¿Cómo configurar los conceptos contables de servicios públicos por escenario en nuby?

Los escenarios son los tipos de contrato que definen cómo se comporta contablemente cada contrato (qué documentos se generan, con qué cuentas). Para los servicios públicos, cada escenario tiene tres categorías de configuración:

Para cada concepto se define: el documento contable (tipo de movimiento), la cuenta del PUC, el carácter (débito o crédito) y el tercero (inquilino o propietario).

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Administradores del sistema → Para configurar los escenarios de contratos.

• Contabilidad → Para asegurar que las cuentas de servicios públicos sean las correctas.

• Personal que crea contratos → Para entender cómo se decide el destino contable de los servicios.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Ve a los Escenarios de contratos

1. En el menú principal, haz clic en "Contratos".

2. En el menú lateral, haz clic en "Escenarios" para ver la lista de escenarios (tipos de contrato).

3. Haz clic sobre el escenario que deseas configurar.

📌 Paso 3. Abre la sección de Servicios Públicos

En la pantalla del escenario verás un menú lateral con categorías. En la sección "Servicios Públicos" encontrarás tres opciones:

• Cobros → Configuración de los cobros de servicios.

• Devoluciones → Configuración de los descuentos/devoluciones.

• Pagos Inmobiliaria → Configuración de los pagos de la inmobiliaria.

Haz clic en la opción que deseas configurar (por ejemplo, "Cobros").

Nota: Cada opción muestra la configuración contable de esa categoría para el escenario seleccionado. La configuración se guarda de forma independiente por escenario.

Al abrir una categoría (por ejemplo, "Cobros"), verás:

🏷️ Encabezado

• Título de la categoría → "Servicios Públicos - Cobros" (o Devoluciones / Pagos Inmobiliaria).

• Nombre y descripción del escenario → El tipo de contrato que estás configurando.

• Botón "Agregar Registro" → Para crear una nueva configuración de concepto.

📊 Tabla de configuración

La tabla lista los registros existentes del escenario para la categoría, agrupados por documento contable. Cada fila muestra:

Nota: Los conceptos que aparecen en cada categoría son los del sistema: en Cobros los cobros de servicios al inquilino y propietario; en Devoluciones los descuentos de servicios; y en Pagos Inmobiliaria los costos de servicios asumidos por la inmobiliaria.

➕ Paso 1. Haz clic en "Agregar Registro"

En la parte superior de la tabla, haz clic en el botón "Agregar Registro". Se abrirá la ventana de edición.

📋 Paso 2. Completa los campos

La ventana de edición tiene los siguientes campos:

💾 Paso 3. Guarda el registro

Haz clic en "Guardar" para crear la configuración. El registro aparecerá en la tabla bajo su documento contable.

Importante: Todos los campos son obligatorios. Si falta alguno, nuby lo indicará y no se guardará el registro.

✏️ Editar un registro

1. En la fila del registro, haz clic en el ícono de editar (lápiz).

2. Se abre la ventana de edición con los valores actuales del registro.

3. Modifica los campos que necesites y haz clic en "Guardar".

🗑️ Eliminar un registro

1. En la fila del registro, haz clic en el ícono de eliminar (menos).

2. Confirma la eliminación.

3. El registro se quita de la tabla y ya no se usará en los documentos del escenario.

Atención: Si eliminas la configuración de un concepto, los documentos contables de servicios públicos del escenario podrían generarse sin la línea contable correspondiente. Verifica con contabilidad antes de eliminar registros.

Los conceptos disponibles en cada categoría son los conceptos de sistema de servicios públicos:

🔹 Cobros → Documentos: INGRESO INQUILINO y EGRESO PROPIETARIO

• Cobro de Servicios Públicos Inquilino → El cobro de la parte del inquilino.

• Cobro de Servicios Públicos Propietario → El cobro de la parte del propietario.

🔹 Devoluciones → Documentos: INGRESO INQUILINO y EGRESO PROPIETARIO

• Devolución por servicios públicos inquilino → El descuento al inquilino.

• Descuento por servicios públicos al propietario → El descuento al propietario.

🔹 Pagos Inmobiliaria → Documentos: COSTOS DEL INQUILINO ASUMIDOS POR LA INMOBILIARIA y COSTOS DEL PROPIETARIO ASUMIDOS POR LA INMOBILIARIA

• Pago de servicios públicos inmobiliaria (Costo Inquilino) → El costo asumido por la parte del inquilino.

• Pago de servicios públicos inmobiliaria (Costo Propietario) → El costo asumido por la parte del propietario.

Tip: No es necesario configurar todos los conceptos en todos los escenarios. Configura únicamente los conceptos que el escenario utiliza según su operación.

Esta configuración define cómo se contabilizan los servicios públicos en cada escenario. Cuando nuby genera un documento contable relacionado con servicios públicos (por ejemplo, el egreso del pago de la inmobiliaria), consulta esta configuración del escenario del contrato para crear las líneas contables:

• Cuenta del PUC → La cuenta que se usa en el detalle.

• Carácter → Si el concepto va al débito o al crédito del asiento.

• Tercero → Si el detalle se asocia al inquilino o al propietario del contrato.

Importante: Si un concepto de servicios públicos no está configurado en el escenario del contrato, el documento contable se genera pero sin la línea contable de ese concepto. Configura los conceptos que usa cada escenario para que sus asientos queden completos.

¿Qué es un escenario?

Un escenario es un tipo de contrato que define la configuración contable del contrato (qué documentos se generan y con qué cuentas). Puedes ver los escenarios en Contratos > Escenarios.

¿Debo configurar los servicios públicos en cada escenario?

Sí. La configuración es por escenario. Cada tipo de contrato puede usar cuentas contables diferentes para los servicios públicos.

¿Qué pasa si un concepto no está configurado en el escenario?

El documento contable se genera, pero sin la línea contable de ese concepto. Para que el asiento quede completo, agrega el registro en la categoría correspondiente (Cobros, Devoluciones o Pagos Inmobiliaria).

¿Cómo busco la cuenta del PUC?

En el campo "Cuenta" de la ventana de edición, escribe el código o nombre de la cuenta y selecciona la opción que aparezca en la lista.

¿Puedo tener el mismo concepto en débito y en crédito?

Puedes crear varios registros para un mismo concepto con diferentes documentos, cuentas o caracteres, según lo que requiera el asiento del escenario. La tabla los agrupa por documento contable.

Para configurar los conceptos contables de servicios públicos de un escenario:

1. Ve a Contratos > Escenarios.

2. Abre el escenario que deseas configurar.

3. En el menú lateral, abre la categoría de Servicios Públicos: Cobros, Devoluciones o Pagos Inmobiliaria.

4. Haz clic en "Agregar Registro".

5. Selecciona el documento y el concepto.

6. Busca y selecciona la cuenta del PUC.

7. Indica el carácter (débito o crédito) y el tercero (inquilino o propietario).

8. Haz clic en "Guardar".

9. Repite para los conceptos que el escenario necesite.

10. ¡Listo! Los documentos de servicios públicos del escenario generarán sus líneas contables.

🔹 Reglas clave: