las pestañas de Facturas y Pagos relacionados en modo lectura.

¿Por qué un contrato queda Finalizado?

El sistema cambia automáticamente el estado a Finalizado cuando detecta que el saldo del contrato es cero, es decir, cuando todas las facturas han sido pagadas en su totalidad. Esto indica que el negocio se completó exitosamente.

¿Puedo reabrir un contrato Finalizado?

No. Una vez que el saldo llega a cero, el contrato queda Finalizado de forma automática. Si necesitas registrar cobros adicionales por el mismo negocio, debes crear un nuevo contrato de venta o ajustar los pagos existentes desde el módulo de cartera.

Recuerda: Un contrato Cancelado tampoco puede reactivarse. Si el negocio se retoma después de una cancelación, crea un nuevo contrato con los datos actualizados.

Un contrato de venta puede estar en los siguientes estados a lo largo de su ciclo de vida:

Flujo de estados

• Al crear: Activo

• Al pagar todas las facturas: Activo → Finalizado (automático)

• Al hacer clic en "Cancelar Contrato": Activo → Cancelado (manual)

❓ ¿Por qué no veo el botón "Actualizar Contrato"?

El botón solo aparece cuando el contrato está en estado Activo. Si el contrato está Finalizado o Cancelado, el botón no se muestra. Verifica el estado en la columna correspondiente de la lista de contratos.

❓ ¿Por qué los campos aparecen en gris y no puedo editarlos?

Los campos se bloquean automáticamente cuando el contrato tiene al menos una factura o un pago registrado. Esto es una medida de protección para no alterar documentos ya emitidos. Para modificar los campos, primero deberías anular los documentos relacionados.

❓ ¿Puedo cambiar la propiedad de un contrato que ya tiene facturas?

No directamente. El campo Propiedad quedará bloqueado mientras existan documentos relacionados. Si el cambio es absolutamente necesario, debes anular todos los documentos asociados primero, o bien cancelar el contrato actual y crear uno nuevo con la propiedad correcta.

❓ ¿Qué diferencia hay entre los botones "Actualizar Contrato" y "Cancelar Contrato"?

"Actualizar Contrato" guarda los cambios realizados en los campos del formulario. "Cancelar Contrato" es una acción definitiva e irreversible que cambia el estado del contrato a Cancelado y libera la propiedad. Son acciones completamente distintas.

❓ ¿Puedo editar un contrato Finalizado para agregar más facturas?

No. Un contrato Finalizado está cerrado. El sistema lo finalizó automáticamente porque el saldo llegó a cero. Si se presentan cobros adicionales, consulta con tu administrador la forma correcta de registrarlos según las políticas de tu inmobiliaria.

❓ ¿Se puede deshacer una cancelación de contrato?

No. La cancelación es irreversible. Si el negocio se retoma, debes crear un nuevo contrato de venta desde cero con los datos actualizados.

❓ ¿Qué pasa con la propiedad cuando cancelo el contrato?

Cuando cancelas un contrato, la propiedad asociada regresa automáticamente al estado Activa, lo que significa que puede ser asignada a nuevos contratos de venta o de arrendamiento.

❓ ¿Por qué el saldo del contrato cambió después de guardar?

Al guardar los cambios, el sistema recalcula automáticamente el saldo del contrato sumando todos los pagos registrados. Si el saldo recalculado llega a cero, el contrato pasará a estado Finalizado de forma automática.

En nuby, un contrato de venta registra el negocio entre tu inmobiliaria y el comprador de un inmueble (vivienda, local, lote, etc.). A medida que el comprador realiza pagos parciales (cuota inicial, separación, abonos, saldo final), tu inmobiliaria debe entregar al cliente una factura por cada valor cobrado.

Crear la factura desde el contrato de venta hace tres cosas a la vez:

• Genera un documento de venta legal (factura electrónica o de venta) a nombre del comprador, con su consecutivo y resolución DIAN.

• Registra de forma automática los asientos contables correspondientes (cuenta por cobrar, ingreso, IVA y retenciones, según el caso).

• Vincula la factura al contrato, descontando el valor facturado del saldo facturable que aún queda pendiente.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Asistentes administrativos y de cartera que emiten facturas a clientes compradores.

