¿Cómo agregar costos fijos y novedades a un contrato de arrendamiento?
En esta sección del contrato podrás programar cobros adicionales al canon de arrendamiento. El sistema te permite configurar dos tipos de cobros:
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Costos Recurrentes: Se cobran mes a mes durante toda (o gran parte) de la vigencia del contrato (Ej: Seguro de póliza, cuota de administración).
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Novedades de Única Vez: Se cobran una sola vez en una fecha específica (Ej: Comisión inicial, gastos de papelería, un arreglo locativo).
⚠️ Regla de Oro (Requisito Previo Indispensable)
Antes de intentar agregar un cobro al contrato, el concepto debe existir contablemente. Si el concepto no está configurado, el sistema no sabrá a qué cuenta contable llevar ese dinero y tus documentos presentarán errores.
Debes asegurarte de haber hecho lo siguiente previamente:
Crear el Concepto (Ej: "Seguro de póliza").
Asociar ese concepto al Escenario Contable que usa este contrato, definiendo si lleva IVA, retenciones y a qué cuenta PUC pertenece.
🚀 Paso a Paso: Configuración de Costos Fijos
Paso 1: Ingresar al Contrato
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En el menú principal, dirígete a Contratos.
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Busca en la lista el contrato al que deseas agregarle el cobro y haz clic en el ícono de Editar (Lápiz 📝) o, si lo estás creando nuevo, llega hasta la sección inferior después de guardar los datos generales.
Paso 2: Ubicar la sección de Costos Fijos
Desplázate hacia abajo dentro de la pantalla del contrato hasta encontrar una tabla titulada "Otros costos fijos del contrato".
En esta tabla verás columnas como Concepto, Valor, Aplica Desde y Hasta.
Paso 3: Agregar el nuevo cobro
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En la parte derecha de la barra azul que dice "Otros costos fijos del contrato", haz clic en el botón circular azul con el símbolo (+).
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Se habilitará una nueva línea en blanco para que ingreses la información.
Paso 4: Diligenciar los datos (La clave del tiempo)
Llena los campos de la nueva línea teniendo en cuenta si es un cobro recurrente o de única vez:
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Concepto: Selecciona en la lista desplegable el nombre del cobro (Recuerda: solo aparecerán los conceptos que ya están creados).
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Valor: Escribe el monto exacto a cobrar (sin puntos ni comas).
A. Para Costos Recurrentes (Mes a mes):
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Aplica Desde: Pon la fecha de inicio del contrato (o el día en que empieza el cobro).
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Hasta: Pon la fecha de fin del contrato. Al tener un rango de fechas amplio (Ej: de enero a diciembre), el sistema lo cobrará automáticamente en cada factura mensual que se genere en ese periodo.
B. Para Novedades de Única Vez:
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Aplica Desde: Pon el primer día del mes en el que quieres que salga el cobro (o la fecha de inicio del contrato si es un cobro de entrada).
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Hasta: Pon el último día de ese mismo mes.
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Ejemplo del sistema: Si quieres cobrar la "Comisión Inicial" solo en el primer mes, pones Aplica Desde: 2022-06-09 y Hasta: 2022-06-30. Así, el sistema solo lo incluirá en la factura de junio y no volverá a aparecer en julio.
Paso 5: Modificar o Eliminar (Si te equivocas)
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Si cometiste un error y necesitas borrar un cobro de la lista, simplemente haz clic en el botón circular rojo con el símbolo (-) ubicado al final de la fila correspondiente.
Paso 6: Guardar
Una vez hayas ingresado todos los costos fijos y novedades, asegúrate de guardar los cambios haciendo clic en Actualizar Contrato (o "Activar Contrato" si apenas lo estás creando).
✅ Resultado
El sistema ha programado estos cobros. Cuando se genere la próxima factura, recibo de caja y/o egreso dentro de las fechas que configuraste, el sistema sumará automáticamente estos valores al documento correspondiente y aplicará la contabilidad según el escenario.