• Contabilidad, para entender qué cuentas se afectan y por qué.

• Gerencia, para conocer el flujo de facturación de ventas inmobiliarias.

Para que el botón "Crear Factura" funcione correctamente, tu inmobiliaria debe tener configurado lo siguiente. Si te faltan algunos de estos elementos, el sistema te mostrará una alerta en rojo y no te permitirá continuar.

📌 Requisito 1. Concepto de contrato de venta configurado

nuby necesita saber qué concepto (producto) usar al generar la factura del contrato. Este concepto define, entre otras cosas, si la factura lleva o no IVA y a qué cuentas contables va.

• Lo configura un usuario administrador desde Herramientas > Configuraciones > Parámetros generales (sección de Contratos), en el parámetro "Concepto contrato de venta".

• Si no está configurado, al abrir la pestaña de facturas verás una alerta amarilla pidiéndote ir a configurarlo antes de continuar.

📌 Requisito 2. Resoluciones DIAN activas

Toda factura debe asociarse a una resolución DIAN vigente, que es la autorización legal para emitir facturas con consecutivos numerados. nuby permite tener varias resoluciones a la vez (por ejemplo: FE para factura electrónica y PR para documento POS).

• Las resoluciones se administran desde el módulo de Contabilidad, en Resoluciones de Facturación.

• Cada resolución define el prefijo, el rango de consecutivos, los días de vencimiento de la factura y un texto adicional que se imprime en la factura.

📌 Requisito 3. Periodo contable abierto

La factura genera asientos contables, por lo que la fecha de la factura debe caer dentro de un periodo contable que esté activo. Si el periodo está cerrado, nuby bloqueará la creación.

📌 Requisito 4. Comprador con datos completos

El cliente comprador del contrato debe tener registrados sus datos básicos (tipo de identificación, número, nombres, dirección, teléfono y correo electrónico) para que la factura cumpla con los requisitos legales y, si aplica, pueda emitirse electrónicamente ante la DIAN.

📌 Requisito 5. Saldo facturable disponible

El contrato de venta debe tener un saldo facturable mayor a cero. Este saldo se calcula automáticamente como el valor total del contrato menos lo que ya se ha facturado previamente.

Importante: Si el saldo facturable es cero, significa que todo el contrato ya fue facturado y no podrás emitir nuevas facturas hasta que se incremente el valor del contrato o se anule alguna factura previa.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Abre el menú de Contratos

1. En el menú principal de la izquierda, ubica la opción "Contratos".

2. Al pasar el mouse o hacer clic, se desplegará un submenú con varias opciones.

3. Selecciona "Contratos de Venta".

📋 Paso 3. Selecciona el contrato a facturar

Verás un listado con todos los contratos de venta. Cada fila muestra el comprador, el inmueble, la fecha, el valor y el estado del contrato.

1. Si tienes muchos contratos, usa los filtros de la parte superior (por cliente, inmueble, fecha o estado) para encontrar el que buscas.

2. Haz clic en el círculo de selección que aparece al inicio de la fila del contrato.

3. En la parte inferior se activarán los botones de acción. Haz clic en "Editar".

🧾 Paso 4. Abre la pestaña "Facturas Relacionadas"

Dentro de la edición del contrato verás varias pestañas en la parte superior, como "Información de Contrato", "Facturas Relacionadas" y "Pagos Relacionados".

1. Haz clic en la pestaña "Facturas Relacionadas".

2. Allí verás un listado con las facturas que ya tiene el contrato (si las hay) y un botón en la parte superior llamado "Crear Factura".

3. Haz clic en "Crear Factura". Se abrirá un cuadro emergente con el formulario.

Tip: El botón "Crear Factura" solo aparece si el contrato tiene un saldo facturable mayor a cero y si el parámetro "Concepto contrato de venta" está configurado.

Al abrir el formulario verás, en la parte superior, un recuadro azul con dos datos clave:

• El nombre del comprador al que se le va a emitir la factura.

• El saldo facturable disponible del contrato.

A continuación se muestra el formulario con los siguientes campos: